Лада Рудикова

Санкт-Петербург

«БХВ-Петербург»

2017

УДК 004.4

ББК 32.973.26-018.2

Р83

Рудикова Л. В.

Р83 Microsoft Office Excel 2016. — СПб.: БХВ-Петербург, 2017. — 640 с.: ил. —

(В подлиннике)

ISBN 978-5-9775-3743-8

Наиболее полное руководство по возможностям и средствам, доступным поль-

зователям в версии Microsoft Office Excel 2016. Изложены базовые сведения

о работе с табличным процессором и форматами обрабатываемых данных, воз-

можности создания и редактирования формул и функций на рабочих листах, ви-

зуализации данных с использованием диаграмм и карт, возможности интеграции

с другими офисными приложениями. Показаны приемы совместного редактирова-

ния документов Excel в браузере прямо на Web-сайте. Описана работа со списками

и базами данных, встроенными инструментами (3D Maps, WordArt, SmartArt,

Power Pivot, средствами графической обработки данных и др). Рассмотрены вопро-

сы обработки и анализа данных, настройка пользовательского интерфейса. Даны

основы автоматизации в среде Visual Basic for Applications. Все возможности про-

граммы продемонстрированы на практических примерах. На сайте издательства

размещены дополнительные главы, не вошедшие в печатный вариант книги,

и файлы примеров.

Для широкого круга пользователей

УДК 004.4

ББК 32.973.26-018.2

Группа подготовки издания:

Главный редактор Екатерина Кондукова

Зам. главного редактора Евгений Рыбаков

Зав. редакцией Екатерина Капалыгина

Редактор Анна Кузьмина

Компьютерная верстка Ольги Сергиенко

Корректор Зинаида Дмитриева

Дизайн серии Инны Тачиной

Оформление обложки Марины Дамбиевой

Подписано в печать 07.03.17.

Формат 70×1001/16.

Печать офсетная. Усл. печ. л. 51,6.

Тираж 1500 экз. Заказ № "БХВ-Петербург", 191036, Санкт-Петербург, Гончарная ул., 20.

ООО "Печатное дело", 142300, МО, г. Чехов, ул. Полиграфистов, д. 1

ISBN 978-5-9775-3743-8 © ООО "БХВ-Петербург", 2017

Оглавление

Введение ............................................................................................................................ 1

О чем эта книга ................................................................................................................................ 1

Соглашения и условные обозначения ............................................................................................ 2

От издательства ................................................................................................................................ 3

Благодарности .................................................................................................................................. 3

Глава 1. Основы работы в Microsoft Office Excel 2016 ............................................ 5

1.1. Немного о работе в Windows ................................................................................................... 5

Пользовательский интерфейс ОС Windows ........................................................................... 7

Окна операционной системы Windows .................................................................................. 9

Панель задач и главное меню ................................................................................................ 13

Панель управления ................................................................................................................. 15

Файловая система ОС Windows ............................................................................................ 16

Программа Проводник........................................................................................................... 18

Работа с папками и файлами в Проводнике ......................................................................... 18

Поиск файлов и папок ............................................................................................................ 23

1.2. Что нужно знать о клавиатуре ............................................................................................... 25

1.3. Новые возможности Microsoft Office Excel 2016 ................................................................. 26

1.4. Запуск Microsoft Office Excel 2016 ........................................................................................ 34

1.5. Особенности интерфейса Microsoft Office Excel 2016 ........................................................ 39

1.6. Управление файлами из окна Microsoft Excel ...................................................................... 53

Создание нового документа .................................................................................................. 53

Работа с шаблонами ............................................................................................................... 53

Понятие шаблона .......................................................................................................... 53

Создание рабочей книги на основе существующего шаблона .................................. 56

Вставка рабочего листа на основе существующего шаблона ................................... 59

Автошаблон рабочей книги ......................................................................................... 60

Автошаблон рабочего листа ........................................................................................ 60

Восстановление параметров рабочей книги или рабочего листа,

принятых по умолчанию .............................................................................................. 60

Изменение шаблонов .................................................................................................... 60

IV Оглавление

Открытие рабочих книг ......................................................................................................... 61

Стандартное открытие рабочей книги ........................................................................ 61

Открытие рабочих книг при наличии макросов ......................................................... 65

Использование программы Проводник Windows ...................................................... 66

Как открыть защищенную рабочую книгу?................................................................ 66

Изменение папки по умолчанию при открытии и/или сохранении файлов ............. 68

Выбор режима представления файлов ........................................................................ 69

Вывод списка с файлами определенного типа ........................................................... 70

Открытие рабочих книг ранних версий Excel ............................................................ 70

Открытие рабочих книг Excel 2007/2016 из предыдущих версий Excel .................. 71

Работа с файлами в сети ............................................................................................... 72

Сохранение рабочих книг ...................................................................................................... 72

Создание папок ............................................................................................................. 72

Способы сохранения новой рабочей книги ................................................................ 73

Сохранение файла под другим именем ....................................................................... 74

Автоматическое создание резервных копий .............................................................. 74

Свойства файла рабочей книги Excel .......................................................................... 75

Автоматическое сохранение рабочих книг................................................................. 77

Защита рабочих книг .................................................................................................... 77

Использование других форматов при сохранении рабочих книг ............................. 78

Установка формата сохранения по умолчанию ......................................................... 78

Закрытие рабочих книг .......................................................................................................... 79

1.7. О справочной системе Microsoft Office Excel 2016 ............................................................. 80

Быстрый поиск справочной информации ............................................................................ 80

Общая справка Microsoft Office Excel 2016 ......................................................................... 80

Быстрый доступ к справке ..................................................................................................... 83

1.8. Надстройки Microsoft Excel ................................................................................................... 85

Выбор компонентов при установке Excel ............................................................................ 86

Загрузка и выгрузка надстроек ............................................................................................. 89

Выводы ........................................................................................................................................... 90

Глава 2. Общие приемы редактирования, форматирования

и работы с данными ...................................................................................................... 91

2.1. Мышь и клавиатура ................................................................................................................ 91

2.2. Навигация и выделение объектов .......................................................................................... 96

Перемещение по рабочему листу ......................................................................................... 96

Диапазон. Выделение на рабочем листе ............................................................................ 100

Быстрое выделение большого диапазона ........................................................................... 103

Выделение по блокам данных ............................................................................................. 103

Выделение целых строк и столбцов ................................................................................... 103

Выделение с помощью мыши .................................................................................... 103

Выделение с помощью клавиатуры .......................................................................... 104

Выделение групп ячеек в соответствии с их содержимым ............................................... 105

Комбинации клавиш для выделения диапазона ................................................................ 106

Выделение группы рабочих листов .................................................................................... 107

Оглавление V

2.3. Обработка ввода данных ...................................................................................................... 108

Общие принципы ................................................................................................................. 108

Особенности ввода данных различных типов ................................................................... 112

Ввод текстовых данных .............................................................................................. 112

Ввод числовых данных ............................................................................................... 112

Ввод даты и времени .................................................................................................. 113

Дополнительные средства ввода ......................................................................................... 114

Автоматическая замена при вводе ............................................................................ 114

Автоматическое завершение ввода ........................................................................... 117

Выбор данных из списка ............................................................................................ 117

Установка проверки данных при вводе .................................................................... 118

Ввод последовательностей данных .................................................................................... 119

Последовательности чисел, дат и времени ............................................................... 120

Последовательности текстовых значений ................................................................ 126

Автозаполнение с помощью команд ......................................................................... 129

Автозаполнение с использованием клавиатуры ....................................................... 129

2.4. Способы редактирования содержимого ячейки ................................................................. 129

Средства поиска и замены ................................................................................................... 132

Оптимизация ввода данных ................................................................................................. 135

Использование клавиатуры ........................................................................................ 135

Применение фиксированного десятичного формата ............................................... 135

2.5. Копирование информации на рабочем листе ..................................................................... 136

Копирование с помощью команд........................................................................................ 136

Копирование отдельной ячейки................................................................................. 136

Копирование диапазона ............................................................................................. 137

Использование контекстного меню для копирования ...................................................... 139

Копирование с использованием комбинаций клавиш ....................................................... 140

Копирование с помощью мыши ......................................................................................... 141

Отмена копирования, выполненного посредством буксировки ....................................... 141

Копирование на другой рабочий лист той же рабочей книги .......................................... 142

Копирование на рабочий лист другой рабочей книги ....................................................... 142

Копирование и вставка со сдвигом ячеек-приемников ..................................................... 142

Использование контекстного меню при буксировке

(буксировка правой кнопкой мыши) .................................................................................. 144

2.6. Перемещение данных на рабочем листе ............................................................................. 145

Перемещение с помощью команд ...................................................................................... 145

Перемещение с использованием комбинаций клавиш...................................................... 145

Перемещение с помощью мыши ........................................................................................ 146

Отмена перемещения посредством буксировки ................................................................ 146

2.7. Очистка содержимого и удаление ячеек рабочего листа .................................................. 147

Очистка ячеек рабочего листа с помощью команд ........................................................... 147

Очистка ячеек рабочего листа с использованием клавиатуры ......................................... 149

Удаление ячеек рабочего листа с помощью команд ......................................................... 149

Выводы ......................................................................................................................................... 151

VI Оглавление

Глава 3. Операции с рабочими листами и форматированием

внутри рабочей книги ................................................................................................ 153

3.1. Операции с рабочими листами ............................................................................................ 153

Изменение названия листа................................................................................................... 153

Вставка и удаление рабочих листов ................................................................................... 154

Копирование и перемещение рабочих листов ................................................................... 156

Режим группового выделения рабочих листов .................................................................. 158

Изменение количества листов новой рабочей книги ........................................................ 159

3.2. Форматирование рабочих листов ........................................................................................ 160

Изменение параметров шрифта .......................................................................................... 160

Форматирование ячеек и диапазонов ................................................................................. 163

Форматирование отдельных фрагментов текста в ячейке ................................................ 164

Выравнивание и изменение ориентации текста и чисел в ячейках .................................. 165

Выравнивание по горизонтали .................................................................................. 165

Выравнивание по вертикали ...................................................................................... 167

Способы отображения при выравнивании содержимого ячейки ........................... 168

Изменение ориентации при выравнивании содержимого ячейки .......................... 169

3.3. Особенности форматирования чисел .................................................................................. 170

3.4. Форматирование дат и времени .......................................................................................... 177

Особенности хранения дат и времени в Excel ................................................................... 178

3.5. Создание и применение пользовательских форматов ....................................................... 179

Пользовательские форматы для даты и времени .............................................................. 180

Секции пользовательского формата ................................................................................... 181

Условия в секциях пользовательского формата ....................................................... 182

3.6. Объединение строк, чисел и дат в одной ячейке ............................................................... 182

3.7. Условное форматирование .................................................................................................. 183

Условное форматирование на основании содержимого ячеек ......................................... 184

Условное форматирование на основании их значений ..................................................... 186

Условное форматирование по формуле ............................................................................. 188

3.8. Форматирование строк и столбцов ..................................................................................... 189

Изменение ширины столбца ................................................................................................ 189

Изменение высоты строки ................................................................................................... 191

Скрытие и отображение строк и столбцов ......................................................................... 192

3.9. Изменение цвета, узора и обрамления ................................................................................ 194

3.10. Форматирование группы листов в рабочей книге ........................................................... 195

3.11. Защита ячеек, листов и рабочих книг ............................................................................... 195

Защита нескольких ячеек рабочего листа ........................................................................ 196

Установление защиты всего рабочего листа за исключением нескольких ячеек ......... 198

Защита рабочей книги ........................................................................................................ 198

Снятие защиты листа и рабочей книги ............................................................................. 199

3.12. Использование стилей при форматировании рабочих листов ........................................ 199

Использование имеющихся стилей ................................................................................... 200

Создание новых стилей ...................................................................................................... 200

Удаление стиля ................................................................................................................... 201

Изменение параметров существующего стиля .......................................................... 201

Объединение стилей различных рабочих книг ................................................................ 202

Оглавление VII

3.13. Использование автоформатов............................................................................................ 203

3.14. Быстрый анализ данных ..................................................................................................... 206

3.15. Копирование форматов ...................................................................................................... 210

Копирование формата одной ячейки в диапазон ............................................................. 210

Копирование форматов прямоугольного диапазона в один или несколько

диапазонов .......................................................................................................................... 211

Выводы ......................................................................................................................................... 213

Глава 4. Работа с формулами и функциями на рабочих листах ........................ 215

4.1. Общие сведения о формулах ............................................................................................... 215

Ссылки на ячейки в формулах ............................................................................................ 216

Ссылка на другие листы рабочей книги или на другие рабочие книги ........................... 217

Операторы............................................................................................................................. 217

4.2. Ввод формул, их замена и поиск ошибок ........................................................................... 219

Ввод формул непосредственно в ячейки ............................................................................ 219

Ввод формул в строке формул ............................................................................................ 220

Особенности ввода содержимого формулы ....................................................................... 220

Режим ручного пересчета формул рабочего листа .................................................. 221

Использование ссылок на ячейки .............................................................................. 223

Ввод ссылок на ячейки с помощью мыши ............................................................... 223

Использование в формулах относительных и абсолютных адресов ...................... 223

Ввод ссылок с помощью клавиш управления курсором ......................................... 225

Ввод содержательной части формулы с помощью мастера функций .................... 226

Редактирование формул ...................................................................................................... 226

Изменение типа ссылки с относительной на абсолютную и обратно .................... 227

Отображение формул непосредственно на рабочем листе ............................................... 227

Диагностика ошибок в формулах Excel ............................................................................. 228

Сообщение об ошибке вида ###### .......................................................................... 229

Сообщение об ошибке вида #ЗНАЧ! ......................................................................... 230

Сообщение об ошибке вида #ДЕЛ/0! ........................................................................ 231

Сообщение об ошибке вида #ИМЯ? ......................................................................... 231

Сообщение об ошибке вида #Н/Д .............................................................................. 232

Сообщение об ошибке вида #ССЫЛКА! .................................................................. 232

Сообщение об ошибке вида #ЧИСЛО! ..................................................................... 233

Сообщение об ошибке вида #ПУСТО!...................................................................... 233

Использование результатов вместо формул ...................................................................... 233

4.3. Формула массива .................................................................................................................. 235

Выбор диапазона для массива при вводе формулы массива ............................................ 237

4.4. Именование ячеек и диапазонов.......................................................................................... 238

Создание имен ...................................................................................................................... 238

Создание имени с помощью команды Формулы | Определенные имена |

Присвоить имя ............................................................................................................ 238

Занесение имени в поле Имя ..................................................................................... 241

Область действия имен ........................................................................................................ 242

Создание имен на основе текста заголовков строк и столбцов .............................. 243

VIII Оглавление

Изменение и удаление имен ячеек и диапазонов .............................................................. 246

Использование имен в формулах ........................................................................................ 247

Применение имен ................................................................................................................. 248

Присвоение имени формуле и значению ........................................................................... 251

4.5. Функции рабочего листа Excel ............................................................................................ 252

Понятие функции ................................................................................................................. 252

Категории стандартных функций Excel ............................................................................. 255

4.6. Примеры вычислений в рабочих листах Excel ................................................................... 257

Выводы ......................................................................................................................................... 270

Глава 5. Печать данных рабочего листа................................................................. 271

5.1. Установка и выбор принтера в Windows 10 ....................................................................... 271

Установка принтера ............................................................................................................. 271

Выбор принтера для печати документов Excel .................................................................. 278

5.2. Установка параметров страницы ......................................................................................... 279

Определение полей страницы ............................................................................................. 280

Определение ориентации и размера страницы .................................................................. 282

Вывод и отмена печати линий сетки и заголовков ............................................................ 282

Очередность печати областей страницы ............................................................................ 282

Масштабирование документа при печати .......................................................................... 283

Цветная и черно-белая печать ............................................................................................. 284

Определение качества печати ............................................................................................. 284

Вставка колонтитулов .......................................................................................................... 285

5.3. Определение области печати ............................................................................................... 288

Выделение области печати .................................................................................................. 289

Удаление области печати .................................................................................................... 290

Изменение формата печатного листа ................................................................................. 290

Ручная установка разрывов страниц ......................................................................... 291

Корректировка разрывов страниц при их предварительном просмотре ................ 292

Способы размещения большего количества данных на странице .......................... 294

Печать нескольких областей ............................................................................................... 294

5.4. Предварительный просмотр документов ............................................................................ 294

Корректировка полей и ширины столбцов при предварительном просмотре ................ 295

Корректировка отчета .......................................................................................................... 296

5.5. Печать документов ............................................................................................................... 296

Печать заголовков ................................................................................................................ 297

Выводы ......................................................................................................................................... 298

Глава 6. Возможности визуализации данных с использованием диаграмм

Microsoft Excel 2016 ..................................................................................................... 299

6.1. Основные сведения ............................................................................................................... 299

6.2. Способы создания диаграмм ............................................................................................... 302

6.3. Автоматическое создание диаграмм ................................................................................... 303

6.4. Ручное создание диаграмм ................................................................................................... 305

6.5. Открытие и сохранение диаграмм....................................................................................... 307

Оглавление IX

6.6. Печать диаграмм ................................................................................................................... 308

6.7. Типы диаграмм ..................................................................................................................... 310

Основные типы диаграмм ................................................................................................... 311

Гистограммы ............................................................................................................... 311

Линейчатые диаграммы ............................................................................................. 312

Графики ....................................................................................................................... 313

Круговые диаграммы .................................................................................................. 313

Точечные диаграммы ................................................................................................. 314

Диаграммы с областями ............................................................................................. 315

Кольцевые диаграммы................................................................................................ 315

Лепестковые диаграммы ............................................................................................ 315

Объемные диаграммы с поверхностями ................................................................... 317

Пузырьковые диаграммы ........................................................................................... 317

Биржевые диаграммы ................................................................................................. 318

Цилиндрические, конические и пирамидальные диаграммы ................................. 318

Древовидная диаграмма ............................................................................................. 318

Диаграмма Солнечные лучи........................................................................................ 320

Гистограммы, отображающие частотные распределения ....................................... 320

Диаграмма Ящик с усами ........................................................................................... 322

Каскадные диаграммы ................................................................................................ 322

Комбинированные диаграммы .................................................................................. 324

6.8. Настройка диаграмм ............................................................................................................. 326

Использование контекстного меню и кнопок настройки диаграммы ............................. 326

Выделение элементов диаграммы ...................................................................................... 327

Изменение названий элементов диаграммы ...................................................................... 328

Добавление текста ................................................................................................................ 332

Изменение осей .................................................................................................................... 333

Изменение формата области диаграммы ........................................................................... 335

Добавление данных .............................................................................................................. 336

Команда Выбрать данные ......................................................................................... 336

Команда Добавить ..................................................................................................... 337

Удаление данных .................................................................................................................. 337

Работа с формулами рядов данных ..................................................................................... 338

Переопределение ряда данных .................................................................................. 338

Изменение порядка рядов данных ............................................................................. 339

6.9. Спарклайны ........................................................................................................................... 340

6.10. Форматирование объектов диаграммы ............................................................................. 341

Изменение цвета, вида и границы объектов диаграммы ................................................ 342

Ряды данных ....................................................................................................................... 349

Форматирование линий тренда.................................................................................. 350

Форматирование планок (пределов) погрешностей ................................................ 352

Текст и числа ...................................................................................................................... 353

Изменение шрифта, его размера и стиля .................................................................. 354

Выравнивание текста .................................................................................................. 354

Форматирование чисел ............................................................................................... 355

X Оглавление

Маркеры данных ................................................................................................................ 357

Оси и шкалы ....................................................................................................................... 358

Настройка осей............................................................................................................ 358

Графические объекты ........................................................................................................ 362

6.11. Особые приемы форматирования трехмерных диаграмм ............................................... 363

6.12. Создание рисованных диаграмм ....................................................................................... 367

Использование группы Заливка ........................................................................................ 368

Создание рисованной диаграммы с помощью команд ленты ........................................ 369

6.13. Использование формата другой диаграммы ...................................................................... 371

6.14. Удаление форматирования и объектов диаграммы ......................................................... 372

Выводы ......................................................................................................................................... 373

Глава 7. Графические возможности Microsoft Excel 2016.

Элементы картографирования ................................................................................. 375

7.1. Создание графики средствами Excel ................................................................................... 375

Работа с командой Фигуры .................................................................................................. 376

Общие подходы к рисованию и редактированию графических объектов (примитивов) ............................................................................................................... 378

Форматирование объектов с помощью вкладки Формат | Средства рисования ................................................................................. 380

7.2. Размещение графических объектов из других приложений на рабочих листах Excel ....... 384

Вставка графических объектов из других приложений Windows путем внедрения ...... 385

Вставка объектов из графических файлов ......................................................................... 385

Форматы графических файлов, поддерживаемые Excel ................................................... 387

Описание поддерживаемых форматов ...................................................................... 387

Установка фильтров для поддержки дополнительных графических форматов ....... 388

7.3. Оформление текста с помощью коллекции WordArt ........................................................ 391

7.4. Коллекция объектов SmartArt .............................................................................................. 394

7.5. Настройка параметров изображения ................................................................................... 400

7.6. Создание и редактирование математических символов .................................................... 402

Создание формул на рабочем листе ................................................................................... 403

Рукописное уравнение ......................................................................................................... 407

7.7. Дополнительные возможности визуализации данных. Элементы картографирования............................................................................................. 409

Карты Bing ............................................................................................................................ 410

Надстройка Социальный граф ............................................................................................ 414

3D-карты ............................................................................................................................... 415

Выводы ......................................................................................................................................... 423

Глава 8. Элементы управления ................................................................................ 425

8.1. Виды элементов управления ................................................................................................ 425

8.2. Использование элементов управления на рабочем листе ................................................. 427

Размещение элементов управления на рабочем листе ...................................................... 428

Настройка элементов управления, расположенных в коллекции Элементы управления формы ............................................................................................. 430

Элемент управления Флажок .................................................................................... 432

Элемент управления Переключатель ....................................................................... 434

Оглавление XI

Элементы управления Список и Поле со списком ................................................... 435

Элементы управления Полоса прокрутки и Счетчик ............................................. 436

Элемент управления Кнопка ...................................................................................... 437

Настройка элементов управления ActiveX ........................................................................ 439

Особенности использования элементов управления ......................................................... 440

Представление рабочего листа в виде формы .......................................................... 441

Пересчет рабочего листа ............................................................................................ 442

Печать рабочего листа с элементами управления .................................................... 442

Выводы ......................................................................................................................................... 443

Глава 9. Управление списками и базами данных ................................................. 445

9.1. Основные сведения о базах данных и средствах Excel для их организации ................... 446

Списки ................................................................................................................................... 446

Диапазон базы данных ............................................................................................... 448

Диапазон критериев .................................................................................................... 449

Диапазон извлеченных значений ............................................................................... 449

Практические советы по проектированию баз данных в Excel ........................................ 449

9.2. Присвоение имен спискам и полям ..................................................................................... 450

9.3. Способы ввода данных в список ......................................................................................... 450

Непосредственный ввод ...................................................................................................... 451

Определение имен списка ................................................................................................... 452

Форма ввода данных ............................................................................................................ 453

Способы ускорения ввода ................................................................................................... 454

Установка дополнительных параметров, влияющих на скорость ввода ......................... 455

9.4. Особенности использования таблиц ................................................................................... 456

Создание таблиц и форматирование данных ..................................................................... 456

Инструменты для работы с таблицами ............................................................................... 457

9.5. Основные сведения о сортировке данных .......................................................................... 459

9.6. Средства сортировки Excel .................................................................................................. 462

Команда Сортировка ........................................................................................................... 462

Варианты команд сортировки ............................................................................................. 464

Основные способы сортировки ........................................................................................... 465

Сортировка по дате и времени................................................................................... 465

Сортировка символьных кодов .................................................................................. 465

Специальная сортировка ............................................................................................ 466

Сортировка результатов вычислений ........................................................................ 466

Реорганизация списков ........................................................................................................ 467

Индексация записей списка ................................................................................................. 469

9.7. О поиске и фильтрации данных. Типы критериев ............................................................. 470

Критерий сравнения ............................................................................................................. 471

Критерий в виде образца-шаблона ..................................................................................... 472

Критерий на основе множественных условий ................................................................... 474

Критерий на основе логических формул ............................................................................ 474

9.8. Средства поиска и фильтрации данных по критерию ....................................................... 475

Автофильтр ........................................................................................................................... 475

Пользовательский автофильтр ................................................................................... 477

XII Оглавление

Расширенный фильтр ........................................................................................................... 478

Сравнение средств фильтрации/поиска данных ................................................................ 481

9.9. Примеры поиска с помощью расширенного фильтра ....................................................... 482

9.10. Обработка отфильтрованных данных ............................................................................... 487

Способ вывода отфильтрованных списков ...................................................................... 487

Редактирование .................................................................................................................. 488

Сортировка, подведение промежуточных итогов и печать отфильтрованных

данных ................................................................................................................................. 489

Построение диаграмм по отфильтрованным данным ..................................................... 489

Копирование ....................................................................................................................... 489

Копирование данных, полученных с помощью автофильтра ................................. 489

Копирование данных, полученных с помощью расширенного фильтра ............... 490

Выводы ......................................................................................................................................... 490

Глава 10. Средства анализа списков и баз данных .............................................. 491

10.1. Понятие структуры и структуризация рабочих листов ................................................... 491

Создание структуры вручную и автоматическое создание............................................. 491

10.2. Автоматическое подведение промежуточных итогов ..................................................... 497

Создание вложенных промежуточных итогов ................................................................. 500

Подведение промежуточных итогов по нескольким критериям .................................... 504

Управление структурой рабочего листа при построении диаграмм .............................. 506

10.3. Связывание данных ............................................................................................................ 508

Связывание ячеек ............................................................................................................... 509

Связывание ячеек с помощью команд ленты ........................................................... 510

Связывание путем перетаскивания ........................................................................... 511

Связывание при вводе формулы в ячейку ................................................................ 512

Изменение и удаление связей ............................................................................................ 513

Связанные изображения ячеек .......................................................................................... 515

Создание связанного изображения ............................................................................ 516

Изменение связи с изображением ............................................................................. 518

10.4. Консолидация данных ........................................................................................................ 519

Консолидация по физическому расположению ............................................................... 520

Консолидация по заголовкам строк и столбцов .............................................................. 525

Консолидация при помощи команды Специальная вставка .......................................... 525

Связывание консолидированных данных с исходными.................................................. 527

Обновление связанных данных и изображений ............................................................... 528

10.5. Проведение анализа данных с помощью сводных таблиц .............................................. 529

Понятие сводной таблицы ................................................................................................. 530

Группа вкладок Работа со сводными таблицами .......................................................... 532

Основные операции со сводными таблицами .................................................................. 532

Создание сводной таблицы ........................................................................................ 533

Использование мастера сводных таблиц и диаграмм .............................................. 534

Использование команды на ленте ............................................................................. 536

Выбор источника данных ........................................................................................... 538

Задание структуры сводной таблицы ........................................................................ 540

Оглавление XIII

Изменение внешнего вида сводной таблицы ................................................................... 545

Изменение имен полей и элементов .......................................................................... 545

Добавление новых строк, столбцов и фильтров ....................................................... 546

Удаление строк, столбцов и фильтров ...................................................................... 546

Добавление новых данных ......................................................................................... 546

Обновление сводной таблицы ........................................................................................... 547

Изменение макета сводной таблицы и ее форматирование ............................................ 547

Форматирование сводной таблицы ........................................................................... 547

Разбивка сводной таблицы по страницам фильтра .................................................. 549

Как перестроить сводную таблицу ............................................................................ 553

Перемещение элементов поля ................................................................................... 553

Перемещение полей данных ...................................................................................... 554

Анализ данных .................................................................................................................... 554

Использование сводной таблицы для консолидации данных ................................. 555

Группировка элементов .............................................................................................. 557

Группировка элементов по их именам ...................................................................... 558

Сортировка данных сводной таблицы .............................................................................. 562

Общие и промежуточные итоги сводной таблицы .......................................................... 563

Скрытие и отображение общих итогов ..................................................................... 563

Скрытие промежуточных итогов............................................................................... 564

Отображение промежуточных итогов для нескольких полей в строке

или столбце .................................................................................................................. 565

Итоговые функции для анализа данных ........................................................................... 567

Изменение итоговой функции ................................................................................... 567

Выбор различных итоговых функций для полей одной сводной таблицы ............ 567

Дополнительные вычисления .................................................................................... 568

Вставка вычисляемого поля ....................................................................................... 571

Рекомендуемые сводные таблицы .................................................................................... 572

Срез множественного выбора ........................................................................................... 573

Временная шкала ................................................................................................................ 575

10.6. Сводные диаграммы ........................................................................................................... 579

Создание сводной диаграммы на основе сводной таблицы ........................................... 580

Создание сводной диаграммы и сводной таблицы на основе исходных данных ......... 580

Использование мастера сводных таблиц и диаграмм .............................................. 580

Использование команды на ленте ............................................................................. 580

Изменение вида диаграммы .............................................................................................. 581

Расположение сводной диаграммы .................................................................................. 582

10.7. Использование Power Pivot в Microsoft Office Excel 2016 .............................................. 582

Установка Power Pivot для Excel ....................................................................................... 583

Импорт данных в Power Pivot для Excel ........................................................................... 584

Создание связей между таблицами ................................................................................... 587

Создание вычисляемого столбца ...................................................................................... 588

Создание иерархии ............................................................................................................. 589

Создание сводной таблицы из данных Power Pivot ......................................................... 591

XIV Оглавление

10.8. Использование Power Query в Microsoft Office Excel 2016 ............................................. 592

Подключение с использованием запросов ....................................................................... 593

Преобразование данных и работа с таблицами данных .................................................. 595

Добавление запроса в лист Excel ...................................................................................... 598

Выводы ......................................................................................................................................... 599

Приложение 1. Описание электронного архива .................................................... 601

Предметный указатель .............................................................................................. 605

* * *

ГЛАВЫ, ПОМЕЩЕННЫЕ В ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ

Глава 11. Взаимодействие Microsoft Excel с офисными приложениями,

Интернетом и различными форматами данных ....................................................... 1

11.1. Общие принципы обмена данными Excel с другими приложениями ................................ 2

Работа с буфером обмена ...................................................................................................... 2

Копирование и перенос данных из Excel ............................................................................. 4

Копирование текста ........................................................................................................ 4

Копирование графических объектов ............................................................................. 5

Перемещение данных с помощью мыши ..................................................................... 6

Связывание данных ................................................................................................................ 7

Связывание Excel с данными других приложений ...................................................... 7

Внедрение данных в Excel ..................................................................................................... 8

Вставка нового объекта .................................................................................................. 9

Вставка файлов как внедренных объектов ................................................................. 10

Внедрение других объектов ......................................................................................... 12

Внедрение объекта в виде значка ................................................................................ 13

Отображение внедренных объектов при печати ........................................................ 13

Открытие и правка связанных и внедренных объектов .................................................... 13

11.2. Взаимодействие Microsoft Excel и Microsoft Access .......................................................... 15

Использование данных рабочего листа Excel в Access ..................................................... 15

Вставка нового листа Microsoft Excel в форму Microsoft Access ............................. 15

Вставка нового листа Microsoft Excel в отчет Microsoft Access ............................... 17

Вставка листа Microsoft Excel из файла в форму или отчет Microsoft Access ......... 18

Вставка листа Microsoft Excel в форму или отчет Microsoft Access с помощью

присоединенной рамки объекта ................................................................................... 19

Использование данных Access в Excel ............................................................................... 21

11.3. Взаимодействие Microsoft Excel и Microsoft Outlook ........................................................ 21

Внедрение данных Excel в электронное сообщение ......................................................... 22

Как связать рабочий лист Excel с задачей Outlook ............................................................ 23

Основные операции при работе с сообщениями ............................................................... 24

Отправка рабочей книги как вложения ....................................................................... 24

Включение текущего листа рабочей книги Excel в текст сообщения ...................... 24

Отправка текущего листа в формате PDF ................................................................... 26

Оглавление XV

Заполнение полей адресатов сообщения ............................................................................ 27

Открытие полученных сообщений ..................................................................................... 28

11.4. Управление файлами в сети ................................................................................................. 28

Обеспечение доступа к совместно используемым ресурсам ............................................ 28

Настройка параметров сети ......................................................................................... 29

Обеспечение доступа к дискам и папкам .................................................................... 30

Обеспечение доступа к принтерам .............................................................................. 31

Общая рабочая книга .................................................................................................... 32

Использование общей рабочей книги ......................................................................... 33

Ограничения при работе с общей рабочей книгой .................................................... 35

Отмена совместного доступа к рабочей книге ........................................................... 36

Открытие файлов в сети ...................................................................................................... 36

Открытие рабочей книги в интрасети или в World Wide Web .................................. 36

Работа с узлами FTP в Интернете и интрасети .................................................................. 37

Добавление адреса узла FTP в список доступных узлов ........................................... 37

Удаление адреса узла FTP из списка доступных узлов ............................................. 37

Открытие рабочей книги на узле FTP ......................................................................... 38

Запись рабочей книги на узел FTP .............................................................................. 38

11.5. Публикация данных в Web с помощью Excel .................................................................... 39

Достоинства использования Интернета/интранет ............................................................. 39

Основные понятия ................................................................................................................ 39

Особенности работы с файлами в локальной сети и Интернете ...................................... 40

Работа с файлами в локальной сети ............................................................................ 40

Работа с файлами в Интернете или корпоративной сети .......................................... 42

Работа с гиперссылками ...................................................................................................... 43

Создание гиперссылок ................................................................................................. 44

Оформление и изменение гиперссылок ...................................................................... 48

Использование гиперссылок в формулах ................................................................... 50

Переход по гиперссылке .............................................................................................. 50

Перемещение документов ............................................................................................ 50

11.6. Публикация данных в Интернете средствами Excel .......................................................... 51

Сохранение документа в формате HTML .......................................................................... 51

Об ограничениях Excel 2007–2016 при работе с файлами формата HTML/MHTML .... 51

Статическая публикация рабочей книги ............................................................................ 52

Публикация отдельных элементов рабочей книги ............................................................ 54

Редактирование Web-страниц и повторная публикация ................................................... 56

Добавление данных на существующую Web-страницу ............................................. 56

Замена опубликованных ранее данных ....................................................................... 58

Настройка параметров публикации в Web ......................................................................... 60

Немного об HTML ............................................................................................................... 63

Общие понятия .............................................................................................................. 63

Теги <HTML>, <HEAD>, <TITLE> и <BODY> ........................................................ 64

Теги форматирования текста ....................................................................................... 65

Организация абзацев текста ......................................................................................... 65

XVI Оглавление

Создание списков .......................................................................................................... 66

Теги выделения заголовков.......................................................................................... 67

Комментарии ................................................................................................................. 67

Создание гиперссылок в тексте HTML-документа .................................................... 68

Вставка графики............................................................................................................ 69

Советы по организации Web-страниц ................................................................................ 69

11.7. Excel и XML .......................................................................................................................... 70

Основы XML ........................................................................................................................ 70

Теги XML .............................................................................................................................. 70

Основные компоненты документа XML ............................................................................ 70

Структура документа XML.................................................................................................. 71

Использование схем XML ................................................................................................... 72

Пространства имен ....................................................................................................... 72

Использование схемы XML, расположенной в документе ....................................... 74

Использование внешней схемы XML ......................................................................... 74

Экспорт и импорт данных XML в Excel ............................................................................. 76

Импорт данных XML в Excel ....................................................................................... 76

Экспорт данных из Excel в документ XML ................................................................ 80

11.8. Работа в Excel с данными в различных форматах ............................................................. 82

Способы экспорта данных ................................................................................................... 83

Способы импорта данных .................................................................................................... 87

Открытие файлов в других форматах ......................................................................... 87

Получение данных с больших машин ......................................................................... 88

Использование мастера текстов .................................................................................. 88

Получение данных со страниц Web .................................................................................... 93

Создание нового Web-запроса ..................................................................................... 93

Запуск сохраненного Web-запроса .............................................................................. 96

Изменение свойств внешнего диапазона данных ...................................................... 96

11.9. Использование провайдера OLE DB ................................................................................... 98

Подключение к источнику данных ..................................................................................... 98

Просмотр созданных подключений .......................................................................... 102

Представление данных на рабочем листе ........................................................................ 103

Обновление данных таблицы ..................................................................................... 104

11.10. Выводы .............................................................................................................................. 104

Глава 12. Анализ данных средствами Microsoft Excel ......................................... 105

12.1. Проведение анализа с помощью функций и таблиц подстановок .................................. 105

Функции поиска информации в таблицах ........................................................................ 106

Функции ВПР() и ГПР() ............................................................................................. 106

Функции ПОИСКПОЗ() и ИНДЕКС() ....................................................................... 108

Функция ветвления ЕСЛИ() ....................................................................................... 109

Проведение анализа с помощью таблиц подстановок .................................................... 111

Таблица подстановки с одной изменяющейся переменной .................................... 112

Использование таблицы подстановки с двумя изменяющимися переменными

и одной формулой ....................................................................................................... 114

Оглавление XVII

12.2. Поиск и исправление ошибок ............................................................................................ 117

Алгоритмы поиска и исправления ошибок ...................................................................... 117

Сообщения Excel об ошибках .................................................................................... 117

Режимы просмотра рабочего листа ........................................................................... 118

Дополнительные средства поиска и исправления ошибок ............................................. 121

Поиск зависимых и влияющих ячеек ........................................................................ 122

Использование группы инструментов Зависимости формул ................................. 123

Поиск ячеек, содержащих циклическую ссылку ...................................................... 125

Средства проверки орфографии ........................................................................................ 125

Проверка на базе основного стандартного словаря ................................................. 125

Создание дополнительных словарей ......................................................................... 127

Примечания ........................................................................................................................ 128

Создание примечаний ................................................................................................. 128

Использование примечаний ....................................................................................... 129

Редактирование примечаний ..................................................................................... 130

12.3. Проверка результатов с помощью сценариев .................................................................. 131

Подготовка рабочего листа для работы со сценариями .................................................. 131

Моделирование задачи ............................................................................................... 131

Назначение имен ячейкам .......................................................................................... 133

Создание сценариев ........................................................................................................... 134

Диспетчер сценариев ................................................................................................. 134

Выбор сценария .................................................................................................................. 136

Изменение сценария ........................................................................................................... 136

Комбинирование сценариев .............................................................................................. 137

Результаты работы сценария ............................................................................................. 138

Итоговый отчет ........................................................................................................... 138

Отчет в виде сводной таблицы .................................................................................. 140

Средства управления сценариями ..................................................................................... 141

Объединение сценариев ............................................................................................. 141

Разрешение конфликта имен сценариев ................................................................... 142

Ограничение доступа к сценариям ............................................................................ 142

12.4. Возможности статистического анализа и планирования в Excel.................................... 143

Функции для статистического анализа ............................................................................. 143

Средства для анализа данных ............................................................................................ 148

Подбор параметра .............................................................................................................. 149

Пример подбора параметра........................................................................................ 149

Поиск решения ................................................................................................................... 153

Ограничения в задачах ............................................................................................... 154

Ограничения в сравнении с логическими формулами............................................. 154

Типы математических моделей ................................................................................. 155

Установка надстройки Поиск решения ..................................................................... 155

Пример работы с надстройкой Поиск решения ........................................................ 156

Поиск оптимального решения ................................................................................... 158

Изменение ограничений ............................................................................................. 160

Виды ограничений ...................................................................................................... 161

XVIII Оглавление

Изменение параметров работы .................................................................................. 161

Если оптимальное решение не найдено .................................................................... 163

Создание отчетов по результатам поиска решения ................................................. 164

Сохранение и загрузка параметров модели .............................................................. 164

12.5. Набор средств пакета анализа данных .............................................................................. 166

Установка надстройки Пакет анализа ............................................................................. 166

Инструменты анализа данных ........................................................................................... 167

Пример использования равномерного распределения ............................................ 167

Построение гистограмм ............................................................................................. 169

Пример использования биномиального распределения .......................................... 171

Методы сглаживания данных ............................................................................................ 173

Мгновенное прогнозирование ................................................................................... 176

12.6. Выводы ................................................................................................................................ 179

Глава 13. Настройка интерфейса Microsoft Office Excel 2016 ............................ 180

13.1. Возможности Excel по изменению внешнего представления в рабочем окне .............. 180

Скрытие и отображение интерфейсных элементов ......................................................... 180

Скрытие и отображение строки формул и строки состояния ................................. 181

Скрытие и отображение заголовков строк и столбцов рабочего листа ................. 181

Скрытие и отображение полос прокрутки рабочего листа ..................................... 182

Параметры отображения ленты ................................................................................. 182

Параметры изменения масштаба активного рабочего листа .................................. 182

Разбиение рабочего листа на несколько областей ........................................................... 183

Фиксация областей рабочего листа ........................................................................... 184

Разделение рабочего листа на подобласти ............................................................... 186

Одновременное отображение нескольких рабочих окон ................................................ 188

Упорядочивание окон и переход из одного окна в другое ...................................... 188

Открытие рабочих листов одной и той же рабочей книги в разных окнах ........... 189

Сохранение созданного представления в рабочей книге ................................................ 190

13.2. Настройка интерфейса Microsoft Office Excel .................................................................. 192

Оформление окна Excel и общие настройки Windows .................................................... 192

Настройки Панели управления ......................................................................................... 193

Язык и стандарты ............................................................................................................... 193

Настройка панели быстрого доступа ................................................................................ 198

Добавление команд на панель быстрого доступа .................................................... 198

Удаление команд с панели быстрого доступа .......................................................... 199

Настройка ленты ................................................................................................................ 200

Установка надстроек Excel ................................................................................................ 202

13.3. Общие настройки Excel (диалоговое окно Параметры Excel)....................................... 203

Группа Параметры правки (Editing options) ................................................................... 203

Группа Вырезание, копирование и вставка (Cut, copy, and paste) ................................. 206

Группа Экран (Display) ...................................................................................................... 206

Группа Параметры отображения книги (Display options for this workbook) .............. 207

Группа Параметры отображения листа (Display options for this worksheet) ............. 207

Группа Формулы (Formulas) .............................................................................................. 208

Оглавление XIX

Группа При пересчете этой книги (When calculating this workbook) ............................ 208

Группа Общие (General)..................................................................................................... 209

Группа Совместимость с Lotus (Lotus compatibility) ..................................................... 209

Группа Параметры совместимости с Lotus для (Lotus compatibility Settings for) ...... 210

Цветовая схема Microsoft Excel ........................................................................................ 210

Автосохранение .................................................................................................................. 210

13.4. Выводы ................................................................................................................................ 211

Глава 14. Основы работы в среде разработки Visual Basic

для приложений ........................................................................................................... 212

14.1. Зачем может понадобиться язык программирования? .................................................... 213

14.2. Макрорекордер, или программирование без программирования .................................. 214

Подготовка к записи .......................................................................................................... 214

Запись макроса ................................................................................................................... 217

14.3. Редактирование макроса .................................................................................................... 218

14.4. Выводы ................................................................................................................................ 224

Приложение 2. Краткий справочник функций Excel ........................................... 225

П2.1. Математические и тригонометрические функции .......................................................... 225

П2.2. Инженерные функции ....................................................................................................... 229

П2.3. Информационные функции ............................................................................................... 231

П2.4. Логические функции .......................................................................................................... 233

П2.5. Статистические функции................................................................................................... 233

П2.6. Финансовые функции ........................................................................................................ 238

П2.7. Функции для работы с базами данных ............................................................................. 241

П2.8. Текстовые функции ........................................................................................................... 242

П2.9. Функции даты и времени .................................................................................................. 244

П2.10. Функции ссылки и поиска ............................................................................................... 246

П2.11. Функции кубов ................................................................................................................. 246

П2.12. Пользовательские функции, устанавливаемые вместе с надстройками ...................... 247

П2.13. Функции совместимости ................................................................................................. 248

П2.14. Web-функции ................................................................................................................... 249

Введение

Microsoft Excel — ведущая программа обработки электронных таблиц, первая версия кото-

рой появилась в 1985 году и обеспечивала только простые арифметические операции

в строку или в столбец.

В настоящее время Microsoft Office Excel 2016 представляет собой мощное средство разра-

ботки информационных систем, которое включает электронные таблицы (со средствами

финансового и статистического анализа, набором стандартных математических функций,

доступных в компьютерных языках высокого уровня, рядом дополнительных функций,

встречающихся только в библиотеках дорогостоящих инженерных подпрограмм), возмож-

ности интеграции с другими офисными приложениями, поддержку коллективной работы и

работы в Интернете, множество встроенных редакторов (например, средства графической

обработки данных, 3D-карты, WordArt, SmartArt, Power Pivot и др.), а также средства визу-

ального программирования (Visual Basic for Applications).

Предлагаемая книга является, с одной стороны, справочным энциклопедическим пособием

по работе с Microsoft Office Excel 2016 для опытных и начинающих пользователей, а, с дру-

гой стороны, начинающие пользователи могут, последовательно изучая предложенный

материал, освоить множество тонкостей и особенностей этого мощного табличного процес-

сора.

О чем эта книга

При подготовке книги использовалась русскоязычная операционная система семейства

Microsoft — Windows 10 Pro, русскоязычная и англоязычная версии Microsoft Office 2016.

Описанные в книге возможности Microsoft Office Excel 2016 иллюстрируются примерами

русскоязычной версии.

Предлагаемая книга содержит подробное описание и рекомендации возможностей и

средств, которые доступны пользователям в версии Microsoft Office Excel 2016. Кроме того,

на различных примерах демонстрирует широкие возможности табличного процессора для

решения расчетных задач, задач визуализации, обработки информации, возможности взаи-

модействия с Интернетом, базами данных и т. д.

В Microsoft Office Excel 2016 реализован ряд новых возможностей, которые еще более спо-

собствуют быстрой и всесторонней обработке различных типов и массивов данных. Спра-

вочная система реализована в виде Помощника "Что вы хотите сделать" ("Tell me what you

want to do"), который обеспечивает быстрый способ поиска необходимый информации и

2 Введение

помогает выполнять команды пользователя. В новый версии появились новые типы диа-

грамм, реализован ряд новых функций для обработки данных, реорганизовано средство

3-мерной визуализации географических карт, которое представлено компонентом

3D-карта, улучшены и разработаны новые шаблоны для создания различных документов

на основе табличных данных с необходимыми расчетами и форматированием, улучшено

средство создания и редактирования сводных таблиц и управление моделью данных, появи-

лось интересное средство — срез множественного выбора. Возможности получения данных

из различных источников были реализованы в виде группы команд Скачать и преобразо-

вать, в которую добавлены функции получения и преобразования данных из различных

источников для последующей обработки средствами Microsoft Office Excel 2016. Кроме

того, в новой версии улучшены возможности форматирования объектов, осуществлена под-

держка интеллектуального поиска на базе Bing, обновлены возможности совместной рабо-

ты над документом. Интересной представляется также функция редактирования формул —

в новой версии Excel 2016 доступно рукописное редактирование математических формул.

Реорганизована область представления Backstage, а для оформления интерфейса приложе-

ний MS Office 2016 использована новая цветовая гамма, включая непосредственно

Microsoft Office Excel 2016.

Книга состоит из 14 глав, 2 приложений и разобранных примеров. Часть материала вынесе-

на в электронный архив (см. приложение 1). Следует также заметить, что в книге лишь об-

зорно дано введение в язык VBA, который позволяет автоматизировать многие повторяю-

щиеся процедуры и создавать полнофункциональные пользовательские приложения. При

желании глубоко изучить VBA можно посоветовать читателям обратиться к соответствую-

щим изданиям, в частности, например, к книге: Гарнаев А. Ю., Рудикова Л. В. Microsoft

Office Excel 2010: разработка приложений / А. Ю. Гарнаев, Л. В. Рудикова. — СПб.: БХВ-

Петербург, 2011. — 528 c.: ил. + (CD-ROM) — (Профессиональное программирование).

Соглашения и условные обозначения

В книге используются соглашения, касающиеся нумерации таблиц и рисунков, особым об-

разом выделенных абзацев, терминов, использования шрифтов, прописных букв и обозна-

чений клавиш. Эти соглашения призваны облегчить пользование книгой.

Рисунки и таблицы в тексте каждой главы нумеруются последовательно. При этом первое

число (до символа точки) соответствует номеру главы, а второе — номеру рисунка (таб-

лицы) в главе. Например, "табл. 1.2" — вторая таблица первой главы; "рис. 7.3" — третий

рисунок седьмой главы.

В качестве примера таблицы, используемой в тексте книги, в табл. В1 приводится соглаше-

ние об использовании шрифтов, которыми выделяются определенные фрагменты текста.

Названия элементов интерфейса, как правило, даны с заглавной (прописной) буквы в той

форме, в какой они появляются на экране. Все названия элементов сопровождаются соот-

ветствующими им названиями в английской версии (указанными в скобках). Например:

вкладка Главная (Home). При обозначении названий клавиш используются прописные

буквы и угловые скобки: <Ctrl>+<N>; <Enter>. Если указана комбинация через запятую,

например <Alt>, <F>, то это значит, что следует нажать и отпустить первую клавишу, а за-

тем нажать и отпустить вторую. Если указана комбинация, соединенная знаком "+", напри-

мер <Alt>+<F>, то следует нажать первую клавишу и, удерживая ее, нажать вторую.

Введение 3

Таблица В1. Соглашение об использовании шрифтов

Образец шрифта Обозначаемый элемент

Элемент интерфейса Название панелей инструментов, команд меню, диалоговых окон, элементов управления и т. д.

Формула Формулы и функции Excel, адреса ячеек рабочего листа, имена диапазонов, форматы и т. д.

Термин Новый термин, которому дается определение

Если дается ссылка на некоторую команду на ленте (с указанием расположения этой коман-ды), то название этой команды указывается после названия вкладки, группы инструментов

и, возможно, вложенной группы инструментов, в которой находится команда. Запись

команды при этом представлена через разделитель "|", например: "Выполните команду

Разметка страницы | Темы | Цвета | Серая (Page Layout | Themes | Colors | Grayscale)".

В книге используются перекрестные ссылки (например, "см. также главу xx"), что позволя-

ет быстрее находить информацию по смежной теме.

Для сообщения дополнительной информации, которую следует учитывать при использо-

вании описываемых средств или способов работы, в книге применяются особым образом

выделенные абзацы, например:

ПРИМЕЧАНИЕ

Обращайте внимание на примечания, они помогут вам лучше разобраться в материале

книги.

От издательства

Чтобы получить дополнительные сведения или выразить свое отношение к нашей книге, вы

можете обратиться в издательство "БХВ-Петербург" по адресу: http://www.bhv.ru.

Благодарности

Автор выражает искреннюю благодарность Жавнерко Евгению Викторовичу, старшему

преподавателю кафедры современных технологий программирования факультета матема-

тики и информатики Учреждения образования "Гродненский государственный университет

имени Янки Купалы" за помощь, оказанную при подготовке рукописи к изданию. Кроме того, хотелось бы отметить весь коллектив издательства "БХВ-Петербург", без поддержки

и понимания которого не появилась бы данная книга.

Заранее благодарим и всех наших читателей, для которых мы подготовили предлагаемый

материал. Автор надеется, что чтение книги для вас будет не только полезным, но и увлека-

тельным. Все свои пожелания, замечания и предложения вы можете отправить на электрон-

ную почту: rudikowa@gmail.com (Лада Владимировна Рудикова, кандидат физико-матема-

тических наук, доцент, г. Гродно, Беларусь).

ГЛ АВ А 1

Основы работы в Microsoft Office Excel 2016

В настоящее время Microsoft Office Excel — это ведущая программа обработки электрон-ных таблиц. Первая версия Excel появилась в 1985 г. и на тот момент обеспечивала лишь

самые простые арифметические операции по строкам или столбцам. В 1993 г. вышла пятая

версия Excel, ставшая первым приложением Microsoft Office, которое включало язык Visual

Basic for Applications (VBA). С 1997 г. Microsoft включает VBA во все приложения пакета

Microsoft Office.

Начиная с версии Microsoft Office Excel 2007, в документы Office введен новый формат

файлов, основанный на xml-формате, что отразилось, в первую очередь, на общем интер-фейсе всех офисных приложений, а также более удобных приемах работы в процессе созда-

ния и редактирования документов.

Новое приложение Microsoft Office Excel 2016 также отличает удобный интерфейс и рас-

ширенные возможности обработки данных.

В этой главе представлены основные приемы работы в Microsoft Office Excel 2016: запуск

приложения, элементы окна Microsoft Office Excel 2016, окна документов, общие приемы

работы с документами, управление файлами, работа со справочной системой. Также

дана краткая информация о новых возможностях, которые появились в Microsoft Office

Excel 2016.

ПРИМЕЧАНИЕ

Материал, который приводится в книге, рассматривается применительно к операционной системе Microsoft Windows 10 Pro. В силу этого в качестве справочной информации даются материалы, связанные с общими приемами работы в этой операционной системе.

1.1. Немного о работе в Windows

Сейчас мы остановимся на основных приемах работы в операционной системе (ОС)

Windows 10 Pro. Конечно, если вы имеете представление об основных приемах работы на

компьютере, то материал этого раздела можно пропустить.

Многие действия при работе на персональных компьютерах производятся с помощью мы-ши. В ОС семейства Windows мышь используется достаточно часто. С помощью левой и

правой кнопок мыши можно:

� выделить объект — поместите указатель мыши на объект и нажмите левую кнопку

мыши; если вы хотите выделить несколько объектов, то дополнительно нажмите и

6 Глава 1

удерживайте клавишу <Ctrl>, а также выполняйте щелчки левой кнопкой мыши по объ-

ектам;

� открыть окно (или запустить программу) — выполните двойной щелчок левой кнопкой мыши по необходимому объекту;

� переместить объект — поместите указатель мыши на нужный объект (объекты), на-жмите левую или правую кнопку мыши и при нажатой кнопке переместите объект на новое место;

� открыть контекстное (динамическое или всплывающее) меню — указатель мыши установите на нужном объекте и нажмите правую кнопку мыши: появится меню, в кото-ром можно выбрать необходимое действие.

ПРИМЕЧАНИЕ

В Windows очень удобно использовать контекстное меню, которое является уникальным для каждого объекта. Одной из важных команд является команда Свойства, которая по-зволяет устанавливать различные характеристики (параметры) данного объекта.

В ОС Windows можно работать также и без мыши, используя только клавиатуру (табл. 1.1). Исключение составляют панели инструментов окон Windows, выполнение действий кото-рых осуществляется лишь мышью.

Таблица 1.1. Некоторые клавиши для работы в Windows

Названия клавиш Действия, вызываемые нажатием клавиш

<Tab> Переход между объектами (например, со значков, расположенных на рабочем столе, к кнопке Пуск, между командами диалогового окна, к вкладкам окна Свойства)

<Alt>+<F4> Закрытие окна (выход из программы)

<Alt> Переход в меню активного окна

<Alt> (нажать и отпустить), затем — клавиши со стрелками

Выбор нужного режима в меню активного окна

<Alt>+<буква> Вызов пункта из меню активного окна

<Alt>+<Пробел> Вызов системного меню

<Alt>+<Tab> Выбор окна активной программы (удерживая <Alt>, выбор актив-ного окна производится нажатием клавиши <Tab>)

<Ctrl>+<Esc>

(клавиша <Win> — < >)

Вызов главного меню

Выделить объект и нажать <Shift>+<F10> (либо щелчок правой кнопкой мыши, либо клавиша вызова контекстного

меню < > — находится сле-

ва от правой клавиши <Ctrl>)

Вызов контекстного (динамического или всплывающего) меню объекта

<Win>+<Е> Открытие программы Проводник

Клавиши со стрелками Помогают перемещаться как по тексту документа, так и между командами различных меню и по вкладкам окна Свойства

<Enter> Восстановление окна из пиктограммы, подтверждение выбранного пункта окна Свойства или окна диалога

Основы работы в Microsoft Office Excel 2016 7

Таблица 1.1 (окончание)

Названия клавиш Действия, вызываемые нажатием клавиш

<F2> Переименование объекта

<Shift>+<Delete> Удаление объекта навсегда из компьютера, минуя Корзину

<Print Screen> Копирование в буфер обмена изображения экрана

<Alt>+<Print Screen> Копирование в буфер обмена изображения активного окна

<Ctrl>+<Shift> (левый <Alt>+<Shift>)

Переключение раскладки языков

"Горячие" клавиши Имеются в каждой программе и помогают ускорить работу с доку-ментами

Другие клавиши Выполняют стандартные функции

СОВЕТ

При работе в ОС Windows следует помнить, что любое желаемое действие можно произве-сти различными способами — это зависит от опыта и квалификации пользователя. Совет начинающим пользователям — лучше выучить вначале один способ и применять его на практике, остальное придет со временем!

Пользовательский интерфейс ОС Windows

Если на компьютере установлена ОС Windows 10, то после включения компьютера и за-

грузки ОС на экране монитора появляется основный экран Windows, который называется рабочим столом. К элементам рабочего стола относятся различные значки: папки, ярлыки,

документы, программы (приложения). Как правило, в нижней части рабочего стола рас-

полагается панель задач, которая также может размещаться и в другом месте экрана или

вообще отсутствовать.

На панели задач располагаются кнопка Пуск, различные индикаторы, часы и кнопки актив-

ных приложений.

Рассмотрим некоторые типовые значки рабочего стола, в виде которых представлены раз-

личные объекты Windows. Итак, на рабочем столе присутствуют, как правило, значки сле-

дующих объектов (рис. 1.1).

� Этот компьютер — представляет ресурсы компьютера (диски, принтеры, диски других

компьютеров, подключенных к сети).

� Корзина — предназначена для временного хранения удаленных файлов. При необходи-

мости всегда можно восстановить любой из удаленных объектов, находящихся в Корзи-не. Под Корзину отводится определенное место на жестком диске вашего компьютера.

Пользователь может очистить Корзину либо от всех, либо от некоторых файлов, либо

установить режим, удаляющий объекты сразу, минуя Корзину.

� Сеть — позволяет просматривать ресурсы компьютерной сети, открывать их и работать

с ними.

� Microsoft Edge — интернет-браузер (программа), позволяющий загружать и просматри-

вать интернет-страницы. Программа по умолчанию устанавливается на вашем компью-

тере вместе с ОС Windows 10 Pro. В дальнейшем вы можете установить и другой брау-

зер для просмотра и поиска информации в Интернете.

8 Глава 1

Рис. 1.1. Пользовательский интерфейс ОС Windows 10 Pro

� Папки — представляют собой место для хранения файлов, устройств (диски, принтеры,

компьютерные сети), ярлыков и других папок. Все папки образуют иерархическую

структуру, во главе которой находится папка Рабочий стол. Для просмотра всей файло-

вой структуры ОС Windows используется программа Проводник.

� Ярлык — это указатель на объект, обеспечивающий к нему быстрый доступ. Значок

ярлыка всегда содержит маркер в виде стрелки. Ярлыки могут указывать на любые объ-

екты, причем сам объект (диск, папка, принтер, приложение, документ) может храниться

как на локальном компьютере, так и на другом компьютере сети. Пользователь имеет

возможность помещать на рабочий стол ярлыки для наиболее часто используемых объ-

ектов.

СОВЕТ

Папки и ярлыки удобно создавать, пользуясь правой кнопкой мыши.

Так, например, для создания папки на рабочем столе выполните следующие действия:

1. Щелкните правой кнопкой мыши по рабочему столу (там, где нет никаких объектов).

2. Из появившегося контекстного меню выберите команду Создать | Папку.

3. Введите необходимое имя папки и нажмите клавишу <Enter> или же щелкните левой

кнопкой мыши вне этой папки.

Основы работы в Microsoft Office Excel 2016 9

Для создания ярлыка любого имеющегося на компьютере приложения:

1. Щелкните правой кнопкой мыши в том месте, где необходимо разместить ярлык для

удобства доступа к конкретному приложению (например, по рабочему столу там, где нет

никаких объектов).

2. Выберите из появившегося контекстного меню команду Создать | Ярлык.

3. В открывшемся окне Создать ярлык (рис. 1.2) укажите местоположение объекта, при

необходимости используя кнопку Обзор (для стандартных приложений ОС Windows,

например Калькулятора, Блокнота, Художника, достаточно ввести соответствующие их

названия — Calc, Notepad, Mspaint).

4. Затем, следуя рекомендациям данного Мастера, нажмите кнопку Далее и, перейдя к но-

вому окну Выбор названия программы, введите необходимое имя ярлыка и нажмите

кнопку Готово (для завершения процесса создания ярлыка).

Рис. 1.2. Окно Создать ярлык

Если же необходимо создать ярлык для быстрого доступа к какой-либо папке (например,

к папке Этот компьютер), достаточно вызвать контекстное (щелкнуть правой кнопкой

мыши) меню данной папки и воспользоваться командой Создать ярлык. Созданный ярлык

будет размещен в том же месте, где располагается и сам объект.

Окна операционной системы Windows

Следует отметить, что работа в операционных системах семейства Windows и всех прило-жениях MS Office основывается на графическом интерфейсе пользователя (Graphic User

Interface, GUI), т. е. базовые действия, настройки (и информацию) пользователь выполняет

(и получает) посредством различных окон. Окно — это прямоугольная область, которая

имеет определенную структуру.

10 Глава 1

Все окна могут быть разделены на следующие группы:

� окна приложений и папок, окна документов (типовое окно);

� диалоговые окна;

� окна системных сообщений.

Все окна имеют строку заголовка и границы. Строка заголовка расположена в верхней час-ти окна, в ней отображено название окна.

Рассмотрим типовое окно Windows (рис. 1.3). Строка заголовка расположена по всей

ширине в верхней части окна, содержит название открытого окна (открытого приложения и документа, загруженного в него — в случае, если работа идет над документом, который

редактируется или создается в конкретном приложении), а также следующие инструменты.

� Кнопка системного (контрольного) меню содержит набор команд для действий

с окном.

Рис. 1.3. Типовое окно ОС Windows 10

Основы работы в Microsoft Office Excel 2016 11

� Панель быстрого доступа и кнопка настройки панели быстрого доступа. На панель

быстрого доступа (рис. 1.4) можно поместить различные кнопки, которые помогут при

работе с содержимым окна. Щелкните по кнопке Настройка панели быстрого доступа

и выберите из списка те команды, которые должны отображаться на ней. Если вы хоти-те, чтобы панель быстрого доступа располагалась в другом месте, выберите из списка

команду Разместить под лентой. Если же вы хотите добавить на панель быстрого

доступа другие команды, не отраженные в списке, то следует выбрать команду Другие

команды.

Рис. 1.4. Панель быстрого доступа и кнопка Настройка панели быстрого доступа

� Кнопка Свернуть расположена в правой части строки заголовка , сворачивает окно

на панель задач. Для восстановления на экране свернутого окна необходимо щелкнуть

левой кнопкой мыши на его изображении на панели задач.

� Кнопка Свернуть в окно расположена в правой части строки заголовка , сворачивает

окно в окно меньших размеров и превращается в кнопку Развернуть .

� Кнопка Закрыть расположена в правой части строки заголовка , завершает работу

с окном.

Ниже строки заголовка находится лента, содержащая различные вкладки, на которых раз-

мещены группы команд, содержащие кнопки команд, элементы управления и коллекции

для выполнения различных действий с содержимым окна.

ПРИМЕЧАНИЕ

Далее в книге при указании какой-либо команды будет приводиться следующий путь: Название вкладки | Название группы команд | Название инструмента (кнопки, команды), причем, если инструмент предлагает выбор вариантов, конкретный вариант будет уточняться детализацией, например, Название вкладки | Название группы команд | Название инструмента | Конкретный вариант.

Под лентой располагается адресная строка или строка навигации, которая отображает ад-

рес (местоположение) текущей папки. Слева в этой же строке находятся кнопки перехода по

уровням папок, а справа — поле поиска файлов.

Рабочая область окна, как правило, содержит определенные объекты, над которыми вы-полняются различные действия. Рабочая область может быть разделена на некоторые об-

ласти, например область навигации, область просмотра, область сведений (см. рис. 1.3).

Рабочая область просматривается с помощью полос прокрутки и бегунка.

12 Глава 1

Строка состояний (строка подсказки) выводит подсказки и другую информацию, относя-щуюся к приложению (окну).

Изменение размеров и местоположения окон. Вы можете изменить размеры окна и его местоположение на экране.

� Для изменения размеров окна установите указатель мыши на его границе (при этом он приобретает вид двунаправленной стрелки), нажмите левую кнопку мыши и перетащите границу окна.

� Для изменения местоположения окна поместите указатель мыши на строку заголовка и при нажатой левой кнопке мыши перенесите окно на новое место.

Диалоговые окна (рис. 1.5) предназначены для ввода дополнительной информации, необхо-димой для выполнения какой-либо операции.

Рис. 1.5. Диалоговое окно Формат ячеек

Если общее количество настроек окна велико, то они подразделяются на группы, каждая из которых помещается на своей странице — вкладке (закладке). Кроме того, диалоговые окна характеризуются также наличием различных переключателей, флажков, списков, текстовых полей, счетчиков, позволяющих задать нужные параметры и атрибуты команд.

На рис. 1.6 приводится пример основных интерфейсных элементов стандартного окна Windows и окна диалога.

Окна системных сообщений (рис. 1.7) формируются операционной системой в случаях, требующих вмешательства пользователя и, кроме системного сообщения, имеют только кнопку закрытия окна и одну или несколько стандартных кнопок (на рис. 1.7 это кнопки Сохранить, Не сохранять и Отмена).

Основы работы в Microsoft Office Excel 2016 13

Рис. 1.6. Основные интерфейсные элементы окна Windows

Рис. 1.7. Окно системного сообщения Microsoft Office Excel 2016

Панель задач и главное меню

Панель задач располагается, как правило, в нижней части экрана. С помощью окна Свойст-ва (один из способов попадания в данное окно — щелкнуть правой кнопкой мыши на пане-ли задач, из появившегося контекстного меню выбрать команду Свойства) можно изменить некоторые параметры панели задач (рис. 1.8).

14 Глава 1

Рис. 1.8. Окно Свойства панели задач и меню "Пуск", вкладка Панель задач

Если панель задач не закреплена, то ее можно перемещать по периметру экрана и менять ее

размеры.

ПРИМЕЧАНИЕ

Для перемещения панели задач нажмите левую кнопку мыши на пустом месте панели за-дач (там, где нет кнопок) и, держа кнопку нажатой, перетяните панель задач в новое место по периметру экрана, где отпустите кнопку.

Для изменения ширины панели задач установите указатель мыши на границе рабочего стола и панели задач (указатель приобретает вид двунаправленной стрелки), нажмите ле-вую кнопку мыши и, не отпуская ее, измените ширину панели задач.

Для закрепления панели задач вызовите ее контекстное меню и установите флажок Закре-пить панель задач.

На панели задач располагается кнопка Пуск , которая существенно облегчает работу

пользователей. Нажатие этой кнопки открывает область Backstage, в которой располагается

главное меню, разворачивающееся в различные подменю (по стрелке). Главное меню

(рис. 1.9) предоставляет различные возможности по быстрому переходу к тому или иному

приложению, документу, папкам, поиску файлов и папок, установке необходимых парамет-

ров компьютера и т. д. В области Backstage новости, музыка, курс валют и другие компо-

ненты оформлены в виде плиток.

Основы работы в Microsoft Office Excel 2016 15

Рис. 1.9. Область Backstage при нажатой кнопке Пуск

Панель управления

Операционная система ОС Windows 10 предоставляет широкие возможности пользователям по настройке различного оборудования и пользовательского интерфейса. Для этой цели служит папка Панель управления. В ОС Windows существуют многие способы доступа к этой папке: через папку Этот компьютер, через главное меню, через свойства рабочего стола и т. д. Так, например, если вы хотите открыть Панель управления:

1. Щелкните правой кнопкой мыши по рабочему столу и из контекстного меню выберите команду Параметры.

2. В открывшемся окне Параметры в области навигации щелкните левой кнопкой мыши по категории Темы и выберите справа в области просмотра раздел Параметры значков

рабочего стола.

3. В окне Параметры значков рабочего стола в группе Значки рабочего стола поставьте флажок возле значка Панель управления и нажмите кнопку OK.

4. Папка Панель управления теперь будет доступной с рабочего стола Windows.

5. После открытия папки Панель управления щелкните два раза левой кнопкой мыши по необходимому значку Панели управления (например, Региональные стандарты). Знач-ки в Панели управления могут быть сгруппированы по категориям. Для отображения в окне Панели управления всех значков в поле Просмотр, которое расположено в пра-вой верхней части окна, из выпадающего списка можно выбрать удобное представление всех значков, например Крупные значки или Мелкие значки.