คู่มือการปฏิบัติงานofs101.ldd.go.th/LDDOFS/ofskm02/02/0202/2555/... · 2012-03-12 · มีบทบาทหน้าที่เกี่ยวกับการด

คมอการปฏบตงาน

กระบวนการงานสารบรรณ

กรมพฒนาทดน แกไขครงท ๐๒

วนท บงคบใช สงหาคม ๒๕๕๔

-2-

ค าน า

การจดท าคมอในการปฏบตงานสารบรรณ และการจดระบบเอกสารน ฝายสารบรรณ ส านกงานเลขานการกรม กรมพฒนาทดน จดท าขนเพอเปนแนวปฏบตในการปฏบตงานสารบรรณ และการจดระบบเอกสาร การด าเนนงานของหนวยงานในสงกด กรมพฒนาทดน ใหเปนระบบเดยวกน และอางองได เพอเอออ านวยในการปฏบตงานเปนไปดวยความสะดวก รวดเรว ประหยดเวลาและงบประมาณ ท าใหมประสทธภาพในการจดการภาระงาน และงานบรหารส านกงานมประสทธภาพมากยงขน ทงน งานสารบรรณ ไดรวบรวมขอมลระเบยบงานสารบรรณ และการจดระบบเอกสารขน จากคมอและเอกสารการใหความรตางๆ เพอใหคมอเลมนมประโยชนและบรรลวตถประสงคในการด าเนนงาน การปฏบตงานตามระเบยบวาดวยงานสารบรรณ และการจดเกบเอกสาร เพอเปนแนวปฏบตอยางเดยวกน และพรอมรบฟงความคดเหนอนจะเปนประโยชนตอการด าเนนงานและน ามาปรบปรงคมอนใหเหมาะสมยงขนตอไป

ฝายสารบรรณ ส านกงานเลขานการกรม กรมพฒนาทดน หวงเปนอยางยงวาคมอเลมนจะเปนประโยชนตอหนวยงานตาง ๆ ในสงกดกรมพฒนาทดน ในการด าเนนภารกจตาง ๆ ใหบรรลวตถประสงคตอไป ฝายสารบรรณ ส านกงานเลขานการกรม กรมพฒนาทดน

-3-

สารบญ หนา 1. วตถประสงค …………………………………………………………………………………………………………………. 4 2. ผงกระบวนการท างาน ................................................................................................................. 4 3. ขอบเขต ....................................................................................................................................... 7 4. ความรบผดชอบ …………………………………………………………………………………………………………….. 8 5. ค าจ ากดความ .............................................................................................................................. 10 6. ขนตอนการปฏบตงาน ……………………………………………………………………………………………………. 11 7. กฎหมาย มาตรฐาน และเอกสารทเกยวของ ……………………………………………………………………… 12 8. การจดเกบและเขาถงเอกสาร ………………………………………………………………………………………….. 13 9. ระบบการตดตามและประเมนผล …………………………………………………………………………………….. 14 10. ภาคผนวก ................................................................................................................................ 15 11. ขอมลองคกร …………………………………………………………………………………………………………….. 28 12. แบบฟอรมทใชในราชการ …………………………………………………………………………………………… 37

-4-

1. วตถประสงค คมอปฏบตงานฉบบน จดท าขนเพอใหเจาหนาทผรบผดชอบงานสารบรรณ ของ ส านก/กอง/ศนย/สพข. 1-12 ซงเปนหนวยงานภายในกรมพฒนาทดน ใชเปนแนวทาง ในการด าเนนการงานสารบรรณใหเปนมาตรฐานและถอปฏบตในแนวทางเดยวกน มขนตอนการด าเนนการทชดเจน ปฏบตงานดวยความรวดเรว ถกตอง ทนตามก าหนดเวลา และ เกดประสทธภาพสงสด

2. ผงกระบวนการท างาน

-5-

-6-

-7-

3. ขอบเขต 3.1 ลงทะเบยนรบหนงสอทไดรบจากภายใน ภายนอก และ E-Mail ใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลาง ดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส และระบบ Manual 3.2 พจารณา/วเคราะห/รางโตตอบ/แยกประเภท/กลนกรอง/สรป/ยอ/เกษยนหนงสอ/ออกเลขทค าสง ตรวจสอบขอมลเดมประกอบการตดสนใจ/การพจารณาสงการของผบรหาร ในการด าเนนการตองพจารณาเรองเรงดวนของหนงสอ และชนความลบ วาดวยการรกษาความลบราชการ พ.ศ.2552 เพอสงเรองไปยงบคคล/หนวยงานทเกยวของ/ผบรหารสงการ 3.3 ลงทะเบยนหนงสอสงเสนอผบรหารดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส และระบบ Manual 3.4 ผบรหาร/ผทไดรบมอบหมาย ลงนาม/สงการ 3.5 เจาหนาทธรการรบเรองจากผบรหาร แลวด าเนนการตามทมอบหมาย สงการ ออกเลขทหนงสอ ตรวจสอบความเรยบรอย และน าสงผเกยวของด าเนนการ

-8-

3.6 การสงหนงสอ ม 2 เสนทาง คอ 3.6.1 การสงบคคลหรอหนวยงานภายในทเกยวของด าเนนการทไดมอบหมาย โดยใชวธ Manual และระบบหนงสอเวยนอเลกทรอนกส 3.6.2 การสงหนงสอภายนอก ใหเจาหนาทจดสงโดยวธโทรศพท โทรสาร E-Mail และยานพาหนะ โดยพจารณาถงความส าคญของเอกสาร 3.7 จดเกบหนงสอ ตนฉบบ/ส าเนา ตามระเบยบงานสารบรรณ รวมทงการยม และการท าลาย ใหเปนไปตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และภาคผนวก พ.ศ. 2539 และ พ.ศ. 2548 4. ความรบผดชอบ 4.1 อธบด มบทบาทหนาทในการสงการ ควบคม ก ากบ ตดตาม การปฏบตงานของผทรบผดชอบและผทไดรบมอบหมายในการด าเนนการเกยวกบราชการบรหารทวไป เกยวกบงานบคคลและเกยวกบขอมลขาวสาร ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และภาคผนวก พ.ศ. 2539 และ พ.ศ. 2548 และพระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ. 2540

4.2 รองอธบด มบทบาทหนาทเกยวกบการด าเนนการตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และภาคผนวก พ.ศ. 2539 และ พ.ศ. 2548 ตามทไดรบมอบหมายจากอธบดใหปฏบตราชการแทน

4.3 ผอ านวยการส านก ผอ านวยการกอง ผอ านวยการสถาบน เลขานการกรม ผอ านวยการกลมพฒนาระบบบรหาร ผอ านวยการกลมตรวจสอบภายใน และผอ านวยการส านกงานพฒนาทดนเขต มบทบาทหนาทเกยวกบการด าเนนการตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และภาคผนวก พ.ศ. 2539 และ พ.ศ. 2548 และพระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ. 2540 ตามทไดรบมอบหมายจากอธบดใหปฏบตราชการแทน ดงน

ราชการบรหารทวไป - อนมตใหใชรถสวนกลางหรอยานพาหนะทอยในความควบคมและรบผดชอบไป

ราชการ ครงละไมเกน 30 วน - อนมตใหขาราชการและเจาหนาทใชโทรศพทของทางราชการ เกยวกบงานราชการ ราชการบรหารเกยวกบงานบคคล -อนมตใหขาราชการ ลกจางประจ า พนกงานราชการ ลกจางชวคราว จางเหมาเอกชน

ในสงกดไปราชการตางจงหวด ไดครงละไมเกน 30 วน - อนมตการจางและเลกจางลกจางชวคราวรายวน ทเบกจายจากเงนงบประมาณ - อนมตใหขาราชการ ลกจางประจ า พนกงานราชการเขารบการฝกอบรม

ภายในประเทศไมเกน 30 วน - อนญาตการลาของลกจางชวคราวทปฏบตงานประจ าในสงกด

-9-

- อนญาตใหขาราชการ ลกจางประจ า และพนกงานราชการ ในสงกด ลาปวย ลากจสวนตว ลาคลอดบตร และลาพกผอนประจ าป ตามระเบยบวาดวยการลาของขาราชการ พ.ศ. 2535 และ ทแกไขเพมเตม

- ลงนามในค าสงใหขาราชการรกษาราชการในต าแหนงผอ านวยการกลม/สวน หรอหวหนาฝายในกรณไปราชการหรอไมสามารถปฏบตราชการได

ราชการบรหารเกยวกบขอมลขาวสาร

-ใหขอมลขาวสารในความรบผดชอบเกยวกบคมอหรอค าสงเกยวกบวธปฏบตงาน ตาง ๆ แกประชาชนและสอมวลชนได ตามขอบเขตแหงพระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ .ศ. 2540 ยกเวนขอมลเชงวจารณและทเกยวของกบนโยบาย เลขานการกรม มอ านาจลงนามในหนงสอโตตอบเกยวกบการประสานราชการภายในสงกดกรมพฒนาทดน และใหขอมลขาวสารทเผยแพรทวไป

4.4 หวหนาฝายสารบรรณ/ฝายบรหารทวไป/ฝายอ านวยการ มหนาทก ากบดแลการด าเนนงานสารบรรณและรบผดชอบภารกจ ดงน - งานทะเบยนรบ - รางโตตอบหนงสอราชการ - พจารณา ขอมล เดม เพอก าหนด ความเรงดวน และทางเดนของหนงสอ ไปยง หนวยงาน ทเกยวของ - ตรวจสอบ จดหาขอมล และท าบนทก ยอเรอง เสนอตอผบรหาร - จดท าส าเนา ค าสง และหนงสอ เพอแจงเวยน - สงหนงสอราชการ และธรการทวไป - ด าเนนการเกยวกบ ขอมล และระบบ สารสนเทศ ของส านก - จดระเบยบ การเกบหนงสอ เอกสาร - พจารณา เอกสาร เพอการ ท าลาย - ประสานงาน กบหนวยงานอนทเกยวของ

4.5 นกจดการงานทวไปช านาญการ/ปฏบตการ มหนาท ควบคม ก ากบ การปฏบตงานรบ – สงหนงสอของธรการพจารณากลนกรองเรอง เสนอหวหนาฝายสารบรรณ/เลขานการกรม ตรวจสอบ จดหาขอมล และท าบนทก ยอเรอง เสนอตอผบรหาร และประสานงาน กบหนวยงานอนทเกยวของ

4.6 เจาพนกงานธรการอาวโส/ช านาญงาน มหนาทรางโตตอบหนงสอราชการ ตรวจสอบการมอบหมาย/การสงการ แจงไปยงบคคล/หนวยงานทเกยวของ ด าเนนการเกยวกบ ขอมล และระบบสารสนเทศ ของส านก จดท าส าเนา ค าสง และหนงสอ เพอแจงเวยน จดระเบยบ การเกบหนงสอ เอกสาร พจารณา เอกสาร เพอการ ท าลาย และประสานงาน กบหนวยงานอนทเกยวของ

4.7 เจาพนกงานธรการ/เจาหนาทธรการ/ปฏบตงาน มหนาทรบหนงสอ เอกสาร ไปรษณยภณฑ/พสด และคดแยกหนงสอสงบคคล/หนวยงานทเกยวของ ลงทะเบยนรบหนงสอดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ปฏบตงานรบ – สงหนงสอตามขนตอนกระบวนงานรบ-สงหนงสอทก าหนดไว และพมพหนงสอราชการภายในและภายนอก

-10-

4.8 เจาหนาทบรหารงานทวไป/พนกงานธรการ/พนกงานพมพ มหนาทรางโตตอบหนงสอราชการ สงหนงสอราชการ และธรการทวไป ท าบนทก ยอเรอง เสนอตอผบรหาร มหนาทรบหนงสอ เอกสาร ไปรษณยภณฑ/พสด และคดแยกหนงสอสงบคคล/หนวยงานทเกยวของ ลงทะเบยนรบหนงสอดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ปฏบตงานรบ – สงหนงสอตามขนตอนกระบวนงานรบ-สงหนงสอ ทก าหนดไว และประสานงาน กบหนวยงานอนทเกยวของ 5. ค าจ ากดความ ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และภาคผนวก พ.ศ. 2539 และ(ฉบบท 2) พ.ศ. 2548

“งานสารบรรณ” หมายความวา งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสารเรมตงแตการจดท า การรบ การสง การเกบรกษา การยมจนถงการท าลาย

“หนงสอ” หมายความวา หนงสอราชการ หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก - หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ - หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใด ซงมใชสวนราชการหรอทมไปถง บคคลภายนอก - หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ - เอกสารททางราชการจดท าขนเพอเปนหลกฐานในราชการ - เอกสารททางราชการจดท าขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ - ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส “สวนราชการ ” หมายความวา กระทรวง ทบวง กรมส านก งานหรอหนวยงานอนใดของรฐ ทงในราชการบรหารสวนกลาง ราชการบรหารสวนภมภาค ราชการบรหารสวนทองถน หรอในตางประเทศ และใหหมายความรวมถงคณะกรรมการดวย “ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส “ หมายความวา การรบสงขอมลขาวสารหรอหนงสอผานระบบสอสารดวยวธการทางอเลกทรอนกส “หนวยงานภายใน” หมายถง หนวยงานภายในกรมพฒนาทดน - อธพ . หมายถง อธบดกรมพฒนาทดน - รธพ .บร หมายถง รองอธบดดานบรหาร กรมพฒนาทดน - รธพ .วก หมายถง รองอธบดดานวชาการ กรมพฒนาทดน - รธพ .ปก . หมายถง รองอธบดดานปฏบตการ กรมพฒนาทดน - ผชช . หมายถง ผเชยวชาญ - ลนก . หมายถง เลขานการกรม - ผอ . หมายถง ผอ านวยการ ส านก /กอง /ศนย /สพข ./สพด ./กลม /สวน

-11-

- หวหนาฝาย /รองหวหนาฝาย หมายถง หวหนาฝายสารบรรณ /หวหนาฝายบรหารทวไป /หวหนาฝายอ านวยการ นกจดการงานทวไปช านาญการ /ปฏบตการ หรอ เจาพนกงานธรการอาวโส หรอช านาญงาน - เจาหนาทงานสารบรรณ หมายถง เจาพนกงานธรการ เจาหนาทบรหารงานทวไป เจาหนาทบนท กขอมล พนกงานพมพดด พนกงานธรการ พนกงานขบรถยนต “หนวยงานภายนอก” หมายถง หนวยงานภาครฐภายใน-ภายนอกกระทรวงเกษตรและสหกรณ/หนวยงานภาคเอกชน/บคคลภายนอก/เกษตรกร “หนวยงานทเกยวของ” หมายถง หนวยงานท สงเรองไปใหเพอด าเนนการตามค าสงการ 6. ขนตอนการปฏบตงาน 6.1 การ รบเรอง 2 ทาง คอ ทางท 1 รบหนงสอ /เอกสาร /ไปรษณยภณฑ /พสด จากบรษไปรษณย กรณไมถกตอง สงคนบรษไปรษณย ทางท 2 รบหนงสอจากหนวยงานภายใน /ภายนอก / E-Mail กรณไม ถกตอง สงคนเจาของเรอง 6.2 กรณถกตองเจาหนาทจะคดแยก 2 ประเภท คอ ประเภทท 1 หนงสอสงบคคล หรอสงโดยตรงใหหนวยงานภายในกรมพฒนาทดน จะแยกสงตามหนวยงานทรบผดชอบ ใชกระบวนการ Manual กรณลงทะเบยนตองมเจาหนาทเซนรบ เปนการเสรจสน ประเภทท 2 หนงสอราชการถงหนวยงาน เจาหนาทจะสงไปลงทะเบยนรบ 6.3 การลงรบหนงสอ เจาหนาทจะลงทะเบยนรบหนงสอในระบบ Manual ในสมดทะเบยนรบ และระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ตรวจรายการสงทสงมาดวย /เอกสารแนบ (ถาม ) ประ ทบตรารบหนงสอ ลงวนเดอนป และเวลารบหนงสอ กรณ เปนเรองทเสนอผบรหาร อธพ . รธพ .บร . รธพ .วก . รธพ .ปก . เจาหนาทงานสารบรรณจะเสนอผบรหารลงนาม /สงการโดยตรง 6.4 การพจารณาหนงสอ ผรบมอบหมาย พจารณา /กลนกรอง อาน คด วเคราะห ออกเลขทค าสง ตรวจสอบขอมลเดม ประกอบกระบวนการตดสนใจ การด าเนนการตองพจารณาเรองความเรงดวนของหนงสอ และชนความลบ กรณ เปนเรองทเกยวของโดยตรงกบหนวยงานทรบผดชอบ จะสงใหหนวยงานด าเนนการตอไป

-12-

6.5 การเสนอหวหนาฝาย /หวหนางาน ตรวจ /กลนกรอง เจาหนาทงานสารบรรณตรวจสอบความถกตองในเบองตน เพอเสนอหวหนางาน /หวหนาฝาย 6.6 การเสนองานตอผบงคบบญชาเบองตน /ผทไดรบมอบหมาย เพอลงนามเสนอผบรหาร กรณ ไมถกตอง จะสงไปใหผรบมอบหมายในขอ 6.4 แกไขใหม ถกตอง จะด าเนนการตอไป ยกเวนเปนหนงสอ E-Mail หรอ หนงสอทสงถงส านก /กอง /ศนย /สพข . เขต 1-12 ทเกยวของโดยตรง 6.7 ลงทะเบยนหนงสอสงเสนอผบรหาร เจาหนาทลงทะเบยนสงดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส /ระบบ Manual 6.8 ผบรหารพจารณาลงนาม /สงการ เจาหนาทด าเนนการใสแฟม ผบรหาร อธพ ./รธพ ./ผทไดรบมอบหมาย ลงนามหรอสงการ 6.9 รบเรองจากผบรหารด าเนนการ ตรวจสอบการมอบหมาย /การสงการ /ออกเลขทหนงสอ /ตรวจสอบความเรยบรอย และน าสงผเก ยวของด าเนนการ 6.10 การสงเอกสารทเกยวของด าเนนการ /ตามทไดรบมอบหมาย กรณ สงบคคลและหนวยงานภายในทเกยวของด าเนนการ /ตามทไดรบ มอบหมาย โดยให หวหนาฝาย /รองหวหนาฝาย ตรวจสอบ ความถกตองกอนสง ใหกบหนวยงานเจาของเรอง - แจงเวยน โดยระบบหนงสอระบบหนงสอเวยนอเลกทรอนกส - สงระบบ Manual โดยใหพนกงานเดนหนงสอ และมเจาหนาทเซนรบ กรณ สงหนวยงานภายนอก ใหเจาหนาทจดสงโดยวธโทรศพท โทรสาร E-Mail และใชยานพาหนะสงระหวางหนวยงาน โดยพจารณา ความส าคญของเอกสาร 6.11 จดเกบหนงสอ เจาหนาทธรการตองจดเกบหนงสอตนฉบบ /ส าเนา ตามระเบยบงานสารบรรณ รวมทงการยม และการท าลายใหเปนไปตามระเบยบ ตรวจสอ บอายการจดเกบสนปพทธศกราช 7. กฎหมาย มาตรฐาน และเอกสารทเกยวของ - ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และภาคผนวก พ.ศ.2539 - ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2548 - ระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ พ.ศ.2544 - พระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ. 2540

-13-

- ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต พ.ศ. 2552 - พ.ร.บ. ธรกรรมอเลกทรอนกส - ยทธศาสตรของกรมพฒนาทดน - คมอระบบสารบรรณอเลกทรอนกส - คมอระบบส านกงานอเลกทรอนกสและลายมอชอ - คมอการใชงานระบบตเอกสารอเลกทรอนกสแฟมหนงสอเวยน 8. การจดเกบและ ผมสทธ เขาถงเอกสาร 8.1 การจดเกบ

ประเภทเอกสาร รหสเอกสาร ผรบผดชอบ การจดเกบ

ระยะเวลา

1. เอกสารทะเบยนสง F0101-9.1.1 นกจดการงานทวไป แฟม ไมนอยกวา 5 ป 2. ส าเนาหนงสอภายใน (หนวยงานภายในกรม ) F0101-3.3.4 เจาพนกงานธรการ แฟม “ 3. ส าเนาหนงสอภายนอก (หนวยงานตางๆ /เอกชน )

F0101-3.3.5 เจาพนกงานธรการ แฟม “

4. ส าเนาหนงสอเวยนทางระบบไปรษณย อเลกทรอนกส

F0101-3.3.6 เจาพนกงานธ รการ แฟม “

5. การจดเวรเขาเฝา F0101-4.3.1 เจาพนกงานธรการ แฟม “ 6. การจดเวรเจาหนาทรวมพธการ / กจกรรมวนส าคญ


7 ค าสงกระทรวงเกษตรและสหกรณ B0101-2.1.1 เจาพนกงานธรการ สมด เกบตลอดไป 8. ค าสงกรม พฒนาทดน B0101-2.1.2 เจาพนกงานธรการ สมด “ 9. ค าสงแตงตงคณะกรรมการ อนกรรมการ คณะท างาน หรอทปรกษาระหวาง หนวยงาน


10 . ค าสงทะเบยนขอมลขาวสาร F0101 -2.1.4 เจาพนกงานธรการ แฟม “ 11 . ค าสงกา รอยเวรรกษาการณประจ าสถานท ราชการ

F0101 -2.1.4 เจาพนกงานธรการ แฟม “

12 การจดแบงสวนราชการ หนาทความ รบผดชอบ

F0101-4.1 เจาพนกงานธรการ แฟม “

8.2 ผมสทธเขาถง เอกสารล าดบท 1-12 เจาหนาททกระดบของส านก /กอง /ศนย/สพข .เขต 1-12

-14-

9.ระบบการตดตามและประเมนผล 9.1 มการตดตาม ประเมนผลการปฏบตงานตามมาตรฐานทก าหนดไว ทก 6 เดอน โดยส านก/กอง/สพข. 1 - 12 9.2 รอยละ 70 ของเจาหนาททเกยวของด าเนนงานตามขนตอนของคมอปฏบตงานการสารบรรณไดอยางถกตอง และมประสทธภาพ 9.3 มแบบสอบถามประเมนคณภาพการใหบรการรบ-สงหนงสอราชการอเลกทรอนกส/ระบบ Manual ไปยงหนวยงานภายใน เพอประเมนผลและแกไขขอขดของ/ปญหา ทก 6 เดอน 9.4 กลวธการเขาถง 9.4.1 ผบรหาร/ผรบผดชอบส านก/กอง/ศนย/สพข. เขต 1 – 12 ตองใหความส าคญ และสรางความเขาใจในการด าเนนงานตามขนตอนของคมอใหชดเจน 9.4.2 ตองมการเผยแพรคมอ ในหลากหลายชองทาง และใหทวถง เพอใหเจาหนาทผเกยวของทกคนรบทราบ และถอปฏบต

-15-

ภาคผนวก

-16-

ภาคผนวก ระบบการจดเกบเอกสาร การจดเกบเอกสารไวในแฟม เราอาจจดเกบโดยระบบการจ าแนกเอกสารระบบใดระบบหนงดงน 1. การจ าแนกตามหวเรอง คอ กรณทเราจ าแนกเอกสารออกเปนหวขอใหญๆ ตามหนาทความรบผดชอบของหนวยงานนนๆ หรอจ าแ นกตามบรการทใหแกผอน เอกสารโดยทวไปจะมหวขอใหญๆ 10 หมวด ดงน คอ หมวดท 1 การเงนและงบประมาณ ในหมวดน ก าหนดใหจดเกบเอกสารอนเกยวกบการเงน ซงอาจแยกหวขอไดดงน - งบประมาณ - เงนเดอน คาจาง - เงนสะสม เงนย ม - เงนชวยเหลอตางๆ เชน คาเลาเรยนบตร คารกษาพยาบาล - เงนคาใชสอย เชน คาน า คาไฟ คาโทรศพท - เงนคาตอบแทน เชน คาน า คาไฟ คาโทรศพท - เงนคาบ าเหนจบ านาญ - เงนอดหนน ฯลฯ เปนตน หมวดท 2 มตคณะรฐมนตร ค า สง ระเบยบ คมอ ก าหนดใหจดเกบเอกสารอนเกยวกบค าสงของฝายและกอง ค าสงของหวหนาหนวยงาน ค าสงทวไป ระเบยบ ประกาศตางๆ กฎหมาย กฎกระทรวง พระราชบญญต คมอและมตตางๆ หมวดท 3 การโตตอบ เรองโตตอบทวไป ใหพยายามจดไวในหมวดเอ กสารทเรองนนเกยวของอย เชน เรองโตตอบเกยวกบการเงนกจดหมไวในหมวด “การเงน งบประมาณ ” หรอถาเปนเรองโตตอบเกยวกบการแตงตงโอนยายบคคล กจดหมไวในหมวด “บรหารงานบคคล ” ฉะนน แฟมเอกสารทจะจดหมไวในหมวด “โตตอบ ” น กได แกเอกสารโตตอบเรองการบรจาค หรอการขอความรวมมอจากหนวยงานตางๆ การขอชมกจการ เปนตน หมวดท 4 การบรหารทวไป ก าหนดใหจดเกบเอกสารอนเกยวกบการแบงสวนราชการ หนาทความรบผดชอบ และเรอง หรอค าสงซงมลกษณะเปนการบรหารงาน การมอบอ าน าจหนาทใหท าหนาทแทนหรอการรกษาการในต าแหนงใดต าแหนงหนง

-17-

หมวดท 5 การบรหารบคคล ในหวขอนก าหนดใหจดเกบเอกสารประเภททะเบยนราชประวต การพจารณาความดความชอบ การบรรจแตงตง การโอน การยาย การลาออก วนย การขอยมตวขาราชการ การสอบเล อนขน การก าหนดต าแหนงใหม ฯลฯ หมวดท 6 เบดเตลด ก าหนดใหจดเกบเอกสารประเภทซงไมสามารถจดเขาหมวดใดหมวดหนงทตงไวเปนเรองพเศษ และปรมาณเอกสารยงไมมากพอทจะตงขนเปนหมวดเอกสารใหมกได กใหจดเขาในหมวดเบดเตลดน อยางไรกตาม ไ มควรจดเกบแฟมไวในหมวดนมากนก หากมเอกสารมากพอควรกใหตงหมวดใหมเพอความสะดวกในการคนหา หมวดท 7 การประชม ในหมวดน ก าหนดใหจดเกบเรองราวเกยวกบการประชมทวๆ ไป แตถาเปนการประชมเกยวกบเรองใดเรองหนงในหวขอทก าหนดไว ก ใหน ามารวมไวในหวขอนนๆ เชน การประชมเกยวกบการพจารณาโทษขาราชการทผดวนยทตองน าไปเขาแฟมทวาดวยการบรหารบคคล ดงน เปนตน หมวดท 8 การฝกอบรม บรรยาย ทน และการดงาน ใหจดเกบเอกสารประเภททมการฝกอบรม สมมนา หรอบรรยายเกยว กบเรองใดเรองหนง ขาราชการไดรบทนไปศกษาตอตางประเทศในประเทศ หรอไดรบทนดงานทเกบไวในหมวดน เชน การฝกอบรมขาราชการ เปนตน หมวดท 9 พสด ครภณฑ ทดน และสงกอสราง ใหจดเกบเอกสารประเภทซอและจดหาพสดครภณฑส านกงานตา งๆ แบบแปลนสงกอสราง ทะเบยนทรพยสน ตลอดถงเอกสารในการประกวด เรยกประกวดราคา จางเหมากอสราง การแตงตงกรรมการตรวจรบพสด งานจางเหมา เปนตน หมวดท 10 สถต และรายงาน ก าหนดใหจดเกบเอกสารประเภทรายงานและสถตตางๆ เชน รายงานการตรวจอาคาร รายงานปเกด- ตาย รายงานการใชน ามนเชอเพลง สถตประชากร ฯลฯ เปนตน 2. การจ าแนกตามรายชอของหนวยงานหรอบคคลซงเกยวของดวย เชน อาจจ าแนกเปนกรมอาชวศกษา กรมการบนพาณชย หรอนายสวสด เปนตน 3. จ าแนกตามสถานทตงของหนวยงาน ซงอาจตงอย ในเขตทตางกน เชน สรรพากร เขต 3 เขตการทางสระบร หรอผแทนจ าหนายสาขากรงเทพฯ สาขานครสวรรค ซงอาจเปนหวขอใหญและจากหวขอนหากมหนวยยอยในการด าเนนงานเลกลงไปกวานอก และเปนเรองทส าคญ เรากอาจจ าแนกยอยลงไปไดอก

-18-

4. การจ าแนกโดยใชเลขรหส แทนเรองหนงๆ เชน แฟมประเภทท 01 เปนเรองเกยวกบการบรหารบคคล แฟมประเภทท 02 เปนเรองเกยวกบงานสารบรรณ เปนตน ซงจ าเปนตองใหหมายเลขแกเอกสารประเภทตางๆ และท าคมอประกอบเพอความสะดวกแกการจดเกบและคนหาดวย การจะใชระบบใดระบบหนงจ า แนกเอกสารเพอการจดเกบหรออาจใชหลายระบบผสมกนกไดสดแลวแตสะดวก ปรมาณ และประเภทของเอกสาร ตลอดจนนโยบายของหนวยงานหนงๆ เปนส าคญ ระบบหนงอาจจะเหมาะสมกบหนวยงานหนง แตอาจจะไมเหมาะสมกบอกหนวยงานกไดแตภายในหนวยงานเดยวกนควรใชระบบการจ าแนกเอก สารซงเปนมาตรฐานเดยวกน โดยพยายามใชระบบอ านวยความสะดวกในการเกบและคนหา และผจดเกบหรอคนหาเอกสารเขาใจไดด โดยทวไปแลว หนวยงานตางๆ มกนยมใชระบบการจ าแนกเอกสารระบบท 1 มากทสด ทงหนวยงานของราชการและเอกชน การท าลายเอกสาร ภายใน 60 วนห ลงจากสนปปฏทนใหเจาหนาท ผรบผดชอบในการเกบหนงสอ ส ารวจหนงสอทครบอายการเกบในปนน ไมวาจะเปนหนงสอทเกบไวเองหรอฝากเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร แลวจดท าบญชหนงสอขอท าลายเสนอหวหนาสวนราชการระดบกรม เพอพจารณาแตงต งคณะกรรมการท าลายหนงสอ บญชหนงสอขอท าลายใหจดท าตามแบบท 25 ทายระเบยบ อยางนอยใหมตนฉบบและส าเนาคฉบบ ใหหวหนาสวนราชการระดบกรมแตงตงคณะกรรมการท าลายหนงสอประกอบดวย ประธานกรรมการและกรรมการอกอยางนอย 2 คน โดยปกตจะแตงตงจาก ขาราชการ ตงแตระดบ 3 หรอเทยบเทาขนไป มตของคณะกรรมการใหถอเสยงขางมาก ถากรรมการผใดไมเหนดวยใหท าบนทกความเหนแยงไว

-19-

ขนตอนการท าลายหนงสอ

หนวยเกบส ารวจและจดท าบญชหนงสอขอท าลาย

เสนอแตงตงคณะกรรมการท าลายหนงสอจากหวหนาสวนราชการ

คณะกรรมการท าลายหนงสอ พจารณาหนงสอตามบญชหนงสอขอท าลาย

หวหนาสวนราชการระด บกรมพจารณา หนงสอตามรายงานของคณะกรรมการ ท าลายหนงสอ

- หนงสอทไมควร ท าลายสงไปเกบไวท 1. หนวยเกบ 2. ฝากเกบไวทหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร

กองจดหมายเหตแหงชาตพจารณาใหความเหนตามรายงานของหวหนาสวนระดบกรม

- หนงสอทควรท าลาย ท าลายโดย คณะกรรมการ - รายงานผลการท าลายตอหวหนาสวนราชการระดบกรม

-20-

แบบฟอรมหนงสอราชการ หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก - หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ - หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใด ซงมใชสวนราชการหรอทมไปถง บคคลภายนอก - หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ - เอกสารททางราชการจดท าขนเพอเปนหลกฐานในราชการ - เอกสารททางราชการจดท าขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ - ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

หนงสอราชการม 6 ชนด คอ 1. หนงสอภายนอก 2. หนงสอภายใน

3. หนงสอประทบตรา 4. หนงสอสงการ

5. หนงสอประชาสมพนธ 6. หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานราชการ

1.หนงสอภายนอก คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธ โดยใช กระดาษตราครฑ เปนหนงสอตดตอระหวางสวนราชการหรอสวนราชการมถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอทมถงบคคลภายนอก

2.หนงสอภายใน คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอก เปนหนงสอตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกน ใช กระดาษบนทกขอความ

ขอแตกตางระหวางหนงสอภายนอกและหนงสอภายใน

หนงสอภายนอก หนงสอภายใน

1. ไป-มา เปนทางราชการ 2. ตดตอระหวางต าแหนงตอต าแหนง 3. ใช กระดาษตราครฑ (หนา 38) 4. สภาพหนงสอผกมดถาวรตลอดไป 5. รปแบบหนงสอเปนแบบหนงสอลงนามเตม ฉบบ และแบบประทบตรา 6. ค าขนตน ประกอบดวย เรอง เรยน อางถง สงทสงมาดวย(ถาม) 7. หามใชค ายอ อกษรยอ ตองใชค าเตมทงชอ สวนราชการ วน เดอน ป 8. ค าลงทาย ใชขอแสดงความนบถอหรออน ๆ แลวแตกรณ

1. ไป-มา ในเรองราชการ 2. ตดตอกบบคคลผด ารงต าแหนง 3. ใช กระดาษบนทกขอความ (หนา 41) 4. ไมผกมด เปลยนแปลงได 5. ใชบนทกแทน 6. ค าขนตนใชเรยน อางถงหนงสอใสในขอความ 7. ใชค ายอของ ต าแหนง หรอสวนราชการ วน เดอน ป ได 8. ไมมค าลงทาย

-21-

3.หนงสอประทบตรา คอ หนงสอประทบตร าแทนการลงชอของหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป โดยให หวหนาสวนราชการระดบกองหรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปเปนผรบผดชอบ ลงชอยอก ากบตรา หนงสอประทบตราใช กระดาษตราครฑ (หนา 43)

4.หนงสอสงการ ม 3 ชนด ไดแก ค าส ง ระเบยบ และขอบงคบ ค าสง คอ บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมาย (หนา 46) ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทไดวางไว โดยจะอาศยอ านาจของกฎหมาย หรอไมกได เพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจ า (หนา 48) ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทก าหนดใหใชโดยอาศยอ านาจของกฎหมาย ทบญญตใหกระท าได (หนา 44) ค าสง ระเบยบ ขอบงคบ ใช กระดาษตราครฑ (หนา 46)

5.หนงสอประชาสมพนธ ม 3 ชนด ไดแก ประกาศ แถลงการณ และขาว ประกาศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอชแจงใหทราบหรอแนะแนวทาง ปฏบต แถลงการณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลง เพอท าความเขาใจในกจการของทาง ราชการ หรอเหตการณหรอกรณใด ๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน ขาว คอ บรรดาขอความท ทางราชการเหนสมควรเผยแพรใหทราบ ประกาศ และแถลงการณใช กระดาษตราครฑ (หนา 50) 6.หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

คอหนงสอททางราชการท าขนนอกจากท กลาวมา แลวทง 5 ชนด หรอหนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชก าร หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการและสวนราชการรบไวเปนหลกฐานทางราชการ ม 4 ชนด คอ

1. หนงสอรบรอง (หนา 51)

2. รายงานการประชม (หนา 52)

3. บนทก

4. หนงสออน 1.หนงสอรบรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแก บคคล นตบคคล หรอหนวยงานเพอวตถ ประสงคอยางหนงอยางใดใหปราก ฏแกบคคลโดยทวไปไมจ าเพาะเจาะจงใช กระดาษตราครฑ (หนา 51)

-22-

2.รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชมและมตของทประชมไวเปนหลกฐาน ควรมรายละเอยดดงน (หนา 52) 1. รายงานการประชม 2. ครงทประชม 3. วน เดอน ป ทประชม 4. สถานทประชม 5. ใครมาประชมบาง 6. ใครไมมาประชม 7.ใครเขารวมประชมบาง 8. เรมประชมเวลาใด 9. ขอความในรายงานการประชม 10. เลกประชมเวลาใด 11. ชอผรายง านการประชม 3.บนทก คอขอความซงผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอผบงคบบญชาสงการแกผใตบงคบบญชาหรอขอความทเจาหนาทหรอหนวยงานระดบต ากวาสวนราชการระดบกรมตดตอกนในการปฏบตราชการใช กระดาษบนทกขอความ มหวขอส าคญดง น (หนา 41)

1. ชอหรอต าแหนงทบนทกถง 2. สาระส าคญของเรอง 3. ชอและต าแหนงของผบนทก

4.หนงสออน คอหนงสอหรอเอกสารอนใดทเกดขนเนองจากการปฏบตงานของเจาหนาท เพอ เปนหลกฐานในทางราชการ ซงรวมถง ภาพถาย ฟลม แถบบนทกเส ยง แถบบนทกภาพดวย หรอหนงสอของบคคลภายนอกทยนตอเจาหนาทและเจาหนาทไดรบเขาทะเบยนรบหนงสอของทางราชการแลว

บทเบดเตลด เปนสวนทวาดวยหนงสอทตองปฏบตใหเรวกวาปกต หนงสอทตองปฏบตใหเรวกวาปกต เปนหนงสอ ทตองจดสงและด าเนนการทางสารบรรณดวยความรวดเรวเปนพเศษ แบงเปน 3 ประเภท คอ 1. ดวนทสด (ปฏบตทนททไดรบหนงสอ ) 2. ดวนมาก (ปฏบตโดยเรว ) 3. ดวน (ปฏบตเรวกวาปกต เทาทจะท าได ) เรองราชการทจะด าเนนการหรอสงการดวยหนงสอ ไดไมทน ใหสงขอความทางเครองมอสอสารเชน โทรเลข วทยโทรเลข โทรพมพ โทรศพท วทยสอสาร วทยกระจายเสยง หรอวทยโทรทศน ผสงและผรบ บนทกขอความไวเปนหลกฐาน หนงสอทจดท าขนโดยปกต ใหมส าเนาคฉบบเกบไวทตนเรอง 1 ฉบบ และใหม ส าเนาเกบไวทหนวยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบบ

-23-

ส าเนาหนงสอ ใหมค ารบรองวา ส าเนาถกตอง โดยใหเจาหนาทตงแตระดบ 2 หรอเทยบเทาขนไปซงเปนเจาของเรองลงลายมอชอรบรอง หนงสอเวยน คอ หนงสอทมถงผรบเปนจ านวนมาก มใจความเดยวกน ใหเ พมรหสพยญชนะ ว หนา เลขทะเบยนหนงสอสงและไมมจดหลง ว ซงก าหนดเปนเลขทหนงสอเวยนโดยเฉพาะเรมตงแตเลข 1 เรยงเปนล าดบไป จนถงสนปปฏทน หรอใชเลขทของหนงสอทวไปแบบหนงสอภายนอกอยางใดอยางหนง หนงสอภาษาตางประเทศใหใช กระดาษตราครฑ มาตรฐานตรา มาตรฐานตราครฑส าหรบแบบพมพ ม 2 ขนาด คอ 1. ขนาดตวครฑ 3 เซนตเมตร 2. ขนาดตวครฑ 1.5 เซนตเมตร การรางหนงสอ

การรางหนงสอ คอการเรยบเรยงขอความขนตนตามเรองทจะแจงความประสงคไปยงผรบ หรอผทตองการทราบหนงส อนน กอนทจะใชจดท าเปนตนฉบบ เหตทตองรางหนงสอ เพอใหมการตรวจแกไขใหเหมาะสมถกตองตามระเบยบแบบแผน เสยกอน เวนแตหนงสอทเปนงานประจ าปกตอาจไมตองเสนอรางตรวจแกกได หลกการรางหนงสอ คอ ผรางจะตองรและเขาใจใหแจมแจง แยกประเดนทเปนเหตผลและความมงหมายทจะท าหนงสอนน โดยตงหวขอเกยวกบเรองทจะรางวา อะไร เมอไหร ทไหน ใคร ท าไม อยางไร เปนขอ ๆ ไว การรางใหขนตนเรมใจความทเปนเหตกอน ตอไปจงเปนขอความทเปนความประสงคและขอตกลง ถามหลายขอใ หแยกเปนขอ ๆ เพอใหจดเจนและเขาใจงาย ความใดอางถงบทกฎหมาย กฎ ขอบงคบ ระเบยบ ค าสง หรอเรองตวอยางตองพยายามระบใหชดเจน พอทฝายผรบจะคนหามาตรวจสอบไดสะดวก การรางควรใชถอยค าสนแตเขาใจงาย พยายามใชค าธรรมดาทไมมความหมายไดหลายทาง ส านวนทไมเหมาะสมส าหรบใชเปนส านวนหนงสอไมควรใชควรระวงอกขรวธ ตวสะกด การนต และวรรคตอนใหถกตอง ขอส าคญตองระลกถงผทจะรบหนงสอวาเขาใจถกตองตามความประสงคทมหนงสอไป การรางหนงสอโตตอบ จะตองรางโดยมหวขอตามแบบทก าหนดไวผร างจะตองพจารณาดวยวาหนงสอทรางนนควรจะมถงใครบาง หรอควรจะท าส าเนาใหใครทราบบาง เปนการประสานงาน แลวบนทกไวในรางดวย การอางเทาความตองพจารณาวา เรองทจะรางนผรบหนงสอทราบมากอนหรอไม ถาเคยทราบมากอนแลวความตอนใดทเปนเหตกยอล งได หรอถาเปนการตอบหนงสอทผรบมมา ขอความทเปนเหตเพยงแตอางชอเรองกพอ การรางหนงสอไมวาจะรางถงผใดกตาม ใหใชถอยค าสภาพ และสมกบฐานะของผรบ ถาเปนการปฏเสธค าขอควรแจงเหตผลในการทตองปฏเสธใหผขอเขาใจ

-24-

การรางหนงสอทม ลกษณะเปนการสงการ ไมวาจะเปนหนงสอสงการตามระเบยบหรอรางเปนหนงสอราชการประเภทอน ตองมขอตกลงอนเปนเหตเปนผลเชนเดยวกบการใชค าตองใหรดกมอยาเปดชองใหตความไดหลายนย ซงอาจท าใหเกดการเขาใจผด และควรใชถอยทผรบค าสงสามารถปฏบ ตไดเพอใหค าสงนนไดผลสมความมงหมาย ขอความทเปนเหตในค าสงจะมประโยชนในการชวยแสดงเจตนารมณของการสงใหชด เพอสะดวกในการตความเมอจ าเปนและท าใหผปฏบตรความหมายชดชวยใหปฏบตไดถกตองและอาจพจารณาแกไขปญหาไดเมอมอปสรรค กอนรางควรพจารณาคนควาวามกฎหมายใหอ านาจสงการไดแลวประการใด ค าสงตองไมขดกบกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ ถาขดกบค าสงเกาตองยกเลกค าสงเกาเสยกอน การรางหนงสอประชาสมพนธ เชน ประกาศ แถลงการณ และขาว จะตองรางตามแบบทก าหนดไว สวนขอความตอง สมเหตสมผล เพอใหผอานนกคดคลอยตามเจตนาทตองการ อยาใหมขอขดแยงกนในฉบบนน หรอขดแยงกบฉบบกอนเวนแตเปนการแถลงแก ทงน ควรใชถอยค าสภาพ ดงนน เพอความสะดวกในการเขยนราง ผบงคบบญชาอาจก าหนดตวอยางใหถอเปนแนวทางปฏบตได แต เพอการประหยด กระดาษรางจะใชกระดาษทมอย แมแตกระดาษทพมพแลวหนาหนงและไมใชอาจใชอกหนาหนงเปนกระดาษรางหนงสอกไดไมจ าเปนตองใชแบบกระดาษรางโดยเฉพาะ ผรางควรเขยนใหชดเจน อานงาย เพอความสะดวกในการตรวจแกรางกอนพมพ ถาจ าเปนจ ะเขยนบรรทดหนงเวนบรรทดหนงกได การเขยนใหเวนเนอทของดานหนาบรรทดประมาณ 2.5 เซนตเมตร ดานหลงบรรทดประมาณ 2 เซนตเมตร เพอใชเปนทส าหรบเขยนค าแนะน าในการพมพ เมอรางเสรจใหเสนอตวรางและเรองประกอบทสมบรณขนไปใหผบงคบบญชาต รวจรางและพจารณาสงพมพ เมอไดพมพหนงสอฉบบนนและตรวจถกตองแลว ไมจ าเปนตองเกบรกษากระดาษรางไว เวนแตเรองส าคญควรเกบไวประกอบเรอง หลกการเขยนจดหมายราชการ จดหมายราชการตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณเรยกวา “หนงสอภาย นอก ” หมายถง หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ หรอจากหนวยราชการหนงมไปถงหนวยราชการอน อาจจะมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกเปนหนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธโดยใช กระดาษตราครฑ กอนเขยนจดหมายราชการทกครง จะตองค านงถง เขยนเรองอะไร เขยนถ งใคร เขยนท าไม เขยนอยางไร เขยนเรองอะไร นน เพอใหตรงเปาหมาย ไดสาระครบถวนตามทประสงค โดยการแจงและยอเรอง ลงหวเรองของจดหมายไดรดกมถกตอง จดวรรคตอนใหชดเจนหากมหลายกรณทจะกลาวถงในจดหมายฉบบเดยวกน เขยนถงใคร การเขยนถงใครน น เพอจะไดใชค าขนตนสรรพนาม ค าลงทาย ถอยค า ส านวน เหมาะสมกบผรบจดหมาย

-25-

เขยนอยางไร การเขยนจดหมายราชการนนเปนสอความตองการ และความสมพนธอนดแลว นอกจากเปนเอกสารอางองเปนหลกฐานไดเวลานาน การเขยนจดหมายราชการ ตองใชกระดาษตราครฑ (กระด าษขาว 60 กรม ขนาด 21 มล .x297 มล ) พมพครฑขนาดตวครฑสง 3 ซม . ดวยหมกสด า สวนตาง ๆ ของจดหมายราชการ แยกเปน 4 สวน คอ

1. หวเรอง 2. เนอเรอง 3. จดประสงคของเรอง 4. ทายเรอง ขอสงเกต - ในการเขยนหนงสอราชการถาไมไดอางถงเรองท เคยตดตอกนมากอน

จะใชค าขนตนวา ”ดวย” “เนองจาก ” จะไมม ค าวา “นน” ในทายวรรค - สวนการเขยนหนงสอราชการทมการอางเรองเดมทเคยตดตอกนมาจะใชค าขนตนวา “ตาม …..และ ลงทาย วรรคดวยค าวา “นน” เสมอ ขอควรระวง ในการเขยนหนงสอราชการทข นตนดวยค าวา “ตาม …นน” มใหตอความในวรรค 2 ดวย “จง” เปนอนขาด เพราะการเขยนขนตนดวย “ตาม …นน” เปนการทาวความเดมเทานน ไมใชเปนการอางเหตผล บงคบใหท าตาม ขอผดพลาด ทมกจะเกดขนของการเขยนหนงสอราชการ

1. เขยนอกษรยอของสวนราชกา รผด หรอเขยนชอสวนราชการทออกหนงสอไมชดเจน

2. เลอกใชชนดของหนงสอไมถกตอง เชน ตดตอภายในกระทรวงฯ เดยวกนจะตองใชกระดาษบนทก กจะใชครฑ

3. วางรปแบบหนงสอสลบท เชน เรอง กบ เรยน จะสลบทกน 4. เขยนค าวาอางถงกบสงทสงมาด วย ทงทไมมความจ าเปนทจะใช เชน ไมมสงท

สงมาดวยกใส หรอไมตองมการอางถงกอาง 5. เขยนขอความไมชดเจนวกไปวนมาจนผรบไมเขาใจ และไมสามารถทจะปฏบต

ตามได 6. เขยนค าขนตน และค าลงทาย ไมถกตองตามฐานะของผรบ 7. ไมเขยนชอเต มไวในวงเลบใตลายมอชอของผออกหนงสอ ท าใหผเขยนไมทราบ

วาเปนหนงสอของใคร ลายมอชอใคร

-26-

8. อกษรยอประจ ากระทรวง กรม จงหวด รวมทงหนงสอเวยนทใช “ว” จะไมมจด สาเหตทระเบยบฯ ก าหนดไมใหใสจด เพราะถาเขยนดวยมอจดอาจจะกลายเปนตวเลขได

การเขยนและการพมพ การเขยนและการพมพ หมายถง การท าใหเกดลายลกษณอกษรเปนขอความบนกระดาษ การเขยน สวนใหญจะใชในการรางหนงสอ จดรายงานการประชมและใชในกรณทสวนราชการไมมเครองพมพดด ลกษณะการเขยนทวไปจะตองเขยนใหอานและเขาใจงาย เอกสารบางลกษณะทตองเขยนเปนแบบพเศษ เชน งานอาลกษณ ตองใชลายมอและตวเขยนโดยเฉพาะ การพมพ หมายถง การพมพโดยใชเครองพมพ ปกตแลวงานใดทเปนเอกสารทว ๆ ไป สามารถใชเครองพมพดด เพอใหอานงายและสามารถท าส าเนาไดงาย ผพมพควรมความระ มดระวงในการพมพ กลาวคอ พมพไมตก มความรในตวสะกด การนต ตวยอ และควรมความรรอบตวนอกเหนอจากการพมพหนงสออก เชน เขาใจขอความในหนงสอนน จดวรรคตอนไดถกตองเมอจ าเปน รหลกภาษา รแบบ หนงสอราชการ ชอสวนราชการ ชอและต าแหนงในวงรา ชการ รจกและอานลายมอผรางทเกยวของไดด พจารณาการใชกระดาษ วางรปหนงสอ สามารถจดล าดบและแบงงานใหเหมาะสม และรจกรกษาเครองพมพดดใหสะอาดอยในสภาพทใชการไดอยเสมอ การพมพหนงสอราชการภาษาไทย มหลกเกณฑการพมพดงน 1.การพมพ หนงสอราชการทตองใชกระดาษตราครฑแตใหมคณภาพเชนเดยวหรอใกลเคยงกบแผนแรก 2. การพมพหวขอตาง ๆ ใหเปนไปตามแบบหนงสอทก าหนดไวในระเบยบ 3. การพมพ 1 หนากระดาษ ขนาด เอ 4 โดยปกตใหพมพ 25 บรรทด บรรทดแรกของกระดาษอยหางจากขอบกระดาษดา นบนประมาณ 5 เซนตเมตร 4. การกนระยะในการพมพ 4.1 ในบรรทดหนงใหตงจงหวะเคาะของพมพดดไว 70 จงหวะเคาะ 4.2 ใหขนระยะหางจากขอบกระดาษดานซายมอ ประมาณ 3 เซนตเมตร เพอความ สะดวกในการเกบเขาแฟม 4.3 ตวอกษรสดท ายควรหางจากขอบกระดาษดานขวาไมนอยกวา 2 เซนตเมตร 5. ถาค าสดทายของบรรทดมหลายพยางคไมสามารถพมพจบค าในบรรทดเดยวกนไดใหใช เครองหมาย ยตภงค (-) ระหวางพยางค 6. การยอหนาซงใชในกรณทจบประเดนแลว จะมการขนขอความใหมใหเวนหางจาก ระยะ กนหนา 10 จงหวะ 7. การเวนบรรทดโดยทวไปจะตองเวนบรรทดใหสวนสงสดของตวพมพและสวนต าสดของตวพมพไมทบกน 8. การเวนวรรค 8.1 การเวนวรรค โดยทวไป เวน 2 จงหวะเคาะ

-27-

8.2 การเวนวรรคระหวางหวขอเรองกบเรองใหเวน 2 จงหวะเคาะ 8.3 การเวนวรรคในเนอหา เรองทพมพมเนอหาเดยวกน ใหเวน 1 จงหวะ ถาเนอหาตางกน ใหเวน 2 จงหวะเคาะ 9. การพมพหนงสอทมหลายหนา ตองพมพเลขหนา โดยใหพมพตวเลขหนากระดาษไวระหวาง เครองหมายยตภงค (-) ทกงกลางดานบนของกระ ดาษ หางจากขอบกระดาษทางซายมาประมาณ 3 เซนตเมตร 10.การพมพหนงสอทมความส าคญ และมจ านวนหลายหนา ใหพมพค าตอเนองของขอความ ทจะยกไปพมพหนาใหมไวดานลางทางมมขวาของหนานน ๆ แลวตามดวย …(จด 3 จด ) โดยปกตใหเวนระยะหาง จากบรรทดสดทาย 3 ระยะ บรรทดพมพ และควรจะตองมขอความของหนงสอเหลอไปพมพในหนาสดทายอยางนอย 2 บรรทด กอนพมพค าลงทาย การท าส าเนาหนงสอ ส าเนาหนงสอ คอเอกสารทจดท าขนเหมอนตนฉบบไมวาจะจดท าจากตนฉบบ ส าเนาคฉบบ หรอจากส าเนาอกชนหนง ในกรณมความจ าเป นตองใชเอกสารราชการนน ๆ เพมขน และเอกสารเหลานนไมไดจดท าไวหลายฉบบจ าเปนตองจดท าส าเนาขนเพอใหเปนหลกฐานในการประกอบการพจารณาของทางราชการ ส าเนาแบงออกเปน 2 ประเภท คอ 1. “ส าเนาคฉบบ ” เปนส าเนาทจดท าพรอมกบตนฉบบ และเหมอนตนฉบบ ผลงลายมอชอในตนฉบบจะลงลายมอชอ หรอลายมอชอยอไว และใหผราง ผพมพและผตรวจลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไวทขางทายขอบลางดานขวาของหนงสอ ในกรณทมการลงชอในกระดาษไข ใหเจาหนาทเจาของเรองลงลายมอชอก ากบในส าเนาค ฉบบไวเ ปนหลกฐาน 2. “ส าเนา ” เปนส าเนาทสวนราชการหรอเจาหนาทจดท าขน ส าเนานอาจท าขนดวยการ ถายคด อดส าเนา หรอดวยวธอนใด ส าเนาชนดนโดยปกตตองมการรบรอง การรบรองส าเนา ใหมค ารบรองวา “ส าเนาถกตอง” และใหเจาหนาทตงแตระดบ 2 หรอเทยบเทาขนไป ซงเปนเจาของเรองทท าส าเนานน ลงลายมอชอรบรองพรอมทงลงชอตวบรรจง ต าแหนง และวน เดอน ป ทรบรอง และโดยปกตใหมค าวา “ส าเนา” ไวทกงกลางหนา เหนอบรรทดแรกของส าเนาหนงสอดวย ตวอยาง ส าเนาถกตอง ลงช อ ดวงด เจรญผล (นายดวงด เจรญผล ) เจาหนาทธรการ หนงสอเวยน หนงสอ เวยน คอ หนงสอทมถงผรบจ านวนมาก มใจความอยางเดยวกนใหเพมรหสพยญชนะ “ว” หนาเลขทะเบยนหนงสอสง ซงจะก าหนดเปนเลขทหนงสอเวยนโดยเฉพาะ เรมตงแต 1 เรยงเปนล าดบไปจนสนปปฏทน หรอจะใชเลขทของหนงสอทวไปตามแบบหนงสอภายนอกกได

-28-

ขอมลองคกร

-29-

ประวตองคกร ************

วสยทศน “พฒนาทดนใหสมบรณ เพมพนผลผลต ในทศทางใชประโยชนอยางยงยน บนพนฐานความพอเพยง” พนธกจ 1. สนบสนนโครงการอนเนองมาจากพระราชด าร 2. วจย พฒนาใหบรการ และถายทอดเทคโนโลยการพฒนาทดน พรอมทงก าหนดเขตการใชทดนทเหมาะสมเพอการผลต และใหบรการขอมลเชงพนทดานตางๆ ทถกตองทนสมย 3.พฒนาโครงสรางพนฐานดานการพฒนาทดนและน า โดยการอนรกษดนและน า การฟนฟปรบปรงบ ารงดนเพอเพมผลผลตทางการเกษตร และการใชประโยชนทดนอยางยงยนภายใตกระบวนการทชมชนมสวนรวม 4. พฒนาหมอดนอาสา เกษตรกร และกลมเกษตรกร ใหมความรความเขาใจการพฒนาทดนเพอเปนรากฐานการด าเนนชวตอยางพอเพยง 5. ปฏบตตาม พ.ร.บ. พฒนาทดน ภารกจหลก 1. ส ารวจดน วเคราะหและวจยดน และสงทเกยวของกบดน เพอใหค าแนะน า แกเกษตรกร สนบสนนงานวชาการสวนทเกยวของ ตลอดจนเอกชน ทมความประสงค ขอความรวมมอ จ าแนกประเภททดน จดท าส ามะโนทดนและเศรษฐกจทดน เพอวางแผน การใชทดนและก าหนดเขตทดน เพอใหขอเสนอแนะการใชทดน อยางเหมาะสมและยงยนแกเจาหนาทของรฐ เกษตรกร สวนราชการ ทเกยวของตลอดจนบคคลทสนใจทงเพอการแขงขนและเพอการอนรกษทรพยากรธรรมชาตและสงแวดลอม

2. ตดตามสถานการณการใชทดน เพอประเมนศกยภาพ การผลตพชและเพอใหมการใชประโยชนทดนอยางเหมาะสม กบสมรรถนะของดน รวมทงเพอความชดเจนของสงคม ในการใชประโยชนทดน ตลอดจนกรรมสทธทดน ในเขตปาไมถาวร แกเจาหนาทรฐ สวนราชการและบคคลทสนใจ

3. ท าการวจยเพอการพฒนาทดน ทงในดานการอนรกษดนและน า การปรบปรงบ ารงดน การแกไขดนทมปญหาในการท าการเกษตร เพอถายทอดขอมลและความรใหกบเกษตรกร เจาหนาทของรฐ สวนราชการทเกยวของ และบคคลทสนใจ เพอใหการพฒนาการเกษตรเปนไปอยางยงยน

4. ใหบรการวเคราะหดนและสงทเกยวของกบดน บรการวสดปรบปรงบ ารงดน พนธพชเพอการอนรกษดนและน า และการปรบปรงบ ารงดน รวมทงปฏบตการพฒนาทดน และการอนรกษน าใหแกเกษตรกร เพอใหการพฒนาการเกษตรเปนไปอยางยงยน

5. จดท าและใหการบรการขอมลระบบสารสนเทศดานการพฒนาทดน แกเกษตรกร สวนราชการและบคคลทสนใจ

6. ประชาสมพนธและถายทอดเทคโนโลยใหแกเกษตรกร เจาหนาทของรฐ สวนราชการและประชาชนทวไป

-30-

อ านาจหนาทรบผดชอบ 1. ศกษา ส ารวจ จ าแนก วเคราะห และวจยดนและทดน ท าส ามะโนทดน ตดตามสถานการณสภาพการใชทดน เพอก าหนดนโยบายและวางแผนการใชทดน และเพอการพฒนาทดน 2. ใหบรการดานการวเคราะห ตรวจสอบและใหค าแนะน าเกยวกบดน น า พช ปย และอน ๆ ทเกยวกบการพฒนาทดน 3. ถายทอดผลการศกษา คนควา วจย และใหบรการดานการพฒนาทดนแกสวนราชการทเกยวของ และเกษตรกร 4. ปฏบตการอนใดตามทกฎหมายก าหนด ใหเปนอ านาจหนาทของกรมพฒนาทดน หรอทกระทรวง หรอคณะรฐมนตรมอบหมาย วตถประสงค 1. เพอเสรมสรางความอดมสมบรณของทรพยากรทดนควบคกบการรกษาคณภาพ สงแวดลอมใหเปนฐานการผลตทางการเกษตรทมนคง ปลอดภย และยงยน 2. เพอเพมศกยภาพและสรางโอกาสการเรยนรการพฒนาทดนอยางยงยน ใหแกบคลากร เกษตรกร และชมชน เชอมโยงเปนเครอขาย น าไปสการพงตนเอง เปาประสงค 1. ทรพยากรทดนและน า ไดรบการพฒนาใหมความอดมสมบรณ เพมผลผลต และใชประโยชนอยางยงยน 2. เกษตรกรเขาถงบรการงานพฒนาทดนอยางทวถง ตวชวด 1. พนทการเกษตรจ านวน 100 ลานไร ไดรบพฒนาใหมความอดมสมบรณ 2. แหลงน าไดรบการพฒนา จ านวน 400,000 แ 3. หมอดนอาสา จ านวน 70,000 ราย ไดรบการพฒนาความรความสามารถดานการใชเทคโนโลยและการพฒนาทดน สชวตพอเพยง 4. เกษตรกรจ านวน 5 ลานราย เขาถงบรการงานพฒนาทดนอยางทวถง 5. บคลากรกรมฯ ไดรบการพฒนาสมรรถนะ (Competency) ทกสายงาน ปรชญาการด าเนนการ ปรชญาการด าเนนการของกรมพฒนาทดน คอ "การพฒนาทดน เปนการดแลทรพยากรดน เพอใหเปนรากฐาน ของการพฒนาการเกษตรแบบยงยน" แนวความคดเกยวกบตนเอง กรมพฒนาทดน ตองเปนหนวยงานหลก ในการใหขอมลและบรการ ดานการพฒนาทดน เพอการเกษตร

-31-

ประวตความเปนมา กรมพฒนาทดน ไดกอตงขนมา เมอวนท 22 พฤษภาคม 2506 ไดมประกาศ ในราชกจจานเบกษาใหใช พระราชบญญต 3 ฉบบ คอ พระราชบญญตปรบปรงกระทรวง ทบวง กรม พ .ศ.2506 พระราชบญญต โอนกจการบรหาร ของกระทรวง ทบวง กรม พ .ศ.2506 และพระราชบญญตจ ดระเบ ยบส านกนายกร ฐมนตร พ .ศ. 2506 ใชบงคบตงแตวนท 23 พฤษภาคม 2506 มผลเปนการตงกระท รวงพฒนาการ แหงชาตขนใหมโดยรวมงาน ของกระทรวงสหกรณ ทมอยเดมเขาอยใน กระ ทรวงใหมนดวย โดยม หนวยงานในสงกดทงหมด 13 หนวยงาน ซง กรมพฒนาทดน เป นกรมหนง ทไดรบการจดตงใน ครงนดวย โดยมหนวยงานจ านวน 5 กอง คอ ส านกงานเลขานการกรม กองจ าแนกดน กองบรรกษทดน กองนโยบายทดน และกองปฏบตการสนามส ารวจทด น พรอมกนนนไดม ประกาศส านกนายกรฐมนตรเรองแตงตง ขาราชการ พลเรอน เมอวนท 23 พฤษภาคม 2506 แต งตงให นายบรรเจด พลางกร ผเชยว ชาญทางดนและป ย กรมกสกรรม ด ารงต าแหนง อธบดกรมพฒนาทดน

ตอมาเมอ พ .ศ. 2515 ไดมการยบกระทร วงพฒนาการแหงชาต และมการแบงสวนราชการใหมเพ อใหเหมาะสมกบสถานการณในเวลานน โดยประกาศคณะปฏวต ฉบบท 216 217 และ 218 ลงวนท 29 กนยายน 2515 ซงประกาศในราชกจจานเบกษา ฉบบพเศษ เลมท 89 ตอนท 145 ลงวนท 29 กนยายน 2515 ใหกรมพฒนาทดน กร มชลประทาน และกรมสงเสรมการเกษตร โอนมาสงกดกระทรวงเกษตรและสหกรณ

ในป พ .ศ. 2526 มประกาศในราชกจจานเบกษา เลมท 100 ตอนท 160 ลงวนท 6 ตลาคม 2526 ใหพระราชบญญต พฒนาทดน พ .ศ. 2526 มผลบงคบใชโดยให กรมพฒนาท ดนมหนาท ส ารวจวเคร าะห ตรวจสอบดนหรอทดน เพอใหทราบ ถง ความอดมสมบรณตามธรรมชาต และความเหมาะสมแกการใชประโยชนทดน จ าแนกดน การพฒนาทดน ท าส ามะโนทดน หรอภาวะเศรษฐกจทดน รวมทงมอ านาจหนาทเกยวกบการสถตตามกฏหมาย วาดวย สถต ในเรองทเกย วกบ กา รท าส ามะโนทดน ตลอดจน ใหบรการวเคราะหตรวจสอบตว อยางดนการปรบปรงดนหรอทดน หรอการอนรกษดนและน า เพอเกษตรกรรมแกเกษตรกร และเอกชนทวไป

ในเดอนเมษายน 2527 ไดมการออกพ ระราชกฤษฎกา พ .ศ. 2527 แบงทอง ทของกรมพฒนาทดน กระทรวงเกษตร และสหกรณ ออกเปนเขตและพระราชกฤษฎการแบงสวนราชการกรมพฒนาทดน กระทรวงเกษตรและสหกรณ พ .ศ. 2527 ใหมหนวยงานจ านวน 9 กอง และ 13 ส านกงาน

และในวนท 9 ตลาคม 2545 กระทรวงเกษตรและสหกรณ ประกาศกฎกระทรวง แบงสวนราชการกรมพฒนาทดน พ .ศ. 2545 ซงประกาศในราชกจจานเบกษา เลมท 119 ตอนท 103 ก ลงวนท 9 ตลาคม 2545 แบงสวนราชการกรมพฒนาทดนออกเปน 13 ส านกงาน 5 กอง 3 ส านก และ 1 ศนย ประกอบด วย ส านกงานเลขานการกรม กองการ เจาหนาท กองคลง กองชาง กองแผนงาน กองแผนท ส านกวจยและพฒ นาการจดการทดน ส านกวทยาศาสตรเพอ การพฒนาทดน และส านกส ารวจดนและวางแผน การใชทดน ศนยสารสนเทศ และส านกงาน พฒนาทดนเขต 1-12

-32-

นบต งแตวนท 23 พฤษภาคม 2506 จนถงปจจ บน กรมพฒนาทดนมผทด ารง ต าแหน งอธบดกรมพฒนาทด น จ านวน 13 ทาน ดงน 1. นายบรรเจด พลางกร (23 พ.ค. 2506- 30 ก.ย. 2523 ) 2. นายอนนต โกเมศ (1 ต.ค. 2523- 30 ก.ย. 2528 ) 3. นายสมาน รมวานช (1 ต.ค. 2528- 28 ก.พ. 2532 4. นายสทธลาภ วสวต (1 ม.ค. 2532- 30 ก.ย. 2535 และ 1 ต.ค. 2536 –30 ก.ย. 2537 ) 5. นายณรงค มนะนนท (1 ต.ค. 2535- 18 ก.ย. 2536 6. นายบณยรกษ สบศร (1 ต.ค. 2537 – 30 ก.ย. 2538 7. นายสมพงษ ถรวงศ (1 ต.ค. 2538 – 30 ก.ย. 2539 และ 1 ต.ค. 2540 –30 ก.ย. 2541 ) 8. นายสมพงษ ปองเกษม (1 ต.ค. 2538 – 30 ก.ย. 2540 9. นาย สมา โมรากล (1 ต.ค. 2540 – 27 ต.ค. 2545 ) 10 . นายอรรถ สมราง (28 ต.ค. – 16 พ.ย. 2545 รก . และ 17 พ.ย. 2545 –30 ก.ย. 2548 ) 11 . นายชยวฒน สทธบศย (27 ต.ค. 2548 - 30 ก.ย.2550 ) 12 . บณฑต ตนศร (1 ต.ค.2550 - 30 ก.ย.2552 ) 13 . นายธวชชย ส าโรงวฒนา (13 ต.ค.2552 - ปจจบน ) ปจจบน สวนราชการกรมพฒนาทดน ประกอบดวย

1. ส านกงานเลขานการกรม 2. กองการเจาหนาท 3. กองคลง 4. ส านกวศวกรรมเพอการพฒนาทดน 5. กองแผนงาน 6. ส านกเทคโนโลยการส ารวจและท าแผนท 7. ส านกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร 8.-19 ส านกงานพฒนาทดนเขต 1-12 20 . ส านกวจยและพฒนาการจดการทดน 21 . ส านกวทยาศาสตรเพอการพฒนาทดน 22 . ส านก นโยบายและแผนการใชทดน

-33-

ส านกงานเลขานการกรม วสยทศน “เปนองคกรน าในดานระบบสารบรรณ การประชาสมพนธทมประสทธภาพ และพฒนากฎหมาย เพอการคมครองทรพยากรดนอยางยงยน” พนธกจ 1. พฒนาระบบงานดานสารบรรณใหมความรวดเรว ถกตอง ทนสมย และสามารถเชอมโยงระบบกบหนวยงานภายนอกได 2. พฒนาเผ ยแพรและประชาสมพนธ ใหครอบคลมเครอขายทวประเทศ 3. พฒนากฎหมาย เพอใหเออตอการปฏบตงานและสามารถคมครองการใชทรพยากรดนใหคงความอดมสมบรณและมความยงยน 4. สนบสนนการปฏบตงานของหนวยงานภายในใหมประสทธภาพ รายนามคณะผบรหาร ส านกงา นเลขานการกรม จากอดต ถง ปจจบน

1. นายวรสทธ สคนธสทธ พ.ศ. 2506 – 2519 2. นายสกล รตตานนท พ.ศ. 2519 – 2526 3. นายจรล สงวนพงษ พ.ศ. 2526 – 2537 4. นายอทย สมโสภณ พ.ศ. 2537 – 2538 5. นางมทน โอมะคปต พ.ศ. 2538 – 2544 6. นายประสาท รมชลา พ.ศ. 2544 – 2546 7. นายชวน เจมสวรรณ พ.ศ. 2546 – 2546 8. นายพงศปยะ ปยสรานนท พ.ศ. 2546 – 2546 9. นางศรอร จนดาลทธ พ.ศ. 2546 – 2547 10 . นายชวน เจมสวรรณ พ.ศ. 2547 – 2549 11 . นายประเสรฐ เทพน รประไพ พ .ศ. 2549 – 2551 12 . นางตลญา จงสกล พ.ศ. 2551 – 2553 13 . น.ส.เบญจพร ชาครานนท พ.ศ. 2553 – ปจจบน

-34-

อ านาจหนาท

- ปฏบตงานสารบรรณของกรม - ด าเนนการเกยวกบงานชวยอ านวยการและงานเลขานการของกรม - ด าเนนการเกยวกบงานกฎหมายและระเบยบทเกยวของกบงานนตกรรมและสญญา งานท

เกยวกบความรบผดชอบทางแพง อาญา งานคดปกครอง และงานคดอนทอยในอ านาจหนาทของกรม

- ด าเนนการเกยวกบการประชาสมพนธและเผยแพรกจกรรมของกรม - ด าเนนการเกยวกบงานเลขานการของคณะกรรมการพฒนาทดน - ด าเนนการอนใดทมไดก าหนดใหเปนอ านาจหนาทของสวนราชการใดของกรม

- ปฏบตงานรวมกบหรอสนบสนนการปฏบตงานของหนวยงานอนทเกยวของหรอทไดรบมอบหมาย

แบงงานภายในออกเปน 4 ฝายคอ - ฝายสารบรรณ - กลมนตการ - ฝายชวยอ านวยการและประสานราชการ - ฝายเผยแพรและประชาสมพนธ

โครงสรางส านกงานเลขานการกรม

ส านกงานเลขานการกรม

ฝายสารบรรณ กลมนตการ ฝายชวยอ านวยการ ฝายเผยแพรและ

และประสานราชการ ประชาสมพนธ

-35-

หนาทและความรบผดชอบ ฝายสารบรรณ

ภาระหนาทหลกโดยรวม งานสารบรรณ เปนงานทตองเกยวของกบบคคลและเอกสาร หนาทหลกเกยวกบการรบ – สง

หนงสอ ราชการ ทงภายใน และภายนอก จงตองอาศยความอดทด ความขยน และความจ าสวนตวพอสมควร เปนหลกส าคญในการปฏบตหนาท เพราะการท างานทเกยวของกบเอกสารนน จะเกยวกบหนงสอราชการ ทงทเปนหนงสอราชการภายใน และภายนอก ซงมหลายรปแบบ การรางหนงสอโตตอบหนงสอราชการ การรางหนงสอขอความอนเคราะห การจดเกบเอกสาร การแจงเวยนใหแตละหนวยงาน การตดตอประสานงานตาง ๆ ภายในหนวยงานทเกยวของ แบงงานภายใน ดงน 1. ดานงานสารบรรณ 2. ดานงานระบบสารบรรณ และงานระบบสารสนเทศ 3. ดานรกษาความลบ 4. ดานงานบรหารทวไป 5. ดานพธการและกจกรรมองคการ 6. ดานงานแตงตงผแทนกรม และการประชมภายนอก 7. ดานจดท าโครงการ ทมใชงานวชาการ 8. ดานงานมาตรฐานตาง ๆ ของส านก 9. ดานอน ๆ ตามทไดรบมอบหมาย ผรบผดชอบ นางสอางคศร ยตธรรมด ารง ต าแหนงนกจดการงานทวไปช านาญการ ด ารงต าแหนงหวหนาฝายสารบรรณ ก ากบดแลการด าเนนงานสารบรรณและรบผดชอบภารกจ ดงน - รางโตตอบหนงสอราชการ - พจารณา ขอมล เดม เพ อก าหนด ความเรงดวน และทางเดน ของหนงส อ ไปยง หนวยงาน ทเกยวของ - ตรวจสอบ จดหาขอมล และท าบนทก ยอเรอง เสนอตอ ผบรหาร - จดระเบยบ การเกบหนงสอ เอกสาร - พจารณา เอกสาร เพอการ ท าลาย - จดท าส าเนา ค าสง และหนงสอ เพอแจงเวยน - งานทะเบยนรบ - สงหนงส อราชการ และธรการทวไป - ด าเ นนการ เกยวกบ ขอมล และระบบ สารสนเทศ ของส านก - ประสานงาน กบหนวยงานอน ทเกยวของ

-36-

กลมนตการ - ด าเนนการดานกฎหมาย และระเบยบทเกยวของ งานนตกรรมและสญญา งานความรบผด ทางละเมดของเจาหนาท ความรบผด ชอบทางแพง อาญา งานคด ปกครอง และงานคดอนทอยในอ านาจหนาทของกรม - ด าเนนการเกยวกบทดนทราชพสดของกรม

ผรบผดชอบ นายโชตวฒน ชมวรานนท ต าแหนง นตกรช านาญการพเศษ ผอ านวยการสวนนตการ

ฝายชวยอ านวยการและประสานราชการ

- เลขานการนกบรหาร ตดตอประสานงานใหกบผบรหารและทปรกษากรม - งานเลขานการคณะกรรมการพฒนาทดน - ประสานงาน และตดตามงานตามนโยบายของกรมในสวนภมภาค - ประสานและจดท าโครงการความรวมมอระหวางหนวยงานอนทเกยวของใหเปนไปตามวตถประสงค

ผรบผดชอบ นายชยวฒน อรรถโกวท ต าแหนงเจาพนกงานธรการอาวโส หวหนาฝายชวยอ านวยการและประสานราชการ ฝายเผยแพรและประชาสมพนธ

- ผลตขาว บทความ สารคด บทโทรทศน บทวทย ปายประชาสมพนธและ สงพมพ เพอประชาสมพนธ ผลงาน และ กจกรรมของกรม - ด าเนนการดานการประชาสมพนธภายในและภายนองกรมฯ ทางสอ ประชาสมพนธ - จดแสดงนทรรศการ เพอประชาสมพนธผลงานและกจกรรมของกรมฯ - ใหบรการขอมล และแจกจายเอกสาร รายงาน และสงตพมพ - ตดตาม ตรวจสอบขาวทเกยวของกบงาน / โครงการของกรมฯ นโยบายของ รฐบาล และนโยบายของกระทรวงเกษตรและสหกรณ เพอใชในการ ประชาสมพนธใหมความ ถกตองและทนตอเหตการณ

ผรบผดชอบ

นายพจน วจนตโสภณ ต าแหนงนกวชาการเผยแพรช านาญการ หวหนาฝายเผยแพรและประชาสมพนธ

-37-

แบบฟอรมทใชในราชการ

-38-

XX XXXXXX XXXX

เรอง ………………………………………………… .

เรยน …………………………………………………

อางถง ……………………………………………… .

สงทสงมาดวย ………………………………………

(ขอความ )…..……… .……………………… ………………… ............................ ……………………… ………………………………………………………………………………………………..…………………………………………… ………………………………………………………………………………………………..……………………………………………

……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………..…………… ………………………………………………………………………………………………..……………………

จงเรยนมาเพอ …………………………………………………………………

ขอแสดงความนบถอ

(............................. )

.................................. ส านก /กอง .......................... โทร . 0-2562- 0732 โทรสาร 0-2941 -2227 ไปรษณยอเลกทรอนกส [email protected]

กรมพฒนาทดน ถนนพหลโยธน กทม .10900

1

3 บรรทด

ท กษ 0801 /…… . ดวนทสด

ลบ

ต าแหนง หรอ ชอ บคคล

สวนทเปนสาเหต

สวนความประสงค

สวนสรปความ

1 บรรทด 1 2

7 บรรทด

(สวนราชการเจาของเร อง )

(สวนราชการเจาของหนงสอ ) 2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12 13 14









หนงสอภายนอก อธพ./รธพ./ผชช. ลงนาม

15

ลบ

mailto:[email protected]

-39-

XX XXXXXX XXXX

เรอง ………………………………………………… .

เรยน …………………………………………………

อางถง ……………………………………………… .

สงทสงมาดวย ………………………………………

(ขอความ )…..……… .……………………………… ........................... ………………………………… …………………………………………………………………………………………………………..………………………………… ………………………………………………………………………………………………………..……………………………………

……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………….…………………………………… …………………………………………………………………………………………………………..…………………………………

จงเรยนมาเพอ …………………………………………………………………

ขอแสดงความนบถอ (………….………………..……) ………………………………….. ส านก ......................... โทร . 0-2562- 0732 โทรสาร 0-2941 -2227 ไปรษณยอเลกทรอนกส [email protected] ..

ลบ

1

3 บรรทด

ท กษ 0801 /…… .

น

ต าแหนง หรอ ชอบคคล

สวน ทเปนสาเหต




ลบ

7 บรรทด (สวนราชการเจาของเรอง )

(สวนราชการเจาของหนงสอ )

2

3

4

5

6

7

8

9

100 11

12 13









าเนาค ฉบบ

15 ราง ................

พมพ ................ ทาน ................

ตรวจ ... ..... .... .. .......

16

14

กรมพฒนาทดน ถนนพหลโยธน กทม .10900

-40-

หนงสอภายนอก คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธโดยใชกระดาษตราครฑเปนหนงสอตดตอระหวางสวนราชการ หรอ สวนราชการมถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอทมถงบคคลภายนอก ใหจดท าตามแบบ โดยกรอกรายละเอยดดงน 1. ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเรอง ตามทก าหนดไวทบเลขทะเบยนหนงสอสง การก าหนดเลขทหนงสอออกของคณะกรรมการ ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเจาของเรอง ในกรณทคณะกรรมการประสงคจะก าหนดรหสตวพยญชนะเพมขน ใหก าหนดไดไมเกนสตวโดยใหอยในวงเลบตอจากพยญชนะของเจาของเรอง 2. สวนราชการเจาของหนงสอ ใหลงชอสวนราชการ สถานทราชการ หรอคณะกรรมการซงเปนเจ าของหนงสอนน และโดยปกตใหลงทตงไวดวย 3. วน เดอน ป ใหลงเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ 4. เรอง ใหลงเรองยอทเปนใจความสนทสดของหนงสอฉบบนน ในกรณทเปนหนงสอตอเนองโดยปกตใหลงเรองของห นงสอฉบบเดม 5. ค าขนตน ใหใชค าขนตนตามฐานะของผรบหนงสอตามรายการใชค าขนตน สรรพนาม และค าลงทาย ทก าหนด แลวลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอบคคลในกรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบต าแหนงหนาท 6. อางถง (ถาม ) ใหอางถงหนงส อทเคยมตดตอกนเฉพาะหนงสอทสวนราชการผรบหนงสอไดรบมากอนแลว จะจากสวนราชการใดกตาม โดยใหลงชอสวนราชการเจาของหนงสอและเลขทหนงสอ วนท เดอน ป พทธศกราชของหนงสอนน 7. สงทสงมาดวย (ถาม ) ใหลงชอสงของ เอกสาร หรอบรรณสารท สงไปพรอมกบหนงสอนน ในกรณทไมสามารถสงไปในซองเดยวกนไดใหแจงดวยวาสงไปโดยทางใด 8. ขอความ ใหลงสาระส าคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย หากมความประสงคหลายประการใหแยกเปนขอ ๆ 9. ค าลงทาย ใหใชค าลงทายตามฐานะของผรบหนงสอตามตารางการใชค าขนตน สรรพนาม และค าลงทาย ทก าหนด 10 . ลงชอ ใหลงลายมอชอเจาของหนงสอ และใหพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ 11 . ต าแหนง ใหลงต าแหนงของเจาของหนงสอ 12 . สวนราชการเจาของเรอง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนว ยงานทออกหนงสอ ถาสวนราชการทออกหนงสออยระดบกระทรวงหรอทบวง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองทงระดบกรมและระดบกอง ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกรมลงมา ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองเพยงระดบกองหรอหนวยงานทรบผดชอบ 13 . โทร . ใหลงห มายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอ 14 . โทรสาร ใหลงหมายเลขโทรสารของสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอ ตอจากหมายเลขโทรศพท 15 . ไปรษณยอเลกทรอนกส 16 . ส าเนาคฉบบ ใหผลงชอลงลายมอชอยอ

-41-

น

บนทกขอความ สวนราชการ กรมพฒนาทดน ถนนพหลโยธน เขตจตจกร กทม . โทร .......... .... โทรสาร .............

ท กษ 0801/……………. วนท .............................................................. เรอง .............................................................................................................................................................

เรยน …………………………………………………..

(ขอความ )…………………………………………………………………………………………..…………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………………………………………………………… ................................................................................................................................... ........... ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………

จงเรยนมาเพอ ………………………………………………

(……………………………………..) ………………………………………

ราง ................

พมพ ................ ทาน ................

ตรวจ ... ..... .... .. .......

ลบ

ต าแหนง หรอ ชอบคคล

สวนทเปนสาเหต



ลบ

3 บรร

1 บรร 1 2

1 บรร 1 2

1 บรร 1 2

กรณ อธพ ./รธพ ./ผชช . ลงนาม เปนเจาของหนงสอ

หนงสอภายใน

1

2 3

4

5

6

7 2 8

9

-42-

หนงสอภา ยใน คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอก เปนหนงสอตดตอภายในกระทรวงทบวงกรม หรอจงหวดเดยวกน ใชกระดาษบนทกขอความ และใหจดท าตามแบบ โดยกรอกรายละเอยดดงน 1. สวนราชการ ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนง สอโดยมรายละเอยดพอสมควร โดยปกตถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกรมขนไป ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองทงระดบกรมและกอง ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบต ากวากรมลงมา ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองเพยงระดบกอง หรอสวนราชการเจาของเรอง เพยงระดบกอง หรอสวนราชการเจาของเรองพรอมทงหมายเลขโทรศพท 2. ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเรอง ตามทก าหนดไวทบเลขทะเบยนหนงสอสง การก าหนดเลขทหนงสอออกของคณะกรรมการ ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเจาของเรอง ในกรณทคณะกรรมการประสงคจะก าหนดรหสตวพยญชนะเพมขน ใหก าหนดไดไมเกนสตวโดยใหอยในวงเลบตอจากพยญชนะของเจาของเรอง 3. วน เดอน ป ใหลงเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ 4. เรอง ใหลงเรองยอทเปนใจความสน ทสดของหนงสอฉบบนน ในกรณทเปนหนงสอตอเนองโดยปกตใหลงเรองของหนงสอฉบบเดม 5. ค าขนตน ใหใชค าขนตนตามฐานะของผรบหนงสอตามรายการใชค าขนตน สรรพนาม และค าลงทาย ทก าหนด แลวลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอบคคลในกรณท มถงตวบคคลไมเกยวกบต าแหนงหนาท 6. ขอความ ใหลงสาระส าคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย หากมความประสงคหลายประการ ใหแยกเปนขอๆ ในกรณทมการอางถงหนงสอทเคยมตดตอกนหรอมสงทสงมาดวย ใหระบไวในขอน 7. ลงชอ ใหลงลายมอชอเ จาของหนงสอ และใหพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ 8. ต าแหนง ใหลงต าแหนงของเจาของหนงสอ ในกรณทกระทรวงทบวงกรมหรอจงหวดใดประสงคจะก าหนดแบบการเขยนโดยเฉพาะ เพอใชตามความเหมาะสมกใหกระท าได 9. ส าเนาคฉบบ ใหผลงชอลง ลายมอชอยอ

-43-

ท กษ 0801/……….

ถง………………………………….

(ขอความ )…..……… .…………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………..…………………… ………………………………………………………………………………………………..…………………… ………………………………………………………………………………………………..…………………… ………………………………………………………………………………………………..……………………

กรม พฒนาทดน XX XXXXX XXXX

ส านก /กอง .......................... โทร . X XXXX XXXX โทรสาร X XXXX XXXX

หนงสอประทบตรา ใชกระดาษตราครฑ โดยกรอกรายละเอยดดงน 1. ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเจาของเรอง 2. ถง ใหลงชอสวนราชการ หนวยงาน หรอบคคลทหนงสอนนมถง 3. ขอความ ใหลงสาระส าคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย 4. ชอสวนราชการทสงหนงสอออก ใหลงชอสวนรา ชการทสงหนงสอออก 5. ตราชอสวนราชการ ใหประทบตราชอสวนราชการตามขอ 72 ดวยหมกแดงและใหผรบผดชอบลงลายมอชอยอก ากบตรา 6. วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอนและตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ 7. สวนราชการเจา ของเรอง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอ 8. โทร . ใหลงหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรอง 9. โทรสาร ใหลงหมายเลขโทร สาร ของสวนราชการเจาของเรอง ดวย

1

ดวนทสด ลบ

สวนราชการ หนวยงาน หรอ ชอบคคล

าระ าคญของเร อง ใหช เจนและเขาใจง าย

(สวนราชการเจาของเรอ ง)


หนงสอประทบตราแทนการลงชอ

3 บรรทด


ใหประ บตราช อ นราชการ ยหมกแ ง

2

3

4 5

3 บรรทด

6

7

9 8

-44-

ขอบงคบ กรมพฒนา ทดน วาดวย ..................... ……………………… (ฉบบท …… ..ถามเรองเดยวกนเกนกวา 1 ฉบบ )

พ.ศ. ………… .

(ขอความ ) ใหอางถงเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตองออกขอบงคบ และอางถงกฎหมายทใหอ านาจออกขอบงคบ ขอ 1 ขอบงค บนเรยกวา “ขอบงคบ ………………… …………… ..……… .พ.ศ. …………” ขอ 2 ขอบงคบนใหใชบงคบตงแต ………………………………………… .……… .เปนตนไป …………………………………………………………………………………………………………..……………….…………….… ………………………………………………………………………………………………………….………………………………… …………………………………………………………………………………………………………..………………………………… ขอ (สดทาย) ผรกษาการตามขอบงคบ (ถามการแบงเปนหมวด ใหน าขอผรกษาการไปก าหนดเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด 1) …………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………….…………………………………

ประกาศ ณ วนท ……………………พ.ศ.………

(..................................... )

.....................................

1

2

3

6

7

9


3 บรรทด

4

5

8

-45-

ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผ มอ านาจหนาทก าหนดใหใชโดยอาศยอ านาจของกฎหมายทบญญตใหกระท าได ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบ โดยกรอกรายละเอยดดงน 1. ขอบงคบ ใหลงชอสวนราชการทออกขอบงคบ 2. วาดวย ใหลงชอของขอบงคบ 3. ฉบบท ถาเปนขอบงคบทกลาวถงเป นครงแรกในเรองนน ไมตองลงวาเปนฉบบทเทาใด แตถาเปนขอบงคบเรองเดยวกนทมการแกไขเพมเตมใหลงเปน ฉบบท 2 และทถด ๆ ไปตามล าดบ 4. พ.ศ. ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกขอบงคบ 5. ขอความ ใหอางเหตผลโดยยอ เพอแสดงถงความมง หมายทตองออกขอบงคบและอางถงกฎหมายทใหอ านาจออกขอบงคบ 6. ขอ ใหเรยงขอความทจะใชเปนระเบยบเปนขอ ๆ โดยใหขอ 1 เปนชอขอบงคบ ขอ 2 เปนวนใชบงคบก าหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใด และขอสดทาย เปนขอผรกษาการ ขอบงคบใดถามมากข อหรอหลายเรองจะแบงเปนหมวดกได โดยใหยายขอผรกษาการไปเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด 1 7. ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกเลขทออกขอบงคบ 8. ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกขอบงคบ และพมพช อเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ 9. ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกขอบงคบ

-46-

ค าสงกรม พฒนาทดน ท……/……….

เรอง ………………..………..…………….

……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………..…………………………………………… ………………………………………………………………………………………………..…………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………..…………………………………………… ………………………………………………………………………………………………..…………………………………………… ………………………………………………………………………………………………..…………………………………………… ทงน ตงแต ……………………………………………………………………….. สง ณ วนท ……………………………พ.ศ. ………. (………….………………..……) อธบดกรม พฒนาทดน

1 2

3

4

5

6

7


3 บรรทด



-47-

ค าสง คอ บรรดาขอความทผบง คบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมาย ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบ โดยกรอกรายละเอยดดงน 1. ค าสง ใหลงชอสวนราชการหรอต าแหนงของผมอ านาจทออกค าสง 2. ท ใหลงเลขททออกค าสง โดยเรมฉบบแรกจากเลข 1 เรยงเปนล าดบไปจนสนปปฏทน ท บเลขปพทธศกราชทออกเลขทค าสง 3. เรอง ใหลงชอเรองทออกค าสง 4. ขอความ ใหอางเหตทออกค าสง และอางถงอ านาจทใหออกค าสง (ถาม ) ไวดวย แลวจงลงขอความทสง และวนใชบงคบ 5. สง ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และต วเลขของปพทธศกราชทออกค าสง 6. ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกค าสง และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ 7. ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกค าสง

-48-

ระเบยบ กรมพฒนาทดน วาดวย ..................... ……………………… (ฉบบท …… ..ถามเรองเดยวกนเกนกวา 1 ฉบบ )

พ.ศ. ………… .

(ขอความ ) ใหอางถงเหตผลโดยยอเพอแสดงถ งความมงหมายทตองออก ระเบยบ และอาง ถงกฎหมายทใหอ านาจออก ระเบยบ ขอ 1 ขอบงค บนเรยกวา “ระเบยบ ..……………………………… ..……… .พ.ศ. …………” ขอ 2 ระเบยบ นใหใชบงคบตงแต ………………………… ..……………… .……… .เปนตนไป …………………………………………………………………………………………………………..……………….…………….… ………………………………………………………………………………………………………….………………………………… …………………………………………………………………………………………………………..………………………………… ขอ (สดทาย) ผรกษาการตามระเบยบ (ถามการแบงเปนหมวด ใหน าขอผรกษาการไปก าหนดเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด 1) …………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………….…………………………………

ประกาศ ณ วนท ……………………พ.ศ.………

(..................................... )

อธบดกรมพฒนาทดน

1

2

3

6

7

9


3 บรรทด

4

5

8

-49-

ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทไดวางไว โดยจะอาศ ยอ านาจของกฎหมายหรอไมกได เพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจ า ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบ โดยกรอกรายละเอยดดงน 1. ระเบยบ ใหลงชอสวนราชการทออกระเบยบ 2. วาดวย ใหลงชอของระเบยบ 3. ฉบบท ถาเปนระเบยบทกลาวถงเปนครงแรกในเ รองนน ไมตองลงวาเปนฉบบทเทาใด แตถาเปนระเบยบเรองเดยวกนทมการแกไขเพมเตมใหลงเปน ฉบบท 2 และทถด ๆ ไปตามล าดบ 4. พ.ศ. ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกระเบยบ 5. ขอความ ใหอางเหตผลโดยยอ เพอแสดงถงความมงหมายทตองออกระเบ ยบและอางถงกฎหมายทใหอ านาจออกระเบยบ (ถาม ) 6. ขอ ใหเรยงขอความทจะใชเปนระเบยบเปนขอ ๆ โดยใหขอ 1 เปนชอระเบยบ ขอ 2 เปนวนใชบงคบก าหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใด และขอสดทาย เปนขอผรกษาการ ระเบยบใดถามมากขอหรอหลายเรองจะแบ งเปนหมวดกได โดยใหยายขอผรกษาการไปเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด 1 7. ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกเลขทออกระเบยบ 8. ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกระเบยบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอช อไวใตลายมอชอ 9. ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกระเบยบ

-50-

ประกาศกรม พฒนาทดน เรอง …………………………………………

(ขอความ ).............................................................................................. ……………………………………………………………….…………………….…………………………………….………………. …………………………………………………………….……………………………………………………………………………… ……………………………………………….…………………………………………………………………………………………… …………………………………………….…………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………….………………………………………………………………………………………… ……………………………………………….…………………………………………………………………………………………… …………………………………………….………………………………………………………………………………………………

ประกาศ ณ วนท ……………………พ.ศ……… (………………………………) ……………………………………..

ประกาศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอชแจงใหทราบ หรอแนะแนวทางปฏบต ใชกระดาษตราครฑ โดย กรอกรายละเอยดดงน 1. ประกาศ ใหลงชอสว นราชการทออก ประกาศ 2. เรอง ให ลงชอ เรอง ทประกาศ 3.ขอความ ใหอางเหตผล ทออกประกาศและขอความทประกาศ 4. ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของป พทธศกราชทออกเลขทออก ประกาศ 5. ลงชอ ใหลงลายมอชอผออก ประกาศ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ 6. ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออก ประกาศ ในกรณทกฎหมายก าหนดใหท าเปยแจงความ

1

2

3

4

6

3 บรรทด

5


-51-

แบบหนง อรบรอง ท กษ ...................................... (สวนราชการเจาของหนงสอ)

(ขอความ) หนงสอฉบบนใหไวเพอรบรองวา (ระบชอบคคล นตบคคลหรอหนวยงานทจะให การรบรองพรอมทงลงต าแหนงและสงกด หรอทตง แลวตอดวยขอความทรบรอง).............................................. ............................................................................................................................. .............................................. ......................................................................................................................................................... .................. ................................................................................................................ ........................................................... ............................................................................................................................. .............................................. ..................................................................................................................................................... ...................... ............................................................................................................ ............................................................... ใหไว ณ วนท....................................................พ.ศ................................... (ลงชอ) (พมพชอเตม) (ต าแหนง) (สวนนใชส า หรบเรองส าคญ )

(ประทบตราชอสวนราชการ) (ลงชอผไดรบการรบรอง) (พมพชอเตม)

รปถาย (ถาม)

-52-

แบบรายงานการประชม ( ตามระเบยบขอ ๒๕ ) รายงานการประชม………………………

ครงท………………. เมอ…………………………….. ณ ………………………………………………………. ………………………………………………… ผมาประชม ๑. ๒. ๓. ผไมมาประชม (ถาม) ๑. ๒. ๓. ผเขารวมประชม (ถาม) ๑. ๒. เรมประชมเวลา (ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…………..……………….. เลกประชมเวลา

………………………………………………….. ผจดรายงานการประชม ………………………………………………….. ผตรวจรายงานการประชม

-53-

รายงานการประชม คอ รายงานซงจดบนทกเกยวก บการลงความเหน และการอภปรายของสมาชกในทประชม รวมถงมต และแนวความคดทตดสนใจ ในทประชมนนๆ โดยจะมเลขานการเปนผทท าหนาทส าคญในการจดบนทก รายงานการประชมนนๆ โดยจะมเลขานการเปนผท ท าหนาทส าคญในการจดบนทก รายงานการประชมนนจะจดบนทกและเขยนเรยบเรยงรายละเอยดทไดอภปรายในทประชมออกมาในรปแบบของรายงานโดยเรยงล าดบหวขอต ามระเบยบวาระของการประชมทไดก าหนดไว การบนทกนนจะตองครอบคลมทกประเดนทมความส าคญในการอภปรายแล ะทประชมอยางละเอยดและชดเจน ยกตวอยางเชน ใครเสนอแนวคดอะไร อยางไรการตดสนใจเปนอยางไร มแนวทางแกปญหาหรอไม อยางไร สรปกระบวนการเปนเชนไร มตวาอยางไร เปนตน วตถประสงคในการเขยนรายงานการประชมนนเพอทจะสรปรายละเอยดของเนอหาในการประชมทงหมดยางชดเจน ถกตอง และแมนย าในรปแบบของลายลกษณอก ษรทสามารถใชอางองไดในทางปฏบต แ ละการด าเนนงานในอนาคตขององคกรนนเอง รายงานการประชมจะมรปแบบในการเขยนอย 2 แบบดวยกน คอ รายงานการประชมแบบเปนทางการ และแบบไมเปนทางการ รายงานการปร ะชมอยางเปนทางการนน จะมรายละเอยดทมากกวาอยางไมเป นทางการรวมทงค าศพทท ดเลอกใชยงมความเปนทางการ และยงถอเปนศพทเฉพาะทางอกดวย รายงานการประชมอยางไมเปนทางการนน จะมแนวทางเขยนทท าใหผอานเขาใจงาย และมความเปนทางการนอยกวา ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารรรณ พ .ศ.2526 ก าหนดโดยกรอกรายละเอยดตางๆในรายงานการประชม ดงน

- รายงานการประชม ใหลงชอคณะทประชม หรอชอการประชมนน - ครงท ใหลงครงทประชม - เมอ ใหลงวน เดอน ป ทประชม - ณ ใหลงสถานททประชม - ผมาประชม ใหลงชอและหรอต าแหนงของผไดรบแตงตงเปนคณะทประชมซงมา

ประชม ในกรณทมผมาประชมแทน ใหลงชอผมาประชมแทน และลงวามาประชมแทนผใดหรอต าแหนงใด

- ผไมมาประชม ใหลงชอและหรอของผทไดรบแตงตงเปนคณะทประชม ซงมไดมาประช มพรอมทงเหตผล (ถาม )

- ผเขารวมประชม ใหลงชอและหรอต าแหนงของผทมไดรบการแตงตงเปนคณะทประชม ซง ไดเขารวมประชม (ถาม )

- เรมประชมเวลา ใหลงเวลาทเลกประชม - ผจดรายงานการประชม ใหลงชอผจดรายงานการประชมครงนน การจดรายงานการประ ชม อาจท าได 3 ลกษณะ คอ

1. จดรายละเอยดทกค าพดของผเขาประชม พรอมดวยมต 2. จดยอค าพดทเปนประเดนส าคญของผเขาประชม พรอมดวยมต 3. จดแตเหตผลกบมตของทประชม

-54-

หนงสออน

คอ หนงสอหรอเอกสารอนใดทเกดขนเนองจากการปฏบตงานของเจาหนาท เพอ เปนหลกฐานในทางราชการ ซงรวมถง ภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพดวย หรอหนงสอของบคคลภายนอกทยนตอเจาหนาทและเจาหนาทไดรบเขาทะเบยนรบหนงสอของทางราชการแลว บทเบดเตลด เปนสวนทวาดวยหนงสอทตองปฏบตใหเรวกวาปก ต หนงสอทตองปฏบตใหเรวกวาปกต เปนหนงสอทตองจดสงและด าเนนการทางสารบรรณดวยความรวดเรวเปนพเศษ แบงเปน 3 ประเภท คอ 1. ดวนทสด (ปฏบตทนททไดรบหนงสอ ) 2. ดวนมาก (ปฏบตโดยเรว ) 3. ดวน (ปฏบตเรวกวาปกต เทาทจะท าได ) เรองราชการทจะด าเนนการหรอสงการดวยหนงสอไดไมทน ใหสงขอความทางเครองมอสอสารเชน โทรเลข วทยโทรเลข โทรพมพ โทรศพท วทยสอสาร วทยกระจายเสยง หรอวทยโทรทศน ผสงและผรบ บนทกขอความไวเปนหลกฐาน หนงสอทจดท าขนโดยปกต ใหมส าเนาคฉบบเกบไวทตนเรอง 1 ฉบบ และใหมส าเนาเกบไวทหนวยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบบ ส าเนาหนงสอ ใหมค ารบรองวา ส าเนาถกตอง โดยใหเจาหนาทตงแตระดบ 2 หรอเทยบเทาขนไปซงเปนเจาของเรองลงลายมอชอรบรอง หนงสอเวยน คอ หนงสอทมถงผรบเปนจ านวนมาก มใจความเดยวกน ใหเพมรหสพยญชนะ ว หนา เลขทะเบยนหนงสอสงและไมมจดหลง ว ซงก าหนดเปนเลขทหนงสอเวยนโดยเฉพาะเรมตงแตเลข 1 เรยงเปนล าดบไป จนถงสนปปฏทน หรอใชเลขทของหนงสอทวไปแบบหนงสอภายนอกอยางใดอยางหนง หนงสอภาษาตางประเทศใหใช กระดาษตราครฑ มาตรฐานตราครฑ มาตรฐานตราครฑส าหรบแบบพมพ ม 2 ขนาด คอ 1. ขนาดตวครฑ 3 เซนตเมตร 2. ขนาดตวครฑ 1.5 เซนตเมตร การรางหนงสอ การรางหนงสอ คอการเรยบเรยงขอความขนตนตามเรองทจะแจ งความประสงคไปยงผรบ หรอผทตองการทราบหนงสอนน กอนทจะใชจดท าเปนตนฉบบ เหตทตองรางหนงสอ เพอใหมการตรวจแกไขใหเหมาะสมถกตองตามระเบยบแบบแผน เสยกอน เวนแตหนงสอทเปนงานประจ าปกตอาจไมตองเสนอรางตรวจแกกได

-55-

หลกการร างหนงสอ คอ ผรางจะตองรและเขาใจใหแจมแจง แยกประเดนทเปนเหตผลและความมงหมายทจะท าหนงสอนน โดยตงหวขอเกยวกบเรองทจะรางวา อะไร เมอไหร ทไหน ใคร ท าไม อยางไร เปนขอ ๆ ไว การรางใหขนตนเรมใจความทเปนเหตกอน ตอไปจงเป นขอความทเปนความประสงคและขอตกลง ถามหลายขอใหแยกเปนขอ ๆ เพอใหจดเจนและเขาใจงาย ความใดอางถงบทกฎหมาย กฎ ขอบงคบ ระเบยบ ค าสง หรอเรองตวอยางตองพยายามระบใหชดเจน พอทฝายผรบจะคนหามาตรวจสอบไดสะดวก การรางควรใชถอยค าสนแตเขา ใจงาย พยายามใชค าธรรมดาทไมมความหมายไดหลายทาง ส านวนทไมเหมาะสมส าหรบใชเปนส านวนหนงสอไมควรใชควรระวงอกขรวธ ตวสะกด การนต และวรรคตอนใหถกตอง ขอส าคญตองระลกถงผทจะรบหนงสอวาเขาใจถกตองตามความประสงคทมหนงสอไป การรางหนงส อโตตอบ จะตองรางโดยมหวขอตามแบบทก าหนดไวผรางจะตองพจารณาดวยวาหนงสอทรางนนควรจะมถงใครบาง หรอควรจะท าส าเนาใหใครทราบบาง เปนการประสานงาน แลวบนทกไวในรางดวย การอางเทาความตองพจารณาวา เรองทจะรางนผรบหนงสอทราบมากอนหร อไม ถาเคยทราบมากอนแลวความตอนใดทเปนเหตกยอลงได หรอถาเปนการตอบหนงสอทผรบมมา ขอความทเปนเหตเพยงแตอางชอเรองกพอ การรางหนงสอไมวาจะรางถงผใดกตาม ใหใชถอยค าสภาพ และสมกบฐานะของผรบ ถาเปนการปฏเสธค าขอควรแจงเหตผลในกา รทตองปฏเสธใหผขอเขาใจ การรางหนงสอทมลกษณะเปนการสงการ ไมวาจะเปนหนงสอสงการตามระเบยบหรอรางเปนหนงสอราชการประเภทอน ตองมขอตกลงอนเปนเหตเปนผลเชนเดยวกบการใชค าตองใหรดกมอยาเปดชองใหตความไดหลายนย ซงอาจท าใหเกดก ารเขาใจผด และควรใชถอยทผรบค าสงสามารถปฏบตไดเพอใหค าสงนนไดผลสมความมงหมาย ขอความทเปนเหตในค าสงจะมประโยชนในการชวยแสดงเจตนารมณของการสงใหชด เพอสะดวกในการตความเมอจ าเปนและท าใหผปฏบตรความหมายชดชวยใหปฏบตไดถกต องและอาจพจารณาแกไขปญหาไดเมอมอปสรรค กอนรางควรพจารณาคนควาวามกฎหมายใหอ านาจสงการไดแลวประการใด ค าสงตองไมขดกบกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ ถาขดกบค าสงเกาตองยกเลกค าสงเกาเสยกอน การรางหนงสอประชาสมพนธ เชน ประกาศ แถลงการณ และขาว จะตองรางตามแบบทก าหนดไว สวนขอความตองสมเหตสมผล เพอใหผอานนกคดคลอยตามเจตนาทตองการ อยาใหมขอขดแยงกนในฉบบนน หรอขดแยงกบฉบบกอนเวนแตเปนการแถลงแก ทงน ควรใชถอยค าสภาพ ดงนน เพอความสะดวกในการเขยนราง ผบงคบ บญชาอาจก าหนดตวอยางใหถอเปนแนวทางปฏบตได แตเพอการประหยด กระดาษรางจะใชกระดาษทมอย แมแตกระดาษทพมพแลวหนาหนงและไมใช อาจใชอกหนาหนงเปนกระดาษรางหนงสอกไดไมจ าเปนตองใชแบบกระดาษรางโดยเฉพาะ ผรางควรเขยนใหชดเจน อานงา ย เพอความสะดวกในการตรวจแกรางกอนพมพ ถาจ าเปนจะเขยนบรรทดหนงเวนบรรทดหนงกได การเขยนใหเวนเนอทของดานหนาบรรทดประมาณ 2.5 เซนตเมตร ดานหลงบรรทดประมาณ 2 เซนตเมตร เพอใชเปนทส าหรบเขยนค าแนะน าในการพมพ

-56-

เมอรางเสรจใหเสนอตวร างและเรองประกอบทสมบรณขนไปใหผบงคบบญชาตรวจรางและพจารณาสงพมพ เมอไดพมพหนงสอฉบบนนและตรวจถกตองแลว ไมจ าเปนตองเกบรกษากระดาษรางไว เวนแตเรองส าคญควรเกบไวประกอบเรอง หลกการเขยนจดหมายราชการ จดหมายราชการตามระเบยบส า นกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณเรยกวา “หนงสอภายนอก ” หมายถง หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ หรอจากหนวยราชการหนงมไปถงหนวยราชการอน อาจจะมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกเปนหนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธโดยใช กระดาษตราครฑ กอนเขยนจดหมาย ราชการทกครง จะตองค านงถง เขยนเรองอะไร เขยนถงใคร เขยนท าไม เขยนอยางไร เขยนเรองอะไร นน เพอใหตรงเปาหมาย ไดสาระครบถวนตามทประสงค โดยการแจงและยอเรอง ลงหวเรองของจดหมายไดรดกมถกตอง จดวรรคตอนใหชดเจนหากมหลายกรณทจะกลาวถ งในจดหมายฉบบเดยวกน เขยนถงใคร การเขยนถงใครนน เพอจะไดใชค าขนตนสรรพนาม ค าลงทาย ถอยค า ส านวน เหมาะสมกบผรบจดหมาย เขยนอยางไร การเขยนจดหมายราชการนนเปนสอความตองการ และความสมพนธอนดแลว นอกจากเปนเอกสารอางองเปนหลกฐานไดเวลาน าน การเขยนจดหมายราชการ ตองใชกระดาษตราครฑ (กระดาษขาว 60 กรม ขนาด 21 มล .x297 มล ) พมพครฑขนาดตวครฑสง 3 ซม . ดวยหมกสด า สวนตาง ๆ ของจดหมายราชการ แยกเปน 4 สวน คอ

1. หวเรอง 2. เนอเรอง 3. จดประสงคของเรอง 4. ทายเรอง

ขอสงเกต - ในการเขยนหนงสอราชการถาไมไดอางถงเรองทเคยตดตอกนมากอนจะ ใชค าขนตนวา ”ดวย ” “เนองจาก ” จะไมม ค าวา “นน” ในทายวรรค - สวนการเขยนหนงสอราชการทมการอางเรองเดมทเคยตดตอกนมาจะใชค าขนตนวา “ตาม …..และ ลงทาย วรรคดวยค า วา “นน” เสมอ

-57-

ขอควรระวง ในการเขยนหนงสอราชการทขนตนดวยค าวา “ตาม …นน” มใหตอความในวรรค 2 ดวย “จง” เปนอนขาด เพราะการเขยนขนตนดวย “ตาม …นน” เปนการทาวความเดมเทานน ไมใชเปนการอางเหตผล บงคบใหท าตาม ขอผดพลาด ทมกจะเก ดขนของการเขยนหนงสอราชการ

1. เขยนอกษรยอของสวนราชการผด หรอเขยนชอสวนราชการทออกหนงสอไมชดเจน

2. เลอกใชชนดของหนงสอไมถกตอง เชน ตดตอภายในกระทรวงฯ เดยวกนจะตองใชกระดาษบนทก กจะใชครฑ

3. วางรปแบบหนงสอสลบท เชน เรอง กบ เรยน จะสลบทกน 4. เขยนค าวาอางถงกบสงทสงมาดวย ทงทไมมความจ าเปนทจะใช เชน ไมมสงท

สงมาดวยกใส หรอไมตองมการอางถงกอาง 5. เขยนขอความไมชดเจนวกไปวนมาจนผรบไมเขาใจ และไมสามารถทจะปฏบต

ตามได 6. เขยนค าขนต น และค าลงทาย ไมถกตองตามฐานะของผรบ 7. ไมเขยนชอเตมไวในวงเลบใตลายมอชอของผออกหนงสอ ท าใหผเขยนไมทราบ

วาเปนหนงสอของใคร ลายมอชอใคร 8. อกษรยอประจ ากระทรวง กรม จงหวด รวมทงหนงสอเวยนทใช “ว” จะไมมจด

สาเหตทระเบยบฯก าหน ดไมใหใสจด เพราะถาเขยนดวยมอจดอาจจะกลายเปนตวเลขได

การเขยนและการพมพ การเขยนและการพมพ หมายถง การท าใหเกดลายลกษณอกษรเปนขอความบนกระดาษ การเขยน สวนใหญจะใชในการรางหนงสอ จดรายงานการประชมและใชในกรณทสวนราชการไมมเครองพมพดด ลกษณะการเขยนทวไปจะตองเขยนใหอานและเขาใจงาย เอกสารบางลกษณะทตองเขยนเปนแบบพเศษ เชน งานอาลกษณ ตองใชลายมอและตวเขยนโดยเฉพาะ การพมพ หมายถง การพมพโดยใชเครองพมพ ปกตแลวงานใดทเปนเอกสารทว ๆ ไป สามารถใชเครองพมพดด เพอใหอานงายและสามารถท าส าเนาไดงาย ผพมพควรมความระมดระวงในการพมพ กลาวคอ พมพไมตก มความรในตวสะกด การนต ตวยอ และควรมความรรอบตวนอกเหนอจากการพมพหนงสออก เชน เขาใจขอความในหนงสอนน จดวรรคตอนไดถกตองเมอจ าเปน รหลกภา ษา รแบบ หนงสอราชการ ชอสวนราชการ ชอและต าแหนงในวงราชการ รจกและอานลายมอผรางทเกยวของไดด พจารณาการใชกระดาษ วางรปหนงสอ สามารถจดล าดบและแบงงานใหเหมาะสม และรจกรกษาเครองพมพดดใหสะอาดอยในสภาพทใชการไดอยเสมอ

-58-

การพม พหนงสอราชการภาษาไทย มหลกเกณฑการพมพดงน 1.การพมพหนงสอราชการทตองใชกระดาษตราครฑแตใหมคณภาพเชนเดยวหรอใกลเคยง กบแผนแรก 2. การพมพหวขอตาง ๆ ใหเปนไปตามแบบหนงสอทก าหนดไวในระเบยบ 3. การพมพ 1 หนากระดาษ ขนาด เอ 4 โดยปก ตใหพมพ 25 บรรทด บรรทดแรกของกระดาษอยหางจากขอบกระดาษดานบนประมาณ 5 เซนตเมตร 4. การกนระยะในการพมพ 4.1 ในบรรทดหนงใหตงจงหวะเคาะของพมพดดไว 70 จงหวะเคาะ 4.2 ใหขนระยะหางจากขอบกระดาษดานซายมอ ประมาณ 3 เซนตเมตร เพอความ สะดวกในการเกบเขาแฟม 4.3 ตวอกษรสดทายควรหางจากขอบกระดาษดานขวาไมนอยกวา 2 เซนตเมตร 5. ถาค าสดทายของบรรทดมหลายพยางคไมสามารถพมพจบค าในบรรทดเดยวกนไดใหใช เครองหมาย ยตภงค (-) ระหวางพยางค 6. การยอหนาซง ใชในกรณทจบประเดนแลว จะมการขนขอความใหมใหเวนหางจากระยะ กนหนา 10 จงหวะ 7. การเวนบรรทดโดยทวไปจะตองเวนบรรทดใหสวนสงสดของตวพมพและสวนต าสดของตวพมพไมทบกน 8. การเวนวรรค 8.1 การเวนวรรค โดยทวไป เวน 2 จงหวะเคาะ 8.2 การเวนวรรคระหวางหวขอเรองกบเรองใหเวน 2 จงหวะเคาะ 8.3 การเวนวรรคในเนอหา เรองทพมพมเนอหาเดยวกน ใหเวน 1 จงหวะ ถาเนอหาตางกน ใหเวน 2 จงหวะเคาะ 9. การพมพหนงสอทมหลายหนา ตองพมพเลขหนา โดยใหพมพตวเลขหนากร ะดาษไวระหวาง เครองหมายยตภงค (-) ทกงกลางดานบนของกระดาษ หางจากขอบกระดาษทางซายมาประมาณ 3 เซนตเมตร 10.การพมพหนงสอทมความส าคญ และมจ านวนหลายหนา ใหพมพค าตอเนองของขอความ ทจะยกไปพมพหนาใหมไวดานลางทางมมขวาของหนานน ๆ แลวตาม ดวย …(จด 3 จด ) โดยปกตใหเวนระยะหาง จากบรรทดสดทาย 3 ระยะบรรทดพมพ และควรจะตองมขอความของหนงสอเหลอไปพมพในหนาสดทายอยางนอย 2 บรรทด กอนพมพค าลงทาย การท าส าเนาหนงสอ ส าเนาหนงสอ คอเอกสารทจดท าขนเหมอนตนฉบบไมวาจะจดท าจากตนฉบบ ส าเนาคฉบบ หรอจากส าเนาอกชนหนง ในกรณมความจ าเปนตองใชเอกสารราชการนน ๆ เพมขน และเอกสารเหลานนไมไดจดท าไวหลายฉบบจ าเปนตองจดท าส าเนาขนเพอใหเปนหลกฐานในการประกอบการพจารณาของทางราชการ

-59-

ส าเนาแบงออกเปน 2 ประเภท คอ 1. “ส าเนาคฉบบ ” เปนส าเนาทจดท าพรอมกบตนฉบบ และเหมอนตนฉบบ ผลงลายมอชอในตนฉบบจะลงลายมอชอ หรอลายมอชอยอไว และใหผราง ผพมพและผตรวจลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไวทขางทายขอบลางดานขวาของหนงสอ ในกรณทมการลงชอในกระดาษไ ข ใหเจาหนาทเจาของเรองลงลายมอชอก ากบในส าเนาค ฉบบไวเปนหลกฐาน 2. “ส าเนา ” เปนส าเนาทสวนราชการหรอเจาหนาทจดท าขน ส าเนานอาจท าขนดวยการ ถายคด อดส าเนา หรอดวยวธอนใด ส าเนาชนดนโดยปกตตองมการรบรอง การรบรองส าเนา ใหมค ารบรองวา “ส าเนาถกตอง” และใหเจาหนาทตงแตระดบ 2 หรอเทยบเทาขนไป ซงเปนเจาของเรองทท าส าเนานน ลงลายมอชอรบรองพรอมทงลงชอตวบรรจง ต าแหนง และวน เดอน ป ทรบรอง และโดยปกตใหมค าวา “ส าเนา” ไวทกงกลางหนา เหนอบรรทดแรกของส าเนาหนงสอดวย ตวอยาง ส าเนาถกตอง ลงชอ ดวงด เจรญผล (นายดวงด เจรญผล ) เจาหนาทธรการ หนงสอเวยน หนงสอเวยน คอ หนงสอทมถงผรบจ านวนมาก มใจความอยางเดยวกนใหเพมรหสพยญชนะ “ว” หนาเลขทะเบยนหนงสอสง ซงจะก าหนดเปนเลขทหนงสอเวยนโดยเฉพาะ เรมตงแต 1 เรยงเปนล าด บไปจนสนปปฏทน หรอจะใชเลขทของหนงสอทวไปตามแบบหนงสอภายนอกกได

-60-

การท าลายเอกสาร 1. พจารณาหนงสอทจะขอท าลายตามบญชหนงสอขอท าลาย

2. ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอฉบบใดไมควรท าลาย และควรจะขยายเวลาการเกบไว ใหลงความ เหนวาจะขยายเวลาการเกบไวถงเมอใด แลวใหแกไขอายการเกบในตราก าหนดเกบหนงสอ โดยใหประธานกรรมการท าลายหนงสอลงลายมอชอก ากบการแกไข 3. ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอเรองใดใหท าลาย ใหกรอกเครองหมาย(X) ลงในชองการพจารณาของบญชของท า ลาย 4. เสนอรายงานผลการพจารณา พรอมทงบนทกความเหนแยงของคณะกรรมการ (ถาม ) ตอหวหนาสวนราชการระดบกรมเพอพจารณาสงการ 5. ควบคมการท าลายหนงสอซงผมอ านาจอนมตใหท าลายได โดยการเผาหรอวธอนใดทจะไมใหหนงสอนนอานเปนเรองได แล ะเมอท าลายเรยบรอยแลวใหท าบนทกลงนามรวมกนเสนอผมอ านาจอนมตทราบ เมอหวหนาสวนราชการระดบกรมไดรบรายงานแลวใหพจารณาสงการ ดงน 1. ถาเหนวาเรองใดยงไมควรท าลาย ใหสงการเกบหนงสอนนไวจนถงเวลาการท าลายงวดตอไป 2. ถาเหน วาหนงสอเรองใดควรท าลายใหสงบญชหนงสอขอท าลายใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณากอน เวนแตหนงสอประเภททสวนราชการนนไดขอท าความตกลงกบกรมศลปากรแลว ไมตองสงไปใหพจารณา ใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณารายการในหนงสอขอ ท าลายแลวแจงใหสวนราชการทสงบญชหนงสอขอท าลายทราบดงน 1. ถากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนชอบดวยใหแจงใหสวนราชการนน ด าเนนการท าลายหนงสอตอไปได หากกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ไมแจงใหทราบอยางใดภายในก าหนดเวลา 60 วน นบแต วนทสวนราชการนนไดสงเรองใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ใหถอวากองจดหมายเหตแหง ชาต กรมศลปากร ไดใหความเหนชอบแลว และใหสวนราชการท าลายหนงสอได 2. ถากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนวาหนงสอฉบบใดควรจะขยายเวลาเกบไวอยางใดหร อใหเกบไวตลอดไป ใหแจงใหสวนราชการนนทราบและใหสวนราชการนนๆ ท าการแกไขตามทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร แจงมา หากหนงสอใดๆ กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนควรใหสงไปเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กใหสวนราชการนนๆ ปฏบตตาม เพอ ประโยชนในการน กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรจะสงเจาหนาทมารวมตรวจสอบหนงสอของสวนราชการนนกได

-61-

ล าดบเลขทหนงสอสงออก

สวนราชการ กรมพฒนาทดน

ล าดบท ชอสวนราชการ ตวยอ เลขทหนงสอ ผอ านวยการ

1 ส านกงานเลขานการกรม สลก . กษ 0801 / น.ส .เบญจพร ชาครานนท

2 กองการเจาหนาท กกจ . กษ 0802 / น.ส .อรนาฎ โอวาทตระกล

3 กองคลง กค . กษ 0803 / นางเพญศร หมนสงข

4 ส านกวศวกรรมเพอการพฒนาทดน สวพ . กษ 0804 / นายสรพล หรญวฒนศร

5 กองแผนงาน กผง . กษ 0805 / นางตลยา จงสกล

6 ส านกเทคโนโลยการส ารวจและท าแผนท สสผ . กษ 0806 / นายบญรกษ พฒนกนก

7 ส านกเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร สทก . กษ 0807 / นายพสทธ ศาลากจ

8 ส านกงานพฒนาทดนเขต 1 (ปทมธาน ) สพข .1 กษ 0808 / นายเขมแขง ยตธรรมด ารง

9 ส านกงานพฒน าทดนเขต 2 (ชลบร ) สพข .2 กษ 0809 / นายบญณรงค ธานรตน

10 ส านกงานพฒนาทดนเขต 3 สพข .3 กษ 0810 / นายพพฒน สวชรงกร

11 ส านกงานพฒนาทดนเขต 4 สพข .4 กษ 0811 / นายสรเดช เตยวตระกล

12 ส านกงานพฒนาทดนเขต 5 สพข .5 กษ 0812 / นายศรจตร ศรณรงค

13 ส านกงานพฒนาทดนเขต 6 สพข .6 กษ 0813 / นายปราโมทย ยาใจ

14 ส านกงานพฒนาทดนเขต 7 สพข .7 กษ 0814 / นายอสรา อนรกษพงศธร

15 ส านกงานพฒนาทดนเขต 8 สพข .8 กษ 0815 / นายพทกษ อนทะพนธ

16 ส านกงานพฒนาทดนเขต 9 สพข .9 กษ 0816 / นายพศษฐ ชเชญ

17 ส านกงานพฒนาทดนเขต 10 สพข .10 กษ 0817 / นายประเสรฐ เทพ นรประไพ

18 ส านกงานพฒนาทดนเขต 11 สพข .11 กษ 0818 / นายชมพล คงอนทร

19 ส านกงานพฒนาทดนเขต 12 สพข .12 กษ 0819 / นายปรดา ศรสวรรณ

20 ส านกวจยและพ ฒนาการจดการทดน สวจ . กษ 0820 / นางกลรศม อนนตพงษสข

21 ส านกวทยาศาสตรเพอการพฒนาทดน สวด . กษ 0821 / นางอรทย ศกรยพงศ

22 ส านกนโยบายและแผนการใชทดน สนผ . กษ 0822 / นายศรพงษ อนทรมงคล

23 ส านกผเชยวชาญ สน .ผชช . กษ 0823 / ดร .พทยากร ลมทอง

24 ศนยปฏบตการพฒนาทดนโครงการหลวง ศพล . กษ 0825 / นางสพตรา บตรหลวง

25 ส านกเทคโนโลยชวภาพดน สทช . กษ 0828 / น.ส .สภาพร จนรงเรอง

26 ส านกนเทศและถายทอดเทคโนโลยการพฒนาทดน สนท . กษ 0830 / นายวรต เรองเลศบญ

27 ส านกส ารวจและวจยทรพยากรดน สสว . กษ 0832 / นายอนรทธ โพธจนทร

28 ส านกปองกนภยธรรมชาตและความเสยงทางการเกษตร สภก . กษ 0833 / นายไพทรย คดธรรม

29 สถาบนวจยและพฒนาหญาแฝก สวฝ . กษ 0834 / น.ส .สดา สวสดนา คณ

Documents

คู่มือการปฏิบัติงานofs101.ldd.go.th/LDDOFS/ofskm02/02/0202/2555/... · 2012-03-12 · มีบทบาทหน้าที่เกี่ยวกับการด