ВНЕДРЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА И БЮДЖЕТИРОВАНИЯ В СООТВЕТСТВИИ С USALI

СОБСТВЕННИКУ

увидеть тенденции развития своего бизнеса и сопоставить полученные результаты с результатами других участников рынка

ГЕНЕРАЛЬНОМУ УПРАВЛЯЮЩЕМУ, РУКОВОДИТЕЛЯМ ДЕПАРТАМЕНТОВ

определить эффективность деятельности подразделений гостиницы

проводить контроль затрат

формировать справедливую систему поощрения сотрудников

планировать доходы и затраты на основе бюджетов подразделений

осуществлять налоговое и финансовое планирование

проводить ценообразование на основе анализа безубыточности и удельных затрат

ПОТЕНЦИАЛЬНОМУ ИНВЕСТОРУ, ПОКУПАТЕЛЮ, КРЕДИТОРУ

получить четкую и достоверную информацию о динамике развития бизнеса и его текущем состоянии

УПРАВЛЯЮЩЕЙ КОМПАНИИ

получать унифицированную информацию о финансовом состоянии всех отелей сети и сопоставлять полученные данные

USALI . НАЗНАЧЕНИЕ

2

The Uniform System of Accounts for the Lodging Industry – Унифицированный стандарт управленческой отчетности в гостиничной индустрии

Необходимую глубину и детализацию ведения управленческого учета (УУ) и формирования отчетности

Непротиворечивость ведения бухгалтерского и налогового учета в соответствии с требованиями действующего законодательства

ПРИМЕНЕНИЕ СИСТЕМЫ

СТАНДАРТОВ USALI

ПОЗВОЛЯЕТ

ОБЕСПЕЧИВАЕТ

USALI. СТРУКТУРА и СОДЕРЖАНИЕ

ОТЧЕТЫ О ПРИБЫЛЯХ И УБЫТКАХ ЦЕНТРОВ ОТВЕТСТВЕННОСТИ - Сводный Отчет о прибылях и убытках по центрам ответственности - Отчеты о прибылях и убытках по каждому центру ответственности

ОТЧЕТЫ ПО ПОКАЗАТЕЛЯМ ОБЩЕХОЗЯЙСТВЕННЫХ РАСХОДОВ - Административные и общие расходы - Информационные системы - Маркетинг - Эксплуатация и обслуживание гостиницы - Коммунальные расходы - Арендная плата, налоги, страхование и т.п.

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФИНАНСОВЫЕ ОТЧЕТЫ СОСТАВ ОТЧЕТНОСТИ

Состав отчетности

Структуру отчетов

Форматы отчетов

Применяемые показатели и их расчет

План счетов

Рекомендованные статьи доходов и расходов

USALI ОПРЕДЕЛЯЕТ

ОСНОВНЫЕ* ФИНАНСОВЫЕ ОТЧЕТЫ

БАЛАНС ОТЧЕТЫ О ФИНАНСОВЫХ РЕЗУЛЬТАТАХ ОТЧЕТ ОБ ИЗМЕНЕНИИ КАПИТАЛА ОТЧЕТ О ДВИЖЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ПРОЧИЕ ПРИЛОЖЕНИЯ

*в соответствии с действующим законодательством

1. ОСНОВНЫЕ ФИНАНСОВЫЕ

ОТЧЕТЫ

2. ФИНАНСОВЫЙ АНАЛИЗ

3. ПЛАН СЧЕТОВ.

ПОДХОДЫ К УЧЕТУ

4. СЛОВАРЬ РАСХОДОВ

5. ПРИМЕРЫ ОТЧЕТНОСТИ

СТРУКТУРА USALI

Внедрение USALI для построения системы учета и прогнозирования доходов и расходов гостиницы

ЦЕЛЬ

ОСНОВНЫЕ РАБОТЫ: Разработка финансовой структуры, закрепление центров финансовой ответственности

Разработка алгоритма формирования отчетности по центрам ответственности, закрепление доходов и статей затрат за подразделениями

Приведение методологии формировании финансового результата в соответствие с требованиями USALI

Разработка необходимой внутренней нормативной базы управленческого учета и бюджетирования

Оценка соответствия применяемого информационного обеспечения, в т.ч. фронт-офисных систем, потребностям управленческого учета

РЕЗУЛЬТАТЫ И ЭФФЕКТЫ:

Методико-регаментная документация управленческого учета, приведенная в соответствие с USALI; учет доходов, затрат и результатов по центрам финансовой ответственности

Необходимая детализации управленческого учета: классификаторы и справочники, план счетов с учетом требований USALI - таблица мэппинга счетов бухгалтерского и управленческого учета

Шаблоны форм и регламент формирования управленческой отчетности

Обеспечение прозрачности результатов бизнеса, возможности сравнения результатов отраслевых аналогов

Развитие информационных систем, более активное использование данных фронт-офисных систем (1С Отель, Opera, Micros и т.п.) при формировании отчетности

4

Повышение эффективности деятельности за счет улучшения качества управленческой информации для принятия решений, более рационального использования ресурсов

ЦЕЛЕВОЕ СОСТОЯНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА И БЮДЖЕТИРОВАНИЯ

5

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ СИСТЕМЫ

ФИНАНСОВАЯ СТРУКТУРА

иерархическая система центров финансовой ответственности

ЦЕЛЕВЫЕ KPI

стратегические и операционные показатели , устанавливаемые к достижению

БЮДЖЕТНАЯ СТРУКТУРА

система бюджетов, в соответствии с которой происходит планирование и учет результатов; альбомы форм

РАСЧЕТНАЯ МОДЕЛЬ

алгоритм наполнения статей бюджетов и расчетов показателей, последовательность расчета, алгоритмы формирования финансового результата

РЕГЛАМЕНТЫ

процессы, сроки, формы, ответственные

Формы бюджетов

Расчет основных показателей

Центры прибыли

Центры маржинальной прибыли (операционные отделы) – номерной фонд, рестораны и т.д.

Центры затрат – служба технического обслуживания, финансовая служба и т.д.

Статистические показатели эффективности гостиничного бизнеса

Закрепление финансовых показателей по подразделениям

Закрепление прямых затрат отдела

Формирование маржинальной прибыли по основным операционным отделам

Учет косвенных расходов

Формирование бюджетов по основным операционным отделам, ЦФО

Структура доходной части: выделение обязательных статей доходов (номерной фонд, продукты и напитки) и прочих (SPA, парковка и т.п.)

Целевое состояние системы закрепляется методико-регламентной

документацией (МРД)

УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ ГОСТИНИЦЫ

Отчеты по центрам доходов

Отчеты по фиксированным затратам Отчеты по нераспределенным затратам

Справочные (детализированные) отчеты

ОБЩИЙ ОТЧЕТ О ПРИБЫЛЯХ И УБЫТКАХ

Отчет 21 Заработная

плата

Отчет 24. Внеоборотные

активы

Отчет 16. Проценты

Отчет 17. Страхование

Отчет 19. Налоги

Отчет 1. Номерной фонд

Отчет 2. Продукты и

напитки

Отчет 7. Прочие

операционные отделы

Отчет 6. Бизнес-центр

Отчет 3. Аренда

….

Отчет 8. Административные

расходы

Отчет 10. Маркетинг и

реклама

Отчет 15. Коммунальные

расходы

СТРУКТУРА ОТЧЕТА ПО ЦЕНТРАМ ДОХОДОВ

7

ОТЧЕТ ПО ПОДЗРАЗДЕЛЕНИЮ

ПОСТУПЛЕНИЯ (ВЫРУЧКА)

Отражаются все поступления (без учета скидок и налогов) по конкретному подразделению

ПРЯМЫЕ РАСХОДЫ

Оплата труда и связанные расходы

Прочие прямые расходы подразделения (материалы, услуги и пр.)

НЕРАСПРЕДЕЛЕННЫЕ РАСХОДЫ

Общегостиничные расходы (коммунальные, маркетинг, эксплуатация и др.)

Специальные аналитические отчеты

ФИКСИРОВАННЫЕ РАСХОДЫ

Прочие расходы (проценты, страхование, налоги и др.)

Структура отчетов, задаваемая стандартами, различна для центров дохода и центров расхода

РАЗРАБОТКА ЦЕЛЕВОЙ МОДЕЛИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА И

БЮДЖЕТИРОВАНИЯ

Элементы целевой модели системы управленческого учета и бюджетирования в соответствии с USALI:

• Формирование финансовой структуры

• Формирование системы показателей

• Разработка алгоритмов (методики) учета затрат и калькулирования себестоимости

• Формирование требований к системе сбора и обработки информации

• Формирование необходимой внутренней нормативной документации

Положение об управленческом учете с необходимыми приложениями: Положение о финансовой структуре Управленческая учетная политика Классификаторы нормативно-справочной

информации (виды деятельности, статьи затрат и т.д.)

Положение о целевых показателях Регламент подготовки управленческой

отчетности Альбом отчетных форм Таблицы мэппинга счетов Положение о бюджетировании с необходимыми приложениями: Перечень субъектов и объектов

бюджетирования Методика планирования и контроля

показателей Регламент бюджетирования Альбом бюджетных форм Состав тарифных сегментов

8

ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ. ВЫБОРОЧНО

9

ROOMS

ADR (Average Daily Room rate)

RevPAR (Revenue Per

Available Room )

Occupancy,%

Средняя стоимость номера

Средний доход на доступный номер

Загрузка,%

F&B

AFC (Average Food Check)

ADC (Average Drink Check)

DPAS (Department Profit per

Available Seat )

Средний размер чека на питание

Средний размер чека по напиткам

Прибыль по направлению F&B на количество посадочных мест

Parking

VPC, % (Valet Parking Capture)

PPPOR (Parking Profit per

Occupied Room)

Доля мест, занятых служащими, %

Прибыль паркинга на 1 заселенный номер

SPA

HGLG, % (Hotel Guests vs

Local Guests)

SPARevSM (SPA Revenue

per Square Meter)

Отношение посетителей СПА к проживающим в отеле, %

Доход от СПА на 1 кв.м. СПА-комплекса

СВОДНЫЙ ОТЧЕТ. ПРИМЕР

10

Indicator FY2009 FY2010 FY2011 FY2012 FY2013 FY2014 Occupancy % 55.2% 59.3% 62.6% 60.9% 53.9% 51,5% Total ADR USD 335 337 352 332 335 279 RevPar USD 185 200 220 202 180 144 Revenue USD MLN Rooms 15,5 16,8 18,5 17,0 15,0 12,0 Food & Beverages 10,3 10,6 11,4 11,2 12,4 9,7 Other Operated Departments 1,6 1,1 0,9 0,7 0,7 0,6 Rentals & Other Income 0,9 1,1 0,7 0,7 5,3 0,5 TOTAL REVENUE USD MLN 48,4 28,0 29,0 31,3 29,5 28,5 Department expenses USD MLN Rooms 2,9 3,3 3,4 3,4 3,3 2,8 Food & Beverages 5,7 6,3 6,9 7,8 7,3 6,1 Other Operated Departments 1,1 0,9 0,8 0,7 0,6 0,4 TOTAL EXPENSES USD MLN 14,7 9,6 10,3 11,0 11,7 11,1 UNDISTRIBUTED OPERATING EXPENSES USD MLN Administrative & General 6,6 3,9 3,4 3,7 3,4 3,4 Sales & Marketing 1,2 1,3 1,6 1,8 1,6 1,3 Proerty Operating & Maintenance 1,9 0,9 1,0 1,1 1,0 1,0 Utilities 0,6 0,8 0,9 0,8 0,9 0,9 TOTAL UNDESTRIBUTED OPERATING EXPENSES USD MLN 10,3 11,7 6,6 6,6 7,3 7,0 GROSS OPERATING PROFIT USD MLN 21,9 11,8 12,1 12,9 10,7 10,5 MANAGEMENT FEES 1,5 1,5 1,6 1,3 1,3 0,9 INCOME BEFORE FIXED CHARGES 19,8 10,3 10,6 11,4 9,4 9,2 FIXED CHARGES Insurance 0,0 0,1 0,1 0,1 0,1 0,1 TOTAL FIXED CHARGES 0,1 0,3 0,4 0,7 0,9 0,6 NET OPERATING INCOME 19,7 10,0 10,2 10,7 8,4 8,6

ЦЕЛЕВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТЕЛЕЙ. МИРОВОЙ ОПЫТ

11

Показатель Ед. Вар.1 Вар.2 Вар.3 Вар.4 Вар.5 Вар.6

НОМЕРНОЙ ФОНД

Rooms Revenue / Доход от номерного фонда тыс. у.е 8 600 8 100 6 100 3 600 4 500 2 200

REVPAR / Средний доход на номер у.е. 28,1 18,5 101,4 43,3 46,3 38,6

Occupancy / Загрузка номерного фонда % 51,5% 40,1% 55,9% 47,7% 49,9% 39,3%

AHR / Отношение общего кол-ва номеров к кол-ву

проданных номеров у.е. 54,5 46,1 181,5 90,6 92,7 98,4

Payroll cost / Затраты на персонал тыс. у.е 1 004 1 027 397 488 248 163

Payroll expenses/ OCC ROOM / Расходы на зарплату/

Загрузка номерного фонда у.е. 6,35 5,84 11,87 12,19 5,19 7,11

Other expenses / Прочие расходы тыс. у.е. 149 276 305 219 407 110

Other expenses/ OCC ROOM / Прочие расходы/

Загрузка номерного фонда у.е. 0,9 1,6 9,1 5,5 8,5 4,8

Laundry Cost / Расходы на прачечную тыс. у.е. 9 27 70 0 62 27

Продажи и маркетинг

Payroll cost / Расходы на зарплату тыс. у.е. 104 169 111 104 89 60

Payroll expenses/ FTE / Расходы на зарплату/ Кол-во

полных штатных единиц тыс. у.е. 15,2 20,1 16,8 17,5 12,5 16,6

ОБЩИЕ КОЭФФИЦИЕНТЫ

TOTAL REVENUE / ВСЕГО ВЫРУЧКА тыс. у.е. 17 809 21 744 8 449 5 545 7 318 3 270

PERSONNEL COST / ЗАТРАТЫ НА ПЕРСОНАЛ тыс. у.е. 4 350 6 322 1 500 1 871 1 684 817

GOP / Валовая прибыль от основной деятельности тыс. у.е. 9 108 9 117 4 882 2 172 3 551 1 410

ИНТЕГРАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ. ПРИМЕР

12

Типовые проблемы в ходе реализации: корректная выгрузка данных из Opera (или др. фронт-офисной системы); корректный мэппинг (обеспечение взаимосвязи и соответствия) статей

затрат и счетов бухгалтерского учета; неправильно указанные подразделения или статьи затрат.

ПОДХОДЫ К ВНЕДРЕНИЮ USALI

13

Использование стандартного план счетов бухгалтерского учета, что обеспечивает корректное формирование бухгалтерской и налоговой отчетности.

Реализация USALI через создание: единых для бухгалтерского и управленческого учета справочника статей

(детализация счетов 20 и 26) и справочника подразделений; матрицы соответствия счетов и подразделений; закрепления процедур отнесения/распределения общих расходов (к

примеру, коммунальных).

Обеспечение корректного ведения учета путем создания программного решения обеспечения взаимосвязи счетов и подразделений («защита от дурака» - невозможность выбрать статьи затрат, не относящиеся к данному подразделению).

КОНТАКТЫ

14

Галина Владимировна Батомункуева Руководитель практики услуг организациям индустрии гостеприимства АО «МКД Партнер», batomunkueva@mcd.spb.ru +7(495) 363-40-92, доб.125

Московский филиал Акционерного общества «МКД Партнер»

Российская Федерация, 129090, г. Москва, Ботанический переулок, д.5 (10 этаж)

Телефон: +7 (495) 363-40-92, доб. 125

E - mail: inbox@mcdpartner.ru

Сайт московского филиала: http://www.mcdpartner.ru

Сайт группы компаний: http://www.mcd-pkf.com

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!

15