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sungchul-choi
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실제 내가 한 업무
- 끊임없는 엑셀과의 전쟁: 수 없이 흩어진 엑셀 파일들을 정리해서 통계자료 만들기
vlookup과 Copy & Paste의 신
- 자간 & 장평 조절, 글자수 줄이기: 파워포인트, (심지어) 훈민정음 단축키의 신
- (보고자료용) 그림 그리기, 색깔 이쁘게 하기: 파워 포인트계의 밥 아저씨 등극
이거 하고 돈을 받았다고!!!
실제 내가 한 업무를 좀 더 들여다 보기
- 끊임없는 엑셀과의 전쟁 주요 연구분야, 연구분야별 예산 및 연구 인력 수 등
수 많은 통계 자료 속에는 연구소의 현황과 전략을 나타남
- 자간 & 장평 조절, 글자수 줄이기 줄어드는 글자, Compact해진 보고서에는
전략을 짧고 명료하게 표현함
- (보고자료용) 그림 그리기, 색깔 이쁘게 하기 글자가 아닌 체계적으로 정리된 그림들은
전략을 시각화하는 동시에 체계화함
보고의 본질 in Korea
저자 쑹홍빙은
제왕의 마음을 읽지 못하면
중국 역사의 진수를 통찰할 수 없다
고 얘기합니다.
의사 결정자의 의중을 읽어
그들의 의사결정을 지원하는 것이 보고의 본질
세 가지 역량
Framework Contents
Writing & OA
스토리라인잡아내기브레인스토밍
글쓰기? 파워포인트, 엑셀은? 한글은? Communication?
애플은뭐해? IBM은?시장이얼마나커?
보고서의 작성 순서 – 모든 것은 Looping
목적정의
작성
구조화리뷰
목적정의
작성
구조화리뷰
목적정의
작성
구조화리뷰
목적정의
작성
구조화리뷰
최종보고
단계가 끝날 때 마다 산출물 Level Up
최대한 빨리 초기 산출물을 만들어서 방향성을 잡는 것이 중요
Issue의 발견 – 현황과 현안의 구분
현 황 현 안
현재의 상태
지표와 같은 통계자료
예: FTA 체결 현황
해결해야 할 문제
Action이 필요함
예: ’14년 주요 정책 현안
보고서는 현황으로부터 현안을 뽑아
그것에 대한 해결책을 정리하는 것
Issue의 발견 – 현황과 현안의 구분
현 황 현 안
현재의 상태
지표와 같은 통계자료
예: FTA 체결 현황
해결해야 할 문제
Action이 필요함
예: ’14년 주요 정책 현안
보고서는 현황으로부터 현안을 뽑아
그것에 대한 해결책을 정리함
이것을 흔히 Issue라고 함
보고 할 때 가장 많이 듣는 말
그래서 Issue가 뭐야?
Issue의 발견 – Issue는 One, Two, Three
보고서에는 Issue와 그에 대한 해결 방안(또는 방향) 이 포함되어야 함
한국 사람들이 가장 애용하는 숫자 3 – 삼세판, 삼신할매, 하루세끼
Issue도 세 개가 적당 - 1개는 너무 작고, 5개는 너무 많음
가능하면 Issue를 3개로 요약하고 이에 대한 해결책을 정리
그래서 Issue가 뭐야?
“예, 첫 번째 Issue는 ~, 두 번째 Issue는, 세 번째 Issue는~”
으로 정리할 수 있어야 함 (feat. 모상무님)
무엇을 쓸 것 인가 – 브레인 스토밍 하기
글을 쓰기 위한 첫 번째 준비, 글 쓸 재료를 준비
글 쓸 재료 – 키워드, 문장, 연결 관계, 순서 등등
가장 좋은 방법은 일단 적고 나중에 구조화 하기
※의외로 따라 말하면서 쓰고 있으면 더 잘 써진다.
스토리 라인 만들기 – Categorizing Ideas
1) 일단 적은 것들을 비슷한 것 끼리 모아보기
2) 모아 놓은 내용들에 이름 붙여 보기
3) 모아 놓은 내용들의 순서를 기승 전결로 정리해보기
보고서 작성 – 문장은 돈 쓰듯이 아껴 써라
구조를 잡은 다음에는 실제 문장을 써보기
항상 현황, 현안, 해결책을 중심으로 보고서를 작성
문장은 최대한 짧고 간결하게 줄여서 써라
보고서 문장 줄이기 연습: http://www.slideshare.net/blissray/ss-39461544
문장이 안 떠오를 땐 키워드 중심으로 구글 검색 도전
글씨 크기는 키워라. 대신 내용을 줄여라
리뷰 – It ain't over till it's over.
모든 보고서의 Quality는 리뷰를 통해 올려야 함
리뷰는 작성자의 감정이 상하는 단계: 이를 극복하지 않으면 Communication이 어렵다
산출물이 나올 때 마다 진행, 각 리뷰마다 목표가 있어야 함: 방향성 확립, 스토리 라인 점검, 문장 점검, 오자 확인 등
파워 포인트 밥 아저씨 – 따라 그리기
한편의 그림이 백마디 말보다 훨씬 효율적
“Google”이미지 검색 후 자신에게 맡게 수정하라
주요 키워드 “전략”, “체계”, “방향성”, “추진 방안” 등등
그림은 누구나 어렵다… 그러므로
[예제] 파워 포인트 밥 아저씨 – 따라 그리기
From: http://www.skku.ac.kr/new_home/skku/vi/ab_vision_04.jsp
색깔은 “Color Cop” 과 같은 도구를 사용하여 추출함
그림은 핵심만 정확히 – Simple is the best
화려한 그림이 Concenpt의 이해도를 높이는 것은 아니다
그림은 핵심만 정확히 표현할 수 있도록 그릴 것
과도한 gradation, 3d, animation 등은 자제 할 것
한눈에 들어오는 보고서 – 자간과 장평 조절하기
보고서 글도 구조를 가지고 있어야 함
모을 거 모으고 떨어질 거 떨어지는 지혜가 필요
Before
After
보고서 문장 줄이기,글자크기, 자간,장평 조절 후
문제는 스피드 – 단축키 마스터
생산성이야 말로 보고서 작성 최고의 미덕
문서작업을 하면서 다양한 단축키를 지속적으로 외울 것엑셀: http://point1.tistory.com/147 파워포인트: http://goo.gl/hWvKVq한글: http://ming0211.tistory.com/239
내가 외웠던 조금 특이한 단축키 (+는 같이 ,는 차례대로 누르기 )
글자간격: 한글 – Alt + t , 파포: Alt , h , k , l파포그림정렬: Alt, h, g, a, (l or c or r or t or m or b)엑셀정렬: Ctrl + a 후에 Alt, h , s, o
그러나 보고 놀이는 하지 말자
보고는 모든 업무의 시작과 끝보고로 모든 업무가 시작된다. 그러나
박명수
시작은 반이 아니라 시작일 뿐
보고가 잘 끝났다고 해서 일이 잘 되는 것은 아니었다.
보고가 끝나고 Working하지 않았던 또는아무런 의미 없는 보고 뿐인 보고는 담당자를 지치게 할 뿐
일이 되는 것
멋진 슬라이드, 잘 정돈된 글, 이쁜 그림들완성도 있는 보고서는 매우 중요함. 그러나 정말 중요한 건
Do the real thing in the real world