MANAGER DE PROIECT

CURS

CUPRINS

Cap.1 : Notiuni introductive;

Cap.2: Ciclul de viata al unui proiect;

Cap.3: Definirea sau conceptia proiectului;

Cap. 4: Planificarea proiectului;

Cap. 5: Implementarea proiectului;

Cap. 6: Managementul riscului;

Cap. 7: Managementul resurselor umane;

Cap. 8: Evaluarea si monitorizarea proiectului.

CE ESTE UN PROIECT?

UN PROIECT REPREZINTA:

serie de activitati care sunt indreptate

spre atingerea unor obiective clar

specificate intr-o perioada de timp

definita , folosind un buget stabilit.

CARACTERISTICILE UNUI PROIECT Timp limitat;

Echipa de proiect;

Obiective precise, clar formulate;

Rezultate concrete, masurabile, unice;

Plan riguros;

Activitati interdependente, interconditionate;

Resurse limitate;

Schimbare;

Riscuri;

Metodologie specifica;

Strategie de dezvoltare.

Un proiect poate fi definit ca o serie de actiuni

ce urmaresc sa obtina , pana la un termen dat,

un rezultat care a fost definit in prealabil;

Administrarea proiectului presupune

combinarea resurselor pentru a ajunge, la timp,

la rezultatul dorit, fara sa depaseasca bugetul;

Orice proiect trebuie sa

plece de la o idee si

trebuie stabilta o

strategie pentru a

obtine rezultatul dorit

De asemenea, trebuie luate in

considerare riscurile ce pot

aparea si calculate cheltuielile

pentru realizarea proiectului

proiect care nu merge vs. proiect de succes

ECHIPA PROIECTULUI

ORICE PROIECT ARE UN SCOP

Scopul unui proiect este, in primul rand, de

a rezolva o problema, de a modifica in sens

pozitiv, situatia actuala care este una ce

afecteaza in mod negativ grupul tinta,

beneficiarii proiectului.

ORICE PROIECT SE ADRESEAZA

DIRECTI INDIRECTI

ORICE PROIECT CONSUMA RESURSE:

CICLUL DE VIATA AL UNUI PROIECT

DEFINIRE/

CONCEPTIE

Analiza

problemei

Studiu de

fezabilitate

Analiza cost

beneficiu

Fixarea

scopului si a

obiectivelor

Compararea

variantelor

alternative

PLANIFICARE

Indentificarea

activitatilor

Stabilirea

timpului pentru

fiecare

activitate si a

costurilor

Determinarea

necesarului de

resurse umane

si stabilirea

niveluilui de

calitate

ORGANIZARE

Organizarea

echpei

Repartizarea

sarcinilor

IMPLEMENTARE

Emiterea

ordinelor de

schimbare

Analiza situatiei

proiectului

Raportare

asupra

proiectului

Revizuirea

bugetelor si a

planului

Asigurarea

calitatii

INCHEIERE

Obtinerea

acordului

clientului/

finantatorului

Intocmirea

documentatiei

Semnatura de

receptie/

raportare finala

Audit post

implementare

Evaluarea

calitatiii

Recrutarea personalului

Planificarea succesiunii activitatilor

Sustenabilitate

PRINCIPALELE FUNCTII ALE MANAGEMENTULUI

DE PROIECT

Conducere

Cine, cedecide si

cand?

Planificare

Spre ce tintimsi de ce?

Organizare

Cine, ce esteimplicat si de

ce?

Motivare

Ce ii determinape oamnei sadea ce e mai

bun?

Implemtare

Ce se realizeazaefectiv?

Control

Cine judecarezultatele si

dupa cestandarde?

IMPORTANT !!!

Planificarea este inutila fara obiective clare;

Un lucru neplanificat nu poate fi realizat;

Implementarea devine o simpla executie aleatorie fara

planificare si organizare;

Controlul executiei aleatorii, fara planificare si organizare, nu

poate aplica decat in sens negativ si nu incurajeaza progresul;

iar conducerea devine doar o manifestare lipsita de obiect al

puterii.

DEFINIREA SAU CONCEPTIA PROIECTULUI

Primul pas.IDENTIFICAREA PROBLEMELOR

Cine sunt oamenii

care au problema?

Unde sunt oamenii?

Cand apare problema?

Ce problema apare?

De ce apare problema?

Ce dovezi concrete pot fi aduse?Care sunt consecintele

nerezolvarii problemei?

Pasul 2 PRIORITIZARE PROBLEMEI

Pasul 3 ANALIZA CAUZELOR SI EFECTELOR PROBLEMEI

Pasul 4 EXPUNEREA / JUSTIFICAREA PROBLEMEI

ANALIZA SWOT

Analiza SWOT este un instrument de

analiza strategica,flexibil si usor de

aplicat pe care o institutie il foloseste

pentru indentificarea celei mai potrivite

directii de actiune

Puncte tari Puncte slabe

Oportunitati Amenintari

Factori INTERNI

Factori EXTERNI

MICROMEDIUL ANALIZA PUNCTELOR FORTE SI PUNCTELOR SLABE

1. Capacitatea comerciala: - reputatia firmei;- cota de piata a firmei;

- calitatea serviciilor;

- eficienta politicilor de pret, etc

2. Capacitatea financiara: - costul/ disponibilitatea capitalulul; - fluxul financiar;

- stabilitatea financiara, etc

3. Capacitatea productiva: - mijloace;- forta de munca calificata;

- aptitudini tehnice, etc

4. Capacitatea organizatorica : - conducere vizionara;- salariati implicati;

- capacitate de orientare, etc

MACROMEDIUL- ANALIZA OPORTUNITATILOR SI AMENINTARILOR

Analiza oportunitatilor :

Dezvoltarea sectorului;

Lipsa unor organizatii/ firme

concurente;

Tendintele actuale benefice;

Dezvoltarea tehnologiei;

Influentele globale;

Legislatie favorabila;

Surse de finantare pentru

domeniul vizat.

Analiza amenintarilor:

Efecte politice;

Efecte/ prevederi legislative;

Efecte ale mediului;

Competitie puternica;

Cererea;

Dezvoltarea;

Lipsa surselor de finantare

SCOPUL PROIECTULUI

Scopul proiectului este raspunsul direct la

problema identificata, el arata o situatie

pozitiva, ameliorata a problemei, ca urmare a

proiectului propus.

Problema

Scopul

Recomandari privind formularea scopului:

sa contina un verb la forma conjuctiva: sa realizezesau un

substantiv verbal: realizarea;

enuntul scopului trebuie sa fie scurt si concis;

nu trebuie folosita conjuntia si pentru a desparti doua propozitii;

nu trebuie utilizat cuvantul prin.

OBIECTIVELE PROIECTULUI

Un obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie

obtinut in efortul de atingere a scopului

proiectului si, implicit, a rezolvarii problemei.

Stadiul actual al situatiei

(Problema)Stadiul final la care se doreste

sa se ajunga

(Scopul proiectului atins)

PROIECT

Obiectiv 1 Obiectiv 2 Obiectiv 3 Obiectiv 4

UN OBIECTIV TREBUIE SA FIE SMART !!!

S = specific

M = masurabil

A = abordabil

R = realist

T = incadrat in timp

TEHNICA DE SCRIERE A OBIECTIVELOR IN 7 PASI

1. Determinarea rezultatelor;

2. Determinarea indicatorilor de performanta;

3. Determinarea standardelor de performanta;

4. Determinarea timpului necesar;

5. Determinarea costurilor necesare;

6. Scrierea obiectivelor;

7. Evaluarea obiectivelor.

EXEMPLU OBIECTIV SPECIFIC

Sa creasca gradul de integrare in

munca al somerilor din Bucuresti cu

30% fata de numarul actual, in sase

luni, cu un cost total aproximativ

200000 de lei.

OBIECTIVELE GENERALE ALE PROIECTULUI

se refera la obiective pe scara mai larga, de interes general.

obiectivele specifice

cauzelor problemei

obiectivele generale

efectele problemei

EXEMPLU OBIECTIV GENERAL

Imbunatatirea drumurilor nationale din

Regiunea Sud- Muntenia

ACTIVITATILE PROIECTULUI

Urmatorul pas in formularea proiectului il reprezinta

stabilirea si formularea activitatilor;

ACTIVITATEA este un mijloc de a atinge un obiectiv

Enuntarea fiecarei activitati in parte (doar cele

esentiale);

Specificare responsabilului activitatii respective;

Specificare resurselor de care este nevoie (personal,

echipament, timp);

Descrierea secventelor in timp si modul cum se

interfereaza activitatile

In momentul in care stabilim si formulam activitatile,

trebuie sa ne asiguram de:

Ce resurse sunt

necesare pentru

indeplinirea fiecarei

sarcini?

Ce sarcini trebuie

indeplinite in cadrul

fiecarei actiuni?

Ce anume aveti de

facut pentru atingerea

obiectivului?

Cum se vor selecta

participantii?

identificati actiunilece trebuie intreprinse

indentificati secventele in timp

identificati sub-activitatilece trebuie intreprinse

identificati daca avetioamenii necesari pentru

ducerea activitatilor la

bun sfarsit

Planificarea activitatilor este parte integrata a

managementului de proiect

Resursele specificate la sectiunea activitati trebuie sa corespunda cu

resursele cerute in buget;

Fiecare resursa mentionata (personal, echipament, etc.) va trebui

tradusa in bani si regasita in buget;

Explicati motivele care v-au facut sa alegeti metodele pe care le-ati

intreprins;

Aveti grija sa mentionati toate activitatile relevante si realiste pentru

indeplinirea obiectivelor si pentru nevoile grupului tinta;

PLANIFICAREA PROIECTULUI

Ce trebuie facut?

Unde trebuie facut?

De catre cine

trebuie facut?

Cum trebuie facut? Cu ce resurse

trebuie facut?

Cand trebuie facut?

Intr-un proiect planificam mai multe elemente: activitatile, resursele, timpul, etc.

PLANIFICAREA ACTIVITATILOR

cea mai simpla cale este aceea de a urmari pasii de mai jos:

1. Decideti strategia optima si activitatile pe care le implica fiecare obiect al proiectului;

2. Intocmiti o lista a tuturor activitatilor proiectului;

3. Impartiti activitatile in sub-activitati si sarcini realizabile;

4. Stabiliti activitatile critice;

5. Pentru fiecare activitate, estimati durata si resursele necesare;

6. Clarificati secventa si dependenta;

7. E momentul sa evaluati dependenta activitatilor de resurse;

8. Stabiliti termenul pentru fiecare sarcina;

9. Alcatuiti agenda activitatilor principale;

10. Utilizati repere;

11. Stabiliti drumul critic;

12. Definiti experienta in cadrul echipei;

13. Alocati sarcini in cadrul echipei

WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

Instrument de planificare a activitatilor;

Munca ce trebuie depusa pentru un proiect sub

forma de activitati;

O aranjare in structura ierarhica;

Obiectiv 1: Activitate 1.1

Activitate 1.2

Activitate 1.3

Obiectiv 2: Activitate 2.1

Activitate 2.2

Activitate 2.3

Obiectiv 3: Activitate 3.1

Activitate 3.2

Activitate 3.3

SCOP

OBIECTIV 1 OBIECTIV 2 OBIECTIV 3

Activitate 2.1 Activitate 2.1 Activitate 2.1

Subactivitate 2.2.1 Subactivitate 2.2.2 Subactivitate 2.2.3

Sarcina 2.2.3.1 Sarcina 2.2.3.1 Sarcina 2.2.3.1

MODEL Work Breakdown Structure

DIAGRAMA SAU GRAFICUL GANTT

stabileste planificarea in timp a

fiecarei activitati si responsabilul

pentru fiecare din acestea;

exprima la scara timpului, prin linii orizontale, durata

activitatii, si prin linii intrerupte rezervele de timp;

ofera informatii bogate si extrem de sugestiv prezentate ,

privind desfasurarea lucrarilor, precum si o serie de informatii

derivate, privind esalonarea resurselor.

PENTRU TRASAREA GRAFICULUI GANTT SE PROCEDEAZA ASTFEL:

Pasul 1: se ordoneaza activitatile proiectului crescator;

Pasul 2: se reprezinta activitatile prin bare orizontale de

lungimi egale cu duratele activitatilor, fiecare bara incepand de

la momentul de incepere al activitatii corespunzatoare;

Pasul 3: se marcheaza fiecare activitate prin simbolul asociat

sau prin numerele de ordine ale evenimentelor de la extremitati

deasupra barei corespunzatoare;

Pasul 4: rezerva totala de timp se figureaza cu linie intrerupta,

adiacent cu durata activitatii, dupa sau inainte;

Pasul 5: pe fiecare linie orizontala se obisnuieste sa se figureza

o singura activitate, iar aceasta sa fie imprimata de sus in jos si

de la stanga la dreapta.

EXEMPLU GRAFIC GANTT:

TIMP L1 L2 L3 L4 L5 L6 L7 L8 L9 L10 L11 L12

A 1.1

A 1.2

A 1.3

A 2.1

A 2.2

A 2.3

A 3.1

A 3.2

A 3.3

PLANIFICAREA RESURSELOR

PROIECTULUI

PLANIFICAREA RESURSELOR UMANE

Pentru selectarea unei echipe sunt necesari cativa pasi:

Stabilirea si descrierea activitatilor pentru fiecare obiectiv al

proiectului;

Stabilirea sarcinilor care trebuie realizate in cadrul fiecarei

activitati;

Stabilirea competentelor pe care cei care vor implementa

activitatile trebuie sa le aiba;

Transformarea sarcinilor in responsabilitati;

Intocmirea fiselor de post pe baza responsabilitatilor ce trebuie

acoperite si a compententelor necesare;

Selectarea propriu-zisa a membrilor echipei.

BUGETUL PROIECTULUI RESURSE FINANCIARE

Bugetul reprezinta acea parte a proiectului

care ofera o imagine de ansamblu asupra

resurselor financiare necesare in

implementarea planului de lucru.

Bugetul trebuie sa reflecte

resursele reale estimate pentru

activitatile desfasurate in

proiect!!!

NU PUTEM BUGETA NICIO RESURSA CARE NU SE

REGASESTE IN PLANIFICAREA ANTERIOARA! !

REALIZAREA BUGETULUI - ETAPE Planificarea activitatilor proiectului;

Alocarea resurselor materiale, umane si de timp pentru fiecare in parte

Gruparea resurselor pe categorii (ex. Consumabile, transport, etc.)

Planificarea cheltuielilor legate de sediul organizatiei sau companiei care

va derula proiectul;

Estimarea costurilor pentru fiecare categorie in parte;

Calcularea costurilor totale;

Supunerea bugetului spre aprobare;

Stabilirea procedurilor de supraveghere permanenta in timpul

implementarii a cheltuielilor realizate efectiv comparativ cu bugetul;

Revizuirea si actualizarea periodica a bugetului.

CATEGORII DE COSTURI

COSTURI DE PERSONAL

COSTURI DE TRANSPORT

COSTURI LEGATE DE ECHIPAMENTE BUNURI

COSTURI DIRECTE LEGATE DE PROIECT

COSTURI INDIRECTE LEGATE DE PROIECT (7% )

ALTE TIPURI DE COSTURI (constructii, servicii,

costuri neprevazute 5%)

FLUXUL DE NUMERAR (CASH-FLOW)

Scopul realizarii fluxului de numerar este

acela de a compara incasarile

organizatiei cu platile efectuate intr-o

perioada determianta.

Datele furnizate de situatia fluxului de numerar, trebuie

sa dea posibilitatea utilizatorului sa indentifice:

Capacitatea organizatiei de a genera in viitor numerar net din

incasari, capabil sa acopere plata obligatiilor financiare;

Necesitatea de finantare externa a organizatiei sau a

companiei;

Categorie de

cheltuieli

Unitate Numar de

unitati

Cost unitate Costuri

Resurse umane:

Coordonator proiect

2 asistenti sociali

Luna

Luna

12 luni

5 luni

200 euro

150* 2 euro

2400 euro

1500 euro

Transport:

Deplasari de la x y

(autobuz)

Transport 15

persoane

Luna

Persoane

2 luni

15 persoane

20*2 euro

30 euro

40 euro

450 euro

Echipament:

Imprimanta Bucati 1 bucata 1500 euro 1500 euro

Costuri directe:

Consumabile luna 10 luni 20 euro 200 euro

TOTAL EURO

Bugetul proiectului reprezinta

totalitatea nevoilor si

disponibilitatilor financiare pentru

proiectul respectiv.

IMPLEMENTAREA PROIECTULUI

Aceasta faza din ciclul de viata al unui proiect

este cea in care punem, efectiv, in practica

ceea ce am formulat si planificat anterior.

Implementand un proiect ne vom raporta in permanenta la ceea

ce am stabilit in fazele anterioare:

1. Indeplinirea obiectivelor;

2. Organizarea resurselor;

3. Luarea deciziilor si implementarea lor;

4. Mentinerea legaturii cu furnizorul;

5. Monitorizarea activitatilor;

6. Intocmirea rapoartelor intermediare si a raportului final;

7. Comunicarea cu partenerii;

8. Coordonarea echipei de proiect;

9. Delegarea responsabilitatilor;

10. Monitorizarea riscurilor indentificate.

MANAGEMENTUL RISCULUI

Cum definim

riscul?

Riscul este o dimensiune inerenta oricarei

activitati umane. El se manifesta

continuu, in diferite forme si sub diferite

aspecte.

RISCUL APARE ATUNCI CAND:

Un eveniment se produce sigur, dar rezultatul

acestuia e nesigur;

Efectul unui eveniment este cunoscut, dar

aparitia evenimentului este nesigura;

Atat evenimentul cat si efectul acestuia sunt

incerte,

RISCURI INTERNE FRAUDE SAU

GRESELI MANAGERIALE

RISCURILE EXTERNE EVENIMENTE

EXTERNE CARE VOR AFECTA PROIECTUL

Lipsa unor proceduri scrise si

formalizate;

Autoritatea in organizatie este

atribuita unor persoane

nepotrivite;

Lipsa raporturilor catre manageri;

Personalul nu are calificarea

necesara;

Existenta unei culturi

organiaztionale gresite;

Conflicte existente intre angajati

Retragerea unor finantatori din

tara;

Incendii, inundatii, sau alte

calamitati naturala;

Schimbari in politica nationala;

Schimbari ale legislatiei;

Crize economice nationale

METODE DE INDENTIFICARE A RISCULUI

Intocmirea unor liste de control;

Analiza documentelor disponibile in arhiva

firmei;

Utilizarea experientei personalului direct

productiv;

Identificarea riscurilor impuse din exterior.

METODE DE ANALIZA A RISCULUI

Obiectivele principale ale analizelor constau in:

Identificarea si clasificarea pericolelor

potentiale, a zonelor cu risc si a logisticii ce

poate afecta critic siguranta oamenilor, a

proprietatii mediului;

Identificarea procedurilor de functionare si/sau

mentenanta care pot afecta critic echilibrul

firmei

BRAINSTORMING -UL

Metoda ajuta la eliminarea inhibitiei de exprimare a unor ideicontroversate prin stimularea creativitatii si punctelor de vedere novatoare

si nonconformiste.

Motoda implica colectarea a cat mai multor idei distincte, clasificarea siorganizarea lor pentru a elimina eventualele redundante intre ideile

exprimate si, optional, evaluarea si prioritizarea lor.

Strategiile cele mai utilizate de reducere a

riscului sunt:

Acceptarea riscurilor;

Evitarea riscurilor;

Monitorizarea riscurilor si pregatirea planului pentru

situatiile imprevizibile;

Transferul riscurilor;

Reducerea sistematica a riscurilor.

MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE

Ca manageri de proiect este foarte important sa

facem, in primul rand, echipa sa mearga.

Exista o serie de etape prin care trece o echipa:

Formare sau Forming;

Furtuna sau Storming;

Normare sau Norming;

Lucrul efectiv sau Preforming

MOTIVAREA

Implinire

profesionala

Recunoastere

Dragoste

Fiziologice

Siguranta

Piramida

nevoilor Maslow

Motivarea este procesul prin

care oamenii adopta un

anume comportament in

vederea atingerii unor

scopuri personale

RECOMPENSAREA PERFORMANTEI

FINANCIARA NON-FINANCIARA

Salarizare;

Prime;

Promovari;

Instruire.

Aprecierea calitatii activitatii;

Acordarea unor premii in

cadrul formal;

Mentionarea in publicatiile

organizatiei;

Munca variata, interesanta;

Indatoriri importante;

Implicarea in luarea

deciziilor.

Elemente specifice resurselor umane pe care un manager de

proiect trebuie sa le cunoasca:

ANALIZA POSTULUI procesul prin care se determina sarcinile si

abilitatile necesare pentru un anume post si ce fel de persoana

trebuie sa-l ocupe;

FISA POSTULUI enumerarea principalelor sarcini,

responsabilitati, relatii de lucru si conditii de lucru;

SPECIFICATIILE POSTULUI enumerarea cerintelor pentru

ocuparea postului (educatie, abilitati, trasaturi de

personalitate)

Succesul muncii in echipa:

Legat de echipa de proiect, unul din fatorii

care determina succesul proiectului este

coeziunea echipei si satisfactia membrilor ei.

OBSTACOLE CARE POT INTERVENI IN

CALEA PERFORMANTEI ECHIPEI DE

PROIECT

Valori culturale;

Abordari individuale;

Stiluri diferite;

Politica;

Lipsa directiilor strategice;

Lipsa unor obiective clare

pentru performanta;

Lipsa trainingului

Elementele unei comunicari eficiente in echipa:

Formularea concisa si precisa a mesajului pentru a fi inteles

usor si integral;

Transmiterea rapida si nederformata a mesajului;

Utilizarea unui limbaj comun de catre emitator si receptor;

Simplificarea si decongestionarea canalelor de comunicare;

Asigurarea flexibilitatii si a adaptalitatii sistemului de

comunicare pentru a putea fi utilizat in orice situatie.

EVALUAREA SI MONITORIZAREA PROIECTULUI

MONITORIZAREA PROIECTULUI

Monitorizarea este procesul de colectare

sistematica si analizare a informatiilor cu

privire la activitatile proiectului.

Monitorizand putem sti in orice moment ce se

intampla in cadrul proiectului pe care il

coordonam .

CE MONITORIZAM IN CADRUL UNUI PROIECT?

Resursele utilizate in cadrul proiectului;

Activitatile planificate;

Modul in care este condus proiectul, ce decizii

sunt luate, cine este implicat si cine nu este

implicat in luarea deciziilor.

EVALUAREA PROIECTULUI

Reprezinta procesul de masurare a gradului de

atingere a obiectivelor propuse.

Este o unealta de apreciere care masoara in

mod global, rezultatele, obiectivele si

impactulul proiectului;

Asigura date pentru proiecte similare in viitor.

Raportul de evaluare trebuie sa cuprinda:

Obiectivele avute in vedere;

Scurta informare cu privire la necesitatea atingerii acelor

obiective;

Ce anume informatii si date au fost colectate si cum au fost ele

colectate si analizate;

Ce demonstreaza informatiile colectate;

Cum a fost facuta evaluarea si cine a fost implicat;

Daca au fost obiectivele fixate de la inceput;

Ce alte rezultate au fost atinse;

Ce recomandari se fac pe viitor?

Evaluarea se concentreaza asupra a patru

aspecte importante:

1. Resurse investite;

2. Activitati desfasurate;

3. Rezultate obtinute;

4. Beneficii realizate

CONTROLUL PROIECTULUI

este o metoda de analiza permanenta sau periodica

a unei activitati, a unei situatii etc., pentru a urmari

mersul ei si pentru a lua masuri de corectare sau de

imbunatatire;

Un mod de a controla un proiect este acela ca fiecare

membru al echipei sa detina controlul asupra

propriilor activitati.