Concordia Excel cégelemzés esettanulmány

www.hatekonysag.hu 1 / 19

Egy Excel határait feszegető esztétikus cégelemzés

Esettanulmány

2 / 19

Copyright és köszönetnyilvánítás Az esettanulmányban szereplő termék egy csapatmunka eredményeképpen jött létre. Az Egészséges Szervezet elemzés szellemi szerzője, a Concordia Szervezet- és Vezetésfejlesztési Kft. tulajdonosa / vezetője és az Egészséges Szervezet c. könyv szerzője Lövey Imre * Lövey Imre – Manohar S. Nadkarni, Erdélyi Eszter közreműködésével: Az örömteli szervezet 35–43. oldal

alapján

© Lövey–Nadkarni. Minden jog fenntartva! Az anyagban megtalálható kérdőívet, illetve az Egészséges szervezet modell anyagait részben, vagy egészben reprodukálni, adatrendszerben tárolni vagy bármely más úton vagy eszközzel – elektronikus, fényképészeti eljárással vagy más módon – sokszorosítani vagy közölni a szerzők írásos engedélye nélkül tilos! Az elemzés és a módszertan Excelbe ültetésében, tesztelésében a Concordia Szervezet- és Vezetésfejlesztési Kft. 2 tanácsadója, trénere: Halmos Gábor és Kosztra Balázs működött közre. Cégelemzéssel kapcsolatosan hozzájuk fordulhattok: www.concordia-od.hu A diagnózis megjelenését, arculatát Krepler Istvánnak, a KHP Budapest Kft egyik tulajdonosának köszönhetjük: www.khp.hu A diagnózis dinamikussá tételét, programozását és az esettanulmány megírását elvégezte: Till Zoltán www.hatekonysag.hu Az esettanulmányban felhasznált adatok egy kitalált cég, kitalált munkatársainak, kitalált válaszai alapján készültek. A „Magyar Standard” értékek szándékosan meg lettek változtatva. Igyekeztem szemléltetésre alkalmas beállításokat használni a mintadiagnózishoz és a képernyőnézetekhez. A könnyebb értelmezhetőség kedvéért pár elnevezésen módosítottam: Amit én egyszerűen kérdésnek hívok, az valójában szakszerű megnevezéssel állítás lenne, amit válasznak hívok, az pedig értékelés. A kérdőíven ugyanis állítások találhatók, a munkatársak pedig 1-7-ig terjedő számokkal nyilatkoznak róla, hogy az állítás szerintük mennyire állja meg a helyét. Köszönöm a Concordia-Od vezetőségének, hogy engedélyezte az esettanulmány publikálását.


A feladatról általánosságban… Adott egy részletes kérdőív, melyet a vizsgált cég munkatársai szorgosan kitöltenek. Az eredmények aztán egy Excel táblázatban landolnak további feldolgozásra várva. És itt kezdődik a kaland! A szervezetfejlesztő cég ugyanis esztétikus, szemléletes, lényegre törő diagnózis formájában szeretné az eredményeket az ügyfelei felé prezentálni. Az összefüggéseket ábrázolni kell, mert a puszta leírásban elveszhet a lényeg! Az ábrázolásmód egyáltalán mindegy! Az összefüggésnek kell meghatároznia az ábrázolásmódot, nem pedig az Excel tudásának, vagy a munkatárs Excel tudásának korlátai. Az ügyfelek pedig eltérnek egymástól, emiatt az elkészítendő diagnózisoknak rugalmasan idomulniuk kell az adott helyzethez. Fontos esetekben érdemes lehet szakemberhez fordulni, mint ahogy azt a Concordia is tette.

A feladatom persze nem korlátozódott megjelenítési kérdésekre, hiszen a kiinduló adatokból kellett a beállításoknak megfelelő teljes diagnózist létrehoznom. Ez nagy vonalakban 3 lépést takart:

- A táblázatos formában levő adatokat a kívánt kategorizálással összesíteni

- Az összesített adatokkal és a beállításokkal létrehozni a diagnózis oldalait

- A kívánt oldalakból PDF-et létrehozni Ha egyszerűen is hangzik, nem volt az! Kitöltötte mondjuk 200 ember a kérdőívet, de hogyan kategorizáljuk a kitöltőket? Vezetői szint szerint, részleg szerint, elhelyezkedés szerint egyaránt hasznos lehet. Ne mondjunk le a rugalmasságról!


Csoportosítási szempontokat hoztam létre és hozzá csoportokat.

A felső képen részlegek szerint kerülnek csoportosításra (a 4 csoport egymás melletti hasábban, kihagyva az ügyvezetőt), Az alsó ábrán a vízszintes sávok kerülnek rá és vezetői szint szerint 3 csoport szerepel. Csoportosítási szempont választásával átszerveződnek a csoportok, frissülnek a feliratok és az adatok.

Az ábrákból látszik, hogy ha eddig 4 csoportunk volt, most már lehet, hogy 3 lesz, és ennek folyományai lavinaként végigsöpörnek mindenen. A csoportszám változás okozta a legtöbb nehézséget. De ne szaladjunk annyira előre! Az Excelt legtöbben számítások elvégzésére használják, azaz képletekkel, függvényekkel kiszámolják a kívánt értékeket (meg persze listákat kezelnek és diagramokat készítenek). Nos, a cél itt többet kívánt. Számításokat és bizonyos formázásokat végre tud hajtani az Excel automatikusan, azonban a diagnózisban lapok, diagramok elrejtése, átalakítása és más formázási feladat is volt, amihez az Excelben programot (ún. makrót) kellett írni. Ez a makró egyetlen szimpla csodatevő gomb megnyomására hajtotta végre a kívánt lépéseket, mint például a csoportok létrehozása után beállította a diagnózis oldalait, rajtuk a feliratokat és az adatokat. Ekkortól minden olyan adat / diagram / lap látszott, amire szükség lehetett, hadd válogassunk. A válogatást / beállítást követően egy másik gomb hatására csak az került nyomtatásba, amire szükség volt.


A diagnózis bevezetője A diagnózis egy hosszabb szöveges, képes bevezetővel indult, ami csak design szempontból volt érdekes. Számomra csak annyi volt kérdéses, hogy mely részeire van szükség éppen és melyikekre nem.


Áttekintő adatok hőmérővel A bevezetőt egy összefoglaló oldal követte hőmérőkkel, mellette felsorolva a legjobb, legrosszabb jellemzőkkel. A hőmérők száma ugyanúgy változott csoportszámnak megfelelően, minthogy mely cégnél mik az erősségek és a gyengék. A hőmérővel volt feladata bőven a designernek is. A hőmérőnél a trükk az, hogy az egy kép, középen átlátszó résszel, ami mögött egy normális oszlopdiagram található, mint a hőmérő higanyszála. Ugyanilyet lehetne más esetben pl. kilométerórával is, de a betegséget a hőmérő/lázmérő tökéletesen szemlélteti, érzékelteti. Ezt követte a diagnózis egyik legrázósabb része…


5 dimenzió ábra Először azt gondoltam, hogy csak ráteszem a két oldalára a feliratokat és már majdnem kész. Hát nem! Pontosan már nem is emlékszem, milyen lehetőségeket jártam körbe, de valami mindig közbeszólt. Amit tudni érdemes róla: - Elvileg van 20 betegség-egészség kategória, de bizonyos cégeknél nem értelmezhető mind, ezért ez lehet, hogy csak mondjuk 12 - Ez a 20, vagy annál kevesebb kategória 5 dimenzióba van sorolva. Kivéve, ha valamelyik dimenzió okafogyottá válik, mert adott esetben nincs hozzá egy értelmezhető kategória sem. - Mivel ez 2 oldalas diagram, ezért valahogy kulturáltan kell két oldalra „vágni”. - A megkérdezett embereket 2-3-4 csoportba sorolhattuk, ezért az egyes kategóriákban is ennek megfelelően 2, 3 vagy 4 sáv kell. - Egyéb design elemek, mint az ipari átlag, a dimenziókat határoló vonalak és a dimenziók neveit tartalmazó pogácsák már csak a hab voltak a tortán. Szövegdobozzal jelenítettem meg a tetején a szövegeket. Magyarnál, angolnál elfért minden szépen, viszont a német nyelv betűpazarlása miatt beleütköztem a maximális hossz limitbe. Ez mondjuk már csak a hab volt a tortán és a kolléga döbbenetére, hogy miért tűnt el a szöveg vége, én már tudtam hova forduljak.


Sorrend ábra A sorrend ábra az egyes csoportok által legjobbnak, legrosszabbnak talált jellemzőket listázta. Egyszerűnek tűnt: Diagram két oldalán felirattal, középen 2-3-4 sávval a csoportok számának megfelelően, esztétikus elválasztással és jelölésekkel. Most így leírva hasonlít egy kissé az 5 dimenzió ábrához, azonban ez annál szerencsére egyszerűbb volt. Egyszerűbb, mert itt alul-felül mindenképpen 5-5 csoport látszott, és mert nem kellett oldaltöréssel foglalkozni. Az Excel alkotóinak tréfája akkor következett, mikor fejlesztés közben ügyfél gépén feltelepítették a 2007-es Office 2. szervizcsomagját. Ekkortól ugyanis a diagramok oldalai üresen kerültek a PDF-be. Eltartott egy darabig az ok felfedezése, mert az én gépeimen minden jól működött. Végleges állapotában persze meg lett oldva ez a kompatibilitási gond is.


Különbség ábra A különbség ábra két csoport véleménykülönbségét mutatta meg a 20 (vagy kevesebb) kategóriában. A sorrendet a különbségek mértéke adta meg. Itt a diagram címkéivel akasztottuk össze a bajuszt. Az Excel nem szereti a hosszú diagramcímkéket. Gondol egyet és elválasztja ott, ahol kedve szottyan. Hiába lenne hely, hiába lehetne azt a szót a következő sorba tenni, akár a szó közepén is elválaszt, mérete és az elválasztás helye pedig nem szabályozható. Így aztán a „gyári” címkék mentek a levesbe. Helyettük a saját címkéimet tettem fel, amit már tetszőlegesen csűrhettem-csavarhattam. Apróságnak tűnik, de nem volt az: Voltak olyan csoport-párok, ahol a válaszok jelentős eltéréseket mutattak, míg más csoportpárok hasonlóan látták a dolgokat, így náluk kisebb skála jött volna létre. Az eltérő skála az értelmezésnél lenne becsapós, ezért egységes skálanagyságot kellett ráhúznom a legnagyobbnak megfelelően. A legnagyobb különbség elemzésenként eltérhetett, így a legnagyobb különbséget nyújtottam meg az érték kiírásának megfelelő nagyságú hellyel, majd felfele kerekítéssel kijött a tökéletes méret.


Sorszám ábra Ez egy táblázat a 20 betegséggel és a csoportok véleményei által kialakult betegség sorszámokkal. Azaz az egyes kérdések kategóriákba tartoztak és eszerint az értékek összesítve lettek. Az 5 dimenzió ábrán a konkrét értékek látszódnak, míg itt az értékek alapján kialakult rangsor pozíciója, vagyis sorszáma. Az 1-es sorszámú a legbetegebb. Az egyes csoportok közötti nagyobb eltéréseket nyíllal, csoportonként a 3 legegészségesebbet és legbetegebbet színezéssel jelöltük. Előfordultak olyan betegségek, amikről az egyik csoport nem tudott nyilatkozni, így a hozzá tartozó sorszám üres maradt. Ha valamelyik betegség teljességgel értelmezhetetlen volt a megkérdezettek számára, akkor az a sor nem jelent meg.

A várható mennyiségű nyilat létrehoztam és mindig csak a szükségeset jelenítettem meg és helyeztem el. A színezést feltételes formázással oldottam meg.


Leg A legegészségesebb listák az adott csoport által legegészségesebbnek talált x választ listázta a hozzá tartozó értékekkel. Az egyik érdekességet az adta, hogy a válaszok között voltak fordított értelműek, azaz amelyikeknél az alacsony pontszám jelentette a jót. A másik érdekesség akkor adódott, mikor mondjuk 15 leg-et szeretnék megmutatni, de a 10. helyen 10-es holtverseny van. A holtversenyen belül még csak-csak kialakítok egy sorrendet, azonban az elvágás helye már erősen kérdéses. A grafikai elemek, a karikázás megfelelő méretűre nyújtása és a fordított állítások jelölésének mozgatása tette fel a pontot az í-re. A karikázást nem lehetett simán nyújtani, mert akkor az alja és teteje torzult volna, a fordított állítások jelölőjéből pedig hol ennyire, hol annyira volt szükség.


Microchartok Arra gondoltam, hogy a válaszok megoszlását jó lenne valahogy szemléltetni és erre ideális a diagram. Itt azonban nagyon sok adat és emiatt nagyon sok (500-nál több) diagram kellett egy munkalapra. Normálméretű diagrammal könyvkiadássá fajult volna minden diagnózis, azonban már régebbről ismertem a microchartokat. Ezek lényegében végletekig lecsupaszított diagramok, azaz nincsenek rajta felesleges tengelyek, jelmagyarázat, cím, rácsvonalak stb. Nincs pluszsúly, a diagram nagyon jól összenyomható. A microchart nem lenne bonyolult, és ha nem a 2007-es, hanem a 2010-es Excellel csinálhattam volna, akkor szinte gyerekjáték lenne. Így azonban a nagy diagrammennyiség, azok létrehozása, méretezése, elhelyezése, formázása kézzel rabszolgamunka. Legfélelmetesebb az volt, mikor a lapra váltáskor a diagramok mind túlméretessé váltak. A jelenség első felbukkanásakor a kétségbeesés után komoly pluszmunkára gyanakodtam elsőre, azonban az alsó részen, a csúszkán mozdítva minden a helyére került.


Összes adat részletesen Ha bárhol szeretnénk az eredmények mélyére nézni, akkor az összes adat lapon megtalálhatjuk, hogy melyik kérdésre milyen válaszból mennyi született. Ez egy egyszerű táblázat, ahol attól függően, hogy hány megkérdezett csoportunk volt, 2-3-4 soros blokkok ismétlődtek minden kérdéshez. A nagy kérdésszám miatt ez egy több oldalas rész volt, aminél a kérdőívről kihagyott kérdések nem szerepeltek. A kihagyott kérdések és a változó csoportszám miatt az oldaltörések okoztak gondot. Az Excel nem akarta egynek tekinteni a blokkokat, hiába tartalmazott egyesített cellát. Ott választotta el, ahol kedve szottyant, ha épp az első csoport után, hát akkor ott. Volt, hogy még a nyomtatási képen is jónak tűnt, de a PDF fájlba már hibásan érkezett.


Bevezetők A diagnózis és az egyes részek előtti magyarázatokat hívom bevezetőknek. Többnyire hosszú szövegeket tartalmaztak és a design-ért felelős Krepler István tudna mesélni, hogy mennyire nem úgy kerülnek nyomtatásra a dolgok, mint ahogy az a nyomtatási elrendezésben található… A szövegezésben a csoportok nevére hivatkozás, illetve a diagnózis nyelvének váltása persze a szövegek hosszát is befolyásolta, így aztán ez is megtréfált párszor.


Beállítások Az adatok alapján többféle diagnózis is elő lehet állítani. Változhat a megkérdezettek csoportosítása, a diagnózis nyelve, hogy melyik oldalakat szeretnénk szerepeltetni, valamint egyéb paraméterek, minthogy mennyi legegészségesebbet mutasson, vagy mekkora sorszám eltérésnél jelenjenek meg a nyilak a sorszám táblázatban. Úgy valósítottam meg az alkalmazást, hogy többféle beállítás kombinációt (ami minden fenti beállítást tartalmazott) tettem elmenthetővé és azok között választva az egész diagnózist gyorsan át lehetett állítani.


Páros / Páratlan oldalak A diagnózis néhány oldala mindig páros, míg néhány más oldala a páratlan oldalra kellett kerüljenek. Ilyenek volt például a főbb részek címlapjai, valamint a két oldalas 5 dimenzió ábra, ami poszter szerűen egymás melletti oldalakra kellett kerüljön. Ez nem lett volna bonyolult, ha nem lettek volna olyan oldalak a diagnózisban, aminek a terjedelme változó oldalmennyiséget igényelt. Bizonyos diagnózisoknál a Legegészségesebb lista csoportonként 1 oldalas volt, míg másikban akár csoportonként 3 is lehetett. Másik oldalszám összezavaró tényező a kihagyott oldalak miatt volt, mert a beállításokban nem biztos, hogy minden lapot kértünk. Ennek ellensúlyozására segédlapokat szúrtam be, ahol szükséges, hogy minden oldal a helyére kerüljön.


Tartalomjegyzék A páros / páratlan oldalak részen kifejtett okok miatt a tartalomjegyzék is dinamikusan keletkezett és kezelt mindenféle lehetőséget. Azaz nem látszott olyan, aminek nem kellett és az oldalszámok is a tényeknek megfelelően számítódtak.


Egyéb apróságok Eleinte a 2003-as Excellel és kompatibilitási csomaggal ugrottam a feladatnak, gondolván, hogy ezzel a 2007-es fájlba is szerkeszthetek és mindenki boldog lesz. Hát nem. Amelyik fájlhoz hozzányúltam, abban a design leegyszerűsödött, eltűntek a domború részek és helyette valami gagyiság jelent meg. Nem volt más megoldás, váltanom kellett. A szokatlan menüszalag eleinte engem is visszatartott, de mára nagyon jóba lettünk.


PDF Az volt az egyetlen könnyítés, hogy a diagnózis végeredménye PDF-be kerül, és azt küldik át ügyfélnek, vagy azt nyomtatják. Ez rengeteg titkosítási melótól kímélt meg. Hozzá kell tennem, hogy a titkosítás a 2003-as Excelben még olyannyira megbízhatatlanul működött, hogy egyik elkészített védett fájlom egy Excel program „szabálytalan művelet” összeomlás után védelem nélkül nyílt meg. Szóval a végeredmény PDF, ami minden gépen ugyanúgy néz ki, ingyenes olvasóprogrammal nézegethető. Ha valaki az ingyenes PDF X-Change Viewer-t használja, akkor még bele is írogathatja a megjegyzéseit, stb. Ennek a programnak egyébként is sokat köszönhetünk, mert bármilyen hibát kellett felénk jelezni a tesztelés során, akkor szemléltethető, jelölhető volt a fájlban minden. Rengeteg feleslegesen nyomtatott papírt is megkíméltünk általa, szóval a fák is köszönik. Azért a PDF létrehozás sem volt mindig leányálom! Valami rejtélyes oknál fogva bizonyos gépeken szétesett a látvány a fájlban. Szervizcsomag és bővítmény újratelepítés oldotta meg.

Business

Concordia Excel cégelemzés esettanulmány