Тема №1. Інформація та інформаційні технології в сучасній економіці.

1. Інформатизація суспільства. Фактори зростання рівня інформатизації.........................................................................................................

2.Поняття інформації. Інформація як ресурс управління. Кількість й якість інформації. Джерела управлінської інформації

3. Інформаційна технологія управління. Види інформаційних технологій

4. Нова інформаційна технологія. Основні тенденції розвитку інформаційних технологій.

1. ІНФОРМАТИЗАЦІЯ СУСПІЛЬСТВА . ФАКТОРИ ЗРОСТАННЯ РІВНЯ ІНФОРМАТИЗАЦІЇ

Глобалізація бізнесу й розвиток інформаційних технологій і систем зажадали нових, у корені відмінних від старих, стратегій керування бізнесом й інформацією. Основою бізнесу більше не є управління сировиною, трудовими ресурсами й капіталом. Мережна економіка побудована на інформації й знаннях.

Інформаційні системи були частиною бізнесу-практики протягом декількох десятиліть. В 1960-х рр. існували системи автоматизації офісу, які допомагали виконувати канцелярську роботу. Управлінські інформаційні системи були призначені для підтримки менеджерів у процесі прийняття рішень, але вони зазнали невдачі. Згодом, в 1970-х рр., з'явилися системи підтримки прийняття рішень, які були призначені для підтримки процесу прийняття складних рішень, що коштують перед вищими менеджерами, але їхній успіх теж був невеликий. У всіх цих систем були недоліки. Технології не були дружніми до користувача, а системи було важко застосовувати. Щоб користуватися комп'ютером, потрібний був великий обсяг знань в області інформаційних технологій, якими рідко володіли менеджери. Крім того, робота на клавіатурі часто вважали секретарської, а не управлінської.

У середині 1980-х рр. погляди почали мінятися, і в остаточному підсумку була прийнята точка зору, що інформаційні системи мають стратегічне значення для бізнесу. Протягом 1990-х рр. поширився реінжиніринг бізнес-процесів, що означав звільнення організацій від надмірності шляхом повсюдного застосування інформаційних систем і технологій. Це нерідко мало негативні наслідки для людей. Реінжиніринг бізнес-процесів часто критикують, але він мав і позитивні результати, хоча багато хто й не відносять їх на рахунок цього явища. Багато хто навчилися працювати з комп'ютером.

Сьогодні інформаційні системи впливають як на життя кожної людини, так і на життя організацій, змінюючи методи ведення бізнесу, виконання роботи, здійснення покупок, одержання медичних і банківських послуг й ін. Ми навчилися користуватися комп'ютером, щоб робити своє життя краще. Більше того, інформаційні системи й технології стали невід'ємною частиною організаційної й соціальної інфраструктури, особливо з появою Інтернету й програмного забезпечення групового користування для роботи в організаціях, а

1

також появи усередині організацій інтрамереж й экстрамереж. Багато компаній у наші дні інвестують у системи планування ресурсів підприємства (ERP-системи), які до певної міри є продовженням реінжинірингу бізнес-процесів. Хоч це й звучить банально, але бізнес сильно змінився, і життя змінилося теж.

За останні 100 років США мали середньорічний приріст продуктивності в розмірі 2,5%. Цей приріст досягався за рахунок трьох факторів, які є змінними продуктивності:

- праця, що забезпечувала 0,5% приросту продуктивності;- капітал, внесок якого становив 0,4%;- менеджмент, що забезпечував 1,6% приросту.Особливо важливий вплив на розвиток менеджменту зробили

інформаційні технології управління, які можна визначити як процеси систематизації даних і переробки інформації.

Поява персонального комп'ютера зробило інформаційну революцію. За дисплей ЕОМ сів непрограміст. Інформація стала ресурсом нарівні з матеріалами, енергією й капіталом. З'явилася нова економічна категорія - національні інформаційні ресурси. Виснаження природних ресурсів привело до використання відтворених ресурсів, заснованих на застосуванні наукових знань. Витрати на одержання професійних знань, використовуваних у виробництві наукомістких виробів на базі персональних комп'ютерів, становлять приблизно 70% собівартості, а число зайнятих у сфері обробки інформації - 60-90% економічно активного населення індустріально розвинених країн.

Країни стають залежними від джерел інформації, від рівня розвитку й ефективності використання засобів передачі й переробки інформації. Відбувається інформатизація суспільства.

Інформатизація суспільства — сукупність взаємозалежних політичних, соціально-економічних, наукових факторів, які забезпечують вільний доступ кожному члену суспільства до будь-яких джерел інформації (крім складову державну й комерційну таємницю). Інформатизація означає широке використання інформаційних технологій у всіх сферах діяльності. З'явилася індустрія інформаційних послуг.

Основні риси перехідного періоду до інформатизації суспільства наступні: переорієнтація економіки на експлуатацію інформаційних ресурсів, залучення професіоналів у процес автоформалізації знань, прискорення технологічного циклу розвитку «знання - виробництво - знання», масове тиражування професійних знань.

Феноменальному росту індустрії інформації й знань сприяв ряд факторів:

1. Економіка зараз переміщається від промислового виробництва до виробництва послуг. Індустрія обслуговування, така як банківська справа й страхування, набагато більше залежить від інформаційних систем, чим від традиційних виробничих систем.

2. Неухильна глобалізація ринкової економіки викликала зростаючу потребу в інформації й у більше швидких і надійних методах комунікації.

3. Глобальна конкуренція створила навіть більше високу потребу в точній і своєчасній інформації, швидко переданої в різні географічні райони.

2

4. Попит на інформаційні системи. Одночасно з попитом інтенсивно росла пропозиція, викликане стрімким прогресом в області телекомунікацій, мереж, апаратних засобів, програмного забезпечення й методів програмування.

5. Штучний інтелект, експертні системи й нейронні мережі зараз містять інструментальні засоби й методи для створення інтелектуальних систем для прийняття рішень й обробки інформації. Це перемістило індустрію інформації з пасивної ролі постачальника інформації в область формалізованих, що зберігаються й активно, що застосовуються знань, для рішення завдань і процесів ухвалення рішення.

6. Сьогоднішні комерційні й індивідуальні споживачі інформації й знань мають набагато більше навичок і вимог до роботи з комп'ютером, чим попереднє покоління.

7. Внаслідок більшої конкуренції, обумовленої відкритими ринками й глобальною економікою, організаційні культури віддаляються від централізованого, ієрархічного й бюрократичного підходу до розподіленому, однаковому й підприємницькому стилю керування. Ця зміна стилю вимагає великих інформаційних систем, які поєднують різні організаційні одиниці й збирають інформацію, обробляють її й поширюють по територіально розкиданих одиницях.

8. Концепція віртуальної організації й інтеграції підприємств стала можливої тільки завдяки новаторському використанню інформаційних систем й інноваційних бізнес-процесів.

9. Через більшу потребу в навичках і знаннях недосвідчені працівники стали менш корисними, а фахівців стало дуже дорого (а іноді й неможливо) замінити. Це створило потребу в комп'ютерних системах, які можуть акумулювати знання професіоналів і мають достатній інтелект для керівництва недосвідченими працівниками, щоб наблизити їхня продуктивність до рівня продуктивності фахівця.

2.ПОНЯТТЯ ІНФОРМАЦІЇ . ІНФОРМАЦІЯ ЯК РЕСУРС УПРАВЛІННЯ . КІЛЬКІСТЬ Й ЯКІСТЬ ІНФОРМАЦІЇ

Термін «інформація» - один із самих популярних у нашому лексиконі. У нього вкладається широкий зміст й, як правило, його пояснення дається на інтуїтивному рівні. Загалом, інформація - це нові відомості, які можуть бути використані людиною для вдосконалювання його діяльності й поповнення знань.

Інформація, будучи відбиттям матеріальної сутності, служить способом опису взаємодії між джерелом інформації й одержувачем. Те саме повідомлення одному одержувачеві може дати багато інформації, а іншому - мало або нічого. Одним словом, «інформувати» у розумінні теорії інформації означає повідомляти раніше невідоме.

Інформація — це частина знань, що використається для орієнтування, активної дії, управління, тобто з метою скорочення якісної специфіки, удосконалювання й розвитку систем.

Усякий управлінський цикл починається зі збору, обробки інформації

3

й закінчується одержанням інформації, що є вихідною для нового управлінського циклу.

Кількість й якість інформації Найважливішим етапом у теорії розвитку інформації з'явилася кількісна

оцінка інформації. Чим вище рівень невизначеності вибору, тим потрібен більший обсяг інформації, і результат вибору має значний ступінь несподіванки. От чому в теорії інформації кількість інформації є мірою зняття невизначеності однієї випадкової величини в результаті спостереження за іншої. Якщо величини незалежні, то кількість інформації дорівнює нулю.

Самим найпростішим випадком є вибір альтернативи із двох подій. Тому за одиницю інформації доцільно прийняти кількість інформації, укладена у виборі одного із двох рівноімовірних подій. Ця одиниця називається двійковою одиницею, або битом (binary digit, bit). Отже, при будь-якій невизначеності звуження області вибору вдвічі дає одну одиницю інформації.

Вимір тільки кількості інформації не відповідає насущним потребам сучасного суспільства необхідна міра цінності інформації. Проблема визначення цінності інформації винятково актуальна в цей час, коли вже важко навіть за допомогою комп'ютерів обробляти потужні інформаційні потоки. Розроблені методи визначення цінності інформації покликані зіграти істотну роль в одержанні людиною необхідної інформації, Взагалі, оцінка значимості інформації виробляється людиною часто інтуїтивно на основі використання інтелекту й досвіду. Інформація називається корисної, якщо вона зменшує невизначеність вирішального алгоритму. Американським ученим Н. Вінером почата спроба побудувати семантичну теорію інформації. Суть її полягає в тому, що для розуміння й використання інформації її одержувач повинен мати певний запас знань. Дійсно, повне незнання предмета не дозволяє витягти істотний наукової інформації із прийнятого повідомлення про цей предмет. У міру росту наших знань про предмет росте й кількість наукової інформації, що витягає з повідомлення.

3. ІНФОРМАЦІЙНА ТЕХНОЛОГІЯ УПРАВЛІННЯ.

Інформаційна технологія — це сукупність методів, виробничих процесів і програмно-технічних засобів, об'єднаних у технологічний ланцюжок, що забезпечує збір, зберігання, обробку, висновок і поширення інформації для зниження трудомісткості процесів використання інформаційних ресурсів, підвищення їхньої надійності й оперативності.

У бізнесі застосування комп'ютера складається в ідентифікації задачних ситуацій, їхньої класифікації й використанні для їхнього рішення загальних засобів (технічних і програмних), які називаються технологіями. Технологія — це правила дії з використанням яких-небудь засобів, які є загальними для цілої сукупності завдань або задачних ситуацій. Якщо реалізація технології спрямована на вироблення керуючого впливу, то це технологія управління.

Під автоматизованою інформаційною технологією управління розуміється система методів і способів збору, нагромадження, зберігання, пошуку, обробки й захисти управлінської інформації на основі застосування

4

розвиненого програмного забезпечення, засобів обчислювальної техніки й зв'язку, а також способів, за допомогою яких ця інформація надається користувачам.

Властивості, характерні автоматизованим інформаційним технологіям:

дозволяють активізувати й ефективно використати інформаційні ресурси суспільства, що заощаджує інші види ресурсів;

реалізують найбільш важливі, інтелектуальні функції соціальних економічних процесів;

дозволяють оптимізувати й у багатьох випадках автоматизувати інформаційні процеси в період становлення інформаційного суспільства;

забезпечують інформаційну взаємодію людей, що сприяє поширенню масової інформації. Інформаційні технології швидко асимілюються культурою суспільства;

знімають багато соціальних, побутових і виробничих проблем, розширюють внутрішні й міжнародні економічні й культурні зв'язки, впливають на міграцію населення по планеті;

займають центральне місце в процесі інтелектуалізації суспільства, розвитку системи утворення, культури й нових (екранних) форм мистецтва, популяризації шедеврів світової культури й історії розвитку людства;

відіграють ключову роль у процесах одержання, нагромадження, поширення нових знань;

дозволяють реалізувати методи інформаційного моделювання глобальних процесів, що забезпечує можливість прогнозування багатьох природних ситуацій у регіонах підвищеної соціальної й політичної напруженості, екологічних катастроф, великих технологічних аварій.

Структура конкретної автоматизованої інформаційної технології управління для своєї реалізації припускає наявність трьох компонентів:

комплексу технічних засобів, що складає із засобів обчислювальної, комунікаційної й організаційної техніки;

системи програмних засобів, що складає із системного (загального) і прикладного програмного забезпечення;

системи організаційно-методичного забезпечення, що включає інструктивні й нормативно-методичні матеріали по організації роботи управлінського й технічного персоналу в рамках конкретної АІТУ забезпечення управлінської діяльності.

Для інформатизації суспільства й бізнесу необхідний широкий спектр програмно-апаратних засобів, у тому числі обчислювальної техніки й засобів зв'язку. Різні технічні засоби забезпечують прийом і передачу трьох основних видів інформації (мова, друкований текст, графіка) у статиці й динаміку з максимальним використанням трьох почуттів сприйняття людини (слух, дотик, зір). Прямо з людиною зв'язані відносно громіздкі пристрої, що забезпечують узгодження різноманітних людино-машинних вхідних і вихідних потоків інформації (дисплеї, клавіатури, «миші», джойстики й інші маніпулятори й багато чого іншого, включаючи електронні планшети й табло). Технічні засоби зв'язку забезпечують передачу інформації в зовнішнім діловому середовищі.

5

Програмні засоби забезпечують обробку даних і складаються із загального й прикладного програмного забезпечення й програмних документів, необхідних для експлуатації цих програм. До загального програмного забезпечення відносять операційні системи, системи програмування й програми технічного обслуговування, які надають сервіс для експлуатації комп'ютера, виявлення помилок при збоях, відновлення зіпсованих програм і даних. Прикладне програмне забезпечення визначає розмаїтість інформаційних технологій і складається з окремих прикладних програм або пакетів, називаних додатками. Ряд додатків можуть застосовувати всі користувачі, а застосування деяких додатків вимагає певного рівня кваліфікації проектувальника.

Розмаїтість технічних засобів й операційних систем змусили розроблювачів увести поняття платформи. Платформа визначає тип комп'ютера й операційної системи, на яких можна встановити використовувану інформаційну технологію. Модульність програмно-апаратних засобів - ключ до еволюційного розвитку систем. Міжнародні організації й великі фірми в області інформатики пропонують де-юре й де-факто стандарти на апаратні й програмні інтерфейси. Інтерфейс — це технологія спілкування з комп'ютером і взаємодії частин комп'ютера. Іншими словами, це сполучення частин засобів інформатики [інформації (даних), програм, апаратури], у якому всі інформаційні, логічні, фізичні й електричні параметри відповідають установленим стандартам. І саме через стандартизацію інтерфейсів забезпечується сумісність фахівця-функціонера з комп'ютером, тобто через стандарти інтерфейсу фахівець-функціонер може виконувати за допомогою комп'ютера певні дії (певну технологію) по перетворенню даних в інформацію. Таким чином, інформаційне середовище являє собою сукупність програмного й інформаційного забезпечення й певного стандарту інтерфейсу.

4. НОВА ІНФОРМАЦІЙНА ТЕХНОЛОГІЯ. ОСНОВНІ ТЕНДЕНЦІЇ РОЗВИТКУ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ.

Автоматизовані інформаційні технології за способом реалізації в автоматизованій інформаційній системі діляться на традиційні й нові. Традиційні АІТУ існували в умовах централізованої обробки даних і до масового використання персональних комп'ютерів були орієнтовані головним чином на зниження трудомісткості процесів формування регулярної звітності. Нові інформаційні технології пов'язані з інформаційним забезпеченням процесу управління в режимі реального часу.

Нова інформаційна технологія — це технологія, що ґрунтується на застосуванні комп'ютерів, активній участі користувачів (непрофесіоналів в області програмування) в інформаційному процесі, високому рівні дружнього користувальницького інтерфейсу, широкому застосуванні пакетів прикладних програм загального й проблемного напрямку, використанні режиму реального часу й доступу користувача до вилучених баз даних і програмам завдяки обчислювальним мережам ЕОМ.

Закордонні фахівці виділяють п'ять основних тенденцій розвитку

6

інформаційних технологій управління: зміна характеристик інформаційного продукту, що усе більше

перетворюється в гібрид між результатом розрахунково-аналітичної роботи й специфічною послугою, надаваної індивідуальному користувачеві персонального комп'ютера;

паралельна взаємодія логічних АІТУ, сполученню всіх типів інформації (тексту, графіки, цифр, звуків) з орієнтацією на одночасне сприйняття людиною за допомогою органів почуттів;

ліквідація всіх проміжних ланок на шляху від джерела інформації до її споживача (наприклад, стає можливим безпосереднє спілкування автора й читача, продавця й покупця, співака й слухача, учених між собою, викладача й що навчається, фахівців через систему відеоконференцій, електронну пошту й т.п.);

глобалізація інформаційних технологій у результаті використання супутникового зв'язку й всесвітньої мережі Internet, завдяки чому люди зможуть спілкуватися між собою й із загальною базою даних, перебуваючи в будь-якій крапці планети (провідна тенденція);

конвергенція розвитку АІТУ, що полягає в стиранні розходжень між сферами матеріального виробництва й інформаційного бізнесу, у максимальній диверсифікованості діяльності фірм, взаємопроникненні різних галузей промисловості, фінансового сектора й сфери послуг.

7

Тема №2. Економічні інформаційні системи

1.Поняття системи і її властивості 2.Поняття, роль і місце інформаційних систем в управлінні

економічними об'єктами 3.Склад і структура ЕІС

1 . ПОНЯТТЯ СИСТЕМИ І ЇЇ ВЛАСТИВОСТІ

Поняття «система» широко використається в науці, техніці й повсякденному житті, коли говорять про деяку впорядковану сукупність будь-якого змісту. Система є фундаментальним поняттям як системотехніки, так і базових теоретичних дисциплін (теорії систем, дослідження операцій, системного аналізу й кібернетики). Система - це об'єктивна єдність закономірно зв'язаних один з одним предметів, явищ, відомостей, у також знань про природу, суспільство й т.п. Кожен об'єкт, щоб його можна було вважати системою, повинен володіти чотирма основними властивостями або ознаками (цілісністю й подільністю, наявністю стійких зв'язків, організацією й емерджентністю).

Основні ознаки системЦілісність і подільність. Система - це насамперед цілісна сукупність

елементів. Це означає, що, з одного боку, система - цілісне утворення й, з іншого боку - у її складі чітко можуть бути виділені цілісні об'єкти (елементи). При цьому варто мати на увазі, що елементи існують лише в системі. Поза системою це в найкращому разі об'єкти, що володіють системно значимими властивостями. При входженні в систему елемент здобуває системно певна властивість замість системно значимого. Для системи первинним є ознака цілісності, тобто вона розглядається як єдине ціле, що складається із взаємодіючих частин, часто різноякісних, але одночасно сумісних.

Наявність стійких зв'язків. Наявність істотних стійких зв'язків (відносин) між елементами або (і) їхніми властивостями, що перевершують по потужності (силі) зв'язку цих елементів з елементами, що не входять у дану систему, є наступним атрибутом системи.

Організація. Ця властивість характеризується наявністю певної організації, що проявляється в зниженні ентропії (ступеня невизначеності) системи H(S) у порівнянні з ентропією системо формуючих факторів H(F), що визначають можливість створення системи.

Емерджентність. Емерджентність припускає наявність таких якостей (властивостей), які властиві системі в цілому, але не властиві жодному з її елементів окремо.

Наявність інтегрованих якостей показує, що властивості системи хоча й залежать від властивостей елементів, але не визначаються ними повністю. Звідси можна зробити висновки:

- система не зводиться до простої сукупності елементів;- розчленовуючи систему на окремі частини, вивчаючи кожну з них

8

окремо, не можна пізнати всі властивості системи в цілому.Кожний об'єкт, що має всі розглянуті властивості можна називати

системою. Ті самі елементи (залежно від принципу, використовуваного для їхнього об'єднання в систему) можуть утворювати різні по властивостях системи. Тому характеристики системи в цілому визначаються не тільки й не стільки характеристиками складових її елементів, скільки характеристиками зв'язків між ними. Наявність взаємозв'язків (взаємодії) між елементами визначає особлива властивість складних систем - організовану складність. Додавання елементів у систему не тільки вводить нові зв'язки, але й змінює характеристики багатьох або 1 всіх колишніх взаємозв'язків, приводить до виключення деяких з них або появі нових.

2. РОЛЬ І МІСЦЕ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ В УПРАВЛІННІ ЕКОНОМІЧНИМИ ОБ'ЄКТАМИ

Інформаційні системи існували з моменту появи суспільства, оскільки на будь-якій стадії розвитку суспільство вимагає для свого управління систематизованої, попередньо підготовленої інформації. Особливо це стосується виробничих процесів - процесів, пов'язаних з виробництвом матеріальних і нематеріальних благ, тому що вони життєво важливі для розвитку суспільства. Саме виробничі процеси вдосконалюються найбільше динамічно. А в міру їхнього розвитку ускладнюється й управління ними, що, у свою чергу, стимулює вдосконалювання й розвиток інформаційних систем.

З урахуванням сфери застосування виділяються:- технічні інформаційні системи;- економічні інформаційні системи;- інформаційні системи в гуманітарних областях й ін.Економічна інформаційна система (ЕІС) - система, призначена для

зберігання, пошуку й видачі економічної інформації із запитів користувачів. За допомогою ЕІС, на жаль, може перероблятися далеко не вся інформація, використовувана для управління об'єктом, оскільки на будь-якому підприємстві циркулюють величезні інформаційні потоки, що грають важливу роль у прийнятті рішень, але обробка яких за допомогою комп'ютерів неможлива. Причина цього полягає в складності структуризації інформації й формалізації процесів її переробки.

В багаторівневій ієрархічній системі управління (наприклад, гнучкою виробничою системою) виділяють звичайно три рівні: рівень управління роботою встаткування й технологічних процесів, рівень оперативного управління ходом виробничого процесу й рівень планування робіт.

На кожному з рівнів виконуються роботи, у комплексі забезпечуючі управління. Ці роботи прийнята називати функціями. Залежно від цілей можна виділити функції різного ступеня спільності. Типовими є наступні функції: планування, облік, аналіз і регулювання. Розглянемо їхній зміст, тому що згодом всі вони повинні бути трансформовані в комп'ютерні програми.

9

Взаємозв'язок між рівнями управління й здійснюваними ними функціями по обсязі виконуваних робіт представлена в табл. 1.1.

Таблиця 1.1Взаємозв'язок функцій і рівнів управління

Рівень управління Планування Облік Аналіз і регулюванняВище керівництво

Середній рівень Оперативне управління

Значне ПомірнеНезначне

Відсутній ЗначнийЗначний

Значне Помірне

Відсутній

Первісно більшість ЕІС забезпечували лише оперативний рівень управління: обробку рахунків, облік товарів і матеріалів, розрахунок заробітної плати, обробку замовлень й ін. Згодом стали розроблятися системи, що забезпечують виконання розрахунків на середньому рівні: розрахунки квартальних, місячних і річних планів випуску продукції, складання планів збуту продукції й т.д.

Сучасні ЕІС здатні надавати й обробляти інформацію для всіх рівнів управління. Особливий інтерес для вищого рівня управління представляють експертні системи, здатні обробляти орієнтовну інформацію й на цій базі розробляти прогнозні плани.

Зміни, що відбуваються, у сучасному суспільстві викликають необхідність удосконалювання систем управління, перемикання основної уваги з оперативного на стратегічне управління, орієнтоване в майбутнє. Це відповідає переміщенню центра ваги до вершини інформаційної піраміди.

3. СКЛАД І СТРУКТУРА ЕІС

Ознаки структуризації системи, тобто її декомпозиції на складові . частини, задаються людьми у відповідності зі здоровим глуздом верб залежності від вартих перед ними завдань.

Інформація настільки ж необхідна управлінському апарату, як об'єкту управління - сировина й ресурси. Вона формується в результаті обробки специфічної сировини, відомого за назвою дані. Останні відбивають конкретні фінансово-господарські факти, стан або процеси й мають власний матеріальний носій (бухгалтерські й фінансові документи, сигнали, що надходять від датчиків, дисплеї, магнітні носії й т.д.).

Залежно від рівня управління використаються різні види інформації. Так, для вищого керівництва, що розробляє стратегію діяльності, застосовується в основному зовнішня й у меншому обсязі внутрішня інформація. На оперативному рівні використається тільки внутрішня, а на середньому - здебільшого внутрішня й частково - зовнішня. Ці види інформації зберігаються на своїх носіях, становлячи інформаційну базу, на основі якої функціонує ЕІС.

Технічне забезпечення. Технічні можливості ЕІС визначаються рядом забезпечуючих підсистем, до яких ставляться підсистеми технічного забезпечення, організаційного забезпечення й ін.

Технічні засоби є основою побудови ЕІС. Потужність цих засобів значною

10

мірою визначає склад розв'язуваних завдань управління. До технічних засобів ЕІС - технічне забезпечення - ставляться комп'ютери, засоби комунікацій й оргтехніка.

Комп'ютери можуть поєднуватися в обчислювальні мережі.Програмне забезпечення. "Пожвавити" технічне забезпечення, тобто

змусити його виконувати операції по обробці інформації, призначене програмне забезпечення (ПО). ПО - сукупність програм системи обробки даних і програмних документів, необхідних для експлуатації цих програм. Розрізняють загальне й прикладне ПО. У загальне ПО включають операційні системи, системи програмування, сервісні програми.

Операційна система - це програма, що автоматично завантажується при включенні комп'ютера й надає користувачеві базовий набір команд, за допомогою яких можна спілкуватися з комп'ютером.

Крім операційних систем для функціонування будь-якої ЕІС необхідні: тестові й діагностичні програми; програмні засоби телекомунікації; програмні засоби захисту інформації від несанкціонований

ного доступу й впливів; програмні засоби підтвердження цілісності переданого

документа й ідентифікації підпису автора; програмний інтерфейс із іншими комп'ютерними системами й ін.Організаційне забезпечення. Економічна інформаційна система містить у

собі власний апарат управління, що забезпечує функціонування всіх її підсистем, як єдине ціле. Такий структурний підрозділ, як і всяке інше, повинне виконувати:

збір первинної інформації про об'єкт управління й навколишньому середовищу на основі використання документів, застосування допоміжних засобів або засобів автоматичної реєстрації даних;

передачу інформації кур'єрові або її розсиланню за допомогою локальних, регіональних або інших мереж;

зберігання й підтримку в працездатному стані колективно використовуваної інформації в центральній базі даних або розподілений ний по вузлах мережі;

обробку інформації на основі централізованої або розподіленої технології.

11

Тема №3. Управлінські інформаційні системи на підприємстві

1. Сутність і значення управлінських інформаційних систем..2. Види інформаційних систем, що допомагають управляти підприємством.3. Автоматизоване робоче місце4. Основні класи сучасних управлінських інформаційних систем5. ERP-системи: сутність, еволюція та перспективи розвитку.

1. СУТНІСТЬ І ЗНАЧЕННЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ..

У сучасних економічних умовах, коли багатьом підприємствам приходиться балансувати на грані рентабельності, а конкуренція на ринку загострюється, утрати підприємств від неефективного управління стають особливо хворобливими, і, найчастіше, непоправними.

За минуле десятиліття багато керівників підприємств усвідомили необхідність "керувати по-новому", не командними методами, а вдумливо підходячи до побудови і розвитку системи управління. Саме ці паростки грамотного підходу до управлінського менеджменту підприємства можуть стати основою для його подальшого розвитку. На підприємстві, особливо великому, обсяг інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень, дуже великий, і дуже багато параметрів при цьому є взаємозалежними.

На зорі епохи промислового використання інформаційних технологій процес автоматизації підприємств зводився до того, що різні його служби купували програми, що вирішують окремі задачі, у різних компаній. Кожна служба мала свою програму, але посібник з окремих "шматочків" інформації не могло скласти цілісної картини того, що відбувається на підприємстві. Сьогодні в нашій країні, як і в усьому світі, дуже високий попит на інформаційні системи, що претендують на роль управлінських, системи, що інтегрують всю інформацію, здатні проаналізувати її і допомогти в прийнятті рішень.

Задача комплексної системи полягає в тім, щоб упорядкувати інформаційні потоки, надати ефективний доступ до даних менеджерів усіх рівнів для прийняття мотивованих управлінських рішень. Очевидно, що без своєчасної і достовірної інформації про стан справ на підприємстві неможливе управління їм, а, отже, неможливо і розвиток бізнесу. Грамотно керувати підприємством - значить організувати потоки даних між службами (бухгалтерією, комерційними підрозділами, центрами фінансового обліку й ін.), зіставити і грузнути ці дані, виявити найбільш активних чи пасивних постачальників і покупців, оцінити оборотність матеріальних ресурсів, рентабельність активів і, на підставі узагальнення, інтерпретації й аналізу цих даних, відповісти на головне запитання: як працюють ресурси підприємства і як змусити їх працювати краще.

Інформаційні технології грають у керуванні бізнесом роль більше значну, чим роль каналу стратегічної інформації; вони також роблять можливими нові види стратегії, створюючи зовсім нові джерела конкурентної переваги й сприяючи численним нововведенням у сфері продуктів і послуг.

12

2. ВИДИ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ, ЩО ДОПОМАГАЮТЬ УПРАВЛЯТИ ПІДПРИЄМСТВОМ.

Майже всі комп'ютерні системи, поки тільки намічені загалом, можна розглядати як форми підтримки управління. Проте термін «системи підтримки управління» (MSS - management support system) звичайно використовується, коли говорять про комп'ютерні або засновані на використанні LAN системах, які надають менеджерам інформацію або різні відомості. Вони містять у собі систему керування базами даних (DBMS) і управлінську інформаційну систему (MIS), інтелектуальні системи (MINTS) і системи підтримки прийняття рішень (DSS), систему управління базою знань (KBMS) і експертну систему (ES).

Терміном «управлінські інформаційні системи» (MIS) традиційно називають системи обробки повідомлень і складання звітів, які відрізняються від «інтелектуальних» систем. MIS виконують стандартні бізнеси-процеси, бухгалтерський облік, фінансові звіти, що випускають документи, платіжні відомості, розміщення замовлення й т.д. У порівнянні із традиційними неавтоматизованими методами ці системи дешеві, ефективні й широко поширені.

Зараз вони стали основною частиною будь-якого бізнес-плану. Щоб залишатися конкурентноздатним, бізнес має потребу в ефективної MIS, що може надавати інформацію, необхідну певним людям у певний час.

Управлінські інформаційні системи (EIS - executive information system) являють собою MINTS (DSS), розроблені для забезпечення корпоративних керівників і старших менеджерів інформацією, що їм дійсно необхідна по роду їхньої роботи. Аналогічно многим прикладним системам ІТ/Сі спочатку вони розроблялися для військових цілей. У комерційних організаціях ці системи звичайно додають до існуючих організаційних систем, де вони надають керівникам можливість прямого доступу до всієї фінансової й робочої інформації, а також до стратегічного (зовнішньої) інформації.

У порівнянні з EIS традиційна функція MIS, що укладається в наданні звітів на основі фактичних величин, ставить організацію в невигідне конкурентне положення в порівнянні з іншими організаціями або стратегічними об'єктами, що мають перспективної можливості, що далеко йдуть.

У цей час більше двох третин компаній Fortune 500 мають EIS, приблизно з половиною високих або середніх рівнів використання, представлених у звітах.

EIS дають керівникам можливість систематично шукати або вивчати більше детальні елементи внутрішньої або зовнішньої інформації, відслідковувати тенденції, задавати специфічні питання начебто: «Як справи в наших конкурентів? » або просто переглядати файли для створення зображення поточної ситуації й стани проекту.

EIS проектують таким чином, щоб вони були особливо зручними у використанні, або дружелюбними до користувача, часто допускаючи уведення за допомогою миші, сенсорний екран або обмежене коло голосових команд. Деякі системи дозволяють користувачеві диктувати повідомлення на екран і посилати голосову пошту. Розробки ведуться в напрямку гіпертекстової комунікації, що поєднує текст із голосом і відеозображенням.

13

3. АВТОМАТИЗОВАНЕ РОБОЧЕ МІСЦЕ

Обробка економічної та фінансової інформації трудомістка і передбачає великий обсяг різноманітних обчислень, а тому автоматизація аналітичних розрахунків стала об’єктивною потребою.

Обчислювальні засоби, які нині доступні та є в багатьох суб’єктів господарювання, дають змогу цілком автоматизувати обробку всіх економічних даних, у тому числі з фінансового аналізу. Ефективність автоматизації розрахунків виявляється в тому, що:

• зростає продуктивність праці аналітиків; вони вивільняються від технічної, рутинної роботи і у змозі приділити більше уваги творчій діяльності, що сприяє поглибленню досліджень, розв’язанню складніших задач;

• більш глибоко та всебічно досліджуються економічні явища й процеси, повніше вивчаються фактори та виявляються резерви поліпшення фінансового стану підприємства;

• підвищуються оперативність і якість аналізу, його загальний рівень, конструктивність і дійовість.

На базі сучасних персональних комп’ютерів (ПК) створюються автоматизовані робочі місця (АРМ) фінансового аналітика, що поєднані з АРМ бухгалтера, економіста, статистика та ін. Це дає змогу перейти до комплексної автоматизації аналізу економічної та фінансової діяльності підприємства.

Автоматизоване робоче місце — це сукупність інструментальних засобів кінцевого користувача, що включає інформаційне, програмне, технічне й методичне забезпечення, призначене для професійної діяльності користувача на ПК, і працює як автономно, так і у складі мережі.

АРМ — це певна частина інформаційної системи, виокремлена згідно зі структурою управління підприємством і оформлена у вигляді самостійного програмно-апаратного комплексу. Концептуальна відмінність АРМ на основі ПК від застосування лише ПК полягає в тому, що в АРМ відкрита архітектура ПК функціонально (здатність до саморозвитку, до постійної зміни складу аналітичних задач і показників), фізично та ергономічно настроюється на конкретного користувача (персональне АРМ) або на групу користувачів (групове АРМ).

Для цієї технології характерним є - робота користувача в режимі маніпулювання даними, а не

програмування, коли користувач бачить екран (екран, принтер) і діє (клавіатура, “миша”, сканер), а не знає та пам’ятає;

- безпаперовий процес обробки документа, коли на папері фіксується лише остаточний варіант документа;

- наскрізна інформаційна підтримка на всіх етапах проходження інформації з використанням інтегрованих баз даних;

- інтерактивний режим розв’язування задачі;- можливість колективного створення документів на основі мереж

ПК; - можливість інтерактивної перебудови форми та способу під час

розв’язування задачі.

14

Перевагами обробки інформації на АРМ є 1. простота створення та введення баз даних; єдиний опис даних, їх

надійність і захист; 2. модульна побудова програмного забезпечення; технологічна

спеціалізація програм; 3. функціональна повнота; застосування стандартних процедур;4. близька до природної мова спілкування з ПК.Основними функціями АРМ можуть бути • введення, нагромадження та зберігання інформації; • автоматичне протоколювання робочих процесів; • відображення вихідної інформації та результатів її обробки на екрані

ПК.Упровадження автоматизованих робочих місць ліквідує розрив у часі між

виробничо-господарським процесом, отриманням первинної інформації, її обробкою й видачею результатів, що дає змогу оперативно впливати на процес управління.

Незалежно від змісту розв’язуваних задач у АРМ забезпечується можливість для користувача виконувати такі дії: обробляти текстові документи, таблиці, графіки, схеми; здійснювати пошук інформації в довідкових фондах і архівах користувача; обмінюватися документами й даними; поповнювати перелік і вдосконалювати задачі фінансового аналізу; в умовах невизначеності розглядати кілька можливих варіантів і приймати відповідні рішення.

4.ОСНОВНІ КЛАСИ СУЧАСНИХ УПРАВЛІНСЬКИХ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ

Назва типу системи Впровадження Функціональна повнота Підприємства Орієнтовна

вартість

Великі інтегровані

системи

Поетапне складне,

більше 9-12 мес.

Комплексний облік, керування постачанням, виробництвом, збутом, фінансами, оволодіння стратегіями розвитку

Підприємства без виробництва (торгівля,

послуги), виробничі підприємства,

управлінські структури (холдинги)

$500,000 і більше

Середні інтегровані

системи

Тільки поетапне, більше 6-9

мес.

Комплексний облік, керування постачанням, виробництвом, збутом, фінансами, оволодіння стратегіями розвитку

Підприємства без виробництва (торгівля,

послуги), виробничі підприємства,

управлінські структури (холдинги)

$200,000-$500,000

Локальні інтегровані

системи

Просте, коробочний

варіантОблікові системи (по

напрямках)

Малі підприємства, представництва, підприємства без

виробництва (торгівля, послуги)

$5,000-$50,000

Малі інтегровані системи

Поетапне або "коробочний

варіант", більше 4 міс

Комплексний облік управління фінансами

Малі підприємства, представництва, підприємства без

виробництва (торгівля, послуги), виробничі

підприємства

$50,000-$300,000

15

5. ERP-СИСТЕМИ: СУТНІСТЬ, ЕВОЛЮЦІЯ ТА ПЕРСПЕКТИВИ РОЗВИТКУ.

Системи планування ресурсів підприємства (ERP) являють собою нове покоління інформаційних систем, розроблених для рішення поточних завдань бізнесу з обліком множинних функціональних областей великих корпоративних підприємств. Системи ERP забезпечують такі організації високоінтегрованими рішеннями, що опираються на використання загальних баз даних.

Як внутрішні, так і зовнішні зв'язки між різними функціональними видами діяльності підтримуються завдяки тому, що всі необхідні дані зберігаються в єдиній базі. Таким чином, дані про ділові операції вводяться в систему один раз, вплив цих операцій на бізнес-процеси можна оцінити негайно, а відповідні звіти одержати відразу.

Більша частина сучасних ERP-систем заснована на архітектурі Клієнт-сервер, при цьому використається загальнодоступна технологія реляційних баз даних як для керування даними, так і для генерації звітів; пересилання даних при цьому здійснюється за допомогою стандартних комунікаційних протоколів. Відкрита архітектура систем ERP означає, що ERP може працювати на різних платформах, а це дозволяє встановлювати систему де завгодно, не піклуючись про структури й географічне розташування окремих учасників бізнесу.

Нижче приводяться компанії, що займаються поширенням систем ERP:

• SAP; • Oracle; • PeopleSoft; • BAAN; • J. D. Edwards.Вихідним стандартом, що з'явився в 70-х роках, був стандарт MRP

(Material Requirements Planning), що включав тільки планування матеріалів для виробництва.

Цей стандарт був розширений до MRP-II (Manufacturing Resource Planning). MRP-II дозволяв планувати всі виробничі ресурси підприємства (сировина, матеріали, устаткування й т.д.).

Подальшим розвитком став стандарт ERP (Enterprise Resource Planning), які дозволив об'єднати всі ресурси підприємства, у такий спосіб додаючи керування замовленнями, фінансами й т.д. Зараз практично всі виробничі системи відповідають рекомендаціям стандарту ERP.

Нові стандарти CSRP (Customer Synchronized Resource Planning) і ERP II (Enterprise Resource and Relationship Processing) охоплюють також і взаємодія із клієнтами: оформлення наряду-замовлення, техзадание, підтримка замовника на місцях й ін.

Переваги від використання систем ERP:• вони допомагають знизити витрати на внутрішні операції, крім

надлишкових систем; • змушують компанію оптимізувати бізнес-процеси.• фірма, що не встигла сформувати інтегровану інформаційну систему,

16

може виявитися в досить невигідному положенні. Так що використання такого роду систем можна віднести до числа необхідних оборонних стратегій (тобто фірма, що не має интегррфованной інформаційної системи, стикнеться із серйозними труднощами в конкурентній боротьбі). Більше того, використання ERP-систем робить успішна побудова інтегрованої системи цілком досяжним, чого не скажеш про спроби побудови таких систем з нуля.

- зберігання даних в одній, загальній для підприємства базі дозволяє також провести цілий ряд аналітичних досліджень. Компанії, що використають системи ERP, зможуть більш ефективно скористатися системами вирахування собівартості по обсязі господарської діяльності (Activity-Based Costing systems). Аналогічно системи дослідження даних (data mining) стають більше виграшними при наявності доступних і централізованих операційних даних. Набагато спрощується й завдання побудови сховищ даних або «вітрин», коли дані можуть бути полученыот однієї системи.

- значна економія при управлінні операційними системами й центрами даних, що досягається шляхом введення єдиних стандартів у всіх відділах організації.

Недоліки і складності, пов’язані з впровадженням і використанням ERP-систем:

- число таблиць у поточній версії SAP R3 становить близько 15 000. Не так просто зрозуміти, яка роль таблиць і програм, що зв'язують різні елементи;

- адаптація систем ERP вимагає переоцінки, а можливо, і повної перебудови бізнес-процесів. А це, у свою чергу, часто вимагає іншої кваліфікації кадрів і перетворень в організаційній структурі. Таким чином, адаптація системи ERP у технічному аспекті стає завданням внесення організаційних змін;

- мало фахівців з настроювання систем ERP, і ті з них, хто має навіть невеликий досвід, користуються більшим попитом на ринку праці. Якщо компанія й знаходить кілька гарних фахівців для впровадження системи, то далеко не завжди вдається втримати їх до закінчення проекту;

- Щоб уникнути проблем, пов'язаних з високою плинністю працівників і зі складністю впровадження, багато компаній звертаються по допомогу у великі консультаційні фірми, що мають великий досвід по впровадженню таких систем у різних ситуаціях і на різних підприємствах. Але, з іншого боку, контроль і регулювання виконання такого контракту являють собою ще одна потенційна перешкода для успішного впровадження системи ERP.

У підсумку реальне завдання постачальників ERP-систем - задоволення попиту на нові додатки, за умови що контроль над цими додатками буде залишатися в рамках системи. Щоб зберегти конкурентноздатність, вони повинні зуміти одночасно деконструировать існуючі монолітні додатки, створюючи в той же час цілий ряд нових додатків. З одного боку, погроза того, що цільні рішення застаріють і ринок ERP-систем буде безнадійно зруйнований, цілком реальна. З іншого боку, цим системам надається блискуча можливість втілити мрії практиків і вчених про використання інформаційних технологій для досягнення нового рівня інтеграції – потребитель-поставщик, ланцюжка попит-постачання - по всіх вимірах розширеного підприємства.

17

ТЕМА №4 "Особливості створення і оцінки ефекту від впровадження управлінських інформаційних систем"

1. Особливості впровадження УІС2. Етапи впровадження УІС на підприємстві3. Проблеми, що виникають при впровадження УІС4. Оцінка ефекту від впровадження УІС. Парадокс продуктивності

інформаційних систем.

1. ОСОБЛИВОСТІ ВПРОВАДЖЕННЯ УІС

Серед факторів, що стимулюють підприємства впроваджувати комп'ютерні інформаційні системи керування, можна виділити наступні:

- втрати коштів (як звичайні крадіжки через недосконалість документообігу, так і невиправдане відволікання коштів в окремі активи через відсутність оптимізації запасів);

- ріст компанії, покупку нових бизнесов і неможливість ефективного керування через зрослі вимоги;

- зміну бізнесу-моделі компанії; - впровадження нових інструментів керування (наприклад, бюджетування,

TQM, міжнародна звітність); - потреби інвесторів (вимоги прозорості, посилення контролю, збільшення

вартості активів); - потреби власника (головної організації) у централізації й поліпшенні

управління. Необхідність комплексної автоматизації системи управлінського

обліку компанії викликана наступними причинами:- несвоєчасністю інформації для керування, трудомісткістю й тривалістю її

витягу при відсутності або частковій автоматизації. Неможливістю швидкого керування фінансовими потоками внаслідок ручної консолідації інформації. Зазначені проблеми істотно підсилюються при зростанні кількості підрозділів і операцій компанії;

- значною ймовірністю допущення технічних помилок при поетапній ручній консолідації даних з різнорідних джерел по різних центрах відповідальності, місцям виникнення витрат;

- неможливістю контролю за витоками коштів і товару через відсутність можливості зіставлення здійснених доходів і витрат з фактичними залишками коштів і майна в рамках всієї компанії, особливо при виділенні її підрозділів в окремих юридичних осіб.

Критерії вибору АСУП:1. Що система автоматизації може робити, або яка її функціональність.

2. У що обійдеться придбання системи, запуск її в експлуатацію й підтримку в робочому стані, тобто яка її сукупна вартість володіння.

3. Є чи гарантії успішного завершення проекту впровадження й повноцінного уведення системи в експлуатацію.

18

4. Що в системи "усередині" й, отже, наскільки вона надійна, довговічна, продуктивна, зрештою, сучасна.

5. Яка ефективність і можливі строки окупності системи.6. Рівень й якість сервісу в післяпродажний період. 7. Можливість супроводжувати й розвивати систему чинностями фахівців

вашого підприємства8. Які перспективи системи, чи буде вона розвиватися й підтримуватися

постачальником у майбутньому. Критерії вибору інформаційної системи компанією-покупцем:- наявність конкретного досвіду впровадження в даній галузі й отриманий

економічний ефект від впровадження; - можливість поетапного (модульного) впровадження;

- можливість тестування продукту після попереднього навчання, наприклад, через Інтернет;

- достатня кількість партнерів компанії-виробника інформаційної системи, рівень надаваного сервісу;

- значною ймовірністю допущення технічних помилок при поетапній ручній консолідації даних з різнорідних джерел по різних центрах відповідальності, місцям виникнення витрат;

- неможливістю контролю за витоками коштів і товару через відсутність можливості зіставлення здійснених доходів і витрат з фактичними залишками коштів і майна в рамках всієї компанії, особливо при виділенні її підрозділів в окремих юридичних осіб.

Підходи до створення КСБО:1. Програму буде створювати штатний програміст або спеціалізований

підрозділ підприємства. За правильної постановки бухгалтерського завдання програмісти підприємства можуть створити цілком прийнятний програмний продукт, що буде враховувати специфіку обліку конкретного підприємства і в разі необхідності може бути легко вдосконалений. Але такі програми починають працювати лише через п'ять-шість місяців після їх впровадження. Крім того, при їх складанні програмісти не завжди дотримуються стандартів створення баз даних, а тому часто такі програми не дають змоги переносити інформацію в інші програми.

2. Другий варіант передбачає створення програми на замовлення в спеціалізованій фірмі. Цей варіант найдорожчий з усіх можливих. При цьому успіх впровадження програмної системи залежить від фірми-розробника, її компетентності, порядності та надійності.

3. Третій варіант передбачає придбання універсальної бухгалтерської програми, розробленої для масового продажу, що потребує лише незначної модифікації відповідно до потреб конкретного підприємства. Така програмна система менше пристосована до специфіки підприємства, але коштує дешевше, ніж написана на замовлення. Найкорисніше в ній те, що вона вже пройшла випробування практикою. Такі продукти звичайно супроводжуються й удосконалюються, доки існує фірма-розробник. Яскравим прикладом цього класу програм є «1С: Бухгалтерия».

19

Принципи створення АСУП

Сумісність

Принцип сумісності означає, що систему слід проектувати з урахуванням людського фактора та організаційних особливостей підприємства, вже наявних комп'ютерів і програм. Під організаційними особливостями підприємства найчастіше розуміють способи взаємодії окремих працівників і підрозділів. Необхідно також перевірити сумісність нової комп'ютерної системи бухгалтерського обліку з уже наявним обладнанням і програмним забезпеченням

Універсальність

Програмна система має вирішувати не окреме завдання, а виконувати стандартні процедури й обробляти конкретне завдання як окремий випадок більш загального. Це досягається двома способами: або операції, що рідко виконуються (нестандартні), передбачають в алгоритмі, або такі операції зовсім виключають із загального циклу комп'ютеризованої обробки даних, а в процесі роботи індивідуально коригують. Визначення типу процедур обробки інформації може здійснюватися таким чином. Реєстрація господарських об'єктів здійснюється шляхом процедур, які поєднують масові (а) і немасові (б) операції.

Системнийпідхід

У процесі проектування бухгалтерських інформаційних систем проводиться аналіз об'єкта управління в цілому і системи управління ним, а також вироблення загальної мети і критеріїв функціонування об'єкта в умовах його автоматизації. Цей принцип передбачає однократне введення інформації в систему і багатократне її використання, наявність єдиної інформаційної бази, комплексне програмне забезпечення

НадійністьХарактеризує надійність роботи бухгалтерської інформаційної системи, яка забезпечується різними способами, наприклад, дублюванням структурних елементів системи або їхньою надлишковістю

Економічнадоцільність

Переваги, що очікуються від використання системи, мають перевищувати витрати на проектування, впровадження, навчання, супровід

Гнучкість

Система, що створюється, повинна мати достатній запас гнучкості, щоб забезпечити можливість реагування на зміну зовнішніх факторів. Основні вимоги до гнучкості бухгалтерської системи такі: 1) зміна (налагодження) плану рахунків; 2) ведення аналітичного обліку за довільними рахунками та ознаками; 3) зміна (налагодження) шаблонів типових бухгалтерських операцій; 4) зміна (налагодження) форм типових звітів і доповнення новими звітами, що створюються користувачем

Контроль Створення паралельних інформаційних потоків, що контролюють один одного та забезпечують достовірність облікових даних

Захисті безпека

даних

Система, що проектується, має сприяти захисту активів підприємства від нераціонального їх використання і забезпечувати надійність та безпеку інформації в системі. Якісна комп'ютеризована система бухгалтерського обліку має виконувати такі функції щодо безпеки даних: 1) поділ доступу до функцій і даних системи шляхом авторизації користувачів за паролем; 2) шифрування даних; 3) наявність контролю за входом до системи і ведення журналу робочого часу; 4) контроль за періодичністю створення резервних (архівних) копій інформації

Збиральнепроектування

Ґрунтується на ідеї повторного використання компонентів. Збирання прикладної системи з готових компонентів дозволяє значно скоротити час розробки. У зв'язку з цим має значення те, наскільки методики, що застосовуються, й інформаційні системи, що їх підтримують, мають здатність до повторного створення компонентів, які використовуються, а також наскільки легко такі компоненти можна застосувати в інших проектах інформаційних технологій

20

Вимоги до комп'ютерної інформаційної системи управлінського обліку

Види Вимоги Коротка характеристика

Функціональні

ВеденняЖурналуоперацій

Здатність вводити та накопичувати всі господарські операції, що відображають господарську діяльність підприємства

Ажур

Можливість розраховувати підсумки за рахунками бухгалтерського обліку (обороти, залишки) на будь-який момент часу при довільній кількості введених господарських операцій

Аналітичний облікМожливість вести аналітичний облік у таких розрізах і з таким рівнем деталізації, як цього вимагають потреби управління

Кількісний облік Можливість ведення обліку в натуральному вимірнику

Валютний облікОблік у валютах, що відрізняються від базової (основної) валюти

ГнучкістьМожливість пристосувати програму до особливостей конкретного підприємства та змін у законодавстві

Технічні

Невибагливість до апаратного

забезпечення

Можливість ефективно працювати на комп'ютерах із середніми технічними характеристиками

Редактор документів

Вбудовані в програму засоби створення і коригування форм первинних документів, розрахунків та звітів

Експорт —імпортданих

Можливість обмінюватися даними з іншими програмами та пристроями (касовими апаратами, технологічними датчиками, сканерами штрих-кодів)

Робота в мережахЗдатність працювати на кількох комп'ютерах із поєднанням даних за допомогою комп'ютерної мережі

Захист інформаціїЗабезпечення кодування інформації та обмеження доступу за допомогою системних паролів

Архів документівВбудовані засоби архівації даних з можливістю швидкого відновлення інформації

Комерційні вимоги

ЦінаПрийнятна для підприємства ціна програмного забезпечення та його супроводу

СупровідПослуги з навчання користувачів, оперативні консультації, оновлення програмного забезпечення

Документація Якісна детальна друкована документація до програм

Ергономічні вимоги

Інтерфейс користувача

Зручні та нешкідливі для здоров'я користувача засоби забезпечення діалогу «людина — комп'ютер»

Програмна допомога

Розвинена система програмної допомоги, що дозволяє отримати «підказку» щодо будь-якої функції або дії в програмі

Способи впровадження КСБО

21

Є різні підходи до створення КСБО на підприємствах. Вони різняться ступенем впливу на організаційну структуру та комплексністю вирішення облікових завдань.

За ступенем впливу на організаційну структуру виділяють два підходи до впровадження КСБО. Перший ґрунтується на адаптації інформаційної технології до організаційної структури підприємства та бухгалтерії. За такого підходу КСБО пристосовується до організаційної структури в її існуючому вигляді і відбувається лише локальна модернізація сформованих методів роботи. При цьому здійснюється розподіл функцій між технічними працівниками (операторами) і спеціалістами (бухгалтерами, адміністраторами), об'єднання функцій збору й обробки інформації (фізичний обіг документів) із функцією прийняття рішень (інформаційний обіг). Отже, перший спосіб впровадження нової інформаційної технології орієнтований на існуючу організаційну структуру управління. Ступінь ризику від впровадження цієї технології зводиться до мінімуму, оскільки відповідні витрати незначні, а організаційна структура залишається без змін.

Другий, значно ефективніший, підхід до впровадження КСБО передбачає раціоналізацію організаційної структури. Організаційну структуру оптимізують таким чином, щоб впровадження інформаційної технології дало найбільший ефект. Основою такого підходу є максимальний розвиток технічних комунікацій і розробка нових організаційних взаємозв'язків, які раніше були економічно недоцільні. Продуктивність організаційної структури зростає, оскільки дані розподіляються більш раціонально і зменшується обсяг інформації, яка циркулює системними каналами.

За комплексністю вирішення облікових завдань розрізняють два підходи: підхід, який характеризується виділенням найбільш трудомістких завдань та їх комп'ютеризацією, і підхід, який передбачає комплексне вирішення облікових завдань. Перший підхід може прискорити ведення обліку на найбільш трудо-містких ділянках, але, оскільки послідовність обробки даних не змінюється, суттєвого підвищення ефективності не відбувається.

При комп'ютеризації окремих ділянок підприємство обладнують набором автоматизованих робочих місць (АРМ), кожне з яких призначене для вирішення певного набору облікових завдань. Кожне АРМ здійснює автономну обробку інформації без використання інформації з інших АРМ. Інформаційні зв'язки між автономними АРМ розірвані, що дає можливість для навмисних викривлень, зловживань; отже, необхідний додатковий контроль та дублювання інформації. Реалізація цього підходу характеризується локальними змінами методології обліку. Система обліку вдосконалюється шляхом задоволення окремих вимог комп'ютеризації, наприклад, складання і використання кодів, упорядкування первинних документів і документообігу тощо. Такий підхід спостерігається на підприємствах, де немає плану комплексної комп'ютеризації обліку.

Другий підхід передбачає зміни в методології бухгалтерського обліку, зокрема використання комп'ютерно-комунікаційної форми обліку, а через неї — реалізацію можливостей комплексної комп'ютеризації облікових функцій, результатом чого є досягнення найбільшої ефективності, однак для цього необхідна розробка системного, комплексного плану комп'ютеризації. Не

22

виключається і можливість поетапного переходу до системної комп'ютеризації обліку, але складання проекту є обов'язковою умовою. Виконання інформаційних проектів та надання послуг з обслуговування програмно-апаратних засобів можуть здійснювати у комплексі спеціалізовані незалежні організації або особи, які найбільш ефективно вирішують загальні й окремі інформаційні проблеми. Такий підхід дістав спеціальну назву аут-сорсинг (від англ. outsourcing) [19, с. 84]. За змістом термін аут-сорсинг визначає таку методологію роботи, коли підприємець усі турботи зі створення й обслуговування апаратно-програмного комплексу покладає на зовнішню організацію, а сам лише використовує інформацію цього комплексу.

2. ЕТАПИ ВПРОВАДЖЕННЯ УІС

Процес постановки системи управлінського обліку доцільно розбити на етапи.

I. Аналіз (діагностика) існуючої системи управлінського обліку компанії.II. Розробка оптимальної системи управлінського обліку.III. Впровадження системи управлінського обліку, впровадження

комп'ютерної інформаційної системи.IV. Аналіз і оцінка ефективності проведених заходів щодо реорганізації

управлінського обліку.Зупинимося більш детально на кожному етапі.

I. Аналіз (діагностика) існуючої системи управлінського обліку компанії.

Діагностика може проводитися наступними методами:- аналіз документів, звітів, файлів, графіків; - спостереження, у тому числі участь у внутрішніх нарадах; - інтерв'ю, анкетування, тестування. За результатами діагностики доцільно скласти звіт-огляд системи

управлінського обліку компанії, що може мати наступні розділи:1. Сутність бізнесу й логіка бізнесів-процесів. 2. Зовнішнє середовище компанії. 3. Штатно-організаційна структура компанії, порядок взаємодії

співробітників. 4. Аналіз існуючої системи звітності, документообігу, використовуваних

інструментів управлінського обліку. 5. Аналіз ступеня автоматизації системи управлінського обліку. Кожний розділ повинен містити оцінку найбільш гострих проблем і

потенційних переваг описаних процесів. При постановці системи управлінського обліку з початку діяльності компанії розділи 4 і 5 не використаються.

II. Розробка оптимальної системи управлінського обліку.Здійснення другого етапу можна розбити на наступні підрозділи:1. Вивчення потреб користувачів і формулювання завдань системи

управлінського обліку.

23

2. Аналіз і класифікація витрат, виділення центрів відповідальності й визначення їхніх типів.

3. Розробка принципів обліку й регламентних документів, визначення використовуваних інструментів управлінського обліку.

4. Розробка системи показників, форм звітності і їхнього руху. 5. Формулювання вимог до комп'ютерної системи й критерії її вибору

III. Впровадження системи управлінського обліку, впровадження комп'ютерної інформаційної системи

Впровадження нової інформаційної системи - тривалий і трудомісткий процес. Відповідно до аналітичної інформації спеціалізованих компаній середні строки від ухвалення рішення до впровадження комп'ютерних інформаційних систем можуть становити від 11-15 місяців для систем місцевих розроблювачів до 23-33 місяців для систем іноземних розроблювачів [7]. У зв'язку із цим доцільно прибігати до проектного планування впровадження й плануванню фінансових потоків. Фінансування автоматизації необхідно провадити із захищених від кон'юнктури ринку джерел (з інвестиційного бюджету або зі спеціальних кредитів, але не з оборотних коштів), при цьому виникає необхідність розрахунку ефективності впровадження систем.

Після закінчення процесу впровадження необхідне виділення співробітника з інформаційного підрозділу компанії для постійного обслуговування інформаційної системи.

IV. Аналіз і оцінка ефективності проведених заходів щодо реорганізації управлінського обліку.

3. ПРОБЛЕМИ ВПРОВАДЖЕННЯ УІС

Проведені журналом "Експерт" дослідження російського ринку показали, що серед основних причин невдач проектів по автоматизації керування підприємством не менш 69 % можна віднести до неготовності підприємств до впровадження сучасних інформаційних систем (неготовність підприємства до змін - 12 %, відсутність чітких цілей проекту - 17 %, неуважність керівництва до проекту - 40 %). 

Основні проблеми керування проектуванням програмного забезпечення:

- безліч проектів розробки програмного забезпечення не виконуються в намічений термін. Найчастіше проекти ИТ/З не укладаються у встановлені рамки, у бюджет, у строки або в специфікації. Для проектів програмного забезпечення вартість звичайно перевищує розрахункову на 50-200, а час виконання — на 20-100% (GartnerGroup 1997).

- неправильна оцінка як вартості проекту, так і графіка робіт, ресурсів і розмірів, факторів, які дуже тісно зв'язані один з одним. Якщо ж оцінки зроблені вірно, менеджери проектів можуть використати їх, щоб відстежити виконання й проконтролювати процес. На жаль, багато розроблювачів програм

24

або зберігають у таємниці свої професійні секрети, або користуються інформацією про минулі проекти. Найчастіше відсутній і стандартизований вимір виконання робіт. Тому багато менеджерів проектів уважають, що, ґрунтуючись на минулих проектах, занадто складно оцінити майбутні.

- Непевність у рамках. Границі або описи проекту можуть бути нестрогими або члени проектної команди й користувачі можуть не дійти згоди щодо важливих проектних специфікацій.

- Ресурси не доступні до запланованого моменту.- Погана координація при плануванні часу виконання завдань й

етапів.- Нестача навичок і досвіду в персоналу при роботі з новими

технологіями.- Помилки й недогляди. - Несподівані події. Фізичні катастрофи, начебто землетрусу, пожежі й

повені.- Економічні катастрофи, начебто банкрутства й ринкової кризи. - Політична катастрофа, начебто війни, воєнного стану, націоналізації

бізнесів-підприємств.

4. ОЦІНКА ЕФЕКТУ ВІД ВПРОВАДЖЕННЯ УІС

При придбанні комп'ютерної програми та її економічна бухгалтерського обліку слід мати на увазі, ефективність що в ціну звичайно не входить налагодження відповідно до вимог підприємства. Ціна з розрахунку на одне автоматизоване робоче місце без вартості налагодження в розвинутих країнах у середньому становить 300, менше 1000 і більше 2000 доларів за місце [47]. Де-шевші системи звичайно неможливо налагодити, або вони призначені лише для конкретної сфери застосування.

Складні й дорогі закордонні системи класу ERP потребують досить великих витрат на впровадження. Наприклад, якщо вартість самої програми 6—10 тис. дол. США, то її впровадження коштує десятки тисяч доларів. Для більш простих програм впровадження і консультації обходяться значно дешевше, в ме-жах 17—20 % від вартості програми. На навчання персоналу витрачається від 50 до 1000 дол. США, а на консультацію бухгалтерів — 900 дол. США за день.

За оцінками фірми «Ernst & Young», при реалізації проекту, пов'язаного з мережами, на апаратуру та програми в розвинутих країнах припадає 20 % витрат, а на обслуговування системи та навчання персоналу — близько 80 %. В окремих випадках витрати на впровадження можуть становити більшу суму, ніж вартість самого програмного забезпечення. Є такий показник, як відношення вартості витрат на впровадження програмного продукту до вартості самого продукту. Числове значення цього показника змінюється від 1 до 12 — залежно від країни. На жаль, для країн СНД цей показник, за оцінками спеціалістів, становить 1—3, що свідчить про низький рівень супроводу і малі кошти, які витрачаються на встановлення програмних продуктів.

Поширена думка, що українські програмні продукти простіші у впровадженні, ніж західні, на жаль, не підтверджується практикою. Так, успішні

25

впровадження вітчизняних систем автоматизації великих підприємств становлять 60 % від загального числа всіх проектів, програмних продуктів для малих підприємств — близько 80 %. Згідно з даними «Gartner Group» щодо західного ринку, проекти впровадження відповідають плановим показникам для ERP-систем також приблизно в 60 % випадків, а цілком провалені — 10 %. Правда, у розвинутих країнах враховуються тільки запущені проекти, тоді як в Україні велика кількість впроваджень, що взагалі не почалися або заморожені на невизначений термін у зв'язку з форс-мажорними обставинами (наприклад, зміна власника).

З метою більш точного визначення витрат на інформаційні технології було розроблено метод обліку загальної вартості володіння (Total Cost of Ownership — TCO). Загальна вартість володіння (ТСО) включає не лише витрати на придбання того або іншого об'єкта, а й витрати на його ремонт, модернізацію, видаткові матеріали, обслуговування тощо. Загальна вартість володіння для інформаційних технологій включає вартість апаратного забезпечення, програмного забезпечення, ремонту, модернізації, обслуговування, технічної підтримки, прокладання кабелів для мережі, навчання спеціалістів тощо. За оцінкою фірми «Gartner Group», у США середній показник загальної вартості володіння в розрахунку на один ПК, підключений до мережі, становить 10—12 тис. дол. США [22]. Очевидно, що ця сума значно перевищує вартість самого комп'ютера.

А повна вартість володіння системою складається не тільки із ціни програмного забезпечення (точніше, вартості ліцензій* для заданого числа робочих місць), але й витрат на:

підготовку до впровадження (обстеження підприємства, розробка Технічного завдання, побудова необхідних моделей і т.д.);

установку, настроювання й доведення системи з урахуванням специфіки вашого підприємства;

тестові випробування й досвідчену експлуатацію; необхідні для роботи системи апаратні кошти і їхній монтаж

(комп'ютери, мережі); навчання персоналу (як користувачів на робочих місцях, так фахівців

відділу АСУ, які будуть обслуговувати систему надалі); зміст додаткових співробітників відділу АСУ (якщо необхідні); перенесення даних зі старої системи (якщо така є); поточне обслуговування й супровід (трудозатраты, видаткові

матеріали); сервісні послуги (одна година роботи консультанта, "гаряча лінія").

Можливі фактори ефекту від впровадження комплексної системи автоматизації

Приріст ефективності економічної діяльності підприємства в результаті комплексної автоматизації системи керування може проявлятися різним образом. Як можливі фактори, що визначають сукупний ефект від автоматизації, часто розглядаються наступні складові:

якісне поліпшення процесів підготовки й прийняття рішень; зменшення трудомісткості процесів обробки й використання даних;

26

економія умовно-постійних витрат за рахунок можливого скорочення адміністративно -управлінського персоналу, необхідного для забезпечення процесу керування підприємством;

переорієнтація персоналу, вивільненого від рутинних завдань обробки даних, на більше інтелектуальні види діяльності (наприклад, ситуаційне моделювання варіантів розвитку підприємства й аналіз даних);

стандартизація бізнесів-процесів у всіх підрозділах підприємства; оптимізація виробничої програми підприємства; скорочення строків оборотності оборотних коштів; установлення оптимального рівня запасів матеріальних ресурсів і

обсягів незавершеного виробництва; зменшення залежності від конкретних фізичних осіб, що є "тримачами"

інформації або технологій обробки даних; одержання автоматизованої підтримки для заходів щодо "оптимізації"

оподатковування компанії; використання непомітних (схованих) для виконавців технологій

контролю виконуваної ними роботи, що не вимагає надання довідок і звітів до певної дати.

Всі перераховані вище фактори підвищення результатів економічної ефективності представляють лише потенціал, що повинен бути затребуваний керівником. Для перетворення потенційних джерел росту ефективності в реально отримані результати необхідне виконання ряду додаткових умов.

За даними закордонної преси, впровадження сучасних ERP-систем на підприємствах дає значний економічний ефект [44]:

• зростання ефективності виробничих потужностей — до 20 %;• економію оборотних засобів — до 1—6 % від суми продажів;• зниження виробничого браку — до 35 %;• зниження страхових запасів на складах — до 40 %;• зниження транспортно-заготівельних витрат — до 60 %;• скорочення витрат на адміністративно-управлінський апарат — до 30 %

тощо.Як показує практика впровадження на українських підприємствах,

віддачу від інвестицій в систему управління отримують за рахунок [44]:• наскрізного і вчасного оперативно-виробничого планування та обліку

виробництва, що дозволяє на 20—ЗО % знизити втрати безпосередньо в цехах;• зниження рівня запасів на складах — на 20—25 % (через 5—6 міс після

запуску системи);• уникнення необлікованих недостач — З—5 % від рівня запасів;• зниження необгрунтованої видачі матеріалів у цехи — на 10—15 %;• зниження витрат допоміжних матеріалів на 20—ЗО %;• зниження собівартості продукції за рахунок скорочення цехових та

загальногосподарських витрат — на 3—5 %;

27

• зниження дебіторської заборгованості за рахунок її всебічного, персоніфікованого контролю — на десятки процентів;

• уникнення необґрунтованих знижок при відвантаженні товару — 3—5 % відвантажень.

Парадокс продуктивності інформаційної технологіїБільшість емпіричних вивчень не показують позитивної кореляції між

витратами на ИТ/С и продуктивністю або рентабельністю фірми. Це називається парадоксом продуктивності інформаційної технології. Звичайно, цей парадокс не сприяє однозначній оцінці проектів. З іншого боку, менеджери ИТ/З очікують від емпіричних досліджень підтримки їхніх інвестиційних рішень.

У різних літературних джерелах пропонуються різні пояснення появи цього парадокса. Серед можливих причин перераховуються наступні.

• Помилки виміру. Ріст продуктивності, так само як і ріст рентабельності, складно оцінити. Внаслідок помилок виміру результати досліджень можуть виявитися невірними.

• Тимчасові лаги. Існують розриви між інвестиціями в ИТ/С и одержанням можливих результатів. Період часу між вкладенням і дослідженням, що стосується його, може бути недостатнім.

• Ефект перерозподілу. Багато досліджень проводяться лише для певної галузі промисловості в цілому й, отже, засновані на сукупних галузевих даних. Можливо, фірми, що витрачають на ИТ/З більше середнього, збільшують продуктивність або рентабельність, у той час як компанії, які вкладають менше середнього, мають зниження рентабельності або продуктивності. При об'єднанні цих даних не буде видно ніяких змін у цифрах, загальних для цієї галузі промисловості.

• Стратегічна неминучість. Якщо одна фірма починає інвестиційну діяльність, іншим компаніям для збереження положення на ринку доводиться гнатися за нею. По закінченні такого процесу знову досягається первісний статус-кво, і в загальному не буде помітно яких-небудь змін. Ця аргументація, однак, досить сумнівна, тому що ініціатор може не одержати результатів, достатніх для виправдання інвестицій.

• Неспроможність менеджменту. Це пояснення має на увазі недолік ефективних методів визначення витрат і результатів використання ИТ/С. Отже, не існує твердої основи для прийняття рішень.

• Міркування ризику. Відповідальні за запобігання ризику люди, приймаючи рішення, ставлять в основу не рентабельність, а ризик.

При розгляді фактору ризику цілком можливо, що функція прийняття рішень поліпшується, однак прибуток при цьому зменшується.

28

Тема 5. Інформаційна технологія розв'язування задач бухгалтерського обліку

1. Комп'ютерні форми бухгалтерського обліку2. Функції інформаційних технологій бухгалтерського обліку3. Особливості побудови бухгалтерії при застосуванні обчислювальної

техніки. 4. БУІС на підприємствах малого і середнього бізнесу. Основні класи

систем бухгалтерського обліку.5. Бухгалтерський облік в УІС «Галактика»

1. КОМП'ЮТЕРНІ ФОРМИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

Форми обліку, що передбачають застосування комп'ютерів, дозволяють ефективно задовольнити вимоги розподілу облікової праці, аналітичності та оперативності.

Технологічний процес обробки даних при комп'ютерній формі обліку можна поділити на три етапи.

Початковим етапом облікового процесу є збір і реєстрація первинних даних для обробки на комп'ютері. При введенні інформації в КІСП користувач складає облікові фрази, за якими формується єдиний електронний обліковий регістр — Журнал господарських операцій, хоча більшість програм для комп'ютеризації бухгалтерського обліку дозволяють перегляд інформації і у вигляді журналів-ордерів, відомостей тощо."

На другому етапі проводиться формування на електронних носіях масивів облікових даних: Журналу господарських операцій, структури синтетичних і аналітичних рахунків, довідників аналітичних об'єктів, постійної інформації. Одночасно здійснюється контроль процесу, обробка інформації, записаної в масивах облікових даних.

Заключним етапом процесу є отримання результатів за звітний період за запитом користувача або у вигляді регістрів синтетичного обліку, аналітичних таблиць, довідок із бухгалтерських рахунків або відображення на екрані дисплея потрібної інформації.

Дослідження особливостей комп'ютерно-комунікаційної форми обліку дозволяє сформулювати основні її принципи.

1. Основою комп'ютерно-комунікаційної форми обліку є електронний обліковий регістр, до якого входять: а) база даних на технічних носіях інформації, призначена для накопичення та зберігання облікової інформації; б) змінні величини, які тимчасово створюються у пам'яті комп'ютера для

29

систематизації та узагальнення облікових даних; в) відеограми і машинограми, призначені для візуального відображення результатної інформації.

2. Бездокументний збір первинних даних за допомогою периферійних пристроїв та їх передача за допомогою засобів комунікації дистанційними каналами до комп'ютерів є основним способом здійснення документування господарських операцій.

3. Інформацію, яка відображає відхилення за тими або іншими господарськими операціями (наприклад, відхилення від встановлених нормативів, планових завдань тощо) можна отримати автоматично за запитом.

4. На підставі вхідних первинних даних, одноразово зафіксованих на електронних носіях інформації, здійснюється інтегрована обробка облікових даних з необхідним рівнем деталізації та оперативності. При цьому використовується єдина інформаційна база даних, що накопичує всю необхідну для системи обліку інформацію.

5. Одноразове введення даних — обліковий запис перетворюється на облікову фразу, призначену для перенесення даних на комп'ютерні носії та їх обробки у комп'ютеризованій системі обліку.

6. Один журнал хронологічного запису — багато регістрів систематичного запису. За обліковими фразами формується єдиний електронний обліковий регістр — Журнал господарських операцій, хоча більшість програм для комп'ютеризації бухгалтерського обліку дозволяють перегляд інформації у вигляді журналів-ордерів, відомостей тощо.

7. Один синтетичний рахунок — багато аналітичних рахунків. Кількість рахунків аналітичного обліку залежить від мети, поставленої керівництвом перед обліком, і ніяк не обмежується.

8. Звітна інформація виводиться у визначений строк, а робочу (довідки, звіти для управлінців) у будь-який момент можна одержати за запитом — дані для цих документів одержують шляхом вибірки із Журналу операцій за певними алгоритмами.

Електронні первинні документиЗначення первинних документів у бухгалтерському обліку дуже велике.

Документ — це початкове джерело всієї облікової інформації. З іншого боку, приблизно 30 % усіх документів, що створюються на промисловому підприємстві, припадають на бухгалтерію. Без документа жодну господарську операцію не може бути прийнято до обліку. Документи є основою, фундаментом, на якому ґрунтується вся облікова робота. Від якості документів залежить якість усіх облікових показників, включно зі звітністю, а документування як процес оформлення господарських операцій документами є одним із основних елементів методу бухгалтерського обліку.

30

Розглядаючи питання про комп'ютеризацію первинного документування, слід мати на увазі, що поняття документа в бухгалтерському обліку і в теорії автоматизованої обробки інформації суттєво відрізняються.

Отже, в інформатиці електронний документ — це сукупність трьох складових:

• фізичної реєстрації інформації;• форми подання інформації;• активізації визначеної діяльності.Саме певна діяльність і перетворює інформацію в документ. Але документ

перестає існувати, якщо в подальшому над ним не буде здійснено процедури обробки.

Використання комп'ютерів вносить значні зміни в організацію первинного обліку, які полягають, по-перше, у використанні електронних носіїв первинної інформації і, відповідно, електронних первинних документів, по-друге, в автоматичному складанні первинних документів.

Основні відмінності технології первинного документування в комп'ютерних облікових системах такі:

а) накопичення і первинна обробка облікових даних відбуваються на персональних комп'ютерах, установлених безпосередньо на робочих місцях облікових працівників;

б) обробка первинної інформації здійснюється за принципом об'єднання процесів складання первинного документа та введення його до бази даних КІСП;

в) автоматична реєстрація первинної інформації за допомогою технологічних датчиків, сканерів штрихових кодів, касових апаратів, смарт-карток, електронних зважувальних пристроїв, годинників, лічильників, вимірювальної тари тощо. При цьому автоматичне введення первинних даних не звільняє від необхідності оформляти згодом юридично повноцінне підтвердження здійснених господарських операцій.

2. ФУНКЦІЇ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

Можливості оцінки в комп'ютерних облікових програмахВ умовах комп'ютеризації обліку є можливість відображати

багатоваріантні оцінки, орієнтуватися в різних властивостях об'єкта, якщо їх слід брати до уваги. Справді, сучасні комп'ютерні програми бухгалтерського обліку мають кілька унікальних можливостей для здійснення оцінки. Насамперед, є можливість зберігати для одного об'єкта аналітичного обліку (наприклад, товару) кілька реквізитів-ознак, які дають йому різнобічну характеристику. Такими реквізитами можуть бути і різні ціни цього товару.

31

Автоматизація калькулюванняВ умовах комп'ютеризації обліку облік витрат на виробництво має бути

нормативним. Основними завданнями розробки та впровадження нормативного методу обліку є підвищення рівня і ступеня деталізації нормування витрат, обчислення впливу зміни норм на величину фактичної собівартості, виявлення відхилень від норм за причинами, за місцями виникнення і центрами відпові-дальності. Технічно обґрунтоване, максимально диференційоване нормування витрат за видами, місцем формування витрат та об'єктами калькулювання, системне виявлення й облік змін норм створюють необхідну і достатню інформаційну базу для управління собівартістю продукції і пов'язаними з нею іншими якісними показниками виробничо-фінансової діяльності підприємства.

Автоматизація процедури інвентаризаціїОсобливістю практики проведення інвентаризації до цього часу є те, що

перевірка в натурі товарно-матеріальних цінностей основана на застосуванні ручної праці.

Для здійснення ідентифікації елементів об'єкта інвентаризації 95 % часу витрачається на перевірку їхньої комплектності, цілості упаковки тощо. Можливості комп'ютерів дозволяють забезпечити порівняння фактичних залишків товарів з обліковими даними на підставі введеної в базу даних інформації про облікові і фактичні залишки товарів. При введенні подібної інформації на початковій стадії виключаються показники ціни і вартості. Такі показники вводяться на кінцевій стадії інвентаризаційного процесу — виведенні результатів інвентаризації з метою виявлення недостач, надлишків, пересортування, природного убутку й остаточного визначення кінцевих результатів інвентаризації. При цьому слід використовувати постійну базу даних з переліком товарів (інших цінностей), коли кожному номенклатурному номеру (номеру за прейскурантом, артикулом), сорту товару відповідає певна облікова ціна.

Отже, є можливість майже повністю комп'ютеризувати процес проведення інвентаризації товарів, тобто штучних предметів, на яких можна проставити штрих-коди. Таке проведення інвентаризації розв'язує одразу кілька проблемних питань, а саме: дотримання об'єктивності, точності результатів, терміну прове-дення, зменшення обсягу затрат праці.

Робота з бухгалтерськими рахунками в комп'ютерних програмахВ основі інформаційної моделі кругообігу засобів господарського об'єкта

— підприємства лежить система рахунків бухгалтерського обліку, що є класифікаційними ознаками об'єктів обліку. Бухгалтерська динамічна інформаційна модель підприємства проявляється саме як сукупність бухгалтерських рахунків, їхньої кореспонденції і деталізації даних у системах аналітичного обліку. Ця модель визначає загальну структуру облікової інфор-

32

мації, у той час як ступінь деталізації інформації залежить від характеру зв'язків інформаційної бази даних у формі обліку.

Основні відмінності в роботі з бухгалтерськими рахунками в комп'ютерних програмах такі:

• можливість одночасного ведення обліку в кількох планах рахунків;• можливості аналітичного обліку значно розширені. а) якщо за первинним документом одночасно формується дві групи

проводок — одна в національному плані рахунків, а інша — в плані рахунків іноземного партнера або власника;

б) при відокремленому веденні на підприємстві управлінського облікув) при відокремленому веденні обліку відокремлених підрозділів

підприємства (філій) з подальшою консолідацією.Розширені можливості облікових записів в комп'ютерних програмахДокументи можна проводити повністю, а можна — частково, тобто

спочатку здійснити так зване операційне проведення, а потім «допровести» його по бухгалтерії. Операційне проведення здійснює ту частину господарської операції, яка пов'язана з рухом операційних об'єктів (інвентарних об'єктів, взаємозаліками...), а бухгалтерське — ту, яка пов'язана з рухом бухгалтерських об'єктів (побудовою проводок, зміною залишків на рахунках тощо).

Документи можна проводити негайно, а можна поставити їх у чергу на проведення (можна також здійснити операційне проведення, а бухгалтерське відкласти). У другому випадку спеціальний компонент системи почне послідовне проведення документів при настанні певної події.

Складання звітності в комп'ютерних програмахНа складання звітності, як обов'язкової, так і управлінської, в умовах

ведення паперового обліку витрачається досить багато облікових часу. Саме тому підприємці часто не можуть вчасно отримати звіти, які є основними носіями інформації для прийняття управлінських рішень, на їх отримання витрачається значна кількість часу та зусиль облікових працівників. Автоматизований облік відкрив перед обліковцями та керівниками доволі широкі можливості щодо оперативності та якості складання звітності.

Усю звітність, яка надається користувачам при використанні комп'ютерних програм бухгалтерського обліку, умовно можна поділити на три класи:

а) системні внутрішні звіти;б) зовнішні (регламентовані) звіти;в) нестандартні звіти.

33

Таблиця 3.2. Можливості комп'ютерних програм щодо складання бухгалтерської звітності

Бухгалтерська програма

Можливості щодо складання звітності

Регл

амен

това

на

Вну

тріш

ня с

исте

мна

Нес

танд

артн

а

Спе

циф

ічна

Особливості програми

КІС«Галактика»

+ + + +Існує окремий модуль для створення звітності

«1С: Бухгалтерия 7.7» (для малих та

середніх підприємств)

+ + + Ск*

Програмою передбачена можливість, крім використання вбудованих, за умови володіння мовою програмування «1С» створювати власні спеціалізовані звіти

Бухгалтерський комплекс «Гарант-

Учет» (для бюджетних організацій)

+ + +

Існує окремий функціональний пакет «Зведений облік і звітність», який може функціонувати як автономно, так і у взаємозв'язку з іншими функціональними модулями, є функція контролю введення інформації та отримання звітності

« Универсальнаябухгалтерия

Кириллаи Мефодия 2.0»

(для малихі середніх

підприємств)

+ + + Ск

Звіт можна формувати за списком рахунків чи валют; інформацію можна отримати з баз даних, розглядаючи їх з різних поглядів, використовуючи як системні, так і спеціалізовані для кожного конкретного підприємства звіти

Система управління підприємством

«Конкорд»+ + + Ск

Велика кількість спеціальних управлінських звітів дає змогу бухгалтеру задавати певні критерії вибірки та сортування даних, а також забезпечити виведення проміжних сум

КІС«Монополія» (для середніх торгових і торгово-виробничих

підприємств)

+ + + +

У систему входять близько 100 видів звітів, крім того, користувачі, які знайомі зі стандартними засобами формування звітів, можуть створювати нові види звітів. У звітах можна створювати досить складні запити,задаючи певні обмеження і фільтри

34

3. ОСОБЛИВОСТІ ПОБУДОВИ БУХГАЛТЕРІЇ ПРИ ЗАСТОСУВАННІ ОБЧИСЛЮВАЛЬНОЇ ТЕХНІКИ

Застосування АРМ для обробки даних безпосередньо на робочих місцях фахівців різних рівнів обліку забезпечує мінімальне використання паперових носіїв, вірогідність і повноту інформації.

АРМ організовані по функціональних ділянках, кожний з яких зв'язаний або з первинним обліком (матеріалів, готової продукції (ГП), табельним обліком), або з певним об'єктом бухгалтерського обліку, де здійснюються безперервна реєстрація й обробка господарських операцій (по обліку матеріальних цінностей (МЦ), основних засобів і нематеріальних активів, праці й заробітної плати, фінансово-розрахункових операцій, готовій продукції і її реалізації), а також зі зведеним обліком і складанням звітності, плануванням й аналізом, а також внутрішнім аудитом.

При виділенні ділянок необхідно враховувати, що кожна ділянка повинен відповідати наступним вимогам :

- мати у своєму розпорядженні свій набір господарських операцій і проводок;

- мати своє, що можливо перетинається з іншими ділянками, під безліч плану рахунків;

- мати свої, властиві тільки йому, первинні документи й звітні форми.Також необхідно враховувати конкретні умови, що зложилися на

підприємстві, і особливості облікової політики.Численні публікації з питань створення АРМ для обробки облікової

інформації дають змогу класифікувати їх за рівнем управління:• АРМ вищих керівників (включаючи головного бухгалтера), а також

керівників середнього та нижнього рівнів управління;• АРМ спеціалістів (АРМ бухгалтера та економіста; норму-

вальника,.диспетчера, інженера, технолога тощо);• АРМ технічних виконавців (комірника, секретаря, касира, продавця,

оператора та ін.).Стосовно побудови комп'ютерної бухгалтерії можна виділити три групи

підприємств, на яких працює: а) 1—2 бухгалтери; б) 3—8 бухгалтерів; в) більше 8 бухгалтерів.

За чисельності бухгалтерів від 3 до 8 головний бухгалтер виконує функції контролю введення даних. Якщо бухгалтерів більше восьми, то слід поділити бухгалтерію на відділи (сектори). Підрозділами бухгалтерії можуть бути відділи контролю первинної інформації, автоматизованої обробки і збереження даних, формування вихідних документів, документального контролю, інвентаризації,

35

бухгалтерського архіву. Слід створити інформаційний і контрольний спеціалізовані підрозділи, а також відділ введення даних (рис 4.20).

Можливості комп'ютерно-комунікаційної форми обліку дозволяють гнучко розподіляти облікову роботу між працівниками з різних ділянок обліку. Склад облікових завдань залишається незмінним за різних обсягів облікових робіт, але перелік виконавців суттєво відрізняється залежно від розміру підприємства і, відповідно, від обсягу облікової роботи. Як зазначає Д. Поттер, «на великих підприємствах за кожну функціональну галузь (функцію) відповідає окремий відділ, а на малих — один відділ або навіть одна людина охоплює кілька таких функцій».

4. БУІС НА ПІДПРИЄМСТВАХ МАЛОГО І СЕРЕДНЬОГО БІЗНЕСУ

При створенні БУІС на невеликих підприємствах використання ПЭВМ дозволяє автоматизувати всі процедури по обробці інформації на робочому місці бухгалтера.

Існує кілька підходів до автоматизації бухгалтерського обліку при створенні таких БУІС. Це пов'язане з тим, що невеликі підприємства із простій і слаборозвинену структуру не вимагають ведення управлінського обліку як окремої підсистеми.

При першому підході створюється система, що автоматизує тільки фінансовий облік. Таку БУІС відносять до класу міні-бухгалтерій. Як правило, бухгалтерський облік у цій системі ведеться однією людиною - бухгалтером.

При другому підході крім фінансового обліку частково автоматизує управлінський облік. У цьому випадку бухгалтерський облік ведуть два чоловіки (бухгалтер і його помічник) або на одному робочому місці шляхом розмежування доступу, або на двох робочих місцях.

Автоматизація фінансового й управлінського обліку досягається при третьому підході. У такій системі при значних обсягах оброблюваної інформації використається багатокористувацький режим. Кілька комп'ютерів поєднуються в локальну мережу, а кожний з комп'ютерів розглядається як окреме робоче місце бухгалтера.

Вибір підходу залежить від типу підприємства і його розмірів.На відміну від великих підприємств на невеликих підприємствах Основна

увага приділяється веденню фінансового обліку, що по трудомісткості й значимості займає головне місце. Він спрямований на узагальнення й синтез облікової інформації.

36

Основні класи інформаційних систем бухгалтерського обліку

№ Клас КористувачіОсновні

характеристикиПриклади програмних продуктів і фірми-

розробники

1Домашня

бухгалтеріяФізичні особи

Облік особистих та сімейних коштів

«1С: Деньги» («1С»), Quicken (Intuit Corp.), MS Money (Microsoft)

2Міні-

бухгалтерія

Бухгалтерія малого

підприємства з 1—3 бухгалтерів

Введення й обробка бухгалтерських

записів. Роздрукування первинних документів

та звітності

«Инфин-бухгалтерия» («Инфин»), «Финансист» («Атей»), «Соло для бухгалтера с компьютером» («Баланс-центр»), «Финансьі без проблем» («Хакерс Дизайн»), «Сводньй учет финансов» («Логос»), «Ажур» («Терцет»)

3

Універсальні бухгалтерські

системи (міді-

бухгалтерія)

Невелика (до 8-10) чисельність

персоналу бухгалтерії.

Передбачено всі розділи обліку

Потужний аналітичний облік. Кількісний і

валютний облік. Облік праці та заробітної

плати

«Турбо Бухгалтер 6» («ДИЦ»), «1С: Бухгалтерия 7.7» («1С»), «ГРАН-БУХ», « Гранит-Центр »),

«Инотек бухгалтер» («Инотек НТ»), «Инфо-Бухгалтер» («Инфор-матик»), «Главньїй

бухгалтер» («Паритет-Софт»), «Бухгалтерский учет и расчет баланса» («Синко»), «Дебет

плюс» («ДИЦ»), FinExpert (IDM)

4Локальні

АРМОдин

працівник

Комплекснареалізація окремих

завдань обліку

«1С: Расчет» («1С»),« Инвентаризация » («Инфин»), «Торговий

склад» («Компьютер-сервис»), «АиТ: Зарплата», «Зарплата» (Звезда), «Расчет зара-ботной платьі» («Инкософт»), «Зарплата (УТЗП)» (НИПИ статинформ), АРМ «ЗАРПЛАТА»

(«Электроннне деньги»), «Зарплата», «Склад», «Учет МБП», «Банк», «Зарплата», «Таможня»

(«Компьютер-Приз»), «Комплекс задач по труду и заработной плате» («Вызов»), «ZARP»

(«АгроИнфоМир»), «WAGES» («Баланс-Центр»)

5Комплекси пов'язаних

АРМ

Бухгалтерія не менше 8

працівників.Чіткий

розподілфункцій між

працівниками

Комплекс програм. Мережева архітектура.

Доситьповна реалізація

обліковихфункцій

«Парус» («Парус»), RS-balance (R-Stvle Software Lab), «БЗСТ-

4» («Интеллект-Сервис»), GRIMO(GRIMO), «БОСС-компания» (АйТи),

«Комплексная система бухгалтерского учета» («Звезда»), «Тектон» («Интелгрупп»), «Ин-тегратор» («Инфо-софт»), «Монолит -NT»

(«Монолит-Инфо»)

6Управлінські

системи

Бухгалтерія; управлінці

(управлінський та фінансовий

облік, завдання фінансового

менеджменту)

Управлінськийоблік. Планування та

управління.Підстроювання

під клієнта(кастомізація).

Відкритістьархітектури. Можливість

масштабування

«Галактика» («Галактика»), Platinum(Platinum Software Corporation), «Текон» («

Интелгрупп »),SyteLine, SPTISA, SPFIL (SOCAP), «AKКОРД»

(«Атлант-Информ»), Scala (Scala)

37

7Фінансово-аналітичні

системи

Плановик,управлінець,

головнийбухгалтер,контролер,

аудитор

Фінансовийаналіз на основі

бухгалтерських даних.

Комп'ютеризація завдань

зовнішнього і внутрішнього аудиту

«ПОНІ (Планування, Оптимізація, Податки, Інвестиції)» (GI-consulting), «Інвестор», «Аналітик»,«Економічний аналіз і прогноз діяльності підприємства» («Инек»), «1С: АФС» («1С»), «Баланс-2 (камеральна перевірка)» («Овионит»)

8Правові

бази даних

Юристи,бухгалтери,фінансисти,економісти

Упорядкованідовідкові сис-теми, які міс-

тять підібрані в тематичному чи хронологічному

порядку законодавчі акти з питань податків,

бухгалтерськогообліку тощо

«Гроссбух», «Бизнес-зксперт», «Сапфир» («Динай»), Libra(Libra)

Останні та найпопулярніші розробки програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку, ціна, у.о.*

Розробник (великий дилер в Україні), місто, мережа

розповсюдження і підтримки, інформація в Інтернеті

Коротка анотація до системи (деякі відмінні особливості)**

"1С" (Москва) Дистрибутори в Україні:ABBY (Київ),"Альфа-Ком" (Одеса), "Диск" (Київ, Львів)

"1С: Франчайзі Форт" http :// www .1 c . kiev . ua

"1С: Франчайзі Фаворит С"

1С: Бухгалтерія 7.5 Проф. (однокористув.), 180-200, можливість використання довгих кодів рахунків (субрахунків) і ведення багаторівневих планів рахунків, робота з кількома планами рахунків, кількісний і валютний облік, багатовимірний (до 5 різних розрізів) і багаторівневий (до 10 рівнів) аналітичний облік, консолідований облік.

1С: Торгівля і Склад 7.5 Проф. (однокористув.), 225, Роздільний управлінський і фінансовий облік, облік складських операцій, оформлення закупівлі і продажу товарів, відстеження стану взаєморозрахунків з контрагентами, резервування товарів і контроль оплати, облік коштів, товарних кредитів і товарів на реалізації, формування деяких первинних документів, рахунків-фактур, книг продажів і купівель тощо.Для зміни конфігурації потребує певних навиків програмування макромовою.

1С: Бухгалтерія 6.0 Проф. (однокористув.), 150, Функціонально багато в чому схожа на версію 7.5, однак має обмеження, як-от: рівні вкладення (тут їх 4) тощо. На відміну від більш пізніх версій набагато простіша у конфігуруванні (не потребує особливих нави-ків програмування макромовою).

Корпорація "Парус" (Москва),СП "Парус" (Київ)7 представників в Україні (Дніпропетровськ, Донецьк, Київ, Оде-са, Харків, Херсон, Севастополь)

http :// www . ukrcom . sebastopol . ua /

"Парус - Підприємство 4", 450, Комплексна система автоматизації управління для се-редніх компаній. У рамках цієї версії є спеціалізовані рішення для різноманітних сфер підприємницької діяльності: "Бюджет" (ціна: основний модуль + $266), "Гром.хар-чування" (+ $140), "Страхування" (+$123), "GAAP" (+$189) - ведення обліку й отримання звітності в МСБО, за раз впровадженими даними національного обліку, "Аптека" (+$218), "Готель" (+$123), "Магазин" (+$303), "Виробництво" (+$123), "Зарплата" (+$376), "Кад-ри" (+$379), "Склад" (+$238).

"Парус - Корпорація 8", 450, Комплексна система автоматизації управління для середніх і великих компаній, а також компаній корпоративного типу. Крім основних

38

parus / модулів "Адміністратор", "Бухгалтерія", "Реалізація і склад", може комплектуватися спеціалізованими модулями: "Корпоративні фінанси", "Планування", "Консолідація", "Розрахунки з користувачами тепло- і електроенергією", "Фондовий відділ нафтобази", "Змінні звіти АЗС".

"АБ Система" (Львів)51 офіційний парт-нер у 28 містах України, 8 дилерів

http://www.absystem.com

ОФІС 2000 PRO 2.3, 190,56 - в OЕM-поставці. До складу професійної версії, крім бухгалтерського модуля "Бухгалтерія 2000", входить також широкий набір корисного інструментарію для здійснення маркетингової діяльності й організації довідкової інформації (наприклад: телефонна книга, географічний довідник, планувальник/щоденник тощо), можливість організації документообігу; підтримується багатовалютність, наявність декількох складів, низка спеціальних режимів і можливостей. Постачається залежно від набору функцій у декількох варіантах: професійна, професійна розширена, профдует, мережна тощо.

ОФІС 2000 Асистент 50, 20 - в ЕОМ-поставці, асистент є спрощеним варіантом профе-сійної комплексної програми "ОФІС 2000" і є в секторі простих і недорогих програм для комплексної автоматизації діяльності невеликих фірм і приватних осіб. Програма призначена для автоматизації ведення обліку товарів на складі, виписування первинних документів, а також здійснення маркетингової діяльності.

"Софт-ТАКСІ" (Запоріжжя), в Україні 211 дилерів (у тому числі 22 консультаційні центри) у 58містах, близько 20 торгових агентів 15 навчальних центрів

http://www.softtaxi. com.ua

X-DOOR 5.0, 99. Містить набір інструментальних засобів, призначених для користувачів, які планують застосовувати власні методи обліку або аналізу на підприємстві, змінювати алгоритми роботи додатків і створювати нові.

RTX-DOOR 5.0, 29. Мережна програма для масового користувача, дозволяє виконувати користувальницькі додатки і вносити незначні зміни до наявних додатків.

X-DOOR 5.0, Комплект, 312. Складається з програми X-DOOR і повного набору можливих користувальницьких додатків.

Додатки: Бухгалтерський облік, Первинні документи, Основні засоби, Зарплата, Відділ кадрів, Складський облік, Відпуск товару, Податкова накладна, Партнери, Реалізатори, Синтетичний та аналітичний облік різного ступеня деталізації, розрахунок зарплати,облік основних засобів, формування та друк комплекту звітів для податкової інспекції, зведених звітів. Роздільний облік руху товарів за принципом багатоскладського обліку. Формування і друк понад 30-ти звітних документів: рахунки, накладні тощо. CashDesk v2.1, 69, робота з касовим апаратом BarCode, 99, - робота з штрихкодами, "Розважна", 49, розважування продуктів, друк етикеток.

"ТРАСКОсофт" (Харків), дилери (Україна - 12 (юр.особи) і 26 приватних представників, 5 - у Москві)

http :// www . trusco . kharkov . ua

Trade Manager 3.2. Торгові операції, 223, закупівлі і поставки за різними схемами. Матеріальний облік. Можливості аналітики. Складські операції. Пересортиця. Перевезення. Робота з замовленнями і заявками. Прайсаркуші, дисконтні умови, багатовалютний аналіз, переоцінки, взаєморозрахунки. Продажі за різними схемами. Робота з реалізаторами, точками продажів. Платежі. Товарні кредити. Товарні комплекти (напій + пляшка тощо). Віддалені філії, торгові склади і магазини. Зв'язок систем. Магазини, роздрібні продажі. Підтримка штрихкодів. Кодування товару. Пакування. Касові апарати. Аналіз діяльності за напрямами. Каси. Конвертація. Банківські рахунки. Робота з "клієнт-банк". Генератор форм і звітів.

Trade Cafe 3.3, 240, Система управління обслуговуванням у кафе, ресторані. Підготовка рецептур і калькуляція страв. Підготовка й облік заявок постачальникам. Облік закупівлі продуктів і розрахунків з постачальниками. Аналіз прибутковості за будь-який період часу з вибіркою за будь-яким критерієм (товарна група тощо). Використання зручного, потужного і простого в користуванні й освоєнні генератора форм і звітів.

39

Trade Cash - Програми для системних електронних контрольно-касових апаратів (ЕРА-101, ЕРА-501, ЕРА-802, MINI-600, Samsung-250/350, DATECS, MASTER-POS)2531, програмування ЕККА.

Інші програми за напрямами: Trade Stock - Торговий склад ($110), "Trade Manager. Магазин" ($200), "Trade Manager. Торгові операції" ($220), "Trade Manager. Виробництво" ($230), Trade Pharm - фармація ($220), Trade Label - друк цінників для товару ($37).

"Глобал Аудит" (Харків), дилерської мережі на даний момент немає

http :// www . audit . kharkov . com

Quasi + Бухгалтерія, 500, комплексна система автоматизації підприємства(введення бухгалтерського обліку та аудит, аналіз економічної ефективності). Побудована на базі технології Client/Server. Для збереження і обробки даних як SQL-сервер застосовуються InterBase SQL Server v. 5.1.1, версії для Windows 95/98 і для WindowsNT.

"Баланс-Клуб" (Дніпропетровськ), представник у Києві, дилерська мережа розвивається

http :// www . balance . dp . ua

SoNet "Бухгалтерський облік", 665, SoNet типова конфігурація Бюджет, управління, фінанси, 474, зберігання інформації в одній базі даних. Автоматизація роботи великого колективу бухгалтерів, менеджерів, економістів, фінансових аналітиків, бухгалтерський облік за вітчизняними та міжнародними стандартами, бюджетування, прогнозування, економічний аналіз за статтями затрат, руху коштів, розрахунку прибутку, рентабельності тощо. Дозволяє автоматизувати такі сфери обліку на підприємстві: гуртова та роздрібна торгівля, склад, виробництво, калькуляція собівартості, будівництво.Дозволяє отримувати інформацію про будь-який елемент аналітичного обліку у реальному режимі часу, формування звітів у довільній формі за різноманітними об'єктами обліку і з різним рівнем деталізації, усі документи (первинні і звітні) формуються і зберігаються у форматі Microsoft Exel.

ТзОВ "Імпакт" (Донецьк), представники у Києві, Дніпропетровську, Кіровограді, Миколаєві, Павлограді. Дилерська мережа розвивається, у тому числі для ОЕМ-поставок

http :// www . impact . dn . ua

"Акцент-бухгалтерія для Windows 95" (Normal) на 1-3 р.м., 300. Постачається у декількох варіантах: Life, Normal, Professional (NT, NT SQL, NT SQL with API), відповідно для "малої" бухгалтерії, "середньої" і для підприємств, щомають в штаті програміста (Professional), для великих підприємств з можливістю роботи у мережі. Програма має засоби розділення доступу, багатовалютний об-лік, три рівні розширюваності системи (для застосування програмістами, небухгалтерами).

Global Management Systems (Дніпропетровськ), дилери в Дніпропетровську, Києві та Харкові

http :// www . gmsc . dp . ua

Office Tools, 400, Пакет призначений для автоматизації обліку й аналізу діяльності підприємства та рекомендується малим і середнім (у тому числі корпоративним) підприємствам. Пакет складається з декількох програм, кожна з яких може працювати незалежно, але використовує спільні дані. Пакет включає такі основні додатки: склад (складський облік), гроші (облік фінансових потоків, готівкових грошей, виплата грошей працівникам), торгівля (облік супермаркету, робота з касовими апаратами, сканерами штрихкодів тощо), бухгалтерія (бухгалтерський облік для торговельних підприємств), аналізатор (прості і багатовимірні звіти з використанням функцій прогнозування і статистики, графіки, діаграми).

40

Тема №6. Інформаційна технологія розв'язування задач з фінансового аналізу.

1. Фінансова звітність підприємства та методи її аналізу2. Ключові напрямки аналізу фінансово-господарської діяльності

підприємства.3. Автоматизація аналізу фінансово-господарської діяльності

підприємства.4. Програми автоматизації фінансового аналізу

1. ФІНАНСОВА ЗВІТНІСТЬ ПІДПРИЄМСТВА ТА ЇЇ АНАЛІЗ

Бухгалтерія звикла оперувати головним чином абсолютними показниками. Однак тільки по них іноді буває важко судити про те, чи успішно працює підприємство. В економічній науці давно розроблені методики, що дозволяють вам за допомогою системи відносних показників, що обчислюють на базі даних стандартної звітності, швидко одержати картину фінансового стану свого підприємства або його партнерів і на основі моніторингу цих показників протягом певного проміжку часу приймати правильні управлінські рішення.

. До його основних методів фінансового аналізу відносяться: - горизонтальний (тимчасовий) аналіз, заснований на порівнянні

звітності з попереднім періодом;- вертикальний (структурний аналіз), суть якого полягає у визначенні

структури фінансових показників і виявленні впливу кожної позиції звітності на результат у цілому;

- трендовий аналіз, що використає порівняння кожної позиції звітності з рядом попередніх періодів і визначення тренда;

- аналіз відносних показників, що розраховують як відношення між окремими позиціями звіту;

- порівняльний (просторовий) аналіз за зведеними показниками звітності підрозділів організації, по даним інших компаній, у тому числі конкурентних, по середньогалузевим даним;

- факторний аналіз, що базується на вивченні впливу окремих факторів (причин) за допомогою детермінованих або стохастичних прийомів.

Традиційно фінансовий аналіз проводиться на основі стандартної бухгалтерської звітності (форми № 1 й № 2). Її використання виправдане тим, що це практично єдиний вид інформації про діяльність підприємства, що збирається регулярно й доступна за тривалий період.

41

2. КЛЮЧОВІ НАПРЯМКИ АНАЛІЗУ ФІНАНСОВО-ГОСПОДАРСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ПІДПРИЄМСТВ

Для внутрішньої діагностики як джерело інформації підприємству корисно використати не тільки баланс і звіт про прибутки й збитки, що дозволяють провести експрес-аналіз фінансового стану (це прямий аналог зовнішньої діагностики, але виконуваний на підставі більше реальних даних), але й звіти про рух грошових коштів і капіталу, дані дебіторської й кредиторської заборгованості, розшифровки прибутків і збитків і т.д. На підставі аналізу такого розширеного набору даних можна готовити рекомендації зі зниження собівартості продукції і потреби в оборотному капіталі, поліпшенню показників фондовіддачі й платоспроможності підприємства й ін. Його результати також можуть бути використані при керуванні виробництвом і реалізацією продукції й послуг, при створенні бізнес-планів інвестиційних проектів.

Діагностика підприємств зводиться до аналізу не тільки їх поточного фінансового стану, але і його змін у часі, тобто виявленню відповідних тенденцій. Однак, як відомо, форми російської фінансової звітності постійно міняються й «лобове» порівняння фінансових показників за різні періоди неможливо. Тому дані фінансової звітності необхідно перетворювати до єдиного базису, у якості якого в розглянутих програмах використаються форми, що відповідають IAS (International Accounting Standards - міжнародні стандарти фінансової звітності) або GAAP.

Комплексний аудиторський аналіз заснований на обмеженій безлічі базових показників, зв'язок між якими відома. Він призначений для всебічної оцінки фінансово-господарських результатів діяльності адміністрації за звітний період, а також пошуку раціональних шляхів розвитку підприємства на найближчий період.

Аналіз фінансового стану підприємства здійснюється за наступними напрямками:

аналіз фінансових результатів від продажів аналіз розрахунку загального обсягу оборотного капіталу аналіз фінансових вкладень аналіз розрахунків з постачальниками й підрядниками аналіз використання основних фондів

42

3. АВТОМАТИЗАЦІЯ АНАЛІЗУ ФІНАНСОВО-ГОСПОДАРСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ПІДПРИЄМСТВА

Для рішення завдань фінансового аналізу, у всякому разі, на першому етапі, можна рекомендувати спеціалізовані комп'ютерні програми. Серед відомих розроблювачів у цій області - компанії «Альт», «ИНЭК» й «Expert Systems». Вони поставляють готові, апробовані, методично вивірені програмні рішення за допомогою яких на основі зрозумілій кожному бухгалтерові вихідної інформації автоматично розраховуються необхідні фінансові показники дається тлумачення їхнім конкретним значенням, що дозволяє зробити корисні висновки. Деякі із програм подібного типу можна використати ще і як електронний підручник по фінансовому аналізі, у якому порозуміваються суть застосовуваних методик, зміст і порядок тлумачення коефіцієнтів.

Слід зазначити, що більшість розроблювачів програм фінансового аналізу домоглися того, що текст автоматично формованих висновків виглядає досить зв'язковим. До того ж його можна завантажити у формат текстового редактора (звичайно це MS Word), небагато відредагувати, роздрукувати й покласти на стіл директорові. При цьому деякої програми дозволяють регулювати ступінь деталізації викладу, надаючи користувачеві можливість вибрати, яку інформацію й з якими подробицями варто включити у звіт.

Особлива увага в програмах фінансового аналізу приділяється візуалізації даних. З їхньою допомогою можна сформувати різні графіки й діаграми, що представляють результати розрахунків у різних розрізах і формах.

Для більшої наочності іноді використається виділення різними квітами окремих осередків/ показників аналітичних таблиць. Так, при виконанні порівняльного аналізу в програмі Audit Expert таблиці можуть нагадувати «світлофор»: несприятливі значення показників зафарбовуються в червоні кольори, що змушує користувача звернути на них особлива увага, а сприятливі - у зелений.

Як уже говорилося, програми фінансового аналізу можуть здійснювати перетворення форм національної звітності до міжнародних стандартів.

Програми фінансового аналізу звичайно мають ті або інші засоби інтерпретації вихідної інформації, у тому числі функції автоматизації складання експертного висновку за результатами аналізу, що містить у текстовій формі його основні підсумки. Можливість автоматичного складання такого висновку найцікавіша починаючим користувачам, ще не що цілком освоїлися з технікою аналізу, оскільки в ньому порозумівається, що означає той або інший конкретний коефіцієнт. Досить корисної ця функція є й для консалтингових фірм, у яких рішення завдань фінансового аналізу поставлено «на потік», і тому наявність

43

автоматично формованих висновків дозволяє їм прискорити процес формування остаточних варіантів звітів.

При рішенні завдань фінансового аналізу основною інформаційною базою є дані бухгалтерської звітності, тому важливо, щоб програми фінансового аналізу підтримували Можливість імпорту даних з популярних бухгалтерських програм. За наявним даними, Audit Expert надає в цій частині найбільш широкі можливості із всіх наявних на російському рьнке програм фінансового аналізу. У ньому реалізована можливість завантаження звітності з форматів програм «1С:Бухгалтерія» й «1С:Підприємство», «Інфо-Бухгалтер», «Інфін-бухгалтерия», розробок фірми «Парус» й ін. Але головне, підсистема імпорту настроюється й при необхідності можна організувати завантаження даних і з інших програм.

4. ПРОГРАМИ АВТОМАТИЗАЦІЇ ФІНАНСОВОГО АНАЛІЗУ

Таблица 1 Специализированные информационные системы, позволяющие анализировать

финансовую отчетность компании

Программный продукт Стоимость Возможности

Специализированные информационные системыExpert Systems, группа «ПРО-ИНВЕСТ»

Audit Expert, версия Professional

От 1100 у.е.<1>

– финансовый анализ на основе стандартных форм финансовой отчетности, оборотно-сальдовой ведомости и других данных;– импорт финансовой отчетности из текстовых файлов, «1C» и других бухгалтерских систем; – автоматический расчет 20 финансовых коэффициентов;– оценка вероятности банкротства, заемщика, стоимости чистых активов; рентабельности собственного капитала и пр. – всего 23 встроенные методики анализа, содержащие более 40 различных финансовых коэффициентов;– изменение формул расчета финансовых показателей, а также форм отчетности, создание пользовательских аналитических методик и заключений

«1С-ВИП АНАТЕХ»«1С-ВИП АНАТЕХ: ABIS.ABC Управленческий учет и расчет себестоимости»

1500 долл. США

– финансовый анализ на основе управленческой отчетности; – импорт данных из файлов Excel;– расчет показателей ликвидности, финансовой устойчивости, рентабельности и деловой активности; оценка вероятности банкротства;– просмотр и изменение формул расчета показателей, а также составление собственных методик, показателей и отчетов

ООО «Альт-Инвест»«Альт-Финансы»

18 500 руб. – обработка финансовой отчетности форматов 1998–2006 годов (формы 1 и 2), ввод уточняющих данных;– расчет показателей структуры баланса и динамики его статей, чистого оборотного капитала и структуры затрат, прибыльности, ликвидности,

44

финансовой устойчивости, оборачиваемости активов и пассивов, рентабельности; – оценка вероятности банкротства; – расширение или модификация аналитических таблиц

Консультационная группа «Воронов и Максимов»«МАСТЕР ФИНАНСОВ: Анализ»

8700 руб.– финансовый анализ на основе данных РСБУ и управленческой отчетности; – импорт данных из любого источника (как дополнительная настройка); – вертикальный и горизонтальный анализ баланса, оценка ликвидности и финансовой устойчивости предприятия, анализ рентабельности продаж, расчет точки безубыточности, оценка оборачиваемости активов, рентабельности собственного капитала, анализ движения собственных средств, анализ структуры затрат, оценка кредитоспособности и финансового состояния предприятия и др.;– оценка вероятности банкротства; – изменение и добавление таблиц и коэффициентов

«МАСТЕР ФИНАНСОВ: Анализ и планирование»

16 200 руб.

ООО «Константа»«Финансовый анализ» 30/40 евро – вертикальный и горизонтальный анализ бухгалтерской отчетности;

– анализ финансовой устойчивости предприятия, ликвидности баланса, деловой активности,расчет более 80 финансовых коэффициентов;– оценка вероятности банкротства;– возможность изменения формул расчета.В версии «ПРОФ» – составление собственного шаблона текстового отчета

«Финансовый анализ: ПРОФ» 95/115 евро

ООО ПФП «Квантэкс»

Программа финансово-экономического анализа состояния предприятий (ФЭАН)

15 000–59 000 руб.

– финансовый анализ на основе данных РСБУ; изменение или ввод новых форм отчетности и показателей;– импорт данных из «1С» и других бухгалтерских систем, текстовых файлов; – расчет более 100 финансовых показателей: деловой и рыночной активности, имущественного положения предприятия, кредитоспособности, ликвидности, рентабельности, финансовой устойчивости, структуры баланса. Число показателей пользователь может менять; – оценка вероятности банкротства;– просмотр и изменение формул расчета показателей, составление собственных методик, показателей и отчетов

ООО НВП «ИНЭК»

«ИНЭК-АФСП» 32 922–41 772 руб.

– финансовый анализ на основе данных РСБУ;– импорт данных из «1С» и других автоматизированных бухгалтерских систем, а также произвольных текстовых и табличных файлов;– составление аналитического баланса, анализ рентабельности капитала и деятельности предприятия, оценка оборачиваемости активов и элементов оборотного капитала, расчет показателей финансовой устойчивости, ликвидности и платежеспособности, комплексная оценка финансового состояния; – оценка вероятности банкротства; – создание показателей по методикам пользователя, аналитических таблиц и отчетов пользователя

«ИНЭК-АДП» 37 878–56 640 руб.

«ИНЭК-Аналитик»

61 950–88 500 руб.

«ИНЭК-Холдинг»

71 508–123 900 руб.

Таблиця 2

45

Комплексні інформаційні системи, що дозволяють аналізувати фінансову звітність компанії

Комплексные информационные системы, содержащие модуль финансового анализаMicrosoft

Microsoft Dynamics AX От 2000 евро<4> – финансовый анализ на основе проводок,

поддерживаются различные модели учета: бухгалтерского, налогового, управленческого, по международным стандартам (US GAAP и МСФО); – импорт данных из других систем;– широкий спектр показателей (в том числе финансовых), определение правил их расчета, графическое представление; – оценка вероятности банкротства; – формирование отчетов в рамках системы сбалансированных показателей

Microsoft Dynamics NAV От 1500 евро<4>

SAP AG

В рамках решения «Управление ресурсами предприятия» mySAP ERP функциональность Financials

н/д

– аналитика по оперативной деятельности, финансовая аналитика;– создание любых аналитических моделей;– расчет финансовых показателей согласно стандартам РСБУ, МСФО, US GAAP на основеданных, получаемых как из R/3, включая данные управленческого учета, так и из любых другихисточников;– преднастроенный набор финансовых показателей;– просмотр, изменение формул расчета, отражение собственных методик и показателей

«1С»

«Управление производственным предприятием 8.0»

4400 долл. США

– финансовый анализ на основе данных РСБУ, МСФО и управленческого учета;– импорт данных из текстовых файлов в формате XML;– настройка расчета любых показателей;– просмотр и изменение формул расчета показателей, а также составление собственныхметодик, показателей и отчетов

OracleOracle Financial Consolidation Hub 50 долл. США<5> – финансовый анализ на основе данных РСБУ,

МСФО, US GAAP и управленческой отчетности; – возможность импорта данных из любых внешних систем, в том числе из «1С» и др. бухгалтерских систем, текстовых или табличных файлов;– расчет показателей ликвидности, финансовой устойчивости, рентабельности и деловой активности;– количество финансовых показателей определяется при настройке системы, есть возможность их модификации пользователем;

Oracle Business Intelligence Suite От 400 долл. США<6>

Модули системы управления предприятием Oracle E-Business Suite:

– E-Business

От 70 до 3995 долл. США в зависимости от вида модуля и схемы лицензирования

46

Intelligence; – Financials & Sales Analyzers; – Enterprise Planning and Budgeting; – Activity Based Management; – Profitability Manager

– возможность заложить любую модель оценки вероятности банкротства (преднастроенная модель отсутствует);– просмотр и изменение формул расчета показателей и отчетов; – возможность составления собственных методик;

Корпорация «Галактика»

Система Галактика ERP, модуль «Финансовый анализ»

1800 у.е.(1 у.е. = 30 руб.)

– финансовый анализ на основе данных РСБУ, МСФО, US GAAP и управленческой отчетности;– импорт данных из текстовых файлов;– расчет коэффициентов финансовой независимости и устойчивости, рентабельности,платежеспособности и т.п.; возможность задавать для расчета неограниченное количествофинансовых показателей;– просмотр и изменение формул расчета показателей, а также составление собственныхметодик, показателей и отчетов

Консультационно-внедренческая фирма «ИНТАЛЕВ»

«Корпоративные финансы 2005» От 450 000 руб.

– анализ данных на основе РСБУ, МСФО, US GAAP и управленческой отчетности; совмещенные функции аналитического и финансового анализа (OLAP);– импорт данных из «1С», текстовых и табличных файлов, а также других бухгалтерских систем (при помощи промежуточного формата XML);– расчет финансовых показателей ликвидности, финансовой устойчивости, рентабельности и деловой активности в количестве, необходимом пользователю;– просмотр и изменение формул расчета показателей, возможность составления собственных методик, показателей и отчетов.

47

Тема №7. Інформаційна технологія розв'язування задач з аудиту на підприємстві.

1. Особливості аудиту в комп'ютерному середовищі2. Вивчення й оцінка КІСП3. Аудиторський ризик при використанні КІСП4. Методика тестування КІСП аудитором5. Програмне забезпечення аудиторської діяльності

1. ОСОБЛИВОСТІ АУДИТУ В КОМП'ЮТЕРНОМУ СЕРЕДОВИЩІ

Інтенсивний розвиток комп'ютерної техніки дав відповідний поштовх започаткуванню, а відтак і удосконаленню методів аудиту в комп'ютерному середовищі. Значний вплив на аудит у розвинутих країнах світу мають електронно-обчислювальна техніка і технології, елементами яких є комп'ютери.

Запровадження комп'ютерної техніки і технології вплинуло і на ефективність аудиту, особливо внутрішніх перевірок. З'явилася можливість точного розрахунку ліквідності підприємств, довгострокової платоспроможності, оцінки рентабельності активів, капіталу і фондовіддачі. Причому облікові системи, які використовують комп'ютери, сприяють здійсненню аудиторських перевірок із використанням комп'ютерної мережі клієнта. Цей прийом відомий як методика аудиту з використанням комп'ютерів (Computer-Assisted Audit Techniques - CAATs).

Існують дві основних складові CAATs, які використовує аудитор:* програмне забезпечення аудиту: комп'ютерні програми, що

використовуються для перевірки змісту файлів клієнта; * контрольні дані: дані, що використовуються аудитором для комп'ютерної

обробки з метою перевірки функціонування комп'ютерних програм клієнта.Аудитор повинен або оволодіти технічними знаннями і навичками роботи

на комп'ютері, або одержати практичну допомогу від експертів, необхідну для того, щоб зробити компетентні висновки.

Аудитор може використати також програмований метод контролю, який свідчить про повноту, правильність і законність записів у облікових регістрах. Загальний контроль відрізняється від прикладного тим, що належить до середовища, в якому система розробляється, підтримується і функціонує, тобто має найбільш широке застосування.

Під терміном аналітична перевірка слід розуміти набір таких процедур:

48

* аналіз співвідношень різних фінансових даних (наприклад, виторгу і затрат або заробітної плати і чисельності персоналу);

* порівняння фактичних даних із прогнозними, з аналогічними показниками минулих періодів, із показниками аналогічних підприємств, із середньогалузевими даними.

Використання комп'ютерів в аудиті характеризується два методи:* програмне забезпечення контролю;* дані тесту.Програмне забезпечення контролю (ПЗК) складається з комп'ютерних

програм, що використовуються аудитором як частина процедур перевірки, які обробляють дані контрольних тестів системи обліку підприємства. Під час планування аудитору слід з'ясувати можливість комбінування ручного аналізу даних з обробкою на ПЗК.

Перевірку методом тестування даних використовують під час проведення процедур контролю, отриману вибірку даних вводять у комп'ютерну систему клієнта і порівнюють її з результатами:

* даних тесту, які використовуються для перевірки специфічних засобів управління в комп'ютерних програмах щодо типу пароля і доступу до даних;

* на шляху операцій тесту використовується "фіктивний" модуль (наприклад, відділ або службова особа), дії цього модуля визначені, результати порівнюються з проходженням даних через аналогічний модуль програми клієнта. Коли контрольні дані обробляються разом з реальними даними клієнта, аудитор повинен бути впевненим, що після завершення тестування всі контрольні записи будуть вилучені з реального розрахунку клієнта.

Коли аудитор починає аудит у середовищі ЕОД, він повинен мати необхідні навички і досвід роботи з технікою або залучити спеціаліста.

Аудитору слід проаналізувати відповідність MACK засобам обслуговування комп'ютера і автоматизованим системам бухгалтерського обліку та картотекам. Ефективність аналітичних процедур може бути поліпшена при використанні MACK з погляду отримання й оцінювання контрольного доказу.

Деякі комп'ютерні файли зберігаються протягом короткого часу і не можуть бути доступні за необхідності. Тому аудитор повинен вжити заходів для збереження в пам'яті комп'ютера даних, які йому знадобляться в майбутньому.

Аудитор повинен керувати процесом використання програми MACK. Під час управління програмою MACK присутність аудитора бажана, оскільки у разі необхідності він може змінити дані помилкового прикладу, виправити неправильний вхідний файл.

Стандарти робочих документів і процедур для MACK мають відповідати документам і процедурам аудиторської перевірки в цілому. Технічну

49

документацію MACK необхідно тримати окремо від інших робочих документів аудитора.

При невеликих обсягах даних ефективнішими можуть бути методи обробки даних без використання комп'ютера.

Водночас комп'ютерна обробка даних впливає на процес вивчення аудитором системи обліку і внутрішнього контролю підприємства, що перевіряється.

Автоматизація бухгалтерського обліку та інших управлінських функцій підприємства, з одного боку, і автоматизація аудиту, з іншого, докорінно змінюють проведення аудиту на конкретному економічному об'єкті. Стали розрізняти аудит поза комп'ютерним середовищем, тобто на об'єкті з традиційною технологією ручного ведення обліку, і аудит у комп'ютерному середовищі — на об'єкті, де бухгалтерський облік виконують з використанням комп'ютерів. Сам аудит можна також проводити без використання комп'ютерів або за їхньою допомогою.

Проведення аудиту в умовах використання комп'ютерних систем регламентується Міжнародним стандартом № 401 «Аудит в умовах комп'ютерних інформаційних систем». Є також положення про міжнародну аудиторську практику, присвячені питанням проведення аудиту в середовищі різних комп'ютерних інформаційних систем і водночас оцінці аудиторських ризиків, а також вимогам до спеціальних знань аудиторів про комп'ютерні інформаційні системи.

Для проведення аудиту в комп'ютерному середовищі аудитор зобов'язаний:

• мати додаткові знання в галузі систем обробки економічної інформації;• мати уявлення про технічний, програмний, математичний та інші види

забезпечення КСБО;• володіти термінологією в галузі комп'ютеризації; чітко уявляти

особливості технології і послідовність процедур комп'ютерної обробки облікової інформації;

• знати організацію роботи бухгалтерії в умовах КІСП;• уміти працювати на комп'ютері з основними офісними програмами;• мати практичний досвід роботи з різними системами бухгалтерського

обліку, аналізу, з правовими і довідковими системами, із спеціальними інформаційними системами аудиту.

Зважаючи на різноманітність і складність комп'ютерних технологій, від аудитора не вимагається бути першокласним спеціалістом з комп'ютерного бухгалтерського обліку. Тому, якщо в аудитора немає достатніх знань, він зобов'язаний запрошувати експерта в галузі інформаційних технологій.

50

Основні напрями взаємодії аудитора з експертом щодо систем комп'ютерної обробки даних такі:

• оцінка законності придбання та ліцензійної чистоти бухгалтерського програмного забезпечення, що функціонує в системі комп'ютерної обробки даних;

• оцінка надійності системи комп'ютерної обробки інформації в цілому;• перевірка правильності та надійності алгоритмів розрахунків;• формування на комп'ютері необхідних аудитору регістрів аналітичного

обліку та звітності.Під час проведення аудиту в умовах автоматизованої обробки облікової

інформації аудиторам рекомендується включати до індивідуальних завдань питання з перевірки програми, правильності обробки інформації тощо. Дані цих перевірок мають знайти відображення у відповідних робочих документах.

2. ВИВЧЕННЯ Й ОЦІНКА КІСП АУДИТОРОМ

Проведення аудиту в умовах автоматизованих систем обліку залежить від таких факторів:

- рівень автоматизації бухгалтерського обліку, контролю й аудиту,- наявність методик проведення автоматизованого аудиту, - ступінь доступності облікових даних, складність обробки інформації.У ході перевірки аудитор має вивчити і задокументувати всі найбільш

важливі позиції, пов'язані з організацією обробки облікових даних у КІСП підприємства.

Перед початком аудиту слід уточнити ступінь автоматизації облікових, контрольних та аудиторських завдань і технологію їхнього вирішення. На основі отриманих даних складається план аудиторської перевірки.

Важливу роль у плануванні аудиторської перевірки відіграє рівень автоматизації облікових завдань. В оцінці труднощів автоматизованої обробки бухгалтерських даних необхідно враховувати як ступінь інтеграції інформаційних систем, так і ступінь спільного використання різними системами однієї і тієї самої облікової бази даних.

Особлива увага приділяється перевірці надійності засобів внутрішнього контролю в середовищі комп'ютерної обробки даних. Облікова політика, орієнтована на КСБО, має обов'язково передбачати елементи внутрішнього контролю.

В умовах функціонування автоматизованих систем обробки інформації здійснюють три види контролю:

• структурний (виробничий) контроль;• контроль розробки;

51

• процедурний (робочий) контроль.Під структурним контролем розуміють загальну адміністративну

перевірку структури розподілу обов'язків і відповідальності у відділі обробки інформації. Ці перевірки стосуються різною мірою всієї роботи, яку виконує відділ обробки інформації, і є частиною основного контролю, через який проходить кожна нова процедура.

Сутність контролю розробки полягає в загальній перевірці відповідності всіх нових проектованих комп'ютерних облікових систем встановленим стандартам документації і процедур, тобто перевірці відповідності виконання основних етапів проектування, програмування і дослідження систем вимогам загальної системи контролю. Контроль розробки в поєднанні зі структурним контролем охоплює всі нові запроектовані процедури.

Під процедурним (робочим) контролем слід розуміти контроль як поза, так і всередині відділу обробки інформації (зокрема — бухгалтерії). Його можна провести з кожної процедури за єдиними шаблонами, які можуть бути подібними для кількох процедур.

Під час перевірки аудитору слід вивчити й оцінити систему документообігу економічного об'єкта, порядок формування, реєстрації, збереження, обробки документів і трансформації первинних документів у систему записів на бухгалтерських рахунках. Варто виявити місця виникнення первинної інформації і ступінь автоматизації її збору та реєстрації. При використанні спеціальних засобів автоматизації збору і реєстрації інформації (датчиків, лічильників, ваг, сканерів штрихових кодів тощо) аудитор має переконатися в тому, що фахівці регулярно проводять тестування цих пристроїв, а в разі виявлення відхилень належним чином оформляють результати і вживають відповідних заходів.

Для підприємств, котрі автоматизують тільки бухгалтерський облік, в обраній програмній системі аудитору необхідно звернути увагу:

• на дотримання часового інтервалу між випискою документа, здійсненням операції і відображенням її в обліку;

• можливість збереження документів у системі після їх роз-друкування;• зв'язок документів і сформованих бухгалтерських проводок.Аудитор зобов'язаний дати характеристику способів введення даних і

формування записів про господарські операції. Автоматизована й автоматична генерація бухгалтерських записів і проводок на основі типових операцій та електронних форм документів дозволяє уникнути багатьох помилок, неминучих при ручному введенні і формуванні проводок. Слід вивчити організацію збереження інформації про господарські операції, можливість швидкого одержання інформації про господарські операції, документи та виведення її на друк.

52

У комп'ютерному обліку ряд операцій, таких як нарахування відсотків," закриття рахунків, визначення фінансового результату, може ініціюватися програмою, отже, по них немає будь-яких організаційно-розпорядницьких чи виправдувальних документів. Обов'язок аудитора — ретельно перевірити правильність алгоритмів розрахунків.

Аудитору варто перевірити алгоритм на відповідність чинному законодавству й обліковій політиці підприємства і з'ясувати можливість виконання коригування алгоритму в разі зміни порядку ведення бухґалтерського обліку, податкового чи іншого законодавства.

Аудитор зобов'язаний також перевірити алгоритми розрахунку показників форм звітності й оцінити можливість їх коригування у разі змін у законодавстві. Необхідно перевірити відповідність використовуваних форм звітності чинному законодавству. Багато відомих фірм-розробників оперативно поширюють серед своїх користувачів нові форми бланківпри їх зміні.

3. АУДИТОРСЬКИЙ РИЗИК ПРИ ВИКОРИСТАННІ КІСП

Особливості оцінки ризиків при застосуванні КІСП і КСБО наведено у Міжнародному стандарті 401 «Аудит в умовах комп'ютерних інформаційних систем» та Міжнародному положенні про аудиторську практику 1008 «Оцінка ризиків і система внутрішнього контролю — характеристика КІС та пов'язані з ними питання».

Характер ризику і характеристики внутрішнього контролю в середовищі КІСП такі.

Відсутність слідів операцій — неясність шляху перетворення від вхідної інформації з первинних облікових документів до підсумкових показників. Деякі КІСП спроектовані таким чином, що повний обсяг інформації про операцію, що використовується з метою аудиту, може існувати тільки протягом короткого періоду часу або тільки у форматі, що прочитується на комп'ютері. Якщо складна програма передбачає велику кількість етапів обробки, то повного обсягу інформації може і не бути. Побічна інформація може бути корисна для завдань контролю, але часто існує можливість прочитання інформації тільки на електронних носіях, оскільки там, де складна система виконує більшу кількість кроків та завдань, неможливо простежити існування повного набору дій. Саме тому помилки, які існують у самому алгоритмі програми, дуже складно виявити без використання спеціальних програм.

Єдина обробка операцій. При комп'ютерній обробці подібних операцій застосовуються ті самі інструкції. Таким чином, фактично усувається можливість помилок, що властиві ручній обробці. І, навпаки, помилки програмування (та інші систематичні помилки в технічних засобах або

53

програмному забезпеченні) призводять до неправильної обробки всіх операцій. Зменшення участі людини в процесах обробки інформації призводить до того, що помилки і недоліки, які трапляються в проекті, через зміни прикладних програм або системного програмного забезпечення можуть залишатися невиявленими ними тривалий час.

Відсутність поділу функцій. Багато процедур контролю, які зазвичай виконуються окремими особами вручну, можуть бути сконцентровані в КІСП. Таким чином, особа, що має доступ до комп'ютерних програм, процесу обробки або даних, може виконувати несумісні функції. Декілька процедур управління можуть бути сконцентровані в руках одного бухгалтера, тоді як при веденні бухгалтерського обліку вручну вони були б звичайно розподілені між декількома співробітниками. Таким чином, цей бухгалтер, маючи вплив на всі розділи обліку, контролює сам себе. Потенціал помилок і недоліків, властивих КІСП, значно вищий, ніж при веденні бухгалтерського обліку шляхом ручної обробки.

Можливість помилок і порушень. Можливість здійснення помилок, властивих людині, при розробці, технічному обслуговуванні й експлуатації КІС може бути більша, ніж у системах ручної обробки, частково через ступінь деталізації, властивої такій діяльності. Крім того, можливість несанкціонованого доступу до даних або зміни даних без очевидних доказів може бути більшою при використанні КІСП, ніж у системах ручної обробки даних.

Ініціювання або здійснення операцій. Комп'ютерні інформаційні системи можуть мати здатність автоматично ініціювати або здійснювати визначені види операцій. Дозвіл на виконання таких операцій або процедур не обов'язково документально оформляється таким же чином, як і при ручній обробці,

Отже, використання клієнтом комп'ютерних систем обробки даних вносить додаткові аудиторські ризики. Ці ризики пов'язані з такими чинниками:

• технічні аспекти;• програмна система обробки інформації;• організація обліку і контролю при використанні КІСП;• кваліфікація самого аудитора.Технічні аспекти стосуються ризиків, викликаних поганою роботою

апаратних засобів, використанням нелегального програмного забезпечення, невідповідністю характеристик апаратного і програмного забезпечення, відсутністю належного технічного обслуговування і контролю. Ризик аудиту підвищується, якщо комп'ютерна система децентралізована, комп'ютерні при-строї географічно рознесені.

Приклади причин помилок в обліковій інформації при застосуванні КІСП наведено в табл. 3.4.

54

Таблиця 3.4. Приклади появи можливих помилок в обліковій інформації при застосуванні КІСП

Найменування Приклади

Зниження ступеня

залучення персоналу

Якщо обліковий персонал чи аудитор не мають можливості безпосереднього візуального спостереження за первинною інформацією, що вводиться (або можуть тільки перевірити ре-зультати обробки даних у вигляді зведення), це підвищує імовірність пропуску помилок і неточностей

Однаковістьобробки

інформації

У спрощених і навіть у складних КСБО іноді(наприклад, при неправильному складанні бухгалтером чи

програмістом визначеного алгоритму часто повторюваних розрахунків — скажімо, за ПДВ) підвищується ймовірність системних помилок і неточностей. Причому, якщо кожна з них несуттєва окремо, їхній сукупний накопичений за рік ефект може значно спотворити звітність у цілому

Несанкціоно-ваний доступ

Можливі витікання або несанкціонована зміна інформації (у тому числі й конфіденційної), внесення небажаних змін у саму систему, а також матеріальні втрати (розкрадання коштів, товарно-матеріальних цінностей та інших активів) у результаті шахрайства з використанням комп'ютерів

Втрата даних

Подання обліково-аналітичної інформації у формі великої бази даних обтяжено потенційним ризиком перекручування чи навіть втрати фрагментів (а іноді — і всього обсягу) цієї інформації, необхідності її термінового відновлення в значних масштабах і як наслідок — суттєві за часом перерви в обробці поточної облікової інформації

Ризики, пов'язані з програмною системою обробки даних, можуть бути викликані помилками при розробці системи, її малою тиражністю, використанням не за призначенням. Програми широко розповсюджені, застосовувані на сотнях підприємств і в різних умовах, як правило, не мають помилок, тому що їх було виявлено в процесі впровадження на багатьох об'єктах і усунуто. Аудиторський ризик у цьому разі знижується. І навпаки, в системі, створеній в одиничному екземплярі програмістом, який не має економічної підготовки, скоріш за все, є багато помилок. Природно, вона підвищує ризик при аудиторській перевірці. Не виключаються випадки застосування програм, явно не призначених для бухгалтерського обліку, для обробки саме даних обліку. Обов'язок аудитора з'ясувати, чи використовується система клієнта за призначенням.

55

Ризики, пов'язані з організацією обліку і контролю при використанні КІСП, викликані недостатньою підготовкою персоналу клієнта до роботи із системою обробки облікових даних, відсутністю чіткого розмежування обов'язків і відповідальності персоналу клієнта, незадовільною організацією системи внутрішнього контролю, слабкою системою захисту від несанкціонова-ного доступу до бази даних або її відсутністю, втратою даних.

Ризики, пов'язані з кваліфікацією аудитора, можливі в зв'язку з неправильною оцінкою системи обробки облікових даних, некоректністю побудови тестів, помилковим тлумаченням результатів.

У сучасних умовах погано навчений персонал є найбільш уразливою ланкою системи обробки даних. Аудитор повинен оцінити кваліфікацію облікового персоналу у сфері комп'ютерної підготовки, інформаційних технологій і конкретної облікової системи. Йому необхідно звернути увагу і на ставлення персоналу до системи, ступінь довіри до неї. Бухгалтер, який вважає, що він швидше виконає роботу без використання програми, вочевидь погано ознайомлений із її можливостями і, можливо, робить багато помилок при обробці даних на комп'ютері.

4. МЕТОДИКА ТЕСТУВАННЯ КІСП АУДИТОРОМ

Найбільш точним методом оцінки засобів контролю, вбудованих у програмне забезпечення бухгалтерського обліку, є безпосереднє вивчення аудитором програмних алгоритмів. Проте це завжди потребує тривалого часу та зусиль, а іноді й зовсім неможливе через, наприклад, брак і в аудитора, і в експерта знань особливостей мови програмування конкретної програмно-апаратної системи.

У цьому разі аудитори використовують різноманітні засоби тестування програмного забезпечення. Окремі методи наводяться у Міжнародному положенні про аудиторську практику 1009 «Методи аудиту з використанням комп'ютерів». У ньому зазначається, що методи тестових даних використовуються під час аудиторської перевірки шляхом введення даних (наприклад, вибірка господарських операцій) у комп'ютерну систему суб'єкта і порівняння отриманих результатів із заздалегідь визначеними. Аудитор може використовувати тестові дані з такою метою:

• тестування конкретних засобів контролю в комп'ютерних програмах, таких як інтерактивний пароль і контроль за доступом до даних;

• тестування господарських операцій, відібраних із раніше оброблених операцій, або сформульованих аудитором для перевірки окремих характеристик процесу обробки, який здійснюється комп'ютерною системою суб'єкта;

56

• тестування господарських операцій, які використовуються в інтегрованих тестових підсистемах, де використовується фіктивний модуль (наприклад, відділ або службова особа), через який вони проходять, у ході звичайного циклу обробки.

У практиці аудиту використовують такі підходи до тестування КІСП.1. Перевірка шляхом імітації облікових даних. За допомогою програмних

засобів, що функціонують на підприємстві, аудитор здійснює рівномірний прорахунок і створює імітаційну базу даних. Шляхом зіставлення даних перевіряється правильність проведених розрахунків і одержаних результатів.

2. Перевірка за допомогою спеціальних аудиторських програм, підготовлених аудиторською фірмою. Ця перевірка здійснюється шляхом моделювання з програмною перевіркою всіх можливих параметрів облікового процесу. На їхній основі аудитор здійснює імітаційну обробку даних зі структурою, аналогічною структурі реального програмного забезпечення. Отримані вихідні дані порівнюються з реальними даними, за результатами порівняння виявляються відхилення, що фіксуються в протоколі перевірки, де, крім самих відхилень, на основі бази знань фіксуються методологічні чи законодавчі акти, які було при цьому порушено.

У всіх випадках аудиторські процедури слід проводити не з оригінальними файлами суб'єкта перевірки, а з копіями цих файлів, оскільки будь-які їх зміни, що здійснюються аудитором, та можливе пошкодження не повинні впливати на дані системи комп'ютерної обробки даних. У тому разі, коли контрольні дані обробляються в рамках звичайного процесу обробки інформації суб'єкта, аудитор має пересвідчитися в тому, що контрольні господарські операції вилучені з облікових записів підприємства.

5. ПРОГРАМНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ АУДИТОРСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Вимоги до аудиторського програмного забезпечення будуть такими.1. Наявність розвинутих засобів контролю операцій. Контроль має

здійснюватися не лише в момент оформлення документа чи проводки, як прийнято в суто бухгалтерських програмах, а й тоді, коли в цьому виникає необхідність.

2. Підвищена гнучкість. Оскільки аудиторам доводиться працювати з різними замовниками, котрі мають різні облікові політики, форми звітності і навіть плани рахунків, то програма має швидше перенастроюватися на специфіку страхової компанії, торгового дому, бюджетної організації, виробничої компанії.

57

3. Ергономічність. Під цим розуміють наявність засобів для зручного введення великих обсягів інформації, оперативного і простого формування звітів.

4. Зв'язок на рівні баз даних з бухгалтерськими програмами. Необхідні додаткові засоби для введення і виведення даних, представлених у різних форматах.

Крім основних вимог, аудиторському програмному забезпеченню (як і будь-яким іншим прикладним програмам) мають бути властиві такі ознаки: простота освоєння, швидкодія, професійна оперативна підтримка з боку розробників.

Вітчизняний ринок спеціальних інформаційних систем аудиту лише починає розвиватися. На світовому ринку представлені аудиторські програми трьох типів:

• спеціальні програмні засоби комп'ютерного аудиту;• програмні засоби підтримки аудиторських процедур;• пакети прикладних програм загального і проблемно-орієнтованого

призначення.Перший тип програм — спеціальні програмні засоби комп'ютерного

аудиту — призначений для проведення аудиту безпосередньо комп'ютерної системи клієнта шляхом її тестування з використанням різноманітних методів. Результатом є висновок про фактичну працездатність процедур контролю та захисту даних у системі, що дозволяє оцінити ризик неефективності контролю і визначити можливість використання бази даних клієнта в проведенні аудиторської перевірки.

Другий тип програм — програмні засоби підтримки аудиторських процедур — забезпечує роботу з великими масивами даних, що перевіряються, при виконанні аудиторських процедур (наприклад, перевірка й аналіз записів, зіставлення даних різних файлів, розмітка і роздрукування вибірок, генерація звітів тощо).

Прикладні програми, що допомагають автоматизувати аудиторську діяльність:

Текстові процесори використовують на всіх стадіях аудиту, що потребують створення і якісного оформлення аудиторських документів. їх застосовують при складанні аудиторських програм і планів, договорів, різноманітних довідок і запитів, робочих документів аудиторської перевірки; при листуванні з клієнтами і третіми особами; при підготовці аудиторського виснов-ку і рекомендацій керівництву підприємства тощо. Найчастіше аудиторські фірми використовують Word фірми «Microsoft».

Табличні процесори, маючи потужні обчислювальні можливості, засоби ділової графіки, обробки текстів і ведення баз даних, набули широкого

58

застосування в проведенні аудиторських перевірок. їх використовують у складанні різноманітних аналітичних таблиць; у реалізації аналітичних процедур, насамперед пов'язаних з оцінюванням фактичних показників бухгалтерської звітності й аналізом фінансового стану економічного об'єкта, який перевіряють; у наведенні отриманої інформації в графічному вигляді; у складанні альтернативних балансів; у створенні різноманітних робочих табличних документів, наприклад, кошторисів, фінансової звітності і т. ін. Вбудовані функції, у тому числі фінансові, статистичні функції, можливість вирішення завдань на зразок «що буде, якщо» зробили табличні процесори популярними серед аудиторів. Найпоширенішими є табличний процесор Excel пакету Microsoft Office.

Правові бази даних і довідники забезпечують інформаційно-консультаційне обслуговування аудиторів у процесі проведення перевірок, що дозволяє їм із достатньою впевненістю зробити висновок про відповідність бухгалтерського обліку підприємства документам і вимогам нормативних актів, які регулюють порядок ведення бухгалтерського обліку.

Програми електронного документообігу дозволяють накопичувати, зберігати, здійснювати швидкий пошук і доступ до документів в електронних архівах, виконувати об'єднання їх, а також забезпечують групову роботу в процесі створення документа. Наприклад, систему DOCS Open, яку розробила компанія «PC DOCS Inc.», використовує аудиторська фірма «Ernst & Young». Часто аудиторським фірмам під час перевірки доводиться стикатися з такими системами і в клієнтів. Тоді вони дають оцінку правильності її застосування. Крім того, якщо система електронного документообігу функціонує в клієнта, то це спрощує і прискорює проведення аудиту на об'єкті через швидкий доступ і одержання потрібних документів.

Спеціалізовані статистичні пакети загального призначення аудитори використовують для проведення досить складних розрахунків. Вони реалізують набір різноманітних статистичних методів, дозволяють виконувати обмін із найбільш поширеними СУБД, мають можливість графічного зображення даних, зручний для користувача інтерфейс. Найбільш популярні з них Mathematics, Statistics, Quick, Statgraphics.

Програми фінансового аналізу і їхні окремі модулі. Для реалізації процедур аналізу фінансово-господарської діяльності економічних суб'єктів поряд з табличними процесорами аудиторські фірми використовують спеціальні програми фінансового аналізу. Орієнтовані вони на аналіз фінансового стану підприємства, вироблення стратегічних і тактичних рішень в управлінні підприємством. Програми аналізу дозволяють виконати перевірку фінансової, податкової й іншої звітності завдяки закладеному в них механізму звіряння взаємозалежних показників. Вони забезпечують безпосередньо фінансовий

59

аналіз за різними методиками і розраховують велике число економічних показників, дозволяють складати й аналізувати бізнес-плани. Деякі програми приводять фінансову звітність у відповідність до міжнародних стандартів GAAP і IAS, наприклад: Audit Expert, Project Expert («Pro-Invest Consulting»). Останнім часом засоби фінансового аналізу інтегровані в системи бухгалтерського обліку і управління підприємством, наприклад, у розробки фірм «Галактика», «Инфософт», «Інтелект-Сервіс», «R-Style Software Lab» тощо.

Програми автоматизації управлінських функцій використовують для автоматизації управлінських процедур самих аудиторських фірм. Ці програми дозволяють: у сфері планування — розраховувати собівартість виконаних робіт на основі погодинної оплати, вести облік виконаних робіт і формувати рахунки за виконані роботи, робити розрахунок і аналіз дебіторської заборгованості; у сфері документообігу — формувати довідники і тексти договорів, акти про виконані роботи; у сфері управління персоналом — вести облік поточних витрат працівників за видами робіт у розрізі клієнтів та інших робіт; в інформаційно-аналітичній сфері — вести докладні довідники клієнтів, структурних підрозділів компанії та її співробітників; видів робіт і погодинних ставок; у сфері статистичного аналізу — виконувати вибірку даних за довільними критеріями, одержувати статистичні форми звітності.

У закордонній практиці в аудиторській діяльності використовуються системи підтримки прийняття рішень у процесі надання послуг із бізнес-діагностики, приватизації, дослідженні ринків, оцінювання бізнесу і т. ін., а також експертні системи у моніторингу клієнтів, плануванні аудита, здійсненні вибірок, підготовці фінансової звітності тощо.

Тепер аудиторські фірми використовують розроблені ними спеціальні інформаційні системи, орієнтовані на внутрішню регламентацію аудиторської діяльності із застосуванням внутрішньофірмових стандартів.

60

Тема №8. Інформаційна технологія розв'язування задач із внутрішнього контролю.

1. Цілі, задачі внутрішнього аудиту, підходи до його комп’ютеризації.

2. Характеристика і основи побудови комп’ютерної системи внутрішнього аудиту.

3. Контроль за виконанням облікових записів у КСБО4. Контроль за взаєморозрахунками підприємства5. Автоматизація процедури інвентаризації

1. Цілі, задачі внутрішнього аудиту, підходи до його комп’ютеризації.

Внутрішній аудит є одним із видів внутрішньогосподарського контролю суб'єктів підприємницької діяльності. Забезпеченню ефективності діяльності суб'єктів підприємницької діяльності багато в чому сприяють впровадження і правильна організація системи внутрішнього аудиту.

Внутрішній аудит є складовою внутрішнього контролю і здійснюється за рішенням органів управління фірми для контролю й аналізу господарської діяльності.

Головна мета внутрішнього аудитора - визначити, чи має фінансова звітність підприємства суттєві перекручення.

Термін "Внутрішній аудит" означає діяльність внутрішньої аудиторської служби (або служби внутрішніх ревізорів підприємства).

Основними об'єктами внутрішнього аудиту є:* стан і ведення бухгалтерського фінансового обліку;* фінансова звітність, її вірогідність;* стан необоротних активів і запасів;* забезпеченість підприємства власними обіговими коштами;* платоспроможність і фінансова стійкість;* система управління підприємством;* робота економічних і технічних служб підприємства;* оподаткування: правильність визначення доходу, що підлягає

оподаткуванню, своєчасність і повнота сплати податків;* планування, нормування і стимулювання;* внутрішньогосподарський контроль;* виробничо-господарська діяльність;* достовірність проектно-кошторисної документації тощо.

61

Основними процедурами внутрішнього аудиту є: вивчення засновницьких документів; дослідження первинної документації, регістрів бухгалтерського

фінансового (управлінського) обліку, фінансової звітності; зустрічна перевірка документів і господарських операцій,

порівняння даних синтетичного і аналітичного обліку тощо.Внутрішні аудитори звітують перед вищим керівництвом підприємства. За

внутрішній аудит відповідає сама фірма або один із її відділів, тобто контрольний орган всередині фірми. Керівник такого контрольного органу (або внутрішній аудитор) підпорядкований керівництву підприємства. Внутрішній контрольний орган здійснює аудиторські перевірки на самому підприємстві або в його підрозділах.

Будучи на повному утриманні підприємства, цей контрольний орган (чи сам внутрішній аудитор) повинен довести необхідність свого існування. Для цього він покликаний сприяти підвищенню ефективності роботи підприємства, забезпеченню рентабельності й зміцненню його фінансового стану.

Внутрішньогосподарські аудитори можуть проводити звичайні перевірки на відповідність (визначати, чи дотримано в господарській системі тих специфічних процедур або правил, які приписані персоналу вищим керівництвом (адміністрацією), або займатися операційним аудитом (перевірка будь-якої частини процедур і методів функціонування господарської системи з метою оцінювання продуктивності й ефективності). Після закінчення операційного аудиту менеджеру видають рекомендації для удосконалення операцій. Крім того, внутрішньогосподарські аудитори в останні роки набули високої кваліфікації щодо оцінювання комп'ютерних систем.

Внутрішньогосподарський аудитор забезпечує адміністрацію цінною інформацією для прийняття рішень, які стосуються ефективного функціонування бізнесу. Він не залежить від функціонального управління, але не може не залежати від реальної ситуації. Користувачі зовні навряд чи захочуть покластися на інформацію, що перевірена внутрішнім аудитором, через відсутність у нього незалежності - це найголовніша відмінність між результатами роботи внутрішніх аудиторів і аудиторських фірм (зовнішніх аудиторів). Деякі види діяльності внутрішніх аудиторів називаються операційним аудитом.

Операційний аудит (аудит результатів, або управлінський аудит) - це вивчення аудиторами операцій компаній з метою формулювання рекомендацій щодо економічного використання ресурсів, досягнення цілей.Мета операційного аудиту - допомогти керівникам у виконанні їхніх обов'язків. Результатом цього може бути збільшення рентабельності компанії. Таким чином, внутрішні аудитори розглядають операційний аудит як складову внутрішнього аудиту.

62

Внутрішній аудитор результати своєї роботи відображає у звіті, який дає йому можливість звернути увагу керівництва на відповідну проблему. Щоб досягти намічених цілей, звіт не варто розтягувати і перевантажувати зайвими подробицями. Він має бути чітким, точним, зрозумілим і своєчасним. Стандартної форми для звітів внутрішніх аудиторів немає і, ймовірно, ніколи не буде через багатогранність об'єктів перевірки, відмінності у здібностях та інтересах керівників.

Отже, внутрішній аудит контролює раціональне витрачення матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, дотримання законності господарських операцій, виявлення допущених зловживань чи порушень.

Внутрішній аудит передбачає попередній контроль на стадії розгляду первинних документів, під час візування договорів, наказів, кошторисів. У такому разі внутрішній аудит претендує на роль профілактичного заходу.

Поточний контроль здійснюється під час реєстрації господарських операцій та інвентаризації.

Наступний контроль проводиться на стадії узагальнення й аналізу облікової і звітної інформації.

Таким чином, внутрішній аудит є системним і строго документальним, безперервним, універсальним (суцільним) заходом.

Основні функції внутрішнього аудиту: - контроль за правильністю оформлення, приймання і

відпуску матеріальних цінностей, - оприбуткування, видачі й перерахування грошових

коштів,- створення і витрачання власного капіталу; - контроль за дотриманням правил штатно-фінансової

дисципліни- контроль за правильним створенням і розподілом

прибутків.Основні функції служби внутрішнього аудиту, як правило, складаються з

процедур дослідження окремих операцій підприємства, оцінювання і контролю відповідності цих операцій, відображених у бухгалтерському обліку, а також контролю за функціями внутрішньої системи контролю підприємства.

63

2. АВТОМАТИЗАЦІЯ ВНУТРІШНЬОГО АУДИТУ І ПРОБЛЕМИ БЕЗПЕКИ.

Застосування комп'ютерів значно впливає на проведення контролю та аудиторських процедур. Однак слід мати на увазі, що контрольні функції автоматизуються найважче. Сама по собі комп'ютеризація обліку не може усунути приховування крадіжок і зловживань через неправильне перенесення на електронні носії реквізитів," зазначених у документах, введення фальсифікованих документів тощо. Комп'ютер завжди однаково оцінює ситуацію і процес, тому ймовірність помилок контролю в умовах застосування комп'ютерів значно нижча. Отже, комп'ютерна програма забезпечує лише неупередженість і точність контролю.

На відміну від ручних облікових систем, у яких записи роблять на папері і аудитор розглядає можливість знищення, підробки, заміни паперових документів, в умовах використання КІСП аудитору доводиться мати справу з питаннями безпеки та надійності комп'ютерних облікових систем. Таким чином, аудитор перевіряє низку суто технічних питань, які не мають прямого відношення до бухгалтерського обліку, але безпосередньо впливають на оцінку аудитором ризику системи контролю.

Аудитор зобов'язаний виявити слабкі місця контролю КІСП — розглянути як апаратні, так і програмні засоби контролю, а також організаційні заходи, наприклад перевірку цілісності даних і відсутність комп'ютерних вірусів.

Основні поняття стосовно надійності програмних інформаційних систем уперше було визначено в опублікованій у 1983 р. «Оранжевій книзі» Міністерства оборони США. Безпечна інформаційна система визначається в ній як «система, яка керує за допомогою відповідних засобів доступом до інформації так, що тільки належним чином авторизовані особи одержують право читати, записувати, створювати та знищувати інформацію».

У Законі України «Про захист інформації в автоматизованих системах» сказано, що захист інформації — це, передусім, комплекс організаційно-технічних заходів, спрямованих на запобігання втрат інформації внаслідок як ненавмисних або навмисних дій, так і несанкціонованого її зняття, а також на запобігання шахрайству з метою розкрадання майнових та грошових цінностей суб'єктів господарської діяльності.

Отже, безпечною є інформаційна система, яка задовольняє такі вимоги:

• цілісність інформації (information integrity). Відповідає стану системи, коли інформація є вчасною, точною, повною і змістовною. Повністю забезпечити її майже неможливо, тому часто її розбивають на цілісність інформації та цілісність системи. Цілісність інформації — це вимога, щоб інформацію

64

змінювали тільки в установленому порядку. Цілісність системи — це вимога, щоб система виконувала функції, яких від неї вимагають, зазначеним способом і без навмисного або незумисного неавто-ризованого втручання;

• доступність системи (system availability) — це вимога, щоб система працювала коректно і не відмовляла в доступі легальному користувачеві;

• конфіденційність системи (system privacy) — це вимога, щоб до приватної або конфіденційної інформації, яка міститься в системі, не мали доступу нелегальні (неуповноважені) користувачі.

3. КОНТРОЛЬ ЗА ВИКОНАННЯМ ОБЛІКОВИХ ЗАПИСІВ У КСБО Контроль дій облікового персоналу та системи обліку полягає в перевірці

правильності використання плану рахунків, вчасності і правильності ведення облікових регістрів, відповідності даних синтетичного й аналітичного обліку даним бухгалтерського балансу та іншим формам звітності. Відповідно, метою такого контролю є забезпечення вчасного якісного виконання доручень та розв'язання питань. Досягати поставленої мети, а саме — контролювати всі зареєстровані документи із завданнями, що вимагають виконання, а також контролювати усні доручення та завдання керівництва дозволяють спеціальні алгоритми, реалізовані в КІСП.

Контроль за діями облікового персоналу і функціонуванням системи обліку дає можливість виявити причини виникнення помилок у звітності різних рівнів та різного призначення. До таких причин відносяться: навмисне викривлення звітних даних у первинних документах або зведених регістрах; випадкове викривлення через неуважність, халатність або незнання; недоліки системи обліку, що не враховують специфіки підприємства. Серед співробітників бухгалтерії також можуть бути шахраї, яких можна умовно поділити на дві групи. До першої належать бухгалтери, касири та інші особи, котрі мають право виконувати бухгалтерські проводки. Вони, як правило, вчиняють розкрадання шляхом внесення змін до облікових регістрів. До другої групи належать особи, котрі працюють в адміністрації підприємства. Другі можуть вчиняти шахрайства шляхом перекручення звітності підприємства, надання знижок до ціни товару або продукції, маніпуляцій з переоцінкою товарно-матеріальних цінностей та інших дій.

Для боротьби з шахрайством, що вчиняється шляхом знищення раніше виконаних проводок або внесенням змін до них, необхідно дозволити доступ до здійснення бухгалтерських проводок тільки бухгалтерові, який виконує роботу на конкретній ділянці. Наприкінці кожного робочого дня всі робочі журнали або Журнал реєстрації господарських операцій має бути роздруковано і завірено підписами двох незалежних один від одного працівників підприємства.

65

Для виявлення зловживань, що вчиняються шляхом надання необгрунтованої знижки ціни продукту або товару, а також за рахунок їх відвантаження без передоплати до початку її переоцінки та інших дій, у комп'ютерній програмі має бути довідково-пошукова система, яка дозволить за окремим критерієм угоди або за їхнього комбінацією, а саме — за датою відвантаження, ціною, партією, кількістю товару та іншими критеріями виявити, наприклад, усі угоди з конкретним товаром і визначити обґрунтованість знижки його ціни та правильність його переоцінки. Для цього в програмі слід передбачити можливість надавати кожній бухгалтерській проводці ряд ознак, за якими в майбутньому можна було б контролювати конкретні угоди. Наприклад, підприємство для потреб виробництва періодично закуповує певний матеріал. Для внутрішньогосподарського контролю достатньо вибрати всі проводки з цим матеріалом за визначений інтервал часу і, використовуючи щомісячний індекс інфляції, визначити відхилення ціни від фактичного значення.

Якщо таке відхилення буде зафіксовано, то це є приводом для службового розслідування.

Однак інколи сама КІСП може стати інструментом для вчинення шахрайства. Наприклад, підприємство може вести подвійну (тіньову) бухгалтерію і зберігати її приховану частину на комп'ютері. Таке використання комп'ютерів дуже важливе, тому що якщо будь-який аудитор може відкрити традиційну бухгалтерську книгу і ознайомитися з її змістом, то не кожен з них має знання і досвід роботи на комп'ютері, а якщо і має, то завжди можна зробити неможливим доступ до секретної інформації.

Таким чином, комп'ютеризація суттєво змінює ряд контрольних функцій, які раніше виконувались бухгалтерами тільки вручну. Інформаційна система забезпечує безперервний контроль як за складанням документів, так і поточних облікових записів. Це зумовлено тим, що грамотно побудована інформаційна комп'ютерна система обов'язково має свою внутрішню структуру і вбудовані алгоритми, нав'язує бухгалтеру й управлінцю правила обліку та схему документообігу, задані відповідальними особами і зафіксовані в структурі системи. Практичний результат для підприємства — зменшення ймовірності помилок як через неграмотність або випадкову помилку бухгалтера, так і через навмисну шкоду.

При здійсненні контролю за роботою КСБО варто пам'ятати:• підробки в записи можуть внести не лише бухгалтери, котрі ведуть облік,

а й сторонні особи, котрі мають достатню кваліфікацію, а за своїми службовими обов'язками пов'язані з комп'ютерами і мають доступ до програм;

• оскільки автоматизація обліку передбачає кодифікацію господарських операцій, з метою внесення підроблених облікових записів можуть застосовуватися неправильні коди аналітичних рахунків. У довідники постійної

66

інформації (прізвища співробітників, найменування запасів тощо) можуть навмисне вноситися неправильні дані з метою наступного внесення підробок в облікові записи;

• з метою зловживання можуть використовуватися недостовірні облікові та звітні дані в повному обсязі, тобто всі облікові регістри і звітність. Якщо аудитор під час перевірки не застосовує методів фактичного контролю (інвентаризації майна тощо), він не виявить фактів недостовірності звітності, а отже, висновок аудитора про достовірність звітності підприємства може бути використано з метою обману інвесторів, кредиторів, акціонерів.

Розв'язання проблеми контролю облікових записів є можливим завдяки створенню паралельних інформаційних потоків, які контролюють один одного і забезпечують вірогідність облікових даних. Таке ведення облікових записів забезпечує вчасне виявлення відхилень, після якого бухгалтер працює не з усім інформаційним масивом, а тільки з цими відхиленнями. У такому разі електронний обліковий регістр (журнал операцій) не виправляється, а зберігається невиправленим. Усі помилки, які виникають при подальшій роботі з регістром, або виправляються бухгалтером в самому регістрі, або фіксуються ним в окремому журналі виправлення помилок. Отже, протягом усього облікового циклу (як правило, місяця) дані, зафіксовані в запам'ятовуючому пристрої комп'ютера, не виправляють. Після закінчення місяця бухгалтер отримує два регістри по кожній ділянці роботи — безперервний, суцільний основний регістр з помилковими записами, і скоригований з виправленнями. У цьому разі залишається «слід», який чітко показує всі виправлення, котрі здійснив бухгалтер. Бухгалтер точно знає підсумок і при цьому, що дуже важливо, втрачає можливість безпосередньо виправляти початковий запис.

Важливий принцип, який ввели в теорію бухгалтерського обліку в умовах його комп'ютеризації— колація, що передбачає зустрічний контроль двох інформаційних потоків.

Комп'ютеризувати облік з дотриманням принципу колації можна за двома варіантами комп'ютеризації обліку. При першому варіанті комп'ютеризації підлягають окремі ділянки облікової роботи. Підприємство обладнують набором автоматизованих робочих місць (АРМ), кожне з яких призначене для вирішення певного облікового завдання. АРМ здійснюють автономну обробку інформації без використання інформації з інших АРМ. Інформаційні зв'язки між автономними АРМ розірвані, що дає можливість здійснення навмисних викривлень, зловживань. За допомогою структуризації завдань забезпечуються логічна і систематична організація роботи бухгалтерії з розподіленими завданнями. За допомогою поділу функцій, коли кожному працівникові бухгалтерії доручають лише частину функцій, можна, з одного боку, підвищити якість їх виконання, з іншого боку — реалізувати додаткову контрольну функцію

67

шляхом погодження заключних результатів роботи інших працівників. Більше того, поділ функцій усередині бухгалтерії буде перешкоджати несумлінним діям, тому що їх довелося б робити спільно двом або більше працівникам. Отже, за першим варіантом комп'ютеризації необхідний додатковий контроль та дублювання інформації, що забезпечується організаційними методами.

Другий варіант передбачає системну комп'ютеризацію обліку шляхом об'єднання АРМ в єдину комп'ютерну мережу. У цьому разі весь обсяг інформації в мережі стає доступним для всіх користувачів. Тому під час системної комп'ютеризації розрив будь-якого інформаційного ланцюга сигналізує про аварію і локалізує її джерело. Крім того, стає можливою безпосередня колація (порівняння) облікових даних. Зазначимо, що в умовах системного комп'ютерного обліку підвищується інтеграція процесів контролю, що дозволяє забезпечити взаємозв'язок об'єктів контролю при перевірці господарських операцій і процесів.

Більшість сучасних комп'ютерних облікових систем розраховані на спільну роботу бухгалтерів у мережі, тому в її основу має бути покладено принцип відповідальності: кожний бухгалтер відповідає за ведення інформації на своїй ділянці обліку. Це забезпечується за допомогою виконаних, відкладених і відкинутих проводок. При введенні господарської операції сальдо і обороти змінюються тільки по тих рахунках, які відносяться до цієї ділянки. На кореспондуючому рахунку, якщо він не відноситься до цієї ділянки обліку, проводка є відкладеною доти, доки її не підтвердить бухгалтер на тій ділянці, до якої відноситься цей кореспондуючий рахунок.

Другий бухгалтер може не лише підтвердити, а й відкинути введену на суміжній ділянці проводку. Цим забезпечується незалежність кожного виконавця. Без його згоди жодна проводка, введена на суміжній ділянці, не змінить оборотів і залишків (сальдо) на його рахунку.

4. КОНТРОЛЬ ЗА ВЗАЄМОРОЗРАХУНКАМИ ПІДПРИЄМСТВА

Ефективне управління підприємством неможливо представити без контролю дебіторської й кредиторської заборгованості. Точне знання про стан справ на даних ділянках обліку допомагає оптимально планувати доходи й витрати компанії, захищати неї від наслідків кризових ситуацій, викликаних раптовою недостачею коштів, а також продуктивно співробітничати з усіма постачальниками й покупцями: повертати в оборот підприємства суми, «застряглі» у дебіторів, виконувати зобов'язання повністю й у строк, переглянути відносини із проблемними бізнес-партнерами й т.д. Тому в інформаційній системі, що вирішує завдання бухгалтерського й управлінського обліку, повинні бути передбачені розвинені кошти контролю розрахунків по зобов'язаннях.

68

Прикладом програми, що розташовує такими коштами, є комплексна крос-платформна система "БЭСТ-4+". Облік дебіторської й кредиторської заборгованості в ній орієнтований на дві цільові аудиторії користувачів - менеджерів різного рангу й співробітників бухгалтерії. Обидва види обліку - оперативн і бухгалтерський ведуться в загальному інформаційному просторі на підставі тих самих документів, якими оформляється виконання зобов'язань по укладають сделкам, що.

Бухгалтерські звіти по дебіторській і кредиторській заборгованості складаються на основі проводок, сформованих по господарських операціях. Для детального обліку розрахунків з партнерами, тобто обліку в розрізі постачальників, покупців, підрядників, орендарів і т.д., на рахунках синтетичного обліку відкриваються відповідні аналітичні рахунки.

Оперативний облік розрахунків з контрагентами ведеться в підсистемі «Розрахунки. Договори». Якщо професійна мова будь-якого бухгалтера — це мова рахунків, проводок, оборотів і сальдо, то в даному функціональному розділі використаються терміни й поняття, знайомі кожному менеджерові: угоди, договори, етапи договорів, оплата, відвантаження й ін. Контроль стану угод, які не оформлялися договорами, здійснюється в картотеці розрахунків. Картки розрахунків, що зберігаються в ній, можуть створюватися або по кожному відвантаженню окремо, або містити в собі дані по деякої довільно згрупованій сукупноості відвантажень, виконаних, наприклад, протягом того самого періоду. Кількість карток, які ставляться до тому самому партнера, необмежено. Працюючи з ними, менеджери бачать не тільки загальну суму заборгованості, тобто баланс розрахунків, але й список супровідних документів, за даними який була отримана ця сума. Властиво первинні документи (накладні, акти, касові ордери й т.д.) уводяться у відповідних підсистемах "БЭСТ-4+", а картка створюється або в підсистемі «Розрахунки. Договори», або при реєстрації первинного документа.

Для ефективного контролю дебіторської й кредиторської заборгованості необхідне регулярне рознесення платежів по відповідних документах-підставах. "БЭСТ-4+" дозволяє розносити оплати по документах поставки й контролювати сальдо оплати по кожному документі. Той самий платіж може бути рознесений по декількох документах поставки, а заборгованість по будь-якій поставці - погашена декількома платіжними (у випадку бартеру - товарними) документами. Рознесення здійснюється двома способами - або в картках оплати (при роботі з реєстрами документів поставки), або в реєстрах фінансових документів за допомогою довідок про оплату. У картці оплати відображаються платіжні документи, що ставляться до обраного документа поставки, сума цього документа, сума рознесених оплат і сума неоплаченого залишку. Прямо з картки можна викликати потрібний реєстр документів оплати, вибрати документ, що цікавить, і зарахувати необхідну частину суми. Аналогічним образом у довідці про оплату виводиться перелік документів-підстав, по яких був рознесений обраний документ оплати. При необхідності рознесена сума коректується.

69

5. АВТОМАТИЗАЦІЯ ПРОЦЕДУРИ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ

Особливістю практики проведення інвентаризації до цього часу є те, що перевірка в натурі товарно-матеріальних цінностей основана на застосуванні ручної праці. Виконання великого обсягу робіт із зняттям фактичних залишків з об'єктів майна є трудомісткою операцією, тому що необхідно перевірити десятки і сотні тисяч одиниць елементів об'єкта, їхню якість і ціну, провести таксування і підрахунки підсумків в інвентаризаційних описах. В окремих випадках намагання скоротити строки інвентаризації при ручному способі їх оформлення і обробки призводить до їх неякісного та невчасного проведення, і, відповідно, до невиявлення фактів розкрадань та зловживань. У зв'язку з цим постає проблема використання в процесі інвентаризації обчислювальної техніки і комп'ютерних програм.

Для здійснення ідентифікації елементів об'єкта інвентаризації 95 % часу витрачається на перевірку їхньої комплектності, цілості упаковки тощо. Можливості комп'ютерів дозволяють забезпечити порівняння фактичних залишків товарів з обліковими даними на підставі введеної в базу даних інформації про облікові і фактичні залишки товарів. При введенні подібної інформації на початковій стадії виключаються показники ціни і вартості. Такі показники вводяться на кінцевій стадії інвентаризаційного процесу — виведенні результатів інвентаризації з метою виявлення недостач, надлишків, пересортування, природного убутку й остаточного визначення кінцевих результатів інвентаризації. При цьому слід використовувати постійну базу даних з переліком товарів (інших цінностей), коли кожному номенклатурному номеру (номеру за прейскурантом, артикулом), сорту товару відповідає певна облікова ціна.

Методику проведення інвентаризації за допомогою комп'ютерної техніки може бути подано у вигляді такої схеми (рис. 3.3).

Отже, є можливість майже повністю комп'ютеризувати процес проведення інвентаризації товарів, тобто штучних предметів, на яких можна проставити штрих-коди. Таке проведення інвентаризації розв'язує одразу кілька проблемних питань, а саме: дотримання об'єктивності, точності результатів, терміну проведення, зменшення обсягу затрат праці.

Підприємствам торгівлі, котрі застосовують електронні системи контролю й управління товарно-грошовим обігом, для впровадження технології штрихового кодування необхідно придбати сканери штрихових кодів, за допомогою яких проводиться автоматична ідентифікація товарів, та, в окремих випадках, принтери друку штрихових кодів для маркування товарів.

70

Для впровадження штрихового кодування необхідні такі компоненти: • апаратні засоби, що здійснюють нанесення і зчитування штрихових кодів;• програмне забезпечення, яке забезпечує ефективну взаємодію з

апаратними засобами для вирішення завдань інвентаризації, касового обслуговування тощо;

• персонал для роботи з програмно-апаратними засобами. Штрих-код може позитивно вплинути на діяльність виробничого або

торговельного підприємства: автоматизована ідентифікація товару спрощує облік, прискорює процес обслуговування клієнта тощо. Недоліком проведення інвентаризації шляхом сканування штрих-кодів є те, що сканер не може визначити повторно відсканований один і той самий товар.

Традиційні прийоми інвентаризації: перерахування, зважування, перемірювання, контрольний обмір зберігають своє значення і в умовах комп'ютеризації бухгалтерського обліку. Застосування їх пояснюється неможливістю повного уникнення помилок при визначенні фактичної наявності цінностей.

71

Тема №7. Інформаційна технологія розрахунків податкового обліку.

1. Податковий облік на підприємстві2. Реалізація податкового обліку в інформаційних системах.3. Організація податкового обліку в УІС «Галактика»

1.ПОДАТКОВИЙ ОБЛІК НА ПІДПРИЄМСТВІ

Податковий облік являє собою систему реєстрації й узагальнення інформації про чинений платником податків однорідних операціях, що приводять до виникнення доходів або витрат, що враховують у певному положеннями Кодексу порядку при вирахуванні податкової бази поточного або майбутнього періодів.

Основними завданнями податкового обліку є формування повної й достовірної інформації про порядок формування даних про величину доходів і витрат організації, що визначають розмір податкової бази звітного податкового періоду, а також забезпечення цією інформацією внутрішніх і зовнішніх користувачів для контролю за правильністю нарахування, повнотою й своєчасністю розрахунків з бюджетом по податку на прибуток.

Трудомісткість податкового обліку пов'язана з більшою кількістю розбіжностей між даними бухгалтерського й податкового обліку.

Однак за допомогою інформаційних технологій автоматизації обліку підприємства ця проблема вирішена. По суті, від бухгалтера взагалі не потрібно вести податковий облік. Програма робить це за нього сама на базі проводок, що потрапили в журнал операцій.

Однак податковий облік, як і будь-який інший вид обліку, дуже індивідуальний. Для того, щоб максимально врахувати специфіку самих різних підприємств, підхід до податкового обліку заснований на наступних принципах:

1. Комплексне вирішення питань податкового обліку Автоматизований податковий облік охоплює всі ділянки, з якими

бухгалтер зіштовхується в повсякденній діяльності. Він починається з настроювання облікової політики й закінчується формуванням декларації по податку на прибуток.

2. Наочність податкового облікуФорма податкового обліку візуально фактично збігається з добре знайомим

всім бухгалтерам журналам операцій. Це полегшує сприйняття інформації. Одній проводці бухгалтерського обліку відповідає одна операція податкового обліку. Проводки, що не впливають на заповнення декларації й формування податкових регістрів, ідуть із позначкою «у декларації не відображати».

72

3. Зручність і простота роботи з податковим облікомПрацювати з інформацією просто й зручно, наприклад, за допомогою

використання багатофункціонального фільтру. Фільтр дозволяє повністю виключити з форми, що не впливають на декларацію операції, відібрати операції, що формують який-небудь розділ або рядок декларації. Таким чином, бухгалтер може завжди проконтролювати заповнення того або іншого рядка декларації максимально доступним образом - він просто буде бачити проводки, які в неї потрапили.

4. Максимальна автоматизація податкового обліку5. Гнучкість програм автоматизації у частині податкового облікуУ господарській діяльності будь-якого підприємства бувають нестандартні

ситуації. У цьому випадку бухгалтер може настроїти базовий довідник «під себе». Всі що для цього потрібно вибрати певний розділ і рядок декларації й уточнити перелік проводок, які будуть у неї попадати.

6. Автоматичне формування декларації по податку на прибутокДекларація по податку на прибуток заповнюється автоматично за даними

форми податкового обліку. Вихідні дані вивантажуються в Excel й, якщо виникне така необхідність, можуть бути скоректовані вручну. Декларація може бути сформована в електронному виді й із двомірним штрих-кодом.

7. Автоматичне формування регістрів податкового обліку й журналу операцій податкового обліку

Податкові регістри, по суті, являють собою розшифровку даних розташованих у тих чи інших рядках податкової декларації за певний період. У програмі розроблений власний варіант податкових регістрів. Варіант відрізняється гнучкістю, універсальністю й наочністю. Всі що потрібно для формування податкового регістра, відібрати по фільтрі операції по тім рядку декларації, для якої Ви формуєте регістр.

Основні особливості процесів бухгалтерського й податкового обліку, характерні для інтегрованої інформаційної системи.

1) Реєстрація більшості господарських операцій і формування первинних документів провадиться в інтегрованій інформаційній системі співробітниками підрозділів, що не входять до складу бухгалтерії.

При автоматизації процесів керування із застосуванням локальних інформаційних систем первинний документ і проводку в автоматизованій системі, як правило, формує бухгалтер. У випадку, коли бухгалтер не повністю виконує процес уведення в інформаційну систему первинного документа й бухгалтерської проводки, виникає ризик формування неправильного його відбиття в обліку господарської операції. У випадку формування недостовірної бухгалтерської або податкової звітності виникає проблема розподілу відповідальності між бухгалтерією й іншими структурними підрозділами

73

підприємства. Фахівці з бухгалтерського й податкового обліку не входять у ці підрозділи, що виконують частину облікових функцій.

2) Формування автоматичних бухгалтерських проводок і записів у системі податкового обліку здійснюється одночасно з реєстрацією господарської операції.

Головний бухгалтер відповідає за своєчасне подання повної й достовірної бухгалтерської звітності. І сучасні інтегровані інформаційні системи містять достатній інструментарій для зниження ризиків, пов'язаних з формуванням автоматичних бухгалтерських проводок, і оптимального рішення завдання розподілу відповідальності. Ці системи включають:

1. гнучкі інструменти настроювання правил формування автоматичних проводок, які дозволяють реалізувати в інформаційній системі практично будь-які нюанси обліку;

2. інструментарій контролю правильності формування проводок , що укладається в тім, що кожна автоматично сформована проводка може бути перевірена бухгалтером до її відбиття на рахунках бухгалтерського обліку. Це дозволяє головному бухгалтерові (керівникові бухгалтерії) успішно нести встановлену законом відповідальність.

Особливості сторнування в інтегрованій інформаційній системі, обумовлені наявністю в ній ланцюжків взаємозалежної інформації, можуть привести до збільшення затрачуваного на нього часу. Вихід за певні тимчасові рамки, у свою чергу, може спричинити порушення строків здачі бухгалтерської й податкової звітності. Даний ризик нівелюється зниженням кількості необхідних операцій сторнування у зв'язку з більше високою якістю (вірогідністю, повнотою й несуперечністю) інформації в інтегрованій інформаційній системі підприємства. Крім того, зменшенню даного ризику сприяє можливість оперативного контролю уведених у систему бухгалтерських і податкових даних, що дозволяє виявити помилки на ранніх стадіях.

1. В інтегрованих інформаційних системах існують способи зниження ризиків в області системи бухгалтерського й податкового обліку. Крім того, інтегрована інформаційна система дає підприємству в сфері бухгалтерського й податкового обліку ряд істотних переваг.

2. Зниження трудомісткості функцій бухгалтерії по реєстрації господарських операцій в інформаційній системі й формування бухгалтерської й податкової звітності - одне з них.

3. Можливість професійного росту облікових працівників у результаті зміни структури їхніх функцій - переміщення центра ваги з механічних функцій на функції аналітичні й контрольні.

74

2. РЕАЛІЗАЦІЯ ПОДАТКОВОГО Й БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ В РАМКАХ ЄДИНОЇ ІНФОРМАЦІЙНОЇ СИСТЕМИ

Повна автоматизація процедур податкового обліку, автоматичне перетворення даних операційного й бухгалтерського обліку в дані податкового обліку й автоматизоване формування всіх необхідних форм звітності.

Розглянемо різні можливості реалізації обліку Існує можливість ведення бухгалтерського й податкового обліку

роздільно в окремих базах даних. Також можливо вести різні види обліку в різних програмах. При таких підходах реєстрація кожного первинного документа провадиться двічі й відбувається дублювання проводок, навіть якщо господарські операції в бухгалтерському й податковому обліку не розрізняються ні по сумі, ні по даті визнання

Податковий і бухгалтерський облік, реалізований у єдиній системі в рамках програмного комплексу

У зв'язку з тим, що більшість господарських операцій мають у бухгалтерському й податковому обліку одну суму й одну дату визнання доходів або витрат, а також з метою оптимізації роботи користувачів, оптимальних є ведення бухгалтерського й податкового обліку в одній і тій же базі даних.

Вимоги: Постійний on-line зв'язок з базою даних інформаційної системи

підприємства, або періодичний імпорт інформації в систему з будь-якого джерела

Інтеграція системи з універсальними бухгалтерськими програмами, а також з унікальним програмним забезпеченням організації

Автоматичне перетворення первинних даних бухгалтерського й позасистемного обліку із проведенням необхідних розрахунків згідно нормативної бази України

Формування податкових регістрів Формування різних видів податкової звітності Розмежування прав доступу до інформації Виходячи з того, що в податковому обліку реєстрація господарських

операцій не ведеться в системі подвійного запису, податковий облік не має плану рахунків. Однак, бухгалтерський комплекс, заснований на системі проводок і подвійного запису. Якщо сума й дата визнання бухгалтерської проводки відповідають сумі й даті визнання доходів або витрат у податковому обліку, то ця проводка може бути прийнята з метою податкового обліку.

Необхідність додаткових записів виникає в ті моменти, коли сума, або дата визнання бухгалтерської проводки відрізняється від правил податкового обліку. У цих випадках для податкових записів можна використати спеціально уведені позабалансові рахунки. Для того, щоб розділити проводки, суми яких ураховуються в бухгалтерському й податковому обліку, і проводки, суми яких ураховуються тільки в податковому, або тільки в бухгалтерському обліку, може бути розроблений довідник для формування оподатковуваного прибутку.

75

Для безперервного ведення податкового обліку потрібно передбачити в плані рахунків бухгалтерського обліку додаткові позабалансові рахунки, які будуть брати участь у формуванні проводок по податковому обліку.

Також позабалансові рахунки застосовуються для організації податкового обліку майна, що амортизується .

Для організації податкового обліку майна, що амортизується передбачене створення зв'язаних інвентарних карток податкового обліку. При придбанні нових об'єктів майна, що амортизується зв'язана картка податкового обліку формується автоматично. Після створення податкової картки є можливість відкоригувати її, якщо які-небудь показники відрізняються від аналогічних показників у бухгалтерській картці.

Принцип роботи програмного продукту з автоматизації податкового обліку досить простий і завдяки цьому досить зручний. Протягом звітного періоду чинені операції, оформлювані первинними документами бухгалтерського обліку, стандартним образом відображаються в податковому обліку. Бухгалтерський і податковий облік вирішують самостійні завдання й регулюються відповідними нормативними базами. Сучасна бухгалтерська практика показує, що використання в обліку розрізнених баз даних для ведення бухгалтерського й податкового обліку різко підвищує трудомісткість процесу й неминуче спричиняє масу помилок. Якщо дані розраховані некоректно, то представники податкових органів будуть вправі накласти на підприємство штраф і зобов'язати сплатити пені. Щоб уникнути цього, підприємцеві необхідно правильно враховувати свої доходи й витрати.

Застосування диференційованого підходу до порядку формування й подання бухгалтерської й податкової звітності в рамках єдиної системи обліку і є найбільш оптимальним варіантом при інтенсивному документообігу на підприємстві. Підхід дозволяє вирішувати завдання обліку на підприємстві в єдиному інформаційному просторі.

Особливості впровадження автоматизованої системи ведення податкового обліку на підприємстві

Оптимізація податкових платежів є однієї із пріоритетних завдань впровадження інформаційних систем.

Особливість ведення бухгалтерського обліку для можливості використання його даних у системі податкового обліку укладається в наступному. З метою застосування системи податкового обліку на рівні лінійних підприємств, відділень залізниць, керувань залізниць і головного підрозділу необхідно, щоб ведення бухгалтерського обліку здійснювалося у відповідності з наступними вимогами:

роздільне ведення бухгалтерського обліку прямих і непрямих витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією товарів (робіт, послуг);

забезпечення наявності необхідних аналітичних даних по рахунках бухгалтерського обліку доходів і витрат.

Для формування й узагальнення інформації в системі податкового обліку передбачена наступна технологія, заснована на використанні КІС.

76

1. На підставі даних первинних документів і даних бухгалтерського обліку по господарських операціях формуються розрахункові регістри податкового обліку по власних операціях.

2. По операціях і майну, порядок відбиття яких збігається в бухгалтерському й податковому обліку, використаються дані регістрів бухгалтерського обліку.

3. За підсумками звітного (податкового) періоду інформація, одержувана на підставі даних регістрів бухгалтерського обліку й розрахункових регістрів податкового обліку по власних операціях, узагальнюється у зведених регістрах податкового обліку. Вона дозволяє забезпечити формування вихідних даних для визначення податкової бази й для заповнення податкової декларації по податку на прибуток.

Зведені регістри податкового обліку заповнюються щокварталу наростаючим підсумком.

Комплекс послуг зі сприяння в автоматизованій постановці податкового обліку - системи збору, фіксації й узагальнення інформації про факти фінансово - господарської діяльності підприємства, необхідної для правильного вирахування податкових зобов'язань платника податків, при цьому може бути перенастроєні діюча інформаційна система або створена новий програмний модуль.

До складу комплексу послуг з автоматизації податкового обліку на підприємстві включаються наступні роботи:

створення податкової облікової політики; створення податкового плану рахунків і методичних рекомендацій з

його використання; експертиза типових операцій фінансово - господарських операцій з

погляду норм бухгалтерського й податкового законодавства; на базі проведеної експертизи пропозиції по додатковому

настроюванню аналітики бухгалтерського й податкового обліку; розробка регістрів податкового обліку; створення стандартів податкового обліку, адаптованих не тільки під

вимоги податкового законодавства, але й вимоги використовуваної на Вашому підприємстві інформаційної системи (або знову розробленої).

77