Инвентаризация на дълготрайни материални активиfmis.minfin.bg/all_docs/YAAINV.pdf · Документация за крайния потребител

Инвентаризация на дълготрайни

материални активи

Инвентаризация с баркод четец

Документация за крайния потребител

Версия: 3.1 Дата: 04.09.2009 Изготвил: Станислав Назиков

Съдържание:

1 Въвеждане на начални данни ............................................................................. 3

1.1 Въвеждане на стаи ....................................................................................... 4

1.2 Въвеждане на номенклатури....................................................................... 5

1.3 Въвеждане на ползвател на актива ............................................................. 7

1.4 Въвеждане на потребител на мобилна система ........................................ 8

1.5 Въвеждане на директории за експорт и импорт ....................................... 9

2 Генериране и разпечатване на етикети за стаите и активите. ....................... 12

2.1 Етикети на стаи .......................................................................................... 12

2.2 Етикети на активи ...................................................................................... 15

3 Идентифициране на активите и залепване на разпечатаните етикети с

баркодове .................................................................................................................... 20

4 Генериране на списък за инвентаризация на активите .................................. 21

5 Експортиране на файлове за обмен от САП системата към мобилното

устройство и печат на Инвентаризационен опис. ................................................... 24

6 Зареждане на файла за инвентаризация в баркод четеца (мобилното

устройство) ................................................................................................................. 32

7 Идентифициране на активите с помощта на баркод четец. Записване на

информацията в баркод четеца. ................................................................................ 34

7.1 Актив извън данните и с етикет ............................................................... 38

7.2 Актив извън данните и без етикет ............................................................ 38

7.3 Актив присъстващ в данните, но с баркод, който не може да се прочете

от мобилното устройство ...................................................................................... 39

7.4 Актив преднамерено оставен без залепен етикет ................................... 39

8 Експорт на данните от мобилните устройства с резултатите от

фактическата инвентаризация .................................................................................. 40

9 Въвеждане на данните за фактически намерените активи в САП ................ 41

10 Генериране на сравнителна ведомост за инвентаризираните активи с

резултатите и други справки ..................................................................................... 48

10.1 Инвентаризационна ведомост ................................................................... 48

10.2 Други справки ............................................................................................ 55

10.3 Намерени активи ........................................................................................ 58

11 Необходимост от разпечатване на нови етикети. ....................................... 62

12 Бракуване на активи – Предложение за бракуване .................................... 67

13 Бракуване на активи – Протокол за бракуване ........................................... 69

14 Промяна на основните записи на активите. ................................................ 74

ДОКУМЕНТАЦИЯ ЗА КРАЙНИЯ ПОТРЕБИТЕЛ

Стр 3

1 Въвеждане на начални данни

За да се улесни процеса на инвентаризация на ДМА, в САП системата е разра-

ботено отделно меню, което съдържа необходимите транзакции за работа. При

избирането му всички останали транзакции ще бъдат скрити и връщането към

основното САП меню става с бутон .

Достъп чрез транзакция YAAINV

Въведете транзакция YAAINV в полето за управление и натиснете ENTER.

На екрана ще се появи само менюто (дървото) с транзакциите имащи отношение

в процеса на инвентаризация.

В началото на менюто са позиционирани транзакциите за въвеждане на начални

данни за активите, които са предпоставка за същинския процес.


Стр 4

1.1 Въвеждане на стаи

В тази начална стъпка на процеса се въвеждат стаите към съответните местопо-

ложения (сгради).

Достъп през меню Инвентаризация на ДМАНастройкиВъведи стаи

Достъп чрез транзакция YAR

Изберете „Въведи стаи” от менюто и натиснете от клавиатурата на компютъра

бутон „ENTER”.

Изберете „Нови записи” и въведете данните в екрана, след което запазете дан-

ните с :

Име на полето Описание R/O* Стойност на поле-

то

Коментари

Завод Уникален номер

на завод

R Избира се завода, в

който е местопо-

ложението

Избор чрез

стрелката или

F4.

Местоположение Местоположение

към завод (сгра-

да)

R Избира се

местоположението,

в което ще се

създава стаята

Избор чрез


F4.

Помещение Номер на стая

(код на стая)

R Попълва се номера

на стаята с цифри

или латински букви

или комбинация

За кода се

използват

само ЦИФРИ

или

ЛАТИНСКИ

букви

* R-задължително поле за попълване, О-поле за попълване по избор


Стр 5

Описание Описание на

стаята

R Описва се стаята

(на кирилица)

Стаята се

описва на

КИРИЛИЦА

Данните се променят чрез бутона:

Данните се изтриват чрез бутона:

1.2 Въвеждане на номенклатури

В тази стъпка на процеса се въвеждат стойностите на допълнителното поле на

екрана на мобилното устройство.

Достъп през меню Инвентаризация на ДМАНастройкиВъведи но-

менклатури

Достъп чрез транзакция YAN

Изберете „Въведи номенклатури” от менюто и натиснете ENTER.


Стр 6


ните с :


то

Коментари

Номенклатури Свободен текст R Въведете свободен

текст

Текста е до

15 символа



*R-задължително поле за попълване, О-поле за попълване по избор


Стр 7

1.3 Въвеждане на ползвател на актива

В тази стъпка на процеса се въвеждат ползвателите на активите.

Достъп през меню Инвентаризация на ДМАНастройкиВъведи полз-

вател на актива

Достъп чрез транзакция OAVA


ните с :


то

Коментари

Номер Задължителна

поредна стой-

ност

R Задължителна

стойност две „2”

Полета клас 1-4 Код на ползвате-

ля

R Код на ползвателя Кодиране

според

възприетото

от клиента

Описание Описание на

ползвателя на

актива

R Име, презиме и фа-

милия на ползвате-

ля



Стр 8



1.4 Въвеждане на потребител на мобилна система

В тази стъпка на процеса се въвеждат потребителските имена от САП системата

на служителите, които имат право да работят с мобилното устройство за целите

на инвентаризацията. Тези потребителски имена ще бъдат пренесени на мобил-

ното устройство и ще се ползват при работа с него.

Достъп през меню Инвентаризация на ДМАНастройкиВъведи пот-

ребител на мобилна система

Достъп чрез транзакция YAU


ните с :


Стр 9

Име на полето Описание R/O* Стойност на полето Коментари

Потребител Потребител

на мобилна

система

R Въведи потребителс-

ко име от САП сис-

темата

Избор чрез


F4.



1.5 Въвеждане на директории за експорт и импорт

В тази стъпка на процеса се въвеждат директориите на компютъра-работна

станция или сървъра, през които ще се извършва обмяната на файлове с данни

между САП системата и мобилното устройство.

Достъп през меню Инвентаризация на ДМАНастройкиВъведи дирек-

тории за експорт и импорт

Достъп чрез транзакция YAD



Стр 10


ните с :

Име на поле-

то

Описание R/O* Стойност на по-

лето

Коментари

Параметър код Стойност на па-

раметъра

R Задължителна

стойност

„DIREXIM”

Има

възможност за

въвеждане на

други

параметри при

необходимост

Стойност Директорията за

експорт и им-

порт на работ-

ната станция

R Въведи стойност

във формат:

D:\MOBILEDMA





Стр 11

N.B. Въведените в тази точка настройки са част от САП наст-

ройките и е необходимо да се транспортират в продуктивна сре-

да, за да бъдат използвани!


Стр 12

2 Генериране и разпечатване на етикети за стаите и

активите.

2.1 Етикети на стаи

Генериране и разпечатване на етикети с баркодове от САП системата за стаите

става чрез транзакция YPR. Генерирането на баркодовете на етикетите е по код

на местоположение и код на стая.

Достъп през меню Инвентаризация на ДМАПечат на етике-

тиПечат етикет стаи

Достъп чрез транзакция YPR

Въведете данните в екрана, след което изпълнете транзакцията с бутон :

Име на полето Описание R/O* Стойност на по-

лето

Коментари

Завод Код на завод, към

който е местопо-

ложението

R Въведете съот-

ветния завод

Избор чрез

стрелката

или F4.


към завод (сграда)


ветното местопо-

ложение

Избор чрез

стрелката

или F4.

Стая Стая към место-

положение


ветната стая

Избор чрез

стрелката



Стр 13

или F4.

Системата извършва проверка на въведените данни и ако е въведена ръчно не-

съществуваща стая или местоположение, няма да бъде отпечатан етикет!

При селектиране на множество от стаи за печат (от стая до стая) да се обърне

внимание на стаите, в ковете на които присъстват латински букви дали са вклю-

чени в селекцията.

Въведете данните в екрана, след което изпълнете с бутон :


лето

Коментари

Изходящо уст-

ройство

Име на

принтер в

САП

системата

R Задължително се

избира „YZEBRA

TLP 2844-z”

Незабавен печат Отметка за не-

забавен печат

на етикета

R Отмята се, за да

бъде разпечатан

етикета.

Ако не се

отметне ня-

ма да се от-

печата ети-

кет



Стр 14

На следващия екран, ако физическото устройство е различно от ZEBRA TLP

2844Z (напр. ZEBRA 420t) се избира RedirectToZEBRA:


Стр 15

2.2 Етикети на активи

Генериране и разпечатване на етикети с баркодове от САП системата за активи-

те става чрез транзакция YPA.

В зависимост от необходимостта, генерирането ще може да става чрез селекция

по:

фирмен код

завод

актив

клас активи

местоположение на актива

Достъп през меню Инвентаризация на ДМАПечат на

етикетиПечат етикет активи

Достъп чрез транзакция YPA



то

Коментари

Фирмен код Фирмения код, в

който са

създадени

активите и в

който се работи

R Автоматично се

попълва „0100”

Стойностите

по

подразбиране

са запазени

във вариант



Стр 16

Y_001 на

транзакцията

Номер на актив Номерата на ак-

тивите, които

следва да се раз-

печатат

O Въвеждат се номе-

рата на активите

Ако не се въ-

ведат номера

ще се изберат

всички активи

във фирмения

код!

Име формуляр Име на етикета в

САП системата

R Автоматично се

попълва името на

етикета

„YFIAA_0007”

Чрез избиране на бутон , могат да се правят селекции на активите за печат.


Стр 17

След въвеждане на номерата на активите и изпълнение на предходната стъпка с

бутон се появява списък с намерените активи, чиито етикети следва да бъ-

дат разпечатани и се натиска бутон .



лето

Коментари

Изходящо уст-

ройство

Име на

принтер в

САП

системата

R Задължително се

избира „YZEBRA

TLP 2844-z”



Стр 18

Незабавен печат Отметка за не-

забавен печат

R Отмята се, за да

бъде разпечатан

етикета.

Ако не се

отметне ня-

ма да се от-

печата ети-

кет, а само

ще се създа-

де спул за-

явка в САП

системата.

На следващия екран, ако физическото устройство е различно от ZEBRA TLP

2844Z (напр. ZEBRA 420t) се избира RedirectToZEBRA:


Стр 19

N.B. Предпечатния преглед на етикетите съдържа символи от

езика на принтера ZEBRA и не предоставя точен изглед на ети-

кетите!


Стр 20

3 Идентифициране на активите и залепване на разпе-

чатаните етикети с баркодове

Комисията, която ще извършва първоначалната инвентаризация с мобилно уст-

ройство носи със себе си етикети за всички налични активи в системата и етике-

ти за всички стаи, които са определени да имат залепени етикети. При открива-

не на стая комисията търси съответния етикет и го залепва на долната част на

касата на вратата на стаята. След това, при намиране на актив, по инвентарния

номер или описание на актива ще се търси етикета на съответния актив и ще

бъде залепен. При последващи инвентаризации, при намиране на актив без ети-

кет той може да бъде идентифициран и по местоположение и стая и да бъде

разпечатан съответния етикет от САП системата.


Стр 21

4 Генериране на списък за инвентаризация на активи-

те

На тази стъпка от процеса се генерира основен инвентаризационен списък за

определена дата на започване на инвентаризация и фирмен код.

Достъп през меню Инвентаризация на ДМАСъздай

инвентаризационен опис

Достъп чрез транзакция YCAL



лето

Коментари

Дата Дата на

инвентаризация

R Въведете датата Избор чрез

стрелката

или F4.

Фирмен код Фирмен код на


R Въведете фирме-

ния код

Избор чрез

стрелката

или F4.



Стр 22

Системата предупреждава че ще бъде създаден Инвентаризационен опис.

Продължете с бутон „ДА” или откажете с бутон „НЕ”

Системата информира, че е създаден Инвентаризационен опис.

Потвърдете с бутон .


Стр 23

N.B. Ако е създаден инвентаризационен опис за определена дата

и фирмен код, при следващ опит за създаване за същата дата и

фирмен код, системата ще предупреди че вече има такъв опис и

няма да създаде друг!

Потвърдете с бутон .


Стр 24

5 Експортиране на файлове за обмен от САП системата

към мобилното устройство и печат на Инвентариза-

ционен опис.

За процеса на инвентаризация се използва транзакция YIA.

Достъп през меню Инвентаризация на ДМАИнвентаризация на

активи

Достъп чрез транзакция YIA

Въведете данните в екрана, отметнете Инвентаризационен опис и Форма на

описа : ALV грид (тип справка), след което изпълнете с бутон :


лето

Коментари

Отчетна дата Дата на инвента-

ризация

R Въведете датата

от предходната

стъпка

Избор чрез

стрелката

или F4.

Фирмен код Фирмен код за



ния код от пред-

ходната стъпка

Избор чрез

стрелката

или F4.

Сметка Сметка активи за


O Въведете сметка Избор чрез

стрелката

или F4.

Клас активи Клас активи за


O Въведете клас Избор чрез

стрелката

или F4.

Местоположение Местоположение O Въведете место- Избор чрез



Стр 25

за инвентариза-

ция

положение стрелката

или F4.

Материално от-

говорно лице

МОЛ на активи-

те

O Въведете МОЛ Избор чрез

стрелката

или F4.

Директориите за експорт и импорт са попълнени и тук не могат да се променят,

могат само да се прегледат!

В получената селекция от активи, данните могат да бъдат филтрирани по всяка

една от колоните. Така данните за експорт могат да се ограничават. Трябва да се

има в предвид, че прекалено много селекции на данните могат да доведат да

увеличаване риска от грешки!

За да се екпортират файлове в директориите на работната станция натиснете

бутон .


Стр 26

Системата предупреждава, че ще бъдат експортирани файлове.

Продължете с „ДА” или откажете с „НЕ”.

Системата информира дали данните са успешно експортирани.


Стр 27

От САП системата се генерират файлове във формат с разделител табулация за

инвентаризация чрез изпълнение на стъпката.

Инвентаризационния опис се експортира на файл за импорт в баркод четеца.

Този файл се зарежда в софтуера на баркод четеца, с които се извършва инвен-

таризацията.

От САП системата се експортират следните файлове в директория SAP:

Файл с данни за актив (Инвентаризационен опис) – OutAssets.txt

Файл със записите на полето „Местоположение” - OutLocations.txt

Файл със записите на полето „Стая” – OutRooms.txt

Файл със записите на полето „Ползвател на актива” – OutHolders.txt

Файл със записите на полето „Допълнително поле” – OutNomens.txt

Файл със записите на потребителите от САП системата, които ще работят

с мобилното устройство- OutUsers.txt

Баркод четеца е технически свързан с работната станция чрез зареждаща (до-

кинг) станция, което позволява обмена на файловете.


Стр 28

Директориите за експорт на файловете и съдържанието на файловете са визуа-

лизирани в следващите три екрана:

Директории за експорт и импорт (директорията за експорт от САП към мобил-

ното устройство е с наименование SAP, директорията за импорт в САП от мо-

билното устройство е с наименование FM):

Файлове за експорт от САП системата към мобилното устройство:

Формат на съдържанието на файла за активите:


Стр 29

Инвентаризационният опис може да бъде разпечатан на хартиен носител.

За тази цел се използва транзакция YIA.

Достъп през меню Инвентаризация на ДМАИнвентаризация

на активи


Въведете данните в екрана, отметнете Инвентаризационен опис и Форма на

описа: Отчет (тип справка), след което изпълнете с бутон :


Стр 30

Име на полето Описание R/O* Стойност на

полето

Коментари


ризация


на инвентариза-

ция

Избор чрез

стрелката

или F4.



R Въведете фир-

мения код от

предходната

стъпка

Избор чрез

стрелката

или F4.




стрелката

или F4.




стрелката

или F4.



ция

O Въведете место-

положение

Избор чрез

стрелката

или F4.




те


стрелката

или F4.

На екрана се появява отчет – Инвентаризационен опис, който може да бъде раз-

печатан след избиране на „Печат” от падащо меню „Списък” в транзакцията

YIA.



Стр 31


Стр 32

6 Зареждане на файла за инвентаризация в баркод че-

теца (мобилното устройство)

На този етап се извършва зареждане на файловете в мобилното устройство или

баркод четеца.

Комуникационен софтуер позволява прехвърлянето на данните между САП

системата и баркод четеца. След започване на работа с мобилното устройство и

стартиране на приложението за инвентаризация, потребителят избира синхро-

низация на данни с компютъра работна станция, при което файловете се импор-

тират в мобилното устройство. Синхронизираща програма трябва да е стар-

тирана от компютъра работна станция!

Следващата стъпка е използване на функцията „Синхронизация” на приложе-

нието на мобилното устройство.

От началния екран на програмата се избира функцията „Синхронизация”.


Стр 33

Визуализира се прозореца:

Когато е необходимо да бъдат заредени данни за материалните активи от систе-

мата SAP към мобилното устройство, се маркира „Изтегли данните от сървъра”,

след което се избира бутона Синхронизация.

След като бъде извършена синхронизацията може да започне инвентаризацията

на заредените материални активи.

Системата информира дали синхронизацията е приключила успешно.

След импорта файловете автоматично се изтриват от директорията на компютъ-

ра SAP и при нужда могат пак да бъдат експортирани от САП системата в тази

директория.


Стр 34

7 Идентифициране на активите с помощта на баркод

четец. Записване на информацията в баркод четеца.

Идентифицирането на активите става с баркод четец (мобилно устройство).

Баркод четеца предоставя достъп чрез потребителско име и парола до програма-

та за инвентаризация.

Изберете иконата „FastyMobile” от началния екран.

Появява се екран за идентификация:

В полето „User” се изписва името на потребителя, с който искате да влезете в

системата.

Ако това е първото влизане на този потребител в програмата, то той трябва да

остави полето за парола празно и да избере директно бутона „Вход”.

Въвеждане на парола при влизане на съответния потребител за първи път в

системата става по следния начин:


Стр 35

В полето „Парола” се изписва паролата, с която потребителят желае да влиза в

системата. За улеснение може да е същата парола както в САП системата.

В полето „Потвърдете паролата” се повтаря въведената по-горе парола;

Въведените пароли се потвърждават с натискане на бутона „Записване”;

При коректно въведена информация се показва главният екран на програмата

Fasty Mobile.

Използването на тази функция е единствено при влизането на съответния пот-

ребител за първи път в системата. При всяко следващо влизане, паролата се из-

писва в полето „Парола” на екрана.

Ако това не е първото влизане на потребителя в системата, то в полето „Парола”

се въвежда правилната парола към потребителското име въведено в полето

„User”.

След първоначалната идентификация преминете към процеса на инвентариза-

ция:


Стр 36

Стартирайте процес на инвентаризация чрез бутон „Инвент.”.

След избора на функцията „Инвентаризация” от главния прозорец на програма-

та, се визуализира екрана:

Избира се бутон „Материални активи”.

По този начин се започва работа с модула за инвентаризация на дълготрайни ак-

тиви.

Визуализира се екран с филтър на дълготрайните активи.

От този екран потребителят получава и информация за статуса на инвентариза-

цията. Визуализират се броя инвентаризирани към общия брой активи за инвен-

таризация.

Извършващата инвентаризацията комисия маркира с баркод четеца етикета на

стаята, при което получава списък на екрана на мобилното устройство с активи-

те, които следва да бъдат намерени в съответната стая или въвежда ръчно номе-

ра на стаята и получава съответния списък с активи.


Стр 37

Комисията преглежда списъка с цел първоначално идентифициране на активите

и започва да маркира етикетите на активите един по един, за да въведе резултата

от инвентаризацията (намереното количество).

След сканиране на баркода на актив от заредения списък, програмата визуали-

зира екран с наличните детайли за актива.

Потребителят вижда информация за състоянието на текущата инвентаризация –

брой инвентаризирани към общ брой активи за инвентаризация.

В полето „Добави количество” се въвежда бройката, която е открита за съответ-

ния актив.

Чрез избор на бутона „Промени”, въведената информация се записва.

Системата ще ви информира че има промени и дали желаете да ги промените.

Продължете с „OK” или откажете с „X”.

Посочената поредност от действия се повтаря до приключване на списъка с ак-

тиви за инвентаризация.

При необходимост се променят и други данни като местоположение и стая.


Стр 38

Извършващият инвентаризацията запазва нанесените данни в баркод четеца.

При допусната грешка или в следствие на друга причина, маркира отново бар-

кода и въвежда нов резултат (коригира вече въведения резултат).

При повторно и следващо маркиране на баркода, на екрана на баркод четеца се

показва отново записа на съответния актив с възможност за нанасяне на резул-

тат от инвентаризацията. Ако е въведен резултат, потребителят е предупрежда-

ван от системата, че вече е извършена инвентаризация на този актив. На екрана

на мобилното устройство се появява съобщение че актива вече е инвентаризи-

ран с цел да се избегне дублиране на работата.

В случай на повреден баркод, който не може да бъде прочетен, се въвежда ръч-

но номера на баркода (номера на актива) в полето „Баркод”.

При наличие на актив, който не фигурира в базата данни, той може да бъде до-

бавен към списъка чрез натискане на бутона „+” в долния ляв ъгъл на екран.

Попълват се наличните данни за актива..

Моля при четене на долуизброените случаи при инвентаризацията на ак-

тиви, едновременно да се запознаете с начина на работа на транзакции YIA

и YFA съответно в точки 9 Въвеждане на данните за фактически намерени-

те активи в САП и 10.3 Намерени активи.

7.1 Актив извън данните и с етикет

При откриване на актив, който отсъства от заредените данни в мобилното уст-

ройство и е с етикет, има възможност ръчно да се нанесат наличните данни за

него в приложението за инвентаризация на мобилното устройство.

Активът се маркира че е намерен със стойността „НАМЕРЕН АКТИВ” от до-

пълнителното поле на мобилното устройство и в последствие САП системата го

разпознава по уникалния номер (ако е коректно въведен) и автоматично попъл-

ва данните за него. Ако САП системата не го разпознае, то този актив ще се

появи при селекция на активите в транзакция YFA и служителят трябва ръчно

да го намери в САП системата и нанесе данните в транзакция YIA и да го

маркира че е инвентаризиран. В края на стъпката, изтрийте стойността

“НАМЕРЕН АКТИВ” през транзакция YFA.

Добавянето на данни за актив, който отсъства от мобилното устройство става

чрез натискане на бутон “+” на екрана със списъка от активи, при което се

визуализират празни полета за попълване.

7.2 Актив извън данните и без етикет

При откриване на актив без етикет и който отсъства от заредените данни, нане-

сете данни за него. Активът се маркира че е намерен със стойност „НАМЕРЕН

АКТИВ” от допълнителното поле на мобилното устройство. Тези данни ще бъ-

дат записани във файл за инвентаризация, който ще бъде импортиран в САП

системата. Този файл е с наименование InAssets.txt. Когато файлът се импорти-

ра в САП системата, то този актив ще се появи при селекция на активите в тран-

закция YFA и служителят трябва ръчно да го намери и нанесе данните му в

транзакция YIA и да го маркира че е инвентаризиран. Ако актива не бъде наме-

рен в САП системата, то следва че за него трябва да се създаде основен запис и


Стр 39

през транзакция YFA, стойността “НАМЕРЕН АКТИВ” се сменя със стойността

“ЗА ОСНОВЕН ЗАПИС В САП”. Активи, за които се установи че са собстве-

ност на служители или чужда собственост, да бъде изтрита стойността “НАМЕ-

РЕН АКТИВ” и се остави празно полето (както и за активите, за които е изясне-

но под кой номер са в САП системата).

7.3 Актив присъстващ в данните, но с баркод, който не може да

се прочете от мобилното устройство

При наличие на актив с нечетим баркод или други, извършващия инвентариза-

цията намира ръчно актива в списъка от баркод четеца по описание или инвен-

тарен номер, внася резултата от инвентаризацията и отбелязва че актива е за

смяна на етикет чрез стойността от допълнителното поле „ЗА СМЯНА ЕТИ-

КЕТ”. След това, за да разпечатате нов етикет следвайте инструкциите в точка

11 Необходимост от разпечатване на нови етикети.

7.4 Актив преднамерено оставен без залепен етикет

В системата присъстват активи, на които умишлено няма да бъде залепен етикет

– например USB памет поради невъзможност или други причини. В този случай

извършващия инвентаризацията ще процедира както в случая на актив без ети-

кет. Ще въведе всички налични данни и ще маркира актив, че е „НАМЕРЕН

АКТИВ”. В последствие ще го селектира чрез транзакция YFA, че е намерен ак-

тив, ще го намери ръчно в САП системата и ще му въведе ръчно данните през

транзакция YIA.


Стр 40

8 Експорт на данните от мобилните устройства с ре-

зултатите от фактическата инвентаризация

Експорта се осъществява след свързване на баркод четеца с компютъра работна

станция чрез зареждаща (докинг) станция. На работната станция се генерира

файл за импорт в САП системата чрез комуникационния софтуер на мобилното

устройство.

За целта отново се избира функцията „Синхронизация” от началния екран на

програмата. От приложението за инвентаризация на мобилното устройство се

избира опция за експорт на ДМА (подобна на началната синхронизация за им-

порт от САП системата в мобилното устройство), която записва файла в дирек-

торията на компютъра FM. След импортиране на файла в САП системата, той

автоматично се изтрива от директорията FM и се архивира в директория

SAPARCH, от където може да бъде деархивиран при необходимост.

Функцията Синхронизация се използва единствено при поставен мобилен ком-

пютър на зарядната станция (docking station) и осигурена връзка към настолния

компютър (PC).

N.B. След експорта на файла от мобилното устройство към САП

системата, данните в него се изтриват.

Експорта на файла се извършва в края на инвентаризацията на

сградата!

Повторен експорт на данни към мобилното устройство да се из-

вършва САМО ЗА ТЕЗИ АКТИВИ, КОИТО НЕ СА ИНВЕНТА-

РИЗИРАНИ! (техния списък може да извадите от инвентарната

ведомост).


Стр 41

9 Въвеждане на данните за фактически намерените ак-

тиви в САП

Файлът за импорт в САП системата се намира в директория FM.

Наименованието на този файл е InAssets.txt

Формата на съдържанието му е в следния вид:

Данните за намерените количества другите променени данни при инвентариза-

цията се въвеждат автоматично в САП системата чрез транзакцията за инвента-

ризация YIA.


на активи



Стр 42

Въведете данните, отметнете Промяна на количества и Импорт на описа от файл

„ДА” и изпълнете чрез натискане на бутон .


полето

Коментари


ризация



ция

Избор чрез

стрелката

или F4.






стъпка

Избор чрез

стрелката

или F4.




стрелката

или F4.




стрелката

или F4.



ция


положение

Избор чрез

стрелката

или F4.




те


стрелката

или F4.



Стр 43

Системата информира дали файла е импортиран успешно или дали има грешки

и какви са те.

При наличие на грешки се появяват съобщения за грешки, като:

Например ако е грешен кода на стята:


Стр 44

При необходимост резултата може да бъде коригиран ръчно с помощта стъпка

“Промяна на количества” от транзакцията за инвентаризация YIA.

Достъп през меню Инвентаризация на

ДМАИнвентаризация на активи


Въведете данните, отметнете Промяна на количества и Импорт на описа от файл

„НЕ” и изпълнете чрез натискане на бутон .


полето

Коментари


ризация



ция

Избор чрез

стрелката

или F4.




ния код от пред-

ходната стъпка

Избор чрез

стрелката

или F4.




стрелката

или F4.




стрелката



Стр 45

или F4.



ция


положение

Избор чрез

стрелката

или F4.




те


стрелката

или F4.

Ако искате да промените тук стойността на допълнителното поле за актив, из-

бирате колоната „Номенклатура” и реда на който е съответния актив.


Стр 46

С помощта на F4, избирате желаната стойност и маркирате актива:


Стр 47

Ако искате да промените тук Ползвател на актива, избирате колоната „Поле за

класификация 2” и реда на който е съответния актив и маркирате подходящата

стойност.


Стр 48

10 Генериране на сравнителна ведомост за инвентари-

зираните активи с резултатите и други справки

10.1 Инвентаризационна ведомост

Сравнителната или Инвентаризационната ведомост се генерира в САП система-

та чрез изпълнение на третата стъпка на транзакцията за инвентаризация YIA.

Тя показва какво е наличното количество по счетоводен запис, какво е реалното

количество от актива, дали има липси и излишъци и каква е тяхната стойност.


активи


Въведете данните, изберете Инвентаризационна ведомост, маркирайте ALV

Грид и изпълнете транзакцията чрез бутон .


полето

Коментари


ризация



Избор чрез

стрелката



Стр 49

ция или F4.






стъпка

Избор чрез

стрелката

или F4.




стрелката

или F4.




стрелката

или F4.



ция


положение

Избор чрез

стрелката

или F4.




те


стрелката

или F4.

На екрана се появява списък с активите участващи в Инвентаризационната

ведомост, като първата колона е дали активът е инвентаризиран или не. В този

списък могат да се правят справки по всички колони.

Избира се колоната, по която ще филтрираме (например искаме списък само на

инвентаризираните активи).

Избираме “Настройване филтър” чрез бутон .


Стр 50

Въвеждаме желаната стойност (в случая само инвентаризираните активи или

)


Стр 51

На екрана се появява списък само с активите, които са преминали инвентариза-

ция:

По подобен начин може да се намери конкретен актив в списъка по име:

Избира се колоната “Наименование” и избираме “Настройване филтър” чрез бу-

тон . Въвеждаме част от името на актив заградено със знак звезда * и въ-

веждаме чрез бутон .


Стр 52

На екрана се явява само актива, който търсим.

Чрез филтриране на данните по списъка изведен от Инвентарната ведомост чрез

транзакцията за Инвентаризация YIA, могат да се получат списъци на активите

селектирани по:

Номер на актива от САП системата

Описание на актива

Инвентарен номер

Сериен номер

Стойност на актива

Местоположение

Стая

Ползвател

Номенклатура на допълнителното поле

Инвентарна забележка

Липси (в количество и стойност)

Излишъци (в количество и стойност)


Стр 53

Инвентаризационната ведомост може да бъде разпечатана на хартиен носител

чрез транзакция YIA.


на активи


Въведете данните, отметнете Инвентаризационна ведомост, Форма на списъка:

Отчет и изпълнете транзакцията чрез бутон .


полето

Коментари


ризация



ция

Избор чрез


F4.




мения код на


Избор чрез


F4.





F4.







Стр 54

F4.



ция


положение

Избор чрез


F4.




те



F4.

На екрана се визуализира Инвентаризационна ведомост във формат на отчет.

За да бъде разпечатан на хартиен носител, този отчет, от меню Списък се избира

Печат.


Стр 55

10.2 Други справки

Чрез стандартна транзакция S_ALR_87011981, могат да се получат списъци на

активите селектирани по:

Фирмен код

Клас активи

Сметка активи

Инвентарен номер

Сериен номер

Номер на актива от САП системата

Описание на актива

Година на придобиване

Година на капитализация


Стая

МОЛ

Ползвател

Доставчик на актива

Мерна единица на актива

Количество

Дата на последна инвентаризация

Инвентарна забележка

Производител

Извадени от употреба активи

Амортизационна област

Достъп през меню Инвентаризация на ДМАСправкиСправки

за активи

Достъп чрез транзакция S_ALR_87011981


Стр 56

Въведете данните и изпълнете транзакцията чрез бутон .


полето

Коментари


активи

О Въведете фир-

мен код

Избор чрез

стрелката

или F4.

Отчетна дата Дата за справка R Въведете дата Избор чрез

стрелката

или F4.

Клас активи Клас на активи

за справка

О Въведете клас на

активи

Избор чрез

стрелката

или F4.

Чрез бутон , може да се изведе селекция на активи по всички полета на ос-

новния запис на актива (например инвентарен номер).



Стр 57

На екрана се визуализира списък с активите:

Този списък може да бъде представен във формата на ALV грид чрез бутон

:

И съответно експортиран на локален файл чрез бутон .


Стр 58

Маркирайте желания от вас формат – например “електронна таблица”

Въведете директория за експорт и име на файла по ваш избор, след което натис-

нете бутон „Generate”.

10.3 Намерени активи

Справка за намерените активи може да бъде изведена чрез транзакция YFA.


ДМАСправкиНамерени активи

Достъп чрез транзакция YFA

Въведете данните и изпълнете транзакцията с натискане на бутон


лето

Коментари



Стр 59

Дата Дата на инвен-

таризация

R Въведи дата на


Избор чрез

стрелката

или F4.



R Въведи фирмен

код на инвентари-

зация

Избор чрез

стрелката

или F4.

На екрана се визуализира списък с активи, които са „намерени” активи и систе-

мата автоматично не е открила номерата им в основния списък активи.

След откриване на актива, тази стойност може да се изтрие чрез бутон и

изтриване на полето от клавиатурата:

Системата информира за направени промени. Продължете чрез избор „ДА” или

откажете чрез избор „НЕ”.


Стр 60

В процеса на работа всеки актив маркиран с една от тези стойности на допълни-

телното поле, може да бъде маркиран с друга от това поле. Например, за актив

маркиран като „НАМЕРЕН АКТИВ”, след като бъде намерен в САП системата

и се установи че е за смяна на етикет, може да му бъде сменена стойността на

това поле със стойността „ЗА СМЯНА ЕТИКЕТ”. Така той ще излиза в списъка

на активите, които са за смяна на етикет и няма да излиза вече в списъка на ак-

тиви които са намерени актив.

Списъкът генериран в тази транзакция може да бъде експортиран на локален

файл чрез натискане на бутон .

От падащото меню изберете “локален файл”.

Маркирайте желания от вас формат – например “електронна таблица”


Стр 61

Въведете директория за експорт и име на файла по ваш избор, след което натис-

нете бутон „Generate”.

В посочената директория ще се появи съответния файл, който може да обработ-

вате. Намиращите се в него активи търсите в САП системата, за да установите

на кой актив отговарят. При намирането на съответствие, стартирате транзакция

YIA, избирате този актив, избирате Промяна на количества, Импорт на описа от

файл: “НЕ” и въвеждате данните.


Стр 62

11 Необходимост от разпечатване на нови етикети.

При необходимост от разпечатване на нови етикети, комисията идентифицира

активите в САП системата, които след импорта са маркирани със стойността

„ЗА СМЯНА ЕТИКЕТ”.

Това идентифициране ще става с изпълнение транзакция YIA.


активи


Въведете данните, отметнете Инвентаризационна ведомост и Форма на описа:

ALV Грид и изпълнете чрез натискане на бутон .


полето

Коментари


ризация



ция

Избор чрез

стрелката

или F4.




мения код на

Избор чрез

стрелката



Стр 63

инвентаризация или F4.




стрелката

или F4.




стрелката

или F4.



ция


положение

Избор чрез

стрелката

или F4.




те


стрелката

или F4.

Изберете колоната съдържаща стойностите на допълнителното поле с мишката

на компютъра и натиснете бутон за филтър :

Въведете стойността „ЗА СМЯНА НА ЕТИКЕТ” и изберете бутона за потвърж-

даване .


Стр 64

На екрана се появява списък само на активите, които са маркирани „ЗА СМЯНА

ЕТИКЕТ”.

Изберете бутон , за да експортирате този списък на локален файл.


Стр 65

От локалния файл копирайте номерата на активите, които са за смяна на етикети

и ги поставяте в транзакцията за печат на етикети на активи YPA.

Поставяте копираните номера в колоната от полета Единична стойност и пот-

върждавате с изпълнение на бутон .


Стр 66

Служител на министерството, в ролята си на член на комисията, копира номера-

та на активите резултат от справката и ги попълва в екрана за селекция на тран-

закцията за разпечатване на етикети и разпечатва съответните етикети, които

впоследствие залепва физически на активите.


Стр 67

12 Бракуване на активи – Предложение за бракуване

При наличие на активи за бракуване, от САП системата се извежда предложе-

ние съдържащо списък с активи за бракуване, като този списък съдържа марки-

раните „ЗА БРАК” активи в процеса на инвентаризация.

Извеждането на този списък става с транзакция YPS.


ДМАСправкиПредложение за бракуване на

активи

Достъп чрез транзакция YPS

Въведете данните и изпълнете транзакцията с бутон :


лето

Коментари

Дата Дата на инвен-

таризация

R Въведи дата на


Избор чрез

стрелката

или F4.



R Въведи фирмен

код на инвентари-

зация

Избор чрез

стрелката

или F4.



Стр 68

На екрана се визуализира Предложение за бракуване, което може да се разпеча-

ти чрез въвеждане на съответния принтер в появилия се прозорец за печат или

от преглед на документа от меню Текст на транзакцията, чрез избиране на Пе-

чат.


Стр 69

13 Бракуване на активи – Протокол за бракуване

След одобрение на предложението от съответната инстанция, се разпечатва

протокол за бракуване на активи от САП системата.

На неодобрените за бракувани активи трябва да бъде махната стойността “ЗА

БРАК” през транзакция YIA и избиране на Промяна на количества, Импорт на

описа от файл “НЕ”. Запазете промените с бутон .

Стартирайте транзакция YIA, Инвентаризационна ведомост, Форма на описа

ALV Грид. Филтрирайте селектираните активи по колона номенклатура, така че

да останат само активите маркирани “ЗА БРАК”.

Експортирайте данните на локален файл чрез бутон , като изберете лока-

лен файл, електронна таблица, име и директория за генериране на файла. Така

от файла може да изведете номерата на активите, които следва да попълните в

транзакция YASCR.


Стр 70

Извеждането на Протокол за бракуване на активи става с транзакция YASCR.


ДМАСправкиПротокол за бра-

куване на активи

Достъп чрез транзакция YASCR

Въведете данните и изпълнете транзакцията чрез бутон :


полето

Коментари

Фирмен код Фирмен код R Избор чрез F4

Номер на актив Номер на актив R Избор чрез F4

Подактив Подактив номер R Избор чрез F4

Финансова го-

дина

Финансова го-

дина

O Данните се въ-

веждат ръчно,

без избиране от

списък

Амортизационна

област

Амортизационна

област

O Избор чрез F4

Протокол номер Протокол номер O Данните се въ-



списък

Дата Дата O Данните се въ-



списък

Председател Председател O Данните се въ-





Стр 71

списък

Член N 1 Член N 1 O Данните се въ-



списък




списък




списък




списък

Заповед номер Заповед номер O Данните се въ-



списък




списък

И намери И намери O Данните се въ-



списък

В експлоатация

от

В експлоатация

от




списък

А в поделението

на

А в поделението

на




списък




списък

Първоначална

стойност

Първоначална

стойност




списък

Амортизация до

края на отчетния

месец

Амортизация до

края на отчетния

месец




списък


Стр 72

Техническо

състояние

Техническо

състояние




списък

Причини за това

състояние

Причини за това

състояние




списък

Виновни (Няма

виновни)

Виновни (Няма

виновни)




списък

На основание На основание O Данните се въ-



списък

Получените ма-

териали да се

Получените ма-

териали да се




списък

Гр. (с.) Гр. (с.) O Данните се въ-



списък

Ръководител Ръководител O Данните се въ-



списък

Актива е ликви-

диран в присъст-

вието на коми-

сия чрез

Актива е ликви-

диран в присъс-

твието на коми-

сия чрез




списък

Гл.Счетоводител Гл.Счетоводител O Данните се въ-



списък

МОЛ МОЛ O Данните се въ-



списък


Стр 73

На екрана може да визуализирате документа чрез предпечатен преглед и да го

разпечатате като изберете меню Текст на транзакцията, чрез избиране на Печат.:


Стр 74

14 Промяна на основните записи на активите.

След края на инвентаризацията новите данни (промените) се записват от систе-

мата автоматично в съответните полета на основните записи на активите. Това

става чрез транзакция YIA.


ДМАИнвентаризация на активи


Въведете данните, изберете Инвентаризационна ведомост, форма на описа :

ALV Грид и изпълнете чрез бутон .


полето

Коментари


ризация


от предходната

стъпка

Избор чрез

стрелката

или F4.






стъпка

Избор чрез

стрелката

или F4.




стрелката



Стр 75

или F4.




стрелката

или F4.



ция


положение

Избор чрез

стрелката

или F4.




те


стрелката

или F4.

Изберете “Промяна активи” от меню “Активи” на транзакцията (YIA).

Системата информира че ще бъдат обновени основните записи на активите с

данните от инвентаризацията. Продължете с „ДА”, откажете с „НЕ”.


Стр 76

Полетата, които се обновяват в основния запис на актива са :

Количество


Стая

Ползвател

Забележка в свободен текст

Системата информира дали има грешки при обновяване на данните в основните

записи на активите.

За да видите резултата от промяната и наличните грешки, изберете „Резултат от

промяна” на меню „Активи” от транзакцията.


Стр 77

Визуализира се списък с промените и грешките.

Промени в основните записи на активите могат да се направят и с ръчно въвеж-

дане на данни през транзакция AS02 или ако само се преглеждат активите се

ползва транзакция AS03.

Достъп през меню Инвентаризация на ДМАОсновни записи на

активиПромяна на основен запис на актив, Прег-

лед на основен запис на актив

Достъп чрез транзакция AS02, AS03


Стр 78

В САП системата се пази информация за извършените промени. От транзакция

„Промяна на основен запис на актив”, при избиране на Среда->Промени доку-

менти->На актив/На поле, могат да се видят промени в Основния запис на акти-

ва (например намереното количество).

На екрана се визуализират всички промени, които са правени по полетата на ак-

тива с информация кога е промяната и от кой потребител.

КРАЙ НА ДОКУМЕНТА

Documents

Инвентаризация на дълготрайни материални активиfmis.minfin.bg/all_docs/YAAINV.pdf · Документация за крайния потребител