5. operativni management june 2012

Operacijski management

Projekt: Razvoj infrastrukture u gospodarskoj zoni Bijelo Brdo (IPA IIIc)

Nositelj: Općina Erdut

Cilj

Upoznati poduzetnike s konceptom racionalizacije poslovanja po ugledu na velike korporacije

Upoznati podzetnike s korisnim alatima za racionalizaciju poslovanja u malim poslovnim sustavima u cilju poboljšanja efikasnosti poslovanja

28.8.2012Projekt: Razvoj infrastrukture u

gospodarskoj zoni BB 2

Sadržaj:

I dio: OPERACIJSKI MANAGEMENT

Uvod u OM – definicija i predmet izučavanja

Alati za poboljšanje efikasnosti poslovnih operacija

II dio: RACIONALIZACIJA U POSLOVANJU

Uvodne napomene

Vrijednost vs štete

Kategorizacija šteta – 7

Mapiranje lanca vrijednosti

Analiza poslovnih operacija

Metode i sustavi stalnog poboljšanja

Racionalno poduzeće





I. OPERACIJSKI MANAGEMENT

Uvod u operacijski management

Definicija:

OM predstavlja dizajn, operacije i poboljšanja sustava koji stvaraju osnovne (primarne) proizvode i usluge poduzeća

Automobile od dijelova

Brošure, od papira i dizajna, itd.




Dobavljači

Inputi

•Nabava i zaprimanje

Operacijski management

„PROIZVODNJA”

•Transformiranje inputa u outpute

•Aktivnosti podrške: marketing, financije, HR, R&D

Kupci/potrošači

Outputi

•Prodaja i isporuka



Osnovna djelatnost (eng.core business)

Proširena djelatnost


OPERACIJE - obuhvaćaju procese koji inpute konvertiraju u outpute koji imaju vrijednost za kupce/potrošače, na najbrži, najpouzdaniji i najjeftiniji način

svako poduzeće ima puno operacija u različitim sektorima/dijelovima, ne samo u proizvodnji

Sektori podrške (proizvodnji) takoĎer se satoje od operacija koje su u funkciji „internih” , ali i eksternih kupaca




Primjeri operacija:

Osigurati dovoljnu količinu repro-materijele za proizvodnju

Primanje narudžbi od kupaca i slanje istih u proizvodnju/odjel

Testiranje kompjuterskih programa prije stavljanja na tržište

Regrutiranje novih zapsolenika

Printanje brošura

Izgradnja nove tvornice/pogona

Poboljšanje dizajna i pouzdanosti proizvoda

Isporuka proizvoda kupcima, itd.






• Procesni inženjering u poslovnom sustavu

• Statistička procesna kontrola

• IT sistemska analiza

• Lean manufacturing

• JIT (Just in time)

Specijalistički (konzultanti)

• „Zdravstvena” provjera operacija

• Upravljanje zalihama

• Poboljšanje kvalitete

• Identifikacija IT projekata

• Upravljanje projektima

• Lean office

• Mjerenje i kontrola

Ne-specijalistički


Što je važno?

Pomoći MSP da budu:

Bolja

Jeftinija

Brža

Ljepša




Definiranje ciljeva

Ključni indikatori performanci

Metode mjerenja

Statistička kontrola

Mjerenje i kontrola

performanci operacija

Racionalno uredsko poslovanje (lean office)

Racionalno poslovanje u proizvodnji (lean manufacturing)

Poboljašanje kvalitete

Re-inženjering poslovnih procesa

Sistemska analiza

Dijagnosticiranjepoboljšanja u proizvodnom

procesu i uredu

Kontinuirano poboljšanje

Projekt management

Management promjena

Razvoj timova

Implementacija promjena –

oprema/tehnologija, ljudi i

procesi



Revidiranje i učenje: -monitoring rezultata;-naučene lekcije/identificiranje pouka



II. RACIONALIZACIJA U POSLOVANJU –lean thinking/production

Racionalizacija (lean thinking)

Cilj:

Razumijevanje principa „racionalnog razmišljanja”

Koristi koje njegova primjena ima u poduzeću



Uvod

U zadnjih 200 godina, organizacija proizvodnih procesa razvijala se kao:

Obrtnička proizvodnja/manufaktura

Industrijska proizvodnja (A.Smith)

Masovna proizvodnja (Ford)

Lean production (Toyota) – trošak (resursi) je

isključivo ono što je u funkciji stvaranja vrijednosti za potrošača-SVE OSTALO JE GUBITAK/ŠTETA



Uvod

Lean thinking koncept:

Organizaciju čini niz procesa kroz koje se inputi transformiraju u outpute koji imaju vrijednost za potrošača

Sekvence procesa čine „lanac vrijednosti” (eng. value stream)

Potrošač želi platiti samo za ono što je bilo u funkciji stvaranja vrijednosti




Štete tipa I

• „ nema stvaranja vrijednosti, ali je trenutno neizbježno”

Štete tipa II

• „nema stvaranja vrijednosti i može se eliminirati gotovo odmah”



Štete; otpad, gubitak (waste) - aktivnosti koje nisu u funkciji stvaranja vrijednosti


Što mislite, u tipičnom malom poduzećum, koji je omjer operacija koje su u funkciji stvaranja vrijednosti i onih koje nisu (vrijednost vs štete) ?

Štete Vrijednost

10% 90%

25% 75%

50% 50%

75% 25%

90% 10%




Primjer: Štete u IT odjelu

Pristup: Identifikacija aktivnost osoblja na licu mjesta

Prepisivanje, redizajniranje, višestruke provjere

OdgaĎanje sastanaka

Pritužbe kupaca

Izgubljeni priručnici

Korištenje zastarjelih instrukcija, itd.



Kategorizacija šteta

1. Prekomjerna proizvodnja

2. Čekanje

3. Transportiranje

4. Nedekvatna proizvodnja

5. Nepotrebne zaliha

6. Nepotrebno kretanje

7. Defekti/škart



7 MUDA koncept –ključni koncept toyota production Systems (TPS)

Kategorizacija šteta



1. Prekomjerna proizvodnja

Proizvodnja proizvoda prije nego što treba (a možda neće ni trebati)

Napraviti nešto više nego što je potrebno, za svaki slučaj

Npr. više fotokopija nego što treba ili 10.000 brošura jer je jeftinije



2. Čekanje

Čekanje na prethodnu fazu procesa da se završi

Čekanje za inforamciju

Kupac čeka na proizvod

„Vi ste u redu.. Cijenimo vaš poziv, ali molimo vas da pričekate”



3. Transportiranje

Premiještanje stvari po radnom prostoru

Premiještanje proizvoda s jednog mjesta na drugo

Prijenos podataka, formulara i sl. izmeĎu odjela



4. Neadekvatna proizvodnja

Alati i procesi trebaju biti „prave/primjerene veličine”; ne preveliki, ne premali, baš kao što treba

Npr.zbrajanje kalkulatorom umjesto korištenje sustava-excel

Kupovina skupog printera u boji koji se rijetko koristi

Korištenje automobila za kratke destinacije (100m)



5. Nepotrebne zalihe

Zalihe koštaju cijelo bogatsvo! – 26% godišnje

Sirovine (za svaki slučaj, ako bude trebalo)

Suviše uredskog materijala

Pun sandučić ulazne pošte (email)



6. Nepotrebno kretanje

Saginjanje, istezanje, dohvaćanje

Organizacija ureda –možete li dohvatiti svu dokumentaciju koju trebate?

Alati na krivom mjestu



7. Defekti/škart

Nepotrebno trošenje vremena na provjeravanje drugih

Protraćeno vrijeme; uništen materijal

Za škart će plaća nekoliko puta: provjere, nadupune,..

Može li organizirati proces bez greške? (error proof)



Mapiranje lanca vrijednosti

1. Navesti sve faze/korake u nekom procesu

2. Identificirati korake koji stvaraju vrijednost

3. Identificirati tipove štete



Jedna od metoda za uvoĎenje/primjenu „racionalnog poslovanja” (5S; Kanban; 6 sigma,

itd..)


Upotreba jednostavnog „alata” za „zdravstveni pregled” poslovnih operacija

Obrazac 1. „Sistematski pregled poslovnih operacija”




Razvojni projekti poduzeća

(rast/razvoj)

Potencijal za rast/baza

potencijala

Postojeća performanca/baza

performanci

• Ciljevi

• Tržište

• Obujam i resursi

• Management (sposobnosti i opredijeljenost)

• Financijska projekcija

• Baza resursa

• Baza iskustva

• Baza kontrole

• Baza ideja

• Leadership baza

• Marketing performanca

• Performanca poslovnih operacija

• Performanca financija i kontrole



Model rasta (DUBS)


...Odgovoriti na sljedeća pitanja:

U kojem smijeru ide poduzeće sada?

Kamo želi stići?

Sistematski pregled poslovnih operacija: Pitanja/problemi inputa/outputa

Problemi u proizvodnji/uredu

Problemi s ljudskim resursima

Informacijski problemi

SWOT analiza (sveobuhvatna)

Zaključci i AKCIJA...




OGRADE u razmišljanju (boxed-in thinking)

Definiranje pretpostavki (postavljanje pitanja)

Netočni podaci

(provjera činjeničnog

stanja)

Nedovoljni podaci/infor

macije (poslošajte savjet, mišljenje, inform

acije)

Imaginarna ograničenja

(eng. constraints ) (POMAKNITE GRANICE!!!)

Pretpostavke



Odakle dolaze krive pretpostavke ?


Definiramo pretpostav

ke za uštedimo vrijeme

Kako možemo

biti sigurni da su

realne?

Jesu li barem one osnovne realne?

Svi imamo različit način i okvir

razmišljanja

Iste riječi mogu značiti

različito

Prethodno iskustvo može biti loš vodič

Pokušajte probiti

postojeće ograde/ba

rijere



Pretpostavke


KAIZEN = filozofija i praksa; kontinuirano poboljšanje u svim

segmentima poslovnog sustava, ali i ostalim djelatnostima



Elementi KAIZEN filozofije:1. Timski rad

/Teamwork2. Osobna disciplina

/Personal discipline3. Moral /Improved

morale4. Krugovi kvalitete

/Quality circles5. Preporuke za

poboljšanja /Suggestions for improvement


Temeljni ciljevi za poboljšanje:

Odbaci sva uvriježene uvjerenja kako se obavlja posao

Misli kako će sistem raditi, a ne kako neće raditi

Ne prihvaćaj isprike. Potpuno ukinuti status quo

Popravi greške čime se pojave

Ne troši puno novaca na poboljšanja

Problemi pružaju šansu za razmišljanje

Pitaj “Zašto” pet puta kako bi otkrio korijen problema

Deset ljudi zna više nego jedan

Za poboljšanja nema kraja




5S princip – pretpostavka za bilo koji program poboljšanja

Fokusiran je na efikasnu organizaciju radnog prostora

Odnosi se na radnu okolinu, sigurnost i disciplinu

Predstavljaju jednostavna i efkasna pravila za urednost

Akrronim od 5 japanskih riječi: seiri, seiton, seiso, seiketsu i shitsuke






5S (japanski)

5S (engleski)

Značenje

Seiri Sort sortiranje i otklanjanje svih nepotrebnihpredmeta (Sorting Out)

Seiton Simplify organizacija predmeta, koje upotrebljavamo(Systematic Arrangement)

Seiso Shine čišćenje kad smo već sve organizirali (Sweep)

Seiketsu Standardize održavanje reda i čistoće u svim dijelovima-Standardizacija (Standardizing)

Shitsuke Sustain održavanje samodiscipline (Sustain)


Racionalna proizvodnja:

JIT (Toyota production system (TPS); inventory is waste)

TQM (intergalna filozofija upravljanja proizvodnjom i procesima)

TPM (eng.total productive maintenance; Japan 1971.)

Metodologija 20 ključeva

ISO sustavi kvalitete: ISO 9001-kvaliteta

ISO 14001-okoliš

preporuka za MSP....

..i slično.. u poduzetničkom duhu



http://smallbizkaizen.com/index.php/about




Seiso = Shine


Svi o tome govore, ali vrlo mali broj poduzeća postiže racionalnost u poslovanju

Zašto?!

Poduzeća ≠ brandovi; proizvodi/usluge; zgrade; oprema; porces

Poduzeća = ljudi




Racionalno poduzeće = f(ljudi u poduzeću)

Racionalno poduzeće čine racionalni ljudi Što ljude čini racionalnima?!

ISKUSTVO – relevantno znanje o gospodarskoj grani u kojoj operira

poduzeće (kupci, dobavljači, financije, zakonodavstvo i sl.)

ZNANJE i

VJEŠTINE




Vještine koje ljude čine racionalnima:

1. Svjesnost o kupcima (tko su; što očekuju)

2. Poduzetno razmišljanje

3. PrilagoĎavanje (promjenama-tehnološke, socijalne)

4. Poduzimanje inicijative (vs. slaba osobna produktivnost=najveći otpad u poduzeću)

5. Inovacije (kreativnost)

6. Suradnja (pojedinci, grupe; horozontalno i vertikalno)

7. Utjecaj (samo utjecajni ljudi mogu voditi...osobna vs položajna moć)




Moramo se promijeniti ukoliko želimo zadržati korak

Poduzeća koja žele rasti moraju koristiti strategije koje primjenjuju kompanije identificirane kao „racionalne kompanije”

Svi ciljevi (smanjen otpad, brži protok, smanjeni troškovi, viši profit) racionalne kompanije mogu biti postignuti zajedničkim naporima svih ljudi koje u njima rade

Za postizanje ciljeva, ljudi u kompaniji moraju imati vještine da se prilagoĎavaju neprekidnim promjenama

Racionalna kompanija mora biti sigurna da njeni ljudi posjeduju te vještine

Stjecanje vještina ne dogaĎa se samo od sebe – management mora imati plan obuke/treninga zaposlenika

Stvaranje racionalnih ljudi zahtijeva aktivnost od strane managementa



Što kažu uspješne kompanije

Zaključak

Racionalne kompanije/poduzeća

stvaraju

racionalni ljudi



Documents

5. operativni management june 2012