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CAPITULO II MARCO TEÓRICO SOBRE: SISTEMA, DISEÑO DE SISTEMA, CICLO DE VIDA DEL SISTEMA, SOFTWARE DEL SISTEMA, PRESUPUESTO EMPRESARIAL Y CONTROL INTERNO FINANCIERO. 2.1 SISTEMA 2.1.1. Generalidades Los Sistemas nacen del estructuralismo, como una forma de meditar y de aplicar el
pensamiento a la vida empresarial; por los que se les concibe como una manera de
entender las operaciones, la actividad de la empresa, y su relación con los entes que
constituyen su medio ambiente, la actuación de la empresa como sistema, persigue
analizar, desarrollar y mantener, los mecanismo y técnicas, a través de las cuales,
adecuadamente los recursos, que permite en cambio, en condiciones de beneficio.
2.1.2. Antecedentes La Teoría General de Sistemas (T.G.S.) surgió con los trabajos del biólogo alemán
Ludwig Von Bertalanffy, publicados entre 1950 y 1968. Las T.G.S. no busca
solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero sí producir teorías y
formulaciones conceptuales que puedan crear condiciones de aplicación en la
realidad empírica.1
2.1.3. Conceptos de Sistemas a) “Conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes, que
se relacionan formando un todo unitario y complejo”.
b) “Se le considera como un conjunto de elementos relacionados entre sí, con el
propósito de alcanzar un objetivo común”.
1 Van Gigch, John P., Teoría General de Sistemas, edición 1993, Pág. 65. 24
25
2.1.4. Características de los Sistemas2 a) Evalúa la calidad e importancia relativa de los datos de entrada. La disposición
de filtros hace que no se pueda pedir operaciones imposibles al ordenador. El
establecimiento de jerarquías posibilita la racionalización de los recursos y el
beneficio operativo.
b) Procesa la información sin corromperla y trasformarla para que sea útil al
usuario, existen casos en que los errores de redondeo, conducen muchas
veces a resultados absurdos e inútiles.
c) Almacena los datos de forma que estén accesibles cuando se requiera.
d) Ofrece la información de acuerdo con las necesidades del usuario,
distribuyéndola de la forma más conveniente.
2.1.5. Clasificación de los Sistemas Existe una gran variedad de sistemas y una amplia gama de tipologías para
clasificarlos, de acuerdo con ciertas características básicas.
2.1.5.1. Sistemas Determinísticos y Probabilísticos. 2.1.5.1.1. Sistemas Determinísticos
Es aquel en que las partes interactúan en forma completamente predecible.
2.1.5.1.2 Sistemas Probabilístico No se puede dar una predicción exacta y detallada, sino que solo se puede decir su
probabilidad en determinada circunstancia.
2.1.5.2 Sistemas Físicos y Abstractos 2.1.5.2.1 Sistemas Físicos Son los que tratan con herramientas, maquinarias, equipo y en general con objetos y
artefactos reales.
2 Kendall & Kendall, Análisis y Diseño de Sistemas, Edición 2005, Pág. 41
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2.1.5.2.2. Sistemas Abstractos En estos sistemas los símbolos representan atributos de objetos que no existen,
excepto en la mente del investigador.
2.1.5.3 Sistemas de acuerdo a su origen 2.1.5.3.1 Sistemas Naturales o sistemas creados por el hombre Los sistemas naturales son aquellos que se desarrollan en un proceso natural.
La mayor parte de los sistemas orgánicos son abiertos, es decir que hay intercambio
de energía con sus integrantes.
a) Sistemas Cerrados Son los sistemas que no presentan intercambio con el medio ambiente que los
rodea, pues son herméticos a cualquier influencia ambiental, y por otro lado tampoco
influencian al ambiente, no reciben ningún recurso externo y nada produce, son los
llamados sistemas mecánicos, como las máquinas.
Se dice que un sistema es cerrado, cuando hay aportación o expedición de
información, de calor o de materiales físicos y por lo tanto no se verifica ningún
cambio en sus componentes.
b) Sistemas Abiertos Son los sistemas que presentan relaciones de intercambio con el ambiente, a través
de entradas y salidas. Los sistemas abiertos intercambian materia y energía
SISTEMA
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regularmente con el medio ambiente. Son eminentemente adaptativos, esto es, para
sobrevivir deben reajustarse constantemente a las condiciones del medio.
Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados. El concepto de sistema abierto puede
ser aplicado a diversos niveles de enfoque: al nivel del individuo, al nivel del grupo, al
nivel de la organización y al nivel de la sociedad, yendo desde un microsistema hasta
un suprasistema en términos más amplios, va de la célula al universo.3 El
comportamiento de las organizaciones y su relación con el medio ambiente,
demuestra fácilmente que son sistemas abiertos.
E = Entrada de Información S = Salida de Información 2.1.5.3.2. Sistemas Elaborados Son aquellos en los cuales el hombre ha dado
contribución al proceso en marcha, mediante objetos, atributos o relaciones. 2.2 DISEÑO DE SISTEMAS COMPUTACIÓN El diseño es una representación significativa de algo que se va a construir. Se puede
efectuar el seguimiento basándose en los requisitos del usuario, y al mismo tiempo la
calidad se puede evaluar y cotejar con el conjunto de criterios predefinidos.
El diseño comienza con el modelado de los requisitos, se trabaja para transformar
este modelo y obtener cuatro niveles de detalle de diseño:
a) La estructura de datos.
b) Arquitectura del sistema.
3 http://www.monografias.com/trabajos10/tege/tege.shtml, Sistemas.
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c) Representación de la interfaz.
d) Detalles a nivel de componente.
Durante cada una de las actividades del diseño, se aplican los conceptos y principios
básicos que llevan a obtener una alta calidad.
2.2.1 Etapas del Diseño de Sistema El diseño de sistemas se define como el proceso de aplicar ciertas técnicas y
principios con el propósito de definir un dispositivo, un proceso o un sistema, con
suficientes detalles como para permitir su interpretación y realización física. Encierra
cuatros etapas:
a) Diseño de los Datos. Trasforma el modelo de dominio de la información, creado durante el análisis, en las
estructuras de datos necesarios para implementar el software.
b) Diseño de la Interfaz. Describe cómo se comunica el software consigo mismo, con los sistemas que operan
junto con él y con los operadores y usuarios que lo emplean.
c) Diseño de Procedimientos. Transforma elementos estructurales de la arquitectura del programa. La importancia
del diseño del software se puede definir en una sola palabra calidad, dentro del
diseño es donde se fomenta la calidad del proyecto. El diseño es la única manera de
materializar con precisión los requerimientos del cliente.
d) Diseño arquitectónico. Define la relación entre cada uno de los elementos estructurales del programa.
El diseño del software es un proceso y un modelado a la vez. El proceso de diseño
es un conjunto de pasos repetitivos que permiten al diseñador describir todos los
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aspectos del sistema a construir. A lo largo del diseño se evalúa la calidad del
desarrollo del proyecto con un conjunto de revisiones técnicas.
2.2.2. Diseño de la Salida. En este caso salida se refiere a los resultados e informaciones generadas por el
sistema. Para la mayoría de los usuarios la salida es la única razón para el desarrollo
de un sistema y la base de evaluación de su utilidad. Sin embargo para realizar un
sistema, debe tomarse en cuenta lo siguiente:
a) Determinar que información presentará, es decir si la información será
presentada en forma visual o impresora y seleccionar el medio de salida.
b) Disponga la presentación de la información en un formato aceptable.
c) Decida como distribuir la salida entre los posibles destinatarios.
2.2.3. Diseño de Archivos. Incluye decisiones con respecto a la naturaleza y contenido del propio archivo, como
si se fuera a emplear para guardar detalles de las transacciones, datos históricos o
información de referencia. Entre las decisiones que se toman durante el diseño de
archivos, se encuentran las siguientes:
a) Los datos que deben incluirse en el formato de registros contenidos en el
archivo.
b) La longitud de cada registro, con base en las características de los datos que
contenga.
c) La secuencia a disposición de los registros dentro del archivo.
d) La estructura de almacenamiento que puede ser secuencial, indexada o relativa.
2.3 CICLO DE VIDA DEL SISTEMA 2.3.1 Prototipos como alternativa al SDLC Las quejas relativas al proceso del ciclo de desarrollo de sistema (SDLC) se centran
en dos preocupaciones interrelacionadas. La primera preocupación es todo el tiempo
que se requiere para pasar por el ciclo de vida del desarrollo. Conforme aumenta la
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inversión de tiempo del analista, el costo del sistema entregado se incrementa
proporcionalmente.
La segunda preocupación sobre el uso del ciclo de desarrollo de sistema
(SDLC) es que los requerimientos del usuario cambian a través del tiempo. Los
requerimientos del usuario evolucionan durante el considerable intervalo existente
entre el análisis de los requerimientos del usuario y la fecha en que se entrega el
sistema final. Por lo tanto, debido al extenso ciclo de desarrollo, el sistema resultante
podría ser criticado por abordar deficientemente los requerimientos de información
del usuario final.
El problema de mantener al tanto de los requerimientos de información del usuario es
la teoría de que los usuarios realmente no saben lo que hacen o no lo desean sino
hasta que ven algo tangible. En el ciclo de desarrollo de sistema (SDLC) tradicional,
una vez que se entrega un sistema, con frecuencia es demasiado tarde para
modificarlo.4
Que es un prototipo:
Primera versión de un nuevo tipo de producto, en el que se han incorporado solo
algunas características del sistema final, o no se han realizado completamente.
MODELO DE PROTOTIPO
4 kendall y kendall, Análisis y Diseño de sistemas, Edición. 2005, Pág. 154-155
31
2.3.2 Ventajas de prototipos 1. Posibilidad de modificar el sistema en las primeras etapas del desarrollo.
2. La oportunidad de suspender el desarrollo de un sistema que no sea funcional.
3. La posibilidad de desarrollar un sistema que se acerque más a satisfacer las
necesidades y expectativas de los usuarios.
4. Reduce costo y aumenta la probabilidad de éxito.
5. Exige disponer de las herramientas adecuadas.
6. No presenta calidad ni robustez.
2.3.3 Desventajas de prototipos 1. Pueden ser bastante difícil manejar la elaboración de prototipos como un
proyecto en el esfuerzo de sistemas más grandes.
2. Los usuarios y los analistas podrían adoptar un prototipo como si fuera un
sistema final cuando de hecho es deficiente y su propósito nunca fue el de
servir como sistema terminado.
2.3.4 Selección de enfoque de creación Prototipo tipo corregido: En este tipo de prototipo los usuarios pueden interactuar con
el sistema, acostumbrarse a la interfaz y los tipos de salidas disponibles. Sin
embargo, la recuperación y almacenamiento de información podría ser ineficientes,
debido a que los programas se escribieron rápidamente con el objeto de ser
funcionales en lugar de eficaces.5
Prototipo evolutivo
a) Comienza con un sistema relativamente simple que implementa los requisitos
más importantes o mejor conocidos.
b) El prototipo se aumenta o cambia en cuanto se descubren nuevos requisitos.
c) Finalmente se convierte en el sistema requerido.6
5 kendall y kendall, Análisis y Diseño de sistemas, Edición. 2005, Pág. 152 6 Pressman, Ingeniería del software: un enfoque práctico, edición. 2002, 11.4 y 2.5
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2.3.5 Lineamientos para desarrollar un prototipo 1. El trabajo en módulos manejables: Es aquel que permite a los usuarios
interactuar con sus características claves pero que se puede construir de forma
separada de otros módulos del sistema. Las características del modulo que se
juzgan de menor importancia se omiten intencionalmente en el prototipo inicial.
2. Construcción rápida del prototipo: Los analistas pueden usar la elaboración de
prototipos con el fin de reducir el intervalo de tiempo del SDLC tradicional,
utilizando las técnicas tradicionales de recopilación de información para
determinar con precisión los requerimientos de información que surjan sobre la
marcha, y a continuación tomar rápidamente las decisiones que den lugar a un
modelo funcional. La preparación de un prototipo operacional, con rapidez y en
las etapas tempranas del SDLC, permite al analista comprender mejor como
desarrollar el resto del proyecto. La elaboración rápida de prototipos evita que se
dediquen demasiados recursos a un proyecto que a la larga podría ser imposible
de concretar.
3. Modificación del prototipo: Hacer modificable el prototipo significa crearlo en
módulos que no sean demasiado interdependientes. Si se observa este
lineamiento, se encontrará menos resistencia cuando sea necesario realizar
cambios al prototipo.
Generalmente, el prototipo se modifica varias veces al pasar por diversas
iteraciones. Los cambios en el prototipo deben propiciar que el sistema se
acerque cada vez más a lo que los usuarios consideren importante. Cada
modificación necesita otra evaluación por parte de los usuarios.
4. Énfasis en la interfaz de usuario: Puesto que el principal objetivo con el prototipo
es conseguir que los usuarios expresen mucho mejor sus pensamientos de
información, estos deben interactuar fácilmente con el prototipo del sistema.
Aunque no se desarrollaran muchos aspectos del sistema en el prototipo, la
interfaz de usuario se debe desarrollar lo mejor posible para permitir a los
usuarios una rápida comprensión del sistema y no sentirse desorientados.
33
2.3.6 Método y herramienta para el desarrollo de prototipos. Comprenden una amplia gama de lenguajes de consulta e informes de bases de
datos, generadores de programas y aplicaciones y de otros lenguajes no
procedimentales de muy alto nivel. Estos son ideales para la generación rápida de
prototipos. Ej. Access, Visual Basic, Microsoft C++, Microsoft .net, etc.
Componentes de software reutilizables: Es ensamblar, más que construir, el prototipo
mediante un conjunto de componentes software existente. La combinación de
prototipos con la reutilización de componentes de programa sólo funcionará si se
desarrolla un sistema bibliotecario de manera que os componentes existentes estén
catalogados y puedan recogerse.
2.3.6.1 Técnica de desarrollo de software (Programación extrema – xp)7 La administración de proyectos es importante, de tal manera que la programación
extrema intenta definir rápidamente un plan global del sistema, desarrollar y liberar
rápidamente el software y posteriormente revisarlo continuamente para incorporarle
características adicionales. Los programadores, analistas y diseñadores ordinarios
que trabajan independientemente y luego integran su trabajo logran resultados
sólidos; los programadores extremos que trabajan en pareja pueden ser excelente.
Pero la programación extrema no solo se basa en los resultados. Se basa en los
valores, principios y prácticas.
2.3.6.1.1. Cuatro valores de programación extrema8 La comunicación: La programación en parejas (Colaboración de dos programadores),
estimación de las tareas y pruebas basadas del software, requieren de una buena
comunicación. Los problemas se resuelven rápidamente, los agujeros se tapan y la
opinión débil se fortalece rápidamente a través de la interacción con otros en el
equipo.
7 kendall y kendall, Análisis y Diseño de sistemas, Edición. 2005, Pág. 165 8 kendall y kendall, Análisis y Diseño de sistemas, Edición. 2005, Pág. 166
34
La simpleza: significa que empezaremos por las cosas más sencillas que podemos
hacer. Teniendo presente un enfoque claro de las metas del proyecto y realmente es
un valor básico.
La retroalimentación: La crítica sobre el trabajo de los programadores viene de los
clientes que comparan la meta del plan con el progreso que se ha tenido. La
retroalimentación ayuda a los programadores a hacer los ajustes y permite a los
negocios tener una experiencia a tiempo de lo que el nuevo sistema se parecerá una
vez sea totalmente funcional.
La valentía: Significa que usted y sus compañeros se tienen suficiente confianza
mutua y en sus clientes como para actuar en formas que mejoraran continuamente lo
que se está haciendo en el proyecto, aun cuando ello requiera tirar el código,
reconsiderar las soluciones o, más aún simplificar los enfoques.
2.3.6.1.2 Cuatro actividades básicas de la programación extrema9 Codificar: Tener un pensamiento, codificarlo, probarlo y ver si ese pensamiento es
lógico. El código fuente es la base para que un sistema sobreviva. Es esencial para
el desarrollo.
Probar: La XP da mucha importancia a las pruebas automatizadas. La programación
extrema apoya la generación de pruebas escritas para verificar la codificación, la
funcionalidad, el rendimiento y la conformidad con los objetivos. Si las pruebas se
ejecutan perfectamente usted puede seguir adelante con la confianza renovada. A
largo plazo, probar mantiene vivo un sistema, y permite hacer muchos más cambios
de los que serían posibles si ninguna prueba fuera escrita o ejecutada.
9 kendall y kendall, Análisis y Diseño de sistemas, Edición. 2005, Pág. 168-169
35
Escuchar: En la XP se depende de la comunicación formal escrita y por ello escuchar
se vuelve una habilidad muy importante. Los desarrolladores asumen que no saben
nada acerca del negocio en el que están colaborando, y por tanto deben escuchar
cuidadosamente a los usuarios para obtener las repuestas a sus preguntas. El
desarrollador necesita entender la eficacia de escuchar. Si no escucha, no sabrá lo
que debe codificar o lo que debe probar.
Diseñar: es una actividad evolutiva, y por ello los sistemas que se diseñan con un
enfoque de la programación extrema se conceptualizan como en constante
evolución, siempre diseñándose. El diseñar debe ser simple y permitir flexibilidad al
cliente y programadores.
2.4 SOFTWARE DEL SISTEMA 2.4.1 Sistema Operativo de Terminal A continuación se mencionan el tipo de sistemas operativos que podrán ser utilizados
por todas las estaciones de trabajo que requieran tener el sistema de presupuesto
empresarial, es Windows XP Profesional Pro Servipack 2 por que tiene las siguientes
ventajas:10
1. Sistema de cifrado de archivos
Proporciona un alto nivel de protección contra piratas y contra robos de
datos al cifrar de manera transparente archivos con una clave generada de
manera aleatoria.
2. Windows Messenger El método sencillo de comunicarse y colaborar en tiempo real desde su
equipo. Puede ver el estado en línea de sus contactos y decidir si desea
comunicarse con ellos mediante texto, voz o vídeo con un mejor
rendimiento y una calidad mejorada.
10 http://www.microsoft.com/latam/windowsxp/pro/
36
3. Escritorio remoto
Le permite tener acceso remoto a su equipo de escritorio desde otro
equipo que ejecute Windows 95 o posterior y poder así usar todos los
datos y aplicaciones incluso si no se encuentra en la oficina.
4. Compatibilidad con la conexión inalámbrica a red 802.1x
Proporciona compatibilidad para el acceso seguro y mejoras en el
rendimiento para las redes inalámbricas.
5. Asistencia remota
Permite que un amigo o un profesional de IT controle de manera remota el
equipo para demostrarle un proceso o ayudarle a resolver un problema.
6. Diseño visual basado en tareas
Le permite utilizar rápidamente las tareas más utilizadas generalmente
gracias a un diseño más definido y a nuevas señales visuales.
7. Herramienta de migración del estado de usuario Le permite migrar sus datos y su configuración desde un equipo antiguo a
otro nuevo.
2.4.2. Software de Base de Datos
Se optó por utilizar Microsoft SQL Server Edición estándar por ser un sistema de
gestión de bases de datos relacionales basada en el lenguaje SQL.
SQL Lenguaje de Consulta Estructurado (Structured Query Language) es un
lenguaje declarativo de acceso a bases de datos relacionales que permite especificar
diversos tipos de operaciones sobre las mismas. Permitiendo lanzar consultas con el
fin de recuperar información de interés de una base de datos, de una forma sencilla.
SQL Server es capaz de poner a disposición de muchos usuarios grandes
cantidades de datos de manera simultánea.11
Entre sus características figuran:
11 http://es.wikipedia.org/wiki/SQL_Server
37
1. Soporte de transacciones.
2. Gran estabilidad.
3. Gran seguridad.
4. Escalabilidad.
5. Soporta procedimientos almacenados.
6. Permite trabajar en modo cliente-servidor donde la información y datos se
alojan en el servidor y las terminales o clientes de la red sólo accesan a la
información.
7. Además permite administrar información de otros servidores de datos
2.4.3 Software de Reportes Crystal Reports está diseñado para trabajar con base de datos para ayudar a
analizar e interpretar información importante. Crystal Reports facilita la creación de
informes simples y dispone también de herramientas poderosas necesarias para
generar informes complejos o especializados.
Crystal Reports está diseñado para generar el informe que desea desde
prácticamente cualquier fuente de datos. Los asistentes incorporados lo guían paso a
paso a través de la creación de informes y la complexión de tareas comunes. Las
fórmulas, tablas cruzadas, sub informes y formatos condicionales ayudan a entender
mejor los datos y descubrir relaciones importantes que, de lo contrario, podrían estar
ocultas. Los gráficos y mapas geográficos proporcionan información en forma visual
cuando las palabras y números no son suficientes.
La flexibilidad de Crystal Reports no termina con la creación de informes, ya que
éstos se pueden publicar en una variedad de formatos que incluyen Microsoft® Word
y Excel, correo electrónico e incluso en el Web.
Crystal Reports simplifica el proceso de integración de contenido dinámico con
calidad de presentación en cualquier aplicación .NET, Java o COM para los
desarrolladores, reduciendo así la cantidad de código necesario y minimizando el
mantenimiento de la aplicación. Con Crystal Decisions™ refuerza su compromiso
con el desarrollo multiplataforma al agregar diversas funciones
nuevas y facilitar la migración a Crystal Enterprise.
38
Crystal Reports 10 reduce el número de módulos de combinación necesarios para
una implementación más sencilla de las aplicaciones .NET. Se pueden aprovechar
cuatro módulos de combinación principales para aplicarse a ocho casos de
implementación específicos:
• Aplicaciones de cliente grueso de Windows
• Elaboración de informes de procesos incrustados
• Elaboración de informes de procesos remotos
• Elaboración de informes de servicios Web
• Aplicaciones Web ASP .NET • Elaboración de informes de procesos incrustados
• Elaboración de informes de procesos remotos
• Elaboración de informes de servicios Web
• Aplicaciones de servicios Web • Elaboración de informes de procesos incrustados
• Elaboración de informes de procesos remotos
Con aspectos que van desde una mayor flexibilidad en la creación de informes hasta
el soporte para un sistema de elaboración de informes plenamente administrado,
Crystal Reports ayuda a que los diseñadores de informes alcancen una mayor
productividad en todas las fases del ciclo de desarrollo y mantenimiento de
informes.12
2.4.4. Software de Desarrollo Se optó por utilizar Microsoft Visual Basic 6.0. Edición Standard Porque es una
excelente herramientas de programación que permite crear aplicaciones para
Windows 95/98/2000/XP/NT. Con ella se puede crear desde una simple calculadora
hasta una hoja de cálculo de la talla de Excel, o un procesador de texto como Word o
bien, cualquier aplicación que se le ocurra al programador.
12 Crystal Decisions, Inc.,Manual del Usuario de Crystal Reports Ver. 10, Edición 1ra. Página 1-20
39
Este programa permite crear ventana, botones, menús y cualquier otro elemento de
Windows de una forma fácil e intuitiva.13
Además cumple con las siguientes características:
1. Bajo costo en las licencias.
2. Es el más utilizado por las empresas.
3. Fácil interacción del usuario con el sSistema.
4. Capacidad de interacción con base de datos.
2.5. PRESUPUESTO EMPRESARIAL
2.5.1 Generalidades El empresario debe planear la manera de obtener utilidades con la ejecución de
actividades en forma coherente. El trabajador tendrá que distribuir sus limitados
ingresos mediante el establecimiento de un orden de prioridades en que prevalecen
la alimentación, la salud y la vivienda. Quienes participan en la formulación y
ejecución de los presupuestos gubernamentales y privados. También buscan el
empleo adecuado de los recursos provenientes de impuestos, multas, valorizaciones,
emisión de bonos de deuda pública y la contratación de créditos. El punto de partida
del proceso de planeación de utilidades es el diagnostico de los factores externos e
internos que pueden afectar negativa o positivamente, las estrategias, los programas,
los proyectos de inversión y las políticas a establecer en cada área funcional. La
planeación y el control financiero como partes de la plantación estratégica se
materializan por medio de un presupuesto.
El presupuesto es un completo plan financiero diseñado para orientar al empresario
hacia la consecución de las metas propuestas.
Los datos históricos son trascendentales para la elaboración del presupuesto
ya que, por ejemplo. La evaluación de las ventas dada en valores absolutos o
porcentuales puede constituir un paramento a considerar en la proyección.
El presupuesto que implica materializar los planes empresariales en
13 Carlos Rodríguez Bucarelly, Programación Orientada a Objeto, Edición 1ra. Página 11-23
40
información cuantitativa o monetaria, es igualmente el cimiento de los estados
financieros proyectados y representa la base de la toma de decisiones por
cuanto permite prever las condiciones económicas de la empresa en áreas como
el endeudamiento, la situación de liquidez. La naturaleza de las transacciones
financieras y la movilización o rotación de los fondos invertidos.
2.5.2 Antecedentes Los fundamentos teóricos y prácticos del presupuesto, como herramienta de
planificación y control tuvieron su origen el sector gubernamental a finales del
siglo XVIII cuando se presentaba al parlamento británico los planes de gastos
del reino y se daban pautas sobre su posible ejecución y control. En 1820
Francia adopta el sistema en el sector gubernamental, y los estados unidos lo
acogen en 1821 como elemento de control del gasto publico y como base en
la necesidad formulada por funcionarios cuya función era presupuestar para
garantizar el eficiente funcionamiento de las actividades gubernamentales. Entre
1912 y 1925 después de la primera guerra mundial el sector privado noto los
beneficios que podía general la utilización del presupuesto en material de control
de gasto. En la empresa privada se habla intensamente de control presupuestario
y en el sector publico se llega incluíos a aprobar una ley de presupuesto
nacional. En 1930 se celebra en ginebra el primer simposio internacional de
control presupuestal. En 1948 el departamento de marina de los estados unidos
trabajaba en el presupuesto de programas y actividades . En 1961 el departamento
de defensa de los estados unidos trabaja con un sistema de plantación de
programas y presupuestos.
2.5.3 Definiciones a) La estimación programada, de manera sistemática, de las condiciones
de operación y de los resultados a obtener por un organismo en un
periodo determinado.
41
b) Conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipación
algunos resultados considerados básicos por el jefe de la empresa.
c) Método sistemático y formalizado para lograr las responsabilidades directivas de
planificación, coordinación y control. En particular comprende el desarrollo y
aplicación de objetivos empresariales generales a largo plazo.
2.5.4 Función del presupuesto
• La principal función de los presupuestos se relaciona con el control financiero
de la oOrganización.
• El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está
haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados
correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.
• Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como
correctivo dentro de la organización
2.5.5 Importancia de los presupuestos
• Presupuestos: Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: Utilitaristas (compañía de negocios), no-utilitaristas (agencias
gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas
empresas.
• Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las
operaciones de la organización.
• Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total
de acción
• Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a
determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.
42
• Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la
empresa y direccionar hacia lo que verdaderamente se busca.
2.5.6 Objetivo de los presupuestos
• Planear integralmente y sistemáticamente todas las actividades que la
empresa debe desarrollar en un período determinado
• Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar
responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para lograr el
cumplimiento de las metas previstas
• Coordinar los diferentes centros de costo para que asegure la marcha de la
empresa en forma integral.
2.5.7 Finalidades de los presupuestos
• Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes
• Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa
• Coordinar y relacionar las actividades de la organización
• Lograr los resultados de las operaciones periódicas
2.5.8 Organización Del Trabajo Presupuestal. Para asegurar el cumplimiento del tiempo establecido, preparar el presupuesto y
garantizar la inversión de las diferentes niveles organizacionales. En la labor
presupuestal deben definirse las actividades por asignar a los participantes de dicha
labor así como precisar normas aplicables al flujo de información, la consecuencia de
seguir y la coordinación.
43
En empresas pequeñas y medianas Cuando las operaciones empresariales no son complejas y son del tamaño reducido,
el trabajo presupuestal es responsabilidad de un departamento de contabilidad, en
cuyo caso la jefatura asume las funciones siguientes:
• Sostener reuniones con la dirección general y con las jefaturas de cada
departamento con e fin de conocer sus apreciaciones respecto al sistema y las
políticas de la organización.
• Revisar el sistema de contabilidad de costos, fijar criterios en torno a la
invención de las diferentes departamento, y diseñar los métodos y formatos
que se aplican en la fase del control
• Definir la técnica de la presupuestación en los niveles operativos y
administrativo, y capacitar sobre el adecuado deligencimiento de información
de las cedulas presupuestarias, como campos que ameritan la preparación del
manual de presupuestos.
• Preparar informes a la dirección sobre las tendencias de ventas y costos los
niveles de inventarios, la situación de tesorería y el análisis pormenorizado de
los estados financieros que desempeñan un papel protagónico en los
pronósticos.
• Presentar informes periódicos que permitan cotejar los resultados previstos y
los reales, analizar las desviaciones a sus causas y sugerir los correlativos
pertinentes.
2.5.9 Etapas de la Preparación del Presupuesto. Si se busca que el empresario recurra al presupuesto como herramienta de
planeamiento y control, deben considerarse las etapas siguientes en su preparación.
1. Preiniciación
2. Elaboración del presupuesto
3. Ejecución
44
4. Control
5. Evolución
2.5.9.1 ETAPA – PREINICIACIÓN
En esta etapa se evaluación los resultados obtenidos en vigencia anteriores, se
analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la
gestión gerencial. (Ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes
de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado.)
Este diagnostico contribuirá asentar fundamentos del planeamiento, estratégico y
táctico de manera que exista objetividad al tomar decisiones en los campos
siguientes:
1.- Análisis de factores sociales, culturales, demográficos, políticos y económicos que
inciden el país y que afecten al sector de la empresa.
2.- Análisis del sector.
3.- Identificación de oportunidades y amenazas.
4.- Análisis del comportamiento de la empresa e identificación de fortaleza y
debilidades en cada una de sus áreas funcionales.
5.- Definición de la misión del negocio.
6.- Fijación de los objetivos a corto y largo plazo.
7.- Divulgación de los objetivos propuesto.
8.- Definición de estrategias políticas y normas
9.- Elaboración de planes operativos, por los jefes de departamento con base en
metas y sus perspectivas.
10.- Revisión de los planes operativos.
11.- Divulgación entre el personal de la empresa.
45
2.5.9.2 ETAPA – ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia,
se ingresa en la etapa durante el cual los mismos adquieren dimensión monetaria en
términos presupuestales, precediéndose según las pautas siguientes:
1) Preparación de programas operativos. Ventas – producción – personal –
finanzas – costos y gastos.
2) Preparación de programas financieros... efectivo – inversiones-financiación.
3) Conversión de los programas a presupuestos- cálculos rutinarios.
4) Preparación del informe para la gerencia.
5) Revisión del informe, análisis, conveniencia e implicaciones en los objetivos,
en las metas y desde el punto de vista financiero.
6) Ajustes para mejorar los resultados previstos.
7) Aprobación y publicación.
2.5.9.3 ETAPA – EJECUCIÓN
En el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la “puesta en marcha de
los planes” y con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados el comité
de presupuestos como el principal impulsor, debido a que sus miembros no
escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos,
financieros y humanos colocados a su disposición es factible el cumplimiento cabal
de las metas propuestas, tomando en cuenta lo siguiente:
1.- Presentación de metas específicas, por periodos quincenales o mensuales.
2.- Asignación de recursos, puesta en marcha y vigencia por cada jefe de
departamento.
3.- Informes de ejecución.
46
2.5.9.4 ETAPA – CONTROL
Si el presupuesto es una especie de termómetro para medir la ejecución de todos y
cada una de las actividades empresariales puede afirmarse que su concurso seria
parcial al no incorporar esta etapa en la cual es variable determinar hasta que punto
puede marchar la empresa con el presupuesto como patrón de medida.
Las etapas más importantes por realizar en esta etapa son:
1) Preparar informes de ejecución parcial y acumulativa que incorporen
comparaciones numéricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado.
2) Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.
3) Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando se necesario,
como ocurre al presentarse cambios intempestivos de las tasas de interés o
de los coeficientes de devaluación.
2.5.9.5 ETAPA – EVALUACIÓN Al culminar el periodo de presupuestación se prepara un informe crítico de los
resultados obtenidos que contendrá no solo las variaciones sino el comportamiento
de todos y cada una de las funciones y actividades empresariales, incluyendo lo
siguiente:
1.- Análisis critico de los resultados obtenidos.
2.- Elaboración de informes globales.
3.- Identificación de causas y efectos.
4.- Capacitación de experiencias para periodos siguientes.
2.5.10 Clasificación de los presupuestos
Los presupuestos pueden clasificarse desde varios puntos de vista. A
continuación se expone una clasificación de acuerdo con sus aspectos
sobresalientes:
47
2.5.10.1 Según Flexibilidad 2.5.10.1.1 Rígidos, Estáticos, Fijos o Asignados.
Estos se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado este, no se
permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan. De este modo se
efectúa un control anticipado, sin considerar el comportamiento económico, cultural,
político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa. Esta forma de
control anticipado dio origen al presupuesto que tradicionalmente utilizaba el sector
público.
2.5.10.1.2 Flexibles o Variables
Son los presupuestos que se elaboran para diferentes niveles de actividad y
pueden adaptarse a las circunstancias que surjan en cualquier momento. Estos
muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones
manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el campo de la
presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos y
ventas.
El presupuesto flexible se elabora para distintos niveles de operación, brindando
información proyectada para distintos volúmenes de variables críticas, especialmente
las que constituyen una restricción o factor condicionante.
Su utilidad es que evita la rigidez del presupuesto maestro – estático – que
supone un nivel fijo de trabajo, transformándolo en un instrumento dinámico con
varios niveles de operación para conocer el impacto sobre los resultados
pronosticados de cada rango de actividad, como consecuencia de las distintas
reacciones de los costos frente a aquellos. Esto significa que se confecciona para un
cierto intervalo de volumen comprendido entre un mínimo y otro más elevado, dado
por el nivel máximo de actividad de la empresa.
48
Se elabora en forma tabulada, representando cada columna los grados probables
de actividad. Su clave es la diferenciación del comportamiento de costos o gastos
frente a variaciones en las cantidades producidas o vendidas, identificando los
componentes fijos o variables de cada partida.
2.5.10.2 Según el Periodo que Cubran
La determinación del lapso que abarcarán los presupuestos dependerá del tipo
de operaciones que realice la Empresa, y de la mayor o menor exactitud y detalle
que se desee, ya que a más tiempo corresponderá una menor precisión y análisis.
Así pues, puede haber presupuestos:
2.5.10.2.1 A corto plazo
Son los presupuestos que se planifican para cubrir un ciclo de operación y estos
suelen abarcar un año o menos.
2.5.10.2.2 A largo plazo
En este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y de las grandes
empresas. En el caso de los gobiernos los planes presupuéstales están bajo las
normas constitucionales de cada país. Los lineamientos generales suelen
sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación
de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad
social, fomento del ahorro, etc.
Las grandes empresas adoptan este presupuesto cuando emprenden proyectos
de inversión en actualización tecnológica, ampliación de la capacidad instalada,
integración de intereses accionarios y expansión de los mercados.
Ambos tipos de presupuestos son útiles; es importante para los directivos tener
de antemano una perspectiva de los planes del negocio para una período
suficientemente largo, y no se concibe ésta sin la formulación de presupuestos para
períodos cortos, con programas detallados para el periodo inmediato siguiente.
49
2.5.10.3 Según el Campo de Aplicabilidad en la Empresa
2.5.10.3.1 Presupuesto de Operación
Son estimados que en forma directa tiene que ver con la parte Neurológica de la
Empresa, desde la producción misma hasta los gastos que conlleve ofertar el
producto o servicio, son componentes de este rubro:
Presupuesto de Venta (estimados producido y en proceso)
Presupuesto de producción (incluye gastos directos e indirectos)
Presupuesto de requerimiento de materiales (Materia prima, insumos, auto
partes etc.)
Presupuesto mano de obra (fuerza bruta, calificada y especializada)
Presupuesto gasto de fabricación.
Presupuesto costo de producción (sin el margen de ganancia)
Presupuesto gasto de venta (capacitación, vendedores, publicidad)
Presupuesto gasto de administración (requerimiento de todo tipo de mano de
obra y distribución del trabajo)
2.5.10.3.1.1 Presupuesto de Ventas
Son estimados que tienen como prioridad determinar el nivel de ventas real y
proyectado de una empresa, para determinar limite de tiempo.
Es el punto de apoyo del cual dependen todas las fases del plan de
utilidades. Existen una multitud de factores que afectan a las ventas, como las
políticas de precio, el grado de competencia, el ingreso disponible, la actitud de los
compradores, la aparición de nuevos productos, las condiciones económicas, etc.
La responsabilidad de establecer el presupuesto de ventas queda a cargo del
departamento de ventas. El pronóstico puede realizarse en diferentes niveles de la
compañía.
Observaciones: La base sobre la cual descansa el presupuesto de venta y las demás partes del
50
presupuesto maestro, es él pronostico de ventas, si este pronostico a sido con
exactitud y cuidadosamente elaborado, los pasos siguientes en el proceso
presupuestal serian muchos más confiables, por ejemplo: Él pronostico de venta
suministra los gastos para elaborar los presupuestos de:
Producción
Compras
Gastos de ventas
Gastos administrativos
Él pronostico de venta empieza con la preparación de los estimados de venta,
realizado por cada uno de los vendedores, luego estos estimados se remiten a cada
gerente de unidad. Elaboración de un presupuesto de venta se inicia con un básico
que tiene líneas diversas de productos para un mismo rubro el cual se proyecta como
pronostico de ventas por cada trimestre.
2.5.10.3.1.2 Presupuesto de Gasto de Ventas
Es el Presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los gastos que ocasiona y
su influencia en el gasto Financiero. Se le considera como estimados proyectados
que se origina durante todo el proceso de comercialización para asegurar la
colocación y adquisición del mismo en los mercados de consumo.
Características:
Comprende todo el Marketing.
Es base para calcular el Margen de Utilidad.
Es permanente y costoso.
Asegura la colocación de un producto.
Amplia mercado de consumidores.
Se realiza a todo costo.
Desventajas:
No genera rentabilidad.
Puede ser mal utilizado.
51
2.5.10.3.1.3 Presupuesto de Gastos Administrativos
Considerando como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la
mayor parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar
con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al
sistema. Debe ser lo más austero posible sin que ello implique un retraso en el
manejo de los planes y programas de la empresa.
Características:
Las remuneraciones se fijan de acuerdo a la realidad económica de la
empresa y no en forma paralela a la inflación.
Son gastos indirectos. Son gastos considerados dentro del precio que se fija al
producto o servicio.
Observaciones:
Para calcular el total neto, se debe calcular al total la deducción de las
retenciones y aportaciones por ley de cada país.
2.5.10.3.2 Presupuesto Financiero
Consiste en fijar los estimados de inversión de venta, ingresos varios para
elaborar al final un flujo de caja que mida el estado económico y real de la empresa,
comprende:
Presupuesto de ingresos (el total bruto sin descontar gastos).
Presupuesto de egresos (para determinar el liquido o neto).
Flujo neto (diferencia entre ingreso y egreso).
Caja final.
Caja inicial.
Caja mínima.
Este incluye el cálculo de partidas que inciden en el balance. Como son la cajo o
tesorería y el capital, también conocido como erogaciones de capitales.
52
2.5.10.3.2.1 Presupuesto de Tesorería
Se formula con la estimación prevista de fondos disponibles en caja, bancos y
valores de fácil realización.
También se denomina presupuesto de caja o de efectivo porque consolida las
diversas transacciones relacionadas con la entrada de fondos monetarios (ventas al
contado, recuperaciones de cartera, ingresos financieros, etc.) o con salida de fondos
líquidos ocasionados por la congelación de deudas o amortizaciones de créditos o
proveedores o pago de nomina, impuestos o dividendos. Se formula en dos periodos
cortos: meses o trimestres.
2.5.10.3.2.2 Presupuesto de inversiones
Controla las diferentes inversiones en activos fijos como son las adquisiciones de
terrenos, construcciones o ampliaciones de edificios y compra de maquinarias y
equipos, sirve para evaluar alternativas posibles de inversión y conocer el monto de
fondos requeridos y su disponibilidad en el tiempo.
2.5.10.4 Según en el Sector en el cual se Utilicen
A) Públicos
Son aquellos que realizan los Gobiernos, Estados, Empresas Descentralizadas,
etc. Para controlar las finanzas de sus diferentes dependencias.
En estos se cuantifican los recursos que requieren la operación normal, la
inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales.
B) Privados
Son los presupuestos que utilizan las empresas particulares como instrumento de
su administración.
53
2.5.11 Mini – Gráfico de un Presupuesto
ed
2.6 El Control Interno Financiero 2.6.1 Antecedentes y origen.
En los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria entre otros, observamos la contabilidad de
partida simple. En la Edad Media aparecieron los libros de contabilidad para controlar
las operaciones de los negocios, es en Venecia en donde en 1494, el Franciscano
Fray Lucas Paccioli o Pacciolo, mejor conocido como Lucas di Borgo, escribió un
libro sobre la Contabilidad de partida doble.
Es en la revolución industrial cuando surge la necesidad de controlar las
operaciones que por su magnitud eran realizadas por máquinas manejadas por
varias personas.
Gerencia: Planea. Organiza Integra. Dirige
Controla.
DIAGNOSTICO INTERNO FORTALEZAS Y DEBILIDADES
DIAGNOSTICO EXTERNO OPORTUNIDADES Y AMENAZAS
VENTAS
COMPRAS
PRODUCCIÓN PERSONAL
FINANZAS
INVERSIÓN
ECONÓMICO
POLÍTICO
JURÍDICO
TECNOLÓGICO
DEMOGRÁFICO
CULTURAL
ECOLÓGICO
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Se piensa que el origen del control interno, surge con la partida doble, que fue una
de las medidas de control, pero que fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de
negocios se preocupan por formar y establecer sistemas adecuados para la
protección de sus intereses.
De manera general, podemos afirmar que la consecuencia del crecimiento
económico de los negocios, implicó una mayor complejidad en la organización y por
tanto en su administración.
2.6.2 Conceptos
a) El Control Interno es la base donde descansan las actividades y operaciones de
una empresa, es decir, que las actividades de producción, distribución,
financiamiento, administración, entre otras son regidas por el control interno.
b) Es un instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento tipo
policíaco o de carácter tiránico, el mejor sistema de control interno, es aquel que no
daña las relaciones de empresa a clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad
humana las relaciones de patrón a empleado.
La función del control interno es aplicable a todas las áreas de operación de los
negocios, de su efectividad depende que la administración obtenga la información
necesaria para seleccionar de las alternativas, las que mejor convengan a los
intereses de la empresa.
El control interno debe establecer previo estudio de las necesidades y condiciones de
cada empresa.
El control interno según las Normas y Procedimientos de Auditoria en su glosario
técnico lo define como:
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“Está representado por el conjunto de políticas y procedimientos establecidos para
proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la
entidad”.
2.6.3 La estructura del control interno Consta de los siguientes elementos:
1) Ambiente de control.
2) Sistema Contable.
3) Procedimientos de Control.
2.6.4 Objetivos de un sistema de control interno Tiene varios objetivos como:
Evitar o reducir fraudes.
Salvaguarda contra el desperdicio.
Salvaguarda contra la insuficiencia.
Cumplimiento de las políticas de operación sobre bases más seguras.
Comprobar la corrección y veracidad de los informes contables.
Salvaguardar los activos de la empresa.
Promover la eficiencia en operación y fortalecer la adherencia a las normas
fijadas por la administración.
2.6.5 Estudio y evaluación del sistema de control interno.
El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una entidad para
salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información
financiera y la complementaria administrativa y operacional, promover eficiencia en la
operación y provocar adherencia a las políticas prescritas por la administración.
Según el Boletín 3050 emitido por la Comisión de Normas y Procedimientos de
Auditoria, dentro de sus generalidades nos explica que el estudio y evaluación del
56
control interno se efectúa con el objeto de cumplir la norma de ejecución del trabajo
que requiere que “el auditor debe efectuar un estudio y evaluación adecuado del
control interno existente, que le sirva de base para determinar la naturaleza,
extensión y oportunidad que va a dar a los procedimientos de auditoria”.
2.6.6 División del control interno Control Administrativo, donde se debe observar y aplicar en todas las fases o etapas
del proceso administrativo.
Control Financiero - Contable, orientado fundamentalmente hacia el control de las
actividades financieras y contables de una entidad.
A la conjunción de estos dos elementos deriva en el Sistema Integral de Control
Interno.
Los ciclos básicos de transacciones a considerar son: ingresos, compras,
producción, nóminas y tesorería.
El estudio del control interno tiene por objeto conocer como es dicho control interno,
no solamente en los planes de la dirección sino en la ejecución real de las
operaciones cotidianas.
La evaluación del control interno es la estimación del auditor, hecha sobre los datos
que ya conoce a través del estudio, y con base en sus conocimientos profesionales,
del grado de efectividad que ese control interno suministre.
De este estudio y evaluación, el Contador Público podrá desprender la naturaleza de
las pruebas diferentes sobre una misma partida. De ello dependerá la extensión que
deba dar a los procedimientos de auditoria de empleados y la oportunidad en que los
va a utilizar para obtener los resultados más favorables posibles.
57
2.6.7 Formas de hacer el estudio y evaluación del control interno. Métodos:
a) Método Descriptivo o de memorando.
b) Método Gráfico.
c) Método de Cuestionario.
2.6.7.1 Método Descriptivo: Consiste en la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el
personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad,
haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas
actividades y procedimientos.
La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en
todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicará en forma
aislada o con subjetividad.
Detallar ampliamente por escrito los métodos contables y administrativos en vigor,
mencionando los registros y formas contables utilizadas por la empresa, los
empleados que los manejan, quienes son las personas que custodian bienes, cuanto
perciben por sueldos, etc.
La información se obtiene y se prepara según lo juzgue conveniente el Contador
Público, por funciones, por departamentos, por algún proceso que sea adecuado a
las circunstancias.
La forma y extensión en la aplicación de este procedimiento dependerá desde luego
de la práctica y juicio del Contador Público observada al respecto, y que puede
consistir en:
A. Preparar sus notas relativas al estudio de la compañía de manera que cubran
todos los aspectos de su revisión.
58
B. Que las notas relativas contengan observaciones únicamente respecto a las
deficiencias del control interno encontradas y deben ser mencionadas en sus
papeles de trabajo, también cuando el control existente en las otras secciones
no cubiertas por sus notas es adecuado.14
Siempre deberá tenerse en cuenta la operación en la unidad administrativa
precedente y su impacto en la unidad siguiente.
2.6.7.2 Método Gráfico.
Señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a través de los
puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para el
ejercicio de las operaciones.
Este método permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se
encuentran debilidades de control, aún cuando hay que reconocer que se requiere
de mayor inversión de tiempo por parte del auditor en la elaboración de los
flujogramas y habilidad para hacerlos.
Se recomienda el uso de la carta o gráfica de organización que según el autor
George R. Terry, dichas cartas son cuadros sintéticos que indican los aspectos más
importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones y
sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado
encargado de su función respectiva.
Existen dos tipos de gráficas de organización:
a) Cartas Maestras.
b) Cartas suplementarias.
14 Tesis “Métodos para la Evaluación del control interno y sus relaciones con el C.P.” Castro Jorge UCA.
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Las cartas maestras: presentan las relaciones existentes entre los principales
departamentos.
Las cartas suplementarias: muestran cada una, la estructura de departamento en
forma más detallada.
Se recomienda además el uso combinado de estas cartas con los manuales de
operación ya que se complementan.
2.6.7.3 Método de Cuestionarios.
Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los
cuales incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las operaciones
y quién tiene a su cargo las funciones.
Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas
indican la existencia de una adecuada medida de control, mientras que las
respuestas negativas señalan una falla o debilidad en el sistema establecido.
Ventajas:
Representa un ahorro de tiempo.
Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si algún
procedimiento se alteró o descontinuó.
Es flexible para conocer la mayor parte de las características del control interno.
Desventajas.
El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensión.
Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan intrascendentes si no
existe una idea completa del porque de estas respuestas.
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De los métodos vistos anteriormente, ninguno de ellos trata con relativa profundidad,
el elemento clave de la entidad, el humano.
Para cubrir ese vacío se presenta un cuarto método:
Detección de funciones incompatibles.
El auditor mediante el uso de sencillos cuestionarios, detectará funciones
incompatibles del personal involucrado en la operación, administración, control y
marcha de la entidad sujeta a la auditoria.
Se presenta como una hoja de cuestionario, que en la parte superior derecha, se
menciona la función clave y ahí mismo se anotan los nombres de los ejecutantes, a
continuación, sobre el lado izquierdo de la hoja, están consignadas otras funciones
donde se anotarán los nombres de los ejecutantes, si el nombre de la persona que
realiza la función clave se repite en las otras funciones, se constituye así una función
incompatible que será anotada a continuación en la columna de observaciones y en
consecuencia habremos descubierto una falla en el control interno.
