Бизнес организатор

Постановка задач с учётом иерархической подчинённости сотрудников

Контроль задач по планам, целям, срокам

Планирование и контроль выполнения ключевых показателей результативности сотрудников (KPI)

Формирование мотивации

3

Цель: Эффективное

управление бизнесом

Задача: Автоматизировать систему управления предприятием. Обеспечить: Планирование, постановку и контроль задач, формирование мотивации работников на основе внедрения KPI.

Возможность быстро и объективно оценивать работу сотрудника за отчётный период времени

Процессный контроль выполнения проектов

Выработка в компании более жёсткой исполнительской дисциплины

Решение проблемы систематического срыва сроков

Каких целей Вы достигнете с БизОр?

Функционал

За счет четко проговоренных задач, которые надо решить, и результатов, которые надополучить.1

За счет чего удается добиться высоких результатов?

4

За счет письменной фиксации этих оцифрованных договоренностей.

За счет положительной мотивации (через KPI) в случае получения проговоренных результатов инеотвратимости получения в этом случае денежных премий.

За счет мотивации страхом (при невыполнении KPI в течение 3-х месяцев перевод на низшуюдолжность или увольнение), которая оговорена заранее.

За счет правильно выстроенных процессов постановки задач и планирования их решений.

За счет сохранения истории результата работы сотрудника.

За счет необратимости наступления ежегодной аттестации сотрудника на основе выполненияразделов программы «БизОр». (Компьютер делает её автоматически и ставит оценку: отлично,хорошо, удовлетворительно, уволить).

2

7

6

5

4

3

При управлении предприятием (бизнесом) в качестве базового рассматривается

взаимодействие двух человек:

Руководителя: акционера, владельца и т.д.

Исполнителя: топ-менеджера, руководителя среднего звена и т.д.

5

Основной принцип

Все первичные документы (личные творческие планы, проекты, показатели результативности) пишет исполнитель

Руководитель детально изучает документ и при необходимости корректирует его

Руководитель согласовывает дополнения и изменения с исполнителем

После утверждения документа руководителем исполнитель не может вносить в него исправления

Размеры премии за выполнение задачи в срок и порядок её уменьшения за задержку согласовываются с исполнителем до начала её выполнения

Правила взаимодействия

6

MS SQL-Server

Сервер БизОраКлиентская

программа

Клиентская

программа

Локальная сеть

Интернет

VPN

Сервер

лицензирования

HTTPS

TCP

Архитектура программы

Развитое управление правами доступа, базирующееся на иерархической

структуре предприятия и системе ролей в задачах

Три режима работы с программой:

персональный режим,

режим руководителя («облако» данных сотрудника) ,

режим помощника руководителя.

Возможность делегирования руководителем полномочий помощникам

7

Особенности программы

1

2

3

8

Отдел – структурная единица.

У отдела должен быть Руководитель.

Дерево отделов

Личный творческий план

Ключевые показатели результативности (KPI)

Задачи

Организатор проектов

Бизнес-планирование

Календарь (собственный или интеграция с MS Outlook)

Сбалансированная система показателей (ССП)9

Функциональные блоки БизОр

Часть системы месячного планирования и отчетности, инструмент расстановки и согласования приоритетов деятельности, способствующий повышению личной ответственности за выполняемую работу.

Личный творческий план (ЛТП) ведется сотрудником лично и утверждается и принимается непосредственным руководителем.

ЛТП предназначен для задач развития, а не для регулярно повторяющихся или функциональных задач.

Личный творческий план

Ежемесячно:

Сотрудник формирует пункты своего плана

Руководитель корректирует и утверждает их

Сотрудник сообщает о выполнении пунктов плана

Руководитель принимает (не принимает) результат

10

Начал

о м

есяц

аК

оне

цм

есяц

а

Пример ЛТП:

Цель внедрения системы KPI – достижениезапланированных результатов с помощьюэффективной системы оценки и мотивациисотрудников.

Цели и задачи должны быть: специфичными дляподразделения/сотрудника, измеримыми,достижимыми, реалистичными, релевантными(важными), основанными на чётких срокахвыполнения.

Система KPI вводится постепенно, не уничтожаясразу предыдущие системы мотивации.

Соотношение премии и базового оклада вмесячной заработной плате должно быть как 1/3 к2/3. Чем выше уровень специалиста, тем ближе этосоотношение становится к 2/3 – премия, 1/3 –оклад

Формулирование миссии компании ифункций подразделения

Постановка целей (задач) руководителюподразделения. Выделение ключевыхоценочных показателей

Составление прогрессивной шкалы выплатыпремии в зависимости от процентавыполнения плана (для оценки выполненияпоказателей)

Определение весовых коэффициентов длякаждого показателя

Фиксация договорённостей в видеконкретных плановых цифр по показателям

Оценка всей работы сотрудника за отчётныйпериод

Фиксация договоренностей о премированиипри выполнении показателей KPI

Автоматический расчёт премии

Выявление нерезультативных сотрудников

11

Ключевые показатели результативности (KPI)

Этапы разработки индивидуального

KPI

Основные задачи, решаемые

с помощью блока KPI

12

Пример KPI

Формула расчета месячной премии:

Пр .=0,5×Б×Σ (К i×Р i) , где

0,5 – базовый коэффициент показывающий, что за основу расчета премии берётся 50% от базового оклада; Б – величина базового оклада, Р i – вес KPI, К i – коэффициент выполнения соответствующего KPI, который вычисляется в соответствии со шкалой данного KPI.

Σ (К i×Р i)=0*0,3+0*0,3+0,8*0,2+0,7*0,1+1*0,1= 0,33

При окладе 80000 р. , Пр.(Октябрь )=0,5*80000*0,33=13200 р.

Оптимальный период долговременного KPI для топ-менеджеров – 6 месяцев

Использование 3-5 показателей для сотрудника, до 10 показателей для руководителя

Периоды отчетности KPI: ежемесячные, квартальные, полугодовые, годовые

Постановка труднодостижимых задач

Показатель «выполнение ЛТП» имеет вес 10-15%

13

Критерии успешного внедрения KPI

Общие – задачи с, как правило, превосходящей год длительностью или снеопределённой, нефиксированной датой окончания.

Квартальные

Полугодовые

Годовые

Должностные обязанности – не предполагают наличие даты окончания и возможностивыполнения, но поддерживают общий для всех типов задач механизм согласованиямежду Сотрудником и Руководителем с последующим утверждением Руководителем.

Классификация задач

Это расширение блока "ЛТП" для среднесрочного планирования, постановки и согласования задач,инструмент квартальной, полугодовой и годовой отчётности.

В отличие от ЛТП, где инициатива в постановке задач развития в большей степени исходит от Сотрудника изатем согласуется с Руководителем, блок Задачи скорее сориентирован на активную постановку задачРуководителем, с последующим их принятием Сотрудником.

14

Модуль «Задачи»

Блок «Задачи»

Черновик

Поставлено

Выполнено (или нет)

Выполняется

Утверждено

Приемка результата

Требуется уточнение

Отправлено на доработку

Отменено

Основные функции:

Организация процесса работы над проектами

Формирование иерархии задач в проекте

Контроль хода и сроков выполнения задач по проектам

Мотивация по выполнению проектов и задач

15

Организатор проектов

Кому полезен «Организатор проектов»?

Директору/владельцу бизнеса: контроль всех проектов

и поручений в компании

Руководителю отдела: выполнение поручений от

вышестоящих руководителей, делегирование и

планирование работы подчинённых

Сотруднику: новые задачи и сроки выполнения

согласуются с реальной нагрузкой сотрудника

Черновик

Поставлено

Выполнено (или нет)

Выполняется

Утверждено

Приемка результата

Требуется уточнение

Отправлено на доработку

Отменено

Статусы задачи

Для любой задачи можно указать мотивацию с % уменьшения за день

просрочки:

16

Мотивация по задаче

17

Организатор проектов

Модуль «Организатор

проектов»

Основные функции блока: Написание бизнес-плана на следующий год.

18

Бизнес-планирование

Создание иерархической структуры разделов инаполнение их информацией, как текстовой, так и ввиде прикреплённых файлов произвольногоформата.

Согласование бизнес-плана с руководством и егоутверждение (запрет дальнейшегоредактирования).

Внесение впоследствии необходимых изменений вбизнес-план с помощью механизма коррекций.Допускается прикрепление новых версий отдельныхфайлов в разделы утверждённого бизнес-плана ссохранением истории и повторным утверждениемвнесённых изменений у Руководителя.

Развитая система управления правами доступасотрудников к разделам бизнес-плана предприятия.

Возможность экспорта задач и планов в сетевой календарь Outlook

Удобный переход из одной программы в другую

Автоматическая рассылка уведомлений об изменениях в задачах на электронную почту

19

Календарь БизОр

Календарь и интеграция с MS Outlook

Панель БизОр в Outlook

Поставленные задачи

Личные и групповые события

Общий доступ к календарю

Напоминания

Просмотр календарей подчинённых

Печать календаря на принтере

Отображение в виде диаграммы Ганта.

20