Aina mun pitääbudjetoida:

H2020-talousasioidenperusteet

9.3.2016

Ohjelma

13:00 - 14:15 Perusteet: mm. hyväksyttävät kustannukset,komission rahoitus, maksut, budjettimuutokset

14:15 - 14:30 kahvitauko

14:30 - 14:45 budjetointi koordinaattorin näkökulmasta

14:45 - 15:30 case-esimerkki budjetoinnista

H2020-talousasioidenperusteet

H2020 Annotated Model Grant Agreement!

Arvioitu budjetti ja budjettimuutokset (Art. 4)

• Hankkeen budjetti on arvio, joten todelliset raportoidut kustannuksetvoivat olla erilaiset

• On mahdollista, tietyin ehdoin, tehdä budjettisiirtoja joko partnerinoman budjetin sisällä tai eri partnereiden budjettien välillä

• Budjettia ei voi siirtää kustannusluokkaan, johon ei ole alun perinbudjetoitu mitään (tarvitaan sopimusmuutos)

• Mikäli hankkeen sisältö muuttuu, tarvitaan sopimusmuutos

Kustannusluokat (Art. 4)

• Kustannusluokat– Direct personnel costs– Subcontracting costs– Costs of providing support to third parties (if option applies)– Other direct costs– Indirect costs– Specific categories of costs (if option applies)

• Kustannusluokat ovat samat seuraaville hanketyypeille:– Research and Innovation Actions (RIA)– Innovation Actions (IA)– Coordination and Support Actions– SME Instrument Phase II

Research and Innovation Action (RIA) template

Innovation Action (IA) template

Avustus (Art. 5)

• Komission rahoitusosuuden enimmäismäärä– Tätä ei voi lisätä, vaikka kustannuksia olisikin enemmän– Komissio maksaa aina todellisten kustannusten perustella, komission

max. rahoitusosuus ei siis ole ”automaatti”

• Korvausprosentit– Research and Innovation Actions – 100 %– Innovation Actions – 70 %

• Voittoa tavoittelemattomille tässäkin 100 %

– Työohjelmassa on teoreettinen mahdollisuus myös määrätä alhaisempikorvausprosentti

– Korvausprosentit pätevät kaikkiin kustannusluokkiin

”one project – onefunding rate”

Avustus (Art. 5)

• Todellisia, yksilöitäviä, todennettavissa kirjanpidosta• Esim. todelliset henkilöstökustannukset, alihankinta,

muut suorat kustannukset

Todelliset/Actual costs

• Komission määrittelemät (esim. SME owners’ unitcosts)

• Keskimääräiset henkilöstökustannukset

Yksikkökustannukset/Unit costs

• Välilliset (yleis-) kustannukset 25 % suoristakustannuksista (pl. alihankinnat)Kiinteä summa/

Flat rate

• Kertakorvaus joka kattaa yhden tai useammankorvausluokan

• Pk-instrumentin 1. vaihe

Kertakorvaus/lump sum

Kustannusluokat

Hankkeen tulot (Art. 5.3)

• Hankkeen tulot (receipts)– Hankkeesta aiheutuneet tulot. Esim. myydään hankkeelle ostettu laite

hankkeen keston aikana– Kolmas osapuoli antaa rahoitusta varta vasten hankkeessa käytettäväksi– Ilmaiset luontoissuoritukset (in-kind contributions) hankkeelle, jos ne

raportoidaan hyväksyttävinä kustannuksina. Esim. laitteiden käyttö

• EI tuloa hankkeelle– Hankkeen tulosten hyödyntämisestä saadut tulot– Kolmas osapuoli rahoittaa hanketta, mutta rahoitusta käytetään ei-

hyväksyttävien kulujen kattamiseen (esim. valuuttatappiot)– Kolmas osapuoli rahoittaa hanketta ilman velvoitetta käyttämättömän

osuuden takaisinmaksuun hankkeen päättyessä

H2020:Huomioidaan

hankkeen tasolla!

Hyväksyttävät kustannukset (Art. 6.1)

• Hyväksyttävät todelliset kustannukset:– Ovat todellisia ja aiheutuneet rahoituksen saajalle– Aiheutuneet hankkeen keston aikana– Mainitaan budjetissa liitteessä 2– Käytetty hankkeen tavoitteiden saavuttamiseen– Kirjattu rahoituksen saajan kirjanpitoon saajan tavanomaisia

kustannuslaskentakäytäntöjä noudattaen– Noudattavat taloudellisuuden, tehokkuuden ja vaikuttavuuden periaatteita

• Hyväksyttävät yksikkökustannukset:– Laskettu oikein (number of units x value of unit)– Yksiköt on käytetty hankkeen keston aikana, ovat hankkeen toteutuksen

kannalta välttämättömiä ja yksiköiden määrä on yksilöitävissä jatodennettavissa

Ei-hyväksyttävät kustannukset (Art. 6.5)

• Ei-hyväksyttävät kustannukset– pääoman tuottoon liittyvät kustannukset– velat ja velanhoitomaksut– tappio- tai velkavaraukset– Korkokustannukset– Epävarmat saamiset– Valuuttakurssitappiot– Rahoituksen saajan pankin veloittamat palvelumaksut jotka liittyvät

komission rahoituksen maksuun– Kohtuuttomat tai perusteettomat menot– Vähennyskelpoinen arvonlisävero!– Hankkeen keskeyttämisen aikana syntyneet kustannukset– Jonkin toisen EU/Euratom hankkeen yhteydessä raportoidut, aiheutuneet

tai korvatut kulut

Arvonlisävero

• Mikäli organisaatio voi vähentää arvonlisäveron (org. on liittynyt taisen olisi mahdollista liittyä arvonlisävelvollisten rekisteriin), ei ALV olehyväksyttävä kustannus– Sillä ei ole merkitystä, että organisaatio päättää olla hakematta ALV:a

takaisin koska se on hidasta, vaivalloista tms.

• Mikäli organisaatio EI voi vähentää arvonlisäveroa, se onhyväksyttävä kustannus

• Mikäli ALV:a ei voi eritellä kuitilta (esim. taksikuitit ilman eriteltyä alv-summaa tai alv-prosenttia), on se hyväksyttävä kustannus (vain EU:nulkopuoliset maat!)

Välittömät kustannukset – Henkilöstökustannukset(Art. 6.2.A)

• Työntekijät työskentelevät työsopimuksen alaisena ja ko. hankkeelle– Palkat ja henkilösivukulut, jotka perustuvat kansalliseen lainsäädäntöön

tai työsopimukseen– Voittoa tavoittelemattomat: ”bonus” 8 000 €/vuosi

• Luonnolliset henkilöt, joilla työsuhde avustuksensaajaan jatyöskentelevät ko. hankkeelle (”in-house consultants”) – eimahdollinen Suomessa!

• Pk-yrittäjät (SME owners) / luonnolliset henkilöt, jotka eivät maksaitselleen palkkaa (yksikkökustannus)

• Henkilöstökustannukset: TNA tai VA (jos optio käytössä)

Henkilöstökustannukset, mallit

• Direct personnel costs declared as actual costs– Todelliset henkilöstökustannukset

• Direct personnel costs declared as unit costs (average costs)– Keskimääräiset henkilöstökustannukset

• Direct personnel costs declared as unit costs– Pk-yrittäjät / luonnolliset henkilöt voivat käyttää yksikkökustannuksia– Tehollinen työaika (a) 1 720 tuntia /vuosi

Henkilöstökustannusten laskeminen – todellisetkustannukset

Henkilöstökustannus = tuntihinta x hankkeelle tehdyt tunnit

• Lasketaan työntekijän tuntihinta ja kirjataan tehty työaika(työajanseuranta)

• tuntihinta = vuosittainen todellinen palkka + henkilösivukulutehollinen työaika vuodessa

*perustuu viimeiseen suljettuun tilikauteen

Henkilöstökustannukset – tehollinen työaika

• Tehollinen työaikaa) 1 720 tuntiab) Henkilön todelliset teholliset tunnitc) Tavanomaiset (vakio) teholliset tunnit (min. 90 % mahdollisista tehollisista

tunneista)

• Valitaan per organisaatio tai vähintään per organisaationtyöntekijäryhmä joilla samankaltaiset työtehtävät (ei henk. koht.)

Time-recording (timesheets)

• Time records should include:– the title and number of the action, as specified in the GA– the beneficiary’s full name, as specified in the GA– the full name, date and signature of the person working for the action– the number of hours worked for the action in the period covered by the

time record; for reasons of assurance and legal certainly it is highlyrecommended that the number of hours is detailed per day (hours workedfor the action in each day)

– the supervisor’s full name and signature– a reference to the action tasks or work package described in Annex 1, to

easily verify that the work carried out matches the work assigned and theperson-months reported to the action

– a brief description of the activities carried out, to understand and showwhat work was carried out

Lähde: Annotated Model Grant Agreement

A template for timesheet – this template is NOTmandatory. You may use your own!

Lähde: Annotated Model Grant Agreement

Muut välittömät kustannukset (Art. 6.2.D)

• Matkakustannukset– Tarpeellisia hankkeelle– Organisaation normaalien kirjanpitokäytäntöjen mukaisia

• Laitteet, infrat– Poistokulut (tai hyvin poikkeuksellisesti hankintakustannukset)– Aiheutuneet hankkeen aikana– Organisaation normaalien kirjanpitokäytäntöjen mukaisia

Example:A microscope was bought but had not been fully depreciated before the action started. For 6 months in reporting period 1,it was used for action for 50% of the time and for other activities for the other 50% of the time. Linear depreciationaccording to the beneficiary’s usual practices (depreciation over the expected period of use of the microscope): EUR 100000 per year (EUR 50 000 for 6 months).Costs declared for the project: EUR 50 000 (6 months of use) multiplied by 50% of use for the action during those 6months = EUR 25 000.

Muut välittömät kustannukset (Art. 6.2.D)

• Muut ostot ja palvelut– Aineet ja tarvikkeet– Tulosten levittämiskustannukset (ml. Open Access hankkeen aikana),

konferenssimaksut– Tulosten suojaamiseen liittyvät kulut– Tilintarkastus kun vaadittu– Käännöskulut

Huom! Jos ko. kustannukset ovat normaalistiorganisaation välillisiä kustannuksia, ovatne välillisiä myös H2020-hankkeessa

Välittömät kustannukset – suuret tutkimusinfrat(Large Research Infrastructure, Art. 6.2.D.4)

• Infrojen arvo vähintään 75 % käyttöomaisuudesta(tutkimusintensiivinen)

• Infrojen arvo vähintään 20M €

• Hyväksyntä haetaan etukäteen!

Välittömät kustannukset – alihankinta(Art. 6.2.B ja Art. 13)

• Alihankinnalla voidaan toteuttaa osa projektin työstä• Alihankinnalle pitää olla tarve• Työ ja kustannukset per tarvittava alihankinta oltava määritelty

projektisuunnitelmassa• Noudatettava parasta hinta-laatusuhdetta ja mieluiten valittava

halvin vaihtoehto• Säännökset julkisista hankinnoista• Toteutetaan ”katteellisella kaupalla”• Tarkastukset alihankkijoille sallittava

• Huom! Poikkeuksia PCP/PPI/ SME Instrument Phase 2

Välittömät kustannukset –alihankinta vs. ostopalvelu (Art.8)

Article 10Contracts to purchase goods, works or

services

Article 13Subcontracts

These contracts do not cover theimplementation of action tasks, but theyare necessary to implement action tasks bybeneficiaries.

Subcontracts concern the implementationof action tasks; they imply theimplementation of specific tasks which arepart of the action and are described inAnnex 1.

Do not have to be indicated in Annex 1. Must be indicated in Annex 1.

The price for these contracts will bedeclared as ‘other direct costs’ — columnD in Annex 2 — in the financial statement;they will be taken into account for theapplication of the flat-rate for indirectcosts.

The price for the subcontracts will bedeclared as ‘direct costs of subcontracting’— column B in Annex 2 — in the financialstatement; they will not be taken intoaccount for the application of the flat-ratefor indirect costs.

Lähde: Annotated Model Grant Agreement

Välittömät kustannukset –alihankinta vs. ostopalvelu (Art.8)

• Example (contracts): Contract for a computer; contract for an auditcertificate on the financial statements; contract for the translation ofdocuments; contract for the publication of brochures; contract for thecreation of a website that enables action’s beneficiaries to worktogether (if creating the website is not an action task); contract fororganisation of the rooms and catering for a meeting (if theorganisation of the meeting is not an action tasks mentioned as suchin Annex 1); contract for hiring IPR consultants/agents.

• Example (subcontracts): Contract for (parts of) the research orinnovation tasks mentioned in Annex 1.

Lähde: Annotated Model Grant Agreement

Välittömät kustannukset - Taloudellinen tukikolmansille osapuolille* (art. 6.2.C ja art.15)

• Kustannuskategoriaa voi käyttää ainoastaan mikäli työohjelma sensallii

• Yleensä max. 60 000 euroa per saaja• Saajat eivät avustuksensaajia (osallistujia)• Esim. stipendit, apurahat, siemenrahat start-upeille, mikrolainat• Palkinnot = prizes ei määrättyä ylärajaa• Esiteltävä projektisuunnitelmassa

*Financial support to third parties

Välilliset kustannukset (Art. 6.2.E)

• 25 % välittömistä kustannuksista, poislukien– Alihankinta– Kustannukset, jotka johtuvat 3. osapuolten tarjoamista

luontoissuorituksista, joita ei käytetä rahoituksen saajan tiloissa– Taloudellinen tuki kolmansille osapuolille (jos optio käytössä)– Erityiset yksikkökustannukset joihin sisältyy välilliset kustannukset (jos

optio käytössä)

Erityiskustannusluokka - vain jos art. 6.2fsovelletaan

Special Unit Costs (covering direct and indirect costs)

• Costs for energy efficiency measure in buildings– Only Smart Cities and Communities calls

• Access costs for providing trans-national access to researchinfrastructures

• Costs for clinical studies

Tilintarkastukset (Art. 20.4)

• Tilintarkastus ainoastaan hankkeen loppuraportoinnin yhteydessä joskomission rahoitusosuus per osallistuja on yli 325 000 € todellisistasuorista kustannuksista sekä keskimääräisistähenkilöstökustannuksista (ei sisällä 25 % välillisiä kuluja)

• Tarkastuksen tekee organisaation oma tarkastaja, raportti lähetetäänkomissiolle

• Mahdollista myös, että komissiotekee oman tarkastuksensa hankkeenaikana tai sen jälkeen.

Kassavirtaennakkomaksu

Projektin kesto 36kk

loppumaksu

Maksut ja maksuehdot (Art. 21)• Ennakkomaksu on max 100 % yhden raportointikauden

keskimääräisestä rahoituksesta, mutta käytännössä voi ollavähemmän ja sovitaan aina hankekohtaisestiavustussopimuksessa

• Ennakkomaksusta menee takuurahastoon 5 % koko hankkeenrahoituksesta

Maksut ja maksuehdot (Art. 21)

Lähde: Euroopan komissio

Budjetointi &koordinaattorin näkökulma

Budjetin kokoaminen (1/2)

• Lähtökohta: mitä tehdään?– Ketkä partnereina? Kuka tekee mitä?– Millä panoksella toteutetaan keskeiset tuotokset?– Budjettia ei (toivottavasti) jaeta tasan partnereiden kesken!

• Koko hanke vaatii todennäköisesti ainakin muutamanbudjetointikierroksen– Ensimmäinen kierros kun työpaketit suurin piirtein kasassa

• Koordinaattori lähettää partnereille budjetointipohjan ja ohjeet– Neuvontaa tarvittaessa: uudet osallistujat / H2020 muutokset

• Mihin budjetoidaan tilintarkastukset?• Onko kyseessä alihankinta vai palveluiden osto?• Koordinaattori ei voi ohjeistaa kaikessa (mm. kansalliset käytännöt)

Budjetin kokoaminen (2/2)

• Koordinaattori kokoaa partnereiden budjetit yhteen– Realistisia? Htkk suhteessa tehtävään työhön?– Työt ja budjetti jaettu loogisesti ja tasapainoisesti?– Tehdäänkö aidosti yhdessä?– Haussa ilmoitettu komission rahoitusosuus?– Onko tavoitteet ylimitoitettu?

• Koordinaattori tarkistaa partnereiden budjetit– Onhan kaikilla budjettia tiedon levittämiseen?– Tarpeeksi resursseja osallistua yhteisiin kokouksiin?– Onko koordinaattori itse budjetoinut tarpeeksi projektin

”paimentamiseen”?

Kaksivaiheiset haut

• 1. vaiheen budjetti = vain koko hankkeen EU-rahoitusosuus– Ei budjettia tai komission rahoitusosuutta per partneri

• Ei *merkittäviä* muutoksia vaiheiden välillä

• Käytännössä tarvitaan kokonainen budjetointikierros, muttei tarvitseviilata ihan loppuun saakka

• Myös tekeminen jalostuu hieman toiselle kierrokselle!

Esimerkki

Osallistujat

Kuka voi osallistua?• Kaikenlaiset organisaatiot (korkeakoulut, tutkimuslaitokset, yritykset,

yhdistykset, kansalaisjärjestöt, kaupungit, sairaanhoitopiirit…)

Mistä maista?• Kaikista maailma maista: EU-maat ja liitännäisvaltiot, 3. maat

• Kuka saa rahoitusta automaattisesti?– EU-maat ja liitännäisvaltiot– Ohjeessa* listatut 3. maat

• Kehittyneet ja tietyt kehittyvät maat saavat rahoitusta vainerityistilanteissa!

H2020: OPEN TOTHE WORLD!

*Guideline on 3rd country participationin H2020http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/hi/3cpart/h2020-hi-3cpart_en.pdf

EsimerkkejäEsimerkki 1

Esimerkki 2

Budjetti (RIA)

(A) Direct Personnel Costs =henkilöstökustannukset

• Kuka hanketta tekee?• Henkilöstökustannus =

palkka + henkilösivukulu• Budjetoi pieni liikkumavara

(tässä 2 %)

• Miten montahenkilötyökuukautta perhenkilö per vuosi?

€ 2015 2016 2017 2018

Sari 7 000 7 140 7 283 7 428

Kari 6 000 6 120 6 242 6 367

Taina 4 500 4 590 4 682 4 775

htkk 2016 2017 2018

Sari 6 4 8

Kari 5 5 5

Taina 0 10 6

€ 2016 2017 2018 yhteensä

Sari 42 840 29 131 59 428 131 399

Kari 30 600 31 212 31 836 93 648

Taina - 46 818 28 653 75 471

300 518

(A) Direct Personnel Costs =henkilöstökustannukset

Kysymys:Haluaisimme, että yliopiston opiskelija tekisi pienen osan projektiin.Koska hän ei ole työsuhteessa yliopistoon, haluaisimme maksaa työstäkertakorvausluontoisen palkkion. Onnistuuko?

Kysymys:Tutkija-Tommi osallistuu H2020-hankkeeseen, mutta aikoo ollavanhempainvapaalla 4 kuukautta. Miten se vaikuttaa henkilöstökulujenlaskentaan?

(B) Other Direct Costs = muut välittömätkustannukset

Matkat 16 000Aineet ja tarvikkeet 500Open access -kustannukset 5 000Konferenssit 2 000Tilintarkastus 2 000yhteensä € 25 500

MATKAT:2 projektikokousta per vuosi(2 henkilöä osallistuujokaiseen, hanke kestää 3vuotta)

4 konferenssia (1 henkilöosallistuu)

Yhteensä 16 matkaa x1000€ per matka = 16 000 €

(B) Other Direct Costs = muut välittömätkustannuksetKysymys:Hankkeelle ei varsinaisesti tarvita laitteita, mutta Tutkija-Tommi onsilmäillyt uutta tietokonetta. Onko se hankkeen hyväksyttävä välitönkustannus?

Kysymys:Kuka suorittaa hankkeen tilintarkastuksen?

(C) Direct Costs of Subcontracting

• Osa projektityöstä alihankitaan, arvioitu kustannus 35 000 €

(D) Direct Costs of Providing Financial Support to ThirdParties

– Ei sovelleta tässä haussa.

(E) Costs of in-kind contributions not used on thebeneficiary’s premises

– Ei käytetty rahoituksensaajan/osallistujan tiloissa – ei yk:ta– Kustannukset ilmoitetaan kahdesti: sarakkeet B ja E– Sarake E varmistaa ettei yk:ta lasketa: katso kaavat sarakkeissa F ja H

(G) Special Unit Costs covering direct and indirectcosts

– Ei sovelleta tässä haussa.

Budjetti(A) Direct personnel costs/€ 300 518(B) Other direct costs/€ 25 500(C) Direct costs of subcontracting/€ 35 000

(D) Direct costs of providing financial support to thirdparties/€ 0

(E) Costs of inkind contributions not used on thebeneficiary's premises/€ 0(F) Indirect Costs /€ (=0.25(A+B-E) 81 505

(G) Special unit costs covering direct and indirect costs/€ 0(H) Total estimated eligible costs/€ (=A+B+C+D+F+G) 442 523(I) Reimbursement rate (%) 100 %(J) Max. Grant/€ (=H*I) 442 523(K) Requested grant/€ 442 523

Ei sovelletatässä haussa

Ei sovelletatässä haussa