1

(ฉบบปรบปรง ครงท 1 /พ.ศ. 2559) ประกาศใช ณ วนท 1 ธ.ค. 2559

คมอการปฏบตงาน (Work Manual)

Suan Sunandha Rajabhat University

หนวยตรวจสอบภายใน มหาวทยาลยราชภฏสวนสนนทา

งานธรการและสารบรรณ

ก

ค าน า

คมอการปฏบตงานธรการและสารบรรณฉบบน จดท าขนเพอใหผปฏบตงานใชเปนแนวทางในการด าเนนงาน การออกเลขทรบเอกสารภายนอก-ภายใน การออกเลขทรบเอกสารใน ระบบ e-office ราง-พมพ โตตอบหนงสอ (หนงสอราชการ/ค าสง/ในระบบ e-office) การออกเลขทสงเอกสารในระบบ e-office จดเกบส าเนาเอกสาร การสบคนและตดตามเอกสาร (ในระบบ e-office) การรบ-สง โทรสาร การจองยานพาหนะและแจงซอมผานระบบออนไลน หนวยตรวจสอบภายใน ใหสามารถน ากระบวนการไปปฏบตในรปแบบเดยวกน

คมอฉบบนประกอบดวย 1) วตถประสงคของการจดท าคมอ 2) ขอบเขตของกระบวนการ 3) ค าจ ากดความ 4) หนาทความรบผดชอบ 5) ความตองการของผรบบรการและผมสวนไดสวนเสย กฎ ระเบยบทเกยวของ 6) ขอก าหนดทส าคญของกระบวนการ 7) กระบวนการและขนตอนการปฏบตงาน 8) มาตรฐานการปฏบตงาน และ 9) ระบบตดตามประเมนผล

คณะผจดท าจะตดตามและประเมนผลความส าเรจของมาตรฐานการปฏบตงานทก าหนดของคมอฉบบน เพอน าผลไปทบทวนและปรบปรงกระบวนการปฏบตงานดงกลาวใหดยงขนตอไป

คณะผจดท า ธนวาคม 2559

ข

สารบญ เรอง หนา

ค าน า................................................................................... ................................................... ก

สารบญ.................................................................................... ............................................... ข

1. วตถประสงคของการจดท าคมอ......................................................................................... 1

2. ขอบเขตของกระบวนการ................................................................................................... 1

3. ค าจ ากดความ...................................................... ............................................................... 1

4. หนาทความรบผดชอบ................................................................................. ...................... 1

5. ความตองการของผรบบรการและผมสวนไดสวนเสย กฎ ระเบยบทเกยวของ……........…… 2

6. ขอก าหนดทส าคญของกระบวนการ................................................................................... 2

7. กระบวนการและขนตอนการปฏบตงาน............................................................................ 3

7.1 คมอการปฏบตงาน (Work Instructions: WI)........................................................ 3

7.2 วธการปฏบตงานทมคณภาพ (Quality Work Instructions: QWI)........................ 7

7.3 แบบฟอรมทใชในการปฏบตงาน............................................................. ................ 11

7.4 เอกสารอางอง................................................................................................ ......... 11

8. มาตรฐานการปฏบตงาน…………………………………………………………………………………......... 11

9. ระบบตดตามประเมนผล............................................................................................. ....... 12

ภาคผนวก............................................................................................................................... 13

ภาคผนวก ก หนงสออนมตกระบวนการปฏบตงานธรการและสารบรรณ.................... คณะผจดท า.................................................................................................................

14 16

1

1. วตถประสงค 1) เพอเปนแนวทางในการปฏบตงานของงานธรการและสารบรรณ ส าหรบบคลากรทเกยวของ 2) เพอเปนประโยชนในการประเมนผลการปรบปรงคณภาพงานธรการและสารบรรณของหนวยงานใหเปนมาตรฐานเดยวกน 3) เพอก าหนดขอบเขตงานและความรบผดชอบใหถกตองและมประสทธภาพและใหผปฏบตงานไดรบทราบขอบเขตหนาทงานทชดเจน และเปนลายลกษณอกษร 2. ขอบเขตของกระบวนการ คมอการปฏบตงานนครอบคลมขนตอนการปฏบตงานของงานธรการและสารบรรณ เรมตงแตขนตอนการออกเลขทรบเอกสารภายนอก-ภายใน การออกเลขทรบเอกสารใน ระบบ e-office ราง-พมพ โตตอบหนงสอ (หนงสอราชการ/ค าสง/ในระบบ e-office) การออกเลขทสงเอกสารในระบบ e-office จดเกบส าเนาเอกสาร การสบคนและตดตามเอกสาร (ในระบบ e-office) การรบ-สง โทรสาร การจองยานพาหนะและแจงซอมผานระบบออนไลน 3. ค าจ ากดความ มาตรฐาน หมายถง สงทเอาเปนเกณฑส าหรบเทยบก าหนด ทงในดานปรมาณ และคณภาพ (พจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถาน พ.ศ. 2542) มาตรฐานการปฏบตงาน หมายถง ผลการปฏบตงานในระดบใดระดบหนง ซงถอวาเปนเกณฑทนาพอใจหรออยในระดบทผปฏบตงานสวนใหญท าได โดยมกรอบในการพจารณาก าหนดมาตรฐานหลาย ๆ ดาน อาท ดานปรมาณ คณภาพ ระยะเวลา คาใชจาย หรอพฤตกรรมของผปฏบตงานหนวยงานกลางจ าเปนตองก าหนดมาตรฐานการปฏบตงานใหเหมาะสมและสอดคลองกบลกษณะของงานประเภทนน ๆ ดวย งานธรการ หมายถง งานทเกยวกบการอ านวยความสะดวกในเรองการตาง ๆ เชน งานพมพ จดท าเอกสาร รางโตตอบหนงสอราชการ การตดตอประสานงานกบหนวยงานทเกยวของ งานสารบรรณ หมายถง งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสารเรมตงแต การวเคราะหเอกสารตาง ๆ การจดท าการรบ-สง การเกบและสบคน การยม จนถงการท างาน ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกส หมายถง งานรบสงขอมลขาวสาร หรอหนงสอราชการ ผานระบบสอสารดวยวธการทางอเลกทรอนกส ระบบ E-office หมายถง ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกสทมหาวทยาลยราชภฏ สวนสนนทาไดพฒนาขน เพอใชภายในมหาวทยาลย ส าเนา หมายถง คดหรอถายขอความหรอภาพเปนตนจากตนแบบหรอตนฉบบ โทรสาร หมายถง ระบบสอสารทใชสงและรบรปภาพหรอขอความในรปของคลนสญญาณไฟฟาผานระบบโทรคมนาคม ระบบออนไลน หมายถง ระบบการท างานบนอนเตอรเนต

2

4. หนาทความรบผดชอบ

ผรบผดชอบ บทบาทและหนาทความรบผดชอบ ผบรหารระดบมหาวทยาลย

อธการบด ลงนามพจารณาสงการ

ผบรหารระดบหนวยงาน หวหนาหนวยตรวจสอบภายใน

พจารณากลนกรองเพอน าเสนอ

ผบรหารระดบฝาย หวหนาฝายบรหารงานทวไป

พจารณาตรวจสอบเพอน าเสนอ

ระดบปฏบตการ เจาหนาทบรหารงานทวไป

จดท าเอกสาร ลงทะเบยนรบ-สง และรบเรองเพอด าเนนการ

5. ความตองการของผรบบรการและผมสวนไดสวนเสย กฎ ระเบยบทเกยวของ 5.1 ความตองการของผรบบรการและผมสวนไดสวนเสย 1) สามารถสงเอกสารใหผรบไดอยางถกตอง 2) สามารถสงเอกสารไปยงผบรหารแตละฝาย ทก ากบดแลของแตละงาน/หรอผเกยวของกบงาน รวมถงขนตอนของการสงการไดรวดเรวและทนเวลา 3) สามารถใหบรการผบรหารและฝายงานภายในไดอยางรวดเรวถกตอง 5.2 กฎ ระเบยบทเกยวของ) ระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 6. ขอก าหนดทส าคญของกระบวนการ

ขอก าหนดทส าคญ ทมาของขอก าหนด ตรงกบความตองการ

ของผรบบรการและผมสวนไดสวนเสย

สอดคลองกบขอก าหนดดานกฎหมาย ระเบยบ/

ขอบงคบของมหาวทยาลย

ค านงถงประสทธภาพของกระบวนการ ความคมคา และการลดตนทน

ความพงพอใจและไมพงพอใจของผรบบรการและผมสวนไดสวนเสย

การรบ-สง เอกสารมความถกตอง ทนเวลา

3

7. กระบวนการและขนตอนการปฏบตงาน 7.1 คมอการปฏบตงาน (Work Instructions: WI)

1) การออกเลขทรบเอกสารภายนอก-ภายใน

2) การออกเลขทรบเอกสารใน ระบบ e-office

4

3) ราง-พมพ โตตอบหนงสอ (หนงสอราชการ/ค าสง/ในระบบ e-office)

4) การออกเลขทสงเอกสารในระบบ e-office

5) จดเกบส าเนาเอกสาร

5

6) การสบคนและตดตามเอกสาร (ในระบบ e-office)

7) การรบ-สง โทรสาร

6

8) การจองยานพาหนะ

9) แจงซอมผานระบบออนไลน

7

7.2 วธการปฏบตงานทมคณภาพ (Quality Work Instruction: QWI)

วธการปฏบตงานทมคณภาพ (QWI) การออกเลขทรบเอกสารภายนอก-ภายใน

ค าจ ากดความ งานสารบรรณ หมายถง งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสารเรมตงแต การวเคราะหเอกสารตาง ๆ การจดท าการรบ-สง การเกบและสบคน การยม จนถงการท างาน ระบบ E-office หมายถง ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกสทมหาวทยาลยราชภฏ สวนสนนทาไดพฒนาขน เพอใชภายในมหาวทยาลย

ขนตอนการปฏบต ระยะเวลาด าเนนการ

ผรบผดชอบ เอกสารทเกยวของ

1. เปดซองพรอมตรวจสอบเอกสาร 1 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป 2. คดแยกชนความเรว 1 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป 3. สแกนเอกสาร 3 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป 4. เลอกแบบฟอรมออกเลขทรบเอกสารภายภายนอก

1 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

5. กรอกรายละเอยดตางๆ ใหครบ (เลขทหนงสอ, วนท เรอง, พรอมแนบไฟลเอกสารทสแกน)

3 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

6. บนทกเอกสาร และออกเลขทรบเอกสาร

1 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

7. สรางเสนทางเสนอผบรหาร 2 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

วธการปฏบตงานทมคณภาพ (QWI) การออกเลขทรบเอกสารใน ระบบ e-office

ค าจ ากดความ งานสารบรรณ หมายถง งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสารเรมตงแต การวเคราะหเอกสารตาง ๆ การจดท าการรบ-สง การเกบและสบคน การยม จนถงการท างาน ระบบ E-office หมายถง ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกสทมหาวทยาลยราชภฏ สวนสนนทาไดพฒนาขน เพอใชภายในมหาวทยาลย

ขนตอนการปฏบต ระยะเวลาด าเนนการ

ผรบผดชอบ เอกสารทเกยวของ

1. รบเอกสารเขา ตรวจสอบความถกตองของเอกสาร

3 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

2. กรณเอกสารถกตอง คลกออกเลขทรบเอกสารในระบบ e-office

1 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

3. กรณเอกสารผด ตกลบไปยงผพมพเอกสารเพอแกไขพรอมระบสาเหต

1 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

8

วธการปฏบตงานทมคณภาพ (QWI) ราง-พมพ โตตอบหนงสอ (หนงสอราชการ/ค าสง/ในระบบ e-office)

ค าจ ากดความ งานสารบรรณ หมายถง งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสารเรมตงแต การวเคราะหเอกสารตาง ๆ การจดท าการรบ-สง การเกบและสบคน การยม จนถงการท างาน ระบบ E-office หมายถง ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกสทมหาวทยาลยราชภฏ สวนสนนทาไดพฒนาขน เพอใชภายในมหาวทยาลย

ขนตอนการปฏบต ระยะเวลาด าเนนการ

ผรบผดชอบ เอกสารทเกยวของ

1. เลอกแบบฟอรมทจะพมพเอกสารในเมนสราง-สง ในระบบ e-office

1 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

2. จดพมพบนทกขอความ 15 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป 3. จดพมพหนงสอราชการ ค าสง ประกาศ (ตามฟอรมในเมนสราง-สง)สรางเสนทางใหผานหวหนางานตรวจเอกสาร กอนเสนอผบรหารลงนาม

30 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

4. เสนอผบรหารลงนามในหนงสอ 5 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

วธการปฏบตงานทมคณภาพ (QWI) การออกเลขทสงเอกสารในระบบ e-office

ค าจ ากดความ งานสารบรรณ หมายถง งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสารเรมตงแต การวเคราะหเอกสารตาง ๆ การจดท าการรบ-สง การเกบและสบคน การยม จนถงการท างาน ระบบ E-office หมายถง ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกสทมหาวทยาลยราชภฏ สวนสนนทาไดพฒนาขน เพอใชภายในมหาวทยาลย

ขนตอนการปฏบต ระยะเวลาด าเนนการ

ผรบผดชอบ เอกสารทเกยวของ

1. เขาเมนเอกสารเขา ตรวจสอบความถกตองของเอกสาร

2 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

2. ออกเลขทสงเอกสาร ในระบบ e-office

1 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

9

วธการปฏบตงานทมคณภาพ (QWI) จดเกบส าเนาเอกสาร

ค าจ ากดความ งานสารบรรณ หมายถง งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสารเรมตงแต การวเคราะหเอกสารตาง ๆ การจดท าการรบ-สง การเกบและสบคน การยม จนถงการท างาน ระบบ E-office หมายถง ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกสทมหาวทยาลยราชภฏ สวนสนนทาไดพฒนาขน เพอใชภายในมหาวทยาลย ส าเนา หมายถง คดหรอถายขอความหรอภาพเปนตนจากตนแบบหรอตนฉบบ

ขนตอนการปฏบต ระยะเวลาด าเนนการ

ผรบผดชอบ เอกสารทเกยวของ

1. การคดแยกประเภทเอกสารออกเปนหมวดหม (หนงสอออก /ค าสง/ประกาศ)

3 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

2. จดเรยงล าดบตามทออกเลข (จากนอยไปหามาก)

5 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

3. จดเกบเขาแฟมแยกตามประเภท 2 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

วธการปฏบตงานทมคณภาพ (QWI) การสบคนและตดตามเอกสาร (ในระบบ e-office)

ค าจ ากดความ งานสารบรรณ หมายถง งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสารเรมตงแต การวเคราะหเอกสารตาง ๆ การจดท าการรบ-สง การเกบและสบคน การยม จนถงการท างาน ระบบ E-office หมายถง ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกสทมหาวทยาลยราชภฏ สวนสนนทาไดพฒนาขน เพอใชภายในมหาวทยาลย

ขนตอนการปฏบต ระยะเวลาด าเนนการ

ผรบผดชอบ เอกสารทเกยวของ

1. รบขอมลขอสบคนเอกสารจากหนวยงานภายใน/ภายนอก

3 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

2. กรอกขอมลคนหาในระบบ e-office โดยการคนหา เชน ชอหนวยงาน/เลขทหนงสอ/ชอเรอง

3 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

3. ด าเนนการตดตามเอกสาร (สงเอกสารถงใคร สงการวาอยางไร)

3 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

4. แจงผขอสบคน 3 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

10

วธการปฏบตงานทมคณภาพ (QWI) การรบ-สง โทรสาร

ค าจ ากดความ งานสารบรรณ หมายถง งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสารเรมตงแต การวเคราะหเอกสารตาง ๆ การจดท าการรบ-สง การเกบและสบคน การยม จนถงการท างาน โทรสาร หมายถง ระบบสอสารทใชสงและรบรปภาพหรอขอความในรปของคลนสญญาณไฟฟาผานระบบโทรคมนาคม

ขนตอนการปฏบต ระยะเวลาด าเนนการ

ผรบผดชอบ เอกสารทเกยวของ

1. รบโทรสารจากหนวยงานภายนอกและด าเนนการสงใหผเกยวของ

3 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

2. ใหบรการสงโทรสารใหกบหนวยงานตาง ๆ

3 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

วธการปฏบตงานทมคณภาพ (QWI) การจองยานพาหนะ

ค าจ ากดความ ระบบ E-office หมายถง ระบบงานสารบรรณอเลกทรอนกสทมหาวทยาลยราชภฏ สวนสนนทาไดพฒนาขน เพอใชภายในมหาวทยาลย

ขนตอนการปฏบต ระยะเวลาด าเนนการ

ผรบผดชอบ เอกสารทเกยวของ

1. รบขอมลการจองรถของผจองรถ 2 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป 2. เขาสระบบ E-office และเลอกหมวดสรางสงเอกสารแบบการขออนญาตใชยานพาหนะ

1 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

3. กรอกแบบฟอรมขออนญาตใชยานพาหนะ

5 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

4. เลอกเสนทางผรบเอกสารและลงนาม

3 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

5. โทรศพทประสานงานเพอยนยนรายละเอยดกบพนกงานขบรถ

1 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

6. แจงผลการขอรถใหผขอจองรถทราบ

1 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

11

วธการปฏบตงานทมคณภาพ (QWI) แจงซอมผานระบบออนไลน

ค าจ ากดความ ระบบออนไลน หมายถง ระบบการท างานบนอนเตอรเนต

ขนตอนการปฏบต ระยะเวลาด าเนนการ

ผรบผดชอบ เอกสารทเกยวของ

1. รบแจงปญหาทตองการซอมแซม ตรวจสอบปญหาทเกดขน

2 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

2. บนทกขอมลการแจงซอมผาน ระบบแจงซอมออนไลน www.office.ssru.ac.th/hlepdesk เชน ไฟฟา โทรศพท แอรเสย

2 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

3. ตดตาม ตรวจสอบสถานะในระบบแจงซอมออนไลน

3 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

4. ประสานงานเรองการซอม 5 นาท เจาหนาทบรหารงานทวไป

7.3 แบบฟอรมทใชในการปฏบตงาน

รหส ชอแบบฟอรม - -

7.4 เอกสารอางอง

1) ระเบยบส านกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 2) คมอการใชงานระบบเอกสารอเลกทรอนกส

8. มาตรฐานการปฏบตงาน

8.1 รอยละความถกตองของเอกสารทด าเนนการผานระบบ e-office คดเปนรอยละ 100 8.2 ระดบความพงพอใจของผรบบรการงานธรการและสารบรรณของหนวยงาน คดเปนระดบ ≥4.51

12

9. ระบบตดตามประเมนผล การตดตามประเมนผลการปฏบตงานกระบวนการงานธรการและสารบรรณ นน มระบบการตดตามประเมนผลการด าเนนงานของกระบวนการ ดงน

กจกรรม ระยะเวลาด าเนนการ ผรบผดชอบ 1. ก าหนดผรบผดชอบในการตดตามประเมนผลการด าเนนงานของกระบวนการ

ธนวาคม หวหนาหนวยตรวจสอบภายใน

2. ด าเนนการตดตามประเมนผลการด าเนนงานของกระบวนการ

มกราคม, เมษายน, กรกฎาคม และตลาคม

หวหนาหนวยตรวจสอบภายใน

3. รวบรวมและสรปผลการตดตามประเมนผลการด าเนนงานของกระบวนการ

มกราคม, เมษายน, กรกฎาคม และตลาคม

หวหนาฝายบรหารงานทวไป

4. รายงานผลการตดตามประเมนผลการด าเนนงานของกระบวนการตอผบงคบบญชา เพอใหขอเสนอแนะในการปรบปรงกระบวนการ

มกราคม, เมษายน, กรกฎาคม และตลาคม

หวหนาฝายบรหารงานทวไป

5. น าขอเสนอแนะมาปรบปรงกระบวนการ มกราคม, เมษายน, กรกฎาคม และตลาคม

ฝายบรหารงานทวไป

6. ประเมนผลความส าเรจของการด าเนนงาน ธนวาคม หวหนาหนวยตรวจสอบภายใน

13

ภาคผนวก

14

ภาคผนวก ก หนงสออนมตกระบวนการปฏบตงาน

งานธรการและสารบรรณ

15

หนงสอรบรองกระบวนการปฏบตงาน

ขาพเจา........................................................ต าแหนง .............................. ................... ไดพจารณาและเหนชอบกบกระบวนการปฏบตงาน.............................................. ....................ในฐานะผบงคบบญชาและดแลของฝาย.......................................คณะ/ส านก/กอง............................................ โดยยนยอมใหฝาย...................................... คณะ/ส านก/กอง........................................ .. น ากระบวนการปฏบตงาน........................มาใชในหนวยงานตงแตวนท.......เดอน......... พ.ศ................. เปนตนไป

ใหไว ณ วนท ……………….......... ...............................................

(……………....................……………)

16

คณะผจดท า

คมอปฏบตงานธรการและสารบรรณ

1. นางปราณพร บญประภาศร ทปรกษา รกษาการในต าแหนงหวหนาหนวยตรวจสอบภายใน

2. นายพร ปทมกชกร ผจดท า รกษาการในต าแหนงหวหนาฝายบรหารงานทวไป เจาหนาทบรหารงานทวไป

17

คมอการปฏบตงาน (Work Manual)

หนวยตรวจสอบภายใน มหาวทยาลยราชภฏสวนสนนทา Suan Sunandha Rajabhat University

1 ถนนอทองนอก แขวงวชระ เขตดสต กรงเทพมหานคร 10300

โทร. 0-2160-1256-7 โทรสาร 0-2160-1257 E-mail: IAU.SSRU@GMAIL.COM