软件资产管理相关知识和实施方法介绍

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软件资产管理相关知识和实施方法介绍

北京2012.5


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软件资产管理知识（一）什么是（一）什么是软件资产管理软件资产管理

软件资产管理的定义软件资产管理， Software Asset Management ，简称 SAM ，是一种倡导以完善的管理模式和适当的技术支持体系，将软件作为企业的资产加以科学统筹管理的流程和方法。

政府机关、企业和其他组织在其内部对软件资产进行有效管理、控制和保护的基础架构和流程，涉及从软件采购、分发、部署、维护、开发、到报废淘汰的整个生命周期。


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软件资产管理知识对企业的三大作用

防范风险控制成本竞争优势1 、法律风险；2 、 IT 运营风险；3 、财务风险；4 、公众形象受损的风险。

1 、防止过量采购，降低购买成本；2 、节约信息系统管理与支持服务的成本。

1 、提升运营效率；2 、生产力最大化；3 、信誉保障（综合竞争力得到增强）。


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SAM 基本生命周期

采购（自主研发）

入库

入账

分发（领用）安装

使用维护（升级、打补丁等）处置（卸载、删除、报废等）

软件资产管理知识


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软件资产管理知识软件资产的范围（ SAM 管的是什么）

资产类型具体内容软件使用权

（区别于固定资产管理）

完全所有权（如内部开发的信息化产品）和许可证（大多数外部获得软件，无论是商业或开放源码）使用中的软件含有知识产权的软件（包括软件制造商和开发商提供的原始软件、软件构造版、安装和执行的软件）

软件载体各类介质的母拷贝等、安装密钥等


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软件资产管理有关指导文件1 、关于进一步加强中央行政事业单位软件资产管理工作的通知（国管资【 2010 】 491 号）2 、财政部关于进一步规范和加强政府机关软件资产管理的意见（财行【 2011 】 7 号）3 、关于印发《中央行政事业单位软件资产管理暂行办法》的通知（国管资【 2011 】 280 号）


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财政部关于进一步规范和加强政府机关软件资产管理的意见

配置环节（管理）使用环节（管理）

国管局《中央行政事业单位软件资产管理暂行办法》

处置环节（管理）

政府机关、行政事业单位软件资产管理的基本流程


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软件资产的界定《中央行政事业单位软件资产管理暂行办法》第一章总则第三条

本办法所称软件资产，是指以软件载体、许可、信息化成果的拷贝 ( 含文档资料 ) 等形式存在的，单位价值在 500 元以上的资产，或者授权使用期限一年以上的批量同类资产：软件资产载体包括光盘母拷贝、软磁盘母拷贝、硬盘母拷贝、移动存储母拷贝、互联网下载文件的源文件等；许可证包括产品外包装或者载体盘面上的安装序列号、原始设备制造商产品的内置信息，以及电子文档格式的授权码等。


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软件作为一种资产软件资产的分类核算管理

财政部明确指示，三类软件资产按照GB/T 14885-2010 的有关规定，以“电子计算机及其外围设备类”登记入账（代码 715000 ），三类软件包括：

1.采购的商业软件；2.自行开发或升级的软件；3.统一配发使用的软件（视为无偿调拨的固定资产）


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政府机关与企业中，软件使用的特点1.所谓软件采购，实际购买的是使用权；2.软件的使用权，除了明确指出的，几乎全都是指定版本的终身授权使用；3.大部分软件产品的授权条款中，都不包含转授权的权利；4.批量采购软件授权，多数以计算机的台数为基准，常态化的采购多发生于升级与维护；5.切记“合同到期”不等于“授权到期”。


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软件资产的处置国管局在《暂行办法》中明确指示，符合下列条件之一的软件资产可以处置：1.闲置的；2.达不到业务要求需要淘汰、报废、删除的；3.版本陈旧已不再使用的；4.已超过授权期限，无法使用的；5.其他特殊情况需要处置的。


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报废不包括报废包括协议或服务到期后停用（主要有卸载、删除等，需续签协议或采购新品）

载体损毁软件程序因病毒、误操作等意外而损毁的

版本过久或不满足工作要求的合同到期（不是授权到期）


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软件资产管理知识（二）（二）国际标准国际标准ISO/ISO/

IEC197IEC1977070

ISO（国际标准化组织）和IEC（国际电工委员会）为全世界标准化建立专业体系。软件资产管理的国际标准ISO/IEC 19770-1 由上述组织联合编写，发布时间是2006 年 3月； 19770-2 于2009年底发布； 19770-3尚在研发中。


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软件资产管理知识 ISO/IEC 19770体系（国际标准）

ISO/IEC19770-1：以 ITIL(信息技术基础构架库 ) 的 SAM最佳实践为基础；定义有效的 SAM过程需求；支持 ISO/IEC20000:2005并与其合作

ISO/IEC19770-2 ：软件识别标签 , 通过号召软件发行人提供一致的数字标签形式的产品标识改进软件清单管理

ISO/IEC 19770-3：软件授权标签，要求软件发行人在标签中提供可跟踪的软件许可证元素，这些许可证元素使得软件许可证的遵从管理更加方便


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软件资产管理知识（三）需要（三）需要重点注意的重点注意的几个问题几个问题

与软件正版化的关系.

软件的许可使用

国内外的 SAM 工具

软件正版化是软件资产管理的基础软件资产管理是软件正版化的重要手段

软件资产管理的核心内容就是对单位内部使用的软件许可证及其授权状态的管理。

微软铁必福斯曼金山


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软件资产管理在实际操作中的通用步骤认识软件资产管理并组建团队；定期进行全面的软件资产清查盘存；建立软件资产管理制度，规定管理方式和负责人；设立监督和培训机制，保证长期、有效地执行软件资产管理。


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软件资产管理实施方法

以本次企业SAM试点为例


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软件资产管理全流程示意图



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企业软件资产管理实施方法第一阶段

第二阶段

第三阶段

摸底调查与培训（已全面结束）

运行一段时间后调整和持续改进

实施企业软件资产管理驻点工作

前期沟通内部培训硬件清查账实比对建制提议

持续改进

基本步骤

三大阶段


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（一）成立工作团队

1. 明确软件资产经理2. 由 IT人员、财务人员、行政人员组成团队3. 成立操作组、财务组、管理组

企业软件资产管理实施方法


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各工作组各工作组明确分工明确分工各司其职各司其职 IT 人员构成操作组，负责执行软件清查、核对授权许可情况，得出数据统计定期上报；财务人员构成财务组，主要参与软件采购的预算、汇总、对账工作；行政人员划归管理组，由软件资产经理领衔，协调各部门的工作，撰写统计分析报告，对企业软件资产进行全面、有效管理。

软件资产经理是实施软件资产管理工作的总负责人。



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没有分支机构或采用单一局域网络系统的团队组织架构图

SAM团队建设企业软件资产管理实施方法


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多分支机构、多办公地点的机构出现多局域网分开管理情况的团队组织架构图

SAM团队建设企业软件资产管理实施方法


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( 二 )硬件中所装软件的清查

（ 1）手工统计（ 2）发放问卷（ 3）使用工具


【清查硬件有三种方法可选】


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清查流程示意图

注：此流程适用于自查


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（（ 11 ））手工统计手工统计待查计算机处于非工作状态。打开 Windows 控制面板的添加 /删除程序，逐一记录每个软件的信息（软件名称、版本、发行商、占用硬盘空间等），并对一切涉及当前软件列表的内容进行分页截图（包括 Program Files 系统文件夹处于“列表”显示状态下的最大化截图）。此处可使用键盘自带的截屏按键（ Print Screen ），也可借助外部工具软件。所得数据记录与图像文件通过内网传输或外接移动存储器的方式采集；上述条件无法满足的涉密机，应采用数码设备正对显示器拍摄的方式获取截屏。

其特点是可查软件种类齐全、安全性高，但过于费时费力。



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统计表实例


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（（ 22 ））发放问卷发放问卷若采用发放问卷的方式，首先要保证问卷内容详尽充实，尽可能简化弱化提问，多出选择甚至判断题，以求信息采集的通畅；其次，每机一份独立问卷，相应的填写人应签名保证所填内容的真实性，因故无法为所用计算机填写问卷的，应由部门负责人指定人选代替；此外，以部门为单位，部门负责人应核对问卷的可靠性之后，签字确认，再提交给操作人员进行下一阶段工作。

这种方法的优点是简单直接、可操作性强、安全性强；缺点是真实性差、准确性差，有可能存在虚报、漏报、错报的情况。



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（（ 33 ））使用工具使用工具

金山、微软、铁必福斯曼都等有相关软件产品。一般情况下，对于联网计算机使用软件情况只需在主控端运行一次软件即可全部扫描、收录。未联网的计算机（财务的外网隔离机器，部分笔记本电脑）则可使用 U盘运行软件进行扫描，之后将数据汇总。

这种手段的优点是快捷、精确、真实性强、抗干扰性强；缺点是不全面、安全性低、工具种类少且功能尚不理想。



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采集工作完成之后，操作员将获得的全部数据进行整合处理，例如用统一的 EXCEL模板整理出清查统计表，涵盖了计算机编号、各软件名称、版本号、（序列号、）发行商、占硬盘空间大小等信息。如部分采用问卷调查，则单独提交问卷调查分析报告，汇总统计各项数据。对重要数据缺失、不详或存疑的，可对该设备进行复查。


整合数据


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（三）账实比对

账实比对，即账目和实物核对。该项工作由财务组和管理组完成，旨在核对软件采购财务记录和软件实务管理情况，确定单位软件资产是否存在流失或冗余等情况。账实比对虽无法列举单位使用软件的具体情况，但能反映出单位使用软件的全貌，是验证硬件设备清查结果的必要步骤。



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通过分析账实比对结果，大致会出现下列几种情况：（登记采购数为 S ；清查所得数为 A ；已部署启用在案数为 B ，闲置数为 R ）A=B=S ， R=0 ，说明相关合规软件无库存，均在使用；A=S-R ， A=B ，说明相关合规软件库存剩余准确，软件资产管理良好；A<S ，说明可能存在软件冗余；A>S ，说明可能存在过量使用或盗版现象等；若 A<B则可能存在软件私用，若 A>B则可能存在过量使用或盗版现象；若 B+R<S则可能存在相关资产的流失。



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1. 有采购计划的，工作组将比对“计划购买”与“实际使用”的数量差值，可推导出企业需求的合理性。 2. 通过购货发票，将反映出企业财务记录与软件资产投入的实际情况，可避免今后存在账目漏登、混乱、不清晰，以及资产流失等漏洞。 3. 通过软件保管记录，工作组将掌握软件载体和授权的留存情况，软件授权的库存与实际安装数量的匹配度，可反映出企业实物管理层面可能存在的流转和保管问题。 4. 软件授权许可，工作组将比对软件厂商原始授权与实际安装情况的吻合度和差异，反映出企业使用软件的整体合规性。 5. 有部署情况表的，可以比对出企业软件使用现状与其既有制度的匹配情况，看出其软件资产管理的成熟度。



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软件资产经理和管理组负责起草清查统计报告，在报告中以数据分析的形式向领导层汇报本公司软件资产的整体情况、具体包括使用的清查手段、清查时间、清查覆盖度、现有终端使用各类软件基本数据、统计周期内新增软件资产财务数据、现有软件载体和授权许可等留存情况，以及现有的软件资产管理现状分析。最后，将账实比对结果进行量化统计，提出企业现有各类软件是否存在冗余、流失情况，涉及的具体数额和金额，并对员工使用软件行为、企业未来软件资产管理制度体系建设、企业采购软件规划给出科学合理的意见和建议。并可通过数据比对，进一步强调软件资产管理的重要意义。


撰写报告


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（四）盘存软件资产

清查工作完成后，机构对现阶段自身已有软件和管理水平有了较为全面的了解，接下来应由操作组和管理组做好软件资产的盘存工作。从根本上讲，清查和盘存是相辅相成的：清查完毕本来就会生成统计结果，而盘存工作也离不开随时更新的数据。本章节在此着重强调软件资产数据表的建立与维护。



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建立软件资产管理记录表

为软件资产建立专门数据库，储存所有软件的全部相关信息，是科学的管理手段，对于软件资产管理策略的成功推行非常关键。如果没有成功地设计、开发、实施以及维护一个精确的软件资产管理数据库并使其从实时基础架构中自动升级，就很难进行有效的软件资产管理。现阶段，在尚未采购或独立开发出适当数据库的情况下，可以由操作组和管理组先建立《软件资产管理记录表》。《软件资产管理记录表》至少应包含以下部分：①软件载体留存：标明软件载体流转与库存信息。②软件授权留存：标明企业所有的软件资产授权留存信息，以及分别的授权许可方式。③软件流转情况：该子项中，标明使用者从软件资产的转出、安装、转入、处置、盘盈、盘亏等环节中，涉及的企业正在使用的软件相关信息。④硬件设备关联情况：把软件资产和所装入硬件设备进行关联。



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建立软件资产管理记录表



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（五）建立软件资产管理制度

软件资产经过清查盘存，可以初步构成一套较为完备的数据管理体系。为保障企业对软件采购、使用、管理的科学性、合理性，必须建立一套软件资产管理制度，来约束员工的行为、控制资源的流转、最大限度地降低各种风险和成本并提升企业的整体竞争力。在制度建立初期可仿效固定资产的管理模式，从确定需求、审批预算、采购分配，到领用使用、退还报废等环节，把软件资产整个生命周期科学地、透明地管理起来。



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可根据自身实际建立软件资产管理制度体系，并应涉及软件采购、分发、维护、使用及报废等各环节和方面。建议制定《软件资产管理规范》，该规范包括单位界定软件资产的种类、门槛、管理部门、采购配置、领用归还、统计评估、清查盘存、监督责任等一般性规范。此外，可根据实际起草系列配套文件，包括《软件资产维护与保管细则》、《软件资产采购和资金审批管理细则》、《员工使用软件产品管理办法》、《软件资产经理职责》、《软件资产管理运行监督规范》等，进一步明确各环节和流程中的工作细节和职责，并严格按照制度的要求执行软件资产管理。

软件资产管理实施方法（五）建立软件资产管理制度


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（六）巩固与监督制度运行

1 、将已建立的软件资产管理制度和监督制度纳入管理部门的日常考虑内容和预算管理规划中。2 、设置长期性的岗位，负责协助软件资产经理进行软件载体和授权许可的保管、《软件资产管理记录表》或数据库的更新维护并按制度要求规定提交单位软件资产的最新数据分析报告。3 、定期组织员工培训。4 、按照预算年度，合理实施采购。



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中国版权保护中心马立海中国版权保护中心办公室负责人推进使用正版软件工作部际联席会议办公室企业软件资产管理试点项目组负责人

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