第二章 系统管理模块第二章 系统管理模块

会计信息化会计信息化

本章学习目标 初步了解用友 ERP-U8 系统，从而根据本单位的具体情况创建用户和相应账套、年度账处理、引入和输出会计数据。

任务一 注册系统管理 任务二 账套管理 任务三 用户及权限管理 任务四 年度账管理 任务五 系统安全管理

任务一 注册系统管理任务描述：安装好用友 ERP-U8 系统要先注册

系统管理一、系统管理概述二、系统管理的主要功能三、系统管理与其他子系统的关系四、系统启用的基本流程五、注册系统管理

一、系统管理概述 用友 ERP—U8 系统由多个子系统组成，系

统需要一个平台对账套的建立、修改、删除和备份，用户的建立、角色的划分和权限的分配等，系统管理就是这样的一个平台，系统管理使用对象是企业管理人员（即系统管理员 admin ）或账套主管。

二、系统管理的主要功能 1. 账套管理 : 对账套的统一管理，包括建立、修

改、引入和输出 ( 恢复备份和备份 ) 。 2 ．操作权限管理 对用户及其功能权限实行统一管理，设立统一的

安全机制，包括用户、角色和权限设置。 3 ．年度账管理 对年度账的管理，包括建立、引入、输出年度账，

和结转上年数据，清空年度数据。 4 ．设立统一的安全机制 在系统管理中，可以监控并记录整个系统的运行

过程，设置数据自动备份、清除系统运行过程中的异常任务等。

三、系统管理与其他子系统的关系系统是用友 ERP-U8应用系统的运行基础，

它为其他子系统提供了公共账套、年度账，各子系统的用户也需在系统管理中统一设置并分配权限。

四、系统启用的基本流程 1 ．新用户操作流程图 安装财务软件→ 启动系统管理模块，以系统

管理员 admin 身份登录→设置用户、角色→ 新建账套→ 设置用户、角色权限→在应用平台启动各个模块→ 进行业务处理

2 ．老用户操作流程图 启动系统管理模块，以账套主管身份登录→

建立下一年度账→结转上年数据→启动其他系统→进入新年度操作

五、注册系统管理 任务描述：以系统管理员登录系统管理平台

单击开始

单击程序

单击系统服务

单击用友ERP—U871

单击系统管理

单击系统 /注册

输入操作员为系统管理员 admin

输入密码

输入确定

相关知识：第一次运行系统管理员默认为admin，口令为空。系统允许以两种身份注册进入系统管理：一是以系统管理员的身份，二是以账套主管的身份。系统管理员从事系统总体控制、设置并负责修改管理员密码，设置账套主管，建立账套，引入和输出账套，管理该系统中的所有账套。账套主管负责所选账套的维护工作以及该账套用户权限的设置。

任务二 账套管理 任务描述：以系统管理员建立账套，账套主

管修改账套内容，并将账套输出或引入 一、建立账套 二、修改账套 三、账套的引入与输出

一、建立账套 任务描述：衡阳大昌有限责任公司（简称衡阳大

昌），位于衡阳市高新技术开发区 228 号， 2009年 12 月开始使用电算会计，账套号为 001 ，邮编100001 ，联系电话 010-62500188 ，法人代表为程营，账套主管为李财，《税务登记证》登记号为 110106005566099 ，为增值税一般纳税人。本币为人民币（ RMB ），行业为工业，采用新会计制度科目进行财务核算。核算要求存货、客户、供应商均进行明细分类核算，有外币核算。

以系统管理员身份注册进入“系统管理”界面只有系统管理员才有权建立新账套。

单击账套（ A） /建

立

①输入账套信息 输入账套号

输入账套名称

输入账套路径输入启用会计期

单击下一步

②输入单位信息 输入单位名

称等信息

单击下一步

单位名称为用户单位的名称，必须输入，其他各项为可选项

③输入核算类型 输入本币代码输入本币名称选择企业类型

选择行业性质

选择账套主管

单击下一步单击打勾

④输入基础信息 单击打勾选择存货、客户、供应商是否分类，

有无外币核算

单击完成

选择“是”

⑤分类编码方案设置

输入修改数字

单击确定

⑥定义数据精度 输入小数位数

单击确定

二、修改账套任务描述：如发现建立账套时有错误，如何进行修改实现方法：以账套主管的身份注册登录到“系统管理”界面，单击“账套” /“修改”，即可修改账套的相关信息，修改完毕后，单击“完成”按钮，系统弹出“确认修改账套了么？”提示对话框，单击“是（ Y）”按钮，确定分类编码方案和数据精度定义即可。

相关知识：只有账套主管才有权修改相应的账套。可以修改的信息主要有：账套信息中账套名称、单位信息中所有信息、核算信息除企业类型和行业性质名，其他不允许修改。账套分类信息和数据精度信息可以修改全部信息。账套启用后的核算信息和基础设置信息不允许修改。只有没有业务数据的会计期间，才可修改账套中本年未启用会计期间的开始日期和终止日期。

三、账套的引入与输出1．账套的引入任务描述：将已建立的好账套资料存入本地计算机。

单击账套（ A） /引

入选择引入账

套的文件单击确定

2．账套的输出

任务描述：下机前将所建账套予以输出

单击账套（ A） /输

出

选择输出账套

如删除账套则单击打勾

单击确定

单击选择存储文件夹

单击确定

任务三 用户及权限管理 任务描述：在使用会计电算化必须设置相应的

财务人员并进行合理的分工 一、角色管理 二、用户管理 三、权限设置

001 账套有 3 位会计电算化用户并进行合理的财务分工

002 李财 账套主管 003 唐清 出纳 004 李财 总账会计

一、角色管理 角色是指在单位管理中拥有某一类职能的组织，可以是实际的部门，也可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。实际工作最常见的会计和出纳两个角色。

角色的管理包括角色增加、删除、修改等维护工作。

实现方法： 1 ．以系统管理员的身份注册进行系统管理，单击“权限” /“ 角色”，打开“角色管理”对话框。

2 ．单击“增加”按钮，打开“增加角色”对话框，输入角色编号和角色名称。

3 ．如果要修改角色信息，单击“修改”按钮，对当前所选角色进行编辑修改（编号不能修改）

4 ．如果要删除角色信息，单击“删除”按钮，系统弹出信息要求确认，用户确认后即可删除。

二、用户管理 用户是指有权限登录系统，对应用系统进行

操作的人员，即通常意义上的“用户”。只有设置了具体的用户并赋予权限后才能进行相关操作。

用户管理主要完成用户的增加、删除、修改等维护工作。

任务描述：依据案例 2 增加 3 个用户。

单击权限 /用户

单击增加

输入编号、姓名等信息

单击增加

相关知识：只有系统管理员才有权限设置用户，所设置的用户一旦被使用，便不能被修改和删除。用户的编号、姓名必须唯一，即使不同的账套，用户的编号、姓名也不能重复。

应用拓展：修改或删除用户：选定待设置的用户后，单击“修改”或“删除”按钮即可。所设置的用户一旦使用，便不能被修改和删除。

三、权限设置 用友 ERP-U8 系统提供了权限的集中管理功

能，可以实现三个层次的权限管理：功能级权限管理、数据级权限管理、金额及权限管理。

任务描述：在系统中进行功能及权限管理。 001 账套主管是李财，出纳唐清拥有001 账套总账系统中出纳管理权限，会计钱红拥有 001 账套总账系统中除出纳外所有权限。

设置账套主管：以系统管理员登录

单击权限 /权限

选择欲设置权限的操作员

选择欲设置账套

设置账套主管单击打勾

设置一般操作员：以系统管理员或账套主管登录

选择欲设置权限的操作员

选择欲设置账套单击修改

在相应系统前单击打勾

单击确定

相关知识： 1 ．功能及权限管理：包括各功能模块相关业务的查看和分配权限。 2 ．数据级权限管理：该权限可以通过两个方面进行控制，一是字段级权限控制，另一个是记录级的权限控制。如设定某用户只能录入某一种凭证类别的凭证。

3 ．金额及权限管理：用于完善内部金额控制，实现对具体金额数量划分级别，对不同岗位和职位的操作员进行金额级别控制，限制他们制单时可以使用的金额数量。

4 ．会计软件系统中只有系统管理员和账管主管有权进行权限设置，系统管理员可以指定某账套的账套主管，也可对各个账套的用户进行授权。而账套主管只可以对所管辖账套的用户进行权限设置。

在设置用户权限前，最好先建立系统核算账套。 如果对某角色分配了权限，则所有属于此角色的用户自动拥有此角

色所具有的权限。

5 ．用户工作权限划分的基本原则是： （ 1 ）不相容的职权必须分隔。如记账凭证制单和审核不能是同一个人。

（ 2 ）不相容的岗位必须分隔。如出纳不能兼任记账凭证的输入。

（ 3 ）不同的处理层次一般应该分隔。如凭证的输入和记账、结账等工作一般应分隔。

（ 4 ）需要重点保证数据安全的工作应与其他工作分隔。如支票由专人管理。

（ 5 ）其他制度特别规定需要分隔的岗位应分隔。如系统开发、维护人员不应进行日常业务处理。

任务四 年度账管理 任务描述：一个单位使用会计电算化一年后

需要结转上年数据至本年。 一、建立年度账 二、清空年度数据 三、引入和输出年度账 四、结转上年数据

一、建立年度账 年度账的建立是在已有上年度账套的基础上，通过

年度账建立，将上一年度基本档案信息结转到新的年度账中。

实现方法：以账套主管身份注册，选定账套，进入系统管理界面，单击“年度账 /建立”，系统显示两项不能修改操作的项目：账套和会计年度。单击“确定”即建立年度账。

相关知识：只有建立了一年度的账套后，才能建立下一年度的年度账。

二、清空年度数据 当用户不希望上年度的余额或者其他信息全部转到

下一年度，可使用清空年度数据的功能将年度数据清空。

实现方法：以账套主管身份登录系统管理后，单击“年度账 /清空年度数据”。，在“会计年度”下拉列表中选择要清空的年度账的年度，单击“确定”，然后依据系统提示再次进行确认，确认后系统进行清空年度数据操作。

相关知识：清空年度账只是清空数据并不清除基础设置、档案的内容。

三、引入和输出年度账 此两项与账套的引入和输出的含义基本相同。只不过，此处针对某一年度账而言。年度账的备份数据下是年度开始至备份时刻的所有数据，如 1 月份启用，现在是 10 月份，由年度账数据是 1 月至 10 月份所有数据。

四、结转上年数据 根据会计制度规定，每年年末，启用新年度账时，

将上一年度相关账户的余额结转到新年度账中。在结转上年数据之前，先要建立新年度账。

实现方法：以账套主管身份执行“年度账 /结转上年数据”。

相关知识：如果同时使用采购系统、销售系统、应收应付系统，只有供应链产品执行上年数据结转后，应收应付系统才能进行；如果同时使用了工资、固定资产等系统，只有这些系统执行完毕后，才能结转总账系统。

任务五 系统安全管理任务描述：系统运行后需进行相应的安全设置。

一、系统运行监控

二、设置自动备份计划

三、注销当前操作员

四、上机日志

一、系统运行监控 以系统管理员身份注册进入系统管理后，系统管

理界面的功能列表分为两个部分：在上一部分列示的是正登录到系统管理的子系统，下一部分列示的是登录的操作员在子系统中正在执行的功能。

二、设置自动备份计划 任务描述：为保障系统数据安全，需要

财务数据进行，系统设置自动备份计划功能。

单击系统 /设置备份计划

单击增加

输入相关内容并选择账套

单击增加

相关知识：①备份应该每天关机前进行。备份的软盘保存到下次系统运行时为止。最好采用数据磁带或可擦写光盘进行日常备份。②每次备份都应该在软盘标签上写时备份时间和责任人。③心具有数据输入或系统设置权限的人员都应该有数据备份权。

三、注销当前操作员任务描述：当您需要离开或以一个新的操作员注册进入，以启用其他功能，需要将当前操作员从系统管理中注销。实现方法：单击“系统” /“注销”，就可以将旧的注册注销掉，然后单击“系统” /“注册”重新进入。

单击系统 /注销

四、上机日志任务描述：查询操作员的操作记录实现方法：以系统管理员身份进入系统管理，单击“视图” /“上机日志”，找开“日志过滤”对话框，录入或选择过滤条件，即可查看符合条件的上机日志。

单击视图 /上机日志

输入日期等信息

单击确定

可能出现的问题与解决方案1．为什么不能以账套主管的身份注册系统管理？如果是第一次使用该系统，在第一次登录时，必须以系统管理员 admin身份注册系统管理，在建立账套和指定相应账套主管后，才能以账套主管的身份登录系统管理。2．为什么不能修改年度账中信息？可能是系统管理员的身份注册登录系统管理的，只有账套主管可以修改年度账套中的信息，系统管理员无权对其进行任何修改。

本 章 小 结用友财务软件系统管理设置包括设置和修改密码、设置操作员和账套主管、其他基础信息的设置等。在系统管理模块中，单击“系统”—“注册”，允许以系统管理员（ admin，第一次密码为空）的身份注册进入系统管理，在密码栏中输入正确的密码，并将“改密码”选项框选中后按“确定”按钮。在“权限”—“用户”中增加、删除操作员；在“权限”—“权限”设置操作员的权限。账套管理工作包括建立账套、年度账处理、引入和输出会计数据等操作。

作业： 课堂作业：练习题一至三大题。 课外作业：练习题四大题。 上机练习：任务 2-1 、 2-2 、 2-3

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