คู่มือการใช้งานระบบบริหารการประชุม Meeting Management Systemnlic.mol.go.th/sites/default/files/Documents/sammana/Manual_User... ·

ระบบศูนย์ข้อมูลแรงงานแห่งชาติ กระทรวงแรงงาน

คู่มือการใช้งานระบบบริหารการประชุม (Meeting Management System)

คู่มือการใช้งานระบบบรหิารการประชุม (Meeting Management System)

สําหรับผูใชงานระบบ



สารบัญ

หน้า

บทที่ 1 การเช้าสู่ระบบจองห้องประชุมส าหรับผู้ใช้งาน ............................................................................... 1

1.1 การเข้าสู่ระบบจองห้องประชุม ............................................................................................... 1

1.2 องค์ประกอบหน้าหลักของระบบงาน ...................................................................................... 1

บทที่ 2 การใช้งานระบบจองห้องประชุมส าหรับผู้ใช้งาน ............................................................................. 3

2.1 การจองห้องประชุม ............................................................................................................... 3

2.2 การแนบไฟล.........................................................................................................................11

2.3 การเชิญประชุม.....................................................................................................................16

2.4 การยกเลิกการประชุม ...........................................................................................................18

2.7 การคนหารายการประชุม.......................................................................................................27

2.8 การจัดการคณะท างาน..........................................................................................................28

2.5 การเลื่อนการประชุม..............................................................................................................20

2.6 การรับทราบการประชุม.........................................................................................................22



หน้า 1

บทที ่1 การเข้าสูร่ะบบจองห้องประชุมส าหรับผู้ใช้งาน

1.1 การเข้าสู่ระบบจองห้องประชุม เปิดโปรแกรม Mozilla Firefox หรือ Google Chrome เมื่อเข้าสู่หน้าแรกของระบบจะพบส่วน Login

ให้ใส่ชื่อผู้ใช้งาน (Username) และรหัสผ่าน (Password) แล้ว คลิกเข้าสู่ระบบ

รูปที่ 1: หน้าจอการเข้าสู่ระบบ 1.2 องค์ประกอบหน้าหลักของระบบงาน

หลังจาก Login ส าเร็จจะเข้าสู่หน้าจอหลักการท างานของระบบ จะเห็นเมนูตามสิทธิ์การเข้าใช้งาน ดังรูป

รูปที่ 2: หน้าจอหน้าหลักระบบงานจองห้องประชุม



หน้า 2

ส่วนที่ 1 : การใช้งานระบบจะประกอบด้วยเมนู ดังนี้ ชื่อเมนู ค าอธิบาย

1. หน้าแรก เมนูหน้าแรกใช้ส าหรับดูข้อมูลการจองห้องประชุม 2. การประชุม เมนูการประชุมใช้ส าหรับจอง/แก้ไข/ยกเลิก การจองห้องประชุม

*หมายเหตุ : วิธีการใช้งาน คลิกเครื่องหมาย < ให้เป็น V ระบบจะกระจายเมนูย่อยออกมา>

ส่วนที่ 2 : ส่วนประกอบส าหรับการค้นหา ดังนี้ แสดงช่องส าหรับ

ระบุเงื่อนไขในการค้นหาข้อมูล

o ห้องประชุม คลิก เพ่ือเลือกห้องประชุมที่ต้องการค้นหาo เดือน คลิก เพ่ือเลือกเดือนที่ต้องการค้นหาo เมื่อเลือกเงื่อนไขที่ต้องการแล้ว เมื่อระบบท าการค้นข้อมูลพบจะแสดง

จ านวนข้อมูลและรายการ

ส่วนที่3 : ส่วนประกอบส าหรับการแสดงจ านวนข้อมูลและรายการ ดังนี้ ระบบจะแสดงจ านวนข้อมูล และรายการท่ีค้นหาพบ

o จ านวนรายการที่ค้นหาพบ(รายการ)o ห้องประชุมo เดือน

ส่วนที่ 4 : สว่นประกอบส าหรับการแสดงการแจ้งเตือน ดังนี้ ระบบจะแสดงการแจ้งเตือนการประชุม

o จ านวนแจ้งเตือนการยกเลิกประชุมo จ านวนแจ้งเตือนการเชิญประชุมo ชื่อผู้ใช้งาน



หน้า 3

บทที ่2 การใช้งานระบบจองห้องประชุมส าหรับผู้ใช้งาน

2.1 การจองห้องประชุม ท าการคลิกเลือกวันที่ ที่ต้องการจองจากปฏิทิน ระบบจะแสดงหน้าจอรายการประชุมประจ าวัน ดังรูป

รูปที่ 3: หน้าจอการจองห้องประชุมโดยการเลือกวันที่จากปฏิทิน

คลิก เมื่อต้องการเพ่ิมข้อมูล



หน้า 4

รูปที่ 4: หน้าจอการเพ่ิมข้อมูล



หน้า 5

รูปที่ 5: หน้าจอการเพ่ิมข้อมูล (ต่อ)

หัวข้อ รายละเอียด

ประเภทการจองห้องประชุม

ระบบแสดงอัตโนมัติ

วันที่ใช้ห้องประชุม ระบบจะแสดงวันที่ที่ต้องการใช้ห้องประชุมจากการเลือกวันที่ในปฏิทิน

เวลาเริ่มต้นที่ประชุม ป้อนข้อมูลที่ต้องการ คลิก เพ่ือเลือกข้อมูล

เวลาสิ้นสุดที่ประชุม ป้อนข้อมูลที่ต้องการ คลิก เพ่ือเลือกข้อมูล หลังจากนั้นคลิก รายการข้อมูลที่ต้องการจะแสดงตารางด้านล่าง



หน้า 6



ห้องประชุม ป้อนข้อมูลที่ต้องการ คลิก เพ่ือเลือกข้อมูล

คณะกรรมการที่ประชุม ป้อนข้อมูลที่ต้องการค้นหา คลิก เพ่ือค้นหาข้อมูลที่ต้องการ

หลังจากนั้น คลิก รายการข้อมูลที่ต้องการ

เรื่อง/คณะที่ประชุม ป้อนเรื่อง/คณะที่ประชุม

จ านวนผู้เข้าร่วม ป้อนข้อมูลที่ต้องการ

ผู้ขอใช้ห้องประชุม

ระบบจะแสดงอัตโนมัติ โดยระบบดึงจากตอน login เข้าระบบ

สามารถเปลี่ยนได้ โดยคลิก เพ่ือค้นหาข้อมูลที่ต้องการ

หลังจากนั้น คลิก รายการข้อมูลที่ต้องการ

ต าแหน่ง ระบบจะแสดงอัตโนมัติ โดยระบบดึงจากผู้ขอใช้ห้องประชุม

เบอร์โทรศัพท์ ระบบจะแสดงอัตโนมัติ โดยระบบดึงจากผู้ขอใช้ห้องประชุม



หน้า 7


หน่วยงานที่จอง ระบบจะแสดงอัตโนมัติ โดยระบบดึงจากผู้ขอใช้ห้องประชุม

ผู้ท าการจอง ระบบจะแสดงอัตโนมัติ โดยระบบดึงจากตอน login เข้าระบบ

ต าแหน่ง จะแสดงอัตโนมัติ โดยระบบดึงจากข้อมูลจากผู้ท าการจอง

เบอร์โทรศัพท์ จะแสดงอัตโนมัติ โดยระบบดึงจากข้อมูลจากผู้ท าการจอง

ผู้ดูแลห้องประชุม จะแสดงอัตโนมัติ โดยระบบจะดึงข้อมูลจากตอนที่เลือกใช้ห้องประชุม



โสตทัศนูปกรณ์ ระบบแสดงโสตทัศนูปกรณ์ตามที่ห้องประชุมนั้นๆมี หลังจากการเลือกห้องประชุม

บริการการประชุม เลือกบริการการประชุม โดยคลิก จะแสดงบริการการประชุมที่ห้องประชุมนั้นๆมี และท าการใส่จ านวนที่ต้องการ

หมายเหตุ ป้อนข้อมูลที่ต้องการ



หน้า 8


ผู้เข้าร่วมประชุมระบบจะดึงรายชื่อจากคณะท างานที่ได้เลือกไว้มาแสดงหัวข้อ รายละเอียด

เพ่ิมผู้เข้าร่วมประชุม คลิก เพ่ือเพ่ิมผู้เข้าร่วมประชุมที่ต้องการ

พิมพ์ใบสรุปการจอง คลิก เพ่ือพิมพ์ใบสรุปการจองห้องประชุม

พิมพ์รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม(ป้ายสามเหลี่ยม)

คลิก เพ่ือพิมพ์รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม(ป้ายสามเหลี่ยม)

พิมพ์ใบเซ็นต์ชื่อ คลิก เพ่ือพิมพ์ใบเซ็นต์ชื่อ

พิมพ์ป้ายหน้าห้องประชุม คลิก เพ่ือพิมพ์ป้ายหน้าห้องประชุม



หน้า 9


ระบบแสดงผังที่นั่ง จากที่เลือกห้องประชุม

ท าการ ลาก และไปวางในจุดที่ต้องการในผัง หากต้องการลบให้ดับเบิ้ลคลิก

คลิก เพ่ือบันทึกแผนผังที่นั่ง



หน้า 10


ระบบแสดงวาระการประชุมจากท่ีเลือกคณะท างาน

หัวข้อ รายละเอียด เพ่ิมวาระการประชุม คลิก เพ่ือเพ่ิมวาระการประชุม

พิมพ์วาระการประชุม

อัพโหลดวาระการประชุม

แนบไฟล์วาระการประชุม

คลิก เพ่ือพิมพ์วาระการประชุม

คลิก เพ่ืออัพโหลดวาระการประชุมจากไฟล์Excel

คลิก เพ่ือแนบไฟล์วาระการประชุม ที่เป็นเอกสารเพ่ิมเติม

คลิก เมื่อต้องการบันทึกข้อมูล

คลิก เมื่อต้องการยกเลิกข้อมูลที่ท าการป้อน



หน้า 11

2.2 การแนบไฟล์ 2.2.1 การอัพโหลดวาระการประชุม คือการกรอกข้อมูลจากฟอร์มExcelตั้งต้น และน ามาอัพโหลดเข้า

ระบบ สามารถแก้ไข/ลบในภายหลังได้ และพิมพ์ออกมาเป็นรูปแบบตามฟอร์มของวาระการประชุมได้ ท าการกรอกข้อมูลในเอกสารฟอร์มExcelตั้งต้น ให้เรียบร้อย ก่อนท าการอัพโหลดที่หน้า

ระบบ

รูปที่ 11: หน้าจอฟอร์มExcelตั้งต้น



หน้า 12

รูปที่ 12: หน้าจอการอัพโหลดวาระการประชุม

คลิก เมื่อต้องการอัพโหลดวาระการประชุม

รูปที่ 13: หน้าจอการอัพโหลดวาระการประชุม (ต่อ)



หน้า 13

คลิก เพ่ือท าการเลือกไฟล์ฟอร์มExcelตั้งต้น อัพโหลดเข้าระบบ

จากนั้น คลิก เพ่ือน าข้อมูลเข้าระบบ

รูปที่ 14: หน้าจอการอัพโหลดวาระการประชุม (ต่อ)

เมื่ออัพโหลดเรียบร้อย ข้อมูที่กรอกในไฟล์Excel จะน ามาแสดงในตารางของวาระการประชุม โดยสามารถ

คลิกแก้ไขข้อมูลได้ท่ีปุ่ม หรือ ลบได้ท่ีปุ่ม หากต้องการเลื่อนลับด าดับของวาระการประชุม ให้คลิก

ปุ่ม ของวาระนั้นๆ

คลิก เมื่อต้องการบันทึกข้อมูล

คลิก เมื่อต้องการยกเลิกข้อมูลที่ท าการป้อน



หน้า 14

2.2.2 การแนบไฟล์วาระการประชุม คือการแนบไฟล์วาระการประชุมที่เป็นไฟล์เอกสารอ่ืนๆนอกเหนือจาก ฟอร์มExcelตั้งต้น หรือเอกสารประกอบอื่นๆ

รูปที่ 15: หน้าจอแนบไฟล์วาระการประชุม

คลิก เมื่อต้องการแนบไฟล์วาระการประชุม

แนบไฟล์วาระการประชุมสามารถท าได้ 2 วิธี คือ - เปิดไฟล์เอกสารจากคอมพิวเตอร์ ท าการลากไฟล์ที่ต้องการมาวางในพื้นที่สี่เหลี่ยมที่

ก าหนดให้ - คลิกจากพ้ืนที่สี่เหลี่ยมที่ก าหนดให้ และเลือกเอกสารที่ต้องการ - เมื่อเลือกไฟล์เรียบร้อย ระบบจะท าการแสดงชื่อไฟล์ที่ด้านขวา และสามารถท าการ

แนบไฟล์เพ่ิมได้



หน้า 15

รูปที่ 16: หน้าจอแนบไฟล์วาระการประชุม(ต่อ)

คลิก เมื่อต้องการบันทึกการแนบไฟล์

คลิก เมื่อต้องการยกเลิกการแนบไฟล์

รูปที่ 17: หน้าจอแนบไฟล์วาระการประชุม(ต่อ)

เมื่อบันทึกการแนบไฟล์ ระบบจะแสดงรายการไฟล์แนบทั้งหมด โดยจะแสดงชื่อไฟล์ เวอร์ชั่นการแนบ และวันที่น าเข้า เพ่ือให้ผู้ใช้งานสามารถทราบความเคลื่อนไหวของเอกสารได้



หน้า 16

2.3 การเชิญประชุม

เลือก เมนูการจอง/แก้ไข/ยกเลิก การประชุม

รูปที่ 18: หน้าจอการเชิญประชุม

คลิก ที่การประชุมที่ต้องการเชิญ

ระบบแสดงแทบอ านวยความสะดวกทางด้านซ้ายของหน้าจอ



หน้า 17

รูปที่ 19: หน้าจอการเชิญประชุม (ต่อ)

คลิก ระบบท าการส่งอีเมลไปยังผู้เข้าร่วมประชุมให้รับทราบ



หน้า 18

2.4 การยกเลิกการประชุม


รูปที่ 20: หน้าจอยกเลิกการประชุม

คลิก ที่การประชุมที่ต้องการยกเลิก

ระบบแสดงแทบอ านวยความสะดวกทางด้านซ้ายของหน้าจอ



หน้า 19

รูปที่ 21: หน้าจอยกเลิกการประชุม(ต่อ)

คลิก ระบบท าการส่งอีเมลไปยังผู้เข้าร่วมประชุมให้รับทราบ



หน้า 20

2.5 การเลื่อนการประชุม


รูปที่ 22: หน้าจอเลื่อนการประชุม

คลิก ที่การประชุมที่ต้องการยกเลิก เลขาท าการเลื่อนการประชุม กรณีเลื่อนเวลา โดยคลิกแก้ไขที่เวลาเริ่มต้นหรือสิ้นสุด

รูปที่ 23: หน้าจอเลื่อนการประชุม (ต่อ)



หน้า 21

เลขาท าการเลื่อนการประชุม กรณีเลื่อนวันที่ โดยคลิกแก้ไขที่วันที่ ระบบจะแสดงปฏิทินให้เลือก


เลขาท าการเลื่อนการประชุม โดยท าการลบ และเลือกวันที่,เวลาที่ต้องการจองใหม่




หน้า 22

คลิกบันทึก ระบบท าการบันทึกข้อมูลล่าสุด

คลิก อีกครั้ง เพื่อแจ้งผู้เข้าร่วมประชุมให้ทราบการเลื่อนประชุม

2.6 การรับทราบการประชุม 2.6.1 การยืนยันการเข้าร่วมประชุมกรณีเข้าร่วมประชุม

เลือก เมนูยืนยันการเข้าร่วมประชุม

คลิก รายการที่ต้องการ

รูปที่ 26: หน้าจอยืนยันการเข้าร่วมประชุมกรณีเข้าร่วมประชุม



หน้า 23

คลิกเข้าร่วมประชุม

รูปที่ 27: หน้าจอยืนยันการเข้าร่วมประชุมกรณีเข้าร่วมประชุม (ต่อ)

หากมีผู้ติดตาม ให้คลิก “ ” เพ่ือ เพ่ิมรายละเอียด ชื่อ-นามสกุล ,เบอร์โทรศัพท์ ,อีเมล

คลิก “ ” เพ่ือยืนยันการเพ่ิมรายละเอียดผู้ติดตาม คลิก “ ” เพ่ือยกเลิก การเพ่ิมรายละเอียดผู้ติดตาม

คลิก เพ่ือยืนยัน

ระบบท าการบันทึกข้อมูลผู้ยืนยันการเข้าร่วมประชุมและระบบจัดท ารายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม



หน้า 24

2.6.2 การยืนยันการเข้าร่วมประชุมกรณีไม่เข้าร่วมประชุม



รูปที่ 28: หน้าจอยืนยันการเข้าร่วมประชุมกรณีไม่เข้าร่วมประชุม

รูปที่ 29: หน้าจอยืนยันการเข้าร่วมประชุมกรณีไม่เข้าร่วมประชุม (ต่อ)



หน้า 25

คลิกไม่เข้าร่วมประชุม แสดงช่องกรอกเหตุผล (text box)

คลิก เพ่ือยืนยัน ระบบท าการบันทึกข้อมูลผู้ยืนยันการเข้าร่วมประชุมและระบบจัดท ารายชื่อผู้เข้าร่วม

ประชุม

2.6.3 การยืนยันการเข้าร่วมประชุมกรณีไม่เข้าร่วมประชุมแต่มอบหมายให้ผู้อื่นเข้าประชุมแทน



รูปที่ 30: หน้าจอยืนยันการเข้าร่วมประชุมกรณีไม่เข้าร่วมประชุมแต่มอบหมายให้ผู้อื่นเข้าประชุมแทน



หน้า 26

รูปที่ 31: หน้าจอยืนยันการเข้าร่วมประชุมกรณีไม่เข้าร่วมประชุมแต่มอบหมายให้ผู้อื่นเข้าประชุมแทน (ต่อ)

คลิกให้ผู้อ่ืนเข้าร่วมประชุมแทน คลิก “ ” เพ่ือเลือกผู้เข้าร่วมประชุมแทน และกรอกe-mail ของผู้เข้าร่วมประชุมแทน

คลิก เพ่ือยืนยัน ระบบท าการบันทึกข้อมูลผู้ยืนยันการเข้าร่วมประชุมและระบบจัดท ารายชื่อผู้เข้าร่วม

ประชุม



หน้า 27

2.7 การค้นหารายการประชุม

เลือก เมนูค้นหารายการประชุม

รูปที่ 32: หน้าจอค้นหารายการประชุม

กรอก เงื่อนไขท่ีต้องการค้นหา หัวข้อ รายละเอียด

ชื่อเรื่อง ห้องประชุม จากวันที่ ถึงวันที่

ป้อนข้อมูลที่ต้องการ

ป้อนข้อมูลที่ต้องการ คลิก เพ่ือเลือกข้อมูล

คลิก เพ่ือเลือกวันที่

คลิก เพ่ือค้นหารายการประชุมที่ต้องการ

คลิก เพ่ือล้างข้อมูลการค้นหา

คลิก เพ่ือดูรายละเอียดการจองประชุม



หน้า 28

ระบบแสดงรายละเอียดการประชุม สามารถดาวน์โหลดเอกสารแนบที่ได้ แทบระเบียบวาระการประชุม

รูปที่ 33: หน้าจอรายละเอียดการประชุม

2.8 การจัดการคณะท างาน

เลือก เมนูจัดการคณะท างานจะเห็นตามสิทธิ์ของผู้ใช้งาน เลขา ,ผู้จอง : เห็นเฉพาะรายการที่เคยเพ่ิมไว้เท่านั้น

รูปที่ 34: หน้าจอจัดการคณะท างาน



หน้า 29

2.8.1. การเพ่ิมคณะท างาน

คลิก

รูปที่ 35: หน้าจอจัดการคณะท างาน

หัวข้อ รายละเอียด ชื่อคณะท างาน ป้อนข้อมูลที่ต้องการ

วาระการประชุม คลิก เพ่ือเพ่ิมวาระการประชุม

รายชื่อสมาชิก คลิก เพ่ือเพ่ิมรายชื่อสมาชิก

คลิก เพ่ือบันทึกข้อมูล

คลิก เพ่ือยกเลิกการเพ่ิมข้อมูล



หน้า 30

2.8.2. การแก้ไขข้อมูล

คลิก เพ่ือแก้ไขข้อมูล แก้ไขข้อมูลตามต้องการ ข้อมูลใดสามารถแก้ไขได้จะแสดงเป็นช่องสีขาว หากไม่สามารถ

แก้ไขได้เป็นช่องสีเทา

คลิก เมื่อต้องการบันทึกข้อมูลที่แก้ไข

คลิก เมื่อต้องการยกเลิกข้อมูลที่ท าแก้ไข

2.8.3. การลบข้อมูล ป้อนเงื่อนไขที่ต้องการค้นหา ค้นหาข้อมูล ระบบแสดงรายการที่ค้นหาได้

คลิก เพ่ือลบข้อมูล ระบบจะแสดงหน้าจอส าหรับยืนยัน

คลิก เมื่อต้องการลบข้อมูล

คลิก เมื่อต้องการยกเลิกการลบข้อมูล