Как инструменты для совместной работы IBM

помогают экономить время.

Москва, 2013

Каждый день мы слышим анонсы о выходе нового телефона или компьютера. Технологии меняются быстрее перчаток, а с

ними наша повседневная жизнь обрастает как дополнительными удобствами, так и дополнительными

трудностями.

Современный человек за день читает больше текста, чем средневековый человек за жизнь. Огромные потоки

информации, … большое количество дел и большое количество возможностей.

Технологии внутри компаний часто остают от технологий, которыми

люди пользуются каждый день. -Кто то внедряет планшетные устройства, - а кто то до сих пор закупает

печатные машинки. Мы обменеваемся файлами через облако,

синхронизируем напоминания между компьютером и телефоном, читаем с планшетов новости и совершаем видео звонки в реальном времени. Все это

раньше казалось фантастикой, но теперь является реальностью… Реальностью дома. Приходя на работу мы часто

откладываем все наши гаджеты в сторону.

С ростом технологий выросла и нагрузка на человека. Имея больше инструментов, мы начинаем больше делать и больше

уставать. Как человеку быть эфективным, все успевать, но при этом не перегружать себя излишней информацией? Давайте

попробуем разабраться на примере одного из сотрудников IBM.

Вот так выглядит рабочий день в обновленном клиенте Notes 9, который сотрудник установил себе в начале этого года.

, Красивый и понятный интерфейс удобные виджеты, возможность пользоваться корпоративными приложениями и

почтой из одного окна и… забитый встречами день, без возможности успеть пообедать или даже открыть почту, чтобы

прочитать не отвеченные письма.

Вам может показаться, - что успеть что то с таким расписанием не возможно, но это не так. Используя инструменты для

совместной работы IBM можно успевать не только делать свои повседневные обязанности, - но и узнавать что то новое и

находить время на самообучение.

Итак, рабочий день начался, и сотрудник обнаруживает, что его коллега не появился на встречу. , Телефон не отвечает но

задание начальника никто не отменял и нужно срочно узнать где находится тот, кто нам нужен.

Открывая чат с главной страницы IBM Smart Cloud for Social Business или из виджета в правой части клиента Notes 9,

сотрудник задает несколько быстрых вопросов и узнает, что его коллегу совсем недавно видели рядом и сейчас попросят его перезвонить Вам.

Раздается звонок, и выясняется, что Ваш коллега срочно отлучился по семейным делам и сейчас находится уже не на

работе, однако у него с собой смартфон и вы легко можете провести Вашу встречу онлайн.

Подсоединившись со своего мобильного телефона Ваш коллега поработал с Вами над презентацией, внес несколько

комментариев, затем через чат вы попросили ненадолго подсоединиться еще одного сотрудника к онлайн встрече. Со

своего компьютера он может скачать презентацию, задавать вопросы в чате, если организатор встречи выключил для всех

кроме него микрофон, начать презентацию своего экрана, причем если сотрудник хочет не показывать весь свой экран, а

проецировать только одно из приложений, он может сделать это одним нажатием мыши. Для подсоединению к собранию не

нужно скачивать больших флеш плагинов или ставить специальные программы. Все работает из браузера и

загружается быстро.

, Закончив встречу чуть раньше сотрудник вместо того чтобы открыть почту, открывает главную страницу IBM Smart Cloud

Connections. ,Это корпоративная сеть для совместной работы которая позволяет ему осуществлять коммуникацию со своими

коллегами на новом уровне. На открывшейся странице сотрудник видит последние

обновления своих коллег. Прочитав первое из них он понимает, что сотрудник из другого департамента только что выложил

материал, который он давно искал и который так поможет ему сегодня для подготовки одной презентации, сократив время

работы над ней более чем на пол часа, так как много информации он сможет от туда позаимствовать.

Так же он обнаружил, что в техническое задание над которым они недавно работали с коллегами добавлена новая

информация и появились комментарии эксперта, о том, что необходимо поменять. Прочитав их содержание, сотрудник

понимает, что пока он был на встрече вопрос, который сегодня стоит на повестке, уже решился и он может отменить

совещание.

Преступая к следующему совещанию в повестке дня, сотрудник открывает раздел Операции в IBM Connections.

В операции он видит описание задачи, список ее участников, действия которые сделаны или уже просрочены. Создавая

новую операцию сотрудник может добавить к ней информацию и приложить файлы, что облегчает другим быстрее выполнять

запрошенные действия. Сотрудники, которым необходимо пояснение оставляют комментарии прямо под действием.

Вместо долгих поисков большого количества переписки и ( обновления статуса у всех участников часто ветвь переписки

)раздваивается и уже ни у кого нет последней информации , сотрудник тратит несколько минут на ответ на актуальные

вопросы. Более сложные вопросы быстро обсуждает в чате, который можно открыть в правом нижнем углу экрана и закончив работу по активности уходит на обеденный перерыв, которого первоначально в повестке не было в силу недостатка

времени. Пока сотрудник находился на обеде его искал коллега из

другой страны.

В строку поиска он ввел, что ищет специалиста по определенным продуктам в странах Центральной и Восточной

Европы, . и нашел профиль нашего сотрудника В профиле он может увидеть его имя, должность, контактную

информацию, коллег в его сети ( через них будет легче найти ), его к кому обращаться если его нет на месте, его последние

активности в корпоративной сети, его навыки отмеченные в тегах слева и много другой полезной информацией.

Коллега из другой страны уже собирался позвонить сотруднику и потратить деньги на международную связь,

, однако увидел что недавно сотрудник выложил в сеть доклад по интересующему его вопросу. Он скачал его одним нажатием

мыши, прочитал и оставил комментарий с дополнительным вопросом и благодарностью за предоставленную информацию.

Вернувшись с обеда сотруднику самому понадобилось найти специалистов по интересующему его вопросу.

Зайдя в сообщество сотрудник нашел важную информацию, файлы, экспертов и обсуждения на нужные темы. Например в

сообществе отдела кадров в разделе справок он не только скачал бланк, но так же нашел специалиста у которого можно

спросить вопрос и заполнил онлайн форму для выполнения его заявки, которую он хотел писать в виде заявления в бумажной форме.

Заполняя форму, он обратил, что она устроена не оптимально и завел в сообществе так называемую “Идею”.

Идея тут же нашла поддержку у членов сообщества, и уже на следующей неделе руководство поменяло данный процесс на

более удобный.

Далее сотрудник приступил к работе с отчетом.

, Открыв его в разделе Файлы сотрудник загрузил последнюю версию или открыл ее прямо в онлайн редакторе. Чтобы понять какую версию он хочет редактировать, он открыл

информацию о последних версиях, где он может скачать любую версию начиная с самой первой загруженной в систему.

Пользователь может оставить комментарий, добавить файлы в папку и предоставить доступ либо только себе, либо группе,

либо конкретным пользователям. Он может подписаться на обновления по файлу и может передать новую версиюфайла на

сервер. Добавляя файл в папки он не копируется , а привязывается к папке, что обеспечивает единство версий для

всех источников из которых будет предоставлен доступ к . файлу Разные папки могут иметь различные ограничения по

доступу.

В онлайн редакторе пользователь может не только вносить изменения, но и комментировать их, а также работать над

файлами совместно с другими пользователями, видя онлайн все изменения что они вносят.

Ко всем описанным выше функциям сотрудник имел доступ с мобильных устройств.

Безопасные профили и специальные приложения для Android, iPhone, Windows и Blackberry дают сотруднику возможность

работать даже направляясь со встречи в такси назад в офис.

Успев все свои дела, наш сотрудник порекомендовал коллеге из другой компании воспользоваться темиже инструментами.

http://www.ibm.com/cloud-computing/social/ru/ru/collaborationim/

Весь инструментарий, используемый сотрудниками IBM и тысячами клиентов во всем мире доступны как для

приобретения в виде лицензий, так и по моделе SaaS из облака, где все эти приложения уже интегрированы друг с другом и

готовы уже сейчас.

В отдельные приложения в рамках модели SaaS входят: SmartCloud Connections

Корпоративная сеть для совместной работы. SmartCloud Meetings

Приложение для онлайн встреч SmartCloud Notes Entry

Почта и календарь в облаке через веб интерфейс. SmartCloud Notes

Почта и календарь в облаке с возможностью использования Notes 9 ( ) бесплатное скачивание и поддержка и

расширенным функционалом по работе с мобильными устройствами SmartCloud iNotes

Почта и календарь в облаке для работы со сторонними почтовыми клиентами через POP3 и IMAP.

Пакеты предложений:

Engage Advanced: SmartCloud Connections, SmartCloud Meetings, SmartCloud Notes, Traveler for SmartCloud Notes, SmartCloud Docs, Mobile apps, Guest AccessEngage Standard: SmartCloud Connections, SmartCloudMeetings, Mobile apps, Guest Access

Дополнения к предложениям IBM SmartCloud for Social Business: