BPMS Recursos Avanzados BPM

Recursos avanzados que toda solución de

BPM debería tener

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10 recursos avanzados que toda solución de BPM debería tener

Sobre la Gestión de Procesos de Negocios (BPM)

El software de BPM es una herramienta usada para simular, automatizar y

monitorear los procesos de negocios de una organización, auxiliándola a

determinar estrategias futuras. El software de BPM aumenta la

rentabilidad optimizando los procesos de negocios a través de sus varios

componentes como el modelador de procesos, el engine de procesos, el

motor de reglas y el análisis de procesos. Un modelador de procesos

atribuye la lógica para el proceso después del análisis y el engine de

procesos realiza la secuencia de automación de las actividades para las

aplicaciones y operaciones manuales de los funcionarios. El motor de

reglas garantiza que el proceso siga las reglas de negocios y el análisis de

proceso provee feedback sobre el desempeño del proceso. Un software de gestión de procesos de negocios (BPMS) elimina la

necesidad de cadenas de procesos manuales y propicia procesos de

negocios simplificados más rápidos y mejores.

Este eBook está proyectado para empresas que buscan seleccionar

una solución para automatizar la creación, ejecución y gestión de

procesos de negocios.


Visión general del mercado

Las empresas que actúan en un mercado en rápido cambio enfrentan

nuevos desafíos y riesgos diariamente. Las presiones del mercado y la

necesidad de cambio exigen una transformación en la forma como las

empresas tratan los procesos de negocios. Las mismas deben agilizar los

procesos para responder rápidamente a las nuevas condiciones de

mercado.

Los procesos direccionan la agilidad en los negocios, pero la mayoría de

las empresas continúa buscando métodos de maximizar la productividad

y estimular las inversiones de tecnología antes de invertir en formas

eficaces para administrar y optimizar sus procesos de negocios.

Un proceso de negocio es un conjunto de pasos o actividades

interconectadas que en su todo, determina un resultado de negocios

específico, interno o externo a la organización.

Documentar y automatizar procesos de negocio abarca describir qué es

hecho, por qué es hecho, cómo es hecho, quién lo hace (sistema o

personas) y la forma en que es hecho. Las organizaciones están cada vez

más saturadas con informaciones y procesos informales basados en los

conocimientos de las personas. Esos procesos informales pueden ser

arriesgados y caros para las empresas, ya que los empleados llevan su

conocimiento y experiencia con ellos cuando cambian de empleo. Sin

embargo, los esfuerzos para formalizar y administrar procesos de

negocios informales puede ser un desafío, ya que los procesos se

extienden entre los departamentos y sistemas de TI, en varias fuentes

desconectadas.

La Gestión de Procesos de Negocio (BPM) es la llave para responder a

esos desafíos y para crear procesos de negocio altamente eficientes y

ágiles. El BPM es un tipo de disciplina de gestión que integra a personas,

contenido y aplicativos empresariales, combinando un abordaje

multifuncional y centrado en procesos.

El Software de Gestión de Procesos de Negocios (BPMS) provee las

herramientas que hacen con que los procesos de negocios sean explícitos

al proveer los recursos que auxilian a los gerentes de negocios a controlar

y cambiar ambos flujos de trabajo, manuales y automatizados.


Cómo el BPMS ha actuado:

El BPMS surgió a partir de un deseo de automatizar los procesos de

negocio tradicionales en donde la creación, la operación y la gestión

manual de “workflow” se hicieron demasiado pesadas.

Los primeros sistemas de “workflow” poseían una interface básica

de la lista de tareas para mover el trabajo alrededor de la

organización, pero exigían una serie de personalizaciones para

integrarse con otras aplicaciones.

Los proveedores de Sistemas de Gestión de Documentos (GED)

comenzaron a integrar el “workflow” en sus suites de software, pero

la misma suite limitaba los procesos definidos dentro de ella y no

permitían modelar o monitorear para más allá de ese ambiente.

Los aplicativos de integración ayudaron a aliviar esas limitaciones,

pero dejaban los proyectos de BPM con los costos altísimos.

El surgimiento de la Arquitectura Orientada a Servicios (SOA) fue

una bendición para el BPM, permitiendo funcionalidades con

“webservices” para ser integradas en actividades de proceso sin

esfuerzo significativo, dejando que las listas de tareas fuesen

integradas en páginas web, portales y aplicaciones con relativa

facilidad.

Un Software de Gestión de Procesos de Negocios amplio soporta todas

las etapas iterativas del ciclo de vida del BPM, ofreciendo una serie de

tecnologías innovadoras que permiten su organización: Definir, Modelar,

Simular, Implantar, Ejecutar, Monitorear, Analizar y Optimizar los

procesos de negocios con el objetivo de mejorar la agilidad y el

desempeño operacional.


Para dónde está yendo el BPMS:

El BPMS está siendo cada vez más usado en varios servicios y

aplicaciones. Sus estándares de interface continuarán mejorando y

las organizaciones continuarán buscando funcionalidades de varios

proveedores.

El almacenamiento en nube también está impactando en el BPM. Un

BPMS debe ser capaz de evocar los servicios suministrados por

aplicaciones en nube y proveer todos los recursos de seguridad

necesarios.

El BPM también está siendo ofrecido como un servicio en nube, con

hospedaje dedicado y administrado por un proveedor de servicios

y/o con configuraciones de múltiples locales, cada uno con

diferentes precios y relaciones costo/beneficio.

La colaboración social y datos históricos permitirán el desarrollo de

procesos más exactos y optimizaciones a través de redes abiertas

de conocimiento (aunque esto no sea lo ideal para toda

organización) y también el mapeo de estándares en los procesos de

negocio para reflejar el flujo actual del proceso.

El reconocimiento de estándares permite la creación de procesos de

previsibles, permitiendo BPMS cada vez más automatizados.

A medida que el mercado evoluciona, los recursos que antes eran de punta

se volvieron ítems básicos y las nuevas funcionalidades se vuelven

diferenciales. La personalización de interface de usuario se ha

transformado en una característica básica y no debe ser usada para

diferenciar soluciones. En vez de eso, el enfoque debe ser en

funcionalidades avanzadas de modelaje e implementación en nube para

obtener el mejor ajuste a las necesidades de su organización.


Los siguientes recursos básicos representan al estándar mínimo para un BPMS:

Funcionalidad

Automación de Workflow

La automación de workflow es un área de mejora de

procesos en la que las empresas se benefician con:

mayor eficiencia, mejor gestión de tiempo y un mayor

nivel de organización. La automación elimina errores en

el encaminamiento, conclusión y entrega. El sistema

crea un ambiente en donde los procesos pueden ser

concluidos en una fracción del tiempo que llevaría

tradicionalmente.

Generador de informes

instantáneos

En parte, el propósito de automatizar el workflow es

entender cómo las cosas funcionan. Para auxiliar en ese

análisis necesitamos informes que indican el "quién, qué

y cuándo" de las cosas. Esos informes auxilian en la

toma de decisiones, permitiéndonos entender tanto el

proceso como las perspectivas de los involucrados. Un

panel de indicadores suministrará una imagen clara,

detallando el desempeño de cada proceso y participante.

Colaboración en tiempo real

La colaboración en tiempo real se ha vuelto un

componente esencial del trabajo y aprendizaje en línea,

dado que las tareas nunca son completas sin

colaboración. Muchas veces, colaborar en tiempo real se

vuelve una necesidad para mantener a las personas

involucradas, haciendo con que trabajen en conjunto y

manteniendo a los equipos enfocados en los objetivos.

Con la colaboración en tiempo real, su organización

puede trabajar con personas localizadas en diferentes

partes del mundo, al mismo tiempo, en el mismo

documento y acompañando los cambios en tiempo real.


Gestión de reglas de negocios

La gestión de reglas de negocio permite que las políticas

organizacionales, y las decisiones operacionales

asociadas a ellas, sean definidas, implantadas,

monitoreadas y mantenidas separadamente del código

principal del aplicativo. La gestión de reglas de negocio

permite que los especialistas en negocios definan y

mantengan las decisiones que orientan el

comportamiento en los sistemas, reduciendo el tiempo y

el esfuerzo necesarios para actualizar los sistemas en

producción y aumentando la capacidad de la

organización en responder a los cambios en el ambiente

de negocios.

Interface de usuario

personalizable

La interface del usuario puede ser alterada y

perfeccionada con las preferencias de los usuarios.

Suministra una experiencia facilitada de uso a través de

una interface de usuario intuitiva y personalizable

aprovechando el mecanismo de BPM para implementar

procesos más eficientes.

Modelador de procesos

El recurso más básico y obligatorio. Un BPMS común

debe permitir que su organización modele formularios

de negocios para capturar informaciones y retratar el

flujo de los procesos visualmente. Los mecanismos de

modelaje deben ser simples e intuitivos, permitiendo que

cualquier persona de la organización consiga implantar

un proceso en sólo algunas horas. La mayoría de los

BPMS falla debido a la falta de simplicidad. Los

proyectos de BPMS fallan por el mismo motivo.

Además de las características esenciales descritas arriba, el mejor Software de BPM también va a ofrecer capacidades más avanzadas. Mientras su organización evalúa cuál de estas características avanzadas son más importantes para ella en el corto plazo, también debe llevar en consideración lo que será aprovechado en el futuro. Estas capacidades avanzadas ofrecen el potencial para que su organización supere a las demás, perfeccionando y llevando sus procesos hacia el próximo nivel, alejándose de su competencia.


Recursos avanzados importantes para evaluar en un BPMS:

Funcionalidades

1 Ad hoc

workflows

Los workflows pueden alternar entre los eventos automatizados y

ser accionados por los usuarios. Los procesos son capaces de ser

revisados mientras están en operación y los cambios pueden ser

realizados sin la intervención de TI.

2 Construcción

avanzada de

formularios

Los formularios son creados a partir de workflows que reflejarán

automáticamente los procesos y las condiciones necesarias.

Además de eso, los usuarios pueden obtener ventaja de la capacidad

ofrecida de construcción avanzada para personalizar la apariencia y

crear formularios personalizados.

3 Simulador

avanzado

Pruebe y optimice el rendimiento de un proceso usando datos

históricos. Las posibilidades de simulación avanzadas permiten la

constante mejora y optimización de los procesos de negocios.

4 Implementación

en nube

Las herramientas pueden ser entregadas como Software Como

Serviço (SaaS) a través de una red y los datos pueden ser

almacenados en nube. Su organización estaría retrocediendo si no

escoge un BPMS basado en nube. Las personas ya no precisan más

trabajar a partir de sus mesas de trabajo, con una base de BPMS en

nube, las personas pueden acceder a sus workflows a partir de su

casa o en cualquier lugar. No sólo eso, su organización estaría

dispensada de hacer grandes inversiones, tanto en hardware y

software, y mucho menos teniendo pesadillas para hacerlos

funcionar. Un BPMS basado en nube puede hacer ahorrar mucho

tiempo y dinero. ¡Cambie para la nube!

5 Modelaje

avanzado

Modelaje avanzado con completa cobertura en BPMN 2.0 con

múltiples visualizaciones de modelaje y de importación y

exportación de modelos. Las características avanzadas de modelaje

reflejan la capacidad de capturar casos complejos de negocios

garantizando la coherencia operacional.


6 Consciencia

temporal

Los workflows son capaces de monitorear y analizar el tiempo

de conclusión del proceso, tanto de manera general como de

eventos específicos.

7 Analítica de

procesos

El sistema contiene recursos de monitoreo que permiten el

análisis de procesos, captura de desempeño, a ser medidos y

visualizados en dashboards. Métricas y análisis de métricas

suministrando informaciones valiosas sobre la ejecución del

proceso que pueden ser usadas para optimizar los procesos

de negocios.

8 Carpetas de

casos

Las informaciones y documentos son almacenados en

conjunto y vinculados. Los workflows de procesos de negocios

involucran contenidos estructurados como en un formulario y

contenidos no estructurados como documentos. Un BPMS que

de manera elegante tramita la información entre documentos y

formularios dentro de workflows elimina la necesidad de

alternar entre aplicativos y provee una experiencia integrada.

9 Atribución de

tareas

dinámicas

El sistema tiene capacidades de atribución de tareas

dinámicas que permitan la colaboración ad hoc. En

necesidades específicas, en el medio de un workflow puede

ser que sea necesario alterar la persona actualmente atribuida

a una tarea. Un buen BPMS debe permitir que los

administradores deleguen tareas con facilidad cómo y cuándo

sea necesario.

10 Indicador de

status de SLA

Una representación visual en los dashboards de BPMS,

describiendo el status de cada tarea, a fin de llamar la atención

inmediata para los puntos críticos. Los códigos de colores son

los recursos más usados comúnmente - rojo para indicar:

Violación de SLA, Amarillo: tarea está casi en alerta y verde

para las demás tareas.


SoftExpert BPM provee una poderosa herramienta de modelaje basada en

el estándar BPMN (Business Process Model and Notation), permitiendo el

uso de eventos, actividades, tareas, decisiones, límites y otros elementos

para crear rápidamente procesos ejecutables con recurso de arrastrar y

soltar en un ambiente 100% web. Los usuarios pueden crear procesos y

reglas de negocio de manera rápida, agregar papeles funcionales, crear

interfaces amigables, formularios personalizados y administrar todo el

contenido relacionado en una única solución integrada.

Modelaje del processo de negocio (BMPN) Diagrama de macro processo (VAC)

Ofreciendo una solución completa para automación de procesos de

negocio orientados a las personas y también al contenido, SoftExpert BPM

resuelve los desafíos de interacción entre personas y procesos por medio

de recursos de gestión de tareas y de colaboración. Para monitorear todos

estos procesos y ganar visibilidad en el negocio, los usuarios pueden tener

una visión general de los procesos en tiempo real, un retrato instantáneo

del desempeño de los procesos que ayuda en la toma de decisión y en la

resolución de situaciones específicas.

Diagrama de tortuga Simulación de processos

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SoftExpert BPM también ofrece recursos que generan valor para toda la organización, como monitoreo de indicadores y de actividad de negocios, apoyo a la toma de decisión, gestión de documentos, gestión de calidad, herramientas de integración de sistemas y paneles ejecutivos (dashboards). La solución es capaz de crear modelos de procesos y almacenarlos en un repositorio con total control sobre sus revisiones, categorización jerárquica, búsqueda y recursos de seguridad para acceso controlado a los modelos y procesos. En resumen, SoftExpert BPM proporciona el control total de los procesos de negocio para la empresa, posibilitándole al equipo de TI cambiar su enfoque de mantenimiento para innovación.

Monitoreo de los processos en ejecución Automación de formularios electrónicos

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Acerca de SoftExpert

SoftExpert es la empresa líder de mercado en soluciones para la excelencia em gestión, ofrece softwares y servicios para mejoría de procesos de negocio, conformidad reglamentar y gobernanza corporativa.

Fundada en 1995 y en la actualidad con más de 2 mil clientes y 300 mil usuarios alrededor del mundo, las soluciones de SoftExpert son utilizadas por empresas de los más variados portes y áreas de actuación, incluyendo manufactura, gobierno, farmacéutico, hospitales y laboratorios, servicios financieros, alta tecnología y TI, educación, energía y utilidad pública, logística, comercio minorista, servicios, entre otros.

En conjunto con su red de aliados nacionales e internacionales, SoftExpert ofrece servicios de implantación, entrenamiento, hospedaje, validación, soporte y asistencia técnica, con la intención de asegurar que sus clientes obtengan siempre el máximo retorno de sus inversiones.

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