Обзор полезных функций и приемовОбзор полезных функций и приемов

28 февраля 2011, Селиванов Ф.

ExcelExcel

Цели

Обзор продвинутых функций и приемов Excel

Примеры их практического применения

Ресурсы для самостоятельного изучения

К ПЛАНУ

ПланЦели

Инструменты Правка Функции Форматирование Работа с данными Ресурсы по Excel

Инструменты

Пользовательские панели инструментов

Защита данных

Закрепление ячеек

Сочетания клавиш

К ПЛАНУ

Инструменты 1 из 4 – Пользовательские панели инструм-в

Что это

Персонализ-й набор комманд и\или меню в виде кнопок

Чем полезно

Экономит время при выполнении типичных операций

Оптимизирует рабочее пространство

Как воспользоваться

1. Home Customize…

2. Перейти на закладку Commands

3. Перетащить необходимые кнопки\меню на

новую панель инструментов

К ПЛАНУ

Инструменты3 из 4 - Закрепление ячеек

Что это

Блокировка определенной области от прокрутки

Чем полезно

Экономия времени при работе с большими таблицами, в которых необходимо

постоянно видеть заголовки колонок \ столбцов

Как воспользоваться

1. Перейти на необходимый лист книги

2. Выбрать необходимую ячейку. Будет заблокированы

все яычейки, находящиеся слева и сверху от нее.

3. View Freeze Panes

4. Для снятия блока выбрать

View Unfreeze Panes

К ПЛАНУ

Инструменты4 из 4 - Сочетания клавиш

К ПЛАНУ

Клавиша Shift Ctrl Alt Shift + Ctrl

F1 Вызов справки О чем справкаВставить лист с

диаграммой

F2 Редактировать ячейкуРедактировать

примечаниеСохранить как

F3 Paste Name Formula Вставить функциюПрисвоить имя

диапазону

Создать имена диапазонов, используя

соседние ячейки

F4 Повторить последнее действие

Найти еще... Закрыть окно Выйти из Excel Find Previous

F5 Перейти к... Найти...Восстановить размер

окна

F6 Перейти к следующей книге

Перейти к предыдущей книге

F7 Проверка правописания

Двигать окно

F8 режим выделения ячеек

добавить к выделению

Изменить размеры окна

Список макросов

F9 Пересчет книги Пересчет листа Свернуть Книгу

F10 Войти в меню Контекстное меню Развернуть окно

C Копировать в Буфер

… … … … … …

подробная таблица двойной клик на иконке Microsoft Excel

Worksheet

ПланЦели Инструменты

Правка Функции Форматирование Работа с данными Ресурсы по Excel

Правка

Автоматическая замена данных

Специальная вставка

К ПЛАНУ

Правка1 из 5 - Автоматическая замена данных

Что это

Автоматический поиск и замена данных

Чем полезно

Экономия времени на замену данных (напр. #N\A на « »)

Как воспользоваться

1. Edit Replace… (или нажать одновременно Ctrl+H )

2. В поле Find what: ввести искомое значение или текст; в меню Format… задать

форматирование искомых данных (необязательно)

3. В поле Replace with: ввести значение, на которое необходимо сделать замену; в меню

Format… задать форматирование заменяемых данных

4. Нажать Replace для поштучной замены

5. Нажать Replace All для замены всех искомых

значений в области

К ПЛАНУ

Правка2 из 5 - Специальная вставка

Что это

Выборочная вставка данных, атрибутов копируемой области либо их сочетания

Чем полезно

Позволяет копировать формат, данные, комментарии, проверку данных; выполнять математические

операции с значениями копируемой и вставочной областей; транспонирование данных

Как воспользоваться

1. Выделить ячейку или диапазон для копирования

2. Edit Copy / Cut

3. Выделить ячейку или диапазон, куда будет

осуществляться копирование

4. Edit Paste Special…

5. Выбрать необходимый атрибут\действие для

копирования или выполнения операции (см. след. слайд)

5. Поставить галочку Skip Blanks для

пропуска пустых ячеек (опционально)

5. Поставить галочку Transpose для транспонирования

копируемого диапазона (опционально)К ПЛАНУ

Правка5 из 5 - Специальная вставка

Paste

All Вставка всех данных и атрибутов ячейки или диапазона

Formulas Вставка только формул

Values Вставка только значений

Formats Вставка только форматов

Comments Вставка только комментариев

Validation Вставка только проверки вводимых значений

All except borders Вставка всех данных и атрибутов ячейки или диапазона, кроме границ

Column widths Вставка ширины колонок

Formulas and number formats

Вставка только формул и форматов чисел

Values and number formats

Вставка только значений и форматов чисел

Operation

None Нет

Add Сложить коп-ое значение с ячейкой \диап-м, в которую\ый делается копирование

Subtract Отнять -- \\ --

Multiply Умножить -- \\ --

Divide Разделить -- \\ --

Paste link Вставить ссылку на копируемую ячейку \ диапазон К ПЛАНУ

ПланЦели Инструменты Правка

Функции Форматирование Работа с данными Ресурсы по Excel

Функции

Абсолютная ссылка

Авто подстановка значений (vlookup, ВПР)

Логические и инфо функции

Текстовые функции

К ПЛАНУ

Функции1 из 6 – Абсолютная ссылка

Что это

Ссылка, у которой ячейка, на которую она ссылается, не меняется при автозаполнении

Чем полезно

Можно варьировать результат автозаполнения ячеек формулами

Как воспользоваться

При написании в формуле ссылки на ячейку \ диапазон поставить знак $

- перед идентификатором столбца для блокировки ссылки только по ячейкам данного

столбца

- перед идентификатором строки для блокировки ссылки только ячейкам данной

Пусть ячейке В1 прописана формула “=А1”.

- тогда, при автозаполнении А1 вниз по столбцу А, получим, что В2=А2, В3=А3 и т.д.

- при автозаполнении В1 вправо по строке 1, получим, что С1=В1, D1=C1 и т.д.

Если формула будет =$A$1, то

- при автозаполнении по строкам и\или столбцам, ячейки В2, В3 ... Вn, C1, D1 и т.д.

всегда будут ссылаться на ячейку A1

К ПЛАНУ

Функции2 из 6 – Функция VLOOKUP (ВПР)

Что это

Формула, позволяющие осуществлять автоматическую подстановку данных из таблицы.

Функция ищет значение заданной ячейки Y(x;n) (x – буква колонки, n – номер строки) таблици А в

крайней левой колонке таблици В. Если значение в таблице В равно значению Y(x;n), то функция

возвращает значение К-той ячейки в данной строке (К – номер колонки в таблице В, из которой

берется результат).

Для правильной работы таблица В должна быть отсортирована в возрастающем порядке по Для правильной работы таблица В должна быть отсортирована в возрастающем порядке по

колонке, в которой будет производиться поиск!колонке, в которой будет производиться поиск!

Чем полезно

Автоматизация поиска данных и

автозаполнения таблиц

К ПЛАНУ

Функции3 из 6 – Функция VLOOKUP (ВПР)

Как воспользоваться

1. Отсортировать таблицу В по столбцу, в которой будет производиться поиск (см. Работа с

данными Сортировка)

2. Сделать столбец таблици В, в котором будет производиться поиск, в крайним левым

в массиве поиска

3. Перейти в таблицу А

4. Insert Function… VLOOKUP (или ВПР)

5. Lookup_value – ввести искомую ячейку из

таблици А

6. Table_array – выделить массив таблици В,

в котором будет происводиться поиск.

7. Col_index_num – поставить число от 1 до N.

Число определяет порядковый номер столбца,

из которого будет браться результат

8. Range_lookup – поставить True для поиска

точного соответствия. False – для поиска

ближайшего значения к искомому.К ПЛАНУ

подробный пример двойной клик на иконке Microsoft Word

Document

Функции4 из 6 – Логические и инфо функции

К ПЛАНУ

Что это

Функции, делающие определенный логический тест и возвращающие значения TRUE или FALSE, либо

выполняющие действие на основании теста

Как воспользоваться

IF(логический тест; значение, если TRUE; значение, если FALSE) – выполнение операций на основании

логического теста - ЕСЛИ

AND(аргумент1; аргумент2; ...) – возвращает TRUE, если все аргументы = TRUE - И

OR(аргумент1; аргумент2; ...) – возвращает TRUE, если хотя бы один из аргументов = TRUE - ИЛИ

ISERROR – возвращает TRUE, если результат функции – ошибка - ЕОШИБКА

ISNA - возвращает TRUE, если результат функции - #N/A - ЕНД

ISEVEN - возвращает TRUE, если число в ячейке четное - ЕЧЁТН

ISODD - возвращает TRUE, если число в ячейке нечетное - ЕНЕЧЁТ

ISBLANK - возвращает TRUE, если ячейка пустая - ЕПУСТО

ISNUMBER - возвращает TRUE, если в ячейке числовой формат данных - ЕЧИСЛО

ISTEXT - возвращает TRUE, если в ячейке - ЕТЕКСТ

Функции5 из 6 – Текстовые функции

К ПЛАНУ

Что это

Функции, работающие с данными ячейки как с текстовыми строками. Позполяют осуществлять поиск

заданных значений в текстовых строках, складывать текст-е строки, вырезать фрагменты текста и т.д.

Как воспользоваться

CONCATENATE – складывает заданные текстовые строки - СЦЕПИТЬ

TRIM – возвращает текст заданной ячейки без пробелов - СЖПРОБЕЛЫ

FIND(текст; ячейка поиска; номер начального символа поиска) – возвращает номер символа в

строке поиска, с которого начинается искомый текст. Чувствителен к регистру. - НАЙТИ

LEN – возвращает длину текстовой строки в ячейке - ДЛСТР

LEFT(ячейка; количество символов) – возвр-т заданное количество символов текст. Строки слева -

ЛЕВСИМВ

RIGHT – аналогична LEFT; возвращает правые символы - ПРАВСИМВ

MID(ячейка; номер начального символа; количество символов) – возвращает заданное кол-во

символов, начиная с заданного символа текстовой строки - ПСТР

PROPER – делает первые буквы каждого слова текстовой строки ячейки заглавными -ПРОПНАЧ

ПланЦели Инструменты Правка Функции

Форматирование Работа с данными Ресурсы по Excel

Форматирование1 из 1 – Условное форматирование

Что это

Автоматическое изменение шрифта, заливки и границ, в зависимости от условия – значение ячейки,

либо формулы. Позволяет задать до 3 условий

Как воспользоваться

1. Выделить ячейку либо диапазон

2. Format Conditional formatting

3. Поставить Cell Value is, если форматирование

ячейки должно зависеть от ее же значения

4. Задать условие (значение больше, меньше,

равно и т.д.)

5. Или выбрать Formula Is… для задания условия

формулой

5. Нажать Add... для добавления нового условия

К ПЛАНУ

ПланЦели Инструменты Правка Функции Форматирование

Работа с данными Ресурсы по Excel

Работа с данными

Группировка столбцов\строк

Сортировка

Вычисление промежуточных значений

Сводные таблицы

Отображение условий автофильтра

Выпадающий список

Разбиение одной колонки на несколько

К ПЛАНУ

Работа с данными1 из 7 – Группировка столбцов\строк

Что это

Группировка строк либо столбцов, которые часто необходимо делать скрытыми

Чем полезно

Доплонительное удобство при работе с большими таблицами. Промежуточные, либо

вспомогательные данные можно скрывать\отображать по нажатии специальных кнопок

Как воспользоваться

1. Выделить строки либо столбцы,

которые необходимо скрыть

2. Data Group and outline Group…

3. Для снятия группировки выделить

необходимые строки\столбцы и выбрать

Data Group and outline Ungroup…

К ПЛАНУ

Работа с данными1 из 7 – Группировка столбцов\строк

Работа с данными3 из 7 – Сводные таблицы

К ПЛАНУ

подробный пример двойной клик на иконке Microsoft Word

Document

Что это

Инструмент, позволяющий из данных, представленных списком с заголовками, строить таблици и диаграмы с заданными параметрами

Чем полезно

Один из мощнейших инструментов excel – автоматизированное построение таблиц и графиков в нужном формате.

Как воспользоваться

См. подробный пример ниже

Работа с данными6 из 7 – Выпадающий список

Что это

При клике на ячейку появляется список значений для ввода

Чем полезно

Упрощение ввода повторяющихся значений

Контроль вводимых значений

Как воспользоваться

1. Выделите ячейки, в которых должен

быть раскрывающийся список

2. Data Validation

3. В поле Source выделите ячейки с данными,

которые должны попасть в выпадающий список

4. Поставьте галочку Ignore blank для пропуска

пустых значений в списке

5. Нажмите Ок

К ПЛАНУ

подробный пример двойной клик на иконке Microsoft Word

Document

Работа с данными7 из 7 – Разбиение текста на ячейки

Что это

Разбиение текстовой строки в одном столбце на несколько

Чем полезно

Экономия времени. Напр. разбить ФИО из одной колонки отдельно на имя, отчество и фамилию

Как воспользоваться

1. Выделить столбец

2. Data Text to Columns…

3. Выбрать:

Delimited – для разбиения

по знакам препинания

Fixed width – для разбиения

по длине

4. Выбрать необходимые разделители,

либо длину разделения

5. Нажать Finish

К ПЛАНУ Microsoft Word

Document

подробный пример двойной клик на иконке

ПланЦели Инструменты Правка Функции Форматирование Работа с данными

Ресурс ы по Ex lce

Ресурсы по Excel

1. Встроенный Help

Help Microsoft Power Point Help

2. Онлайн

www.planetaexcel.ru

msexcel.ru

www.firststeps.ru

www.office.microsoft.com/ru-ru/

training/

3. Книги и коллеги :)

К ПЛАНУ