การเพิ่มประสิทธิภาพในการท างานของภาครัฐ · ความหมาย Lean 1 การจัดการแบบ

คมอ

การเพมประสทธภาพในการท างานของภาครฐ

จดท าโดย…. ส านกงานเขตสาทร

คมอการเพมประสทธภาพในการท างานดวยระบบ Lean จดท าโดย ส านกงานเขตสาทร

ค าน า

ตามกรอบการประเมนผลประจ าปงบประมาณ พ.ศ. 2556 มตท 2 ดานประสทธภาพของการปฏบตราชการ ตวชวดท 2.1 ระดบความส าเรจของการเพมประสทธภาพในการท างานดวยระบบ LEAN กรงเทพมหานครน าแนวคด Lean Government มาใชเพอเปนการเพมประสทธภาพในการปฏบตงานของหนวยงาน ลดความสญเปลาในกระบวนการท างาน โดยมการถายทอดความรทเกยวของใหกบตวแทนคณะท างานการเพมประสทธภาพในการท างานดวยระบบ LEAN ใหส านกงานเขต จ านวน 6 คนจากจ านวนคณะท างานทงหมด

ดงนน เพอเปนการเพมประสทธภาพในการท างานดวยระบบ LEAN ของส านกงานเขตสาทรตวแทนคณะท างานจงไดจดท าคมอเผยแพรความรใหกบขาราชการในหนวยงานไดรบความรและน ามาใชประกอบในการวเคราะหหากระบวนการท างานทมการปฏบตงานกอใหเกดความสญเปลา มาปรบใชเพอเพมประสทธภาพและลดความสญเปลาในการท างานใหกบส านกงานเขตสาทรตอไป

คณะผจดท า ตวแทนคณะท างาน ส านกงานเขตสาทร


สารบญ ค าน า หนา

ความหมาย Lean 1 การจดการแบบ Lean 1 หลกการแนวคด Lean 1 ความสญเปลา (Waste) 2 องคประกอบ (โครงสราง) Lean 3 ขนตอนการสรางระบบ Lean 5 Value Stream Mapping (VSM) 7 ผลทเกดจาก Lean 10

Lean Tools Genchi Genbutsu 11 KAISEN วธการลด Wast/เพม Value 11 Set-up and Changeover 12 Quick Changeover 13 Quick Setup 13 PULL SYSTEM 13 สญญาณเตอน (Andon) 14 Visual Management/Visual Control 14

Lean Tools 2 Standardized Work 15 Heijunka : Leveling 15 Cycle Time 16 Take Time 16 BATCH 17 JUST IN TIME (JIT) 17 CELL CONCEPT 17 JIDOKA 18 POKA YOKE 18 CROSS TRAINING 19 แนวทางในการน าแนวคด Lean มาปรบใช 19 การเลอกกระบวนงานท า Lean project 19 ปญหา/อปสรรในการน าลนมาปรบใชในองคกร 20



การเพมประสทธภาพในการท างานของภาครฐ

(Lean Government)

ความหมาย - LEAN แปลวา ผอม หรอบาง - หากเปรยบเทยบกบองคกร หมายถง องคกรทด าเนนการโดยปราศจากความสญเปลาในทก ๆ กระบวนการ มความสามารถในการปรบตวตอบสนองความตองการของตลาดไดทนทวงท และมประสทธภาพเหนอคแขง - เปนการผสมผสานอยางลงตวระหวางแนวคด กจกรรม วธการ ซงผลกดนใหวฒนธรรมของคกรเปนไปในทศทางทเหมาะสม และพฒนาจตส านกทด และแนวคดทถกตองในการท างานแกพนกงานทกระดบ - โดยมการใชชดเครองมอ (Toolset) ทจะชวยปรบองคกร และเปลยนวธการบรหารจดการ ในการลดขอผดพลาด และลดระยะเวลาในการรอคอย รวมทงเปนการสนบสนนบคลากรในหนวยงานทกระดบ ใหพนกงานเกดความพอใจ ก าจดอปสรรคการท างานทไมเกยวของกบการบรการ ท าใหมงเนนมาทการบรการไดอยางเตมท - การพฒนา Lean จะส าเรจไดตองอาศยการเรยนรอยางตอเนอง และการพฒนาในแตละสายงาน - Lean Government เปนการท าใหหนวยงานตาง ๆ ของ กทม. ท างานไดอยางมประสทธภาพในการทจะใหบรการทเปนเลศแกประชาชนใน กทม. โดยการคนหา ชบง และก าจดความสญเปลาในขนตอนกระบวนการท างาน

การจดการแบบลน ม 5 กระบวนการทส าคญ หลกการ Lean Government ตอง

Customer Value พจารณาคณคาของกจกรรมในมมมองของผใชบรการ Value Stream ระบขนตอนทมคณคา ขามหนวยงาน และก าจดขนตอนทไมมคณคาทง

Flow รกษาใหกระบวนการท างานไหลอยางราบรน โดยก าจดสาเหตของการลาชา เชน batch หรอสงทไมมคณภาพ

Pull หลกเลยง การผลกงาน เขาสกระบวนการถดไปโดยทหนวยงานทรบงานจากเรายงไมพรอมรบ ควรสงตองาน โดยเมอหนวยงานถดไป สงสญญาณมากอน

Perfection พยายามใหเขาสความสมบรณแบบโfยการปรบปรงคณภาพอยางตอเนอง

-1-


หลกการแนวคด Lean ประกอบดวย ขนตอนท 1 ใหนยามของ Value ในมมมองของผใชบรการ การระบคณคาของสนคาและบรการในมมมองของลกคา โดยคดเสมอวา “ลกคาตองการเพยงสงทตอบสนองความตองการหรอแกไขปญหาใหพวกเขาไดเทานน” ขนตอนท 2 พจารณาทกขนตอนการท างานใน value stream การสรางกระแสคณคา (Value stream) ในทก ๆ ขนตอนการด าเนนงาน เรมตงแตการออกแบบ การวางแผน และการผลตสนคา/การบรการ ฯลฯ เพอพจารณาวากจกรรมใดทไมเพมคณคาและเปนความสญเปลา ขนตอนท 3 ใส Value เขาไปในขนตอนการท างาน เพอใหมล าดบการไหลของงานอยางราบรน ท าใหกจกรรมตาง ๆ ทมคณคาเพมด าเนนไปอยางตอเนอง พยายามท าใหกระบวนการด าเนนไปไดโดยปราศจาก การออม (Detours) การยอนกลบ (Backflows) การคอย (Waiting) ของเสย (Scrap) ขนตอนท 4 ผใชบรการจะเปนผดงเอา Value ไปใช ใชระบบดง (Pull) โดยใหความส าคญเฉพาะสงทลกคาตองการเทานน ขนตอนท 5 ใหแนใจวาเขาใกลความสมบรณแบบโดยการพฒนาคณภาพอยางตอเนอง (COI) สรางคณคา และก าจดความสญเปลา โดยคนหาสวนเกนทถกซอนไวซงเปนความสญเปลา และก าจดออกไปอยางตอเนอง โดย

- ก าจดความสญเปลา (Wastes/MUDA) ในทก ๆ กจกรรมโดยพจารณาความจ าเปนจากลกคาเปาหมาย - ด าเนนการโดยใชเครองมอ คอการปรบปรงงาน (Evolution/KAIZEN) และนวตกรรม

(Revolution/KAIKAKU)

ความสญเปลา (Wastes/MUDA)

D O W N T I M E Defect Rework ท างานซ าเพอแกไขขอบกพรอง Over processing การผลตหรอใหบรการมากเกนจ าเปน Waiting การรอคอย Not using staff talent ภมรทสญเปลา Transportation การเดนทาง Inventory วสดคงคลง Motion การเคลอนไหว Excessive Processing ขนตอนทมากเกนจ าเปน

-2-


การท างานทกระชบ ลดความสญเปลา การเชอมขนตอนการท างานโดยไมใหมการสะดด กระบวนการหลกของงานประกอบดวยขนตอนอะไรบาง

แตละขนตอนมความสญเปลาอะไรบาง จดล าดบความส าคญ เลอกประเดนปญหาทจะแกไขกอน

องคประกอบ (โครงสราง) Lean

D O W N T I M E

D O W N T I M E

lean Organization

Human Development

Quality

Assurance

• LEAN Mfg. Training

• Small Group Activities

• Suggestion

• Multi Skilled Operator

• jidoka /Autonomation - Visual Control

- Poka-Yoke

Mistake Proofing

• Problem Solving

• Pull System : Kanban

• Leveled Production

• Continuous flow / 1 Piece Flow

•Takt Time& Cycle Time

• Standardized Work

• Machine Management

• Cellular Manufacturing

• Quick Changeover

• 5S

• Plant Layout

• Visual Workplace

Analysis and Planning• LEAN Assessment•Value Stream Mapping

Policy Deployment (Hoshin Planning)

• Value

•Wastes

Initiated Awareness

LEAN Thinking Change Management

• Kaizen (Evolution)

• Kalkaku (Revolution)

-3-


เสาตนท 1 การพฒนาบคลากร „ ฝกอบรมพนฐานความรตางๆ ทเกยวของกบการผลตแบบ LEAN (LEAN Mfg. Training) ใหแก เจาหนาทในระดบตางๆ ตามความเหมาะสม „ การสนบสนนให เจาหนาทรวมกลม ในรปแบบตางๆ เพอรวมมอกนท าการปรบปรงงาน (Small Group Activities) „ การสรางชองทางใหเจาหนาท แตละคนสามารถแสดงความคดเหนและรณรงคสงเสรมการปรบปรงงานดวยกจกรรมขอเสนอแนะ (Suggestion) „ พฒนาความสามารถของเจาหนาท ใหสามารถท างานไดหลายหนาท (Multi Skilled Operator) เสาตนท 2 การประกนคณภาพบรการ (Quality Assurance) „ ด าเนนการแกไขปญหาคณภาพในกระบวนการ (Problem Solving) „ สรางระบบการควบคมคณภาพของเจาหนาทและเครองมอตางๆ โดยอตโนมต (jidoka หรอ Autonomation) ไดแก * ระบบการควบคมดวยสายตา (Visual Control) * ระบบปองกนความผดพลาด ของเจาหนาทหรอระบบ (Poka-Yoke หรอ Mistake Proofing) เสาตนท 3 การควบคมการผลต (Production Control) „ สรางมาตรฐานในการท างาน (Standardized Work) „ การก าหนดจงหวะในการผลตตามความตองการของลกคาดวยการก าหนดเวลารอบมาตรฐานในการท างาน (Takt Time) „ การปรบปรงรอบเวลาในการท างานจรง (Cycle Time) „ การผลตแบบตอเนอง (Continuous flow) „ การปรบเรยบการผลต (Leveled Production) „ การใชระบบดง (Pull System) : โดยการใชเครองมอคอ ระบบคมบง (Kanban) มาชวยในการควบคมการผลต เสาตนท 4 การจดการเครองมอและอปกรณตาง ๆ (Instrument Management) „ ลดเวลาในการเตรยมความพรอมของกระบวนการ/งาน/ เครองมอ (Quick Changeover) „ การเพมความยดหยนใหแกกระบวนการผลต /บรการ โดย - การจดสายการผลตแบบเซล (Cellular Manufacturing) - กจกรรมการบ ารงรกษาเครองมอ อปกรณ (Maintenance Activities) ใหพรอมใชงานไดตลอดเวลา เชน การบ ารงรกษาดวยตนเอง การบ ารงรกษาเชงปองกน เปนตน เสาตนท 5 การจดการสถานทท างาน (Workplace Management) „ ปรบปรงพนทการท างานดวยกจกรรม 5 ส (5S) ซงเปนพนฐานของการปรบเปลยนทศนคตของพนกงาน ใหเขาใจ ยอมรบความเปลยนแปลง และใหความรวมมอ „ การปรบปรงการวางผงพนทการท างาน (Workplace Layout) ตามแนวทางของระบบ LEAN „ พฒนาประสทธภาพในการสอสารภายในสถานทท างาน (Visual Workplace)

-4-


ขนตอนการสรางระบบ LEAN - เรมตนจากคนหรอพนกงานทวทงองคกร โดยเฉพาะพนกงานใน ระดบปฏบตการ และหวหนางาน - สรางความเขาใจ ท าใหพนกงานมทศนคตทถกตอง - เรมวเคราะหสภาพปจจบน - วางแผนงานอยางเปนระบบ - ก าหนดเปาหมายในการปรบปรง - แลวใชเครองมอตางๆ เขามาชวยปรบปรงอยางตอเนอง 7 ขนตอนการสรางระบบ Lean

ระยะท ขนตอน แนวคด เครองมอ/วธการ กจกรรม ผลลพธ 1 การเตรยม

ความพรอม เตรยมความพรอมในดานตางๆไดแกสถานท เครองมออปกรณทจ าเปน บคลากร และชองทางการตดตอสอสารภายในระหวางสมาชกผด าเนนโครงการ

-เทคนคการระดมสมอง -แนวคดพนฐานของระบบ LEAN -เสรมสรางความเขาใจในวตถประสงคของโครงการ และแนวทางปฏบตแกพนกงาน

-ก าหนดวตถประสงค ขอบเขตและแนวทางการด าเนนการ -แตงตงผด าเนนการ -ประชาสมพนธโครงการ -จดเตรยมสถานท เครองมอ และอปกรณทจ าเปน -จดเตรยมชองทางการตดตอสอสารระหวางสมาชกผด าเนนโครงการเชน บอรดโครงการ เวบบอรด ฯลฯ -ฝกอบรมเสรมสรางความรความเขาใจพนฐานของระบบ LEAN ใหแกผบรหารและคณะท างานฯ

-มผรบผดชอบโครงการชดเจน -พนกงานมทศนคตทดตอโครงการ -สมาชกมความเขาใจในเรองการพฒนาพนกงาน 1. การจดการสถานทท างาน 2. การจดการดานคณภาพ 3. การจดการเครองจกรและอปกรณ 4. การควบคมการผลต

2 การระบคณคาของสนคา และบรการ

ระบคณคาของสนคาและบรการในมมมองของลกคาไมวาจะเปนลกคาภายใน หรอลกคาภายนอก

-เทคนคการวจยทางการตลาด (ส ารวจผบรโภค) -เทคนคการถายทอดความตองการของลกคา สสนคาและบรการ (Quality Function Deployment: QFD)

-ส ารวจความตองการลกคา -น าขอมลความตองการของลกคามาสรปเปนขอก าหนดของสนคาและบรการ สวนประกอบ กระบวนการและรายละเอยดในการปฏบตงาน

-ขอมลสรปความตองการของลกคา -ขอก าหนดเกยวกบสนคา ชนสวน กระบวนการ และการปฏบตงาน -จงหวะความตองการสนคาของลกคา

Analysis and Planning วเคราะหและวางแผนงาน

LEAN Assessment ประเมนผลการจด

กระการในสภาพปจจบน

Value Steam Mapping เพอหาจดปรบปรงและวางแผนการปรบปรงดวยแผนภาพกระแสคณคา

Policy Deployment ก าหนดนโยบาย ตวชวด

และเปาหมาย

-5-


ระยะท ขนตอน แนวคด เครองมอ/วธการ กจกรรม ผลลพธ 3 การส ารวจ

สถานะ ปจจบนของกระบวนการ

รวบรวมขอมลทเกยวของกบกระบวนการทงหมด มาสรป ลงบนแผนภาพกระแสคณคาเพอระบปญหาและน าไปใชในการวางแผนพฒนากระแสคณคาในขนตอนถดไป

-การจดกลมแผนภาพกระแสคณคา -วธการเขยนแผนภาพกระแสคณคาแสดงสถานะในปจจบน -หลกการ 3 จรง ไดแก สถานทจรง ของจรง และสภาพการท างานจรง

- จดกลมสนคาและบรการเพอก าหนดแผนภาพกระแสคณคา - ส ารวจพนทปฏบตงาน เพอรวบรวมขอมลตางๆท าแผนภาพกระแสคณคาแสดงสถานะในปจจบน

- สมาชกผด าเนนโครงการทกคนเขาใจล าดบเรองราวและสภาพปญหาในปจจบน - ขอมลทจ าเปนในการวเคราะหและวางแผนปรบปรง

4 การประเมนผลการจดการกระบวนการ

ประเมนสภาพของกระบวนการและตวชผลโครงการตามแนวทางของLEAN เพอน าไปใชประกอบการวางแผนพฒนากระบวนการ

-การประเมนผลการจดการกระบวนการในรปแบบ LEAN (ประเมนตนเอง) -การก าหนดและค านวณคาตวชวดผลโครงการ -แผนภาพการวเคราะหชองวางเพอการปรบปรง

-การประเมนผลการจดการกระบวนการ (ประเมนตนเอง) ก าหนดเปาหมาย และตวชวดผลของโครงการ

-ผลการประเมนภาพรวมองคกร -คณะท างานสามารถประเมนกระบวนการ LEAN ไดท าใหทราบสถานะปจจบน และคดตามความคบหนาของโครงการได

5 การวางแผนพฒนากระบวนการสรางคณคา

พจารณากระแสคณคา (Value Stream)ในทกขนตอนการด าเนนงานเรมตงแตการออกแบบ การวางแผนและการผลตสนคา การจดจ าหนาย ฯลฯ เพอพจารณาวากจกรรมใดไมเพมคณคาและเปนความสญเปลาเพอวางแผนโครงการและเนนการปรบปรง

-วธการเขยนแผนภาพกระแสคณคาแสดงสถานะในอนาคต -การถายทอดนโยบาย (Policy Deployment)

-เกบรวบรวมขอมลทเกยวของกบปรมาณความตองการสนคา การวางแผน ก าลงการผลต ขอจ ากดและปญหาในกระบวนการผลตและการสงมอบ -รวมกนจดท าแผนภาพกระแสคณคาอนาคต -ก าหนดเปาหมาย และจดท าแผนการด าเนนโครงการ -ด าเนนการถายทอดนโยบายของผบรหารสพนกงานและเปดโอกาสใหพนกงานแสดงความคดเหน เพอใหเกดการสอสารแบบสองทาง -ด าเนนตามแผนการด าเนนงานโครงการ

-ล าดบความส าคญในการปรบปรงกระบวนการ -แผนด าเนนโครงการ เปาหมายและตวชวดความส าเรจในแตละชวงเวลา -พนกงานเขาใจแผนด าเนนงานโครงการ และใหความรวมมอ -การปรบปรงพฒนาพนกงาน เครองจกร อปกรณ สถานทท างาน และการประกนคณภาพเพอใหกระบวนการด าเนนไปอยางตอเนอง

-6- -5-


ระยะท ขนตอน แนวคด เครองมอ/วธการ กจกรรม ผลลพธ 6 การขบเคลอน

กระแสคณคา พยายามท าใหกจกรรมตางๆ ทมคณคาเพมด าเนนไปไดอยางตอเนอง (Flow)โดยปราศจากการตดขดการออม การยอนกลบ การคอยหรอการเกดของเสย และใหความส าคญเฉพาะสงทลกคาตองการเทานน

-วธการควบคมการผลตแบบ LEANด าเนนการสรางระบบคมบง

- ด าเนนการควบคมระบบการผลตแบบ LEAN -1.ก าหนดเสนทางการเคลอนทและวธการหมนเวยนของคมบง 2.เกบรวบรวมขอมลส าหรบค านวณจ านวนคมบง 3.ฝกอบรมพนกงานทเกยวของและเรมตนใชงานระบบคมบง 4.ตรวจสอบและปรบปรงระบบคมบงการปฏบตงานตามมาตรฐาน

- ด าเนนการผลตโดยปราศจากความสญเปลา -พฒนาระบบการสอสารภายในกระบวนการ -พฒนา และรกษาสภาพการผลตแบบทนเวลาพอด (ผลตเฉพาะสงทจ าเปนในปรมาณทจ าเปน เมอเวลาทจ าเปน)

7 การสรางคณคาและจ ากดความสญเปลาอยางตอเนอง

คนหาสวนเกนท ถกซอนไวซงเปนความสญเปลาและจ ากดออกไปอยางตอเนอง และขยายผลการปรบปรงกระบวนการดวยระบบ LEAN ไปสบรเวณอนๆ ตลอดSupply Chain ไดแก ลกคา ผสงมอบ และผรบเหมาชวงการผลต

-กจกรรมขอเสนอแนะ -กจกรรมกลมยอย -ระบบ IT หรอการสอสารขอมลทางอเลกทรอนกสส าหรบการจดการดาน Supply Chain

- ท าการประเมนกระบวนการแบบ LEAN อยางตอเนอง - สนบสนนสงเสรมใหพนกงานมสวนรวมในการปรบปรงอยางตอเนอง - สนบสนนสงเสรมการใชระบบLEAN กบผสงมอบ และผรบเหมาชวงการผลต เชน การใหค าแนะน าตางๆ เกยวกบขอด และขอจ ากดของการน าระบบ LEAN มาใช การชกชวนเขารวมโดรงการปรบปรง

- การเพมขดความสามารถในการแขงขนใหแกองคกร - การเตบโตอยางยงยน รวมถงความสามารถในการรองรบความเปลยนแปลงในอนาคต

Value Stream Mapping (VSM) เปนเครองมอทจะชวยใหผน าองคกรเปนภาพรวมขามขอบเขตของแผนก/หนวยงานยอย คลายแผนผง

กระบวนการทใชในการจดการคณภาพโดยรวม (TQM) และแนวทางของ Six Sigma โดยการบนทกขนตอนตาง ๆ ในกระบวนการ กจกรรมทเกดขน + เวลาทใชในแตละขนตอน + เวลารอ

คอยระหวางขนตอน (ความสญเปลา) คนหา เวลาทมากทสดในระบบจากมมมองของลกคา - กระบวนการดงกลาวจะไดมาจาก ** การไดเดนลงไปด หรอตดตามกระบวนการจรงทเกดขน ไมใชการนงเขยนในหองประชม เพราะจะเปนการท “เราคดวา” กระบวนการเปนอยางไร ** ตองเปนการเกบขอมลจรง สงเกตกระบวนการจรง โดยใหแนใจวาผงสถานะปจจบนทสะทอนการท างานของสงตาง ๆ ในปจจบน

-7-


ขนตอนการด าเนนการ ขนตอนท 1 การเขยนขนตอนปจจบนทงหมดตามล าดบ จากเรมตน จน เสรจสน (Current Value Stream หรอ Current State Map หรอ As-Is State) แยกแยะ แตละขนตอน แลวเขยนตอเนองกน ใหครบถวน

จดเรมตน งานเสรจสงใหผรบบรการ

ประโยชนของการเขยนสภาพปจจบน - เหนความเปนจรงของการด าเนนงานในปจจบน ซงหลาย ๆ กรณจะเหนไดทนทวาไมเปนไปตามทควรจะเปน

ท าไมถงเปนแบบน - พบวาขนตอนใดทตองรอนาน หรอเปนคอขวด (Bottle neck) - ขนตอนใดทตองรบปรบปรง - ขนตอนใดทซ าซอน ยงยากโดยไมจ าเปน - ขนตอนใดทไมมประสทธภาพ

ขนตอนท 2 ระบ (จบเวลา วดระยะทาง) ทใชในแตละขนตอน รวมทงชวงทตองรอ อยางครบถวน (ในชวงแรกอาจจะประมาณเวลาทใชกอน)

จดเรมตน

เวลา......................................................... นาท ระยะทาง....................................................เมตร รวมเวลาทตองใชทงหมด รวมเวลา หรอระยะทาง รวมทงการรอ Waiting ในกรณทตองการลดระยะทาง ลดคาใชจาย ลดวสด ก วดหรอระบสงทลดตามตองการ ขนตอนท 3 รวมกนพจารณาวา ขนตอนใดเปน waste หรอ non value แตจ าเปนหรอขนตอนใดสรางคณคา Value

จดเรมตน งานเสรจสงใหผรบบรการ

= waste = value = necessary non value ความสญเปลาทแกไขไดงายทสด ความสญเปลาทแกไขไดยากกวา ความสญเปลาทแกไขไดยากทสด

ขนตอนท 4 ค านวณหาประสทธภาพของกระบวนการทงหมดในโครงการน รวมเปน value ทงหมด หารดวย เวลาทงหมดของกระบวนการตงแตเรมตนจนเสรจสน คอ value + waste + non value แตจ าเปน

ประสทธภาพ = Value / เวลาทงหมด (cycle time)

-8-


ขนตอนท 5 หลงวเคราะห หาสาเหต และลดหรอรวมขนตอน เสนอแนวการด าเนนการแบบใหม

- ด าเนนการตองเกบขอมลจรง ตามวธการใหม เพอดผลลพธทเกดขนจรง ค านวณประสทธภาพใหม รายละเอยดขอมลทจะตองท าการจดเกบ - ขอมลพนฐานกอนท าโครงการ (Pre lean , As is state) ไมจ าเปนตองเกบอยางละเอยดหรอขอมลจ านวนมาก ไมควรเสยเวลา - หลงท าโครงการ Lean ควรเกบขอมล ใหละเอยดและถกตองมากขน เพอการตดตามความกาวหนาและประสทธภาพของกระบวนการใหถกตอง โดยเฉพาะในการท าครงตอ ๆ ไป (Continuous improvement ‟ Kaizen) Value Stream Mapping - Service Flow - Material Flow - Information Flow

การรายงานเปรยบเทยบ Pre-Post Lean กจกรรม Pre-Lean Post-Lean ผลทได ขนตอน 12 ขนตอน 7 ขนตอน 5 ขนตอน

(41.7%) ระยะเวลา 72 นาท

(66 - 85 นาท) 52 นาท

(49 - 54 นาท) 20 นาท (27.7%)

% ประสทธภาพ 61.1% 86.5% 25.4%

Future State หมายถง การก าหนดเปาหมาย รปแบบ หรอขนตอนการบรการทดทสดในอนาคตตามความฝน หรอใน

อดมคต เชน - ประชาชนมาท าบตรประชาชนใชเวลาไมเกน 15 นาท - การรบรองบคคลและเรองราวตางๆใชเวลาไมเกน 30 นาท - การขออนญาตปลกสราง รอถอนอาคาร ไมเกน 2 ชวโมง - การออกแบบ ประมาณราคาในการกอสรางของหนวยงานกทม. ไมเกน 30 วน - การประเมนผลงานทางวชาการใชเวลาในการด าเนนการ ไมเกน 2 เดอน

ทาทายใหมงสเปาหมาย คนหาชองวาง (Gap analysis) เพอหาวธการปรบปรง

ใหดเรอย ๆ ตลอดเวลา จนไดผลตามตองการ

-9-


Current Value Stream

นอกจากลดเวลารอคอย ลด Waste หรอลด Cycle time หรอระยะทางการเดน ยงอาจหมายถง ลดพนทท างาน / เพมพนทใชสอย ลดคาใชจาย ลดอปกรณ ลดเครองมอ ลดคนท างาน ลดความผดพลาด เพมความปลอดภยของผปวย

ผลทเกดจาก Lean P Q C D S M E E P roductivity เพมประสทธผล ปรมาณงาน Q uality เพมคณภาพ C ost ลดคาใชจาย D elivery สงมอบไดรวดเรว S afety ปลอดภยมากขน ไมเพมความเสยง M orale ขวญก าลงใจของบคลากรเพมขน E nvironment สภาพแวดลอมในการท างานดขน สะอาดเปนไปตามหลกการศาสตร (Ergonomic)

ลดการใชไฟฟา น า ลดภาวะโลกรอน (Global Warming) E thics มคณธรรม จรรยาบรรณเพมขน

-10-


Lean tools Genchi Genbutsu การทผน าเขาไปดทหนางาน เพอดสถานการณทเปนจรง เพอเกดความเขาใจ และ สามารถตดสนใจในการแกปญหา ไดอยางถกตอง เพอใหเกดขอตกลงของเปาหมายทตองการใหเกดรวมกน (ทงผปฏบต ผใชบรการโดยตรง และผบรหาร) Top management should participate in regular �“Ground Zero�” walks

KAISEN ปรบปรงและท าใหงานดขน โดยการ เลก ลด เปลยน ลดหรอเลกขนตอนทไมจ าเปน โดยการเปลยนแปลงวธการท างาน ทละเลก ทละนอย ทสามารถท าไดอยางรวดเรว และตอเนอง ใชวธการพลกแพลง เพอใหหลดพนจากขอจ ากดตางๆ เชน งบประมาณ เวลา อปกรณ เทคโนโลย

1. วธการท างาน 2. ปญหาเลกๆในชวตประจ าวน 3. ท าเรองทท าไดกอน (ยอมรบความจรง)

วธการลด waste/ เพมvalue วธการ ความหมาย

Eliminate การก าจดออกไป..ในสวนขนตอนทไมจ าเปน

Combine รวมขนตอนหลายๆขนตอนเขาดวยกน เพอประหยดเวลา / แรงงาน ในการท างาน

Re-arrange การล าดบขนตอนใหม ..ใหเหมาะสม

Simplify การท าใหงาย ไมซบซอน ไมซ าซอน ..โดยปรบวธการท า / สรางอปกรณชวย ใหท างานไดงายขน

Re-structure การปรบโครงสรางหรอหนวยงาน เชน ยายหนวยงานใหใกลกน

IT การพฒนาโดยใชโปรแกรมคอมพวเตอรเกบขอมลแทนการบนทกในกระดาษท าใหเกดความรวดเรวอยางมาก

เปนโคช

ไดรบขอมลเทจและจรง

เพมขวญและก าลงใจผอยหนางาน

CQI

RCA

เปลยน

-11-


การเปรยบเทยบการท า 5ส แบบไทย ฝรง กบ LEAN

5 ส. 5’S LEAN

สะสาง 1. SORT ก ำจดขนตอนทไมมคณคำ

สะดวก 2. STABILIZE / SET Flow, Quick Setup, Just in Time

สะอาด /ตรวจสอบความผดปกต 3. SHINE Error Detection/Correction Heijunka , Poka Yoke

สรางมาตรฐาน 4. STANDARDIZE Build in quality, Standardization

สรางวนย 5. SUSTAIN Continuous improvement (Keizen) Lean Thinking /Culture

Set-up and Changeover Changeover ประกอบดวย

Clean-up น าของทไมใชแลวออกจากพนทการท างานนน

Set-up กระบวนการแทจรงทท าใหเกดการปรบเปลยนเครองใช เครองมอ

Start-up เวลาทใชในการท าใหเครองมอท างานไดหลงการเรมตน

Quick changeovers ท าใหขนาด หรอ จ านวนการรอของงาน ทเขาสกระบวนการถดไปลดลง ประโยชนของ quick changeover 1. ลดการเกดขอบกพรองของชนงาน และท าใหชนงานนนมคณภาพตงแตชนแรก 2. ลดคาใชจายในการลงทน โดยการก าจดและลดจ านวนของชนงานทรอ (Batch) ขนาด ท าใหมเงนหรอมพนทหมนเวยนส าหรบการท างานชนตอไปได 3. เพมความยดหยนในกระบวนการผลตงาน ท าใหไดงานมากขน และสนองกบความตองการของลกคาไดทน 4. ปรบปรงการสงมอบไดอยางทนเวลา สนองความตองการของลกคา The keys to quick changeover การท าใหเกดการเปลยนกระบวนการอยางรวดเรว 1. ลองคดใชเครองจกร เครองมอแทนการใชคนท า 2. ตองแนใจวาเครองมอตางๆอยในสภาพสมบรณพรอมใชงาน 3. สามารถสงสญญาณเรยกทมมาเพอชวยกนท า เพอใหเกดการเปลยนกระบวนการอยางรวดเรวได 4. ตงเปาหมายของเวลาทใชในการเปลยนกระบวนการท างาน และ ตดปายแสดงไวใหเหน

Set-up เปนเพยงสวนหนงของ Changeover

-12-


QUICK SETUP Setup time เวลาจดตง /จดเตรยม

คอ เวลาทใชในการเตรยมความพรอมกอนท างาน เชน เตรยมเครองมอ เตรยมหองผาตด เตรยมเตยงเพอรบบรการตอไป Quick setup time (การท าใหรวดเรวขน)

คอ การเตรยมเครองมอและสถานทอยางรวดเรว เพอพรอมทจะปฏบตงาน รวมถงการปรบเปลยน เพอท ากจกรรมทแตกตางกนออกไป

Quick Change Over / Quick Set Up หมายถง การปรบเปลยนการท างาน เพอรบงานใหมไดอยางรวดเรว เชนเตรยมเตยง อปกรณ เปลยนทม

ผาตด/ผปวย เพอผาตด การวเคราะห Quick Change Over

1. Preparation ระยะเตรยมการ เชน เตรยมผปวย ให iv อธบายใหผปวยรบทราบ (inform consent)

2. Loading and Unloading ยายผปวยรายเกาและรายใหมจากเตยงตรวจหรอเตยงผาตดกบเปล 3. Alignment and Adjustment จดหรอปรบต าแหนงของผปวยใหเหมาะสม 4. Secure การยดดวยวธการตาง ๆ เพอใหอยในทาทตองการ

PULL SYSTEM (Kanban) ท างานตามปรมาณทลกคาตองการ สงงานเมอหนวยงานถดไปพรอมหรอเปนการประสานงานหรอสรางระบบใหขนถดไปแจงใหรวาพรอมแลวจงสงงานไป เรยกวา Pull system ท าใหไมมการรอทสญเปลา สามารถเพมประสทธภาพในการท างานไดมากขน ตวอยาง Pull system in healthcare

การเรยกควผปวยถดไป ไปยงหอง lab / x-ray แลวใชระยะเวลาอนสนมากรอ กอนผปวยซงก าลงท าการ x-ray /เจาะเลอด อยใกลแลวเสรจ

-13-


สญญาณเตอน (Andon) หมายถง เครองมอหรอสงทแสดงใหรวาเกดความผดปกตขนในขนตอนการท างาน เปนสญญาณเพอให

ผรบผดชอบรบจดการแกไขปญหาหรอความผดพลาดโดยรวดเรว Visual Management / Visual Control หมายถง การใชการมองเหน (ส รปราง กราฟ ไฟส ไฟกระพรบ) เพอชวยควบคมการท างาน หรอบรหารจดการ เชนกราฟ/รป แสดงผลการด าเนนการ ความส าเรจเมอเทยบกบเปาหมาย /ปรมาณ/จ านวนทมอย หรอทขาดไป - ใชส เพอบอกความแตกตาง เชนการแบงเขตสของผปวยอบตเหตหม - เสนหรอแถบส เพอบอกทางเดนไปยงหนวยบรการ ขดสบอกสภาพการท างานหรอปรมาณ สแดงบอกความรบดวน - ใชแสง สเขยว เพอบอกภาวะปกต สแดงกระพรบ เพอบอกวามความผดพลาด หรออนตราย เพอใหผรบผดชอบเขามาแกไขปญหาโดยรวดเรว - ลกษณะหรอรปรางทแตกตาง เชน อปกรณตางขนาด ขนาดหรอลกษณะของเมดยา Visual Management / Visual Control การลดการสญเปลา โดยการจดการดวยสายตา เปาหมาย : การท าใหความสญเปลา ปญหา และสภาพแวดลอมทผดปกตปรากฏออกมา ใหเหนชด ตอเจาหนาท / หวหนางาน = เปดเผยปญหาเพอใหสามารถแกไขไดอยางรวดเรว แบบเดม = ซอนปญหา เพอใหทกอยางดด เปาหมาย : ลดการขาดแคลนขอมลในสถานทท างาน เพราะการขาดแคลนขอมล ท าให - บคลากรตองถามค าถามเดมซ าๆ กนบอยมาก

- ตองคดค าตอบกนเอง ผใชบรการรายน ตองใหขอมล/เอกสาร/หรอสงพบใครตอไป หรอผานขนตอนใดอกหรอไม หรอวา สามารถกลบบานไดเลย เอกสารชดน พรอมสงตอใหหนวยงาน /จนท. คนอนรบไปท าตอไดหรอยง

-14-


Lean tools 2 Foundation of LEAN HOUSE Three Core Principles 1. Standardized Work Dev. Best practice & Methods 2. Heijunka Reduce waste and smoothing workflow / patient flow

throughout hospital 3. Kaizen Continuous improvement

Standardized Work + Heijunka + Kaizen Support Concepts

การก าจดความสญเปลา (WASTE) RESPECTING PEOPLE

Standardized Work - หนทาง /วธการทดทสด ทท าใหขนตอนการท างานส าเรจอยางปลอดภย ไดผลลพธทเหมาะสม และคณภาพสงสด - แสดงวธปฏบตทดทสด หรอการล าดบขนการท างานทดทสด ซงชวยลดความสญเปลา เปนสวนส าคญในการท าใหเกด CQI/ KAIZEN และไดงานทไมม variation - เปนตวบอกการไหลของงาน/กจกรรม ทเกดขนในหนวยงาน - สามารถบอกระยะเวลาแนนอนทตองการใชในแตละกจกรรมยอยเมอใช standard work chart - บอกล าดบขนของงาน ทอางอง Takt time - ถกเขยนโดยคนหนางานอยางแทจรง - เปนการวางแผนการท างานทท าใหเราเปนอสระจากการท ตองมานงตดสนใจในเรองเลกๆนอยๆ ทงหลายทมจ านวนเปนรอยเรองตอวน - ท าใหสมองวางขนและมพลงทจะใชกบการตดสนใจในเรองทส าคญกวา หรอไมเคยเจอมากอน

“มาตรฐานงานเปนตว สะทอนคณภาพ ความปลอดภย ไมใชความรวดเรว มาตรฐานงานท าใหคนสามารถสรางสรรคการแกปญหา มากกวาทจะท าใหคนเหลานนกลายเปนหนยนต ทท า

ตามเอกสารแตเพยงอยางเดยว มาตรฐานไมใชแคท าครงเดยวจบ แตตองผาน การ CQI หวหนางานตองคอยตรวจสอบวา มการท าตามมาตรฐานงาน มาตรฐานงานไมใช สงทอยยงคงกระพน แตตองมการปรบปรงดวยเมอเวลาผานไป”

Heijunka : Leveling - การปรบเรยบงานใหมความสม าเสมอ ควบคม cycle time ของแตละงานยอยใหใกลเคยงกน สามารถ

สงมอบงานไดตามเวลาทก าหนด ท าใหคน / เครองจกรไมลา ไมเกดภาวะงานลนมอ


- กระจายงานไมใหเกนความสามารถของผท างาน เชน * กระจายเวลานดตรวจ / เจาะเลอด Cycle Time ระยะเวลาทใช ตงแตเรมกระบวนการงาน จนเสรจสนสมบรณ (รวมเวลาทงทมคณคา + ไมมคณคา) ม 3 แบบ 1. Individual cycle time : ระยะเวลาในการท าภารกจ หรองานชนหนงๆ เชน การลงบนทกขอมลในคอมฯ 2. Total cycle time : ระยะเวลาในการท า กระบวนการ หรอกลมภารกจ หรอ กลมของหลายงาน เชน การเตรยมผปวยกอนรบการตรวจ ประกอบดวยงานหลายอยางคอ ซกประวต วดสวนสง ชงน าหนก วดสญญาณชพ ...งานแตละอยางม cycle time ของตนเอง ดงนน

Total cycle time = ผลรวมของ cycle time ยอย ทงหมดทใชในการเตรยมผปวยกอนเขาตรวจ 3. Group cycle time : ระยะเวลา ในการท า กลมภารกจทมความซบซอนขน เชน การตามรอยดระยะเวลาตงแตผปวยเขามายง หองฉกเฉน จนกระทง ไดรบการ admit เขาตก และ หรอ จ าหนายกลบบาน ดงนน group cycle time = ผลรวมของ cycle times ของกระบวนการยอยๆ (กระบวนการ =Processes = tasks, activities, procedures) Takt Time เปนตวบอกวา งานทเกดขนจะผานขนตอนตางๆเรวแคไหน จะถกใชในการสรางมาตรฐานความเรวของกระบวนการแตละอยาง

• เชน แพทยใหบรการออกตรวจ วนละ 8 ชวโมง = 480 นาท มเวลาพกหรอท ากจกรรมอน วนละ 2 ชวโมง=120 นาท ดงนนมเวลาเฉพาะตรวจผปวย = 360 นาท ถามผปวยมารบการตรวจวนละ 20 คน ดงนน Takt time = Available daily work time = 360 = 18 นาท

Total daily volume required 20 แพทย จะมเวลาตรวจผปวยแตละราย = 18 นาท Total daily volume required

Cycle Time vs Take Time

-15-

-16-


BATCH การท างานตอเนองเมอมชนงานครบ • ควรมการลดจ านวนชน/ งาน ของหมหรอชดใหเหลอนอยทสดเทาทจ าเปน • การลดขนาดของหมทดทสดคอ ท าใหไหลลนทละ 1 (one piece flow) ถาไมสามารถท าใหไหลทละ 1 ได ใหลดขนาดของหมใหนอยสดเทาทจะเปนไปได

ตวอยาง BATCH in Healthcare • การวเคราะหในหอง lab เมอมจ านวน tube หลอดเลอดมากพอ • การรอจ านวนผปวยใหครบตามจ านวนทก าหนดกอน จงจะน าสงเวชระเบยนไปหองตรวจ

JUST IN TIME (JIT) • การท าใหเกดระบบทสามารถใหบรการได ตรงตามเวลา ถกจ านวน ไมมความผดพลาด • ท าใหมการเปลยน หรอใชผงกายภาพใหม • ท าใหงานสามารถไหลไปตามขนตอนโดยแทบไมมการรอเกดขน • เพมผลงานของหนวยงาน หรอ คน โดยการลดการขนสง การเคลอนยาย ทสญเปลา • ปรบคณภาพของขอมล บรการ การดแลได ตงแตจดเรมตนของปญหา • อาศย Takt time + continuous flow • ปรบ cycle time ของแตละงานยอยใหสมดล เพอใหงานไหลอยางคงทและตอเนอง • ใชสญลกษณ (kanban) เพอใหเกดการดงงานเขาสระบบ และใช แผนภาพประกอบเพอใหเกดความเขาใจอยางงายในขนตอนการท างาน

CELL CONCEPT ในแตละกระบวนการท างานอยชดกน ลกษณะ

• มระยะหางระหวางสถานท างานนอยทสด „ ผใหบรการมความรในงานทท า • ลดการท างานเปนชดใหเหลอนอยทสด „ กระบวนการท างานท าไดอตโนมต ไมตองรอการอนมต • มมาตรฐานการท างาน checklist, visual management, mistake proofing

ขอด • มงานคางในแตละกระบวนการนอยลง „ ใชพนทนอยลง • เพมผลผลต และคณภาพ „ มการสอสารในทมมากขน • เหนความผดพลาดไดงาย

-17-


JIDOKA ส าหรบ TOYOTA ค าวา Jido หมายถง เครองจกรทมอปกรณพเศษ เพอใหสามารถหยดการท างาน เมอมความ

ผดปกตเกดขนได Jido = automation Jidoka = automation with a human touch การหยดกระบวนการท างานทนทเมอพบปญหาเกยวกบ คณภาพหรอความผดพลาด

เมอมความผดพลาดเกดขนในขนตอนการท างาน - เครองจกร หรอ คนท างานจะหยดงานทนท - พรอมกบมสญญาณ ซงอาจจะเปน ปาย แสงไฟ หรอเสยง (หรอใชวธดงสายบงคบ Andonเพอใหหยดการ

ท างาน) เพอใหผเกยวของ ผรบผดชอบรบมาแกไขความผดพลาดใหถกตองโดยรวดเรวกอนทจะท างานตอไป

• งานทผดพลาดเลกนอย ทปลอยใหผานไป อาจท าใหผลงานสดทายไมสมบรณ ตองทงหรอตองเรมท าใหม เกดความสญเปลาและสนเปลองมาก

“ปญหาทเกดขนตองไดรบการวเคราะหหาสาเหต เพอปองกนไมใหเกดขนอก” POKA YOKE ค าวา Poka ‟ Yoke yokeru = to avoid poka = inadvertent errors ไมไดตงใจ ผลงเผลอ จดประสงคคอ

1. ปองกน ไมใหความผดพลาดเกดขนไดเลย หรอเกดขนไดยากมากจดประสงคคอ zero defects 2. ในกรณทอาจจะมความผดพลาดเกดขน มระบบเตอนหรอตองแกไขโดยรวดเรวกอนเกดขอบกพรอง

automatically detecting defects ตวอยางเชน กญแจ กบลกกญแจ, Sim โทรศพทมอถอ, โปรแกรมคอมพวเตอรลอกการสงยา Fatal drug

interaction, การสงยาซ า การสงยาในจ านวนมากเกนไป การสงยาทผปวยเคยแพ ระบบจะเตอนใหแกไขหรอไมยอมใหสง, Check list แบบฟอรมตางๆ ฯลฯ วธการ เครองมอในการลดความผดพลาด

ปองกน Poka Yoke : Fool Proof, Error proof, Mistake proof

เตอน ANDON หยด JIDOKA หาสาเหต / แกไข Root Cause analysis : RCA

Failure Mode Effect Analysis : FMEA

-18-


การลดความผดพลาด 1. ท าใหยากตอการท าผดพลาด make it harder to create error 2. ท าใหเปนไปไมไดเลยทจะเกดความผดพลาด make it impossible to create error 3. ท าใหเหนชดเลยวามความผดพลาดเกดขน male it obvious the error has occurred = เกด surface error ทเหนไดชด

CROSS TRAINING เปนการท าใหหลายๆคนมาถก train งานทเหมอนๆกน และแตละคนกถก train หลายๆงาน (job)

ดวยเชนกน 1. ท าใหเกด flexibility ในการทจะ move คนไปยงจดท างานทมคนลา พก ปวย และชวยใหหวหนาหนวย สามารถตดสนใจทจะจดเวรไดอยางเหมาะสมชวยลดความเบอหนายในการท างานทซ าซากจ าเจ 2. สรางขวญก าลงใจใหเจาหนาท เพราะ เมอโครงสรางของโรงพยาบาลมความซบซอนขน คนจะรสกขาดการกระตน 3. การม cross training จะท าใหสามารถท า job rotation และท าใหเจาหนาทเกดความรสกทาทายดวย

แนวทางในการน าแนวคดลนมาปรบใช „ นโยบายจากผบรหารระดบสง หวหนาหนวยงาน „ Sensei (Guru) ผร ผเชยวชาญ „ ถายทอด เรยนร ท าความเขาใจ เกยวกบแนวคด Lean จากการฟงบรรยาย อบรมเชงปฏบตการ (work shop , game simulation) „ Lean Facilitator „ หวหนาหนวยงาน เหนปญหา เหนดวยกบแนวคดลนและตองปรบปรงกระบวนการท างาน „ ด าเนนการ Lean project ‟ Project owner , Team „ ตดตามความกาวหนา ปรบปรงเปนระยะ ๆ (Kaizen) อยางสม าเสมอ „ น าโครงการ รวมกน ชนชม พจารณาปรบปรง „ Continuous Quality Improvement PDCA

การเลอกกระบวนการท างานท า Lean project „ Core process งานหลก „ Queue/Bottle neck: ขนตอนทคอยนาน งานทตองรอ หรอท าไมทน ควตาง ๆ เชน ควการอนมตโครงการ ควในการประเมนผลงานทางวชาการ ควในการใหใบอนญาตประกอบการตางๆ คว admit ควตรวจพเศษ ควรอหองพเศษ ควผาตด „ Problem ขนตอนหรอการท างาน ทมปญหาเกดขน เชน ลาชา ผลงานผดพลาดตองแกไขบอย ๆ „ Central process, inter-department , inter-unit job งานทตองประสานงานรวมกนหลายหนวย กระบวนการท : ใชเวลานาน / ใชคนหลายคน มขนตอนมาก / ยงยาก (complex) / ใชคาใชจายมาก สนเปลอง งานทคางเสมอ ๆ (work in process-WIP) งานทตองน ากลบไปท าตอทบาน

-19-


Go See , Ask Why , Respect People Gamba Walking (Genchi Genbusu) Go See เพอด / ศกษากระบวนการท างานทเกดขนจรงสอดคลองกบผลลพธทตองการหรอไม สภาพการ

ท างาน คนท างานเปนอยางไร (Seeing is believing) Ask Why มปญหาอะไร ถามท าไม ควรแกไขอยางไร ในการท างาน ม Waste หรอไม Respect People ไวใจและเชอมนในบคลากร พฒนาและทาทายใหมงสเปาหมายทสงขน

(Rely on people Develop People Challenge People) กระบวนการตอไปน ไมใชแนวทางของ Lean „ การปรบกระบวนการเพยงขนตอนเดยว หรอการปรบเพยงสวนนอย เรยกวา Keizen • การลดขนตอนหรองานของหนวยงานตนเอง แตโอน/เปลยนใหหนวยงานอนรบผดชอบหรอ ท าแทน • การก าหนดใหผอนปรบการท างานใหดขน ถกตองสมบรณกอนสงงานให • การลดหรอตดขนตอนทงแตท าใหเกดความเสยงตอความผดพลาดหรอความปลอดภยของผปวยเพมขน • การลดหรอยกเลกขนตอนทขดตอระเบยบ ขอตกลง กฎหมาย • Lean ตองใชทรพยากรลดลง ไมใชเพมขน ถาใชทรพยากรเพมขน เชน เพมคน เพมเครองมอ หรอครภณฑเพอใหงานรวดเรวขน ตองมความจ าเปนจรง ๆ และไดประสทธภาพคมคากวาเดมชดเจน

„ บคลากรตองท างานนอยลงแตประสทธภาพดขน „ ไมเพมความเครยด ขวญก าลงใจมากขน

ปญหา และอปสรรคในการน าลนมาใชในองคกร ผใชบรการแตละคนตองการ บรการตาง ๆ กน

ตองการขอมล ผลงาน ชนงาน ค าแนะน า และการตดตาม ทไมเหมอนกน ไมสามารถควบคมความแตกตางได

ไมเหมอนการผลตสนคา หรอบรการประเภทอน ๆ ไมสามารถควบคมจ านวนผใชบรการ

ในหลาย ๆ กรณ ไมสามารถท านายผลการบรการ ไดแนนอน

ผใชบรการของ กทม. ไมใช รถยนต หนวยงาน กทม. ไมใช โรงงาน Lean ไมไดเปลยนหนวยงานของกทม. ใหเปน โรงงาน

หนวยงานกทม. ยงเปน หนวยงาน กทม.เชนเดม แตเปน Lean Government หรอเปน Lean Organization

Lean √

-20-


เรยนรจากการท า lean government ของอเมรกา 1. สงส าคญทท าให lean government ในอเมรกาอาจไมประสบความส าเรจคอ “การไมยอมรบในการเปลยนแปลง”

• Key factors ทจะท าใหการท าลน ส าเรจคอ การท าใหบคลากรไดรบการเรยนรในเรองภาวะผน าอยางเหมาะสม (properly oriented leadership) โดยเฉพาะในกลม - ทดอและยดมนกบแนวทางปฏบตแบบเดมๆ - คนทไมมภาวะผน าของการเปลยนแปลง (changing leadership) 2. รฐบาลของอเมรกามหนวยงานแยกกระจายอยางมากมายท าให - ยากตอการน า lean ลงสการปฏบตไดอยางพรอมเพรยง - ยงคงตองอาศยการทแตละหนวยยอยเหนความส าคญ - และผลกดนใหเกดการท า lean ในเฉพาะสวนกอน แลวขยายออกไป - ตองอาศยผทมหนาทรบผดชอบในระดบกลาง วางแผนการน าสการปฏบตทชดเจน 3. หนวยงานของรฐบาลทสามารถท าลนไดส าเรจ อาศย - การวางเปาหมายทสามารถท าได โดยอาศยเครองมอลนตางๆอยางจรงจง - ตดตามผลการท างาน, feed back รวบรวม impact ทส าคญ

Lean เปนการเปลยนแนวคด ปรชญาขององคกรของคนท างาน เปลยนวฒนธรรมการท างาน Lean เปลยนคณคา Value ของการใหบรการจากมมมองของ ผใชบรการ ไมใชจาก ขาราชการ / เจาหนาท

Lean ใหหรอก าหนดคณคา (Value) โดยยดความตองการ ความคาดหวง ของลกคาเปนสงส าคญ แตลกคาไมมความสามารถจะบอกความตองการ ไมมความรพอทจะเลอก หรอใหความเหนตอการลกษณะการใหบรการได จะก าหนดคณคาโดยลกคา หรอ ประชาชนทมาใชบรการไดอยางไร สงทผใชบรการตองการจากการหนวยงาน กทม. ตองการไดรบขอมล บรการ อยางรวดเรว ถกตอง ดวยวธการทไดผลดทสด ไดมาตรฐาน ใหบรการตรงตามความตองการ เฉพาะปญหาทเกดขน เฉพาะตนอยางถกตอง อยางรวดเรว เหมาะสม โดย

ไมมการรอนานเกนไป มก าหนดระยะเวลาทชดเจน มประสทธภาพ ไมมความสญเสย (Waste) ไมมความผดพลาด ประหยดท าใหเกดความปลอดภยตอตน

ทงชวต และทรพยสน ไดรบการดแลอยางเสมอภาค

-21-


ปจจยแหงความส าเรจ วฒนธรรมองคกร - ความมงมนของผน าระดบสง นโยบาย - การถายทอดใหบคลากรมความร ความเขาใจเกยวกบแนวคดลน - ความรวมมอของบคลากร (Engagement, Empowerment) - การสอสารภายในองคกร - การสนบสนนจากผบรหาร ‟ เวลา สถานท อปกรณ การอบรม - การตดตามจากผบรหาร การชนชม รางวลความส าเรจ ลกษณะของผบรหาร - พรอมทจะเรยนรและรบฟงจากผอน (Willingness to listen and learn from others) - กระตอรอรนในการท าใหเกดการเปลยนแปลงทดขนอยเสมอ ( Enthusiasm for constantly making improvements) - พรอมและเตมใจในการรวมทมท างาน ( Comfort with Working in teams for constantly making improvements) - มความสามารถและกลาตดสนใจในการแกไขปญหาอยางรวดเรว (Ability to take action quickly to solve a problem) - สนใจทจะใหค าปรกษาแกผรวมงาน (interest in coaching other employees) - สภาพ ออนนอม (Modesty) รและเหนปญหา ‟ การแกไขปญหา - ผงกางปลา : Fish Bone Diagram - วเคราะหหาสาเหตราก : Root Cause Analysis ‟ RCA - การวเคราะหความลมเหลวและผลกระทบ : Failure Mode Effect Analysis ‟ FMEA - ท าไม 5 ครง : 5 Why - วางแผน-ท า-ตรวจสอบ-แกไข : Plan ‟ Do ‟ Check ‟ Act (PDCA) ปจจยทท าใหแนวคดลนเกดความยงยนหรอตอเนองในการพฒนาองคกร - ความด าเนนการอยางตอเนองของ 5 ส & Lean - ผน าทกระดบ โดยเฉพาะผน าระดบสง - VSM จะเกยวของกบคนหลายคน หลายหนวยงาน ความรวมมอ การสอสารทท าให Lean Project บรรลผล - ทศนคต ความสามารถ ความอดทน พยายาม และความมงมนในการปรบใชใหไดจรงในงาน - Just in Time และ Jidoka ปรบใชไดอยางไรในองคกร/หนวยงานตาง ๆ ความคดยงยนของแนวคดลนในองคกร „ ความสมดลระหวาง Customer Value , Worker Value, Professional value , Organization Value

-22-


สรปวธการและขนตอนของการท า Lean 1. Reason for Action = คนหาเหตผลในการท า โดยการก าหนดปญหาจาก - คนหาปญหา โดยสามารถระบไดวาหนวยงาน “มปญหา” อะไรบาง - ตงปญหาในมมมองของผรบบรการ โดยใหคดผรบบรการเปนทตง - ประเดนใหญพอหรอส าคญทจะเสยเวลาแกไข และมความครอบคลม

เหตผลในการท า = ความเปนมาของปญหา + ขอเทจจรงประกอบปญหา + อยากใหเกดอะไรขน 2. สภาพการณปจจบน (Initial State) ส ารวจ สงเกต เกบขอมลขนตอนของงานทงหมดทเกดขนจรง เชน ระยะทาง ระยะเวลา และค านวณหาประสทธภาพในการท างาน โดย

ประสทธภาพในการท างาน = เวลาทมคณคา x 100 3. Taget state = ตงเปาหมายไวอยางไร มความชดเจน 4. Gap Analysis = หาสาเหตของปญหาโดยใชแผนภมกางปลา 5. Solution approach = หาวธการแกไขปญหา เพอใหเกดผลตามทตองการ ดวยเครองมอตวใดของ Lean 6. Solution Experiments = ก าหนดรายละเอยดวาในการแกไขปญหาจะมกจกรรมใดบาง ใครรบผดชอบ ระยะเวลาด าเนนการ ผลลพธทได และบทสรป 7. Outstanding Action = ผลงานทโดดเดน อาจเปนตวอยางการท างานใหกบคนอน เปนสงทตองใชพลงงานในการท ามาก ผลลพธนาชนชม 8. Result = ผลลพธเปนอยางไร เปรยบเทยบใหเหนในชวงกอน-หลงการท า Lean ขนตอน ระยะเวลา ระยะทาง ประสทธภาพ ความพงพอใจ 9. Lessons Learnt = บทเรยนทไดรบทงปจจยของความส าเรจ และอปสรรคทยงเกดขนอย ซงท าใหเหนโอกาสพฒนาตอไป

เวลาทงหมด

ปญหารอคอยนานกวางานทตองการท าจะไดรบการด าเนนการ

เกดความไมพงพอใจของผใชบรการ

สาเหตรากของการผลตงานบรการไดชามาก

เปนผลให

-23-


Documents

การเพิ่มประสิทธิภาพในการท างานของภาครัฐ · ความหมาย Lean 1 การจัดการแบบ