Коммуникации в проектах Act.in.ua Odessa

Коммуникации в проектах

Дмитрий Войтко @ ACT.IN.UAhttp://coaching4.biz.ua

Отношения с участниками проектов не всегда такие, какими мы их представляли

В результате порой бывает так…

Причины проблем: что мешает?• Манера поведения• Неуверенность• Обман• Некомпетентность• Ожидания => Раз-о-чаро-вание• Страх, опасность• Недоверие• Манипуляции• Негативный опыт• Неадекватный Внешний вид, Обстановка• Недостаток информации

(это результаты опроса в рабочих группах на PPGB)

Все эти пункты взаимосвязаны!

Внутренняя позиция

Отношение ко второй стороне: противник или партнер?

«Что посеешь, то пожнешь»

или

Бывает же и так!

Что помогает?• «Сошлись!» - единое мнение

• Доверие + Уважение + Внимание

• Заинтересованность + Энтузиазм

• Открытость + Честность

• Компетентность

• Уверенность в своем продукте + Гарантии

• Благоприятные условия

• Пунктуальность

• Позитивный прошлый опыт

(это результаты опроса в рабочих группах на PPGB)

База: стороны в переговорах

Я

Партнер

МЫ

ВЗАИМО действие

Коммуникация – дорога с двусторонним движением!

Взаимодействие

Умение слушать приносит много пользы, которой никогда не принесет умение говорить. Нет лучшего метода, чтобы возбудить доверие людей, чем внимательно выслушать то, что хочет высказать собеседник. ~ Брайан Трейси, бизнес-тренер, автор известных книг и аудио-программ на темы бизнеса, управления продажами, самореализации, лидерству и т.д.

Раньше я слушал слова людей и верил в их дела. Теперь же я слушаю слова людей и смотрю на их дела. ~ Конфуций

4 фокуса внимания

Я думаюЯ предполагаю

Я делаюЯ выражаю

Он, Она, Они думают,

предполагают

Ситуация вокруг (контекст),

желаемый результат

Важно! Они ВЗАИМОСВЯЗАНЫ!

Если вы чувствуете, что ступор возможен…

Проверьте, уделили ли вы должное внимание всем 4 квадрантам, например так:

• Хорошо ли продуманы ваши цели и намерения?• Знаете ли вы, что действительно необходимо

партнеру, или это ваши предположения? Совпадает ли у вас и партнера видение желаемых результатов? Знает ли он, каковы ваши намерения?

• Выражены ли ваши намерения достаточно ясно, понятно и в адекватной партнерским отношениям форме? Поступаете ли вы сами в соответствии с ними и желаемыми результатами?

• Учитываете ли вы текущие актуальные обстоятельства? Учитывает ли их партнер?

Как достичь согласияСклонности внимания:

Крупно-Детально + Сходства-Различия

Рецепт: Сначала поиск ОБЩЕГО В ЦЕЛОМ потом переход к ДЕТАЛЯМ

Если близится ступор – вернуться к ОБЩЕМУ

Сходства

Различия

Крупно (общее представление)

Детально

Управление Управление коммуникациями проектакоммуникациями проекта

• Планирование коммуникаций

• Распространение информации

• Отчетность по исполнению

• Управление участниками проекта

Схема взаимодействия с заинтересованными лицами Stakeholder analysis

Высокий уровень

Высокий уровень

Власть

Низкий уровеньИнтерес

Удовлетворение всех запросов

Пристальное внимание

Минимальный контроль

Предоставление текущей

информации

Планирование коммуникаций

• If you fail to plan – you plan to fail!

• Допущения и Факты

Тест!

Коммуникация позволяет основываться в принятии решений на ФАКТАХ

Планирование коммуникаций • Анализ требований к коммуникациям • Средства коммуникации

В результате мы должны получить:• План управления коммуникациями • Формат, содержание и уровень

детализации • Ответственного за передачу информации • Получателей данной информации • Частота коммуникации

Процесс и Результат

Притча о двух визирях

Распространение информации

• Навыки коммуникации

• Системы сбора и выборки информации

• Способы распространения информации

(совещания, конференции, рассылки)

• Анализ накопленных знаний

Распространение информации

Каждая встреча по анализу накопленных знаний включает в себя определение успехов и неудач проекта, а также выработку рекомендаций, направленных на улучшение выполнения проектов в будущем– Что было ХОРОШО?– Что необходимо ИЗМЕНИТЬ?

Отчетность по исполнению

• Инструменты представления информации

• Сбор и сведение воедино информации о выполнении работ

• Совещания по оценке текущего состояния

• Системы регистрации затрат времени и отчетности по стоимости

Управление участниками проекта

Активное управление участниками проекта повышает вероятность того, что не произойдет сбоя исполнения проекта из-за нерешенных проблем с участниками проекта, способствует укреплению слаженности работы сотрудников, а также снижает вероятность нарушения нормального хода исполнения проекта

Управление участниками проекта

• Методы коммуникации • Журналы регистрации проблем • Решенные проблемы

Успейте заметить куда вы движетесь!

«Либо вы часть решения, либо вы часть проблемы»

Элдридж Кливер

Начните открыто говорить о том, что действительно важно и ведет к общему решению!