03 proje org 2008.ppt [Uyumluluk Modu] - DEUkisi.deu.edu.tr/.../dosyalar/03_Proje_Organizasyonu.pdf · 2008-11-04 · • Üç ana organizasyon yapısı nelerdir? Prof.Dr.Üzeyme

Proje Yöneticisi

• Fonksiyonel yönetici: Finans, müh. gibi kendi alanında uzmanlaşmıştır. Teknik olarak güç işleri analiz eder ve başarır, g ç ş ş ,detayları bilir. Bir işin nasıl yapılacağına, kimin yapacağına karar verirkimin yapacağına karar verir.

• FY , analitik yaklaşımı benimser.• FY , teknik nezaretçidir.

Prof.Dr.Üzeyme Doğan - IS4017 Proje Yönetimi

Project Management and the Project j g jManager

• The Functional Manager

Chapter 3-2Prof.Dr.Üzeyme Doğan - IS4017 Proje Yönetimi

• Proje yöneticisi, teknik uzmanlık yerine bütünleştirici (genelleştirici) olmalı, detaylar yerine, parçaları bir araya getirerek bütüne ulaşmayı başarmalıdır.

• PY sentezci, sistem yaklaşımını benimsemeli• PY işleri kolaylaştırıcı genelleştirici olmalı• PY, işleri kolaylaştırıcı, genelleştirici olmalı• PY 3 soru ile karşı karşıya kalır:

– Ne işler yapılmalı– Ne zaman yapılmalı– Gerekli kaynaklar nasıl sağlanmalı


Project Management and the Project j g jManager

• The Project Manager


• PY projeleri organize etme eleman bulma• PY projeleri organize etme, eleman bulma, bütçeleme, yöneltme, planlama ve kontrol

d l detmeden sorumludur.• PY, organizasyon yapısına göre fonksiyonel , g y y p g y

yönetici ile kısmen ilişkide olacak, yetki ve sorumluluğa göre bu sorun yaratabilirsorumluluğa göre bu sorun yaratabilir.

• PY , üst yönetim ile de ilişki halindedir. Üst yönetim gücü ele alırsa bu da sorun yaratabilir (micromanagement).y ( g )


Proje Yöneticisinin Sorumluluklarıi ( j i ld i )• Firmaya (projenin yürütüldüğü organizasyon)

– kaynakların iyi kullanımıy y– Zamanında ve doğru iletişim

Projenin dikkatli rekabetçi yönetimi– Projenin dikkatli, rekabetçi yönetimi– Firmayı risklerden koruma– Bütçe ve programa ilişkin proje raporlarının

zamanında sunulması– Problemler üst yönetime zamanında iletilmeli,

süpriz olmamalıp


j i i i i l l klProje yöneticisinin sorumluluklarıP j i• Proje ve müşteriye:– Talepler çatışsa dahi proje ve müşteri arasında

bü ü lüğü k lbütünlüğü korumalı– Taraflar arasındaki çatışmaları çözmeli (değişiklik

istekleri nasıl ele alınacak)istekleri nasıl ele alınacak)– Projenin, performans, bütçe ve zaman amaçlarını yerine

getirmekgetirmek

• Takım üyelerine:Adil dü ü t l t t l l l– Adil, dürüst, saygılı, tutarlı olmalı

– Proje tamamlandığında takımın dağılmasına yardımcı olmakolmak


Proje yöneticisinin görevleriProje yöneticisinin görevleri• Gerekli kaynakları sağlama• Gerekli kaynakları sağlama

– Proje için başlangıçta ayrılan bütçe genellikle kaynakları sağlamada yetersizdirkaynakları sağlamada yetersizdir.

– Başlangıçta pek çok belirsizlik vardır. Kesin gerekli kaynaklar saptanamaz Sapmalargerekli kaynaklar saptanamaz. Sapmalar olacağı bilinmelidir.

– Gerekli ilave kaynaklar projenin fayda-maliyet– Gerekli ilave kaynaklar projenin fayda-maliyet rasyosunu değiştirir.

– PY gerekli kısıtlı kaynakları fonk yöneticisiyle– PY gerekli kısıtlı kaynakları fonk.yöneticisiyle paylaşmak zorunda kalabilir. Kaynaklar için rekabet win-lose durumuna dönüşebilir.e be w ose du u u dö üşeb .


li l iPersoneli sağlama ve motive etme• Proje için gerekli elemanlar çoğ nl kla ödünç• Proje için gerekli elemanlar çoğunlukla ödünç

alınır.G llikl i bi lik i l bil i i• FY. Genellikle işbirlikçi olsa bile , en iyi

elemanlarının seçilmek istenmesi nedeniyle k k l k d bilikıskançlık doğabilir.

• FY, personelin değerlendirme, ücret, terfi gibi konularda kontrolü elinde bulundurduğundan, PY elemanlara vaatlerde bulunamaz.

• Motivasyon, kişilerin bu işe en iyi oldukları için seçildiklerini bilmeleriyle sağlanır.ç y ğ


Takım Üyelerinin Özellikleri

• Teknik beceri• Politik duyarlılık• Güçlü problem çözücü• Güçlü problem çözücü• Amaçlara yönelik• Kendine saygı (gizli saklı iş yapmama)


E ll l B Ç kEngellerle Başa Çıkma• Projeler kendine özgü benzersiz• Projeler kendine özgü, benzersiz

olduklarından, bu her zaman krizleri de bi lik i i D h i i l l il k i lbirlikte getirir. Daha iyi planlama ile krizler azaltılabilir. Krizler erken tespit edilmelidir.– Projenin başlangıcında problemler kaynaklara

ilişkindir.ş– Daha sonra bütçe ve programla ilgilidir.

Sona doğru teknik değişiklikler zamanında– Sona doğru teknik değişiklikler, zamanında tamamlama, ve proje sonunda elemanlara ne olacağıdırolacağıdır.


Projenin çatışan amaçları arasındaProjenin çatışan amaçları arasında öncelikleri belirleme

• Projenin zaman , maliyet ve performans amaçları arasında bir denge oluşturmalıdır.

• Projenin yaşam seyri boyunca her aşamadaProjenin yaşam seyri boyunca her aşamada amaçların önemi değişir.

B l d 3 i ö d di– Başlangıç aşamasında 3 amaç ta eşit önemdedir.– Gelişme aşamasında program önem kazanır.– Son bulma aşamasında performans önem kazanır.


Making Project Goal Trade-offs

• Relative importance of project objectives for each stage of the project life cycle:the project life cycle:


Başarısızlıklarla başa çıkma

• Bazen projenin, başarısız, kısmen başarısız veya başarılı olduğunu ayırmak güç olabilirbaşarılı olduğunu ayırmak güç olabilir.

• Bir dönem başarısız olan bir proje, daha sonra başarılı görülebilirbaşarılı görülebilir.

• Başarısızlıkları en aza indirmek için iletişim şarttırşarttır.

• PY sorumluluklarını transfer edemez. Takım üyeleri arasında dengeli pozitif bir havaüyeleri arasında dengeli pozitif bir hava yaratmalıdır.


İletişim

• PY sinin çoğu zamanı projenin tarafları ile il ti i liletişimle geçer.

– Üst yönetim, fonksiyonel birimler, müşteriler k l i j i klve takım üyelerine projeyi açıklama ve

pazarlayabilmeye çalışır.• Yetersiz bilgi proje yöneticisinin krizleri

görmesini engeller. Bu nedenle bir bilgi İağı oluşturulmalı. İçte ve dışta ne

olduğunu bilmelidir.


Pazarlık etme

• PY gerekli kaynakları elde etme, personeli sağlama, motive etme, engellerle başa çıkma, zıt amaçları dengeleme, ç , ç g ,başarısızlıklarla başa çıkma ve uygun iletişimi sağlayabilmek için müzakereci veiletişimi sağlayabilmek için müzakereci ve pazarlıkçı olmalıdır.


P j O i iProject Organization


PMI ( j t t i tit t ) öPMI (project management institute) a göre proje yöneticisinin fonksiyonları

1. Yapılacak işi belirleme, tanımlama için projenin amacını ortaya koymaamacını ortaya koyma

2. Projedeki insanları yönetme3. İletişimi yönetme3. İletişimi yönetme4. Programı planlayıp uygulayarak zamanı

yönetmey5. Projenin sonuçlarının başarılı olması için

kaliteyi yönetme6. Projenin min. maliyetle ve bütçesi içinde

gerçekleşmesi için maliyetleri yönetme.


Proje yöneticisini seçme• Güçlü bir teknik backgroud u olan• Başarılı bir fonk Yöneticisi• Başarılı bir fonk. Yöneticisi• Olgun bir kişilik• Şu anda boş olan bir kişi• Şu anda boş olan bir kişi• Üst yönetimle arası iyi olan• Proje takımını mutlu edebilecek• Proje takımını mutlu edebilecek• Birçok farklı departmanlarda çalışmış• Güçlüklere karşı koyabilen kişiler genellikle PY• Güçlüklere karşı koyabilen kişiler genellikle PY

seçilir


Proje yöneticisini seçim kriterleri

• PY için Dört ana grupta toplanan becerilerin olması istenir.

1 Teknik ve yönetsel beceri1. Teknik ve yönetsel beceri2. Duyarlı (çatışmaları çözebilen)3. Lider (katılımcı)4 Stresle başa çıkabilen4. Stresle başa çıkabilen


İyi bir proje yöneticisinin y p j ygerekleri

İ id lik b i i• İletişim becerisi-Dinleme-İkna etme

• Liderlik becerisi- Örnek olma-Enerjik-İkna etme

• Organizasyonel beceri-Planlama

j-İleri görüşlü-Temsil edebilenPozitif

-Hedef koyma-Analiz etmeT k k b i i

-Pozitif• Sorunlarla başa çıkabilme becerisi

-Esnek• Takım kurma becerisi

-Empati-Motivasyon

-Yaratıcı-Sabırlı-IsrarlıMotivasyon

-Şirket ruhuIsrarlı

• Teknik beceri-TecrübeP j bil i i-Proje bilgisi


Proje Organizasyonu

• Proje, ana organizasyon içinde nasıl örgütlenir

- Kim sorumlu olacak?Kim sorumlu olacak?- Kime rapor verilecek?- Kaynak tahsisi kararları hangi

kademelerde verilecek?kademelerde verilecek?• Üç ana organizasyon yapısı nelerdir?


Saf Proje Organizasyonu

• Projenin kendine özel takımı full-time proje üzerinde çalışır.

• Kaynaklar bir süre için sadece o projeKaynaklar bir süre için sadece o proje üzerine yöneltilir.

j i i i i i i l d• Proje Yöneticisinin otoritesi altında, merkezi bir şekilde yönetilir.


A jl• Avantajları:– PY tam yetkiye sahip– Takım üyeleri tek üsse rapor verir– İletişim hatları kısa, çabuk karar alınırş , ç– Motivasyon, katılım yüksek

• Dezavantajları:• Dezavantajları:– Kaynakların fazla bulundurulması

T k ö üt f li tl i d ld ğ d– Takım örgüt faaliyetlerinden ayrıldığından örgüt amaç ve politikaları gözardı edilir.Y i t k l ji i i i d k l bili– Yeni teknolojinin gerisinde kalabilir

– Takımın geri döneceği bölüm yoktur.


Figure 2 2 The Pure ProjectFigure 2-2 The Pure Project OrganizationOrganization


Fonksiyonel Organizasyon

• Proje, işletmenin fonksiyonel bölümlerinin altında yürütülüryürütülür.

• Yönetim çeşitli kademelere yayılmıştır.• Otorite yukarıdan aşağıyadır• Otorite yukarıdan aşağıyadır.• İşler bölümlerin uzmanlıklarına göre parçalanır.

• Öncü(baskın) fonksiyonel bölümün yöneticisi proje yöneticisi olur.

• Proje yöneticisi diğer fonksiyonel bölümlerden kaynak/uzman ister.A k ik ü ü lüğü ö l k k• Amaç, teknik üstünlüğü ön plana çıkarmaktır.


• Avantajları:• Avantajları:– Takım üyeleri birkaç projede çalışabilir.

Takımdan ayrılanlar olsa dahi teknik uzmanlık– Takımdan ayrılanlar olsa dahi teknik uzmanlık bölümden sağlanır.

– Proje bitince bölüme dönülür.j– Belirli fonk. Alanda uzmanlaşanlar birlikte olduğundan

teknik problemlere sinerjik çözüm yaratılır.• Dezavantajları:

– Karar verme ve iletişim yavaş– Herkes kendi işini optimum yapmaya çalışır– Motivasyon zayıf

i k f k l ili ki l j l b k– Direk fonk. alana ilişkin olmayan projeler çabuk geçiştirilir.


Figure 2 3 Functional ProjectFigure 2-3 Functional Project OrganizationOrganization


Project Organization


Matrix Organizasyon

• Fonksiyonel ve saf proje yapılarının özelliklerini kkarıştırır.

• Her proje farklı fonksiyonel bölümlerden kişileri kullanır.

• Proje yöneticisi hangi işlerin ve ne zaman j y g şyapılacağına karar verir. Bölüm yöneticisi hangi kişilerin ve teknolojilerin kullanılacağına kararkişilerin ve teknolojilerin kullanılacağına karar verir.

• Amaç teknik üstünlüğü ve kontrolü sağlamaktır• Amaç teknik üstünlüğü ve kontrolü sağlamaktır.


jl• Avantajları:– Fonk. Bölümler arası iletişim hızlanır.– PY projenin başarıyla tamamlanmasından sorumludur– Kaynak israfı minimize edilir.– Takım üyeleri bölüme döner.– Ana örgüt politikaları izlenir, projeye destek artar

• Dezavantajları:– İki patron vardırp– PY güçlü pazarlık becerisine sahip değilse proje

başarısız olabilir– PY kaynakları kendine isteyeceğinden diğer projelere

zarar verebilir.


Figure 2 4 Matrix ProjectFigure 2-4 Matrix Project OrganizationOrganization


The Matrix Organization

• Rather than being a stand alone organization, like h j h i j i dthe pure project, the matrix project is not separated

from the parent organization:


Zayıf Matrix, Güclü Martix ve y ,Dengeli Matrix Organizasyon

• Zayıf Matrix, fonksiyonel org.nun birçok özelliğini taşırözelliğini taşır.

• Proje yöneticisinin rolü yöneticiden çok k di ö ibidikoordinatör gibidir.

• Güçlü Matrix, saf proje org.nun çoğu özelliğini taşır.

• Güçlü bir otoriteye sahip full-time proje yöneticisi ç y p p j yvardır.

• Full-time proje idari personeli vardırFull time proje idari personeli vardır.


Organizasyon Şeklinin Seçimi• Fonksiyonel

Teknolojinin derinliğine uygulanmasına odaklanmak istendiğinde- Teknolojinin derinliğine uygulanmasına odaklanmak istendiğinde- Beceri/ uzmanlığın çoğu bir bölümü ilgilendiriyorsa

• Saf Proje- Firma birçok benzer proje ile uğraşıyorsa (inşaat gibi)- Bir kerelik, çok özel, benzeri olmayan işler tek bir fonksiyonel bölüm i i d ğil (ü ü li ti l t üh di liğiiçin uygun değilse (ürün geliştirme: pazarlama, tasarım mühendisliği, imalat müh., kalite müh.)

• Matrix- Farklı fonksiyonel alanlardan girdilerin entegrasyonu gerekiyorsa- Oldukça sofistike bir teknoloji gerekiyorsa

k ik l f ll i kli d il- Teknik uzmanlar full-time gerekli değilse


Ö ÜÖrgüt Yapısının Projeler Üzerindeki Etkileri

ORG TİPİ

Proje Özellik.

FONKSİYONEL ZAYIF MATRİX DENGELİMATRİX

GÜÇLÜ MATRİX SAF PROJE

ProjeYöneticisininyetkisi

Az veya yok sınırlı Az- orta Orta-çok Çok-tam

ProjeYöneticisininRolü

Part-time Part-time Full-time Full-time Full-time

Proje Yön. Ninrolü için Ünvan

Projekoordinatörü/proje lideri

Projekoordinatörü/proje lideri

Projeyöneticisi

Projeyöneticisi/program

Projeyöneticisi/programp j p j p g

yöneticisip gyöneticisi

Proje Yönetimiİdari Personeli

Part-time Part-time Part-time Full-time Full-time


Figure 2 5 Mixed ProjectFigure 2-5 Mixed Project OrganizationOrganization


Project Organization


Documents

03 proje org 2008.ppt [Uyumluluk Modu] - DEUkisi.deu.edu.tr/.../dosyalar/03_Proje_Organizasyonu.pdf · 2008-11-04 · • Üç ana organizasyon yapısı nelerdir? Prof.Dr.Üzeyme