2011 DTSS PCA Internal Control Review

DIKLAT TEKNIS SUBSTANTIF SPESIALISASI

POST CLEARANCE AUDIT

Disusun Oleh:

Tim Penyusunan Modul Pusdiklat Bea dan Cukai KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN PUSDIKLAT BEA DAN CUKAI 2011

DIKLAT TEKNIS SUBSTANTIF SPESIALISASI

POST CLEARANCE AUDIT

Disusun Oleh:

Tim Penyusunan Modul Pusdiklat Bea dan Cukai KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN PUSDIKLAT BEA DAN CUKAI 2011

Internal Control Review

DTSS Post Clearance Audit

i


DAFTAR ISIHalaman KATA PENGANTAR ..........................................................................................i DAFTAR ISI .........................................................................................................ii DAFTAR GAMBAR ..............................................................................................v PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL .......vi PETA KONSEP MODUL ..... vii MODUL INTERNAL CONTROL REVIEW A. Pendahuluan .. 1 1. Deskripsi Singkat ...................................................... 2 2. Prasyarat Kompetensi .......................................................2 3. Standar Kompetensi (SK) dan Kompetensi Dasar (KD) ........................ 2 4. Relevansi Modul .................. 3 B. KEGIATAN BELAJAR ............................................................................ 5 1. Kegiatan Belajar (KB) 1 .......................................................5 Telaah Atas Pengendalian Internal Indikator .. 5 1.1. Uraian dan contoh ...........................................................................5 A. Pengendalian Internal ............................................................... 5 1) Pentingnya Pengendalian Internal 8 2) Pengertian dan Konsep Dasar Pengendalian Internal . 8 B. Penerapan Komponen, Keterbatasan dan Pemahaman Pengendalian Intern 21 1) Penerapan Komponen Pengendalian Intern Untuk Perusahaan Kecil dan Menengah.. 22 2) Keterbatasan Pengendalian Intern.23 3) Pemahaman Terhadap Pengendalian Intern24 1.2. Latihan 1 ......... 26 1.3. Rangkuman ......32 1.4. Tes Formatif 1 .... 33 1.5. Umpan Balik dan Tindak Lanjut ......................... 36


ii

Internal Control Review2. Kegiatan Belajar (KB) 2 .......................................................37 Sistem Akuntansi Penjualan Indikator .. 37 2.1. Uraian dan contoh .......................................................................... 37 A. Sistem Penjualan Tunai ............................................................ 37 1) Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai .37 2) Elemen (system) Pengendalian Intern dalam system Penjualan tunai. 39 3) Lambang-lambang dalam system. 39 4) Bagan Alir Penjualan Tunai . 40 5) Uraian Kegiatan (Operation List) Sistem Penjualan Tunai 43 B. Sistem Penjualan Kredit............................................................. 45 1) Informasi yang diperlukan oleh Manajemen dari kegiatan penjualan kredit 45 2) Elemen Pengendalian Intern dalam system penjualan Kredit..47 3) Alir Sistem Penjualan Kredit... 48 4) Uraian Kegiatan (Operation List) system Penjualan Kredit 52 C. Sistem Retur Penjualan . 55 1) Elemen Pengendalian Intern dalam system retur Penjualan Kredit. 55 2) Bagan alir system Retur Penjualan Kredit. 57 3) Uraian Kegiatan (Operation List) system retur penjualan 60 62 4) Media (formulir) dalam Sistem.. 2.2. Latihan 2 ......... 66 2.3. Rangkuman .... 66 2.4. Tes Formatif 2 .... 67 2.5. Umpan Balik dan Tindak Lanjut ........................ 69 3. Kegiatan Belajar (KB) 3 ...................................................... 70 Sistem Akuntansi Pembelian


iii

Internal Control ReviewIndikator .. 70 3.1. Uraian dan contoh .......................................................................... 70 A. Sistem Pembelian ......................................................................70 1) Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Pembelian 72 2) Bagan Alir Sistem Pembelian.. 73 3) Uraian Kegiatan (Operation List) Sistem Pembelian. 76 B. Sistem Retur Pembelian..............................................................78 1) Elemen Pengendalian Intern dalam system retur Pembelian 78 2) Bagan Alir Sistem Retur Pembelian .79 3) Uraian Kegiatan (Operational List) system retur Pembelian. 82 4) Media (formulir) yang digunakan.. 84 3.2. Latihan 3 .......... 90 3.3. Rangkuman ..... 91 3.4. Tes Formatif 3 ..... 92 3.5. Umpan Balik dan Tindak Lanjut ......................... 94 4. Kegiatan Belajar (KB) 4 ...................................................... 95 Sistem Akuntansi Penggajian / Pengupahan Indikator ...... 95 4.1. Uraian dan contoh .......................................................................... 95 A. Elemen Pengendalian Intern Dalam Sistem Penggajian / 96 Upah............................................................................................. B. Bagan Alir Sistem / Pengupahan................................................97 C. Uraian Kegiatan (Operation List) system Penggajian / Upah. 100 4.2. Latihan 4 .......... 102 4.3. Rangkuman ..... 102 4.4. Tes Formatif 4 ..... 103 4.5. Umpan Balik dan Tindak Lanjut ........................ 104 PENUTUP ......105 TES SUMATIF ................................................................ 106 KUNCI JAWABAN ....................................................................... 112 DAFTAR PUSTAKA ..... 114


iv


DAFTAR GAMBAR

Nomor 3.1 3.2 3.3 3.4. 3.5 3.6 3.7 3.8

Judul Gambar Kertas Kerja Audit (KKA) ................................

Halaman 58 60 62 63 65 66 68 70

Kertas Kerja Audit (KKA) ................................. Kertas Kerja Audit (KKA) ................................. Kertas Kerja Audit (KKA) ................................. Kertas Kerja Audit (KKA) ................................. Kertas Kerja Audit (KKA) ................................ Kertas Kerja Audit (KKA) ................................. Kertas Kerja Audit (KKA) .................................


v


PETUNJUK PENGGUNAAN MODULUntuk dapat memahami modul ini secara benar, maka peserta diklat diharapkan mempelajari modul ini secara urut mulai dari Kegiatan Belajar 1 sampai dengan Kegiatan Belajar 4. Cara mempelajari setiap kegiatan belajar adalah mengikuti tahap-tahap berikut ini: 1. Lihat apa yang menjadi target indikator dari kegiatan belajar tersebut; 2. Pelajari materi yang menjadi isi dari setiap kegiatan belajar (dengan cara membaca materi minimal 3 kali membaca isi materi kegiatan belajar tersebut); 3. Lakukan review materi secara umum, dengan cara membaca kembali ringkasan materi untuk mendapatkan hal-hal penting yang menjadi fokus perhatian pada kegiatan belajar ini; 4. Kerjakanlah Tes Formatif pada kegiatan belajar yang sedang dipelajari; 5. Lihat kunci jawaban Tes Formatif dari kegiatan belajar tersebut yang terletak pada bagian akhir modul ini. 6. Cocokkan hasil tes formatif dengan kunci jawaban tersebut, apabila ternyata hasil Tes Formatif peserta diklat memperoleh nilai minimal 67 (jumlah yang benar x 100/15), maka kegiatan belajar dapat dilanjutkan pada kegiatan belajar berikutnya, namun apabila diperoleh angka di bawah 67, maka peserta diklat diharuskan mempelajari kembali kegiatan belajar tersebut agar selanjutnya dapat diperoleh angka minimal 67. 7. Kerjakan Tes Sumatif apabila semua Tes Formatif dari seluruh kegiatan belajar telah dilakukan. 8. Lihat kunci jawaban Tes Sumatif yang terletak pada bagian akhir modul ini 9. Cocokkan hasil tes sumatif dengan kunci jawaban tes sumatif, apabila ternyata hasil tes sumatif peserta diklat memperoleh nilai minimal 67 (jumlah yang benar x 100/25), maka peserta diklat dapat dinyatakan lulus dari

kegiatan belajar


vi


PETA KONSEPDalam mempelajari modul ini, agar lebih mudah dipahami maka disarankan kepada peserta diklat untuk mempelajari peta konsep modul. Dengan demikian pola pikir yang sistematik dalam mempelajari modul dapat terjaga secara berkesinambungan selama mempelajari modul. Kegiatan Belajar 1 Telaah Atas Pengendalian Internal Materi : Pengendalian Internal; Pentingnya Pengendalian Internal; Pengertian dan Konsep Dasar Pengendalian Internal; Penerapan Komponen, Keterbatasan dan Pemahaman Pengendalian Intern; Penerapan Komponen Pengendalian Intern Untuk Perusahaan Kecil dan Menengah; Keterbatasan Pengendalian Intern; Pemahaman Terhadap Pengendalian Intern

Kegiatan Belajar 2 Sistem Akuntansi Penjualan Materi : Sistem Penjualan Tunai; Sistem Penjualan Kredit; Sistem Retur Penjualan,

Kegiatan Belajar 3 Sistem Akuntansi Pembelian Materi : Sistem Pembelian; Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Pembelian, Bagan Alir Sistem Pembelian, Uraian Kegiatan (Operation List) Sistem Pembelian; Sistem Retur Pembelian: Elemen Pengendalian Intern dalam system retur Pembelian, Bagan Alir Sistem Retur Pembelian, Uraian Kegiatan (Operational List) system retur Pembelian, Media (formulir) yang digunakan

Kegiatan Belajar 4 Sistem Akuntansi Penggajian / Pengupahan Materi : Elemen Pengendalian Intern Dalam Sistem Penggajian / Upah; Bagan Alir Sistem / Pengupahan; Uraian Kegiatan (Operation List) system Penggajian / Upah


vii


APENDAHULUAN

MODUL INTERNAL CONTROL REVIEW

Hingga era tahun seribu sembilan ratus delapan puluhan, audit atas laporan keuangan masih berorientasi pada pembuktian-pembuktian transaksi, yang menekankan pada ketepatan pencatatan atas transaksi serta kebenaran keberadaan item-item dineraca. Perkembangan sistem informasi akuntansi yang berorientasi pada penggunaan siklus akuntansi, telah mengubah pendekatan

tersebut. Siklus akuntansi yang dikenal antara lain adalah siklus pendapatan dan penerimaan kas, siklus perolehan dan pengeluaran kas, dan siklus penggajian dan upah. Pendekatan audit tidak lagi hanya dengan melakukan pengujian terhadap transaksi serta keberadaan saldo pos-pos di neraca, tetapi sudah menekankan pada keberadaan struktur pengendalian internal dalam setiap siklus akuntansi tersebut. Dalam standar audit tentang pekerjaan lapangan, secara tegas disebutkan perlunya pemahaman yang memadai yang harus diperoleh seorang auditor tentang struktur pengendalian internal tersebut, sebelum ia menentukan sifat, saat, serta luas pengujian dalam audit. Modul ini dipersiapkan untuk para calon auditor di lingkungan Direktorat

Jenderal Bea dan Cukai, yang dalam tugasnya nanti berhadapan dengan


1

Internal Control Reviewpembuktian atas catatan-catatan akuntansi yang diselenggarakan

perusahaan. Keberadaan suatu bentuk pengendalian intern yang mendasari penyajian laporan perusahaan diharapkan mampu memberikan keyakinan yang memadai bagi auditor, tetapi pemahaman atas struktur pengendalian internal oleh auditor, akan membantunya dalam melakukan pengujian maupun pembuktian auditnya secara profesional.

1. Diskripsi singkatMateri dari bahan ajar ini terdiri dari dua hal, yakni tentang review atas struktur pengendalian internal dan sistem akuntansi. Dalam review atas struktur pengendalian internal diuraikan tentang komponen pengendalian internal, serta bagaimana cara memahami pengendalian internal suatu perusahaan. Pada sistem akuntansi, disajikan tentang sistem akuntansi penjualan baik tunai maupun kredit, sistem akuntansi pembelian baik tunai maupun kredit, serta sistem akuntansi penggajian dan upah. Dalam masing-masing sistem diuraikan tentang unsur pengendalian intern yang terbangun, dengan adanya komponen sistem seperti fungsi-fungsi yang terkait, dipergunakan. prosedur, serta media yang

2. Prasarat KompetensiPeserta yang akan ditunjuk untuk mengikuti Diklat Teknis Substantif Spesialisasi Post Clearance Audit adalah pegawai dengan kompetensi Pelaksana Pemeriksa.

3. Standar Kompetensi dan Kompetensi DasarStandar Kompetensi Setelah mempelajari materi dalam buku ajar ini, diharapkan para siswa memahami serta mampu menerapkan pengetahuannya dalam setiap penugasan audit yang dilaksanakannya, yaitu melakukan telaah (review) terhadap


2

Internal Control Reviewpengendalian intern di lingkungan auditnya, sebagai dasar ia menentukan sifat, saat serta luas pengujian auditnya. Diharapkan pula saudara akan memahami sistem akuntansi penjualan, pembelian dan penggajian/pengupahan, yang diterapkan dalam perusahaanperusahaan manufaktur. Keberhasilan saudara dalam mempelajari modul ini akan sangat berarti bagi saudara dalam mempelajari modul-modul selanjutnya. Kemampuan saudara dalam memahami dan menganalisa sistem akuntansi yang diterapkan dalam perusahaan, akan sangat membantu saudara dalam menjalankan tugas sebagai auditor.

Kompetensi Dasar Setelah memahami materi buku ajar ini para siswa diharapkan mampu melakukan review serta evaluasi terhadap pengendalian internal yang ada pada setiap sistem akuntansi yang dipergunakan perusahaan, baik sistem akuntansi penjualan, penerimaan kas, pembelian, pengeluaran kas, serta sistem

penggajian dan upah. Dengan pemahaman atas struktur pengendalian internal pada setiap sistem tersebut, siswa mampu melakukan pengujian dan pembuktian terhadap transaksi yang berkaitan secara tepat; juga diharapkan setelah

mempelajari modul ini, Saudara diharapkan mampu : 2. Mengevaluasi dan menganalisa sistem penjualan tunai 3. Mengevaluasi dan menganalisa sistem penjualan kredit 4. Mengevaluasi dan menganalisa sistem retur penjualan 5. Mengevaluasi dan menganalisa sistem Pembelian 6. Mengevaluasi dan menganalisa sistem retur pembelian 7. Mengevaluasi dan menganalisa sistem penggajian / pengupahan

4. Relevansi ModulTugas auditor di Kantor Wilayah Auditor adalah melaksanakan audit Kepabeanan dan Cukai. Proses audit tersebut dapat dilakukan dengan baik manakala para pegawai yang bertugas mempunyai bekal pengetahuan, ketrampilan, dan sikap yang baik dalam melaksanakan audit kepabeanan dan Cukai.


3

Internal Control ReviewUntuk dapat melaksanakan audit secara baik pegawai yang bertugas sebagai auditor perlu dibekali dengan pemahaman tentang pengertian

pentingnya pemahaman pengendalian internal, sistem akuntansi penjualan, sistem akuntansi pembelian dan sistem akuntansi penggajian/upah dalam suatu perusahaan. Berdasarkan uraian singkat tersebut terlihat keterkaitan yang erat antara modul Internal Control Review dengan ruang lingkup kerja auditor. Manfaat modul ini bagi peserta adalah memberikan gambaran yang lengkap tentang pentingnya pemahaman pengendalian internal dalam perusahaan sehingga dapat mendukung terciptanya seorang auditor Kepabeanan dan Cukai yang profesional.


4


BKEGIATAN BELAJAR1. Kegiatan Belajar (KB) 1

TELAAH ATAS PENGENDALIAN INTERNALIndikator Keberhasilan : Setelah mempelajari materi diharapkan siswa: 1. mampu menjelaskan pengendalian internal 2. mampu menjelaskan penerapan komponen, keterbatasan, dan pemahaman pengendalian intern

1.1. Uraian dan Contoh

A.

Pengendalian Internal

Istilah pengendalian internal

dulu dikenal dengan internal check, yaitu

pengendalian yang terbangun dalam suatu sistem akuntansi. Pengendalian itu muncul karena beberapa faktor yang ada dalam suatu sistem, yakni fungsi yang terpisah (antara kewenangan memberi persetujuan / otorisasi, pencatatan dan pengelola), prosedur yang memadai, serta dokumen yang layak.


5

Internal Control ReviewLembaga Pengembangan Sumber Daya Manusia (LPSDM) Paramitha, merupakan menyediakan lembaga yang kegiatannya menyelenggarakan outbond serta fasilitas perkemahan. Beberapa hari yang lalu Kantor Akuntan

Publik Budiman & Partner menerima permintaan dari LPSDM Paramitha, untuk melakukan pemeriksaan khusus dengan adanya kasus penggelapan dana sebesar enam ratus juta rupiah oleh Kepala Bagian Akuntansi & Keuangan (BAK) selama tiga tahun terakhir. Paramitha ingin mengetahui mengapa hal ini bisa terjadi tanpa diketahui. Untuk mendapatkan pemahaman atas pengendalian intern di LPSDM, auditor mewawancarai karyawan tentang kegiatan lembaga tersebut. Fasilitas perkemahan lembaga yang berkantor di Jakarta ini ada di Yogya, Bogor dan Bandung. Penerimaan dikumpulkan dari para pemakai dan dikirimkan dalam bentuk cek kepada Kepala BAK Kantor Pusat. Kepala BAK mencatat pendapatan tersebut berdasarkan informasi pada cek tersebut. Tidak ada catatan sumber atau jumlah penerimaan kas yang diselenggarakan di ketiga lokasi perkemahan tersebut, sehingga Kepala BAK bisa sekali-sekali menggunakan sebagian cek tersebut untuk kepentingan pribadinya dan tidak mencatat pendapatan tersebut. Jelas bahwa tidak seorang pun di kantor pusat, kecuali orang yang menggelapkan dana, yang menyadari masalah tersebut. Dari contoh diatas terlihat bahwa prosedur pengiriman uang tersebut terlalu lemah pengendalian internalnya. Tidak adanya pencatatan di lokasi perkemahan menyebabkan kehilangan jejak untuk mengkonfirmasikan jumlah yang

seharusnya ada. Seharusnya uang dikirimkan kepada Pemegang kas kantor Pusat, sementara Kepala BAK mendapat pemberitahuan tentang pengiriman uang tersebut melalui surat tersendiri, sehingga terdapat cross check dari tiga sisi, yakni pengirim, penerima dan pencatat yang ketiganya merupakan fungsi yang terpisah. Dalam kasus di atas, dapat disimpulkan bahwa pengendalian intern yang baik akan dapat mencegah lebih banyak penyimpangan, daripada yang ditemukan auditor Istilah pengendalian intern dikembangkan dalam suatu sistem dimana pengendalian intern yang layak harus mempunyai elemen-elemen seperti

struktur organisasi, sistem otorisasi, prosedur pencatatan, praktek yang sehat serta pegawai yang cakap. Struktur organisasi, merupakan wadah

pembagian wewenang dan tanggung jawab, dimana pekerjaan atau tugas sudah


6

Internal Control Reviewditetapkan dan tidak tumpang tindih. Dalam pembagian tugas ini, antara satu tugas dengan tugas lain yang berkelanjutan terbangun internal check ( saling menjaga ). Salah satu kewenangan adalah adanya otorisasi, yaitu fungsi yang memberikan persetujuan atas suatu tindakan. Pelaksanaan atas kegiatan dilakukan oleh individu yang berbeda dan dimonitor oleh pencatatan yang dilakukan oleh orang yang berbeda ( independen ) dari kedua fungsi tersebut. Praktek yang sehat mencerminkan bersihnya dari tindakan yang dapat merusak kondisi pengendalian intern terserbut, seperti kolusi. Pegawai yang cakap mencerminkan para petugas/pegawai yang melaksanakan tanggung jawanya benar-benar orang yang memiliki skill yang sepadan dengan tugasnya. Akhirakhir ini konsep pengendalian intern yang semula merupakan sistem,

dikembangkan dalam suatu bentuk struktur pengendalian intern, dengan komponen komponen yang lebih luas dan sistem pengendalian intern ada didalam komponen tersebut Dalam audit terhadap laporan keuangan ( general audit ), auditor

melaksanakan pemeriksaan berdasarkan panduan umum, yang dikenal sebagai Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP). Standar ini terdiri dari tiga kelompok, yakni: Standar Umum, Standar Pekerjaan Lapangan, dan Standar Pelaporan. Dalam standar pekerjaan lapangan point dua disebutkan Pemahaman yang memadai atas struktur pengendalian intern harus diperoleh, untuk merencanakan audit dan menentukan sifat, saat dan lingkup pengujian yang akan dilakukan Berdasarkan Peraturan Dirjen Bea dan Cukai No.: P-28/BC/2007 tanggal 27 September 2007 pasal 4, tentang Standar Audit di Bidang Kepabeanan Standar pelaksanaan lapangan kedua menyatakan bahwa : Struktur pengendalian intern auditee harus dipahami untuk manentukan jenis, saat, dan ruang lingkup pengujian yang harus dilakukan. Jelas kedua standar audit tersebut secara umum (SPAP) dan khusus (untuk DJBC) meletakkan pemahaman atas pengendalian intern sebagai bagian penting dalam audit.


7

Internal Control Review1) Pentingnya Pengendalian InternalDengan semakin berkembangnya perusahaan serta tingkat kompleksitas kegiatan yang dihadapi, maka manajemen perusahaan tidak mungkin lagi untuk melakukan segala kegiatan pemantauan maupun pengawasan terhadap pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Padahal untuk dapat mencapai tujuan tersebut, pihak manajemen dituntut untuk dapat mengendalikan kegiatan usahanya, disamping menjaga keamanan harta perusahaan serta mencegah atau menemukan kesalahan dan ketidak beresan. Kondisi diatas akhirnya menuntut pihak manajemen untuk menciptakan suatu pengendalian intern, untuk memastikan bahwa keigatan dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan telah sesuai dengan apa yang diharapkan. Ditinjau dari segi audit, pengendalian intern yang berlaku pada perusahaan akan sangat bermamfaat dalam merencanakan audit dan menentukan sifat, saat dan lingkup pengujian. Hal ini berlaku juga dalam audit di bidang kepabeanan dan cukai yang merupakan jenis audit kepatuhan (compliance audit). Audit dibidang kepabeanan dan cukai bertujuan untuk menentukan tingkat kepatuhan perusahaan terhadap peraturan perundang-undangan di bidang kepabeanan dan cukai serta peraturan lainnya dan untuk mengamankan penerimaan negara. Walaupun tujuan audit kepabeanan dan cukai berbeda dengan tujuan audit atas laporan keuangan (financial audit), penilaian terhadap pengendalian intern dalam audit di bidang kepabeanan dan cukai sangat diperlukan untuk menentukan sejauh mana pengendalian intern dapat diandalkan kemampuannya guna menjamin ketelitian data dan informasi yang dihasilkan serta untuk menentukan jenis, saat dan ruang lingkup pengujian yang harus dilakukan.

2)

Pengertian dan Konsep Dasar Pengendalian InternPengendalian intern merupakan proses yang dijalankan oleh dewan

komisaris, manajemen dan personil lain dalam suatu organisasi (entitas), yang dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga tujuan utama yakni : Keandalan pelaporan keuangan ( dalam financial audit) Efektifitas dan efisiensi operasi ( dalam operational audit)


8

Internal Control ReviewKepatuhan dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku ( dalam compliance audit) Tujuan pertama terkait dengan tujuan audit atas laporan keuangan (financial audit), tujuan kedua terkait dengan tujuan audit operasional (operating audit) dan tujuan ketiga terkait dengan tujuan audit kepatuhan atas kebijakan atau peraturan (compliance audit). termasuk dalam compliance audit. Konsep dasar pengendalian intern yang terkandung dalam pengertian diatas adalah sebagai berikut : Proses : pengendalian intern adalah suatu proses, yang berarti merupakan cara untuk mencapai tujuan. Dipengaruhi oleh manusia : pengendalian intern bukan hanya terdiri dari buku pedoman, kebijakan dan formulir-formulir, tetapi juga orangorang dalam berbagai jenjang dalam suatu organisasi yaitu dewan komisaris, manajemen dan personil lainnya. Keyakinan memadai : pengendalian intern hanya diharapkan Audit di bidang kepabeanan dan cukai

memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan yang pasti (absolut), karena kelemahan-kelemahan yang melekat pada seluruh pengendalian intern. Alat untuk mencapai tujuan : pengendalian intern adalah alat untuk mencapai tujuan dalam berbagai hal yaitu penyajian laporan keuangan yang wajar, efisiens dan efektivitas kegiatan (operasi) dan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen.

Komponen Pengendalian Intern Pengendalian intern meliputi lima unsur pengendalian yang dirancang dan diterapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan tercapainya tujuan yang telah ditetapkan. Lima unsur pengendalian ini disebut komponen

pengendalian, yaitu : (i) Lingkungan pengendalian (ii) Penilaian resiko (iii) Aktivitas pengendalian (iv) Informasi dan komunikasi (v) Pemantauan


9

Internal Control ReviewLingkungan pengendalian merupakan wadah (payung) bagi empat

komponen lainnya, yang berarti tanpa adanya lingkungan pengendalian yang efektif, keempat komponen lainnya tidak mungkin menghasilkan pengendalian yang efektif.

(i) Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian merupakan tindakan, kebijakan dan prosedur yang mencerminkan keseluruhan sikap dari manajemen dan pemilik dari suatu perusahaan, mengenai arti pentingnya pengendalian intern bagi perusahaan tersebut. Lingkungan pengendalian merupakan landasan bagi komponenkomponen pengendalian lainnya dengan menciptakan disiplin dan struktur. Lingkungan pengendalian terdiri dari : a. Integritas dan nilai etika Dalam suatu perusahaan biasanya terdapat peraturan yang berkaitan dengan motto, visi, misi dan tujuan perusahaan (organisasi). Perilaku karyawan akan dipengaruhi oleh aturan yang ditetapkan tersebut, sehingga terbentuklah sikap integritas, disertai nilai nilai etika dalam kinerjanya. Munculnya perilaku tersebut didukung oleh:: tindakan manajemen memberikan contoh yang menghindarkan para karyawan melakukan tindakan tidak jujur, melanggar hukum atau

melanggar etika;


10

Internal Control Reviewmanajemen mengkomunikasikan nilai-nilai etika dan standar perilaku organisasi kepada para karyawan melalui pernyataan kebijakan,

peraturan dan contoh yang nyata. Di Direktorat Jenderal Bea dan Cukai misalnya, terdapat kode etik pegawai, visi, misi serta slogan, yang tujuannya adalah untuk membangun integritas serta nilai-nilai etika tersebut.

b. Komitmen terhadap kompetensi Kompetensi merupakan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas yang dibebankan kepada individu. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen atas kompetensi seseorang yang akan diberi tanggungjawab untuk melakukan pekerjaan tertentu. Hal tersebut diterapkan kedalam bentuk persyaratan keterampilan dan pengetahuan. Sebagai contoh, Direktorat Audit pada DJBC, menempatkan tenaga auditor dalam penugasaannya, dengan tenaga-tenaga yang telah mengikuti pelatihan Post Clearance Audit, selain pengetahuan tentang kepabeanan dan cukai yang telah diperoleh sebelumnya. Kompetensi auditor dalam hal audit diperoleh dalam pelatihan tersebut.

c. Partisipasi dewan direksi dan komite audit Dewan komisaris dan komite audit merupakan wakil pemilik (pemegang saham) yang berada diluar fungsi manajemen. Mereka bertugas melakukan pengawasan terhadap kinerja manajemen. Bagaimana mereka melakukan tanggung jawab tersebut, akan memiliki dampak yang besar terhadap lingkungan pengendalian. Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas dewan komisaris dan komite audit dalam lingkungan pengendalian adalah : - Sikap tidak dipengaruhi (independensi) dewan komisaris dan komite audit terhadap manajemen. - Pengalaman serta tingginya kedudukan mereka - Luasnya keterlibatan dan kegiatan pengawasan - ketepatan tindakan yang diambil - seberapa relevan pertanyaan yang diajukan kepada manajemen - sifat serta luasnya interaksi dengan auditor intern dan ekstern


11

Internal Control ReviewDi Ditjen Bea dan Cukai, terciptanya pengendalian kinerja lembaga ini didukung peran pejabat-pejabat eselon II dalam memantau kegiatan jajarannya.

d. Falsafah manajemen dan gaya operasi Falsafah manajemen dan gaya operasi ditunjukkan melalui

pendekatan manaje-men dalam mengambil dan memantau resiko usaha. Hal tersebut ditunjukkan antara lain upaya manajemen untuk mencapai anggaran, laba serta tujuan bidang keuangan dan sasaran operasi lainnya. Pada saat terjadi krisis energi (listrik) Ditjen Bea dan Cukai melakukan efisiensi anggaran, dengan penghematan pemakaian listrik, melalui

himbauan pada setiap lantai, serta penggunaan fasilitas (menggunakan listrik) yang dibatasi.

e. Struktur organisasi Struktur organisasi suatu perusahaan harus menetapkan wewenang dan tanggung jawab yang layak pada setiap unit (fungsi) di dalamnya. Struktur organisasi meliputi bentuk dan sifat unit-unit organisasi, yang memberikan kerangka kerja menyeluruh bagi perencanaan, pengarahan dan pengendalian operasi. Dalam penyusunan struktur organisasi harus diperhatikan adanya fungsi pengolahan data serta hubungan fungsi manajemen lain yang berkaitan dengan pelaporan. Fungsi pengolahan data dalam hal ini memberi kontribusi pengendalian melalui pelaporan. Sebagai contoh, di Ditjen Bea dan Cukai dikembangkan sistem informasi untuk internal maupun pelayanan kepada publik, sehingga pengendalian terhadap kepentingan internal (misal kepegawaian) maupun eksternal (monitoring fasilitas pabean) dapat dilakukan dengan baik.

f. Perumusan kewenangan dan tanggung jawab Metode perumusan ini mempengaruhi pemahaman terhadap

hubungan pelaporan dan tanggung jawab yang ditetapkan dalam entitas. Metode penetapan wewenang dan tanggung jawab meliputi pertimbangan atas :


12

Internal Control Review- Kebijakan entitas (organisasi) mengenai masalah seperti praktik usaha yang dapat diterima, konflik kepentingan dan aturan perilaku; - Penetapan tanggung jawab dan delegasi wewenang untuk menangani masalah seperti maksud dan tujuan organisasi, fungsi operasi dan persyaratan instansi yang berwenang; - Uraian tugas pegawai yang menegaskan tugas-tugas spesifik. Pembentukan Kantor Pelayanan Utama (KPU) di Ditjen Bea dan Cukai adalah bentuk kebijakan organisasi serta penugasan secara spesifik dalam usaha meningkatkan pelayanan kepada publik.

g. Kebijakan dan praktek sumber daya manusia Praktek dan kebijakan karyawan berkaitan dengan penugasan, orientasi, pelatihan, evaluasi, bimbingan, promosi dan pemberian

kompensasi dan tindakan perbaikan. Sebagai contoh, standar penugasan individu yang paling memenuhi syarat, ditekankan pada latar belakang pendidikan, pengalaman bekerja sebelumnya, prestasi sebelumnya, bukti tentang integritas dan perilaku etis- menunjukkan komitmen entitas terhadap orang yang kompeten dan dapat dipercaya. Kebijakan pelatihan yang mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab masa depan serta mencakup praktek-praktek seperti sekolah, latihan dan seminar menunjukkan tingkat kinerja dan perilaku yang diharapkan. Promosi yang dipacu oleh penilaian kinerja berkala menunjukkan komitmen organisasi terhadap penempatan personel yang cakap ke tingkat tanggung jawab yang lebih tinggi. Pendidikan dan pelatihan diselenggarakan oleh Kantor Pusat DJBC, merupakan bentuk penyiapan sumberdaya manusia dalam rangka

penugasan bidang-bidang tertentu bagi pegawai di lingkungan lembaga ini.

(ii) Penilaian Resiko

Penilaian

risiko

entitas

merupakan

indentifikasi,

analisis

dan

manajemen terhadap risiko

yang relevan dengan penyusunan laporan

keuangan yang wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum,


13

Internal Control Reviewefisien dan efektivitas operasi dan kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan yang berlaku. Mengidentifikasi dan menganalisa risiko merupakan proses yang berkelanjutan dan komponen kritis dari pengendalian intern yang efektif. Langkah penting pertama, manajemen mengidentifikasi faktor yang bisa meningkatkan risiko. Risiko dapat timbul atau berubah karena keadaan berikut ini : - Perubahan dalam lingkungan operasi - Personel baru - Sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki - Teknologi baru - Lini produk, produk atau aktivitas baru - Restrukturisasi organisasi - Operasi luar negeri - Standar akuntansi baru - Undang-undang dan peraturan baru Saat resiko telah dikenali, manajemen memperkirakan arti resiko itu, memperkirakan kemungkinan terjadinya risiko tersebut, dan

mengembangkan tindakan spesifik yang perlu diambil untuk mengurangi risiko hingga suatu tingkatan yang bisa diterima. Sebagai contoh, adanya perubahan peraturan di bidang kepabeanan tentang penetapan nilai pabean untuk penghitungan bea masuk yang mendasarkan pada profil importir akan meningkatkan risiko tagihan bea masuk, pajak impor dengan profil high risk. Tindakan spesifik untuk mengurangi risiko tersebut dilakukan dengan cara perbaikan profil perusahaan sehingga akan mengurangi risiko adanya tagihan bea masuk, pajak impor dan denda yang harus ditanggung oleh perusahaan, ketika pemberitahuan nilai pabean dianggap tidak wajar oleh bea dan cukai. Auditor harus memperoleh pengetahuan memadai tentang proses penaksiran risiko entitas, risiko untuk yang memahami relevan bagaimana manajemen tujuan

mempertimbangkan

dengan

pencapaian

perusahaan, menunjukkan perhatian manajemen terhadap pentingnya pengendalian intern.


14

Internal Control Review(iii) Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu meyakinkan bahwa perintah manajemen telah dijalankan. Kebijakan dan prosedur tersebut membantu meyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan telah dijalankan untuk mencapai tujuan perusahaan. Aktivitas pengendalian memiliki berbagai tujuan dan diterapkan pada berbagai jenjang organisasi dan fungsi. Umumnya, aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit dapat digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan berikut ini a. Pengolahan informasi Berbagai pengendalian dilaksanakan untuk mengecek ketepatan, kelengkapan dan otorisasi transaksi. Dua pengelompokan luas aktivitas pengendalian sistem informasi adalah : Pengendalian umum (general control) Pengendalian umum biasanya mencakup pengendalian atas operasi pusat data, perolehan dan pemeliharaan perangkat lunak sistem , keamanan akses dan pengembangan dan pemeliharaan sistem aplikasi. Pengendalian aplikasi (application control) Pengendalian aplikasi berlaku untuk pengolahan aplikasi secara individual. Pengendalian ini membantu menetapkan bahwa transaksi adalah sah, diotorisasi semestinya dan diolah secara lengkap dan akurat. Pengendalian ini terdiri dari : 1. Pengotorisasian yang tepat Tujuan utama pengotorisasian yang tepat adalah untuk menjamin bahwa transaksi-transaksi telah diotorisasi (disetujui) oleh personil manajemen yang berwenang. Otorisasi bisa berupa otorisasi umum atau otorisasi khusus. Otorisasi umum berhubungan dengan kondisi umum yang menaungi, berhubungan dengan pemberian otorisasi untuk kasus-kasus tertentu.


15

Internal Control Review2. Dokumen dan catatan Dokumen dan catatan adalah obyek fisik dimana transaksi dimasukkan dan diringkaskan. Contoh dokumen dan catatan adalah faktur penjualan, pesanan pembelian, jurnal penjualan dan kartu catatan waktu karyawan. Dokumen dan catatan melaksanakan fungsi pengiriman informasi dalam suatu organisasi maupun antar organisasi yang berbeda. Dokumen dan catatan harus memadai untuk memberikan jaminan yang wajar, bahwa semua aset dikendalikan dengan baik dan semua transaksi dicatat dengan tepat. Sebagai contoh jika bagian penerimaan mengisi laporan penerimaan barang pada saat barang diterima, bagian akuntansi dapat memverifikasi jumlah dan uraian pada faktur pemasok dengan membandingkan dengan informasi pada laporan penerimaan barang. Prinsip dalam perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan adalah : Bernomor urut tercetak ( prenumbered ) untuk memudahkan pengendalian atas dokumen yang hilang dan pencarian dokumen ketika diperlukan. Disiapkan pada waktu transaksi berlangsung atau segera sesudah itu. Bila ada interval waktu yang lebih panjang, catatan menjadi kurang bisa diandalkan dan kemungkinan salah saji bisa terjadi. Cukup sederhana untuk memastikan bahwa dokumen dan catatan dapat dipahami dengan jelas. Jika memungkinkan dokumen dan catatan dirancang untuk berbagai penggunaan untuk mengurangi jumlah formulir yang berbeda-beda. Dibuat dengan cara yang mendorong persiapan yang benar. Ini bisa dilakukan dengan menyediakan verifikasi melalui

pemeriksaan internal dalam formulir atau catatan. Suatu pengendalian yang berhubungan erat dengan dokumen dan catatan adalah bagan akun, yang menggolongkan transaksi kedalam rekening tertentu. Bagan (daftar) akun adalah sebuah


16

Internal Control Reviewkendali penting karena memberikan kerangka kerja untuk

menentukan informasi yang disajikan kepada manajemen dan pemakai laporan keuangan lainnya. 3. Pemeriksaan independen Pemeriksaan independen menyangkut verifikasi (pemeriksaan ) atas : pekerjaan yang dilakukan sebelumnya oleh orang lain atau bagian lain kebenaran penilaian dari jumlah yang dicatat

Kebutuhan pemeriksaan independen timbul karena personil sangat mungkin melupakan atau dengan sengaja tidak mengikuti prosedur, kecuali jika seseorang mengevaluasi dan mengamati mereka. Cara yang murah untuk melakukan pemeriksaan independen adalah dengan melakukan pemisahan tugas. Sebagai contoh suatu transaksi dipersiapkan, disetujui, diverifikasi dan dicatat oleh orang orang yang berlainan.

b. Pemisahan Tugas Pemisahan tugas dimaksudkan untuk menjamin bahwa seseorang tidak melakukan perangkapan tugas yang tidak boleh dirangkap. Tugastugas dipandang tidak bisa dirangkap dari sudut pengendalian, apabila terdapat kemungkinan seseorang melakukan kekeliruan atau

penyimpangan dan kemudian dalam posisi yang lain ia mempunyai kemungkinan untuk menyembunyikannya. Pada umumnya, pemisahan tugas tersebut adalah tugas operasional (misalnya; otorisasi ), tugas pencatatan dan tugas penyimpanan Pemisahan tugas perlu dilakukan untuk empat situasi berikut : Tanggung jawab untuk melaksanakan suatu transaksi, pencatatan transaksi, dan penyimpanan hasil dari transaksi tersebut harus diberikan kepada orang berbeda atau bagian yang berbeda. Sebagai contoh, pegawai bagian pembelian harus menerbitkan order pembelian, pegawai bagian akuntansi harus mencatat pembelian barang dan pegawai bagian gudang harus menyimpan barang yang dibeli tersebut.


17

Internal Control ReviewBerbagai tahapan yang berkaitan dengan pelaksanaan suatu transaksi harus dilakukan oleh orang atau bagian yang berbeda. Sebagai contoh, dalam melaksanakan suatu transaksi penjualan pada sebuah perusahaan manufaktur, tanggung jawab pemberian otorisasi penjualan, pemenuhan pesanan, pengiriman barang yang dipesan dan pengiriman tagihan faktur, harus diberikan kepada orang yang berbeda. Tanggung jawab untuk pengoperasian akuntansi tertentu harus dipisahkan. Sebagai contoh, personil yang menangani penerimaan dan

pengeluaran kas, tidak boleh menangani pembuatan rekonsiliasi bank. Harus diadakan pembagian tugas yang tepat dalam bagian pengolahan data elektronik (PDE) dan antara bagian PDE dengan bagian lain. Berbagai fungsi dalam bagian PDE seperti sistem analis,

pemrograman, pengoperasian komputer dan pengontrolan data harus dipisahkan. Selain itu, PDE tidak boleh mengubah data yang dikirimkan oleh unit pemakai informasi, dan secara organisasi harus independen terhadap unit pemakai. Apabila pembagian tugas telah dilaksanakan sedemikian rupa, sehingga pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang secara otomatis akan dicek silang dengan pekerjaan yang dilakukan oleh orang lain, maka akan terjadi pemeriksaan independen sebagaimana diatas.

c. Pengendalian fisik Pengendalian fisik berhubungan dengan pembatasan dua jenis akses terhadap aktiva dan catatan-catatan penting, yaitu : (1) akses fisik secara langsung, dan (2) akses tidak langsung melalui pembuatan atau pengolahan dokumen, seperti order penjualan dan voucher pengeluaran yang memberikan persetujuan untuk menggunakan atau menjual aktiva. Pengendalian ini terutama berhubungan dengan alat-alat dan aturan pengamanan atas aktiva, dokumen-dokumen, catatan-catatan dan program komputer atau file.


18

Internal Control ReviewAktivitas pengawasan fisik meliputi pula perhitungan aktiva secara periodik dan membandingkannya dengan jumlah yang tercantum dalam catatan pengawasan, misalnya perhitungan persediaan.

d. Review Kinerja Aktivitas pengendalian ini mencakup review atas kinerja

sesungguhnya dibandingkan dengan anggaran, prakiraan atau kinerja periode sebelumnya; menghubungkan satu rangkaian data yang berbeda operasi atau keuangan satu sama lain, bersama dengan analis atas hubungan dan tindakan penyelidikan dan perbaikan; dan review atas kinerja fungsional suatu aktivitas.

(iv) Informasi dan Komunikasi

Sistem informasi yang berhubungan dengan tujuan pelaporan keuangan yang mencakup sistem akuntansi, terdiri dari metoda dan catatan-catatan yang digunakan untuk mengidentifikasi, menggabungkan, menganalisis, menggolongkan, perusahaan (temasuk pula mencatat dan kejadian-kejadian melaporkan dan transaksi dan

kondisi)

menyelenggarakan pertanggungjawaban atas aktiva dan kewajiban yang bersangkutan. Komunikasi menyangkut pemberian pemahaman yang jelas tentang peran dan tanggung jawab masing-masing individu berkenaan dengan struktur pengendalian intern atas pelaporan keuangan. Fokus utama kebijakan dan prosedur pengendalian yang berkaitan dengan sistem akuntansi ialah bahwa transaksi harus ditangani dengan cara sedemikian rupa sehingga dapat mencegah salah saji dalam laporan keuangan. Oleh karena itu, suatu sistem akuntansi yang efektif harus : Mengidentifikasi dan mencatat hanya transaksi-transaksi perusahaan yang sah yang terjadi pada periode berjalan Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi perusahaan yang sah yang terjadi pada periode berjalan.


19

Internal Control ReviewMenjamin bahwa aktiva dan kewajiban yang dicatat adalah hasil dari transaksi-transaksi yang menghasilkan hak perusahaan atas sesuatu, kewajiban perusahaan untuk membayar kepada pihak tertentu . Mengukur nilai transaksi dengan cara tertentu yang memungkinkan pencatatan nilai moneternya secara tepat dalam laporan keuangan . Mendapatkan informasi yang cukup rinci dari semua transaksi sehingga memungkin-kan untuk menyajikan secara tepat dalam laporan keuangan, termasuk penggolongan dan pengungkapan yang harus dilakukan.

Sistem akuntansi perusahaan harus menghasilkan alur atau jejak audit (audit trail) atau alur transaksi ( transaction trail ) yang lengkap untuk setiap transaksi. Alur transaksi adalah rangkaian bukti yang diperoleh dengan pengkodean, referensi silang dan pendokumentasian yang menghubungkan saldo rekening (atau hasil ringkasan lainnya) dengan data asli transaksi. Alur transaksi penting bagi auditor untuk melakukan penelusuran dan pencocokan ke dokumen pendukung transaksi. Komunikasi, berarti meyakinkan bahwa personil yang terlibat dalam sistem pelaporan keuangan mengerti bagaimana kegiatan yang

dilakukannya berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan oleh orang lain, baik orang dari dalam dan dari luar organisasi.

(v) Pemantauan

Pemantauan

adalah

suatu

proses

penilaian

kualitas

kinerja

pengendalian intern sepanjang masa. Hal ini menyangkut penilaian tentang rancangan dan pelaksanaan operasi pengendalian oleh orang yang tepat untuk setiap periode waktu tertentu, untuk menentukan bahwa pengendalian intern telah berjalan sesuai dengan yang dikehendaki dan bahwa modifikasi yang diperlukan karena adanya perubahan-perubahan kondisi telah dilakukan. Pemantauan bisa terjadi atas aktivitas yang sedang berlangsung, misalnya masalah yang berhubungan dengan pengendalian intern bisa menjadi perhatian manajemen, karena adanya pengaduan yang diterima


20

Internal Control Reviewdari konsumen karena kesalahan pembuatan faktur atau dari pemasok yang berkaitan dengan masalah pembayaran. Pemantauan bisa juga dilakukan dengan melakukan evaluasi pada setiap akhir periode, misalnya auditor intern biasanya melakukan penilaian atas bagian-bagian tertentu dari pengendalian intern pada berbagai interval waktu tertentu dan melaporkan kelemahan yang ditemukan, kepada manajemen atau komite audit beserta rekomendasi untuk perbaikan yang diperlukan.

B.

Penerapan Komponen, Keterbatasan Dan Pemahaman Pengendalian InternPenerapan suatu pengendalian intern tidak selalu sama pada setiap satuan

usaha (entitas ekonomi), dimana beberapa faktor atau keadaan berpengaruh terhadap kompleks tidaknya pengendalian intern tersebut diperlukan. Pada

entitas dengan kegiatan operasional yang sederhana (misal: toko, minimarket), tentu lebih sederhana dibandingkan dengan operasional yang lebih rumit ( misal: manufaktur ) Ny. Aminah termenung sejenak melihat angka angka penjualan mini market yang dikelolanya. Sebagai pemegang waralaba Indomart yang baru berjalan dua minggu, ia menaruh perhatian pada sirkulasi barang dagangannya. Pengetahuannya tentang bisnis diperoleh dari pengalamannya mengelola toko milik keluarganya, tetapi menghadapi cepatnya sirkulasi penjualan di usahanya yang baru ini ia harus segera merencanakan pembelian barang dagangannya. Secara sederhana ia bisa menghitung jumlah barang yang tersisa dan

menetukan macam dan jumlah barang yang harus dibelinya. Sebelumnya ia tidak pernah menaruh perhatian terhadap pencatatan, mengingat toko milik

keluarganya mengabaikan hal tersebut. Pendapatan Ny. Aminah dalam bentuk kas, tercatat dalam gulungan kertas yang ada dalam cash register, sementara itu setiap perubahan barang dagangan yang terjual dicatat melalui kode kode barang yang terekam melalui cash register. Sebenarnya tanpa disadari, Ny. Aminah sudah di- back up dengan suatu pengendalian intern dalam suatu aplikasi yang sederhana. Setiap perubahan kuantitas barang, secara otomatis akan memberikan informasi sisa barang yang


21

Internal Control Reviewbersangkutan, sehingga setiap saat ia bisa mengetahui sisa barang yang seharusnya ada. Bila ia tambahkan dengan langkah stock opname atas barang dagangannya, maka akan diketahui bila ada barang yang hilang. Uraian di atas menunjukkan bagaimana suatu entitas mini market menerapkan dagangannya. pengenda-lian yang sederhana atas persediaan barang

1)

Penerapan Komponen Pengendalian Intern Untuk Perusahaan Kecil dan MenengahKelima komponen pengendalian intern dapat diterapkan pada semua

perusahaan besar maupun kecil. Namun tingkat keformalan dan spesifikasi bagaimana komponen-komponen tersebut diterapkan bisa sangat berbeda-beda karena alasan kepraktisan dan alasan lain yang masuk akal. Faktor-faktor berikut harus dipertimbangkan dalam memutuskan bagaimana penerapan masing-

masing komponen pengendalian intern dalam suatu perusahaan : besarnya satuan usaha karakteristik organisasi dan kepemilikan sifat kegiatan usaha keanekaragaman dan kompleksitas operasi metode pengolahan data persyaratan perundang-undangan yang harus dipatuhi

Berikut adalah beberapa perbedaan penerapan komponen pengendalian intern pada perusahaan kecil dan perusahaan besar yang umum dijumpai : Perusahaan kecil umumnya tidak mempunyai aturan tertulis, tidak memiliki dewan komisaris dari luar, tidak mempunyai pedoman kebijakan akuntansi yang formal, tidak cukup karyawan yang memungkinkan diadakan pembagian tugas yang optimal, dan tidak memiliki auditor intern. Namun demikian, perusahaan kecil seringkali akan dapat mengatasi kondisi semacam itu, dengan menekankan pada integritas, nilai-nilai etika, dan kompetensi. Selain itu, manajer-pemilik dapat menangani tanggung jawab , seperti penandatanganan cek, mereview rekonsiliasi bank, dan memonitor saldo piutang. Disamping itu, penguasaan


22

Internal Control Reviewmanajer perusahaan kecil atas segala masalah yang dihadapinyai, serta sederhana atau pendeknya rentang komunikasi, menyebabkan tidak

diperlukannya berbagai hal untuk ditetapkan secara formal.

2)

Keterbatasan Pengendalian InternSalah satu konsep dasar yang terkandung dalam pengendalian intern

adalah pengendalian intern hanya dapat memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan absolut, karena adanya kelemahan-kelemahan bawaan (inherent risk) yang melekat pada seluruh pengendalian intern, yaitu : Kesalahan dalam pertimbangan ( Judgement ) Seringkali terjadi, manajemen dan personil lainnya melakukan pertimbangan yang kurang matang dalam pengambilan keputusan bisnis, atau dalam melakukan tugas-tugas rutin, karena kekurangan informasi, keterbatasan waktu atau penyebab lainnya. Kemacetan ( Breakdown ) Kemacetan pada pengendalian intern yang telah berjalan bisa terjadi karena petugas salah mengerti dengan instruksi atau melakukan kesalahan karena kecerobohan, kebingungan atau kelelahan. Pergantian personil sementara atau tetap atau perubahan sistem dan prosedur bisa juga mengakibatkan kemacetan. Kolusi ( Collusion ) Kolusi atau persekongkolan yang dilakukan oleh seorang pegawai dengan pegawai lainnya, atau dengan pelanggan atau pemasok, bisa tidak terdeteksi oleh pengendalian intern. Sebagai contoh, misalnya kolusi yang dilakukan oleh tiga pegawai perusahaan, masing-masing dari bagian personalia, produksi dan bagian penggajian, untuk melakukan pembayaran gaji kepada pegawai fiktif. Pelanggaran oleh manajemen Menajemen bisa melakukan pelanggaran atas kebijakan atau prosedurprosedur untuk tujuan-tujuan tidak sah, seperti keuntungan pribadi atau membuat laporan keuangan menjadi nampak baik. Praktik pelanggaran oleh manajemen meliputi pula pemberian informasi yang tidak benar secara sengaja kepada auditor atau pihak lain, misalnya dengan membuat dokumen


23

Internal Control Reviewpalsu untuk mendukung pencatatan transaksi pembelian dengan harga yang lebih rendah (under invoicing). Biaya dan Manfaat ( Cost Versus Benefit ) Biaya penyelenggaraan suatu pengendalian intern seharusnya tidak melebihi manfaat yang diperoleh dari penerapan pengendalian tersebut. Oleh karena itu walaupun pengendalian intern untuk sesuatu hal diperlukan, namun kadang-kadang tidak diterapkan oleh perusahaan karena biaya

penyelenggaraan atau pengorbanannya tidak sepadan dengan manfaat yang diperoleh.

3)

Pemahaman Terhadap Pengendalian InternPemahaman terhadap pengendalian intern dalam audit di bidang

kepabeanan dan cukai bertujuan untuk manentukan jenis, saat, dan ruang lingkup pengujian yang harus dilakukan. Disisi lain, sebagai dasar dalam memberikan saran-saran yang membangun kepada perusahaan yang diaudit (auditee) untuk perbaikan pengendalian intern Tahapan dalam mandapatkan pemahaman terhadap pengendalian intern secara garis besar adalah sebagai berikut : Pemahaman terhadap seluruh komponen diterapkan oleh auditee Tingkat kepastian yang wajar bahwa komponen tersebut dilaksanakan dan berjalan sesuai dengan yang direncanakan ( pengujian ketaatan ). Dalam rangka memperoleh pemahaman terhadap pengendalian intern perusahaan, perlu diterapkan prosedur-prosedur sebagai berikut : Mereview hasil audit sebelumnya Mengajukan pertanyaan kepada manajemen dan staf yang kompeten Menginspeksi dokumen dan catatan yang terkait Mengobservasi aktivitas dan operasi perusahaan seperti prosedur pengendalian intern yang

penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas, prosedur penjualan dan pembelian, prosedur pemakaian bahan baku dan prosedur lain sesuai kebutuhan audit.


24

Internal Control ReviewPendokumentasian pemahaman tentang komponen-komponen

pengendalian intern harus dilakukan pada setiap audit yang dilakukan. Pendokumentasian kertas kerja bisa dilakukan dalam bentuk : daftar pertanyaan (questioner) bagan alir/arus (flow chart) uraian tertulis (narrative) kerja yang merupakan ringkasan hasil pemahaman terhadap

Kertas

pengendalian intern harus ditandatangai / paraf serta direview oleh atasan auditor secara berjenjang. Dalam melaksanakan audit terhadap perusahaan besar, ketiga bentuk pendokumentasian dilakukan untuk berbagai bagian pemahaman. Dalam melaksanakan audit terhadap perusahaan kecil dengan pendekatan tingkat risiko pengendalian maksimum, bentuk uraian tertulis digunakan untuk

pendokumentasian semua komponen pengendalian intern. Yang harus diperhatikan dalam audit di bidang kepabeanan dan cukai adalah apabila hasil pengujian pengendalian intern menunjukkan bahwa pengendalian intern perusahaan tidak dapat diandalkan, maka pengujian ketaatan tidak perlu dilakukan dan langsung dilakukan pengujian substantif (transactional approach) ke dokumen secara menyeluruh (100%). Pengujian ketaatan ditujukan untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa pengendalian intern yang bersangkutan telah dilaksanakan sesuai rencana sehingga pemeriksaan dapat dilakukan pengujian secara sampling. Pengujian ketaatan dapat dilakukan dengan memeriksa dokumen dan catatan terkait, observasi dan interview. Satu hal yang perlu ditekankan adalah pemahaman terhadap pengendalian intern dilakukan dalam rangka identifikasi penentuan luas tidaknya pemeriksaan dan bukan sebagai penilaian bahwa nilai ( materialitas ) dokumen auditee ditolak kebenarannya.


25

Internal Control Review1.2. Latihan 1Soal 1 Berikut ini adalah kebijakan dan prosedur pengendalian spesifik yang diterapkan oleh PT. Bianglala : a. Manajemen menaruh perhatian besar terhadap pengetahuan dan ketrampilan yang diperlukan personil pada setiap level (jenjang) dalam organisasi b Akses ke dalam sistem diberikan melalui otorisasi dan setiap transaksi diotorisasi dengan semestinya dalam departemen

pengolahan data elektronik. c Manajemen terbuka untuk melayani pengaduan yang diterima dari pelanggan karena adanya kesalahan dalam faktur penjualan. d Manajemen memberi perhatian khusus terhadap resiko yang dapat timbul sebagai akibat perubahan perbedaan, seperti misalnya adanya undang undang atau peraturan baru. e Tugas tugas karyawan ditetapkan sedemikian rupa , sehingga seseorang tidak dimungkinkan untuk melakukan kekeliruan atau manipulasi dan kemudian menutupinya. f Sistem akuntansi mencakup ketentuan ketentuan agar nilai transaksi dapat ditetapkan dengan tepat dan dicatat sedemikian rupa, sehingga disajikan dengan nilai yang tepat dalam laporan keuangan g Staf audit intern secara periodik melakukan penilaian atas efektivitas komponen - komponen struktur pengendalian intern. h Kebijakan akuntansi, buku pedoman akuntansi dan pelaporan keuangan, dan daftar kode rekening telah disusun dan diterapkan. Saudara diminta menunjukkan, berhubungan dengan komponen

pengendalian intern manakah masing masing kebijakan atau prosedur di atas? Soal 2 Klien Kantor Akuntan Publik Sunarto & Rekan, PT. Bintang Kejora datang dengan membawa masalah sebagai berikut. Perusahaan mempunyai tiga orang karyawan yang harus melakukan tugas sebagai berikut a. Menyelenggarakan buku besar


26

Internal Control Reviewb c d e f g h Menyelenggarakan buku pembantu hutang dagang Menyelenggarakan buku pembantu piutang dagang Menyiapkan cek untuk ditandatangani Menyelenggarakan jurnal pengeluaran kas Mengeluarkan memo kredit untuk retur dan potongan penjualan Merekonsiliasi rekening bank Menangani dan menyetorkan penerimaan kas asumsi tidak ada masalah yang berhubungan dengan

Dengan

kemampuan ketiga karyawan tersebut, perusahaan ini meminta Saudara untuk memberikan saran tentang penetapan tugas bagi ketiga karyawan tersebut, sedemikian rupa sehingga tercipta pengendalian internal yang layak. Ketiga karyawan tersebut tidak akan menangani fungsi akuntansi lainnya, selain yang tercatum dalam daftar di atas. Rekomendasi apa yang akan anda berikan dalam mendistribusikan fungsi fungsi di atas, kepada ketiga karyawan perusahaan tersebut?. Catatan: pelaksanaan fungsi fungsi di atas membutuhkan waktu yang relatif sama, kecuali tugas pembuatan rekonsiliasi bank dan penerbitan memo kredit untuk retur dan potongan penjualan. Soal 3 Berikut ini adalah kebijakan dan prosedur pengendalian spesifik yang diterapkan oleh PT. Cahaya Timur: a. Formulir permintaan bahan diperlukan untuk meminta bahan baku dari gudang. b Persetujuan otorisasi penjualan, pemenuhan pesanan, pengiriman barang yang dipesan, dan pengiriman tagihan / faktur, dilakukan oleh orang yang berbeda. c d Laporan Penerimaan Barang, diberi nomer urut tercetak ( prenumbered ) Persetujuan order pembelian bahan baku harus diberikan oleh bagian pembelian sebelum pembelian terjadi e f Persediaan disimpan dalam gudang terkunci Petugas gudang melakukan verifikasi kecocokan antara barang yang diterima digudang dengan copy / duplikat order pembelian, sebelum barang disimpan di gudang


27

Internal Control Reviewg Catatan persediaan perpetual, secara periodik disesuaikan dengan hasil perhitungan fisik persediaan. h Digunakan fasilitas off-site storage untuk back up file komputer dan ketentuan tentang fasilitas back up telah ditetapkan untuk menghadapi keadaan bahaya. i Manajemen mereview secara cermat laporan operasi bulanan yang menunjukkan penyimpangan dari anggaran dan melakukan tindak lanjut atas penyimpangan yang menyebabkan ketidak efisienan Saudara diminta menentukan kategori aktivitas pengendalian yang diterapkan pada masing masing pengendalian. Soal 4 PT Busana Perkasa Garment mempekerjakan 700 buruh di bagian produksi, dengan prosedur penggajian sebagai berikut: Mandor pabrik mewawancarai pelamar, dan berdasarkan wawancara tersebut ia menerima atau menolak pelamar yang bersangkutan. Saat pelamar direkrut, yang ber-sangkutan mengisi formulir untuk data pribadinya dan

memberikannya kepada mandor. Mandor menuliskan tarip upah per jam untuk pegawai baru tersebut di sudut kanan atas formulir, dan memberikannya ke petugas penggajian sebagai pemberitahuan bahwa pegawai yang bersangkutan telah dipekerjakan. Mandor secara lisan menyarankan agar bagian penggajian untuk menyesuaikan tarif. Kartu absensi kosong disediakan dalam kotak didekat pintu masuk pabrik. Setiap pekerja mengambil kartu absen pada Senin pagi, mengisi namanya dan mencatat dengan pensil waktu kedatangannya serta kepulangannya setiap hari. Pada akhir minggu, yang bersangkutan memasukkan kartu absen tersebut ke dalam kotak di dekat pintu pabrik. Pada Senin pagi, kartu absen yang telah selesai diisi, diambil oleh petugas penggajian. Petugas penggajian kemudian mencatat transaksi dengan menggunakan sistem mikro komputer, yang mencatat seluruh informasi untuk jurnal penggajian yang dihitung oleh pembuat daftar gaji/upah. Sistem secara otomatis akan memutakhirkan catatan penghasilan karyawan dan buku besar. Karyawan secara otomatis akan dihapuskan dari daftar penggajian, kalau mereka lalai

mengembalikan kartu absen.


28

Internal Control ReviewCek gaji secara manual ditandatangani oleh Chief Accountant dan diberikan kepada mandor. Mandor membagikan cek kepada para karyawan yang telah mengisi dan mengembalikan absen. Rekening bank-gaji direkonsiliasi oleh Chief Accountant, yang juga menyiapkan berbagai laporan pajak penghasilan bulanan dan tahunan. Dalam melakukan audit terhadap siklus penggajian dan kepegawaian, pengujian yang pertama adalah mmperoleh pemahaman atas pengendalian intern, untuk mengembangkan pengujian berikutnya Saudara diminta: a. Menyebutkan kelemahan serius dalam pengendalian intern dan

menyatakan resiko pengendalian yang mungkin timbul akibat kelemahan tersebut. b. Memberikan saran untuk perbaikan pengendalian intern, bagi perekrutan pegawai dan prosedur penggajian. Soal 5 Musium Budaya Nusantara dioperasikan untuk umum (masyarakat). Ketika praktek

musim liburan tiba, banyak pengunjung dari kalangan siswa siswi yang sedang study tour. Dua orang petugas ditempatkan di pintu masuk, mengumpulkan uang masuk sebesar Rp 500,- untuk setiap siswa. Pada sore hari setelah tutup, salah satu petugas menyerahkan pendapatan itu ke Bendaharawan, pejabat tersebut menghitung uang tunai dihadapan petugas pintu masuk, dan memasukkan uang ke dalam brankas. Setiap Jumat siang, Bendaharawan dan salah satu petugas pintu masuk menyetorkan uang dalam brankas tsb. ke Bank Mandiri setempat dan menerima slip setoran, yang dijadikan dasar pencatatan mingguan, serta arsip akuntansi. Pihak manajemen yayasan pengelola museum telah memahami kebutuhan akan pengen-dalian intern atas pengelolaan uang penerimaan tersebut. Manajemen telah memperhitung kan besarnya biaya untuk memasang pagar, loket

penjualan tiket, dan manajemen telah menyetujui bahwa penjualan tiket harus menjadi suatu bagian integral dari usaha peningkatannya. Saudara telah diminta oleh manajemen yayasan untuk meninjau ulang pengendalian internal atas operasi di atas, serta memberikan rekomendasi positif. Uraikan setiap kelemahan pengendalian dan sebutkan saran positif yang relevan!


29

Internal Control ReviewSoal 6 Batik Keris, membuka toko di Jl. Diponegoro Surabaya. Berikut ini adalah uraian tentang penjualan dan penerimaan kas untuk toko tersebut. Penjualan dilakukan melalui tunai dan kredit ( bukan menggunakan kartu kredit ). Masing masing pelayan toko mempunyai buku ( bon ) penjualan dengan slip penjualan yang bernomor, rangkap tiga, beraneka warna. Hanya satu kasir yang mengopersikan cash register, yang terletak di pintu masuk toko, untuk mengendalikan pencurian pakaian. Cash register dioperasikan oleh penyelia yang sudah sepuluh tahun bekerja di Batik Keris. Pelayan toko menyiapkan faktur penjualan rangkap tiga, Faktur asli dan salinan kedua diberikan kepada kasir, sedang copy ketiga ditahan di buku/bon penjualannya. Saat penjualan tunai, pelanggan membayar pelayan toko, yang menandai ketiga salinan tersebut lunas dan memberikan uangnya kepada kasir beserta salinan faktur. Pakaian yang dibeli dimasukkan kotak atau bungkusan oleh penyelia setelah membanding kan pakaian dengan uraian pada faktur dan harga pada label barang. Dia juga meneliti lagi kalkulasi pelayan toko. Koreksi apapun disetujui oleh pelayan toko ybs, yang segera merubah buku/bon penjualannya saat itu juga. Penjualan kredit disetujui oleh penyelia dari daftar kredit, persetujuan diberikan setelah pelayan toko menyiapkan faktur. Berikutnya, penyelia memasukkan penjualan ke cash register sebagai penjualan kredit atau tunai. Salinan kedua dari faktur yang telah disahkan oleh mesin tersebut diserahkan kepada pelanggan. Pada akhir hari, penyelia mengikhtisarkan penjualan dan kas, dan

membandingkan totalnya dengan pita cash register dan penyelia menyetor uang tunai tersebut di bank. Salinan faktur pada kasir dikirimkan ke petugas pencatat ( klerk ) piutang dagang bersama dengan daftar penerimaan hari itu, sementara bank mengirim slip penyetoran langsung ke pencatat piutang dagang Setiap hari pencatat piutang membuat ringkasan/daftar penjualan yang digunakan untuk menghitung komisi penjualan karyawan. Ahmad, akuntan yang tidak menangani uang tunai, menerima ringkasan dari penyelia dan daftar harian dari klerk. Setiap hari Ahmad memasukkan informasi faktur penjualan ke komputer perusahaan, yang menyediakan hasil output dari semua masukan dan


30

Internal Control Reviewringkasan. Ringkasan akuntansi meliputi penjualan oleh pelayan toko ( kredit ataupun tunai ) dan total penjualan. Ia membandingkan output ini dengan ringkasan penyelia dan pelayan toko, serta merekonsiliasikan semua

perbedaannya. Komputer akan meng-up date jumlah piutang dagang, persediaan, dan arsip induk buku besar. Asisten Ahmad segera mengarsipkan semua faktur penjualan dengan nomor pelanggan. Daftar nomor faktur dalam nomor urut dimasukkan kedalam print out penjualan. Saudara diminta untuk mengidentifikasi kelemahan pengendalian intern dalam siklus pendapatan tersebut. Soal 7 Suatu malam anda beserta keluarga makan di kafetaria dekat komplek

perumahan tempat anda tinggal. Setiap pengunjung mengambil makanan yang diinginkan dietalase yang disediakan. Saat anda sampai ke ujung barisan etalase, seorang karyawan bertanya kepada anda berapa banyak orang dalam rombongan anda. Kemudian ia menjumlahkan pembelian makanan keluarga anda dan termasuk jumlah orang yang masuk dalam kelompok. Ia memberikan anda tanda terima dan meminta anda untuk membayar ketika selesai makan. Sebelum selesai makan, anda memutuskan untuk mengambil sepotong pastel dan secangkir kopi, maka anda masuk kembali ke barisan, memilih makanan anda dan melampaui ujung barisan. Karyawan tersebut melakukan prosedur yang sama lagi, tetapi kali ini menempelkan tanda terima yang kedua pada tanda terima sebelumnya, dan mengembalikannya kepada anda. Saat anda

meninggalkan kafetaria dan menyerahkan tanda terima tsb.

petugas kasir

menjumlahkan keduanya di cash register , menerima uang anda dan menaruh tanda terima tsb. pada suatu tumpukan. Saudara diminta menguraikan: a. Pengendalian internal apa yang diterapkan kafetaria itu untuk

operasionalnya? b. Bagaimana manajer kafetaria bisa mengevaluasi efektivitas dari

pengendalian itu?


31

Internal Control Review1.3. Rangkuman1. Pengendalian internal merupakan bagian yang tak terpisahkan dari suatu mekanisme kegiatan oprasional suatu entitas. Sistem akuntansi yang diterapkan dalam suatu perusahaan biasanya dibangun dengan landasan

pengendalian internal di dalamnya. Laporan keuangan yang dihasilkan dengan dukungan sistem akuntansi yang baik, akan memberikan keyakinan yang lebih atas informasi keuangan yang disajikan. 2. Auditor mengawali pengujian atas auditnya dengan memahami pengendalian intern yang ada dalam sistem akuntansi. Suatu sistem yang telah didukung dengan pengendalian yang cukup, bukan berarti meyakinkan dirinya tentang informasi keuangan yang diauditnya. Observasi yang dilakukannya

memperlihatkan apakah prosedur dengan pengendalian yang memadai benar benar sudah dilaksanakan. Dari pemahamannya terhadap kondisi pengendalian intern tersebut, auditor menentukan pengujiannya. Itulah pentingnya kita mengenal pengendalian intern secara lebih mendalam. 3. Penerapan suatu bentuk pengendalian intern dalam kegiatan operasional, tidaklah sama antara entitas satu dengan yang lain, tergantung rumit tidaknya kegiatan, lingkup kegiatan, serta berbagai faktor yang lain. 4. Beberapa kelemahan yang melekat pada pengendalian intern, seperti kesalahan pertimbangan oleh manajemen, kurangnya pemahaman oleh bawahan, pelanggaran oleh manajemen, kolusi diantara para pelaksana

menyebabkan pengendalian tidak dapat memberikan keyakinan yang absolut atas pencapaian tujuannya. Selain itu pertimbangan antara besarnya biaya dan manfaat yang diperoleh, menyebabkan diabaikannya penerapan sistem akuntansi. 5. Langkah auditor dalam memperoleh pemahaman atas pengendalian intern, dapat dilakukan melalui beberapa prosedur dan didokumentasikan dengan kuesioner, flowchart, serta uraian.


32

Internal Control Review1.4. Test Formatif 1Setelah mempelajari materi bahan ajr serta rangkuman, agar Saudara mudah memahami bahan ajar ini, di bawah ini test formatif yang harus Saudara kerjakan untuk mengetahui sejauh mana pemahaman Saudara atas bahan ajar ini.

Pilihlah satu jawaban yang benar!

1. Apakah tujuan utama auditor independen untuk memperoleh suatu pemahaman atas pengendalian intern.... a. untuk mematuhi prinsip prinsip akuntansi yang berlaku umum b c d untuk memperoleh suatu ukuran jaminan dari efisiensi manajemen untuk memeliharasuatu keadaan independen dalam sikap mental untuk menentukan sifat, saat, serta luas pengujiannya

.2. Yang menunjukkan adanya pengendalian intern dalam pengelolaan kas adalah .... a. pemegang kas menandatangani cek pembayaran gaji b c d pemegang kas menyiapkan cek pembayaran gaji pemegang kas menandatangani dan mencatat pembayaran gaji pemegang kas menyiapkan dan mencatat pembayaran gaji

3. Yang dimaksud dengan pengendalian aplikasi antara lain adalah .... a. adanya keamanan dalam akses data b c d adanya pemeriksaan independen. pengembangan dan Pemeliharaan sistem aplikasi, pengendalian atas pusat operasi data,

4. Yang bukan termasuk dalam pengendalian umum adalah .... a. adanya keamanan dalam akses data b c d adanya pemeriksaan independen. pengembangan dan Pemeliharaan sistem aplikasi, pengendalian atas pusat operasi data,

5. Yang dimaksud dengan pengendalian adalah suatu proses adalah .... a. pengendalian adalah suatu cara mencapai tujuan.


33

Internal Control Reviewb c d pengendalian intern merupakan alat meningkatkan efisiensi, pengendalian intern alat untuk mencegah kebocoran, pengendalian intern berusaha memberikan keyakinan memadai atas informasi keuangan. 6. Pengendalian intern dirancang dengan tujuan sebagai berikut, kecuali.... a. memberikan keyakinan yang memadai atas keandalan laporan keuangan. b c d menjamin Efektivitas dan efisiensi operasi, mencegah manipulasi. menjamin kepatuhan terhadap kebijakan serta berlaku, 7. Untuk memudahkan pengendalian dokumen yang hilang serta peraturan yang

pencariannya, maka pengendalian yang tepat dilakukan melalui .... a. disimpan berdasar urutan jatuh tempo. b c d dokumen dibuat sesederhana mungkin, dokumen segera dicatat pada saat transaksi berlangsung, pencetakan dokumen dengan nomor urut.

8. Untuk memastikan bahwa dokumen dan catatan dapat dipahami dengan jelas, maka dokumen dirancang .... a. untuk mendorong persiapan yang benar. b c d pencetakan dokumen dengan nomor urut, dokumen dibuat sesederhana mungkin. dokumen dirancang untuk berbagai kebutuhan, adanya pemisahan tugas,

9. Aktivitas pengendalian, diantaranya adalah yakni ....

a. bagian penggajian dengan gudang penyimpanan. b c bagian penjualan dengan produksi, bagian Akuntansi, Pemegang kas dan Pemberi persetujuan

pengeluaran kas. d bagian pembelian dengan petugas pencatat piutang dagang,

10. Untuk menjamin tidak adanya perangkapan fungsi, maka .... a. berbagai tahapan dalam pelaksanaan suatu transaksi, dilakukan oleh orang yang berbeda.


34

Internal Control Reviewb pemegang kas menyiapkan dan menandatangani cek pembayaran hutang, c bagian akuntansi mencatat setoran dan penarikan uang bank, sekalian melakukan rekonsiliasi, d bagian pembelian sekaligus mencatat hutang dagang,

11. Berikut ini merupakan keterbatasan dari pengendalian intern, kecuali .... a. kesalahan pengambilan keputusan karena kurangnya informasi dan keterbatasan waktu, b c d pelanggaran oleh manajemen untuk tujuan tertentu, manfaat yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan. adanya praktek kolusi antar pegawai maupun dengan pihak ketiga,

12. Prosedur dalam memahami pengendalian intern klien adalah dengan langkah berikut, kecuali .... a. mereview hasil audit sebelumnya,. b c d menginspeksi dokumen dan catatan yang terkait, mengobservasi aktivitas dan operasi perusahaan, mengkofirmasikan tagihan perusahaan ke pelanggan.

13. Pada unit usaha retail yang relatif kecil, seperti Indomart dengan sistem waralaba, maka kepentingan pengendalian internal akan dibatasi oleh .... a. adanya praktek kolusi pegawai dengan pemasok. b c d perbandingan biaya dengan manfaat yang diperoleh, pelanggaran oleh manajemen untuk tujuan tertentu, kesalahan pengambilan keputusan karena kurangnya informasi.


35

Internal Control Review1.5. Umpan Balik dan Tindak LanjutCocokkan hasil jawaban dengan kunci yang terdapat di bagian belakang modul ini. Hitung jawaban Anda yang benar. Kemudian gunakan rumus untuk mengetahui tingkat pemahaman terhadap materi hak dan kewajiban serta keberatan dan banding perpajakan.

TP =

Jumlah Jawaban Yang Benar X 100% Jumlah keseluruhan Soal

Apabila tingkat pemahaman Anda dalam memahami materi yang sudah dipelajari mencapai 91 % 81 % 71 % 61 % s.d s.d. s.d. s.d. 100 % 90,00 % 80,99 % 70,99 % : : : : Amat Baik Baik Cukup Kurang

Bila tingkat pemahaman belum mencapai 81 % ke atas (kategori Baik), maka disarankan mengulangi materi.


36

Internal Control Review2. Kegiatan Belajar (KB) 2

SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN

Indikator Keberhasilan : Setelah mempelajari materi diharapkan : 1. Mampu menjelaskan Sistem Penjualan Tunai 2. Mampu menjelaskan Sistem Penjualan Kredit 3. Mampu menjelaskan Sistem retur Penjualan

2.1. Uraian dan Contoh

A.

Sistem Penjualan Tunai

Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran lebih dulu, sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.

1)

Informasi yang diperlukan oleh Manajemen dari kegiatan Penjualan Tunai

Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai adalah : a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama periode tertentu. b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai c. Jumlah harga pokok produk yang dijual, selama periode tertentu d. Nama dan Alamat pembeli e. Kuantitas produk yang dijual


37

Internal Control Reviewf. Nama Pramuniaga yang melakukan penjualan g. Otorisasi pejabat yang berwenang

Untuk menghasilkan berbagai macam informasi tersebut, perlu dirancang : Dokumen untuk merekam berbagai data yang akan diolah menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen. Catatan akuntansi untuk mengolah data yang direkam dalam dokumen tersebut Unit Organisasi yang menangani transaksi penjualan tunai Jaringan prosedur untuk melaksanakan kegiatan penjualan tunai dan untuk menghasilkan informasi yang diperlukan manajemen Elemen sistem pengendalian intern.

Dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan tunai : (1) Faktur Penjualan Tunai (2) Bukti setor bank (3) Pita Register kas (Cash register tape) (4) Rekap harga pokok penjualan

Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem penjualan tunai : (1) Jurnal penjualan (2) Jurnal Penerimaan kas (3) Jurnal Umum (4) Kartu Persediaan (5) Kartu Gudang

Unit organisasi (fungsi ) yang terkait dalam sistem penjualan tunai (1) Bagian (order) Penjualan (2) Bagian Kassa (3) Bagian Gudang (4) Bagian Pengiriman barang (5) Bagian Administrasi persediaan & kartu biaya Bagian Akuntansi (jurnal, buku besar dan laporan )


38

Internal Control Review2) Elemen (sistem) Pengendalian Intern dalam sistem Penjualan tunai

Elemen pengendalian intern yang seharusnya ada dalam system penjualan tunai disajikan sebagai berikut : ORGANISASI (6) Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi penerimaan kas dan fungsi akuntansi (7) Tidak ada transaksi penjualan tunai yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya satu fungsi tersebut SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR PENCATATAN (8) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai (9) Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerima kas dengan cara membubuhkan cap lunas pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut. (10) Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang dengan cara membubuhkan cap sudah diserahkan pada faktur penjualan (11) Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai. PRAKTEK YANG SEHAT (12) Faktur penjualan tunai bernomor urut cetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. (13) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetorkan seluruhnya ke Bank pada hari yang sama atau hari kerja berikutnya. Penghitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi penerima kas, secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.

3)

Lambang lambang dalam Sistem

Berikut ini lambang lambang yang dipergunakan dalam bagan alir (sistem)


39

Internal Control ReviewDokumen (pendukung) transaksi

Faktur Penjualan LPB

Dokumen non transaksi

Melaksanakan pekerjaan

Pencatatan

Arsip menurut nomor urut /alamat/ tanggal

N

A

T

Arus dokumen

4)

Bagan Alir Penjualan Tunai

Dalam gambar di halaman 8 penulis sajikan rancangan bagan alir sistem penjualan tunai, untuk menggambarkan kegiatan penjualan tunai, dalam suatu perusahaan dagang, dengan memasukkan berbagai elemen pengendalian intern dalam sistem tersebut. = Bagian Penjualan, setelah menerima Order Pembelian (PO) dari pelanggan, menandatangani PO dan menyerahkan lembar kedua PO kepada pelanggan, sebagai bukti telah diterimanya pesanan tersebut. Bagian Penjualan segera membuat Faktur Penjualan tunai rangkap tiga, Lembar asli diserahkan ke pelanggan, lembar kedua ke gudang dan lembar ketiga sebagai arsip = Pelanggan, dengan membawa lembar asli Faktur Penjualan Tunai ( FPT ), melakukan pembayaran ke kasir. Setelah menerima pembayaran, kasir memberikan pelanggan.. = Petugas Gudang, berdasarkan FPT lembar 2, mempersiapkan pengeluaran barang dan mencatatnya dan menyerahkan ke petugas pengiriman.baik barang maupun fakturnya = Petugas pengiriman menyerahkan barang beserta lembar kedua FPT kepada pelanggan setelah membandingkan dengan bukti pembayaran ( strook ) strook pembayaran serta mengembalikan FPT kepada


40

Internal Control Reviewmaupun FPT asli, kemudian mengambil lembar asli tersebut untuk diserahkan ke Bagian Akuntansi. = Kasir, atas penerimaan hari itu melakukan penyetoran ke Bank dan bukti setor lembar kedua dierahkan ke Bagian Akuntansi, sementara lembar lainnya diarsipkan. = Bagian Akuntansi mencocokkan lembar setoran tersebut dengan FPT asli yang diterimanya dari petugas pengiriman, dan membukukan penjualan tunai. Bukti setor lembar 2 diarsipkan, sementara Faktur Panjualan Tunai asli diserahkan ke Bagian Akuntansi Persediaan. = Bagian Akuntansi Persediaan, pada setiap akhir bulan akan

mengakumulasikan seluruh penjualan dan membuat Bukti Memorial untuk pembebanan harga pokok penjualan , yang dikirimkan ke Bagian Akuntansi sebagai dasar pembukuan harga pokok penjualan. Bagian Akuntansi Persediaan mengarsipkan Faktur Penjualan Tunai asli tersebut.


41



42

Internal Control Review5) Uraian Kegiatan (Operation list) sistem Penjualan Tunai

a. Bagian Penjualan 1) Menerima order dari pembeli 2) Mengisi faktur penjualan tunai 3) Mendistribusikan faktur penjualan tunai sebagai berikut : - Lembar ke 1 : diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran ke kasir - Lembar ke 2 : dikirim ke Bagian gudang - Lembar ke 3 : arsip Bagian Penjualan menurut nomor urut faktur tersebut b. Bagian Kasir 1) Menerima faktur penjualan tunai dari bagian (order) penjualan via pembeli 2) Menerima uang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam faktur penjualan tunai 3) Mengoperasikan register kas untuk menghasilkan pita register kas 4) Membubuhkan cap lunas diatas faktur penjualan tunai dan menempelkan pita register pada faktur tersebut 5) Menyerahkan faktur penjualan tunai dan pita register kas kepada pembeli untuk kepentingan pengambilan barang ke Bagian Pengiriman Barang 6) Mengisi Bukti setor bank rangkap 3 lembar pada akhir hari kerja 7) Menyetorkan kas yang diterima dari hasil penjualan tunai 8) mendistribusikan bukti setor bank sebagai berikut : - Lembar ke 1 : diserahkan kepada bank bersama kas yang disetor - Lembar ke 2 : dikirim ke bagian akuntansi - Lembar ke 3 : arsip Bagian Kassa berdasarkan urutan tanggal setor c. Bagian Gudang 1) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 dari Bagian Order penjualan 2) Menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam faktur penjualan tunai


43

Internal Control Review3) Mencatat kuantitas barang yang diserahkan ke bagian pengiriman ke dalam kartu gudang 4) Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang bersama faktur penjualan tunai lembar ke-2 d. Bagian Pengiriman Barang 1) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 bersama barang dari gudang 2) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 dilampiri dengan pita register kas dari bagian Kassa via pembeli 3) Membandingkan faktur penjualan tunai lembar ke-1 dengan lembar ke dua dan memeriksa pita register untuk menentukan apakah harga barang telah dibaya oleh pembeli 4) Menyerahkan barang kepada pembeli - Lembar ke 1 : diserahkan kepada bagian akuntansi, dilampiri dengan pita register kas - Lembar ke 2 : diserahkan kepada pembeli bersamaan dengan penyerahaan barang e. Bagian Akuntansi 1) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke 1 dilampiri pita register kas ( strook ) dari Bagian Pengiriman Barang 2) Mencatat faktur penjualan tunai 3) Mengirim faktur penjualan tunai dilampiri pita register kas ke bagian Administrasi persediaan (bag. Kartu Persediaan & Kartu Biaya) 4) Menerima bukti setor bank lembar ke dua dari bagian kassa 5) Mencatat bukti setor bank lembar ke 2 ke dalam jurnal penerimaan kas, 6) Mengarsipkan bukti setor bank lembar ke 2, dalam arsip berdasarkan urutan tanggal setor 7) Menerima bukti memorial dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan dari bagian administrasi persediaan 8) Mencatat bukti memorial ke dalam jurnal umum, 9) Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan, berdasarkan urutan nomor bukti memorial.


44

Internal Control Reviewf. Bagian Administrasi Persediaan 1) Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri pita register kas dari bagian akuntansi 2) Mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dijual dalam kartu persediaan atas dasar kuantitas dan jenis barang dalam faktur penjualan tunai 3) mengarsipkan faktur penjualan tunai yang dilampiri pita register kas menurut nomor urut faktur penjualan tunai 4) Secara periodik (misal setiap akhir bulan), membuat rekapitulasi harga pokok penjualan selama periode tertentu, berdasarkan data harga pokok persediaan yang dijual, dalam kartu persediaan 5) Membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga pokok persediaan yang dijual selama periode berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan ke bagian akuntansi

B.

Sistem Penjualan Kredit

Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli, selalu didahului dengan analisa terhadap dapat tidaknya pembeli tersebut diberi kredit.

1)

Informasi yang diperlukan oleh Manajemen dari Kegiatan penjualan kredit

Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan kredit adalah : (1) jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama periode tertentu


45

Internal Control Review(2) Jumlah piutang kepada debitur dari penjualan kredit (3) Jumlah harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu (4) nama dan alamat pembeli (5) Kuantitas produk yang dijual (6) nama pramuniaga yang melakukan penjualan (7) Otorisasi pejabat yang berwenang

Untuk menghasilkan berbagai macam informasi tersebut, perlu dirancang : dokumen untuk merekam berbagai data yang akan diolah menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen catatan akuntansi untuk mengolah data yang direkam dalam dokumen tersebut unit organisasi yang menangani transaksi penjualan kredit jaringan prosedur untuk melaksanakan kegiatan penjualan kredit dan untuk menghasilkan informasi yang diperlukan manajemen elemen sistem pengendalian intern

Dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan kredit 1. Surat Perintah (order) pengiriman dan tembusannya 2. Faktur dan tembusannya

Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem penjualan kredit : (1) Jurnal Penjualan (2) Kartu piutang (3) Kartu Persediaan

Unit Organisasi (fungsi ) yang terkait dalam sistem penjualan kredit (1) bagian (order) penjualan (2) Bagian kredit (3) Bagian Gudang (4) Bagian Pengiriman Barang (5) Bagian Piutang (6) Bagian Administrasi Persediaan & Kartu Biaya (7) Bagian Akuntansi (jurnal, buku besar dan laporan)


46

Internal Control ReviewJaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Prosedur (order) penjualan Prosedur persetujuan kredit Prosedur Pengiriman barang Prosedur Penagihan Prosedur pencatatan piutang Prosedur pencatatan pendapatan Prosedur pencatatan harga pokok

2)

Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Penjualan Kredit

Elemen pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penjualan kredit disajikan sebagai berikut : ORGANISASI (8) (9) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi pemberi otorisasi Fungsi pencatatan (piutang) harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi pemberi otorisasi kredit (10) Fungsi pencatatan (piutang) harus terpisah dari fungsi penerima kas (11) Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi pemberi otorisasi kredit, fungsi pengiriman barang, fungsi penagihan, fungsi pencatatan piutang dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksakan secara lengkap oleh hanya salah satu fungsi. SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR PENCATATAN (12) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat perintah (order) pengiriman (13) Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi pemberi otorisasi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada salah satu tembusan surat perintah pengiriman barang (14) Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang dengan menandatangani dan membubuhkan cap sudah dikirim pada copy surat perintah pengiriman barang


47

Internal Control Review(15) Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat penyerahan dan potongan penjualan, berada di tangan Direktur Pemasaran dengan menerbitkan surat keputusan mengenai hal itu (16) Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan (piutang) dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan (17) Pencatatan ke dalam kartu piutang (buku pembantu piutang) dilakukan oleh fungsi piutang, sedangkan pencatatan ke dalam junal diotorisasi oleh fungsi akuntansi, dengan cara membubuhkan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan) (18) Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat perintah pengiriman dan surat muat. PRAKTEK YANG SEHAT (19) Surat perintah Pengiriman bernomor urut cetak dan pemakainnya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan (20) Faktur penjualan bernomor urut cetak dan pemakaiannya

dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan (piutang) (21) Secara periodik fungsi pencatatan piutang mengirim pernyataan piutang (Account Receivable statement) kepada setiap debitur, untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut. (22) Secara periodik dilakukan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening buku besar, sebagai rekening kontrol piutang

3)

Alir Sistem Penjualan Kredit

Dalam gambar di halaman 17 dan 18 penulis sajikan rancangan bagan alir sistem penjualan kredit dalam suatu perusahaan dagang, dengan memasukkan berbagai elemen pengendalian intern dalam sistem tersebut. = Bagian Penjualan, setelah menerima Order Pembelian (PO) dari pelanggan, petugas menandatangani PO lembar kedua dan mengembalikan kepada pelanggan sebagai tanda diterimanya pesanan tersebut. Bagian penjualan segera membuat Surat Perintah Pengiriman - Shipping Order (SO) rangkap 4. Lembar ke 4 disampaikan ke Bagian Kredit untuk minta persetujuan pemberian kredit kepada pelanggan. Berdasar persetujuan tersebut Bagian


48

Internal Control ReviewPenjualan menyerahkan lembar 1 ke petugas Gudang, lembar 2 dan 3 ke petugas pengiriman dan mengarsipkan lembar keempat. = Petugas Gudang menyiapkan barang dan dan mencatat pengeluaran tersebut, kemudian menyerahkan barang ke petugas pengiriman beserta SO asli. = Petugas Pengiriman mengarsipkan SO lembar ke 3, dan mengirimkan barang ke pelanggan beserta SO lembar 2, meminta tanda tangan/stempel pelanggan pada lembar SO asli sebagai tanda terima barang. SO lembar asli diserahkan ke Bagian Piutang. = Bagian Piutang, berdasarkan SO lembar asli, menerbitkan Faktur Penjualan Rangkap 5, dimana lembar 1 diarsipkan sesuai tanggal jatuh tempo tagihan, lembar 2 beserta SO lembar asli dirsipkan, lembar 3 ke Administrasi

Persediaan, lembar 4 ke Bagian Akuntansi, sedangkan lembar ke lima diarsipkan untuk monitoring pelanggan. = Bagian Administrasi Persediaan mengumpulkan Faktur lembar 3, sebagai dasar pembuatan memo pembebanan harga pokok penjualan pada akhir bulan, untuk kemudian diarsipkan. = Bagian Akuntansi, berdasarkan faktur lembar 4 dan memo dari Administrasi Persediaan, mencatat penjualan serta pemb

Documents

2011 DTSS PCA Internal Control Review