Upload
haryadi-setiawan
View
50
Download
5
Embed Size (px)
DESCRIPTION
ICR
Citation preview
DIKLAT TEKNIS SUBSTANTIF SPESIALISASI
POST CLEARANCE AUDIT
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN
PUSDIKLAT BEA DAN CUKAI
2011
Disusun Oleh:
Tim Penyusunan Modul
Pusdiklat Bea dan Cukai
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN
PUSDIKLAT BEA DAN CUKAI
2011
Disusun Oleh:
Tim Penyusunan Modul
Pusdiklat Bea dan Cukai
DIKLAT TEKNIS SUBSTANTIF SPESIALISASI
POST CLEARANCE AUDIT
Internal Control Review
DTSS Post Clearance AuditDTSS Post Clearance AuditDTSS Post Clearance AuditDTSS Post Clearance Audit
i
Internal Control Review
DTSS Post Clearance AuditDTSS Post Clearance AuditDTSS Post Clearance AuditDTSS Post Clearance Audit
ii
DAFTAR ISI Halaman
KATA PENGANTAR ..........................................................................................i
DAFTAR ISI .........................................................................................................ii
DAFTAR GAMBAR ..............................................................................................v
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL …………………………………....………...vi
PETA KONSEP MODUL …………………………………………………....………. vii
MODUL INTERNAL CONTROL REVIEW
A. Pendahuluan ………………………………………………………..………… 1
1. Deskripsi Singkat ……………………...................................................... 2
2. Prasyarat Kompetensi ……………….......................................................2
3. Standar Kompetensi (SK) dan Kompetensi Dasar (KD) ........................ 2
4. Relevansi Modul ...........…………………………………….....………….. 3
B. KEGIATAN BELAJAR …............................................................................5
1. Kegiatan Belajar (KB) 1 …………….......................................................5
Telaah Atas Pengendalian Internal
Indikator ………………………………………………………………..…… 5
1.1. Uraian dan contoh ...........................................................................5
A. Pengendalian Internal ...............................................................
1) Pentingnya Pengendalian Internal ……………………………
2) Pengertian dan Konsep Dasar Pengendalian Internal …….
B. Penerapan Komponen, Keterbatasan dan Pemahaman
Pengendalian Intern …………………………………………………
1) Penerapan Komponen Pengendalian Intern Untuk
Perusahaan Kecil dan Menengah…………………………..
2) Keterbatasan Pengendalian Intern…………………………….
3) Pemahaman Terhadap Pengendalian Intern…………………
5
8
8
21
22
23
24
1.2. Latihan 1 …………………………………………………………......... 26
1.3. Rangkuman ………………………………………………………....…..32
1.4. Tes Formatif 1 ……………………………………………………...…. 33
1.5. Umpan Balik dan Tindak Lanjut ……………………......................... 36
Internal Control Review
DTSS Post Clearance AuditDTSS Post Clearance AuditDTSS Post Clearance AuditDTSS Post Clearance Audit
iii
2. Kegiatan Belajar (KB) 2 …………….......................................................37
Sistem Akuntansi Penjualan
Indikator …………………………………………………..………………… 37
2.1. Uraian dan contoh .......................................................................... 37
A. Sistem Penjualan Tunai ............................................................
1) Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan
penjualan tunai ………………………………………………….
2) Elemen (system) Pengendalian Intern dalam system
Penjualan tunai………………………………………………….
3) Lambang-lambang dalam system…………………………….
4) Bagan Alir Penjualan Tunai ………………………….…………
5) Uraian Kegiatan (Operation List) Sistem Penjualan
Tunai……………………………………………………………
B. Sistem Penjualan Kredit.............................................................
1) Informasi yang diperlukan oleh Manajemen dari kegiatan
penjualan kredit…………………………………………………
2) Elemen Pengendalian Intern dalam system penjualan
Kredit…………………………………………………….……….
3) Alir Sistem Penjualan Kredit…………………………….……..
4) Uraian Kegiatan (Operation List) system Penjualan
Kredit……………………………………………………………
C. Sistem Retur Penjualan …………………………………………….
1) Elemen Pengendalian Intern dalam system retur
Penjualan Kredit……………………………………………….
2) Bagan alir system Retur Penjualan Kredit………………….
3) Uraian Kegiatan (Operation List) system retur penjualan…
4) Media (formulir) dalam Sistem…………………………………..
37
37
39
39
40
43
45
45
47
48
52
55
55
57
60
62
2.2. Latihan 2 …….……………………………………………...………..... 66
2.3. Rangkuman ……………………………………………………...……. 66
2.4. Tes Formatif 2 ………………………………………………...………. 67
2.5. Umpan Balik dan Tindak Lanjut ……………………........................ 69
3. Kegiatan Belajar (KB) 3 ……………...................................................... 70
Sistem Akuntansi Pembelian
Internal Control Review
DTSS Post Clearance AuditDTSS Post Clearance AuditDTSS Post Clearance AuditDTSS Post Clearance Audit
iv
Indikator ……………………………………………………………..……… 70
3.1. Uraian dan contoh .......................................................................... 70
A. Sistem Pembelian ......................................................................
1) Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Pembelian……
2) Bagan Alir Sistem Pembelian………………………………..
3) Uraian Kegiatan (Operation List) Sistem Pembelian……….
B. Sistem Retur Pembelian..............................................................
1) Elemen Pengendalian Intern dalam system retur
Pembelian ………………………………………………………
2) Bagan Alir Sistem Retur Pembelian ………………………….
3) Uraian Kegiatan (Operational List) system retur
Pembelian……………………………………………………….
4) Media (formulir) yang digunakan……………………………..
70
72
73
76
78
78
79
82
84
3.2. Latihan 3 …….………………………………………....…………….....90
3.3. Rangkuman …………………………………………....………………. 91
3.4. Tes Formatif 3 …………………………………………....……………. 92
3.5. Umpan Balik dan Tindak Lanjut ……………………......................... 94
4. Kegiatan Belajar (KB) 4 ……………...................................................... 95
Sistem Akuntansi Penggajian / Pengupahan
Indikator …………………………………………………………......……… 95
4.1. Uraian dan contoh .......................................................................... 95
A. Elemen Pengendalian Intern Dalam Sistem Penggajian /
Upah.............................................................................................
B. Bagan Alir Sistem / Pengupahan................................................
C. Uraian Kegiatan (Operation List) system Penggajian / Upah….
96
97
100
4.2. Latihan 4 …….…………………………………………………….........102
4.3. Rangkuman ……………………………………………………....……. 102
4.4. Tes Formatif 4 …………………………………………………....……. 103
4.5. Umpan Balik dan Tindak Lanjut ……………………........................ 104
PENUTUP ……………………………………………………………………....……..105
TES SUMATIF …………………………................................................................106
KUNCI JAWABAN ...................................................................……………....……112
DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………………....…. 114
Internal Control Review
DTSS Post Clearance AuditDTSS Post Clearance AuditDTSS Post Clearance AuditDTSS Post Clearance Audit
v
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Gambar Halaman
3.1 Kertas Kerja Audit (KKA) ............................………….... 58
3.2 Kertas Kerja Audit (KKA) ............................…………..... 60
3.3 Kertas Kerja Audit (KKA) ............................…………..... 62
3.4. Kertas Kerja Audit (KKA) ............................…………..... 63
3.5 Kertas Kerja Audit (KKA) ............................…………..... 65
3.6 Kertas Kerja Audit (KKA) ............................………….... 66
3.7 Kertas Kerja Audit (KKA) ............................…………..... 68
3.8 Kertas Kerja Audit (KKA) ............................……….....… 70
Internal Control Review
DTSS Post Clearance AuditDTSS Post Clearance AuditDTSS Post Clearance AuditDTSS Post Clearance Audit
vi
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL
Untuk dapat memahami modul ini secara benar, maka peserta diklat
diharapkan mempelajari modul ini secara urut mulai dari Kegiatan Belajar 1
sampai dengan Kegiatan Belajar 4.
Cara mempelajari setiap kegiatan belajar adalah mengikuti tahap-tahap
berikut ini:
1. Lihat apa yang menjadi target indikator dari kegiatan belajar tersebut;
2. Pelajari materi yang menjadi isi dari setiap kegiatan belajar (dengan cara
membaca materi minimal 3 kali membaca isi materi kegiatan belajar
tersebut);
3. Lakukan review materi secara umum, dengan cara membaca kembali
ringkasan materi untuk mendapatkan hal-hal penting yang menjadi fokus
perhatian pada kegiatan belajar ini;
4. Kerjakanlah Tes Formatif pada kegiatan belajar yang sedang dipelajari;
5. Lihat kunci jawaban Tes Formatif dari kegiatan belajar tersebut yang terletak
pada bagian akhir modul ini.
6. Cocokkan hasil tes formatif dengan kunci jawaban tersebut, apabila ternyata
hasil Tes Formatif peserta diklat memperoleh nilai minimal 67 (jumlah yang
benar x 100/15), maka kegiatan belajar dapat dilanjutkan pada kegiatan
belajar berikutnya, namun apabila diperoleh angka di bawah 67, maka
peserta diklat diharuskan mempelajari kembali kegiatan belajar tersebut agar
selanjutnya dapat diperoleh angka minimal 67.
7. Kerjakan Tes Sumatif apabila semua Tes Formatif dari seluruh kegiatan
belajar telah dilakukan.
8. Lihat kunci jawaban Tes Sumatif yang terletak pada bagian akhir modul ini
9. Cocokkan hasil tes sumatif dengan kunci jawaban tes sumatif, apabila
ternyata hasil tes sumatif peserta diklat memperoleh nilai minimal 67 (jumlah
yang benar x 100/25), maka peserta diklat dapat dinyatakan lulus dari
kegiatan belajar
Internal Control Review
DTSS Post Clearance AuditDTSS Post Clearance AuditDTSS Post Clearance AuditDTSS Post Clearance Audit
vii
PETA KONSEP Dalam mempelajari modul ini, agar lebih mudah dipahami maka disarankan
kepada peserta diklat untuk mempelajari peta konsep modul. Dengan demikian
pola pikir yang sistematik dalam mempelajari modul dapat terjaga secara
berkesinambungan selama mempelajari modul.
Kegiatan Belajar 1 – Telaah Atas Pengen dalian Internal Materi : Pengendalian Internal; Pentingnya Pengendalian Internal; Pengertian dan Konsep Dasar Pengendalian Internal; Penerapan Komponen, Keterbatasan dan Pemahaman Pengendalian Intern;
Penerapan Komponen Pengendalian Intern Untuk Perusahaan Kecil dan Menengah; Keterbatasan Pengendalian Intern; Pemahaman Terhadap
Pengendalian Intern
Kegiatan Belajar 2 – Sistem Akuntansi Penjualan Materi : Sistem Penjualan Tunai; Sistem Penjualan
Kredit; Sistem Retur Penjualan,
Kegiatan Belajar 3 – Sistem Akuntansi Pemb elian Materi : Sistem Pembelian; Elemen Pengendalian Intern dalam
Sistem Pembelian, Bagan Alir Sistem Pembelian, Uraian Kegiatan (Operation List) Sistem Pembelian; Sistem Retur Pembelian: Elemen
Pengendalian Intern dalam system retur Pembelian, Bagan Alir Sistem Retur Pembelian, Uraian Kegiatan (Operational List) system
retur Pembelian, Media (formulir) yang digunakan
Kegiat an Belajar 4 – Sistem Akuntansi Penggajian / Pengupahan Materi : Elemen Pengendalian Intern Dalam Sistem Penggajian /
Upah; Bagan Alir Sistem / Pengupahan; Uraian Kegiatan (Operation List) system Penggajian / Upah
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 1111
PENDAHULUAN
MODUL INTERNAL CONTROL REVIEW
Hingga era tahun seribu sembilan ratus delapan puluhan, audit atas laporan
keuangan masih berorientasi pada pembuktian-pembuktian transaksi, yang
menekankan pada ketepatan pencatatan atas transaksi serta kebenaran
keberadaan item-item dineraca. Perkembangan sistem informasi akuntansi yang
berorientasi pada penggunaan siklus akuntansi, telah mengubah pendekatan
tersebut. Siklus akuntansi yang dikenal antara lain adalah siklus pendapatan dan
penerimaan kas, siklus perolehan dan pengeluaran kas, dan siklus penggajian
dan upah.
Pendekatan audit tidak lagi hanya dengan melakukan pengujian terhadap
transaksi serta keberadaan saldo pos-pos di neraca, tetapi sudah menekankan
pada keberadaan struktur pengendalian internal dalam setiap siklus akuntansi
tersebut. Dalam standar audit tentang pekerjaan lapangan, secara tegas
disebutkan perlunya pemahaman yang memadai yang harus diperoleh seorang
auditor tentang struktur pengendalian internal tersebut, sebelum ia menentukan
sifat, saat, serta luas pengujian dalam audit.
Modul ini dipersiapkan untuk para calon auditor di lingkungan Direktorat
Jenderal Bea dan Cukai, yang dalam tugasnya nanti berhadapan dengan
A
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 2222
pembuktian atas catatan-catatan akuntansi yang diselenggarakan
perusahaan. Keberadaan suatu bentuk pengendalian intern yang mendasari
penyajian laporan perusahaan diharapkan mampu memberikan keyakinan
yang memadai bagi auditor, tetapi pemahaman atas struktur pengendalian
internal oleh auditor, akan membantunya dalam melakukan pengujian maupun
pembuktian auditnya secara profesional.
1. Diskripsi singkat
Materi dari bahan ajar ini terdiri dari dua hal, yakni tentang review atas
struktur pengendalian internal dan sistem akuntansi. Dalam review atas struktur
pengendalian internal diuraikan tentang komponen pengendalian internal, serta
bagaimana cara memahami pengendalian internal suatu perusahaan.
Pada sistem akuntansi, disajikan tentang sistem akuntansi penjualan baik
tunai maupun kredit, sistem akuntansi pembelian baik tunai maupun kredit, serta
sistem akuntansi penggajian dan upah. Dalam masing-masing sistem diuraikan
tentang unsur pengendalian intern yang terbangun, dengan adanya komponen
sistem seperti fungsi-fungsi yang terkait, prosedur, serta media yang
dipergunakan.
2. Prasarat Kompetensi
Peserta yang akan ditunjuk untuk mengikuti Diklat Teknis Substantif
Spesialisasi Post Clearance Audit adalah pegawai dengan kompetensi
Pelaksana Pemeriksa.
3. Standar Kompetensi dan Kompetensi Dasar
Standar Kompetensi
Setelah mempelajari materi dalam buku ajar ini, diharapkan para siswa
memahami serta mampu menerapkan pengetahuannya dalam setiap penugasan
audit yang dilaksanakannya, yaitu melakukan telaah (review) terhadap
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 3333
pengendalian intern di lingkungan auditnya, sebagai dasar ia menentukan sifat,
saat serta luas pengujian auditnya.
Diharapkan pula saudara akan memahami sistem akuntansi penjualan,
pembelian dan penggajian/pengupahan, yang diterapkan dalam perusahaan-
perusahaan manufaktur.
Keberhasilan saudara dalam mempelajari modul ini akan sangat berarti
bagi saudara dalam mempelajari modul-modul selanjutnya. Kemampuan saudara
dalam memahami dan menganalisa sistem akuntansi yang diterapkan dalam
perusahaan, akan sangat membantu saudara dalam menjalankan tugas sebagai
auditor.
Kompetensi Dasar
Setelah memahami materi buku ajar ini para siswa diharapkan mampu
melakukan review serta evaluasi terhadap pengendalian internal yang ada pada
setiap sistem akuntansi yang dipergunakan perusahaan, baik sistem akuntansi
penjualan, penerimaan kas, pembelian, pengeluaran kas, serta sistem
penggajian dan upah. Dengan pemahaman atas struktur pengendalian internal
pada setiap sistem tersebut, siswa mampu melakukan pengujian dan pembuktian
terhadap transaksi yang berkaitan secara tepat; juga diharapkan setelah
mempelajari modul ini, Saudara diharapkan mampu :
2. Mengevaluasi dan menganalisa sistem penjualan tunai
3. Mengevaluasi dan menganalisa sistem penjualan kredit
4. Mengevaluasi dan menganalisa sistem retur penjualan
5. Mengevaluasi dan menganalisa sistem Pembelian
6. Mengevaluasi dan menganalisa sistem retur pembelian
7. Mengevaluasi dan menganalisa sistem penggajian / pengupahan
4. Relevansi Modul
Tugas auditor di Kantor Wilayah Auditor adalah melaksanakan audit
Kepabeanan dan Cukai. Proses audit tersebut dapat dilakukan dengan baik
manakala para pegawai yang bertugas mempunyai bekal pengetahuan,
ketrampilan, dan sikap yang baik dalam melaksanakan audit kepabeanan dan
Cukai.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 4444
Untuk dapat melaksanakan audit secara baik pegawai yang bertugas
sebagai auditor perlu dibekali dengan pemahaman tentang pengertian
pentingnya pemahaman pengendalian internal, sistem akuntansi penjualan,
sistem akuntansi pembelian dan sistem akuntansi penggajian/upah dalam suatu
perusahaan.
Berdasarkan uraian singkat tersebut terlihat keterkaitan yang erat antara
modul Internal Control Review dengan ruang lingkup kerja auditor. Manfaat
modul ini bagi peserta adalah memberikan gambaran yang lengkap tentang
pentingnya pemahaman pengendalian internal dalam perusahaan sehingga
dapat mendukung terciptanya seorang auditor Kepabeanan dan Cukai yang
profesional.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 5555
KEGIATAN BELAJAR
1. Kegiatan Belajar (KB) 1
TELAAH ATAS PENGENDALIAN INTERNAL
1.1. Uraian dan Contoh
A. Pengendalian Internal
Istilah pengendalian internal dulu dikenal dengan internal check, yaitu
pengendalian yang terbangun dalam suatu sistem akuntansi. Pengendalian itu
muncul karena beberapa faktor yang ada dalam suatu sistem, yakni fungsi yang
terpisah (antara kewenangan memberi persetujuan / otorisasi, pencatatan dan
pengelola), prosedur yang memadai, serta dokumen yang layak.
B
Indikator Keberhasilan : Setelah mempelajari materi diharapkan siswa: 1. mampu menjelaskan pengendalian internal 2. mampu menjelaskan penerapan komponen, keterbatasan, dan
pemahaman pengendalian intern
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 6666
Lembaga Pengembangan Sumber Daya Manusia (LPSDM) Paramitha,
merupakan lembaga yang kegiatannya menyelenggarakan outbond serta
menyediakan fasilitas perkemahan. Beberapa hari yang lalu Kantor Akuntan
Publik Budiman & Partner menerima permintaan dari LPSDM Paramitha, untuk
melakukan pemeriksaan khusus dengan adanya kasus penggelapan dana
sebesar enam ratus juta rupiah oleh Kepala Bagian Akuntansi & Keuangan
(BAK) selama tiga tahun terakhir. Paramitha ingin mengetahui mengapa hal ini
bisa terjadi tanpa diketahui.
Untuk mendapatkan pemahaman atas pengendalian intern di LPSDM,
auditor mewawancarai karyawan tentang kegiatan lembaga tersebut. Fasilitas
perkemahan lembaga yang berkantor di Jakarta ini ada di Yogya, Bogor dan
Bandung. Penerimaan dikumpulkan dari para pemakai dan dikirimkan dalam
bentuk cek kepada Kepala BAK Kantor Pusat. Kepala BAK mencatat pendapatan
tersebut berdasarkan informasi pada cek tersebut. Tidak ada catatan sumber
atau jumlah penerimaan kas yang diselenggarakan di ketiga lokasi perkemahan
tersebut, sehingga Kepala BAK bisa sekali-sekali menggunakan sebagian cek
tersebut untuk kepentingan pribadinya dan tidak mencatat pendapatan tersebut.
Jelas bahwa tidak seorang pun di kantor pusat, kecuali orang yang
menggelapkan dana, yang menyadari masalah tersebut.
Dari contoh diatas terlihat bahwa prosedur pengiriman uang tersebut terlalu
lemah pengendalian internalnya. Tidak adanya pencatatan di lokasi perkemahan
menyebabkan kehilangan jejak untuk mengkonfirmasikan jumlah yang
seharusnya ada. Seharusnya uang dikirimkan kepada Pemegang kas kantor
Pusat, sementara Kepala BAK mendapat pemberitahuan tentang pengiriman
uang tersebut melalui surat tersendiri, sehingga terdapat cross check dari tiga
sisi, yakni pengirim, penerima dan pencatat yang ketiganya merupakan fungsi
yang terpisah. Dalam kasus di atas, dapat disimpulkan bahwa pengendalian
intern yang baik akan dapat mencegah lebih banyak penyimpangan, daripada
yang ditemukan auditor
Istilah pengendalian intern dikembangkan dalam suatu sistem dimana
pengendalian intern yang layak harus mempunyai elemen-elemen seperti
struktur organisasi, sistem otorisasi, prosedur pe ncatatan, praktek yang
sehat serta pegawai yang cakap . Struktur organisasi, merupakan wadah
pembagian wewenang dan tanggung jawab, dimana pekerjaan atau tugas sudah
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 7777
ditetapkan dan tidak tumpang tindih. Dalam pembagian tugas ini, antara satu
tugas dengan tugas lain yang berkelanjutan terbangun internal check ( saling
menjaga ). Salah satu kewenangan adalah adanya otorisasi, yaitu fungsi yang
memberikan persetujuan atas suatu tindakan. Pelaksanaan atas kegiatan
dilakukan oleh individu yang berbeda dan dimonitor oleh pencatatan yang
dilakukan oleh orang yang berbeda ( independen ) dari kedua fungsi tersebut.
Praktek yang sehat mencerminkan bersihnya dari tindakan yang dapat merusak
kondisi pengendalian intern terserbut, seperti kolusi. Pegawai yang cakap
mencerminkan para petugas/pegawai yang melaksanakan tanggung jawanya
benar-benar orang yang memiliki skill yang sepadan dengan tugasnya. Akhir-
akhir ini konsep pengendalian intern yang semula merupakan sistem,
dikembangkan dalam suatu bentuk struktur pengendalian intern, dengan
komponen – komponen yang lebih luas dan sistem pengendalian intern ada
didalam komponen tersebut
Dalam audit terhadap laporan keuangan ( general audit ), auditor
melaksanakan pemeriksaan berdasarkan panduan umum, yang dikenal sebagai
Standar Profesional Akuntan Publik (SPAP). Standar ini terdiri dari tiga
kelompok, yakni: Standar Umum, Standar Pekerjaan Lapangan, dan Standar
Pelaporan.
Dalam standar pekerjaan lapangan point dua disebutkan “ Pemahaman
yang memadai atas struktur pengendalian intern harus diperoleh, untuk
merencanakan audit dan menentukan sifat, saat dan lingkup pengujian yang
akan dilakukan”
Berdasarkan Peraturan Dirjen Bea dan Cukai No.: P-28/BC/2007 tanggal 27
September 2007 pasal 4, tentang Standar Audit di Bidang Kepabeanan Standar
pelaksanaan lapangan kedua menyatakan bahwa :
“Struktur pengendalian intern auditee harus dipahami untuk manentukan jenis,
saat, dan ruang lingkup pengujian yang harus dilakukan.”
Jelas kedua standar audit tersebut secara umum (SPAP) dan khusus
(untuk DJBC) meletakkan pemahaman atas pengendalian intern sebagai bagian
penting dalam audit.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 8888
1) Pentingnya Pengendalian Internal
Dengan semakin berkembangnya perusahaan serta tingkat kompleksitas
kegiatan yang dihadapi, maka manajemen perusahaan tidak mungkin lagi untuk
melakukan segala kegiatan pemantauan maupun pengawasan terhadap
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Padahal untuk dapat mencapai tujuan
tersebut, pihak manajemen dituntut untuk dapat mengendalikan kegiatan
usahanya, disamping menjaga keamanan harta perusahaan serta mencegah
atau menemukan kesalahan dan ketidak beresan. Kondisi diatas akhirnya
menuntut pihak manajemen untuk menciptakan suatu pengendalian intern, untuk
memastikan bahwa keigatan dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan telah
sesuai dengan apa yang diharapkan.
Ditinjau dari segi audit, pengendalian intern yang berlaku pada perusahaan
akan sangat bermamfaat dalam merencanakan audit dan menentukan sifat, saat
dan lingkup pengujian. Hal ini berlaku juga dalam audit di bidang kepabeanan
dan cukai yang merupakan jenis audit kepatuhan (compliance audit). Audit
dibidang kepabeanan dan cukai bertujuan untuk menentukan tingkat kepatuhan
perusahaan terhadap peraturan perundang-undangan di bidang kepabeanan dan
cukai serta peraturan lainnya dan untuk mengamankan penerimaan negara.
Walaupun tujuan audit kepabeanan dan cukai berbeda dengan tujuan audit
atas laporan keuangan (financial audit), penilaian terhadap pengendalian intern
dalam audit di bidang kepabeanan dan cukai sangat diperlukan untuk
menentukan sejauh mana pengendalian intern dapat diandalkan kemampuannya
guna menjamin ketelitian data dan informasi yang dihasilkan serta untuk
menentukan jenis, saat dan ruang lingkup pengujian yang harus dilakukan.
2) Pengertian dan Konsep Dasar Pengendalian Intern
Pengendalian intern merupakan proses yang dijalankan oleh dewan
komisaris, manajemen dan personil lain dalam suatu organisasi (entitas), yang
dirancang untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga tujuan
utama yakni :
- Keandalan pelaporan keuangan ( dalam financial audit)
- Efektifitas dan efisiensi operasi ( dalam operational audit)
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 9999
- Kepatuhan dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku ( dalam
compliance audit)
Tujuan pertama terkait dengan tujuan audit atas laporan keuangan
(financial audit), tujuan kedua terkait dengan tujuan audit operasional (operating
audit) dan tujuan ketiga terkait dengan tujuan audit kepatuhan atas kebijakan
atau peraturan (compliance audit). Audit di bidang kepabeanan dan cukai
termasuk dalam compliance audit.
Konsep dasar pengendalian intern yang terkandung dalam pengertian
diatas adalah sebagai berikut :
- Proses : pengendalian intern adalah suatu proses, yang berarti
merupakan cara untuk mencapai tujuan.
- Dipengaruhi oleh manusia : pengendalian intern bukan hanya terdiri
dari buku pedoman, kebijakan dan formulir-formulir, tetapi juga orang-
orang dalam berbagai jenjang dalam suatu organisasi yaitu dewan
komisaris, manajemen dan personil lainnya.
- Keyakinan memadai : pengendalian intern hanya diharapkan
memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan yang pasti (absolut),
karena kelemahan-kelemahan yang melekat pada seluruh pengendalian
intern.
- Alat untuk mencapai tujuan : pengendalian intern adalah alat untuk
mencapai tujuan dalam berbagai hal yaitu penyajian laporan keuangan
yang wajar, efisiens dan efektivitas kegiatan (operasi) dan kepatuhan
terhadap kebijakan manajemen.
Komponen Pengendalian Intern
Pengendalian intern meliputi lima unsur pengendalian yang dirancang dan
diterapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan tercapainya tujuan yang
telah ditetapkan. Lima unsur pengendalian ini disebut komponen
pengendalian , yaitu :
(i) Lingkungan pengendalian
(ii) Penilaian resiko
(iii) Aktivitas pengendalian
(iv) Informasi dan komunikasi
(v) Pemantauan
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 10101010
Lingkungan pengendalian merupakan wadah (payung) bagi empat
komponen lainnya, yang berarti tanpa adanya lingkungan pengendalian yang
efektif, keempat komponen lainnya tidak mungkin menghasilkan pengendalian
yang efektif.
(i) Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian merupakan tindakan, kebijakan dan prosedur yang
mencerminkan keseluruhan sikap dari manajemen dan pemilik dari suatu
perusahaan, mengenai arti pentingnya pengendalian intern bagi perusahaan
tersebut. Lingkungan pengendalian merupakan landasan bagi komponen-
komponen pengendalian lainnya dengan menciptakan disiplin dan struktur.
Lingkungan pengendalian terdiri dari :
a. Integritas dan nilai etika
Dalam suatu perusahaan biasanya terdapat peraturan yang berkaitan
dengan motto, visi, misi dan tujuan perusahaan (organisasi). Perilaku
karyawan akan dipengaruhi oleh aturan yang ditetapkan tersebut, sehingga
terbentuklah sikap integritas, disertai nilai – nilai etika dalam kinerjanya.
Munculnya perilaku tersebut didukung oleh::
- tindakan manajemen memberikan contoh yang menghindarkan para
karyawan melakukan tindakan tidak jujur, melanggar hukum atau
melanggar etika;
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 11111111
- manajemen mengkomunikasikan nilai-nilai etika dan standar perilaku
organisasi kepada para karyawan melalui pernyataan kebijakan,
peraturan dan contoh yang nyata.
Di Direktorat Jenderal Bea dan Cukai misalnya, terdapat kode etik pegawai,
visi, misi serta slogan, yang tujuannya adalah untuk membangun integritas serta
nilai-nilai etika tersebut.
b. Komitmen terhadap kompetensi
Kompetensi merupakan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan
untuk menyelesaikan tugas yang dibebankan kepada individu. Komitmen
terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen atas kompetensi
seseorang yang akan diberi tanggungjawab untuk melakukan pekerjaan
tertentu. Hal tersebut diterapkan kedalam bentuk persyaratan keterampilan
dan pengetahuan.
Sebagai contoh, Direktorat Audit pada DJBC, menempatkan tenaga
auditor dalam penugasaannya, dengan tenaga-tenaga yang telah mengikuti
pelatihan Post Clearance Audit, selain pengetahuan tentang kepabeanan dan
cukai yang telah diperoleh sebelumnya. Kompetensi auditor dalam hal audit
diperoleh dalam pelatihan tersebut.
c. Partisipasi dewan direksi dan komite audit
Dewan komisaris dan komite audit merupakan wakil pemilik (pemegang
saham) yang berada diluar fungsi manajemen. Mereka bertugas melakukan
pengawasan terhadap kinerja manajemen. Bagaimana mereka melakukan
tanggung jawab tersebut, akan memiliki dampak yang besar terhadap
lingkungan pengendalian. Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas dewan
komisaris dan komite audit dalam lingkungan pengendalian adalah :
- Sikap tidak dipengaruhi (independensi) dewan komisaris dan komite audit
terhadap manajemen.
- Pengalaman serta tingginya kedudukan mereka
- Luasnya keterlibatan dan kegiatan pengawasan
- ketepatan tindakan yang diambil
- seberapa relevan pertanyaan yang diajukan kepada manajemen
- sifat serta luasnya interaksi dengan auditor intern dan ekstern
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 12121212
Di Ditjen Bea dan Cukai, terciptanya pengendalian kinerja lembaga ini
didukung peran pejabat-pejabat eselon II dalam memantau kegiatan
jajarannya.
d. Falsafah manajemen dan gaya operasi
Falsafah manajemen dan gaya operasi ditunjukkan melalui
pendekatan manaje-men dalam mengambil dan memantau resiko usaha.
Hal tersebut ditunjukkan antara lain upaya manajemen untuk mencapai
anggaran, laba serta tujuan bidang keuangan dan sasaran operasi lainnya.
Pada saat terjadi krisis energi (listrik) Ditjen Bea dan Cukai melakukan
efisiensi anggaran, dengan penghematan pemakaian listrik, melalui
himbauan pada setiap lantai, serta penggunaan fasilitas (menggunakan
listrik) yang dibatasi.
e. Struktur organisasi
Struktur organisasi suatu perusahaan harus menetapkan wewenang
dan tanggung jawab yang layak pada setiap unit (fungsi) di dalamnya.
Struktur organisasi meliputi bentuk dan sifat unit-unit organisasi, yang
memberikan kerangka kerja menyeluruh bagi perencanaan, pengarahan dan
pengendalian operasi. Dalam penyusunan struktur organisasi harus
diperhatikan adanya fungsi pengolahan data serta hubungan fungsi
manajemen lain yang berkaitan dengan pelaporan. Fungsi pengolahan data
dalam hal ini memberi kontribusi pengendalian melalui pelaporan. Sebagai
contoh, di Ditjen Bea dan Cukai dikembangkan sistem informasi untuk
internal maupun pelayanan kepada publik, sehingga pengendalian terhadap
kepentingan internal (misal kepegawaian) maupun eksternal (monitoring
fasilitas pabean) dapat dilakukan dengan baik.
f. Perumusan kewenangan dan tanggung jawab
Metode perumusan ini mempengaruhi pemahaman terhadap
hubungan pelaporan dan tanggung jawab yang ditetapkan dalam entitas.
Metode penetapan wewenang dan tanggung jawab meliputi pertimbangan
atas :
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 13131313
- Kebijakan entitas (organisasi) mengenai masalah seperti praktik usaha
yang dapat diterima, konflik kepentingan dan aturan perilaku;
- Penetapan tanggung jawab dan delegasi wewenang untuk menangani
masalah seperti maksud dan tujuan organisasi, fungsi operasi dan
persyaratan instansi yang berwenang;
- Uraian tugas pegawai yang menegaskan tugas-tugas spesifik.
Pembentukan Kantor Pelayanan Utama (KPU) di Ditjen Bea dan Cukai
adalah bentuk kebijakan organisasi serta penugasan secara spesifik dalam
usaha meningkatkan pelayanan kepada publik.
g. Kebijakan dan praktek sumber daya manusia
Praktek dan kebijakan karyawan berkaitan dengan penugasan,
orientasi, pelatihan, evaluasi, bimbingan, promosi dan pemberian
kompensasi dan tindakan perbaikan. Sebagai contoh, standar penugasan
individu yang paling memenuhi syarat, ditekankan pada latar belakang
pendidikan, pengalaman bekerja sebelumnya, prestasi sebelumnya, bukti
tentang integritas dan perilaku etis- menunjukkan komitmen entitas terhadap
orang yang kompeten dan dapat dipercaya.
Kebijakan pelatihan yang mengkomunikasikan peran dan tanggung
jawab masa depan serta mencakup praktek-praktek seperti sekolah, latihan
dan seminar menunjukkan tingkat kinerja dan perilaku yang diharapkan.
Promosi yang dipacu oleh penilaian kinerja berkala menunjukkan komitmen
organisasi terhadap penempatan personel yang cakap ke tingkat tanggung
jawab yang lebih tinggi.
Pendidikan dan pelatihan diselenggarakan oleh Kantor Pusat DJBC,
merupakan bentuk penyiapan sumberdaya manusia dalam rangka
penugasan bidang-bidang tertentu bagi pegawai di lingkungan lembaga ini.
(ii) Penilaian Resiko
Penilaian risiko entitas merupakan indentifikasi, analisis dan
manajemen terhadap risiko yang relevan dengan penyusunan laporan
keuangan yang wajar sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum,
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 14141414
efisien dan efektivitas operasi dan kepatuhan terhadap undang-undang dan
peraturan yang berlaku.
Mengidentifikasi dan menganalisa risiko merupakan proses yang
berkelanjutan dan komponen kritis dari pengendalian intern yang efektif.
Langkah penting pertama, manajemen mengidentifikasi faktor yang bisa
meningkatkan risiko. Risiko dapat timbul atau berubah karena keadaan
berikut ini :
- Perubahan dalam lingkungan operasi
- Personel baru
- Sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki
- Teknologi baru
- Lini produk, produk atau aktivitas baru
- Restrukturisasi organisasi
- Operasi luar negeri
- Standar akuntansi baru
- Undang-undang dan peraturan baru
Saat resiko telah dikenali, manajemen memperkirakan arti resiko itu,
memperkirakan kemungkinan terjadinya risiko tersebut, dan
mengembangkan tindakan spesifik yang perlu diambil untuk mengurangi
risiko hingga suatu tingkatan yang bisa diterima.
Sebagai contoh, adanya perubahan peraturan di bidang kepabeanan
tentang penetapan nilai pabean untuk penghitungan bea masuk yang
mendasarkan pada profil importir akan meningkatkan risiko tagihan bea
masuk, pajak impor dengan profil high risk. Tindakan spesifik untuk
mengurangi risiko tersebut dilakukan dengan cara perbaikan profil
perusahaan sehingga akan mengurangi risiko adanya tagihan bea masuk,
pajak impor dan denda yang harus ditanggung oleh perusahaan, ketika
pemberitahuan nilai pabean dianggap tidak wajar oleh bea dan cukai.
Auditor harus memperoleh pengetahuan memadai tentang proses
penaksiran risiko entitas, untuk memahami bagaimana manajemen
mempertimbangkan risiko yang relevan dengan pencapaian tujuan
perusahaan, menunjukkan perhatian manajemen terhadap pentingnya
pengendalian intern.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 15151515
(iii) Aktivitas Pengendalian
Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu
meyakinkan bahwa perintah manajemen telah dijalankan. Kebijakan dan
prosedur tersebut membantu meyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan
telah dijalankan untuk mencapai tujuan perusahaan. Aktivitas pengendalian
memiliki berbagai tujuan dan diterapkan pada berbagai jenjang organisasi
dan fungsi. Umumnya, aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit
dapat digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan
berikut ini
a. Pengolahan informasi
Berbagai pengendalian dilaksanakan untuk mengecek ketepatan,
kelengkapan dan otorisasi transaksi. Dua pengelompokan luas aktivitas
pengendalian sistem informasi adalah :
- Pengendalian umum ( general control)
Pengendalian umum biasanya mencakup pengendalian atas operasi
pusat data, perolehan dan pemeliharaan perangkat lunak sistem ,
keamanan akses dan pengembangan dan pemeliharaan sistem
aplikasi.
- Pengendalian aplikasi ( application control)
Pengendalian aplikasi berlaku untuk pengolahan aplikasi secara
individual. Pengendalian ini membantu menetapkan bahwa transaksi
adalah sah, diotorisasi semestinya dan diolah secara lengkap dan
akurat.
Pengendalian ini terdiri dari :
1. Pengotorisasian yang tepat
Tujuan utama pengotorisasian yang tepat adalah untuk menjamin
bahwa transaksi-transaksi telah diotorisasi (disetujui) oleh personil
manajemen yang berwenang. Otorisasi bisa berupa otorisasi umum
atau otorisasi khusus. Otorisasi umum berhubungan dengan kondisi
umum yang menaungi, berhubungan dengan pemberian otorisasi
untuk kasus-kasus tertentu.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 16161616
2. Dokumen dan catatan
Dokumen dan catatan adalah obyek fisik dimana transaksi
dimasukkan dan diringkaskan. Contoh dokumen dan catatan adalah
faktur penjualan, pesanan pembelian, jurnal penjualan dan kartu
catatan waktu karyawan.
Dokumen dan catatan melaksanakan fungsi pengiriman informasi
dalam suatu organisasi maupun antar organisasi yang berbeda.
Dokumen dan catatan harus memadai untuk memberikan jaminan
yang wajar, bahwa semua aset dikendalikan dengan baik dan
semua transaksi dicatat dengan tepat. Sebagai contoh jika bagian
penerimaan mengisi laporan penerimaan barang pada saat barang
diterima, bagian akuntansi dapat memverifikasi jumlah dan uraian
pada faktur pemasok dengan membandingkan dengan informasi
pada laporan penerimaan barang.
Prinsip dalam perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan
adalah :
- Bernomor urut tercetak ( prenumbered ) untuk memudahkan
pengendalian atas dokumen yang hilang dan pencarian
dokumen ketika diperlukan.
- Disiapkan pada waktu transaksi berlangsung atau segera
sesudah itu. Bila ada interval waktu yang lebih panjang, catatan
menjadi kurang bisa diandalkan dan kemungkinan salah saji
bisa terjadi.
- Cukup sederhana untuk memastikan bahwa dokumen dan
catatan dapat dipahami dengan jelas.
- Jika memungkinkan dokumen dan catatan dirancang untuk
berbagai penggunaan untuk mengurangi jumlah formulir yang
berbeda-beda.
- Dibuat dengan cara yang mendorong persiapan yang benar. Ini
bisa dilakukan dengan menyediakan verifikasi melalui
pemeriksaan internal dalam formulir atau catatan.
Suatu pengendalian yang berhubungan erat dengan dokumen
dan catatan adalah bagan akun, yang menggolongkan transaksi
kedalam rekening tertentu. Bagan (daftar) akun adalah sebuah
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 17171717
kendali penting karena memberikan kerangka kerja untuk
menentukan informasi yang disajikan kepada manajemen dan
pemakai laporan keuangan lainnya.
3. Pemeriksaan independen
Pemeriksaan independen menyangkut verifikasi (pemeriksaan )
atas :
- pekerjaan yang dilakukan sebelumnya oleh orang lain atau
bagian lain
- kebenaran penilaian dari jumlah yang dicatat
Kebutuhan pemeriksaan independen timbul karena personil sangat
mungkin melupakan atau dengan sengaja tidak mengikuti prosedur,
kecuali jika seseorang mengevaluasi dan mengamati mereka. Cara
yang murah untuk melakukan pemeriksaan independen adalah
dengan melakukan pemisahan tugas. Sebagai contoh suatu
transaksi dipersiapkan, disetujui, diverifikasi dan dicatat oleh orang -
orang yang berlainan.
b. Pemisahan Tugas
Pemisahan tugas dimaksudkan untuk menjamin bahwa seseorang
tidak melakukan perangkapan tugas yang tidak boleh dirangkap. Tugas-
tugas dipandang tidak bisa dirangkap dari sudut pengendalian, apabila
terdapat kemungkinan seseorang melakukan kekeliruan atau
penyimpangan dan kemudian dalam posisi yang lain ia mempunyai
kemungkinan untuk menyembunyikannya. Pada umumnya, pemisahan
tugas tersebut adalah tugas operasional (misalnya; otorisasi ), tugas
pencatatan dan tugas penyimpanan
Pemisahan tugas perlu dilakukan untuk empat situasi berikut :
- Tanggung jawab untuk melaksanakan suatu transaksi, pencatatan
transaksi, dan penyimpanan hasil dari transaksi ter sebut harus
diberikan kepada orang berbeda atau bagian yang ber beda .
Sebagai contoh, pegawai bagian pembelian harus menerbitkan order
pembelian, pegawai bagian akuntansi harus mencatat pembelian
barang dan pegawai bagian gudang harus menyimpan barang yang
dibeli tersebut.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 18181818
- Berbagai tahapan yang berkaitan dengan pelaksanaan suatu
transaksi harus dilakukan oleh orang atau bagian ya ng berbeda .
Sebagai contoh, dalam melaksanakan suatu transaksi penjualan pada
sebuah perusahaan manufaktur, tanggung jawab pemberian otorisasi
penjualan, pemenuhan pesanan, pengiriman barang yang dipesan dan
pengiriman tagihan faktur, harus diberikan kepada orang yang
berbeda.
- Tanggung jawab untuk pengoperasian akuntansi terten tu harus
dipisahkan.
Sebagai contoh, personil yang menangani penerimaan dan
pengeluaran kas, tidak boleh menangani pembuatan rekonsiliasi bank.
- Harus diadakan pembagian tugas yang tepat dalam bag ian
pengolahan data elektronik (PDE) dan antara bagian PDE dengan
bagian lain.
Berbagai fungsi dalam bagian PDE seperti sistem analis,
pemrograman, pengoperasian komputer dan pengontrolan data harus
dipisahkan. Selain itu, PDE tidak boleh mengubah data yang
dikirimkan oleh unit pemakai informasi, dan secara organisasi harus
independen terhadap unit pemakai.
Apabila pembagian tugas telah dilaksanakan sedemikian rupa,
sehingga pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang secara otomatis
akan dicek silang dengan pekerjaan yang dilakukan oleh orang lain,
maka akan terjadi pemeriksaan independen sebagaimana diatas.
c. Pengendalian fisik
Pengendalian fisik berhubungan dengan pembatasan dua jenis akses
terhadap aktiva dan catatan-catatan penting, yaitu : (1) akses fisik secara
langsung, dan (2) akses tidak langsung melalui pembuatan atau
pengolahan dokumen, seperti order penjualan dan voucher pengeluaran
yang memberikan persetujuan untuk menggunakan atau menjual aktiva.
Pengendalian ini terutama berhubungan dengan alat-alat dan aturan
pengamanan atas aktiva, dokumen-dokumen, catatan-catatan dan program
komputer atau file.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 19191919
Aktivitas pengawasan fisik meliputi pula perhitungan aktiva secara
periodik dan membandingkannya dengan jumlah yang tercantum dalam
catatan pengawasan, misalnya perhitungan persediaan.
d. Review Kinerja
Aktivitas pengendalian ini mencakup review atas kinerja
sesungguhnya dibandingkan dengan anggaran, prakiraan atau kinerja
periode sebelumnya; menghubungkan satu rangkaian data yang berbeda –
operasi atau keuangan – satu sama lain, bersama dengan analis atas
hubungan dan tindakan penyelidikan dan perbaikan; dan review atas
kinerja fungsional suatu aktivitas.
(iv) Informasi dan Komunikasi
Sistem informasi yang berhubungan dengan tujuan pelaporan
keuangan yang mencakup sistem akuntansi, terdiri dari metoda dan
catatan-catatan yang digunakan untuk mengidentifikasi, menggabungkan,
menganalisis, menggolongkan, mencatat dan melaporkan transaksi
perusahaan (temasuk pula kejadian-kejadian dan kondisi) dan
menyelenggarakan pertanggungjawaban atas aktiva dan kewajiban yang
bersangkutan.
Komunikasi menyangkut pemberian pemahaman yang jelas tentang
peran dan tanggung jawab masing-masing individu berkenaan dengan
struktur pengendalian intern atas pelaporan keuangan.
Fokus utama kebijakan dan prosedur pengendalian yang berkaitan
dengan sistem akuntansi ialah bahwa transaksi harus ditangani dengan
cara sedemikian rupa sehingga dapat mencegah salah saji dalam laporan
keuangan. Oleh karena itu, suatu sistem akuntansi yang efektif harus :
- Mengidentifikasi dan mencatat hanya transaksi-transaksi perusahaan
yang sah yang terjadi pada periode berjalan
- Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi perusahaan yang sah
yang terjadi pada periode berjalan.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 20202020
- Menjamin bahwa aktiva dan kewajiban yang dicatat adalah hasil dari
transaksi-transaksi yang menghasilkan hak perusahaan atas sesuatu,
kewajiban perusahaan untuk membayar kepada pihak tertentu .
- Mengukur nilai transaksi dengan cara tertentu yang memungkinkan
pencatatan nilai moneternya secara tepat dalam laporan keuangan .
- Mendapatkan informasi yang cukup rinci dari semua transaksi
sehingga memungkin-kan untuk menyajikan secara tepat dalam
laporan keuangan, termasuk penggolongan dan pengungkapan yang
harus dilakukan.
Sistem akuntansi perusahaan harus menghasilkan alur atau jejak
audit (audit trail) atau alur transaksi ( transaction trail ) yang lengkap
untuk setiap transaksi. Alur transaksi adalah rangkaian bukti yang diperoleh
dengan pengkodean, referensi silang dan pendokumentasian yang
menghubungkan saldo rekening (atau hasil ringkasan lainnya) dengan data
asli transaksi. Alur transaksi penting bagi auditor untuk melakukan
penelusuran dan pencocokan ke dokumen pendukung transaksi.
Komunikasi, berarti meyakinkan bahwa personil yang terlibat dalam
sistem pelaporan keuangan mengerti bagaimana kegiatan yang
dilakukannya berkaitan dengan pekerjaan yang dilakukan oleh orang lain,
baik orang dari dalam dan dari luar organisasi.
(v) Pemantauan
Pemantauan adalah suatu proses penilaian kualitas kinerja
pengendalian intern sepanjang masa. Hal ini menyangkut penilaian
tentang rancangan dan pelaksanaan operasi pengendalian oleh orang
yang tepat untuk setiap periode waktu tertentu, untuk menentukan bahwa
pengendalian intern telah berjalan sesuai dengan yang dikehendaki dan
bahwa modifikasi yang diperlukan karena adanya perubahan-perubahan
kondisi telah dilakukan.
Pemantauan bisa terjadi atas aktivitas yang sedang berlangsung,
misalnya masalah yang berhubungan dengan pengendalian intern bisa
menjadi perhatian manajemen, karena adanya pengaduan yang diterima
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 21212121
dari konsumen karena kesalahan pembuatan faktur atau dari pemasok
yang berkaitan dengan masalah pembayaran.
Pemantauan bisa juga dilakukan dengan melakukan evaluasi pada
setiap akhir periode, misalnya auditor intern biasanya melakukan
penilaian atas bagian-bagian tertentu dari pengendalian intern pada
berbagai interval waktu tertentu dan melaporkan kelemahan yang
ditemukan, kepada manajemen atau komite audit beserta rekomendasi
untuk perbaikan yang diperlukan.
B. Penerapan Komponen, Keterbatasan Dan Pemahaman
Pengendalian Intern
Penerapan suatu pengendalian intern tidak selalu sama pada setiap satuan
usaha (entitas ekonomi), dimana beberapa faktor atau keadaan berpengaruh
terhadap kompleks tidaknya pengendalian intern tersebut diperlukan. Pada
entitas dengan kegiatan operasional yang sederhana (misal: toko, minimarket),
tentu lebih sederhana dibandingkan dengan operasional yang lebih rumit ( misal:
manufaktur )
Ny. Aminah termenung sejenak melihat angka – angka penjualan mini
market yang dikelolanya. Sebagai pemegang waralaba “ Indomart ‘ yang baru
berjalan dua minggu, ia menaruh perhatian pada sirkulasi barang dagangannya.
Pengetahuannya tentang bisnis diperoleh dari pengalamannya mengelola toko
milik keluarganya, tetapi menghadapi cepatnya sirkulasi penjualan di usahanya
yang baru ini ia harus segera merencanakan pembelian barang dagangannya.
Secara sederhana ia bisa menghitung jumlah barang yang tersisa dan
menetukan macam dan jumlah barang yang harus dibelinya. Sebelumnya ia tidak
pernah menaruh perhatian terhadap pencatatan, mengingat toko milik
keluarganya mengabaikan hal tersebut.
Pendapatan Ny. Aminah dalam bentuk kas, tercatat dalam gulungan kertas
yang ada dalam cash register, sementara itu setiap perubahan barang dagangan
yang terjual dicatat melalui kode – kode barang yang terekam melalui cash
register. Sebenarnya tanpa disadari, Ny. Aminah sudah di- back up dengan suatu
pengendalian intern dalam suatu aplikasi yang sederhana. Setiap perubahan
kuantitas barang, secara otomatis akan memberikan informasi sisa barang yang
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 22222222
bersangkutan, sehingga setiap saat ia bisa mengetahui sisa barang yang
seharusnya ada. Bila ia tambahkan dengan langkah stock opname atas barang
dagangannya, maka akan diketahui bila ada barang yang hilang.
Uraian di atas menunjukkan bagaimana suatu entitas mini market
menerapkan pengenda-lian yang sederhana atas persediaan barang
dagangannya.
1) Penerapan Komponen Pengendalian Intern Untuk Per usahaan
Kecil dan Menengah
Kelima komponen pengendalian intern dapat diterapkan pada semua
perusahaan besar maupun kecil. Namun tingkat keformalan dan spesifikasi
bagaimana komponen-komponen tersebut diterapkan bisa sangat berbeda-beda
karena alasan kepraktisan dan alasan lain yang masuk akal. Faktor-faktor berikut
harus dipertimbangkan dalam memutuskan bagaimana penerapan masing-
masing komponen pengendalian intern dalam suatu perusahaan :
- besarnya satuan usaha
- karakteristik organisasi dan kepemilikan
- sifat kegiatan usaha
- keanekaragaman dan kompleksitas operasi
- metode pengolahan data
- persyaratan perundang-undangan yang harus dipatuhi
Berikut adalah beberapa perbedaan penerapan komponen pengendalian
intern pada perusahaan kecil dan perusahaan besar yang umum dijumpai :
Perusahaan kecil umumnya tidak mempunyai aturan tertulis, tidak memiliki
dewan komisaris dari luar, tidak mempunyai pedoman kebijakan akuntansi yang
formal, tidak cukup karyawan yang memungkinkan diadakan pembagian tugas
yang optimal, dan tidak memiliki auditor intern. Namun demikian, perusahaan
kecil seringkali akan dapat mengatasi kondisi semacam itu, dengan menekankan
pada integritas, nilai-nilai etika, dan kompetensi. Selain itu, manajer-pemilik dapat
menangani tanggung jawab , seperti penandatanganan cek, mereview
rekonsiliasi bank, dan memonitor saldo piutang. Disamping itu, penguasaan
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 23232323
manajer perusahaan kecil atas segala masalah yang dihadapinyai, serta
sederhana atau pendeknya rentang komunikasi, menyebabkan tidak
diperlukannya berbagai hal untuk ditetapkan secara formal.
2) Keterbatasan Pengendalian Intern
Salah satu konsep dasar yang terkandung dalam pengendalian intern
adalah pengendalian intern hanya dapat memberikan keyakinan memadai, bukan
keyakinan absolut, karena adanya kelemahan-kelemahan bawaan (inherent risk)
yang melekat pada seluruh pengendalian intern, yaitu :
- Kesalahan dalam pertimbangan ( Judgement )
Seringkali terjadi, manajemen dan personil lainnya melakukan pertimbangan
yang kurang matang dalam pengambilan keputusan bisnis, atau dalam
melakukan tugas-tugas rutin, karena kekurangan informasi, keterbatasan
waktu atau penyebab lainnya.
- Kemacetan ( Breakdown )
Kemacetan pada pengendalian intern yang telah berjalan bisa terjadi karena
petugas salah mengerti dengan instruksi atau melakukan kesalahan karena
kecerobohan, kebingungan atau kelelahan. Pergantian personil sementara
atau tetap atau perubahan sistem dan prosedur bisa juga mengakibatkan
kemacetan.
- Kolusi ( Collusion )
Kolusi atau persekongkolan yang dilakukan oleh seorang pegawai dengan
pegawai lainnya, atau dengan pelanggan atau pemasok, bisa tidak
terdeteksi oleh pengendalian intern. Sebagai contoh, misalnya kolusi yang
dilakukan oleh tiga pegawai perusahaan, masing-masing dari bagian
personalia, produksi dan bagian penggajian, untuk melakukan pembayaran
gaji kepada pegawai fiktif.
- Pelanggaran oleh manajemen
Menajemen bisa melakukan pelanggaran atas kebijakan atau prosedur-
prosedur untuk tujuan-tujuan tidak sah, seperti keuntungan pribadi atau
membuat laporan keuangan menjadi nampak baik. Praktik pelanggaran oleh
manajemen meliputi pula pemberian informasi yang tidak benar secara
sengaja kepada auditor atau pihak lain, misalnya dengan membuat dokumen
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 24242424
palsu untuk mendukung pencatatan transaksi pembelian dengan harga yang
lebih rendah (under invoicing).
- Biaya dan Manfaat ( Cost Versus Benefit )
Biaya penyelenggaraan suatu pengendalian intern seharusnya tidak melebihi
manfaat yang diperoleh dari penerapan pengendalian tersebut. Oleh karena
itu walaupun pengendalian intern untuk sesuatu hal diperlukan, namun
kadang-kadang tidak diterapkan oleh perusahaan karena biaya
penyelenggaraan atau pengorbanannya tidak sepadan dengan manfaat
yang diperoleh.
3) Pemahaman Terhadap Pengendalian Intern
Pemahaman terhadap pengendalian intern dalam audit di bidang
kepabeanan dan cukai bertujuan untuk manentukan jenis, saat, dan ruang
lingkup pengujian yang harus dilakukan. Disisi lain, sebagai dasar dalam
memberikan saran-saran yang membangun kepada perusahaan yang diaudit
(auditee) untuk perbaikan pengendalian intern
Tahapan dalam mandapatkan pemahaman terhadap pengendalian intern secara
garis besar adalah sebagai berikut :
- Pemahaman terhadap seluruh komponen pengendalian intern yang
diterapkan oleh auditee
- Tingkat kepastian yang wajar bahwa komponen tersebut dilaksanakan dan
berjalan sesuai dengan yang direncanakan ( pengujian ketaatan ).
Dalam rangka memperoleh pemahaman terhadap pengendalian intern
perusahaan, perlu diterapkan prosedur-prosedur sebagai berikut :
- Mereview hasil audit sebelumnya
- Mengajukan pertanyaan kepada manajemen dan staf yang kompeten
- Menginspeksi dokumen dan catatan yang terkait
- Mengobservasi aktivitas dan operasi perusahaan seperti prosedur
penerimaan kas, prosedur pengeluaran kas, prosedur penjualan dan
pembelian, prosedur pemakaian bahan baku dan prosedur lain sesuai
kebutuhan audit.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 25252525
Pendokumentasian pemahaman tentang komponen-komponen
pengendalian intern harus dilakukan pada setiap audit yang dilakukan.
Pendokumentasian kertas kerja bisa dilakukan dalam bentuk :
- daftar pertanyaan (questioner)
- bagan alir/arus (flow chart)
- uraian tertulis (narrative)
Kertas kerja yang merupakan ringkasan hasil pemahaman terhadap
pengendalian intern harus ditandatangai / paraf serta direview oleh atasan
auditor secara berjenjang.
Dalam melaksanakan audit terhadap perusahaan besar, ketiga bentuk
pendokumentasian dilakukan untuk berbagai bagian pemahaman. Dalam
melaksanakan audit terhadap perusahaan kecil dengan pendekatan tingkat risiko
pengendalian maksimum, bentuk uraian tertulis digunakan untuk
pendokumentasian semua komponen pengendalian intern.
Yang harus diperhatikan dalam audit di bidang kepabeanan dan cukai
adalah apabila hasil pengujian pengendalian intern menunjukkan bahwa
pengendalian intern perusahaan tidak dapat diandalkan, maka pengujian
ketaatan tidak perlu dilakukan dan langsung dilakukan pengujian substantif
(transactional approach) ke dokumen secara menyeluruh (100%). Pengujian
ketaatan ditujukan untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa
pengendalian intern yang bersangkutan telah dilaksanakan sesuai rencana
sehingga pemeriksaan dapat dilakukan pengujian secara sampling. Pengujian
ketaatan dapat dilakukan dengan memeriksa dokumen dan catatan terkait,
observasi dan interview.
Satu hal yang perlu ditekankan adalah pemahaman terhadap pengendalian
intern dilakukan dalam rangka identifikasi penentuan luas tidaknya pemeriksaan
dan bukan sebagai penilaian bahwa nilai ( materialitas ) dokumen auditee ditolak
kebenarannya.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 26262626
1.2. Latihan 1
Soal 1
Berikut ini adalah kebijakan dan prosedur pengendalian spesifik yang
diterapkan oleh PT. Bianglala :
a. Manajemen menaruh perhatian besar terhadap pengetahuan dan
ketrampilan yang diperlukan personil pada setiap level (jenjang)
dalam organisasi
b Akses ke dalam sistem diberikan melalui otorisasi dan setiap
transaksi diotorisasi dengan semestinya dalam departemen
pengolahan data elektronik.
c Manajemen terbuka untuk melayani pengaduan yang diterima dari
pelanggan karena adanya kesalahan dalam faktur penjualan.
d Manajemen memberi perhatian khusus terhadap resiko yang dapat
timbul sebagai akibat perubahan perbedaan, seperti misalnya adanya
undang – undang atau peraturan baru.
e Tugas – tugas karyawan ditetapkan sedemikian rupa , sehingga
seseorang tidak dimungkinkan untuk melakukan kekeliruan atau
manipulasi dan kemudian menutupinya.
f Sistem akuntansi mencakup ketentuan – ketentuan agar nilai
transaksi dapat ditetapkan dengan tepat dan dicatat sedemikian rupa,
sehingga disajikan dengan nilai yang tepat dalam laporan keuangan
g Staf audit intern secara periodik melakukan penilaian atas efektivitas
komponen - komponen struktur pengendalian intern.
h Kebijakan akuntansi, buku pedoman akuntansi dan pelaporan
keuangan, dan daftar kode rekening telah disusun dan diterapkan.
Saudara diminta menunjukkan, berhubungan dengan komponen
pengendalian intern manakah masing – masing kebijakan atau prosedur
di atas?
Soal 2
Klien Kantor Akuntan Publik Sunarto & Rekan, PT. Bintang Kejora datang
dengan membawa masalah sebagai berikut. Perusahaan mempunyai tiga
orang karyawan yang harus melakukan tugas sebagai berikut
a. Menyelenggarakan buku besar
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 27272727
b Menyelenggarakan buku pembantu hutang dagang
c Menyelenggarakan buku pembantu piutang dagang
d Menyiapkan cek untuk ditandatangani
e Menyelenggarakan jurnal pengeluaran kas
f Mengeluarkan memo kredit untuk retur dan potongan penjualan
g Merekonsiliasi rekening bank
h Menangani dan menyetorkan penerimaan kas
Dengan asumsi tidak ada masalah yang berhubungan dengan
kemampuan ketiga karyawan tersebut, perusahaan ini meminta Saudara
untuk memberikan saran tentang penetapan tugas bagi ketiga karyawan
tersebut, sedemikian rupa sehingga tercipta pengendalian internal yang
layak. Ketiga karyawan tersebut tidak akan menangani fungsi akuntansi
lainnya, selain yang tercatum dalam daftar di atas.
Rekomendasi apa yang akan anda berikan dalam mendistribusikan fungsi
– fungsi di atas, kepada ketiga karyawan perusahaan tersebut?. Catatan:
pelaksanaan fungsi – fungsi di atas membutuhkan waktu yang relatif
sama, kecuali tugas pembuatan rekonsiliasi bank dan penerbitan memo
kredit untuk retur dan potongan penjualan.
Soal 3
Berikut ini adalah kebijakan dan prosedur pengendalian spesifik yang
diterapkan oleh PT. Cahaya Timur:
a. Formulir permintaan bahan diperlukan untuk meminta bahan baku dari
gudang.
b Persetujuan otorisasi penjualan, pemenuhan pesanan, pengiriman barang
yang dipesan, dan pengiriman tagihan / faktur, dilakukan oleh orang yang
berbeda.
c Laporan Penerimaan Barang, diberi nomer urut tercetak ( prenumbered )
d Persetujuan order pembelian bahan baku harus diberikan oleh bagian
pembe- lian sebelum pembelian terjadi
e Persediaan disimpan dalam gudang terkunci
f Petugas gudang melakukan verifikasi kecocokan antara barang yang
diterima digudang dengan copy / duplikat order pembelian, sebelum barang
disimpan di gudang
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 28282828
g Catatan persediaan perpetual, secara periodik disesuaikan dengan hasil
perhitungan fisik persediaan.
h Digunakan fasilitas off-site storage untuk back up file komputer dan
ketentuan tentang fasilitas back up telah ditetapkan untuk menghadapi
keadaan bahaya.
i Manajemen mereview secara cermat laporan operasi bulanan yang
menunjukkan penyimpangan dari anggaran dan melakukan tindak lanjut atas
penyimpangan yang menyebabkan ketidak efisienan
Saudara diminta menentukan kategori aktivitas pengendalian yang diterapkan
pada masing – masing pengendalian.
Soal 4
PT Busana Perkasa Garment mempekerjakan 700 buruh di bagian produksi,
dengan prosedur penggajian sebagai berikut:
Mandor pabrik mewawancarai pelamar, dan berdasarkan wawancara
tersebut ia menerima atau menolak pelamar yang bersangkutan. Saat pelamar
direkrut, yang ber-sangkutan mengisi formulir untuk data pribadinya dan
memberikannya kepada mandor. Mandor menuliskan tarip upah per jam untuk
pegawai baru tersebut di sudut kanan atas formulir, dan memberikannya ke
petugas penggajian sebagai pemberitahuan bahwa pegawai yang bersangkutan
telah dipekerjakan. Mandor secara lisan menyarankan agar bagian penggajian
untuk menyesuaikan tarif.
Kartu absensi kosong disediakan dalam kotak didekat pintu masuk pabrik.
Setiap pekerja mengambil kartu absen pada Senin pagi, mengisi namanya dan
mencatat dengan pensil waktu kedatangannya serta kepulangannya setiap hari.
Pada akhir minggu, yang bersangkutan memasukkan kartu absen tersebut ke
dalam kotak di dekat pintu pabrik. Pada Senin pagi, kartu absen yang telah
selesai diisi, diambil oleh petugas penggajian.
Petugas penggajian kemudian mencatat transaksi dengan menggunakan
sistem mikro komputer, yang mencatat seluruh informasi untuk jurnal penggajian
yang dihitung oleh pembuat daftar gaji/upah. Sistem secara otomatis akan
memutakhirkan catatan penghasilan karyawan dan buku besar. Karyawan secara
otomatis akan dihapuskan dari daftar penggajian, kalau mereka lalai
mengembalikan kartu absen.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 29292929
Cek gaji secara manual ditandatangani oleh Chief Accountant dan
diberikan kepada mandor. Mandor membagikan cek kepada para karyawan yang
telah mengisi dan mengembalikan absen. Rekening bank-gaji direkonsiliasi oleh
Chief Accountant, yang juga menyiapkan berbagai laporan pajak penghasilan
bulanan dan tahunan.
Dalam melakukan audit terhadap siklus penggajian dan kepegawaian, pengujian
yang pertama adalah mmperoleh pemahaman atas pengendalian intern, untuk
mengembangkan pengujian berikutnya
Saudara diminta:
a. Menyebutkan kelemahan serius dalam pengendalian intern dan
menyatakan resiko pengendalian yang mungkin timbul akibat kelemahan
tersebut.
b. Memberikan saran untuk perbaikan pengendalian intern, bagi praktek
perekrutan pegawai dan prosedur penggajian.
Soal 5
Musium “Budaya Nusantara” dioperasikan untuk umum (masyarakat). Ketika
musim liburan tiba, banyak pengunjung dari kalangan siswa – siswi yang sedang
study tour. Dua orang petugas ditempatkan di pintu masuk, mengumpulkan uang
masuk sebesar Rp 500,- untuk setiap siswa. Pada sore hari setelah tutup, salah
satu petugas menyerahkan pendapatan itu ke Bendaharawan, pejabat tersebut
menghitung uang tunai dihadapan petugas pintu masuk, dan memasukkan uang
ke dalam brankas.
Setiap Jum’at siang, Bendaharawan dan salah satu petugas pintu masuk
menyetorkan uang dalam brankas tsb. ke Bank Mandiri setempat dan menerima
slip setoran, yang dijadikan dasar pencatatan mingguan, serta arsip akuntansi.
Pihak manajemen yayasan pengelola museum telah memahami kebutuhan akan
pengen-dalian intern atas pengelolaan uang penerimaan tersebut. Manajemen
telah memperhitung kan besarnya biaya untuk memasang pagar, loket
penjualan tiket, dan manajemen telah menyetujui bahwa penjualan tiket harus
menjadi suatu bagian integral dari usaha peningkatannya. Saudara telah diminta
oleh manajemen yayasan untuk meninjau ulang pengendalian internal atas
operasi di atas, serta memberikan rekomendasi positif. Uraikan setiap kelemahan
pengendalian dan sebutkan saran positif yang relevan!
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 30303030
Soal 6
Batik Keris, membuka toko di Jl. Diponegoro – Surabaya. Berikut ini adalah
uraian tentang penjualan dan penerimaan kas untuk toko tersebut. Penjualan
dilakukan melalui tunai dan kredit ( bukan menggunakan kartu kredit ).
Masing – masing pelayan toko mempunyai buku ( bon ) penjualan dengan slip
penjualan yang bernomor, rangkap tiga, beraneka warna. Hanya satu kasir yang
mengopersikan cash register, yang terletak di pintu masuk toko, untuk
mengendalikan pencurian pakaian. Cash register dioperasikan oleh penyelia
yang sudah sepuluh tahun bekerja di Batik Keris.
Pelayan toko menyiapkan faktur penjualan rangkap tiga, Faktur asli dan salinan
kedua diberikan kepada kasir, sedang copy ketiga ditahan di buku/bon
penjualannya. Saat penjualan tunai, pelanggan membayar pelayan toko, yang
menandai ketiga salinan tersebut ”lunas” dan memberikan uangnya kepada kasir
beserta salinan faktur.
Pakaian yang dibeli dimasukkan kotak atau bungkusan oleh penyelia setelah
membanding kan pakaian dengan uraian pada faktur dan harga pada label
barang. Dia juga meneliti lagi kalkulasi pelayan toko. Koreksi apapun disetujui
oleh pelayan toko ybs, yang segera merubah buku/bon penjualannya saat itu
juga.
Penjualan kredit disetujui oleh penyelia dari daftar kredit, persetujuan diberikan
setelah pelayan toko menyiapkan faktur. Berikutnya, penyelia memasukkan
penjualan ke cash register sebagai penjualan kredit atau tunai. Salinan kedua
dari faktur yang telah disahkan oleh mesin tersebut diserahkan kepada
pelanggan.
Pada akhir hari, penyelia mengikhtisarkan penjualan dan kas, dan
membandingkan totalnya dengan pita cash register dan penyelia menyetor uang
tunai tersebut di bank. Salinan faktur pada kasir dikirimkan ke petugas pencatat (
klerk ) piutang dagang bersama dengan daftar penerimaan hari itu, sementara
bank mengirim slip penyetoran langsung ke pencatat piutang dagang
Setiap hari pencatat piutang membuat ringkasan/daftar penjualan yang
digunakan untuk menghitung komisi penjualan karyawan. Ahmad, akuntan yang
tidak menangani uang tunai, menerima ringkasan dari penyelia dan daftar harian
dari klerk. Setiap hari Ahmad memasukkan informasi faktur penjualan ke
komputer perusahaan, yang menyediakan hasil output dari semua masukan dan
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 31313131
ringkasan. Ringkasan akuntansi meliputi penjualan oleh pelayan toko ( kredit
ataupun tunai ) dan total penjualan. Ia membandingkan output ini dengan
ringkasan penyelia dan pelayan toko, serta merekonsiliasikan semua
perbedaannya.
Komputer akan meng-up date jumlah piutang dagang, persediaan, dan arsip
induk buku besar. Asisten Ahmad segera mengarsipkan semua faktur penjualan
dengan nomor pelanggan. Daftar nomor faktur dalam nomor urut dimasukkan
kedalam print out penjualan.
Saudara diminta untuk mengidentifikasi kelemahan pengendalian intern dalam
siklus pendapatan tersebut.
Soal 7
Suatu malam anda beserta keluarga makan di kafetaria dekat komplek
perumahan tempat anda tinggal. Setiap pengunjung mengambil makanan yang
diinginkan dietalase yang disediakan. Saat anda sampai ke ujung barisan
etalase, seorang karyawan bertanya kepada anda berapa banyak orang dalam
rombongan anda. Kemudian ia menjumlahkan pembelian makanan keluarga
anda dan termasuk jumlah orang yang masuk dalam kelompok. Ia memberikan
anda tanda terima dan meminta anda untuk membayar ketika selesai makan.
Sebelum selesai makan, anda memutuskan untuk mengambil sepotong pastel
dan secangkir kopi, maka anda masuk kembali ke barisan, memilih makanan
anda dan melampaui ujung barisan. Karyawan tersebut melakukan prosedur
yang sama lagi, tetapi kali ini menempelkan tanda terima yang kedua pada tanda
terima sebelumnya, dan mengembalikannya kepada anda. Saat anda
meninggalkan kafetaria dan menyerahkan tanda terima tsb. petugas kasir
menjumlahkan keduanya di cash register , menerima uang anda dan menaruh
tanda terima tsb. pada suatu tumpukan.
Saudara diminta menguraikan:
a. Pengendalian internal apa yang diterapkan kafetaria itu untuk
operasionalnya?
b. Bagaimana manajer kafetaria bisa mengevaluasi efektivitas dari
pengendalian itu?
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 32323232
1.3. Rangkuman
1. Pengendalian internal merupakan bagian yang tak terpisahkan dari suatu
mekanisme kegiatan oprasional suatu entitas. Sistem akuntansi yang
diterapkan dalam suatu perusahaan biasanya dibangun dengan landasan
pengendalian internal di dalamnya. Laporan keuangan yang dihasilkan
dengan dukungan sistem akuntansi yang baik, akan memberikan keyakinan
yang lebih atas informasi keuangan yang disajikan.
2. Auditor mengawali pengujian atas auditnya dengan memahami pengendalian
intern yang ada dalam sistem akuntansi. Suatu sistem yang telah didukung
dengan pengendalian yang cukup, bukan berarti meyakinkan dirinya tentang
informasi keuangan yang diauditnya. Observasi yang dilakukannya
memperlihatkan apakah prosedur dengan pengendalian yang memadai
benar – benar sudah dilaksanakan. Dari pemahamannya terhadap kondisi
pengendalian intern tersebut, auditor menentukan pengujiannya. Itulah
pentingnya kita mengenal pengendalian intern secara lebih mendalam.
3. Penerapan suatu bentuk pengendalian intern dalam kegiatan operasional,
tidaklah sama antara entitas satu dengan yang lain, tergantung rumit tidaknya
kegiatan, lingkup kegiatan, serta berbagai faktor yang lain.
4. Beberapa kelemahan yang melekat pada pengendalian intern, seperti
kesalahan pertimbangan oleh manajemen, kurangnya pemahaman oleh
bawahan, pelanggaran oleh manajemen, kolusi diantara para pelaksana
menyebabkan pengendalian tidak dapat memberikan keyakinan yang absolut
atas pencapaian tujuannya. Selain itu pertimbangan antara besarnya biaya
dan manfaat yang diperoleh, menyebabkan diabaikannya penerapan sistem
akuntansi.
5. Langkah auditor dalam memperoleh pemahaman atas pengendalian intern,
dapat dilakukan melalui beberapa prosedur dan didokumentasikan dengan
kuesioner, flowchart, serta uraian.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 33333333
1.4. Test Formatif – 1
Setelah mempelajari materi bahan ajr serta rangkuman, agar Saudara mudah
memahami bahan ajar ini, di bawah ini test formatif yang harus Saudara kerjakan
untuk mengetahui sejauh mana pemahaman Saudara atas bahan ajar ini.
Pilihlah satu jawaban yang benar!
1. Apakah tujuan utama auditor independen untuk memperoleh suatu
pemahaman atas pengendalian intern....
a. untuk mematuhi prinsip – prinsip akuntansi yang berlaku umum
b untuk memperoleh suatu ukuran jaminan dari efisiensi manajemen
c untuk memeliharasuatu keadaan independen dalam sikap mental
d untuk menentukan sifat, saat, serta luas pengujiannya
.2. Yang menunjukkan adanya pengendalian intern dalam pengelolaan kas
adalah ....
a. pemegang kas menandatangani cek pembayaran gaji
b pemegang kas menyiapkan cek pembayaran gaji
c pemegang kas menandatangani dan mencatat pembayaran gaji
d pemegang kas menyiapkan dan mencatat pembayaran gaji
3. Yang dimaksud dengan pengendalian aplikasi antara lain adalah ....
a. adanya keamanan dalam akses data
b adanya pemeriksaan independen.
c pengembangan dan Pemeliharaan sistem aplikasi,
d pengendalian atas pusat operasi data,
4. Yang bukan termasuk dalam pengendalian umum adalah ....
a. adanya keamanan dalam akses data
b adanya pemeriksaan independen.
c pengembangan dan Pemeliharaan sistem aplikasi,
d pengendalian atas pusat operasi data,
5. Yang dimaksud dengan “ pengendalian adalah suatu proses “ adalah ....
a. pengendalian adalah suatu cara mencapai tujuan.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 34343434
b pengendalian intern merupakan alat meningkatkan efisiensi,
c pengendalian intern alat untuk mencegah kebocoran,
d pengendalian intern berusaha memberikan keyakinan memadai atas
informasi keuangan.
6. Pengendalian intern dirancang dengan tujuan sebagai berikut, kecuali....
a. memberikan keyakinan yang memadai atas keandalan laporan
keuangan.
b menjamin Efektivitas dan efisiensi operasi,
c mencegah manipulasi.
d menjamin kepatuhan terhadap kebijakan serta peraturan yang
berlaku,
7. Untuk memudahkan pengendalian dokumen yang hilang serta
pencariannya, maka pengendalian yang tepat dilakukan melalui ....
a. disimpan berdasar urutan jatuh tempo.
b dokumen dibuat sesederhana mungkin,
c dokumen segera dicatat pada saat transaksi berlangsung,
d pencetakan dokumen dengan nomor urut.
8. Untuk memastikan bahwa dokumen dan catatan dapat dipahami dengan
jelas, maka dokumen dirancang ....
a. untuk mendorong persiapan yang benar.
b pencetakan dokumen dengan nomor urut,
c dokumen dibuat sesederhana mungkin.
d dokumen dirancang untuk berbagai kebutuhan,
9. Aktivitas pengendalian, diantaranya adalah adanya pemisahan tugas,
yakni ....
a. bagian penggajian dengan gudang penyimpanan.
b bagian penjualan dengan produksi,
c bagian Akuntansi, Pemegang kas dan Pemberi persetujuan
pengeluaran kas.
d bagian pembelian dengan petugas pencatat piutang dagang,
10. Untuk menjamin tidak adanya perangkapan fungsi, maka ....
a. berbagai tahapan dalam pelaksanaan suatu transaksi, dilakukan
oleh orang yang berbeda.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 35353535
b pemegang kas menyiapkan dan menandatangani cek pembayaran
hutang,
c bagian akuntansi mencatat setoran dan penarikan uang bank,
sekalian melakukan rekonsiliasi,
d bagian pembelian sekaligus mencatat hutang dagang,
11. Berikut ini merupakan keterbatasan dari pengendalian intern, kecuali ....
a. kesalahan pengambilan keputusan karena kurangnya informasi dan
keterbatasan waktu,
b pelanggaran oleh manajemen untuk tujuan tertentu,
c manfaat yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.
d adanya praktek kolusi antar pegawai maupun dengan pihak ketiga,
12. Prosedur dalam memahami pengendalian intern klien adalah dengan
langkah berikut, kecuali ....
a. mereview hasil audit sebelumnya,.
b menginspeksi dokumen dan catatan yang terkait,
c mengobservasi aktivitas dan operasi perusahaan,
d mengkofirmasikan tagihan perusahaan ke pelanggan.
13. Pada unit usaha retail yang relatif kecil, seperti “Indomart” dengan sistem
waralaba, maka kepentingan pengendalian internal akan dibatasi oleh ....
a. adanya praktek kolusi pegawai dengan pemasok.
b perbandingan biaya dengan manfaat yang diperoleh,
c pelanggaran oleh manajemen untuk tujuan tertentu,
d kesalahan pengambilan keputusan karena kurangnya informasi.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 36363636
1.5. Umpan Balik dan Tindak Lanjut
Cocokkan hasil jawaban dengan kunci yang terdapat di bagian belakang modul
ini. Hitung jawaban Anda yang benar. Kemudian gunakan rumus untuk
mengetahui tingkat pemahaman terhadap materi hak dan kewajiban serta
keberatan dan banding perpajakan.
TP = Jumlah Jawaban Yang Benar X 100%
Jumlah keseluruhan Soal
Apabila tingkat pemahaman Anda dalam memahami materi yang sudah dipelajari
mencapai
91 % s.d 100 % : Amat Baik
81 % s.d. 90,00 % : Baik
71 % s.d. 80,99 % : Cukup
61 % s.d. 70,99 % : Kurang
Bila tingkat pemahaman belum mencapai 81 % ke atas (kategori “Baik”), maka
disarankan mengulangi materi.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 37373737
2. Kegiatan Belajar (KB) 2
SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN
2.1. Uraian dan Contoh
A. Sistem Penjualan Tunai
Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan
pembeli melakukan pembayaran lebih dulu, sebelum barang diserahkan oleh
perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang
kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian
dicatat oleh perusahaan.
1) Informasi yang diperlukan oleh Manajemen dari ke giatan Penjualan
Tunai
Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan
penjualan tunai adalah :
a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk
selama periode tertentu.
b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai
c. Jumlah harga pokok produk yang dijual, selama periode tertentu
d. Nama dan Alamat pembeli
e. Kuantitas produk yang dijual
Indikator Keberhasilan : Setelah mempelajari materi diharapkan :
1. Mampu menjelaskan Sistem Penjualan Tunai 2. Mampu menjelaskan Sistem Penjualan Kredit 3. Mampu menjelaskan Sistem retur Penjualan
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 38383838
f. Nama Pramuniaga yang melakukan penjualan
g. Otorisasi pejabat yang berwenang
Untuk menghasilkan berbagai macam informasi tersebut, perlu dirancang :
- Dokumen untuk merekam berbagai data yang akan diolah menjadi
informasi yang diperlukan oleh manajemen.
- Catatan akuntansi untuk mengolah data yang direkam dalam dokumen
tersebut
- Unit Organisasi yang menangani transaksi penjualan tunai
- Jaringan prosedur untuk melaksanakan kegiatan penjualan tunai dan
untuk menghasilkan informasi yang diperlukan manajemen
- Elemen sistem pengendalian intern.
Dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan tunai :
(1) Faktur Penjualan Tunai
(2) Bukti setor bank
(3) Pita Register kas (Cash register tape)
(4) Rekap harga pokok penjualan
Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem penjualan tunai :
(1) Jurnal penjualan
(2) Jurnal Penerimaan kas
(3) Jurnal Umum
(4) Kartu Persediaan
(5) Kartu Gudang
Unit organisasi (fungsi ) yang terkait dalam sistem penjualan tunai
(1) Bagian (order) Penjualan
(2) Bagian Kassa
(3) Bagian Gudang
(4) Bagian Pengiriman barang
(5) Bagian Administrasi persediaan & kartu biaya
Bagian Akuntansi (jurnal, buku besar dan laporan )
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 39393939
2) Elemen (sistem) Pengendalian Intern dalam sistem P enjualan tunai
Elemen pengendalian intern yang seharusnya ada dalam system penjualan
tunai disajikan sebagai berikut :
ORGANISASI
(6) Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi
penerimaan kas dan fungsi akuntansi
(7) Tidak ada transaksi penjualan tunai yang dilaksanakan secara lengkap oleh
hanya satu fungsi tersebut
SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR PENCATATAN
(8) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan
menggunakan formulir faktur penjualan tunai
(9) Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerima kas dengan cara
membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita
register kas pada faktur tersebut.
(10) Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang dengan cara
membubuhkan cap “sudah diserahkan “ pada faktur penjualan
(11) Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan
cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.
PRAKTEK YANG SEHAT
(12) Faktur penjualan tunai bernomor urut cetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
(13) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetorkan seluruhnya ke
Bank pada hari yang sama atau hari kerja berikutnya.
Penghitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi penerima kas, secara
periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.
3) Lambang – lambang dalam Sistem
Berikut ini lambang – lambang yang dipergunakan dalam bagan alir (sistem)
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 40404040
Dokumen (pendukung) transaksi
Dokumen non transaksi
Melaksanakan pekerjaan
Arsip menurut nomor urut /alamat/ tanggal
Arus dokumen
4) Bagan Alir Penjualan Tunai
Dalam gambar di halaman 8 penulis sajikan rancangan bagan alir sistem
penjualan tunai, untuk menggambarkan kegiatan penjualan tunai, dalam suatu
perusahaan dagang, dengan memasukkan berbagai elemen pengendalian intern
dalam sistem tersebut.
= Bagian Penjualan, setelah menerima Order Pembelian (PO) dari pelanggan,
menandatangani PO dan menyerahkan lembar kedua PO kepada pelanggan,
sebagai bukti telah diterimanya pesanan tersebut. Bagian Penjualan segera
membuat Faktur Penjualan tunai rangkap tiga, Lembar asli diserahkan ke
pelanggan, lembar kedua ke gudang dan lembar ketiga sebagai arsip
= Pelanggan, dengan membawa lembar asli Faktur Penjualan Tunai ( FPT ),
melakukan pembayaran ke kasir. Setelah menerima pembayaran, kasir
memberikan strook pembayaran serta mengembalikan FPT kepada
pelanggan..
= Petugas Gudang, berdasarkan FPT lembar 2, mempersiapkan pengeluaran
barang dan mencatatnya dan menyerahkan ke petugas pengiriman.baik
barang maupun fakturnya
= Petugas pengiriman menyerahkan barang beserta lembar kedua FPT kepada
pelanggan setelah membandingkan dengan bukti pembayaran ( strook )
Faktur Penjualan
LPB
Pencatatan
N A T
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 41414141
maupun FPT asli, kemudian mengambil lembar asli tersebut untuk
diserahkan ke Bagian Akuntansi.
= Kasir, atas penerimaan hari itu melakukan penyetoran ke Bank dan bukti
setor lembar kedua dierahkan ke Bagian Akuntansi, sementara lembar
lainnya diarsipkan.
= Bagian Akuntansi mencocokkan lembar setoran tersebut dengan FPT asli
yang diterimanya dari petugas pengiriman, dan membukukan penjualan
tunai. Bukti setor lembar 2 diarsipkan, sementara Faktur Panjualan Tunai asli
diserahkan ke Bagian Akuntansi Persediaan.
= Bagian Akuntansi Persediaan, pada setiap akhir bulan akan
mengakumulasikan seluruh penjualan dan membuat Bukti Memorial untuk
pembebanan harga pokok penjualan , yang dikirimkan ke Bagian Akuntansi
sebagai dasar pembukuan harga pokok penjualan. Bagian Akuntansi
Persediaan mengarsipkan Faktur Penjualan Tunai asli tersebut.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 42424242
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 43434343
5) Uraian Kegiatan (Operation list) sistem Penjualan Tunai
a. Bagian Penjualan
1) Menerima order dari pembeli
2) Mengisi faktur penjualan tunai
3) Mendistribusikan faktur penjualan tunai sebagai berikut :
- Lembar ke 1 : diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan
pembayaran ke kasir
- Lembar ke 2 : dikirim ke Bagian gudang
- Lembar ke 3 : arsip Bagian Penjualan menurut nomor urut faktur
tersebut
b. Bagian Kasir
1) Menerima faktur penjualan tunai dari bagian (order) penjualan via
pembeli
2) Menerima uang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam faktur
penjualan tunai
3) Mengoperasikan register kas untuk menghasilkan pita register kas
4) Membubuhkan cap “lunas” diatas faktur penjualan tunai dan
menempelkan pita register pada faktur tersebut
5) Menyerahkan faktur penjualan tunai dan pita register kas kepada
pembeli untuk kepentingan pengambilan barang ke Bagian Pengiriman
Barang
6) Mengisi Bukti setor bank rangkap 3 lembar pada akhir hari kerja
7) Menyetorkan kas yang diterima dari hasil penjualan tunai
8) mendistribusikan bukti setor bank sebagai berikut :
- Lembar ke 1 : diserahkan kepada bank bersama kas yang disetor
- Lembar ke 2 : dikirim ke bagian akuntansi
- Lembar ke 3 : arsip Bagian Kassa berdasarkan urutan tanggal setor
c. Bagian Gudang
1) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 dari Bagian Order
penjualan
2) Menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam faktur penjualan
tunai
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 44444444
3) Mencatat kuantitas barang yang diserahkan ke bagian pengiriman ke
dalam kartu gudang
4) Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang bersama faktur
penjualan tunai lembar ke-2
d. Bagian Pengiriman Barang
1) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 bersama barang dari
gudang
2) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 dilampiri dengan pita
register kas dari bagian Kassa via pembeli
3) Membandingkan faktur penjualan tunai lembar ke-1 dengan lembar ke
dua dan memeriksa pita register untuk menentukan apakah harga
barang telah dibaya oleh pembeli
4) Menyerahkan barang kepada pembeli
- Lembar ke 1 : diserahkan kepada bagian akuntansi, dilampiri dengan
pita register kas
- Lembar ke 2 : diserahkan kepada pembeli bersamaan dengan
penyerahaan barang
e. Bagian Akuntansi
1) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke 1 dilampiri pita register kas
( strook ) dari Bagian Pengiriman Barang
2) Mencatat faktur penjualan tunai
3) Mengirim faktur penjualan tunai dilampiri pita register kas ke bagian
Administrasi persediaan (bag. Kartu Persediaan & Kartu Biaya)
4) Menerima bukti setor bank lembar ke dua dari bagian kassa
5) Mencatat bukti setor bank lembar ke 2 ke dalam jurnal penerimaan
kas,
6) Mengarsipkan bukti setor bank lembar ke 2, dalam arsip berdasarkan
urutan tanggal setor
7) Menerima bukti memorial dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok
penjualan dari bagian administrasi persediaan
8) Mencatat bukti memorial ke dalam jurnal umum,
9) Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga
pokok penjualan, berdasarkan urutan nomor bukti memorial.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 45454545
f. Bagian Administrasi Persediaan
1) Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri pita register kas dari
bagian akuntansi
2) Mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dijual dalam
kartu persediaan atas dasar kuantitas dan jenis barang dalam faktur
penjualan tunai
3) mengarsipkan faktur penjualan tunai yang dilampiri pita register kas
menurut nomor urut faktur penjualan tunai
4) Secara periodik (misal setiap akhir bulan), membuat rekapitulasi harga
pokok penjualan selama periode tertentu, berdasarkan data harga
pokok persediaan yang dijual, dalam kartu persediaan
5) Membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga pokok
persediaan yang dijual selama periode berdasarkan rekapitulasi harga
pokok penjualan
Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga
pokok penjualan ke bagian akuntansi
B. Sistem Penjualan Kredit
Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan
barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu
tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk
menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama
kepada seorang pembeli, selalu didahului dengan analisa terhadap dapat
tidaknya pembeli tersebut diberi kredit.
1) Informasi yang diperlukan oleh Manajemen dari Ke giatan penjualan
kredit
Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan
penjualan kredit adalah :
(1) jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk
selama periode tertentu
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 46464646
(2) Jumlah piutang kepada debitur dari penjualan kredit
(3) Jumlah harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu
(4) nama dan alamat pembeli
(5) Kuantitas produk yang dijual
(6) nama pramuniaga yang melakukan penjualan
(7) Otorisasi pejabat yang berwenang
Untuk menghasilkan berbagai macam informasi tersebut, perlu dirancang :
- dokumen untuk merekam berbagai data yang akan diolah menjadi
informasi yang diperlukan oleh manajemen
- catatan akuntansi untuk mengolah data yang direkam dalam dokumen
tersebut
- unit organisasi yang menangani transaksi penjualan kredit
- jaringan prosedur untuk melaksanakan kegiatan penjualan kredit dan
untuk menghasilkan informasi yang diperlukan manajemen
- elemen sistem pengendalian intern
Dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan kredit
1. Surat Perintah (order) pengiriman dan tembusannya
2. Faktur dan tembusannya
Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem penjualan kredit :
(1) Jurnal Penjualan
(2) Kartu piutang
(3) Kartu Persediaan
Unit Organisasi (fungsi ) yang terkait dalam sistem penjualan kredit
(1) bagian (order) penjualan
(2) Bagian kredit
(3) Bagian Gudang
(4) Bagian Pengiriman Barang
(5) Bagian Piutang
(6) Bagian Administrasi Persediaan & Kartu Biaya
(7) Bagian Akuntansi (jurnal, buku besar dan laporan)
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 47474747
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit
(1) Prosedur (order) penjualan
(2) Prosedur persetujuan kredit
(3) Prosedur Pengiriman barang
(4) Prosedur Penagihan
(5) Prosedur pencatatan piutang
(6) Prosedur pencatatan pendapatan
(7) Prosedur pencatatan harga pokok
2) Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Penjuala n Kredit
Elemen pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penjualan
kredit disajikan sebagai berikut :
ORGANISASI
(8) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi pemberi otorisasi
(9) Fungsi pencatatan (piutang) harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi
pemberi otorisasi kredit
(10) Fungsi pencatatan (piutang) harus terpisah dari fungsi penerima kas
(11) Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi
pemberi otorisasi kredit, fungsi pengiriman barang, fungsi penagihan, fungsi
pencatatan piutang dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan
kredit yang dilaksakan secara lengkap oleh hanya salah satu fungsi.
SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR PENCATATAN
(12) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan
menggunakan formulir surat perintah (order) pengiriman
(13) Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi pemberi otorisasi kredit
dengan membubuhkan tanda tangan pada salah satu tembusan surat
perintah pengiriman barang
(14) Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman
barang dengan menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim”
pada copy surat perintah pengiriman barang
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 48484848
(15) Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat penyerahan dan potongan
penjualan, berada di tangan Direktur Pemasaran dengan menerbitkan surat
keputusan mengenai hal itu
(16) Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan (piutang) dengan
membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan
(17) Pencatatan ke dalam kartu piutang (buku pembantu piutang) dilakukan oleh
fungsi piutang, sedangkan pencatatan ke dalam junal diotorisasi oleh fungsi
akuntansi, dengan cara membubuhkan tanda tangan pada dokumen
sumber (faktur penjualan)
(18) Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang
didukung dengan surat perintah pengiriman dan surat muat.
PRAKTEK YANG SEHAT
(19) Surat perintah Pengiriman bernomor urut cetak dan pemakainnya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan
(20) Faktur penjualan bernomor urut cetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan (piutang)
(21) Secara periodik fungsi pencatatan piutang mengirim pernyataan piutang
(Account Receivable statement) kepada setiap debitur, untuk menguji
ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
(22) Secara periodik dilakukan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening buku
besar, sebagai rekening kontrol piutang
3) Alir Sistem Penjualan Kredit
Dalam gambar di halaman 17 dan 18 penulis sajikan rancangan bagan alir
sistem penjualan kredit dalam suatu perusahaan dagang, dengan memasukkan
berbagai elemen pengendalian intern dalam sistem tersebut.
= Bagian Penjualan, setelah menerima Order Pembelian (PO) dari pelanggan,
petugas menandatangani PO lembar kedua dan mengembalikan kepada
pelanggan sebagai tanda diterimanya pesanan tersebut. Bagian penjualan
segera membuat Surat Perintah Pengiriman - Shipping Order (SO) rangkap
4. Lembar ke 4 disampaikan ke Bagian Kredit untuk minta persetujuan
pemberian kredit kepada pelanggan. Berdasar persetujuan tersebut Bagian
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 49494949
Penjualan menyerahkan lembar 1 ke petugas Gudang, lembar 2 dan 3 ke
petugas pengiriman dan mengarsipkan lembar keempat.
= Petugas Gudang menyiapkan barang dan dan mencatat pengeluaran
tersebut, kemudian menyerahkan barang ke petugas pengiriman beserta SO
asli.
= Petugas Pengiriman mengarsipkan SO lembar ke 3, dan mengirimkan barang
ke pelanggan beserta SO lembar 2, meminta tanda tangan/stempel
pelanggan pada lembar SO asli sebagai tanda terima barang. SO lembar asli
diserahkan ke Bagian Piutang.
= Bagian Piutang, berdasarkan SO lembar asli, menerbitkan Faktur Penjualan
Rangkap 5, dimana lembar 1 diarsipkan sesuai tanggal jatuh tempo tagihan,
lembar 2 beserta SO lembar asli dirsipkan, lembar 3 ke Administrasi
Persediaan, lembar 4 ke Bagian Akuntansi, sedangkan lembar ke lima
diarsipkan untuk monitoring pelanggan.
= Bagian Administrasi Persediaan mengumpulkan Faktur lembar 3, sebagai
dasar pembuatan memo pembebanan harga pokok penjualan pada akhir
bulan, untuk kemudian diarsipkan.
= Bagian Akuntansi, berdasarkan faktur lembar 4 dan memo dari Administrasi
Persediaan, mencatat penjualan serta pembebanan harga pokok penjualan,
dan mengarsipkan kedua dokumen tersebut
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 50505050
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 51515151
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 52525252
4) Uraian Kegiatan (Operation List) Sistem Penjuala n Kredit
a. Bagian (Order) Penjualan
1) Menerima Order dari pembeli
2) Membuat Surat Perintah Pengiriman atau Shipping Order (SO) dengan
tembusan 8 lembar serta mendistribusikan sebagai berikut :
- Lembar ke 1 : diserahkan ke bagian gudang untuk menyiapkan
barang yang dipesan oleh pelanggan
- Lembar ke 2 & 3 : merupakan surat muat (bill of loading) yang
dipakai sebagai bukti penyerahan barang kepada
perusahaan jasa angkutan. Lembar ke 2
merupakan surat muat yang dimintakan tanda
tangan / cap dari perusahaan jasa angkutan, untuk
kemudian dilampirkan pada surat perintah
pengiriman, lembar yang dipakai sebagai dasar
pembuatan faktur penjualan. Lembar ke 3
merupakan surat muat yang diberikan kepada
perusahaan jasa angkutan, sebagai surat
penyerahan barang.
- Lembar ke 4 : merupakan perintah pengiriman kepada bagian
Pengiriman Barang
- Lembar ke 5 : merupakan slip pembungkus (packing slip)
- Lembar ke 6 : merupakan surat pengakuan yang dikirimkan
kepada pembeli, yang berisi pernyataan telah
diterimanya pesanan dari pelanggan ybs.
- Lembar ke 7 : merupakan tembusan kredit yang dikirimkan ke
bagian kredit untuk meminta otorisasi penjualan
kredit
- Lembar ke 8 : merupakan tembusan indeks silang yang disimpan
menurut abjad, untuk melayani pertanyaan
pelanggan
- Lembar ke 9 : merupakan tembusan pengawasan pengiriman, yang
diarsipkan menurut tanggal pengiriman yang
direncanakan
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 53535353
3) Menerima otorisasi kredit (SO lembar ke 7 yang dikembalikan ) dari
Bagian kredit
4) Menyimpan surat order dari pelanggan dan SO lembar ke 7 ke dalam
arsip pengawasan pengiriman, bersama SO lembar ke 8
5) Menerima SO lembar ke 1 dan 2 (surat muat) dari Bagian pengiriman,
setelah bagian tersebut mengirimkan barang ke pelanggan
6) Mencatat tanggal pengiriman dan jumlah barang yang dikirim dalam
SO lembar ke 9 (arsip pengawasan pengiriman) dan menyimpan
lembar ini ke arsip pesanan yang telah dipenuhi (filled order file)
7) Mengirimkan SO lembar ke 1 dan 2 ke Bagian Piutang (penagihan)
b. Bagian Kredit
1) Menerima SO lembar ke 7 dari bagian (order) penjualan
2) Memeriksa status kredit pelanggan
3) memberi otorisasi penjualan kredit pada tembusan ke 7
4) Menyerahkan kembali SO lembar ke 7 ke bagian (order) penjualan
c. Bagian Gudang
1) Menerima SO lembar ke 1 dari bagian (order) penjualan
2) Menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam SO lembar ke 1
3) Mencatat SO ke dalam kartu gudang
4) Menyerahkan barang ke bagian pengiriman Barang bersama SO
lembar ke 1
d. Bagian Pengiriman Barang
1) Menerima SO lembar ke 2 dan 3 (bill of loading), lembar ke 4 (untuk
arsip) dan lembar ke 5 (slip pembungkus)
2) Menerima SO lembar ke 1 dari bagian Gudang bersamaan dengan
barang
3) Membungkus barang dan menempelkan SO lembar ke 5 sebagai slip
pembungkus
4) menyerahkan barang kepada perusahaan jasa angkutan, disertai
dengan surat muat (SO lembar ke 3)
5) Memintakan tanda tangan penerimaan barang pada surat muat (SO
lembar ke 2) dari perusahaan jasa angkutan
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 54545454
6) Mendistribusikan Shipping Order sebagai berikut :
- Lembar ke 1 dan 2 : diserahkan kepada bagian penjualan, dalam
perjalanannya ke bagian piutang (penagihan),
untuk memberitahukan pelaksanaan pengiriman
barang kepada bagian penjualan. Lembar ke 2 SO
merupakan surat muat yang telah ditandatangani
perusahaan jasa angkutan
- Lembar ke 3 : merupakan surat muat yang diserahkan ke
perusahaan jasa angkutan
- Lembar ke 4 : merupakan arsip Bagian pengiriman barang
- Lembar ke 5 : merupakan slip yang ditempelkan pada
pembungkus barang
e. Bagian Piutang
1) Menerima SO lembar ke 1 dan 2 (bill of loading) dari bagian
pengiriman barang
2) Membuat faktur penjualan sebanyak 5 lembar dan
mendistribusikannya sebagai berikut :
- Lembar ke 1 : merupakan customer’s copy yang dikirimkan ke
pelanggan
- Lembar ke 2 : merupakan tembusan piutang (dilampiri SO
lembar ke 1 dan surat muat) untuk kepentingan
pencatatan dalam kartu piutang (buku pembantu
piutang), setelah dicatat, diarsipkan menurut nomor
faktur.
- Lembar ke 3 : merupakan tembusan analisis yang dikirim ke
bagian administrasi persediaan, untuk mencatat
harga pokok produk yang dijual ke dalam kartu
persediaan
- Lembar ke 4 : dikirim ke bagian akuntansi untuk pencatatan
jurnal penjualan
- Lembar ke 5 : tembusan kepada salesman (pramuniaga) untuk
keperluan perhitungan komisi
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 55555555
f. Bagian Administrasi Persediaan
1) Menerima faktur penjualan lembar ke 3 dari bagian piutang
(penagihan)
2) Mencatat faktur penjualan lembar ke 3 ke dalam kartu persediaan
3) mengarsipkan faktur penjualan lembar ke 3 menurut nomor urut faktur
4) secara periodik (misal setiap akhir bulan) membuat rekapitulasi harga
pokok penjualan selama periode tertentu, berdasarkan data harga
pokok persediaan yang dijual dalam kartu persediaan
5) membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga produk yang
dijual selama periode berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan
6) Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga
pokok penjualan ke bagian akuntansi
g. Bagian Akuntansi
1) Menerima faktur penjualan lembar ke 4 dari bagian piutang
2) Mencatat faktur penjualan dalam jurnal penjualan
3) Mengarsipkan faktur penjualan menurut nomornya
4) Menerima bukti memorial dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok
dari bagian administrasi persediaan
5) Mencatat bukti memorial ke dalam jurnal umum
6) mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga
pokok penjualan berdasarkan urutan nomor bukti memorial
C. Sistem Retur Penjualan
Transaksi retur penjualan terjadi jika pembeli mengembalikan barang yang
dibelinya, kepada perusahaan penjual barang tersebut. Pengembalian barang
oleh pembeli harus diotorisasi oleh bagian penjualan dan diterima oleh bagian
penerimaan barang di perusahaan penjual barang tersebut.
Informasi yang diperlukan oleh Manajemen :
(1) Jumlah rupiah retur penjualan menurut jenis produk selama periode tertentu
(2) Jumlah berkurang piutang karena retur penjualan
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 56565656
(3) Jumlah harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli
(4) Nama dan alamat pembeli
(5) Kuantitas produk yang dikembalikan
(6) Nama pramuniaga yang melakukan penjualan
(7) Otorisasi pejabat yang berwenang
Untuk menghasilkan berbagai macam informasi tersebut perlu dirancang :
(1) Dokumen untuk merekam berbagai data yang akan diolah menjadi
informasi yang diperlukan oleh manajemen
(2) Catatan akuntansi untuk mengolah data yang direkam dalam dokumen
tersebut
(3) Unit organisasi yang menangani transaksi retur penjualan
(4) Jaringan prosedur untuk melaksanakan kegiatan retur penjualan dan untuk
menghasilkan informasi yang diperlukan manajemen
(5) Elemen sistem pengendalian intern
Dokumen yang dipergunakan
(1) Memo Kredit
(2) Laporan Penerimaan Barang
Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem penjualan tunai
(1) Jurnal Umum
(2) Kartu Piutang
(3) Kartu Persediaan
(4) Kartu Gudang
Unit organisasi (fungsi) yang terkait dalam sistem penjualan tunai
(1) Bagian (order) Penjualan
(2) Bagian Gudang
(3) Bagian Pengiriman barang
(4) Bagian Piutang
(5) Bagian Administrasi Persediaan & Kartu Biaya
(6) Bagian Akuntansi (jurnal, buku besar dan laporan)
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 57575757
Jaringan Prosedur dalam sistem retur penjualan
(1) Prosedur pembuatan memo kredit
(2) Proesedur penerimaan barang
(3) Prosedur pencatatan retur penjualan
1) Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Retur P enjualan Kredit
Elemen pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penjualan
tunai disajikan sebagai berikut :
ORGANISASI
(1) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan barang
(2) Fungsi pencatatan (piutang) harus terpisah dengan fungsi penjualan
(3) Transaksi retur penjualan harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi
penerimaan barang, fungsi pencatatan piutang dan fungsi akuntansi. Tidak
ada transaksi retur penjualan yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya
salah satu fungsi.
SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR PENCATATAN
(4) Retur Penjualan diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan otorisasi memo
kredit
(5) Pencatatan berkurangnya piutang karena retur penjualan, didasarkan pada
memo kredit yang didukung dengan laporan penerimaan barang
PRAKTEK YANG SEHAT
(6) Memo kredit bernomor urut dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan
oleh fungsi penjualan
(7) Secara periodik fungsi pencatatan piutang mengirim pernyataan piutang
(Account Receivable statement) kepada setiap debitur
Secara periodik dilakukan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening buku besar,
sebagai rekening kontrol piutang
2) Bagan alir sistem Retur Penjualan Kredit
Dalam gambar di halaman berikut penulis sajikan rancangan bagan alir
sistem retur penjualan dalam suatu perusahaan dagang dengan memasukkan
berbagai elemen pengendalian intern dalam sistem tersebut.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 58585858
Barang yang diterima pelanggan mungkin tidak sesuai dengan pesanannya
atau rusak dalam pengiriman. Pelanggan akan mengirimkan pemberitahuan
retur, berupa Memo Debit.
= Bagian Penjualan, setelah menerima Pemberitahuan Retur dari pelanggan,
membuat Memo Kredit rangkap 2 yang dikirimkan ke petugas penerimaan
barang.
= Petugas Penerimaan Barang menerima pengembalian barang dari
pelanggan dan membandingkan dengan catatan di Memo Kredit, kemudian
membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) rangkap 2. . Barang beserta
LPB lembar 2 dikirimkan ke Gudang, sementara dua lembar Memo Kredit
dan LPB lembar 1 dikirimkan ke Bagian Piutang.
= Bagian Gudang menerima barang dan mencatat masuknya barang
berdasarkan LPB lembar 2.
= Bagian Piutang melakukan pencatatan pengurangan piutang berdasarkan
Memo kredit dan LPB, kemudian mengirimkan LPB lembar 1 beserta Memo
Kredit lembar 2 ke Akuntansi Persediaan dan Memo Kredit lembar 1 dikirim
ke pelanggan.
= Bagian Akuntansi Persediaan, berdasarkan LPB 1 dan Memo Kredit lembar 2
mencatat di kartu persediaan, dan mengirimkan kedua dokumen tersebut ke
Bagian Akuntansi
= Bagian ini mencatat jurnal perubahan piutang dan mengarsipkan kedua
dokumen yang bersangkutan.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 59595959
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 60606060
3) Uraian kegiatan (Operation List) Sistem Retur Pe njualan
a. Bagian Penjualan
1) menerima pemberitahuan retur dari pembeli
2) Membuat memo kredit 2 lembar dan mengirimkan ke bagian
penerimaan barang
b. Bagian Penerimaan Barang
1) Menerima memo kredit 2 lembar dari bagian Penjualan
2) Menerima barang dari pembeli dan melakukan pemeriksaan barang
yang diterima
3) Membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) 2 lembar
4) Mendistribusikan Laporan Penerimaan barang sebagai berikut :
- Lembar ke 1 : dikirim ke bagian Piutang bersama memo kredit
lembar ke 1 dan 2
- Lembar ke 2 : dikirim ke bagian gudang bersama barang yang
bersangkutan
c. Bagian Gudang
1) Menerima laporan penerimaan barang lembar ke 2 dari bagian
penerimaan
2) Mencatat laporan penerimaan barang ke dalam kartu gudang
d. Bagian Piutang
1) Menerima memo kredit lembar ke 1 dan 2 dilampiri LPB lembar ke 1
dari bagian penerimaan barang
2) Mencatat memo kredit ke dalam kartu piutang yang bersangkutan
3) Mengirim memo kredit lembar ke 1 kepada pembeli
4) Mengirim memo kredit lembar ke 2 dilampiri LPB ke Bagian
administrasi Persediaan
e. Bagian Administrasi Persediaan
1) Menerima memo kredit lembar ke 2 dilampiri LPB lembar ke 1
2) Mengisi harga pokok satuan dan harga pokok total pada LPB
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 61616161
3) Mencatat LPB ke dalam kartu persediaan
4) Mengirim memo kredit lembar ke 2 dilampiri LPB lembar ke 1, ke
bagian akuntansi
f. Bagian Akuntansi
1) Menerima memo kredit lembar ke 2 dan LPB lembar ke 1 dari Bagian
Administrasi persediaan
2) Mencatat retur penjualan dalam jurnal umum, berdasarkan memo
kredit dengan jurnal :
Retur Penjualan .......................................xx
Piutang ......................................................xx
3) Mencatat harga pokok barang yang diterima kembali dalam jurnal
umum, berdasarkan LPB, dengan jurnal :
Persediaan ................................................xx
Harga Pokok Penjualan ..............................xx
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 62626262
4) Media (formulir ) dalam Sistem
PT. BINTANG
Surat Perintah pengiriman
(Shipping Order)
No.
17/Pj/V/07
Tanggal
25-05-2007
No. OP
Pelngg
45/PO/2007
Tanggal
20-05-
2007
Salesman
Budiman
Dijual
Kepada
PT. Gunung Jati
Jl. Tunjungan Raya 25, Surabaya
Terimakasih
atas order
Saudara. Harap
memberi-tahu
kami jika terjadi
kekurangan
pada barang
Dikirim
Kepada
PT. Gunung Jati
Jl. Tunjungan Raya 25, Surabaya
Syarat FOB
Destination
Rute pengiriman yang
diminta
Pelabuhan Tanjung Perak
Tanggal Pengiriman
27 Mei 2007
.
No.
Urut
Uraian Satuan Kuantitas Harga
satuan
Total Harga
Jumlah .
Bag Pengiriman Bag. Kredit Bag.
Penjualan
I/1
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 63636363
PT. BINTANG
FAKTUR PENJUALAN
(Invoice)
No.
17/Fk/V/07
Tanggal
28-05-2007
No. OP Pelngg
45/PO/2007
Tanggal
20-05-2007
Salesman
Budiman
Dijual
Kepada
PT. Gunung Jati
Jl. Tunjungan Raya 25, Surabaya
Dikirim
Kepada
PT. Gunung Jati
Jl. Tunjungan Raya 25, Surabaya
Syarat FOB
Destination
Rute pengiriman yang diminta
Pelabuhan Tanjung Perak
Tanggal Pengiriman
27 Mei 2007
.
No.
Urut
Uraian Satuan Kuantitas Harga
satuan
Total Harga
Jumlah .
Bag. Piutang
I/2
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 64646464
REKAP HARGA POKOK PENJUALAN
Bulan Nomor: Tgl. Pembuatan
Kode Rek Nama Persediaan Jumlah
Bagian Akuntansi Biaya
Bag. Administrasi Persediaan
BUKTI MEMORIAL Nomor:
Tanggal:
Keterangan Debit Kredit
Disetujui
Dictatat
Diverifikasi
Dibuat
I/3
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 65656565
PT. BINTANG
MEMO KREDIT
Kepada Yth. PT Gunung Jati
Jl. Tunjungan Raya 25,
Surabaya
Kode Pelanggan
No. Surat pengiriman
No. 337
Tgl.
1/6/2007
Untuk Faktur
No.
Tgl. Faktur Salesman Tgl. Penerimaan
Barang
Memo Debit
Sdr.
No.
Urut
Uraian
Satuan
Kuantitas
Harga
satuan
Total Harga
Bagian
Penjualan
I/4
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 66666666
2.2. Latihan 2
(1) Sebutkan berbagai prosedur yang termasuk dalam sistem penjualan tunai
dalam suatu perusahaan manufaktur!
(2) Sebutkan fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit dalam
suatu perusahaan manufaktur!
(3) Sebutkan nama-nama dokumen yang dipergunakan dalam sistem retur
penjualan dan jelaskan fungsinya!
(4) Jelaskan maksud dipisahkannya fungsi penjualan dari fungsi penerimaan
kas, pada sistem penjualan tunai
(5) Dalam praktek yang sehat pada sistem penjualan tunai, salah satunya
adalah penghitungan saldo yang ada di tangan fungsi penerima kas secara
periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern. Jelaskan
pernyataan tersebut.
(6) Dalam sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pada sistem retur
penjualan, salah satu prosedurnya adalah pencatatan ke dalam akuntansi
harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen.
Jelaskan pengertian pernyataan tersebut.
2.3. Rangkuman
1. Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa, baik
secara kredit maupun tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order
dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau
penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki
piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara kredit ini
ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit.
2. Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh
perusahaan kepada pembeli, jika perusahaan telah menerima uang dari
pembeli. Kegiatan penjualan secara tunai ini ditangani oleh perusahaan
melalui sistem penjualan tunai. Dalam transaksi penjualan, tidak semua
penjualan berhasil mendatangkan pendapatan (revenue) bagi
perusahaan. Adakalanya pembeli mengembalikan barang yang telah
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 67676767
dibelinya kepada perusahaan. Transaksi pengembalian barang oleh
pembeli ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem retur penjualan.
2.4. Test Formatif 2
Lingkarilah huruf B jika benar atau hirif S jika sa lah untuk pernyataan-
pernyataan berikut:
1. B – S Transaksi penjualan tunai hanya dilaksanakan oleh fungsi penjualan dan fungsi penerimaan kas.
2. B – S Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai.
3. B – S Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetorkan seluruhnya ke bank pada hari yang sama atau hari kerja berikutnya.
4. B – S Saldo kas yang ada di tangan fungsi penerima kas, perlu dihitung secara periodik dan mendadak oleh fungsi pemeriksa ekternal.
5. B – S Nama pramuniaga yang melakukan penjualan kredit tidak perlu diketahui oleh manajemen.
6. B – S Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi pemberi otorisasi. 7. B – S Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat penyerahan dan
potongan penjualan berada di tangan Direktur Pemasaran. 8. B – S Surat perintah pengiriman bernomor urut cetak dan
pemakaiannya pada penjualan kredit dipertanggung jawabkan oleh fungsi pengiriman barang.
9. B – S Retur penjualan diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan otorisasi memo kredit.
10. B – S Pencatatan berkurangnya piutang karena retur penjualan, didasarkan pada memo kredit yang didukung dengan laporan pengiriman barang.
Pilihlah satu jawaban yang anda anggap paling benar dari pilihan jawaban
yang disediakan (A/B/C/D).
1. Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan
tunai antara lain adalah...
a. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu
b. Jenis perusahaan yang telah mencapai titik pemesanan kembali
c. Total saldo hutang dagang pada tanggal tertentu
d. Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 68686868
2. Dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan tunai antara lain
adalah...
a. Register bukti kas keluar
b. Kartu persediaan
c. Rekap harga pokok penjualan
d. Kartu hutang
3. Berikut ini adalah salah satu unit organisasi yang terkait dalam sistem
penjualan tunai...
a. Bagian pembelian
b. Bagian hutang
c. Bagian penerimaan barang
d. Bagian kassa
4. Salah satu sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang baik dalam sistem
penjualan tunai...
a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan
menggunakan formulis faktur penjualan tunai
b. Pencatatan hutang didasarkan pada dokumen PO, LPB, dan faktur dari
pemasok
c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang
d. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang
5. Salah satu praktek yang sehat dalam sistem penjualan tunai adalah...
a. Laporan penerimaan barang bernomor urut cetak dan pemakaianya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan barang
b. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian dan ketelitian
perhitungan dalam faktur dari pemasok, sebelum faktur tersebut diproses
untuk dibayar
c. Penghitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi penerima kas, secara
periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa internal
d. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat
pembayaran
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 69696969
6. Berikut ini yang bukan termasuk informasi diperlukan oleh manajemen dalam
sistem retur penjualan adalah...
a. Jumlah rupiah retur penjualan menurut jenis produk selama periode
tertentu
b. Jumlah berkurang hutang karena retur penjualan
c. Jumlah harga pokok produk yang dikembalikan oleh penjual
d. Kualitas produk yang dikembalikan
2.5. Umpan Balik dan Tindak Lanjut
Cocokkan hasil jawaban dengan kunci yang terdapat di bagian belakang modul
ini. Hitung jawaban Anda yang benar. Kemudian gunakan rumus untuk
mengetahui tingkat pemahaman terhadap materi hak dan kewajiban serta
keberatan dan banding perpajakan.
TP = Jumlah Jawaban Yang Benar X 100%
Jumlah keseluruhan Soal
Apabila tingkat pemahaman Anda dalam memahami materi yang sudah dipelajari
mencapai
91 % s.d 100 % : Amat Baik
81 % s.d. 90,00 % : Baik
71 % s.d. 80,99 % : Cukup
61 % s.d. 70,99 % : Kurang
Bila tingkat pemahaman belum mencapai 81 % ke atas (kategori “Baik”), maka
disarankan mengulangi materi.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 70707070
3. Kegiatan Belajar (KB) 3
SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN
3.1. Uraian dan Contoh
A. Sistem Pembelian
Sistem pembelian digunakan dalam perusahaan, untuk pengadaan barang
yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan
menjadi 2, yakni pembelian lokal dan impor.
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan pembelian
- Jenis Perusahaan yang yang telah mencapai titik pemesanan kembali
(reorder point)
- Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok
- Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok
- Total saldo hutang dagang pada tanggal tertentu
- Saldo hutang dagang kepada pemasok tertentu
- Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian
Untuk menghasilkan berbagai macam informasi tersebut, perlu dirancang :
- Dokumen untuk merekam berbagai data yang akan diolah menjadi
informasi yang diperlukan oleh manajemen
Indikator Keberhasilan : Setelah mempelajari materi diharapkan siswa:
1. Mampu menjelaskan Sistem Pembelian
2. Mampu menjelaskan Sistem Retur Pembelian
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 71717171
- Catatan akuntansi untuk mengolah data yang direkam dalam dokumen
tersebut
- Unit organisasi yang menangani transaksi pembelian
- Jaringan prosedur untuk melaksanakan kegiatan pembelian dan
untukmenghasilkan informasi yang diperlukan manajemen
Elemen pengendalian intern
Dokumen yang dipergunakan dalam sistem pembelian :
(1) Surat permintaan pembelian (SPP)
(2) Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)
(3) Surat order Pembelian (PO)
(4) Laporan penerimaan barang (LPB)
(5) Surat perubahan order
(6) Bukti kas keluar
Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem pembelian
(1) Register bukti kas keluar
(2) Jurnal Pembelian
(3) Kartu Hutang
(4) Kartu persediaan
Unit organisasi (fungsi) yang terkait dalam sistem pembelian
(1) Bagian Gudang
(2) Bagian Pembelian
(3) Bagian Hutang
(4) Bagian Penerimaan Barang
(5) Bagian Administrasi Persediaan dan Kartu Biaya
(6) Bagian Akuntansi (jurnal, buku besar dan laporan)
Jaringan Prosedur yang membentuk sistem pembelian
(1) Prosedur Permintaan Barang
(2) Prosedur Permintaan Penawaran Barang
(3) Prosedur Order Pembelian
(4) Prosedur Penerimaan barang
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 72727272
(5) Prosedur Pencatatan hutang
(6) Prosedur distribusi pembelian
1) Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Pembelia n
Elemen pengendalian intern yang harus ada dalam sistem pembelian,
dirancang untuk menjaga kekayaan dan kewajiban perusahaan serta menjamin
ketelitian dan keandalan data akuntansi. Elemen tersebut terdiri dari fungsi
(organisasi), sistem otorisasi dan prosedur pencatatan serta praktek yang sehat :
ORGANISASI
(1) Fungsi Pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan barang
(2) Fungsi Pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
(3) Fungsi Penerimaan barang harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang
(4) Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi
pembelian, fungsi penerimaan barang, fungsi pencatat hutang dan fungsi
akuntansi
SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR PENCATATAN
(5) Surat permintaan Pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang
(6) Surat Order Pembelian diotorisasi fungsi pembelian
(7) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang
(8) Bukti kas keluar diotorisasi oleh pejabat bagian keuangan
(9) Pencatatan hutang didasarkan pada dokumen PO, LPB dan Faktur dari
pemasok
(10) Pencatatan ke dalam kartu (buku pembantu) Hutang, diotorisasi oleh fungsi
pencatat hutang
PRAKTEK YANG SEHAT
(11) Surat permintaan pembelian bernomor urut cetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang
(12) Surat order pembelian bernomor urut cetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 73737373
(13) laporan penerimaan barang bernomor urut cetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan barang
(14) pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran bersaing dari berbagai
pemasok
(15) barang hanya diperiksa oleh fungsi penerimaan barang, jika fungsi ini telah
menerima tembusan order pembelian dari fungsi pembelian
(16) fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan barang yang diterima
(17) terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian dan ketelitian
perhitungan dalam faktur dari pemasok, sebelum faktur tersebut diproses
untuk dibayar
(18) buku pembantu hutang, secara periodik direkonsiliasi dengan rekening
control dalam buku besar
(19) pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat
pembayaran
(20) bukti kas keluar beserta dokmen pendukungnya di cap “lunas” oleh fungsi
pengeluaran kas, setelah cek dikirim kepada pemasok
2) Bagan Alir Sistem Pembelian
Dalam gambar di halaman 40 penulis sajikan rancangan bagan alir sistem
pembelian, untuk menggambarkan kegiatan pembelian, dalam suatu
perusahaan, dengan memasukkan berbagai elemen pengendalian intern dalam
sistem tersebut.
= Bagian Gudang sebagai unit yang biasa membutuhkan barang, membuat
Surat Permintaan Pembelian atau SPP ke Bagian Pembelian
= Bagian Pembelian mengirim Surat Permintaan Penawaran Harga ( SPPH )
kepada para pemasok.. Para pemasok akan mengirikan Surat Penawaran
Harga
Berdasarkan SPH dari para pemasok, Bagian Pembelian menentukan salah
satu pemasok dan membuat Order Pembelian (PO) beberapa rangkap .
Lembar 1 dan 2 dikirimkan ke pemasok, dimana lembar 2 akan dikembalikan
oleh pemasok sebagai tanda telah diterimanya PO tersebut. Lembar 2 PO,
SPP, PPH dan SPH diarsipkan sementara lembar 3 diserahkan ke Petugas
Penerimaan Barang, lembar 4 ke Bagian Hutang, lembar 5 ke Gudang.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 74747474
= Petugas Penerimaan Barang menerima barang dari pemasok dan
mencocokkan dengan PO lembar 3 yang biasanya tidak menyebutkan harga
barang. Setelah menanda-tangani penerimaan barang tersebut petugas
membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) rangkap 3. PO diarsipkan,
LPB lembar 1 dikirim ke Bagian Pembelian dan lembar 2 beserta barang
diserahkan ke Gudang. Lembar 3 ke Akuntansi Persediaan sebagai dasar
pencatatan untuk kemudian diarsipkan.
= Gudang menerima barang dan mencatat barang masuk bedasarkan PO
lembar 5 dan LPB lembar 2, kemudian mengarsipkan dokumen tersebut.
= Pemasok, setelah pengriman diterima, memyampaikan faktur tagihan beserta
LPB lembar 1 yang diterima oleh Bagian Pembelian.
= Bagian Pembelian menyerahkan Faktur pemasok ke Bagian Hutang.
= Berdasarkan PO lembar 4, LPB lembar 1 dan faktur dari pemasok, Bagian
Hutang mencatat hutang dan mengarsipkan dokumen tersebut.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 75757575
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 76767676
3) Uraian Kegiatan (Operation List) Sistem Pembelia n
a. Bagian Gudang
1) Membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) 2 lembar berdasarkan
informasi mengenai titik pemesanan kembali, yang tercantum dikartu
gudang
2) Mengirim lembar ke 1 SPP ke bagian pembelian
3) Mengarsipkan lembar ke 2 SPP berdasarkan nomor urutnya
4) Menerima PO dari bagian pembelian sebagai pemberitahuan
mengenai pesanan yang dilakukan
5) Mengarsipkan PO menurut nomor urutnya
6) Menerima LPB dari bagian penerimaan barang
7) Mencatat data LPB ke dalam kartu gudang
b. Bagian Pembelian
1) Menerima SPP dari bagian gudang
2) Membuat SPPH yang dikirim ke para pemasok
3) Menerima Surat Penawaran Harga (SPH) dari pemasok
4) Membuat perbandingan harga atas dasar SPH yang diterima dari
pemasok
5) Memilih pemasok berdasarkan perbandingan penawaran harga
6) membuat surat order pembelian (PO) untuk pemasok yang dipilih – 7
lembar
7) Mendistribusikan PO
- Lembar ke 1 dan 2 : dikirim ke pemasok yang dipilih. Lembar kedua
setelah ditanda tangani pemasok, diminta untuk
dikembalikan ke perusahaan sebagai pengakuan
telah menerima order pembelian
- Lembar ke 3 : dikirim ke bagian penerimaan barang, sebagai
otorisasi fungsi ini untuk menerima barang dari
pemasok
- Lembar ke 4 : dikirim ke bagian hutang
- Lembar ke 5 : dikirim ke bagian gudang
- Lembar ke 6 : diarsipkan menurut tanggal penerimaan yang
diharapkan, bersama SPP dan SPH
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 77777777
- Lembar ke 7 : diarsipkan menurut nama pemasok
8) Menerima LPB lembar ke 1 dari bagian penerimaan barang
9) Mengirim LPB lembar ke 1 ke bagian hutang
10) Menerima dan memeriksa faktur dari pemasok dan diteruskan ke
bagian hutang
c. Bagian Penerimaan Barang
1) Menerima PO lembar ke 3 dari bagian pembelian
2) Menerima barang disertai pengantar dari pemasok
3) Memeriksa barang yang diterimanya
4) Membuat Laporan Penerimaan barang (LPB) 3 lembar dan
didistribusikan sbb:
- Lembar ke 1 : dikirim ke bagian hutang via Bagian pembelian
- Lembar ke 2 : dikirim ke bagian gudang bersama barangnya
- Lembar ke 3 : diarsipkan berdasarkan nomor urut bersama PO
lembar ke 3 serta surat pengantar dari pemasok
d. Bagian Hutang
1) menerima PO lembar ke 4 dari bagian pembelian
2) Menerima LPB lembar ke 1 dari bagian penerimaan barang via bagian
pembelian
3) Menerima faktur dari pemasok via bagian pembelian
4) Membandingkan faktur, LPB dan PO untuk meyakinkan apakah
tagihan dari pemasok adalah untuk barang yang sudah diterima oleh
perusahaan
5) Membuat bukti kas keluar (voucher) 3 lembar
6) Mencatat voucher ke dalam voucher register
7) Mengirim bukti kas keluar lembar ke 2 ke bagian Administrasi
Persediaan
8) Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke 1 dan 3 beserta dokumen
pendukungnya
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 78787878
e. Bagian Administrasi Persediaan
1) Menerima bukti kas keluar lembar ke 2 dari bagian hutang
2) Mencatat barang yang dibeli dalam kartu persediaan
3) Mengarsipkan bukti kas keluar berdasarkan tanggalnya
B. Sistem Retur Pembelian
Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan, untuk pengembalian
barang yang sudah dibeli.
Dokumen yang dipergunakan :
(21) Memo Debit
(22) Laporan Pengiriman barang
Catatan Akuntansi yang dipergunakan dalam sistem retur pembelian
(1) Jurnal retur pembelian (jurnal umum)
(2) Kartu persediaan
(3) Kartu Hutang
Unit organisasi (fungsi) yang terkait dalam sistem retur pembelian
(1) Bagian gudang
(2) Bagian Pembelian
(3) Bagian Hutang
(4) Bagian Pengiriman barang
(5) Bagian Administrasi persediaan dan kartu biaya
(6) Bagian akuntansi (jurnal, buku besar dan laporan)
Jaringan Prosedur yang membentuk sistem retur pembelian
(1) Prosedur pembelian
(2) Prosedur pengiriman barang ke pemasok
(3) Prosedur pencatatan hutang
1) Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Retur Pe mbelian
Elemen pokok pengendalian intern pada sistem retur pembelian terdiri dari
fungsi (organisasi) sistem otorisasi dan prosedur serta praktek yang sehat :
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 79797979
ORGANISASI
(1) Fungsi Pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
(2) Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi
pengiriman barang, fungsi pencatat hutang dan fungsi akuntansi
SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR PENCATATAN
(3) Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian
(4) Laporan pengiriman barang untuk retur diotorisasi oleh fungsi pengiriman
barang
(5) Pencatatan berkurangnya hutang didasarkan pada memo debit dan laporan
pengiriman barang
(6) Pencatatan ke jurnal dilakukan oleh fungsi akuntansi
PRAKTEK YANG SEHAT
(7) Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut cetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian
(8) Laporan pengiriman barang bernomor urut cetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pengiriman barang
(9) Buku pembantu hutang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening
control dalam buku besar
2) Bagan alir sistem retur pembelian
Dalam gambar di halaman berikutnya penulis sajikan rancangan bagan alir
sistem retur pembelian, untuk menggambarkan kegiatan retur pembelian, dalam
suatu perusahan dagang, dengan memasukkan berbagai elemen pengendalian
intern dalam sistem tersebut.
Barang yang diterima dari pelanggan mungkin tidak sesuai dengan
pesanannya atau rusak dalam pengiriman. Perusahaan akan mengirimkan
pemberitahuan retur, berupa Memo Debit.
= Bagian Pembelian menerbitkan Memo Debit rangkap lima, yang diistribusikan
lembar 1 dan 2 ke Bagian Hutang, lembar 3 ke Gudang dan lembar 4 dan 5
ke Petugas Pengiriman Barang.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 80808080
= Bagian Gudang, berdasarkan Memo Debit lembar 3 mempersiapkan barang
yang dicatat dan diserahkan ke Petugas Perngirman Barang.
= Petugas Perngirman Barang segera mengirimkan barang yang diretur ke
pemasok dengan disertai Memo Debit lembar 5, kemudian membuat Laporan
Pengiriman Barang ( LPB )2 lembar, lembar ke 1 diserahkan ke Bagian
Hutang, sementara lembar 2 dan Memo Debit lembar 4 diarsipkan.
= Bagian Hutang, melakukan pencatan pengurangan hutang berdasarkan
Memo Debit lembar 1 dan LPB lembar 1. Memo Debit lembar 1 dikirimkan ke
pemasok, sedangkan LPB lembar 1 dan Memo Debit lembar 2 dikirim ke
Akuntansi Persediaan
= Bagian Akuntansi Persediaan melakukan pencatatan pengurangan
persediaan berda-sarkan LPB lembar 1 dan Memo Debit lembar 2, dan
mengembalikan kedua dokumen tersebut ke Bagian Hutang, untuk
diarsipkan.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 81818181
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 82828282
3) Uraian Kegiatan (Operational List) Sistem Retur Pe mbelian
a. Bagian Pembelian
1) Membuat Memo Debit 6 lembar
2) Mendistribusikan Memo debit :
- Lembar ke 1 dan 2 : dikirim ke bagian Hutang
- Lembar ke 3 : dikirim ke bagian gudang, sebagai perintah untuk
menyerahkan barang yang akan dikembalikan, ke
bagian pengiriman barang
- Lembar ke 4 dan 5 : dikirim ke bagian pengiriman barang
- Lembar ke 6 : diarsipkan menurut nomor urutnya
b. Bagian gudang
1) Menerima memo debit lembar ke 3 dari bagian pembelian
2) Menyiapkan barang sesuai dengan yang tercantum dalam memo debit
3) Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang
4) Mencatat memo debit dalam kartu gudang
5) Mengarsipkan memo debit berdasarkan nomor urut
c. Bagian pengiriman barang
1) Menerima memo debit lembar ke 4 dan 5 dari bagian pembelian
2) Menerima barang dari gudang
3) Membuat laporan pengiriman barang (LPB) 2 lembar
4) Menempelkan memo debit lembar ke 5 sebagai slip pembungkus
5) Mengirimkan barang kepada pemasok
6) Mendistribusikan Laporan pengiriman barang sebagai berikut :
- Lembar ke 1 : dikirim ke bagian hutang
- Lembar ke 2 : mengarsipkan bersama memo berdasar nomor urut
d. Bagian hutang
1) Menerima memo debit lembar ke 1 dan 2 dari bagian pembelian
2) Menerima laporan pengiriman barang lembar ke 1 dari bagian
pengiriman barang
3) Memeriksa memo debit
4) Mengirimkan memo debit lembar ke 1 ke pemasok
5) Mengirimkan memo debit lembar ke 2 dilampiri laporan pengiriman
barang kepada bagian administrasi persediaan
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 83838383
6) Menerima kembali memo debit lembar ke 2 dari bagian akuntansi
7) Mengarsipkan memo debit lembar ke 2 dilampiri laporan pengiriman
barang ke dalam arsip bukti kas yang belum dibayar sebagai
pengurang kewajiban kepada pemasok
e. Bagian administrasi persediaan
1) Menerima memo debit lembar ke 2 dilampiri laporan pengiriman
barang dari bagian hutang
2) Mengisi harga pokok per satuan ke dalam kartu persediaan
3) Mencatat berkurangnya persediaan ke dalam kartu persediaan yang
bersangkutan
4) Mengirim memo debit lembar ke 2 yang dilampiri laporan penerimaan
barang ke bagian akuntansi
f. Bagian akuntansi
1) Menerima memo debit lembar ke 2 dilampiri laporan pengiriman
barang dari bagian administrasi persediaan
2) Mencatat ke jurnal umum
3) Mengirim memo debit lembar ke 2 yang dilampiri dengan laporan
penerimaan barang ke bagian hutang
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 84848484
4) Media (formulir) yang digunakan
No. SPP:
Tgl.
SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN Gunakan formulir yang berbeda untuk setiap barang yang Saudara minta
Dari Bagian : ..................................... Digunakan untuk: .................................
Sifat Permintaan Biasa Segera Mendesak
Kuantitas Nomor Part atau No. katalog Ukuran Penjelasan Lengkap
Kirim ke ……………………….
Bebankan ke Dept ….. No. Rek ….
Tgl Diperlukan…………
Diperlukan oleh ………..
Disetujui oleh ................
Diisi oleh
Bag. Pembelian
Pemasok Harga
Per unit
Total
Harga
No.
SOP
. Harga yang lalu ……………..
Pemasok yang lalu …………
Untuk dibeli : Ya / tidak
II/1
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 85858585
PT. BINTANG
Jl. Bojana Tirta 1 Jakarta
SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA
Kepada Yth :
Catatan:
Kepada Yth :
Permintaan Penawaran
Harga ini bukan merupa-
kan order pembelian
Kepada Yth :
Tgl. SPPH
Silahkanmenawarkan kepada kami barang-barang berikut ini. Kami bersedia
mempertimbangkan barang subtitusi
Kuantitas
No.
Part
Keterangan
Harga
Per unit
Potongan
Harga
Bersih
Kami menawarkn barang tersebut di atas dengan syarat pengiriman FOB ............
dengan syarat pembayaran ............, dengan jangka waktu pengiriman ............
hari setelah oder pembelian kami terima
Nama Perusahaan Tandatangan
Kirimkan kembali formulir ini ke Bagian Pembelian pada alamat diatas
II/2
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 86868686
N0. 101010203
PT. BINTANG
Surat Order Pembelian
(Purchase Order)
Kepada Yth.: PT. Cucakrawa
Jl. Limau – Madiun
Nomor ini harus dicantumkan
dalam faktur, slip pembungkus
dan korespodensi
Kirim ke : PT. Bintang
Jl. Bojana Tirta 1 - Jakarta
Tanggal :
Syarat :
Tgl Diperlukan :
No.
Urut
Nama
Barang
Spesifikasi
barang
Satuan
Kuantitas
Harga
satuan
Total
Harga
Jumlah
Budiman Santoso
Manajer Pembelian
II/3
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 87878787
PT. BINTANG
LAPORAN PENERIMAAN BARANG
Barang diterima melalui:
Bila melalui truk sendiri, tulis nama pengemudi
Nama Perusahaan Pengirim
Alamat:
Tanggal
No. Mobil Nomor/Kondisi
Segel
No. Surat Order
Pembelian
No. Surat Order
Pengiriman
Jumlah
Bungkus/unit
Jenis
Pembungkus
Ukuran
Penjelasan
Lengkap
Spesifikasi
Barang
Tanda pada
Pembungkus
Kuantitas
Kondisi
pada
Saat
Diterima
Diperiksa oleh
Diterima oleh
II/4
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 88888888
PT. BINTANG
MEMO DEBIT
Kepada Yth:
Nomor :
Tanggal:
Rekening hutang kami kepada Saudara telah kami debit
dengan adanya pengembalian barang kepada Saudara,
karena adanya ketidak sesuaian antara barang yang kami
terima dengan barang yang dipesan menurut order
pembelian kami
Referensi Saudara : Referensi kami
Surat Perintah Pengiriman: Surat Order Pembelian:
Nomor: Tanggal: Nomor: Tanggal:
No.
Urut
Nama barang
Satuan
Kuantitas
Harga
Satuan
Jumlah
Jumlah
Bagian Pembelian
II/5
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 89898989
PT. BINTANG
LAPORAN PENGIRIMAN BARANG
No. LPB: Tanggal No. Surat Order
Pembelian
Tgl.
Kepada Yth:
Dikirim ke :
No. Urut Nama Barang Spesifikasi barang
Satuan
Kuantitas
Surat Perintah Pengiriman Saudara
Nomor: Tanggal:
Bag. Pengiriman
II/6
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 90909090
3.2. Latihan 3
PT. Healt Equipment adalah sebuah perusahaan distribusi peralatan
kesehatan yang melakukan pembelian (impor) dari Internasional Healt
Equipment, Ltd di USA berupa barang-barang peralatan rumah sakit. Pesanan
Pembelian (Purhase Order) yang ditandatangani manajer pembelian dikirimkan
pada akhir Agustus 2007. Penjual mensyaratkan penyerahan berdasarkan Free
on Board Shipping Point dan pembayaran dengan niai CIF melalui City Bank.
Tanggal 15 September 2007 PT. Healt Equipment menerima pemberitahuan dari
City Bank di Jakarta bahwa dokumen impor sudah bisa diselesaikan. Manajer
keuangan mengotorisasi cek Bank Mandiri untuk melakukan pembayaran nilai
impornya sebesar USD 250.000,00 ke City Bank Jakarta. Setelah penyelesaian
pembayaran tersebut, petugas Bagian Impor mengambil dokumen untuk
pengurusan berikutnya. Manajer Keuangan mengotorisasi pengeluaran untuk
membayar pungutan negara ke Bank Mandiri untuk penyelesaian dokumen PIB.
Berdasarkan dokumen impor petugas Bagian Impor mengurus BL dan SPPB.
Petugas Penerimaan Barang melakukan pengambilan barang ke TPS dengan
menggunakan SPPB, untuk kemudian membuat laporan serta menyerahkan ke
gudang. Invoice serta dokumen pendukung lainnya oleh bagian impor diserahkan
ke bagian akuntansi, sementara lembar bukti pembayaran pembelian (impor)
diterima dari bagian keuangan. Dari petugas penerima barang, diterima Laporan
Penerimaan Barang. Bagian akuntansi juga menerima bukti pembayaran atas
pungutan negara. Berdasarkan dokumen transaksi tersebut bagian akuntansi
melakukan pencatatan.
Saudara diminta menyusun bagan sistem pembelian untuk PT. Healt Equipment,
berkaitan dengan kegiatan impor di atas.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 91919191
3.3. Rangkuman
1. Sistem pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang
yang diperlukan perusahaan. Sistem pembelian dirancang untuk menangani
pembelian kredit. Kegiatan pembelian dimulai dengan mengajukan
permintaan pembelian, kemudian dilanjutkan dengan permintaan penawaran
harga dan pemilihan pemasok, pengiriman order pembelian kepada pemasok
terpilih, penerimaan barang yang dibeli, pencatatan hutang yang timbul dari
transaksi pembelian dan berakhir dengan distribusi pembelian.
2. Barang yang sudah diterima dari pemasok adakalanya tidak sesuai dengan
barang yang dipesan menurut order pembelian. Ketidak sesuaian tersebut
terjadi kemungian karena :
1) barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum
dalam order pembelian,
2) barang mengalami kerusakan dalam pengiriman
3) barang diterima melewati tanggal yang dijanjikan pemasok.
Sistem retur pembelian dipergunakan dalam perusahaan untuk mengembalikan
barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 92929292
3.4. Test formatif – 3
Lingkarilah huruf B jika benar atau huruf S jika sa lah, untuk
pernyatan-pernyataan berikut:
1. B – S Saldo hutang dagang kepada pemasok tertentu diperlukan oleh pihak manajemen dalam kegiatan pembelian.
2. B – S Salah satu unit organisasi yang terkait dalam sistem pembelian adalah bagian piutang.
3. B – S Transaksi pembelian hanya dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan barang, dan fungsi akuntansi.
4. B – S Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian.
5. B – S Bukti kas keluar diotorisasi oleh Direktur Pemasaran. 6. B – S Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran bersaing
dari berbagai pemasok. 7. B – S Laporan pengiriman barang untuk retur diotorisasi oleh
fungsi pengiriman barang. 8. B – S Pencatatan berkurangnya hutang didasarkan pada memo
kredit dan laporan penerimaan barang. 9. B – S Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi. 10. B – S Memo kredit adalah salah satu dokumen yang
dipergunakan dalam sistem retur pembelian.
Pilihlah satu jawaban yang anda anggap paling benar dari alternatif pilihan
jawaban yang disediakan (A/B/C/D)
1. Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan
pembelian antara lain adalah...
a. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu
b. Jenis perusahaan yang telah mencapai titik pemes anan kembali
c. Jumlah piutang kepada debitur dari penjualan kredit
d. nama dan alamat pembeli
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 93939393
2. Dokumen yang dipergunakan dalam sistem pembelian antara lain adalah...
a. Surat perubahan order
b. Bukti setor bank
c. Rekap harga pokok penjualan
d. Pita Register kas (Cash register tape)
3. Berikut ini adalah salah satu unit organisasi yang terkait dalam sistem
pembelian...
a. Bagian pengiriman barang
b. Bagian hutang
c. Bagian kassa
d. Bagian administrasi persediaan & kartu biaya
4. Salah satu sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang baik dalam sistem
pembelian...
a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan
menggunakan formulir faktur penjualan tunai
b. Pencatatan hutang didasarkan pada dokumen PO, LPB, dan faktur
dari pemasok
c. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerima kas dengan cara
membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan
pita register kas pada faktur tersebut.
d. Faktur penjualan tunai bernomor urut cetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
5. Salah satu praktek yang sehat dalam sistem pembelian adalah...
a. Laporan penerimaan barang bernomor urut cetak da n pemakaianya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan barang
b. Faktur penjualan bernomor urut cetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan (piutang)
c. Secara periodik dilakukan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening
buku besar, sebagai rekening kontrol piutang
d. Secara periodik fungsi pencatatan piutang mengirim pernyataan piutang
(Account Receivable statement) kepada setiap debitur, untuk menguji
ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 94949494
6. Berikut ini salah satu sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem
retur pembelian...
a. Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi ole h fungsi pembelian
b. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan
menggunakan formulir surat perintah (order) pengiriman
c. Pencatatan berkurangnya piutang karena retur penjualan, didasarkan
pada memo kredit yang didukung dengan laporan penerimaan barang
d. Secara periodik fungsi pencatatan piutang mengirim pernyataan piutang
(Account Receivable statement) kepada setiap debitur
3.5. Umpan Balik dan Tindak Lanjut :
Cocokkan hasil jawaban dengan kunci yang terdapat di bagian belakang modul
ini. Hitung jawaban Anda yang benar. Kemudian gunakan rumus untuk
mengetahui tingkat pemahaman terhadap materi hak dan kewajiban serta
keberatan dan banding perpajakan.
TP = Jumlah Jawaban Yang Benar X 100%
Jumlah keseluruhan Soal
Apabila tingkat pemahaman Anda dalam memahami materi yang sudah dipelajari
mencapai
91 % s.d 100 % : Amat Baik
81 % s.d. 90,00 % : Baik
71 % s.d. 80,99 % : Cukup
61 % s.d. 70,99 % : Kurang
Bila tingkat pemahaman belum mencapai 81 % ke atas (kategori “Baik”), maka
disarankan mengulangi materi.
***
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 95959595
4. Kegiatan Belajar (KB) 4
SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN / PENGUPAHAN
4.1. Uraian dan Contoh
Sistem penggajian / upah digunakan dalam perusahaan untuk
penghitungan dan pembuatan daftar gaji / upah yang harus dibayar oleh
perusahaan serta pembebanan biaya upah ke dalam harga pokok produksi.
Dokumen yang dipergunakan dalam sistem penggajian / upah
(10) Kartu kehadiran pegawai
(11) Tiket waktu berjalan (Job time ticket)
(12) Daftar gaji / upah
(13) Journal Voucher (pembebanan ke biaya produksi maupun pengeluaran kas)
(14) Cek dan bukti setor
Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem penggajian / upah
(1) Register bukti kas keluar
(2) Jurnal pengeluaran kas
Unit organisasi (fungsi ) yang terkait dalam sistem penggajian / upah
(1) Bagian produksi
(2) bagian pengawasan waktu
(3) bagian akuntansi biaya
Indikator Keberhasilan : Setelah mempelajari materi diharapkan siswa mampu : 1. mampu menjelaskan elemen pengendalian intern dalam sistem
penggajian/upah 2. mampu menjelaskan bagan alir sistem penggajian/upah 3. mampu menguraikan kegiatan sistem penggajian/upah
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 96969696
(4) bagian gaji / upah
(5) bagian personalia
(6) bagian akuntansi
(7) bagian keuangan
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian / upah
(1) prosedur penetapan waktu kerja
(2) prosedur pembuatan daftar gaji / upah
(3) prosedur pembayaran gaji / upah
A. Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian /
Upah
Elemen pengendalian intern yang harus ada dalam sistem penggajian /
upah dirancang untukmenjaga kekayaan dan kewajiban perusahaan serta
menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. Elemen tersebut terdiri dari
fungsi (organisasi ) sistem otorisasi dan prosedur serta praktek yang sehat.
ORGANISASI
(1) terdapat pemisahan fungsi pengawasan waktu, pembuat daftar gaji / upah
dan pembayaran gaji/upah
SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR PENCATATAN
(2) Penetapan tarip upah diotorisasi oleh bagian personalia
(3) daftar jam kehadiran pegawai diotorisasi oleh petugas pengawasan waktu
(4) daftar gaji/ upah diotorisasi bagian gaji / upah
(5) pengeluaran uang (cek) diotorisasi oleh bagian keuangan
(6) pencatatan beban gaji/upah serta pengeluaran kas dilakukan oleh bagian
akuntansi
PRAKTEK YANG SEHAT
(7) kartu kehadiran pegawai diselenggarakan oleh fungsi pengawasan waktu
kerja dan diisi oleh karyawan (dengan mesin punch clock) didepan petugas
khusus
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 97979797
(8) job time ticket bernomor urut cetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi produksi
B. Bagan Alir Sistem / Pengupahan
Dalam gambar di halaman 60 penulis sajikan rancangan bagan alir sistem
penggajian/pengupahan.
= Bagian Produksi melakukan pengendalian jam kerja karyawan pabrik melalui
Tiket Waktu Berjalan (Job Time Ticket), yaitu jam kerja efektif karyawan
pabrik secara periodik (misal mingguan). Kartu ini dibukukan, untuk kemudian
dikirimkan ke Petugas Pengawasan Kehadiran.
= Petugas Pengawas Kehadiran mengawasi kehadiran karyawan di pintu
utama (depan), tempat dimana setiap karyawan yang masuk, melakukan
absensi melalui punch clock. Secara periodik, petugas ini melakukan
pencocokan Kartu Kehadiran dengan Tiket Waktu Berjalan, untuk
mengetahui apakan setiap karyawan yang hadir, benar-benar bekerja di
unitnya. Petugas membuat Daftar Kehadiran Pegawai, dan mengirimkan ke
Bagian Gaji / Upah, sementara Tiket Waktu Berjalan dikirimkan ke Bagian
Akuntansi Biaya.
= Akuntansi Biaya menggunakan Tiket Waktu Berjalan untuk menghitung
Beban Upah yang akan dialokasikan ke harga pokok produksi, melalui
Journal Voucher. Journal Voucher ini kemudian dikirimkan ke Bagian
Akuntansi.
= Bagian Gaji / Upah, berdasarkan Daftar Kehadiran Pegawai, membuat Daftar
Gaji. Bila ada perubahan jumlah pegawai ataupun besarnya tarip upah,
Bagian Personalia akan memberikan informasi hal tersebut. Disamping daftar
gaji, bagian ini juga menyiapkan slip pembayaran gaji / upah yang akan
didistribusikan ke karyawan. Daftar Gaji dan Slip pembayaran dikirimkan ke
Bagian Keuangan.
= Bagian Keuangan (Kasir) berdasarkan Daftar gaji / upah segera
mempersiapkan cek dan bukti setor ke bank untuk dana pembayaran gaji dan
upah. Slip didistribusikan ke karyawan untuk mengambil gaji / upah ke bank,
dengan menandatangani daftar gaji / upah. Bagian keuangan
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 98989898
mempersiapkan Journal Voucher, yang dilampiri bukti setor, daftar gaji
lembar 1 yang telah ditandatangani dan dikirim ke Bagian Akuntansi.
Sementara lembar 3 daftar Gaji / Upah dikembalikan ke Bagian Gaji / Upah
dan lembar 2 diarsipkan beserta bukti kas keluar.
= Bagian Akuntansi membandingkan journal voucher dari Akuntansi Biaya dan
Bagian Keuangan dan mencatat serta mengarsipkan dokumen – dokumen
yang diterimanya.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 99999999
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 100100100100
C. Uraian Kegiatan (Operation List) sistem penggajian /
upah
a. Bagian Produksi
1) Menyelenggarakan job time ticket ( kartu jam kerja ) dalam
pelaksanaan produksi
2) Mengirim job time ticket ke petugas pengawasan waktu kerja
b. Bagian pengawasan waktu kerja
1) Mempersiapkan kartu kehadiran pegawai
2) Mengawasi kehadiran pegawai melalui mesin punch clock
3) Menerima job time ticket dari bagian produksi
4) Membandingkan antara kehadiran pegawai berdasarkan kartu
kehadiran dengan job time ticket yang diterima dari bagian produksi
5) Membuat daftar kehadiran pegawai dan dikirim ke bagian gaji / upah
6) Mengirimkan job time ticket ke bagian akuntansi biaya
7) Mengarsipkan kartu kehadiran pegawai dan copy daftar kehadiran
pegawai
c. Bagian akuntansi biaya
1) Menerima job time ticket dari fungsi pengawasan waktu kerja
2) Melakukan perhitungan beban upah ke dalam biaya produksi
3) Membuat jurnal voucher atas pembebanan biaya upah ke barang
dalam proses
4) Mengirimkan journal voucher ke bagian akuntansi
d. Bagian gaji/upah
1) Memonitor perubahan data pegawai dari fungsi personalia
2) Menerima daftar kehadiran pegawai dari fungsi pengawasan waktu
kerja
3) Membuat daftar gaji/upah serta mempersiapkan slip pembayaran
gaji/upah
4) Mengirimkan daftar gaji/upah beserta slip pembayaran ke bagian
keuangan
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 101101101101
5) Mengarsipkan copy daftar gaji/upah yang diperoleh dari bagian
keuangan
e. Bagian keuangan
1) Menerima daftar gaji/upah beserta slip pembayaran dari bagian
gaji/upah
2) Mempersiapkan journal voucher, cek dan bukti setor ke bank untuk
dana pembayaran gaji
3) Melakukan distribusi slip pembayaran gaji/upah ke pegawai dengan
cara pegawai menandatangani daftar gaji/upah
4) Mendistribusi :
- Lembar ke 1 daftar gaji/upah, bukti setor bank serta journal voucher
ke bagian akuntansi
- Lembar ke 3 daftar gaji /upah ke bagian gaji /upah
- Lembar ke 2 untuk arsip
5) Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke 3 beserta dokumen
pendukungnya
f. Bagian akuntansi
1) Menerima journal voucher dari bagian akuntansi biaya dan
mencatatatnya
2) Menerima bukti pengeluaran kas beserta pendukungnya dari Bagian
Keuangan
3) Membandingkan dua data tersebut serta mencatat pengeluaran kas
4) Mengarsipkan journal voucher serta bukti kas keluar berdasarkan
tanggalnya
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 102102102102
4.2. Latihan 4
1. Uraikan prosedur – prosedur yang membentuk sistem penggajian
dan upah
2. Sebutkan unsur pengendalian yang ada dalam sistem akuntansi
penggajian / upah
3. Sebutkan catatan akuntansi yang digunakan dan jelaskan peran
masing – masing dalam sistem akuntansi penggajian / upah
4. Sebutkan dokumen yang digunakan dan jelaskan peran masing –
masing dalam sistem akuntansi penggajian / upah
4.3. Rangkuman
Sistem akuntansi penggajian digunakan untuk menangani transaksi
pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan staff tetap dan
manajer. Sistem akuntansi upah digunakan untuk menangani transaksi
pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan tidak tetap.
Ada dua waktu yang dicatat untuk tenaga kerja langsung ( dalam produksi ), yaitu
waktu hadir yang merupakan jumlah waktu karyawan berada di perusahaan dan
waktu kerja yang merupakan waktu yang digunakan oleh tenaga kerja langsung
untuk mengerjakan produk / pesanan tertentu. Untuk mencatat waktu hadir
digunakan kartu hadir, sedang untuk waktu kerja tenaga kerja langsung
digunakan kartu jam kerja. Dokumen yang kedua inilah yang dijadikan dasar
pendistribusian biaya upah langsung terhadap produk / pesanan yang
bersangkutan.
Jumlah gaji dan upah dihitung dalam Daftar gaji dan Upah, dan atas
dasar daftar tersebut, fungsi keuangan mengeluarkan uang untuk pembayaran
gaji dan upah karyawan. Untuk distribusi gaji dan upah, dibuatlah rekapitulasi gaji
dan upah, dan berdasarkan dokumen ini, biaya upah dialokasikan ke rekening
biaya menurut informasi yang dikehendaki manajemen.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 103103103103
4.4. Test Formatif – 4 :
Lingkarilah huruf B jika benar atau huruf S jika sa lah, untuk
pernyataan-pernyataan berikut:
1. B – S Tiket waktu berjalan (job time ticket) adalah salah satu dokumen yang dipergunakan dalam sistem penggajian
2. B – S Salah satu catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem penggajian adalah cek dann bukti setor.
3. B – S Harus ada pemisahan fungsi pengawasan waktu, pembuat daftar gaji dan pembayaran gaji.
4. B – S Job time ticket bernomor urut cetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pengawasan waktu.
5. B – S Pengeluaran uang (cek) diotorisasi oleh bagian personalia. 6. B – S Sistem akuntasi upah digunakan untuk menangani
transaksi oembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan tidak tetap.
7. B – S Waktu kerja adalah jumlah waktu karwayan berada di perusahaan.
8. B – S Dasar pendistribusian biaya upah langsung terhadap produk/pesanan yang bersangkutan adalah kartu jam kerja.
9. B – S Fungsi keuangan mengeluarkan uang untuk pembayaran gaji dan upah karyawan berdasarkan daftar gaji dan upah.
10. B – S Daftar gaji dan upah di otorisasi oleh bagian gaji/upah.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 104104104104
4.5. Umpan Balik dan Tindak Lanjut :
Cocokkan hasil jawaban dengan kunci yang terdapat di bagian belakang modul
ini. Hitung jawaban Anda yang benar. Kemudian gunakan rumus untuk
mengetahui tingkat pemahaman terhadap materi hak dan kewajiban serta
keberatan dan banding perpajakan.
TP = Jumlah Jawaban Yang Benar X 100%
Jumlah keseluruhan Soal
Apabila tingkat pemahaman Anda dalam memahami materi yang sudah dipelajari
mencapai
91 % s.d 100 % : Amat Baik
81 % s.d. 90,00 % : Baik
71 % s.d. 80,99 % : Cukup
61 % s.d. 70,99 % : Kurang
Bila tingkat pemahaman belum mencapai 81 % ke atas (kategori “Baik”), maka
disarankan mengulangi materi.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 105105105105
PENUTUP
Auditor yang profesional sangat dibutuhkan oleh Direktorat Jenderal Bea
dan Cukai dalam rangka tugas audit Kepabeanan dan Cukai. Dengan membaca
modul Internal Control Review ini diharapkan pembaca mendapatkan
pengetahuan dan ketrampilan yang utuh tentang bagaimana melakukan
pemeriksaan terhadap persediaan perusahaan. Pengetahuan dan ketrampilan
yang utuh tentang Internal Control Review sangat membantu dalam pelaksanaan
tugas audit pada Direktorat Jenderal Bea dan Cukai.
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 106106106106
TES SUMATIF
Pilihan Ganda :
Lingkarilah jawaban yang Saudara anggap paling bena r dari beberapa
alternative jawaban yang tersedia di bawah ini.
1. Apakah tujuan utama auditor independen untuk memperoleh suatu
pemahaman atas pengendalian intern....
a. untuk mematuhi prinsip – prinsip akuntansi yang berlaku umum
b untuk memperoleh suatu ukuran jaminan dari efisiensi manajemen
c untuk memeliharasuatu keadaan independen dalam sikap mental
d untuk menentukan sifat, saat, serta luas pengujiannya
.2. Yang menunjukkan adanya pengendalian intern dalam pengelolaan kas
adalah ....
a. pemegang kas menandatangani cek pembayaran gaji
b pemegang kas menyiapkan cek pembayaran gaji
c pemegang kas menandatangani dan mencatat pembayaran gaji
d pemegang kas menyiapkan dan mencatat pembayaran gaji
3. Yang dimaksud dengan pengendalian aplikasi antara lain adalah ....
a. adanya keamanan dalam akses data
b adanya pemeriksaan independen.
c pengembangan dan Pemeliharaan sistem aplikasi,
d pengendalian atas pusat operasi data,
4. Yang bukan termasuk dalam pengendalian umum adalah ....
a. adanya keamanan dalam akses data
b adanya pemeriksaan independen.
c pengembangan dan Pemeliharaan sistem aplikasi,
d pengendalian atas pusat operasi data,
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 107107107107
5. Yang dimaksud dengan “ pengendalian adalah suatu proses “ adalah ....
a. pengendalian adalah suatu cara mencapai tujuan.
b pengendalian intern merupakan alat meningkatkan efisiensi,
c pengendalian intern alat untuk mencegah kebocoran,
d pengendalian intern berusaha memberikan keyakinan memadai atas
informasi keuangan.
6. Pengendalian intern dirancang dengan tujuan sebagai berikut, kecuali....
a. memberikan keyakinan yang memadai atas keandalan laporan
keuangan.
b menjamin Efektivitas dan efisiensi operasi,
c mencegah manipulasi.
d menjamin kepatuhan terhadap kebijakan serta peraturan yang
berlaku,
7. Untuk memudahkan pengendalian dokumen yang hilang serta
pencariannya, maka pengendalian yang tepat dilakukan melalui ....
a. disimpan berdasar urutan jatuh tempo.
b dokumen dibuat sesederhana mungkin,
c dokumen segera dicatat pada saat transaksi berlangsung,
d pencetakan dokumen dengan nomor urut.
8. Untuk memastikan bahwa dokumen dan catatan dapat dipahami dengan
jelas, maka dokumen dirancang ....
a. untuk mendorong persiapan yang benar.
b pencetakan dokumen dengan nomor urut,
c dokumen dibuat sesederhana mungkin.
d dokumen dirancang untuk berbagai kebutuhan,
9. Aktivitas pengendalian, diantaranya adalah adanya pemisahan tugas,
yakni ....
a. bagian penggajian dengan gudang penyimpanan.
b bagian penjualan dengan produksi,
c bagian Akuntansi, Pemegang kas dan Pemberi persetujuan
pengeluaran kas.
d bagian pembelian dengan petugas pencatat piutang dagang,
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 108108108108
10. Untuk menjamin tidak adanya perangkapan fungsi, maka ....
a. berbagai tahapan dalam pelaksanaan suatu transaksi, dilakukan
oleh orang yang berbeda.
b pemegang kas menyiapkan dan menandatangani cek pembayaran
hutang,
c bagian akuntansi mencatat setoran dan penarikan uang bank,
sekalian melakukan rekonsiliasi,
d bagian pembelian sekaligus mencatat hutang dagang,
11. Berikut ini merupakan keterbatasan dari pengendalian intern, kecuali ....
a. kesalahan pengambilan keputusan karena kurangnya informasi dan
keterbatasan waktu,
b pelanggaran oleh manajemen untuk tujuan tertentu,
c manfaat yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.
d adanya praktek kolusi antar pegawai maupun dengan pihak ketiga,
12. Prosedur dalam memahami pengendalian intern klien adalah dengan
langkah berikut, kecuali ....
a. mereview hasil audit sebelumnya,.
b menginspeksi dokumen dan catatan yang terkait,
c mengobservasi aktivitas dan operasi perusahaan,
d mengkofirmasikan tagihan perusahaan ke pelanggan.
13. Pada unit usaha retail yang relatif kecil, seperti “Indomart” dengan sistem
waralaba, maka kepentingan pengendalian internal akan dibatasi oleh ....
a. adanya praktek kolusi pegawai dengan pemasok.
b perbandingan biaya dengan manfaat yang diperoleh,
c pelanggaran oleh manajemen untuk tujuan tertentu,
d kesalahan pengambilan keputusan karena kurangnya informasi.
14. Berikut ini adalah jaringan prosedur yang membentuk sistem
penjualan tunai, kecuali ....
a prosedur order penjualan,
b prosedur persetujuan kredit.
c prosedur penerimaan kas,
d prosedur pengiriman / penyerahan barang,
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 109109109109
15. Berikut ini adalah jaringan prosedur yang membentuk sistem
penjualan kredit, kecuali ....
a prosedur order penjualan,
b prosedur persetujuan kredit,
c prosedur pengiriman / penyerahan barang,
d prosedur penerimaan kas.
16. Dalam sistem penjualan tunai, Bagian Penjualan berfungsi ....
a menerima pembayaran dari pembeli,
b menerima order dari pembeli, membuat faktur penjualan tunai,
dan menyerahkan faktur tsb. ke kasir via pembeli.
c menyerahkan barang kepada pembeli,
d menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan
pembeli,
17. Dalam sistem penjualan kredit, bagian pengiriman berfungsi ....
a memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan,
b menerima order dari pembeli untuk pengisian faktur penjualan,
c menyerahkan barang kepada pembeli atas dasar order
pengiriman yang diterima dari fungsi penjualan.
d membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan
18. Dalam sisten penjualan kredit, otorisasi pemberian kredit dibuktikan
dengan dokumen yang disebut ....
a surat perintah pengiriman.
b tembusan ( copy ) kredit,
c faktur penjualan,
d surat pengakuan,
19. Dalam sistem penjualan kredit, tembusan shipping order yang
berfungsi sebagai pemberitahuan kepada pelanggan, bahwa
pesanannya telah diterima dan dalam proses pengiriman disebut ....
a surat muat ( bill of loading ),
b tembusan kredit ( credit Copy ),
c slip pembungkus ( packing slip ),
d surat pengakuan ( acknowledgement copy ).
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 110110110110
20. Dokumen yang digunakan oleh berbagai fungsi dalam organisasi,
untuk meminta fungsi pembelian agar melaksanakan pengadaan
barang yang mereka perlukan, adalah ....
a surat order pembelian,
b surat permintaan penawaran harga,
c surat permintaan pembelian.
d surat permintaan barang,
21. Laporan penerimaan barang yang dibuat oleh fungsi penerimaan
barang, didis- tribusikan ke fungsi – fungsi lain, kecuali ....
a fungsi pembelian,
b fungsi pencatatan hutang,
c fungsi gudang,
d fungsi keuangan.
22. Manakah diantara dokumen berikut ini, yang menunjukkan bahwa
barang yang dibeli perusahaan merupakan barang yang benar-benar
dibutuhkan oleh perusahaan ....
a surat permintaan pembelian.
b laporan penerimaan barang,
c faktur dari pemasok,
d surat order pembelian,
23. Fungsi yang memiliki wewenang untuk menerima atau menolak
barang yang dikirimkan oleh pemasok adalah ....
a fungsi pembelian,
b fungsi pencatat piutang,
c fungsi penerimaan barang.
d fungsi gudang,
24. Jika perusahaan menggunakan blind receiving system, informasi yang
diberi-kan kepada fungsi penerimaan barang adalah ....
a tanggal penerimaan barang yang direncanakan,
b jenis barang yang dipesan dari pemasok.
c kuantitas barang,
d nama pemasok,
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 111111111111
25. Berikut ini adalah tembusan surat Order pembelian, kecuali ....
a tembusan untuk fungsi penerimaan barang,
b tembusan untuk fungsi peminta barang.
c tembusan untuk Bukti kas keluar,
d tembusan pengakuan ( telah menerima ) oleh pemasok,
26. Manakah diantara prosedur berikut ini yang bukan merupakan unsur
jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian/upah ....
a prosedur pencatatan waktu kehadiran,
b prosedur pencatatan waktu kerja,
c prosedur pembuatan Daftar Gaji,
d prosedur pembuatan bukti pengeluaran kas dan distribusi
gaji/upah.
27. Dokumen yang dipakai sebagai dasar distribusi biaya gaji dan upah,
dalam jurnal umum adalah ....
a daftar gaji atau daftar upah,
b kartu penghasilan karyawan,
c rekap daftar gaji atau rekap daftar upah.
d surat pemberitahuan gaji / upah,
28. Untuk mendistribusikan upah langsung yang dibebankan kepada
pesanan tertentu ( pada produksi berdasar pesanan ), jam kerja
karyawan dikumpulkan berdasarkan dokumen ....
a kartu jam hadir,
b kartu penghasilan karyawan,
c kartu jam kerja.
d kartu harga pokok produk,
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 112112112112
KUNCI JAWABAN
TEST FORMATIF
Test Formatif 1 Test Formatif 2 Te st Formatif 3 Test Formatif 4
1. d 1. S 1. B 1. B
2. b 2. B 2. S 2. S
3. b 3. B 3. S 3. B
4. b 4. S 4. S 4. S
5. a 5. S 5. S 5. S
6. c 6. B 6. B 6. B
7. d 7. B 7. B 7. S
8. c 8. S 8. S 8. B
9. c 9. B 9. B 9. B
10. a 10. S 10. S 10. S
11. c 11. A 11. B
12. d 12. C 12. A
13. d 13. D 13. B
14. C 14. B
15. A 15. A
16. A
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 113113113113
TEST SUMATIF
No. No. No.
1. d 11. c 21. d
2. b 12. d 22. a
3. b 13. d 23. c
4. b 14. b 24. b
5. a 15. d 25. b
6. c 16. b 26. d
7. d 17. c 27. c
8. c 18. a 28. c
9. c 19. d
10. a 20. c
Internal Control Review
DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit DTSS Post Clearance Audit 114114114114
DAFTAR PUSTAKA
Direktorat Jenderal Bea dan Cukai. 2000. Catatan Penjelasan untuk Harmonized
System.
Kantor Pusat Direktorat Jenderal Bea dan Cukai. 1979. Mengenal Barang.
Van Hoeve – Ichtiar Baru. 1982. Ensiklopedi Indonesia. Jakarta.
Word Customs Organization. 2007. Harmonized System.
Departemen Keuangan RI. 2007. Buku Tarif Bea Masuk Indonesia). Jakarta.
World Customs Organization. 2007. Explanatory Notes.
Direktorat Jenderal Bea dan Cukai. 1995. Ilmu Mengenal Barang. Jakarta.
Mc. Millan. 1994. Textile. London.
Dunia Pengetahuan Barang, Gramedia Pustaka
Mc. Graw Hill. 1967. Machine. London.
Electronic appliance. 1967. Durban, Nem York.
Pusdiklat Bea dan Cukai. 1992. Pengantar Pengetahuan Barang.
---