Collecties consistent in kaart brengen

COLLECTIES CONSISTENT IN KAART BRENGEN

David CoppoolseStafmedewerker ontsluiting en digitalisering

Vlaamse ErfgoedbibliotheekInformatie aan Zee | 2011-09-15

IN DEZE PRESENTATIE

Waarom Cometa? Waarom beschrijven op collectieniveau? Hoe ziet Cometa eruit? Hoe begin je aan het beschrijven van

(deel)collecties?

BoekencollectieErfgoedbibliotheek Hendrik Conscience – Antwerpen

© Vlaamse Erfgoedbibliotheek – Fotografie: Stefan Tavernier

2011-09-15 | 2

WAAROM COMETA?

2011-09-15 | 3

EEN BEETJE GESCHIEDENIS | 1

2009 In kaart brengen en omgevingsanalyse

Opdracht van veel (overkoepelende) erfgoedorganisaties

Nood aan afstemming rond Inventariseren van collecties Op (deel)collectieniveau In de Vlaamse cultureel-erfgoedsector

Behoefte aan Laagdrempelige informatie Concrete tools

2011-09-15 | 4

EEN BEETJE GESCHIEDENIS | 2

2010 Werkgroep ‘Collecties’ (binnen Prisma-traject)

ADVN, Archiefbank Vlaanderen, CAG, CRKC, Erfgoedcel Leuven, Erfgoedcel Waasland, FARO, KADOC, PACKED, Resonant, Vlaamse Erfgoedbibliotheek, VVBAD

Afstemmen aanpak, methoden, modellen Onderzoek huidige praktijk en internationale

modellen Technische subwerkgroep

FARO, PACKED, Vlaamse Erfgoedbibliotheek Gemeenschappelijk model voorstellen

2011-09-15 | 5

EEN BEETJE GESCHIEDENIS | 3

2011 Operationalisering van het model

FARO, PACKED, Vlaamse Erfgoedbibliotheek Documenteren model Introductie in de cultureel-erfgoedsector

‘Cometa’ (= Collectiemetadata)

2011-09-15 | 6

WAT IS COMETA?

Een model voor het maken van beschrijvingen op collectieniveau Vertrekpunt, geen doel op zich Inhoudelijk model, geen technische standaard

Een campagne Een brochure Een online informatiedossier Vormingsmomenten

2011-09-15 | 7

DOEL VAN COMETA

Promoten van beschrijven van collecties in de cultueel-erfgoedsector Op een gestandaardiseerde manier

Publiek Alle soorten organisaties Professionals en amateurs

Houvast bieden bij in kaart brengen collecties Gegevensmodel Werkwijze Tools

2011-09-15 | 8

UITGANGSPUNTEN VAN HET MODEL

Efficiëntie Eenvormigheid bevorderen

Hergebruik voor verschillende toepassingen Uitwisseling met andere organisaties

Standaardisering Uitwisseling data via bestaande standaarden Voor tenminste de basisset

Op basis van RSLP Collection Description Brede toepasbaarheid

Moet óók kunnen voorzien in specifieke behoeften

2011-09-15 | 9

WAAROM COLLECTIE-BESCHRIJVINGEN MAKEN?

2011-09-15 | 10

WAT IS EEN COLLECTIE?

Gestructureerd geheel Van erfgoedobjecten of -data Waartussen een aanwijsbaar verband bestaat

Thema Herkomst ° Materiaaltype Soort objecten …

Mogelijk hybride Digitaal en fysiek, originelen en kopieën

° Archiefbestand ‘deelcollectie’ van de collectie van de bewaarinstelling 2011-09-15 | 11

2011-09-15 | 12

ONDERVERDELING COLLECTIES

Collectie Deelcollecties Altijd hiërarchisch

Gerelateerde collecties = Gedeelde herkomstgeschiedenis ≠ Thematische of materiële overeenkomsten

Deelcollecties van een fictieve erfgoedinstelling

WAAROM COLLECTIES BESCHRIJVEN?

Beschrijven individuele objecten Niet altijd haalbaar Geeft geen informatie over groepen objecten en hun

onderlinge relaties Geeft niet altijd het gewenste overzicht nodig voor

beheer van en beleid rond collecties

Collectiebeschrijvingen Informatie over (deel)collectie als geheel Omschrijving, materiaaltypes, trefwoorden, herkomst,

collectiebeleid, bewaarplaats, etc.

2011-09-15 | 13

COLLECTIEBELEID EN -BEHEER | 1

Weten wat er in huis is Inventarissen van individuele objecten zijn

overweldigend Verband tussen objecten en onderdelen van de

collectie wordt duidelijker Gebrek aan interne organisatie van de collectie komt

aan het licht

© Heemkunde Vlaanderen

2011-09-15 | 14

COLLECTIEBELEID EN -BEHEER | 2

Ontwikkelen van specifiek beleid voor deelcollecties

Prioriteiten stellen tussen deelcollecties Sterktes valoriseren, zwaktes ondervangen Kerncollectie identificeren Acquisitiebeleid hierop aanpassen

Samenwerkingsmogelijkheden identificeren Onderlinge afspraken rond collectiebeleid en

andere vormen van samenwerking Ontwikkelen van een sectorbeleid

2011-09-15 | 15

VINDBAARHEID

Collecties zonder objectbeschrijvingen ontsluiten

Ontdekbaarheid van (deel)collecties verhogen Zoeken van bepaalde types collecties

(versus bepaalde types objecten) Atypische collecties vinden

Overkoepelend collectieregister wordt mogelijk Zoeken naar collecties over instellingen heen

2011-09-15 | 16

CONTEXTUALISERING

Samenhang, belang, relevantie van groep objecten duidelijk maken

Koppeling van objectbeschrijvingen via collectiebeschrijvingen ‘Toon info over de collectie waarin dit object

zich bevindt’ ‘Toon (andere) objecten uit de collectie’

Samenhang tussen (deel)collecties duidelijk maken

2011-09-15 | 17

HOE ZIET COMETA ERUIT?

2011-09-15 | 18

GEBRUIKSNIVEAUS

1. Staalkaart Gegevens die mogelijk interessant zijn in

collectiebeschrijvingen2. Gemeenschappelijk model

Gestandaardiseerde elementen Uitwisseling en hergebruik van informatie

3. Hulpmiddel voor aggregatie Uitwisseling van data

Gebaseerd op RSLP Collection Description Correspondentie met ISAD(G) en EAD

2011-09-15 | 19

Toenemende standaardisering

DE TRAPPEN VAN HET MODEL

Det

ailn

ivea

u

Uitwisselbaarheid

Veel detailMinder uitwisselbaar

Weinig detailMeer uitwisselbaar

2011-09-15 | 20

DE TRAPPEN VAN HET MODEL

Det

ailn

ivea

u

Uitwisselbaarheid

Veel detailMinder uitwisselbaar

Weinig detailMeer uitwisselbaar

2011-09-15 | 21

BASIS, PLUS, EXTRA

Cometa Basis Minimale gegevensset Publieke ontsluiting van erfgoedcollecties Maximale uitwisselbaarheid

Via internationale standaarden Cometa Plus

Uitgebreide gegevensset Beheersfuncties en beleidsontwikkeling Uitwisselbaar binnen Vlaanderen

2011-09-15 | 22

BASIS, PLUS, EXTRA

Cometa Extra Aanvullende gegevens

Instellings- of subsectorspecifiek Geen of beperkte uitwisseling

Onderlinge afspraken noodzakelijk

Collectie langspeelplaten, Bibliotheca Wasiana vzw – Sint-Niklaas © Vlaamse Erfgoedbibliotheek – Fotografie: Stefan Tavernier

2011-09-15 | 23

SECTIES

1. Algemeen 2. Agenten 3. Relaties 4. Inhoud 5. Collectiebeleid 6. Ontsluiting 7. Rechten 8. Behoud en beheer

Collectie Ernest Closson (1870-1950)Conservatorium Brussel - Erasmushogeschool

© Vlaamse Erfgoedbibliotheek - Fotografie: Stefan Tavernier

2011-09-15 | 24

2011-09-15 | 25

ELEMENTEN | SECTIE 1-2

Sectie Cometa Basis | Cometa Plus1. Algemeen Naam

IdentificatienummerCollectietypeBeschrijvingBeheerhistoriek (Provenance)MaterialenTaalVerzamelperiodeOuderdomOpmerkingenLocatieEigendom

2. Agenten EigenaarBeheerderCollectievormer

2011-09-15 | 26

ELEMENTEN | SECTIE 3-4

Sectie Cometa Basis | Cometa Plus3. Relaties Supercollectie

SubcollectieGerelateerde collectieGerelateerde publicatie

4. Inhoud ConceptObjectNaamPlaatsPeriode

5. Collectiebeleid AcquisitiestatusOnderdeel kerncollectie?Collectiebeleidsplan?Samenvatting collectiebeleid

2011-09-15 | 27

ELEMENTEN | SECTIE 6-7

Sectie Cometa Basis | Cometa Plus6. Ontsluiting Registratiesysteem

RegistratiegraadDigitaliseringgraadRaadpleegbaarheid fysieke objectenRaadpleegbaarheid digitale objecten

7. Rechten RegimeRechthebbenden

8. Behoud en beheer Passieve conservatie (preservering)Actieve conservatie & restauratieDigitaal depot

GEGEVENS PER MATERIAALTYPE

2011-09-15 | 28

Cometa Basis: Omvang Cometa Plus: Ontsluiting, Digitalisering, Behoud

Materiaaltype Omvang Ontsluiting Digitalisering Behoud

Geregistreerd/ Beschreven

Online beschre

ven

Offline beschre

ven

Digitaal/

Gedigitaliseerd

Offline toegankelijk

Online toegankelijk

In digitaal depot

Te behand

elen fysieke objecte

n

Reeds behand

elde fysieke objecte

n

Filmopnames (diverse formaten)

# uur % % % % % % % % %

Filmrollen/-banden, andere dragers

# exemplaren % % % % % % % % %

Video-opnames (diverse formaten)

# uur % % % % % % % % %

Videobanden, andere dragers

# exemplaren % % % % % % % % %

Muziek-/ geluidsopnames

# uur % % % % % % % % %

Voorbeeld voor een audiovisuele collectie

HOE BEGIN JE AAN HET BESCHRIJVEN VAN (DEEL)COLLECTIES?

2011-09-15 | 29

1. MAAK EEN PLAN

Objectieven Mensen en middelen Doelpubliek

Breed publiek? Onderzoekers? Erfgoedbeheerders? Beleidsmakers?

Detailniveau Volledigheid Herbruikbaarheid Diepgang Tijdsinvestering Actualiteitswaarde Nu of later?

2011-09-15 | 30

2. KIES EEN MODEL

Gebruik Cometa Welke elementen gebruik je? Welke voeg je toe? (= Cometa Extra)

Gebruik standaardterminologie Zie CEST en DEN voor bronnen

Documenteer je schema Wat wel / niet / toegevoegd? Interpretatiemarge

2011-09-15 | 31

3. REGEL OPSLAG EN TERBESCHIKKINGSTELLING

Gestructureerd formaat Spreadsheet, databank

Ga online indien mogelijk Toegangsrechten CollectiveAccess

Integreer met andere gegevens en systemen Objectregistratie

2011-09-15 | 32Dossiers, Bibliotheca Wasiana vzw – Sint-Niklaas

© Vlaamse Erfgoedbibliotheek – Fotografie: Stefan Tavernier

COLLECTIVE ACCESS

Webtoepassing voor ontsluiten en beheren van collecties

Open source-software www.collectiveaccess.org

Installatieprofielen FARO geschikt voor Cometa www.cometamodel.be Integratie van

collectie- en objectregistratie

2011-09-15 | 33Schermafdruk CollectiveAccess Providence

Catalogiseer- en databeheermodule

4. VERZAMEL DE GEGEVENS

Systematische aanpak Welke instellingen? Welke (deel)collecties?

Via een formulier Sjabloon op www.cometamodel.be

Hergebruik bestaande gegevens Uit de eigen instelling(en) Uit bestaande collectieregisters

Strategie voor actualisering Peildatum

2011-09-15 | 34

VOORBEELD SJABLOON ENQUÊTE

2011-09-15 | 35

HERGEBRUIK GEGEVENS

Vlaamse Collectieregisters Archiefbank Vlaanderen

www.archiefbank.be Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken

Vlaamse Erfgoedbibliotheek collecties.vlaamse-erfgoedbibliotheek.be

Muziekbank Vlaanderen Resonant www.muziekbankvlaanderen.be

2011-09-15 | 36

ONLINE INFORMATIEDOSSIER | 1

www.cometamodel.be Inleidende brochure

Waarom zou je op collectieniveau beschrijven? Wat is een (deel)collectie? Wat is Cometa? Hoe begin je aan het beschijven van

(deel)collecties? Details van de elementen van het model

Duidelijke omschrijving Bijkomende standaarden (bijv.

terminologiebronnen)

2011-09-15 | 37

ONLINE INFORMATIEDOSSIER | 2

www.cometamodel.be Sjablonen

Vragenlijst (ODT + DOC) Spreadsheet (ODS + XLS)

Correspondentietabel met internationale standaarden (EAD, RSLP-DC, ISAD(G), DC)

Info over gebruik van CollectiveAccess Links en achtergrondinformatie Contactgegevens

Vragen Feedback

2011-09-15 | 38

VRAGEN?

Meer info op www.cometamodel.be

PAK JE BROCHURE MEE

COLOFON

Auteur: David Coppoolse, Vlaamse Erfgoedbibliotheek Versie 1.0 – 2011-09-07 Dit document wordt ter beschikking gesteld onder Creative

Commons-licentie ‘Naamsvermelding-NietCom mercieel-GelijkDelen 2.0 België (CC BY-NC-SA 2.0)’ <http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/be/deed.nl> met als bijkomende bepaling dat de afbeeldingen met een copyrightvermelding niet voor afgeleide werken of andere doeleinden mogen worden gebruikt zonder voorafgaande toestemming van de rechthebbenden.

2011-09-15 | 41