Embed Size (px)
DESCRIPTION
Система M-Files PFM (Procurement Flow Management) предоставляет следующие функциональные возможности: - регистрация и утверждение поставщиков; - формирование заказов на закупку и заявок на оплату с привязкой к центрам затрат, статьям бюджета и их согласование уполномоченными лицами; - проведение тендеров и управление процессом выбора оптимального поставщика; - формирование и утверждение договорных документов; - хранение истории закупок - заявок, предложений, заказов, договоров и их одобрений; - возможность получения статистики и отчетов по закупкам и оплатам.
Citation preview
M-Files PFMЭффективное
управление закупками
Светлин Савов, FTS Russia
Международные консультанты по автоматизации бизнес-процессов20-летний опыт работы250 клиентов в 11 странах мира
Преимущества использования ИТ-системы для управления закупками
Лучший контроль расходов Обязательная авторизация расходов Автоматическая проверка бюджета
Повышение эффективности Сокращение ручных операций с бумажными документами Ускорение процесса согласования
Оптимизация затрат на снабжение Проведение тендеров, реестр одобренных поставщиков
Полное соответствие корпоративным правилам Автоматизированный контроль за соблюдением процессов История закупок и одобрений
Возможности системы управления закупками M-Files PFM
Создание и согласование заявок/заказов на закупкуПроведение тендеров и выбор поставщиковРегистрация и утверждение поставщиковСогласование договоров с контрагентамиСоздание и согласование заявок на оплатуХранение истории закупок и утвержденийФормирование отчетности и аналитики по закупкамИнтеграция с учетными системами (SAP, 1C, Microsoft)Веб-доступ и мобильный доступ
СОЗДАНИЕ И СОГЛАСОВАНИЕ ЗАКАЗА НА ЗАКУПКУ
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Интерфейс пользователя системы
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Создание заказа на закупку - поставщик может быть неизвестен, если
предполагается его выбор
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Утверждающие по документу устанавливаются автоматически, в
зависимости от корпоративных правил утверждения (напр. в зависимости от
суммы закупки)
1. Автоматическая проверка бюджета
2. Правила утверждения расходов в зависимости от:• Должности сотрудника• Типа товара/услуги• Суммы заявки...
Пример:Необходимо утверждение
Руководителя отдела
Финансовогоконтролера
Финансового директора
Заявка > 5000 USD
Заявка от 1000 до 5000 USD
Заявка до1000 USD
Авторизация расходов
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Создаваемый заказ на закупку открывается в соответствующем приложении MS Office на основании привязанного шаблона с заполнением полей из карточки.
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
После регистрации, заказ на закупку отправляется на согласование
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Для следующего согласующего лица в цепочке утверждений формируется внутренняя задача и отправляется уведомление по электронной почте
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENTУтверждающий может просмотреть все ожидающие его согласования документы.
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Утверждающий может выполнить утверждение или отклонить документ
Создание и утверждение заказов на закупку возможно также с мобильных
устройств
ПРОВЕДЕНИЕ ТЕНДЕРА И ВЫБОР ПОСТАВЩИКА
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Для проведения тендера первоначально требуется регистрация соответствующей
карточки тендера
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
По тендеру могут регистрироваться различные типы документов
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Регистрация карточки поставщика – участника тендера
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Предложения от поставщиков загружаются с созданием карточки
По каждому предложению проставляются баллы по тендерным индикаторам
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
По окончанию приема предложений доступна информация с тендерными
индикаторами для принятия решения
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
После проведения анализ предложений регистрируется форма оценки тендера для
согласования
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Форма оценки создается из шаблона, отображает участников тендера и их индикаторы, влияющие на принятие
решения
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Согласование формы оценки тендера осуществляется по аналогии с
согласованием заказа на закупку
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
После согласования формы оценки тендера, выигравший поставщик указывается в карточке тендера
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Выигравший поставщик и тендер указываются в карточке заказа на закупку
СОГЛАСОВАНИЕ ДОГОВОРА С ПОСТАВЩИКОМ
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Карточка договора регистрируется отдельно с целью объединения всех
договорных документов
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
При создании договора из шаблона, могут автоматически заполняться поля из
связанных карточек (в данном примере, реквизиты поставщика)
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
После подготовки договора, он отправляется для комментариев
согласующим лицам, указанным в карточке
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Все комментарии сохраняются в системе с указанием пользователя, даты и времени
создания комментариев
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
После обработки комментариев к договору осуществляется его утверждение
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
После согласования договора, информация о нем вносится в карточку
заказа на закупку
СОЗДАНИЕ И СОГЛАСОВАНИЕ ЗАЯВКИ НА ОПЛАТУ
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Регистрация заявки на оплату осуществляется с привязкой к
утвержденному заказу на закупку
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Заявка на оплату создается из шаблона с автоматическим заполнений полей из
карточек
DYNAMIC CONTENT MANAGEMENT
Процесс согласования заявки на оплату осуществляется по аналогии с процессом
согласования заказа на закупку
