1. Apresentamos a seguir, de forma simplificada, algumas tcnicas e vantagens do Mapeamento de Processos nas empresas. H vrias tcnicas e conceitos que so aplicados no mercado. Para uma soluo efetiva na sua empresa, procure um Consultor da rea. Apresentao extrada e adaptada de um trabalho de consultoria em Mapeamento de Processos realizado numa grande empresa de Santo Andr pelos Consultores: Aline Milani Mateus Pizetta

2. Mapeamento de Processos O Mapeamento de processos uma tcnica utilizada para entender de forma clara e objetiva como uma empresa est operando, representando cada passo das operaes em termos de entradas, sadas e aes. Entrada Transformao Sada 3. O Diagnstico dos processos realizado conforme so executados pelos departamentos (as is). A Anlise e o Plano de ao so elaborados conforme o diagnstico e apresentados Direo apontando possveis problemas e sugestes de melhorias Mapeamento de Processos 4. Anlise realizada A anlise deve ser realizada acompanhando e identificando os principais processos operacionais e administrativos da empresa. 5. Padronizao uma das vantagens da Gesto por Processos e tambm um dos principais foco do trabalho. Padronizao a adoo de um nico modelo 6. Departamento A Departamento B Padronizao Formulrios Normas Sistema de T.I. Atividade 1 Atividade 2 Atividade 3 Atividade 4 Atividade 5 7. Sistema de Gesto da Qualidade A Gesto por Processos permite que a empresa atinja o nvel de excelncia nos controles, atendendo as polticas e os objetivos da Qualidade O Sistema de Gesto da Qualidade segue regras Internacionais - ISO 9001 8. A Gesto por Processos proporciona o controle e padronizao desses processos e tambm permite a medio da eficcia das aes tomadas, com foco na satisfao do cliente e na busca da melhoria contnua dos processos. Gesto por Processos 9. Gesto por Processos Organizao Controlar Medir Gerenciar 10. Processos Padronizados OperacionalAdministrativo Processos Lineares Otimizar tempo Minimizar problemas Cumprir normas Mensurar resultado 11. Processos Padronizados Os processos so padronizados (to be) aps profunda anlise e observao das atividades realizadas 12. Processos Padronizados Todos os processos da empresa so: Diagnosticados Analisados Padronizados 13. Indicadores necessrio mensurar o desempenho da empresa nos principais focos do trabalho, a fim de, analisar e tomar decises, para isso utiliza-se os: Indicadores de desempenho 14. Multiplicadores O Resultado esperado, somente poder ser alcanado, se todas os colaboradores estiverem envolvidos e comprometidos, neste momento de suma importncia o papel do: Multiplicador 15. Fluxogramas dos processos Todos os processos possuem seus respectivos fluxogramas os quais apontam todos os procedimentos que devem ser executados, respeitando as normas da empresa e a utilizao dos controles (formulrios, sistema de T.I., documentos) 16. Manuais dos processos Cada processo possui um manual descrevendo as atividades executadas utilizando a tcnica 5W1H Quem? O que? Onde? Quando? Porque? Como? Recebe o formulrio Confere e assina Envia Matriz Confirma o recebimento 17. Controles e Processos Todos os controles devem ser utilizados diariamente nos processos correlatos O objetivo registrar todas as ocorrncias e atividades, seja Administrativa ou Operacional 18. Controles e Processos Esses controles tem a finalidade de gerar: Histrico; Monitoramento; Gerenciamento; Tomada de deciso. 19. Empresas com Processos NO Padronizados A empresa no detm a informao e sim o funcionrio Excesso de retrabalho Excesso de procedimentos repetitivos Disperso nos processos Descumprimento dos prazos Excesso de Horas extras Alto custo das operaes Riscos financeiros No atendimento s normas da Qualidade Dificuldades de identificao de anomalias Dificuldades ou no cumprimento das metas 20. Empresas com Processos Padronizados proporcionam Melhoria Contnua (Kaisen) Eliminao de desperdcio (Lean) Eliminao de anomalias Planejamento estratgico Gesto por processos Reduo de custos Aumento de receita Identificar etapas desnecessrias dos Processos Estimar o prazo de execuo dos Processos Gerenciamento da Rotina Diria Atender as necessidades do cliente Tomada de deciso da alta administrao 21. O que a empresa precisa? Participao Colaborao Atitude Honestidade Empenho Eficincia Eficcia Resultado 22. Faa parte da equipe