20140603 GR-Västkom Göteborg · 2014-06-04 · 20140603 GR-Västkom Göteborg. Agenda e-Arkivering Måste fungera! Helhetsbild Riksarkivet Långtidsarkivering Återsökning Digital

eArkiv20140603 GR-Västkom Göteborg

Jag

• Född i Holland • Bakgrund inom IT !

• Arkiv och e-arkiv - Eskilstuna stadsarkiv - projekt Elektroniskt bevarande - eARD projekt

20140603 GR-Västkom Göteborg

Agenda

e-Arkivering

Måste fungera!

Helhetsbild

Riksarkivet

Långtidsarkivering

Återsökning

Digital

Effektiv

Handlingar

Riktlinjer

Sveriges Kommuner och Landsting

E-delegationen

Sekretess

Råd

Information

Säkerhet

Vad händer

Hur gör jag

eARD

FGS


Agenda

• Inledning • Olika begrepp • Sambruks projekt Elektroniskt bevarande • E-delegationens roll och arbete • Riksarkivets projekt e-arkiv och e-diarum (eARD) • SKL:s projekt upphandling e-arkiv • Pågående projekt och arbete • Knyta ihop säcken


Inledning och bakgrund


46,5

Det vi har . . .


Då och nu• Atomer!

• Hög vårdnivå!

• Ägarskap!

• Konsumenter!

• Titta!

• Institutionell identitet!

• Utskick!

• Systematisk planering!

• Stängd!

• Sakkunnig prövning

• Bits!

• Stora volymer!

• Delad information!

• Upptäckare!

• Skapa!

• Lös samarbete!

• Efterfrågan!

• Flytande samverkan!

• Öppen!

• Allmän kunskap


Vision

Det ska vara enkelt att

återsöka, återanvända och arkivera information

hos offentliga myndigheter

oavsett var och hur informationen lagras


Begrepp och definitioner


E-arkiv ?

• Vad är det ?

• Vem har ansvar ?

• Hur ser det ut ?

• Vad betyder det för dig ?

• Var kommer det att finnas ?

Och mig :-)


Verksamhets-system

Verksamhetens arkiv

(närarkiv /mellanarkiv)

Arkiv (slutarkiv)

Begrepp och betydelseAnsvarsgräns


Verksamhets-system

Verksamhetens arkiv

(närarkiv / mellanarkiv)

Arkiv (slutarkiv)


system för bevarande


Verksamhets-system

Verksamhetens arkiv

(närarkiv /mellanarkiv)

Arkiv (slutarkiv)


system för långsiktig informationsförsörjning


eArkiv

”eArkiv är en funktion för långsiktigt bevarande av

elektronisk verksamhetsinformation.

Funktionen kan ta emot, vårda och tillgängliggöra den

bevarade informationen över tid.

I funktionen ingår såväl tekniska lösningar som

administrativa processer med tillhörande resurser.”


eArkiv projekt och arbete


e-Arkiv i Sverige

2005 2008 2011 2012 2014

Sambr

uks E

lektro

niskt

beva

rand

e

Riksar

kivets

eARD

SKL:s

Upp

hand

ling e

-arki

v

2009

E-de

legati

onen

ENSA

M


SambrukElektroniskt bevarande


Sambruk

• Projekt Elektroniskt bevarande - start maj 2008 - etapp 2 avslutades oktober 2011 - 47 deltagande kommuner

Dokumenttyp Slutrapport

Status Slutlig

Sid 14 (27)

Projekt Elektroniskt bevarande, Etapp2

Version 1.0

Versionsdatum 2011-10-12

Om projektet Etapp 2 I det här avsnittet kan du läsa mer om projektet Elektroniskt bevarande. Projektets huvudsyfte är att kommuner ska kunna bevara information som skapas elektroniskt i elektronisk form utan tidsgräns. Färdplanen för projektet löper över ett antal år. Projektet är indelat i ett antal etapper.

Under den första etappen kom deltagarna in på i stort sett obruten mark och fick lära och upptäcka en hel del. Under den andra etappen definierades en kravspecifikation, som kan användes vid en upphandling av ett e-arkiv. Enligt planeringen ska den tredje etappen bestå av upphandling av ett system för e-arkiv. Därefter följer etapper med att införa och testa e-arkiv i kommunerna. När alla etapper är genomförda kan ett e-arkiv som uppfyller lagstiftningens krav på bevarande av elektronisk information vara i drift.

Projektets huvuduppdrag för Etapp 2 var att ta fram en kravspecifikation för ett e-arkiv för den kommunala verksamheten. Kravspecifikationen skulle kunna användas vid en upphandling. Sammanlagt har 47 kommuner deltagit i projektet Elektroniskt bevarande. Kartan nedan visar de kommuner som har varit med. Totalt 7 arbetsgrupper med nästan 100 deltagare har arbetat med olika uppgifter. I projektets andra etapp ingick dessutom följande delprojekt:

Leverans från verksamhetssystem Metadata och filformat Marknadskartläggning (genomfördes i anslutning till arbetet

med kravspecifikation) Checklista Juridiska förutsättningar och konsekvenser Gemensamt elektroniskt arkiv Definition mellanarkiv

I projektet ingick inte upphandling av e-arkiv, anpassning till enskilda kommuners verksamhet, pappersarkiv eller skanning/digitalisering av pappershandlingar samt kostnads- och nyttoanalys. Projektet har under arbetet med slutrapporten sammanställt en ordlista. Tanken är att ordlistan ska fungera som en brygga mellan de olika dokumenten i projektet. Här förklaras de ord som används i olika sammanhang. Målgrupp är alla som läser projektets dokument, både slutrapporten och de dokument som riktar sig till specialister inom olika områden (se Bilaga 1). Läs mer om hur projektet har genomförts i Projektredovisningen.


• Huvudmål: - skapa förutsättningar för ett e-arkiv !

• Mål etapp 2: - framtagning av en kravspecifikation för ett e-arkiv

Sambruk, mål


• Kravlista - >90 krav - ”bör och ska”

• Vägledning till kraven

Sambruk, kravspecifikation


• Leveransen från verksamhetssystem till ett e-arkiv

• Syfte - planera och genomföra av ett uttag - kan användes som kravspecifikation vid

upphandling av nya verksamhetssystem

Sambruk, vägledning


• Utredning samarbetsformer

• Juridiskt underlag

• Utredning metadata

• Checklista

Sambruks projekt, övrigt


• Samarbete är ett måste

• Fokus på e-arkiv

• Bas till SKL:s upphandling e-arkiv

• Input till eARD

Sambruks projekt, effekter


E‑delegationen


E-delegationen

• ”Så enkelt som möjligt för så många som möjligt”

• Samordning - e-utveckling inom offentlig sektor - interoperabilitet - vägledningar och riktlinjer - …


Den ”hårda” infrastrukturen sköts av andra tex PTS telekombranschen

E-delegationen tar hand om den ”mjuka infrastrukturen” !@ = Samverkan på teknisk nivå !@ = Samverkan på organisatorisk nivå !:-- = Finansieringsmodeller !§ = regelverk

E-delegationen


Gemensamma tjänster och information Tjänster och information från en enskild organisation

Gemensamt Enskilt Näringslivet

e-legitimation Mina ärenden

Mina fullmakter Mina meddelanden Effektivare informationsförs.

E-arkiv och e-diarium

Ekonomi Hälsa Vardag Familj Arbete Bostad Utbildning

Tjänster och information från privata sektorn

xx xx xx

Företagande

Enklare Öppnare Effektivare

Förutsättningar för samverkan (vägledningar, standarder, arkitektur, informationsförsörjning)

E-delegationen

eARD (e‑arkiv och e‑diarium)


Vision

Så enkelt som möjligt för så många som möjligt E-delegationen

Det ska vara enkelt att

återsöka, återanvända och arkivera information

hos offentliga myndigheter

oavsett var och hur informationen lagras

Projekt e-arkiv och e-diarium


Kommunikation


Kommunikation


Information

Verksamhets-system

Verksamhetens arkiv

(mellanarkiv)

Arkiv (slutarkiv)


Informationsflöde

Verksamhets-system

Verksamhetens arkiv

(mellanarkiv)

Arkiv (slutarkiv)


Informationsflöde och FGS

Verksamhets-system

Verksamhetens arkiv

(mellanarkiv)

Arkiv (slutarkiv)FGS FGS


Framtid: informationsflöde och FGS från början

Verksamhets-system

Verksamhetens arkiv

(mellanarkiv)

Arkiv (slutarkiv)FGS FGSFGS


Verksamhets-systemVerksamhets-

systemVerksamhets-system

Verksamhetens arkiv

(mellanarkiv)

Verksamhetens arkiv

(mellanarkiv)

Verksamhetens arkiv

(mellanarkiv)FGS

Arkiv (slutarkiv)Arkiv

(slutarkiv)Arkiv (slutarkiv)FGS

Framtid: informationsflöde och -utbyte med FGS

FGS


FGS, vad det är

Information


FGS, vad det är

Information Metadata


FGS, vad det är

Information Metadata


FGS, vad det är

Information MetadataMetadata


FGS hierarkisk struktur

bas

leveranstypspecifikation

FGS för

typ x

FGS för

typ x2

FGS för

paketstruktur

FGS för

ärende-hantering

FGS för

personal


FGS-er, syfte

• förenkla utveckling, upphandling och införande av enhetliga lösningar

• att underlätta sökning och återanvändning av information i handlingar och ärenden

• enkelt, flexibelt → minska tid och kostnaderna


eARD leveranser

• Begreppslista

• FGS:er paketstruktur, ärendehantering, personal

• Vägledning och funktionella krav

• Leveranshandledning

• Testmetodik

• Rapport om nyttor och vinster (maj 2014)


FGS praxis

• SKL/SKI upphandling e-arkiv

• Kammarkollegiet

• Leverantörer IT-verksamhetssystem

• Offentlig förvaltning


FGS praxis

• SKL/SKI upphandling e-arkiv

• Kammarkollegiet

• Leverantörer IT-verksamhetssystem

• Offentlig förvaltning

• Andra länder

- Norge, Ungern, Slovenien, Estland


FGS implementering och anslutning

Använda FGS:er

Identifiera behov och krav

Definiera regler och processer

Definiera roller och ansvar

Utvärdera, bevaka och

förbättra


FGS implementering och anslutning

Verksamhets-system

Verksamhetens arkiv

(mellanarkiv)

Arkiv (slutarkiv)

FGSmetadata


FGS förvaltning

• Från 1 juli

• Enhet inom Riksarkivet

• Förvaltningsråd

• Behovsdriven utveckling


SKL:s e‑arkiv projekt


SKL projekt e-Arkiv

• Strategisk satsning!

• Upphandling e-arkiv

- Krav på FGS:er inklusive test

- Ramavtal: avrop från 4 mars


e-arkiv som tjänst Aditro AB

Advancia AB

BancTec

CGI Sverige AB

FormPipe Software AB

Ida Infront AB

IT-fabriken Sverige AB

Lemontree Enterprise Solutions AB

Visma Consulting AB

e-arkiv som produkt Agio System och Kompetens AB

Altran Sverige AB

BancTec

CGI Sverige AB

FormPipe Software AB

Ida Infront AB

IT-fabriken Sverige AB

Knowit AB

Lemontree Enterprise Solutions AB

RISE to Bloome R2B Software AB

Tekis AB

Tieto Sweden AB

Visma Consulting AB

SKL leverantörer


Andra initiativ


Andra initiativ

• R7 e-arkiv

• SVEA: Västerås, Eskilstuna, Enköping, Strängnäs

• Skåne: SKNO, SKNV, Region Skåne

• Region Dalarna

• A4: Luleå, Piteå, Älvsbyn, Boden

• Arkivnätverk Y: Västernorrland

• e-arkiv Syd: Kronoberg, Blekinge, Kalmar

• Region Jönköping

• Västkom / GR


ENSAM

• E-arkiv i Nationell SAMverkan • Nätverk

• Viktiga projekt • METS-profil SWEIP, SWEIPB • Uttag verksamhetssystem


eArkiv kommuner

• Nätverk • Tillvaratar varandras arbete

• Under uppstart


Införa e‑arkiv


Att införa ett e-arkiv

• Checklista

- Inför beslut om ett projekt

- Innan projektet startar

- Under projektets gång

- Vid avslutning av projektet


Inför projektstart

• Behovs- och nulägesanalys

• Målbild, vision

• Effekter, nyttor, vinster

• Finansiering och resurser

• Direktiv


Inför beslut om ett projekt

• Projektplan inklusive organisation, kommunikation, riskanalys

• Prioriteringar + avgransningar

• Pilot ?

• Samverkan !

• Budget

• Förankring


Under projektets gång

• Informationsmodell(er)

• Dokumenthanteringsplaner

• Bevarandestrategier

• Informationssäkerhet: säkerhetsklassificering, IT-säkerhet

• Arkitektur

• Tester och sådant

• Förbereda förvaltning


Vid avslutning av projektet

• Anslutningsplan

• Dokumentation, utbildning

• Effektutvärdering

• Start förvaltningsorganisation


e-arkiv.skl.se


”What’s in it for me?”


Tillgänglighet • Långsiktig informationsförsörjning • Medborgarcentrerad förvaltning • Sökmöjligheter

Enkelhet • Enkelt att arkivera och hitta information • Förenkla överföring mellan myndigheter

Effektivitet & kvalitet • Nationell mjuk infrastruktur • Standardisering • Spara offentliga resurser

Nyttor med FGS:er


Medborgare !!• Ökad tillgänglighet till

offentlig information

• Ökad insyn

• Förenklar vardagen

• Möjlighet till innovation

Nyttor utifrån olika roller




• Ökad insyn



Ledning !!• Bidrar till

e-förvaltningsmål

• Säkerställer kvalitet

• Ökar effektiviteten

• Sparar resurser





• Ökad insyn




e-förvaltningsmål



• Sparar resurser

Arkiv och registratur

!• Säkerställer långsiktig

informationsförvaltning

• Ökad kvalitet

• Bättre återsöknings-

möjligheter

• Standardisering

• Förenklar





• Ökad insyn




e-förvaltningsmål



• Sparar resurser

Arkiv och registratur

!• Säkerställer långsiktig

informationsförvaltning

• Ökad kvalitet

• Bättre återsöknings-

möjligheter

• Standardisering

• Förenklar

IT !!• Förenklar överföring av

information

• Bidrar till bättre IT- och

informations-arkitektur

• Tydliggör

verksamhetskrav



Knyta ihop säcken


Sammanfattad

• Möjligheter

• Höga förväntningar

• Säkerhets aspekter

• Högre ansvar

• Klassning

• och . . .

Samband

Organisation

Teknik

Ekonomi

Standarder

Lagstiftning

Utbildning


Samverkan !

Organisation

Teknik

Ekonomi

Standarder

Ledningen

Verksamheten IT-funktionen

Arkivet

Lagstiftning

Utbildning


Samverkan !

Organisation

Teknik

Ekonomi

Standarder

Lagstiftning

Utbildning

Ledningen

Verksamheten IT-funktionen

Arkivet

Du


Frågor


Kontakt

Caspar Almalander Projektledning eARD !Tel.073 - 950 42 10 Epost caspar.almalander (at) eskilstuna.se

Värdefullt material www.skl.se/e-arkiv www.samradsgruppen.se www.riksarkivet.se/e-arkiv www.edelegationen.se


http://eskilstuna.se

http://www.edelegationen.se

Documents

20140603 GR-Västkom Göteborg · 2014-06-04 · 20140603 GR-Västkom Göteborg. Agenda e-Arkivering Måste fungera! Helhetsbild Riksarkivet Långtidsarkivering Återsökning Digital