ПОНЯТТЯ ЖИТТЄЗДАТНОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ

Життєздатність ОГС це -

Її спроможливість:

Удосконалювати свій організаційний розвиток заради того, щоб продовжувати діяти для своєї цільової групи;

Максиматизувати вплив через надання якісних послуг та товарів;

Мінімізувати фінансову вразливість; та

Залучати інституційну та фінансову підтримку з різноманітних джерел.

Іншими словами,

життєздатність складається з спроможності ОГС визначити відповідну місію, слідувати належним практикам менеджменту та мати диверсіфіковані джерела надходжень, що забезпечать ефективну діяльність та надання якісних послуг своїм клієнтам

МЕНЕДЖМЕНТ ОГС

Управління/Менеджмент

Управління стосується визначення бачення, місії, стратегічних напрямків розвитку, політик в організації.

Менеджмент - керуючись засадами визначеними органами управління організації проводити щоденне їх втілення через реалізацію програм та політик

Функції менеджменту - І

1. Комунікувати очікування - місію, стратегію, політики - персоналу

2. Адмініструвати щоденну роботу по втіленню програм, направлених на виконання очикувань

3. Дотримуватись законів/регуляцій

4. Звітуватись правлінню/загальним зборам

Функції менеджменту - ІІ

5. Забезпечити ефективне виконання програм та використання ресурсів, особливо адміністративних витрат

6. Вчитись на досягненнях та помилках

7. Регулярна оцінка роботи персоналу

ЗАГАЛЬНІ ПОЛІТИКИ

Загальні політики

Привітання

Офіційні (робочі) мови в офісі

Політика відкритих дверей

Політика рівних можливостей при працевлаштуванні

ЗАГАЛЬНІ ПРОЦЕДУРИ

Планування

1. Стратегічне планування

2. Оперативне планування:

Річне

Квартальне

Місячне

3. Фінансове планування

Стратегічне планування

Термін дії стратегічного плану

Коли і у які терміни відбувається стратегічне планування (процес)

Хто залучається до планування

Затвердження стратегічного плану

Оперативне планування Річне – на основі стратегічного плану; затверджується КИМ і КОЛИ???

Розробляється директором

Рівні – проекти / розвиток організації

Квартальне - ????

Місячне – на основі річного плану; керівниками проектів та директором; затверджується директором та правлінням

Фінансове планування

Щорічно

На основі оперативного плану

Розглядається та затверджується загальними зборами/ правлінням

План на утримання дирекції - правлінням

Щомісячно – менеджерами проектів, директором та затверджуються у фінансового директора та директора організації

ЗВІТУВАННЯ

Звітування

Річний звіт

Звітність по проекту(ам): описова та фінансова

Місячні звіти

Тижневі

Річний звіт - МЕТА

Інформувати, звітуватись, презентувати діяльність організації, направлену на реалізацію завдань відповідно до її місії та стратегічних цілей клієнтам, партнерам, членам та суспільству в цілому, або

Поінформувати громадськість про вклад ОГС в розвиток громади/суспільства;

Продемонструвати значимість та надійність організації клієнтам, партнерам, владі

Чому потрібен річний звіт ОГС

Проаналізувати діяльність та її результати ОГС за рік, оцінити сильні та слабкі сторони та врахувати їх при плануванні;

Створити в ОГС систему збору інформації про її діяльність;

Підвищити цінність організації в очах співробітників, членів; зробити їх причетними до досягнень ОГС; підвищити їх мотивацію.

Структура звіту Обкладинка

Звернення (засновника, директора, голови правління/наглядової ради)

Зміст

Короткий вступ (історія ОГС, місія, напрямки та види діяльності, цільові групи, цінності та принципи діяльності)

Презентація результатів

Фінансовий звіт

Висновок аудитора

Деталі про організацію

Подяки/список донорів, партнерів

Контактна інформація

Презентація результатів КІЛЬКІСНА:

Кількість програм/проектів

Регіони діяльності

Партнери

Кількість клієнтів/учасників

Кількість видань

Кількість звернень

Співробітники/волонтери (години)

Презентація результатів ЯКІСНА:

Опис послуг

Історії клієнтів/співробітників/волонтерів

Вплив на громаду/суспільство:

Вирішення проблем

Зміни в житті цільових груп

Покращення якості послуг

Збільшення видів та кількості послуг

Покращення доступності послуг

Поширення досвіду

Результати та висновки досліджень

Коментарі партнерів/донорів

Звітність по проекту

Описовий

Фінансовий

Місячні звіти

Описовий

Фінансовий

! При подачі місячного звіту треба надати:

a. Табель

b. План роботи на наступний місяць

c. Фінансовий запит на наступний місяць

Необхідно установити термін подачі місячного звіту, наприклад – до 5 числа

Формат місячного звіту 1.Місяць/рік/прізвище, ім’я та по-батькові:

2.Що і по якій програмі зроблено

Назва програми/Етап виконання/Що зроблено/Коментар

3.Цікаві новини/зустрічі/власному житті

Назва події/Коли відбулася/Яка Ваша участь/Коментар

4.Пропозиції

5.Плани на наступний місяць

Назва програми/Етап виконання/Що планується/Коментар

Тижневий звіт

Звіт про діяльність

Мета – підвести підсумки роботи (зібрати кількісні дані), запланувати діяльність (ресурси) на наступний тиждень

Як:

заповнення електронної форми

проведення тижневих нарад

МОНІТОРИНГ ТА ОЦІНКА

АУДИТ

Моніторинг та оцінка:

Програм

Організаційного розвитку

Аудит:

Проектів

Організації

ПОЛІТИКА

ВНУТРІШНЬОГО КОНТРОЛЮ

Складові Мета та загальні правила

На кого поклалені функції внутрішнього аудиту

Відповідність вимогам донорів

Конфідиційність інформації

Відносини з державними посадовцями

Протидія хабарництву

Політика щодо зловживань

Перегляд, схвалення та підпис

Розподіл повноважень

Отримання погоджень на оплати та переказ коштів

Політична діяльність

Безпека фінансових даних

Використання капіталу

Конфлікт інтересів

Інші політики контролю

Розподіл повноважень Загальні обов’язки Головний

відповідальний

Схвалення

Оновлення політик та

процедур

Виконавчий директор Рада

Питання, пов’язані із

донорами/спонсорами

Президент/Виконавчи

й директор

Рада

Підготовка фінансових

звітів

Фінансовий директор Президент/виконавч

ий директор

Підготовка щомісячних

фінансових звітів

(балансів)

Фінансовий директор Президент/виконавч

ий директор

Перегляд бюджету

проекту та

погодження/схвалення

Менеджер проекту Президент/виконавч

ий директор

Розподіл повноважень Конкретні обовязки Перший рівень

контролю

Другий рівень

контролю

Компенсація витрат

працівників

Президент/виконавчий

директор

Бухгалтер

Платежі за проектами Менеджер проекту/директор Бухгалтер

Безготівкові платежі Менеджер проекту/директор Бухгалтер

Дрібна каса Адміністративний помічник Бухгалтер /Директор

Інвентаризація та

амортизація

Фінансовий директор Бухгалтер

Підготовка фінансових звітів

для донора

Менеджер проекту/

Фінансовий директор

Бухгалтер

Перевірки виписок з

банківського рахунку

Фінансовий директор Бухгалтер

Табелі Працівник / Виконавчий

директор

Безпосередній

керівник/бухгалтер

Безпека фінансових даних

План Пояснення

Щодня Кожного дня створюються резервні копії усіх записів мережі з серверів у кейсі. Цей кейс зберігається два тижні у серверній кімнаті. Після двох тижнів кейс використовують знов для запису нової інформації.

Щотижня Кожного понеділка кейс з резервною копією за минулу п’ятницю відправляється у спеціальний сейф, який знаходиться у ІТ-службі/спеціаліста. Кейс за попередній тиждень виймається з сейфу та повертається до офісу для використання.

Кожного місяця

Створюються резервні копії усіх серверів мережі на дисках, які потім зберігаються у сейфі впродовж трьох років.

КАДРОВА ПОЛІТИКА

Політика найму та роботи працівників

Класифікація працівників

Права та обов’язки працівників

Критерії відбору персоналу

Вимоги при наймі на роботу

Випробувальний термін

Посадові обов’язки

Збір та оновлення персональних даних працівників

Найм на роботу родичів

Найм на роботу членів

Найм на роботу членів Правління/ Наглядової Ради

Проведення нарад персоналу

Класифікація працівників Класифікація працівників

Пояснення Право на пільги

Постійні працівники Працюють без конкретної дати звільнення

Тимчасові працівники Прийняті на роботу на короткий час

Штатні працівники Працюють 40 або більше 40 годин на тиждень

Користуються усіма соціальними пільгами, мають право на лікарняний та відпустку

Штатні працівники, які працюють неповний робочий день

Працюють не менше 20 годин, але не більше 40 годин на тиждень

Користуються усіма соціальними пільгами, мають право на лікарняний та відпустку, які пропорціональні годинам, які вони працюють

(b) Працюють менше 20 годин на тиждень

Не користуються соціальними пільгами

Особливі працівники Їхня посада створюється для конкретної цілі, за запитом, на короткий або на довгий термін.

Користуються усіма пільгами в рамках своїх обов’язків, які пропорціональні годинам, які вони працюють.

Вимоги до працівників при наймі

Резюме

Рекомендації

Мінімальний вік

Посадові обовязки Назва посади Відповідальний перед: Відповідальний за: Співпрацює з: Завдання: Відповідає за: Необхідна кваліфікація: Оцінка ефективності (хто, як часто) Критерiї оцiнки успiшностi роботи:

Професійний розвиток працівників

Оцінка діяльності працівників

Підвищення кваліфікації

Просування по службі та переведення на іншу посаду

Оцінка діяльності працівників

Метою процесу оцінки діяльності працівника є:

Показати працівнику, як він виконує свою роботу

Сприяти комунікації та двосторонньому зв’язку між працівниками та організацією щодо очікувань та цілей

Забезпечення справедливого та послідовного методу встановлення заробітної платні

Засвідчення діяльності таким чином, щоб це допомогло майбутнім керівникам та полегшило переведення на іншу посаду, просування по службі та удосконалення планів

Бути інструментом для проведення тренінгів, планування та професійного росту

Оцінка

Хто проводить

Частота

Метод проведення

Інструмент

ДЕНЬ 2

Робота з волонтерами Залучення волонтерів (етапи):

оголошення конкурсу на посаду волонтера,

отримання резюме бажаючих працювати волонтером,

проведення інтерв’ю з ймовірними кандидатами у волонтери,

відбір фіналістів,

орієнтація волонтерів.

Робота з волонтерами Необхідні кваліфікації волонтера:

Бажання досконало виконувати завдання

Бажання навчатись

Можливість працювати в команді

Знання іноземних мов - бажане

Знання комп’ютерів – бажане.

Робота з волонтерами Переваги та вигоди роботи волонтером:

Можливість дізнатись, що таке ОГС і як вони працюють в Україні.

Можливість отримати нові навички, зокрема, адміністративні, мовні, комп’ютерні, навички ефективного спілкування, презентації та інші.

Можливість відвідувати зовнішні заходи, що проводить організація (конференції, семінари, тренінги).

Можливість набути практичного досвіду у роботі за проектами та адмініструванні офісу.

Права та обов’язки волонтерів

Права волонтерів:

Обов’язки волонтерів:

Відвідувати наради персоналу та отримувати інформацію про роботу організації.

Проходити професійний тренінг і розширювати свою діяльність в організації.

Брати рівноправну участь в роботі ТЦК і одержувати професійне ставлення з боку інших працівників, супервізора/директора.

Навчатись користуванню комп’ютером. Не менш ніж раз на 3 місяці отримувати

письмову або усну оцінку своєї роботи з боку виконавчого директора, а також рекомендації щодо подальшого розвитку.

Виконувати роботу, яка відповідає інтересам ТЦК.

За три тижні попереджати про вихід з організації.

Не розголошувати внутрішню інформацію про організацію.

Написання денних звітів. Написання тижневих звітів. Написання місячних звітів. Ведення табелю обліку

робочого часу волонтерів.

Оцінка роботи волонтерів

Оцінка діяльності волонтера проводиться 1 раз на 3 місяці та дається у письмовій та усній формі. Під час процесу оцінки:

проводиться аналіз та оцінка діяльності волонтера за період з останньої оцінки;

визначаються сильні та слабкі сторони волонтера;

надаються коментарі щодо подальшого професійного та особистого розвитку волонтера.

СТАНДАРТИ ТА ПРАКТИКИ РОБОТИ

РОБОЧИЙ ЧАС

Робочий час

Святкові та неробочі дні

Термін виплати заробітної плати

Графік роботи

Обід та перерви

Вимоги до обліку робочого часу

ПОЛІТИКА ОПЛАТИ ПРАЦІ

Філософія формування заробітної плати

Перегляд з/п

Оплата наднормової праці

Попередня виплати з/п

Фінансові стягнення

Страхування

ПОЛІТИКА ОПЛАТИ ПРАЦІ Оплачувана відсутність

Відпустка

Святкові дні

Невикористані дні відпустки та/або понаднормової праці

Лікарняний

Пологи

Неоплачувана відсутність

Сімейні обставини

Навчання

Хвороба

Особисті обставини

ЗДОРОВЯ ТА БЕЗПЕКА НА РОБОЧОМУ МІСЦІ

Політика безпеки

Перша медична допомога

Алкоголь та наркотичні речовини

Куріння

Утримання робочого місця

Прибирання в офісі

Ремонт

ВІДВІДУВАННЯ Відсутність на робочому місці

Робота в офісі у святкові та вихідні дні

Ключі від офісу

Відвідувачі

Забезпечення безпеки функціонування офісу

Особисте використання офісним обладнанням та телефоном

Зовнішній вигляд та особиста гігієна

Відшкодування витрат

КОМУНІКАЦІЯ ТА НАДАННЯ ІНФОРМАЦІЇ

Конфідиційність інформації

Захист особистих даних співробітників ОГС

Конфідиційна інформація щодо ОГС

Інформування ЗМІ

Спілкування з зовнішнім середовищем

Внутрішня комунікація

СТАНДАРТИ ПОВЕДІНКИ Кодекс етики та поведінки

Політика недопущення діскримінації за ознакою статі, віку, раси, етнічного походження, сімейного стану, світогляду

Політика щодо сексуальних домагань на роботі

Зловживання різними речовинами

Дисциплінарні акти

СТАНДАРТИ ПОВЕДІНКИ І

Партнерство

Фальсифікація та зловживання

Відносини з постачальниками

Власність продуктів діяльності

Участь у бізнесі за межами організації

Франчайз

Професійно-етичні норми діяльності

ЗАВЕРШЕННЯ РОБОТИ Завершення трудового договору

Звільнення за бажанням працівника

Звільнення за бажанням

Виплата компенсації

Інтерв’ю з працівником при звільненні

ВИКОРИСТАННЯ ОФІСУ, МАЙНА ТА ОБЛАДНАННЯ

Офісне приміщення

Офісне обладнання / Користування обладнанням (Оренда обладнання)

Ділові телефонні дзвінки (номери телефону/факсу, користування телефонами, умови користування офісним мобільним телефоном)

Користування електронною поштою в офісі

Користування обладнанням за межами офісу

Користування бібліотекою

ДОКУМЕНТООБІГ

Офіційні бланки

Брендова політика (окремий документ). Містить детальний опис всіх офіційних бланків, візиток, конвертив, папок тощо

Реєстрація документів

Уся вхідна та вихідна кореспонденція підлягає реєстрації. Реєстрацію кореспонденції здійснює секретар.

Пошта (поштова адреса)

Візитні картки

ВІДРЯДЖЕННЯ

Відрядження по місту

Відрядження в інші міста України

Відрядження за кордон

Маршрути та зв’язок з офісом під час відрядження

Офісний транспорт та виклик таксі

РОЛЬ ВИКОНАВЧОГО ДИРЕКТОРА

Завдання менеджера

Створення умов для співробітників з тим, щоб кожний міг зробити свій внесок у досягнення поставлених цілей перед організацією, а саме:

Маючи повноваження та статус здійснює функції менеджменту; виконує управлінські ролі; готовить, приймає рішення та організовує виконання управлінських рішень, щоб досягти цілей організації

Зміст діяльності менеджера

Планування

Організація

Координація

Мотивація

Контроль

Функції менеджера 1. Адміністративна функція: менеджер розробляє

та реалізує кадрову політику (комплектує штати, здійснює набір, навчання, розставлення та переміщення кадрів), а також реалізує усі загальні функції управління.

2. Стратегічна функція: полягає у плануванні як у сфері діяльності конкретного співробітника, так і організації в цілому

3. Експертно-консультативна функція

Функції менеджера І 4. Представницька функція: менеджер представляє свою організацію на різних рівнях

5. Виховна функція: єдність слова і справи менеджера; адаптація працівників до колективу; культура внутриорганізаційних відносин; створення і підтримка у колективі позитивних традицій.

6. Психотерапевтична функція: менеджер створює атмосферу психологічного комфорту у колективі, основними елементами якого є: відчуття безпеки у працівників; відсутність у працівників неспокою за майбутнє; оптимістичний погляд на події, що відбуваються у колективі; бажання зберігати членство в організації; впевненість у підтримці і захисті з боку керівництва та колег у складній ситуації

Функції менеджера ІІ

7. Комунікативно-регулююча функція: полягає у регулюванні і координації індивідуальних зусиль співробітників з метою створення упорядкованого організаційного процесу

8. Інноваційна: розробка і впровадження інновацій у діяльність організації, створення менеджером «інноваційної атмосфери» у колективі, стимулювання інноваційної активності персоналу.

Вимоги до менеджера

Скласти список наступних вимог до менеджера, а саме:

Професійні

Особисті

Ділові

Час – 15 хвилин

Контакти з підлеглими: принципи

1. Функції, обов'язки, права і відповідальність співробітників точно і однозначно визначено і зафіксовано у відповідних документах. 2. Кожен співробітник підлеглий одній особі, тобто своєму безпосередньому керівникові; передача повноважень без відома керівника не допускається. 3. Кожне завдання містить інформацію про те, хто його виконує, хто за нього відповідає, що і за який час повинно бути зроблено, яким має бути результат. 4. Цілі організації, досягненню яких сприяє своєю працею співробітник, вищі за цілі окремого напрямку/проекту і особисті прагнення співробітника.

Етика спілкування Підбадьорлива критика: «нічого, наступного разу зробите краще, а тепер — не вийшло»; Критика-похвала: «роботу зроблено добре, але тільки не для цього випадку»;

Критика-надія: «сподіваюсь, що наступного разу ви зробите цю роботу краще»;

Критика-аналогія: «колись я зробив точно таку саму помилку. Ну і було ж мені тоді від начальника»; Безособова критика: «У нашому колективі є ще працівники, які не справляються зі своїми обов'язками. Не будемо називати їхні прізвища»; Критика-співпереживання: «Я добре вас розумію, проте і ви зрозумійте мене, адже роботу не зроблено»; Критика — занепокоєння: «Я дуже стурбований станом справ, який склався, у таких наших товаришів, як...»; Критика-зауваження: «не так зробили. Наступного разу порадьтесь»;

Етика спілкування І • критика-натяк: «Я знав одну людину, яка зробила точно так само, як ви. Потім йому було погано»; • критика-здивування: «Невже ви не зробили цю роботу? Не чекав»; • критика-співчуття: «Я дуже шкодую, проте повинен зазначити, що роботу виконано неякісно»; • критика-побоювання: «Я дуже побоююсь, що і наступного разу роботу буде виконано на такому самому рівні»; • конструктивна критика: «Роботу виконано неправильно. Що маєте здійснити?»; критика-докір: «Ну, що ж ви? Я на вас розраховував»; • критика-іронія: «Робили, робили і... зробили. Як тепер керівництву доповідатимемо?»; • критика-вимога: «Роботу доведеться переробити!»; • критика-виклик: «Якщо припустили стільки помилок, самі і вирішуйте, як виходити з цього положення!»; • критика-попередження: «Якщо ви ще раз припустите брак, вас буде звільнено!»

ДЕЛЕГУВАННЯ ПОВНОВАЖЕНЬ

Делегування повноважень

Делегуван́ня повноваж́ень — це процес передачі керівником частини будь-якої своєї роботи та повноважень, необхідних для її виконання, підлеглому, який приймає на себе відповідальність за її виконання.

Необхідність делегування повноважень є наслідком обмеженості можливостей та здібностей керівника (одна людина не спроможна виконувати весь комплекс робіт по управлінню всією організацією) та необхідності спеціалізації в управлінні.

Основні цілі Делегування повноважень здійснюється з метою:

звільнення часу керівництва для вирішення важливіших завдань;

Виявлення потенціалу, здібностей та кваліфікації співробітників;

підвищення мотивації персоналу;

підвищення довіри в робочому колективі та почуття причасності кожного;

перевірка співробітників на старанність;

заохочення персоналу працювати в організації

Делегуванню не підлягає:

Постановка стратегічних цілей,

Остаточне рішення з стратегічних питань,

Контроль результатів,

Мотивація співробітників,

Завдання особливої важливості або певного ризику,

Конфіденційні питання.

Делегуйте -

Важливі завдання – найнадійнішим працівникам,

Термінові –найдосвідченішим,

Нетермінові –тим, які вчаться,

Неважливі, некритичні – працівнику, якого треба оцінити та промотивувати.

Перед делегуванням перевірте:

Чи це повинні робити Ви чи це є функцією якоїсь служби чи посади?

Якщо це не включено в чиїсь регулярні обов’язки, задайте собі ще одне запитання: Хто може це зробити?

Також дайте відповіді Що? Що необхідно зробити? Чого треба досягти?

Хто? Хто виконавець і хто може допомогти?

Як? Як виконати це завдання? Які необхідно передати повноваження? Які додаткові підрозділи і інстанції поінформувати? Які необхідні ресурси та допоміжні засоби?

Коли? Коли розпочати виконання і коли завершити? Які проміжні терміни? З якою періодичністю буде здійснюватися контроль?

Що? Що я буду оцінювати по ходу виконання завдання та по його завершенню?

Принципи Делегування повноважень охоплює:

передавання повноважень (надання підлеглому обмеженого права приймати рішення, використовувати ресурси і спрямовувати зусилля підлеглих на виконання поставлених завдань);

прийняття відповідальності (прийняття підлеглим зобов'язань виконувати поставлені завдання і забезпечувати їх задовільне вирішення);

підзвітність (це вимога до підлеглого, який, використовуючи свої повноваження, має усвідомлювати аслідки своїх дій і повідомляти про них своєму безпосередньому начальнику).

Основні цілі

Делегування повноважень здійснюється з метою:

звільнення часу керівництва для вирішення важливіших завдань;

підвищення мотивації персоналу;

підвищення довіри в робочому колективі та почуття причасності кожного;

перевірка співробітників на старанність;

Інші організаційні завдання Дозволяє керівнику займатися завданнями більш

високого рівня, а головне встигати більше.

Виявляє потенціал працівників, розкриває їх здібності, кваліфікацію.

Допомагає створити синергію.

Створює додаткову мотивацію, причетність кожного до загальної справи.

Втримує працівників в компанії.

Певну роботу підлеглий, спеціаліст здатний зробити краще, ніж керівник

Переваги та недоліки ПЕРЕВАГИ НЕДОЛІКИ

Отримавши самостійність персонал буде працювати з повною віддачею

Персонал не буде працювати з повною віддачею

Буде видно хто хоче і не хоче підвищувати свою кваліфікацію

Персонал не готовий до такої роботи

Розшириться коло обвязків персоналу і їх ініціатив

Персонал не хоче брати на себе лишню відповідальність

Подолання психологічних перепон

Потрібен час, щоб привчити персонал до такого стилю

5 причин небажання менеджерів делегувати

1. Я зроблю краще

2. Відсутність уміння керувати

3. Відсутність довіри до співробітників

4. Небажання ризикувати

5. Відсутність належного контролю

Типові помилки менеджера

1. Не можу делегувати, бо персонал і так перегружений і нечесно їх ще нагружати додатково

2. Персонал недостатньо компетентний

3. Персонал не хоче додаткової відповідальності

4. Немає кому делегувати – персоналу мало

5. Немає часу пояснювати – зроблю сам

6. Зроблю сам – буду впевнений в результаті

Золоте правило менеджменту

Здатність менеджера досягати результатів та ефективно керувати – це отримання результатів через делегування роботи та повноважень співробітникам та максимальне використання їх досвіду, знань та талантів

УПРАВЛІННЯ ЧАСОМ

Поняття «тайм-менеджмент»

"Мені не вистачає часу", "я спізнююся", - скільки разів на день ми вимовляємо подібні фрази?

Скільки важливих справ ми відкладаємо на завтра, хоча їх можна було зробити і сьогодні?

Відповідь на ці питання очевидна. Тому тайм-менеджмент - наука, яка потрібна всім.

Тайм – менеджмент – це ефективне планування робочого часу для досягнення цілей, знаходження тимчасових ресурсів, розстановка пріоритетів і контроль виконання запланованого.

Закон Парето 80/20

80% часу менеджера йде на завдання, які приносять лише 20% результатів

тоді як діяльність, що приносить 80% досягнень займає лише 20% часу

Управління часом - одне з актуальних завдань в сучасному суспільстві, адже час - один з головних ресурсів для досягнення успіху.

Надмірна зайнятість, постійний стрес, викликаний дефіцитом часу, не підвищують нашої продуктивності, а деколи навіть знижують її.

Основні завдання, які необхідно

навчитися вирішувати

особисте відчуття часу

чітке делегування своїх повноважень

ергономічна організація робочого простору

раціональне планування нарад і конференцій

ефективне відновлення розумових і фізичних сил після перенавантажень і стресів

Суть поняття

Тайм-менеджмент

управління часом

уміння так розподілити свій час, щоб не доводилося працювати вечорами і по вихідних

Планування і довіра Тайм-менеджмент передбачає

вирішення двох ключових завдань.

Перше - грамотне планування робочого часу.

Друге - раціональний розподіл обов'язків між співробітниками. Не бійтеся давати відповідальні доручення своїм підлеглим. Можливо, в чомусь вони навіть більш кваліфіковані, ніж ви.

Контроль

Приблизно раз на місяць важливо аналізувати, як співробітники використовують свій робочий час.

Це неважко. Найголовніше - постійно коректувати розпорядок дня в організації вслід за зміною ситуації.

Плюси

Ви зможете контролювати всі поточні справи і забудете, що таке цейтнот.

Ви зможете концентруватися на найважливіших завданнях, більше часу проводити з сім'єю і друзями.

Мінуси Щоб навчитися планувати час,

доведеться зупинитися і об'єктивно оцінити все, що ви робите.

Для багатьох це складно. Адже доведеться довірити часткове управління своїм бізнесом іншим людям. Для справи це буде корисно, але, можливо, для вас - емоційно важко.

Основні принципи

«тайм-менеджменту»

Складіть план робочого дня. Він допоможе вам розумно розподілити час і виділити першочергові завдання.

Визначте годину, коли вам найлегше концентруватися, і заплануйте найважчу роботу саме на цей час.

Відкладіть всі справи, які можуть вас відволікати. Виділіть спеціальний час для проглядання електронної пошти.

Всі наради прагніть починати точно в призначений термін і не чекайте на тих, що спізнилися.

Основні принципи

«тайм-менеджменту»

Найважливішими справами займайтеся вранці. Це найпродуктивніший час діб.

Ділові зустрічі краще всього проводити вдень.

Регулярно коректуйте свій бізнес-план вслід за зміною ситуації.

Плануючи день, постарайтеся передбачити різні випадковості, які можуть перешкодити роботі.

МОЖЛИВОСТІ, ЯКІ ДАЄ ТАЙМ-

МЕНЕДЖМЕНТ

Добиватися результатів в житті

Уміти виділяти пріоритети

Бачити загальну картину

Уникати стресів, забезпечити високий рівень енергії

МОЖЛИВОСТІ, ЯКІ ДАЄ ТАЙМ-

МЕНЕДЖМЕНТ

Виконувати власні обіцянки

Створити основу для делегування

Підвищити свій потенціал

Створити рівновагу в своєму житті

«Викрадачі» робочого часу і методи

їх подолання

“Викрадачі” Методи подолання

Економія часу

Непотрібна кореспонденція

Непрофільні газети/журнали

Розмови по телефону

Випадкові відвідувачі

Наради

Основні принципи

організації робочого часу

Визначення пріоритетів

Письмове планування

Регламентація видів діяльності за часовим фактором

Чітке виконання плану і часового регламенту

Основні принципи

організації робочого часу

Проведення обліку ритму працездатності

Раціональна маршрутизація рухів

Своєчасне виявлення «викрадачів» часу

Контроль результативності використання робочого часу

Визначення пріоритетів (Вікно Ейзенхауера)

А

Важливо-Терміново

Роби

В

Важливо-

Не терміново

Плануй

С

Не важливо-Терміново

Делегуй

D

Не важливо-

Не терміново

Не зважай

РОБОТА

ЗІ ЗМІ, ОРГАНАМИ ВЛАДИ, БІЗНЕСОМ ТА ГРОМАДОЮ

УЧАСТЬ В ПАРТНЕРСТВАХ ТА КОАЛІЦІЯХ