Bokføringsreglene - har du kontroll?

Tone N BerntzenAutorisert regnskapsfører / Statsautorisert revisor Myrdahl og Sveen – Statsautoriserte revisorer

Bokføringsreglene - har du kontroll?

1

Tone N Berntzen

Autorisert regnskapsfører / Statsautorisert revisor

Myrdahl og Sveen – Statsautoriserte revisorer

Bokføringsreglene

– har du kontroll?

• Intro

•Endringer i regnskapsloven 1.7.2021

•Bokføringsloven

•Kontantsalg

•Serveringsvirksomhet

•Bygge- og anleggsvirksomhet

• Taxi

• Frisør og skjønnhetspleie

• Litt av hvert

Agenda

1

2

2

Debet og kredit – kalt dobbelt bokholderi , definisjon:

• «Dobbelt bokholderi er en metode for registrering av regnskapsmessige

transaksjoner. Prinsippet er at det skal føres like mye til debet (+) som til

kredit (-) ved hver postering. Dette systemet gjør bokføringen

selvkontrollerende ved at summen av alle posteringer alltid skal være

null.»

Bakgrunn

debet kredit

• Lov om bokføring (bokføringsloven)

• Forskrift om bokføring

•Regnskapsloven (Lov om årsregnskap mv)

•Kassasystemloven

Lovhjemler

3

4

3

ENDRINGER I REGNSKAPSLOVEN 1.7.2021

•Noteopplysninger for poster i balanse og resultatregnskap skal ha

samme rekkefølge som postene i oppstillingen for balanse og

resultatregnskap.

• For foretak som ikke er små:

• Bruttobeløp skal spesifiseres i note (gjelder for eiendeler og

forpliktelser eller inntekter og kostnader som er presentert netto i

balanse- eller resultatoppstilling.

• Vesentlige hendelser etter balansedagen skal spesifiseres (herunder

arten og den økonomiske virkningen av vesentlige hendelser som

har inntruffet etter balansedagen, og som ikke er regnskapsført i

resultatregnskap eller balanse).

Nytt i RL fra 1.7.2021 - NOTER

5

6

4

•Ny ordlyd i RL § 1-10

• «En opplysning er vesentlig dersom utelatelsen eller feil i slike

opplysninger med rimelighet kan forventes å påvirke beslutninger som

brukere tar på grunnlag av foretakets årsregnskap. Enkeltposters

vesentlighet skal vurderes i sammenheng med andre tilsvarende

poster.»

Vesentlighetsprinsippet

Nytt i RL fra 1.7.2021 – NOTER, forts

Virkning av endring i regnskapsprinsipp, feil i tidligere årsregnskap og korrigering av slike feil, samt omklassifiseringer.

Regnskapsvalutaen og omregningskursen

dersom årsregnskapet presenteres i en annen

valuta enn regnskapsvalutaen.

Konsernforhold og om tilknyttede selskaper

(enkelte deler av bestemmelsen)

Anskaffelseskost for finansielle instrumenter og varederivater som er vurdert til virkelig verdi etter regnskapsloven §

5-8

Spesifikasjon av driftskostnadene som ikke er spesifisert etter

sin art i resultatregnskapet

Endring i avskrivningsplan

Forskning og utvikling

Hvilke forpliktelser som er dekket av andre

avsetninger for forpliktelser, jf.

regnskapsloven § 6-2 D I nr. 3

Aksjekapitalen, eiere mv. (§ 7-42 første til tredje

ledd)

Obligatorisk tjenestepensjon

Ytelser til ledende personer

Lån eller sikkerhetsstillelse til

fordel for daglig leder og leder av styret delvis -

tilpasses bestemmelsen i direktivet

Opphevede notekrav for små foretak

7

8

5

BOKFØRINGSLOVEN

BL § 2: «Enhver som har regnskapsplikt etter lov 17.juli 1998 nr 56 om årsregnskap mv har bokføringsplikt etter denne loven».

Hvem har regnskapsplikt (RL §1-2)?

•Aksjeselskap

•Allmennaksjeselskap

•Statsforetak

•Enkeltpersonsforetak (med eiendeler over 20 mill, eller et gjennomsnittlig antall ansatte mer enn 20 årsverk)

• Foreninger (med eiendeler over 20 mill, eller et gjennomsnittlig antall ansatte mer enn 20 årsverk)

•M.fl.

Hvem gjelder bokføringsloven for?

9

10

6

BL § 2.2 ledd

• «Enhver som driver virksomhet og har plikt til å

levere skattemelding for formues- og inntektsskatt

mv. etter skatteforvaltningsloven § 8-2, har

bokføringsplikt etter denne loven for den

virksomhet som drives. Det samme gjelder

enhver som har plikt til å levere skattemelding for

merverdiavgift etter skatteforvaltningsloven § 8-3. §

Hvem gjelder bokføringsloven for?, forts.

Tidsregistrering - dokumentasjonskrav :

• Timelister

−Ansatte med timelønn

−Ansatte med dagslønn

•Dokumentasjon av medgått tid

−Tjenesteytende næringer

• Timebestillingsbok

−Liberale yrker

Timelister, (BL§ 3a)

11

12

7

•En personalliste er en liste over alle som arbeider i virksomheten, inkludert ulønnet og innleid personale, og skal vise når de starter og avslutter arbeidsdagen.

• Listen skal føres på arbeidsplassen, og skal være tilgjengelig for kontroll i virksomhetens åpningstid

•Når foretaket har ansatte skal både innehaver og den ansatte føres opp i listen hver dag. Dette gjelder også daglig leder og/eller eier

•Personallister kan føres elektronisk (visse formalitetskrav)

Personallister (BL § 3a)

•Serveringssteder

•Catering

• Frisørvirksomhet

•Skjønnhetspleie

•Bilverksteder

•Bilpleievirksomheter

Hvem må føre personalliste?

13

14

8

•Gratis bok for føring av personallister kan bestilles fra skatteetaten

• https://www.skatteetaten.no/bedrift-og-

organisasjon/arbeidsgiver/personalliste/

•Dersom Skatteetaten avdekker at det ikke er ført lister, at listene er ført

feil eller det er andre mangler ilegges gebyr.

•Ved personallistemangler

−10 rettsgebyr for første overtredelse

−20 rettsgebyr ved gjentakelse innen 12 måneder.

−Samt 2 rettsgebyr for hver person som mangler i listen ved kontroll

Personallister, forts.

•Krav om HMS-kort gjelder både norske og utenlandske arbeidstakere

•HMS-kort er påkrevet for alle virksomheter som tilbyr

−Renholdstjenester (Forskrift om offentlig godkjenning av

renholdsvirksomheter og om kjøp av renholdstjenester)

−Utfører arbeid på bygge- og anleggsplasser (Forskrift om HMS-kort på

bygge- og anleggsplasser)

• https://www.arbeidstilsynet.no/hms/hms-kort/

HMS-kort

15

16

https://www.skatteetaten.no/bedrift-og-organisasjon/arbeidsgiver/personalliste/

https://www.arbeidstilsynet.no/hms/hms-kort/

9

1. Regnskapssystem

2. Fullstendighet

3. Realitet

4. Nøyaktighet

5. Ajourhold

6. Dokumentasjon av bokførte opplysninger

7. Sporbarhet

8. Oppbevaring

9. Sikring

10.God bokføringsskikk

10 Bokføringsprinsipper, BL§ § 4

For hver periode med pliktig regnskapsrapportering:

1. bokføringsspesifikasjon

2. kontospesifikasjon

3. kundespesifikasjon

4. leverandørspesifikasjon

5. spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet

6. spesifikasjon av salg til eiere og deltakere

7. spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte

Spesifikasjonskrav - BL § 5

17

18

10

Dokumentasjon av salg av varer og tjenester skal minst inneholde

1. Nummer og dokumentasjonsdato

2. Angivelse av partene

3. Ytelsens art og omfang

4. Tidspunkt og sted for levering av ytelsen

5. Vederlag og betalingsforfall

6. Eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen

som kreves spesifisert i lov eller forskrift (MVA i NOK)

7. Hvis kjøper skal beregne og betale mva etter mval § 11-1 skal

salgsdokumentet merkes omvendt avgiftsplikt, mva ikke beregnet

Salgdokumentets innhold, BF § 5-1-1

19

20

11

•Datahjelp AS selger datatjenester, samt datateknisk utstyr og

programvare mv.

•Årlig omsetning er ca. 12. mill.

•Selskapet har 10 ansatte.

•Datahjelp er datterselskap av MorData AS (100% eid).

•MorData AS er et holdingsselskap, med noe administrative funksjoner.

MorData AS har 1 ansatt.

Datahjelp AS – litt info

OPPGAVE 1

Datahjelp AS selger en mengde minnepinner. Disse innkjøpes fra fast

leverandør, og Datahjelp AS mottar minnepinneleveranser to-tre ganger i

uka og faktura fra leverandøren mottas på mail samme dag. Månedlig

mottas en oversikt som viser alt kjøp i løpet av måneden. Denne

oversikten ønsker regnskapsfører å benytte som bokføringsbilag.

Spørsmål

Er det tilstrekkelig å bokføre denne oversikten (generalnotaen) eller må

regnskapsfører bokføre hver enkelt faktura?

Generalnota

21

22

12

•Krav om toveis kontrollspor mellom

dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig

regnskapsrapportering (BL § 6)

•Dokumentasjonen skal være nummerert

(eller identifisert på annen måte)

•Dersom dokumentasjonen består av flere

dokumenter, skal det være referanse fra

primærdokumentet til øvrige dokumenter (BL

§ 10).

•Kontrollsporet skal dokumenteres (hvordan

kunne etterprøve systemgenererte poster)

Sporbarhet

«Bokføring skal skje så

ofte som virksomhetens

og transaksjonenes art og

omfang tilsier.

Bokføringen skal være à

jour innen fristene for

pliktig regnskaps-

rapportering og ikke

sjeldnere enn hver fjerde

måned»

Ajourhold, BL § 7

23

24

13

Ajourhold, BL § 7, forts.

HOVEDREGEL: Ikke sjeldnere enn hver 4. måned

Mva-pliktige

➢Hver mva-termin

Kun lønnstransaksjoner

➢«ikke plikt til å ajourføre bokføringen, med mindre det er annen pliktig regnskapsrapportering i perioden», BF § 4-1

Kontanttransaksjoner

Daglig (dersom det ikke benyttes fast kasse (se også KL)

UNNTAK: Små virksomheter (færre enn 600 bilag)

➢Årlig

HOVEDREGEL, BL § 8

Bokføringen skal skje i norske kroner

UNNTAK, BF § 4-2

Dersom den bokføringspliktiges funksjonelle valuta er en annen enn norske kroner kan bokføringen fortas i denne valutaen.

NB!, BF § 4-2. 2. ledd

Beløp som inngår i pliktig regnskapsrapportering knyttet til merverdiavgift, skal låses i NOK til kursen på fakturatidspunktet.

Beløp som inngår i pliktig regnskapsrapportering knyttet til lønn låses i NOK til kurs på utbetalingsdagen.

Beløp knyttet til eiendeler og gjeld med egne skattemessige vurderingsregler tilknyttet valuta, skal låses i NOK til transaksjonsdagens kurs.

Bokføringsvaluta

25

26

14

NB!, BF § 4-2. 3. ledd

Beløp som inngår i pliktig regnskapsrapportering skal omregnes til NOK

minimum en gang i året ved hjelp av gjennomsnittskurser.

NOK NOK NOK NOK NOK

Bokføringsvaluta, forts.

Bokførte opplysninger skal ikke endres eller slettes etter at fristene for

ajourhold er utløpt.

Hvordan korrigere/rette?

Alle slettede opplysninger skal fremkomme av dokumentasjonen /

spesifikasjonen.

Etter at ajourholdsfristen er utløpt, skal retting skje med ny, dokumentert

postering. Slike korreksjoner skal skje ved at den opprinnelige

posteringen i sin helhet reverseres.

Korreksjoner, BL § 9

27

28

15

OPPGAVE 2

Datahjelp AS har anskaffet nye møbler til møterommet. Møblene ble

levert i midten av februar. Datahjelp har mottatt en faktura fra

Kontormøbler AS på kr 30 000 + mva for møtebord og 6 businesstoler.

Fakturaen er datert 28.8.2021

•Møbelanskaffelsen ble bokført som inventar over konto 6540, med fullt

fradrag for inngående merverdiavgift (bilag 2134 i periode 8, august).

• I desember 2021 oppdager regnskapsfører at kjøp av inventar er postert

feil, da inventaret antas å ha en levetid på minst 3 år.

Datahjelp AS - Feilregistrert faktura

Spørsmål

Hvordan skal regnskapsfører korrigere dette?

a) Regnskapsfører går inn på bilag 2134 og endrer debetposteringen til konto 1250 Inventar.

b) Regnskapsfører sletter hele bilag 2134 og posterer deretter kjøpet ï nytt bilag (bilag 3673) i august (periode 8).

c) Regnskapsfører sletter hele bilag 2134 og posterer deretter kjøpet ï nytt bilag (bilag 3673) i desember (periode 12).

d) Regnskapsfører fører (bilag 3673) i desember (periode 12) med opprinnelig postering «motsatt vei», og posterer kjøp av inventaret inn på konto 1250.

Datahjelp AS - Feilregistrert faktura, forts. oppgave 2

29

30

16

• GBS 1 Utstedelse av kreditnota

• GBS 2 Kjøreskolers plikt til å ha kassaapparat og timebestillingssystem

• GBS 5 Utstedelse av salgsdokumentasjon for rabatter, markedstøtte mv

• GBS 6 Oppbevaringsplikt for ordresedler mv

• GBS 7 Utstedelse av salgsdokumentasjon – royalty til forfattere

• GBS 8 Bokføring av innbytte

• GBS 9 Spesifikasjon av grunnlaget for inngående merverdiavgift ved innførsel av varer samt dokumentasjons- og oppbevaringskrav

• GBS 10 Dokumentasjon av medgått tid

• GBS 13 Forskuddsfakturering

• GBS 15 Oppbevaring av pliktig

regnskapsrapportering gjennom

rapportering til Altinn

• GBS 16 Internettsalg

• GBS 17 Tidspunkt for dagsoppgjør for

serveringssteder

• GBS 18 Utkontraktering av

porteføljeforvaltning

Uttalelser om god bokføringsskikk (GBS)

– Norsk regnskapsstiftelse

•God regnskapsskikk for små foretak (NRS 8)

•God regnskapsskikk for ideelle organisasjoner (NRS (F))

•God regnskapsskikk for foretak med begrenset regnskapsplikt (NRS 21)

•God regnskapsskikk for øvrige foretak – 19 stk.

Norsk regnskapsskikk (NRS)

31

32

17

•Sikring av regnskapsmateriale (NBS 1)

•Kontrollsporet (NBS 2)

•Elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år (NBS 3)

•Elektronisk fakturering (NBS 4)

•Dokumentasjon av balansen (NBS 5)

•Bruk av tekstbehandlings- og regnearkprogrammer (NBS 6)

•Dokumentasjon av betalingstransaksjoner (NBS 7)

•Sideordnede spesifikasjoner (NBS 8)

Norske bokføringsstandarder (NBS)

OPPGAVE 3

•Datahjelp AS er datterselskap av MorData AS. De holder til på samme

adresse.

•Datahjelp AS skal anskaffe en mobiltelefon til en ansatt, Anne.

•Mobiltelefonen blir levert, men fakturaen som ligger ved er stilet til

MorData AS.

•Spørsmål

•Kan fakturaen registreres i Datahjelp AS , da det er et 100% eid

datterselskap av MorData AS?

Adressat på faktura/kvittering

33

34

18

•Det skal foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige (BL § 11, BFF § 6-4, NBS 5)

•Hva er ubetydelig?

−Ikke kvantifisert størrelse

−Lavere beløp enn uvesentlig

−Må vurderes ut fra virksomheten

•Størrelse

• Type/karakter

•NB! (NBS 5 , kap.5, siste setning.)

• «Hensynet til kontrollen med grunnlaget for skatter og avgifter tilsier at grensen er lav for foretak som er skatte- eller avgiftspliktige»

Dokumentasjon av balansen

•Varelageret skal telles ved årets slutt

• Føres «betryggende lagerregnskap», kan opptelling foretas i løpet av

året. Dette forutsetter tilfredsstillende dokumentasjon av tilgang / avgang

mellom telledato og balansedato.

•Spesifikasjonskrav

−Varens art

−Kvantum

−Verdi

−Summeringskolonne

Dokumentasjon av varelager (BF § 6-1)

35

36

19

•Hvordan verdien(e) er fastsatt skal spesifiseres, herunder

−Anskaffelseskost

−Kalkyler (kalkulert utsalgsverdi)

•Varelisten skal minimum spesifiseres/grupperes

−Pr. avgiftssats

−Splittes på varer med ulik bruttofortjeneste

−Regnskapsmessig verdi

−Skattemessig verdi

Dokumentasjon av varelager (BF § 6-1), forts.

Ved manuelle varelagerlister på

papir

• Forhåndsnummererte

•Datert opptelling

•Spesifiseres hvem som har

foretatt opptellingen

Dokumentasjon av varelager (BF § 6-1), forts.

37

38

20

•Kirsti er regnskapsfører for Datahjelp AS, og skal ferdigstille utkast til

årsregnskap mv for Datahjelp AS.

•Årsoppgjørsperioden er en meget travel tid og Kirsti vil ikke bruke mer

tid enn «nødvendig» på avstemming av balansepostene.

Spørsmål

•Hva må Kirsti påse avstemt og dokumentert?

• (se eget vedlegg, for regnskapstall)

OPPGAVE 4 – DATAHJELP AS

Spesifikasjoner og dokumentasjon skal være utstedt på ett av følgende språk:

• Norsk

• Svensk

• Dansk

• Engelsk

• Unntak kun etter enkeltvedtak, (eventuelt forskrift)

Språk, BL § 12

39

40

21

Alle bokføringspliktige som utfører tjenester «som er basert på

tidsforbruk», skal dokumentere utførte timer

•Gjelder pr. ansatt og eier(e)

•Spesifiseres pr dag

• Fordeles på

−Intern tid

−Ekstern tid (på de enkelte kunder/oppdrag)

• Frist: Innen utløpet av etterfølgende måned

Dokumentasjon av medgått tid (BF § 5-14)

NB!

Gjelder også tjenesteoppdrag hvor det er avtalt fast pris

Unntak 1

Dokumentasjon av interntid er ikke påkrevet dersom omfanget av

tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk er ubetydelig

Unntak 2

Eiere og/eller ansatte som kun utfører interne/administrative

arbeidsoppgaver, slipper å dokumentere medgått tid(gjelder også

konserninterne funksjoner og ideelle organisasjoner mv uten økonomisk

formål. Krav: Kun utelukkende interne tjenester (benytter

kostnadsfordeling mv som underlag for fakturering)

Dokumentasjon av medgått tid (BF § 5-14), forts.

41

42

22

Krav til å dokumentere utførte timer i tjenesteoppdrag, forutsetter at det er

en klar sammenheng mellom tidsforbruket og det vederlaget som kreves.

Dokumentasjonskrav når tid > 50% av innsatsfaktorene.

Volumbasert vederlag, eksempler

•Vederlag basert på medgått tid

•Vederlag basert på medgått tid, selv om beregningsstørrelser ikke er

timer ol, men andre volumbaserte størrelser


Resultatbasert vederlag, eksempler

•Mangler en klar sammenheng mellom vederlag og medgått tid

•Provisjon, royalties ol.

• Finanssektoren

•Person- og varetransport

•Utleie av løsøre og fast eiendom


43

44

23

KONTANTSALG

OPPGAVE 5 – HUDPLEIETROIKAEN

Hudpleierne, Erik, Elise og Elin har felles lokaler i kjøpesentret i Hønefoss

sentrum. De har felles resepsjonsdisk.

Spørsmål

•Kan Erik , Elise og Elin ha felles kassaapparat, eller må de ha 3

kassaapparater?

Flere næringsdrivende i samme lokale

45

46

24

•Gjelder leverandører av kassasystemer

−Produsenter

−Importører

−Forhandlere

−Kassasystemkonsulenter / -teknikere mv

• Loven spesifiserer krav til kassasystemer mv som tilbys for salg, utleie

eller utlån til bokføringspliktige, se kL § 1

Kassasystemlova

Ethvert kassesystem skal:

•Være tydelig merket

−Modell

−Type

−Versjon

•Være lett identifiserbart

−Eget identifikasjonsnummer

• Inneha en systembeskrivelse (§3)

• Levere en produkterklæring til skattekontoret (§5)

Kassasystemlova, forts

47

48

25

Alle kassesystem skal ha en systembeskrivelse som inneholder

•En beskrivelse av kassesystemets oppbygging

•En oversikt over alle funksjonene i kassesystemet

•En beskrivelse av hvordan kassesystemet kan kontrolleres

•En rettledning vedrørende hvordan man kan etterprøve systemgenererte

poster

•Systembeskrivelsen skal til enhver tid være ajourført

•Systembeskrivelsen skal være lett tilgjengelig

Systembeskrivelse

•RF – 1348 Systemleverandørers produkterklæring av kassasystemer

• https://www.skatteetaten.no/bedrift-og-organisasjon/starte-og-

drive/rutiner-regnskap-og-kassasystem/kassasystem/liste/

NB1!

•Det er ikke tillatt å produkterklære eller benytte et egenutviklet

kassesystem

NB2!

•Pass på at riktig modell-/versjonsbetegnelse benyttes.

Godkjente kassasystemer

49

50

https://www.skatteetaten.no/bedrift-og-organisasjon/starte-og-drive/rutiner-regnskap-og-kassasystem/kassasystem/liste/

26

Kassasystemet skal kunne produsere en standardisert revisjonsfil i XML-

format (SAF-T: Standard Audit File - Tax), bF § 7-8.

•Revisjonsfilen skal kunne benyttes av intern– og eksternrevisjon, samt

kontrollmyndigheter

•Revisjonsfilen forenkler kontrollen av elektroniske journaler

−Salgstransaksjoner

−Opplæringstransaksjoner

−Hendelser i apparatet

•Skuffåpninger, korreksjoner, rutiner, returer, prisforepørsler mv

Standardformat kassasystem

Regnskapssystemet skal kunne produsere en standardisert revisjonsfil i

XML-format (SAF-T: Standard Audit File - Tax), bF § 7-8.

Revisjonsfilen skal kunne benyttes av intern– og eksternrevisjon, samt

kontrollmyndigheter

Standardformat regnskapssystem

51

52

27

Anne er autorisert regnskapsfører. To dager i uka er hun utleid fra

regnskapskontoret og bokfører og avstemmer regnskapet for en

virksomhet. Anne har avdekket at regnskapssystemet ikke kan produsere

SAF-T regnskapsfil. Nåværende regnskapssystem er eldre og vil ikke

oppdateres , slik at det er få mulighet til å produsere SAF-T-filer. Ved

spørsmål har daglig leder uttalt at de ikke planlegger å bytte

regnskapssystemer for å kunne produsere SAF-T filer.

Spørsmål

Hvordan skal Anne forholde seg til dette?

OPPGAVE 6 – UTLEID REGNSKAPSFØRER

Leverandører av kassasystem

•Manglende utlevering av programvare

−Tvangsmulkt (1 rettsgebyr pr. dag)

•Manglende utbedring av mangler eller følger ikke pålegg om å trekke

kassasystemet fra markedet

−Tvangsmulkt (10 rettsgebyr pr. dag)

•Maksimal tvangsmulkt : 1. mill.

•Vedtak om tvangsmulkt sendes til alle styremedlemmer

•Oppfyller ikke spesifikasjonskrav eller mangler produkterklæring

−Brotsgebyr, (30 rettsgebyr, 60 rettsgebyr ved gjentagelse innen 1 år)

Lovbrudd kassasystemloven

53

54

28

Enkelte virksomheter er unntatt fra kravet om å bruke kassasystem med

produkterklæring:

•Næringsdrivende med lav omsetning

•Virksomheter som driver ambulerende og sporadisk kontantsalg (under

3G i løpet av et regnskapsår)

•Drosjenæringen

•Automater og ubetjente salgssteder

Unntak fra krav om kassasystem med produkterklæring

• https://www.skatteetaten.no/bedrift-og-organisasjon/starte-og-drive/rutiner-regnskap-og-

kassasystem/kassasystem/sporsmal-og-svar-om-nye-kassasystemer/

Kassasystemer, spørsmål og svar

55

56

https://www.skatteetaten.no/bedrift-og-organisasjon/starte-og-drive/rutiner-regnskap-og-kassasystem/kassasystem/sporsmal-og-svar-om-nye-kassasystemer/

29

Særregel i BL som henviser til Kassasystemlova,

BL § 10a

Kontantsalg

«Bokføringspliktige skal registrere og dokumentere kontantsalg ved bruk

av kassasystem med produkterklæring som tilfredsstiller krav i

kassasystemlova og krav etter forskrift gitt i medhold av

kassasystemlova. Departementet kan i forskrift fastsette krav til bruk av

kassasystem mv., herunder fastsette unntak.»

Definisjon i Kassasystemlova (kL) §2a og bfF § 5-3-1a

•Kontantsalg:

−Salg av varer og tjenester der kjøperens betalingsplikt overfor selger

blir gjort opp ved levering, ved bruk av betalingskort eller kontanter

som betalingsmiddel.

−Salg over internett eller ved oppkrav blir ikke regnet som kontantsalg.

Hva er kontantsalg?

57

58

30

Betalingskort: Definisjon i kL § 2b

• «debetkort, kreditkort og faktureringskort»

Kontanter: Definisjon i kL § 2c

• «andre betalingsmidler enn betalingskort»

Betalingskort og kontanter

Skatteetatens tolkning av «Salg over internett:»

• «Salg av varer og tjenester fra selgerens hjemmeside, apper mv –

betaling skjer samtidig».

• «Elektroniske løsninger hvor transaksjonene gjennomføres ved bruk av

kundens tekniske utstyr, og ikke ved at man oppsøker et kassapunkt på

leverandørens forretningssted eller en automat for å få gjennomført

kjøpet.»

•Den elektroniske løsningen produserer en salgskvittering som sendes til

kunden.

Internettsalg

59

60

31

Salg mot oppkrav anses ikke som kontantsalg, bF §5-3-1.

Postoppkrav dokumenteres med salgsdokument som tilfredsstiller

kravene i bF §§5-1-1 til 5-1-5.

• Faktura

•Kvittering

Postoppkrav

Kontantsalg vs internettsalg

KONTANTSALG

INTERNETTSALG

Levering Betaling

61

62

32

•Når betaling skjer på forskudd (f.eks. ved bestilling) før varene sendes til

kjøperen eller tjenesten utføres, hvilke regler skal vi da forholde oss til?

Hovedregel:

Det er ikke tillatt å forskuddsfakturere varer inklusive mva.

−Forskuddsbetalinger skal behandles som finansielt forskudd.

−Ved forskuddsbetalinger må det utstedes et salgsdokument i ettertid

Forskuddsbetaling

OPPGAVE 7

I resepsjonen hos Datahjelp AS selges rensemidler, minnepinner og

diverse datarekvisita. Resepsjonen har to kassepunkt.

•Omsetningen i resepsjonen varierer mye fra dag til dag, og enkelte

dager er omsetningen svært beskjeden (0-100 kr.)

Spørsmål

•Må det kjøres ut daglige z-rapporter og må det utarbeides daglige

kasseoppgjør?

Beskjedent kassesalg

63

64

33

65

66

34

SERVERINGSVIRKSOMHET

Når jeg ser en restaurant blir jeg fristet

Av ALEKSANDER HØMANBERG

Publisert: 22. september 2016, kl. 10:59 Sist oppdatert: 22. september 2016, kl. 12:20

I flere år har mannen spist og drukket på restauranter på Romerike, uten å gjøre opp for seg. Onsdag møtte han i tingretten – og ble løslatt.

Mannen i 40-årene fra Ullensaker var begjært fengslet av politiet, siktet for å unnlate å betale regningen etter å ha spist og drukket på fire restauranter i Oslo, Asker og Lillestrøm.

67

68

35

OPPGAVE 8 - PIZZAKROA AS

Regnskapsfører Robert fører regnskapet for Pizzakroa AS i Drammen. De

har hatt besøk av mannen som er omtalt i artikkelen i Drammens

Tidende. Den omtalte mannen oppga personalia til betjeningen før han

forlot Pizzakroa.

Spørsmål A

Hvordan skal Pizzakroa registrere og bokføre dette i regnskapet?

Spørsmål B

Hvordan skal dette skattemessig behandles?

Restaurantgjester som ikke betaler

•Salget skal fortløpende registreres

• Z-rapport skal produseres ved dagens slutt

•Om du legitimerer deg, er det «tillatt» og stikke fra regningen

•Dersom du ikke er betalingsdyktig: Bedrageri

Serveringssteder, forts

69

70

36

• Tilleggskrav i bF kap.8-5 vedrørende serveringssteder

•Bokføringen skal innrettes slik at følgende salgsgrupper er spesifisert

−Mat

−Øl

−Vin

−Brennevin

−Rusbrus/cider

−Mineralvann

−Annen drikke

−Tobakk

−Andre varer

Spesifikasjonskrav

71

72

37

Hvordan bokføre årsbonus fra

bryggeriene?

➢Splittes på vareart

Årsbonus

• Tips kan registreres særskilt i kassasystemet hvis systemet har slik

funksjonalitet og kontanttips oppbevares i kassaskuffen

−Registrering skal da også omfatte tips betalt med betalingskort mv.

−Antall tips og beløp skal da fremgå av Z- og X-rapport

•Dersom tips ikke registreres særskilt på kassasystemet, kan kontanttips

ikke oppbevares i kassaskuffen

−Skal telles opp særskilt og fremgå av dagsoppgjøret

•Det skal ved dagens slutt utarbeides rapport fra hver enkelt

betalingsterminal over de betalinger og uttak som er registrert

−Den delen av betalingene som gjelder tips skal fremgå særskilt

Drikkepenger (tips)

Drikkepenger (tips)

73

74

38

• Fra og med 2019 skal arbeidsgivere behandle tips på lik linje med lønn

med hensyn til arbeidsgiverforpliktelsene.

•Dette innebærer at arbeidsgiver skal rapportere, foreta forskuddstrekk

og betale arbeidsgiveravgift av alle drikkepenger (tips).

Drikkepenger (tips), forts.

OPPGAVE 9 - PIZZAKROA AS

Pizzakroa selger også takeaway.

O-gruppa i Strømsgodset IL har kjøpt 4 pizza og 4 store flasker brus som takeaway, og det skal sendes faktura på beløpet

Spørsmål A

Hvordan skal Pizzakroa registrere og bokføre dette?

Spørsmål B

O-gruppa blir matforgiftet i løpet av kvelden, og noen dager senere møter de opp på Pizzakroa og krever refundert takeawaybeløpet.


OPPGAVE - Pizzakroa

75

76

39

Tore, ett av medlemmene i O-gruppa, deltok på den ulykksalige pizzakvelden. Tore hadde akkurat signert ny jobbavtale, og han ble alvorlig syk, og sykemeldt i tre uker.

Han krever en erstatning for tapt arbeidsfortjeneste grunnet matforgiftningen, samt dekning av renserikostnader for «tilsmussede klær».

Pizzakroa ønsker ingen mer publisitet om matforgiftningen og inngår en avtale med Tore om en erstatning på kr 25 000, samt dekning av renserikostnader. Dette forutsatt undertegnet taushetserklæring.

Spørsmål C


OPPGAVE 9 - PIZZAKROA AS, FORTS

O-gruppa er opptatt av miljøet (og en smule

misfornøyd med Pizzakroa). De møter opp på

Pizzakroa og ønsker å innlevere pantflaskene og få

pantepengene utbetalt.

Spørsmål D

Hvordan skal Pizzakroa registrere og bokføre

dette?

OPPGAVE 5 - PIZZAKROA AS, FORTS

77

78

40

BYGGE- OG ANLEGGSVIRKSOMHET

«§ 8-1-1.Virkeområde

•Dette delkapittelet gjelder den som utfører arbeid for egen eller andres

regning innen bygge- og anleggsvirksomhet og verftsindustri.»

Krav om

• Timelister

•Prosjektregnskap,

(dersom anbudspris/forventet omsetningsverdi > kr 300 000 eks. mva)

•Utstedelse av salgsdokument i samsvar med bygge- og

anleggsarbeidets framdrift

•Salgsdokument skal utstedes senest innen en måned etter utløpet av

den alminnelige oppgaveterminen (Skatteforvaltningsforskriften § 8-3-1)

Særregler bygg-og anleggsvirksomhet

79

80

41

Særregler bygg-og anleggsvirksomhet, forts.

Prosjektregnskapet skal inneholde følgende opplysninger (BF § 8-1-4):

a) prosjektkode

b) oppdragsgivers navn og adresse, eventuelt organisasjonsnummer

c) oppdragets art

d) oppdragets oppstart

e) oppdragets opphør

f) alle direkte kostnader

g) alle inntekter.

OPPGAVE 10

Er det krav om at et prosjektregnskap i bygg og anlegg må være en

integrert del av bokføringen?

Bokføring av prosjektregnskap

81

82

42

• 10 års oppbevaringsplikt for

prosjektregnskap.

•Krav om toveis kontrollspor

Særregler bygg-og anleggsvirksomhet, forts.

«Enhver næringsdrivende er pliktig å kjenne reglene på området man driver næring. Reglene om uttaksmerverdiavgift er ikke nye. Etter merverdiavgiftsreformen 2001 er også byggeadministrasjon og koordinering av andre næringsdrivendes avgiftspliktige ytelser blitt avgiftspliktige tjenester. Ved lov av 29. juni 2007 nr 45 ble dette presisert i ordlyden. Endringen trådte i kraft 1. januar 2008. Det er i seg selv uaktsomt for en næringsdrivende og ikke å kjenne reglene. En dom i Eidsivating lagmannsretts av 26. januar 2007 vedrørende Steen Eiendom har vært mye omtalt i bransjen og fagmiljøene. Flere Bindende Forhåndsuttalelser er avgitt. Det er også grunn til å minne om den foran nevnte bindende forhåndsuttalelse fra Skattedirektoratet av 31. mars 2009 (BFU 9/09). Denne uttalelse burde være kjent for aktører i dette markedet, både utøvere og rådgivere/revisorer.

Etter skattekontorets oppfatning er det hevet over enhver rimelig tvil at virksomheten har handlet grovt uaktsomt når de ikke har klart å tilegne seg kunnskap om uttaksmerverdiavgift, og ikke har foretatt uttaksberegning for årene 2008, 2009, 2010 og 2011.»

Klagenemnda for merverdiavgift

KMVA 8753 Ileggelse av tilleggsavgift, 40%. Klager AS. Mval. § 21-3

83

84

43

Oppgave 11

Hvilke av disse ansatte hos Datahjelp AS og MorData AS må føre timelister?

Datahjelp AS

a) Martine, fast ansatt, jobber med kundesupport og –tilpasninger for bedrifter

b) Kim, fast ansatt, resepsjonist og «altmuligmann»

c) Jens, student, timelønnet tilkallingsvikar, bistår med forefallende arbeid i resepsjonen

MorData AS

a) Kirsti, 50% eier av MorData AS, ansatt på fulltid med administrasjon av holdingsselskapet, samt regnskapsførsel for både MorData AS og Datahjelp AS

Datahjelp AS og MorData AS

TAXI

85

86

44

Formaliakrav (BF § 8-2-3, 2. ledd)

Skiftlapper

1. skiftets dato

2. klokkeslett for skiftets begynnelse og slutt

3. antall turer

4. brutto innkjørt beløp fordelt på kontant og kreditt. Kontantbeløp skal være fordelt på ulike betalingsmiddel

5. kontanttips og tips som betales med betalingskort mv .

6. totale og besatte kilometer

7. sjåførens navn og fødselsnr. (event. ID-kode)

8. akkumulerte tall (totale kilometer og kroner).

•Skiftlapper skal ved utskrift signeres fortløpende med fullt navn av

skiftets sjåfør.

• I tillegg krav om rapport fra taksameteret som viser hver enkelt

transaksjon.

•Kasseavstemming pr. skift

Formaliakrav (BF § 8-2-3, 2. ledd), forts

87

88

45

FRISØR OG SKJØNNHETSPLEIE

Tilleggskrav for enkelte bransjer, herunder frisør og skjønnhetspleie:

•Kassakvitteringer og kassasalg skal spesifiseres på henholdsvis salg av

tjenester og salg av produkter (varer)

• Z-rapporten skal spesifisere omsetning pr. ansatt på henholdsvis salg av

tjenester og salg av produkter (varer)

•Salg av klipp skal spesifiseres og skilles ut fra øvrige

behandlingstjenester

•Salg skal spesifiseres pr ansatt, fordelt på varesalg, klipp og

behandlingstjenester

• (Også krav om spesifikasjon ved innkjøp, det skal skilles mellom

salgsvarer og behandlingsvarer)

Frisør- og skjønnhetspleie (BF § 8-3)

89

90

46

•Det skal foreligge en prisoversikt, herunder også priser ved uttak til eiere

eller ansatte.

•Krav om personalliste

•Krav om registrering av timebestillinger, j.fr. § 5-15

−Tidspunkt

−Kundens navn

−Hvem som utfører tjenesten

−Timer som ikke er gjennomførte

Frisør- og skjønnhetspleie (BF § 8-3)

LITT AV HVERT

91

92

47

•Datahjelp AS har eid en gammel

bil, og i november 2021 leveres

skiltene inn og bilen

kondemneres.

•Vrakpant mottas med kr 3 000.

Spørsmål A

Hvordan skal Datahjelp registrere

og bokføre dette i regnskapet?

DATAHJELP AS – OPPGAVE 12

•Mordata AS har noen aksjeinvesteringer i børsnoterte foretak. De har

engasjert en porteføljeforvalter til å administrere porteføljen.

•Årlige aksjetransaksjoner er ca 20 stk..

•Alle aksjeinvesteringene klassifiseres som kortsiktige plasseringer

Oppgave

•Må MorData AS bokføre alle aksjetransaksjoner løpende?

MORDATA AS – OPPGAVE 12

93

94

48

Oppbevaring, BL §13

Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale

1) årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning og

revisjonsberetning,

2) spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering som nevnt i § 5, eller

bokførte opplysninger som er nødvendig for å kunne utarbeide slike

spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering,

3) dokumentasjon av bokførte opplysninger og slettede opplysninger,

dokumentasjon av kontrollsporet mv. og dokumentasjon av balansen,

4) revisors skriftlige kommunikasjon med styret etter revisorloven § 9-5,

5) avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre

betydning,

Oppbevaringspliktig

regnskapsmateriale, forts.

6) korrespondanse som gir

vesentlig tilleggsinformasjon i

tilknytning til en bokført opplysning,

7) utgående pakksedler eller

tilsvarende dokumentasjon som

følger varen eller sendes til kjøper

på annen måte,

8) prisoversikter som kreves

utarbeidet ifølge lov eller forskrift.

Oppbevaring, BL §13, forts.

95

96

49


•Originalt regnskapsmateriale kan erstattes ved overføring av

regnskapsinformasjon til andre media.

•Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale skal oppbevares ordnet og

være sikret mot ødeleggelse, tap og endring.

•Regnskapsmateriell skal kunne fremlegges for offentlig

kontrollmyndighet i hele oppbevaringstiden i en form som muliggjør

etterkontroll.

NB! Pass på ved eventuelt skifte av regnskapssystem!

Bokførte opplysninger etter § 7, første ledd, som i utgangspunktet er

lagret elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i tre år og seks

måneder etter regnskapsårets slutt.

•Regnskapsmateriellet skal være

tilgjengelig i lesbar form og skal

kunne skrives ut på papir i hele

oppbevaringstiden.


97

98

50

«Det skal foreligge sikkerhetskopi av elektronisk regnskapsmateriale»

•Så ofte som virksomheten og transaksjonenes art tilsier

• Innenfor ajourholdsfristene

•Det skal foreligge oversikt over

−Hva som er sikkerhetskopiert

−Hvor ofte sikkerhetskopiering foretas

−Hvor oppbevares originalen

−Hvor oppbevares sikkerhetskopien

−Oppbevaringspliktig i fem år

Sikkerhetskopi, BF §7-2

•Bokføringspliktige skal bistå kontrollmyndighet ved behov.

•Ved eventuelt skifte av regnskapsfører gjelder bistandsplikten både «ny»

og «gammel» regnskapsfører.

•Kontrollmyndighet kan kreve oversatt eventuelt regnskapsmateriale som

ikke er på kjent språk, ref. §12.

•Bistand til offentlig kontrollmyndighet etter bokføringsloven § 14 skal gis

vederlagsfritt. Med offentlig kontrollmyndighet menes myndigheter som

har et legitimt behov for regnskapsmateriale i sin kontroll av pliktig

regnskapsrapportering fastsatt med hjemmel i regnskapsloven,

skattebetalingsloven og skatteforvaltningsloven

Bistands- og informasjonsplikt, BL § 14

99

100

51

«Bokføringsloven § 13 tredje ledd regulerer offentlige kontrollmyndigheters adgang til regnskapsmateriale, ved at materialet pliktes fremlagt i oppbevaringstiden i en form som muliggjør etterkontroll. Bokføringsloven § 14 regulerer «Bistand og informasjon til kontrollmyndighet», hvor første og annet ledd lyder slik:

Bokføringspliktige skal gi offentlige kontrollmyndigheter nødvendig bistand til innsyn i regnskapssystemet og regnskapsmateriale og stille til disposisjon utstyr og programvare for dette.

Dersom den bokføringspliktige helt eller delvis har overlatt til en annen å foreta bokføring og oppbevaring av regnskapsmateriale etter denne lov, gjelder pliktene etter første ledd også for den dette er overlatt til……

Også andre enn regnskapsførere og forretningsførere kan ha påtatt seg oppdrag på vegne av den bokføringspliktige. Dette kan for eksempel være foretak som påtar seg oppbevaring av regnskapsmateriale eller revisors tekniske utarbeidelse av årsregnskap. De som utfører slike oppdrag vil også ha en bistandsplikt i forhold til de oppgaver de har påtatt seg…..

Finansdepartementet antar at det følger av plikten til å gi opplysninger til offentlig kontrollmyndighet, at slik bistand skal gis vederlagsfritt. Det kan også nevnes at overtredelse av bokføringsloven § 14 kan straffesanksjoneres, jf. bokføringsloven § 15.»

Prinsipputtalelse skatteetaten 25.11.2020 – Plikt til å yte vederlagsfri

bistand

• Den som dømmes for overtredelse av bestemmelser om bokføring eller regnskap straffes

etter straffeloven §§ 392 til 394.

STRL § 394 Uaktsom regnskapsovertredelse bot eller fengsel inntil 1 år

STRL. § 392 Regnskapsovertredelse bot eller fengsel inntil 2 år

STRL § 393 Grov regnskapsovertredelse fengsel inntil 6 år

Straff, BL § 15

101

102

52

Pkt 3: Tiltale for grov regnskapsovertredelse:

«I tiden forut for 8. januar 2016 og frem til 12. juni 2017, som daglig leder

og styreleder i virksomhetene X AS og Y AS, lot han bokføre 162 falske

fakturaer og unnlot å bokføre to kreditnotaer i regnskapene til

virksomhetene.»

Dømt etter STRL§ 393, jfr. § 392 og BL § 15, j.fr. § 10:

➢30 dager fengsel.

HR-dom 4. mars 2021 (HR-2021-494-A)

103

104

53

•Morten er blitt kjendis og har fått mange følgere på Instagram. Han titulerer seg som influencer. Morten har et samarbeid med et byrå hvor

byrået fakturerer de kundene som influenceren reklamerer for, hvor influencer (Morten) sitter igjen med en andel av inntekten og byrået har

en andel.

•Byrået betaler Morten månedlig etter en «månedsrapport» utstedt av byrået.

•Morten har et enkeltmannsforetak, men er ikke mva registrert.

Spørsmål

Hvordan bør dette behandles og bokføres?

OPPGAVE 13 - INFLUENCEREN

Kontoplan

• Tilpasses virksomheten

• Tilstrekkelig spesifisert

•Oversiktlig

Anleggskartotek

• Tilpasses virksomheten

•Ajourføres

Spesifikasjoner (bilag)

• Tilfredsstille formkravene

Praktiske tips

105

106

54

•Husk alltid å låse bokføringsperioder som

er ferdigstilt! Frist: BL § 7

•Anbefaling: Lås bokføringsadgangen på

siste regnskapsår når bokføringen er

ferdigstilt for utarbeidelse av årsregnskap

(eventuelt oversendelse til revisor).

•

Praktiske tips, forts.

•Husk: Åpne bokføringsadgangen

midlertidig for avslutningsposteringer, og

påse at offisielt regnskap er i samsvar

med bokførte tall.

Praktiske tips, forts.

107

108

55

Kontanter og kontanthåndtering er hjemlet i skatteloven (SL), merverdiavgiftsloven (ML), Hvitvaskingsloven (HVL) og sentralbankloven (SBL).

Det er ikke tillatt å nekte å ta imot kontanter som betalingsmiddel fra forbrukere (SBL § 14)

•Unntak: Ingen er pliktig til i én betaling å ta imot mer enn femogtyvemynter av hver enhet.

Kr. 40 000-grensen

Ved forhandleres salg av gjenstander er det forbudt å motta kontanter når betalingen med kontanter vil overstige kr 40 000 (gjelder totalbeløp pr. leveranse/avtale), j.fr. HVL

Kontanter

Kr 10 000-grensen

Intet fradrag dersom kostnaden er betalt med kontanter (overstiger kr 10

000)

•Det gis ikke skattemessig fradrag for kjøp av varer og/eller tjenester eller

lønn som er betalt med kontanter. Det gis heller intet fradrag for

inngående merverdiavgift.

• Intet fradrag gjelder uavhengig av hvem som er mottaker og hvordan

betalingen er dokumentert, så lenge betalingen ikke er foretatt via bank.

Kontanter, forts.

109

110

56

Forslag: Opplysningsplikt salgs-og kjøpstransaksjoner

111

112

57

1. Finn fram mobilen

2. Finn en venn eller flere, eller vis at du har power og vil spille alene

3. Logg dere / deg inn på

4. https://kahoot.it

5. Tast inn gamepin (kommer snart ☺)

6. Tast inn nickname (kallenavn)

7. Be ready!

Alt vi kan!

Tone N Berntzen

[email protected]

mobil 920 47 631

s. 114

Spørsmål?

113

114

https://kahoot.it/

Documents

Bokføringsreglene - har du kontroll?