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ISO 9004:2009 Una guía hacia el éxito sostenido Act Act ActinQ consultoría, entrenamiento y auditoría en la calidad Bob Alisic

(BOB ALISIC) 01 III semin Santiago aug 2009 Pres ISO 9004 ...seminario3.providencia.cl/pre_alisic.pdf · organización para la creación de un ... •Verificar la efectividad de las

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ISO 9004:2009Una guía hacia el éxito sostenido

ActAct

ActinQconsultoría, entrenamiento y auditoría en la calidad

Bob Alisic

La gestión para el éxito sostenido de una organización –Un enfoque de gestión de la calidad

Norma ISO 9004:2009 / FDIS

2

©A

ctin

Q 2

009

III SI 9004 V0.1

Propósito de la norma ISO 9004:2009

3

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ctin

Q 2

009

III SI 9004 V0.1

“Ayudar a las organizaciones que emplean la norma ISO 9001a obtener beneficios a largo plazo desde la implementación de un sistema de gestión de la calidad con una base más amplia y un impacto profundo”.

La relación entre ISO 9001 y ISO 9004

4

El exitosostenido

Eficaz y efectivo

Efectivo

La madurez

Causa el impacto en:

Clientes Todas las partesinteresadas

Todos los procesos

ISO 9001(minimo)

III SI 9004 V0.1

©A

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Q 2

009

Los procesos parala realización

La madurez

ISO 9004(“peldaños”)

III SI 9004 V0.1

©A

ctin

Q 2

009

La relación entre ISO 9001 y ISO 9004

El exitosostenido

Eficaz y efectivo

Efectivo

Causa el impacto en:

Clientes Todas las partesinteresadas

Todos los procesos

ISO 9001(minimo)

Los procesos parala realización

5

• Facilitar la mejora en los sistemas de gestión de la calidad de los usuarios.

• Proporcionar orientación a una organización para la creación de un sistema de gestión de la calidad que:• cree valor para sus clientes, mediante los

productos que suministra;• cree valor para todas las otras partes

interesadas; • equilibre los puntos de vista de todas las

partes interesadas.

Objetivos para la norma ISO 9004:2009

6

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Q 2

009

III SI 9004 V0.1

Esta Norma Internacional proporciona orientaciones y herramientas para la utilización de los principios de gestión de la calidad a fin de alcanzar el éxito sostenido. Se aplica a todas las organizaciones, sin importar su tamaño, tipo y actividad.

Esta Norma Internacional no es para usos de certificación, reglamentarios o contractuales.

ISO 9004:2009 / Alcance

7

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Q 2

009

III SI 9004 V0.1

La capacidad de mantener o desarrollar su desempeño a largo plazo:

•hace énfasis en la necesidad de un equilibrioentre los intereses económico-financieros de una organización y aquéllos del ambiente social y ecológico;

•relaciona las partes interesadas de una organización

¿Qué es el “éxito sostenido”?

8

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Q 2

009

III SI 9004 V0.1

“Una organización que alcanza el éxito sostenido es capaz de trabajar con todas las partes interesadas relevantes y de satisfacer sus necesidades y expectativas.”

Frase bonita y extensa, pero ¿Qué significa?¿Qué debería hacer yo como director?

……¿Debería dividir su “torta” de una forma equilibrada entre todas las partes interesadas pertinentes..…… ???

¿Qué es el “éxito” en la práctica diaria?

9

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Q 2

009

III SI 9004 V0.1

¿Qué es el “éxito” en la práctica diaria?

Ingreso ofacturación Costos

Superávit

Costos- =

Parte verde: Superávit, dinero que se puede

reinvertir, o “dar” a una o más de las partes

interesadas.

10

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Q 2

009

III SI 9004 V0.1

Sociedad

Proveedores

Empleados

Accionistas

Clientes

Socios

¿Re-invertir?

1

La torta - ¿Cómo dividirla entre las partes interesadas?

Acción de Equilibrio

Superávit (ganancia aúnno destinada)Pero también el Tiempo y la Atención

Costos

Gobierno

11

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Q 2

009

III SI 9004 V0.1

2

La torta – pero además, ¿Cómo hacerla más grande?

Superávit (ganancia aúnno destinada)Pero también el Tiempo y la Atención

Sociedad

Proveedores

Empleados

Accionistas

Clientes

Socios

¿Re-invertir?

1

Gobierno

Costos3

Reducir los costos

Acción de Equilibrio 12

Incrementar el ingreso

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Q 2

009

III SI 9004 V0.1

La exploración continua de su propio ambiente externo.

La exploración continua de su propio ambiente interno.

¿En qué somos buenos y en qué (todavía) no? ¡Mírese en el espejo!

La toma de decisiones apropiadas para cada una de las partes interesadas. Buscar el equilibrio para satisfacer a las diferentes partes interesadas.

¿Cuáles son “los elementos esenciales” de una organización exitosa?

13

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Q 2

009

III SI 9004 V0.1

El desarrollo y la implementación de estrategias para alinear las propias capacidades con las necesidades nuevas, próximas.

El seguimiento (mirarse al espejo) y desarrollo de las propias capacidades para el aprendizaje y la implementación de cambios.

Construir agilidad (velocidad, innovación, flexibilidad).

¿Cuáles son “los elementos esenciales” de una organización exitosa?

14

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ctin

Q 2

009

III SI 9004 V0.1

Mirense en el espejo, pero, ¿que ven?

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©A

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Q 2

009

III SI 9004 V0.1

Mirense en el espejo, pero, ¿que ven?

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Q 2

009

III SI 9004 V0.1

• Punto central al cliente• Liderazgo• Participación del personal• Enfoque basado en procesos• Enfoque de sistema para la gestión• Mejora continua• Enfoque basado en hechos para la toma

de decisión• Relaciones mutuamente beneficiosas con

el proveedor

Ocho Principios de Gestión de la Calidad:

17

©A

ctin

Q 2

009

III SI 9004 V0.1

¿A dónde ir, por qué y cómo llegar alla?

¿Donde y por qué?

¿Cómo?

18

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Q 2

009

III SI 9004 V0.1

ISO 9001

Ambiente dela Organización

PartesInteresadas

Clientes

Ambiente de la organización

PartesInteresadas

ClientesRequisitos

& expectativas

Necesidades & expectativas

Fundamento: Principios de Gestión de la Calidad

Satisfacción

La mejora continua del sistema de gestión de la Calidadconduce al éxito sostenido

ISO 9004

Producto

ISO 9004 Cp 4Gestión para

el éxito sostenido

ISO 9004 Cp 9

Mejora,Innovación

y aprendizaje

ISO 9004 Cp 5

Estrategia y política

ISO 9004 Cp 6

Gestión de los recursos(ampliado)

ISO 9004 Cp 8

Seguimiento, medición, análisis y revisión

ISO 9004 Cp 7

Gestión de los procesos

ISO 9001 Cp 5 Responsabilidad de la dirección

ISO 9001 Cp 8Medición, análisis y

mejora

ISO 9001 Cp 6 Gestión de los

recursos

ISO 9001 Cp 7Realización

del producto

19III SI 9004 V0.1

20

La mejora continua del sistema de gestión de la Calidadconduce al éxito sostenido

ISO 9004 Cap 4Gestión para el éxito sostenido

ISO 9004 Cap 9Mejora,

Innovación y aprendizaje

ISO 9004 Cap 5Estrategia y

políticaISO 9001 Cap 5

Responsabilidadde la dirección

¿Qué camino tomar?

Fundamento: Principios de Gestión de la Calidad 20

©A

ctin

Q 2

009

III SI 9004 V0.1

21

Producto

ISO 9004 Cap 6Gestión de los

recursos(ampliado)

ISO 9004 Cap 8 Seguimiento,

medición, análisis y revisión

ISO 9004 Cap 7Gestión de los

procesos

ISO 9001 Cap 8Medición, análisis y

mejora

ISO 9001 Cap 6 Gestión de los

recursos

ISO 9001 Cap 7Realización del

producto

Tomar el camino elegido

Fundamento: Principios de Gestión de la Calidad

C C

21

©A

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Q 2

009

III SI 9004 V0.1

1. Alcance2. Referencias normativas3. Términos y definiciones

4. Gestión para el éxito sostenido de una organización5. Formulación, planificación e implementación de la

estrategia y la política6. Gestión de los recursos7. Gestión de los procesos8. Seguimiento, medición, análisis y revisión9. Mejora, innovación y aprendizaje

Anexo A Una herramienta de autoevaluaciónAnexo B Principios de gestión de la CalidadAnexo C Correspondencia entre ISO 9004 y ISO 9001

Los “elementos esenciales”

Estructura de la norma ISO 9004:2009

22

©A

ctin

Q 2

009

III SI 9004 V0.1

Cap 4. Gestión para el éxito sostenido de una organización

¡Responsabilidad de la dirección!

• Comportamiento organizacional: punto central, liderazgo, participación

• Marco organizacional:enfoque basado en los procesos y enfoquede sistema

• Herramientas organizacionales:mejora continua, decisiones basadas enhechos

• Relaciones de la Organización: proveedores y socios, beneficios mutuos

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ctin

Q 2

009

III SI 9004 V0.1

24

Cap 4. Ejemplos de partes interesadas y sus necesidades y expectativas

Parte interesada Necesidades y expectativas claves

Clientes Calidad

Propietarios / accionistas

Rentabilidad sostenida Transparencia

Empleados Calidad del trabajoReconocimiento

Proveedores y socios Beneficios mutuos y continuidad

Sociedad Protección ambientalBuena ética de negocios

Gobierno Sostenibles para de ciudadamosPosicionamiento internacional©

Act

inQ

200

9

III SI 9004 V0.124

• Crear la estrategia adecuada (respuesta a largo plazo a las necesidades y expectativas de las partes interesadas)

• Formular la política adecuada (orientaciones principales para la organización)

• Evaluar las diferentes situaciones• Implementar (realización)• Comunicar

ICONTEC 2008-9 V0.1

Cap 5. Formulación, planificación e implementación de la estrategia y la política

¡Responsabilidad de la dirección! 25

©A

ctin

Q 2

009

III SI 9004 V0.1

7.1 Gestión de los procesos de la organización

7.2 Planificación de los procesos7.3 Responsabilidad y autoridad de los

procesos¡Los procesos y sus interrelaciones se deben

gestionar como un sistema! (¡Redes!)• La red se describe en un “mapa de procesos”. • La planificación de los procesos incluye la

necesidad de adquirir nuevas tecnologías.

Cap 7. Gestión de los procesos

26

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Q 2

009

III SI 9004 V0.1

“Asuntos de salidaAsuntos de salida””•Medir lo que importa – ¡sistemáticamente!•Reunir la información adecuada.•Hacer seguimiento a lo que sucede a su alrededor. ¿Tendencias?•Entregar información objetiva para sustentar las decisiones.•Hacer seguimiento al progreso hacia objetivos.•Usar puntos de referencia.•Verificar la efectividad de las acciones tomadas.

Cap 8. Seguimiento, medición, análisisy revisión

27

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Q 2

009

III SI 9004 V0.1

Debe aplicarse a:• Productos,• Procesos y sus interfaces,• Estructuras organizacionales,• Sistema de gestión,• Aspectos humanos y cultura• Infraestructura, relaciones laborales &

tecnología• Las relaciones de la organización con las

partes interesadas.• Cooperación en articulación.

Cap 9. Mejora, innovación, aprendizaje

28

©A

ctin

Q 2

009

III SI 9004 V0.1

Los nuevos elementos claves:¿Enfoque?¿Liderazgo?¿Estrategia?¿Recursos?¿Procesos?¿Resultados?¿Seguimiento?¿Mejora?¿Aprendizaje?

Cinco niveles:1. 2. 3. 4. 5.

A1 Autoevaluación de elementos claves

29

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ctin

Q 2

009

III SI 9004 V0.1

Seis áreas (principales capítulos de 9004):4. Gestión para el exito sostenido de una organización5. Formulación, planificación e implementación de la

estrategia y la política6. Gestión de los recursos7. Gestión de los procesos8. Seguimiento, medición, análisis y revisión9. Mejora, innovación y aprendizaje

Cinco niveles:1. 2. 3. 4. 5.

A2 Autoevaluación en un nivel detallado

30

©A

ctin

Q 2

009

III SI 9004 V0.1

A P

HV

A PHV

A PHV

A PHV

A PHV

¿Qué quiere decir en pocas palabras?

Misión&Visión

31

©A

ctin

Q 2

009

III SI 9004 V0.1

Algunos ejemplos:• Para mejorar la satisfacción del cliente.• Para reducir costos / incrementar ganancias.• En caso de una adquisición o una fusión.• En caso de una nueva Dirección.• Para mejorar la relación con los proveedores.• Para desarrollar un sistema actual de gestión

(de la calidad), más allá de ISO 9001.

¿Cuándo emplear ISO 9004:2009?

32

©A

ctin

Q 2

009

III SI 9004 V0.1

¿Preguntas?

Gracias por su atención!

©A

ctin

Q 2

009

III SI 9004 V0.133

Información de contacto

©A

ctin

Q 2

009

ActAct

ActinQconsultoría, entrenamiento y auditoría en la calidad

Bob Alisic

Celular: +31 621 227 354

Correo electrónico: [email protected]

Sitio web: www.ActinQ.nl

III SI 9004 V0.134

¿Podríamos obtener nuestras actividades mejor “bajo control” mediante el uso

de la norma ISO 9004:2009?

ActAct

ActinQconsultoría, entrenamiento y auditoría en la calidad

Bob Alisic

¿Nuestras actividades están “bajo control”?©

Act

inQ

200

9

¿Funcionalidad? ¿Calidad?

¿ A tiempo?¿Costos?

2

¿Nuestras actividades están “bajo control”?©

Act

inQ

200

9

¿Funcionalidad? ¿Calidad?

¿ A tiempo?¿Costos?

¿Recursos?¿Procesos?¿Conducta?

3

?Proceso X

¿Qué sucede en un proceso?

A. Entrada

B. Comportamiento

del proceso

C. Salida

D. Efecto

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ctin

Q 2

009

4

¿Tiempo? ¿Costos?

¿Satisfacción del cliente?

¿Lo que ocurrió en realidad en un proceso?

? 3x

¿Calidad?

¿Polución?

¿Incidentes?¿Seguridad?

Gente

Materiales

MaquinasMétodos

Información ¿Gente?¿Información?

¿Imagen?

©A

ctin

Q 2

009

5

¿Qué podría ir mal?• Costos más elevados que las predichas.• Proyecto entregado demasiado tarde.• Los resultados de los proyectos incompletos contra

contrato.• Calidad de los productos menor la especificada.• El tiempo de entrega de los productos es mayor del

previsto.• Precio por producto es superior al calculado.• Insatisfación:

• de los clientes, • de otras partes interesadas• de los empleados.

6

El problema:

Los costos

¿Por qué?

¿ La gente?¿El proceso?

¿ La información? ¿La infrastructura?

¡Los costos son más elevados que el presupuesto! ¿Posibles causas?

¿Los materiales?

7

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

10.

10 condiciones: Actividades “bajo control”©

Act

inQ

200

9

8

¿Cuáles son estas?

¿De la visión a los resultados?VisiónVisión

ComunicarComunicar

¿Comprender?¿Comprender?

¿Querer?¿Querer?

¿Poder?¿Poder?

¡Recompensar!¡Recompensar!

¡Hecho!

¿Aceptar?¿Aceptar?

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ctin

Q 2

009

La gente abandonael proceso

9

¡También hay dos lenguajes!

Lenguaje de dinero:M€ / M$

Lenguaje de “cosas”:mm, #, días

Alta dirección

GerenciaMedia

Taller

Obj

etiv

os y

met

as

Prob

lem

as y

sol

icitu

d de

apo

yo y

recu

rsos

¿Traducción?

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Q 2

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10

Objetivos, planes, recursos y resultados

¡Contribucionesindividuales!

Objetivos a largo plazo

Objetivos a largo plazo

Objetivosanuales

Objetivosanuales

Objetivos del equipoObjetivos del equipo

ObjetivosindividualesObjetivos

individuales

Misión,Visión

Planes y recursosa largo plazo

Planes y recursosanuales

Planes y recursosdel equipo

Planes y recursosindividuales

Mediciones

“Yo”

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Q 2

009

Resultados

11

¿Metas y “SMART”?Sí:

Al finalizar el año 2009, haber contestado el 80% de las preguntas de los clientes en menos de 48 horas. Incrementar en un 20% la

satisfación de los empleados sobre las IT de apoyo en los seis meses que vienen. Incrementar del 50% al

80% la accesibilidad al centro de atención telefónica en 9 meses. Nuestra meta es que el

proyecto X3 debe ser transferido y aprobado por el cliente antes del 31 de deciembre 2009.

No: Nuestra meta es mejorar

nuestras relaciones con los clientes.

Nuestros empleados son nuestros recursos más importantes. Durante las proximos años queremos máximizar la atención.

Tenemos que reducir las peridas en produción hasta un punto aceptable.

Elaborar productos con los costos mìnimos y la calidad máxima.

eSpecifica¿La meta está relacionada con un proceso, un producto, o un proyecto?

Medible¿Es posible elaborar un diagrama con los resultados?

Ambiciosa¿La meta requiere de todo nuestro esfuerzo?

Realista¿Es esta meta

alcanzable?

en el Tiempo¿Existe un plan en unidades de tiempo?

S

N

S

N

S

N

S

N

S

N 12

¿Cómo hacer que las personas se muevan?

Tres leyes de Bob y Willem:

1era: La ley del palo.

2nda: La ley de la zanahoria.

3ra : La ley de la zanahoria“implícita”.

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Q 2

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13

Grado de delegación Grado de confrontación Espacio para tomar propias decisiones, definir la propia forma de trabajar.

Objetivos claros, la rendición de cuentas los resultados, disciplina!

Aumento del campo de juego

?

¿El balancin?

14

Confianza

Manejo de conflictos

Compromiso

Responsabilidad

Meta del

Equipo

Fuente: P. Lencioni – Las cinco disfunciones de un equipo

Elementos de construcción de equipos

15

Asignación 1

a) Describir (por un volontario) una problema de “la vida real“ de un proyecto o un producto cuando las actividades no estaban "bajo control“.

b) Resumir el problema en rotafolio. ¿Qué ha pasado? ¿Cuáles fueron las causas del problema?

Tiempo: 15 minutos

©A

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Q 2

009

16

1. Liderazgo y delegación2. Objetivos y planes, SMART3. Equipos4. Autoridades y responsibilidades5. Disciplina6. Recursos y procesos7. Aprendizaje de las actividades pasadas8. Gestión de cambios (externo y interno)9. Gestión de riesgos

10. Medición y retroalimentación

10 condiciones: Actividades “bajo control”©

Act

inQ

200

9

17

¿Cuáles son las condiciones paraactividades “bajo control”?

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Q 2

009

¿Liderazgo y delegación?¿Objetivos y planes,

SMART?

¿Medición y retroalimentación?

¿Recursos?¿Procesos?

¿Apredinzaje?

¿Equipos?¿Autoridades y

responsibilidades¿Disciplina?

¿Gestión de riesgos?

¿Gestión de cambios?

18

Asignación 2

a) Comparar el problema y las posibles causas de la lista de 10 condiciones para que tener las actividades "bajo control".

b) Decidir cuáles son las 3 mejores condiciones para este caso.

c) Colocar las etiquetas de acuerdo a su elección sobre el panorama general de las condiciones en uno de rotafolios.

Tiempo: 15 minutos

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Q 2

009

19

La exploración continua de su propio ambiente externo.

La exploración continua de su propio ambiente interno.

¿En qué somos buenos y en qué (todavía) no? ¡Mírese en el espejo!

La toma de decisiones apropiadas para cada una de las partes interesadas. Buscar el equilibrio para satisfacer a las diferentes partes interesadas.

¿Cuáles son “los elementos esenciales” de una organización exitosa?

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Q 2

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El desarrollo y la implementación de estrategias para alinear las propias capacidades con las necesidades nuevas, próximas.

El seguimiento (mirarse al espejo) y desarrollo de las propias capacidades para el aprendizaje y la implementación de cambios.

Construir agilidad (velocidad, innovación, flexibilidad).

¿Cuáles son “los elementos esenciales” de una organización exitosa?

©A

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Q 2

009

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ISO 9001

Ambiente dela Organización

PartesInteresadas

Clientes

Ambiente de la organización

PartesInteresadas

ClientesRequisitos

& expectativas

Necesidades & expectativas

Fundamento: Principios de Gestión de la Calidad

Satisfacción

La mejora continua del sistema de gestión de la Calidadconduce al éxito sostenido

ISO 9004

Producto

ISO 9004 Cp 4Gestión para

el éxito sostenido

ISO 9004 Cp 9

Mejora,Innovación

y aprendizaje

ISO 9004 Cp 5

Estrategia y política

ISO 9004 Cp 6

Gestión de los recursos(ampliado)

ISO 9004 Cp 8

Seguimiento, medición, análisis y revisión

ISO 9004 Cp 7

Gestión de los procesos

ISO 9001 Cp 5 Responsabilidad de la dirección

ISO 9001 Cp 8Medición, análisis y

mejora

ISO 9001 Cp 6 Gestión de los

recursos

ISO 9001 Cp 7Realización

del producto

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La mejora continua del sistema de gestión de la Calidadconduce al éxito sostenido

ISO 9004 Cap 4Gestión para el éxito sostenido

ISO 9004 Cap 9Mejora,

Innovación y aprendizaje

ISO 9004 Cap 5Estrategia y

políticaISO 9001 Cap 5

Responsabilidadde la dirección

¿Qué camino tomar?

Fundamento: Principios de Gestión de la Calidad©A

ctin

Q 2

009

23

24

Producto

ISO 9004 Cap 6Gestión de los

recursos(ampliado)

ISO 9004 Cap 8 Seguimiento,

medición, análisis y revisión

ISO 9004 Cap 7Gestión de los

procesos

ISO 9001 Cap 8Medición, análisis y

mejora

ISO 9001 Cap 6 Gestión de los

recursos

ISO 9001 Cap 7Realización del

producto

Tomar el camino elegido

Fundamento: Principios de Gestión de la Calidad

C C

©A

ctin

Q 2

009

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1. Alcance2. Referencias normativas3. Términos y definiciones

4. Gestión para el éxito sostenido de una organización5. Formulación, planificación e implementación de la

estrategia y la política6. Gestión de los recursos7. Gestión de los procesos8. Seguimiento, medición, análisis y revisión9. Mejora, innovación y aprendizaje

Anexo A Una herramienta de autoevaluaciónAnexo B Principios de gestión de la CalidadAnexo C Correspondencia entre ISO 9004 y ISO 9001

Los “elementos esenciales”

Estructura de la norma ISO 9004:2009©

Act

inQ

200

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Los nuevos elementos claves:¿Enfoque?¿Liderazgo?¿Estrategia?¿Recursos?¿Procesos?¿Resultados?¿Seguimiento?¿Mejora?¿Aprendizaje?

Cinco niveles:1. 2. 3. 4. 5.

A1 Autoevaluación de elementos claves©

Act

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Seis áreas (principales capítulos de 9004):4. Gestión para el exito sostenido de una organización5. Formulación, planificación e implementación de la

estrategia y la política6. Gestión de los recursos7. Gestión de los procesos8. Seguimiento, medición, análisis y revisión9. Mejora, innovación y aprendizaje

Cinco niveles:1. 2. 3. 4. 5.

A2 Autoevaluación en un nivel detallado©

Act

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9

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A P

HV

A PHV

A PHV

A PHV

A PHV

¿Qué quiere decir en pocas palabras?

Misión&Visión

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Q 2

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Las diez reglas de oro de la implementación©

Act

inQ

200

9

1.1. Sea claro en lo que quiere.Sea claro en lo que quiere.2.2. Identifique los obstIdentifique los obstááculos.culos.3.3. Elabore una red de apoyo.Elabore una red de apoyo.4.4. DDéé un ejemplo.un ejemplo.5.5. Asuma la responsabilidad.Asuma la responsabilidad.6.6. Vea el panorama mVea el panorama máás amplio.s amplio.7.7. Revise todos los dRevise todos los díías.as.8.8. Atienda a los expertos de la adversidad.Atienda a los expertos de la adversidad.9.9. Recompense, especialmente las primeras Recompense, especialmente las primeras

victorias pequevictorias pequeññas.as.10.10. ¡¡Nunca se rinda!Nunca se rinda! Anónimo 29

¿Preguntas?

¡Gracias por su atención!

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Q 2

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Información de contacto

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ActAct

ActinQconsultoría, entrenamiento y auditoría en la calidad

Bob Alisic

Celular: +31 621 227 354

Correo electrónico: [email protected]

Sitio web: www.ActinQ.nl31