8

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Evaluasi

2.1.1 Pengertian Evaluasi

Menurut Anonim (Kamus Besar Bahasa Indonesia, 2008, p. 384), evaluasi

adalah penilaian yang hasilnya hingga saat ini belum diperoleh, upaya penilaian

secara teknis dan ekonomis.

Menurut Vincent (2006, p. 16), evaluasi merupakan fungsi manajemen yang

dilakukan setelah kurun waktu tertentu dan setelah suatu kegiatan telah berlalu.

Selain itu, evaluasi merupakan salah satu fungsi dari manajemen program.

Evaluasi dilakukan terhadap seluruh atau sebagian unsur-unsur program serta

terhadap pelaksanaan program. Evaluasi program harus dan dapat diselenggarakan

secara terus-menerus, berkala, dan atau sewaktu-waktu. Kegiatan evaluasi ini

dapat dilakukan pada saat sebelum, sedang, atau setelah program dilaksanakan

untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditentukan dapat dicapai, apakah

program sesuai dengan rencana, dan atau dampak apa yang terjadi setelah program

dilaksanakan. Evaluasi program berguna bagi pengambil keputusan untuk

menetapkan apakah program akan dihentikan, diperbaiki, dimodifikasi, diperluas,

atau ditingkatkan. (Vincent, 2006, p. 28)

Jadi, evaluasi merupakan suatu penilaian yang berguna dalam pengambilan

keputusan yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu mengenai kesesuaian atas

suatu kegiatan.

 

9

2.1.2 Ruang Lingkup Evaluasi

Menurut Vincent (2006, p. 23), ruang lingkup evaluasi meliputi:

1. Penilaian atas dampak kolektif baik positif maupun negatif dari semua atau

sebagian besar kegiatan yang telah dilakukan pada lokasi dan atau kelompok

sasaran yang berbeda.

2. Deskriptif keluaran dan hasil atau manfaat sebagaimana dilihat dari sudut

pandang penerima manfaat.

2.2 Enterprise Resource Planning(ERP)

2.2.1 Pengertian ERP

MenurutDewanto & Falahah(2007, p. 2), ERPmerupakan singkatan dari tiga

elemen kata yaitu Enterprise (perusahaan organisasi), resource (sumber daya) dan

planning (perencanaan). Tiga kata ini mencerminkan sebuah konsep yang

berujung kepada kata kerja, yaitu“planning” yang berarti bahwa ERP menekankan

kepada aspek perencanaan.

MenurutO'Brien (2006, p. 320), Enterprise Resource Planning (ERP) adalah

suatu tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan

mengotomatisasi banyak proses internal dan sistem informasi dalam hal fungsi

produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia

perusahaan.

Menurut Wijaya & Darudiato(2009, p. 27), ERP merupakan konsep untuk

merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi

program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan

mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan, sehingga pekerjaan menjadi lebih

10

efisien dan dapat memberikan pelayan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat

menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua

pihak yang berkepentingan (stakeholder)atas perusahaan.

Berdasarkan pernyataan di atas, ERP adalah sebuah kumpulan software

yang terintegrasi, yang memiliki modul yang saling berhubungan yang digunakan

untuk mendukung berbagai fungsi di dalam perusahaan.

2.2.2 Konsep Dasar dan Arsitektur ERP

Menurut Wijaya & Darudiato(2009, p. 26),ERP terdiri dari kata Enterprise,

Resource dan Planning yang merupakan sebuah konsep yang berujung pada kata

kerja yaitu planning. Integrasi dalam konsep sistem ERP berhubungan dengan

interprestasi sebagai berikut:

a. Menghubungkan antara berbagai aliran proses bisnis

b. Metode dan teknik berkomunikasi

c. Keselarasan dan sinkronisasi operasi bisnis

d. Koordinasi operasi bisnis

Konsep dasar ERP dapat diterjemahkan sebagai berikut:

1. ERP terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi yang

mulus atas semua aliran informasi di perusahaan, yang meliputi keuangan,

akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok, dan informasi konsumen.

2. Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang

mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi di dalam dan

melintas area fungsional dalam sebuah organisasi.

11

3. ERP merupakan satu basis data, satu aplikasi dan satu kesatuan antarmuka di

seluruh enterprise. (Wijaya & Darudiato, 2006, p. 28).

Gambar 2.1 Konsep Sistem ERP

2.2.3 Manfaat dan Kendala ERP

Berikut ini adalah manfaat dan kendala pemakaian ERP dalam perusahaan

menurut Dhewanto & Falahah (2007, p. 11):

Tabel 2.1 Manfaat ERP

Manfaat Cara Mendapatkan Akses informasi yang andal

DBMS yang fleksibel, data yang konsisten dan akurat, sistem pelapor yang lebih baik

Menghindari duplikasi data dan operasi

Modul-modul yang mengakses data dari satu database terpusat, sehingga menghindari prose pemasukan dan modifikasi data dari berbagai titik yang berbeda dan menyebabkan duplikasi

Mempercepat waktu pemrosesan data

Meminimalkan waktu pengambilan data dan pembuatan laporan

Mengurangi biaya Menghemat waktu, meningkatkan kontrol dnegan melakukan analisis menyeluruh terhadap leputusan organisasi

Kemudahan adaptasi Perubahan pada proses bisnis dapat diadaptasi dengan mudah

Meningkatkan skalabilitas

Struktur sistemyang bersifat modular dan mudah di kostumisasi

Kemudahan Dukungan purnajual sistem yang berjangka panjang

12

pemeliharaan Pengembangan global Ekstansi modul hingga meliputi SCMdanCRM E-commerce Bisnis internet, kultur kolaboratif

Tabel 2.2 Kendala ERP

Kendala Cara mendapatkan

Memakan waktu Minimalisasikan isu sensitif, politik internal dan ciptakan konsensus umum.

Mahal Memilih paket dan strategi ERP yang sesuai dengan kemampuan keuangan perusahaan.

Kesesuaian modul Arsitektur dan komponen dari sistem yang dipilih sesuai dengan proses bisnis, kultur dan sasaran strategis organisasi.

Kebergantungan pada vendor

Pertimbangan pilihan single vs multivendor, petimbangan kriteria pemilihan kombinasi terbaik dan komitmen dukungan dalam jangka waktu yang cukup panjang.

Fitur dan kompleksitas Pilih modul dan fitur yang benar-benar diperlukan organisasi.

Skalalitas dan kompatibilitas global

Perhatikan investasi vendor di bidang riset dan pengembangan, komitmen jangka panjang atas produk dan layanan, dan pertimbangkan sistem yang dapat berjalan di internet.

Pengembangan dan kemampuan

Pertimbangan aplikasi perantara (middleware) dan pengembangan modul, misalnya SCM,CRM.

2.3 SAP

2.3.1 Pengertian SAP

Menurut (Dewanto & Falahah, 2007, p. 171), SAP adalah software ERP

yang sangat terintegrasi antara berbagia modul seperti SalesDistribution,

MaterialManagement, FinacialandControlling, HumanResource dan masih

banyak lagi. Karena keintegrasian dan sifatnya yang sangat generik membuat

software ini banyak digunakan oleh perusahaan besar di seluruh dunia dan

menjadikan segala sesuatu yang berhubungan dengan SAP software menjadi

sangat mahal, mulai dari license, training, humanresource dan hardware.

13

SAP dalam hal data processing merupakan singkatan dari Systems

Application and Products. SAP merupakan salah satu vendor pendahulu yang

terkemuka di bidang sistem informasi terintegrasi. SAP menyediakan suatu

informasi yang sifatnya terintegrasi mulai dari bidang akunting hingga

manufaktur, dan dari awal penjualan hingga proses layanan. Apapun data yang

dimasukkan dalam satu area fungsional untuk satu transaksi per bagian, data ini

secara otomatis tercermin dalam semua bidang fungsional terkait. Sistem SAP

mendukung dan mengintegrasikan ribuan proses bisnis. Sebagai sebuah sistem,

SAP memiliki beberapa karakteristik kunci. Pertama dan terutama, SAP adalah

suatu paket lengkap software solution. Kedua, SAP itu memiliki banyak modul,

dan organisasi memiliki kebebasan untuk memilih modul yang mereka butuhkan.

Beberapa modul tergantung pada keberadaan modul lain. Oleh karena itu, ada

batas tertentu mengenai pengaturan prasyarat antar modul. Untuk sebagian besar,

proses yang didukung oleh SAP telah mencakup sebagian besar transaksi yang

terjadi di organisasi. (Portougal & Sundara, 2006, p. 130)

 Gambar 2.2 SAP R/3 client-server architectures

14

2.3.2 Produk-Produk SAP

Produk yang ditawarkan oleh SAP menurut Dewanto & Falahah (2007, p.

173)antara lain:

1. mySAP Business Suite: biasanya digunakan untuk perusahaan yang sangat

besar dan modul-modul didalamnya sudah sangat komplit.

2. mySAP All in One: biasanya digunakan untuk perusahaan menengah

keatas, untuk kelengkapan modulnya biasanya menyesuaikan dengan

perusahaan.

3. SAP Business One: biasanya untuk perusahaan kecil dan modul yang ada

di dalamnya hanyalah berupa modul dasar saja, biasanya HR dan FI saja.

2.3.3 Modul-Modul dalam SAP

Menurut Dhewanto& Falahah (2007, p. 172), modul-modul yang tersedia

dalam SAP R/3 antara lain:

Tabel 2.3 Modul-Modul dalam SAP

Financial Logistic Human Resource 1. FinancialAccounting (FI) 2. Controlling (CO) 3. FixedAssetsManagement

(AM) 4. InvestmentManagement (IM) 5. ProjectSystem (PS) 6. Enterprise Controlling (EC) 7. Real Estate Management

1. Sales and Distribution (SD)

2. Materials Management (MM)

3. Quality Management (QM)

4. Plant Maintenance (PM) 5. Customer Service (CS) 6. Production Planning and

Control (PP) 7. SAP Retail

1. Personnel Management (PA)

2. Personnel Time Management (PT)

3. Payroll (PY) 4. Training and Event

Managament (PE)

Berbagai modul dari SAP yang lengkap dan menyeluruh ini dapat

mendukung bisnis proses pada perusahaan umumnya (manufacturing, retail,

15

oilandgas, electricity, healthcare, pharmaceutical, banking, insurance,

telecommunications, transport, automotive, chemical dan masih banyak lagi).

Modul-modul tersebut tidak harus diimplementasikan semua, melainkan

sesuai dengan kebutuhan bisnis proses dari perusahaan tersebut. Selain itu, modul

dan setting yang diimplementasikan juga berbeda antara perusahaan yang satu

dengan perusahaan lainnya. Ini disebabkan karena adanya perbedaan bisnis proses

antar perusahaan meskipun bergerak di bidang usaha yang sejenis.

2.4 Material Management

2.4.1 Siklus Procurement

Siklus Procurement yang ada pada SAP R/3 adalah sebagai berikut

(Anonim, SCM 500 Procurement (Material Management), 2006, p. 56):

Gambar 2.3 Procurement Cycle

2.4.1.1 Requirement Determination

Pada tahap requirement determination, user yang ada di departemen

dapat secara manual melewatkan tahap ini dengan membuat PurchaseRequisition.

16

Jika telah menentukan suatu prosedur MRP untuk material tersebut dalam

material master, maka sistem SAP R/3 akan membuat purchase requisition secara

otomatis.

Gambar 2.4 Purchase Requisition

2.4.1.2 Determination of Source of Supply

Tahap determination of source of supply merupakan tahap penentuan

calon–calon vendor yang akan diajak kerja sama. Sebagai seorang pembeli,

didukung dengan fasilitas pemilihan source of supply. Pembeli dapat

menggunakan pembeda source of supply untuk membuat Request for Quotation

(RFQs) dan kemudian memasukkan Quotation. Untuk pembuatan RFQs dapat saja

merujuk pada Purchase Requisition dan kondisi yang telah ada pada sistem.

Gambar 2.5 Determination of Source of Supply

17

2.4.1.3 Vendor Selection

Vendor Selection merupakan tahap pemilihan vendor yang akan diajak

kerja sama. Sistem mempermudah pemilihan dari vendor dengan membuat price

comparison antara beberapa quotation. Secara otomatis surat penolakan akan

dikirim kepada vendor yang tidak terpilih berdasarkan price comparison.

2.4.1.4 Purchase Order Processing

Pada tahap purchase order processing, suatu purchase order (PO) dapat

dibuat secara manual ataupun otomatis oleh sistem. Pemrosesan PO dapat

dilakukan pengkopian data dari dokumen lainnya seperti purchase requisition atau

quotations, untuk mengurangi jumlah usaha kerja yang dilakukan. Pembuatannya

dapat juga merujuk pada outline agreement.

Gambar 2.6 Purchase Order

2.4.1.5 Purchase Order Monitoring

Purchase Order Monitoring merupakan kegiatan pemantauan status

purchase order di dalam sistem yang dilakukan oleh pembeli. Contohnya apakah

delivery atau invoice untuk PO tersebut telah dilakukan ataupun belum dilakukan.

18

Dapat dilakukan notifikasi kepada vendoruntukoutstanding deliveries (pengiriman

yang batas waktunya telah dekat).

2.4.1.6 Goods Receipt

Goods Receipt merupakan tahap penerimaan barang. Ketika memasukkan

pengiriman yang telah datang ke dalam sistem, maka dapat dirujuk pada PO yang

relevan. Jumlah usaha kerja dapat diminimalisir dan dapat dicekapakah

pengiriman barang, beserta jumlah barang sesuai dengan PO. Sistem akan

langsung memperbaharui purchase order history dari PO.

Gambar 2.7 Goods Receipt

2.4.1.7 Invoice Verification

Invoice Verification merupakan tahap pemeriksaaninvoice.Ketika

memasukkan invoice merujuk pada PO yang lalu atau pengiriman lalu sehingga

dapat diperiksa kalkulasi dan ketepatan invoice secara umum. Ketersediaan data

dari purchase order dan good receipt memungkinkan pembeli untuk merujuk pada

perbedaan kuantitas dan harga.

19

Gambar 2.8 Invoice Verification

2.4.1.8 Payment Processing

Program pembayaran mengizinkan pembayaran kepada kewajiban

kreditor. Financial accounting mengeksekusi program ini secara reguler.

2.4.2 Master Data

Master data membuat rekaman data yang disimpan dalam database pada

periode waktu yang cukup lama. Rekaman data ini disimpan secara terpusat, dan

digunakan serta diproses pada cross application basis.

2.4.2.1 Vendor Master

Vendor Master adalah kumpulan data dari vendor yang menjelaskan

secara utuh hubungan vendor dengan perusahaan. Vendor secara normal akan

mempunyai hubungan dengan purchasing department. Pembelian akan menunjuk

vendor untuk melakukan RFQ atau karena adanya penunjukan vendor atas

material tertentu secara langsung. (Martin, 2006, p. 137)

20

Vendor master berisikan informasi tentang vendor perusahaan. Informasi

ini disimpan dalam master record tersendiri. Sebagai tambahan, untuk nama dan

alamat vendor, vendor master memiliki data sebagai berikut:

a. Mata uang yang akan digunakan untuk bertransaksi dengan vendor

b. ToP (Term of Payment)

c. Nama dari orang yang penting sebagai contact person (Contoh:

Salesperson)

Untuk tujuan akuntansi vendor juga merupakan kreditor dari perusahaan,

vendor master record juga memiliki accounting data seperti reconciliation

account dari buku besar. Vendor master record diatur dalam purchasing info

record dan accounting.

Data dalam vendor master record dibagi menjadi beberapa kategori:

a. General Data

Data ini berlaku untuk seluruh Client. termasuk alamat vendordan detail

bank.

b. Accounting Data

Accounting data diatur dalam level company code. Memuat data seperti

nomor reconciliation account dan metode pembayaran untuk transaksi

pembayaran secara otomatis.

c. Purchasing Data

Data diatur dalam setiap Purchasing Organization. Termasuk mata uang

dalam purchase order, incoterm dan berbagai control pertaining data

untuk vendor. Dapat juga dilakukan pengaturan data yang berbeda untuk

plant tertentu atau untuk vendor subranges.

21

2.4.2.1.1 Account Group

Ketika membuat vendor master record, harus diputuskan pada account

group mana vendor tersebut akan di-assign. Account group mempunyai fungsi

kontrol.

Account group membedakan hal-hal di bawah ini:

a. Tipe dari number assignment (internal dan eksternal) dan number

area dari setiap account number yang digunakan sistem untuk

mengidentifikasi vendor yang akan di-assign.

b. Pemilihan field- field mana yang siap untuk diinput oleh user, field mana

yang harus di-maintain ataupun field mana yang tidak ditampilkan.

c. Partner schemas yang valid.

d. Status, apakah vendor merupakan one-time vendor atau

tidak.(Anonim, SCM 500 Procurement (Material Management), 2006, p.

134)

2.4.2.1.2 Reconciliation Account

Ketika membuat vendor master record, dibutuhkan number untuk

vendor (creditor) yang sifatnya unik. Nomor ini dapat ditentukan langsung oleh

sistem secara otomatis, atau secara manual oleh petugas, tergantung pada account

group. Vendor (creditor) number selalu digunakan sebagai nomor subsidiary

ledger pada financial accounting. (Anonim, SCM 500 Procurement (Material

Management), 2006, p. 134)

Ketika membuat vendor master record, reconciliation account harus di-

maintain. Reconciliation account merupakan G/L account dalam G/L accounting.

22

Reconciliation menyatakan kewajiban/utang perusahaan pada beberapa

vendordalam G/L accounting. (Anonim, SCM 500 Procurement (Material

Management), 2006, p. 135)

2.4.2.1.3 Partner Roles

Business partner (vendor)dapat diasumsikan memiliki peran yang

bervariasi jika berhubungan dengan perusahaan. Contohnya selama transaksi

procurement, pada awalnya vendor berperan sebagai order recipient, kemudian

sebagai supplier dari barang dan akhirnya sebagai invoicing party (invoice

presenter). (Anonim, SCM 500 Procurement (Material Management), 2006, p.

135)

2.4.2.2 Material Master

Material master record merupakan sumber utama dari data spesifik

material. Digunakan oleh seluruh area dari logistic pada sistem SAP R/3.

Data disimpan dalam material master record dibutuhkan untuk berbagai

tujuan termasuk:

a. Purchasing Data dibutuhkan untuk tujuan pemesanan.

b. Inventory management data dibutuhkan untuk postinggoods movement dan

membawa physical inventory.

c. Data accounting dibutuhkan untuk material valuation.

d. Materials planning data dibutuhkan untuk Material Requirement Planning.

Layar untuk memproses material master record dapat dibedakan menjadi

tipe berikut ini:

23

a. Main Data

Main data merupakan layar untuk setiap individu user di departemen,

seperti basic data, materials planning dan sebagainya.

b. Additional Data

Merupakan layar dimana dapat ditemukan informasi tambahan, seperti unit

of measure alternative, material short descriptions dan consumption

values.

c. Data at Client level

General master data valid untuk seluruh perusahaan disimpan pada level

Client. ContohnyaMaterial number, material short text, material group,

base dan unit of measure alternatif.

d. Data at Plant level

Semua data yang valid dalam suatu plant dan untuk kepunyaan semua

storage location disimpan dalam level plant. Contoh: Purchasing data,

MRP data, forecasting data, work scheduling data.

e. Data at storage location level

Semua data yang valid dalam bagian dari storage location disimpan pada

level storage location.

2.4.2.3 Material Requirement Planning (MRP)

MRP adalah sistem yang mengontrol levelpersediaan, perencanaan

produksi, membantu supply management dengan informasi yang penting dan

24

membantu dengan sistem kontrol untuk manufaktur pada produksi. Langkah dasar

untuk MRP adalah :

a. Mengidentifikasi syarat untuk item yang harus diikutkan dalam pemrosesan

MRP.

b. Menjalankan MRP dan membuat saran untuk aksi

c. Membentuk saran untuk release pesanan manufaktur dan purchase order.

2.4.3 Enterprise Structure (Tingkatan Organisasi) pada SAP

Tingkatan organisasi dalam SAP R/3 merupakan replikasi dari struktur

organisasi pada perusahaan. Penentuan tingkatan organisasi dalam SAP R/3

merupakan suatu langkah kerja yang penting dalam proyek implementasi SAP.

Pertama kali perlu dilakukan analisa terhadap struktur organisasi perusahaan, lalu

menerjemahkannya ke dalam struktur SAP.

Tingkatan organisasi pada SAP R/3, terdiri atas:

‐ Client

‐ Company Code

‐ Plant

‐ Storage Location

‐ Purchasing Organization

‐ Purchasing Group

Tingkatan organisasi ini didefinisikan dan di-assign dalam Customizing

untuk Enterprise Structure. (Anonim, SCM 500 Procurement (Material

Management), 2006, p. 45)

25

2.4.3.1 Client

Client merupakan suatu unit di dalam sistem SAP R/3 yang bersifat resmi

dan memiliki syarat organisasi dalam hal data, terdiri atas master record dan

kumpulan tabel yang independen. Dari sudut pandang bisnis, Client merupakan

representatif dari suatu kelompok korporasi (corporate group). (Anonim, SCM

500 Procurement (Material Management), 2006, p. 45)

Client merupakan tingkatan hierarki tertinggi dalam sistem SAP R/3.

Spesifikasi atau data yang dimasukkan pada tingkatan ini, berlaku untuk semua

company code dan unit organisasi lainnya di bawah Client tersebut. Client

didefinisikan secara unik di dalam sistem dengan tiga digit angka. (Anonim, SCM

500 Procurement (Material Management), 2006, p. 45)

2.4.3.2 Company Code

Company code merepresentasikan suatu unit independen yang memiliki

laporan keuangan legal sendiri, contohnya: suatu perusahaan dalam Corporate

Group (Client). Company Code didefinisikan dalam sistem dengan menggunakan

4 karakter alfanumerik yang bersifat unik dalam Client. (Anonim, SCM 500

Procurement (Material Management), 2006, p. 45)

2.4.3.3 Plant

Plant merupakan suatu unit organisasi dalam logistik yang memisahkan

perusahaan dari sudut pandang produksi, procurement, dan perencanaan material.

26

Plant didefinisikan dalam sistem dengan empat karakter alfanumerik yang unik

dalam Client. (Anonim, SAP01 Fundamentals, 2006, p. 33)

2.4.3.4 Storage Location

Storage location adalah unit organisasi sebagai tempat untuk

membedakan material dalam suatu Plant. Manajemen Persediaan (Inventory

Management) dan persediaan secara fisik (Physical Inventory) perbedaanya ada

pada tingkat Storage Location. Storage Location didefinisikan dengan empat

karakter alfanumerik yang unik dalam Plant. (Anonim, SCM 500 Procurement

(Material Management), 2006, p. 47)

Suatu Client dapat memiliki beberapa Company Code. Suatu Company

Code dapat memiliki beberapa Plant. Sedangkan suatu Plant hanya dimiliki oleh

satu Company Code dalam SAP R/3. Plant dapat memiliki beberapa Storage

Location, tetapi suatu Storage Location tertentu hanya dapat dimiliki oleh satu

Plant saja. (Anonim, SCM 500 Procurement (Material Management), 2006, p. 47)

2.4.3.5 Purchasing Organization

Purchasing Organization merupakan unit organisasi dalam logistik yang

membagi perusahaan berdasarkan kebutuhan pembelian. Purchasing Organization

bertugas membeli material atau jasa, melakukan negosiasi atas kondisi pembelian

dengan vendor, dan bertanggung jawab atas transaksi pembelian. (Anonim, SCM

500 Procurement (Material Management), 2006, p. 48)

Purchasing bisa dimasukkan ke dalam struktur perusahaan dengan

mengalokasikan Purchasing Organization ke dalam suatu Company Code atau ke

beberapa Plant. Beberapa Purchasing Organization dapat di-assign ke satu

27

Company Code. Suatu Purchasing Organization tertentu hanya dimiliki oleh satu

Company Code. Purchasing Organization juga bisa tidak di-assign ke Company

Code (pembelian lintas Company Code). Beberapa Plant dapat di-assign ke suatu

Purchasing Organizationdan juga satu Plant ke beberapa Purchasing

Organization. (Anonim, SCM 500 Procurement (Material Management), 2006, p.

48)

2.4.3.6 Purchasing Group

Purchasing Group merupakan buyer atau sekumpulan buyer yang

bertanggung jawab dalam kegiatan pembelian tertentu. Secara internal, Purchasing

Group bertanggung jawab dalam perolehan material atau class of material. Secara

eksternal, purchasingmerupakan suatu bagian perusahaan yang bertugas

melakukan kesepakatan dengan vendor. Purchasing Group tidak di-assign ke unit

lain dalam Enterprise Structure pada SAP/R3. (Anonim, SCM 500 Procurement

(Material Management), 2006, p. 48)

2.5 IT Governance

2.5.1 Pengertian IT Governance

MenurutGelinas & Dull(2008, p. 245), ITGovernance merupakan tanggung

jawab dari para eksekutif dan dewan direksi, dan terdiri dari kepemimpinan,

struktur orgnisasi dan proses yang menjamin bahwa teknologi informasi di dalam

perusahaan dapat menopang dan memperluas strategi dan sasaran organisasi.

Menurut Yanti (2008, p. 119), IT Governancemerupakan sebuah struktur

hubungan dan proses yang digunakan untuk mengarahkan dan mengontrol

28

perusahaan ke arah tercapainya tujuan perusahaan dengan menambahkan nilai

sambil menyeimbangkan resiko terhadap TI dan prosesnya.

Menurut Mosweu(2009, p. 22), ITGovernance adalah kerangka kerja untuk

kepemimpinan, struktur organisasi dan proses bisnis, standar dan pemenuhan

untuk standar tertentu, yang menjamin sistem informasi organisasi dan

memungkinkan tercapainya strategi dan tujuan.

Berdasarkan kesimpulan di atas ITGovernance adalah kerangka kerja untuk

untuk para pemimpin atau yang menjamin sistem informasi dan teknologi

informasi di dalam perusahaan dapat menopang perusahaan untuk mencapai tujuan

bisnisnya.

2.5.2 Tujuan IT Governance

Tujuan IT Governance menurut Selig (2008, p9), yaitu:

a. Menyelaraskan investasi dalam TI dan memprioritaskan bisnis lebih

dekat lagi.

b. Mengatur, mengevaluasi, memproritaskan, mendanai, mengukur, dan

memonitor permintaan untuk IT services dan hasil dari pekerjaan

dengan lebih konsisten dan lebih mudah untuk diulang sehingga

memberikan hasil yang baik untuk bisnis.

c. Mempertahankan utilisasi sumber daya dan aset yang bertanggung

jawab.

d. Menetapkan dan mengklarifikasikan akuntabilitas dan pembuatan

keputusan (definisi peran dan otoritas harus jelas).

29

e. Memastikan TI dapat menghasilkan hasil sesuai dengan rencana,

budget, dan komitmen.

f. Mengelola resiko-resiko, ancaman-ancaman, perubahan dan

ketidaktentuan yang besar secara proaktif.

g. Meningkatkan performa, pemenuhan, maturity, staffdevelopment dan

inisiatif outsourcing dari IT organizational.

h. Meningkatkan voice of customer, demand management dan kepuasan

customer secara keseluruhan.

i. Mengelola dan berpikir secara global tapi bertindak secara local.

j. Menyukai inovasi dalam fungsi-fungsi TI dan dalam bisnis.

2.5.3 IT Governance Focus Area

Menurut ITGI(2007, p. 6), Fokus Area dari IT Governance adalah sebagai

berikut:

• Strategic Alignment: memastikan hubunganTI dan perencanaan bisnis;

memelihara dan memvalidasi proposisi nilai TI; dan menyelaraskanIT

operation dengan enterprise operation.

• Value Delivery: melaksanakan proposi nilai seluruh siklus pengiriman,

memastikan bahwa TI menghasilkan manfaat yang dijanjikan terhadap

strategi, berkonsentrasi pada mengoptimalkan biaya dan membuktikan nilai

intrinsik TI.

• Resource Management:mengenai investasi yang optimal, manajemen yang

sesuai, sumber daya TIyang penting: aplikasi, informasi, orang dan

30

infrastruktur, Hal-Hal penting yang berhubungan dengan optimisasi

infrastruktur dan pengetahuan.

• Risk Management: memerlukan kesadaranpegawai perusahaan senior

terhadapresiko, suatu pemahaman yang jelas menyangkut resiko

perusahaan,memahami pemenuhan kebutuhan, keterbukaan mengenai

resikoyang signifikan bagi perusahaan, dan menjalankan tangggung jawab

manajemen resiko di dalam organisasi.

• Performance Measurement:mencatat dan mengawasi implementasi

strategi, penyelesaian proyek, pemakaian sumber daya, performa proses

dan peyampaian jasa, penggunaan, sebagai contoh, balance scorecards

yang menerjemahkan strategi ke dalam tindakan untuk mencapai tujuan

yang bisa sudah diperkirakanselangkah lebih maju dibanding akuntansi

konvensional.

Gambar 2.9 Focus Area IT Governance

31

2.6 COBIT

2.6.1 Pengertian COBIT

Menurut Gondodiyoto (2007, p. 276), COBIT adalah sekumpulan

dokumentasi best practice untuk IT governance yang dapat membantu auditor,

pengguna (user) dan manajemen, untuk menjebatani gap antara risiko bisnis,

kebutuhan control dan masalah-masalah teknis TI. COBIT bermanfaat bagi auditor

karena merupakan teknik yang dapat membantu dalam identifikasi IT control

issues. COBIT berguna bagi pengguna karena memperoleh keyakinan atas

kehandalan sistem aplikasi yang dipergunakan. Sedangkan para manajer

memperoleh manfaat dalam keputusan investasi di bidang TI serta

infrastrukturnya, menyusun strategic IT Plan, menentukan information

architecture,dan keputusan atas procurement mesin.

Menurut ITGI(2007, p. 8), dikatakan “COBIT is a framework and

supporting tool set that allow managers to bridge the gap with respect to control

requirements, technical issues, and business risks, and communicate that level of

stakeholders”, yang berarti COBIT merupakan sebuah kerangka kerja (framework)

dan sebagai alat pembantu para manajer untuk menjembatani gap dengan tanggung

jawab dalam mengontrol kebutuhan, permasalahan teknis dan resiko-resiko bisnis,

serta menyampaikan tingkatan-tingkatan dari pengendalian kepada para pemegang

saham.

Orientasi bisnis adalah tema utama COBIT. Hal ini dirancang tidak hanya

untuk dipekerjakan oleh penyedia layanan IT, pengguna dan auditor, tetapi juga,

32

dan lebih penting, untuk memberikan petunjuk yang komprehensif untuk

manajemen dan pemilik proses bisnis. Kerangka COBIT didasarkan pada prinsip

berikut:

Gambar 2.10 Basic COBIT Principle

Kerangka COBIT didasarkan pada prinsip berikut:

“Untuk memberikan informasi yang perusahaan butuhkan untuk mencapai

tujuannya, perusahaan perlu berinvestasi dalam dan mengelola dan

mengendalikan sumber daya dengan serangkaian proses terstruktur untuk

memberikan layanan yang memberikan informasi yang diperlukan perusahaan.”

Pengelolaan dan pengendalian informasi berada di inti kerangka COBIT dan

membantu memastikan keselarasan kebutuhan bisnis.

2.6.2 Kerangka Kerja CobiT

Menurut Gondodiyoto (2007,p. 277), kerangka kerja COBIT terdiri dari

beberapa arahan, yakni:

33

a. Control Objectives

Terdiri atas empat tujuan pengendalian tingkat tinggi (High level control

obejctives)yang tercermin dalam empat domain, yaitu Planning and

Organise, Acquire and Implement, Delivery and Support, dan Montior and

Evaluate.

b. Audit Guidelines

Berisi sebanyak 318 tujuan pengendalian rinci (detailed control

objectives)untuk membantu para auditor dalam memberikan management

assurance atau saran perbaikan.

c. Management Guidelines

Berisi arahan, baik secara umum atau spesifik mengenai apa saja yang

harus dilakukan.

Kerangka kerja COBIT memasukkan hal-hal berikut ini :

1. Maturity Models

Untuk memetakan status maturity proses-proses TI (dalam skala 0-5)

dibandingkan dengan “the best in the class in the industry” dan juga

International best practices.

2. Critical Success Factors (CSFs)

Arahan implementasi bagi manajemen agar dapat melakukan control atas

proses TI.

3. Key Goal Indicator (KGIs)

Kinerja proses-proses TI sehubungan dengan business requirements.

4. Key Performance Indicators (KPIs)

34

Kinerja proses-proses TI sehubungan dengan process goals.

2.6.3 Kriteria Kerja COBIT

Menurut Gondodiyoto (2007,p. 277), kriteria kerja CobiT meliputi:

1. Effectiveness: Untuk memperoleh informasi yang relevan dan berhubungan

dengan proses bisnis seperti penyampaian informasi dengan benar,

konsisten, dapat dipercaya dan tepat waktu.

2. Efficiency: memfokuskan pada ketentuan informasi melalui pengguna

sumber daya yang optimal.

3. Confidentiality: memfokuskan proteksi terhadap informasi yang penting

dari orang yang tidak memiliki hak otorisasi.

4. Integrity: berhubungan dengan keakuratan dan kelengkapan informasi

sebagai kebenaran yang sesuai dengan harapan dan nilai bisnis.

5. Availability: berhubungan dengan informasi yang tersedia ketika

diperlukan dalam proses bisnis sekarang dan yang akan datang.

6. Compliance: sesuai menurut hukum, peraturan dan rencana perjanjian

untuk proses bisnis.

7. Reliability: berhubungan dengan ketentuan kecocokan informasi untuk

manajemen mengoperasikan entitas dan mengatur pelatihan keuangan dan

kelengkapan laporan pertanggungjawaban.

2.6.4 DomainCOBIT

Menurut Gondodiyoto (2007,p. 281) COBIT merupakan panduan yang

paling lengkap dari praktik-praktik terbaik untuk manajemen TI yang mencakup 4

(empat) domain, yaitu:

35

1. Planning and Organization

Yaitu mencakup pembahasan tentang identifikasi dan strategi investasi TI

yang dapat memberikan yang terbaik untuk mendukung pencapaian tujuan

bisnis. Selanjutnya identifikasi dan visi strategis perlu direncanakan,

dikomunikasikan, dan diatur pelaksanaannya.

2. Acquisition and Implementation

Yaitu untuk merealisasikan strategi TI, perlu diatur kebutuhan TI,

diidentifikasi, dikembangkan, atau diimplementasikan secara terpadu dalam

proses bisnis perusahaan.

3. Delivery and Support

Domain ini lebih dipusatkan pada ukuran tentang aspek dukungan TI

terhadap kegiatan operasional bisnis dan aspek urutan.

4. Monitoring

Yaitu semua proses TI yang perlu dinilai secara berkala agar kualitas dan

tujuan dukungan TI tercapai, dan kelengkapannya berdasarkan pada syarat

control internal yang baik.

Menurut ITGI (2007, p.26 ), empatdomainpada COBIT kemudian dirinci

menjadi 34 high level control objectives:

Tabel 2.4 Domain & High Level Control COBIT

COBITdomain High Level Objectives

1 Plan and

Organize

PO 1. Define a strategic IT plan

PO 2. Define the information architecture

PO 3. Determine tecnhonolgical direction

36

PO 4. Define the IT processes, organization and

relationship

PO 5. Manage the IT investment

PO 6. Communicate management aims and direction

PO 7. Manage IT human resources

PO 8. Manage quality

PO 9. Assess and manage IT Risks

PO 10. Manage Projects

2 Acquire

and

Implement

AI 1. Identify automated solutions

AI 2. Acquire and maintain applications software

AI 3. Acquire and maintain technology infrastructure

AI 4. Enable operation and use

AI 5. Procure IT resources

AI 6. Manage changes

AI 7. Install and accredit solutions and changes

3 Deliver

and

Support

DS 1. Define and manage service levels

DS 2. Manage third-party services

DS 3. Manage performance and capacity

DS 4. Ensure continuous service

DS 5. Ensure system security

DS 6. Identify and allocate costs

DS 7. Educate and train user

DS 8. Manage service desk and incidents

DS 9. Manage the configuration

DS 10. Manage problem

DS 11. Manage data

DS 12. Manage the physical environment

DS 13. Manage operations

4 Monitor

and

Evaluate

ME 1. Monitor and evaluate IT performance

ME 2. Monitor and evaluate internal control

ME 3. Ensure compliance with external requirements

37

ME 4. Provide IT governance

Dalam bentuk gambar, hubungan antara Business Objective, IT Governance,

Information, IT Resources, 4 Domains and 34 High Level Control Objectives

adalah sebagai berikut:

Gambar 2.11 COBIT Process Defined Within the Four Domains

Sumber: COBIT4.1– ITGI (2007, p. 26)

38

Domain-domain itu juga menyangkut dengan seluruh sumber daya TI, yang

menurut COBIT 4.1 – ITGI (2007, p. 12)didefinisikan sebagai berikut:

1. Aplikasi adalah otomatisasi sistem dan prosedur manual dalam proses

informasi.

2. Informasi adalah data yang telah diolah, dimana terdiri dari formulir-

formulir, proses input dan output dari sistem informasi yang digunakan

dalam proses bisnis.

3. Infrastruktur adalah teknologi dan fasilitas yang digunakan dalam proses

aplikasi.

4. Sumber Daya Manusia adalah personil yang menggunakan sistem informasi.

39

2.6.5 Control COBIT

Gambar 2.12 Mapping IT Processes to IT Governance Areas, COSO,

COBIT IT Resources and COBIT Information Criteria

Sumber: COBIT 4.1 – ITGI(2007, p. 183)

40

2.6.6 Maturity Model

Menurut ITGI (2007, p. 17), Maturity Model adalah manajemen dan kontrol

atas proses TI yang didasarkan pada metode untuk mengevaluasi organisasi,

sehingga dapat dinilai tingkat kematangan dari TI di dalam perusahaan dari level 0

(Non-exsitent)sampai level 5 (Optimised). Manajemen TI terus menerus mencari

untuk perbandingan dan alat penilaian dalam menanggapi kebutuhan yang harus

dilakukan dengan efisien. Dengan menggunakan maturity models yang

dikembangkan untuk setiap 34 subdomainCOBIT proses TI, manajemen dapat

mengidentifikasi:

a. Kinerja yang sebenarnya di dalam organisasi, untuk melihat porses

organisasi saat ini.

b. Status dari industri saat ini, sebagai bahan pertimbangan.

c. Target perusahaan untuk perbaikan, perusahaan ingin mencapai level

berapa.

d. Pertumbuhan yang diperlukan perusaahaan saat ini dan yang akan datang.

Gambaran dari enam level Maturity Models:

Gambar 2.12 Maturity Model dalam COBIT

Sumber: COBIT 4.1 – ITGI(2007,p. 18)

41

Level di dalam Maturity ModelCOBIT di dalam ITGI (2007,p. 19):

a. Level 0 – Non Existent

Tidak ada proses yang diidentifikasi di dalam perusahaan. Perusahaan

bahkan tidak menyadari bahwa ada masalah yang harus ditangani.

b. Level 1 – Initial/Ad Hoc

Terdapat bukti bahwa perusahaan telah mengakui bahwa terdapat masalah

dan perlu ditangani. Tetapi masih belum terdapatnya proses yang standar,

melainkan terdapat pendekatan yang ad hoc yang cenderung diterapkan

pada individu atau penanganan kasus yang muncul. Secara umum,

manajemen belum terorganisir.

c. Level 2 – Repeatable but Intuitive

Proses telah dikembangkan ke tahap dimana prosedur yang sejenis untuk

kegiatan yang sama. Tetapi masih belum terdapat prosedur standar dan

pelatihan formal yang diterapkan dan tanggung jawab merupakan tanggung

jawab individu dan terdapatnya ketergantungan kepada pengetahuan

individu, oleh karena itu, kesalahan dapat sering terjadi.

d. Level 3 – Defined Process

Prosedur telah terstandarisasi dan didokumentasikan, serta

dikomunikasikan melalui pelatihan. Hal ini diamanatkan bahwa proses

harus diikuti, namun sulit untuk mendeteksi penyimpangan. Masih belum

ada prosedur standar yang ditetapkan dan tanggung jawab masih

merupakan tanggung jawab individu.

42

e. Level 4 – Managed and Measurable

Manajemen mengawasi dan mengukur kesesuaian dengan prosedur dan

mengambil tindakan dimana proses tampaknya tidak dapat bekerja secara

efektif. Proses berada di bawah pengembangan yang konstan dan

memberikan praktek yang baik. Alat-alat yang terotomatisasi digunakan

tetapi masih pada tahap terbatas.

f. Level 5 – Optimised

Proses telah disempurnakan ke dalam level praktek yang baik, yang

berdasarkan hasil perbaikan terus-menerus dan adanya perbandingan

dengan perusahaan lain. TI digunakan sebagai alat yang terintegrasi untuk

mengotomatisasi alur kerja dan merupakan alat untuk meningkatkan

kualitas dan efektivitas dan perusahaan mampu beradaptasi dengan cepat.