1

ความรูเบ้ืองตนเกี่ยวกับ Microsoft Word เริ่มใชงาน Microsoft Word ความสามารถของ Word 97

Word 97 เปนโปรแกรมที่มีความสามารถเดนในดานการทํางานเอกสารที่ประกอบดวย

ขอความเปนจาํนวนมาก จึงเปนทีน่ิยมของคนทั่วไปที่ตองการสราง จดหมาย ,รายงาน,นิตยสาร

และหนงัสือ ผูใชงานจะพบกบัความสะดวกเนื่องจากชวยทํางานยากใหกลายเปนงายได ดังนี ้ ตรวจคําผิดอัตโนมัติ มีความสามารถในการตรวจสอบคําผิดทั้งภาษาไทยและอังกฤษดวยความถูกตองสงู เมื่อ

Word 97พบคาํผิดจะแจงใหทราบเพื่อทาํการแกไข จึงทาํใหผูสรางเอกสารไมตองพะวงกับ

คําสะกดผิดในเอกสารของตน ยอนกลับการทํางานได (Undo) ถาทาํงานผิด ก็สามารถยอนขั้นตอนการทํางานกลับไปกอนทีจ่ะทําผดิไดสูงถึง 100

ข้ันตอน ระบบแกไขอัตโนมัติ Word 97 มีระบบแกไขอัตโนมัติ ชวยใหเอกสารมีรูปแบบที่สวยงามกวา เชน เมื่อคุณพิมพ

:-) ลงไป ในเอกสาร Word 97 จะแปลงใหกลายเปน ☺โดยอัตโนมัติทันท ี คําแนะนําโดยผูชวยสวนตัว (Word Assistance) Word 97 มีระบบชวยเหลือผูใช ซึ่งมีสัญลกัษณเปนการตูนเคลื่อนไหวคอยแนะนาํวธิีที่

ทํางานไดดีกวาใหเสมอ นอกจากนี้ยงัสามารถคนหาขอมูลที่ตองการจากผูชวย โดยพิมพประโยค

ภาษาอังกฤษถามไปตรงๆ ไดอีกดวย การเชื่อมตอกับโปรแกรมอื่น เอกสารที่สรางดวย Word 97 สามารถนาํไปเปดใชงานในโปรแกรมอื่นซึ่งอยูในชุด Office

97 ไดทันท ี เอกสารสาํเรจ็รูป (Template) Word 97 มีแบบฟอรมสําเรจ็รูป เพื่อใหกรอกขอความลงแลวนําไปใชงานไดทนัท ีโดยไม

ตองปรับแตงรูปแบบ ไมวาจะเปนจดหมาย, สมุดบันทึก (Note) , เอกสารสํานกังาน หรือรายงาน แปลงเปนเอกสารอินเตอรเน็ตไดทันท ี เอกสารที่สรางดวย Word 97 สามารถแปลงไปเปนเอกสารในอินเตอรเน็ตไดทันที โดยไม

ตองปรับแตงเพิ่มเติม และไมจําเปนตองเรียนรูโปรแกรมสรางเอกสารอินเตอรเน็ตอื่นๆ

2

การเปดโปรแกรม Word 97 การเปดโปรแกรม Word 97 มีวิธกีารคลายๆ กับการเปดโปรแกรมอื่นๆ ดังนี ้

1. เลือก Start >Programs>Microsoft Word

2. คลิก ที่ปุม เพ่ือขยายหนาตางของโปรแกรมใหใหญเต็ม

3

สวนประกอบของ Word 97 เมื่อเขาสูโปรแกรม Word 97จะพบหนาตางของโปรแกรมซึ่งมีสวนประกอบดังนี ้

แถบหัวเรื่อง (Title Bar) แสดงชื่อเอกสารที่กาํลังแกไข

เมนู (Menu) เปนแหลงรวบรวมคําสั่งใชงานทั้งหมด

แถบเครื่องมือ (Toolbar) เปนการนําคาํสั่งสําคัญๆ ในเมนูมาแสดงเปนปุมที่มีภาพกํากับ

เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการเรียกใชงาน

เอกสาร (Document) พื้นที่ของเอกสาร Word 97 เปรียบเสมือนกระดาษที่ใชปกติ

สามารถกรอกขอความลงไปได

เคอรเซอร (Cursor) คือ ตําแหนงสาํหรับกรอกขอความเมื่อพิมพคียบอรด

ตัวชี้เมาส (Mouse Pointer) แสดงตําแหนงของเมาสที่ใชชี้ ตัวชี้เมาสจะเปนสัญลักษณ เมื่ออยูในตําแหนงที่สามารถกรอกขอความลงไปได และจะเปน

เมื่ออยูในตําแหนงอื่นๆ

แถบเลื่อน (Scroll bar) ใชเลื่อนเอกสารขึ้นลง ในกรณีที่เอกสารมคีวามยาวกวาที่จะ

แสดงไดในหนาจอเดียว

แถบแสดงสถานะ(Status Bar) แสดงสภาวะและการทาํงานของ Word 97ในขณะนัน้

เมน ู

แถบ่

แถบเลื่อน

เอกสาร

แถบหัวเรื่อง

เคอรเซอร

จุดส้ินสุดเอกสาร

แถบแสดงสถานะ

4

เริ่มสรางเอกสาร (Document) เมื่อเขาสู Word 97 จะมีเอกสารแรกเตรียมพรอมไวแลว สามารถกรอกขอความลงใน

เอกสารดังกลาวไดทนัท ีโดยทําตามขั้นตอนตอไปนี ้

1. กรอกขอความลงในเอกสาร

จะปรากฏขอความ ณ ตําแหนง

ที่มีเคอรเซอรกระพริบอยู

2.กดปุม เพื่อ

สลับระหวาง

ภาษาไทยกับ

3.พิมพไปเรื่อยๆ ไมตองกด

ปุมเพื่อขึ้นบรรทัด

ใหม เนื่องจาก Word 97 จะ

ขึ้นบรรทัดใหมใหเองเมื่อจบ

บรรทัด (จะสังเกตพบวา

จุดส้ินสุดเอกสารถูกเลื่อนลง

มาเรื่อยๆ เพื่อแสดง

ตําแหนงจบเอกสาร

4. ถาตองการขึ้นยอหนาใหม

ใหกดปุม 5. กดปุม เพื่อยอ

หนา จากนั้นสามารถพิมพ

ประโยคตอไปไดทันที

5

ถาพมิพผิดใหกดปุม เพื่อลบอักษรทีพ่ิมพไป แตถาตองการลบตัวอกัษรที่

อยูถัดจากเคอรเซอรใหกดปุม

การเลื่อนเคอรเซอรไปยังที่ตางๆ ในเอกสาร คุณสามารถจะเลื่อนเคอรเซอรไปยังตําแหนงตางๆในเอกสาร เพื่อใชเปนตําแหนง

สําหรับกรอกขอความไดโดยการใชคียบอรดและเมาส การใชเมาส ใหเลื่อนเจอรเมเนียมไปยังตาํแหนงที่ตองการ แลวคลิก จะทําใหเคอรเซอรยายไป

ยังจุดนัน้ทันท ีการใชคียบอรด การใชคียบอรดทําใหสามารถเคลื่อนที่ไปไดสะดวกในขณะที่กาํลังพิมพดีด

เนื่องจากไมตองยกมือออกจากแปนพิมพ

การเลื่อนไปซายและขวาครั้งละอักษร ใหกดปุม < >และ < >

ตามลําดับ

การเลื่อนไปทางซายและขวาครัง้ละ 1 คํา ใหกดปุม คางไว แลว กด

< > หรือ< > ตามทิศทางที่ตองการ

การเลื่อนไปบนและลางครั้งละบรรทัด ใหกดปุม < >และ < >ตามลําดบั

การเลื่อนไปหนาและสุดทายของบรรทัด ใหกดปุม และ

ตามลําดับ

การเลื่อนเคอรเซอรครั้งละหนึ่งหนากระดาษไปดานบนและลาง ใหกดปุม

และ ตามลําดับ

การเลื่อนเคอรเซอรไปยงัตนเอกสารและทายสุดเอกสาร ใหกดปุม และ ตามลําดับ

หากวาคุณพิมพแลวพบวาอกัษรแปลกไป เชน พิมพคําวา

โปรแกรม แลวกลายเปน ด)ณฉฏณฒ ตองแกไขโดยการกดปุม

6

การแทรกขอความและการพิมพทับ เอกสารที่คุณไดพิมพขอความไปแลว สามารถพิมพขอความแทรก

เพิ่มเติม หรือพิมพทับขอความเดิมได โดยวิธีการดังตัวอยางตอไปนี ้

1.เล่ือนเคอรเซอรไปยังจุดที่ตองการพิมพ

แทรก (คลิก หรือเล่ือนดวยคียบอรด)

2.ตรวจดูวา OVR ที่แถบสถานะเปนสีเทาแสดงวา

อยูในโหมดพิมพแทรก แตถาเปนสีดําเขม ใหกด

ปุม จากนั้นจึงพิมพขอความที่ตองการ

ถาตองการพิมพทับใหกดปุม เพื่อทําใหอักษร OVR ที่

แถบสถานะเปลี่ยนเปนสีดําซึ่ง แสดงวาอยูในโหมดพิมพทับ

จากนั้นก็พิมพทับขอความที่ตองการ ถาตองการยกเลิกการพิมพ

ทับขอความ ใหกดปม อีกครั้ง

7

การแกไขคําผิดอัตโนมัติ ในขณะทีพ่ิมพขอความลงในเอกสาร โปรแกรม Word 97 จะตรวจสอบคําสะกดของคําที่

คุณกําลังพิมพโดยอัตโนมติั โดยจะขีดเสนใตหยกัฟนปลาสีเขียวหรือสีแดงใตคําทันทีที่คุณพมิพผิด

นอกจากการแกไขที่คํานัน้โดยตรง คุณสามารถแกไขใหเปนคําทีถู่กตองโดยเลือกจาก คําที่

Word 97 แนะนําได ดังนี ้

1. เล่ือนเมาสไปที่คําที่ถูกขีดเสนหยักฟน

ปลาสีเขียวหรือสีแดง

2. คลิกขวาที่คํา จะพบคําที่

ควรใชแทนอยูในเมนู

3. คลิกเลือกคําที่ถูกตอง คํา

ที่ผิดจะถูกแทนที่ดวยคําที่

เลือกทันที

8

การจัดการไฟลเอกสารของ Word การบันทึกเอกสาร : Save

เมื่อแกไขเอกสารจนเปนทีพ่อใจแลวก็สามารถ เกบ็เอกสารนั้นไวในรูปของไฟล เพื่อนํามา

แกไขในครั้งตอไปได เราเรียกวิธีการเก็บบันทกึเอกสารนีว้า การเซฟ (Save)

การ Save เอกสารมีวธิีการดังตอไปนี้

1. คลิกปุม ไอคอนรูปแผนดิสก เพื่อส่ังคําสัง่ Save เอกสาร 2. ถายงัไมเคย Save เอกสาร คุณจะพบ ไดอะลอกซบอกซถามรายละเอียดของไฟล ใหกรอกชื่อ

ไฟลที่ตองการ โดยควรตั้งชื่อไฟลใหงายตอการคนหาในภายหลงั

3. คลิกปุม Save หมายเหต:ุ ในการ Save คร้ังตอไป ไมจําเปนตองตั้งชื่อไฟลอีก เพราะเมื่อคลิกที่ปุม Save จะ

ทําให Word 97 ทําการ Save เอกสารใหทนัทีโดยใชชื่อเดิม

การปดเอกสาร: Close

เมื่อไมตอการแกไขเอกสารอีกตอไป ใหเซฟเอกสารแลวทําตามขั้นตอนตอไปนี ้

1. เลือกเมน ูFile>Close 2. เอกสารจะถกูปดไปโดยอัตโนมัติ ถาปดเอกสารของ Word โดยไมได Save จะทําใหโปรแกรม ถามวาตองการ Save

เอกสารหรือไม

ถาตองการยกเลิกคําส่ัง ให

คลิกปุม ยกเลิก

ถาไมตองการ

Save ใหคลิก

ปุม ไม (No)

ถาตองการ

Save ใหคลิก

ปุม ใช (Yes)

9

การปดโปรแกรม Word 97 : Exit เมื่อคุณไมตองการใชงาน อีกก็ควรปดโปรแกรมเสีย การปดโปรแกรม Word 97 จะมี

วิธีการคลายกบัการปดโปรแกรมอื่นๆ จากนั้นทําตามขั้นตอนตอไปนี้

1. เลือกเมน ูFile>Exit หลงัจาก Save เอกสารทั้งหมดแลว 2. โปรแกรมจะถกูปดไปทันท ี

เมื่อปดโปรแกรมแลว สามารถเปดโปรแกรม Word 97 กลับมาเพื่อใชงานไดโดยเลือก Start

>Programs>Microsoft Word การเปดเอกสารเกา : Open คุณสามารถเปดไฟลที่เคย Save ไวเพื่อนาํมาแกไข ดวยขั้นตอนตอไปนี ้

1. คลิกปุมเพื่อเปดเอกสารเกา 2. คลิกชื่อไฟลทีต่องการแกไข 3. คลิกปุม Open 4. จะพบกับเอกสารที่ตองการ และยังสามารถเปดเอกสารอื่นๆ ข้ึนมาไดอีก โดยใชวิธีการเดียวกนั

การเปดไฟลเกาลาสุดอยางรวดเร็ว คุณสามารถเปดเอกสารเกาที่เคยแกไขในครั้งกอนๆ ไดโดยตรง ทาํใหไมตองเสียเวลาคนหา

จากโฟลเดอร ดังขั้นตอนตอไปนี้

1. คลิกเมนู แฟม

(File)

2. คลิกชื่อไฟล

เกาที่ตองการ

เปด จะทําให

เอกสารที่เลือก

ถูกเปดขึ้นมา

ทันที โดยไมตอง

เสียเวลาคนหา

10

เริ่มสรางเอกสารใหม:New

จะเหน็วา คุณกําลังแกไขเอกสารถึง 2 เอกสารพรอมๆ กัน คือ เอกสารที่เปดอยูแลวกับ

เอกสารใหมที่เพิ่งสรางขึ้นมา การทาํงานกบัหลายๆ เอกสารพรอมกัน

1. เลือกเมน ูWindow>Arrange All จะทาํใหหนาตางของเอกสารเกาและเอกสารใหมจะถูกจัดเรียงในแนวตั้ง

2. คลิก หนาตางที่ตองการแกไข ก็สามารถแกไขเอกสารไดตามปกต ิ

1. คลิกเพื่อสราง

เอกสารใหม

2. จะได

เอกสารใหม

วางๆ พรอมใช

งาน

11

ดิกชันนารขีอง Word 97 หากวาเปดเอกสารภาษาอังกฤษในโปรแกรม Word 97 สามารถเปดพจนานุกรมศัพทตางๆ ในเอกสารนัน้ไดทันท ี

การพิมพเอกสารออกทางพรินเตอร: Print

เมื่อคุณสรางเอกสารเสร็จเรียบรอยแลว ข้ันตอนตอไป คือ การทําใหเปนกระดาษจริงๆ

โดยการพมิพออกทางพรนิเตอร ดังขั้นตอนตอไปนี ้

1. คลิก ปุม ไอคอนเพื่อส่ังพมิพ(Print) 2. เอกสารจะถกูพิมพออกทางเครื่องพิมพ สังเกตไดจากสญัลักษณบนแถบสถานะ

1. แดรกเมาส ทับ

คําที่ตองการทราบ

ความหมาย

2. คลิกปุม

พจนานุกรม

3. ความหมายของ

คําที่ตองการจะ

ปรากฏขึ้นในชอง

คําอธิบาย ทันที

4. สามารถคนหา

ศัพท กอนหนา

และ ถัดไป โดย

การคลิกที่ปุม

12

สิ่งที่ชวยใหทํางานไดสะดวกขึ้น การกําหนดแถบสีดําเพื่อเลือกขอความ (การแดรกเมาส ทับขอความ) สามารถเลือกขอความจํานวนมากๆ ได ดวยการกําหนดแถบสีดําทับบริเวณขอความท่ีตองการ ซึ่งการเลือกแบบนี้จะชวยใหสามารถลบและตกแตงขอความไดงายมากขึ้น การแดรกเมาส มีขั้นตอนดังนี้ การยกเลิกเลือกขอความ ทําไดโดยการคลิกตําแหนงใดๆ ก็ไดในเอกสาร จะทําใหแถบสีดําหายไปทันที การเลือกขอความในแบบอื่นๆ นอกจากจะเลือกขอความโดยการแดรกเมาสทับขอความที่ตองการแลว ยังสามารถเลอืกคําหรือเลอืกยอหนา หรือเลือกทั้งเอกสารไดโดยการทํางานเพียงครั้งเดียว ดังนี้ A. การเลือกคํา ใหดับเบิ้ลคลิกที่คําที่ตองการ B. การเลือกยอหนา ใหคลิกเมาส3 ครั้งเร็วๆ จะทําใหเกิดการเลือกทั้งยอหนา C. การเลือกทั้งเอกสาร ใหเลอืกเมนู Edit> Select All>หรือกดปุม การเลือกขอความบางพื้นที่ นอกจากการเลือกตามปกติท่ีไดกลาวมาแลว ยังสามารถเลือกขอความเปนพ้ืนที่เทาที่ตองการไดดสยขั้นตอนตอไปนี้ 1. เลื่อนเมาส ไปยังจุดเริ่มตนที่ตองการเลือก 2. กดปุม คางไว แลวแดรกเมาสทับขอความที่ตองการ จะไดแถบสีดําทับ

ขอความที่ตองการเทานั้น การลบขอความที่เลือกไว:Cut ถามีขอความที่ตองการลบเปนจํานวนมาก สามารถลบไดดังนี้ 1. แดรกเมาสทับขอความที่ตองการลบ 2. คลิก ปุม รูปกรรไกร เพ่ือลบขอความที่เลือก

โปรแกรม Window 98 เปนโปรแกรมระบบปฏิบัติการที่มีผูนิยมใชมากที่สุดเนื่องจากใชงาน

ไดงาย

สําหรับผูเร่ิมตนใชงาน Window 98 อาจตองใชความพยายามสรางความคุนเคยมากสักนิด

เนื่อง

จากโปรแกรม Window 98 มีความสามารถเดนๆ หลายประการดัง

1. เล่ือนเมาสไปหนาขอความที่

ตองการเลือก แลวกดเมาสปุม

ซายคางไว

2. เล่ือนเมาส ไปยังจุดสุดทายที่

ตองการเลือก โดยที่ยังคงกดปุม

เมาสคางไว 3. เมื่อปลอยปุมเมาสจะเกิดแถบสีดําทับ

ขอความที่ตองการเลือก

13

นอกจากนี้ยังสามารถลบขอความที่เลือกไวได โดยการกดปุม หรือ ไดอีกดวย การลบขอความดวยเมาสปุมขวา คือวิธีท่ีจะชวยใหสั่งคําสั่งตางๆ ไดเร็วท่ีสุดเนื่องจากไมตองเลื่อนเมาสไปไกลจากจุดที่ทํางาน 1.แดรกเมาสเลือกขอความ 2.คลิกขวา เหนือบริเวณที่เลือกขอความไว จะพบเมนูของเมาสปุมขวา 3.คลิก คําสัง่ที่ตองการ เชน ถาตองการลบขอความที่เลือกใหคลกิคําสั่ง Cut การกอปปขอความที่เลือกไวไปวางตําแหนงอ่ืน(Copy,Paste) การสรางเอกสารใน Word 97 มีขอไดเปรียบกวาการทํางานบนกระดาษธรรมดา คือ สามารถสําเนา (กอปป)ขอความที่ตองการไปวางแทรกไวในตําแหนงอื่น ชวยใหไมตองพิมพขอความนั้นซ้ําอกีครั้ง การกอปปขอความ มีหลักการอยูวา การกอปป(Copy) คือการนําขอความที่เลือกไวไปเก็บ ณ ท่ีพักที่หนึ่ง จากนั้นถาตองการนําขอความนั้นไปแทรกที่ใด ตองใชคําสั่ง เพสท (Paste) เพ่ือวางวัตถุ การยายขอความที่เลือกไปยังตําแหนงอื่น คือการนําขอความที่ตองการไปวางที่ตําแหนงอื่น ทําไดงายๆ โดยการลบขอความ แลวสั่งคําสั่งเพสท เพ่ือวางขอความนั้นลงในตําแหนงอื่นๆ 1.แดรกเมาสเลือกขอความ 2.คลิก ปุม ตัดเพื่อลบขอความ (ขอความที่ลบจะถูกเก็บไวในClipboard เหมือนกับการใชคาํสั่งกอปป) 3.คลิกเพื่อเลื่อนเคอรเซอรไปยังตําแหนงที่ตองการแทรกขอความ 4.คลิกปุม เพสท เพ่ือวางขอความ 5.ขอความจะถูกยายมายังตําแหนงใหม การแกไขขอผิดพลาดดวยการยอนข้ันตอนกลับ (Undo) การยอนกลับขั้นตอนการทํางาน ชวยใหสามารถยกเลกิขั้นตอนการทํางานที่ผิดพลาดไดงายๆ เรียกวาการ อันดู(Undo) การอันดู Undo จะยอนกลับขั้นตอนสุดทายไปหาขั้นแรก มีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกปุม Undo เพ่ือยอนใหเอกสารมสีภาพเหมือนกอนการแกไข 2. ขอความที่ถูกยายจะถูกยายกลับที่เดิม เนื่องจากการยายขอความเปนขั้นตอนสุดทายที่

ทํา

14

การ Redo คือ การยกเลิกการ Undo โดยที่การใชงานจะเหมือนกันทุกประการ

การตกแตงขอความในเอกสาร การเปล่ียนฟอนทใหขอความ

สามารถเปลี่ยนอักษรในเอกสารใหมีรูปแบบอื่นๆ ท่ีถูกใจได ดวยการเลือกฟอนทรูปแบบใหม โดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. แดรกเมาสเลอืกขอความทีต่องการเปลี่ยนฟอนท 2. คลิกเลือกจากชองรายการเพื่อดู รายชื่อฟอนท 3. แดรกเมาสเพ่ือดูรายชื่อฟอนทในชองรายการ แลวคลิกชื่อฟอนทท่ีตองการ 4. ขอความที่เลอืกจะเปลี่ยนเปนฟอนทแบบใหม การเปล่ียนขนาดอักษรในขอความ ฟอนทแตละแบบสามารถปรับใหมีขนาดใหญหรือเล็กไดตามตองการ โดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้ 1. แดรกเมาส เลือกขอความ 2. เลือกตัวเลขขนาดอักษรจากชองรายการ 3. อักษรจะเปลี่ยนเปนขนาดใหม อักษรหนา, อักษรเอน และอักษรแบบขีดเสนใต ฟอนทแตละแบบจะมีความสามารถในการปรับใหมีลักษณะพิเศษ เชน เปนตัวหนา ตัวเอียงและตัวขีดเสนใต ดังนี้ 1. แดรกเมาส เลือกขอความที่ตองการปรับ 2. เลือกปุมปรับอักษร หนา เอียง หรือขีดเสนใตตามตองการ 3. ขอความที่เลอืกจะกลายเปนอักษรที่มีลักษณะตามตองการ ถาตองการยกเลิกกดปุม

เหลานั้นอีกครั้ง การวางตําแหนงของขอความให ชิดซาย,ก่ึงกลาง และชิดขวา มีขัน้ตอน ดังนี้ 1.แดรกเมาสเลือกขอความที่ตองการจัดตําแหนง 2.คลิกปุม เพ่ือจัดขอความใหอยูในตําแหนงที่ตองการ การใสเลขลําดับหัวขอ (Nunbering) และการใสเครื่องหมายหนาหัวขอ (Bullets) หากแตงประโยคที่มีหลายหัวขอยอย อาจจําเปนตองมีจุดสังเกตหนาหัวขอเหลานั้น เพ่ือเปนจุดสนใจ โดยมีขั้นตอนดังนี้ 1. แดรกเมาส เลือกหัวขอท่ีตองการใหมีจุดดําอยูหนาหัวขอ

15

2. คลิกปุมไอคอน เพ่ือปรับใหขอความมีจุดดําอยูดานหนา จะทําใหมีปุมอยูหนาหัวขอท่ีตองการ

การปรับแตงเลขลําดับและจุดหนาหัวขอใหเปนรูปแบบอื่น ทําไดดังนี้ 1. คลิกขวาเหนือบริเวณที่เลือก 2. คลิก Bullets and Numbering 3. ถาตองการปรับแตงจุดใหคลิกแท็บBullet แตถาตองการปรับแตงตัวเลข ใหคลิกแท็บ

Numbering 4. คลิกเลือกรูปแบบทีตองการ 5. คลิกปุม OK เมื่อเลือกรูปแบบที่ตองการไดแลว การลดและเพิ่มระยะยอหนา (Indent) สามารถปรับระยะหางระหวางขอบดานซายของเอกสารกับขอความไดดังนี้ 1. แดรกเมาสเลอืกขอความทีต่องการปรับระยะหาง 2. คลิกปุม เลื่อนระยะหางใหกวางขึ้น การกําหนดสีตางๆ ใหขอความ เพ่ือใหขอความดูนาสนใจมากขึ้น โดยใสไดท้ังสีตัวอักษรและสีพ้ืนหลัง ดังนี้ 1. แดรกเมาสเลอืกขอความทีต่องการเปลี่ยนสี 2. คลิกเพื่อเลือกสีท่ีตองการลงไป อักษรจะเปลี่ยนไปมีสีตามที่เลือก การตีกรอบรอบขอความ การตีกรอบรอบขอความชวยเนนใหขอความมีความโดดเดนและเปนจุดสนใจมากขึ้น แตไมใชการตีตาราง เปนเพียงการใสเสนกรอบเทานั้น 1.แดรกเมาส เลือกขอความที่ตองการตีกรอบ 2.คลิก เพ่ือดูแบบกรอบที่ตองการตีรอบขอความ 3.คลิก เลือกรปูแบบกรอบที่ตองการ ภาพที่มีเสนทึบหมายถึงการมีเสนกรอบ สวนภาพที่มีเสนประหมายถึงการลบเสนกรอบ 4.จะไดกรอบรอบขอความตามที่ตองการ และสามารถเลือกรูปแบบอื่นๆ เพ่ือปรับแตงกรอบในลักษณะผสมผสานกันได การตกแตงรูปแบบฟอนทอยางละเอียด นอกจากการปรับรูปแบบฟอนทตามที่กลาวมาแลว ยังสามารถปรับแตงฟอนทใหมีรูปแบบอื่นๆ ได ดังนี้

16

แดรกเมาสเลอืกขอความ แลวเลือก Format> Font จะพบกับไดอะลอกบอกซปรับแตงฟอนท ดังนี้

การต้ังใหแบบฟอนทที่ปรับแตงกลายเปนฟอนทมาตรฐาน (Default) 1. คลิกปุม Default หลังปรับแตงรูปแบบอักษรที่ตองการเสร็จแลว 2. คลิกปุม OK เพ่ือเริ่มใชงาน

เมื่อสรางเอกสารใหม จะพบวาอักษรในเอกสารใหม คือรูปแบบที่กําหนดไวในหัวขอนี้

1.แดรกเมาส

2.เลือก

Format>Font

3. ปรับแตงรูปแบบฟอนท

17

การปรับชองไฟ สามารถปรับระยะหางระหวางตัวอักษรได ดวยวิธีการตอไปนี้

การตกแตงใหฟอนทเคล่ือนไหว (Animate) 1.คลิก แท็ป Animat 2.คลิก การเคลื่อนไหว 3.ดูตัวอยางในชอง Preview 4.คลิก ปุม OK เพ่ือตกลง การตั้งระยะหางระหวางบรรทัด ระยะหางระหวางบรรทัดที่นอยลงจะชวยใหสามารถเพิ่มจํานวนบรรทัดในหนากระดาษได วิธีการปรับระยะหางระหวางบรรทัดมีดังนี้

1. คลิกแท็บระยะหางตัวอักษร

2.เลือก Condensed จากชอง

รายการ Spacing:

3.กรอกขนาดของชองไฟที่

ตองการลงในชองBy:

4.เมื่อปรับแตงเสร็จแลวใหคลิก

ปุม OK เพื่อเริ่มใชงาน

1. เลือก คาแนนอน (Exactly)

2.กรอกขนาดที่ตองการใหเปน

ระยะหางระหวางบรรทัด

3.คลิก ปุม OK เพื่อใชคาที่

กําหนด

4.คลิกปุม OK เพื่อใช

คาที่กําหนด

18

แทรกรูปภาพ, อักษรศิลป และสมการคณิตศาสตรลงในเอกสาร การนําภาพคลิปอารท(Clip Art) มาใสในเอกสาร 1.คลิก ตําแหนงที่ตองการแทรกภาพ 2.เลือกเมนู Insert>Picture>ClipArt จะพบกับ Microsoft

Clipart Gallery การแทรกภาพจากไฟลลงในเอกสาร 1.คลิกเลือกตําแหนงที่ตองการแทรกภาพ 2.เลือกเมนู Insert>Picture>FromFile 3.เลือกไดรวท่ีเก็บไฟลภาพ 3. คลิกไฟลภาพ และคลิกปุม แทรก ภาพท่ีตองการจะแทรกอยูในเอกสารทันที การปรับขนาดของภาพ ภาพที่เลือกมาแทรกในเอกสารอาจมีขนาดใหญหรือเล็กเกินไป สามารถปรบัแตงขนาดของภาพนั้นใหเหมาะสมได โดยทําตามขั้นตอนตอไปนี้

1.คลิกที่ภาพ เลื่อนเมาส ไปยังจุดใดจุดหนึ่งที่อยูรอบภาพ จะทําใหตัวชี้เมาสเปลี่ยนเปน☺

2.แดรกเมาส ลากกรอบของภาพเขาไปในภาพ ถาตองการลดขนาด และลากกรอบของภาพออกมานอกภาพ ถาตองการเพิ่มขนาด

3.ภาพจะเปลี่ยนเปนขนาดใหมตามที่ตองการ การลบภาพออกจากเอกสาร 1.คลิกภาพที่ตองการลบ

3.คลิก หัวขอของภาพที่

ตองการ

4. ดับเบิ้ลคลิก ภาพที่

ตองการ

5. ภาพที่เลือกจะแทรกอยู

ในเอกสารทันที

19

2.คลิกปุม ตัด จะทําใหภาพที่เลือกถูลบไปทันที การประดิษฐอักษรแบบพิเศษดวย Microsoft WordArt

1. คลิกจุดที่ตองการแทรก

อักษรแบบพิเศษ

20

การแทรกสมการคณิตศาสตรลงในเอกสาร คุณสามารถแทรกสมการคณิตศาสตรทุกประเภทลงในเอกสาร ชวยใหสามารถออกขอสอบคณิตศาสตร และทํารายงานทางคณิตศาสตรได ดังขั้นตอนตอไปนี้

หมายเหตุ:สามารถกลับไปสูการปรับแตงสมการคณิตศาสตรท่ีสรางไวไดโดยการ ดับเบิ้ลคลิก สมการที่ตองการ และสามารถใชแถบเครื่องมือนี้ สรางสมการคณิตศาสตรรูปแบบอื่นๆไดตามตองการ แตจะไมสามารถใชคํานวณไดจริงๆเปนเพียงแคภาพของสมการเทานั้น

1.คลิกตําแหนงที่ตองการแทรกสมการ

2.เลือกเมนู

3.ดับเบิ้ลคลิก เลือก

4.กรอกขอความหรืออักษรท่ีตองการ

5.คลิกปุมสัญลักษณท่ีตองการ จะพบกับสัญลักษณตางๆมากมาย สัญลักษณท่ีมีสี่เหลี่ยมเสนประแสดงวาสามารถกรอกขอความเพ่ิมเติมเขาไปได จากนั้นคลิดเลือกสัญลักษณท่ีตองการ

6.กรอกคาที่ตองการใสลงไปในกรอบเสนประ และเมื่อสรางสมการเสร็จใหคลิกที่ตัวเอกสารเพื่อกลบัสูการแกไขเอกสารแบบ

21

การสรางตารางในเอกสาร รูจักกับตาราง ตารางจะชวยใหสามารถแสดงขอมูลปริมาณมากๆอยางเปนระเบียบ ตารางใน Word 97 มีสวนประกอบดังนี้ รายการที่ ชื่อสินคา ราคาขาย ชื่อผูขาย 1 โทรทัศนสี 14 นิ้ว 4,950 อํานาจ 2 ตูเสื้อผา 1,290 อนงค 3 หนังสือ 295 สามารถ

ชองตาราง (Cell) คือ ชองในตาราง ซ่ึงสามารถใสขอความหรือตัวเลขลงไปได

แถว (Row) คือ ชองตารางที่เรียงตอกันทางแนวนอน

คอลัมน (Column) คือ ชองตารางที่เรียงตอกันทางแนวตั้ง การสรางตารางใน Word เนื่องจากตารางที่ใชในเอกสารแตละแบบมีความแตกตางกัน Word จึงมีทางเลือกใน

การสรางตารางเพื่อใหเราสามารถสรางตารางใหเหมาะสมกับงานไดอยางรวดเร็ว ดังนี้

การสรางตารางแบบธรรมดา จะใชการระบุขนาดของตารางที่ตองการ

สรางให Word รู เพื่อใหสรางตารางในขนาดที่ตองการโดยอัตโนมัติ

การสรางแบบวาดเอง สามารถใชเครื่องมือวาดตารางของ Word วาด

ตารางลงในเอกสารไดดวยตนเอง ทําใหสามารถวาดตารางไดซับซอนและไมจํากัดรูปแบบ

แตมักไมสะดวกกับการสรางตารางที่มีขนาดใหญ สามารถสรางตารางลงในเอกสารไดโดยขั้นตอนตอไปนี ้

ชองตาราง แถว คอลัมน

22

ขั้นตอนในการสรางตาราง 1.คลิกเลือกตาํแนงที่ตองการสรางตาราง

2.เลือกเมนู Table>Insert.Table

3.กรอกจํานวนแถว และจํานวนคอลัมน

4.คิกปุม OK จะไดตารางแทรกอยูในเอกสาร

การกรอกขอความลงในตาราง

การปรับความกวางของตารางอยางรวดเร็ว

เราสามารถปรับความกวางของชองตารางไดดังนี้ 1. เลื่อนเมาสไปยังเสนตาราง ตัวชี้เมาสจะเปลี่ยนเปนลูกศรที่สามารถเลื่อนได 2. แดรกเมาส ลากเสนตารางไปยังตําแหนงใหม 3. ความกวางของตารางจะเปลี่ยนไป

การเพิ่มแถวใหตาราง เมื่อขอมูลมมีากขึ้นจนแถวของตารางมีไมพอแลว สามารถเพิ่มแถวของตารางไดโดยขั้นตอนตอไปนี้ 1.คลิกชองตารางที่ตองการแทรกแถว 2.เลือกเมนู Table>Insert Row( หรือ คลิก ปุม เพ่ือแทรกแถวตาราง 3.กอกจํานวนแถวที่ตองการ

2.กรอกขอความ และคลิกหรือกดปุม เพื่อเล่ือนเคอรเซอรไปกรอกขอความในชองตารางถัดไป

1.คลิกชองตารางเพ่ือเล่ือนเคอรเซอร

23

การเพิ่มคอลัมนใหตาราง ถาคอลัมนไมเพียงพอแลวสามารถเพิ่มคอลัมนของตารางไดโดยวิธีการเดียวกันกับการเพิ่มแถว เพียงแตเปลี่ยนไปเลือกเมนู Table>Insert Column ก็จะมีคอลัมนใหแทรกขึ้นมาอยูดานหนาคอลัมนท่ีเลือก การเลือกชองตารางเพื่อปรับแตง กอนการปรับแตงชองตารางใหมีลักษณะที่สวยงามขึ้น ตองเลือกชองตารางเหลานั้นใหมีแถบดําทับอยูกอน (คลายๆ กับการเลือกขอความ) วิธกีารเลือกชองตารางมีดังนี้

การรวมตารางหลายชองใหกลายเปนชองเดียว เราสามารถรวมตารางหลายชองใหเปนชองเดียว ดวยวิธีดังนี้

5.จะมีแถวใหมเกิดขึ้นมาแทรกเหนือตําแหนงที่เลือกไว

1.เล่ือนเมาสไปยังจุดเริ่มตนของชองตารางที

1.แดรกเมาส เลือกชอง

ตารางที่ตองการรวมให

2.เลือกเมนูTable>Merge Cell

24

การแบงชองตารางชองเดียวออกเปนหลายๆ ชอง

การลบชองตาราง

ถาตองการลบชองตารางเพียงบางชอง สามารถลบไดดวยวิธีการตอไปนี้

การปรับความกวางและความสูงของชองตาราง

เราสามารถปรับแตงความกวางและความสูงของชองตารางไดโดยการกรอกตัวเลข ทําใหสามารถปรับแตงไดแนนอนกวาการแดรกเมาส ดังขั้นตอนตอไปนี้ 1.แดรกเมาส เลือกตารางที่ตองการปรับแตง 2.เลือกเมนู Table>Cell High and Width 3.คลิกแท็บ Column

1.แดรกเมาสเลือกชองตารางที่ตองการลบ

2.เลือกเมนูTable>Delete Cells

3.คลิกเลือกวิธีการลบ แลวคลิกปุม OK

25

4.กรอกตัวเลขความกวางของตาราง 5.กรอกตัวเลขระยะหางระหวางขอบตารางกับตัวอักษร 6.คลิก แท็บ Row

7.เลือกวิธกีําหนดความสงูชองรายการ High of Row:

8.กรอกความสูงลงในชอง At:

9.คลิกปุม OK

10.จะพบวาชองตารางมีคุณสมบัติเปลี่ยนไปตามที่ปรับแตง

การใชตารางของ Word คํานวณขอมูล อันที่จริงแลวตารางของ Word ไมเหมาะจะใชในการคํานวณมากนัก ควรจะคํานวณในExcel แลว Copy มาวางแทรกในเอกสารจะสะดวกกวา อยางไรก็ตาม ถาเปนสมการงายๆ เชน การหาผลรวมขอมูลในชองตารางดานบนหรือดานซาย ก็สามารถใชWord คํานวณได

1.คลิก ชองตารางที่ตองการแสดงผลลพัธ

แสดงออกมาใหเห็น เชน แท็บ, เครื่องหมายยอหนา และอักษรที่ถูกซอนอยู ทําใหมองเห็นไดดังนี้

2.เลือกเมนู Table>Fomular

3.คลิก OK

4.จะไดผลลัพธการคํานวณแสดง

อยูในชองตารางตามที่ตองการ

26

1. คลิกปุม 2.จะพบวามเีครื่องหมาย¶ แสดงกาจบยอหนา และเครื่องหมาย⇐แสดงแท็บ 3.คลิกปุม

อีกครั้งจะกลับสูการมองปกติ

ตรวจรูปแบบการพิมพกอนพิมพจริง :Print Preview เนื่องจากในขณะที่แกไขเอกสาร ควรตรวจสอบผลลพัธกอนพิมพจริง ดังนี้

1.คลิก เพื่อเขาสูโหมดPrint Preview ซ่ึงเปนโหมดสําหรับตรวจการพิมพ

2.คลิกตําแหนงในเอกสารเพื่อขยายใหมุมมอง

ของเอกสารใหญข้ึน (Zoom)

3.คลิกอีกครั้งเพื่อใหขนาดเทาเดิม

4. คลิกปุม

การเลือกพิมพเอกสารเฉพาะหนาที่ตองการ เมื่อตองการพิมพเพียงบางหนาสามารถทําไดดังนี้

ไปรษณียผนวก (Mail Merge) สรางจดหมายไปหาผูรับหลายคน “ถาตองการสงจดหมายที่มีเนื้อหาเหมือนกันไปถึงผูรับหลายๆ คน เชน การดเชิญงาน

1.เลือกเมนู File>Print

2.เลือกชวงการพิมพ แลวกดปุม OK

27

แตงงาน จดหมายโฆษณา และจดหมายถึงสมาชิก ควรสรางไปรษณียผนวก เพื่อประหยัดเวลาในการทํางาน”

รูจักกับไปรษณียผนวก (Mail Merge) ไปรษณียผนวก คือ จดหมายหลายๆ ฉบับที่มีเนื้อความเดียวกัน แตมีการสงถึงผูรับหลายคนทําใหรายละเอียดบางอยางในจดหมาย เชน คําขึ้นตน และชื่อผูรับแตกตางกัน การทําไปรษณียผนวก ตองมีไฟลเอกสาร 2ไฟล ไดแก

1. ไฟลขอมูลผูรับ เชน ชื่อท่ีอยูผูรับ และตําแหนงของผูรับ เปนตน 2. ไฟลเนื้อความจดหมาย คอื เนื้อเรื่องของจดหมายทุกฉบับ หลังจากสรางทั้ง 2 ไฟล นี้เสร็จแลว ตองนําไฟลท้ัง 2 นี้มารวมกัน(Merge)เพ่ือใหเกิดจดหมายหลายฉบับที่มีขอมูลผูรับตางกัน แตมีเนื้อเรื่องเดียวกัน

การสรางไฟลรายชื่อผูรับจดหมาย วัตถุประสงคในการทํา Mail Merge คือ สงจดหมายไปถึงผูรับจดหมายหลายๆ

คน จึงตองนําขอมูลของผูรับทุกคนมาใสลงในตารางของเอกสาร 1.สรางตาราง โดยกําหนดจํานวนแถวเทากับจํานวนของขอมูล และกําหนดคอลัมนเทากับจํานวนของประเภทของขอมูล 2.ตั้งชื่อคอลัมน ไวในบรรทัดแรกของตาราง 3.กรอกขอมูลของผูรับลงในแถวถัดไป 4.คลิก ปุม การสรางไฟลเนื้อความจดหมาย ควรแตงเนื้อความของจดหมายและ Save เก็บไวกอน ดังตัวอยางตอไปนี้

1.แตงเนื้อความจดมาย

28

การนําเนื้อความจดหมายมารวมกับรายชื่อผูรบัจดหมาย ข้ันตอนนี้เปนการนําไฟลท้ัง 2ท่ีสรางไวในตอนแรก มารวมกันกลายเปนจดหมายถึง

ผูรับเหลานั้นโดยเฉพาะ มีข้ันตอนดังนี้

2. Save จดหมาย

1.เปดเนื้อความจดหมาย

2.เลือกเมนูTools>Mail Merge

3 คลิกที่ Create>Form Letter

4.คลิกปุม Active Window

5.คลิกปุม Get

Data>Open Data

29

การใสขอมูลของผูรับลงในเนื้อความ หลังจากรวมจดหมายเขากับรายชื่อผูรับแลว ตองนําชื่อคอลัมนมาแทรกในขอความเพ่ือใหตําแหนงนันแสดงขอมูลของผูรบั 1.คลิกตําแหนงที่ตองการแทรกขอมูล 2.เลือกประเภทขอมูลผูรับจากชองรายการ “Insert Merge Field” 3.ขอมูลของผูรับจะแทรกอยูในเอกสาร และยังสามารถแทรกขอมูลอื่นๆ ไดอีก หมายเหตุ: สามารถลบขอมูลของผูรับไดดวยวิธีท่ีเหมือนกับลบขอความทั่วๆ ไป คือ แดรกเมาสแลวกดปุม การดูผลลัพธและพิมพออกทางพรินเตอร 1.คลิกที่ปุม เพ่ือแสดงผลลัพธ 2.ดูผลลัพธจากจดหมายหนาถัดไปโดย คลิกปุม 3.คลิก ปุม การทําซองจดหมาย Word สามารถชวยจาหนาซองจดหมายและพิมพลงซองจดหมายได ดวยวิธีดังนี้ 1.เลือกเมนู Tools>Envelopes and Labels

2.กรอกที่อยูผูรับในกรอบ Delivery Address: และที่อยูผูสงในกรอบ Return Address: 3.สั่งพิมพซองจดหมายโดย คลกิที่ปุม Print

6.ดับเบิ้ลคลิกเลือกชื่อไฟล จดหมาย

จากนั้น คลิกปุม Edit Main

30

หมายเหตุ:ถาพรินเตอรสามารถพิมพซองจดหมายไดก็พิมพลงบนซองไดทันที แตถาเครื่องไมสามารถพิมพบนซองได ควรพิมพลงบนกระดาษแลว จึงนํามาแปะติด บน ซองจดหมาย

การใชงาน Microsoft Word

เสนอ อาจารย ดร. องอาจ อินทรสังข

โดย

นางสาว เสาวลักษณ ศรีน้ําทอง รหัส 394451402051-6 นางสาว โสภิดา อินทเจียด รหัส 394451402054-3

วทบ. กลุม 4242

ประจําภาคเรียนที่1 ปการศึกษา 2547

31

วิทยาเขตนครศรีธรรมราช สถาบันเทคโนโลยีราชมงคล