Вовлечение сотрудников в процесс улучшений

«Вовлечение сотрудников в процесс улучшений»

Результаты работы клуба Lean ‐менеджеров Бережливого союза

от 21.06.10

г. Москва

Офис Центр «Приоритет»

Участники встречи от 7.06.10

ФИО Компания E‐mail

Пятков Александр Раменский ГОК

Коган Павел Раменский ГОК

Шупик Юлия Артис 21 век

Левитан Илья Артис 21 век

Смирнова Наталья Сталь‐Трест

Саблин Роман Техно‐Николь

Рябов Денис Центр Приоритет [email protected]

Дьяконов Денис(ведущий)

Центр Приоритет [email protected]

Калинин Михаил Центр Приоритет [email protected]

Участники встречи от 21.06.10

ФИО Компания E‐mail

Сергей Ильдеменов МИРБИС

Бочаров Александр Сталь‐Трест

Шупик Юлия Артис 21 век

Смирнова Наталья Сталь‐Трест

Юлия Компания Лидер

Рябов Денис Центр Приоритет [email protected]

Дьяконов Денис(ведущий)

Центр Приоритет [email protected]

Фирстов Алексей Центр Приоритет

Цель работы клуба была определена как:

• Разработка методов вовлечения сотрудников всех уровней в процесс изменения в компании

Описание ситуации как есть

Тема Комментарий

Страхи Виды страхов внутри компании сотрудников

Недостаток информации Хождение информации внутри отделов

Мотивация только на деньги Ориентация сотрудников и руководства на денежные методы мотивации

Недостаток знаний и опыта Провал в знаниях современных методов организации производства

Менталитет не дляпреобразований

Культура общения и взаимодействия противоречащая изменениям и улучшениям

Внешние факторы Особенности бизнеса в России

Без группы Остальное

Описание ситуации «как есть»‐ Страхи

Ситуация «Как есть» Комментарий

Боязнь сделать хуже чем есть сейчас Страх что‐либо менять, вроде бы работает и так

Страх увольнения Боязнь потерять работу, боязнь высовываться

Боязнь ответственности "инициатива наказуема"

Нежелание делиться знаниями Внутри компании, потому что боятся увольнений и конкуренции внутри компании

Сопротивление пассивностью «Кукиш» в кармане

Везде есть накопленные резервы попринципу «на всякий случай»

Про запас накоплены резервы, как страховка от различных бед

Боязнь повторных неудач Был неудачный опыт улучшений

Боязнь наказаний в любом виде Наказаниями также нужно считать публичное: порицание, унижение, обвинения

Описание ситуации «как есть» ‐ Информация

Ситуация «как есть» Комментарий

Информационный вакуум (преимущественно на уровне рабочих).

На всех уровнях в компании

"мертвая зона" (там же) Своя жизнь на каждом уровне иерархии

Каждый знает как улучшить свою работу

Но молчит

Искажение информации (слухи) Из‐за недостатка информации возникают слухи

Домысливание информации В отсутствие официальной информации

Неверие в правильную информацию Близорукость, шовинизм

Опоздание с информацией По времени распространения

Описание ситуации «как есть»‐ Мотивация


Однобокая система мотивации Ориентация на деньги

Нет мотивации к изменениям Как система

Слабая энергетика Отсутствие сил к изменениям, заряда, стресс

Лень к изменениям Непривычный вид деятельности, изменений

Нет возможности самореализации Карьерного роста, признания, внедрения изобретений

Работа только за деньги Платите за каждый «чих»Как платите как и работаю, как работаете так и платим

Исключительно коммерческий подход к инновациям (от собственников)

Кайзден это же бесплатно! Улучшилась безопасность – ну и что!

Ошибочная мотивация Система работает во вред компании

Описание ситуации «как есть» – Знание и опытСитуация «как есть» Комментарий

"не верю в опыт других" У нас другой менталитет, мы не они, у нас своя специфика, своя отрасль

Не имею своего успешного опыта изменений

Никогда не участвовали в преобразованиях

Недостаточная квалификация менеджеров

отсутствие приоритетов в работе.

«В советском союзе все уже было и было круче»

Недоверие к "книжным знаниям". Это не про нас

Не понятно чья работа "изменения". Отсутствие системы изменений – проектный менеджмент. Не мои обязанности за те же деньги

Вера в "волшебную палочку". Вера в простые решение

Завышенные ожидания от изменений. Хочу много и быстро (собственник)

Недостаток самоорганизации ("заедает текучка") отсутствие приоритетов в работе.

Не паханное поле улучшений. Море возможностей для улучшений – выбор приоритетов

Описание ситуации «как есть» –МенталитетСитуация «как есть» Комментарий

Команда "звезд" Топ‐менеджмент оторван по уровню от всей компании, отдаленность, элитарность

Часть группы сотрудников хотят изменений

Революционный круг

Нет вовлечения у руководства Не желание погружаться в «гембу»

Формирование коллектива по принципу «сват, брат»

Болото, люмпены Могу но не хочу

Перекладывание ответственности на руководство через совместное решение с ним

Классовость внутри предприятия Ограничения, сюда не лезь

Двойные стандарты Думаю одно, говорю другое, делаю третье

Описание ситуации «как есть» – Внешние факторы


Коррупция. Привычные методы работы

Растущая конкуренция. Подталкивает к мыслям об эффективности

Подъем интереса к изменениям.

Растет потребность менять ситуацию

Призывы руководства страны к модернизации и инновациям.

Повышают «модность» темы изменений и улучшений

Активность собственников Кризис, усложнение условий ведения бизнеса

Общая культура закрытости Страх раскрыть информацию, поделиться опытом

Описание ситуации «как есть» – Без группы


Несвязанные (непоследовательные) цели.

Отсутствие культуры работы с цифрами

Бенчмаркинг Отсутствие методики сравнения

Закрытость информации для сравнения

Рейдерство

Возможные варианты «инструменты вовлечения»

Инструменты Описание

Мотивация Система мотивации, включающая как материальные так и не материальныеинструменты

Интранет Корпоративный портал и связанные с ним инструменты сетевого общения

Визуализация Распространение информации через стенды

Целеполагание Связывание целей процессов с целями компании

Обучение Система внутреннего обучения

Остальное

Возможные решения «инструменты вовлечения» ‐Мотивация

инструмент описание

Прозрачная система подачи предложений Понятные и открытые правила игры

Мотивация условиями труда (в том числе для улучшений)

Безопасность, чистота, удобство

Система мотивации через обучения Кто хорошо работает, тот учиться

Система поясов Виды карьерного роста в процессах, в проектах, в предложениях

Оценка эффективности предложений в баллах

Способ карьерного роста, способ зарабатывания баллов

Нормальный уровень зарплаты рыночный

Мотивация работы в проектах Через надбавки бонусы в проектах

Подача предложений по запросам Объявление о проблеме

Дать возможность зарабатывать и расти. Правила карьерного роста открытые, открытая система мотивации

Система нематериальной мотивации ("забота").

Описание и открытость

Авторское право на инструкции. Стандарт имени Петрова

Возможные решения «инструменты вовлечения» ‐Интранет


Внутренний портал/форум

Боевой листок/комикс Рассылка по компании тематическая в провокационной форме

Анонимный спам на больные темы

Информационная рассылка обращающая внимание на проблемы

Флеш‐игрушка Специальные игрушки для компьютеров

База знаний успешных и неуспешных проектов

Возможные решения «инструменты вовлечения» ‐Визуализация


видение, политики, ценности. Тексты разработанные руководством

кодекс этических норм (включая номер для обратной связи).

Пример ниже

флипчарт в цехе. Таблица по истории проблем и их решений

листок на проблему важную для компании, на предложение по улучшению

Отслеживание историй предложения

стенд с фото проблем Задают ориентир пример ниже

наглядные цели в цехе Напоминают всем сотрудникам о целях компании

прозрачный ящик (или компьютер) для предложений

Визуализация

стенды в цехе информационные

бумажный периодический отчет топ менеджмента ‐руководителя о проделанной работе

Информационный листок, где был что делал. Отчет перед коллективом

доска "молодцы!". Обновляемая часто (не доска почета)

доска проекта/процесса команда, цели, факты

план творческих тематических корпоративныхвечеров

С целью улучшений компании

Видение и ценности (примеры Инструм‐Рэнд г. Павлово)

Стенд в цехе и при входе на предприятие

Расшифровка цели:5% снизить затраты на закупаемые материалы 10 оборачиваемость складских запасов15% заработная плата20% повысить производительность

Стенд в цехе по программе 5Sфото проблемных мест

Ящик для предложений и стенд для «Бриллиантов»

Обмен информацией

Информационный листокМесто для работы команд по улучшению в цехе

Возможные решения «инструменты вовлечения» ‐Целеполагание


Дерево целей См. пример ниже

Необходимо учесть интересы заинтересованных сторон

Согласование интересов сотрудников, акционеров, менеджеров и т д

Внешний враг Как мотивация к изменениям

Публичность правил и договоренностей

Фиксация на бумаге, распространение через визуализацию

Поставить яркие цели Пример 5/10/15/20 (Инструм‐рэнд) см. пример

Стабильность цели Постоянное напоминание со стороны руководства

Последовательность руководства В выполнении целей

Наличие показателей для компании Компания, процессы, сотрудники

Увеличение выручки

Рост точек продаж

Рост выручки на

точку

Увеличение среднего

чека

Рост выручки по дополнител

ьному ассортимент

у

Увеличение цен

Рост Покупателей

Рост новинок

Уменьшение цикла

разработки и внедрения изделий

Улучшение качества сервиса

Уменьшение среднего срока

поставки

Соблюдение срока

поставки

Увеличение удовлетворенности от продавцов

Увеличение качества установки

Увеличение гибкости

производства

Увеличение % план/факт

Увеличение количества переходов

Уменьшение времени переходов

Сокращение срока

поставки материалов

Уменьшение цены при том же качестве

Уменьшение с/с

производства

Уменьшение количества

брака

Увеличение производите

льности

Улучшение качества

материалов

Уменьшение % брака поставки

Увеличение % поставок в

срок

Рост количества посетителей

Рост наработок

23

Пример дерева целей

Возможные решения «инструменты вовлечения» ‐Обучение


Длительное (в т.ч. выездное) обучение совместно с владельцами.

От 1‐2 дней до 5 дней, до 14 дней.

Внутренние акции («гонка за лидером»). По показателям, система соревнований

Специальная комната для улучшений. Оборудованная, флип‐чарт, сеть

Личное обучение топ‐менеджерами Директор лично обучает всех сотрудников небольшими группами (численость 500 чел)

Периодические собрания со всеми сотрудниками.

Топ‐менеджмент ‐ рабочие

Официальное деление рабочего дня на Обучение в процессе рабочего дня, расписание,

10 минут в день,

Обучение в ходе проектов (включение новичков в проектные группы)

Каскадное обучение, наставничество Школа Лидерства (Приоритет)

Выбор вариантов «инструменты вовлечения» ‐ Без группы


Система информирования Распространение и сбор информации как система

Система менеджмента Ориентированная на лидерство

Обучить технологиям работы с изменениями

Управление проектами, вовлечение

Система оценки по уровням EFQM, 20 ключей,

Системно убирать демотиваторы(наказания).

Система мотивации

Управление процессами На основе межфункциональных команд

Управление проектами

Внутренние консультанты Частично или полностью освобожденные сотрудники задачей которых является поддержка команд, проектов, улучшений

Дорожная карта изменений Обучение примерам преобразований

Квалификационная матрица Освоение смежных специальностей

Оценка влияния инструментов на изменение ситуации «как есть»

Страхи Недостаток информации

Мотивация только

деньгами

Недостатокзнания и опыта

Менталитет не для

преобразований

Итог

Мотивация 9 3 9 3 9 33Интранет 3 9 0 3 3 18Визуализация 3 9 3 3 3 21Целеполагание 3 9 9 3 9 33Обучение 9 3 3 9 9 33

Итог 27 33 24 21 33

Красным: перечисленные слева методы улучшений больше всего помогут решить проблемы выделенные красным цветом.Зеленым: выделенные зеленым цветом методы улучшений наиболее эффективны для решения перечисленных выше проблем

Business

Вовлечение сотрудников в процесс улучшений