Upload
ricoh-nederland
View
807
Download
1
Embed Size (px)
DESCRIPTION
De sprekers tijdens de kennissessie Contractmanagement gedurende TOPSHELF Open zijn: Allard van Veelen (Market Development Manager, Ricoh) verzorgt het openingswoord. Dick van der Meer (Eigenaar en Consultant bij Mercante Consulting) spreekt over ‘Trends en ontwikkelingen’ van Contractmanagement. De presentatie ‘Ketenintegratie en Supplier Relation Management’ wordt verzorgd door John Veldhoen (Voorzitter NEVI Kring Zuid). De ervaringen uit de praktijk komen van Richard de Groot (Contract & Vendor Manager bij Mammoet Holding BV) en Erik Trapman (Manager IT&S Bedrijfsbureau bij Quion (Onderdeel van De Hypotheker)).
Citation preview
Contractmanagement
Welkom
19 juni 2013
Allard van Veelen
12/04/2023 1
12/04/2023 2
Agenda
Welkom 12:45 – 13:15 Trends & Ontwikkelingen
Dick van der Meer, Mercante 13:15 – 14:00 Ketenintegratie & Supplier Relation Management
John Veldhoen, Nevi
Afsluiting Sportieve wedstrijd & Borrel
14:00 – 14:15 Pauze 14:15 – 15:00 En nu de praktijk!
Erik Trapman & Richard de Groot, Quion
Trends & Ontwikkelingen
19 juni 2013
Dick van der Meer, Eigenaar Mercante Consultant
12/04/2023 3
12/04/2023 4
Agenda
Contractmanagement (= CM) in de loop der jaren Contractmanagement als proces Verantwoordelijkheden CM van Inkoop naar Contract tot betaling Visie CM 2021
12/04/2023 5
Definitie CM 1998
12/04/2023 6
Definitie CM 2011
12/04/2023 7
Definitie CM LinkedIn Group
12/04/2023 8
Geschiedenis en verder
need2have nice2haveBron: Contractmanagement
12/04/2023 9
Trends & Ontwikkelingen
Algemeen
Globalisering
Digitalisering
Automatisering
Ergonomie
12/04/2023 10
Wat gebeurt er rond het contract?
Geschiedenis in stappen van 7 jaren vanaf 19861986 – 1993 Typemachines weg, iedereen faxt, intrede pc
Contracten verspreid over kasten, bureaus, etc.Overzicht in register, soms in
maatwerksoftware
1993 – 2000 Contracten enigszins geïnventariseerd, gerubriceerdSpreadsheet, algemeen toepasbare softwareAngst voor internet en web-versies: wie kijkt
mee?
2000 – 2007 Van geïnstalleerde programma’s naar “web-based”Keuzemogelijkheden vergroten: CM centraal of
decentraal? Over grenzen van afdelingen, werkmaatschappijen, landen
Meeste CM-systemen linken naar gescand contract e.d.
2007 – 2014 CM-webapplicaties volwassen, aantal neemt sterk toe Meer aandacht voor contracten in AO:
StandaardisatieIntegrale CM-implementaties blijven bijzonder
Wat
gebeurt
er
rond
het
fysieke
contract
12/04/2023 11
CM als proces
Sluiten van contracten (specificeren, selecteren en contracteren).– Het verkrijgen van goede afspraken en het reduceren van onzekerheden over
toekomstige prestaties.
Registreren van contracten (contract zelf of informatie daaruit/-over).– Het vastleggen en borgen van de gemaakte afspraken, termijnen, ed.
Beheren van contracten bij wijzigingen (ook wel monitoring).– Het zorgdragen dat de juiste prestaties, met de juiste kwaliteit, op het juiste
moment, op de juiste plaats en met de juiste hoeveelheden worden gerealiseerd
Bewaken van bijv. data in het contract (tijdig opzeggen of verlengen).– Naleven van de gemaakte afspraken en borging hiervan.
Beëindigen van contracten.– Op een voor de organisatie zo gunstig mogelijk moment en manier
– Inachtneming van bewaartermijnen, contracten vernietigen
Bron: Contractenbeheer, Theorie in praktijk Hijl/Van der Meer
12/04/2023 12
CM als vereenvoudigd proces
Afsluiten Contract
Registratie Contract
Contract beheerBewaking
Beëindiging
?
Bron: Contractenbeheer, Theorie in praktijk Hijl/Van der Meer
12/04/2023 13
Wie is er verantwoordelijk?
Voor het bestaan, instandhouding, coördinatie van CM: – Directie ondersteund door Contractcoördinator of Contract Coördinatie
Team
Voor het bestaan en de inhoud van het contract:– Contractverantwoordelijke
Voor de check op juridische positie, risk en compliance:– Juridische afdeling
Voor (termijn)bewaking: – Contractbeheerders
Bestellen
Contract Inkoop Betaling
Ontvangst
& Invoer factuur
Match
met order
Goedkeuren
FactuurBetaalbaar
stellen
Specificeren
(wat)
Selecteren
(wie)
Contracteren
(hoe)Bestellen
Opstellen
ConceptBeoordelen Authoriseren
Vastleggen &
RegistrerenBewaking Beëindigin
g
Contractmanagementproces
Bewaken Nazorg
Strategisch inkoopproces
Uitvoeren
Factuurproces
Bron: Contractenbeheer, Theorie in praktijk Hijl/Van der Meer & Strategisch Inkopen, Arjan van Weele
12/04/2023 15
Visie: CM 2021
Ketenintegratie & Supplier relation management
19 juni 2013
John Veldhoen, Voorzitter Nevi Kring Zuid
17
12/04/2023 18
Agenda (Voorstel onder voorbehoud)
Strategievorming
Relatiekenmerken en -typeringen
Succesfactoren binnen samenwerking
Ontwikkeling van de samenwerking
Relatiekenmerken en -typeringen
12/04/2023 20
Relatiekenmerken en typeringen
Bestaat er een (gemeenschappelijk) belang voor samenwerking?
Version: [1.0] John Veldhoen NEVI ]
Succesfactoren binnen samenwerking
12/04/2023 22Version: [1.0] John Veldhoen NEVI
Succesfactoren binnen samenwerking
Verwachtingen Vertrouwen Commitment Vertrouwen vs. Afhankelijkheid
12/04/2023 23Version: [1.0] John Veldhoen NEVI
Vormen van vertrouwen
Initieel vertrouwen Cognitief vertrouwen Affectief vertrouwen
12/04/2023 24Version: [1.0] John Veldhoen NEVI
Mate van afhankelijkheid
Omvang van de relatie Concentratiegraad Beschikbaarheid andere leveranciers Hoogte van relatie specifieke investeringen
(switching costs)
12/04/2023 25Version: [1.0] John Veldhoen NEVI
Persoonlijke motieven en doelstellingen
Kennis en vaardigheden Persoonlijke relatie uit eerdere samenwerking Sociale omgeving
Ontwikkeling van de samenwerking
Contract management
Ervaringen uit de praktijk
19 juni 2013
Richard de Groot & Erik Trapman
28
Quion en Richard de Groot CM2
Agenda
Quion: Wie zijn wij? Wat doen wij?
Waarom Contractmanagement binnen Quion?
Van toen naar het heden
Wat heeft het opgeleverd?
Lessons learned
3012/04/2023
Klanten, Track record & portefeuille
31Quion Groep12/04/2023
Blauwtrust B.V.
Blauwtrust Groep B.V.
De HypothekersAssociatie B.V. Quion Groep B.V.
Quion Hypotheek bemiddeling B.V.Hypotrust
Quion Hypotheek begeleiding B.V.
Quion Services B.V.
Hypotrust Groep B.V.Stichting
Aandelenkapitaal Quion Escrow B.V.
Quion Escrow B.V.
Organisatiestructuur
32Quion Groep
1970
1985
1993
2002
2010
12/04/2023
Waarom CM binnen Quion?
IBM operationele leasecontract vergeten op te zeggen Het in kaart brengen van al de bestaande contracten. Om de efficiency en de toegankelijkheid te verbeteren zorg dragen voor een
nieuwe registratie en onderhoudstool voor al de contracten. Voorkomen dat er nog ICT contracten worden afgesloten buiten de Service
en Contract Manager om. Onderzoek ontbrekende contracten en/of conflicten tussen contracten
onderling. Centrale opslag contracten realiseren of perfectioneren. Onderzoek marktconformiteit bepaalde contracten. Sterke afwijkingen zullen
resulteren in het starten van onderhandelingstraject of het beëindigen van het contract.
Gesitueerd binnen ICT. Gericht op inkoop ICT-licenties en contracten
3312/04/2023
Situatie op 01-06-2009
Bussiness en ICT onbewust over # licenties Overzicht toen?
– Looptijden, bedragen ontbraken
Sommige contracten ontbraken Wijze van boeken bij Accounting?
– Kosten vs investering
– Hebben we budget?
• Niet in control • Veel leveranciers
3412/04/2023
Van toen naar heden – Een stukje theorie
35
Gecontracteerde diensten
Benodigdediensten
Geleverdediensten
1) IRRELEVEVANTAfgesprokenNiet geleverd
Niet nodig
2) IN GEBREKEAfgesprokenNiet geleverd
Wel nodig
3) ACHTERHAALDAfgesprokenWel geleverd
Niet (meer) nodig
4) FRICTIE/ KANSNiet afgesproken
(Nog) Niet geleverdWel nodig
6) OVERBODIGNiet afgesproken
Wel geleverdNiet (meer) nodig
5) WEGGEVERSNiet afgesproken
Wel geleverdWel nodig
Bron: J v. Beckum, Contractmanagement voor IT op basis van CATS
12/04/2023
Van toen naar heden - Situatie 31-12-2012
• Overzicht met stuurinformatie• Minder stress en werkdruk• Meer bewustzijn bij business• Grip op de contractlooptijden• Minder leveranciers• Veel uit rol van Lev. vs Klant gestapt• Meer bewust van risico’s door Juridische Zaken• Betere communicatie tussen Accounting en ICT• Actuele managementinformatie (KPI) over de
contracten
3612/04/2023
Van toen naar heden – Acties
Overtollige “lucht“ binnen contracten verwijderd; Offerteproces aangepast
– Tendering van Nieuwe aankoop & Renewals;
Onaangekondigde prijsindexaties bezwaar maken; 3 Excel sheets (2012)---NU---(2014) voor overzicht gemaakt; Reservepotje voor “wisselgeld” geïntroduceerd; Contractenagenda in Outlook ingevoerd; Meer producten/diensten per leverancier onderbrengen;
– Is goed om scherpere prijsafspraken te maken
– Goed voor overzicht en relatie
JZ aangehaakt voor risico;– Fenit / Inkoopvoorwaarden / Intell.eigendom
Spreadsheet wordt nu dagelijk actueel gehouden!3712/04/2023
Vervolgstappen?
Proces Borgen – op bv besparingen, prijzen, condities en prestaties
Proces Bewaken– Binnen eigen organisatie, richting leveranciers
– Naleving & opvolging nu gestandaardiseerd
Processen Integreren Processen Automatiseren
– Bv middels een contractmanagementsysteem
3812/04/2023
Lessons Learned
Looptijd en opzegtermijnen zijn te verkorten. Maak het vóór de opzegtermijn bespreekbaar;
Leg het contract op tafel en manage dat actief; Vooraf bepalen 1 of 3 jr. contract en daarna telkens 1
maand looptijd icm 1 maand opzegtermijn; Probeer uit de verhouding leverancier & klant te stappen.
Maak dit bespreekbaar met de leverancier; Alles is bespreekbaar zolang het maar over de inhoud
gaat;
3912/04/2023
12/04/2023 41
Afsluitende woorden
Laatste vragen voordat we Tennis gaan kijken.
Laatste mededelingen
Wie kunt u aanspreken tijdens de borrel?
12/04/2023 42