1

คมอการใชงานระบบ SWIS โรงเรยนอสสมชญ

เก�ยวกบระบบ SWIS ท�มา : จากสภาพปญหา

1. ผบรหารขาดขอมลท�ถกตองและเพยงพอการตดสนใจในหลายๆ เร�อง โดยเฉพาะเม�อยายมารบตาแหนงใหม

2. ครเหนดเหน�อยจากการทางานปรมาณมากซ 6าๆ แตไมเหนผลงานท�เปนรปธรรม โดยเฉพาะงานท�ไมใชการจดการเรยนการสอน

3. ขอมลในการประเมนและวางแผนของโรงเรยนไมเพยงพอและไมเปนไปตามสภาพจรง 4. การตรวจประเมนและการจดทารายงานประจาป เปนภาระใหญประจาปท�ตองทา และเบยด

เอาเวลาคดทาส�งใหมหรอแกปญหาเกา แตเปนการหยบเอาอดตมานาเสนอใหนาด 5. นกเรยนในโรงเรยนจานวนมากเสยผลประโยชนในหลายดาน จากการท�ครและผบรหารไมม

ขอมลท�สามารถเขาถงและตดตามเปนรายบคคลไดอยางท�วถง จดเดนของระบบ SWIS ประโยชนท�ไดจากระบบ

- เปนศนยกลางขอมลและขาวสารท�แสดงกระบวนการทางานจรงแบบ Real Time ทาใหไมซ 6าซอนและลาชาในการจดเกบ คนหา และนาเสนอ ซ�งถกรวมไวในกระบวนการทางานคร 6งเดยว อกท 6งผบรหารสามารถ Monitor งานไดตลอดเวลา

- เปนโปรแกรมฐานขอมลบนเวบท�มความอสระยดหยน ไมซ 6าซอนเหมาะสาหรบทกองคกร โดยเฉพาะสถานศกษา โดยแสดงเปนหนา Web Page แบบ HTML

- ทางานไดไมจากดสถานท� เวลา อปกรณ ตราบใดท�ใชอนเตอรได

- ใชทรพยากรท�สวนใหญมอยแลวในโรงเรยน (คอมพวเตอรท�เช�อมตออนเตอรเนต) - มความยดหยนและงายสาหรบผบรหาร ควบคมเองได ไมข 6นอยกบ “เวบมาสเตอร” ผ เดยวใน

ทกเร�อง - ชวยในการตามจดเกบขอมลอยางละเอยดจากระดบยอย นามาประมวลหาคาตอบในแตละ

ระดบ และงายในการจดทารายงาน

2

- ระบบสามารถไปคดกรองเอาขอมลแตละประเภทจากทกหนวยงานมาแสดงเปนรายงานไดอตโนมต โดยแสดงเปนระดบตามโครงสรางและแยกประเภทของขอมลได เชน ผลงานบคลากร ปฏทนตลอดปท�รวมมาจากทกหนวยงาน แผนงานตามหลก P D C A ฯลฯ

- สามารถสรางคนหาและอางอง เพ�อสรางรายงานจากขอมลท�มอยในระบบอยางงายดาย

- สามารถสรางแบบทดสอบและแบบฝกหด ในรปแบบตางๆ โดยครผสอนเปนผ กาหนดโจทยและคาตอบของแบบทดสอบ ซ�งเปนอกแนวทางหน�งท�จะไปสคลงขอสอบอยางมระบบ ความสามารถของโปรแกรม

- กาหนดโครงสรางบรหารงานได 3 ระดบ (ระดบโรงเรยน ระดบฝาย และระดบหนวยงาน) - ปรบยายโครงสรางและหนวยงานไดอยางอสระ โดยขอมลในหนวยงานถกยายตามอตโนมต

- ทกระดบและทกหนวยงานจะไดเคร�องมอในหนาตนเองอตโนมต ไดแก ☺ ระบบแจงขาวท�มสามารถกรอกรายละเอยด ตกแตง และอางองฐานขอมลตนฉบบได

ครบถวน งายดาย โดยไมตองมาคอยสรางใหมทละหนา ☺ ระบบกาหนดปฏทนวางแผนงานท�มรายละเอยดกาหนดการและผ รบผดชอบครบถวน ☺ ระบบวางแผนโครงการและงบประมาณท�ทาไดอสระ แตมการอางองท�สงผลเช�อมโยงใหเหนเปาหมายจากระดบโครงการ ไปจนถงระดบโรงเรยนไดชด ☺ ระบบกาหนดรายช�อคณะกรรมการ และมอบหมายหนาท�ตาง ๆ ซ�งสามารถนามาเขาระบบการประเมนผลงานตอไป ☺ ระบบกฤตภาค เพ�อเกบบทความเน 6อหาสาระจากเวบไซตอ�น ๆ ท 6งชนด Online ☺ ระบบบนทกงานแบบ Job Diary ☺ ระบบ Web Board ของหนวยงาน ☺ ระบบ FAQ เพ�อรวบรวมคาถามจากผ รบบรการมาตอบใหชดเจน และเพ�อการพฒนาคณภาพ การทางานของระบบ

1. ผบรหาร คร และนกเรยนทกคนของโรงเรยนมเคร�องมอและหองทางานสวนตวอยในระบบ 2. กระบวนการทางานของแตละคนเปนไปตามปกต ท�โรงเรยนเปนผ กาหนดแผนงานข 6นตอน

ตางๆ ท 6งในสวนบรหารและสวนการจดการเรยนการสอน โดยยดอยกบนโยบายของโรงเรยนท�ต 6งไว 3. สามารถคดกรอง แยกประเภทขอมลตางๆ ในระบบ มาแสดงเปนรายงานตามความตองการ ซ�ง

เปน Real Time

3

ผลท�ไดรบจากการใชระบบ 1. สถานศกษาจะถกจดระบบงานใหชดเจน ต 6งแตนโยบายจนถงระดบปฏบตจรง เม�อมการ

นาไปใชอยางจรงจง 2. ผบรหารมขอมลและรายงานประกอบการบรหารอตโนมตท�ชดเจนในแตละระดบการทางาน

และมรายงานสถตแบบ Real Time 3. ครมความชดเจนในหนาท� ท 6งงานสอนและงานมอบหมาย สามารถลดความซ 6าซอน และม

เวลาเตรยมสอนมากข 6น 4. นกเรยนมพ 6นท�ในระบบไดใชคอมพวเตอรตรงตามความสนใจ และเรยนรจากแผนการสอนของ

ครผสอน ซ�งตดตอกนไดตลอดเวลาท 6งครและเพ�อนท�วโลก 5. การจดเกบ สบคนเอกสาร และการจดทารายงานประจาป สามารถทาไดงายและรวดเรว

หลายรปแบบ จากการคดแยกขอมลท�มอยในระบบ SWIS ทาความรจกกบระบบ SWIS

4

เขาสระบบ

เมนหลก

ปฏทนกจกรรมสาคญ

ปฏทนงานของโรงเรยน

ขาวในร 6วโรงเรยน

อลบ 6มภาพ

ปฏทนกจกรรม

สาระนาร

5

เร�มตนใชงานระบบ SWIS 1. การ Login เขาสระบบ

การ Login เขาสระบบ ผใชงานจะม รหสประจาตว และรหสผาน ท�กาหนดโดยผจดการระบบ โดยรหสประจาตว คอ จะข 6นตนดวย t และตามดวยรหสประจาตว 4 ตว เชน รหสประจาตวคร 0125 ใหผใชงานกรอกรหสประจาตวเปน t0125 2. การแกไขขอมลสวนตว เม�อ login เขาสระบบแลว ระบบ SWIS จะนาเขาสหนาจดการขอมลของผใชงานระบบ

� หนาขอมลสวนตว ประกอบดวยขอมลเบ 6องตนของผใชงานระบบ ประกอบดวย

- เปล�ยนรหสผาน - รหสประจาตวคร

- ช�อ-นามสกล - ช�อเลน

- ช�อ-นามสกล ภาษาองกฤษ - E-Mail

- Homepage

- วนเกด - สญชาต

- เช 6อชาต

6

- ศาสนา

- เลขประจาตวประชาชน - ท�อยในทะเบยนบาน

- จงหวด - รหสไปรษณย

- เบอรโทรศพท - เบอรโทรศพทมอถอ ในกรณท�ผ ใชงานระบบ ตองการเปล�ยนแปลงขอมลสามารถ Click ท�ขอมลท�ตองการเปล�ยนแปลง

พมพขอมลใหม และกดป ม Enter 3. การแจงขาว/สรางแฟมผลงาน

- กรอกรหสประจาตว และรหสผานของผดแลการแจงขาว/สรางแฟมผลงาน เพ�อเขาสระบบ

- เม�อ Login เขาสระบบแลว จะเขาสแถบงานตามสายงาน Click แจงขาว/สรางแฟมผลงาน

ใชรหสประจาตว และรหสผานของผดแลการ

แจงขาว/สรางแฟมผลงาน

Click แจงขาว/สรางแฟม

7

ระบบจะแสดงหนาโพสตขาว โดยแบงออกเปน 4 สวนดงน 6

- � แสดงรายละเอยดของขาว ประกอบดวย

�

�

�

�

�

�

8

หวขอขาว แนบเอกสารท�เก�ยวของกบขาว ภาพในประมวลภาพ รปบคลากรท�เก�ยวของ รปนกเรยนท�เก�ยวของ รปบคคลท�เก�ยวของ ปฏทนกจกรรมท�เก�ยวของ แจงแหลงท�มา (หนวยงานท�ผ ใชงานสงกดอย) เลอกประเภทผลงาน แบงออกเปน

1. ผลงานนกเรยนดานวชาการ 2. ผลงานนกเรยนดานกจกรรม 3. ผลงานคร 4. ผลงานโรงเรยนและผบรหาร

จดอยในแผนงาน/โครงการ (ระบแผนงาน/โครงการท�อยในฝาย)

- � เลอก Web ท�เก�ยวของ โดยพมพหวขอ และพมพ URL - � แจงลกษณะการประชาสมพนธขาว แบงออกเปน

ประชาสมพนธระดบโรงเรยน ประชาสมพนธระดบฝาย/อนมตหรอประกาศแจง แจงการดาเนนงานระดบโรงเรยน/อนมตหรอประกาศแจง แจงการดาเนนงานระดบฝาย/ย�นเร�อง

- � ใสภาพตวอยาง (ตองกาหนดขนาดของภาพ ไมเกน 400 x 310 pixels โดยใสได 4 ภาพ ถาในกรณท�มภาพมากกวา 4 ภาพ ใหใสในอลบ 6มภาพแทน)

- � ใสรายละเอยดของขาวท�ตองการแจง

- � Click OK เม�อเพ�มโพสตขาวเรยบรอยแลว ขอมลขาวดงกลาวจะถกสงไปท�หนาจดการขาว ซ�งผ ท�ดแลเร�อง

การจดการขาว จะดาเนนการนาขาวดงกลาวข 6นไปยงระบบ SWIS อกคร 6ง โดยสามารถตดตามขาวท�ผ รบผดชอบจดการขาวนาข 6นสระบบ ไดท�หนา Homepage ของระบบ SWIS หรอหนา Homepage ของฝาย/หนวยงาน

9

4. การแกไขประวตการศกษา อบรม

- กรอกรหสประจาตว และรหสผานของผใชงาน เพ�อเขาสระบบ

- เม�อ Login เขาสระบบแลว จะเขาสแถบงานตามสายงาน Click ประวตการศกษาอบรม ฯลฯ

ในหนาประวตการศกษาอบรม ฯลฯ ประกอบดวย

- ประวตการศกษา

- ประวตการทางาน / ตาแหนง

- ประวตการฝกอบรม - เกยรตยศ / รางวลตาง ๆ

- ประวตการรบเคร�องราชอสรยาภรณ - ประวตการศกษาดงาน ซ�งผใชงาน สามารถเพ�ม/แกไข/ลบ ขอมลตาง ๆ ไดตามท�ตองการ ดงตอไปน 6

ใชรหสประจาตว และรหสผานของผใชงาน

Click ประวตการศกษาอบรม

10

� การเพ�มขอมล ผใชงานสามารถเพ�มขอมลไดตามท�ตองการ โดย Click เพ�มในหวขอท�ตองการเพ�มขอมล เม�อผใชงาน Click เพ�มแลวระบบ จะแสดงหนาตางเพ�มขอมลมาให โดยในแตละหวขอ ขอมลท�เพ�มจะไมเหมอนกน เชน เม�อผใชงานตองการเพ�มขอมลประวตการฝกอบรม ให Click เพ�ม ระบบจะแสดงหนาตางการเพ�มขอมลประวตการฝกอบรม

โดยผใชงานสามารถกรอกขอมลการฝกอบรมเพ�มเตม และเม�อกรอกขอมลเรยบรอยแลวให Click OK ระบบจะนาขอมลดงกลาวไปแสดงในตารางประวตการฝกอบรมทนท

�

�

�

11

� การแกไขขอมลท�ไดกรอกไปแลว ใหผ ใชงาน Click แกไข เม�อตองการแกไขขอมลดงกลาว

เม�อ click แกไขแลว ระบบจะแสดงขอมลท�ตองการแกไข ผใชงานสามารถแกไขขอมลโดยลบขอมลเดมและแกไขขอมลใหมไดเลย เม�อแกไขขอมลเรยบรอยแลว ให click OK เพ�อทาการ save ขอมลท�ไดแกไข � การลบขอมลท�ไมตองการ ในกรณท�ผ ใชงานตองการลบขอมลท�ไมตองการให Click ลบ

เม�อผใชงาน Click ลบขอมล ระบบจะแสดงหนาตางยนยนลบขอมล ถาผใชงานตองการลบขอมลดงกลาวให click ยนยนลบขอมลน 6 ระบบจะทาการลบขอมลดงกลาวออกทนท 5. การเพ�มอลบ 6มภาพ

- กรอกรหสประจาตว และรหสผานของผใชงาน เพ�อเขาสระบบ

- เม�อ Login เขาสระบบแลว จะเขาสแถบงานตามสายงาน Click อลบ 6มภาพ

ใชรหสประจาตว และรหสผานของผใชงาน

Click อลบ 6มภาพ

12

ระบบจะแสดงหนาตางอลบ 6มภาพ

� เลอกป พ.ศ. ท�ตองการแสดงขอมลอลบ 6มภาพ � Click สรางอลบ 6มภาพ เม�อตองการสรางอลบ 6มภาพใหม � อลบ 6มภาพของผใชงานท�ผานมา การสรางอลบ 6มภาพใหม เม�อผใชงานตองการสรางอลบ 6มภาพใหม ให Click สรางอลบ 6มภาพ ระบบจะแสดงหนาตางสรางอลบ 6มภาพใหมข 6นมา

�

�

�

13

ในหนาตางสรางอลบ 6มภาพใหม จะมรายละเอยดดงตอไปน 6

1. รปปกอลบ 6มขนาดเลก เปนรปภาพขนาดเลก ท�ผ ใชงานเลอก ซ�งจะมขนาดท� 90 x 60 pixel ในกรณท�ภาพเปนแนวนอน หรอ 60 x 90 pixel ในกรณท�ภาพเปนแนวต 6ง ซ�งภาพดงกลาวระบบจะนาไปแสดงท�หนาแรกของเวบไซต ซ�งมข 6นตอนดงน 6

14

- ลดขนาดรปภาพใหไดตามท�ระบบตองการ คอ 90 x 60 pixel สาหรบภาพท�เปนแนวนอน และ 60 x 90 pixel สาหรบภาพท�เปนแนวต 6ง (วธการลดขนาดใหดท�หวขอการปรบแตงรปภาพดวย Microsoft Office Picture Manager)

- เม�อผใชงานลดขนาดรปภาพเสรจเรยบรอยแลว ให Click ป ม Browse ในหวขอรปปกอลบ 6มขนาดเลก เพ�อหาภาพท�ลดขนาดเรยบรอยแลว

2. หวขอ ใหผใชงานใสหวขอของอลบ 6มภาพ 3. อางองปฏทน ในกรณท�อลบ 6มภาพดงกลาวเก�ยวกบปฏทนกจกรรม ใหใสอางองปฏทนดวย 4. เก�ยวของกบหนวยงาน ใหเลอกหนวยงานท�เก�ยวของกบอลบ 6มภาพดงกลาว 5. ถายภาพโดย ใหใสเลขประจาตวครผ ถายภาพ ในกรณท�ไมทราบให Click คนหา 6. คาอธบาย ใหใสคาอธบายเพ�มเตมเก�ยวกบอลบ 6มภาพท�เพ�ม เชน ใคร ทาอะไร ท�ไหน เม�อไหร

อยางไร เปนตน เม�อใสขอมลตาง ๆ เรยบรอยแลวให Click OK หลงจาก Click OK แลว หวขออลบ 6มภาพจะไปปรากฏในอลบ 6มภาพของผใชงาน

7. ใหผใชงาน Click ท�อลบ 6มภาพท�เพ�ม ระบบจะแสดงรายละเอยดอลบ 6มภาพท�เพ�มซ�งเปน

รายละเอยดท�ผ ใชงานกรอกในการสรางอลบ 6มภาพ แตจะยงไมมภาพ

อลบ 6มภาพท�เพ�ม

15

8. ใหผใชงาน Click เพ�มเตมภาพ เพ�อเพ�มภาพในอลบ 6มภาพโดยภาพท�จะใสในอลบ 6มภาพ ใหลดขนาด 400 x 266 pixel ในกรณท�ภาพเปนแนวนอน และ 266 x 400 pixel ในกรณท�ภาพเปนแนวต 6ง

9. ระบบจะแสดงหนาตางเพ�มรปภาพ ใน 1 หนาตางสามารถเพ�มภาพได 20 ภาพ

โดยผใชงาน Click Browse เพ�อหาภาพท�ตองการ หลงจากน 6นให Click OK

ใหผใชงาน Click เพ�มเตมภาพ

16

ปรบแตงรปภาพดวย Microsoft Office Picture Manager ปกตถาพดถงการตกแตงรปภาพ หลายคนจะนกถง Photoshop แตเน�องจาก Photoshop เปนโปรแกรมท�ขนาดใหญและราคาแพง ถาตกแตงภาพพ 6นฐาน อยากใหลองใชโปรแกรมท�มากบ Microsoft Office อยางโปรแกรม Microsoft Office Picture Manager ซ�งเปนโปรแกรมท�มขนาดเลก ทาใหรนไดเรว หนาตา เมน คลายกบโปรแกรม Microsoft Office ซ�งคนสวนใหญมความคนเคยอยแลว ทาใหสามารถใชงานโปรแกรมน 6ไดงายและรวดเรว ไมตองใชเวลาในการเรยนรมาก เร#มตนใชงาน

1. เปดโฟลเดอร (Windows Explorer ธรรมดา) เลอกรปท�ตองการ จากน 6นคลกขวา แลวเลอก Open With > Microsoft Office Picture Manager

2. โปรแกรม Microsoft Office Picture Manager

หนาตางโปรแกรม Microsoft Office Picture Manager

3. ถาตองการปรบทศทางของรป เชน รปอยกลบหว ใหคลกป ม Rotate (หมายเลข 1) 4. คลกป ม Edit Pictures (หมายเลข 2) เพ�อปรบรปภาพ 5. จะม Task Pane ข 6นมาดานซายของโปรแกรม สามารถเลอกคาส�งตางๆ ในการปรบรปไดตาม

ความตองการ

17

Task Pane ดานขวาสาหรบปรบรป

6. ถาตองการใชคาส�งปรบรปอ�นๆ ใหคลกดานบนของ Task Pane จะมกลมคาส�งใหเลอก หรอกดป ม Back to Edit Pictures

การเลอกคาส�งอ�นๆ ในการปรบรปภาพ คาส#งในการปรบรปภาพ • Brightness and Contrast ใชสาหรบปรบความสวางของรป (คาเร�มตนของรปคอ 0 ท 6งหมด) • Color ใชปรบโทนสของรป (คาเร�มตนของรปคอ 0 ท 6งหมด)

18

การปรบโทนสของรป • Corp ใชตดรปภาพ เพ�อท�จะนาบางสวนของรปไปใช

การตด (Crop) รป • Rotate and Flip เปนการหมนปรบมมของรป • Red Eye Removal เปนการปรบภาพของคนท�ตาเปนสแดง (เกดตอนถายรป) • Resize เปนการปรบความกวางและความยาวของรป • Compress Pictures เปนการปรบลดความละเอยดของภาพ โดยภาพท�ไดจะมขนาดเลกลง โดยท�ความกวางและความยาวของรปยงเทาเดม บนทก (Save) หรอ Export

19

• Save โดยการกดป ม Save เพ�อบนทกรปท�ปรบไปแลว เปนการบนทกทบรปเดม • Export เลอกเมน Export จาก Task Pane ดานซาย โดยสามารถต 6งช�อไฟลท�ตองการ รวมถงเปล�ยนประเภทของไฟลได เชน จากไฟลนามสกล BMP ซ�งมขนาดใหญ เปล�ยนเปน JPEG จะไดไฟลท�มขนาดเลกกวา

การบนทก (Save) หรอ Export รป ถาเผลอปด Task Pane ไป ใหคลกป ม Edit Pictures หรอเลอกเมน Picture กได การเลอกรปจากไฟลเดอรอ#นๆ ตามวธขางตน เปนวธท�เปดเลอกรปจากโฟลเดอร (Windows Explorer) แลวเปดโปรแกรม ซ�งเปนวธท�งายและรวดเรว ถาตองการเลอกรปจากโฟลเดอรอ�นๆ สามารถทาไดโดย 1. คลกป ม Shortcuts 2. โปรแกรมจะเอารปจาก My Pictures หรอ Pictures (ใน Windows Vista) มา ถาตองการเพ�มเตมโฟล เดอรรปอ�นๆ ใหคลกป ม Add Pictures Shortcuts

20

การเลอกรปจากโฟลเดอรอ�น folderวธการปรบรปภาพพรอมกนครJงละหลายๆ รป 1. คลกป ม Thumbnail View 2. คลกเลอกรปท�ตองการ กดป ม Ctrl คางไว เพ�อเลอกรปอ�นเพ�ม 3. ใชคาส�ง Edit Pictures เพ�อปรบรปตามตองการ

การปรบรปพรอมกนทละหลายๆ รป