1 Contabilidad

CONTABILIDAD

– Introducción a la Contabilidad– Las Cuentas. Debe y Haber – Clasificación de las Cuentas

Introducción a la Contabilidad

• Todo trabajo remunerado, sea individual o de una empresa, tiene que registrar los movimientos “contables” que hace.

• Estos registros hay que hacerlos cada vez que se hace una transacción en dinero, y se mide en unidades monetarias UM.


• Por ejemplo, antiguamente el dueño de un almacén de barrio llevada las cuentas en una libreta.

• La hoja de la izquierda eran las “ENTRADAS” y la de la derecha era las “SALIDAS”. Todo dinero que ingresaba se anotaba en “entradas”, con la fecha, y el motivo. Todo dinero que egresaba se anotaba en “salidas·


• Hoja Izquierda ENTRADAS

• Fecha: x.xx Venta de 10 kilos de azúcar por $ 6.000 (entraron $ 6.000).

• Fecha: x.xx Venta de 3 litros de aceite por $ 6.000 (entraron $ 6.000)


• Hoja Derecha SALIDAS

• Fecha: x.xx Compra de 50 kilos de azúcar en la azucarera por $ 10.000 (salieron $10.000)


• Al día siguiente, el almacenero anotaba en su libreta:

• Hoja Izquierda ENTRADAS

• Fecha: y.yy Venta de 5 kilos de azúcar por $ 3.000 (entraron $ 3.000).

• Fecha: y.yy Venta de 1litros de aceite por $ 2.000 (entraron $ 2.000)


• Hoja Derecha SALIDAS:

• Fecha: y.yy Compra de 5 litros de aceite por $ 5.000 (salieron $ 5.000)

Y así hasta completar, por ejemplo, un mes

ENTRADAS SALIDAS

Suma $100.000


A favor mío: $ 49.000

Suma $ 51.000


• El almacenero decía, “he ganado 49.000 pesos en el mes”.

• Pero esto no es cierto, puesto que hay cosas que no ha considerador, entre las cuales está el edificio (casa) del almacén.

• El almacenero dice que la casa es suya, pero debe ponerle un precio. Tal vez el arriendo valga más que los $ 49.000 mensuales y no conviene tener el almacén.


• Hay otras cosas que el almacenero no ha tomado en cuenta, o las ha anotado en otra libreta, como ser, las personas que le pidieron mercadería al fiado, el sueldo de los dependientes, los gastos en luz, agua, etc.


• En el sistema moderno, el almacenero debe declarar su renta, $ 49.000 mensuales, ante Impuesto Interno llegando a un convenio con ese Servicio.

• Declara una RENTA PRESUNTA, una renta que estima va a ganar en el año y sobre ese monto pagará el impuesto.

• Pero el Ingeniero no puede hacer eso ya que los montos son muy variables.


• Si trabaja como empleado de planta recibe un sueldo líquido, del cual se le descuentan los impuestos legales.

• Si trabaja a honorarios, emite boletas de las que el empleador retiene el 10% y envía ese monto a Impuestos Internos. Al año siguiente, el organismo estatal devuelve parte de los impuestos o cobra más impuestos según la categoría y monto de la renta.


• En el caso de una empresa, por lo general se debe llevar Contabilidad.

• Esta contabilidad se llama “POR PARTIDA DOBLE” porque se anota en dos cuentas a la vez

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Las Cuentas: Debe y Haber

• Las cuentas son el elemento básico de la contabilidad.

• Una cuenta es la ficha individual donde se anotan todos los movimientos contables de un determinado concepto

• Ejemplos son CAJA, BANCOS, ACREEDORES VARIOS, etc.

• Una cuenta se divide normalmente en DEBE y HABER.

• El DEBE está situado a la izquierda y el HABER a la derecha.

• Cuando en una cuenta se anota una cantidad en el DEBE, se dice que se está haciendo un CARGO en dicha cuenta. Si se anota en el HABER, se dice que se está realizando un ABONO.


• Hagamos un ejemplo: Juan Pérez debe a nuestra sociedad por una factura, un total de 100 UM, de los cuales paga posteriormente 60 UM en efectivo.

• Lo primero que hacemos es representar la cuenta:


Juan Pérez

DEBE HABER


• Ya tenemos abierta la cuenta de Juan Pérez.

• El paso siguiente será cargar en dicha cuenta (anotar en el DEBE) la cantidad de 100 UM que nos adeuda por concepto de la factura:


Juan Pérez

DEBE HABER

100 UM


• Y a continuación deberemos abonar (en el HABER) las 60 UM que Juan Pérez ya nos pagó.

• La cuenta queda de la siguiente forma:


Juan Pérez

DEBE HABER

100 UM 60 UM


• Vemos pues cómo el proceso de contabilizar los hechos requiere– 1) averiguar qué cuentas intervienen en la

operación y– 2) en qué parte de la cuenta se registran

(debe o haber).

En todo hecho contable intervienen dos cuentas, por el principio de la partida doble.


• En nuestro ejemplo, las cuentas que intervienen son la de Deudores Varios y una cuenta ya sea de Caja o de Bancos.

• Al pagar el cliente parte de la factura (60 UM) deberemos registrar este hecho contable en la cuenta de Caja (ya que pagó en efectivo).


• Teoría materialista:

“Lo que entra va al debe y lo que sale al haber”.


Caja

DEBE HABER

60 UM


• El Débito es la suma de todas las cantidades situadas en el debe de una cuenta mientras que el Crédito es la suma de todas las cantidades del haber.

• Podemos definir el Saldo de una cuenta como la cifra obtenida al comparar su débito con su crédito.

• Por ejemplo, el saldo de una cuenta bancaria será igual a la diferencia entre lo que hemos ingresado (Debe) y lo que hemos pagado (Haber).


• El SALDO puede ser de tres formas:– SALDO DEUDOR, cuando el DEBE es mayor

que el HABER.– SALDO ACREEDOR, cuando el DEBE es

menor que el HABER.– SALDO NULO o cuenta saldada, cuando el

resultado de la diferencia es cero o, lo que es lo mismo, cuando el DEBE es igual al HABER.

Veamos cuál es el saldo en la cuenta DEUDORES VARIOS del ejemplo anterior:


Juan Pérez

DEBE HABER

100 UM 60 UM

SALDO = 100 - 60 = 40. Luego la cuenta presentaun Saldo deudor de 40 UM.


• Saldar una cuenta es anotar en el debe o en el haber de la cuenta la cantidad necesaria para que su saldo sea cero.

• Dicho de otro modo si la cuenta presenta un saldo deudor anotaremos esta cantidad en el haber de la cuenta y si tiene un saldo acreedor en el debe de la cuenta.


• Cerrar una cuenta ya saldada es inutilizarla de modo que no podamos realizar más anotaciones en ella.

• El cierre de cuentas se realiza normalmente durante la regularización del ejercicio para obtener los resultados de la explotación (beneficios ó perdidas).

• Ahora si quisiéramos saldar la cuenta del ejemplo anterior, es decir, cerrarla, lo que tendríamos que hacer sería sumar el saldo deudor en el haber; de este modo el saldo será nulo.


Juan Pérez

DEBE HABER

100 UM 60 UMSaldo Deudor……… 40 UM Debe > Haber


• Pongamos otro ejemplo:

• HECHO CONTABLE

(Ejemplo: - Venta a crédito de Mercaderías por valor de 1.000 UM.

• - El Cliente decide posteriormente pagar en efectivo el 60 % de la factura.

• DOCUMENTOS CONTABLES (Facturas)

• Según la Factura de compra el costo de las mercaderías vendidas fue de 500 UM.


• ANÁLISIS DE LA OPERACIÓN

• ¿Qué cuentas intervienen?

• Mercaderías, Deudores Varios, Caja, Pérdidas y Ganancias.

• ¿Dónde se registran las cantidades?• Mercaderías ..................... Salida Haber• Deudores Varios............... Entrada Debe• Caja………….................... Entrada Debe• Pérdidas y Ganancias ...... Aumenta Haber


• REGISTRO CONTABLE

• El registro del hecho contable queda establecido en los siguientes libros:– Diario.– Mayor.

• Veamos primero qué sucede en el Libro Diario y veamos después qué sucede con el Libro Mayor:


DIARIO 1.000 (430) DEUDORES VARIOS

A (700) MERCADERÍAS 500

(129) PÉRDIDAS Y GA-NANCIAS 500

Por la venta de Mercaderías a 30 días Juan Pérez según Factura nº 18375-B

17/10/2008

27/10/2008

600 (570) CAJA

A (430) DEUDORES VARIOS 600

Pago del 60% de la Factura nº 18375-B de Juan Pérez


NOTA: Los números entre paréntesis son solamente los códigos de las cuentas

MAYOR (Todas las cuentas en un solo libro)Deudores Varios

Debe Juan Pérez Haber

1.000 UM 600 UM

Debe Mercaderías Haber

500 UM

Debe Caja Haber

600 UM

Debe Pérdidas y Ganancias Haber

500 UM


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Clasificación de las Cuentas

• Hay varias formas de clasificar las cuentas en Contabilidad.

• Una de las más usadas es:

• CUENTAS DE ACTIVO:– PERSONALES DE CLIENTES O DEUDORES– EFECTIVO– MERCADERÍAS O EXISTENCIAS– INMOVILIZADO

• CUENTAS DE PASIVO:– PERSONALES DE PROVEEDORES O ACREEDORES– PATRIMONIO NETO (Capital, Reservas y Remanente)

• CUENTAS DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS:– VENTAS O INGRESOS– COMPRAS O GASTOS


• DE PATRIMONIO NETO: Aquellas que recogen movimientos del Capital, las Reservas y el Remanente.

• DE EFECTIVO: Son las que representan el desarrollo de operaciones de Caja y Bancos.

• DE INMOVILIZADO: Registran aquellas cuentas que permanecen un periodo prolongado de tiempo en la empresa: Edificios, Maquinaria, Mobiliario, Vehículos, etc.


• La función “Finanzas” ejerce la “operación” diaria de Contabilidad.

• La finalidad de la Contabilidad es llevar el registro de todos los movimientos monetarios de las actividades diarias de la empresa.

• Una de las herramientas principales de la Contabilidad es el “Balance”.

• El Balance es una fotografía del estado de la empresa en una determinada fecha. En Chile, el Balance se hace al 31 de diciembre de cada año.

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS

• El Balance está formado normalmente por dos columnas, una para las cuentas del activo y otra para las cuentas del pasivo.

• El Balance es un equilibrio entre ambas columnas del activo y del pasivo.

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS

• A modo de ejemplo, las cuentas del ACTIVO pueden ser:– Edificios (terrenos, maquinarias, talleres, galpones).– Materiales en proceso.– Productos elaborados en existencia.– Cuentas por cobrar y varios deudores– Banco (dinero de la empresa en el Banco)– Caja

• Estas cuentas pertenecen al DEBE, lo que quiere decir que la Contabilidad de la empresa debe rendir cuenta a la empresa.

CUENTAS DEL ACTIVO

• A modo de ejemplo, las cuentas del PASIVO pueden ser:– Cuentas por pagar y varios acreedores.– Préstamos de largo plazo.– Préstamos de corto plazo (generalmente, a menos de un

año)

CUENTAS DEL PASIVO

CUENTAS DEL BALANCE

ACTIVO (Debe)– Edificios (terrenos,

maquinarias, talleres, galpones).

– Materiales en proceso.– Productos elaborados en

existencia.– Cuentas por cobrar y

varios deudores– Banco (dinero de la

empresa en el Banco)– Caja

PASIVO (Haber)– ¿¿¿???

– Cuentas por pagar y varios acreedores.

– Préstamos de largo plazo.– Préstamos de corto plazo

(generalmente, a menos de un año)

• Para que el Balance esté “cuadrado” al final del año, el 31 de diciembre, tiene que haber un equilibrio entre el Activo (lo que tenemos) y el Pasivo (las cuentas del Haber, o que ya han rendido cuenta a la empresa); son obligaciones que la empresa tiene con terceros.

• En el cuadro anterior, falta algo muy importante, que son las obligaciones de la empresa con los dueños: EL CAPITAL

EQUILIBRIO DEL ACTIVO Y EL PASIVO

• El Capital se forma al iniciar la empresa. Son declaraciones o aportes efectivos del o los socios a la empresa.

• Cuando se trata de Sociedades Anónimas, el capital consiste en acciones que poseen los accionistas.

• Los aportes de Capital pueden ser monetarios o no monetarios (en forma de activos inmovilizados o inmuebles, tales como terrenos o edificios) así como cualquier otro recurso generado por la empresa.

EL CAPITAL

CUENTAS DEL BALANCE

ACTIVO (Debe)– Edificios (terrenos,

maquinarias, talleres, galpones).

– Materiales en proceso.– Productos elaborados en

existencia.– Cuentas por cobrar y

varios deudores– Banco (dinero de la

empresa en el Banco)– Caja

TOTAL xxx.xxx.xxx u.m =

PASIVO (Haber)– Capital (obligaciones con

los dueños o socios o accionistas)

– Cuentas por pagar y varios acreedores.

– Préstamos de largo plazo.– Préstamos de corto plazo

(generalmente, a menos de un año)

= TOTAL xxx.xxx.xxx u.m

• Pongamos por ejemplo, lo siguiente en el activo:– Terrenos 10.000 UM– Edificios (a depreciar) 30.000 UM– Maquinaria (a depreciar) 5.000 UM– Vehículos (a depreciar) 10.000 UM– Existencias 5.000 UM– Cuentas Por Cobrar 15.000 UM– Caja 100 UM– Banco 20.000 UM– TOTAL 95.100 UM

CUENTAS DEL BALANCE

• Pongamos por ejemplo, lo siguiente en el pasivo:– Capital ¿?– Acreedores de Largo Plazo 30.000 UM– Acreedores de Corto Plazo 10.000 UM– Préstamos de Otras Instituciones 20.000UM– TOTAL 60.000 UM

CUENTAS DEL BALANCE

• Entonces, el Balance Final es:ACTIVO Debe Haber

– Terrenos 10.000

– Edificios 30.000

– Maquinaria 5.000

– Vehículos 10.000

– Existencias 5.000

– Caja 100

– Bancos 20.000

– TOTAL ACTIVO 95.100

PASIVO Debe Haber

– Capital 35.100

– Préstamos (Acreedores de LP) 30.000

– Proveedores (Acreedores de CP) 10.000

– Prestamos de otras Instituciones 20.000

– TOTAL PASIVO 95.100

CUENTAS DEL BALANCE

• En resumen:– El Balance está formado por las cuentas del

activo y del pasivo.– La suma total del activo y la suma total del

pasivo deben coincidir para que el balance esté cuadrado y, por lo tanto, bien hecho.

CUENTAS DEL BALANCE

• La cuenta de Pérdidas y Ganancias es la que recoge todos los movimientos de Ingresos y Gastos, al igual que los de Ventas y Compras, como consecuencia de la explotación de la empresa, pues, indicará la diferencia entre Ingresos y Gastos durante el periodo de tiempo estudiado, mostrando si ha habido pérdidas o beneficios. Como consecuencia de las operaciones que realiza una empresa se producen diversas circunstancias:


• Ventas o Ingresos: lo normal de una empresa es que sus ingresos provengan de sus ventas, pero también puede suceder que tenga otro tipo de ingresos que no procedan directamente de la venta de sus productos.


• Este otro tipo de ingresos podrían ser, por ejemplo, los ingresos provenientes de operaciones con valores mobiliarios (acciones) u otro tipo de ingresos, como los ingresos financieros (por ejemplo los intereses de las cuentas bancarias) o extraordinarios (ejemplo: venta de un elemento de inmovilizado con beneficios o pérdidas).


• Compras o Gastos: son todo lo que se adquiere (con excepción de los productos o bienes de activo, como son edificios, terrenos, maquinaria, vehículos, etc. siempre y cuando no sean para la venta, sino para el uso de la actividad de la empresa) para su posterior venta, transformación o consumo y los gastos, como por ejemplo, sueldos, teléfono, luz, agua, arriendos, etc.


• EJEMPLO: Una empresa presenta los siguientes datos y se pide que hallemos su cuenta de Pérdidas y Ganancias:

• Compra de Productos ....................................................... 3.600 UM• Sueldos y Salarios ............................................................ 1.000 UM• Impuestos ......................................................................... 300 UM• Gastos de Material de Oficina .......................................... 100 UM• Arriendos............................................................................ 600 UM• Ventas .............................................................................. 7.000 UM• Ingresos Financieros ........................................................ 1.000 UM


• Todas estas cuentas pertenecen a la cuenta de Pérdidas y Ganancias.

• Todas las operaciones o conceptos que supongan COMPRAS ó GASTOS se situarán en el DEBE de PÉRDIDAS Y GANANCIAS

• Las operaciones o conceptos que indiquen VENTAS ó INGRESOS se situarán en el HABER de PÉRDIDAS Y GANANCIAS.


• La cuenta de Pérdidas y Ganancias quedaría de la siguiente forma:


DEBE Pérdidas y Ganancias HABER

Compras de Productos 3.600Sueldos y Salarios 1.000Impuestos 300Gasto Mat. de Of. 100Arriendos 600

Totales 5.600

Ventas de Mercaderías 7.000Ingresos Financieros 1.000

Totales 8.000

Estos son los Resultados de Explotación


• BENEFICIOS Y PÉRDIDAS– Una vez pasados todos los conceptos a la

cuenta de Pérdidas y Ganancias con los saldos correspondientes, hallaremos la suma del DEBE por un lado, y la del HABER por otro.

– Si el DEBE es mayor que el HABER, indica que ha habido más compras y gastos que ventas e ingresos y, por lo tanto, existen PÉRDIDAS.


• BENEFICIOS Y PÉRDIDAS– Si por el contrario, la suma del HABER es

mayor que la del DEBE, significa que ha habido más ventas e ingresos que compras y gastos y, por lo tanto, se han producido BENEFICIOS.

• En el balance también deben aparecer los BENEFICIOS o las PÉRDIDAS.


DEBE Pérdidas y Ganancias HABER

Compras de Productos 3.600Sueldos y Salarios 1.000Impuestos 300Gasto Mat. de Of. 100Arriendos 600

Totales 5.600

Saldo Acreedor 2.400Utilidad Bruta 8.000

Ventas de Mercaderías 7.000Ingresos Financieros 1.000

Totales 8.000

El beneficio figura en el pasivo del balance final con signo positivo.


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