LANDASAN TEORI

BAB II

A. Sistem Pengendalian Intern

A.1. Definisi Sistem Pengendalian Intern

Dalam suatu perusahaan baik ituperusahaan kecil maupun besar memerlukan

pengendalian intern tanpa terkecuali , Sistem pengendalian intern (internal control) yang

diterapkan pada perusahaanakan sangat berguna untuk mencegah terjadinya penyimpangan

dari tujuan semula yang akan dicapai ataupun kecurangan-kecurangan. Selain itu juga dapat

digunakan untuk melacak kesalahan-kesalahan yang sudah terjadi sehingga dapat dikoreksi

Adapun beberapa pengertian yang coba menjelaskan mengenai sistem pengendalian

intern. Mulyadi (2001:163) mendefinisikan “ Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi,

metode dan ukuranukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek

ketelitian yang keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya

kebijaksanaan manajemen. Menurut AICPA ( America Institute of Certified Public Accountant )

dalam Hartadi (2000: 3 ) menyatakan bahwa :

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, semua metode dan ketentuan-ketentuan,

yang terkoordinir yang dianut dalam perusahaan untuk; melindungi harta kekayaan, memeriksa

ketelitian, dan seberapa jauh data usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang

telah ditetapkan.

A.2. Tujuan Dan Unsur Sistem Pengendalian Intern

A.2.1 Tujuan Sistem Pengendalian Intern

Suatu sistem pengendalian yang efisien dan efektif sangat dibutuhkan oleh organisasi

atau perusahaan karena adanya sistem pengendalian, diharapkan rencana yang telah ditetapkan

dapat dilalcsanakan dengan baik.

Menurut Mulyadi ( 2001 : 163 ) menyatakan bahwa :"Tujuan pengendalian intern" adalah :

a. Menjaga kekayaan organisasi

b. Mencek ketelitian dan keandalan data akuntansi

c. Mendorong efisiensi

d. Mendorong dipenuhinya kebijakan manajemen

Sesuai dengan tujuannya maka pengendalian intern tersebut dapat dibagi 2 yaitu :

pengendalian intern administrasi ( Internal Administrative Control ) dan pengendalian intern

akuntansi (Internal Accounting Control).

Pengendalian intern administrasi meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran –

ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan

manajemen. Pengendalian intern akuntansi meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran –

ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek

ketekitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian intern akuntansi yang baik akan

menjamin keamanan kekayaan para investor dan kredit yang ditanamkan dalam perusahaan dan

akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. Berikut ini menyajikan tujuan

sistem pengendalian intern dan pembagian sistem tersebut menurut tujuannya.

Gambar 2.1 Tujuan Pokok Sistem Pengendalian Intern

A.2.2 Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi untuk menciptakan sistem pengendalian intern yang baik dalam perusahaan

maka ada empat unsur pokok yang harus dipenuhi antara lain (Mulyadi, 2001: 164)

Tujuan pokok sistem Pengendalian Intern

Menjaga kekayaan organisasi

Mengecek Ketelitian & keandalan data akuntansi

Mendorongefisiensi

Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen

Tujuan Pengendalian Intern Akuntansi

Tujuan Pengendalian Intern Akuntansi

a.   Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tegas.

Struktur organisasi merupakan kerangka (framework) pembagian tanggung jawab fungsional

kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok

perusahaan. Dalam perusahaan manufaktur misalnya, kegiatan  pokoknya adalah memproduksi

dan menjual produk.  Untuk melaksanakan kegiatan pokok tersebut dibentuk departemen

produksi, departemen pemasaran, dan departemen keuangan dan umum. Departemen-

departemen ini kemudian terbagi-bagi  lebih lanjut menjadi unit-unit organisasi yang lebih kecil

untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional

dalam organisasi ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini :

Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi

operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan

misalnya pembelian. Setiap kegiatan dalam perusahaan memerlukan otorisasi dari

manajer fungsi  yang memiliki kewenangan untuk melaksanakan kegiatan tersebut.

Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva

perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat

peristiwa keuangan perusahaan.

Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh semua tahap suatu transaksi

b.   Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup

terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya

Dalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki

wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi

harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya

setiap transaksi dalam organisasi. Oleh karena itu penggunaan formulir harus diawasi sedemikian

rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi.

Di pihak lain, formulir merupakan  dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk pencatatan

transaksi dalam catatan akuntansi. Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang

direkam dalam formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan ketelitian dan keandalan

(realibility) yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi akan menjamin dihasilkannya

dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan menjadi masukan yang dapat

dipercaya bagi proses akuntansi. Selanjutnya, prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan

informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya

suatu organisasi.

c.    Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi

Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang

sehat adalah

Penggunaan formulir bernomor urut bercetak yang pemakaiannya harus

dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena formulir merupakan alat yang

memberikan otorisasi terlaksananya transasksi.

Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak dilaksanakan tanpa

pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang

tidak teratur.

Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu

unit organisasi, tanpa campur tangan dari orang atau unit organisasi lain.

Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan

dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga

persekongkolan diantara mereka dapat dihindari.

Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan perusahaan

diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya.

Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatan. Untuk menjaga

kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya.

Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektivitas untur-unsur

sistem pengndalian yang lain.

d.   Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya

Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya berbagai cara berikut ini

dapat ditempuh :

Seleksi calon karyawan  berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh pekerjaannya. Untuk

memperoleh karyawan yang mempunyai kecakapan sesuai dengan tuntutan tanggung

jawab yang akan dipikulnya, manajemen harus mengadakan analisis jabatan yang ada

dalam perusahaan dan menentukan syarat-syarat yang dipenuhi oleh calon karyawan

yang menduduki jabatan tersebut.

Pengembangan pendidikan karyawan selama  menjadi karyawan perusahaan, sesuai

dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya. Misalnya untuk menjamin transaksi

penjualan dilaksanakan oleh karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, pada saat

seleksi karyawan untuk mengisi jabatan masing-masing kepala fungsi pembelian, kepala

fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi, manajemen puncak membuat uraian jabatan (job

description) dan telah menetapkan persyaratan jabatan (job requirements).  Dengan

demikian pada seleksi karyawan untuk jabatan-jabatan tersebut telah digunakan

persyaratan jabatan tersebut sebagai kriteria seleksi.

Efektifitas unsur-unsur Sistem pengendalian tersebut sangat ditentukan oleh Lingkungan

Pengendalian (Control Environment) dimana lingkungan pengendalian tersebut memiliki 4

(empat) unsur sebagai berikut :

1. Filosofi dan gaya operasi

Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar (basic beliefs) yang menjadi parameter bagi

perusahaan dan karyawannya. Philosophy merupakan apa yang seharusnya dikerjakan

dan apa yang seharusnya tidak dikerjakan oleh perusahaan.

2. Berfungsinya dewan komisaris dan komite pemeriksaan

Dewan komisaris adalah wakil pemegang saham dalam perusahaan berbadan hokum

perseroan terbatas . Dewan ini berfungsi mengawasi pengelolaan perusahaan yang

dilaksanakan oleh manajemen (dereksi). Dengan demikian dewan komisaris yang aktif

menjalankan fungsinya dapat mencegah konsentrasi pengendalian yang terlalu banyak di

tangan manajemen (direksi)

3. Metode Pengendalian Manajemen

Metode pengendalian manajemen merupakan metode perencanaan dan pengendalian

alokasi sumber daya perusahaan dalam mencapai tujuan perusahaan. Perencanaan dan

pengendalian manajemen dilakukan melalui empat tahap

a. Penyusunan program (rencana jangka panjang)

b. Penyusunan anggran (rencana jangka pendek)

c. Pelaksanaan dan pengukuran

d. Pelaporan dan analisis

4. Kesadaran pengendalian

Kesadaran pengendalian dapat tercermin dari reaksi yang ditunjukan oleh manajemen

dari berbagai jenjang organisasi atas kelemahan pengendalian yang ditunjuk oleh akuntan

publik atau akuntan intern

B. Penerimaan Kas

Kas merupakan alat pertukaran yang dipergunakan sebagai ukuran dalam akuntansi sehingga

menggambarkan kondisi likuiditas perusahaan. selain itu kas merupakan golongan aktiva lancar

yang paling likuid dan sangat penting karena menggambarkan daya beli umum dan dapat

memproses barang dan jasa. Di bawah ini ada beberapa pengertian penerimaan kas menurut

beberapa para ahli, diantaranya:

Pengertian penerimaan kas menurut Soemarso S.R (2002 : 174) dalam bukunya “Akuntansi

Suatu Pengantar” mengemukakan bahwa:

“Penerimaan kas adalah suatu transaksi yang menimbulkan bertumbuhnya saldo kas dan bank milik perusahaan yang diakibatkan adanya penjualan hasil produksi, penerimaan piutang maupun hasil transaksi lainnya yang menyebabkan bertambahnya kas.”

Sedangkan penerimaan kas mernurut H.Kusnadi (2000 : 61) dalam bukunya “Akuntansi

Keuangan Menengah (intermediate)” Adalah sebagai berikut:

“Penerimaan kas pada umumnya meliputi penerimaan via pos (mail receipt), penjualan tunai (cash sales) dan penerimaan piutang (collection of receivable), disamping penerimaan rutin, masih ada lagi penerimaan lainnya yaitu penerimaan yang tidak rutin, misalnya penerimaan uang dari penjualan.”Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa pengertian penerimaan kas adalah transaksi-

transaksi yang mengakibatkan bertumbuhnya saldo-saldo kas tunai, dan atau rekening bank

milik perusahaan baik yang berasal dari pendapatan tunai, penerimaan piutang, penerimaan

transfer maupun penerimaan-penerimaan lainnya.

Penerimaan kas dapat berbentuk uang logam, cek atau wesel pos, uang yang diterima melalui

bank atau langsung dari piutang.