Innovación tecnológica y gestión documental

JUNIO 2016 I Nº 117

1

07 Noticias

04 Editorial

10 Jornadas

2

12 Publicaciones

SUMARIO

14 Estándares

15 Normativa

19 Licitaciones

21 http://

3

EDITORIAL

Despliegue de la Administración electrónica El Gobierno del Estado, desde la entrada en vigor de la Ley 11/2007, de

acceso electrónico a los servicios públicos, ha estado impulsando de

forma constante un modelo de administración electrónica destinado

tanto a la transformación de la Administración -y entes que

directamente gestiona-, como también a influir en el resto de

administraciones del Estado (especialmente en las comunidades

autónomas).

La Ley 11/2007 dejó un margen muy amplio para su implementación y

es probablemente uno de los hechos más reseñados el que esta falta

de obligación haya tenido como resultado el bajo grado de desarrollo

de la e-administración en el conjunto de las administraciones públicas

españolas. No obstante, también debe tenerse en cuenta que

estableció la obligatoriedad de una serie de instrumentos técnicos: son

las conocidas Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI) y Normas

Técnicas de Seguridad (NTS).

Desde el año 2007 la Administración del Estado ha ido desplegando

progresivamente las NTI de forma que ha ido creando un corpus

técnico muy amplio que, de facto, deben seguir todas las

administraciones públicas. De hecho, estas NTI regulan una serie de

aspectos muy concretos y con mucho de detalle (política de gestión

documental, esquema de metadatos, digitalización, etc.) que, en

algunos casos, podríamos considerar que sobrepasan su finalidad: la

4

interoperabilidad, y que podrían condicionar la potestad de

autoorganización de cada administración.

Esta normativa en su conjunto se ha ido elaborando bajo el impulso de

la Conferencia Sectorial de la Administración Pública, un ente de

cooperación entre la Administración del Estado y las de las

comunidades autónomas en materia de administración electrónica. De

esta Conferencia depende el Comité Sectorial de Administración

Electrónica, encargado de llevar a cabo los acuerdos adoptados por la

Conferencia. Este Comité está adscrito al Ministerio de Hacienda y

Administraciones Públicas (MINHAP).

Actualmente, a través de la aprobación de las Leyes 39/2015 de

procedimiento administrativo común de las administraciones públicas y

40/2015 de régimen jurídico del sector público -que establecen unas

disposiciones y calendarios por la ejecución y entrada en vigor de las

leyes mucho mejor definidos que con la anterior legislación-, el MINHAP

ha renovado el impulso de su tarea normativa.

Así, se establece que del Comité Sectorial de Administración Electrónica

dependen grupos de trabajo para trabajar diversas especialidades

(Identidad digital, Telecomunicaciones integradas, Interoperabilidad,

Intermediación y servicios, Seguridad, Reutilización y RISP, Planificación y

Gobernanza, etc.). Uno de estos grupos es el que corresponde al

‘Documento, expediente y archivo electrónico’, un grupo que a su vez

está compuesto por una serie de subgrupos que en breve iniciarán sus

tareas en materias como son: el Archivo electrónico único, Líneas

estratégicas del documento electrónico, Protocolos de conservación,

validez y disponibilidad, Política de gestión documental para entes

locales, Sistema de Información Administrativa local, Esquema de

estructuras de información (metadatos de ingreso y transferencia) y

Manifiesto para el patrimonio del documento electrónico.

5

En este punto, y teniendo en cuenta que esta normativa puede tener un

impacto directo en los centros del Sistema d'Arxius de Catalunya, la

Dirección General de Archivos, Bibliotecas, Museos y Patrimonio se

integrará en las tareas de varios subgrupos e informará al conjunto de

archivos del SAC.

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NOTICIAS

Plan de acción de la administración electrónica

2016-2020 La Comisión europea anuncia el Plan de acción de administración

electrónica para los años 2016-2020, cuya estructura se centra en 7

principios básicos, destacan los siguientes: los servicios ofrecidos por las

administraciones públicas deben ser preferentemente digitales y

prestados a través de la ventanilla única; la administración debe

garantizar la reutilización interna de documentos aportados por los

ciudadanos y empresas, así como permitir que puedan acceder a la

documentación de aquellos procesos administrativos que les afecte y

controlar, acceder y rectificar sus datos personales; también debe

asegurar la protección de estos datos y su privacidad, con el fin de

aumentar la confianza en los servicios electrónicos que ofrece.

Para conocer en más detalle el plan de actuación:

https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/european-egovernment-

action-plan-2016-2020

Acceso y uso digitales del patrimonio cultural

europeo El Consejo europeo de la Unión

Europea publica las conclusiones

adoptadas durante la su sesión núm.

3471 (el 30 y 31 de mayo) en relación

al acceso, la visibilidad y el uso digital

del patrimonio cultural europeo. Se hace especial hincapié en la

digitalización del patrimonio y su conservación y también en el papel

7

que, en este sentido, desarrolla el proyecto Europeana. Para acceder a

las conclusiones:

http://data.consilium.europa.eu/doc/document/ST-9643-2016-

INIT/es/pdf

Código de conducta de los altos cargos y

personal directivo El Govern de la Generalitat aprueba el ‘Codi

de conducta dels alts càrrecs i personal

directiu de l'Administració de la Generalitat i de

les entitats del seu sector públic, i altres mesures

en matèria de transparència, grups d'interès i ètica pública’.

Destacamos de este código que contiene unos principios y reglas de

conductas específicas en materia de gestión de documentos públicos,

introducidas a propuesta del Departamento de Cultura y que tienen la

siguiente redacción:

- (5.23) Cumplir la normativa en materia de gestión de

documentos públicos, especialmente la relacionada con la no

destrucción de documentos o información pública en soporte

papel o en medio electrónico sin seguir los procedimientos y

controles establecidos normativamente.

- (5.24) no llevarse copia de la información y de la

documentación una vez haya finalizado su mandato.

Podéis consultar el código en:

http://portaldogc.gencat.cat/utilsEADOP/PDF/7148/1508607.pdf

8

Gestión documental en el Yucatán Con el objetivo de adecuarse a la Ley de Transparencia y Acceso a la

Información Pública del Estado de Yucatán, el Consejo General del

Instituto Electoral y de Participación Ciudadana (IEPAC) ha aprobado

recientemente su Cuadro General de Clasificación Archivística. El

documento, elaborado por la Secretaría Ejecutiva, obedece a lo

estipulado por la Ley Estatal publicada en mayo de 2016. Su función

principal es convertirse en una herramienta básica que permita

gestionar y conocer los expedientes agrupados en series y subseries

documentales, siguiendo una referencia estructural acorde con lo

establecido por el Archivo General del estado de Yucatán.

Para consultar el nuevo Cuadro de Clasificación General y el Catálogo

de Disposición Documental:

http://www.yucatan.gob.mx/transparencia/ipo.php?id=13544

Norma Foral de transparencia de la Diputación

de Bizkaia La diputación de Bizkaia ofrece una versión de la Norma foral de

transparencia que tiene como objetivo explicar de forma didáctica,

sencilla y amena la regulación vigente, aprobada por las Juntas

generales de Bizkaia, en materia de transparencia. En concreto,

destacamos el apartado dedicado al acceso a la información (Solicitar

información pública), donde se

especifica - entre otras cuestiones- en

qué casos hay acceso libre y en cuáles

es restringido o cuál es el procedimiento

a seguir. Para acceder:

http://www.bizkaia.eus/gardentasuna/N

ormaForaldeTransparenciadeBizkaia_CA

/index.html#/20/

9

JORNADAS

VII Congreso de Archivos de Castilla y León.

Innovación, participación y diversidad Ja se encuentran disponibles las actas del congreso realizado el pasado

mes de mayo en Segovia. Para acceder:

http://www.acal.es/index.php/actualidad/item/2033-publicadas-las-

actas-de-cacyl

22nd Americas Conference on Information

Systems Fechas: De 11 a 13 de agosto de 2016

Lugar: San Diego (EEUU)

Más información: http://amcis2016.aisnet.org/index.php

Archives and Records Association, UK and

Ireland Annual Conference: "Global Futures" Dates: De 31 de agosto a 2 de septiembre de 2016

Lugar: Londres (Reino Unido)

Más información:

http://www.archives.org.uk/ara-in-action/the-ara-conference.html

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International Association

of Sound and

Audiovisual Archives

(2016 IASA) Fechas: De 24 de septiembre a 1 de octubre de 2016

Lugar: Washington, D.C. (EEUU)

Más información: http://www.iasa-web.org/notice_board/2016-iasa-

conference-registration-

open?utm_medium=twitter&utm_source=twitterfeed

11

PUBLICACIONES

Datos personales y transparencia en

determinadas actuaciones de los entes locales El grupo de trabajo de documentos normalizados -constituido con el

objetivo de colaborar en materia de transparencia, acceso a la

información pública y buen gobierno en el marco del mundo local-

analiza en este documento dictámenes, informes y/o resoluciones

emitidas por la Autoridad catalana de protección de datos y la

Comisión de garantía para el acceso a la información pública, entre

otros. La finalidad es conocer su interpretación, especialmente, con

respecto a la difusión de las actuaciones y de las actas, de los órganos

de gobierno. Para consultar el documento:

https://web.aoc.cat/suport/wp-content/uploads/

Libros del Consejo de Transparencia y Buen

Gobierno El Consejo de Transparencia y Buen

Gobierno, en colaboración con el

Instituto Nacional de Administración

Pública, ofrece a su página web dos

libros electrónicos centrados en el

derecho de acceso a la información pública. Estas publicaciones son:

Estudio comparado sobre normativa internacional en materia de

derecho de acceso a la información pública y La normativa

autonómica en materia de derecho de acceso en la información

pública. Para consultarlos:

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http://consejodetransparencia.es/ct_Home/consejo/criterios_informes_c

onsultas_documentacion/documentacion.html

Dos informes sobre los retos de la gestión de los

documentos electrónicos Los Archivos Nacionales de Inglaterra potencian estrategias e iniciativas

de innovación tecnológica con el fin de hacer accesibles a largo plazo

los documentos nacidos digitales. En este marco de investigación

publican dos informes técnicos que tratan de dar más luz a una serie de

desafíos que la gestión y la preservación de los documentos

electrónicos supone para los profesionales. El primer informe, titulado The

digital landscape in government 2014-2015: business intelligence review,

muestra la situación actual en el Reino Unido, presentando un conjunto

de retos que hay que resolver a corto o medio plazo. El segundo, The

application of technology-assisted review to born-digital records transfer,

Inquiries and beyond: research report, indica de qué manera la

tecnología puede contribuir a dar respuesta a cada uno de los puntos

anteriores basándose en investigaciones actuales, en entrevistas a

expertos y poniendo a prueba el software actual. Para acceder:

http://www.nationalarchives.gov.uk/information-

management/manage-information/policy-process/reviewing-digital-

records-management-government/research/

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ESTÁNDARES

Criteria for Managing Email Records in

Compliance with the Managing Government

Records Directive En el mes de abril los NARA publicaron y enviaron a todas las agencias

gubernamentales un memorando para el tratamiento del correo

electrónico en concordancia con la directiva Managing Government

Records Directive (M-12-18) que obliga a que todas las agencias el 31

de diciembre de 2016 han de tratar todos los correos electrónicos de

manera electrónica y por tanto deberán estar archivados en un sistema

electrónico adecuado.

Este memorando con sus aprendices ayuda a les diferentes agencias de

los Estados Unidos a implementar un sistema eficiente para el

tratamiento del correo electrónico, tanto en su acceso, tratamiento y

evaluación. Lo que está claro es que el tratamiento del correo

electrónico es un proceso que irá más allá de este año y con esta guía

los NARA quieren ayudar a las diferentes agencias en esta función.

Para acceder al documento:

http://www.archives.gov/records-mgmt/email-management/2016-

email-mgmt-success-criteria.pdf

14

NORMATIVA

Acceso En el DOUE de 15 de junio de 2016 se publica la Directiva (UE) 2016/943

del parlamento europeo y del consejo de 8 de junio de 2016 relativa a

la protección de los conocimientos técnicos y la información

empresarial no divulgados (secretos comerciales) contra su obtención,

utilización y revelación ilícitas. http://eur-lex.europa.eu/legal-

content/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.157.01.0001.01.SPA&toc=OJ:L:2016

:157:TOC

En el DOUE de 30 de junio se publica el Reglamento de ejecución (UE)

2016/1055 de la Comisión de 29 de junio de 2016 por el que se

establecen normas técnicas de ejecución en relación con las

modalidades técnicas de la difusión pública adecuada de información

privilegiada y del retraso de la difusión pública de información

privilegiada de conformidad con el Reglamento (UE) nº 596/2014 del

Parlamento Europeo y del Consejo. http://eur-lex.europa.eu/legal-

content/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.L_.2016.173.01.0047.01.SPA&toc=OJ:L:2016

:173:TOC

Administración electrónica En el DOGC núm. 7133 de 2 de junio de 2016 se

publica el edicto del Ayuntamiento de Teià sobre

la aprobación definitiva de la Ordenanza

municipal reguladora de la administración

electrónica.

15

http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa

/?action=fitxa&documentId=730629&language=ca_ES

En el BOP de Barcelona de 3 de junio de 2016 se publica el anuncio de

aprobación inicial del Reglamento de creación y funcionamiento de la

sede electrónica del Ajuntament d’Orpí.

https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&06/02201600922

8.pdf&1

En el DOGC núm. 7135 de 6 de junio de 2016 se publica el edicto del

Ayuntamiento de Sant Celoni sobre la aprobación inicial de la

Ordenanza de administración electrónica.

http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa

/?action=fitxa&documentId=732513&language=ca_ES

En el DOGC núm. 7139 de 10 de junio de 2016 se publica el anuncio del

Ajuntament de Malla sobre información pública de la aprobación inicial

de la Ordenanza reguladora de la administración electrónica.

http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa

/?action=fitxa&documentId=733405&language=ca_ES

En el BOE núm. 144 de 15 de junio de 2016 se publica la Resolución de 24

de mayo de 2016, de la Secretaría de Estado de Administraciones

Públicas, por la que se publica el Convenio de colaboración con la

Comunidad de Castilla y León, para la prestación mutua de soluciones

básicas de administración electrónica.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-5842

En el BOP de Lleida núm. 116 de 17 de junio de 2016 se publica el edicto

de aprobación definitiva de la Ordenanza reguladora de la

administración electrónica del Ajuntament de l’Alt Àneu

16

https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i

d=2016_116_4226

En el BOP de Lleida núm. 116 de 17 de junio de 2016 se publica el edicto

de aprobación definitiva de la Ordenanza reguladora de la

administración electrónica del Ajuntament de Torrefarrera

https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i

d=2016_116_4312

Evaluación En el DOGC núm. 7133 de 2 de junio de 2016 se publica la Orden

CLT/132/2016, de 24 de mayo, por la que se aprueban, se modifican y se

derogan tablas de acceso y evaluación documental.

http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa

/?action=fitxa&documentId=730713&language=ca_ES

En el DOGC núm. 7150 de 28 de junio de 2016 se publica la corrección

de erratas en la Orden CLT/132/2016, de 24 de mayo, por la que se

aprueban, se modifican y se derogan tablas de acceso y evaluación

documental (DOGC núm. 7133, de 2.6.2016).

http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa

/?action=fitxa&documentId=744240&language=ca_ES

Digitalización En el DOUE de 14 de junio de 2016 se publican las Conclusiones del

Consejo sobre la función de Europeana en el acceso, la visibilidad y el

uso digitales del patrimonio cultural europeo.

http://eur-lex.europa.eu/legal-

content/ES/TXT/?uri=uriserv:OJ.C_.2016.212.01.0009.01.SPA&toc=OJ:C:201

6:212:TOC

17

Patrimonio documental En el BOE núm. 147 de 18 de junio se publica la Ley 5/2016, de 4 de

mayo, del patrimonio cultural de Galicia.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2016-5942

Reglamento de archivo y SGD En el BOP de Girona núm. 112 de 13 de junio de 2016 se publica el

edicto de aprobación del Reglamento del Arxiu històric de Besalú.

https://ssl4.ddgi.cat/bopV1/pdf/2016/112/201611204868.pdf

Transparencia En el DOGC núm. 7143 de 16 de junio de 2016 se publica la Resolución

EXI/1471/2016, de 13 de junio, por la que se designa el órgano

departamental al que se atribuye la condición de unidad de

información en materia de transparencia e información pública del

Departamento de Asuntos y Relaciones Institucionales y Exteriores y

Transparencia.

http://dogc.gencat.cat/ca/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa

/?action=fitxa&documentId=743353&language=ca_ES

En el BOP de Lleida núm. 122 de 28 de junio de 2016 se publica el

anuncio de aprobación definitiva del Reglamento de Transparencia y

administración electrónica del Ajuntament de Sudanell.

https://bop.diputaciolleida.cat/faces/consultaF/servlets/donarEdicte/?i

d=2016_122_4485

18

LICITACIONES Administración electrónica En el BOP de Barcelona de 23 de junio de 2016 se publica el anuncio de

contratación del servicio de implantación, mantenimiento y asistencia

técnica y jurídica de una plataforma integral de administración

electrónica de gestión de los expedientes administrativos del

Ajuntament de Parets del Vallès.

https://bop.diba.cat/scripts/ftpisa.aspx?fnew?bop2016&06/02201601088

3.pdf&1

Custodia de documentación En el BOE núm. 152 de 24 de junio de 2016 se publica el anuncio de

licitación de la Junta de Contratación del Ministerio de Justicia, cuyo

objeto es el servicio de custodia, archivo y gestión administrativa de los

fondos documentales generados por los órganos judiciales adscritos a la

Gerencia Territorial de Órganos Centrales.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-29397

Digitalización En el DOGC núm. 7140 de 13 de junio de 2016 se publica el anuncio por

el que se hace pública la licitación de un contrato de digitalización de

pruebas finales del Institut Obert de Catalunya.

http://dogc.gencat.cat/es/pdogc_canals_interns/pdogc_resultats_fitxa/

?action=fitxa&documentId=743049&language=es_ES

19

Tratamiento de la documentación En el BOE núm. 141 de 11 de junio de 2016 se publica el anuncio de la

Tesorería General de la Seguridad Social por el que se publica la

convocatoria de la licitación del

expediente 2016/ADGT para la

contratación del servicio de tratamiento,

conversión y destrucción de expedientes

de archivo de las Direcciones

Provinciales de la Tesorería General.

http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-B-2016-26695

20

http://

Proyecto EURECA

Este mes destacamos el proyecto EURECA y su web. Su objetivo es

permitir reutilizar la información sanitaria mediante la vinculación de los

sistemas de información de la investigación clínica (como los ensayos

clínicos) con los sistemas de historias clínicas que se genera con la

atención médica diaria. El núcleo del proyecto es, pues, conseguir la

interoperabilidad semántica entre estos sistemas, gracias a la cual se

podrán crear herramientas y programas que mejoraran el ámbito

sanitario.

En el sitio web el usuario puede encontrar información más detallada

sobre EURECA, des de vídeos y noticias relacionadas con determinados

aspectos del proyecto -pasando por los patrocinadores o partners-,

hasta el Resource Centre, donde se recogen todos aquellos recursos

que se crean en este marco, informes o newsletters.

http://eurecaproject.eu/

21

BUTLLETÍ ITGD

El Butlletí d’Innovació Tecnològica i Gestió Documental (ITGD) es una

publicación de carácter mensual, editada por la Subdirecció General

d’Arxius i Museus. Entre otras materias vinculadas con la gestión

documental y la innovación tecnológica, ITGD ofrece toda una serie de

contenidos relativos a:

- La gestión de documentos electrónicos y su seguridad y

preservación

- La administración electrónica y sus servicios y trámites electrónicos

y aplicaciones informáticas que la hacen posible

- Los diferentes procesos asociados a la gestión de documentos

- El acceso a los documentos y a aspectos relativos a la libertad de

información y a la transparencia administrativa que se deriva, etc.

En los diversos apartados de este boletín se ofrece también una

recopilación normativa sobre la legislación específica; noticias y

artículos de actualidad; actividades, favoritas, etc. Además, ITGD

dedica un editorial a analizar y comentar aspectos relevantes para los

profesionales del sector.

El Butlletí ITGD está disponible en catalán y en castellano y se transmite

de forma gratuita por correo electrónico a todo el mundo que lo pida.

También se puede consultar vía web.

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¿QUIÉNES SOMOS?

La Subdirecció General d’Arxius i Museus, en relación al Sistema

d’Arxius de Catalunya, ejerce entre otras las siguientes

competencias:

- Coordinar la elaboración y ejecución de la planificación

operativa de la Direcció General d’Arxius, Biblioteques, Museus i

Patrimoni en el ámbito de archivo y gestión documental

- Coordinar el Sistema de Arxius de Catalunya, la Xarxa d’Arxius

Comarcals y los Arxius Centrals Administratius de la Generalitat de

Catalunya

- Impulsar y coordinar proyectos de gestión de documentos

relacionados con la aplicación de las tecnologías de la

información y la comunicación.

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SUSCRIPTORES

Si estás interesado en recibir este boletín,

rellena el breve formulario que encontrarás

en el siguiente enlace:

https://docs.google.com/forms/d/1E9OIhOt8

VD2oY_rvsvJO6Nz6sE3gnNSAiJHdhIqapw0/ed

it?usp=forms_home

Para cualquier modificación de tus datos o

para darte de baja, puedes

dirigirte al buzón del Butlletí ITGD:

Itgd.cultura@gencat.cat

DATOS Y PRIVACIDAD

Este envío se ha efectuado porque tus datos de contacto se

encuentran en un fichero automatizado del Departamento de Cultura

de la Generalitat de Catalunya. De acuerdo con las disposiciones de la

Ley orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de

carácter personal, puedes ejercer los derechos de acceso,

rectificación, cancelación y oposición dirigiéndote a la Subdirecció

General d’Arxius i Museus, en la calle Portaferrissa nº. 1 (Palau Moja),

08002 de Barcelona, o mediante la dirección de correo electrónico:

itgd.cultura@gencat.cat

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