สรุประเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ...

สรประเบยบสานกนายกรฐมนตรวา ดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 แกไข (ฉบบท 2) 2548

ประเดนขอสอบ ความหมายของงานสารบรรณ งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสาร

- เรมตงแตการจดทา - การรบ-การสง - การเกบรกษา การยม - จนถงการทาลาย

ประเดนขอสอบ : ระเบยบงานสารบรรณออกโดย - ออกโดยมตคณะรฐมนตร - เปนระเบยบสานกนายกรฐมนตรทเปนระเบยบกลาง ประเดนขอสอบ : ขอบเขตการใชบงคบ ระเบยบสานกงานรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ ใชบงคบกบ “สวนราชการ” “สวนราชการ” หมายถง กระทรวง ทบวง กรม สานกงาน หรอ หนวยงานอนใดของรฐ ทงใน ราชการบรหารสวนกลาง สวนภมภาค สวนทองถน สวนราชการในตางประเทศ และใหหมายความรวมถง คณะกรรมการดวย (เชน กกต. ปปช. ฯลฯ) ประเดนขอสอบ : ขอยกเวน มความจาเปนจะตองปฏบตสารบรรณ นอกเหนอไปจากทกาหนดไวในระเบยบ ใหขอทาความตกลงกบผรกษาการ ประเดนขอสอบ : ผรกษาการระเบยบ ปลดสานกนายกรฐมนตร : หนงสอราชการ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ 1. หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ 2. หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใด ซงมใชสวนราชการ หรอทมไปถงบคคลภายนอก

3. หนงสอทหนวยงานอนใด ซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ ประเดนขอสอบ : ขนความลบของเอกสาร 1. ลบทสด (Top Secret) เปดเผยทงหมด/บางสวนจะเสยหายตอรฐรายแรงทสด 2. ลบมาก (Secret) เปดเผยทงหมด/บางสวนจะเสยหายตอรฐรายแรง 3. ลบ (Confidential) เปดเผยทงหมด/บางสวนจะเสยหายตอรฐ 4. เอกสารททางราชการจดทาขนเพอเปนหลกฐานในราชการ 5. เอกสารททางราชการจดทาขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ 6. ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ประเดนขอสอบ : ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส การตดตอราชการนอกจากจะดาเนนการโดยหนงสอทเปนเอกสาร สามารถดาเนนการดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกสได ประเดนขอสอบ : งานสารบรรณ “อเลกทรอนกส” การประยกตใชวธการทางอเลกตรอนไฟฟา คลนแมเหลกไฟฟา หรอวธอนใดในลกษณะคลายกน และหมายความรวมถงการประยกตใชวธการทางแสง วธการทางแมเหลก หรออปกรณทเกยวของกบการประยกตใชวธตางๆ เชนวานน ประเดนขอสอบ : ลายมอชอดจทล (Digital Signature) คอ ลายมอชออเลกทรอนกสทสรางขน โดยการนาขอมลอเลกทรอนกสมาแปลงดวยระบบสมมาตร บนพนฐานวทยาการเขารหสลบและใชกบกญแจคทนามาคานวณรวมกนระหวางกญแจสวนตว (Private key) และกญแจสาธารณะ (Public key) เพอตรวจสอบและยนยนตวผลงลายมอชอดจทลนน ประเดนขอสอบ วธการปฏบตงานสารบรรณอเลกทรอนกส ใหผสงตรวจสอบผลการสงทกครงและใหผรบแจงตอบรบยนยนวาหนงสอไดจดสงมายงผรบแลว โดยผสงไมตองจดสงหนงสอเปนเอกสาร เวนแต กรณเปนเรองสาคญจาเปนใหทาเอกสารยนยนตามไปทนท ประเดนขอสอบ : ชนดและรปแบบหนงสอราชการ 1. หนงสอภายนอก (แบบท 1) 2. หนงสอภายใน (แบบท 2) 3. หนงสอประทบตรา (แบบท 3) 4. หนงสอสงการ

- คาสง (แบบท 4) ระเบยบ (แบบท 5) ขอบงคบ (แบบท 6) 5. หนงสอประชาสมพนธ - ประกาศ (แบบท 7) แถลงการณ (แบบท 8) ขาว (แบบท 9) 6. หนงสอทเจาหนาททาขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ - บนทก (ไมมแบบ) หนงสออน (ไมมแบบ) (นาจะออกสอบ) ประเดนขอสอบ : การจดทาขาว ไมตองทาตามแบบ แตใหมหวขอขาวตามทระเบยบฯ กาหนด - ขาวของสวนราชการใด - เรอง - ฉบบท (ถาม) - ขอความ - สวนราชการทออกขาว - วน เดอน ป ทออกขาว ประเดนขอสอบ : หนงสออน - หนงสอหรอเอกสารอนใดทเกดขนเนองจากการปฏบตงานของเจาหนาทเพอเปนหลกฐานในราชการ - ภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพ และสอกลางบนทกขอมล - หนงสอของบคคลภายนอกทยนตอเจาหนาท และเจาหนาทไดรบเขาทะเบยนรบหนงสอของราชการแลว มรปแบบตามทกระทรวง ทบวง กรม จะกาหนดขนใชตามความเหมาะสม เวนแตมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรองใหทาตามแบบ เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐานการสบสวนและสอบสวน และคารอง เปนตน ประเดนขอสอบ : หนงสอภายนอก - หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธ - ตดตอระหวางสวนราชการ หรอทสวนราชการมถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอทมถงบคคลภายนอก - โดยใชกระดาษตราครฑ ประเดนขอสอบ : มาตรฐานกระดาษ โดยปกตใหใชกระดาษปอนดขาว นน.60 กรมตอเมตร

- ขนาด A 4 = 210 มม. X 297 มม. - ขนาด A 5 = 148 มม. X 210 มม. - ขนาด A8 – 52 มม. X 74 มม.

ประเดนขอสอบ : มาตรฐานซอง - ขนาด C4 ใชบรรจหนงสอ โดยไมตองพบ - ขนาด C 5 ใชบรรจหนงสอ พบ 2 - ขนาด C6 ใชบรรจหนงสอ พบ 4 - ขนาด DL ใชบรรจหนงสอ พบ 3 ประเดนขอสอบ ขนความเรวของเอกสาร หนงสอทตองจดสง และดาเนนการสารบรรณ ดวยความรวดเรวเปนพเศษ (1) ดวนทสด ปฏบตในทนททไดรบหนงสอ (2) ดวนมาก ปฏบตโดยเรว (3) ดวน ปฏบตเรวกวาปกตเทาทจะทาได ประเดนขอสอบ : การสงขอความทางเครองมอสอสาร ใหผรบปฏบตเชนเดยวกบไดรบหนงสอ เวนแต ในกรณจาเปนตองยนยนเปนหนงสอ ใหทาหนงสอยนยนตามไปทนท ประเดนขอสอบ 1. รหสตวพยญชนะประจากระทรวงสานกนายกรฐมนตร นร หรอ รหสตวพยญชนะประจาจงหวด จงหวด กระบ กบ 2. เลขประจาของเจาของเรอง ประเดนขอสอบ หนงสอเวยน หนงสอทมถงผรบเปนจานวนมาก มใจความอยางเดยวกน - ใหเพมรหส ว หนาเลขทะเบยนหนงสอสง นร ๐๑๐๕/ว๑ - เลขทะเบยนหนงสอสง ใชเลขทหนงสอเวยนโดยเฉพาะ เรมตงแตเลข 1 เรยงตามลาดบไปจนสนปปฏทนหรอใชเลขทของหนงสอทวไป ตามแบบหนงสอภายนอก ประเดนขอสอบ : อางถง - ใหอางถงหนงสอเคยตดตอกนมากอนแลวทกครง - ใหอางถงหนงสอฉบบสดทายทเคยตดตอกนเพยงฉบบเดยว เวนแต เปนสาระสาคญ

ว

ประเดนขอสอบ : ผมอานาจลงชอในหนงสอราชการ - หวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป หรอผวาราชการจงหวดในทกกรณ - ผทไดรบมอบหมายหรอมอบอานาจให - รกษาราชการแทน - ปฏบตราชการแทน - อนๆ ตามทกฎหมายกาหนด ประเดนขอสอบ : การใหคานาหนานาม ใหใชคานามตามทกฎหมาย/ระเบยบกาหนด ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยการใชตาแหนงทางวชาการเปนคานาหรอหนานาม พ.ศ. 2536 - ศาสตราจารย (ศ.) รองศาสตราจารย (รศ.) - ผชวยศาสตราจารย (ผศ.) ประเดนขอสอบ : ถามยศ บรรดาศกด หรอ ฐานนดรศกด ใหพมพยศไวหนาลายมอชอ พลเอก (สรยทธ จลานนท) นายกรฐมนตร ประเดนขอสอบ : ถาผดารงตาแหนงทางวชาการมสทธใหคานาหนานามอยางอนดวย ใหเรยงลาดบกอนหลง ดงน 1. ตาแหนงทางวชาการ 2. ยศ 3. บรรดาศกด ฐานนดรศกด หรอ คานาหนานามสตรทไดรบพระราชทาน เครองราชอสรยาภรณ (คณหญง, ทานผหญง) ประเดนขอสอบ : เพอประโยชนในการตดตอ โทร. ๐ ๒๒๘๒ ๒๖๙๔ ตอ ๒๖๘ โทร. ๐ ๒๒๘๒ ๗๘๙๖ ไปรษณยอเลกทรอนกส krittaya.j@opm.go.th สาเนาสง ผตรวจราชการสานกนายกรฐมนตร ประจาเขตตรวจราชการท ๑ – ๑๗

ประเดนขอสอบ : การพมพ จดวรรคตอนใหถกตอง 1. การเวนวรรคโดยทวไป ใหเวน 2 จงหวะเคาะ การเวนวรรคระหวางหวขอเรองกบเรอง ใหเวน 2 จงหวะเคาะ 2. การเวนวรรคในเนอหา เรองทพมพมเนอหาเดยวกน ใหเวน 1 จงหวะเคาะ เนอหาตางกน ใหเวน 2 จงหวะเคาะ ประเดนขอสอบ : แบบหนงสอราชการ ประเดนขอสอบ - มขอความมากกวา 1 หนา หนาตอไปไมตองใชกระดาษครฑ - ปกตใหพมพ ๒๕ บรรทด - ระยะกนหนา ๓ ซ.ม. กนหลง ๒ ซ.ม. - ถาคาสดทายมหลายพยางคไมสามารถพมพจบในบรรทดเดยวกน ใหใชเครองหมาย – (ยตภงค) ประเดนขอสอบ - ตองพมพเลขหนาไวระหวางเครองหมายยตภงค - ใหพมพคาตอเนองของขอความทดานลางทางมมขวาของหนานน ๆแลวตามดวยจดสามจด ....

ท นร ๐๕๑๖๙๑ สานกนายกรฐมนตร ทาเนยบรฐบาล กทม. ๑๐๓๐๐ ๒ มกราคม ๒๕๕๑ ขอแสดงความนบถอ (........................................................) ปลดสานกนายกรฐมนตร

ตารวจ อธ-บด ทาเนยบ มาตร-การ

-๒-

ประเดนขอสอบ - ควรมขอความของหนงสอเหลอไปพมพในหนาสดทาย ๒ บรรทดกอนพมพคาลงทาย

-๒-

ขอไดโปรดแจงผลการพจารณาใหสานกนายกรฐมนตร ทราบตอไปดวย จกขอบคณมาก จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาดาเนนการตอไป ขอแสดงความนบถอ ประเดนขอสอบ โทร. ๐ ๒๒๘๒ ๒๖๙๔ โทรสาร ๐ ๒๒๘๒ ๗๘๙๖ ไปรษณยอเลกทรอนกส Krittaya.J@opm.go.th ประเดนขอสอบ : เกบสาเนาคฉบบ โดยปกตใหมสาเนาคฉบบ เกบไวทตนเรอง ๑ เรอง และใหมสาเนาเกบไวทหนวยงาน สารบรรณกลาง ๑ ฉบบ ประเดนขอสอบ : สาเนาคฉบบ สาเนาคฉบบใหลงชอลงลายมอชอหรอลายมอชอยอ และใหผราง ผพมพ ผตรวจ ลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไวทขอบลางขวาของหนงสอ ประเดนขอสอบ : การรบรองสาเนาเอกสาร การรบรองสาเนาเอกสาร - มคาวา “สาเนา” ไวกงกลางหนาเหนอบรรทดแรก - ใหใชคาวา “สาเนาถกตอง” - ใหเจาหนาทตงแตระดบ ๒ หรอเทยบเทาขนไป ซงเปนเจาของเรอง ลงลายมอชอรบรอง พรอมทงลงชอตวบรรจง ตาแหนง และ วน เดอน ป ทขอบลางของหนงสอ ประเดนขอสอบ : บนทก “บนทก” คอ ขอความซงผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอ ผบงคบบญชาสงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาทหรอ “หนวยงานระดบตากวากรมตดตอกนในการปฏบตราชการ” โดยปกต ใชกระดาษบนทกขอความ

ประเดนขอสอบ บนทก (ระเบยบฯ ขอ ๒๖) ใหมหวขอดงตอไปน 1. ชอหรอตาแหนงทบนทกถง โดยใชคาขนตนตามทกาหนดไวในภาคผนวก ๒ 2. สาระสาคญของเรอง ใหลงใจความของเรองทบนทก ถามเอกสารประกอบกใหระบไวดวย 3. ชอและตาแหนง ใหลงชอและตาแหนงของผบนทก ในกรณทไมใชกระดาษทบนทกขอความ ให ลงวน เดอน ปทบนทกดวย ประเดนขอสอบ : หนงสอประทบตรา - หนงสอทใชตราประทบแทนการลงชอของหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป - ใหหวหนาสวนราชการระดบกองหรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป เปนผรบผดชอบลงชอยอกากบตรา ประเดนขอสอบ : ใชหนงสอประทบตรากรณใด ใหใชเฉพาะกรณทไมใชเรองสาคญ ไดแก 1. การขอรายละเอยดเพมเตม 2. การสงสาเนาหนงสอ สงของ เอกสาร บรรณสาร 3. การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการสาคญหรอการเงน 4. การแจงผลงานทไดดาเนนการไปแลวใหสวนราชการทเกยวของทราบ 5. การเตอนเรองคาง 6. เรองทหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปกาหนด โดยทาเปนคาสงใหใชหนงสอประทบตรา ประเดนขอสอบ : การรบหนงสอ ใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางปฏบตดงน 1. จดลาดบความสาคญและความเรงดวนของหนงสอ เพอดาเนนการกอนหลง แตถาเปนหนงสอทม ชนความลบ ใหแยกออกปฏบตตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ 2. เปดซองตรวจเอกสาร หากไมถกตองใหตดตอสวนราชการเจาของเรองหรอหนวยงานทออกหนงสอ เพอดาเนนการใหถกตอง หรอบนทกขอบกพรองไวเปนหลกฐานแลวจงดาเนนการเรองนนตอไป ประเดนขอสอบ : ประทบตรารบหนงสอ ประทบตรารบหนงสอ ตามแบบท ๑๒ ทมมบนดานขวาของหนงสอ

(ชอสวนราชการ) เลขรบ............................

ประเดนขอสอบ : เลขทะเบยนรบ - ใหลงเลขลาดบของทะเบยนหนงสอรบ เรยงลาดบตดตอกนไปตลอดปปฏทน - จะตองตรงกบเลขทในตรารบหนงสอ ประเดนขอสอบ - จดแยกหนงสอทลงทะเบยนรบแลวสงใหสวนราชการทเกยวของดาเนนการ โดยใชลงชอหนวยงานทรบหนงสอนนในชองการปฏบต ถามชอบคคลหรอตาแหงทเกยวของกบการรบหนงสอใหลงชอหรอตาแหนงไวดวย ประเดนขอสอบ - การสงหนงสอทลงทะเบยนรบแลวไปใหสวนราชการทเกยวของดาเนนการ จะสงโดยใชสมดสงหนงสอหรอใหผรบหนงสอลงชอและ วน เดอน ป ทรบหนงสอไว เปนหลกฐานในทะเบยนรบหนงสอกได ประเดนขอสอบ - การดาเนนการขนน จะเสนอผานผบงคบบญชาผใดหรอไม ใหเปนไปตามทหวหนาสวนราชการกาหนด - ถาหนงสอรบนนจะตองดาเนนเรองในหนวยงานนนเอง จนถงขนไดตอบหนงสอไปแลว ใหลงทะเบยนวาไดสงออกไป โดยหนงสอทเทาใด วน เดอน ปใด ประเดนขอสอบ : หลกการเสนอหนงสอ ใหเสนอหนงสอไปตามสายการปฏบตงาน ตามลาดบชนผบงคบบญชา ประเดนขอสอบ : ขอยกเวน 1. เรองทมการกาหนด ชนความเรว หรอเฉพาะเจาะจงถงบคคล ใหเสนอโดยตรงไดแตจะตองรายงานใหผบงคบบญชาทราบ 2. เรองทมกฎหมาย กฎ ขอบงคบ ระเบยบ กาหนดไวเปนการเฉพาะ - รองเรยน - กลาวหา - อทธรณคาสงตอผบงคบบญชาชนเหนอขนไป ประเดนขอสอบ : วธการเสนอหนงสอ 1. ใหเจาหนาทผรวบรวมเรองเสนอ แยกหนงสอทเสนอออกเปนประเภทๆ เสยกอน ดงน - เรองลบ ใหแยกปฏบตตามระเบยบวาดวยการรกษา ความลบของทางราชการฯ - เรองดวน ดวนมาก ดวนทสด ใหแยกปฏบตโดยเรว และรบเสนอทนท - เรองอนๆ ใหแยกเปนเรองสงการ พจารณา หรอเพอทราบ

2. ใสแฟมหรอซองเรยงตามลาดบความสาคญ 3. จดเรองทตองพจารณากอนไวขางหนาเรองทไดรบมากอนตองเสนอกอน 4. เรยงใหสะดวกตอการพจารณา มเอกสารประกอบการพจารณาใหพรอม จดใหเปนระเบยบเพอใหพลกดไดทนท 5. หากผบงคบบญชานาเรองใดออกจากแฟมไปจะตองเขยนบนทกสอดไวในแฟมดวย ประเดนขอสอบ การจดเรยงหนงสอเสนอ - ใหเรยงลาดบขนมา มผบนทกขนมาใหม ใหเรยงซอนไวขางหนา สวนผบนทกแรกจะอยหลงสด - เพอความสะดวก จะใหหมายเลข - โดยเขยนอยในวงกลม กากบเรองทเสนอ - มาตามลาดบกได ประเดนขอสอบ - การเสนอเรองสาคญ ซงมรายละเอยดตองพจารณามาก ผทาเรองอาจขอนาเรองเสนอดวยตนเองกได เพอเปดโอกาสใหผบงคบบญชาสอบถามเหตผล - เมอผบงคบบญชาสงการแลว เรองตองยอนกลบผานลงมาตามลาดบสายงานเชนเดยวกน และใหเปนหนาทของหนวยปฏบตทจะตองเสนอใหผบงคบบญชาตามลาดบชนไดทราบการสงการนนๆ ดวย ประเดนขอสอบ - ใหเจาของเรองตรวจความเรยบรอยของหนงสอ และสงทจะสงไปดวยใหครบถวนแลว สงเรองใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางเพอสงออก - ใหเจาหนาทสารบรรณกลางดาเนนการ ดงน ๑. ลงทะเบยนสงหนงสอในทะเบยนหนงสอสงตามแบบท ๑๔

เอกสารแนบ ๑

๑๒

๓

แบบทะเบยนหนงสอสง แบบท ๑๔ ทะเบยนหนงสอสง วนท......เดอน.......พ.ศ. .... เลขท

ทะเบยนสง

ท

ลงวนท

จาก

ถง

เรอง

การ

ปฏบต

หมายเหต

ใหลงเลขลาดบของทะเบยนหนงสอสง เรยงลาดบตดตอกนไปตลอดปปฏทน

ท นร ๐๑๐๖/๑

เลขทะเบยนสง

๒. ลงเลขท และวน เดอน ป ในหนงสอทจะสงออก ทงในตนฉบบ และสาเนาคฉบบ ใหตรงกบเลขทะเบยน หนงสอสง และ วน เดอน ป ในทะเบยนหนงสอสง ๓. ตรวจสอบความเรยบรอยของหนงสอ ตลอดจนสงทสงไปดวยอกครงหนง แลวปดผนก หนงสอทไมมความสาคญมากนก อาจสงไปโดยวธพบยดตดดวยแถบกาว กาว เยบดาย ลวด หรอวธอนแทนการบรรจซอง ๔. จดส งหน งส อ โดยส งทาง ไปรษณ ย ให ถ อป ฏ บต ตามระ เ บยบห รอว ธ ก ารทการสอสารแหงประเทศไทยกาหนด ประเดนขอสอบ : การสงหนงสอซงมใชการสงโดยทางไปรษณย - ผสงตองใหผรบลงชอในสมดสงหนงสอ หรอใบรบ แลวแตกรณ - ถาเปนใบรบใหนาใบรบนน มาตดผนกไวทสาเนาคฉบบ ประเดนขอสอบ : การเกบหนงสอ ๑. เกบระหวางปฏบต ๒. เกบเมอปฏบตเสรจแลว ๓. เกบไวเพอใชในการตรวจสอบ การเกบระหวางปฏบต การเกบหนงสอทปฏบตยงไมเสรจ ใหอยในความรบผดชอบของเจาของเรอง โดยใหกาหนดวธเกบใหเหมาะสมตามขนตอนการปฏบตงาน การเกบเมอปฏบตเสรจแลวและไมมอะไรตองปฏบตตอไปอก ใหเจาหนาทของเรองปฏบตดงน ๑. จดทาบญชหนงสอสงเกบตามแบบท ๑๙ อยางใหมตนฉบบ และสาเนาคฉบบ สาหรบเจาของเรอง และหนวยเกบ เกบไวอยางละฉบบ ๒. สงหนงสอและเรองปฏบตทงปวงทเกยวของกบหนงสอนน พรอมทงบญชหนงสอสงเกบไปใหหนวยเกบทสวนราชการนนๆ กาหนด ประเดนขอสอบ ใหเจาหนาทผรบผดชอบในการเกบปฏบตดงน - ประทบตรากาหนดเกบหนงสอไวทมมลางดานขวาของกระดาษแผนแรกของหนงสอและลงลายมอชอยอกากบตรา ประเดนขอสอบ – การเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว แตจาเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจา ไมสะดวกจะสงไปเกบยงหนวยเกบของสวนราชการ ใหเจาของเรองเกบไวเปนเอกเทศ โดยใหแตงตง

เจาหนาทรบผดชอบกได เมอหมดความจาเปนทจะตองใชตรวจสอบแลว ใหจดสงหนงสอไปยงหนวยเกบของสวนราชการนน ประเดนขอสอบ : อายการเกบหนงสอ โดยปกตใหเกบไว ไมนอยกวา ๑๐ ป ประเดนขอสอบ : ขอยกเวน 1. หนงสอทตองสงวนไวเปนความลบ ใหปฏบตตามกฎหมายหรอระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ 2. หนงสอทเปนหลกฐานทางอรรถคด สานวนของศาล หรอของพนกงานสอบสวน หรอหนงสออนใดทมกฎหมาย หรอระเบยบแบบแผนกาหนดไวพเศษแลว การเกบใหเปนไปตามกฎหมายหรอระเบยบวาดวยการนน 3. หนงสอทมคณคาทางประวตศาสตรทกสาขาวชาและมคณคาตอการศกษา คนควา วจยใหเกบไวเปนหลกฐานสาคญทางประวตศาสตรของชาตตลอดไป หรอตามทสานกหอจดหมายเหตแหงชาตกาหนด 4. หนงสอทปฏบตงานเสรจสนแลว และเปนคสาเนาทมตนเรองจะคนไดจากทอนใหเกบไวไมนอยกวา 5 ป 5. หนงสอทเปนเรองธรรมดาสามญ ซงไมมความสาคญและเปนเรองทเกดขนเปนประจา เมอดาเนนการแลวเสรจใหเกบไวไมนอยกวา ๑ ป 6. เปนหนงสอหรอเอกสารรบเงน การจายเงนหรอการกอหนผกพนทางการเงนทไมเปนหลกฐานแหงการกอ เปลยนแปลง โอน สงวน หรอระงบซงสทธในทางการเงน รวมถงหนงสอหรอเอกสารเกยวกบการเงน การจายเงนหรอการกอหนผกพนทางการเงน ทหมดความจาเปนในการใช เปนหลกฐานแหงการกอ เปลยนแปลง โอน สงวน หรอระงบซงสทธในทางการเงน เพราะไดมหนงสอหรอเอกสารอนทสามารถนามาใชอางองหรอทดแทนหนงสอหรอเอกสารดงกลาวแลว เมอสานกงานตรวจเงนแผนดนตรวจแลว ไมมปญหา และไมมความจาเปนตองใชประกอบการตรวจสอบหรอเพอการใดๆ อก ใหเกบรกษาอยางนอยกวา 5 ป ประเดนขอสอบ : การรกษาหนงสอ - ใหเจาหนาทระมดระวงรกษาหนงสอใหอยในสภาพใชราชการไดทกโอกาส - หากชารดเสยหาย ตองรบซอมใหใชราชการไดเหมอนเดม - ถาชารดเสยหายจนไมสามารถซอมแซมได ใหรายงานผบงคบบญชาทราบ และใหหมายเหตไวในทะเบยนเกบดวย - หากสญหาย ตองหาสาเนามาแทน - ถาหนงสอทสญหายเปนเอกสารสทธตามกฎหมายหรอหนงสอสาคญทเปนการแสดงเอกสารสทธ กใหแจงความตอพนกงานสอบสวน

ประเดนขอสอบ : การทาลายหนงสอ ภายใน 60 วน หลงจากวนสนปปฏทน 1. ใหเจาหนาทผรบผดชอบในการเกบหนงสอสารวจหนงสอทครบอายการเกบในปนน ไมวาจะเปนหนงสอทเกบไวเอง หรอทฝากเกบไวทสานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร 2. จดทาบญชหนงสอขอทาลาย เสนอหวหนาสวนราชการระดบกรม ซงรวมถงผวาราชการจงหวด เพอแตงตงคณะกรรมการทาลายหนงสอ คณะกรรมการทาลายหนงสอ - ใหหวหนาสวนราชการระดบกรม หรอผวาราชการจงหวดแตงตงคณะกรรมการทาลายหนงสอ - ประกอบดวย ประธานกรรมการ และกรมการอกอยางหนง ๒ คน โดยปกตใหแตงตงจากขาราชการระดบ 3 หรอเทยบเทา หนาทของคณะกรรมการทาลายหนงสอ 1. พจารณาบญชหนงสอขอทาลาย 2. ถาเหนวาหนงสอฉบบใด ไมควรทาลาย และควรขยายเวลาการเกบ ใหลงความเหนวาจะขยายเวลาเกบไวถงเมอใดในชองการพจารณาของบญชหนงสอขอทาลาย แลวแกไขอายการเกบหนงสอในตรากาหนดเกบ โดยประธานกรรมการลงลายมอชอกากบการแกไข 3. ถาเหนควรใหทาลายใหกรอกเครองหมาย (x) ลงในชองการพจารณา 4. เสนอรายงานผลการพจารณา พรอมทงความเหนแยงเสนอหวหนาสวนราชการระดบกรม หรอผวาราชการจงหวดเพอพจารณาสงการ 5. ควบคมการทาลาย ประเดนขอสอบ : ถาเหนวาหนงสอเรองใดควรทาลายใหสงบญชหนงสอขอทาลายไปใหสานกหอจดหมายเหตแหงชาตฯ พจารณา ประเดนขอสอบ : ถาสานกหอจดหมายเหตแหงชาตฯ เหนวา - หนงสอฉบบใดควรขยายเวลาการเกบไวอยางใด หรอใหเกบไวตลอดไป ใหแจงสวนราชการนนทราบ และใหสวนราชการนนทาการแกไขตามทแจงมา - หนงสอฉบบใดควรใหสงไปเกบไวทสานกหอจดหมายเหตแหงชาตฯ กใหสวนราชการนนปฏบตตามเพอประโยชนในการน สานกหอจดหมายเหตแหงชาตฯ จะสงเจาหนาทรวมตรวจสอบหนงสอของสวนราชการนนกได ประเดนขอสอบ : วธการทาลายหนงสอ หนงสอทวไป ทมใชเอกสารลบ 1. โดยวธการเผา หรอ 2. โดยวธการอนใดทไมใหหนงสออานเปนเรองได