יצירה אוטומטית של טפסים\מדבקות\מכתבים–מיזוג דואר ושליחתם לרשימת נמענים מוגדרת מראש.

המאפשרת יצירת מסמך )כגון מכתב, מעטפה,Wordמיזוג דואר הינה אופציה של אימייל( שאת תוכנו ניתן לשלוף מתוך מסד נתונים )רשימה( מוגדר מראש.

יצירת המסמך –שלב א

רצוי להיעזרבשלב זה עלינו ליצור מסמך וורד שישמש אותנו בביצוע מיזוג דואר. (templates. השימוש בתבניות )בתבניות מוגדרות מראש לצורך יצירת מסמך זה

חוסך זמן רב , כמו כן רצוי מאד אף להגדיר טופס )ראו שיעור קודם( שיקל עלינוביצירת המסמך )כגון תאריך אוטומטי(.

הפעלת מיזוג הדואר–שלב ב

עלינו להפעיל את מיזוג דואר באופן הבא :

לחיצה על כלים .1מכתבים ודברי דואר.2מיזוג דואר.3

1 שלב – עבודה עם אשף הדואר –שלב ג

בצד שמאל של המסך יופיע אשף הדואר. אשף זה יעזור לכם ביצירת התבנית ורשימת המכותבים. נבחר באפשרות הרצויה )מכתב , מעטפה או אחר( ונלחץ על לחצן "הבא"

בחלק התחתון של המסך.

שלב ב –עבודה עם אשף הדואר

בשלב זה עליכם להחליט האם תשתמשו במסמך הפתוח או תבנית מוגדרת מראש. נלחץ הבא להמשך.

בחירת הנמענים – שלב ג –עבודה עם אשף הדואר

כעת עלינו לבחור רשימת נמענים שהגדרנו מראש )האופציה הראשונה או השניה( אולהגדיר רשימת נמענים חדשה )הקלד רשימה חדשה( .

במידה ובחרנו ברשימה קיימת נלחץ על "עיון" בכדי לפתוח את קובץ הקיים.

להלן אופן הגדרת רשימה חדשה :

נבחר באופציה "הקלד רשימה חדשה".1

נלחץ על יצירה .2

נקבל את המסך הבא .3

כאן ניתן להזין נתונים של אנשי קשר\לקוחות. ליצירת לקוח\איש קשר חדש נלחץ על ערוך חדש, ניתן לעבור בין הלקוחות על ידי לחיצה הבא\קודם\ראשון\אחרון.

ניתן להגדיר באופן ידני את הפרטים שישמרו לכל לקוח על ידי לחיצה על התאמהאישית.

.נשמור את קובץ בתחתית החלון וסגורבסיום נלחץ על

סינון הנמענים

לאחר שניצור או נפתח את רשימת הנמענים, נוכל לסנן מי מכלל הנמענים יקבל אתהמכתב.

בכדי לעשות זאת נלחץ על עריכת רשימת הנמענים

ונקבל חלון המאפשר ביצוע סינון לרשימה. הסינון פועל באופן דומה לזה שבתכנתאקסל .

תזכורת : לחיצה על החצים מאפשרת ביצוע סינון, ניתן להגדיר סינון מתקדם על ידיבחירת האופציה "מתקדם" .

על ידי לחיצה על "הבא" 4נעבור לשלב

מיקום פרטי הלקוח\נמען בתוך המכתב

בשלב זה נוכל להוסיף את פרטי הנמען - כגון שם,טלפון, כתובת ופרטים נוספיםשהגדרנו )כגון חוב(.

אופן השימוש :

נמקם את הסמן בגוף המכתב, במקום בו נרצה שהמידע יופיע. נלחץ על בלוקכתובת או פריטים נוספים ונאשר.

5 שלב –נעבור לשלב הבא

סקירת המכתבים

כעת נראה את המכתבים מוכנים, נשתמש בחצים בכדי לעבור בין המכתביםונעבור לשלב הבא

הדפסה וסיום

כעת ניתן להדפיס את המכתבים או לערוך אותם בנפרד.