9 Proje Yonetimi

8/2/2019 9 Proje Yonetimi

1/59

TANIMLAR PROJENNBAfiLAMASI / PLANLANMASIPROJENN YRTLMESEKP ALIfiMASI PROJENNTAMAMLANMASI VEDEERLENDRLMES

stanbul Sanayi Odas Kalite ve Teknoloji htisas Kurulu (SO-KATEK)

PROJE YNETMKILAVUZU

PROJE YNETM

KILAVUZU

99


2/59

Proje Ynetimi Klavuzu

Hazrlayan:

stanbul Sanayi Odas Kalite ve Teknoloji htisas Kurulu (SO-KATEK)Proje Ynetimi Klavuzu alflma Grubu

Do. Dr. Yaln Tanes, AKSA

ffet yign Meydanl, ArelikDr. Sibel Sain zdemir, TBTAK MAMAsuman zer, Askaynak


3/59

SO Yayn No: 2011/22 Proje Ynetimi Klavuzu, stanbul Sanayi Odas, stanbul 2011

Tasarm ve Uygulama, Mrettebat ReklamclkHer hakk sakldr. stanbul Sanayi Odas kaynak gsterilmek suretiyle alnt yaplabilir.

Gncellefltirilmifl nc srm


4/59


5/59

314. Projenin Yrtlmesi

4.1 Proje Deifliklik Ynetimi 314.2 Kapsam Ynetimi 324.3 Zaman Plan ve Kontrol 324.4 Maliyet Ynetimi 334.5 nsan Kaynaklar Ynetimi 364.6 letiflim Ynetimi 374.7 Risk Ynetimi 384.8 Tedarik Ynetimi 40

4.9 Kalite Ynetimi 41

Proje YnetimiKlavuzu

5. Ekip alflmas

5.1 Ekip Tanm ve Yaps 425.2 Verimli Ekip alflmas in 45

Gerekli Ortam5.3 Toplant Ynetimi 48

5.4 Kontrol Listesi 50

56

516. Projenin Tamamlanmas(Kapatlmas) veDeerlendirilmesi

6.1 Proje Kapatma Sreci 516.2 Proje ktlarn Teslimi 516.3 Proje Sonu Deerlendirmesi 53

3.3 Proje Zaman Planlanmas 173.4 Proje Kaynak / Maliyet Planlamas 233.5 Proje Planlamasnn Dier Unsurlar 263.6 Projenin Bafllamas in Kontrol Listesi 283.7 Bir Proje Kitab rnei 29

7. Sonsz

42


6/59

5

nszKOlay Blgi Seti'ne, KOB'lerimizin ilgi duyaca vebaflvuru kayna olarak istifade edecei yeniklavuzlar eklenmesine ynelik alflmalarmz

devam etmektedir. Bu alflmalar sonucu Sanayidenovasyon Ynetimi (16), 5S Klavuzu (17),Stratejik Ynetim Klavuzu (18) ve nsanKaynaklar Ynetimi (19) adl kitapklar seriyeeklenmifltir.

stanbul Sanayi Odas olarak, sanayimizin rekabetgcnn artrlmasna ynelik alflmalar iin KOlayBlgi Seti'nde yer alan klavuzlarn hazrlndaemei geen SO-KATEK yelerine teflekkr

ediyoruz.

Kolay Blgi Seti ierisinde yer alan kitapklarmznyelerimize ve tm sanayi kurulufllarmza yararlolmasn diliyoruz.

Sayglarmzla,

C.Tanl KK

stanbul Sanayi Odas

Ynetim Kurulu Baflkan

stanbul Sanayi Odas Kalite ve htisas Kurulu(SO-KATEK), baflta stanbul Sanayi Odasyeleri olmak zere Trk sanayiinin, kalite

ve teknoloji konularnda ihtiya duyduklar bilgiye,abuk, etkin ve verimli bir flekilde ulaflabilmelerinekatkda bulunmak amacyla 1999 ylndakurulmufltur ve o tarihten bu yana alflmalarnaralksz olarak devam ettirmektedir.

Trk sanayiinin yksek ve srdrlebilir bir rekabetgc kazanmas misyonu dorultusunda, sanayi,niversite ve kamu temsilcilerinin gnll katlmylaoluflan SO-KATEK bnyesinde, getiimizdnemde, KOB'lere ynelik kolay anlafllr veuygulanabilir baz temel kavram ve teknikleri ierenrehber kitapklardan oluflan Kolay Bilgi Setihazrlanmfltr.

lk basks 2004 ylnda gereklefltirilen Kolay BilgiSetine her yl yeni kitapklar ilave edilmektedir.Hlihazrda Set ierisinde, KOB Ynetim Yaklaflm(1), Endstriyel Tasarm (2), rn Gelifltirme (3),

Yeni fl Gelifltirme (4), Fikr Haklar (5), SanayiyeSalanan Devlet Destekleri (6), Sanayidezdeerlendirme (7), AB ereve Programlar ElKitab (8), Proje Ynetimi (9), Yenilikilik ve Ar-Ge Destekleri (10), Sanayide Srekli Geliflme iinKaizen (11), Markalaflma (12), Toplam VerimliYnetim (13), Alt Sigma (14) ve Yeni rn veTesis Yatrmlarnda Fizibilite (15) kitaplarkitapklar yer almaktadr.


7/59

6


8/59

7

1.Girifl

1. GRfi

stanbul Sanayi Odas Kal ite ve Teknolojihtisas Kurulu (SO-KATEK), stanbul Sanayi Odasyelerinin rekabet edebilirliinin ynetim kalitesi

ve teknoloji unsurlar araclyla artrlmas hedefidorultusunda yeni ve yaratc yntemleringelifltirilmesi ve bunlarn Trk sanayine kazandrlmasamacyla 1999 ylnda kurulmufltur.

Sanayi, niversite ve kamu temsilcilerinin gnllkatlmyla oluflan KATEK, misyonunu Trk sanayininyksek ve srdrlebilir bir rekabet gc kazanmasolarak belirlemifltir. Bnyesinde niversite, kamu,

sanayi ve sivil toplum kuruluflu temsilcilerinin yerald SO-KATEK, 2003 ylnda KOB YnetimYaklaflm, Endstriyel Tasarm Klavuzu, rnGelifltirme Klavuzu, Yeni fl Gelifltirme Klavuzu,Fikri Haklar Klavuzu ve Sanayiye Salanan DevletDestekleri kitapklarn ieren KOLAY BLG KitapSetini hazrlamfltr. 2005 ylnda bu serinin devamkitaplar olan Sanayide zdeerlendirme Modelive Avrupa Birlii ereve Programlar nteraktif

Elkitab yaynlanmfltr.

Proje Ynetimi Klavuzu, SO-KATEKin yeni dnemalflmalar erevesinde hazrlanmfl bir kitapktr. Buklavuz ile Proje Ynetiminin ana hatlarnn mmknolduu kadar ksa ve kolay anlafllr bir dille anlatlmashedeflenmifl, proje ynetiminde aklayc bir rehberolmas kaygsyla hazrlanmfltr. Unutulmamaldr ki,proje ynetiminin yars ilgili teknikler, dier yars da

bir ynetim sanatdr.

Klavuzun ana amac, proje ynetimine yenibafllayanlara temel kavramlar ve admlar tantmakve onlara yardmc olacak baz aralar anlatmaktr.Proje ynetimi konusunda tecrbeli olanlar ise kendi

faaliyetleri ile bu klavuzda yazlanlar karfllafltrmaflansn bulabileceklerdir. Proje ynetimi konusundabiraz tecrbe kazanmfl olan ve daha ayrntl bilgisahibi olmak isteyen okurlarn bu konuda yazlmfldier kaynaklara baflvurmas nerilmektedir.

Bir proje, zgn bir rn ya da hizmet retmekzere gereklefltirilen ve belirli bir zaman dilimiylekstl alflmadr. Dolaysyla bir alflmann projeolabilmesi iin iki zellie sahip olmas gerekir.Birincisi, projenin sonunda ortaya kan rn,dierlerinden farkl, zgn olmaldr. kinci olarakda proje alflmalar bir zaman dilimi ile kstldr.Yani her projenin bir sonu vardr.

Projeler organizasyonun tm seviyelerindegereklefltirilebilir; sresi, konusu, boyutlar birbirindenfarkllk gsterebilir. Tek bir kifli, ya da binlerce insanbir projede yer alabilir. Sresi gnler ile kstl ya da

yllar alan bir boyutta olabilir. Projeye rnek olarak,yeni bir rn ya da hizmet gelifltirme, yeni bir ulaflmarac tasarlama, bir bina infla etme veya yeni bir iflsreci ya da prosedr uygulama verilebilir.

Projeler, ancak iyi ynetildii takdirde baflarlsonulara ulaflabilirler. Baflarl proje; kapsam,belirlenen niteliklerde, zamannda ve hesaplananmaliyet snrlar iinde tamamlanmfl projedir.


9/59

8

deiflimlerden doan risklerin en azaindirgenmesi,

konularnda firmalara art deer salanmaktadr.

Proje Ynetimi Klavuzunun sanayi firmalarna

fayda salamasn ve Trk sanayinin rekabetgcnn artrlmasna katkda bulunmasndiliyoruz.

Proje ynetimi proje faaliyetlerinde uygulananbilgi, yetenek, ara ve tekniklerin ortak addr.Proje ynetimi, tanmlanan ifli:

en ksa srede,

en az maliyetle,

en yksek kalitede

yapmak demektir.

Proje ynetimi, tek baflna bir ynetim metodolojisiolmamakla beraber, kazandrd temelyeteneklerle proje dflndaki dier tr alflmalarnda daha etkin ynetilmesine yardmc olur. Yeni

ifl gelifltirme, rn gelifltirme ve endstriyel tasarmsreleri birer proje olarak ele alnmak veynetilmek ihtiyacndadr. Bu anlamda projeynetimi metodolojisi, hem dier ynetimmodellerini uygulayacak firmalara, hem de kendialflma alanlarna ynelik projelerini gelifltirecekolanlara yardmc olacaktr.

Proje ynetimi ile;

projelerin baflar ile sonulanma olaslnnartrlmas,

iflletme iinde alflma disiplininin salanmas,

farkl disiplinlerin entegrasyonunun salanmas,

zaman, insan kayna ve parasal kaynaklarnetkin kullanmnn salanmas,

insan kaynaklarnn rol ve sorumluluklarnn netbir flekilde belirlenmesi,

iflletme iinde iletiflimin artrlmas,


10/59

9

2.Tanmlar

PROJEDR PROJE DEL, OPERASYONDUR

Yeni bir rn veya servisin gelifltirilmesi rnn retilmesi ve servisin verilmesi

Bir organizasyonun yapsn ve alflma stilinin deifltirilmesi Yeni organizasyonun alfltrlmas

Yeni bir informasyon sisteminin satn alnmas nformasyon sisteminin kullanlmas

Bir bina veya yapnn yapm Binann periyodik bakmlarBir politik kampanya yrtlmesi Seimi kazandktan sonra hkmetin eylemleri

Yeni bir prosedr veya srecin iflleme konmas Yeni prosedrn srekli olarak uygulanmas

2. TANIMLAR

2.1 Proje

Bu tanma gre projenin iki nemli zellii vardr.

a) Geicidir, belirli bir zaman aralnda srdrlr.

Her projenin bir bafllangc ve bir bitifli vardr.Sonu olmadan srp giden alflmalar, projeolarak nitelendirilemez. Ama projenin sonundaortaya kan rn uzun seneler varolabilir.rnein bir kprnn yapm bir projedir, bir

gn tamamlanr. Fakat kpr yllarca varolacaktr.Bu kprnn rutin bakm iflleri ise srekli biroperasyon olacandan bir proje olarakdeerlendirilmez. Bir baflka proje rnei, birfabrikann kurulufludur. Gnn birinde fabrikakurulur ve iflletmeye alnmasyla proje sona erer.Ama fabrika daha sonra yllarca retim yapacaktr.retim ise bir proje deildir, operasyondur.

Proje ekibi de projenin bafllamas ile bir araya gelirve genellikle projenin tamamlanmas ile dalr.

b) Projenin sonunda ortaya kan rn zgndr,daha nce yaplanlardan en az bir ynyle farkldr.

rnein yeni bir otomobil modelinin gelifltirilmesibir projedir. nk sonunda, daha ncekiotomobillerden farkl bir rn ortaya konmufltur.Buna karfllk otomobil imalat, kan binlerce,milyonlarca rn birbirinin ayn olduundan birproje deildir.

Bir projenin iinde birbirini tekrarlayan aktivitelerinbulunmas onun proje niteliini ortadan kaldrmaz.rnein yeni bir rn gelifltirirken birbirinin aynsbir ok prototip retilir veya bir ila gelifltirilirkenyzlerce test yaplr.

Buna karfllk,

Projenin sresi belirleyici bir faktr deildir.Projeler bir ka gn veya yllarca srebilir.

Proje iin harcaman iflgc bir kriter deildir.Bir ka yz adam saat ile tamamlanan projelerolduu gibi, bir ka milyon adam saat gerektirenprojeler de olabilir.

Projeye katlan kiflilerin bal olduklar birimlerde bir kriter deildir. Projeler ounlukla bir kaoperasyonel birime dahil kifliler tarafndanyrtlmekle beraber, ayn operasyonel birimin

elemanlar da bir proje yrtebilir.Bu aklamalar erevesinde, projeler ve artk projesaylamayacak operasyonlarn rnekleri afladakitabloda yer almaktadr.

Projezgn bir rn ya da hizmet retmek zeregereklefltirilen, geici olarak belli bir zaman

aralnda yrtlen alflmadr.


11/59

10

2.2. Program

Program, her biri tek baflna proje nitelii taflyanfakat beraber yrtldklerinde daha olumlusonu vermesi beklenen projelerin bir flemsiyesiolarak grmek mmkndr. rnein, lkeapnda bir okuma yazma seferberlii yaplyorsabu bir program olarak ele alnabilir. Her ilin MilliEitim Mdrl tarafndan kendi illerindeyrtlen alflmalar ise bu program erevesindeyrtlen projelerdir.

Programlarn projelerden bir fark da srekliolabilmeleridir. rnein yurt apnda yrtlenokuma yazma seferberlii yllarca sren birprogram olabilir. Bu program kapsamnda her ilde

farkl zamanlarda yrtlen, bafllayan ve biten birok proje oluflturulabilir.

2.3. fl Krlm Yaps (WBS Work BreakdownStructure)

Daha iyi planlanabilmesi ve yrtlebilmesi iin birprojenin alflmalar alt blmlere ayrlabilir. rnein,bir inflaat projesinde yaplacak iflleri afladakigruplara ayrmak mmkndr.

Hafriyat flleri Temel alflmalar Kaba inflaat Tesisat iflleri Sva ve boya iflleri Dorama iflleri Istma ve iklimlendirme iflleri Elektrik iflleri v.b.

Projenin faaliyetlerinin, farkl ekipler tarafndanstlenebilecek, kendi iinde bir btn oluflturan,fakat projenin dier aktiviteleri ile uyumlu bir flekildeyrtlmesi gereken bileflenlerine ayrlmas flKrlm Yaps WBSn oluflturur.

2.4. Alt Proje fl Paketi

Kapsaml projeleri bazen blmlerine ayrarak

ynetmek daha etkin bir yntem olabilmektedir.

Bu durumda alt proje kavram ortaya kar. Alt

projeler iin bugn en yaygn kullanlan deyim

fl Paketi dir. fl paketleri, bir projenin yine projeynetim kurallarna uygun olarak yrtlen

blmleridir.

fl Paketifl Krlm Yapsnda (WBS-work breakdown

structure) en alt seviyede yer alan, ayr birproje ekibi ve lideri tarafndan planlanmaktave ynetilmekte olan faaliyetler toplamdr.

ProgramBirbirleriyle balantl ve efl gdml bir

flekilde yrtldklerindedaha olumlu sonular salayan projelerden

oluflan demet veya ailedir.

Proje 1

Proje 2

Proje 3

Proje 4

Program


12/59

Kilometre tafllar bir karar noktas olarak dakullanlabilir. rnein bir rn gelifltirme projesindeprototip testlerinin sonularnn deerlendirilmesi,bir kilometre tafl olabilir. nk testlerin olumlukmas durumunda en ksa zamanda retimegemek zere projeyi ynlendirmek; testlerinolumsuz kmas halinde bir durum deerlendirmesiyaparak projeyi kapatmak veya yeni prototipleryapma karar almak gerekmektedir.

2.7. Proje Ynetimi

Her proje bafllar ve bir zaman sonra biter. Ancak bir

projenin bafllamfl olmas, yryor olmas ve hattabitmifl olmas onun ynetildii anlamna gelmez.Projenin istenilen amaca ngrlen kaynaklarlaulaflabilmesi, paydafllarn beklentilerini karfllamasve hatta aflmas ancak onun ynetilmesi ilemmkndr. Proje ynetiminin 9 temel unsuruolduu kabul edilmektedir.

2.5. Aktivite

Aktiviteler projenin alt kavramdr. Okuma YazmaSeferberlii programnn A ili 2005-2006 dnemiokuma yazma retme projesinde rnein Milli Eitim Mdrnn alfl konuflmas Kasm ay kurslarnn kayt ifllemleri Ocak kurslarnn diplomalarnn hazrlanmas

projenin aktivitelerinden bazlardr.

2.6. Kilometre Tafl (Milestone)

Kilometre tafl kullanmann gerekelerine bakarsak:

1. Projede baz ara ktlarn (rnlerin) verilmesiistenmifltir ve bunlar iin mflteriye bir tarih verilmifltir.rnein, bir inflaat projesinde kaba inflaatntamamlanmas 7 bloktan oluflan bir site inflaatprojesinde, ilk blounun iskana hazr halegetirilmesi bir ara rndr. Bir kilometre tafldr.

2. Uzun srecek bir projede ifllerin yolunda gidipgitmediini kontrol etmek ve sonuta sapma olup

olmayacan kestirebilmek iin kilometre taflkonulabilir. rnein bir bina yapm projesinde kabainflaatn tamamlanmas nemli bir kilometre tafldr.

11

Kilometre TaflProje dahilindeki nemli olaylardr. Genellikle

nemli bir ara ktnn (rnn)tamamlanmas halidir. Bir eylemi deil

durumu ifade ettiinden sresi sfrdr.

AktiviteProje akfl boyunca yaplan iflin

elementlerinden her biridir. Bir aktivitenormalde beklenen bir sreye, beklenen

bir maliyete ve beklenen kaynakgereksinimlerine sahiptir.

Proje YnetimiProje gereksinimlerini karfllamak amacylaproje faaliyetlerine bilgi, yetenek, ara ve

tekniklerin uygulanarak paydafllarnbeklentilerine varmak ve aflarak karfllamaktr.

ProjeYnetimi

Kapsam Ynetimi

Zaman Ynetimi

Maliyet Ynetimi

Kalite Ynetimi

nsan Kaynaklar Ynetimi

letiflim Ynetimi

Risk Ynetimi

Tedarik Ynetimi

Entegrasyon Ynetimi


13/59

Ynetim ise, bir amaca ulaflabilmek iin gerekli ifllerin Bafllatlmas Yaplacaklarn planlanmas Planlananlarn yrtlmesi Yrtlenlerin kontrol ve deerlendirmesi

Gerekleflen ile ngrlen arasnda bir farkolmas durumunda, yeni koflullara gre yenidenplanlama yaplmas

Tm ifller bittii zaman da iflin tamamlanmasdr.

12

Bir projeyi ynetebilmek iin Projenin gerekli tm iflleri kapsadndan (diertaraftan gereksiz olan hi bir ifli kapsamadndan)emin olmak gereklidir. Bu, Proje KapsamYnetimidir.

Projenin her bilefleninin ne zaman bafllayp nezaman biteceini bilmek ve projenin ngrlenzamanda bitmesini salamak nemlidir. Bu, Proje

Zaman Ynetimidir. Projenin bileflenlerinin maliyetlerinin bilinmesive projenin bel ir lenen bte dahil indetamamlanmas nemlidir. Bu, Proje MaliyetYnetimidir.

Projenin ihtiyalar tam olarak karfllayacanadair sistem oturmufl olmaldr. Bu, Proje KaliteYnetimidir.

Projede yer alacak doru kiflilerin belirlenmesive bu kiflilerin en etkili flekilde grevlerini yapmasok nemlidir. Bu, Proje nsan KaynaklarYnetimidir.

Projenin salkl ilerleyebilmesi iin, projeerevesinde bir araya gelmifl farkl kifliler, paydafllararasnda etkin bir iletiflim a kurulmaldr. Bu,Proje letiflim Ynetimidir.

Projenin olas olumsuz sonularnn en azaindirgenmesi iin risklerin belirlenip, bunlara karflnlemlerin alnmas gereklidir. Bu, Proje RiskYnetimidir.

Hemen hemen tm projelerde proje dflndanmal ve hizmet alm yaplr. Bunlarn sistemli birflekilde yrtlmesi Proje Tedarik Ynetimidir.

Projelerin btn paralarnn eflgdml birflekilde ifllemesini salamak da Proje EntegrasyonYnetimidir.

Kontrol ve Deerlendirme

Tamamlama

Yrtme

Planlama

Bafllama


14/59

mhendis ve ustalar PROJE EKBdir ve bu ekibinde bir PROJE LDER vardr.

Genelde mflteri, proje ekibi ve proje lideri kavramlarkolay anlafllmaktadr. Fakat Sponsor kavramnnanlafllmas biraz daha zor olmaktadr. Bunun nedenide bir ok durumda Sponsor ve Mflteri veya ProjeLideri ve Sponsor ayn kifli olabilmektedir.

rnein bir flirket, katsz ofis uygulamasnagemek ister ve bunun iin kendi elemanlarndan

oluflan bir proje ekibi kurarsa, flirket st ynetimihem projeyi talep eden MfiTER hem dekaynaklar salayan SPONSOR konumundadr.

zellikle az kiflinin alflt KOBlerde genellikleflirketin sahibi hem kaynaklar salamakta hemde fiilen proje liderlii grevini stlenmektedir.

2.8. Projenin Paydafllar

Projenin dorudan paydafllar, Proje sonularn dorudan kullanacak olan veprojeyi talep eden kifli veya kurulufl, MfiTER,

Projede ngrlen iflleri bizzat yapan ve rnleriortaya kartan PROJE EKB ve kendisine tahsisedilen kaynaklarla projeyi ynlendiren PROJE LDER,

Projenin yrtlmesi iin gerekli kaynaklarsalayan kifli veya organizasyon SPONSORdur.

Tm bu organizasyonun merkezinde olan vepaydafllar arasndaki iliflkinin arayzn oluflturanPROJE LDERDR. Bu kifli iin eflitli organizasyonlardaProje Yneticisi, Proje Yrtcs, Proje Sorumlusu,Proje koordinatr deyimleri de kullanlmaktadr.Bu klavuzda Proje Lideri deyifli kullanlacaktr.

rnein, tkenmez kalem reten bir firma, piyasaya

yeni srecei kalemler iin bir plastik enjeksiyonkalbna ihtiya duyuyor ve bunun iin bir kalpfirmayla anlaflyorsa bu durumda kalem reticisifirma MfiTER durumundadr.

MfiTER ile grflmelerin sonucunda bu iflinyaplabilmesi iin insan kaynaklarn ve makine-tehizatn salayan kalp firmann sahibi SPONSORrolndedir.

Kalp firma sahibinin bu proje iin grevlendirdiikalb tasarlayacak, bunu imal edecek, gereklikontrolleri yaparak kalb mflteriye teslim edecek

13

Projeninyaplmasn isteyenkifli veya kurum:

MfiTER

Projeninyrtlmesi iin

gerekli kaynaklarsalayan kifli veya

organizasyonSPONSOR

Proje aktivitelerinibizzat gereklefltiren

PROJE EKB

Projeyi YnetenPROJE LDER

Projenin Paydafllar

Projeye aktif olarak katlan, proje sonularnkendisi kullanacak veya projenin

tamamlanmas ile sonularndan etkilenecekkifli ve kurumlardr.


15/59

14

2.9. Proje Aflamalar

Bir projeyi,

Bafllang ve Planlama aflamas Yrtme aflamas / aflamalar Bitifl aflamas

olarak 3 aflamaya ayrmak mmkndr.

Proje fikrinin domasndan, proje kapsamnnbelirlendii, proje plannn tamamland, gereklikaynaklarn temin edildii, mflteri-sponsor-projeekibi arasnda mutabakatn saland noktayakadar geen sre Bafllang Planlama aflamasdr.

Projenin yrtme aflamalar bir veya birden fazlatanmlanmfl proje rnnn tamamlanmas veteslimini ieren aktivitelerden oluflur ve projernnn teslimi ile sonulanr.

Bitifl aflamas ise, projenin sonlanmasna kararverildii andan, o projede fiilen son adam saatinharcand ana kadar geen sredir. Projenin soneksiklerinin tamamlanmas, kullanlan malzemenin

datm, performans deerlendirme gibiaktivitelerden oluflur.

Proje ynetimi klavuzu, projenin aflamalarna gredzenlenmifltir.

Projenin bafllama ve planlama aflamasndayaplmas gerekenler Blm 3te

Projenin yrtlmesi aflamasnda yaplmasgerekenler Blm 4te

Projenin sonlandrlmas aflamasnda yaplmasgerekenler Blm 6da ifllenmifltir.

2.10. OrganizasyonOrganizasyon kiflileri dorudan etkilediinden,proje alflmalarnda organizasyon nasl olmaldrsorusu her zaman gndeme gelmifltir. Bunun tekbir cevab yoktur. Proje alflmalarnda uygulananorganizasyonlar aflada aklanmfltr.

2.10.1. Fonksiyonel Organizasyon:

Bu tr organizasyonlarda proje, fonksiyonel

yneticilikler iinde yaplr. Tm proje elemanlaro yneticiliin elemanlardr. Dier yneticiliktekielemanlardan destek alrlar. Departmann yneticisiveya onun grevlendirdii bir kifli proje liderliiniyrtr.

2.10.2. Proje Bazl Organizasyon:

Proje bazl organizasyonlarda fonksiyonel

departmanlar bulunmaz. Organizasyon varolanprojelere gre kurulur. Proje bittiinde de obirim dalr.

Yeflil kutular projeye katkda bulunan personeli gsteriyor

Genel Mdr

DepartmanMdr

DepartmanMdr

DepartmanMdr

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

Proje

Koordinasyonu

Proje AflamalarMantksal olarak iliflkilendirilmifl aktivitelerinbir derlemesidir. Genellikle nemli ktlarn

tamamlanarak sonulanmasdr.


16/59

2.10.3. Matris Organizasyon:

Farkl fonksiyonel yneticiliklerden elemanlar birproje iin geici olarak grevlendirilerek bir projeekibi olufltururlar. Ekipten biri Proje liderliinistlenir. Proje ekibinde bulunan elemanlar projedekendilerine verilen grevleri yaparlar ve projeson land nda da kend i fonks i yone lyneticiliklerindeki grevlerine geri dnerler.

Matris organizasyonda da 3 farkl yaklaflm gryoruz,

Zayf matriste proje paralara ayrlarakfonksiyonel departmanlarda yrtlr. Neyin, ne

zaman, kimin tarafndan ve nasl yaplacanafonksiyonel yneticiler karar verir. Proje lideri isebir koordinatrlk grevi stlenir.

Dengeli matriste, proje ekibi, fonksiyoneldepartmanlardan projede grev almak zeregrevlendirilen yar zamanl veya tam zamanlelemanlarca oluflturulur. Proje ekibi olufltuktansonra proje ile ilgili kararlar proje ekibi ve lideritarafndan alnr. Fonksiyonel departmanlar talep

zerine uzmanlk desteinde bulunurlar ve odepartmandan projede grev almfl olan kiflininyapt alflmalarn kalitesini denetlerler.

15


Genel Mdr

ProjeMdr

ProjeMdr

ProjeMdr

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

Proje

Koordinasyonu


Genel Mdr

DepartmanMdr

DepartmanMdr

DepartmanMdr

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

ProjeKoordinasyonu

Zayf Matris


Genel Mdr

DepartmanMdr

DepartmanMdr

DepartmanMdr

Personel

ProjeLideri

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

Proje

Koordinasyonu

Dengeli Matris


17/59

16

3. ProjeninBafllamas /Planlanmas

Gl matriste ise fonksiyonel yneticiliklerdenprojeye atanan ekip elemanlarnn neredeyse kendidepartmanlar ile iliflkisi kesilmifltir. Tm kararlarproje ekibinde ve lideri/yneticisi tarafndan alnr.

Grld gibi proje organizasyonunda tek birdoru zm yoktur. Yukarda anlatlan tmorganizasyonel yaplar eflitli flirketlerce baflarlolarak uygulanmaktadr. Buna karfllk hepsinin dezayf noktalar vardr. Organizasyon konusunda,

flirketin kltrne ve projenin cinsine gre kararvermek doru olacaktr.

3. PROJENN BAfiLAMASI / PLANLANMASI

Projenin en nemli aflamas olarak kabul edilir.Bafltan yanlfl kurgulanmfl, kurgulanmfl gibigzken ama aslnda paydafllar arasnda hi biruzlaflnn olmad projelerin baflarl olmasmmkn dei ld i r . Dolays y la projeninyrtlmesine bafllanmadan nce projeyi doruplanlamak ve kurgulamak iin gerekli zamanmutlaka ayrlmaldr.

Planlama aflamasnn sonunda paydafllar arasndabir uzlafl ortaya kmaldr. Bu uzlafl salanmadan

proje yrtlmeye bafllanrsa geri dnmelere, kanrnn verilen emein hi bir ifle yaramadna sksk rastlanmaktadr.

3.1. Proje Kapsamnn Planlanmas

Bir projenin kapsam, projenin amacna ve ktlarnaulaflm iin yaplmas gereken ifllerin tmdr.Dolaysyla kapsamn belirlenmesi, ama ve ktlarn(proje rnleri) belirlenmesi demektir. Kapsamn

bafltan tm paydafllarca bilinmesi, proje sresinceve sonunda ortaya kabilecek sorunlarn bir ksmnbaflta engelleyecektir.

Projenin ktlar ise projenin admlar sonundaortaya kacak olan somut sonulardr. Bir ktnnistenen kalitede elde edilmifl olmas projenin oaflamasnn bittiini ve bir sonraki aflamayageilebileceini iflaret eder.

3.1.1. Proje Amacnn BelirlenmesiNereye gitmek istediini bilmeyen iin, nereyegittiinin bir nemi yoktur.

Bir projenin ynetilebilmesi iin, baflarl olabilmesiiin ilk nce onun tm paydafllarca paylafllan veonaylanan hedefini belirlemek gerekir.

Baflarl projelerin;

Amalar yazldr, Ama deklarasyonunu tm paydafllar (projelideri, proje ekip yesi, mflteri ve sponsor) yazlolarak grmfl ve benimsemifltir,

Projenin amac, hem mflterinin hem de projeyiyrten flirketin veya organizasyonun amalar ileuyumludur. Sonunda ona deer katar,

Tm proje paydafllar bu projeden heyecan duyar.

Ama bildirgesinin yazl ve tm paydafllarcabenimsenmifl olmas, projenin yrtlmesi srasnda


Genel Mdr

DepartmanMdr

DepartmanMdr

DepartmanMdr

Personel

ProjeMdr

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

Personel

ProjeKoordinasyonu

Gl Matris

ProjeMdr

Personel

Personel

Personel


18/59

17

kacak asl amacmz bu deil miydi tartflmalarnengelledii iin, kritik kararlarda ve tereddtldurumlarda yol gsterici olmakta ve ciddi zamantasarrufu salamaktadr.

3.1.2. ktlarn (Proje rnleri) Belirlenmesi

Proje, zgn bir rn ya da hizmet retmek zeregereklefltirilen, geici olarak belli bir zamanaralnda yrtlen alflmadr. Dolaysyla projenin

sonunda kacak nihai rn ve yrtlmesisrasnda kacak ara rnlerin projenin baflndaaka tanmlanmfl olmas gerekir.

Projenin rnleri veya projenin bir aflamasnn sonunubelirleyecek proje ara rnleri flunlar olabilir: Mali fizibilite raporu Teknik yaplabilirlik etd

Tasarm alflr prototip Deney sonular Bir cihazn devreye alnmas Yazlm Bir kprnn trafie alabilir halde tamamlanmasfiirkette uygulanacak yeni bir yntem veya prosedr. v.b.

3.2. Proje Liderinin BelirlenmesiProje Lideri; projenin bafllangcndan bitimine kadarbtn aflamalarndan sorumlu olan kiflidir. Ekipyelerinin uyum iinde alflmasn, projenin zamanplanna uygun ve bte iinde kalarak ynetilmesinisalar.

Proje liderinin, grevleri ve zellikleri 5. blmde

ayrntl olarak incelenmifltir. Burada sadece projeliderinin nemini, liderin projenin hemen baflndabelli olmas gerekliliini vurgulamakla yetinelim.

3.3. Proje Zaman PlanlamasZaman plan bir projenin temel direklerinden biridir.ktlar ancak Ne zaman? sorusunun cevabylabirlikte bir anlam taflr.

Proje zaman plan,

Projede neyin ne zaman mmkn olabileceinigrmek, mflteri veya sponsora gereki szleriverebilmek,

Kaynak planlamas yapabilmek,

Projenin ilerlemesi srasnda gerekleflenlerleplanlananlar arasndaki fark grp gerekli dzelticifaaliyetleri gereklefltirebilmek,iin gereklidir.

Proje plan gereki bir bakfl asyla hazrlanmaldr.Projelerde rastlanan en genel problemlerden birikiflilerin gnlnde yatan yanstan ama gereki

olmayan zaman planlardr. Bu nedenle bir okproje yneticisi problem yaflar.

3.3.1. Zaman Plan Hazrlamann Admlar

Aktiviteler tanmlanr. Projedeki tm aktivitelerive ksa tariflerini ieren bir aktivite listesi hazrlanr.

Aktiviteler iliflkilendirilir. Yani aralarndaki iliflkilerortaya konur.

Her aktivitenin sresi tahmin edilir. Bu tahminlerden yararlanlarak ifl program (projeplan) gelifltirilir.

Proje plan maliyet, kaynaklar, mflteri istekleriv.s asndan irdelenir.

Eer gerekiyorsa admlar aktivitelerin tanmndanbafllanarak tekrar dzenlenir.

Bundan sonraki blmde zaman plan hazrlamaadmlar biraz daha detayl ele alnacak ve bunlarlailgili teknikler aklanacaktr.


19/59

18

3.3.2. Aktivitelerin BelirlenmesiZaman planlamas her fleyden evvel aktivitelerinsaptanmas ile bafllar. Projenin ktlarn salayacaktm aktiviteler alt alta dizilerek bir aktivite listesioluflturulur.

Bunu basit bir rnekle aklamak mmkndr:Varsayalm ki projemiz, bir ailenin hafta sonuberaberce tiyatroya gitmesi olsun. Bu projenin

aktiviteleri flunlardr: Gidilecek oyunun belirlenmesi Biletlerin alnmas Yemek yenmesi Aile bireylerinin giyinmesi Evdeki elektrik, su ve gazn kapatlmas Herkesin kapdan dflar kmas Kapnn kilitlenmesi Herkesin arabaya binmesi Araba ile tiyatroya gidilmesi Arabann park edilmesi Tiyatro salonuna girilmesi Oyunun izlenmesi Oyunun sonunda eve dnlmesi

Zaman plannn ne kadar detayl olmas gerektiikonusunda tek bir yant yoktur. Yukardaki rnekteaktiviteleri ok detayl olarak belirlemek de

mmkndr, bunlarn saysn bir ka aktivite ilesnrl tutmak da. Her birey yukarda verilen rnekteyer alan aktiviteleri farkl flekilde sralamak isteyebilir.nemli olan proje ynetiminde temel baz kuralve prensiplere dikkat edilmesidir.

Projenin gereklerine gre,

Sadece 10-15 ana aktivitenin belirlendii stratejikplanlar,

Biraz daha detaya inilerek hazrlanacak 50-60admlk taktik planlar,

Veya en ince detaya kadar her aktiviteningsterildii, yzlerce, binlerce aktiviteden oluflanoperasyonel planlar, yaplabilir.

st dzey yneticilere stratejik plan yeterken,proje elemanlar operasyonel plana uygunalflacaklardr. Belirsizliklerin ok olduu projelerde,uzun sreli, kapsam genifl az sayda aktivitelizaman plan yapmak daha doru olacaktr.Belirsizlikler azaldka planlar daha detayl yaplabilir.

3.3.3. Aktivitelerin liflkilendirilmesi

Projenin aktiviteleri arasnda bir iliflki vardr. Biraktiviteye bafllamadan evvel baflka aktivitelerintamamlanmfl olmas gerekir. rnein, yukardarnek olarak verilen ailece tiyatroya gitmeprojesinde, kapdan kmadan nce giyinmekgerekir. Burada Giyinmek nc aktivite, Kapdankmak izleyen aktivitedir. Dier taraftan kapdankmadan kapy kilitlemenin de bir anlam yoktur.Bu kez Kapdan kmak, Kapy kilitlemeninnc aktivitesi olur.

Aktiviteler arasndaki iliflkiler 3 etkenle oluflur.

Zorunlu: Aktiviteler arasnda kesin bir iliflki olmasdurumudur. rnein, yukarda belirtildii gibikapy kilitlemek iin herkesin kapdan kmas

gerekir.Tercih: Proje ekibi tarafndan, daha nceki baflarluygulamalara dayal olarak bu iliflkiler belirlenir.rnein, yemek giyinmeden de nce de yenebilir,giyindikten sonra da. Proje ekibi yemek yerkenstne dkme olasln dikkate alarak giyinmedennce yemek yemeyi tercih edebilir. Yemek yemeyinc aktivite, giyinmeyi izleyen aktivite olarakbelirleyebilir.

Dfl etmenler nedeniyle: Hava durumununretime engel olmas gibi. rnein yamur yama


20/59

19

Yukarda belirtilen 3 iliflkiye ilaveten ok ender deolsa kullanlan SF : Start to finish iliflkisibulunmaktadr. Burada bir aktivitenin bitmesi iinbir sonraki aktivitenin bafllamfl olmas gerekir.

3.3.5. Aktivite Srelerinin Belirlenmesi:

Bundan sonra yaplacak ifl aktivitelerin srelerinintahmin edilmesidir. Bu amala aktivite listesikullanlr ve her aktivite iin sz konusu olan kstlar,varsaymlar, kaynak gereksinimleri, kaynakkapasiteleri ile tanmlanabilen riskler dikkatealnarak her aktivitenin gerekleflebilmesi iingereken sreler tahmin edilir.

Sre belirlemede kullanlan yntemler:

Aktivite sresi daha nceki deneyimlere grekesin olarak bilinmektedir. Bu sre kullanlr.

Uzman grfl: Aktivitenin sresini bir uzmankendi deneyimlerine gre tahmin eder.

Benzeri projelerle analoji: Daha nce benzeri birprojede benzeri bir aktivitenin ne kadar srmflolduu nceki projelerin kaytlardan bulunur veyeni projede tahmin olarak kullanlr.

Simlasyon yntemleri: eflitli senaryolar dikkatealarak o aktivitenin sresinin belli bir olaslkla nekadar olaca bulunur.

Bir aktiviteye ok ksa bir sre de bimekmmkndr (ki bu durumda aktivite zamanndabitmeyeceinden verilen szler tutulamayacaktr),

olasl varsa tiyatroya gitme projesinde flemsiyealmak proje planna bir aktivite olarak alnabilir.

3.3.4. Aktiviteler Arasndaki liflkiler

Aktiviteler arasnda 3 ana iliflki tanmlanabilir.

Ardflk (FS : Finish to start) : Bir aktiviteninbafllayabilmesi iin bir nceki aktivitenin bitmiflolmas gerekir. Yukarda rnekte olduu gibi ncaktivite Herkesin kapdan kmas olabilir, bittikten

sonra Kapnn kilitlenmesi aktivitesi bafllayabilir.

Paralel (SS : Start to start) = Bir aktivitenin bafllamasiin bir dierinin de bafllamas gerekir veya iki aktiviteayn anda bafllayabilirler. rnein tiyatroya gitme

projesinde herkesin ayn anda giyinmeye bafllamasmmkndr. Birinin giyinmesi iin mutlaka dieriningiyinmifl olmas gerekmemektedir.

Eflbitiflli (FF : Finish to finish) = Bir aktiviteninbitmesi iin bir dierinin de bitmesi gerekir. Veyaiki aktivitenin ayn zamanda bitmesi istenir. rneinefllerden birinin giyinmek iin daha uzun zamanaihtiyac varsa, ayn anda giyinmeye bafllamakbirinin uzun sre dierini beklemesinigerektirecektir. nemli olan her iki eflin de aynanda hazr olmasdr. Bu aktiviteleri FF olarak daproje planna almak gereklidir.

nc Aktivite zleyen Aktivite

nc Aktivite

zleyen Aktivite

nc Aktivite

zleyen Aktivite


21/59

20

Bir aktiviteyi uzman olan bir kifli X gndetamamlarsa, uzman olmayan birisinin ayn ifl iindaha fazla gne ihtiyac olacaktr.

Bir A makinesi kullanarak Y zaman birimindebitebilecek bir aktivite, bu makinenin olmamasdurumunda daha uzun srecektir.

Bir ifli yapabilecek sadece bir kifli varsa o kifli, tekbaflna aktivite sresini belirleyecektir. Eer daha

fazla eleman varsa aktivite sresi de (dorusalolmamakla birlikte) dflecektir. Bir ifli bir duvar1 saatte ryor ise, iki ifli ile yarm saatte rlebilir.Ancak;

o Eer bir ifli bir duvar 1 saatte ryor iseayn duvar 60 iflinin pratikte 1 dakikada rmesipek olas deildir.

o Bir gemi Atlantiki 15 gnde geiyor ise,

15 geminin bir gnde gemesi hi mmkn deildir.3.3.6. Proje Zaman Planlarnn GsterimTeknikleri

Zaman plannn gsteriminde bugn en okkullanlan, mevcut tekniklerin en basiti ve kolayanlafllan ubuk diyagramdr. ubuk diyagramGantt flemas olarak da anlr.

ok uzun bir sre de (Bu durumda da projeuzayacandan hem daha pahal olur, hem dezamann uzunluu nedeniyle reddedilebilir).

3 tr aktivite sresi tanmlamak mmkndr.

Aktivitenin olas tamamlanma sresi : Uzmanlartarafndan belirlenen olas sre

Aktivitenin minimum sresi : Bir aktivitenintamamlanmas iin gerekli minimum sre (Olumlu

veya iyimser senaryo) Aktivitenin maksimum sresi (Olumsuz veyaktmser senaryo)

stanbul gibi trafii ok youn olan flehirlerdeyaflayanlar bu senaryolarn gerekliliini daha iyianlayacaklardr. rnein, SO merkez binasndanBoazii kprsne trafik rahat olduu zaman 12dakikada ulaflmak mmkn iken (iyimser senaryo),

trafiin tkal olduu zamanlarda bu sre yaklaflk60 dakikada alnabilmektedir (ktmser senaryo).ISO alflanlar zaman planlarnda bu aktivite iin30 dakika ayrrlar (olas sre).

Aktivite srelerinin belirlenmesinde projedekikaynaklar da, yani proje ekibindeki elemanlarnnitelii ve nicelii, projede kullanabileceiniz cihazve makinelerin kapasitesi de belirleyicidir.

Aktiviteler Ocak fiubat Mart Nisan Mays Haz. Tem. Eyll Ekim

Aktivite 1

Aktivite 2

Aktivite 3

Aktivite 4

Aktivite 5

Aktivite 6


22/59

21

3.3.7. Proje Plannn Gelifltirilmesi :

Aktivite listesini oluflturduktan, bunlar arasndakiiliflkileri belirledikten, aktivite srelerini tahminettikten ve hangi proje zaman plan tekniiniuygulayacamza karar verdikten sonra artk iflakfl ve zaman plann oluflturabiliriz.

rnein bir a diyagram oluflturulduysa, diyagramzerine aktivitelerin sreleri ifllenir ve bafllamakutusu 0 zaman kabul edilerek bir sonraki kutuzerine en erken bafllama ve bitifl tarihleri ifllenir.Her aktivitenin dierleri ile iliflkisi ve srelerigzetilerek tm kutular doldurularak bitiflnoktasna gelindiinde artk projenin ka gnsrecei belirlenmifltir. Bir projenin a

oluflturulduunda paralel giden aktiviteler olduugrlebilecektir. Bu durumda paralel gidenyollardan en uzununun sresi toplam proje sresi

ubuk Diyagram (Gantt Chart):

Proje aktivitelerinin her birinin ne zaman bafllaypne zaman bittiini ve dier aktivitelerle iliflkisinigsteren yatay ubuklardan oluflmufl birdiyagramdr.

ubuk diyagramlarnn yannda, daha karmaflkflebeke diyagramlar (Network, a diyagram olarakda adlandrlabilir) bulunmaktadr. fiebeke

diyagramlarnn iki ayr tr bulunmaktadr.1. Kutu diyagramlar (AON = Activity on Node)

2. Ok diyagram (AOA = Activity on Arrow)

Kutu Diyagramlar:

Bu yntemde balant noktalar veya kutularaktiviteleri, oklar ise aktiviteler aras iliflkiyi gsterir.Kutu diyagramnda bir aktiviteyi temsil eden kutularn

notasyonu afladaki flekilde verilmektedir. Aktivitelerarasndaki iliflkilerin gsterildii a yaps rnei, birsonraki blmde bulunmaktadr.

Ok Diyagram:

Burada aktiviteler balant noktalar arasndakioklarla gsterilir. Nokta veya dairelerle gsterilen

dm noktalar ise aktivitelerin bafllang vebitifllerine iflaret eder. Yneylem alflmalarnn ilkdnemlerinde standart olan bu yntem bugnhemen hemen terkedilmifltir.

En erken bafllamazaman

En ge bafllamazaman

Sresi (gn)

Kod numaras

12 18

Aktivite

14

1000

Bafllang

Bitifl

a

b

c

d

Dme en erkenulaflm tarihi Dme en geulaflm tarihi

Dm numaras

5 12

100


23/59

22

A 3

1

E 6

B 5

C 6

4 11

D5

F 7

G 8

H 2

Bafllama Bitifl

olmaktadr. fiekilden grlebilecei gibi bafllangtanbitifle kadar 5 paralel yol bulunmaktadr. Bu yollar;

Bu durumda kritik yol 4 nolu yoldur. Kritik yolunuzunluu yada bir baflka deyiflle bu projenin

1. bafllama A D bitifl Bu yolun toplam sresi 8 gndr

2. bafllama E bitifl Bu yolun toplam sresi 6 gndr

3. bafllama B - F H bitifl Bu yolun toplam sresi 14 gndr

4. bafllama C F - H bitifl Bu yolun toplam sresi 15 gndr

5. bafllama C G bitifl Bu yolun toplam sresi 14 gndr

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

8000

zin verilebilecek en ge bafllama zamanlarnbulmak iin bu kez sondan bafla doru gidilir. Birsonraki aktivitenin en ge bafllama tarihindenaktivite sresi kartlarak o aktivitenin en gebafllama tarihi bulunur. Eer en erken bafllamatarihi ile en ge bafllama tarihleri ayn ise, yanibolluk sfr ise o aktivite kritik hat zerindedemektir. Kritik hattaki aktivitelere nem verilmelive onlarn gecikmeden tamamlanmas salanmaldr.

B

1 10

14 147 7

7 8

1 2

1 1

Sra No Aktivite Sre ncl

1000 A 3 bafllama

2000 B 5 bafllama

3000 C 6 bafllama

4000 D 5 A

5000 E 6 -

6000 F 7 B,C

7000 G 8 C

8000 H 2 F

rnek:


24/59

23

nk kritik hat zerindeki bir aktivitenin gecikmesi,olduu gibi projenin gecikmesine yansyacaktr.

Bolluk: Yukardaki aktivite kutusunda aktiviteninen erken bafllama zaman ve en ge bafllamazaman gsterilmektedir. Verilen rnekte G aktivitesi,daha nce C aktivitesinin bitmifl olmas gerektiindenen erken 7. gnde bafllayabilir. Projenin vaktindetamamlanabilmesi iin de bu aktivitenin en ge 8.gnde bafllamas gerekmektedir. En ge bafllama

zaman ile en erken bafllama zaman arasndaki 1gnlk fark Bolluk olarak adlandrlr. Yani buaktivitenin bafllamas 1 gn gecikse bile projezamannda bitecektir.

Zaman plan iin yukarda verilen yntemlerinyannda PERT ve Monte Carlo Simulasyonu gibisre belirleme yntemleri ve dngler gibitekrarlanan aktiviteleri de dikkate alan flartldiyagram yntemi (Conditional DiagramingMethods) vardr. Ancak ok kapsaml ve karmaflkprojelerde profesyonel proje yneticileri tarafndankullanlan bu yntemler klavuzumuzun kapsamdflnda braklmfltr.

Proje plan hazrlamak iteratif (tekrarlayarak yaklaflm)bir sretir. Projenin baflnda o andaki bilgilerinizlebir plan hazrladktan sonra,

Sreyi ksaltmak iin projenin bitifl tarihini daha

ok etkileyen ve daha ksa srede bitirilebilecekaktivitelerin belirlenmesi; buna gre nlemalnmas, (Kritik yol!)

Hangi aktiviteleri paralel yrtlerek sreninksaltlabileceinin ngrlmesi,

Mevcut kaynaklarla, srelerin gereki olupolmadn kontrol edilmesi,

gereklidir. Bu bilgilere erevesinde proje planyeniledikten sonra, ayn noktalar, cevaplar tatminedici olana kadar tekrar sorgulamann, zaman

plann iteratif olarak dzeltmek asndan bykyarar olacaktr.

3.4. Proje Kaynak / Maliyet Planlamas

Kaynak planlamas, tanmlanmfl proje iin kaynaklarn(insan, cihaz ve harcama btesi) ve bu kaynaklardanne miktarda gerektiinin belirlenmesi ifllemidir.Aktivitelerin kartlmas ve proje zaman plannnhazrlanmasyla kaynak belirlenmesi artk dahakolaylaflmfltr.

3.4.1. Ekibin Oluflturulmas

Projenin rnlerini ortaya koyan proje ekibidir.Hedeflenen ktlarn, istenen kalitede retilmesiancak doru kiflilerin projede yer almasyla vebunlarn doru ynetilmesiyle mmkndr. Bublmde, ekip alflmasnn klavuzun 5. blmndezel olarak ele alndn belirterek, sadece projeninilk ekibinin oluflturulmasnda dikkat edilmesi gereken

konulara deinilmektedir.

Gerekli insan kaynan belirlemek iin ncelikle,proje plannda her bir aktivite iin gerekli insankayna adedi yazlmal ve bunlar toplanmaldr.Eer o aktivitede grev alacak kiflinin ad biliniyorsa,bu adn da belirtilmesi faydal olacaktr. Eer bukifli henz bilinmiyorsa o zaman bir mhendis, birtercman, bir ifli, bir teknisyen gibi fonksiyonel

ifadeler kullanlabilir.Planlamann bu aflamasnda ne kan 3 kavramvardr:

Aktivite sresi : Bir aktivitenin tamamlanmasiin ngrlen sredir. Birimi saat, gn, ay veyayl olabilir.

flyk : Bir kiflinin bir aktiviteyi (baflka hi biriflle uraflmadan) tamamlayabilecei sredir. Birimi

adam x saat (veya adam x gn, adam x ay v.s.)

fl younluu : flyk / aktivite sresidir. fl


25/59

24

younluu, bir kiflinin o aktiviteyi ve ayn andasorumlu olduu dier paralel aktivitelerigereklefltirirken ne kadar youn alflmasgerektiini gstermektedir. Eer :

fl younluu = 1 karsa bu kifli ideal yklenmifldemektir.

fl younluu > 1 karsa. Bu kifli ok dolu anlamnagelir. Ya bu kifli kendisine verilen iflleri zamanndabitiremeyecektir; veya normalden daha fazlaalflmas gereklidir.

fl younluu < 1 karsa bu kifli projede tam doludeildir. O zaman iinde baflka grevler de stlenebilir.

nsan kayna gereksinimi ortaya ktktan sonrabunlarn dengelenmesi gerekir. nk her kiflininbu projeye ayraca belli bir zaman vardr. Bundanfazlasn o kifliden beklemek onun verimini dflrr.Daha azn beklemek ise proje ekibinin motivasyonu

etkiler. Tm ekip elemanlarnn ifl yklerinin optimumnoktada kt bir plan ise mucizeden te bir durumolarak deerlendirilebilir. Dengeleme, bir kifliyeproje boyunca taflyabilecei kadar yk vermektir.Yk fazla olanlarn ise iflini uygun zamana yayarakbitirmesini salamaktr.

3.4.2. Grev Blm ve Karar ZincirininBelirlenmesi

Hiyerarflik bir yapda grev, karar zinciri okaktr. O blmn amiri, grevi astlar arasnda

datr ve sonra da onlarn yaptklarn kontrolederek onaylar. Proje alflmasnda ise bir okblmden farkl grevde ve rtbede kifliler biraraya gelerek proje ekibini oluflturur. Bu nedenlegrev blmnn ve karar zincirinin her projeiin ayr ve ok iyi planlanmas gerekir. Bununiin afladaki yer alan bir sorumluluk tablosuhazrlanarak sorumluluklar belirlenmeli ve tmekip elemanlaryla paylafllmaldr. Tabloda kiflilereflu sorumluluklar atanr:

Onay: Bu kifli o aflamadaki iflleri onaylamayetkisine sahiptir. Onun onaylamad ifllerintekrarlanmas gerekir.

Grfl: Bunlar genellikle projeye (en azndan oaflamada) dorudan katlmayan fakat grflnebaflvurulmas gereken uzmanlardr.

Sorumlu: Sz konusu aflamann veya ifl paketininsorumlusudur.

Bilgi: Bu kifliler proje ekip elemanlarna bilgi vermekgrevini stlenmifllerdir.

ye: Projenin ekip yeleridir. Kendilerine dflengrevleri yerine getirirler.

3.4.3. Ekipmanlarn Belirlenmesi

Her projenin bir teknik altyapya gereksinimi vardr.Bu teknik altyap ihtiyac planlama aflamasndabelirlenmelidir. Aktivite plan ktktan sonra her bir

Kifli A Kifli B Kifli C Kifli D Kifli E Kifli F Kifli GPlanlama Onay Bilgi Sorumlu ye yeTasarm Onay Grfl Sorumlu yePrototip Onay Grfl Sorumlu yeTestler Onay SorumluPilot retim Onay Sorumlu yeSeri retim Onay Bilgi Sorumlu ye


26/59

25

Tedarik edilecek Planlanan Sorumlusu alflmalara ngrlenmalzemeveya tarih bafllama tarihi maliyethizmet

aktivite iin gerekli olan ekipmann (vin, lm aleti,makine tehizat, yazlm v.s) listelenmesi gereklidir.

Sk kullanlacak veya kritik olan ekipmann projeekibinin kontrolne alnmaldr. Bu ekipmanlarngerektii anda kullanlabilmesini salamak zeregerekli bakm ve onarmdan sorumlu kiflilerbelirlenmelidir.

Eer bir ekipmana belli bir zaman diliminde okifl dflyorsa aktivitelerin zaman ve srelerini

deifltirerek dengeleme yaplmaldr.

ok sk kullanlmayacak veya baflka gruplarlapaylafllmak zorunluluu olan ekipman, ara vegereler iin, dier kullanclarla mutlaka temasedilip, plannn paylafllmas ve ihtiya olduundaekipmann kullanlabilir olmas iin mutabakatnsalanmas gereklidir.

Kullanma hazr olmayan veya mevcut

envanterde bulunmayan ekipmann nasl teminedilecei (satn alma, kiralama) mutlakakararlafltrlmaldr. Bu durumda, satn alma veyakiralama iin ilgili prosedrler iflletilmeyebafllanmaldr.

3.4.4. Harcama Btesinin Belirlenmesi

Harcama btesi, yine zaman planndan her biraktivite iin gerekli malzeme ve giderlerin belirlenmesi

ve toplanmas ile ortaya kmaktadr.Projenin btesini hesaplarken, paradan-btneyaklaflm doru bir yaklaflmdr. Toplam bteyiaktiviteler iin gerekli kaynaklar toplayarakbelirlemek gerekir. Ancak bu yaklaflmn bazenyanltc olabileceine dikkat edilmelidir.

Bir aktivite iin gerekli bir giderin bteyekonulmas atlanabilir. Bylesi detayl alflmalarda

kontrollerde de ayn hata tekrarlanabilmektedir.Bu durumda projenin yrtlmesi srasnda parasknts olacaktr.

Proje btesini hassas olarak planlayabilmekaygsyla her aktiviteye, olas maksimumgereksinimlerin yazlmas da ok sk rastlanan birdurumdur. Bu halde de, bte flifler ve maliyetyksek gzkeceinden projeye hi bafllamamakarar gndeme gelebilir.

nerilen, aktivite bazl hazrlanmfl btenin birde projenin tm asndan deerlendirilmesidir.Bir taraftan tekrar eden kalemlerin silinmesi, dier

taraftan da ngrlemeyenler iin bir miktar ilavedenein ayrlmas daha gereki bir bteyeulafllmasn salayacaktr.

3.4.5. Dfl Almlarn Belirlenmesi TedarikYnetimi

Kendi kendine yeten proje hemen hemen yokgibidir. Her projede dflardan temin edilmesigerekli, hammadde, kullanm malzemesi, alet v.s.gibi baz kalemler olacaktr. Projelerin bir diergirdisi ise dflardan hizmet almlardr. Dfl almlarnher proje iin ayr ayr planlanmas gerekir. Hemprojenin yrtlmesi srasnda zaman kazanmak,hem de giderleri daha doru belirleyebilmek zeredfl almlar iin (hizmet veya mal) planlamaaflamasnda bir n alflma yaplmasnda, tekliflerinalnmasnda, satclar ile iliflkilerin kurulmasndabyk yarar vardr.

Dfl alm planlamas iin, hangi malzeme, niteveya hizmetin kim tarafndan, hangi tarihe kadarve hangi bedelle tedarik edileceini gsteren bir


27/59

3.4.7. Proje Btesinin Zamana Yaylm

Toplam maliyetin projenin aktivitelerine ve zamanadatlmas ile oluflur. Bylece takvime bal birkaynak ihtiya tablosu ortaya kar.

Uzun sren ve maliyeti yksek projelerde toplammaliyetin yannda, aylk proje btesinin nemide byktr. Btede, projenin gidiflatn vekarlln belirleyen kritik sorular ise flunlardr:

Fonun tamamna projenin baflnda m ihtiya var?

Nakit ihtiyac tm projeye yaylmfl m?

Projenin herhangi bir aktivitesinde, dierlerinegre belirgin bir toplu nakde ihtiya var mdr?

Aktr ki, ge gelen kaynak, projenin zaman plannnaksamasna neden olur. Bir trl bitmeyen ve buyzden planlanandan daha pahalya tamamlanan

baz kamu ihaleleri, bunun iyi bir rneidir.Ge gelen kaynan maliyeti olduu gibi, erken tahsisedilen kaynan da bir maliyeti olduu unutulmamaldr.

3.5.Proje Planlamasnn Dier Unsurlar

Girifl blmnde de bahsedilen proje ynetiminin9 temel unsuru vardr. Bunlardan,

Kapsam planlamas Blm 3.1de

Zaman planlamas Blm 3.3te

nsan Kaynaklar, Maliyet ve Tedarik planlamas3.4te ele alnmfltr.

Bu blmde ise geriye kalan 4 unsurun planlanmasele alnacaktr.

26

tedarik listesi yararl olacaktr. Aflada bu amalakullanlabilecek bir tedarik listesi rneibulunmaktadr.

Listede yer alan planlanan tarih, sz konusu malveya hizmetin proje alflmalarnn aksamamasiin proje ekibinin elinde olmas gereken tarihtir.

alflmalara bafllama tarihi ise temin edilecek malveya hizmetin vaktinde gelmesi iin sorumlusunun

hangi tarihte alflmalara bafllamasnn gerektiiniiflaret eder.

3.4.6. Proje Maliyeti

Yukarda belirtilmifl olan kaynaklarn hepsinin birmaliyeti vardr. Bunlarn toplam yani,

nsan kayna maliyeti

Ekipman giderleri

Harcama btesi

projenin toplam maliyetini oluflturur.

Ska yaplan bir hata bu maliyetlerin bir ksmnn zatenvar, bofl duruyor mantyla proje maliyetineeklenmemesidir. nerilen, nce projenin gerekbtesinin hesaplanmas ve zaten var bofl duruyorgerekesini toplam maliyet tablosu ktktan sonra

kullanlmasdr. nk bugn zaten var olan, boflduran bir kaynak yarn bir baflka alflma iin nemliolabilir dolaysyla birden deer kazanr.

Yaplan bir dier hata ise projeye henz bir ok konubelirsizken Bu proje kaa kar? sorusuna net bircevap istemek, ve daha sonraki kararlar bu ilk tahminzerinden vermektir. Projenin kesin maliyeti uygunbir planlama yaplmadan bilinemez. Projenin btesiiin baflta net rakam istemek yerine bir aralk talepetmek daha uygun olacaktr.


28/59

3.5.2. Risk Analizi

Risk analizi, projenin baflarsz olmasna yol aabileceknegatif unsurlarn listelenmesi, bunlarn projeningidifline etkilerinin deerlendirilmesi ve riskingerekleflmesi durumunda alnacak nlemlerintanmlanmas anlamna gelmektedir.

Blm, 4.7de risk ynetimi daha detayl olarak elealnacandan, bu blmde bir risk analiz tablosurnei verilmekte, bu tabloda bulunabilecek kolonlarn

ksa aklamasna yer verilmektedir.

Risk, projeyi olumsuz etkileyebilecek unsurlargstermektedir.

Olaslk, bu riskin gerekleflme olaslngsteren bir saydr. (rnein 5: Bu riskingerekleflme olasl ok yksek, neredeysekanlmaz, 1: Gerekleflme olasl ok dflkneredeyse yok)

fiiddet, bu riskin gerekleflmesinin projenin gidiflinine kadar etkileyeceini gsteren bir saydr (rnein5: Bu riskin gerekleflmesi projeyi ok etkiler,neredeyse projenin durdurulmasna neden olur.1: Az etkiler, Olmamfl gibi projeye devam edilebilir)

Risk Puan, Olaslk ile fiiddet Puanlarnnarpmdr.

nlem, Szkonusu riskin ortaya kmamas iinalnan ve/veya alnacak nlemleri gsterir

Tepki , riskin gerekleflmesi halinde uygulamayaalnacak B Plann ifade eder.

Klavuzun baflnda kullandmz tiyatroya gitmeprojesi ile ilgili bir risk analiz tablosu afladayer almaktadr.

3.5.3. Kalite Planlamas

Kalite planlamas, proje sonunda ulafllacak rnnproje paydafllarnn beklentilerine uygun olmasn

27

Mflteri ileki ayda bir szl geliflme raporu verilecektir.

Her bir proje ara rnnn tesliminde genelbir durum deerlendirmesi yaplacaktr.

Proje Sponsoru ile

Proje lideri sponsora her ayn ............. gnprojenin ilerleme oran ve bte kullanmkonusunda yazl bilgi verecektir.

Proje mflterisine yaplacak bildirimler hakknda

sponsora nceden bilgi verilecektir.

Proje ekibi i iletiflimi

Ayda bir kez, tm proje ekip yelerinin

katlmakla ykml bulunduu 3 saatlik

iletiflim toplantlar yaplacaktr.

Tm yazflmalar bilgisayarda Projemiz klasr

zerinden yaplacak ve burada saklanacaktr.

3.5.1. letiflim Plannn Oluflturulmas

Proje paydafllarndan; Kim, hangi bilgileri almak istiyor? Bu bilgilere ne zaman ihtiyac var? Bu bilgiler ona nasl iletilecek?

sorularnn cevaplaryla oluflturulacak bir iletiflimplan, projenin planlamas srasnda ortayakonulmaldr.

letiflim plannn hangi detayda olaca projeninzelliklerine baldr. ok detayl iletiflim planlaryaplabilecei gibi, ok ksa planlar da olasdr.Aflada bir iletiflim plan rnek olarak verilmektedir.

Projenin yrtlmesi srasnda iletiflim plan okdaha fazla nem kazanacandan bu konu 4.blmde daha detayl olarak ele alnmfltr.


29/59

28

salamak iin yaplacak eylemlerin belirlenmesidir.

Kalite planlamasna en gzel rnek, ktlarnspesifikasyonudur. Her bir ktnn net bir flekildeyazlarak tm paydafllarca onaylanmas yaplaniflin kalitesinin gvence altna alnmasna byk

katkda bulunur.Bir projede kacak rnn kalitesi yannda, srecinkalitesini de planlamak gerekir. Ekibin ifl tanmnnyaplp ilgili kifli ile paylafllmas, iletiflim plan, alflmakurallarnn belirlenmesi, projenin yrtlmesi srasndayaplacak deerlendirme toplantlar da kaliteplanlamasnn nemli unsurlardr.

3.5.4. Entegrasyon Ynetimi

Entegrasyon ynetimi, projenin tm aktivitelerininve 8 proje ynetim esinin bir btn halinde

ynetilmesi, birinde ortaya kan bir deiflikliin dieraktiviteleri etkiledii gz nne alnarak, tm admlarnbirarada gzden geirilmesidir.

Btn uzlafllarn yer ald ve gerekli bilgilerin verildiibir proje kitabnn yayn, bu kitapta proje ynetiminintm gelerinin bulunmas, proje kitabnn, tercihenyazl olarak tm paydafllarca onaylanmfl olmasentegrasyon ynetimine ynelik bir faaliyettir.

3.6. Projenin Bafllamas in Kontrol Listesi

Bir projenin yrtlmesi aflamasna gemeden ncekullanlabilecek bir kontrol listesi nerisi afladaverilmifltir. Yrtlen her projenin sonunda yaplacak

bir durum deerlendirmesinde, projenin yrtlmesisrasnda zorluk ekilen konularn irdelenerek, bu

kontrol listesinin zenginlefltirmesi tavsiye edilir.

Risk Olaslk fiiddet Risk puan nlem Tepki

Oyuna bilet 2 5 10 Bilet almak iin hemen Bilet bulunamazsa projemizbulunamamas harekete geilecek kapatlacaktr.

Bilet iin btede 3 3 9 Biletleri bykbabann Kredi kart ile denecekyeterli para olmamas almas salanacak

Oyun gn birinin 4 1 4 Herkes dier ifllerin ifli olan kalr.iflinin kmas tiyatroya gre dzenleyecek Dierleri taksi ile gider

Yemek iin yeterli 2 1 2 Herkes eve vaktinde gelecek Evin byk kznn hazrlayacazamann kalmamas Sandvilerle karn doyurulacak.

Uygun kyafet olmamas 1 3 3 Giysiler bir gn nce kontrol edilecek kinci en uygun giyilecek

Trafik nedeniyle ge 4 4 16 Bafllama saatinden 1,5 saat nce Kader! lk perde kat.kalnmas (Istanbul iin) yola klacak

Oyunun iptali 1 5 5 Evden kmadan telefonla teyid alnacak Sinemaya gidilecek

Oyunun hoflumuza 2 3 6 Oyun seerken n bilgi alnacak steyen fuayede dierlerinigitmemesi beklesin.

Yamur yamas 2 2 4 fiemsiye alnacak fiemsiye kullanlacak

Toplam Risk Puan 59


30/59

29

Btn bu sorularn yantlar hazr ise, projenin birsonraki evresine yani yrtmeye gemek iinbir proje kitab hazrlanmas gerekmektedir. Buarada, nc kiflilere verilen szleri ve nckifliler tarafndan verilen szlerin de yazl olmasndafayda vardr. Proje kitab, tm paydafllarcaonaylandktan sonra bir sonraki evreye, yrtmeaflamasna geilebilir.

3.7. Bir Proje Kitab rnei

Proje kitaplar ok farkl flekillerde ve uzunluktaolabilmektedirler. Projenin niteliine gre 1-2sayfalk bir dokman da proje kitab yerine geebilir.

Daha byk projelerde ise proje kitab klasrleridolduracak kapsamda olabilir. Aflada bir projekitab rnei bulunmaktadr. Tabii ki rnekte birsatr olarak gsterilen bafllklar, gerektiinde dahauzun metinler halinde yazlabilir.

Proje kitab tablosunun alt ksmnda yer alan bilgilergenellikle mflteri ile paylafllmaz, fakat projekitabnn eki olarak sponsor ve proje ekibine aktr.

Kapsam ve uzunluklar projeye gre deiflmektedir.

Kontrol Listesi evet / hayr

Projenin amac aka yazld ve tm paydafllarca paylaflld m?

Projenin ktlar ve bunlarn spesifikasyonu aka tanmland ve mflteri ile uzlaflld m?

Projenin ara kontrol noktalar (kilometre tafllar) belirlendi ve mflteri ile uzlaflld m?

Proje lideri bu proje iin uygun mudur?

Proje zaman plan bir diyagram halinde kartld m?

Projenin zaman plan gereki midir?

Proje insan kayna planlamas yapld m?

Seilen proje ekibi niteliksel olarak projeye uygun mudur?

Proje ekibi saysal olarak yeterli midir?

Proje ekibinin ifl ykleri zamana bal olarak da irdelendi, fazla ykler dengelendi,az ykler iin nlem alnd m?

Proje ekip yelerinin ifl tanmlar, sorumluluklar ve yetkileri tanmland m?Bunlar ekip yeleri ile paylaflld ve uzlafl saland m?

Projenin yrtlmesi iin gerekli cihaz ve ekipmanlar belirlendi ve bunlarn temini iinbir plan oluflturuldu mu?

Proje iin yeterli bte ayrld m?

Projenin toplam btesi oluflturuldu ve bu proje sponsoru ile paylaflld m? Onun onay alnd m?

Proje iletiflim plan hazrland m?

Projenin riskleri belirlendi ve B plan hazrland m?


31/59

30

Detayl Zaman Plan : Sponsor iin daha ksa, proje ekibi iin (gerektii kadar) detayl

fl tanmlar : Proje ekibinde yer alan elemanlarn ifl tarifleri ve ngrlen ifl ykleri.

Projenin btesi : Zamana yaylmfl olarak proje btesi

Tedarik Plan : Bkz: Blm 3.4.5.

Risk Plan : Projenin riskleri ve alnabilecek nlemler listesi

letiflim Plan : Proje kitabnda sadece mflteri ile iletiflim belirtilmiflse, sponsor ile ve proje ekibininkendi arasndaki iletiflim plan

Proje Kitab:

Tanm Kod Numaras :Projenin ad :Projenin amac :

rn Proje ktlar : rnein afladaki gibi bir tablo ile verilebilir.

/ Kapsam Sra No kt / rn / Kilometre tafl Hedef tarih

ktlarnspesifikasyonu :Aklamalar

Paydafllar Projenin MflterisiProjenin SponsoruProje Lideri :Proje ekibi :

Zaman Bafllang tarihi :ngrlen bitifl tarihiZaman Plan

letiflim letiflim plan

Projenin Bedeli

Proje Kitab Eki:

Aflada yer alan bilgiler genellikle mflteri ile paylafllmaz, fakat proje kitabnn eki olarak sponsorve proje ekibine aktr. Kapsam ve uzunluklar projeye gre deiflmektedir.


32/59

31

4.ProjeninYrtlmesi

yazl onay olmas bir kural olarak benimsenmelidir.

Buna karfllk tedarik planndaki deifliklikler sadeceproje liderinin onay ile yaplabilir. Her zaman onaygerekmese de tm proje ekibinin revizyonlardanhaberdar olmas salanmaldr.

Elbette uygulamalarda organizasyonel politika veyaklaflmlara da dikkat edilmelidir. Bu politika veyaklaflmlara aykr aktivite vb. projenin sonularnnuygulanmas srasnda ciddi sorunlara neden olabilir.

Projenin planna uygun yrmesinin salanmas iin;

Proje yrtcs gerekli ynetim becerilerine(liderlik, iletiflim, mzakere ve pazarlk, problemzm vb.) sahip olmaldr.

Proje ekibi, proje konusu olan rne ynelikmhendislik, uzmanlk vb. bilgi, beceri ve deneyimesahip olmaldr.

flin doru zamanda ve doru srada yaplmasnsalayan bir ifl onaylama sistemi (elektronik ortamda/yazl veya szl) kullanlmas ok yararl olacaktr,gereksiz ifllerin yaplmasn engelleyebilecektir.

Durum deerlendirme toplantlar, projeningidiflat hakknda resmi, periyodik bilgi alfl verifliiin yaplmaldr.

4.1. Proje Deifliklik Ynetimi

Projede deifliklik eflitli nedenlerle oluflabilir;

Proje paydafllar veya mflteri dorudan deiflikliktalebinde bulunabilir.

Proje ekibi, projenin ilerlemesi srasnda ifliyapmak iin daha etkili yollar bularak deiflikliknerisinde bulunabilir.

Projenin yrtlmesi srasnda karfllafllanngrlmeyen olaylar ve geliflmeler, projeninrevizyonunu gerekli klar.

4. PROJENN YRTLMES

Projenin yrtlmesi temelde,

oluflturulan proje planna gre alflmalarnynlendirilmesi,

gerekleflen ile planlanan arasndaki farklarnizlenmesi,

proje planndan sapmalarn oluflmasna meydan

vermeyecek nlemlerin alnmas, nleyiciaktivitelerin gereklefltirilmesi,

sapmalar kanlmaz hale gelince planda gereklidzeltmelerin yaplmas,

esaslarna dayanr.

Projenin devam srasnda projenin plana uygunluusrekli kontrol edilir. Mmknse plana uyulmas iin

yaplmas gerekenler belirlenir ve bu aktivitelergereklefltirilir. Ancak, her projede deifliklikler olabilir.Bu gerei vurgulayan bir deyifl flyledir: Hi birproje ngrlen ekip ile, ngrlen bte dahilindeve ngrlen zamanda bitmez. Dolaysyla, gerekliolduu durumlarda deiflikliklerden kanlmamal,ancak bu deifliklikler ynetilmelidir. Projede meydanagelebilecek deiflikliklerin nasl bir prosedre tabiolacan, nasl irdeleneceini ve nasl onaylanacananlatan bir deifliklik ynetim plan da hazrlanmalve deifliklikler bu kurallara gre yaplmaldr.

Yanlfl anlafllmalara neden olmamak ve dahasonra yaplan deiflikliklerin takibini salayabilmekasndan proje deifliklik isteklerinin yazl olmasnemlidir. Proje yneticisinin bu konuda duyarlve kararl davranmas gerekir.

rnein, projenin kapsamnda (ama ve ktlar)yaplacak bir deiflikliin mutlaka projeninpaydafllar, zellikle mflteri ve sponsor tarafndan


33/59

32

Hangi nedenle olursa olsun, projenin amac, ktlar

ve WBS zerinde yaplan/yaplmak istenenherhangi bir deifliklik kapsam deifliklii anlamnagelir. rn kapsamnda veya spesifikasyonundakibir deifliklik proje kapsamnda da deifliklieneden olabilir.

Kapsam dorulama: Proje kapsamnndorulanmas yaplan ifllerin sonularnn kabuledilmesi ile il iflkil idir. fl sonular rn

dokmantasyonu, fl Krlm Yaps (WBS), projekapsamnn yazld dokman ve proje planincelenerek iflin tatmin edici biimde tamamlanptamamlanmad ve hedeflere ulafllp ulafllmadkontrol edilir. Elbette ki yaplan kontroller rnnniteliine ve sektre gre deiflen eflitli test veincelemelerden oluflur. Eer kontroller uygunsonulanrsa projenin o ksmnn veya aflamasnnresmi kabul yaplr ve gerekli yerlere bildirilir.

Bazen projenin sonularnn belli bir orana ulaflmasdurumunda (rnein % 90-%95) flartl kabul deyaplabilir.

Deifliklik ynetimi: Proje kapsamnda yaplacakbir deifliklik ayn zamanda proje ekibi, mflterive sponsor arasnda proje kitab ile kurulmuflszleflmede bir deifliklik anlamna gelir. Bunedenle nerimiz, kapsam deiflikliinin ancakmflteri, sponsor ve proje ekibi adna proje lideritarafndan onay ile yrrle konulmal, deifliklikyazl olarak belgelenmeli, proje ekibi deiflikliktenbilgilendirilmelidir.

4.3. Zaman Plan ve Kontrol

Projelerdeki en genel problemlerden biri gerekiolmayan zaman planlardr. Bir ok proje yneticisigereki olmayan zaman planlarndan dolayproblem yaflamaktadr. Projenin yrtlmesisrasnda aktivitelerin tanmlanmfl zamanlardayaplp yaplmadnn takip edilmesi, gecikmelere

Projenin yrtlmesi srasnda, plandan herhangi

bir sapma veya paydafllarca nerilecek bir deifliklikbir ok aktivitenin deiflmesine neden olmaktadr.rnein, mflterinin flartnamede yapmakisteyecei, ona gre, kk bir deifliklik, hemzaman plann, hem proje btesini hem de ekiptebir deifliklii gerekli klabilir. Tedarik ynetimindekibir problem, temin edilmesi gereken bir cihaznvaktinde alnamamfl olmas, bazen zaman plann,proje btesini, kalite ynetimini ve hatta projekapsamn etkileyebilir.

Entegrasyon ynetimi, ortaya kan bir deiflikliinprojenin her noktasndaki etkisinin grlmesi vedeiflikliin bir btn halinde ele alnmasgerekliliini syler.

Proje performans srekli olarak izlenmeli,deerlendirilmeli ve belgelendirilmelidir. Deifliklikyaplmas uygun bulunuyorsa proje plandeifltirilmeli ve yeni aktivitelerin yeni kaynakihtiyacnn belirlenmesi, deiflen risk koflullar, vb.yi ieren ilave planlama alflmas yaplmaldr.Gncellenmifl proje plannn ekibe yaygnlafltrlmasve gncel olan plan zerinden alflmalarnyrtlmesinden proje yneticisi sorumludur.

Projenin baflndan sonuna kadar proje ekibitarafndan yaplan dorular ve yanlfllarn, yazlaca

bir karlan dersler dokman elbirliiyle hazrlanrve saklanrsa baflka projeler srasnda benzerhatalarn yaplmas engellenebilir.

4.2. Kapsam Ynetimi

Projelerde kapsam ynetimi yaplmasnn temelamac, projenin baflar ile tamamlanmas iinyaplmas gereken btn ifllerin, tamamlanmasnsalamaktr. Kapsama dahil olmayan ifllerin

yaplmasnn/aradan karlmasnn proje ynetimiasndan hibir anlam ve deeri yoktur.


34/59

33

neden olabilecek ilgili aktivitelerin sorumlularndan

performans raporlar alnmas, varsa gecikmelerve nedenlerinin dzenli olarak raporlanmas istenir.Deifliklik istekleri olduunda deiflikliin yaplacaaktivitenin kritik hat zerinde olup olmad, srededeifliklik gerekip gerekmedii, deiflikliin hangiaktivitelerde deifliklie neden olaca, ktlardaveya btede deifliklik gerekip gerekmedii vb.irdelenir. Sorunlar gzden geirilir ve dzelticieylemler belirlenerek zaman telafi edilmeye alfllr.

karlan dersler varsa daha sonraki alflmalar daflk tutmas iin kayt altna alnr. Bazen iflprogramn/zaman plann ksaltmak gerekebilir.Bunun iki nedeni olabilir;

Ynetim/ mflteri sreyi uzun bulmufl olabilir,

Yaplan bir deifliklik istenen bitifl sresinitehlikeye sokabilir.

Byle bir durumda sreyi azaltmak iin bazyntemler kullanlr;

Fazla Mesai: Fazla yklenme; alflanlarn dahafazla sorumluluk alp, normal alflma srelerindenfazla alflarak projeyi tamamlamalar durumudur.Pek fazla nerilmeyen bir yntemdir. Proje ekipyelerinin zaman zaman fazla mesai yapmalarok olaandr. Ancak fazla mesailerin bir zeldurum olmaktan kp bir sreklilik arzetmesi projeplannda nemli bir yanlfl yapldnn gstergesidir.

Kaynak Yklemesi Kritik aktivitelere daha fazlakaynak yklemektir. Bu kaynaklar kritik olmayanaktivitelerden kaydrlabilecei gibi, proje dflndanda elde edilebilir. Bu yntem maliyeti artrr.

Paralel alflma Fast tracking: Daha nceardflk planlanmfl aktiviteleri efl zamanlyrtmektir. Riski artrr ve genellikle aktivitenintekrarlanmasna neden olur (kalite sorunu ortayakar). Bu durumda proje yneticisi risk ynetimi

ve iletiflim ynetimine daha fazla nem vermelidir.

Proje lideri hangi yolun kullanlaca konusundatakm / aktivite liderleri ile grflerek, sonularntartflarak karar verir. Karar dorultusunda ifl planyenilenir ve ekip bilgilendirilir.

4.4. Maliyet Ynetimi

Proje ynetim tekniklerinden en fazlakullanlannn proje maliyetinin izlenmesi

olduunu sylemek yanlfl olmayacaktr. Hatta birok (proje ynetimi asndan bak l rsaynetilmeyen) projede, tek yaplan ynetim faaliyetimaliyet ynetimidir. Bu nedenle her projeyrtcsnn kendine gre iyi kt bir maliyetynetim sistemi vardr.

4.4.1. Proje Maliyetinin Bileflenininzlenmesi

Proje maliyetinin 3 bileflenine blm 3.4.6da yerverilmifltir.

nsan kayna maliyetiEkipman giderleriHarcama btesi

Maliyet ynetimi, bu bileflenin gereklefleniile planlanan arasndaki farkn izlenmesi veplanlamadan sapma halinde dzeltici aktivitelerin

Proje Maliyet zleme Diyagram

Zaman

0

10

20

30

40

50

60

70

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 120.0%

20.0%

40.0%

60.0%

80.0%

100.0%

120.0%

140.0%

PlanlananGerekleflen Oran

zlenecekMaliyetBilefleni

GerekleflmeOran


35/59

34

yaplmas esasna dayanr. Yaplan genel hata,

projelerin yalnzca harcama btesinin izlenmesi,dier bileflenlerin ise ihmal edilmesidir.Unutulmamaldr ki, bir ok projede insan kaynave ekipman maliyetleri harcama btesinin okstnde olabilir.

Maliyet izlemenin ana ilkesi, her bir maliyetbilefleninin zamana gre planlanan ve gerekleflenibul, aradaki farka gre nlemlerini al dr.

Yukardaki diyagramda X ekseninde zaman, Yekseninde izlenecek maliyet bilefleni bulunmaktadr.Her bir maliyet bilefleni iin ayr bir diyagram yararlolacaktr. Diyagramda planlanan ve gerekleflengiderler birikimli (kmlatif) olarak gsterilir.

Maliyet bileflenleri :

a.nsan kaynaklar maliyeti : Burada hem adamx saat (veya adam x ay) cinsinden planlanan ve

gerekleflen insan kayna, hem de planlanan vegerekleflen personel btesi olarak iki diyagramkartmak mmkndr. Blm 4.5de izlemeyntemleri ile ilgili rnek yer almaktadr.

b. Cihaz maliyeti : Proje iin tahsis edilmifl olancihazlarn, kullanm sresine karfllk gelenamortismanlardan oluflur.

c. Harcama btesi : Nakit para ile proje iinyaplmas planlanan ve gerekleflen tmgiderlerden oluflur.

Proje planlarnn ve fizibilitesinin yapld aflamadaaktivite listesine her aktivite iin gerekecek maliyetifllenerek bir toplam maliyet (cost baseline) eldeedilir. Projenin performans lmleri de bu maliyetzerinden yaplr. En nemli nokta, projeningerekleflmesi iin gereken btenin ayrlmfl

olmasdr. Maliyet kontrol yaplrken iflin baflnda

KAVRAM TERM KISALTMA

Programlanan ifl Planned value PV

Kazanlmfl deer Earned value EV

Gerekleflen maliyet Actual cost AC

flin onayl btesi Budget at completion BAC

Tahmini maliyet Estimate at completion EAC

flteki sapma Schedule Variance SV

Maliyet sapmas Cost Variance CV

Bitiflteki sapma Variance at Completion VAC

Kavramlar :

hesaplanan bu maliyet zerinde deifliklik

yaratabilecek durumlar irdelenir, deifliklikleringerektii biimde yaplmas zerinde durulur. Maliyetkontrol ayrca flu konular da ierir;

Plandan sapmalar belirlemek amacyla maliyetperformans izlenir,

Btn gerekli deiflikliklerin kayt edilmesisalanr,

Gereksiz ve onaylanmamfl deifliklikler engellenir, Onaylanmfl deifliklikler ilgili paydafllara bildirilir,

Negatif ve pozitif sapmalar analiz edilerek, dierkontrol srelerine olan etkileri belirlenir.

4.4.2. Kazanlmfl Deer Analizi

Kapsaml ve byk bteli projelerin maliyetkontrolnde kullanlan, ileri maliyet izleme

yntemlerden biri olan Kazanlmfl Deer Analizi(Earned Value Analysis) projede gerekleflenlerin,planlanan ifl miktar ile karfllafltrlmasna dayananbir yntemdir. Bu yntemde, her bir aktivite veyaaktivite grubu iin bir planlanan deer belirlenir.Bylece bir karfllafltrma baz (Base line) oluflturulur.Kazanlmfl deer, analizin yapld gne kadartamamlanan aktivitelerin planlanan deerlerinintoplamdr.


36/59

35

Konuyu bir diyagramla aklamak daha kolayanlafllmasna yardmc olacaktr.

rnek: Projenin toplam deeri 1000 birim vesresi de 10 aydr. Planlanan deerler birikimli(kmlatif) olarak yukardaki diyagramda ak yeflileri ile gsterilmifltir. rnee gre, altnc ayn

sonunda 650 birimlik bir kazanlmfl deeryaratlmas planlanmfltr. Bu projede planlanmfldeerlerin, ngrlen bte deerlerine eflit olarakalndn kabul edelim.

Diyagramda koyu yeflil ile gsterilen kazanlmfldeerlerdir. Altnc ayn sonunda kazanlmfldeerler 500 birim olmufltur. Yani o ana kadartamamlanmfl olan aktivitelerin btelenendeerlerini topladmzda 500 kmaktadr. rnekprojede altnc ayn sonuna kadar bitirilmesingrlen ifllerin hepsi tamamlanamamfltr.

Projenin gerekleflen giderleri flekilde siyah ilegsterilmektedir. Altnc ayn sonunda toplamgiderlerimiz 550 birimdir. Bu rakam bteleneninaltndadr! Ama bu projenin sonunda bteninaltnda kalacamz anlamna gelmemektedir.nk 550 birim harcanarak ancak 500 birimlikdeer retilmifltir.

Proje Maliyet zleme Diyagram

Zaman

0

200

400

600

800

1000

1200

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

EV Kazanlan DeerPV Beklenen Deer AC Gerekleflen Maliyet

PV Beklenen Deer

AC Gerekleflen Maliyet

EV Kazanlan Deer

Projenin fl Program Performans Endeksi,

SPI = EV / PV

SPI = Kazanlmfl Deer / Planlanan deerolarak tanmlanr.

Eer SPI > 1 ise : Projede planlanandan dahaok ifl bitirilmifltir

SPI = 1 ise : Planland kadar ifl yaplmfltr.

SPI < 1 ise : Planlanan ifllerin hepsi henz

bitirilememifltir.rnekte SPI = 500/600 = 0.77

Projenin Maliyet Performans Endeksi ,

CPI = EV / AC

CPI = kazanlmfl Deer / Gerekleflen Giderolarak tanmlanr

Eer CPI > 1 ise : Harcanandan daha ok deerkazanlmfltr. fller beklenenden daha az giderle

tamamlanmaktadr. Gerek bir tasarrufsalanmfltr.

CPI = 1 ise : Proje giderleri bte ile uyumluyrmektedir.

CPI > 1 ise : Projede kazanlandan ok harcamayaplmfltr. Tamamlanmas iin muhtemelenek bteye ihtiya olacaktr.

rnekte CDI = 500/550 = 0.91

Projenin olas tamamlanma anndaki giderlerimaliyet performansnn bundan sonra da aynolaca varsaymyla:

EAC (Projenin bitifl anndaki tahmini maliyeti)= flin Onayl Btesi BAC / Maliyet PerformansEndeksi CPI

rnekte EAC = 1000//0.91 - 1099

formlyle hesaplanr.


37/59

36

Proje yrtlrken, proje elemanlarnn vakitlerini

hangi aktivitelere, ne arlkta ayrd takip edilmeli,bunun iin izleme mekanizmalar kurulmaldr. Buifl zaman izelgeleri kullanlarak yaplabildii gibi,byk ve emek youn alfllan projelerde eflitlibilgi sistemi yazlmlar da kullanlabilir (MIS-YnetimBilgi Sistemi vb.). Her ifl takm lideri kendi ekibindekielemanlar takip eder. Bu proje sresinde ekihtiyalarn belirlenmesi ve gerektiinde biraktiviteden baflka bir aktiviteye insan kaynaaktarmnn yaplabilmesinde yol gsterici olur vekolaylk salar. Baz aktivitelerde ek ifl gcnngereklilii ortaya ktnda projede gecikme, sorunuortaya kmadan nleyebilme olana yaratr. Ayrca,proje elemanlar arasndaki ifl yknn dengelidalmad durumlarda ortaya kmas sz konusuolabilecek ekip ii huzursuzluklarn da nlenmesisalanabilecektir.

Aflada insan kaynaklarn ynetirken yaplabileceklereiliflkin baz rnek durumlar verilmektedir:

Eer bir kifliye belirli zamanlarda yapamayacakadar ok ifl dflmfl ama proje genelinde yeterlizaman varsa :

Aktivite zamanlar ve srelerinde dengelemeyaparak, ifl ykn kaldrabilecei dzeye ekin

Youn olduu zamanlardaki baz grevleri baflkaekip yelerine kaydrn.

Eer bir kifliye tm proje boyunca kaldramayacakadar ok ifl dflmflse:

Sorumluluundaki ifllerin bir ksmn dier ekipyelerine kaydrn

Bu ifller iin ekibe yeni bir ye ekleyin

Eer bir kifliye onu tam zamanl olarakgerektirmeyecek kadar az ifl dflmflse:

Maliyet ve ifl program performanslarnn planland

gibi yryp yrmediini grebilmek iin, belliaralklarla (uzun projelerde iki haftada bir ksaprojelerde ise haftalk olabilir) projenin yukardabelirtilen performans lmleri gereklefltirilir. Bulmler yardmyla ifl plan ve btede yaplmasgereken dzeltmeler saptanr.

Projenin zaman sorunu varsa, bir gecikme szkonusu ise, bu durum telafi edilebilir. Yeni

insan/malzeme/ekipman vb. ile zaman akapatlabilir. Ancak, bunun ek bir maliyeti olacaktr.Ayn flekilde kalite konusunda gerekenden dahaiyi / daha az iyi zellikte rn elde edilmesi maliyetiartrmak / azaltmak ile salanabilecektir. Zamanmaliyet ve kalite ynetiminin projenin yrtlmesiasndan birlikte takip edilmesi ve ok iyidengelenmesi gerekir. Burada Proje Yneticisiningrevi en az maliyetle, en uygun kalitedeki rn

mmkn olan en ksa srede elde etmek zerekaynaklarn dengeli ynetimini salamaktr.

Projenin maliyet asndan bir sorunu ortaya karsa,ya bundan sonraki harcamalarda dikkatlidavranlarak veya ek bte talep edilerek nlemalnabilir. Btenin aktivitelere zamannda aktarm,salkl bir nakit akflnn salanmas projenin zamanplanna uygun yrtlebilmesi asndan nemlidir.

4.5. nsan Kaynaklar Ynetimi

Projede insan kaynaklar ynetimi konusunda,genel insan kaynaklar ynetimi ile ilgili tm kurallar,teknikler ve uygulamalar geerlidir. Bu ieriintmn ele almak yerine, klavuzda sadece projeynetimi srasnda ska karfllafllan ve projeynetimine zg olduu dflnlen baz nemlinoktalara deinilecektir.

Proje bafllangcnda aktiviteler planlanrken, hangiaktivitede kimin ne kadar alflaca da belirlenmifltir.


38/59

37

Projede baflka hangi iflleri stlenebileceini dflnn

Eer proje dflnda baflka grevlerle yklenmiflseona ne zaman ihtiyacnz olduunu yeterincenceden bilmesini salayn.

4.6. letiflim Ynetimi

Proje, paydafllarnn belli bir ama dorultusundageici bir sre biraraya geldikleri bir ortamolduundan, iletiflim ok nem kazanmaktadr. Uzun

sre birarada yaflamfl ve yaflayacak olan insanlarnrnein bir aile iinde veya hiyerarflik yapdaki bir iflortamnda bir flekilde dengeye gelmifl bir iletiflimmekanizmas vardr. Fakat projede belirli bir sreiinde performans gstermesi gereken farkl yapdakiinsanlarn arasnda etkin bir iletiflim ortam kurmakgerekmektedir. Bu olgu proje iletiflim ynetimini veiletiflim plann nemli klar.

Bir projenin iletiflim plannn merkezinde projelideri bulunmaldr. Doru olan, tm bilgilerin projeliderine akmas ve onun tarafndan datlmasdr.Proje uygulamalarnda ise buna aykr bir okuygulamaya rastlanmaktadr. rnein projeliderinin rapor ettii kiflinin, (genellikle sponsorun)ekipten birisine dorudan bir talimat vermesi okrastlanan bir olaydr. Veyahut mflteri, ekipelemanlarndan herhangi birine isteklerini iletme

yetkisini grr, onun szlerini de bir taahht olarakalr. Bazen olaylar hzlandrd iin faydal olabilenbu tr davranfllar sonunda olumsuzluklar dourur.Bu nedenle eer tm bilgiyi proje lideri tarafndanaktmak mmkn olamyorsa bile onun yokluundaolan olaylar en ksa zamanda kendisine ulafltrmakgerekir.

Bu noktada, proje paydafllarnn beklentilerini

irdelemeye ve iletiflim ynetimine yansmalarnabaklmaya alfllacaktr.

4.6.1. Mflteri

Mflteri, projenin zamannda ve kendi kalitebeklentisine uygun olarak tamamlanmasnbeklemektedir. Bu nedenle kendisine, belliaralklarla ifllerin onun istedii dorultuda gittiineveya beklentilerini deifltirmesi iin ifllerin yolundagitmediine dair bilgi verilmelidir.

Mflteriye dzenli srelerde (srenin ne olacaher bir proje ve mflteri iin zel olarakbelirlenmelidir) proje hakknda yazl veya szl

geri bildirimde bulunun. Bu genelde proje geliflimraporu olarak adlandrlr.

Projenin belirli aflamalarna, kilometre tafllarnaulaflldnda mflteri ile birlikte proje deerlendirmetoplants yapn ve projenin durumunu berabercegzden geirin. Toplantnn sonunda bir toplantnotunun yaynlanmas unutulmamaldr.

4.6.2. Sponsor

Projenin zamannda ve ngrlen kaynaklarlabitmesini, olumsuz bir srprizle karfllaflmamay,

MfiTER

SPONSOR PROJE EKB

PROJE LDER


39/59

38

zel sorunlar ktnda bu sorunun zm

iin yalnzca konuya katkda bulunabileceklerinkatlmyla toplant dzenleyin.

Paydafllarn birbirinden kopuk olduu projelerinbaflar flansnn daha dflk olduu bilinmektedir.Buna karfllk proje tmyle bir srekli iletiflimplatformuna da dnflmemelidir. Bu nedenle;

letiflimin az kadar, aflrs da verimi dflrr,

Verimli toplant ynetimi ile ilgili kurallarnunutulmamas gerekir.

4.7. Risk Ynetimi

Projelerde risk ynetimi proje risklerini tanmlama,analiz etme ve cevaplama srelerini ynetmek,olumlu olaylarn (frsatlarn) ortaya kma olaslnartrmak, olumsuz olaylarn ortaya kma olaslnazaltmak ynnde alflmalar ierir.

4.7.1. Risklerin Belirlenmesi

Risk analizi ve ynetim plan ile proje srasndaortaya kabilecek her risk belirlenmifltir. Bu risklerinortaya kmas durumunda yaplmas gerekenler,etkilenecek aktiviteler ve bte ile zaman planlarnnda nasl etkilenecei bilinmektedir. Risk analizleriiin beyin frtnas, SWOT analizi, Delphi, mlakatvb gibi yntemler uygulanabilir.

Risk nleme Planlamasnda nemli bir girdi de olasrisk nleme listesidir. Bazen bir ok risk sadece birnedenden ortaya kyor olabilir. Bu durumda genelbir risk cevaplamas yaplr ve bylelikle birden fazlariskin ortaya kmas nlenebilir.

Risk ynetiminin hangi boyutta yaplaca projeninbyklne ve nemine baldr. Kk projeleriin proje liderinin yapaca kk bir bir liste yeterli

olurken, byk ve karmaflk projelerde risk ynetimiok kiflinin katlmyla kapsaml yaplmaldr. Proje

problemleri zlmfl olarak nne gitmenizi ve

onun vaktini fazla almamanz bekler.

Buna karfllk proje ekibinin sponsordan beklentisi,sponsorun projeye destek olmas, ekibin yaptiyi iflleri grmesi ve olas ek kaynak ihtiyacnaolumlu yant vermesidir.

Sponsora belli frekanslarla proje hakknda yazlveya szl geri bildirimde bulunun.

Projenin planlanandan sapmalarn (olumlu veyaolumsuz ynde) belli aralklarla, gereki olarakve somut saylarla ona bildirin.

4.6.3. Proje Ekibi

Proje ekibinin kendi iindeki iletiflim, tahminedebilecei gibi en iyi kurgulanmas gerekendir.Proje ekibi farkl kltrlerden farkl birimlerden geicibir sre iin bir araya gelmifl bir gruptur. Hem kendi

zerlerine dflen grevi en iyi flekilde yapmak, hemde kendi yaptklar ifli dier ekip yelerinin iflleri ilekoordineli yapmak durumundadr. Bu nedenle projeekibinin kendi iindeki iletiflim ve toplantlardauyulmas gereken kurallar 5 blmde genifl bir flekildeaklanmaya alfllmfltr.

Proje ekip yeleri, projenin genel gidifli hakkndabilgilenmek, ortaya kan problemler hakknda grfl

alflveriflinde bulunmak ve kendi rettiklerinin projenintm iindeki yerini grmek isterler.

Proje liderinin ekipten beklentisi, ifllerin vaktindeve kaliteli olarak tamamlandn duymaktr.

Belli aralklarla tm proje ekibinin bir arayageldii bir toplant dzenleyin. Bu toplant kesinliklegerekenden uzun olmamaldr. Proje liderinin veekip elemanlarnn birbirlerini bilgilendirmeleri ve

bir sonraki periyotta kacak problemleri tartflmatoplantsdr.


40/59

da gndeme gelebilir. Her kapsam deifliklii

durumunda olas riskleri yeniden belirleyerek,bunlarn oluflmamas iin gerekli nlemlerin alnmasplanlar yaplmaldr.

Risklerin saysal olarak izlenmesinde risk puanlarnnzamana bal olarak deiflimi bir diyagramdagsterilerek durumu grsellefltirmek mmkndr.

Risk izleme ve kontrol iin kullanlan baz yntemleraflada verilmektedir:

Proje Risk nleme Denetimleri: Proje yaflamdngs boyunca risk denetileri risklerin etki vesonularn, nleme flekillerini gzden geirerekbelgelendirebilir.

Periyodik Proje Riskleri Gzden Geirme: Riskler

periyodik olarak incelenir ve varsa deiflikliklerdeerlendirilir.

Kazanlmfl Deer Analizi: Tm projeperformansnn temel planla karfllafltrlarakdeerlendirilmesidir. Eer bir proje temel planndannemli derecede saptysa, risk tanmlama ve analizigncellefltirilebilir.

Teknik Performans lmleri: Proje plannn

uygulanmas aflamasnda plan zerindeki teknikbaflar kriterleri karfllafltrlarak plan iflleyiflinde

baflnda risk ynetimi politikas belirlenmesi, gerektii

durumda karar mekanizmalarnn alflmas iin rollerinsorumluluklarn tanmlanmas gerekir. Kapsaml riskynetim plan gelifltirmek iin proje yneticisi, projetakm liderleri, anahtar pozisyonundaki paydafllar,planlama ve uygulamadan sorumlu herkesin katlacarisk planlama toplantlar dzenlenmelidir.

4.7.2. Risklerin zlenmesi

Proje ynetiminde baflar iin risk ynetimi nemli

bir disiplin haline gelmifltir. Projenin riskleri belirliaralklarla gzden geirilmelidir. Gzdengeirmelerde de ilk analizin yapmnda kullanlankapsam ve yntem kullanlabilir. Yani risk analizibir projede yalnzca proje lideri tarafndanhazrlanmflsa, gzden geirmeleri de proje liderininyapmas doaldr. Risk analizinin bir ekip tarafndanyaplmfl olmas durumunda gzden geirmelerdeyine bir ekip tarafndan Planlama ve gzden

geirme toplantlar ile gereklefltirilmelidir. Gzdengeirme ve toplant skl kaybedilecek ifl gc vetakip edilecek risklere baklarak optimize edilmelidir.

Riskler proje yaflam boyunca deifliklik gsterirler.Projenin bafllangcnda belirsizlikler ok fazla olduuiin bafllangta risk yksektir. Hatta tasarm veprojenin ilk geliflim dnemlerinde risklerde artflbile gzlenebilir. lerleyen dnemlerde ve kapatlma

aflamasnda riskler dflfl eilimi gsterirler. Ancak,riski giderecek zamann, proje ilerledike azaldunutulmamaldr.

Gzden geirmelerde, geerlilii kalmayanlarlisteden karlr veya risk puan sfrlanr, varsayeni riskler ilave edilerek ncelikler ve yeni riskpuanlar belirlenir.

Projenin devam srasnda proje performansnn

llp raporland aflamalarda ve deifliklikyaplmas sz konusu olduunda yeni risk olaslklar

39

lk risk analizine gre risk puan

Proje Risk Analizi

Revize risk analizine gre risk puan

Zaman - Gzden geirme0

10

20

30

40

50

60

70


41/59

40

sorun olup olmad belirlenebilir.

lave risk nlemi Planlama: Bir risk ortayaktnda beklenilmedii iin risk nlemeplannda yer almyorsa veya etkileri beklenendendaha bykse planlanan nlem yetersizkalacaksa riski kontrol etmek iin ilave risknlemi planlamas yaplabilir.

Work-around Planlar: Negatif risk olaylarnakarfllk veren plansz nlemler, daha nce

tanmlanmayan, beklenmeyen ve kabullenilmeyenriskleri savuflturmak iin acil nlem alma planoluflturulabilir.

Risk nleme Plannn Gncellenmesi: Risklermeydana geldiinde belgelendirilebilir. Meydanagelmeseler bile belgelendirilerek risk nlemeplannda kapatlmaldr.

Risk Veritaban: Risk ynetimi sreci boyunca

kullanlan risklerin kayt altna alnd, datldbir veri taban dr.

Risk Tanmlama Kontrol listesi Gncelleme:Sonraki projelerde kullanlmak ve yardmc olmakzere risk kontrol listeleri gncellenerek saklanabilir.

4.7.3. Risk nlemede Kullanlan Teknikler

Risk nlemede kullanlan tekniklerden bazlaraflada verilmektedir:

nlemek: Proje plan deifltirilerek riskler veyaolufl zeminleri yok edilir, proje ve hedefleri risketkilerine karfl koruma altna alnr.

Sorumluluu aktarmak: Risk sonular baflkakifli/kurumlarla paylafllr, sorumluluk aktarlr. rneinsigortalama bir sorumluluk aktarma yntemidir.

Azaltmak: Risk olaslklar ve/veya etkileri

azaltlarak sonu ve etkileri kabul edilebileceksnrlar iine ekilebilir.

Kabullenmek: Proje plann deifltirmeden risklerin

meydana gelmesine hazrlk olarak bir B plangelifltirilir ya da sonularna katlanmaya raz olunur.

Risk nleme teknikleri uygulandktan sonra nlemialnamayan riskler de kalabilir, bunlara kalan risklerad verilir. Ama kalan risklerin kabullenilebilir snrlariinde kalmasdr.

Bir riske cevap verirken oluflan ikincil riskler devardr. rnein yangn riskine karfl yaplan sigortaya

denecek parann bulunamamas, nakit skntsriski gibi.

Belirlenen risklerin izi srlmeli, takip edilmeli,mevcut ve olas yeni riskler kontrol edilmeli, risknleme plannn yrtldnden emin olunmalve risk etkileri de izlenmelidir.

4.8. Tedarik Ynetimi

Projenin ihtiyac olan mal ve hizmetlerin neolduunun belirlenmesi, nasl ve ne zaman tedarikedileceinin planlanmas projenin bafllangcndakiplanlama aflamasnda her aktivite iin yaplmaldr.Planlamada

Yap veya al analizi Uzman deerlendirmesi, Szleflme tipi seimi (birim fiyatl, sabit fiyatl

veya maliyet odakl szleflmeler)dikkate alnr.

Tedarik srelerinin nasl ynetileceini tarif edentedarik ynetimi plannda hangi aktivite iin hangirn/hizmetlerin alnaca, bu rn/hizmetlerintarifi yer alr. Satc adaylarnn bu tanmlara greyeterli olup olmad belirlenerek bir tedarikilistesi oluflturulur.

Projenin yrtlmesi srasnda planlanan almlarnilgili tedariki listelerinde yer alan tedarikilerden


42/59

alm, ngrlen szleflme/tekliflerin kontrol yaplr.

Tekliflerin zamannda alnmas, deerlendirilmesisalanr. Tekliflerin ve karfllkl niyetlerinnetlefltirilmesine ynelik olarak fiyatlar, yetki vesorumluluklar, teknik konular, demeler vb.konularda mzakereler yrtlr. Karfllkl anlafllankonular szleflmeye aktarlr ve her iki tarafnimzalamasyla szleflme ( protokol, siparifl emriolarak da adlandrlabilir) yaplr.

Szleflme yaplan tedarikiden teknik detay

Documents

9 Proje Yonetimi