View
83
Download
2
Category
Preview:
DESCRIPTION
ISO 9001 : 2008. R. Arum, SP, SSi, MT SHKI Unila 2013. Ruang Lingkup Audit : Implementasi SPMI berbasis SMM ISO 9001:2008 , PTK AIM Siklus 3 dan PTK Asesmen ISO9001:2008 Tahap 2. Permintaan Tindakan Korektif (PTK) Tindakan Perbaikan atas temuan. - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
ISO 9001 : 2008
R. Arum, SP, SSi, MTSHKI Unila
2013
Ruang Lingkup Audit : Implementasi SPMI berbasis SMM ISO 9001:2008, PTK AIM Siklus 3 dan PTK Asesmen
ISO9001:2008 Tahap 2
• Permintaan Tindakan Korektif (PTK) Tindakan Perbaikan atas temuan.
• Persyaratan SMM ISO 9001:2008 a) Struktur organisasi; b) TUPOKSI; c) Penetapan dan persyaratan Pelanggan (Input dan output); d) ...
Persyaratan SMM ISO 9001:2008
• d) Produk (Jasa) Organisasi (Unit kerja); e) Proses bisnis organisasi (Unit Kerja); f) Menentukan kriteria dan metoda supaya proses-prosesnya berjalan efektif (MP Proses, standar layanan dll.); g) Penyediaan sumber daya dan informasi yang mendukung pengoperasian dan pemantauan proses-prosesnya; h) Siklus PDCA (Untuk setiap proses kegiatan).
Sistem Dokumen
• Ruang lingkup sistem manajemen mutu unit kerja, termasuk alasan setiap pengecualian persyaratan.
• Kebijakan mutu.• Sasaran mutu, termasuk pemantauan
capaiannya.• Ada sinkronisasi antara Renstra Universitas,
Renstra Unit Kerja, kebijakan mutu, Program Kerja dan sasaran mutu.
Sistem Dokumen
• Daftar dokumen induk.• Daftar dokumen mutu (termasuk Manual
Prosedur Wajib), setidaknya 5 MP layanan utama sudah memasukkan time frame.
• Daftar acuan silang dengan ISO 9001:2008.• Rekaman setiap proses kegiatan (output).
Komitmen Top Manajemen
• Menunjuk Wakil Manajemen (Management Representative = MR).
• Komunikasi Internal.• Management Review (tinjauan manajemen).
Penyediaan Sumberdaya
• Penyediaan sumberdaya manusia (SDM) sesuai kompetensi (Curriculum Vitae à pemetaan SDM --> Job analisis --> Gap Analisis --> peningkatan kompetensi). Contoh Kompetensi Tenaga Kependidikan: sertifikasi pustakawan, laboran, analis, teknisi komputer, PIM 1, PIM 2, PIM 3, dll.
• Uraian pengalaman dan peningkatan kompetensi SDM (studi lanjut, pelatihan, lokakarya, magang dsb).
Penyediaan Sumberdaya
• Evaluasi Kinerja SDM (Contoh: Evaluasi Kinerja Pegawai).
• Uraian Infrastruktur dan semua fasilitas yang dibutuhkan.
• Penetapan lingkungan kerja atau suasana akademik yang dibutuhkan (Pemeliharaan, kenyamanan dan kebersihan).
Perencanaan dan realisasi produk
• Perencanaan Produk (Proses kegiatan di unit kerja sesuai persyaratan mutu dan persyaratan produk (jasa)) (contoh: Kegiatan pengadaan barang dan jasa sesuai dengan KEPPRES 80? Dan menggunakan E-Proc) (Rekaman kesesuaian dan tinjauannya).
• Pemantauan validasi alat ukur setiap proses kegiatan unit kerja (contoh: validasi penilaian kenaikan pangkat staf, validasi materi Audit Internal Mutu dsb).
Perencanaan dan realisasi produk
• Persyaratan khusus yang ditetapkan pelanggan output (misal: hasil analisis LSIH sesuai standar baku, dsb).
• Persyaratan sesuai peraturan dan UU yang berlaku atau persyaratan lain yang ditetapkan organisasi.
• Uraian khusus tahapan desain dan pengembangan program unit kerja.
Perencanaan dan realisasi produk
• Pemantauan dan evaluasi output dan tindak lanjut (Contoh: salah satu produk PJM adalah hasil audit mutu maka diperlukan analisis hasil audit dan temuan yang kurang bermutu ditindak lanjuti melalui pelatihan atau kegiatan yang sesuai).
• Proses pembelian (pengadaan barang, pengadaan konsultan, auditor, asesor, reviewer, fasilitator dsb).
Perencanaan dan realisasi produk
• Ada kriteria seleksi, evaluasi dan re-evaluasi pemasok.
• Ada kegiatan pemeriksaan untuk memastikan produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan /spesifikasi pembelian.
• Rekaman untuk bukti terkendalinya pelaksanaan produksi atau layanan jasa.
• Rekaman untuk bukti validasi proses produksi atau layanan.
• Rekaman milik pelanggan.
Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Tindak lanjut perbaikan
• Ada borang pemantauan setiap proses kegiatan, dan hasil (rekaman) pemantauan dianalisis.
• Pengukuran kepuasan pelanggan pada setiap proses kegiatan (Contoh: menggunakan borang Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) atau borang kepuasan pelanggan yang dibuat sendiri).
Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Tindak lanjut perbaikan
• Ada analisis kepuasan pelanggan dan tindak lanjutnya.
• Ada audit internal yang terjadwal (termasuk rekaman audit).
• Ada rekaman tindak lanjut hasil audit (Permintaan Tindakan Koreksi = PTK).
• Rekaman pemantauan dan pengukuran karakteristik produk.
Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Tindak lanjut perbaikan
• Rekaman Pengendalian produk tidak sesuai.
Implementasi SPMI berbasis standar Pelayanan Prima
Dalam Dokumen dan Rekaman
Visi-Misi-Motto
• Visi dan misi mampu memotivasi pelaksana untuk memberikan pelayanan terbaik.
• Motto yang mampu memotivasi pegawai untuk memberikan pelayanan terbaik.
• Motto layanan disosialisasikan secara luas kepada pengguna layanan (stakeholders).
• Maklumat Pelayanan atau janji pelayanan atau dokumen sejenis yang berisi pernyataan kesanggupan untuk memenuhi standar pelayanan.
Sistem dan Prosedur
• Prosedur tetap (SOP/MP) dan atau standar pelayanan.
• Sistem pengelolaan berkas/dokumen.• Sertifikat ISO 9001:2008 dalam
menyelenggarakan pelayanan publik.• Sistem/prosedur pengelolaan pengaduan
pengguna layanan.• Sistem pengelolaan mutu pelayanan.
Sistem dan Prosedur
• Uraian tugas pegawai yang jelas.• Persyaratan pelayanan yang disosialisasikan
kepada pengguna layanan (stakeholders).• Biaya/tarif pelayanan ditetapkan secara resmi,
berdasarkan hukum dan disosialisasikan.• Standar waktu untuk penyelesaian pelayanan.• Keterbukaan informasi pelayanan kepada
pengguna layanan (stakeholders).
Sumber Daya Manusia
• Pedoman internal tentang sikap dan perilaku (etika pegawai).
• Sikap dan perilaku pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan.
• Kedisiplinan pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan.
• Kepekaan/respon pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan.
Sumber Daya Manusia
• Ketrampilan pegawai dalam memberikan pelayanan kepada pengguna layanan.
• Kebijakan pengembangan pegawai dalam rangka peningkatan ketrampilan /profesionalisme pegawai dengan tujuan meningkatkan kualitas pelayanan kepada pengguna layanan.
Sarana dan Prasarana
• Sarana yang dipergunakan untuk proses pelayanan telah didayagunakan secara optimal.
• Sarana pelayanan yang tersedia memberikan kenyamanan kepada pengguna layanan (perhatikan: Kebersihan, kesederhanaan, kelayakan dan kemanfaatan).
• Sarana pengaduan (kotak pengaduan, loket pengaduan, telepon tol, email dan lainnya).
Recommended