1

İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemleri

Konu; İş Sağlığı ve Güvenliği Yönetim Sistemleri

Konunun genel amacı; Katılımcıların, iş sağlığı ve güvenliği alanında yaygın olarak kullanılan iş sağlığı ve güvenliği yönetim sistemi belgelendirme standartları hakkında bilgi edinmelerini sağlamaktır.

Öğrenme Hedefleri

Bu dersin sonunda katılımcılar, yönetim sistemlerinin kurulmasını, uygulamaya geçirilmesini ve sürdürülmesini açıklar.

Konunun alt başlıkları

• ILO OHS 2001, TS OHSAS 18001, BS 8800 • TS ISO EN 9000, TS ISO EN 14001 • Politika belirleme ve planlama • Kontrol ve düzeltici - önleyici faaliyetler • Kayıt ve tetkik

ISO–9000

2

Kalite Nedir?

Standarda göre;

“Kalite, bir ürünün veya hizmetin, belirlenen veya olabilecek ihtiyaçları karşılama kabiliyetine dayanan, özelliklerin toplamı.”

ISO 9000 standartları, girdi malzemeden yan sanayi seçimine, veri kontrolünden veri değerlendirmeye, personel eğitiminden proses kontrolüne, planlamadan denetime, pazarlamadan dağıtıma kadar olan geniş bir yelpazede kalite kavramının ağırlığını hissetmektedir.

Ürünlerin ve hizmetlerin kalitesi sorunu, kendi içinde kalitenin niceliksel ve niteliksel açıdan ihtiyaçlarla olan ilişkisini gündeme getirmektedir. Kalitenin niceliği, niteliği ve ihtiyaçlarla olan bağlantısı dikkate alındığında, göreli kalite, kalite ölçüsü, kalite düzeyi gibi kavramlardan yararlanılır. Bu kavramlar birer projeksiyon işlevi üstlenerek, ürünlerin ve hizmetlerin mükemmellik derecelerini ve teknik düzeylerini saptamada, açıklayıcı güçlerinden dolayı bize yardımcı olurlar.

Kalite, ihtiyaçlarımızın değişkenliğinden etkilendiği gibi, sunulan üründen, üretimin ve hizmetlerin yenilenmelerinden de etkilenir. Bu etkilenmelerden dolayı sürekli olarak değişir ve bu değişme içinde yeni nitelikler kazanarak farklı boyutlarda karşımıza çıkar. Bu da, kalitenin içeriğini oluşturan karakteristikleri çoğaltır, karmaşıklaştırır.

Müşterilerin beklentilerine tam olarak cevap verebilen bir ürün

ve hizmetin kalitesini belirleyen belli başlı karakteristikler

şunlardır:

• Uygunluk • Güvenlik • Maliyet • Dayanıklılık • Servis İmkanları • Performans • Estetik

KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ NEDİR? Bir organizasyonu kalite bakımından idare ve kontrol için gerekli yönetim sistemidir. Kurulacak ve sürekli yürütülecek bu sistem ile beklentilerin karşılanması ve sürekli olarak iyileştirme sağlanması

3

hedeflenmektedir. Neden Kalite Yönetim Sistemi

Kalite, ürünlerin ve hizmetlerin niceliğinde ve niteliğinde

çeşitliliği, farklılığı, yeniliği içeren sürekli bir arayış olduğundan,

ürünlere ve hizmetlere ilişkin şartnameler ve standartlar tek

başına yeterli olmamaktadır. Bu nedenle, ürün ve hizmetlerin kalitesine ilişkin eksikliklerin giderilmesine yönelik olarak, Kalite Güvence Sistemi’nin standartları ve kuralları geliştirilip, devreye sokulmuştur. Planla, Uygula, Kontrol et, Önlem al çevrimi kaliteyi iyileştirmek, müşteri memnuniyetini sürekli kılmak ve rekabette öncü olmanın kilit yöntemlerindendir.

Kalite Yönetim Sisteminin Yararları

• Müşteri memnuniyetinin sağlanması • Kalite seviyesinin iyileşmesi • Müşteri şikâyetlerinin düşürülmesi • Standartlara uygunluğun sağlanması • Yeni kar alanlarının yaratılması • Yeni pazarlara ulaşılması • Daha az hata ve daha az yeniden işleme ile maliyetlerin düşürülmesi • Verimlilik • Rekabet üstünlüğü sağlanması • Güvenilirlik • Kalitenin herkesin sorumluluğunda olması, çalışanların ve

müşterilerin bilinçlenmesi • Çalışma ortamının iyileştirilerek çalışanların mutluluğunun

sağlanması • Değişen firma imajı

olarak kısaca özetlenebilir.

STANDARDİZASYON NEDİR?

Standardizasyon, belirli bir faaliyetle ilgili olarak ekonomik fayda sağlamak üzere bütün ilgili tarafların yardım ve işbirliği ile belirli kurallar koyma ve bu kuralları uygulama işlemidir.

STANDART NEDİR? Standardizasyon çalışması sonucu ortaya çıkan belge, doküman veya eserdir.

4

KALİTE Kaliteyi; Bir mal ya da hizmetin bir gerekliliği karşılayabilme yeteneklerini ortaya koyan karakteristiklerin tümü şeklinde veya belirli bir malın veya hizmetin, tüketicinin isteklerine uygunluk derecesi olarak tanımlayabiliriz. Kalite kavramı zaman içerisinde çeşitli değişiklikler geçirmiştir. Bu değişimleri dört aşamada inceleyebiliriz: 1) Muayene 2) İstatistiksel Kalite Kontrol 3) Toplam Kalite Kontrol 4) Toplam Kalite Yönetimi. Kalitede kimlik değişimi aşağıdaki Çizelge de özetlenmiştir.

Çizelge: Kalitede Kimlik Değişimi

BELİRLEYİCİ ÖZELLİKLER

MUAYENE İSTATİSTİKSEL KALİTE KONTROL

TOPLAM KALİTE KONTROL

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ

Temel İlke Meydana çıkarma

Kontrol Eşgüdüm, İşletme Süreç ve insan odaklılık: sürekli gelişme

Kaliteye Bakış Açısı

Çözülmesi gereken bir problem

Çözülmesi ve izlenmesi gereken bir problem

Tasarım aşamasında yaratılan unsur, kalitesiz ise ortaya çıkmadan önlenmesi gereken problem

Koşulsuz müşteri tatmini

Vurgu Standart ürün

Muayenenin azaldığı standart ürün

Tüm üretim hattında, Tasarımdan pazarlamaya tüm hatlarda fonksiyonel gruplarda kalitesizliğin önlenmesi

Başta yönetim süreçleri olmak üzere tüm süreçlerde ”Kalite” nin paylaşılan vizyon olması ve birey kalitesinin arttırılması

Yöntem Örnekleme ve ölçme

İstatistiksel araçlar ve teknikler

Programlar ve sistemler

Yönetim anlayışı ve sistemi

Kalite uzmanlarının rolü

Muayene

Sorunu saptama ve istatistiksel yöntemlerin uygulanması

Kalitenin ölçümü, planlanması ve programı

Kalitenin oluşturulmasında sinerjinin sağlanması

Kalite sorumlusu

Muayene bölümü

Üretim ve mühendislik bölümü

Üst yönetim, tüm bölümler

Üst yönetim, tüm bölümler ve işletmedeki tüm bireyler

Temel yaklaşım Kalitede muayene

Kalitede kontrol Kalitede yapılanma Yaratılan kalite

5

ISO NEDİR? Uluslararası Standardizasyon Teşkilatı – International Standardization Organization 1947 yılında Cenevre’de kurulan ISO; teşkilat, madde, mamul, usul, hizmet ve deneylerle ilgili standartlar hazırlayıp yayınlayan bir kuruluştur.

ISO 9000 NEDİR? ISO 9000, gerek bir kalite sistemi oluşturmak, gerekse mevcut bir kalite sistemini değerlendirmek amacıyla kullanılabilen bir kalite yönetim sistemi modelidir.

ISO 9000 SİSTEMİNİN KURUMA KATKILARI

• Karlılığı ve verimliliği artırır • Etkin bir yönetim sağlar. • Tüm faaliyetlerde geniş izleme ve kontrol sağlar.

ISO 9000:2008 2000 yılında yapılan revizyonla 1994 yılında belirlenen standartlar geliştirilerek tek bir standart oluşturulmuştur. ISO 9000:2000 kalite yönetim sisteminin şartlarını belirleyen bu standart kuruluşlar tarafından sistem kurmak amacıyla kullanılmaktadır.

Son olarak 2008 yılında revize edilen standartta küçük çaplı değişiklikler yapılarak, 14001 ve TS (OHSAS) 18001 standartları ile uyumu artırılmaya çalışılmıştır.

ISO 9000:2008 standardının özellikleri:

• Uygulama ön planda tutulmuştur • Süreç yaklaşımı esas alınmıştır • Hizmet sektörüne de yer verilmiştir • Çevre yönetim standardıyla uyum sağlanmıştır.

ISO 9000:2008 standardının 8 ana başlığının açılımı: 1)- Kapsam 2)- Referanslar 3)- Terim ve tanımlar 4)- Kalite yönetim sistemi 5)- Yönetim sorumluluğu 6)- Kaynakların yönetimi 7)- Ürün (hizmet) gerçekleştirme 8)- Ölçüm, analiz ve iyileştirmedir

6

Standardın Uygulama Sistematiği: Yaptığını Söyle/Yaz .....................Doküman (Prosedür ve Talimat) Söylediğini/Yazdığını Yap................Uygulama Yaptıklarını Kaydet .....................Gerçekler (Form, Rapor, Yazışma) Sonuçları Kontrol Et ......................Gözden Geçirme Farklılıklar İçin Harekete Geç...........Düzeltici Faaliyet Şeklinde ifade edilebilir. Standartta temel alınan 8 kalite yönetim prensibi: 1- Müşteri odaklılık 2- Liderlik 3- Çalışanların katılımı 4- Süreç yaklaşımı 5- Sistem yaklaşımı 6- Sürekli iyileştirme 7- Gerçeklere dayalı karar verme 8- Tedarikçilerle çıkar ortaklığına dayalı ilişki Standartta yer alan 8 kalite yönetim prensibi içerisinden önemli görülen; müşteri odaklılık, liderlik, çalışanların katılımı, süreç yaklaşımı kavramları aşağıda açıklanmıştır.

Müşteri Odaklılık: Mal ya da hizmet alan herkes müşteridir. İç Müşteri: Kurumun her birimi birbirinin müşterisidir. Üst yönetim müşteri memnuniyetinin arttırılması amacına yönelik, müşteri şartlarının belirlenmesi ve yerine getirilmesini sağlamalıdır.

Bu bağlamda; • Müşterinin hoşnut edilmesi • Müşterinin hedeflerinin bilinmesi • Müşteriyle düzenli olarak bir araya gelinmesi • Müşterilerle kuruluş hedeflerinin paylaşılması ve sürekli iyileştirilmesi • Tasarımdan başlayarak müşterinin beklentilerinin araştırılması • Çalışanların tümünün müşteriye sunulan hizmet veya ürünün

kalitesinden sorumlu olması • Müşteri memnuniyetinin düzenli olarak ölçümlenmesi

Müşteri odaklılığın sağlanması durumunda pazar payının artması, müşteri için nasıl değer üretileceğinin açık bir biçimde anlaşılması ve uzun vadeli başarı sağlanabilir. TKY’nin esaslarından biri müşteri memnuniyetinin ve beklentilerinin karşılanmasıdır. Kuruluşların hizmet sunduğu kişileri (müşteriyi),verdikleri kamu hizmetinin nihai değerlendiricisi olarak kabul ederek ihtiyaçlarını,

7

beklentilerini doğru algılamaları gerekir. Hizmet sunulan kişilerin beklentilerini anlamak, sunulan hizmetten memnuniyetlerini tespit etmek için; öneri ve şikâyet kutuları, anketler, başvuru masaları, vs. araç olarak kullanılabilir.

Üst Yönetimin Rolü (Liderlik ve Amacın Tutarlılığı) TKY yaklaşımlarında yönetimin çok büyük sorumluluğu vardır. Başarılı bir TKY uygulaması, üst yönetimin bu konuda kararlı ve ciddi olduklarını göstermeleriyle başlar. Genel Müdür Yardımcıları, Daire Başkanları, müdürler gibi yöneticiler de bu mesajın kuruluşun tüm kademelerine etkin bir şekilde yayılması yönünde kilit rol oynayacaktır. Kurumun en üst yöneticisi (Bakan, Kurum Başkanı, Genel Müdür vb.) TKY uygulamasının her aşamasında faaliyetlere bizzat katılmalıdır. Bu katılım sadece yeni anlayışa geçildiğini ve değişim sürecinin bağladığını vurgulayan bir bildiri yayınlamaktan ibaret kalmayacak, TKY konusundaki uygulamalara katılarak ve gerekli kaynakları sağlayarak bu konudaki inançlılığını kararlı bir biçimde sergileyecektir. Bu tür bir yaklaşım tüm çalışanları TKY konusunda heveslendirecek ve sürece katılımlarını kolaylaştıracaktır. Değişim sürecinde çalışanların katılımını sağlamak için bir kurum vizyonu oluşturulmalıdır. Lider vizyonu belirledikten sonra bunu etkin bir şekilde başta çalışanlar olmak üzere tüm paydaşlara aktarmalı ve sahiplenmelerini sağlamalıdır. Bu da ancak bireylerin kuruluşun vizyonu çerçevesinde kendi bireysel vizyonlarını yaratabildikleri, vizyonun kendi gelişimlerine sağlayacağı katkıyı görebildikleri sürece mümkün olur. Bu nedenle lider, paydaşların gelecekteki beklentilerini doğru olarak anlamalı ve vizyonun bu beklentileri nasıl karşılayacağını açıkça anlatmalıdır.

Çalışanların Gelişimi ve Katılımı TKY uygulamasının temel gereklerinden biri tüm çalışanların bu sürece katılımının sağlanmasıdır. TKY sürecine katılım demek, çalışanlara yaptıkları işle ilgili gerekli yetki ve sorumluluğun verilmesi, çalışanların iş kararlarının verilmesinde ve kalite geliştirme prosesinde yer almasıdır. Çalışanların motivasyonunu artırmada kullanılan en etkin yöntemlerden biri tanıma takdir ve ödüllendirmedir. Ödüllendirme sistemi sadece çalışanların memnuniyetini artırmada değil, aynı zamanda çalışanların performansının ölçümünde bir gösterge olarak da kullanılmaktadır.

Süreç Yaklaşımı: Süreç, amaçlanan bir çıktıyı elde edebilmek için kullanılan çeşitli girdiler üzerinde katma değer yaratan faaliyetlerdir.

8

Kaynakları kullanarak girdileri çıktılara dönüştüren her faaliyet bir süreçtir. Süreçleri yapılarına göre, operasyonel süreçler ve yönetsel/destek süreçler olarak iki gruba ayırabiliriz. Operasyonel süreçler kuruluşların kuruluş amaçlarını gerçekleştirmek üzere yaptıkları politika üretme, işsizleri işe yerleştirme, sağlık yardımı yapma, emekli maaşı bağlama gibi faaliyetleri kapsar. Yönetsel süreçler ise aşağı yukarı tüm kuruluşlarda bulunabilen ve operasyonel süreçleri yerine getirebilmek için yapılması gereken personel, muhasebe, idari işler gibi faaliyetleri kapsar. Süreç yaklaşımı, süreçlerin tanımlanmasını ve birbirleri ile etkileşimlerinin gösterilmesini, yönetilmesini ve birlikte süreç sisteminin uygulanmasını kapsar. Bir kuruluşta süreç yönetimine geçilebilmesi için her şeyden önce süreçlerin tanımlı olması gerekmektedir.

Süreçlerin tanımlı olması ise; • Süreç sahiplerinin kim olduğunun belli olması, • Süreçler için süreç akış şemalarının mevcut olması, • Sürecin sınırlarının ve etkileşimlerinin belirli olması, alt ve detay

süreçlerinin tanımlanmış olması, • Sürecin performans göstergelerinin (zaman, işin doğruluğu vb.)

neler olduğu ve bu performans göstergelerinin kuruluş tarafından nasıl ölçüleceğini belirleyen bir sistemin tanımlanmış olması demektir.

Süreç geliştirme çalışmalarında öncelikle süreçler tanımlanmalı, değişkenlikler ölçülmeli, bu değişkenliğin normal olup olmadığı saptanarak, gerekiyorsa düzeltici faaliyetler uygulanarak süreç geliştirilmelidir.

Süreç Yönetimi, Sürekli iyileştirmede yaygın olarak kullanılan araçlardan biri PUKÖ döngüsüdür. Planlama, uygulama, kontrol etme ve önlem alma aşamalarından oluşan çevrimle ulaşılan seviye standartlaştırılır ve başa dönülerek daha ileri seviyelere ulaşmak için çevrim tekrarlanır, böylece sürekli gelişme sağlanır.

Süreçlerle ve Verilere Yönetimi, Gelişmenin belirgin kanıtlarını görebilmek için TKY sürecinin etkin bir şekilde verilerle izlenmesi ve somut göstergelerle ölçülmesi gereklidir. Mükemmelliğe ulaşma yolunda gerçekleştirilen iyileştirme faaliyetleri ancak, paydaşların eğilimlerini de dikkate alan, güvenilir bilgilendirmeye ve sağlam temelli verilere dayandırıldığında başarıya ulaşabilir. TKY’de etkin bir ölçme için öncelikle mevcut durumun saptanması yani başlangıç noktasının belirlenmesi

9

ardından da ilerlemenin uygun göstergelerle izlenmesi gerekir.

TKY sürecinde ölçüm niçin gereklidir sorusunun cevapları şu şekilde sıralanabilir;

• Hizmet alanların beklentilerinin karşılandığından emin olmak için • Somut hedefler koyabilmek ve bu hedeflerin ne kadar gerçekleştiğini

görebilmek için • Çalışanların kendi performanslarını izleyebilmeleri için • Kalite problemlerini belirgin hale getirebilmek ve

önceliklendirebilmek için • Kalitesizlik maliyetlerini ortaya çıkarabilmek için • Kaynakların etkin kullanılıp, kullanılmadığını anlayabilmek için • İyileştirme çabalarının etkinliği hakkında geribildirim alabilmek için

ISO 9000 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNİN ŞARTLARI Kalite yönetim sistemleri, kuruluşları müşteri tatminini arttırmak için desteklerler

ISO 9001:2008 standardında Kalite Yönetim Sistemi Şartlar başlığı altında şu konular ele alınmaktadır:

• Yönetim Sisteminin genel şartları nelerdir? • Dokümantasyonun şartları nedir?

Kalite el kitabı nedir? Dokümanların kontrolü nasıl yapılır? Kayıtların kontrolü nasıl yapılır?

ISO 9000 Kalite Yönetim Sisteminin Genel Şartlar: Kuruluş ISO 9000 Kalite Yönetim Sistemi Standardının öngördüğü şartlara uygun olarak bir kalite yönetim sistemi oluşturmalı, dokümante etmeli, uygulamalı, sürekliliğini sağlamalı ve bunun etkinliğini sürekli iyileştirmelidir. Kalite sistemini geliştirmek ve uygulamak için bir yaklaşım aşağıdaki basamaklardan oluşur:

Müşterilerin (hizmet alanların) ve diğer ilgili tarafların ihtiyaçlarını ve beklentilerini tayin etme

• Kuruluşun kalite politikasını ve hedeflerini oluşturma

10

• Kalite hedeflerine ulaşmak için gerekli olan proses ve sorumlulukları tayin etme

• Kalite hedeflerine ulaşmak için gerekli olan kaynakları belirleme ve sağlama

• Her prosesin etkinliğini ve verimliliğini ölçmek için metotları oluşturma

• Bu metotları her prosesin etkinliğini ve verimliliğini ölçmek için uygulama

• Uygunsuzlukları önlemek ve bunların sebeplerini yok etmek için araçları tayin etme

• Kalite yönetim sisteminin sürekli iyileştirilmesi için bir proses oluşturma ve uygulama

Dokümantasyon Şartları: Dokümantasyon, bir işle ilgili bilgi ve belgelerin bir sistem ve düzen içinde kayda geçirilmesidir. Başka bir deyişle kalite sistemi işleyişinin yazılı ifadeleridir. Kuruluşun iletişim ve faaliyetlerinin her zaman aynı biçimde yapılmasını mümkün kılmak amacını taşır.

Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu;

• Kalite politikası ve kalite hedefleri ile ilgili dokümante edilmiş beyanları,

• Kalite el kitabını, • Bu uluslararası standardın gerektirdiği (dokümanların kontrolü,

kayıtların kontrolü, iç denetim, uygun olmayan hizmetin kontrolü, düzeltici faaliyet, önleyici faaliyet) dokümante edilmiş prosedürleri,

• Kurumun hizmetleri ile ilgili proseslerin etkin planlaması, uygulanması ve kontrolünün güvence altına alınması için ihtiyaç duyulan dokümanları,

• Bu uluslararası standardın gerektirdiği kayıtları içermelidir.

“Dokümante edilmiş prosedür” prosedürün oluşturulmuş, dokümante edilmiş, uygulanmış ve muhafaza edilmiş olduğu anlamına gelir. Kalite yönetim sisteminde kullanılan doküman tipleri şunlardır: A) Kalite El Kitapları: B) Kılavuz C) Prosedür D) Kayıt E) Talimat F) Şartname

11

• Kalite El Kitabı: Kalite El Kitabı Kalite Politikasını içerir, genel istemi göz önüne serer, gözden geçirilmesine yardımcıdır. · Prosedürlere referans verebilir ya da prosedürleri içerebilir. · Kalite Yönetim Sisteminin etkin uygulanabilmesi için gerekli olan prosesleri (süreçleri) ve etkileşimlerini açıklar. · Kalite Yönetim Sistemi elemanlarının tanıtımı ve ilişkilerini kapsar. · Sözleşme gereğince müşteriye verilebilir. · Operasyonlara, yöntemlere dair detay bilgi taşımamalıdır. · ISO 9000:2008’in tüm gerekliliklerini karşılayacak şekilde kolay izlenebilir bir yapısı olmalıdır. · Kalite Yönetim Sistemi prosesleri ve ilişkileri tanımlanmış olmalıdır. · Kısa ve öz olmalıdır. · Kalite ile ilgili aktivitelerdeki sorumlulukları ve yetkileri, öz olarak ve referans standardı karşılamak üzere göstermelidir. · Kapsam dışı bırakmalar için haklı gerekçeler de Kalite El Kitabında açıklanmalıdır.

Kalite El Kitabının Amacı:

• İşletmenin bölümleri ve kişiler arasındaki iletişimi geliştirir. • Kalitenin kuruluşta nasıl yönetildiğini açıklayarak çok değerli bir

eğitim desteği sağlar. • Belirsizlikleri ortadan kaldırarak, sistemi tanımlayarak,

sorumlulukları ve sorumluları belirleyerek çalışanların işlerini daha etkin olarak yerine getirmelerini sağlar.

• Öncelikli olarak “yaptığımızı söylediğimiz şeyi yapıyor muyuz” sonra da “sistem halen ihtiyacımızı karşılıyor mu” sorularının belirlenmesinde periyodik tetkik ve gözden geçirmeler için temel sağlar.

• Kuruluşun müşterilerine, belgelendirme kuruluşlarına ve ortaklarına kalite sisteminin sistematik bir tarzda planlanmış olduğunu gösterir.

• Kuruluşun uluslararası iş gereksinimlerini karşılama yönündeki çabalarını gösteren bir pazarlama aracı olarak kullanılabilir.

ISO 9000:2008 standardına göre, kuruluş, aşağıdakileri içeren bir Kalite El Kitabı oluşturmalı ve sürekliliğini sağlamalıdır: Kalite El Kitabını yazmaya başlamadan önce karar verilmesi gereken üç önemli nokta vardır:

• Dosyalama • Sayfa Düzeni

12

• Dokümantasyon Kontrol

Kalite El Kitabında Neler Yer Alır?

• Kapak: Kuruluşun adı, yayın numarası, tarihi, kopya numarası, onay, sahibinin adı, kontrol durumu

• İçindekiler • Giriş: Kuruluş hakkında kısa bilgi, faaliyet alanı, tarihçesi, yerleşim,

adresler, KEK’in gizli bilgi içerip içermediği, kurum dışına verilip verilemeyeceği

• Dağıtım: Dağıtım listesi, dağıtım formu • Kalite yönetim sisteminin kapsamı ve varsa kapsamdan çıkarmalar

ve gerekçeleri • Kalite yönetim sisteminin yapısı • Politika ve hedefler • Kuruluş, yetki ve sorumluluklar: Kuruluş şeması, kaliteyi etkileyen

faaliyetleri yöneten fonksiyonların görev yetki ve sorumlulukları • Kamu Yönetim Sistemi prosesleri ve birbirleri ile etkileşimleri • Standardın gerekliliklerini karşılayacak şekilde kuruluşun

fonksiyonlarının tanımlanması

Dokümanların Kontrolü: Kalite Yönetim Sisteminin gerektirdiği dokümanlar kontrol edilmelidir. Kayıtlar özel bir tür doküman olup, kalite yönetim sisteminin işlediğinin ispatıdır. Bu sebeple oluşturulmalı ve devam ettirilebilmelidir. Kayıtların belirlenmesi, depolanması, korunması, tekrar ulaşılabilirliği, saklama süresi ve elden çıkarılabilmesi için dokümante edilmiş prosedürler oluşturulmalıdır.

Kontrollü dokümanlarda;

• Hazırlayan • Kontrol eden • Yayın tarihi • Değişiklik numara ve tarihi • Başlık • Sayfa no • Bölüm no tanımlanmış olmalıdır.

13

Prosedür Nedir? Bir işin nasıl yapılacağının anlatıldığı dokümanlardır. Kalite sistem prosedüründe şunlar yer almalıdır:

• Ne yapılacak? • Neden yapılacak? • Nerede kontrol edilecek? • Kim faaliyetten/kontrolden sorumlu? • Nasıl yapılacak/kontrol edilecek? • Ne zaman yapılacak/kontrol edilecek?

Prosedür;

• Bir faaliyetin gerçekleştirilmesi için belirlenen yoldur. • İş sırasını ve sorumlulukları tanımlayan kuruluş kurallarını içerir. • Kalite politikası ve standart şartlarını sağlar. • Etkin olarak uygulanması gerekir. • Kontrollü dokümanlardır.

Prosedür Hazırlığı:

• Dokümantasyon yapısı ve yazım esasları belirlenmeli • Kontrol yöntemi, formatı, numaralandırma sistemi belirlenmeli • Yazılacak prosedürlerin adları, içerikleri belirlenmeli ve yazım

sorumlularına dağıtılmalı

Prosedür Yazımında Temel Yaklaşım:

• Yaptığını söyle • Söylediğini yaz ve yap • Yaptığını ve yaptığın işin sonuçlarını kaydet • Uyum ve etkinlik için denetle (iç denetim) • Bilgi akışını sağla ve devamlı geliştir.

Prosedür Uygulama Sistematiği: Hazırlık...........................İlgili Bölüm Kontrol...........................İlgili Bölüm Onay...............................Yönetim Temsilcisi Yayın..............................Yönetim Temsilcisi Dağıtım...........................Yönetim Temsilcisi Değişiklik........................İlgili Bölüm / Yönetim Temsilcisi

14

Talimatlar: Prosedürlerde tanımlanan faaliyetlerin her biri için gerekli ve uygun olan durumlarda hazırlanan, kontrollü, o spesifik işin nasıl yapılacağını tanımlayan dokümanlardır. Kalite sistem prosedürleri işin nasıl yapıldığını gösteren çalışma talimatlarına atıf yapmalıdır.

İş Talimatları

• Uygulamanın detaylarını tanımlar • Prosedürlere göre daha sık değişir • Ana prosedürü destekler • Çoğunlukla sadece bir bölüme yöneliktir • Kısa, basit, anlaşılabilir şekilde yazılır • Görsel olabilir • Prosedürlere göre daha düşük hiyerarşik seviyede onay gerektirir • Yerel dilde yazılır.

KALİTE HEDEFLERİ: Üst yönetim, ürünün şartlarının yerine getirilmesi için gerekli olanlar da dahil olmak üzere, kalite hedeflerinin organizasyonun ilgili fonksiyon ve seviyesinde oluşturulmasını sağlamalıdır.

• İlgili fonksiyon ve seviyelerde • Ölçülebilir • Kalite politikası ve sürekli iyileştirme taahhüdü ile tutarlı • Ürün ile ilgili gereksinimlerin karşılanmasını da içeren kalite hedefleri

belirlenmelidir.

Kuruluşun hedefleri konulurken,

• Mevcut ve gelecekteki gereksinimleri • Pazar, rakip ve sınıfında en iyi kuruluşların performans analizi • Yönetimin gözden geçirme sonuçları • Mevcut ürün ve süreç performansları ve diğer göstergeler • İlgili tarafların tatmin düzeyleri dikkate alınır.

ISO 9000 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİNDE ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME Kurumların, sundukları hizmetin uygunluğunu göstermek, KYS standartlarına uygunluğunu sağlamak, Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirmek için ihtiyaç duyacağı, izleme, ölçme, uygun

15

olmayan hizmetin (ürünün) kontrolü, analiz ve iyileştirme süreçlerini planlaması ve uygulamasını ifade eder.

İzleme ve ölçme, hizmet alanların kamu hizmetinin sunumundan duydukları memnuniyetin (Müşteri memnuniyeti), Kalite Yönetim Sisteminin planlanmış düzenlemelere, ISO 9000 standardınca belirlenen şartlara uyup uymadığının, etkin uygulanıp uygulanmadığının ve devamlılığının sağlanıp sağlanmadığının ( İç Tetkik), Kalite Yönetim Sistemi süreçlerinin izlenmesini ve mümkün olduğunda uygun araçlarla ölçülmesini ( Proseslerin Ölçüm ve İzlemesi), hizmetin sunumu için belirlenmiş şartların karşılandığının doğrulanması için hizmetin izlenmesini ve izleme kayıtlarının muhafaza edilmesini (Ürünün İzlenmesi ve Ölçülmesi)

Uygun Olmayan Hizmetin (Ürünün) Kontrolü Kurumlar tarafından hizmetin tasarlanması ve sunumu için belirlenmiş şartlara uymadığı anlaşılan hizmetlerin tespit edilmesi ve uygulanmamasını sağlamak üzere kontrol altına alınmasını,

Verilerin Analizi, Kurumların KYS’nin uygunluğunu ve etkinliğini göstermek, sistemin etkinliğini sağlamak üzere iyileştirmelerin nerede yapılabileceğini değerlendirmek için uygun verileri belirlemesini, toplamasını ve analiz etmesini,

İyileştirme ise Kurumların, kalite politikası, kalite hedefleri, iç tetkik sonuçları, veri analizi, düzeltici ve önleyici faaliyetleri ve yönetimin gözden geçirmelerini kullanmak suretiyle KYS’nin etkinliğinin sürekli iyileştirilmesini, ifade eder.

İyileştirme Faaliyetleri: a) Düzeltici Faaliyet: Organizasyon, tekrarını önlemek amacıyla uygunsuzlukların nedenini ortadan kaldıracak düzeltici faaliyetleri başlatmalıdır. Düzeltici faaliyet karşılaşılan uygunsuzluğun etkilerine uygun olmalıdır.

Dokümante edilmiş prosedür;

• Uygunsuzlukların gözden geçirilmesi (müşteri şikayetleri dahil olmak üzere)

• Uygunsuzlukların nedenlerinin belirlenmesi • Uygunsuzlukların tekrarlanmamasını sağlamak için faaliyete olan

ihtiyacın değerlendirilmesi • Gerekli faaliyetin belirlenmesi ve uygulanması

16

• Başlatılan faaliyetin sonuçları ve kayıtları • Başlatılan düzeltici faaliyetin gözden geçirilmesi için şartları

tanımlamak için oluşturulmalıdır.

b) Önleyici Faaliyet: Organizasyon, oluşmasını önlemek amacıyla potansiyel uygunsuzlukların nedenlerini ortadan kaldırmak için önleyici faaliyeti belirlemelidir. Önleyici faaliyetler potansiyel problemlerin etkilerine uygun olmalıdır. Dokümante edilmiş prosedür;

• Potansiyel uygunsuzlukların ve sebeplerinin tanımlanması • Uygunsuzlukların olmasını önlemeye yönelik faaliyete olan ihtiyacın

değerlendirilmesi • Gerekli faaliyetin belirlenmesi ve uygulanması • Başlatılan faaliyetin sonuçlarının kayıtları • Başlatılan önleyici faaliyetin gözden geçirilmesi için şartları

tanımlamak için oluşturulmalıdır.

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ Toplam Kalite Yönetimi-TKY, sadece ürün ve hizmet kalitesi ile ilgili olmayıp günümüzün çağdaş bir yönetim anlayışıdır. TKY, müşteri beklentilerini her şeyin üzerinde tutan ve müşteri tarafından tanımlanan kaliteyi, tüm faaliyetlerin yürütülmesi sırasında ürün ve hizmet bünyesine oluşturan bir yönetim biçimidir. En basit açıklaması ile TKY; TOPLAM = Herkesin katılımı, KALİTE = Müşteri gereksinim ve beklentilerinin tam olarak karşılanması, YÖNETİM =Kaliteli ürün ya da hizmet için bütün koşulların sağlanması. TKY’ nin başlıca özelliği, kalitenin geleneksel yaklaşımda olduğu gibi sadece bir bölümün değil, kurumun bütün bölümlerinin, bütün personelinin görevi olduğudur. Bu, kurumların en üst amirinden Daire Başkanı, Şube Müdürü, Şef ve memurlara kadar Kurumun tüm personelini ve hizmet verdiğimiz vatandaşları ve mal ve hizmetlerimizi aldığımız tedarikçileri de içeren bütüncül bir süreçtir. TKY’ inde kalite, kontrol ile değil, üretim ile elde edilmektedir. Hataların kontrol ile ayıklanması yerine “ilk seferinde doğru yap” temel ilkesi ve “hataların çıkmadan önlenmesi” yaklaşımı benimsenmektedir. TKY’ de en önemli konulardan biri de çalışanlar ile çift yönlü ve sağlıklı iletişimin kurulmasıdır. Özellikle işletmenin vizyon ve misyonunun tüm

17

çalışanlarca bilinmesi hedefe ulaşmada oldukça etkilidir. Sağlıklı bir iletişimin kurulabilmesi için yalın organizasyona geçilmeli, hiyerarşi yok edilmeli ve açık kapı politikaları uygulanmalıdır. TKY felsefesi sürekli gelişme anlayışına dayanmaktadır. Tüm süreçler yeniden gözden geçirilip nasıl daha iyi olunabilir, nasıl daha hızlı olunabilir diye sorgulamak ve sürekli iyileştirme yapmak gerekmektedir. Bunun için ekip çalışanlarına, çalışanların önerilerine gereksinim vardır. TKY’ de iç ve dış müşteriler belirlenmeli ve onların beklentileri karşılanmalıdır.

TKY’ nin felsefe ve ilkeleri aşağıdaki çizelgede de gösterilmiştir.

ANA ÖĞELER

Müşteri Odaklılık Süreçlerin Yönetimi

İnsan Kaynakları Yönetimi

Tam Katılım

Pazarın Yönlendirdiği Kalite

Süreç İyileştirme Önce İnsan Anlayışı Takım Çalışması

İLKELER Kalite Öncelikli Yönetim

Süreçlerin Denetimi

Birey Kalitesi Üst Yönetimin Liderliği

TS EN ISO 14001: 2005/2010 ÇEVRE YÖNETİM SİSTEMİ Her geçen gün daha da küçülen ve globalleşen dünyamızın kaynaklarının sonsuz olmadığı, ürün ve üretim süreçlerine ait tüm faaliyetlerin çevreye yönelik etkilerinin yerel ve bölgesel kalmayıp, global olduğu malumdur ve bu görüş artık tüm dünyaca da kabul edilmiştir. Artık global pazarda var olabilmek insana ve çevreye verilen değer ile ölçülmektedir. Ekosistem içinde, madde ve enerji döngülerinin bozulmasına canlı ve cansız çevrenin doğal olmayan kaynaklar tarafından olumsuz yönde etkilenmesine ÇEVRE KİRLİLİĞİ diyoruz. Çevre kirliliği, yaşadığımız çevrede ortaya çıkan canlı yaşamını olumsuz yönde etkileyen fiziksel ve kimyasal olayların bir bütünüdür. Çevre sorunları, nüfus artışı, kentleşme ve sanayileşmenin sonucu olarak ortaya çıkmıştır. İnsanın çevredeki doğal kaynakları değerlendirmesi olağan bir süreçtir. Ancak kaynakların düzensiz ve kötü kullanımı endüstriyelleşme adına çevreye önem verilmemesi sonucu doğa kendisini yenileyemez ve dengesini koruyamaz hale gelmiştir. İnsanların sadece kendilerini ve bugünü düşünmeleri sonucu gelecek nesillere yeterli kaynak ve temiz bir çevre kalmayacaktır. Tarih boyunca insanlığın tüm uğraşısı var olan yaşam kalitesini yükseltmek olmuştur. Ama yapılan uygulamaların çevre açısından bu şekilde olmadığı açıkça gözlemlenebilmektedir.

18

Çevre; insanların ve diğer canlıların yaşamları boyunca ilişkilerini sürdürdükleri ve karşılıklı olarak etkileşim içinde bulundukları fiziki, biyolojik, sosyal, ekonomik ve kültürel ortamların bir bileşkesidir. Bir başka ifade ile çevre, bir organizmanın var olduğu ortam ya da şartlardır ve yeryüzünde ilk canlı ile birlikte var olmuştur. Sağlıklı bir yaşamın sürdürülmesi ancak sağlıklı bir çevre ile mümkündür. Bir ilişkiler sistemi olan çevrenin bozulması ve çevre sorunlarının ortaya çıkması, genellikle insan kaynaklı etkenlerin doğal dengeleri bozmasıyla sanayi devrimi ile birlikte başlamıştır. İnsan yaşamı çeşitli dengeler üzerine kurulmuştur. İnsanın çevresiyle oluşturduğu doğal dengeyi meydana getiren zincirin halkalarında meydana gelen kopmalar, zincirin tümünü etkileyip, bu dengenin bozulmasına ya da zedelenmesine sebep olmakta ve çevre sorunlarını oluşturmaktadır.

Çok yakın bir geçmişte bizlere gelecekte ülkemizde su satışının para karşılığı yapılacağını söyleselerdi, neler düşünürdük. Şöyle bir düşünelim!

Olmaz böyle şey derdik değil mi? Çünkü biz suyu çocukluğumuzda damacanadan değil, musluktan içerdik. Ama geçmişte bizlerce yapılan hatalardan ötürü şu anda çocuklarımız suyu musluktan değil, damacanadan içiyorlar.

Aynı şey şu anda soluduğumuz hava içinde geçerli. Düşünelim, gelecekte bizi ve çocuklarımızı neler bekliyor?

Bugünün tüketicisi beklenti ve ihtiyaçlarının en üst düzeyde karşılanmasının yanı sıra, kendisi ile yaşadığı çevreye de değer verilmesini ve saygı gösterilmesini talep etmektedir. Dolayısı ile rakiplerimizin önünde olabilmek ve tercih edilebilirliğimizi arttırabilmek için kuruluşumuzda ISO 14001: 2005 ÇYS’ in olması bize rakiplerimiz karşısında büyük fayda sağlayacaktır.

Çevre kirliliğinin sınıflandırılması:

• Hava Kirliliği • Su Kirliliği

o Deniz Kirliliği o Göl Kirliliği o Akarsu Kirliliği o Yer Altı Suları Kirliliği o İçme Suyu Kaynakları Kirliliği

• Gürültü Kirliliği • Toprak Kirlenmesi • Tarım Topraklarının Yok Edilmesi

19

• Toprak Erozyonu • Katı Atıklar -Çöpler • Orman Doğal Bitki Örtüsü ve Yeşil Alanların Yok Edilmesi • Asit Yağmurları • Radyoaktif Kirlenme • Çarpık Kentleşme • Görsel kirlilik olarak özetlenebilir.

İnsanların çevre açısından karşı karşıya kaldığı başlıca problemler:

1. Hava, su ve topraklarımızın her geçen gün artan oranlarda kirlenmesi ve önemli bir kısmının kullanılamaz hale gelmesi,

2. Özellikle Büyükşehir ve sanayi bölgelerinin çevre kirliliği sebebiyle yaşanamaz hale gelmesi,

3. Ozon tabakasının delinmesi, 4. Yerkürenin giderek ısınması, 5. Kanser ve benzeri hastalıkların artması, 6. Doğal kaynakların hızla tüketilmesi vb gibi,

ISO 14001: 2004 Nedir?

İşletmelerin çevreye verdikleri veya verebilecekleri zararların sistematik bir şekilde azaltılması ve mümkün ise ortadan kaldırılabilmesi için geliştirilen ve ürünün, hammaddeden başlayıp nihai ürün haline getirilerek müşterilere sunulmasına kadar geçen sürecin her aşamasında çevresel faktörlerin belirlenmesi ve bu faktörlerin gerekli muayeneler ve önlemler ile kontrol altına alınarak çevreye verilen zararın en aza indirilmesini sağlayan bir sistemin kurulmasını tarif eden ve Uluslararası Standartlar Organizasyonu ( ISO ) tarafından yayınlanmış olan bir standartlar serisidir.

ISO 14001: 2004 bir ürün standardı değil sistem standardıdır ve ne üretildiğinden ziyade, nasıl üretildiği ile ilgilenir. Çevre performansının izlenmesi ve sürekli iyileştirilmesi prensibine dayanır. Çevre faktörlerine ilişkin olarak ilgili mevzuat ve kanunlar tarafından tanımlanmış koşullara uymayı şart koşar. ISO 14001: 2004 ile ilgili bazı tanımlar Sürekli gelişme: Kuruluşun, çevre politikasına uygun olarak genel çevre icraatında gelişmeler sağlamak için kuruluş çevre yönetim sisteminin sürekli olarak iyileştirilmesidir. Çevre: Bir kuruluşun faaliyetlerini içinde yürüttüğü, hava, su, toprak, tabii kaynaklar, bitki topluluğu (flora) hayvan topluluğu (fauna), insanlar ve bunlar arasındaki ilişkileri içinde alan ortamdır.

20

Çevre boyutu: Kuruluşun, faaliyetlerinin, ürünlerinin veya hizmetlerinin çevre ile etkileşime giren unsurlarıdır. Çevre etkisi: Çevrede, kısmen veya tamamen kuruluşun faaliyet, ürün ve hizmetleri dolayısıyla ortaya çıkan, olumlu veya olumsuz her türlü değişikliktir. Çevre politikası: Kuruluşun, genel çevre icraatı ile ilgili niyet ve prensiplerini açıklamak, faaliyet, çevre amaç ve hedeflerle çerçeve teşkil etmek üzere yaptığı beyandır. Kirlenmenin önlenmesi: Kirlenmeyi önlemek, azaltmak veya kontrol altında tutmak amacıyla yeniden devreye sokmayı, başka işleme tabi tutmayı, işlemde değişiklik yapmayı, kontrol mekanizmalarını, kaynakların etkin kullanımını, malzeme ikamesini içine alabilen her türlü işlem ve uygulamaya başvurulması, malzeme veya ürün kullanılmasıdır. Sürdürülebilir kalkınma: Kısaca, mevcut ihtiyaçları gelecek nesillerin kendi ihtiyaçlarını karşılayabilmelerine engel olmadan karşılayarak kalkınmaktır. Hayat boyu değerlendirme: Bir mal ve hizmet sisteminde belirli bir malzeme ve enerjiden elde edilen mal ve hizmetlerle bu sistemin hayat dönemince ortaya çıkan ve doğrudan doğruya sisteme atfedilebilen çevre etkilerine ait bilgilerin toplanması ve gözden geçirilmesiyle ilgili bir usuller bütünüdür. TS EN ISO 14001: 2005 standardı şu ana başlıklardan oluşmaktadır.

1. Kapsam 2. Atıf Yapılan Standartlar 3. Tarifler 4. Çevre Yönetim Sisteminin Şartları Ve Başlıca Unsurları

1. Genel Şartlar 2. Çevre Politikası 3. Planlama

1. Çevre Boyutları 2. Kanuni Ve Diğer Şartlar 3. Amaç Ve Hedefler 4. Çevre Yönetim Programı Veya Programları

4. Uygulama Ve İşlem 1. Bünye (Yapı) Ve Sorumluluk 2. Eğitim, Bilinç Ve Ehliyet

21

3. İletişim 4. Çevre Yönetim Sistemi İle İlgili Belgeye Bağlama

İşlemleri 5. Belge Kontrolü 6. İşlem Kontrolü 7. Acil Hal Hazırlığı Ve Bu Hallerde Yapılması Gereken İşler

5. Kontrol Ve Düzeltici Faaliyet 1. İzleme Ve Ölçme 2. Riayetsizlik, Düzeltici-Önleyici Faaliyet 3. Kayıt 4. Çevre Yönetim Sistemi Şartları Denetimi

6. Yönetimin Gözden Geçirmesi ISO 14001: 2004’ ün Kısaca Yararları Nelerdir?

1. Şirket faaliyetlerinin çevreye olan etkisi ve çevre riskleri belirlenerek kontrol edilebilir ve bu sayede çevreyi olumsuz etkileyen unsurlar azaltılır.

2. Hammadde ve enerji kullanımındaki azalma ve atık giderim maliyetlerindeki düşüşle beraber toplam maliyetin azalması, çevre etkilerinden kaynaklanan maliyetler düşer.

3. Çevre ile ilgili yasalara ve mevzuata uyum sağlanır. 4. Uygunsuzluklar ve riskler önlenir, 5. Acil durumlarda meydana gelebilecek çevre etkileri azaltılır veya

tamamı ile ortadan kaldırılır. 6. Proses veriminin artması sağlanır. Yasal kurumlara karşı, mevzuat

ve yönetmeliklere uyulduğu dokümante edilmiş çevre yönetim sistemi ve ISO 14001: 2004 Belgesi ile gösterilebilir.

7. Gerek ulusal, gerekse uluslararası arenada tanınmışlık sağlanarak kuruluşa prestij kazandırır.

8. Şirket personeline verilen eğitimler sayesinde çalışanlarda çevre bilinci artar.

9. Çevreye zarar vermeyen bir işletmede çalışmak, çalışanları motive eder.

10. Tüketicinin çevre ile ilgili beklentilerine cevap verilir ve bilinçli tüketicilere erişebilme ve onları kazanma sansı artar.

11. Kaynaklar etkin kullanılır (enerji, su, vb. tasarrufu sağlanır).

18001(OHSAS) İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ YÖNETİM SİSTEMİ

22

İşyerlerinde çalışanlar açısından 2 temel risk söz konusudur; İş kazası ve meslek hastalığı…

Bu risklerden korunabilmek üzere işyerlerinde değişik çalışmalar yapılmaktadır. Elde edilecek başarı bir yandan çalışanın sağlığını ve güvenliğini korurken bir yandan da işyerlerinin daha iyi rekabet koşullarına ulaşabilmesini ve üretimde verimliliği artıracaktır.

Kalite, Çevre ve ISG konularına etkinlik ve verimliliği artırmak amacıyla Yönetim Sistemleri dendiğinde akla ilk gelenler:

TS EN ISO 9001-2008 Kalite Yönetim Sistemi

TS EN ISO 14001-2005/2010 Çevre Yönetim Sistemi

TS (OHSAS) 18001-2008 ISG Yönetim Sistemi

Her üç yönetim sisteminde de esas alınan ortak prensipler şunlardır; “Gerçeklere Dayalı Karar Verme”

ISO 9001 VE ISO 14001 gibi Standartlar kalite ve çevre yönetimleri üzerine yoğunlaşmış, dolayısıyla kuruluşlarda iş sağlığı ve güvenliğinin sağlanması ve sürekli iyileştirilerek korunabilmesi için ayrı bir standarda ihtiyaç duyulmuştur. İş sağlığı ve güvenliğinin önem arz ettiği işyerleri için İngiliz Standart Enstitüsü (BSI) tarafından, tüm dünyada kabul görmüş ve risk analizine dayalı OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment Series) 18001’ adlı bir yönetim sistemi geliştirilmiştir. Bu standart TSE tarafından Nisan 2001'de Türk standardı olarak (TS 18001) kabul edilmiştir.

Bu standart: İş kazası ve meslek hastalıklarını en aza indirmek; iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili yasal yükümlükleri yerine getirmek isteyen işyerleri için karşılanması gereken şartları içerir. Zararla sonuçlanabilecek olası tehlikeleri önceden saptamayı ve gerekli önlemlerin alınmasını hedeflemektedir. Böyle bir yönetim sisteminin yürütülmesiyle, iş kazası ve meslek hastalıklarının oldukça yüksek maliyetleri en aza indirilebilmektedir. ISO 9001:2000 uyumludur. Böylece mevcut kalite sistemi, OHSAS 18001'i de içerecek tarzda daha da nitelikli hale gelmektedir. İsteyen işyerleri, OHSAS 18001'e göre oluşturdukları yönetim sistemini belgelendirebilmektedirler.

OHSAS 18001 İSG Yönetim Sistemi;

23

• Politika oluşturma, • Organizasyon yapısı, • Risk analizi, • Performans ölçümü, • Denetleme, • Periyodik durum değerlendirme

Gibi alt başlıklarından oluşmaktadır.

Bu kapsamda işletmelerin İş Sağlığı ve Güvenliği politikalarını oluşturmaları, işletme içinde risk analizi (durum saptama) yapmaları, organizasyon yapısını gözden geçirmeleri, her düzeyde çalışanların ihtiyaçlarını (sorumluluk, yetki, eğitim vb.) saptamaları, işletme İş Sağlığı ve Güvenliği planını oluşturmaları; bu plan dâhilinde hedefleri, stratejileri, performans ölçüm kriterlerini belirlemeleri gerekmektedir. Uygulamaları takiben periyodik durum değerlendirmelerle hedeflere ulaşma durumu, karşılaşılan darboğazlar ve ihtiyaçlar tanımlanmalıdır. İSG Yönetim Sistemi yaşayan bir süreçtir. Sürekli iyileştirmeyi, her düzeydeki çalışanların tam katılımını amaçlamaktadır. NEDEN TS 18001 • Karlılığı arttırmak •İSG çalışmalarını diğer faaliyetlere entegre ederek kaynakların korunmasını sağlamak •Yönetimin taahhüdünün sağlandığını göstermek •Motivasyon ve katılımı arttırmak •Ulusal yasa ve dünya standartlarına uyum süresini ve maliyetini azaltmak •Paydaşların istek ve beklentilerini karşılayarak rekabeti arttırmak •Kuruluşlar tarafından sürdürülmekte olan İSG faaliyetlerinin sistematik olarak yayılımını sağlamak için bu sistem uygulanmalıdır

YÖNETİM SİSTEMLERİ ve OHSAS 18001’in YERİ

ISO 9001; İşyerlerinde üretimin müşteri isteklerini karşılayarak, tam ve zamanında gerçekleşmesini sağlayan ve ürün kalitesini güvenceye alan bir yönetim sistemidir. Esas itibariyle müşteri odaklıdır

ISO 14001 standardı; Çevre kirliliğine hassas kuruluşların, çevre mevzuatına uyumu da hedefleyerek, oluşturmaları gereken yönetim sisteminin şartlarını açıklamaktadır. ISO 14001’de, önemli olan

24

çevreyle barışık olmaktır. Kısaca, çevre odaklıdır.

OHSAS 18001, iş kazası ve meslek hastalıklarına hassas kuruluşların, ilgili mevzuata uyumu da hedefleyecek biçimde, oluşturmaları gereken yönetim sisteminin şartlarını içermektedir. Bu standartta önemli olan iş kazalarının ve hastalanmaların önlenmesidir. OHSAS 18001, kısaca, çalışan odaklıdır. ISO 14001 ve OHSAS 18001, ISO 9001’i bütünleyen sistemlerdir. İSG YÖNETİM SİSTEMİ ELEMANLARI Bu standart İSG’nin yönetim sisteminin bir parçası olarak ele almakta ve bu çerçevede aşağıdaki basamaklardan oluşmaktadır;

• Politika • Planlama • Uygulama ve İşletim • Kontrol ve Düzeltici Faaliyetler • Yönetimin Gözden Geçirilmesi

POLİTİKA: İşletmelerin öncelikle bir İSG Politikası olması gerekmektedir; Bu politika aşağıdaki başlıkları içerecek şekilde hazırlanmalıdır;

o İSG iş performansının bütünleşmiş bir parçası olarak tanımlanmak,

o Yüksek bir İSG performansına ulaşmak, o Yasaların gerektirdiği düzenlemeleri kapsamak, o Sürekli maliyet-yarar bir performans gelişimini sağlamak, o Politikayı uygulamaya yönelik uygun ve yeterli kaynakları

sağlamak, o İSG Politikasının amaçlarını hazırlamak ve işletme içi herkesin

bilgilenmesine yönelik yayınlamak, o İSG yönetimine birinci derecede öncelik vermek, o İSG Politikasının işletmede tüm seviyelerde anlaşılmasını,

uygulanmasını ve yerleştirilmesini sağlamak, o Çalışanların Politikaya uymak ve uygulanmasını sağlamak

konusunda işbirliğini sağlamak, o İSG Politikasını belirli aralıklarla gözden geçirmek, o Her seviyede çalışanların İSG politikasın uyarınca

sorumluluklarını yerine getirebilmeye yönelik uygun eğitimleri aldıklarından emin olmak,

25

İSG sorumlulukları bütünüyle üst yönetimle ilgilidir. En güzel uygulama, üst yönetimden ( büyük kuruluşlarda yönetim kurulu üyelerinden biri olabilir) birisinin, İSG yönetim sistemiyle ilgili bütün sorumluluğu alarak, işletmede uygulama ve organizasyonu sağlamasıdır. Üst düzey Yöneticiler, İSG performansının daha da artması için aktif olarak kendi katılımlarını göstermelidirler.

PLANLAMA:

• Tehlikenin saptanması, risklerin belirlenmesi ve risk kontrolü İçin planlama:

o Bu planlama rutin olan ve olmayan tüm faaliyetleri, tüm personeli (taşeron ve ziyaretçiler dahil) kapsamalıdır.

• Tehlikelerin belirlenmesi, risk değerlendirilmesi ve risk kontrol süreçleri dokümante edilmeli ve şu başlıkları kapsamalıdır;

o Tehlikeler belirlenmeli, o Riskler tanımlanmalı ve risk dereceleri belirlenmeli, o Tolere edilebilir riskler değerlendirilmeli, o Mevcut kontrol önlemleri değerlendirilmeli, o Bu aktivitelerden sorumlu personel ve yetki-

sorumlulukları tanımlanmalı, o Tehlikelerin belirlenmesi, risk değerlendirmesi

aşamalarında proaktif önlemlere ağırlık verilmelidir.

Yasal ve Diğer Şartlar: Kuruluş uygulanacak hukuki ve diğer İSG şartlarını belirlemeli, bu bilgileri güncelleştirmeli, çalışanları ve diğer ilgili tarafları bilgilendirmelidir. Hedefler; İşletme mümkün olan her düzeyde dokümante edilmiş İSG hedeflerini belirlemeli, hayata geçirmeli ve sürekliliğini sağlamalıdır. Hedefler oluşturulurken yasal şartlar, İSG tehlike ve riskleri, teknolojik olanaklar, finansal ve işletimsel gereksinimler dikkate alınmalıdır. Hedefler İSG politikası ile uyumlu olmalıdır.

UYGULAMA VE İŞLETME:

Yapısal Ağ ve Sorumluluklar: Politikanın uygulanması ve etkin bir İSG yönetimi için bir organizasyon şunlara sahip olmalıdır;

26

• Yeterli İSG bilgisine ulaşılması, kanuni yaptırımlar çerçevesinde güvenli aktiviteler yapılması için beceri ve kabiliyet,

• Yönetim yapısı içinde sorumlulukların dağılımının tanımlanması ve gerçekleştirilmesi

• Kişilerin sorumluluklarını yerine getirebilmeye yönelik gerekli yetki ile donatılması,

• Organizasyon yapısına ve büyüklüğüne uygun gerekli kaynakların sağlanması,

• Organizasyonun tüm seviyelerinde ihtiyaçların tanımlanması ve gerekli eğitimlerin organize edilmesi,

• İSG bilgisinin etkin şekilde ve uygun yerde paylaşılmasına, iletişim sağlanmasına yönelik organizasyon yapılması,

• Uzmanlardan öneri ve hizmet almaya yönelik organizasyon yapılması,

• Çalışanların katılımının sağlanmasına yönelik organizasyonlar yapılması,

• Üst yönetim, yönetim temsilcisi, organizasyonun diğer yönetim kademelerinin görev ve sorumlulukları tanımlanmalı ve dokümante edilmelidir.

• Politikanın ve hedeflerin gözden geçirilmesi, tehlike tanımlamaları, prosedürlerin hazırlanma ve değerlendirilmesi, risk kontrol ve risk değerlendirmelerin gözden geçirilmesi aşamalarında çalışanlara da danışılmalıdır.

Dokümantasyon: Bunlar İSG'ni destekleyen İSG el kitabı, prosedürler, iş talimatları, formlar vb. dir.

Acil Durum Hazırlıkları ve Bu Hallerde Yapılması Gerekenler:

Potansiyel acil durum ve olayları ve bu durumda yapılacakları tanımlayan, bunlardan kaynaklanacak hastalık veya yaralanmaları önleme veya azaltmaya yönelik plan ve prosedürler oluşturulmalı, uygulamaya sokulmalı ve süreklilikleri sağlanmalıdır.

Acil durum planları hazırlanmalıdır. Bu planlarda;

• Potansiyel kaza ve acil durumlar. • Görev alacak kişiler,

27

• Tüm personelin yapacakları (taşeron ve ziyaretçiler dâhil),

• Tehlikeden uzaklaşma prosedürleri, • Organizasyon dışı kurumlarla iletişim yöntemleri, • Yasal kuruluşlarla ve toplumla iletişim yöntemleri,

tanımlanmalıdır. • İhtiyaç duyulacak ekipmanlar belirlenmeli ve

sağlanmalıdır. • Tatbikatlarla mevcut plan değerlendirilmeli ve

güncelleştirilmelidir.

KONTROL VE DÜZELTİCİ FAALİYETLER :

• Performans Ölçümü ve İzleme: Hangi politika ve amaçların gerçekleştirilebildiğini gösterir. Yetersizlikler görüldüğü zaman, sebepleri kökten tespit edilmeli ve düzeltilmesi için gereken düzenlemeler yapılmalıdır. İşletmenin ihtiyaçlarına uygun nicelik ve nitelikte olmalıdır. İzleme ve ölçüm sonuçlarının veri kaydı yapılmalıdır. İzleme ve ölçüm için gerekli olan cihazların kalibrasyon ve bakım yöntemleri tanımlanmalıdır.

• Kayıtlar ve Kayıt Yönetimi: Kuruluş, denetim, gözden geçirme sonuçlarına ilişkin kayıtlar tanımlanmalı, saklanması ve ortadan kaldırılması konularında prosedürler oluşturulmalıdır.

• Denetim: Yapılan planlamaların İSG yönetim sistemi için uygunluğu, gereğince uygulanıp uygulanmadığı, politika ve amaçlara cevap verme durumu değerlendirilmelidir. Denetleme çok geniş olabilir veya seçilmiş bir alan veya konulara yönelik olabilir. Denetim sonuçları ve alınması gerekli düzeltici önlemler ilgili tüm kişilerle paylaşılmalı, bu kişiler bilgilendirilmelidir.

YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRİLMESİ :

İSG yönetim sisteminin hedefleri ve politikayı gerçekleştirmek konusunda yeterliliği ve planlanan düzenlemelere uygunluğu konusunda sistematik olarak gözden geçirilmelidir. Bu kapsamda;

• İSG politikasına uygunluk, • İSG hedeflerinin sürekli iyileştirme kapsamında revizyonu, • Tehlike bildirim sürecinin etkinliği, • Risk kontrol önlemlerinin etkinliği, • Kaynakların yeterliliği, • Etkin olmayan prosedürlerin belirlenmesi,

28

• Beklenen teknolojik veya yasal değişikliklerin sistem üzerine etkilerini, değerlendirmelidir.

SONUÇ ve ÖNERİLER:

Günümüzde İSG sadece çalışanlara kişisel koruyucu malzemelerin sağlanması ya da ortamda bazı iyileştirici önlemlerin alınması gibi vertikal, genel yönetim ve üretim sistemlerinden kopuk bazı aktivitelerden ibaret olarak düşünülmemelidir. OHSAS 18001 Yönetim Standardı öncelikle yönetimin tam taahhüdünü istemektedir. Her kademede yönetim elemanları İSG’ni üretimin bir parçası olarak kabul etmeli ve bunu kararları, davranışları ile de desteklemelidirler. İSG işletmeye yeni bir malzeme, makine, insan alımından, tüm üretim aktivitelerinin, satın alma prosedürlerinin, işletme prosedürlerinin (bakım, revizyon dahil), işletme bütçesinin, acil durum planlarının bir parçası olmalıdır. Her işletme ulaşılabilir, tarihlendirilmiş, hangi yolla gerçekleştirileceği tanımlanmış İSG hedeflerini belirlemelidir.

İSG işletmede sadece bir kişinin sorumluluğunda olmamalı, her seviyede yönetici ve çalışanın iş tanımı ve performans değerlendirme kriterleri içinde yer almalıdır. İSG Yönetim Sistemi; belli dönemlerde değerlendirilmeli ve hedeflere ulaşma durumu, başarılamayan noktalar, nedenleri tanımlanmış bir sistematik kapsamında irdelenmelidir.

ILO-OSH 2001 İSG YÖNETİM SİSTEMLERİ REHBERİ

ILO tarafından uluslararası kabul gören kurallar çerçevesinde hazırlanmış ve bazı ülkelerde belgelendirme amaçlı olarak ta kullanılmaya başlanmıştır.

HACCP (ISO 22000)

Sağlıklı olmak, bir insanın en temel ihtiyacı, hakkıdır. Gıda ürünleri ise sağlımızı en kolay etkileyecek etmenlerin başında gelir. Dolayısıyla gıda ürününün güvenliği, ürünü kullanan tüm tüketicilerin mutlak bir talebidir. Üretimden-tüketime risk oluşturabilen her bir odağın ürünler bazında ayrı ayrı belirlenip, bu noktaların incelenmesi ile/kontrol altında tutulması ile sorunların giderilmesi olarak da ifade edilebilen HACCP (ISO 22000), noktalarının belirlenmesi, riskin azaltılması, dolayısıyla da tehlikenin

29

engellenmesidir. Yaklaşık 40 – 50 yıl kadar önce uzay çalışmaları ile gündeme gelmiştir. Bu kavram, sonraları ABD’de gıda endüstrisine yönelik olarak uygulanmış; giderek Avrupa’ya yayılarak topluluk üyelerince sonrasında ise tüm dünya genelinde kullanım alanı bulmuş ve bazı sektörler için de yasal zorunluluk haline gelmiştir. Kontrol edilmediği takdirde tüketici sağlığında bir zarar meydana getiren tüm maddeler tehlike olarak tanımlanır. Gıdalardaki tehlikeler fiziksel, kimyasal veya biyolojik olmak üzere üç grupta toplanır. Tehlike analizinde önce ürünün tehlikeli olup olmadığı belirlenir. Tehlike analizinin amacı tehlikeleri sıralamak ve tehlikenin boyutlarını belirlemektir. Tehlikelerin sıralanmasında bir gıda maddesinin sağlığa zararlı olmayacak şekilde üretilmesi için hammadde ile buna bağlı bileşenler, üretim, dağıtım, depolama ve tüketim ile ilgili bir dizi soruların cevaplandırılması gerekir. Hasattan tüketime kadar uygulanan en etkin ve en mantıklı yönetim sistemi olan HACCP (ISO 22000) üretim koşullarının ve nihai ürünlerin önceden planlanmadan kontrol edilerek güvenli gıda üretiminin sağlanmasıdır.

HACCP (ISO 22000) sisteminin uygulanmasındaki baslıca amaçlar ve sistemin isletmeye faydaları şunlardır:

• Sistem dahilinde sürekli olarak güvenilir ürünü üretmek • Güvenilir üretim sonrasında gıdanın yine güvenilir olarak muamele

görmesini sağlamak • Uluslararası bir norm olarak uygulanmasıyla tüketici isteğinin

karşılanması ve tüketici güvenini elde etmek • Yasal mevzuatlara uygunluğu sağlamak • Kaynakların etkili kullanımını sağlamak • Proses kontrolü ile hatalı urun üretme riskinin azaltılması • Gıda zehirlenmeleri ve olum risklerinin düşürülmesi • Çalışanların hijyen ve gıda güvenliği konusunda bilinçlenmesi • Memnun müşteriler tanıtım yaparlar • Müşterilerin sağlığı korunur • İyi imaj • Resmi ihalelerde ön şart yeterliliğini sağlar. Pazarda rekabet şansını

arttırır • İş hacminin artması • Kanunlara uyumluluk • Resmi denetimlerde karşılaşılan sorunların en aza indirilmesi • Daha uzun gıda raf ömrü

30

• Gıda israfı (gıda bozulmaları, vb.) ve bu israftan kaynaklanan maliyetlerin en aza indirilmesi

• İyi çalışma ortamı • Yüksek çalışan morali • Gelir artışı olarak özetlenebilir HACCP (ISO 22000) standardının temel maddeleri: 4 Gıda güvenliği yönetim sistemi 4.1 Genel şartlar 4.2 Dokümantasyon Şartları 5 Yönetim Sorumluluğu 5.1 Yönetim Taahhüdü 5.2 Gıda Güvenliği Politikası 5.3 Gıda güvenlik yönetim sisteminin planlanması 5.4 Sorumluluk ve Yetki 5.5 Gıda güvenliği ekip lideri 5.6 İletişim 5.7 Acil durumlara hazırlılık ve karşılık verme 5.8 Yönetimin gözden geçirmesi 6 Kaynak yönetimi 6.1 Kaynak sağlanması 6.2 İnsan kaynakları 6.3 Altyapı 6.4 Çalışma ortamı 7 Güvenli ürün plânlama ve gerçekleştirme 7.1 Genel 7.2 Ön gereksinim programları 7.3 Tehlike analizlerini gerçekleştirmenin birincil aşamaları 7.4 Tehlike Analizi 7.5 Operasyonel ön gereksinim programları ( OGP )oluşturulması 7.6 HACCP (ISO 22000) Planının Oluşturulması 7.7 Operasyonel ön gereksinim programları ( OGP ) ve HACCP (ISO 22000) plânlarında belirtilen başlangıç bilgi ve dokümanların güncelleştirilmesi 7.8 Doğrulama Planlaması 7.9 İzlenebilirlik Sistemi 7.10 Uygunsuzluk Kontrolü 8 Gıda güvenliği yönetim sisteminin geçerli kılınması, doğrulanması ve iyileştirilmesi 8.1 Genel

31

8.2 Kontrol önlem kombinasyonlarının geçerli kılınması 8.3 İzleme ve ölçmenin kontrolü 8.4 Gıda güvenliği yönetim sisteminin doğrulanması 8.5 İyileştirme 8.5.1 Sürekli iyileştirme 8.5.2 Gıda güvenliği yönetim sisteminin güncelleştirilmesi

HACCP (ISO 22000) ile ilgili bazı tanımlar: TEHLİKE NEDİR? Kısaca: Tüketiciye zarar verebilecek her şeydir. Ancak Sınıflaması HACCP (ISO 22000) Literatüründe şöyle yapılmaktadır:

1. Mikrobiyolojik bulaşıcılar 2. Fiziksel bulaşıcılar 3. Kimyasal bulaşıcılar 4. Alerjenler

Mikrobiyolojik bulaşıcılar gıda kaynaklı hastalıkların temel nedenidir. MİKROBİYOLOJİK BULAŞICILAR

• Virüsler • Mikroskobik parazitler • Değişik kaynaklardan gelen gıda zehirleyici bakteriler

FİZİKSEL BULAŞICILAR • Metal, cam, plastik gibi • Taş, yaprak, gibi • Mücevher, Kıl, tırnak, gibi • Kir, toz, sinekler, kemik gibi

KİMYASAL BULAŞICILAR • Temizlik Kimyasalları • Endüstriyel üretim kimyasalları • Tıp ve tarım kimyasalları • Pestisit zehirleri

ALERJENLER • Tehlikeli reaksiyonlar çıkaran gıdalar • Dış proteinlere karşı bağışıklık tepkisi • Pek çok insan için güvenlidir • Ürünler genellikle işaretlidir

Gıda Güvenliği: Amacına uygun olarak hazırlandığı ve/veya yendiği zaman gıdanın tüketiciye zarara sebebiyet vermeyeceği güvencesi Gıda Zinciri: Bir gıda ve onun bileşenlerinin, ilk üretimden tüketime dek üretim, işlenme, dağıtım, depolama ve taşınmasında yer alan aşamalar ve operasyonlar dizisi.

32

Gıda Güvenliği Tehlikesi: Ters bir sağlık etkisine sebebiyet verme potansiyeli olan gıdadaki biyolojik, kimyasal veya fiziki unsur veya gıda durumu Gıda Güvenlik Politikası: Bir kuruluşun, üst yönetimi tarafından resmi olarak ifade edildiği şekliyle gıda güvenliğine ilişkin ayrıntılı taahhüdü, Nihai Ürün: Kuruluş tarafından daha ileri bir işleme veya dönüşüme tabi tutulmayacak ürün. Kontrol Önlemi: Bir gıda güvenlik tehlikesini önlemek veya ortadan kaldırmak ya da kabul edilebilir bir seviyeye indirgemek için yapılacak işlem veya faaliyet. Ön gereksinim programı: Gıda güvenliği ve Gıda zinciri boyunca gerekli hijyenik ortamı sağlayarak uygun biri üretim yapmak, son ürünün güvenli bir şekilde hazırlanmasını sağlamak ve insan tüketimi için güvenli gıdalar sunmak için temel koşullar ve faaliyetler.

(GAP) İyi Tarım Uygulamaları

(GVP) İyi Veteriner Uygulamaları

(GMP) İyi Üretim Uygulamaları

(GHP) iyi Hijyen Uygulamaları

(GPP) iyi Üretim Uygulamaları

(GDP) iyi Dağıtım Uygulamaları

(GTP) İyi Ticaret Uygulamaları Operasyonel Ön Gereksinim Programı (OGP): Olası gıda güvenlik tehlikelerini ve/veya üründe yada proses ortamında gıda güvenliği tehlikelerinin kontaminasyonu veya çoğalmasını kontrol altına almak için zorunlu olduğu tehlike analizleriyle tanımlanan ön gereksinim programı. KKN Kritik Kontrol Noktası: Kontrolün uygulanabileceği ve bir gıda güvenliği tehlikesini önlemek, ortadan kaldırmak veya kabul edilebilir bir seviyeye indirgemek için asli olan adım. Yönetim sistemlerinin ortak noktaları

• Odaklılık (Müşteri-Çevre-Çalışan)

• Liderlik

• Çalışanların Katılımı

• Proseslerle(Süreç) Yönetim

• Sistem Yaklaşımı (PUKÖ Döngüsü)

• Sürekli Öğrenme, Yenilikçilik ve İyileştirme

• Gerçeklere Dayalı Karar Verme

• Taraflarla İşbirliği