Bedre personalarbeid med HRessurs- Slik får du en mer effektiv arbeidsdag

Miniseminar, Oslo 20. og 21.september 2010

Terje Kjenstad

Utfordringer i hverdagen• Tilgjengelighet til personalorientert informasjon (egen og

kollegaers)• Medarbeidere føler mangelfull forutsigbarhet rundt egen

oppfølging • Ulik, tilfeldig og adhoc tilnærming på en rekke rutiner rundt

personalforvaltning • Hva skal jeg som leder gjøre (hva vil bedriften, hva

pålegger loven meg)?• Hvordan gjorde jeg det sist?• Påminnelse • Informasjon om den enkelte medarbeider og avdeling

tilgjengelig på flere steder og med ulik kvalitet og oppdatering

• Oversikter og rapporter på hva som gjøres av hvem og med hvilken kvalitet krever mye arbeid og oppfølging

Ting fungerer.....

Personal-opplysninger

Sykefravær

Roller og grupper

Dokumenter (CV, avtaler referater)

Ferie

Fri og permisjoner

Reiseregninger

men kanskje ikke optimalt?

Forbedringspotensial?

• Ensartet og felles struktur• Tilgjengelighet og oversikt for de

involverte• Styring/kontroll på prosessene slik at de

• Følges• Gjennomføres med kvalitet• Gjennomføres effektivt og tidsbesparende• Dokumenteres riktig• Sikrer lik behandling• Trygghet og sikkerhet for øverste ledelse

Hva oppnår du med HRessurs?HRessurs setter ting i et system og gir deg:• mer orden• struktur• oversikt• ”kontroll”• lik behandling

Resultatet av dette er:• Mer effektiv personalforvaltning i alle ledd• Høyere kvalitet• Spart tid

Ulike roller – ulike behov

• For adminisistrasjon/stab/øverste ledelse er personalsystemet er et verktøy for å få:

• Satt ting i system• Kvalitet på gjennomføring i alle ledd• Effektiv og sikker innhenting av data/registrering,

oppdaterte data, god dokumentasjon og enkelt kunne ta ut rapporter/statistikker

• Opprettholde kontrollen uten å måtte gjøre alle oppgavene selv

• Må hjelpes til å utføre sine oppgaver i forhold til ”seg som ansatt”

• Ha relevant informasjon og verktøy tilgjengelig • Ha forutsigbarhet

Stab/admin.

Medarbeidere

Ulike roller – ulike behov

• Må settes best mulig i stand til å lykkes med å utføre personaloppgavene sine:

• Vekt på å hjelpe lederen i personalprosessene (lederstyrt personalsystem)• Definert ”steg for steg” prosess• Faglig bistand underveis• Påminnelser• Kommunikasjonsverktøy• Oppdaterte data/rapporter

Linjeledere

Flyt og struktur med HRessurs• Personalsystemet gir brukervennlig og enkel

tilgjengeliggjøring av oppdatert og korrekt informasjon om den enkelte og flyt og struktur i personalarbeidet

- for medarbeider, leder og adm/stab/øverste ledelse -

Sykefravær

Fri og permisjoner

Dokumenter

Personalopplysninger

Ferie

Grupper og roller

Reiseregninger

Data

Medarbeidere

Linjeledere

HR stab/adm.

Hva kjennetegner HRessurs • Svært enkelt å implementere (Web

basert)• Ivaretar alles interesser (medarbeider,

leder og adm.)• Forenkler rutineoppgaver, frigjør tid og

gir oversikt og kontroll • Modulbasert• Integrasjon mot lønnssystem• Skalerbart i omfang og pris – Kun det

du trenger

Moduler i HRessurs

Side 10

(grunnmodul) samler alle nøkkelopplysninger om ansatte på ett sted.

administrerer ansattes ferieavvikling, fra elektronisk søknad og godkjenning til komplette oversikter. 

administrerer alle typer fri og permisjon i virksomheten, fra elektronisk søknad og godkjenning til komplette oversikter.

sørger for system og oversikt over ansattes egenmeldinger og sykefravær.

forenkler, strukturerer og effektiviserer praktiske oppgaver rundt sykefraværs-oppfølging.

Side 37Personaljuss for ledere

Oversikt for leder

Side 50

Oversikt for administrasjon/HR

Side 51

Tilbud til dere!!!!!

Side 55