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CAPITULO V
1. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA. La propuesta del modelo para la planificación de proyectos en las cajas
de compensación familiar de Colombia, se estableció sobre la base de los
resultados obtenidos en cada uno de las dimensiones con sus respectivos
indicadores. La misma, comprende el diseño de las fases de alcance de
proyectos, estimación del tiempo, estimación de costos y presupuesto,
aseguramiento de la calidad, canales de comunicación, control de riesgos y
compras y adquisiciones, las cuales están en constante dinamismo y se
retroalimentan de forma permanente.
Cabe destacar que el diseño del modelo, está fundamentado en la teoría
del Project Managment Institud (PMI) en su guía del cuerpo del conocimiento
para la gerencia de proyectos PMBOK (2004), así como lo planteado por los
autores consultados Cartay (1998), Rizo (2000), Amendola (2006), Cordoba
(2006), Figueroa (2006), Kenneth (1996), .Rovira (2006), Yuni (2006), Matilla
(2008) y Routio (2007), Luckey y Phillips (2006), Rizo y Gómez (2002).
La propuesta, servirá de insumo para que las diferentes áreas de
proyectos de las cajas de compensación familiar, elaboren adecuadamente
la planificación de sus proyectos, permitiendo garantizar el éxito de sus
portafolios.
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2. CONCEPTUALIZACIÓN DE LA PROPUESTA
La propuesta del modelo para la planificación de proyectos en las cajas
de compensación familiar de Colombia, se define como la representación
conceptual del esquema requerido en la fase de planificación de proyectos
para minimizar riesgos y aumentar la eficiencia de los recursos en las fases
de ejecución, control y cierre de proyectos, orientado al logro de objetivos
que permitan el cierre de brechas estratégicas en las cajas de compensación
familiar de Colombia.
El modelo propuesto de planificación de proyectos permitirá aumentar la
capacidad de las cajas de compensación familiar de Colombia de cumplir con
sus objetivos estratégicos mediante la realización de proyectos exitosos,
3. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
En función de lo anteriormente expuesto se define el objetivo principal
del presente modelo como:
Proporcionar un marco de referencia para la estandarización de las
actividades necesarias para una adecuada planificación de cada proyecto a
realizar en las cajas de compensación familiar de Colombia, incluyendo un
documento entregable por cada una de las fases identificadas como áreas
del conocimiento para la administración de proyectos.
Para alcanzar el objetivo anterior se requiere cumplir con los siguientes
objetivos específicos:
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Obtener información relacionada con el desempeño de cada etapa del
modelo de planificación de proyectos en las cajas de compensación familiar
de Colombia.
Elaborar y/o actualizar los procedimientos y normas para contextualizar
una metodología de planificación de proyectos en cada caja de
compensación familiar de Colombia.
Capacitar continuamente a los miembros de los equipos de proyectos en
la metodología de planificación de proyectos en cada caja de compensación
familiar de Colombia.
4. ALCANCE DE LA PROPUESTA
La presente propuesta aplica para la elaboración de las fases de inicio y
planificación de los proyectos a realizar por las cajas de compensación
familiar de Colombia, sin embargo puede ser utilizado por otras
organizaciones que realizan proyectos para el cumplimiento de sus objetivos
estratégicos. Debe tenerse en cuenta que el presente modelo está diseñado
para el sector del subsidio familiar colombiano, por lo cual presenta aspectos
específicos que deben ser tenidos en cuenta para la adaptación del modelo.
5. ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA
La presente propuesta se muestra en un esquema que representa la
interrelación de las fases del modelo, con los componentes y/o actividades
más importantes para la planificación de proyectos en las cajas de
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compensación familiar de Colombia. Contempla una fase 0 de definición del
proyecto que es indispensable para el buen desarrollo de las fases de
planificación. A continuación se presentan un diagrama con todas las fases:
La propuesta cumple sistemáticamente con los las siguientes
actividades en cada una de las fases del modelo propuesto:
Fase 0 de definición del proyecto.
Establecer Productos y objetivos, identificar factores de éxito y
exclusiones, Seleccionar al gerente del proyecto
Fase I de definición del alcance del proyecto.
Seleccionar a los miembros del equipo del proyecto , establecer los
paquetes de trabajo del proyecto
Fase II de Estimación del tiempo de realización del proyecto.
Definir actividades a realizar, definir la secuencia de las actividades,
definir los tiempos para cada actividad, identificar los recursos necesarios
para la realización de cada actividad.
Fase III de estimación de costos y presupuesto del proyecto.
Estimar los recursos necesarios en cada actividad del proyecto, estimar
los costos de los recursos necesarios para completar las actividades del
proyecto, calcular el total de ingresos y egresos del proyecto en el horizonte
de tiempo establecido en el cronograma.
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Fase IV de establecimiento de canales de comunicación.
Determinar las necesidades de información del proyecto, establecer
canales de comunicación del proyecto.
Fase V de aseguramiento de la calidad.
Elaborar planes de calidad de los productos entregables del proyecto,
establecer métricas del proyecto.
Fase VI de organización del recurso humano.
Identificar los roles, responsabilidades y relaciones de los involucrados
en el proyecto, elaborar el plan de gestión del personal del proyecto,
establecer la estructura organizacional del proyecto.
Fase VII de compras y adquisiciones.
Elaborar un plan de compras, establecer criterios de selección y
evaluación de bienes y contratistas, identificar los métodos más convenientes
para las compras y adquisiciones del proyecto.
Fase VIII de identificación y análisis de los riesgos.
Identificar los riesgos inherentes al proyecto, realizar planes de control
de los riesgos con mayor efecto negativo.
CONSTITUCIÓN DE PROYECTOS
Antes de iniciar las fases del modelo de planificación de proyectos es
importante que las cajas de compensación familiar de Colombia, tengan en
cuenta algunas actividades constitutivas de los proyectos, las cuales de no
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llevarse a cabo adecuadamente pueden traer como consecuencia la
realización de proyectos que no contribuyan al cumplimiento de sus objetivos
estratégicos.
Dentro de estas actividades se contemplan el registro de cada iniciativa
estratégica como proyecto nuevo, por parte de los patrocinadores de
proyectos, hasta conformar el portafolio de proyectos de cada Caja de
Compensación Familiar.
Posteriormente, el patrocinador del proyecto asigna formalmente al
gerente del proyecto, teniendo en cuenta las competencias necesarias
relacionadas con la metodología de planificación de proyectos y de las
características del negocio al que pertenece el proyecto.
De igual forma debe asignarse al Planificador de Proyectos quien será
el asesor metodológico en la fase de planificación del proyecto, debe tenerse
en cuenta la disponibilidad de la oficina de proyectos y la experiencia en el
tipo de proyecto a asesorar.
Finalmente se realiza una reunión con el gerente del Proyecto para
aclarar dudas en relación a la metodología de planificación de proyectos y a
la documentación que se debe elaborar durante sus diferentes fases.
A continuación, se presenta el diagrama de la constitución de proyectos
con su respectiva explicación de cada actividad y responsables:
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Figura 7. Fase Constitución del proyecto. Fuente: Celedón (2011).
FASE 0: DEFINICIÓN DEL PROYECTO
Esta fase pretende facilitar la autorización formal para comenzar un
proyecto o una fase del mismo, por lo cual se debe definir con claridad y
unívocamente los objetivos del proyecto, las restricciones internas, las
limitaciones externas, los factores influyentes, el marco legal, el ámbito
geográfico, así como todas aquellas características que contribuyan a definir
las reglas del juego en que se va a desarrollar el proyecto, contribuyendo a
reducir en lo posible la incertidumbre que rodea al proyecto, así como a fijar
los criterios que van a definir su éxito o fracaso.
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A continuación, se presenta en la figura 8, la diagramación de la “fase
0” de definición del proyecto con su respectiva explicación de cada actividad
y responsables:
Figura 8. Fase 0, Definición del proyecto. Fuente: Celedón (2011).
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Figura 8 (Cont.)
Como se puede apreciar en la figura 8, la fase de definición contempla
desde la selección de las iniciativas estratégicas hasta la aprobación de la
definición del proyecto por parte del comité de dirección. Para este modelo
se usa el comité de dirección porque es genérico para todas las cajas de
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compensación familiar, sin embargo cada caja puede crear comités
especializados para proyectos si lo considera pertinente.
Las actividades que se encuentran en borde negro son propias de la
fase 0 y arrojan como resultado documentos que son entradas para las
siguientes fases del modelo de planificación de proyectos. Las demás
actividades son de trámite entre los involucrados del proyecto.
Las salidas de esta fase son la definición del proyecto y el acta de
aprobación de dicha definición por parte del comité de dirección.
FASE I: DEFINICIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO
La definición del alcance de proyecto para el presente modelo, consiste
en realizar acuerdos de seriedad y formalización, partiendo de una o varias
iniciativas estratégicas aprobadas por parte de la alta dirección, se asigna el
gerente del proyecto con su dedicación y se formaliza el inicio del proyecto
mediante el entendimiento entre el Patrocinador y el Gerente del Proyecto,
con el fin de garantizar el logro de los objetivos propuestos.
Del enunciado del alcance del proyecto se obtiene como producto
entregable la “ficha técnica” del proyecto, la cual está alineada con los
requerimientos de información de la superintendencia de subsidio familiar y
del propio modelo, así como un acta de acuerdo entre las partes
involucradas.
En esta fase se identifican las limitaciones del proyecto , los
requerimientos que son de obligatorio cumplimiento y las exclusiones.
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A continuación, se presenta en la figura 9, la diagramación de la fase I
de definición del alcance del proyecto con su respectiva explicación de cada
actividad y responsables:
Figura 9. Fase I, Definición del alcance del proyecto. Fuente: Celedón (2011).
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Como se puede apreciar en la figura 9, “la fase I” de definición del
alcance del proyecto contempla las actividades definidas desde la definición
del alcance del proyecto hasta la notificación de las causas de no
conformidad del alcance por parte del planificador de proyectos. Para este
modelo se usa el planificador de proyectos como el cargo que asesora a los
involucrados del proyecto en la fase de planificación de proyectos, sin
embargo cada caja puede crear cargos de asesores de proyectos para todas
las fases de proyectos o especializados en algunas fases.
Las actividades que se encuentran en borde negro en la figura 9, son
propias de la fase I del modelo y arrojan como resultado documentos que
son entradas para las siguientes fases. Las demás actividades son de trámite
entre los involucrados del proyecto.
Las salidas de esta fase son el alcance detallado del proyecto y el acta
de conformidad de dicho documento por parte del planificador de proyectos.
FASE II: ESTIMACIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO
La estimación del tiempo del proyecto, pretende estimar el horizonte de
tiempo a emplear en el proyecto, teniendo en cuenta las restricciones de
costos, tiempo y calidad de los productos. Para lograrlo es necesario definir
las actividades en una lista de actividades, realizar su secuencia, estimar el
tiempo de duración de cada actividad y desarrollar el cronograma del
proyecto.
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Seguidamente se elabora una lista de actividades por paquetes de
trabajo teniendo en cuenta la EDT, se etiquetan las actividades con códigos,
de acuerdo al paquete de trabajo al que pertenezcan y su nivel jerárquico
dentro de la estructura del proyecto.
Se elabora un diagrama de red del proyecto, teniendo en cuenta las
dependencias, restricciones y la lógica de las actividades a realizar se define
una escala de tiempo para medir el tiempo de duración del proyecto para
tomar como base para estimar el tiempo posible que puede tardar la
realización de cada actividad. Es importante estimar las actividades
guardando tiempo para contingencias.
Finalmente se definen fechas de inicio y fin de cada una de las
actividades del proyecto y se elabora el plan de manejo del cronograma a
través de técnicas como fast tracking o crashing, dependiendo de las
restricciones de tiempo o recursos definidas.
A continuación, se presenta en la figura 10, la diagramación de la fase II
de definición del tiempo del proyecto con su respectiva explicación de cada
actividad y responsables:
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Figura 10. Fase II, estimación del tiempo del proyecto. Fuente: Celedón (2011).
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Como se puede apreciar en la figura 10, “la fase II” de estimación del
tiempo del proyecto, contempla las actividades definidas desde la estimación
del tiempo del proyecto, hasta la notificación de las causas de no
conformidad de la estimación del tiempo del proyecto por parte del
planificador de proyectos.
Las actividades que se encuentran en borde negro en la figura 9 son
propias de la fase II y arrojan como resultado documentos que son entradas
para las siguientes fases del modelo de planificación de proyectos. Las
demás actividades son de trámite entre los involucrados del proyecto.
Las salidas de esta fase son el cronograma del proyecto, el listado de
actividades del proyecto y el acta de conformidad de dichos documentos por
parte del planificador de proyectos.
FASE III: ESTIMACIÓN DE COSTOS Y PRESUPUESTO DEL PROYECTO
En esta fase se pretende estimar los recursos y cantidades necesarias
para cada actividad del cronograma del proyecto, se estiman los costos de
dichos recursos y se elabora el plan de ingresos, gastos y costos del
proyecto (presupuesto), para obtener una línea base de costos
Se definen los requerimientos de recursos de cada actividad
(materiales, equipos, recursos humanos, servicios, maquinaria, instalaciones,
entre otros), tomando como base el cronograma de trabajo del proyecto.
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Se debe lograr una aproximación de los costos de los recursos
necesarios para completar cada actividad del cronograma, teniendo en
cuenta las variaciones de las estimaciones y los riesgos. Debe tenerse en
cuenta el alza inflacionaria y los planes de contingencia. Todas estas
estimaciones se deben hacer en unidades monetarias de pesos
colombianos.
Finalmente debe sumarse los costos estimados de todos los recursos
de las actividades del cronograma, para definir una línea base de costos del
proyecto. Para una correcta elaboración del presupuesto deben tenerse en
cuenta el análisis de la reserva (contingencias) y la estimación de parámetros
que permitan identificar el comportamiento de los costos durante el horizonte
del proyecto. De igual forma debe tenerse en cuenta el origen de los fondos y
el valor de estos en caso de provenir de financiaciones.
A continuación, se presenta en la figura 11, la diagramación de la fase
III de estimación de costos y presupuesto del proyecto con su respectiva
explicación de cada actividad y responsables:
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Figura 11. Fase III, estimación de costos y presupuesto del proyecto. Fuente: Celedón (2011).
Como se puede apreciar en la figura 11, “la fase III” de estimación
costos y presupuesto del proyecto, contempla las actividades definidas
desde estimar costos y presupuesto del proyecto, hasta notificar las causas
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de no conformidad de la estimación costos y presupuesto del proyecto por
parte del planificador de proyectos.
Las actividades que se encuentran en borde negro en la figura 10 son
propias de la fase III del presente modelo y arrojan como resultado
documentos que son entradas para las siguientes fases del modelo de
planificación de proyectos. Las demás actividades son de trámite entre los
involucrados del proyecto.
Las salidas de esta fase son el listado de actividades con sus recursos,
el listado de recursos con sus costos estimados, el presupuesto de costos,
gastos e inversiones y el acta de conformidad de dichos documentos por
parte del planificador de proyectos.
FASE IV: DEFINIR CANALES DE COMUNICACIÓN DEL PROYECTO
Se determinan las necesidades de información y comunicación de los
interesados del proyecto; quién necesita qué información, cuándo la
necesitará, cómo le será suministrada y por quién, así como la manera
adecuada de distribuirla.
Se logra a través del análisis de los requisitos de comunicaciones de todos
los interesados del proyecto, mediante la definición del tipo, formato y valor
de la información y el establecimiento del número de canales de
comunicación. Además deben considerarse la urgencia de la necesidad de
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información, disponibilidad de tecnología, personal previsto para el proyecto,
duración del proyecto y el entorno del proyecto.
Toda la información levantada en el plan de comunicaciones del proyecto es
resumida en la matriz de responsabilidades y distribución de información,
donde se describe quienes conforman el equipo del proyecto y sus
involucrados con su información personal, qué responsabilidad tiene cada
involucrado en el proyecto, cuál es su nivel de autoridad, qué información se
le debe entregar, con qué oportunidad y bajo qué canales de comunicación.
Permitiendo a los involucrados en el proyecto identificar fácilmente los
medios definidos para la comunicación y los canales a que tienen acceso.
A continuación, se presenta en la figura 12, la diagramación de la fase
IV de estimación de costos y presupuesto del proyecto con su respectiva
explicación de cada actividad y responsables:
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Figura 12. Fase IV, Definición de canales de comunicación. Fuente: Celedón (2011).
Como se puede apreciar en la figura 12, “la fase IV” de definición de
canales de comunicación del proyecto, contempla las actividades definidas
desde definir canales de comunicación del proyecto, hasta notificar las
causas de no conformidad de la definición de canales de comunicación del
proyecto por parte del planificador de proyectos.
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Las actividades que se encuentran en borde negro en la figura 12 son
propias de la fase IV del presente modelo y arrojan como resultado
documentos que son entradas para las siguientes fases del modelo de
planificación de proyectos. Las demás actividades son de trámite entre los
involucrados del proyecto.
Las salidas de esta fase son el plan de comunicaciones del proyecto y
la matriz de responsabilidad y distribución de la información, y el acta de
conformidad de dichos documentos por parte del planificador de proyectos.
FASE V: ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DEL PROYECTO
En esta fase del modelo debe abordarse el aseguramiento de la calidad
tanto del proyecto como de los productos del proyecto, para ello es necesario
identificar qué normas de calidad son relevantes para el proyecto y sus
productos, determinar cómo satisfacerlas, definir los criterios de aceptación
de cada producto, incluyendo los requisitos de rendimiento y las condiciones
esenciales que deben lograrse antes de que se acepten los productos
entregables del proyecto.
Se deben definir indicadores de rendimiento, eficacia, eficiencia y
oportunidad tanto para el proyecto como para sus productos entregables,
estructurar un sistema de control de dichos indicadores a través de cuadros
de mando o alguna otra herramienta informática.
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En caso de tenerse simultáneamente varios proyectos en planificación,
es importante definir métricas para el portafolio de proyectos y los procesos
que la soportan.
A continuación, se presenta en la figura 13, la diagramación de la fase
V de aseguramiento de la calidad con su respectiva explicación de cada
actividad y responsables:
Figura 13. Fase V, Aseguramiento de la calidad del proyecto. Fuente: Celedón (2011).
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Como se puede apreciar en la figura 13, “la fase V” de aseguramiento
de la calidad del proyecto, contempla las actividades definidas desde
Asegurar la calidad, hasta notificar las causas de no conformidad del
aseguramiento de la calidad del proyecto por parte del planificador de
proyectos.
Las actividades que se encuentran en borde negro en la figura 12 son
propias de la fase V del presente modelo , y arrojan como resultado
documentos que son entradas para las siguientes fases del modelo de
planificación de proyectos. Las demás actividades son de trámite entre los
involucrados del proyecto.
Las salidas de esta fase son los planes de calidad de los productos
entregables del proyecto, las fichas de indicadores, y el acta de conformidad
de dichos documentos por parte del planificador de proyectos.
FASE VI: ORGANIZACIÓN DEL RECURSO HUMANO
En esta fase del modelo de planificación de proyectos se establecen de
manera formal, los roles de cada miembro del equipo de trabajo y las labores
y tareas de responsabilidad de los demás involucrados, se definen los
criterios de selección del personal que participará en la ejecución del
proyecto, cómo y cuando se asignaran a sus labores, los criterios de
eximición del proyecto, identificar las necesidades de formación, planes de
reconocimiento, consideraciones sobre cumplimiento, planes de seguridad y
el impacto que tiene el plan sobre la organización
201
Finalmente se define el tipo de estructura acorde al plan de
comunicaciones especificado y teniendo en cuenta el tamaño del proyecto, el
origen de sus fondos, las involucrados externos a la organización y las
limitaciones de tiempo, costos y calidad.
A continuación, se presenta en la figura 14, la diagramación de la fase
VI de organización del recurso humano del proyecto con su respectiva
explicación de cada actividad y responsables:
Figura 14. Fase VI, Organización del recurso humano del proyecto. Fuente: Celedón (2011).
202
Como se puede apreciar en la figura 14, “la fase VI” de aseguramiento
de la calidad del proyecto, contempla las actividades definidas desde
Asegurar la calidad, hasta notificar las causas de no conformidad del
aseguramiento de la calidad del proyecto por parte del planificador de
proyectos.
Las actividades que se encuentran en borde negro en la figura 14 son
propias de la fase VI del presente modelo, y arrojan como resultado
documentos que son entradas para las siguientes fases del modelo de
planificación de proyectos. Las demás actividades son de trámite entre los
involucrados del proyecto.
Las salidas de esta fase son la matriz de responsabilidades del
proyecto, actas de asignación del personal al proyecto, el plan de gestión del
personal, la estructura organizacional del proyecto, y el acta de conformidad
de dichos documentos por parte del planificador de proyectos.
FASE VII: PREPARAR COMPRAS Y ADQUISICIONES
En esta fase del modelo se deben especificar todos los bienes y
servicios que se requieren, con sus tiempos de entrega, presupuesto,
características de calidad y posible proveedor. De igual forma se identifican
que artículos pueden ser comprados directamente, cuales requieren algún
tipo de licitación con sus términos y cuáles pueden ser elaborados
directamente por el proyecto.
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De igual forma se identifican los métodos más convenientes de
adquisición de los recursos, se establece una clasificación de los artículos
del plan de compras según categorías de métodos de adquisición.
Finalmente se establecen los criterios de selección, evaluación,
reevaluación de proveedores y contratistas tomando como base las variables
de tiempo, costo y calidad de los productos y/o servicios entregados.
Figura 15. Fase VII, Preparación de las compras y adquisiciones del proyecto.
204
Fuente: Celedón (2011).
Como se puede apreciar en la figura 15, “la fase VII” de preparación de
las compras y adquisiciones del proyecto, contempla las actividades
definidas desde asegurar la calidad, hasta notificar las causas de no
conformidad del aseguramiento de la calidad del proyecto por parte del
planificador de proyectos.
Las actividades que se encuentran en borde negro en la figura 15 son
propias de la fase VII del presente modelo, y arrojan como resultado
documentos que son entradas para las siguientes fases del modelo de
planificación de proyectos. Las demás actividades son de trámite entre los
involucrados del proyecto.
Las salidas de esta fase son la matriz de compras del proyecto , los
criterios de selección y evaluación de proveedores y contratistas, y el acta de
conformidad de dichos documentos por parte del planificador de proyectos.
FASE VIII: IDENTIFICAR Y ANALIZAR LOS RIESGOS DEL PROYECTO
Se identifican las fuentes de riesgos, los sucesos potenciales de riesgo
y los síntomas de riesgos, se registran y se clasifican según la tipología
definida. Posteriormente se realiza la priorización de riesgos donde se les
asigna a cada riesgo una escala según su probabilidad de ocurrencia e
impacto sobre los objetivos del proyecto, así como el plazo y la tolerancia al
riesgo de acuerdo a las restricciones del proyecto (costos, cronograma,
alcance y calidad).
205
Seguido se diseñan respuestas a los riesgos mediante el desarrollo de
alternativas (evitar, mitigar o transferir) y la determinación de acciones para
reducir las amenazas a los objetivos del proyecto, estableciendo a cada
riesgo su plan de control, el responsable de ejecutarlo, los costos de su
intervención y la oportunidad de reacción.
Esta fase, por ser la última del modelo, contempla actividades
subsidiarias de revisión final de todos los documentos que conforman el plan
del proyecto, donde se reúne al equipo de trabajo y se verifica el
cumplimiento de los requisitos de cada documento, la modificación de los
que presenten no conformidades y la validación final por parte del
planificador de proyectos.
De esta última revisión se condiciona la continuación del proyecto ante
las instancias superiores de aprobación.
A continuación, se presenta en la figura 16, la diagramación de la fase
VIII de identificación y análisis del proyecto con su respectiva explicación de
cada actividad y responsables
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Figura 16. Fase VIII, Identificación y análisis de los riesgos del proyecto. Fuente: Celedón (2011).
207
Como se puede apreciar en la figura 16, “la fase VIII” de Identificación y
análisis de los riesgos del proyecto, contempla las actividades definidas
desde identificar y analizar los riesgos, hasta la validación de las
modificaciones del plan del proyecto por parte del planificador de proyectos.
Las actividades que se encuentran en borde negro en la figura 16 son
propias de la fase VIII del presente modelo, y arrojan como resultado
documentos que son entradas para las siguientes fases del modelo de
planificación de proyectos. Las demás actividades son de trámite entre los
involucrados del proyecto.
Las salidas de esta fase son la matriz de riesgos del proyecto, los
planes de control de los riesgos, y el acta de conformidad de dichos
documentos por parte del planificador de proyectos.
Para las actividades subsidiarias de esta fase, la salida es el plan del
proyecto terminado y el acta de conformidad de dicho plan por parte del
planificador del proyecto.
APROBACIÓN DE PROYECTOS
En esta última parte del modelo se diligencia el formato de ficha técnica
de proyectos (formato estándar de la supersubsidio) y entrega al jefe de
proyectos para su aprobación por parte del Consejo directivo
El consejo directivo recibe la ficha técnica del proyecto con una semana
de antelación a su aprobación, revisa el impacto que este tiene sobre el o los
negocios y sus beneficiarios, así como la autosostenibilidad de este en el
208
tiempo. Los proyectos que no son aprobados deben ser archivados y no
pueden ser presentados durante la vigencia de un año.
Los proyectos aprobados por el Consejo Directivo deben ser enviados a
la Superintendencia del Subsidio Familiar en un plazo no mayor a una
semana después de aprobados, en el formato de ficha técnica de proyectos
de dicha entidad. Son estudiados en un plazo de quince días hábiles y su
respuesta notificada por escrito al jefe de proyectos. Los proyectos que no
son aprobados deben ser archivados y no pueden ser presentados durante la
vigencia de un año.
Posterior a su aprobación, se notifica a la oficina de contabilidad, para
que el encargado de presupuesto, cree un centro de costos con el nombre
del proyecto, donde se trasladaran los fondos del proyecto y se registraran
los costos, gastos, inversiones e ingresos del proyecto.
El gerente del proyecto, convoca a su equipo del proyecto y socializa
detalladamente la planificación final del proyecto. Formaliza la asignación del
equipo al proyecto y plantea estrategias para las demás fases del proyecto.
Finalmente el planificador del proyecto custodia todos los registros
generados para la planificación del proyecto, mediante archivos controlados.
A continuación, se presenta en la figura 17, la diagramación del proceso
de aprobación de los proyectos con su respectiva explicación de cada
actividad y responsables.
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Figura 17. Aprobación de los proyectos. Fuente: Celedón (2011).
Como se puede apreciar en la figura 17, la aprobación de proyectos
contempla las actividades definidas desde recepcionar el plan del proyecto
por parte del gerente del proyecto, hasta archivar los registros generados en
210
todas las fases del modelo de planificación de proyectos por parte del
planificador de proyectos.
Ninguna actividad de esta fase hace parte de la elaboración del plan de
proyectos, pero son indispensables para poder continuar con la fase de
ejecución de proyectos.
Las salidas de esta fase son la ficha técnica de proyectos, el acta de
aprobación de proyectos del consejo directivo , el acta de aprobación de
proyectos de la Superintendencia de subsidio familiar, el número de centro
de costos del proyecto , y el acta de la reunión de kick off del proyecto.
6. BENEFICIOS DE LA PROPUESTA
Entre las venta jas que ofrece el modelo de planificación de proyectos
en las cajas de compensación familiar se tienen las siguientes:
Proporciona un sistema de información eficiente y confiable para
acceder a información actualizada acerca de los recursos a utilizar, los
esfuerzos a realizar y a controlar toda la documentación y registros que
genera el modelo en todas sus fases.
Estandariza el proceso de planificación de proyectos, facilitando la
aprobación de los proyectos y el intercambio de información de los proyectos
entre todas las cajas de compensación.
Proporcionó información clara y precisa para ser presentada a los
órganos de aprobación y control de proyectos,
211
Permite identificar fallas, sobrecostos y riesgos que puedan afectar el
cumplimiento de los objetivos de la empresa.
Genera integración entre el recurso humano que participa en la gestión
de proyectos, y el desarrollo de habilidades y destrezas para el trabajo en
equipo, la planificación del trabajo, la distribución del tiempo y el uso eficiente
de los recursos.
Amplia la capacidad de la organización para responder a los cambios
en el entorno que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos
estratégicos.
Contribuye a reducir costos en el pago de consultorías para
planificación de proyectos de las cajas de compensación familiar.
7. FACTIBILIDAD DE LA PROPUESTA
Considerando la necesidad que tienen las cajas de compensación
familiar de Colombia, así como las oportunidades de mejora por no contar
con un sistema formal o modelo para la planificación de proyectos, se tiene
gran interés por parte del sector de que sea implantado por la mayoría de las
47 cajas de compensación familiar de Colombia, a fin de obtener provecho
de las ventajas y beneficios que ofrecen sus diferentes fases.
La implantación del modelo parte del proceso del montaje del proyecto
y presentación a la alta dirección para su aprobación, posteriormente debe
capacitarse los líderes del proyecto quienes se encargarán del montaje del
modelo mediante la creación del proceso con sus procedimientos y demás
212
documentación, se requiere capacitar al personal que estará involucrado en
las diferentes fases del modelo, y la implantación de un sistema de
información que permita la integración de todas las fases e involucrados de
proyectos.
A continuación se presenta una propuesta estándar que pueden usar
las cajas de compensación familiar de Colombia para la implantación del
modelo. Cabe resaltar que la presente propuesta no es la única forma válida
para implantar el modelo y cada organización interesada en implantarla,
puede buscar alternativas acordes a sus necesidades y estructura
organizacional.
El montaje de la herramienta Enterprice Project Management (EPM)
tiene actualmente un costo de cien mil dólares y la consultoría para su
implantación tiene un costo de veintiún mil dólares. El mantenimiento de las
licencias tiene un costo aproximado de 300 dólares anuales por usuario.
Para una empresa de tamaño promedio al de las cajas de compensación
familiar de Colombia son suficientes 15 licencias (Microsoft Project).
Debe instalarse un servidor de proyectos (Project Server), el cual tiene
un costo en el mercado aproximado de cuarenta y cinco mil dólares, debe
cumplir con unas especificaciones técnicas y la instalación de una aplicación
de Windows server.
Un software de Windows Acces, el cual permite acceso remoto a la
(EPM) por parte de los stakeholders (interesados), creando todo un sistema
213
de comunicaciones para controlar todas las actividades del proceso de
gestión de proyectos
Se requiere un portal de acceso para la alta dirección, la dirección de
planeación, a través de la intranet corporativa de cada caja de compensación
familiar, que sirva de soporte a todas las fases del modelo de planificación de
proyectos.
De igual forma se requiere un software para usuarios finales (gestores
de proyectos) como el Project Proffesional, que permite soportar la fase de
estimación del tiempo y su posterior control. Este paquete tiene un costo de
50 dólares por licencia. Para una empresa de tamaño promedio al de las
cajas de compensación familiar de Colombia son suficientes 10 licencias
(Project Proffesional).
Se debe capacitar al personal que estará involucrado en la planificación
de proyectos en un curso de Project Managment Proffesiona (PMP) el cual
tiene un costo por persona de 700 dólares. Para una empresa de tamaño
promedio al de las cajas de compensación familiar de Colombia son
suficientes 20 personas capacitadas en (PMP).
Se requieren un cargo de jefe de proyectos y un planificador de
proyectos por cada diez proyectos simultáneos. Para una empresa de
tamaño promedio al de las cajas de compensación familiar de Colombia son
suficientes dos planificadores de proyectos.
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En la actualidad las cajas de compensación familiar de Colombia
ubicadas en los centros económicos más grandes del país, cuentan con
oficinas de proyectos y poseen estos cargos. Las Cajas de compensación
familiar medianas y pequeñas aun no cuentan con oficinas de proyectos, por
lo cual deben crear estos cargos para poder implantar el modelo de
planificación de proyectos.
Finalmente se puede concluir que el modelo tiene un valor de inversión
inicial para su implantación de aproximadamente 160.000 dólares iniciales y
su mantenimiento un costo anual de aproximadamente 40.000 dólares.
Valores que están dentro del alcance de todas las cajas de
compensación familiar de Colombia, partiendo del monto del presupuesto
anual de la más pequeña, el cual es de aproximadamente 35 millones de
dólares.
