Управление документами и ... - SAPSAP и OpenText –...

Управление документами иОбщие центры обслуживания

2018Астана

Задачидокументооборотав ОЦО ипроблематика

3

Процессам в ОЦО сопутствует большой объемдокументооборота

Задачи документооборота в ОЦО

Группа процессов Пример процесса Основная учетнаясистема для процесса

Примеры сопутствующего документооборота

Финансовый ОЦО Оплата счетов отпоставщиков

SAP ERP • Сканирование и распознавание счетов, счетов-фактур,• Сверка данных счета с данными учетной системы• Прикрепление скана к объекту SAP• Хранение сканов, привязка к оригиналу

Кадровый ОЦО Перевод сотрудника SAP HCM, SAP SuccessFactors

• Внесение изменений в личное дело• Согласование и подписание дополнения к трудовому договору

Юридический ОЦО Согласование договора SAP ERP • Согласование договора• Сверка данных договора с данными учетной системы• Проверка наличия доверенностей и лимитов у подписантов

ИТ ОЦО Согласование доработкиИТ-системы

ОПЕРУ IT, SAP Solman,Service Now

• Согласование функциональных требований• Согласование бюджета доработки

Почти все процессы, выделяемые в ОЦО, сопровождаютсянеобходимостью хранить, обрабатывать и согласовывать документы.

4

При этом, ИТ системы не учитываютпотребность управлять документами

Задачи документооборота в ОЦО

В ТЗ к бизнес- и производственнымсистемам, как правило, непредъявляются требования к хранениюдокументов и работе с ними

> Учитываются только основные функции: учет,процессы, отчеты, безопасность и т.д.

> В лучшем случае, требования о необходимостихранить документы указываются одной строкой

> В итоге, документы хранятся либо на сетевыхдисках, либо в самой системе учета (например,SAP) и от этого сильно страдаетпроизводительность

5

А системы управления контентомвнедряются изолированно

Задачи документооборота в ОЦО

СЭД не учитывает особенностейпроцессов жизненного цикладокументов бизнес-систем. Примерыотсутствующих процессов:

− Общие Центры Обслуживания− Инженерно-технический

документооборот− Финансовый документооборот− Претензионно-исковая работа− Кадровый документооборот− И т.д.

Архивы решают только вопросыхранения оцифрованнойдокументации, не имея интеграции сбизнес-системами

− Дублируются функции поиска: сначаланадо найти объект в ERP, а затем вархиве

− Документы хранятся только в привязке кноменклатуре дел, и сложно найтисвязанные документы, например,переписку по вопросу

6

Для автоматизации ОЦО необходимыинтегрированные решения

> Ввод документов (сканирование, распознавание,ввод документов в архив)

> Хранение документов – систематизированноехранение документов в соответствии сноменклатурой дел и требованиями регуляторов(например, требование о хранении финансовойдокументации в течение пяти лет после отправки вархив)

> Поиск документов – организация доступа к архивнымдокументам при выполнении функции ОЦО

Задачи документооборота в ОЦО

> Обработка документов – занесение данных вучетные системы на основе распознанных издокументов данных

> Сверка данных из документов с данными учетнойсистемы

> Предоставление доступа к документам напрямую избизнес приложений: SAP ERP, SAP Ariba, Оперу IT идр

▎ Функции документооборота ▎ Дополнительные функцииинтегрированного решения

7

Достигаются ключевые цели ОЦОЗадачи документооборота в ОЦО

Ускорение процессов Повышение качествапроцессовСнижение ошибок обработкипроцессов, которое в конечномитоге приводит к снижениюиздержек

Интегрированные решенияпозволяют существенно экономитьвремя на обработку документов ипроцессов

ПродуктыOpenTextдля ОЦО

9

Обзор карты продуктовПродукты OpenText для ОЦО

Ввод и обработкадокументов

Управлениедокументами

Преобразованиедокументов

SAP Hybris Digital AssetManagement by OpenText

Хранение документов

SAP Digital ContentProcessing by OpenText

SAP Invoice Management byOpenText

SAP Extended ECM by OpenTextSAP SuccessFactors Extended ECM by

OpenText

SAP Document Presentmentby OpenText

SAP Hybris DigitalDocuments by OpenText

SAP Archiving by OpenText SAP Document Access byOpenText

Cloud | On Premise | S/4HANA

10

Выгода уже на этапе внедрения!

▎ На этапе внедрения экономиядостигается за счет наличияпродуктовой интеграции продуктовOpenText с решениями SAP, чтопозволяет:> Значительно ускорить процесс проектирования –

архитектура интеграции уже разработана исоответствует лучшим практикам

> Ускорить процесс внедрения интегрированногорешения за счет наличия готовых«акселераторов»

Продукты OpenText для ОЦО

11

OpenText Invoice Management for SAP SolutionsУправление счетами поставщиковПродукты OpenText для ОЦО

Возможности

Интегрированный вводСканирование и распознаваниенапрямую в SAP

Поддержка FIORIПоддержка современного интерфейсаFIORI и S4/HANA

Встроенные проверкиБолее 200 встроенных проверок:корректности поставщиков, сверки сзаказами, бюджетными лимитами, сконтрактами и другие проверки

Ускорение процесса вводаРабота в интерфейсе SAP позволяет нетратить время на переключение междуприложениями

Упрощение работыFiori позволяет ссоздавать упрощенныйинтерфейс, в котором есть тольконеобходимые элементы

Ускорение процессаобработкиВстроенные проверки позволяютупростить процесс согласования счетов

20-50% снижениестоимости обработкисчета*.

*SAP Benchmark

Выгоды

12

OpenText Business Center for SAP SolutionsУправление другими документами SAPПродукты OpenText для ОЦО

Возможности

Интегрированный вводСканирование и распознаваниенапрямую в SAP

Поддержка FIORIПоддержка современного интерфейсаFIORI и S4/HANA

Машинное обучениеСистема имеет возможность учитьсяраспознавать документы на основеобучающих выборок

Ускорение процесса вводаРабота в интерфейсе SAP позволяет нетратить время на переключение междуприложениями

Упрощение работыFiori позволяет ссоздавать упрощенныйинтерфейс, в котором есть тольконеобходимые элементы

Ускорение процессаобработкиНастроенные интегрированныесценарии для разных типовдокументов ускоряют процессы

20-50% снижениестоимости обработкисчета*.

*SAP Benchmark

Выгоды

RemittanceAdvice

Processing

Sales OrdersProcessing

Mailroom forCustomer

Mailroom forHR

CreatePaymentAdvice

Create SalesOrder

File customerdocument

File HRdocument

AR clearing

Fulfillment

Workspace

HCM

Ввод

13

OpenText Extended ECM for SAP SolutionsУправление документами за рамками SAPПродукты OpenText для ОЦО

Возможности

Полноценный функционалдокументооборотаВсе функции СЭД в интеграции сучетными системами

Управление контрактами,доверенностями,претензиями и искамиСпециализированные процессы

Интегрированный подходТекст документа сверяется с даннымиучетной системы, единые справочники,проверка сроков действиядоверенностей и лимитов

Возможность получатьактуальные документыДокументы всегда привязаны к объектуSAP, и отражают реальные данные истатус

Доступ к документамнапрямую из SAPДоступ к связанным документаминапрямую из интерфейса SAP (споддержкой Fiori) без необходимостипереключать интерфейс

Ускорение процессаобработкиНастроенные интегрированныесценарии для разных типовдокументов ускоряют процессыСогласование

договора занимает на70% меньшевремени*.

*Клиент ТерраЛинк

Выгоды

BUSINESSWORKSPACE

14

OpenText Extended ECM for Success FactorsУправление кадровыми документамиПродукты OpenText для ОЦО

Возможности

Полноценный функционалдокументооборотаВсе функции СЭД в интеграции сSuccess Factors

Конструктор документовДля создания кадровых документовиспользуются шаблоны, которыепозволяют быть уверенными всоответствии политикам

Возможность получатьактуальные документыДокументы всегда привязаны к объектуSuccess Factors, и отражают реальныеданные и статус

Доступ к документамнапрямую из SFДоступ к связанным документаминапрямую из интерфейсаSucessFactors без необходимостипереключать интерфейс

Ускорение созданиядокументовШаблоны сокращают время и риски

Скорость подготовкикадровых документовснизилась на 30%*.

*SAP Benchmark

Выгоды

BUSINESSWORKSPACE

Примерывнедрений

16

Примеры реализованных проектов

17

▎ IRR (5 лет) = 82%▎ NPV = 149 млн. руб.▎ ROI = 2,3 года

KPI Довнедрения

Плановые KPI Достигнутые результаты

Согласованиедоговора 17 дней 5 дней

Типовые: 2.4 дня*Нетиповые: 3.2 дня*

Проведение оплаты 7 дней 3 дня 0.8 дня*

% типизациидоговоров 31% 70% 76%*

Поиск документов(оригинал)Поиск документов(электрон.)

27 мин.10 мин.

14 мин.3 мин.

Согласно опросам участниковпроцесса целевое ускорениедостигнуто*

МФР: ввод данныхКлиентапри оформлениидоговора

109 секунд 77 секунд 73 секунды*

Эффект одногополного года экономии - 415 млн. руб.

С 15 мая 2013 г. проведенаоптимизация лицензий ичисленности персонала (УУиО:-18%, ФЭУ: - 40%)*

Общиепоказатели

Пример выгод - проект по унификации иавтоматизации договоров

18

Пример выгод - по реализациидокументооборота в части договоровПараметр # Цель До Цель После Результат

Скороcть

1 Сокращение времени согласования

→ Стандартные контракты, рабочих дней 10.0 4.0 2.2 -78%→ Менее 300т рублей, рабочих дней 7.0 4.0 1.9 -73%

→ Нестандартные контракты, рабочих дней 13.0 7.0 3.2 -75%

2 Снижение количества нетандартных контрактов

→ Процент нестандартных контрактов 80% n/a 79% -1%

Контроль

3 Согласование в электронном виде НЕТ ДА 100%

4 Участие функциональных подразделений

→ Общая загрузка, FTE 15.9 8.0

→ Загрузка функциональных подразделений, FTE 15.9 0.0

5 Минимизация времени на деблокирование

→ Автодеблокирование, процент контрактов 0% 94%

6 Автоматическое определение пути согласования НЕТ ДА 100%

7 Уведомление ответственных о ходе согласования НЕТ ДА 100%

8 Отслеживание статуса согласования НЕТ ДА 100%9 История согласования НЕТ ДА 100%10 База данных контрактов НЕТ ДА 100%

11 Контроль и надпечатка (код защиты) PDF НЕТ ДА 100%

О компанииOpenText

20

OpenText

Развертывание вчастном ЦОД,

облачные услуги

1200 партнеров,внедряющих решения вобласти управленияконтентом

25 лет инноваций

80% компаний Top 500Fortune используютпродукты OpenText

№1 на рынке ЕСМ

> 10 000 сотрудников,создающихинновационныепродуцты

EIM

21

OpenText – безоговорочный лидеррынка

22

ПродуктивностьпроцессовДокументы в интеграциис основными процессамиАдаптация к ECM черезинтеграцию

CONTENT

КонтрольУправление контентомЕСМ – как инструмент дляпрозрачности

CONTENT

ЛичнаяпродуктивностьДоступ к информацииПростота использования

CONTENT

Opentext – это продуктивность

23

SAP и OpenText – стратегические партнеры

SAP Archiving by OpenTextSAP Document Access by OpenTextSAP Extended ECM by OpenTextSAP Invoice Management / OCR by OpenTextSAP Employee File Management by OpenTextSAP Digital Asset Management by OpenTextSAP Document Presentment /Business Correspondence by OpenTextSAP Portal Site Management by OpenTextSAP Content Management for SharePoint by OpenTextSAP Tempo Box by OpenTextSAP Digital Content Processing by OpenText

LEV

EL

OF

EN

GA

GE

ME

NT

OpenText has received the SAP Pinnacle Awardfor 9 consecutive years (2008-2017)This award recognizes OpenText for its outstandingachievement in delivering strong value to our mutualcustomers and for its commitment to partnering with SAP,

О КомпанииТерраЛинк

25

TerraLink – лучший партнерOpenText в мире

О компании

Компания основана в Канаде в 1989 г.Офисы в России, Казахстане, ОАЭ,Украине, Израиле, США и КанадеБолее 200 специалистов в офисах СНГ Москва

АстанаАлматыАтырау

Дубаи

ДнепропетровскРостов-на-Дону

Хьюстон

Торонто

В 2016 году мы получили от OpenTextнаграду Глобальный реселлер года

Внедряем OpenText с 1995 года. За этотпериод более 50 успешно реализованныхпроектов

26

Мы долгое время являемся платиновымпартнером OpenText

О Компании

OpenText Platinum PartnerSAP Gold Partner

OpenText SAP CompetenceSelect Partner

OpenText Support PartnerSAP PCOE partnerSAP Preferred Training Partner

SAP RecognizedExpertise Industry:Oil and Gas

1

2

3

4

Best Reseller OpenText- worldwide (2016)

SAP Partner ExcellenceAward 2016

SAP CIS partnerof the year 2016

1

2

3

PARTNER

SUPPORT

SAP COMPETENCE

27

Практика OpenText непрерывнорастет и развивается

О компании

Опыт ведения крупныхпроектов

Кросс-системный опыт

Наша команда Управление знаниями

Внедрение в компаниях на более чем 40 тыс.сотрудников и 100 млн документовПоддержка клиентов во всех часовых поясахНаши клиенты – крупные международныекомпании

Опыт миграции из различных систем: Documentum,Oracle UCM, FileNet, Lotus Notes и т. д.Большой опыт интеграции с различными учетнымисистемами и приложениями (SAP и не-SAP)

Более 100 экспертов в области ECMСертифицированные руководители проектовБолее 50% экспертов работают в TerraLink более 5 летВозможность привлечения ресурсов из других практик(SAP, Documentum, Microsoft, Oracle, Salesforce)

В 2017 году мы открываем аккредитованную академиюOpenTextБолее 70% консультантов прошли специальноеобучение по платформеОгромная база знаний ноу-хау

28

У нас есть опыт внедрения как типовых,так и специализированных решений

Функциональные области

Управлениедоговорами идоверенностями

Корреспонденция,организационно-распорядительныедокументы

База знаний

Первичные финансовыедокументы

Техническийдокументооборот

Управление активамипредприятия

Кадровыедокументы

Архив документов

Спасибо за внимание!Евгений Кучияш

ek@Terralink-global.com

+7 (985) 896 30 17