02. SOP Persuratan Dan Arsip

SEKRETARIATJENDERALBADANPENGAWASPEMILIHANUMUMBIROADMINISTRASINOMOR SOP soP/16/sET/tv/2014TGL.PEMBUATANI April20l4TGL.REVISITGL, EFEKTIFDISAHKANOLEHSEKRETARIS JENDERALGUNAWANSUSWANTORONrP.19660630199303I 001NAMASOP PERSURATANDAN ARSIPl. UUNo43 Tahun2009tentangKearsipanPeraturan PemerintahRI No 28Tahun2012tentanePelaksanaanUndang-UndangNo.43 tahun2009tentangPelaksanaan Undang-UndangNo 43 Tahun2009tentangKearsipanPerpres 80 Tahun 2012tentangOrganisasi,tugas,fungsi, wewenang,dantatakerja Seketariat jenderalbadanpengawas pemilihanumum,Sekretariatbadanpengawaspemilihanumumprovinsi,Sekretarialpanitiapengawaspemilihanumumkabupaten/kota,Dan seketariatpanitiapengawaspemilihanumumkecamatanPerbawasluNo. 07 Tahun2008tentangTataNaskahDinas di Lingkungan BadanPengawasPemilihanUmumPerbawasluNo 2 Tahun2013tentangOrganisasidanTata KerjaSekretariatJenderal Badan PengawasPemilihanUmum, SekretariatBadanPengawasPemilihan Umum Provinsi, SekretariatPanitiaPengawasPemilihanUmumKabupaten/Kota,DanSekretariatPanitiaPengawasPemilihanUmumKecamatanPermenpanNo 35 tahun2013TentangPedomanPenyusunan StandarOperasionalProseduradministrasipemerintahanPeraturanKepalaArsipNasionalRI No 19Tahun2012TentangPedomanPenyusunanKlasifikasiArsip3.4.5.7.l.Mengetahui TugasdanFungsi Sistemdan ProsedurPemerintahan2.Mengetahui Tugasdan Fungsi mekanismepembuatanlaporan.l.2.SOPsuratmasukdan keluar DKPPSOPsuratmasukdan keluar H2PIl.BukuAgenda2.BukuExpedisi/Lembarpengantar(tandaterima)3.LembarDisposisiApabilaSOP ini tidakdijalankanmakadapatberakibat:l.Tidakadanyapetugaspenomoransurat padasaatmalamhari danharilibur2.Kesalahan dalampemberkasanarsip3.KeterlambatanPenvamDaiansuratDisimpandalambentukdokumen tercetakdanelektronik.DASARHUKUMKUALIFIKASIPELAKSANAKETERKAITAN PERALATANPERLENGKAPANPERINGATAN PENCATATANDAN PENDATAANSTANDARTOPERATIONALPROCEDURE(SOP)PENERIMAANSURAT MASUK BIASA(NON-PENGADUAN)1 Menerimadanmeneliti kebenaranalamat suratdanmengembalikan suratyangsalahalamat?20 menit Surat masuk2 MembubuhkanparafsebagaipenerimasuratSuratmasuk 10 menitSuratmasukyangtelahdi paraholehpenerima.3 Mensortir/mengklasifikasikansuratberdasarkantingkatkeamanan(sangatrahasia,rahasiadan biasa)danberdasarkantingkat kecepatanpenyamPaian(Segera,SangatSegera) danmemisah-misahkansuratkedalam kelompoksuratdinasuntukKetuadan Anggota Bawaslu,KetuadanAnggota DKPP, dan SekretarisJenderalSuratmasukyangtelahdi paraholeh penerima.25 menitSuratmasukyangtelahdi klasifikasi4 MenginpuVmencatatseluruhsuratmasuk kekomputer untukpembuatan lembarpengantar/disposisiSuratmasukyangtelahdi klasifikasi30 menit Disposisi5 Meneruskanseluruh suratmasukyangsudahdilengkapilembar pengantar/disposisike SubBagianTU Sekjen. Dalamhal lampirantidakmemungkinkanuntukdicopyseluruhnyamakahanya copylembar pertamadarilampiranyangdisampaikan bersamaandengansuratpengantar.Untuksuratyangbersifatpengaduan,selainke sub bagian TU Sekjenpengantarsuratdan lampirandi copyuntuksampaikan ke bagian/biroteknisyangbersangkutanDisposisi 30 menit Disposisilt^MUTU BAKUKeterangin Staff subbagoersuratanKeiengkapan':"....:,:,:,.:...Waktupenanganan surat keluar Ketuadan AnggotaBawaslu,Ketuadan AnggotaDKPP' di SekretaratJenderalBawaslu1 Memastikanbahwaparaf koordinasitelahlengkapaSurat 10 menitSuratyangtelahdiberi parafkoordinasi2 Memisahkansuratkeluar Ketuadan AnggotaBawaslu,KetuadanAnggota DKPP,SekretarisJenderalBawaslu.Suratyangtelahdiberi parafkoordinasi20 menitPemisahan suratkeluar3 Mencatatdanmemberi nomordan tanggalsuratkeluarKetuadan Anggota Bawaslu,Ketua dan Anggota DKPP,SekretarisJenderalFlarrraclttPemisahansuratkeluar30 menitSuratyangtelahdiberi nomor4 Mencatatsurat keluarKetuadan AnggotaBawaslu,KetuadanAnggota DKPP,SekretarisJenderalBawasludalam bukuexpedisi(suratkeluarinternal),lembartandaterima untukdisampaikan kepadaalamatyangdituju(khususwilayahJakarta)Suratyangtelahdiberi nomordanlembartandaterima surat20 menitPencatatansuratkeluar padabukuekspedisi5 Mengarahkanpengiriman suratdanmenentukantingkat kecepatan penyampaiansuratberdasarkan kepentingansurat(sifatsurat)Suratyangtelahsiapdikirim5 menitPenentuansifatsurato Mengirimkansurat ke alamatyang ditujuataupengirimansurat ke kantor pos/titipankilatdanmenerima resipengirimandarikantorpos/titipankilat.Surat120 menitataulebisesuaitujuansuratPengirimansuratMUTU BAKU'::Staff'rSubbag:':.i Pef'suratan,:,.:'aa ,.ll'.,WaktuLCopyansuratStaff subbag persuratan menyimpanarsipsuratkeluar Ketuadan Anggota Bawaslu,Ketua dan AnggotaDKPP,SekretarisJenderaldan lembartandaterima sertaresitiap-tiap Biro,pengendaliagar30 menitMengendalikanSurat PerjalananDinasKetuadan Anggota Bawaslu, Ketuadan Anggota, Sekretaris Jenderal,dan PejabatdanBawasludan PejabatdanStaf DKPPkeaplikasi SIPPA(Sistem lnformasiPengendalianPenugasanAparatur)i. MenyusunrencanapelaksanaanJadualRetensiArsip(JRA)2. Pelaksanaan JadualRetensiArsip (JRA)