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CAPITULO IV
4. PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA
PLANIFICACION, EJECUCION Y CONTROL DE LA LABOR DE
AUDITORIA INTERNA EN LA MEDIANA EMPRESA DEL SECTOR
COMERCIO EN EL DEPARTAMENTO DE LA LIBERTAD.
GENERALIDADESSOBRE
LA PROPUESTA
OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
IMPORTANCIADE LA PROPUESTA
ESTRUCTURADEL MANUAL
DE PROCEDIMIENTOS
IMPLEMENTACIONDEL MANUAL
CONTENIDOGRAFICO
DE LA PROPUESTA
113
4.1 GENERALIDADES SOBRE LA PROPUESTA
La necesidad de los empresarios de tener negocios competitivos y rentables
en un mercado que cada vez es más exigente y globalizado, requiere de
adoptar mecanismos efectivos que contribuyan al logro de esas premisas. Una
de las bases fundamentales en que descansa el logro de los objetivos
deseados, en una administración eficiente, y ésta es aquella que toma las
decisiones oportunas y correctas. En ese sentido la auditoría interna en la
empresa se vuelve una herramienta de apoyo a la administración de mucha
importancia, por cuanto su objetivo principal es velar por la adecuada
protección de los bienes, así como procurar el uso eficiente de los recursos con
que cuenta la empresa. Este departamento a su vez, deberá contar con guías
que definan los procesos bajo los cuales se desarrollará su labor en conjunto,
lo cual constituye un marco referencial que facilita la labor no solo de auditoría
misma, sino también para conocimiento e información a otros miembros de
mandos superiores en la empresa.
En tal sentido, la propuesta de un Manual de Procedimientos de Planificación,
Ejecución y Control de la labor de auditoría, constituye una herramienta técnica
administrativa de mucha ayuda, la cual ha sido elaborada bajo el criterio de
uniformidad, es decir que cualquier entidad interesada dentro del sector a quien
está dirigido, puede adoptarla en el momento que los administradores lo
estimen necesario. Como complemento a los procedimientos en cada una de
114
las etapas de auditoría, también se propone guías adicionales para la
organización y administración del trabajo de auditoría interna.
4.2 OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
A. Objetivo General
Elaborar un Manual de Procedimientos para la Planificación, Ejecución y
Control de la labor de Auditoría Interna en la mediana empresa del sector
comercio en el Departamento de La Libertad.
B. Objetivos Específicos
Facilitar y Eficientizar la Planificación de la labor de Auditoría Interna,
mediante el diseño de procedimientos de planificación.
Facilitar y Eficientizar la Ejecución de la labor de Auditoría Interna,
mediante el diseño de procedimientos de ejecución.
Facilitar y Eficientizar el Control de la labor de Auditoría Interna,
mediante el diseño de procedimientos de control.
4.3 IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA
El Capítulo se considera de mucha importancia, ya que en este se ha
plasmado la propuesta final que consiste en el Diseño de un Manual de
Procedimientos de planificación, Ejecución y Control de la labor de Auditoría
Interna, que podrá ser aplicado por cualquier empresa del sector comercio,
específicamente la mediana empresa del Departamento de La Libertad; con
115
el cual se pretende apoyar y fortalecer indirectamente la gestión
Administrativa y por consiguiente contribuir al logro de sus objetivos, y dentro
de ellos uno de los más importantes es alcanzar la mayor rentabilidad
posible. Por otra parte, el documento servirá de guía y consulta para
estudiantes de las carreras de ciencias económicas, especialmente los de
contaduría pública, en materias de contabilidad y auditoría, ya que contiene
temas específicos que pueden ser de mucha ayuda aún para docentes en las
cátedras en las materias citadas. Por último, los elementos anteriores de ser
tomados en cuenta tanto por empresas y el sector estudiantil, contribuirán a
tener organizaciones competitivas que garanticen empleos dignos, así como
profesionales capaces en el desarrollo de su profesión.
116
4.4 ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PORTADADE IDENTIFICACION
OBJETIVOS
BASE LEGAL
PROCEDIMIENTOSDE PLANIFICACION
PROCEDIMIENTOSDE EJECUCION
PROCEDIMIENTOSDE CONTROL
CONSIDERACIONESADICIONALESDEL MANUAL
CONTENIDOGRAFICO
DE LA ESTRUCTURADEL MANUAL
117
4.4.1 Portada de identificación
NOMBRE DE LA EMPRESA
DIRECCION
TELEFONO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA PLANIFICACION,
EJECUCION Y CONTROL DE LA LABOR DE AUDITORIA INTERNA
LUGAR Y FECHA DE ELABORACION
118
4.4.2 Objetivos
Dentro de los objetivos más importantes del presente Manual, se
mencionan los siguientes:
Ayudar a institucionalizar y hacer efectivo los procedimientos
establecidos: de organización de la unidad de Auditoría Interna,
planificación, ejecución y control de la labor de auditoría.
Constituir un instrumento de control para el funcionamiento de
actividades administrativas en la labor de auditoría, dado que establece
un marco referencial sobre el trabajo que debe ser realizado.
Servir de instrumento facilitador para una efectiva delegación de
responsabilidades.
Ser una herramienta útil en el tratamiento y capacitación de nuevos
empleados, así como también de consulta continua para todos
aquellos miembros de la unidad de Auditoría Interna.
Posibilitar la normalización de las actividades y viabilizar la fijación de
estándares, para el desarrollo de la planificación, ejecución y control de
la labor de auditoría.
4.4.3 Base legal
La profesión de Auditoría Interna en El Salvador no está regulada por
ninguna ley específica, a excepción de la Auditoría Interna de las
Instituciones Financieras, la cual está regulada por la Ley de Bancos,
119
mediante la Norma NPB 2-04 “Reglamento de la Unidad de Auditoría
Interna de Bancos, Financieras Y Sociedades de Seguros” emitida por
la Superintendencia del Sistema Financiero. En capítulos anteriores se
mencionó que la profesión de Auditoria Interna la asiste un conjunto de
normas, generales y específicas, dictadas por el Instituto de Auditores
Internos de El Salvador, el cual es un organismo que ha su vez esta
adscrito a un Organismo Internacional encargado de velar por el
mantenimiento de dichas normas y del desarrollo de la profesión como tal.
En ese sentido, el cumplimiento de las mismas no es de carácter
coercitivo, si no mas bien son de carácter ético, ya que de su cumplimiento
depende el buen desarrollo de la función de Auditoría Interna y de su
credibilidad ante terceros.
Es preciso señalar que la labor de Auditoría Interna dentro de la empresa,
puede ser ejercida no sólo por un contador público, si no también por
Administradores de Empresas, a diferencia del ejercicio de la Auditoría
Externa, la cual sólo puede ser ejercida por un profesional graduado en la
carrera de Contaduría Pública tal como lo establece el Código de
Comercio y la Ley Reguladora de Contaduría Pública vigente a partir del
mes de Abril del año 2000; el cual a su vez deberá estar autorizado por el
Consejo de Vigilancia de la Contaduría Pública y Auditoría, según lo
mencionan los Artículos 4 y 5 de la citada ley.
120
4.4.4 PROCEDIMIENTOS DE PLANIFICACION
ELABORACION DEL PLAN DE TRABAJO PARA LA UNIDAD DE
AUDITORIA INTERNA
4.4.4.1 Objetivo
Establecer una guía que contenga los procedimientos de planificación para el
desarrollo de la labor de auditoría interna, en el cual se establezca las áreas
operativas a evaluar periódicamente; que debe contener presupuesto de tiempo
y número de evaluaciones. Deberá servir como un parámetro para medir y
evaluar los resultados de la labor de Auditoría Interna.
4.4.4.2 Políticas
Debe ser preparado con suficiente anticipación, a efecto de
evaluar los procesos operativos y activos con mayor riesgo
inherente y de control.
Debe ser elaborado tomando en cuenta el volumen de las
operaciones de la empresa, a fin de disponer del tiempo y
recursos necesarios en la programación de actividades.
Presentar flexibilidad ante posibles cambios o ajustes en
circunstancias extraordinarias.
121
La programación de actividades debe contemplar todas las
actividades que se consideren importantes de la empresa, aún
cuando no impliquen un alto grado de riesgo.
Para evitar cambios drásticos en el desarrollo del plan, en la
elaboración del mismo debe buscarse la participación de la
instancia de quien depende auditoría interna, a fin de estar en
armonía con los resultados y enfoques deseados.
122
4.4.4.3 Descripción de procedimientos
a) Responsable: Procedimiento: Conocimiento General y de la Estructura
Organizativa de la Empresa
Auditor Interno Obtiene un conocimiento general de la estructura
organizativa de la empresa y de sus operaciones,
examinando (de manera general) la documentación
necesaria, como es: escritura de constitución y un
organigrama (si no existe elaborar uno para el archivo
permanente), estados financieros y documentación en
particular que contribuyan a tener una visión clara del giro
del negocio.
b) Responsable: Procedimiento: Visitas y Entrevistas con los Empleados
Auditor Interno Efectúa visitas a los principales departamentos o áreas
importantes, a fin de conocer a los empleados, las políticas
y procedimientos que norman las operaciones (en su mayor
parte solo existen de manera verbal y por conocimiento de
los empleos); de ser necesario realiza entrevistas con los
involucrados a fin de ampliar conocimientos.
123
c) Responsable: Procedimiento: Evaluación de Riesgos
Auditor Interno Evalúa, a través de la experiencia profesional y conforme al
giro del negocio, las áreas o componentes principales de la
empresa, a fin de enfocar esfuerzos y evaluar riesgos.
d) Responsable: Procedimiento: Estudio de Leyes y Reglamentos
Auditor Interno Obtiene y estudia todas las leyes y reglamentos que
norman las actividades operativas del giro del negocio, a fin
de que sea tomado para el alcance de las evaluaciones a
programar.
e) Responsable: Procedimiento: Acuerdos con la Administración Superior
Auditor Interno Una vez realiza los pasos anteriores, se reúne con la
administración superior (Gerencia General, Junta Directiva,
Administrador Unico o Propietario) a fin de dar a conocer las
áreas que se consideran importantes para el enfoque y
alcance de la auditoría, además para conocer lo que éste
espera del trabajo de auditoría interna, a fin de definir el
alcance y enfoque en áreas específicas
124
f) Responsable: Procedimiento: Planeación de Actividades a Desarrollar
Auditor Interno Se reúne con el personal de auditoría (si existe personal a
su cargo) a fin de dar a conocer el enfoque y alcance de la
auditoría, así como para planear en conjunto las actividades
a desarrollar.
g) Responsable: Procedimiento: Definición del Plan de Auditoría
Auditor Interno Define, en conjunto con el personal de auditoría, los
criterios de formulación del plan. Uno de los criterios
definidos en Anexo No.2 al final de esta sección puede ser
tomado en cuenta para la elaboración del mismo.
h) Responsable: Procedimiento: Definición de Objetivos y Metas
Auditor Interno Define en conjunto con el personal de auditoría, los
objetivos y metas del período, de acuerdo al alcance y
enfoque de la auditoría, discutido y definido con la
administración superior. Pueden determinarse objetivos
generales y objetivos específicos, tomando en cuenta para
125
establecer estos últimos los criterios bajo los cuales se
formuló el plan. Un ejemplo de objetivos y metas de
planificación se presentan en Anexo No. 2 al final de esta
sección.
i) Responsable: Procedimiento: Definición del Alcance de la Auditoría
Auditor Interno Define el alcance de la auditoría, lo cual será plasmado en
el plan anual de trabajo. Por alcance debe entenderse, de
una manera general, la amplitud de los procedimientos en
cada evaluación a realizar, tomando en consideración los
recursos disponibles, materiales y humanos; disponibilidad
de información, tiempo y costo/beneficio de determinada
actividad.
j) Responsable: Procedimiento: Sustentación de la Planificación
Auditor Interno Documenta los principales procedimientos de la
planificación, elaborando memorándums en los pasos más
importantes, los cuales deben sustentar la elaboración del
plan y ser archivados en el archivo corriente.
126
k) Responsable: Procedimiento: Elaboración del Plan Anual de Trabajo
Auditor Interno Elabora el plan anual de trabajo, el cual debe contener el
presupuesto de actividades en número (recurrencia) y
tiempo. (Ver modelo de procedimientos de planificación en
Anexo No.3 al final de esta sección.
127
4.4.4.4 Diagrama de Flujo de procedimientos de Planificación
RESPONSABLE PROCEDIMIENTO Auditor Interno
a)
Auditor Interno
b)
Auditor Interno
c)
Auditor Interno
d)
Auditor Interno
e)
Auditor Interno
Si No
¿Existe personal
a su cargo?
2 1
Se reúne con Admón. Superior
para definir enfoque y alcance de auditoría
Estudia leyes y reglamentos que
afectan el giro
planificar evaluaciones
del negocio, para
Evalúa, en base a experiencia y
giro de la empresa, áreas
principales y riesgos del
negocio
Obtiene un conocimiento de
políticas y procedimientos de la empresa
Obtiene un conocimiento
gral. de la empresa
128
f )
Auditor Interno
g)
Auditor Interno
h)
Auditor Interno
i)
Auditor Interno
j)
k)
Se reúne con el personal para
enfoque y alcance de la
auditoría
dar a conocer el
3
Documenta los principales
procedimientos de planificación
Define alcance, el cual plasma en el plan anual de trabajo. Toma en
cuenta lo acordado con
Admón.
Con Auxiliares, fija objetivos y
metas, de acuerdo al alcance y
enfoque de auditoría
Define en conjunto con
personal,
formulación del plan de trabajo
criterios para la
1 2
129
Auditor Interno
Elabora el plan anual de trabajo
de auditoría
Fin
3
130
4.4.4.5 Guía de evaluación de la fase de planificación
La evaluación del manual de procedimientos debe hacerse a la luz de los
objetivos previamente definidos en la etapa planificación de la auditoría.
Específicamente deberá evaluarse si los procedimientos diseñados para el
desarrollo de la auditoría fueron los adecuados. En general, serán las mejorías
que se perciban en el desarrollo de los distintos procedimientos, a partir de la
puesta en marcha del manual de auditoría, los que den pauta para evaluar los
resultados del manual de auditoría. Los cuestionarios diseñados para la
evaluación del manual deben ser desarrollados por la instancia de quien
dependa auditoría interna, así como personal de staff. La evaluación deberá
efectuarse por lo menos una vez al año, tiempo para el cual se planifica o se
elabora el plan de trabajo, para efectos de que sea considerado en el
mantenimiento del manual para el próximo año.
Cuestionario de evaluación del desempeño de la fase de Planificación:
En cada una de las etapas pueden utilizarse los cuestionarios sugeridos, como
guía para evaluar los resultados.
Datos de entrevistado:
Nombre:_________________________________________________
Cargo:__________________________________________________
Indicaciones: En cada una de las preguntas, marque con una ( X ) la respuesta
que crea conveniente.
131
a) ¿Considera usted que las labores de auditoría interna se planifican con
suficiente anticipación?
SI ______NO _______
b) ¿Conoce la administración superior los procedimientos utilizados por
auditoría interna para la planificación de su trabajo?
SI ______NO_______
c) ¿Cuenta la administración superior con una copia del plan de trabajo del
auditor interno?
SI ______NO_______
d) A su juicio, ¿considera usted que el plan de trabajo del auditor incluye todas
las áreas que impliquen cierto grado de riesgo, o que a su criterio deben ser
auditadas?
SI ______NO_______
e) ¿Participó la administración superior en la determinación del alcance de la
auditoría (priorización de áreas, amplitud de pruebas, etc.), y considera que
ha sido tomado en cuenta en la planificación?
SI ______NO_______
f) ¿Está la administración superior informada de cualquier cambio en el plan
anual de trabajo?
SI ______NO_______
132
g) ¿Tiene conocimiento de que auditoría interna elabora papeles de trabajo y
documenta adecuadamente los señalamientos en los informes de auditoría?
SI ______NO_______
h) ¿Auditoría interna emite informes por cada uno de las evaluaciones
efectuadas?
SI ______NO_______
i) ¿Considera usted que los informes de auditoría son claros y precisos, y sus
observaciones son objetivas y bien fundamentadas?
SI ______NO_______
j) En general, ¿considera que la planificación de la labor de auditoría ha
mejorado a partir de la puesta en marcha del manual?
SI ______NO_______
Datos del encuestados
Nombre:_________________________________________
Cargo:__________________________________________
Fecha:________________________________
4.4.4.6 Tabulación de resultados del cuestionario de evaluación de
procedimientos de Planificación
El cuestionario ya desarrollado, debe de ser debidamente tabulado, a fin de
establecer frecuencias que faciliten análisis.
133
4.4.4.7 Análisis de los Resultados del cuestionario de evaluación de la
Planificación
Los resultados indicarán si los procedimientos utilizados para la planificación de
la labor de auditoría, fueron los idóneos. Con esto se espera que se tomen las
medidas correctivas posibles, para la planificación para el próximo período
4.4.4.8 Anexos de los Procedimientos de Planificación
Anexo No. 1 Criterios que podrían ser tomados para la elaboración
del Plan Anual de Trabajo.
Programación de evaluaciones a todos los componentes
operativos de la empresa: Este criterio supone efectuar
evaluaciones de auditoría al 100% de las áreas operativas o
componentes de la empresa, entendiéndose el 100% no a la
totalidad de operaciones, sino uno o varios exámenes de
auditoría en un período determinado en todas las áreas de la
empresa. El objetivo de este criterio sería evaluar el control
interno en dichas áreas, independientemente del grado de
importancia que para la empresa en su conjunto tengan las
134
operaciones que se realicen en esas áreas en términos
cuantitativos o cualitativos.
Priorización a los componentes principales o áreas con
mayor riesgo: Bajo este criterio debe establecerse previamente
mediante un sondeo preliminar, qué áreas resultan pilares del
negocio y por lo tanto tengan implícito un mayor riesgo de
control. Es de señalar que para la mediana empresa comercial las
áreas o componentes que resultan ser fundamentales son:
inventarios y costos, créditos y cobros, efectivo (caja y bancos), y
gastos operativos.
Frecuencia o periodicidad de las evaluaciones por el riesgo
del área: Bajo este criterio el número de evaluaciones
programadas en determinada área, dependerá del grado de
riesgo que implique las operaciones, aún cuando se haya tomado
como criterio de formulación del plan cualquiera de los literales
anteriores. El grado de riesgo de control, (que es aquel en que
errores e irregularidades no puedan ser evitados o detectados
oportunamente por los sistemas de control establecidos), deben
ser evaluados preliminarmente de manera general, a fin de
evaluar el alcance y metodología en la planificación de la
auditoría.
135
Anexo No. 2 Objetivos determinados en la Planificación de la
Auditoría.
A. Objetivos Generales:
Mejorar, a través de valoraciones y recomendaciones, los
sistemas de control interno en cada una de las áreas evaluadas.
Concientizar al personal involucrado de la importancia en el
cumplimiento de los procedimientos, políticas y normas
establecidas por la empresa en cada una de las diferentes áreas.
Sugerir a la administración la definición de normas, políticas y
procedimientos en los principales departamentos de la empresa.
B. Objetivos específicos:
Determinar la idoneidad de los procedimientos de control interno
en el área de créditos y cobros; consecuentemente, proponer
procedimientos para mejorar los controles existentes.
Determinar la idoneidad de los procedimientos de control de los
inventarios, a fin de proponer medidas que mejoren los
procedimientos existentes.
Verificar la oportunidad de las conciliaciones bancarias, a fin de
evitar errores o irregularidades en el control del efectivo.
Velar por adecuados procedimientos en el control del efectivo en
caja.
136
Nº ACTIVIDAD1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Caja y Bancos2 Cuentas por Cobrar/Ventas3 Inventarios/Costo de ventas 04 Activos Fijos5 Seguros 6 Proveedores 06 Préstamos Bancarios 0 07 Patrimonio8 Gastos Operativos9 Nóminas
10 Declaciones de IVA /Pago a Cuenta/Renta11 Presentación y Elab. de Estados Financieros 012 Libros Contables y Legales13 Otros exámenes14 Planeación Anual15 Rev. y Actual. del Manual de Procedimientos16 Aprobación del Plan de Trabajo17 Capacitación 18 Otros Eventos Extraordinarios
SEPT. OCT. NOV. DIC.MAYO JUNIO JULIO AGOSTOENERO FEBRERO MARZO ABRIL
PLAN ANUAL DE TRABAJO DE AUDITORIA INTERNAPERIODO DEL 1º DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 20XX
137
4.4.5 PROCEDIMIENTOS DE EJECUCION
DESARROLLO DEL PLAN DE TRABAJO DE AUDITORIA INTERNA
4.4.5.1 Objetivo
Establecer pasos lógicos y sistemáticos para la realización de la
labor de auditoría interna, conforme a lo planificado, que puedan
contribuir al eficiente desarrollo de dicha labor.
4.4.5.2 Políticas
Cumplir a cabalidad con el plan anual de trabajo, en cantidad
de evaluaciones y tiempo establecido para la realización de las
mismas.
Sin desviarse del plan anual de trabajo y cuando la situación lo
amerite, debe de buscarse flexibilidad en el cumplimiento de
dicho plan, justificando las situaciones que motivaron a
desajustar o incumplir las actividades programadas.
Contar con los recursos materiales, humanos y tecnológicos,
necesarios para realizar la labor de auditoría, procurando
economía y eficiencia en el uso de los mismos.
Procurar la sana y constructiva participación de los miembros
involucrados en las áreas sujetas a evaluación, a fin de que
contribuyan y faciliten la labor de auditoría.
138
Emitir sugerencias y críticas constructivas, tanto verbales en el
desarrollo de la labor de auditoría, como en el informe final de
auditoría.
En el desarrollo del trabajo, los auditores, deben de guardar
estricta discrecionalidad, tanto fuera como dentro de la
empresa, de aquellos aspectos que solo competen a la
empresa misma.
139
4.4.5.3 Descripción de Procedimientos
a) Responsable: Procedimiento: Obtención del Plan Anual de Trabajo
Auditor Interno Obtiene el Plan Anual de Trabajo de Auditoría.
b) Responsable: Procedimiento: Distribución de copia del Plan Anual de
Trabajo
Auditor Interno Si existe personal a su cargo, distribuye una copia del Plan
Anual de Trabajo.
c) Responsable: Procedimiento: Asignación de Evaluaciones a Ejecutar
Auditor Interno Asigna al personal a su cargo (en caso de que existiere), el
examen o evaluación a ejecutar; dicha asignación debe
contener el tiempo en que debe de estar concluido el
trabajo (con papeles de trabajo y borrador de informe).
140
d) Responsable: Procedimiento: Elaboración de Programas de Auditoría
Auditor Interno
O Auxiliares Una vez identifica la evaluación a realizar, elabora la guía
de evaluación o programa de auditoría. Si el área es
compleja y las operaciones son cuantiosas, evalúa la
necesidad de elaborar previamente un cuestionario de
control interno. Es importante mencionar, que por el tamaño
y giro de la mediana empresa comercial, no se infiere que
las operaciones tengan un alto grado de complejidad, por lo
que la elaboración y desarrollo de cuestionarios bien
pueden ser obviados, siempre y cuando en la elaboración
de las guías de auditoría se consideren todos los aspectos
importantes que ameriten ser evaluados. Los pasos a
seguir para elaborar una guía de auditoría se presentan en
Anexo No. 1 al final de esta sección.
e) Responsable: Procedimiento: Revisión de las Guías de Auditoría
Auditor Interno Si la guía de auditoría es elaborara por un colaborador, esta
debe de ser revisada y autorizada por el auditor encargado.
141
f) Responsable: Procedimiento: Desarrollo de evaluaciones
Auditor Interno
O Auxiliar Se presenta al lugar donde se desarrollará la evaluación o
examen e informe a la persona encargada el motivo de su
presencia. Durante la evaluación pida la colaboración de los
involucrados de la manera más cordial, evitando roces o
enfrentamientos verbales con los empleados.
g) Responsable: Procedimiento: Evidencia de Procedimientos Ejecutados
Auditor Interno Documenta la labor de auditoría, dejando evidencia del
desarrollo de cada uno de los procedimientos de acuerdo al
programa elaborado.
h) Responsable: Procedimiento: Ejecución de Procedimientos Adicionales
Auditor Interno De ser necesario ejecuta procedimientos adicionales,
documenta y justifica la realización del mismo, ya que ello
implica más tiempo del programado.
142
i) Responsable: Procedimiento: Elaboración de Resumen de Deficiencias
Auditor Interno Terminado el desarrollo de los procedimientos según la
guía de auditoría, elabora un resumen de las deficiencias.
j) Responsable: Procedimiento: Discusión de hallazgos encontrados
Auditor Interno Se reúne y comenta con el encargado del área los
hallazgos encontrados. Asimismo deja abierta la posibilidad
de que nuevas observaciones podrían surgir al emitir el
informe definitivo.
k) Responsable: Procedimiento: Elaboración y codificación de Papeles de
Trabajo
Auditor Interno Terminada la discusión de los principales hallazgos, elabora
el legajo de papeles de trabajo (Cédulas sumarias,
analíticas, programas de auditoría, borrador de informe e
índice respectivo). En Anexo No. 2 al final de esta sección
se presenta una descripción del contenido de un legajo de
papeles de trabajo, ejemplo de sistema de codificación y un
ejemplo de cédula de trabajo.
143
i) Responsable: Procedimiento: Presentación del borrador de Informe
Auditor Auxiliar Presenta borrador del informe al auditor encargado.
m) Responsable: Procedimiento: Revisión del borrador
Auditor Interno Revisa el borrador de informe y lo envía a la administración
superior. Un ejemplo de carta de presentación del informe
de auditoría se presenta en Anexo No. 3 al final de esta
sección.
144
4.4.5.4 Diagrama de flujo de procedimientos de Ejecución
RESPONSABLE PROCEDIMIENTO Auditor Interno
a)
Auditor Interno
b)
Si No
Auditor Interno
c)
Si No
Asigna el examen o
evaluaciones a ejecutar
¿Existe personal
a su cargo?
Distribuye copias del Plan Anual de
Trabajo
¿Existe personal Auxiliar?
Auditor Interno ejecuta la
evaluación o examen
programado
1
Obtiene Plan Anual de Trabajo
145
Auditor Interno O Auditor Auxiliar
d)
Auditor Interno
e) Si No
Auditor Interno O Auditor Auxiliar
f)
Auditor Interno
g)
¿Es hecha la guía por auxiliar?
La guía debe ser revisada y
autorizada por Auditor
encargado
2
Documenta la labor de
auditoría, y deja evidencia del
desarrollo de los procedimientos
Se presenta al lugar donde se desarrollará la evaluación o
examen
1
Identificada la evaluación a
realizar, elabora la guía o
programa de auditoría
146
Auditor Interno
h) Si No
Auditor Interno
i)
Auditor Interno
j)
Auditor Interno
k)
2
¿Son necesario
s otros proced.?
Aplica otros procedimientos,
documenta y justifica su aplicación
3
Terminada la discusión de los
hallazgos, elabora los papeles de
trabajo
Se reúne y comenta con el encargado de
área, los hallazgos
encontrados
Terminado los procedimientos,
elabora resumen de las
deficiencias encontradas
147
Auditor Interno
l) Si No
Auditor Interno
m)
3
¿Existe personal Auxiliar?
Presenta borrador de
informe al Auditor encargado
Fin
Revisa o elabora el informe y lo
envía a la Admón. superior
148
4.4.5.5 Guía de evaluación de la fase de ejecución
Cuestionario de evaluación del desempeño de la fase de Ejecución
En cada una de las etapas pueden utilizarse los cuestionarios sugeridos, como
guía para evaluar los resultados.
Datos de entrevistado:
Nombre:_________________________________________________
Cargo:__________________________________________________
Indicaciones: En cada una de las preguntas, marque con una ( X ) la respuesta
que crea conveniente.
a) ¿Considera usted que la labor de auditoría se efectúa de manera periódica y
ordenada?
SI ______NO _______
b) ¿El auditor interno toma en cuenta, en el desarrollo de las auditorías,
observaciones por parte de la administración superior o personal de staff,
que modifiquen el alcance de los procedimientos de auditoría y que están
encaminados a profundizar en ciertos aspectos?
SI ______NO _______
c) ¿Tiene conocimiento que al iniciar las evaluaciones o exámenes de auditoría
en determinada área, son informados los jefes o encargados de dichas
áreas?
SI ______NO_______
149
d) ¿El auditor interno involucra al personal de las áreas evaluadas de manera
activa y constructiva en el desarrollo de las auditorías, con el objeto de hacer
conciencia en el mejoramiento de controles?
SI ______NO _______
e) ¿Considera que las observaciones de auditoría interna tienen como fin
principal superar debilidades y proponer procedimientos encaminados a
mejorar los controles existentes?
SI ______NO _______
f) ¿A su criterio el auditor interno posee los conocimientos suficientes de las
operaciones de la empresa y de su entorno, que le permitan ejercer su
trabajo de manera mas solvente?
SI ______NO _______
g) A su juicio, ¿los controles internos y procedimientos, han mejorado a partir
de que el auditor interno desarrolla su trabajo, apoyado en un manual de
auditoría interna?
SI ______NO _______
h) En términos generales, ¿considera que la labor de auditoría interna se
desarrolla de manera eficiente, en cuanto a calidad de trabajo, utilización de
recursos y aportes administrativos?
SI ______NO _______
150
Datos del encuestados:
Nombre:_________________________________________
Cargo:__________________________________________
Fecha:________________________________
4.4.5.6 Tabulación de resultados del cuestionario de evaluación de
procedimientos de Ejecución
Al igual que en la evaluación a los procedimientos de Planificación, y el
cuestionario ya desarrollado, debe ser tabulado a fin de establecer frecuencias
que faciliten en análisis.
4.4.5.7 Análisis de los Resultados del cuestionario de evaluación de la
Ejecución
En general, tal como se mencionó antes, serán las mejorías en los controles
internos y procedimientos, los que darán la pauta para evaluar la idoneidad de
los procedimientos de evaluación en el desarrollo de las auditorías. No
obstante, de los resultados del presente cuestionario debe partirse para mejorar
los procedimientos de ejecución.
151
4.4.5.8 Anexos de Procedimientos de Ejecución
Anexo No. 1
Guía para la elaboración de programas de auditoría
a) Elaborar un cuestionario de control interno, a fin de conocer
controles específicos, así como evaluar el cumplimiento de las
normas, políticas y procedimientos existentes.
b) Desarrollar el cuestionario de control interno en el área donde se
ejecutará la auditoría.
c) Con los resultados del cuestionario, defina el alcance de las
pruebas y procedimientos de auditoría.
d) Previo a la descripción de los procedimientos defina los objetivos
de la evaluación, ya que en torno a ello se elaborarán dichos
procedimientos.
e) Uno de los primeros procedimientos es obtener la información
básica primaria para poder ejecutar la revisión.
Se debe de dejar abierta la posibilidad de ejecutar procedimientos
adicionales.
152
Anexo No. 2
Contenido básico de un legajo de papeles de trabajo
Un índice de identificación.
Informe que se emitió como resultado de la auditoría.
Los programas de auditoría, presupuesto de tiempo y personal
asignado.
Evaluación del control interno (cuestionario, flujograma o
narrativas).
Cédulas sumarias o principales de cada área del control
interno o de los rubros de los estados financieros auditados.
Estados financieros y anexos correspondientes.
Cédulas analíticas a los estados financieros o de control
interno.
Asientos de ajuste y/o reclasificaciones.
Conclusiones sobre las áreas examinadas.
Evidencia de una adecuada supervisión y revisión.
Ejemplo de sistemas de referenciación y marcas usadas en los papeles de
trabajo:
No existe teoría respecto de cómo elaborar la referenciación de los papeles de
trabajo; sin embargo, en la práctica el auditor debe buscar la mejor forma de
ordenar los papeles de trabajo.
153
Normalmente se utiliza el sistema de índices de letras y números. Un ejemplo a
seguir sería el siguiente:
NUMEROS ASIGNADOS EN EL AÑO
CUENTA O RUBRO DE AGRUPACION LETRA ASIGNADA
DEL Nº AL Nº
EFECTIVO A 100 8000
CUENTAS Y DCTOS. POR COBRAR B 200 8000
ACTIVO FIJO C 200 8000
DIFERIDOS Y OTROS ACTIVOS D 200 8000
COSTOS E 100 8000
GASTOS F 100 8000
CUENTAS POR PAGAR AA 100 8000
PASIVO LARGO PLAZO BB 100 5000
OTROS PASIVOS CC 100 5000
PATRIMONIO DD 100 5000
INGRESOS EE 100 5000
Para referenciar cada legajo de papeles de trabajo, en cada examen y de
acuerdo al área que corresponda, el auditor debe tomar el rango de números
que estime necesarios.
154
El uso de marcas queda sujeto a criterio y conocimiento del auditor; no
obstante, estas deben ser claras y concisas.
Los siguientes símbolos son un ejemplo de marcas utilizadas:
MARCA SIGNIFICADO Sumado horizontal.
Sumado vertical.
Cotejado al libro mayor (actualización de saldos).
Cotejado al libro diario auxiliar (movimiento contabilidad por cuenta).
Cotejado al estado de cuenta bancario.
Cotejado con la conciliación preparada por la unidad.
Factura del proveedor examinada.
Cálculo comprobado a satisfacción.
Examinado o inspeccionado físicamente.
Cheque de pago examinado.
Autorización examinada.
155
Ejemplo de cédula de trabajo:
(NOMBRE DE LA EMPRESA) (a)
Tipo de examen: (b) Ref. P/T (c)
Hecho por: (d) Fecha: (e) Revisado: (f) Fecha: (g)
(h)
(a) Identificación del nombre de la empresa (b) Identificación del examen en cuestión (Caja y Bancos, etc.) ( c) Referencia de la Cédula de Trabajo (d) Iniciales de la persona que elabora la Cédula de Trabajo (e) Fecha de elaboración (f) Iniciales de la persona que revisa (g) Fecha de revisión (h) Espacio para el desarrollo de los procedimientos (i) Fecha de finalización de la cédula
Fecha de (i) finalizac.:
156
Además, durante el desarrollo del examen, la cédula de trabajo deberá
contener evidencia de:
Area sometida al examen.
Título y propósito de la cédula.
Rubros examinados (nombre, códigos y cifras).
Descripción concisa del trabajo realizado y de sus resultados.
Fuente de información o registro del cual se obtuvieron los
datos.
Marcas de auditoría: de color rojo de quien elabora la cédula,
y de color azul de quien revisa, y sus respectivas
explicaciones.
Comentarios, si correspondieren.
Conclusiones del trabajo realizado.
157
Anexo No. 3 Modelo de Carta de presentación de Informe de
Auditoría
UNIDAD (O DEPARTAMENTO) DE AUDITORIA INTERNA
INFORME No. ______
Lugar y Fecha
Dirigida a: Administración Superior o Gerente General o Propietario
Hemos llevado a cabo un examen de auditoría al área de: XXX, el cual fue
ejecutado durante el período de: XXX. Los objetivos con los cuales se ejecutó
el examen son los siguientes: (detallar objetivos del examen), además se
desarrolló con el siguiente alcance: (mencionar los aspectos más relevantes del
alcance que tuvo el examen).
En anexo a la presente se detalla los hallazgos mas importantes que
consideramos deben ser del conocimiento de ustedes, con el único propósito
de que se tomen las medidas correctivas y preventivas pertinentes a fin de
mejorar la estructura de control interno de la empresa (en los hallazgos debe
titularse el nombre del hallazgo, exponer y describir la situación encontrada, las
causas que dieron su origen, sus consecuencias, y por último las
recomendaciones para subsanar las debilidades reportadas).
Atentamente,
Nombre y Firma del Auditor Interno
158
4.4.6 PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE LA LABOR DE AUDITORIA
4.4.6.1 Objetivo
Medir el grado de cumplimiento de la labor de auditoría y
específicamente del plan de trabajo, con el propósito de corregir
desviaciones o ajustar el programa basándose en las necesidades
existentes.
4.4.6.2 Políticas
La evaluación al Plan de Trabajo deberá hacerse en forma
periódica cada trimestre, cuando menos cada semestre.
La evaluación de las desviaciones al Plan debe ser justificada
objetivamente, es decir por realización de eventos que
ameritaron destinar tiempo y recursos.
Cuando las desviaciones al plan sean significativas, este debe
ser ajustado, incluyendo en el mismo las actividades que
resultaron ser importantes y que inicialmente no fueron
consideradas dentro del plan de trabajo.
Al término del año deberá hacerse una evaluación general al
cumplimiento del plan, lo cual deberá servir como referencia
para la planificación del próximo año.
159
4.4.6.3 Descripción de Procedimientos
a) Responsable: Procedimiento: Obtención del Plan Anual de Trabajo
Auditor Interno Obtiene el plan de trabajo y verifica las evaluaciones
realizadas.
b) Responsable: Procedimiento: Verificación evaluaciones realzadas
Auditor Interno Verifica y contabiliza las evaluaciones realizadas.
c) Responsable: Procedimiento: Comparación de Resultados
Auditor Interno Efectúa una comparación entre el tiempo planificado y el
real invertido en cada examen.
d) Responsable: Procedimiento: Análisis de las Desviaciones
Auditor Interno Para el análisis de las desviaciones considera los eventos
extraordinarios, es decir evaluaciones no programadas
originalmente.
160
e) Responsable: Procedimiento: Comunicación de Resultados
Auditor Interno Se reúne con el personal de auditoría (si lo hay) y comunica
el resultado de la evaluación, a efecto de buscar la forma de
minimizar tiempo, procedimientos y eficientizar recursos.
f) Responsable: Procedimiento: Elaboración de Informe para la
Administración
Auditor Interno Prepara un informe para la administración superior para la
evaluación del plan, el cual debe contener, entre otras
cosas, una comparación entre las actividades planificadas y
realizadas, incluyendo los comentarios de los puntos más
sobresalientes de cada examen.
161
4.4.6.4 Diagrama de flujo de procedimientos de control
RESPONSABLE PROCEDIMIENTO
Auditor Interno
a)
Auditor Interno
b)
Auditor Interno
c)
Auditor Interno
d)
Para el análisis de las
desviaciones considera los exámenes no programados
1
Efectúa una comparación
entre el tiempo planificado y el real invertido en
cada examen
Verifica y contabiliza las evaluaciones
realizadas
Obtiene Plan de Trabajo
162
Auditor Interno
e) Si No
Auditor Interno
f)
1
¿Existen personal Auxiliar?
Comunica el resultado de la
evaluación
Fin
Prepara informe para la Admón.
Superior sobre el cumplimiento al Plan de Trabajo
163
4.4.6.5 Guía de evaluación de la fase de control
Cuestionarios de evaluación de la fase de Control
Datos de entrevistado:
Nombre:_________________________________________________
Cargo:__________________________________________________
Indicaciones: En cada una de las preguntas, marque con una ( X ) la respuesta
que crea conveniente.
a) ¿Considera usted que los exámenes de auditoría se realizan en el tiempo
indicado, y el tiempo invertido esta acorde a los resultados del examen?
SI ______NO _______
b) ¿Considera usted que la medición al cumplimiento al plan anual de trabajo
se efectúa de manera adecuada, en cuanto a periodicidad y oportunidad?
SI ______NO _______
c) ¿El informe preparado por el auditor interno para la administración superior,
es claro y explica adecuadamente, las desviaciones al plan de trabajo?
SI ______NO _______
d) A su criterio, ¿las desviaciones al plan de trabajo se justifican por la
importancia y calidad de los trabajos desarrollados extraordinarios a los
planificados?
SI ______NO _______
164
e) ¿El auditor interno toma en cuenta sugerencias para disminuir tiempos y
recursos en la planificación y desarrollo de los exámenes de auditoría?
SI ______NO _______
f) En general, ¿considera que el auditor interno cumple con el trabajo
planificado, además de desarrollar adecuadamente tareas no programadas
o incluidas en dicho plan?
SI ______NO _______
Datos del encuestados:
Nombre:_________________________________________
Cargo:__________________________________________
Fecha:________________________________
4.4.6.6 Tabulación de resultados del cuestionario de evaluación de
procedimientos de Control
De la misma manera que en los pasos respectivos anteriores, los resultados de
cuestionario en esta etapa deben ser debidamente tabulados.
4.4.6.7 Análisis de los Resultados del cuestionario de evaluación del
Control
Los resultados deben de servir como punto de partida para corregir debilidades,
y mejorar constantemente los procedimientos de control de la labor de
auditoría.
165
4.4.7 CONSIDERACIONES ADICIONALES PARA LA CREACIÓN Y
FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD O DEPARTAMENTO DE
AUDITORÍA INTERNA.
4.4.7.1 Objetivos de la Unidad de Auditoría Interna
Velar por la salvaguarda de los activos de la empresa, sea por
errores o irregularidades.
Velar y estimular la eficiencia y economía en las operaciones y en
el uso de los recursos disponibles.
Velar por el cumplimiento de las disposiciones emitidas por las
máximas autoridades de la empresa, así como el cumplimiento de
las leyes tributarias, laborales, municipales y otras aplicables en
el entorno económico en que se desenvuelve la empresa.
Verificar la razonabilidad, confiabilidad y oportunidad de la
información financiera que expresen los diferentes registros
contables y extracontables con que cuente la empresa; en
adhesión a las normas y principios de contabilidad generalmente
aceptados.
Comprobar que las transacciones financiera estén siendo
adecuadamente controladas y respaldadas por la respectiva
documentación que respaldan los registros.
166
Mejorar constantemente las técnicas empleadas en la planeación,
ejecución y control de la labor de auditoría interna, a fin de
proporcionar un servicio de alta calidad y utilidad a la Dirección de
la empresa, para lograr los objetivos deseados.
Atender con seriedad las consideraciones del personal de las
áreas evaluadas, con relación al desarrollo de la labor de
auditoría, a fin de mejorar los procesos y el control interno.
Proporcionar constantemente sugerencias y valoraciones, sean
estas por escrito o verbales a la alta dirección, en cuanto al
mejoramiento de procesos que contribuyan no sólo a mejorar el
control interno, sino también a la optimización de los recursos de
la empresa.
4.4.7.2 Políticas de la Unidad de Auditoría Interna
Procurar el máximo cumplimiento del plan anual de trabajo, sin
descuidar otras valoraciones que aunque no estén dentro del
plan, resulten importantes para fortalecer el control interno u
optimizar los recursos de la empresa.
Documentar suficiente y competentemente los trabajos
desarrollados, observando para ello la práctica de la técnica en la
elaboración de los papeles de trabajo.
167
Procurar al máximo, desarrollar labores únicamente aquellas que
desde un punto de vista técnico sean propias de auditoría interna,
evitando realizar labores operativas que resten independencia a
la labor de auditoría.
Mantener siempre un criterio de independencia al desarrollar los
trabajos de auditoría, utilizando el juicio crítico investigativo y
constructivo, tanto de las opiniones obtenidas como de los
resultados de la evaluación, expresados en los informes
correspondientes.
Cultivar y mantener excelentes relaciones interpersonales con el
personal involucrado en las evaluaciones, a efecto de lograr su
confianza, respeto y colaboración.
Mantener estricta discreción y confidencia sobre aspectos
relativos a la empresa, tanto dentro como fuera de la misma.
Respetar, en el desarrollo de las evaluaciones, las distintas
políticas, estrategias, normas y decisiones administrativas
emanadas por la Gerencia General.
Los miembros de auditoría interna deben mantener conocimiento
actualizado de los avances de la profesión, así como de las leyes,
reglamentos, tratados y temas de interés económico que
contribuyan a realizar de mejor manera las evaluaciones, así
168
como emitir sugerencias y valoraciones de utilidad para
salvaguardar los activos y optimizar recursos.
Mantener actualizado los archivos permanentes y corrientes de
auditoría, a fin de facilitar la localización de la información, y por
tanto del desarrollo de las evaluaciones.
Aplicar el criterio de oportunidad en cada evaluación, a fin de que
en cumplimiento del plan de auditoría o del programa de revisión,
no sea excusa para evaluar las áreas críticas que requieran de
mayor atención.
Fomentar dentro de los miembros del personal de auditoría, un
alto grado de compañerismo y equipo, a fin de lograr el
cumplimiento del plan de trabajo e identificación con la empresa.
4.4.7.3 Funciones y responsabilidades de la Unidad de Auditoría Interna
Elaborar el plan anual de trabajo de auditoría interna, así como
las guías o programas específicos para el desarrollo de las
evaluaciones.
Evaluar el grado de idoneidad y cumplimiento de las políticas,
planes y procedimientos establecidos por la máxima autoridad de
la empresa, para la protección de los recursos y bienes de la
misma.
169
Desarrollar su trabajo de acuerdo a las Normas para el Ejercicio
Profesional de la labor de Auditoría Interna, y asimismo, de
acuerdo al código de ética para la práctica de Auditoría.
Asistir con oportunidad a la Dirigencia de la empresa, todos los
trabajos encomendados acordes con las responsabilidades de
auditoría interna, así como todos aquellos eventos que a juicio del
Auditor, sean necesarios de acuerdo a las circunstancias.
Revisar y evaluar la oportunidad, precisión y veracidad de los
registros contables, así como de toda aquella información que la
Dirigencia requiera para la acertada toma de decisiones.
Sugerir constantemente a la Dirigencia de la empresa, los
cambios necesarios para mejorar procedimientos en los distintos
departamentos o fases operativas, de tal manera que los recursos
sean eficientes, y luego verificar el cumplimiento de aquellos que
han sido aprobados.
Elaborar informes de auditoría claros y precisos por cada
evaluación realizada, cuyo objetivo principal sea subsanar las
deficiencias encontradas y recomendar procedimientos
preventivos.
Elaborar, periódicamente, un informe a la Máxima autoridad de la
empresa que contenga el avance y cumplimiento del Plan de
170
Trabajo de Auditoría Interna, a fin de que la Dirigencia pueda
evaluar resultados.
Revisar constantemente y mantener actualizado el Manual de
Procedimientos para la Planeación, Ejecución y Control de
Auditoría Interna.
4.4.7.4 Organización de la Unidad de Auditoría Interna
La gran mayoría de las empresas que cuentan con una unidad o departamento
de auditoría interna, han tomado como base para la creación de dicha unidad o
departamento su desmesurado crecimiento y la imposibilidad del control directo
por parte de los ejecutivos; otro aspecto común es evitar posible fraudes.
Es evidente que el crecimiento que ha tenido el sector comercial en los últimos
años, ha significado varios problemas coyunturales muy difíciles de superar por
la gerencia. Entre las razones por las cuales se ha creado una unidad o
departamento de auditoría interna están las siguientes:
• Dar mayor confiabilidad a los sistemas de información.
• Necesidad de control por crecimiento de la empresa.
• Evitar fraudes.
• Por imposición de los Accionistas o Dueños.
• Porque el sistema actual de globalización así lo exige.
171
El criterio que debe imperar para nombrar el auditor interno debe ser la
necesidad de controlar y dar seguridad en las operaciones, así como también la
necesidad de asistir a la gerencia y a todo el personal de staff para el logro de
los objetivos de la empresa.
Lo ideal es que el auditor interno dependa de la Junta Directiva o el Presidente,
para que pueda asesorar sin ninguna coacción a niveles dependientes y demás
personal con mandos medios dedicados a la conducción de las operaciones de
la empresa; este aspecto promueve la independencia del auditor interno y da
mayor alcance a la objetividad de su trabajo.
La unidad o departamento de Auditoría Interna debe estar integrado
dependiendo del tamaño de la empresa, para nuestro caso del área de estudio
de la mediana empresa, debe estar estructurado como mínimo una persona y
como máximo un Auditor Jefe y uno o dos colaboradores; no obstante, queda a
discreción de la empresa disponer de más o menos personal y estructurar la
unidad de Auditoría Interna en función a sus objetivos, tamaño y recursos.
Es de importancia señalar que el departamento deberá reportar al nivel de
Junta Directiva, para conservar la independencia dentro de la Organización; si
no existiere Junta Directiva, este reportará al Gerente General o al Propietario,
según sea el caso.
172
4.5 PERSONAL DE LA UNIDAD Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
El personal de la Unidad de Auditoría Interna debe estar conformado en función
del tamaño de la empresa, en cuanto a monto de activos, personal, sucursales
y número de empleados; no obstante, por el tamaño de la mediana empresa la
Unidad de Auditoría Interna deberá estar integrada por un auditor interno
responsable de la unidad y uno o dos auditores asistentes o colaboradores.
La descripción del puesto del Auditor jefe:
CLASIFICACION DEL EMPLEADO: PERSONAL EJECUTIVO
PUESTO DEL JEFE INMEDIATO: JUNTA DIRECTIVA/ PROPIETARIO/ GERENTE GENERAL
DIVISIÓN: AUDITORIA INTERNA
PUESTO SUBORDINADO: AUDITORES AUXILIARES
PUESTOS CON QUE SE RELACIONAN FRECUENTEMENTE: TODAS LAS ÁREAS DE LA EMPRESA
Descripción básica del puesto:
Es el responsable de las actividades administrativas y operativas propias de la
unidad, de la evaluación constante de la estructura del control interno de la
empresa, en función de la eficiencia y eficacia de dicha estructura, así como del
aprovechamiento al máximo de los recursos de la institución.
Funciones específicas del puesto:
Elaborar los objetivos, políticas, funciones y responsabilidades de la Unidad
de Auditoría Interna dentro de la empresa.
Elaborar el plan anual de trabajo y velar por su cumplimiento.
Elaborar informes periódicos sobre el cumplimiento al plan anual de trabajo
173
Determinar los alcances de las revisiones de auditoría.
Revisar y emitir informes relacionados con los estados financieros.
Asegurar a través de revisiones de auditorías la efectividad de los controles.
Revisar y autorizar los informes sobre el trabajo realizado.
Supervisar el cumplimiento del control interno para que no existan
irregularidades o errores que eventualmente puedan conllevar a situaciones
de fraude o ilegalidades en perjuicio de la empresa.
Vigilar que el personal a su cargo efectúe el trabajo de acuerdo a las guías
de Auditoría previamente elaboradas y en apego a las Normas de Auditoría,
con el mayor cuidado y diligencia profesional así como el menor costo
posible.
Procurar prestar un servicio de alta utilidad para la empresa, evaluando las
áreas criticas que necesiten de mayor control, y proponer modelos que
permitan optimizar recursos.
Documentar adecuadamente los exámenes de Auditoría, a través de la
elaboración de papeles de trabajo.
Mantenerse actualizado con todas las leyes, reglamentos y disposiciones
vigentes en materia fiscal, laboral y tributaria; así como en aspectos
contables.
Evaluar periódicamente la veracidad y confiabilidad del sistema contable y
de los informes financieros, a fin de que reflejen objetiva y claramente la
situación financiera de la empresa.
174
Requisitos del puesto:
Educación: Egresado o graduado de la carrera de Contaduría Pública, o
estudios equiparables.
Experiencia: de 2 a 3 años como Auditor Interno en empresas privadas
(Industrias, Comercio o Servicio).
Características personales: buena presentación, sentido integral, dignidad
profesional, moralidad intachable, elevado concepto de la responsabilidad,
disciplina, discreción, reserva, organización personal, objetividad y concisión en
sus juicios e informes, Agilidad mental para descubrir errores.
Habilidades: capacidad para dirigir personal, capacidad para tomar decisiones,
capacidad de análisis, creatividad de iniciativa, capacidad critica constructiva y
relaciones interpersonales. Manejo de computadoras personales, contometros,
fax y otros.
Responsabilidad: obtención de los resultados de su unidad, mantenimiento de
la armonía y mística de la unidad, cuido de mobiliario y equipo, confidencialidad
de la información.
Conocimientos técnicos: de Normas de Auditoría Interna y de Principios de
Contabilidad, sobre diseños de sistemas contables y de control interno, sobre
planificación de diseño de programas generales específicos y de auditoría,
sobre análisis y evaluación de procedimientos contables y administrativos y
sobre preparación y presentación de informes de auditoria escritos y orales.
175
Perfil de contratación:
Edad: de 25 a 45 años
Sexo: masculino o femenino
Estado civil: de preferencia casado
La descripción del puesto del Auditor asistente o colaborador:
CLASIFICACION DEL EMPLEADO: PERSONAL TECNICO
PUESTO DEL JEFE INMEDIATO: AUDITOR INTERNO
DIVISIÓN: AUDITORIA INTERNA
PUESTO SUBORDINADO: N/A
PUESTOS CON QUE SE RELACIONAN FRECUENTEMENTE: TODAS LAS ÁREAS DE LA EMPRESA
Descripción básica del puesto:
Es el responsable de realizar las revisiones planeadas de las áreas operativas,
financieras y administrativas de la empresa, preparar los papeles de trabajo y
los informes sobre el trabajo efectuado.
Funciones específicas del puesto:
Colabora en la elaboración del plan anual de trabajo, en relación a las áreas
de control asignadas.
Participa en la planificación y preparación de los programas de revisión.
Realiza las revisiones de las operaciones tanto financieras como
administrativas, que le sean asignadas por el auditor interno.
176
Elabora papeles de trabajo, siguiendo las políticas y procedimientos
establecidos por la auditoría interna, en forma objetiva, segura y de acuerdo
a los criterios establecidos en el manual de procedimiento de auditoría.
Elabora en cada trabajo realizado el respectivo borrador del informe, dirigido
al auditor interno para su revisión y aprobación.
Verifica el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos en
cada área operativa y financiera.
Observa en todo los aspectos los objetivos, políticas y funciones de la
unidad de auditoría interna.
Cumple con el plan de trabajo y con lo que indican los procedimientos de
revisión en cada examen, evaluando la oportunidad de ampliar
procedimientos en aquellas situaciones que ameriten una investigación
especial, a fin de sustentar y documentar adecuada y competentemente
hallazgos relevantes.
Procura ahorro de tiempo y recurso en cada revisión realizada.
Mantiene constantemente comunicación con el auditor jefe, a fin de
informarle sobre el avance del trabajo y asesorarse para el mejoramiento del
mismo.
Mantiene actualizado los conocimientos acerca de la operatividad de las
diferentes área de la empresa, así como de las leyes y reglamentos que
afecten la operatividad de la misma.
177
Procura estricto orden y buena relaciones personales con el personal de la
empresa.
Requisitos del puesto:
Educación: Estudiante universitario, como mínimo de tercer año de la carrera
de contaduría pública o administrador de empresas.
Experiencia: de 1 a 2 años como asistente de auditoría interna o externa en
empresas privadas o gubernamental.
Periodo de inducción: de 1 a 2 meses.
Características personales: buena presentación, sentido integral, dignidad
profesional, moralidad intachable, elevado concepto de la responsabilidad,
disciplina, discreción, reserva, organización personal, objetividad y concisión en
sus juicios e informes, Agilidad mental para descubrir errores.
Habilidades: creatividad e iniciativa, capacidad de análisis en investigación,
trabajo en equipo, capacidad de comunicación verbal y escrita, critica
constructiva y relaciones interpersonales. Manejo de computadoras personales,
contómetros, fax y fotocopiadora
Responsabilidad: contribuir al buen desarrollo y cumplimiento de los objetivos,
políticas y funciones de la unidad de auditoría interna; así como al cumplimiento
del plan de trabajo; cuido de mobiliario y equipo, mantener estricta
confidencialidad de la información.
178
Conocimientos técnicos: Normas de Auditoría Interna y de Principios de
Contabilidad, uso y aplicación del manual y catálogo de cuentas, conocimiento
sobre aspectos de control interno; conocimientos de programas de auditoría y
elaboración de papeles de trabajo, y sobre redacción de informes de auditoría.
Perfil de contratación:
Edad: de 22 a 35 años
Sexo: masculino o femenino
Estado civil: de preferencia casado
179
4.6 IMPLEMENTACION DEL MANUAL
4.6.1 Generalidades
Para la implementación del Manual de Auditoría deben ser considerados varios
aspectos. Primeramente la administración debe estar consiente de la necesidad
de que el auditor interno (si se cuenta con esta figura) o la actividad de auditoría
interna deberá ser realizada de manera objetiva y ordenada. El conocimiento de
esta herramienta administrativa a la gerencia o dirección de la empresa debe
ser realizada por el auditor interno o persona que ejerce funciones de control
similares a las de auditoría. Este expondrá objetivamente las ventajas de contar
con un manual para la ejecución de auditoría, y en caso de no existir la figura
de auditor interno también deberá exponer las ventajas y beneficios de contar
con este funcionario dentro de la empresa, con un rol y funciones definidas.
Para la adopción e implementación del manual, y en el caso particular de definir
el rol del auditor interno, debe considerarse los recursos necesarios evaluando
los presupuestos correspondientes (humanos y financieros). Un ejemplo de la
estimación de estos aspectos se presenta en este apartado.
4.6.2 Objetivos en la fase de implementación
Adoptar el manual de procedimientos de planificación, ejecución y
control para la labor de auditoría interna en el menor tiempo
posible.
180
Proporcionar la metodología para la implementación del manual
de auditoría interna.
Facilitar al auditor interno o persona que ejerza funciones de
auditoría, el exponer a la administración superior o dirección de la
empresa, la importancia y ventaja de contar con un manual de
auditoría.
4.6.3 Fases de la implementación
En el entendido de que la responsabilidad de la implementación del Manual de
Procedimientos corresponde en principio al auditor interno, los pasos o fases a
considerar son los siguientes:
4.6.3.1 Presentación y discusión
El auditor interno de la empresa o empleado que ejerza tal función. es la
persona mas interesada en que el departamento o unidad se cuente con una
herramienta de guía y consulta.
El manual que se propone puede ser adecuado a las necesidades de la
empresa. En ese sentido es esta persona quien deberá presentarlo y
defenderlo ante la administración superior o dirección de la empresa,
destacando los objetivos que se persiguen con su implementación y los
consecuentes beneficios, tanto para el departamento de Auditoría Interna,
como para la empresa en general. La presentación deberá incluir los recursos
181
necesarios por la adopción e implementación del manual. Corresponderá a la
administración superior o dirección de la empresa, aprobar o desaprobar la
implementación de dicho documento.
4.6.3.2 Divulgación
Aprobado el documento, corresponde al auditor interno hacerlo del
conocimiento de sus subalternos (si los hubiese), el cual debe ser estudiado y
discutido para su entendimiento y desarrollo. Cuando no exista la figura de
auditor interno, y la aprobación incluye la creación del departamento o unidad
de auditoría interna, debe divulgarse a todos los miembros de staff los objetivos
que perseguirá la auditoría interna y las funciones bajo las cuales se
desarrollará dicha labor. La divulgación completa del manual no debe
efectuarse a todos los miembros de la empresa, por ser función que compete al
departamento o unidad de auditoría interna.
4.6.4 Recursos a utilizar.
A continuación se presenta una estimación de los recursos necesarios tanto
para la implementación del manual, como para el funcionamiento del
departamento de Auditoría Interna.
182
4.6.4.1 Presupuestos
a) Para la implementación del Manual
FASES DEL PROCESO RECURSOS FINANCIEROS a) Preparación y Estudio del documento ¢ 3,000.00
$342.86 b)Presentación, Discusión y Aprobación del documento.
¢ 1,500.00 $171.43
c) Divulgación ¢ 500.00 $57.14
d) Mantenimiento y actualizaciones ¢ 500.00 $57.14
TOTAL ¢ 5,500.00 $628.57
b) Para el funcionamiento del departamento de Auditoría Interna
Para efectos de ilustración, la estimación de los recursos para el funcionamiento
del departamento, partirá de que el departamento o unidad de auditoría interna
funcionará con una persona, el auditor encargado; además, se ilustra el
presupuesto partiendo que se creará el departamento de auditoría interna.
RECURSOS HUMANOS
RUBRO DE GASTOS GASTO MENSUAL GASTO ANUAL a) Sueldos ¢ 5,000.00
$571.43 ¢ 60,000.00
$6,857.14 b) Prestaciones sociales (aportes patronales de AFP e ISSS).
¢ 700.00 $80.00
¢ 8,400.00 $960.00
c) Aguinaldos y vacaciones ¢ 347.00
$39.66 ¢ 4,164.00
$475.89 d) Capacitación ¢ 250.00
$28.57 ¢ 3,000.00
$342.86 e) Otras prestaciones adicionales
¢ 150.00 $17.14
¢ 1,800.00 $205.71
TOTAL ¢ 6,447.00 $736.80
¢ 77,364.00 $8,841.60
183
GASTOS DE MANTENIMIENTO
RUBRO DE GASTOS GASTO MENSUAL GASTO ANUAL a) Papelería y útiles de oficina
¢ 450.00 $51.43
¢ 5,400.00 $617.14
b) Aseo y limpieza ¢ 100.00 $11.43
¢ 1,200.00 $137.14
c) Mantenimiento de equipo
¢ 100.00 $11.43
¢ 1,200.00 $137.14
TOTAL ¢ 650.00 $74.28
¢ 7,800.00 $891.43
RECURSOS MATERIALES
DESCRIPCIÓN INVERSION a) Equipo de cómputo ¢ 15,000.00
$1,714.28 b) Mobiliario y equipo (escritorio, sillas, archivo, contómetro)
¢ 4,000.00 $457.14
c) Accesorios ¢ 500.00 $57.14
d) Adecuación de oficina ¢ 1,500.00 $171.43
TOTAL ¢ 21,000.00
