3. tétel

Az információ- és tudásmenedzsment fogalma és összefüggéseik (információs és tudásfolyamatok (ciklusok), az emberi és technológiai

tényező, összetevőik és mobilizálásuk) nonprofit és profitorientált példák.

Információmenedzsmenten értjük az információ definiálásától kezdve, annak begyűjtésén, elemzésén és szervezésén, valamint védelmén keresztül, az elosztásáig tartó folyamatok összességét egy vállalaton belül. Az információmenedzsment fő technológiái a dokumentumkezelés, a vállalati kategorizálás és keresés, az univerzális összetett keresés (federated search) valamint a vállalati portálok.

Az információ menedzselésének lépései:

1) Stratégiai fókusz megállapítása.2) Önmenedzsment – képesek vagyunk-e teljesíteni a teendőket

(helyzetfelismerés).

3) Szükséges információk szelektálása az információk tengeréből.

4) Beszerzés vagy elérés.

5) Raktári számok kijelölése (feldolgozás, leltározás).

6) Formai és tartalmi feldolgozás.

7) Információtárak megtervezése – online katalógus.

8) Szolgáltatás – általunk hozzáadott értékek, visszakeresés. Önkiszolgálás nagy szerepe!

9) Ellenőrzési fázis – éves jelentések (hibák, erények meghatározása).

A knowledge management angol szókapcsolatot legtöbbször tudásmenedzsmentnek, néha tudáskezelésnek, ismeretkezelésnek fordítják. Alapvetően üzleti trendek alapján kialakult tevékenységről van szó, ami megítélését önmagában sem pozitív, sem negatív értelemben nem befolyásolja. Célja, hogy keretet szolgáltasson egy közösség (vállalat, intézmény, szervezet) szellemi javainak minél gazdaságosabban történő kiaknázásához és felhasználásához.Ezzel összecseng az, amit Peter Brophy a 21. század könyvtáráról szóló könyvében ír. Szerinte tudásmenedzsment alatt azon feltételek megteremtésének és kezelésének folyamatát kell értenünk, amely meghatározza a tudás átvitelét és használatát.

A vállalati tudáskezelés alapvető feladata:

hogy szisztematikusan feltárja és megszüntesse a szervezeten belül fellelhető információs hézagokat,

hogy a szervezet valamennyi tagját bevonja az információgyűjtési tevékenységbe,

hogy ezáltal egy kifinomult és etikus információgyűjtő rendszert építsen ki,

hogy megtervezze és kiépítse a szervezet kommunikációs csatornáit,

hogy olyan szervezeti kultúrát igyekezzen kialakítani, ahol a tudás megosztása, a folyamatos tanulás és ismeretszerzés, a szervezet tudásbázisának állandó építése a napi munkafolyamatok szerves részét képezik.

Ezeknek a céloknak a megvalósításában vannak olyan feladatok, amelyeket legjobban könyvtárosok tudnak elvégezni. Ilyenek például:

egy adott szervezet információs- vagy tudásfolyamatainak feltérképezése, egy adott szervezet egésze és részegységei által támasztott információs

igények feltérképezése,

a szervezet átfogó tudástérképének megalkotása, amelynek alapján a szervezet kidolgozhatja tudásgazdálkodási stratégiáját,

olyan osztályozási rendszer, taxonómia kialakítása, amelynek alapján lehetővé válik a tudásrendszer alapjainak megteremtése.

A tudásmenedzsmenttel kapcsolatban azonban kétségek és gondok is felmerülnek. Sokan kétségbe vonják ugyanis, hogy lehetséges az emberi fejekben található ismeretek összegyűjtése és azoknak a szervezeti információs- és tudásfolyamatokba való beépítése. Nem arról van szó, hogy egy szervezet információs- és tudásfolyamataiban még a leghatékonyabb infrastruktúra esetén is ne volna elengedhetetlen az emberi elme folyamatos jelenléte, irányító, szervező szerepe. Igaz, hogy egy szervezet szellemi kincsein alapuló tudásbázist nem csupán kialakítani, megszervezni kell, hanem szükség van arra is, hogy karbantartsuk. Jó, ha nem tévesztjük szem elől, hogy hiába az anyagi befektetés, a legmodernebb kommunikációs technológia, ha a szervezet nem alkalmazkodik a tudásmenedzsmenttel kapcsolatos elvárásokhoz. A tudásmenedzsment nem egyenlő egy átfogó információs rendszer kiépítésével, vagy egy tudáskezelő szoftver bevezetésével. A probléma gyökere az információ és a tudás közötti nyilvánvaló különbségekben rejlik.

Az információ üzenetek folyamata, míg a tudást éppen ez a folyamat hozza létre, kapcsolódva az információ birtokosának meggyőződéseihez és elkötelezettségeihez. Ebben tehát kiemelkedő szerepe van az emberi tevékenységnek.

Az információ statikus, személyektől független, explicit, digitális, könnyen sokszorosítható, könnyen szétsugározható, nincsen belső lényegéből fakadó jelentése. A tudás ezzel szemben dinamikus, személyfüggő, rejtett (tacit), analóg, létre kell hozni (nem sokszorosítható), főként szemtől szemben terjeszthető (nem szétsugározható), jelentését személyesen kell meghatározni. Az információból az emberi interpretáció pillanatában lesz tudás.

A tudás magában foglalja a megértés és a tanulás mentális folyamatait, amelyek csakis és kizárólag az agyban folynak le, bár sok közülük a külvilággal és embertársainkkal való interakcióban valósul meg. Tudásunkat csak kijelentésekben tudjuk kifejezni. Ezek a kijelentések viszont nem azonosak a tudással, hanem az információt alkotják, amelyet aztán mások befogadhatnak, megérthetnek és beépíthetnek saját tudásukba. A kijelentések (vagy üzenetek)

létrehozójának és befogadójának életútja és ezzel tudásszerkezete is eltér egymástól.

Minden, ami az agyon kívül van és manipulálható valamilyen módon, az adat, ha egyszerű tényekből áll, vagy információ, ha az adatok beágyazódnak a befogadó számára releváns kontextusba. Üzenetek gyűjteményeit nevezhetjük információforrásoknak.

Az adatok, információk, valamint az információforrások menedzselhetők. A tudás, vagyis az, amit tudunk, nem menedzselhető. Ez alól némi kivételt jelent, ha maga a tudás birtokosa kezeli tudását, aminek szintén megvan a korlátja, hiszen gyakran magunk sem tudjuk, hogy mit tudunk. Erre utal az is, hogy sok mindent, amit megtanultunk, látszólag elfelejtünk. Amikor azonban szükségünk van rá, váratlanul előkerül.

A tudásmenedzsment fogalma

Az egyik legrövidebb meghatározás szerint a tudásmenedzsment nem más, mint az intézményi szellemi tőke növelését célzó törekvések összessége. Mi teszi szükségessé ezeket a törekvéseket? Mi sarkallja arra a szervezeteket, hogy - akár „tudásmenedzsment-stratégiát" hirdetve a legnagyobb erőfeszítéseket tegyék ezen a téren? A válasz: súlyos gondokat kell orvosolniuk, íme a problémák leltára Rob Abbott (2000) szerint:

• Az intézmények nincsenek tudatában annak, milyen információkat birtokolnak. • A rendelkezésre álló információk halmaza széteső, rendezetlen, nincs szerkezete, nem összpontosul célok köré. • Az emberek egyszerre szenvednek az információk tömegétől és az ismeretek hiányától.Szakmai jártasság, szakértői tudás, értékes tapasztalatok és munkakapcsolatok semmivé válnak, mihelyst mindezek birtokosa, a dolgozó elhagyja az intézményt. • A tanulságok és a tapasztalatok megosztásának nehézsége oda vezet, hogy rengeteg idő és pénz pazarlódik el (ugyanazon a cégen belül) az egyszer már megoldott feladatok újbóli megfejtésére. Nem használják ki a drágán megszerzett információt, még kevésbé használják fel ugyanazt új módon. • Tengernyi bonyodalmat okoz a meglévő nyilvántartások nehézkessége. Mindeközben egyre többen vélik úgy, hogy a „megfelelő" információtechnológia segíthet a gondokon, és ez a remény a tudásmenedzsment felé fordítja érdeklődésüket.

Tacit és explicit tudás

A kimondatlan tudás az egyének fejében, személyes tapasztalataiban rejtőzik. Döntő szerepe van a gyakorlati problémák megoldásában annak ellenére, hogy gyakran nem hogy másoknak, de tulajdonosának sincs tudomása a létezéséről, aztán egyszer csak történik valami, és a titkos tudás megmutatkozik. Ezt a fajta tudást sejtik az ösztönös megérzés mögött. A mindennapi életben legtöbbször semmilyen esemény nem világít rá a néma tudásra. A kezembe került írások közül az egyik megkockáztatott egy becslést, miszerint egy-egy vállalaton belül az összes tudás 80 százaléka tacit tudás. Az explicit tudás ezzel szemben az a fajta tudás, amit birtokosának sikerült megfogalmaznia, így ez a tudás már közzétehető, másnak átadható. A kifejezés

révén megragadott, ily módon alakot öltött, azaz formába öntött tudás nem más, mint információ. Az információ a tudás részhalmaza, a tudásnál szűkebb fogalom.

Vállalati tudástőke

Egy cég tudástőkéje három összetevőből áll: • a piaci kapcsolatok tőkéje, • az ún. strukturális tőke és • az emberi tőke.

A külső kapcsolati tőke a közösség tagjainak, közösségen kívüli kapcsolatait jelenti. Azok a kapcsolatok tartoznak ide, amelyek felhasználhatók a közösség fejlesztéséhez. A strukturális tőke mindazt magában foglalja, ami az alkalmazottak távozása után is megmarad, például a folyamatokat, a szervezeti felépítést, az információs rendszereket, a szabadalmakat. Az emberi tőke a dolgozók ismereteiből, készségeiből, tudásából tevődik össze, és a munkatársak távozása után sajnálatos módon elvész a vállalat számára. Az okos vállalat jóval több, mint okos emberek együttese. David Matheson (1998) szerint a gyógyszergyárak biztosan az első helyek egyikén végeznének, ha „okosságukat" a munkatársak IQ-jának összegével jellemeznék. A sok-sok egyéni értelem azonban nem magától alakul át vállalati intelligenciává.

Szakértők kilenc feltételt sorolnak fel, amelyek az egyéni tudás, közösségi tudássá való integrálásához elengedhetetlenek:

• az értékteremtés légkörében dolgozni, • alternatív megoldásokat keresni döntéshozatal előtt, • meglátni a tanulás lehetőségét minden változásban, • megbirkózni a bizonytalanság tudatával, • a változó környezethez igazítani a stratégiát, • rendszerben gondolkodni, • bátorítani az információáramlást, • megnyerni és felhatalmazni a vezetőket minden szinten, • fegyelmezetten meghozni a döntéseket.

Tudásspirál

A kimondatlan tudás egyik legfontosabb jellegzetessége, hogy a másik embernek közvetlenül átadható. Gondoljunk a mester-tanítvány, újonc-mentor kapcsolatokra. A tudásátadásnak ezt a módját nevezik szocializációnak. A tacit tudásból új tacit tudás lett - a másik ember fejében. Kombináció (összehasonlítás, tendenciavizsgálat, összefüggések feltárása stb.) révén az explicit tudáselemekből (információkból) újabb explicit tudáselemek (információk) születnek. A kombináció egyfajta szintézis, új információ létrehozása az összegyűjtött explicit elemek együtteséből. Végül az explicit információ megértés révén ismét személyes tudássá válik, ez a folyamat az internalizáció.A felsorolt lépések (externalizáció, szocializáció, kombináció és internalizáció) körforgást alkotnak, szerencsés esetben azonban nem egyszerű ismétlődésről,

hanem emelkedő spirálról beszélhetünk: mások számára hasznosíthatóvá tett tudásunk kombinálódik további információkkal, majd új tudásként beépül agyunkba, és ismét átadásra vár. Eközben - ideális esetben - egyre többet tud minden érintett, röviden: tanulunk. Egy-egy vállalaton belül megszámlálhatatlanul sok, egymással átfedésben lévő tudásspirál azonosítható. A tudásmenedzsment célja akár úgy is megfogalmazható, mint a tudásspirálok számának gyarapítása s egyben a spirálok emelkedésének gyorsítása.

Tudásmenedzsment a gyakorlatban A közleményekben ismertetett tudásmenedzsment-projektek, a tanácsadócégek által ajánlott menetrendek igen változatosak. A szerzők általában hangsúlyozzák is, hogy az egész tevékenység rendkívüli mértékben függ a szóban forgó intézmény adottságaitól, úgyhogy mások gyakorlatának másolásával nem lehet messzire jutni. Természetesen vannak a programokban közös elemek: • Mérjük fel a helyzetet, térképezzük fel a tudásvagyont, hogy „tudjuk, mit tudunk". • Tegyük könnyen elérhetővé az intézményi tudást minden érdekelt számára. • Bátorítsuk a tudás megosztását, a kimondatlan tudás kifejezését. • Ösztönözzük az új tudás létrehozását, a szellemi tőke jobb kihasználását. A leggyakoribb intelem pedig így hangzik: Csak akkor vágjunk bele, ha a tervezett projekt meghatározott (üzleti) célhoz kapcsolódik, és megkaptuk a felsővezetők támogatását.

Bővebben: http://www.epa.hu/01300/01367/00026/pdf/03muhelykerdesek.pdf